جميع الحقوق محفوظة لوزارة التعليم 2017 م · Web viewأما ان لم يكن حساب المستخدم غير مربوط برقم جوال يظهر له

نظام المراسالتااللكترونية )راسل(

المستخدم الداخلي

معد الحقيبة: ريم العصيمي و نوف السليمانالتدقيق والمراجعة:

1نسخة

التعليم 1نسخة لوزارة محفوظة الحقوق م 2017جميع

التطويرات التي تمت على حقيبة البرنامج:اسم المعد/ المطور النسخ

ةاسم البرنامج الر

قم ريم العصيمي -نوف

السليمان1 نظام راسل )المستخدم

الداخلي(1

2

یعتبر, من, عمل, على, النسخة, األولى, كمعد, للحقیبة, ومن, عملوامالحظة:7 ا.ھعلى باقي النسخ كمطورین ل


قواعد وضوابط التدريب:


الجدول الزمني: الموضوعاتالوقتالجلسةاليوم

األول

09:30 - 08:00االولى

الدخول على النظامانشاء معاملة جديدةاس77777تالم المع77777امالت

الواردةاتخ777777اذ اج777777راء على

المعاملةطلب تصدير خارجي متابعة المعامالت

10:00 - 09:30استراحة

12:00 - 10:00الثانية

البحث الش77777امل/ بحث في ال777777777واردة /بحث

المرسلة.سحبصندوق الواردصندوق الصادرصندوق السريةف7777ك المع7777امالت عن

المستخدمينالتقاريراالرشفة


دليل البرنامجالهدف العام:

تنمي,,ة مه,,ارات الم,,وظفين المت,,دربين على التعام,,ل م,,ع أنظم,,ة ال,,وزارةااللكترونية بكفاءة عالية وفاعلية.

االهداف االجرائية: من المتوقع بعد انتهاء الموظف المتدرب من المش,,اركة في ه,,ذا البرن,,امج

التدريبي ان يكون قادرا على:يتعرف على االنظمة االلكترونية الخاصة بالوزارة..1 ان يتعرف على الطريقة الصحيحة والدقيقة لكيفية اس,,تخدام نظ,,ام.2

المراسالت االلكترونية )راسل(. ان يس,,,تخدم الطريق,,,ة المثلى التخ,,,اذ االج,,,راءات الالزم,,,ة على.3

المعامالت. استقبال جمي,,ع المع,,امالت والمكاتب,,ات ال,,واردة لل,,وزارة واس,,تالمها.4

وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات المختصة في الوزارة ستالم جميع المراس,,الت والمكاتب,,ات الص,,ادرة وتس,,جيلها وإرس,,الها.5

لجهاتها. اإلجاب,,ة على جمي,,ع االستفس,,ارات المتعلق,,ة بالمراس,,الت ال,,واردة.6

والص,,ادرة وتزوي,,د اإلدارات والمس,,ئولين بص,,ورة من المع,,امالتالمحفوظة التي تخصهم.شروط القبول بالبرنامج:

.مناسبة الوظيفة التي يشغلها المتدرب مع البرنامجمدة البرنامج:

يوم واحدالوظائف التي يستهدفها البرنامج:

موظفي االتصاالت اإلدارية في مركز االتصاالت..1موظفي الصادر والوارد بإدارات الوزارة. .2

موضوعات التدريب:الدخول على النظامانشاء معاملة جديدةاستالم المعامالت الواردةاتخاذ اجراءات على المعاملةطلب تصدير خارجي


متابعة المعامالتالبحث الشاملبحث في الواردةبحث في المرسلةسحبصندوق الصادرصندوق الواردصندوق السريةفك المعامالت عن المستخدمين التقاريراالرشفة


فهرس الموضوعات:.........................................................................الدخول على النظام..........................................................................انشاء معاملة جديد

..................................................................استالم المعامالت الواردة..................................................................اتخاذ اجراء على المعاملة

........................................................................طلب تصدير خارجي............................................................................متابعة المعامالت

...............................................................................البحث الشامل.............................................................................بحث في الواردة

...........................................................................بحث في المرسلة..........................................................................................سحب

.......................................................................صندوق الوارد الجديد...............................................................................صندوق السرية...............................................................................صندوق الصادر

..........................................................فك المعامالت عن المستخدمين........................................................................................التقارير

...................................................................تقرير المعامالت المنفذة.............................................................تقرير المعامالت تحت االجراء

.................................................................تقرير المعامالت المتأخرة......................................................تقرير المعامالت المتأخرة المنجزة

..................................................................تقرير الجهات والمعامالت........................................................تقرير بالمعامالت الصادرة خارجيا

....................................................تقرير بالمعامالت المطلوب تصديرها..................................تقرير بالمعامالت المطلوب تصديرها حسب المنشأ

..................................................................تقرير بالمعامالت المحالة....................................تقرير بالمعامالت المحالة لإلدارة من إدارة أخرى

....................................................تقرير بالمعامالت المحالة من اإلدارة......................تقرير بالمعامالت المحالة من إدارة أخرى ولم يتم الرد عليها

.......................................تقرير مفصل بالمعامالت المنجزة للمستخدمين.....................................تقرير احصائي بالمعامالت المنجزة للمستخدمين

............................................................تقرير معامالت الوارد والصادر............................................................................أرشفة المرفقات

فهرس الجداول واألشكال:

فهرس التمرينات التطبيقية:


الجلسة األولى

رقمالجلسة

الموضوعاتالوقت

-08:00االولى09:30

الدخول على النظامانشاء معاملة جديدةاستالم المعامالت الواردةاتخاذ اجراء على المعاملةطلب تصدير خارجي متابعة المعامالت


الدخول على النظام: يتطلب تس,,جيل ال,,دخول الى النظ,,ام ادخ,,ال اس,,م المس,,تخدم وكلم,,ة الم,,رور الخاص,,ة ب,,ه على ال,,دليل النش,,ط لل,,وزارة، وال,,ذي يتم ربط,,ه م,,ع

حسابات المستخدم على النظام.

(1شكل) وفور دخ,,ول المس,,تخدم بحس,,ابه على ال,,دليل النش,,ط يظه,,ر ل,,ه جمي,,ع

المستخدمين الخاصين به على النظام

(2شكل) صالحية االطالع علىوفي حال كان لدى المستخدم الذي تم اختياره

فيرسل النظام رم,,ز التفعي,,ل إلى الج,,وال المس,,جلالمعامالت السريةالخاص بالمستخدم حيث ال يمكن الدخول للنظام اال بعد ادخاله.


(3شكل ) أما ان لم يكن حساب المس,,تخدم غ,,ير مرب,,وط ب,,رقم ج,,وال يظه,,ر ل,,ه شاشة تمكنه من ادخال رقم جوال,,ه الخ,,اص ليتم تخزين,,ه في النظ,,ام ومن

ثم ارسال الرموز تلقائيا له بعد ذلك.

(4شكل )

:القائمة األساسية تظهر القائمة األساسية أعلى نموذج العمل على النظام وتحتوي األجزاء

التالية: : وهو رابط يوجه المس,,تخدم الى الشاش,,ة الرئيس,,ية منالرئيسية-1

أي مكان في النظام.: يظهر بها اسم المستخدم الداخل على النظامرسالة ترحيبية-2 وتحتوي على آخر التعديالت ال,,تي تم اض,,افتها في اخ,,ر ما الجديد؟-3

النسخ للنظام


رابط يوجه المستخدم الى دليل المستخدم.دليل االستخدام:-4 لتسجيل الخروج من النظام.خروج:-5

* يالحظ أنه قد تتغير شكل الشاشة الموضحة أعاله بتغير نوع المستخدمأو صالحياته

جديدة:انشاء معاملة " كما هو مبين في الشكلجديدالوصول الى الشاشة من خالل قائمة "

التالي:

(5شكل ) يوجد هناك نوعين من المعامالت:

يتم من خالل هذا االم,,ر انش,,اء معامل,,ه جدي,,دةمعاملة داخلية : لمخاطبة ادارة أخرى داخل نفس المركز

يتم من خالل ه,,ذا االم,,ر انش,,اء طلبطلب تص77دير خ77ارجي : تص,,دير خ,,ارجي حيث ي,,ترتب علي,,ه بع,,د ذل,,ك ص,,ادر من المرك,,ز الحالي إلى جه,,ات خ,,ارج المرك,,ز س,,واء ك,,انت مراك,,ز أخ,,رى أو جهات خارجية مع إمكانية إضافة ص,,ور إلدارات داخلي,,ة في نفس المرك,,ز وف,,ور انش,,اء ه,,ذا الطلب يتم ارس,,اله إلى مجموع,,ة من مجموع,,ات م,,دخلي البيان,,ات المتاح,,ة في المرك,,ز وال,,تي س,,بق وحددها المستخدم الداخلي أثناء اع,,داده للطلب معامل,,ه جدي,,دةً لمخاطبة جميع الجه,,ات الخارجي,,ة والمراك,,ز المرتبط,,ة الكتروني,,ا

كالملحقيات واالمانة العامة لمجلس التعليم العالي ))في حالة ورود معامله س,واء معامل,ه داخلي,ة او وارد ع,ام يتم:تنويه*7

احالة المعاملة بنفس الرقم التي وردت به او عم,,ل طلب تص,,دير خ,,ارجيمن خالل االوامر المتاحة من داخل المعاملة((


انشاء معاملة داخلية

(6شكل ) عند انشاء معاملة داخلية هناك اربعة اقسام يتم تعبئتها من قبل المستخدم

وهي على النحو التالي:


: تاريخ انشاء المعاملة التاريخ-1 : يتم تثبيت الموضوع ويتم استخدام هذا االمرتثبيت المعلومات-2

في حالة انشاء معاملة بنفس الموضوع يتم تفعيل من خالل الضغطعليه

الشخص المعني بالمعاملة:-3

(7شكل ) في هذا القسم يقوم المستخدم بإدخال البيانات الخاصة بالشخص بالمعاملة في حال كون المعاملة تخص شخص معني بها وباإلمكان

اضافة أكثر من شخص معني بالمعاملة في معاملة واحدة. تحديد سرية او غير سرية، علما بان المعامالت السرية ال يمكن

االطالع عليها اال لمن لديه صالحية االطالع على المعامالت السرية. في هذا القسم يتم اضافة موضوع المعاملة بحيث ال يتجاوز عدد

حرف.250

:المالحظات-4

(8شكل )ويحتوي على حقلين.

: تظهر في المالحظات السابقة المعاملة. ))تظهرمالحظات-1 في مسار المعاملة ولجميع من تحال لهم المعاملة وتظهر لمن

لديهم نسخه االلكترونية من المعاملة. وال يمكن حذفها((


أب

: بحيث تظهر فقط للجهة المحال اليها المعاملة والتوجيهات-2 تظهر لمن لديهم نسخه من المعاملة وانما تكون بين االدارة

المحيلة واالدارة المحال اليها وال تظهر بعد احالتها مره اخرى

:خطاب صادر إلى-5

(9شكل ) في هذا القسم يقوم المستخدم بإدخال بيانات الجهات التي يتم

احالة المعاملة اليها على النحو التالي:

وتعني االدارة المراد احالةخطاب صادر إلى : المعاملة اليها.

عند انشاء أي معاملة يتم احالة أصلأصل المعاملة : المعاملة الى ادارة او أكثر من اإلدارة المحال اليها

)يستطيع المستخدم ارسال أكثر من نسخهالمعاملة. من الخطاب وتعامل النسخة معامله االصول ادارياً( يستطيع المستخدم ارسال أكثر من أصل أو صورة

بنوعيها ألكثر من إدارة في المعاملة الواحدة، والبد من وجود جهة واحدة لها أصل على األقل حتى يتم إحالة

المعاملة :في حال ان المعاملة المرسلة عبارةنوع الصورة

عن صورة وليس أصل، يتم تحديد نوع الصورة لإلحاطة )عند تحديد نوع الصورة لإلحاطة ال يحق لإلدارة احالة

اوالمعاملة لجهة اخرى وانما تكون لالطالع فقط( )يتيح هذا النوع احالة المعاملة لجهة او جهاتلإلجراء اخرى(.

تقوم االدارات العليا بتحديدعدد األيام المطلوبة : االيام المطلوبة إلنجاز المعاملة عند االدارات االقل منها

مستوى وفي حال عدم اتخاذ أي اجراء عليها حتىانتهاء مدة اإلنجاز المحددة تعتبر المعاملة متأخرة.

:يتم تحديد نوع المعاملة من القائمةنوع المعاملة )يتم ادراج االنواع حسب احتياجات القطاعات(.


يتم تحديد عدد المرفقات للمعاملةعدد المرفقات : )يتم ادخال عدد المرفقات المرفقة بالخطاب االصل

وال يتم حساب خطاب التوجيه( يتم اختيار اسم المراسل من القائمةاسم المراسل :

)ويتم ظهور المراسلين حسبالتابعة للمركزالمجموعة التابع لها المستخدم(.

:-المرفقات6

(10شكل ) المرفقات الغير مؤرشفة والتي ال يمكن أرشفتها مثل الملف

أو الطردالمرفقات: العدد وهذا يقصد بها عدد الوثائق التي تم ارشفتها يتم اضافة المرفقات من خالل الضغط على

اضافة الرقم الكترونياً على الخطاب وذلك من خالل الجزء الخاص- مكان وضع رقم المعاملة ويتم تحديد رقم المرفق في حالة كون

الخطاب مكون أكثر من ورقه

بعد حفظ المرفقات يتم الضغط على زر الحفظ ليتم تصدير المعاملةالى االدارات المراد تصدير المعاملة اليها.


(11شكل )

:بعد الضغط على زر الحفظ تظهر الرسالة التالية والتي يبين فيهاo.رقم الصادر الداخليo.تاريخهاoعدد المرفقات وهو عدد المرفقات المرفقة بالمعاملة عند

تصدير أصل المعاملة وليس عدد المرفقات المؤرشفة.

(12شكل )

استالم المعامالت الواردة يمكن للمستخدم الوصول للمعامالت واستالم المعامالت الواردة -

واحالتها وكتابة التوجيه للمعاملة عن طريق صندوق الوارد الجديد اوبالبحث عن طريق بحث في الواردة

(13شكل ) التعليم 1نسخة لوزارة محفوظة الحقوق م 2017جميع

6

1

2 3

4

5

* توضيح للعرض السريع للمعامالت لصندوق الوارد الجديد-5-اداة المعاينة 4-موضوع المعاملة 3-تاريخها 2-رقم المعاملة الواردة 1

-رمز المرفقات 6اداة االستالم طريقة اضافة التوجيهات دون استالم المعاملة

يقوم المستخدم بالضغط على رمز المرفقات -1يتم فتح إطار التوجيهات-2 بعد ادخال التوجيهات يقوم المستخدم بالضغط على امر حفظ-3

التوجيهات

(14شكل )

عند النظر في المعامالت في صندوق الوارد الجديد من نوع وارد ، تجد- ان بعضها باللون األزرق و بعضها اآلخر باللون األسود ، و فيما يلي

شرح لكليهما : و هي معامالت وارد إلكتروني وردت للمركز من باللون األزرق :-1

مراكز أخرى أو تم اختيار حقل إلكتروني لها عند انشائها من قبلمدخل البيانات.

و هي معامالت وارد ورقي وردت للمركز منباللون األسود :-2 جهات خارجية عن طريق مدخلي البيانات من خالل خيار جديد <<

وارد عام

: مالحظة يمكن للمستخدم أن يعلم أي جهة أرسلت هذه المعاملة عن طريق الوقوف بالمؤشر على احد بيانات المعاملة الملون ، و من ثم يظهر

توضح نوع الوارد و الجهة المرسلة لهذه(Tipله تنويه صغير )المعاملة .


(15شكل )

طريقة استالم المعاملة واحالتها يجب على المستخدم التأكد من بيانات المعاملة قبل استالمها -1 بعد االستالم يقوميقوم المستخدم بالضغط على اداة االستالم-2

بذلك يكون المستخدم اتم عملية االستالم ويقومبإظهار عالمة البرنامج بإظهار اداة المعاينة

يقوم المستخدم بمعاينة المعاملة عن طريق اداة المعاينة -3 توضيح بعض المعلومات الواردة

(16شكل )

رقم القيد وتاريخ القيد )المقصود به رقم الوارد لدى المركز المتلقي-1وتاريخ ورود المعاملة(

تاريخها: تاريخ صادر الجهة المرسلة -2رقم المعاملة: رقم صادر الجهة -3 تحويل لصندوق مسؤول لتوجيه: يمكن للمستخدم تخصيص ظهور-4

معامله في صندوق الوارد الجديد لمستخدم دون االخر


اتخاذ اجراء على المعاملة إحالة المعامالت

عند استالم ومعاينة أي معاملة واردة يتمكن المستخدم من احالتها وذلك عن طريق القسم الخاص باإلجراء واختيار الخيار إحالة، وبعد ذلك يتم

تحديد االدارة المحال اليها المعاملة او عدة ادارات إلحالة المعاملة اليها. كما انه يجب على المستخدم اضافة أي مرفقات تم اضافتها للمعاملة الى

قبل احالتها.

(17شكل )

الجلسة الثانية

رقمالجلسة

الموضوعاتالوقت

-10:00الثانية12:00

البحث الش7777777777امل/ بحث في الواردة /بحث المرسلة.

سحب


صندوق الواردصندوق الصادرصندوق السريةفك المعامالت عن المستخدمينالتقاريراالرشفة


طلب تصدير خارجي عند استالم ومعاينة أي معاملة واردة يتمكن المستخدم من طلب تصدير المعاملة خارج المركز وذلك عن طريق القسم الخاص باإلجراء واختيار الخيار طلب تصدير خارجي، يقوم المستخدم بتحديد الجهة التي سيتم

تصدير المعاملة اليها. مع امكانية تصدير المعاملة الى أكثر من جهةخارجية وتزويد االدارات الداخلية بصور

وتنقسم الى أربع فئاتمراكز االتصاالت االدارية: ويقصد بها الملحقيات الثقافية-1 جهات خارجية ويقصد بها جميع الجهات الغير مرتبطة ببرنامج-2

المراسالت الموجود به المستخدم صور لجهات داخلية لإلحاطة يقوم البرنامج بإرسال صورة من-3

المعاملة الكترونياً الى صندوق الجهة المطلوبة وتكون لإلحاطة " يتيح لإلدارة االطالع على الموضوع وعدم القدرة

على اتخاذ اجراء عليها وليس لها رقم وانما تربط برقمالصادر الذي نشأت عنه الكترونياً مبني على رقم الصادر

صور لجهات داخلية لإلجراء مشابهه للخيار السابق مع فارق-4اتاحة الخيار لإلدارة اتخاذ اجراء.

يتم اختيار جهة التصدير وهي المجموعة التي سيتم تصدير-5 المعاملة خارجيا عن طريقها في حالة وجود أكثر من

مجموعة لدى المركز يجب التأكد من تحديد المجموعة المرادارسال طلب التصدير لها.

في حال كون المعاملة فاكس سيتم اظهار رقم الفاكس-6 تلقائي في حالة تم ادراجه سابقاً عن طريق مدير النظام

ويمكن تعديل الرقم او اضافة رقم جديد وسيتم ارسال الخطاب والمرفقات المدرجة في المعاملة الكترونياً عن

( الى رقم الفاكس المدخل وذلك بعدE-FAXطريق خدمة ) حفظ المعاملة من قبل مدخلي البيانات. وبعد ذلك يتم احالة

المعاملة الى مجموعة االتصاالت االدارية التي قام المستخدم بإدخالها لكي يتم تصدير المعاملة الى المركز او الجهة

الخارجية، مع إمكانية ارسال صور لجهات داخلية.


(18شكل ) متابعة المعامالت

وتتكون قائمة متابعة المعامالت من الشاشات التالية

(19شكل )


البحث الشامل عند الضغط على الرابط الخاص بالبحث الشامل، يقوم المستخدم بتحديد

القيم التالية:.منشأ المعاملة.رقم المعاملة.السنة

في شاشة البحث الشامل يتم البحث عن المعامالت الواردة الى ادارة المستخدم او المعامالت التي تم االجراء عليها من قبل ادارة

المستخدم.

وتظهر نتيجة البحث على النحو التالي(20شكل )

(21شكل ) بحث في الواردة

في هذه الشاشة يتم البحث عن جميع المعامالت الواردة الى ادارة المستخدم سواء في صندوق الوارد او معامالت وردت وتم اإلجراء عليها،

ويتم البحث بالمعامالت التالية:

.ويحتوي على عدة انواع وهي كالتالي:منشاء المعاملة

(22شكل ) وارد عام: وهي المعامالت الصادرة من جهات خارجية او أحد-1

المراكز المرتبطة بالمركز ))كالملحقيات واالمانة العامةلمجس التعليم العالي((


معاملة داخلية: المعامالت الصادرة من قبل ادارة داخل المركز-2 صور من تصدير خارجي: وهي صورة من خطاب صادر من-3

إحدى االدارات التابعة للمركز وتكون لإلحاطة صورة من تصدير خارجي لإلجراء: هي صورة من خطاب صادر-4

من إحدى االدارات التابعة للمركز وتكون لإلجراء.

نطاق البحث: سواء في ادارة المستخدم او احدى االدارات التابعة للقطاع او االدارة.

رقم المعاملة: رقم قيد الوارد او رقم الصادر الداخلي المحال الى االدارة

السنة: يجب تحديد سنة رقم المعاملة.من تاريخ: يمكن تحديد تاريخ البدء الهجري او الميالديالى تاريخ: يمكن تحديد تاريخ نطاق البحث الى التاريخ المحدد

بالهجري او الميالدي..الموضوع المسدد: وهي1وضع المعاملة: يوجد لوضعيه المعاملة خيارين-

-الغير مسدد وهي2المعامالت التي تم تسديد قيدها برقم صادر * تنويه " االحالةالمعامالت الغير منتهيه ولم يتم تصدير رقم صادر

ال تعد تسديد لرقم القيد ".المشفوعات.سرية المعاملة.نوع المعاملةالجهة المرسلة: االدارة التي قامت بإحالة الخطاب الى االدارة

الحالية .الشخص المعني بالمعاملة


(23شكل )

بحث في المرسلة في هذه الشاشة يتم البحث عن المعامالت المرسلة وهي المعامالت التي

تم اتخاذ اجراء عليها من قبل اإلدارة الحالية تم تصديرها من قبل االدارةداخلياً او خارجياً حسب االجراء من ادارة المستخدم

سحب

يتم البحث في هذه الشاشة عن المعامالت التي قام المستخدم باتخاذاجراء سحب عليها وتحتوي على قيم البحث التالية:

وارد عام: وهي1يجب تحديد منشأ المعاملة التي تم سحبها- المعاملة الواردة الى االدارة سوى بشكل مباشر او من قبل ادارة

-معامله داخلية: وهي المعاملة الصادرة من قبل2اخرى وتم سحبها ادارة اخرى ومن ثم استالمها وتم سحبها بعد احالتها

نوع السحب ينقسم الى قسمينoمسحوبة من جهة أخرىoسحبت من قبل الجهة

.نوع المعاملةنطاق البحث: يستطيع المستخدم تحديد نطاق البحث الحالي سواء

في ادارة المستخدم او احدى االدارات التابعة للقطاع او االدارة..رقم المعاملة.السنة: حقل اجباري.من تاريخ: يمكن تحديد تاريخ البدء الهجري او الميالديالى تاريخ: يمكن تحديد تاريخ نطاق البحث الى التاريخ المحدد

بالهجري او الميالدي..الموضوعوضع المعاملة: يوجد لوضع المعاملة خيارين

oالمسدد: وهي المعامالت التي تم تسديد قيدها برقم صادرoالغير مسدد وهي المعامالت التي لم يتم ربطها برقم صادر

يسددها قيدها الغير منتهيه ولم يتم تصدير رقم صادر * تنويه " الحفظ ال تعد تسديد لرقم القيد "

.المشفوعاتالتعليم 1نسخة لوزارة محفوظة الحقوق م 2017جميع

خطاب صادر الى: ونجد هذا الخيار غير مفعل وذلك بسبب أن المعاملة تم حفظها وتم اعادة فتحها وقد يكون أنها لم يتم احالتها

بعد اعادة فتحها..سرية المعاملة.نوع المعاملة.الشخص المعني بالمعاملة

(24شكل )


صندوق الوارد الجديد ويظهر صندوق الوارد الجديد المعامالت الواردة حديثا والتي تم توريدها لإلدارة خالل فترة أسبوع لإلدارة واما إن كانت المعاملة أقدم من ذلك

فيمكن الوصول لها عن طريق شاشة البحث في الوارد من القائمة على يمين الشاشة مع التنويه عن المعامالت المتأخرة والمعامالت المحالة من

معالي الوزير والمعامالت المعقب عليها، وفي هذا الصندوق يتم تصنيفالمعامالت على أساس المنشأ إلى:

(25شكل )

وارد عام-1معاملة داخلية -2صور الصادر العام-3

ويتم تصنيف عرضها من حيث طبيعتها إلى:أصل-1صور -2

الكل -3

كما يمكن فلترة المعامالت على اساس : مستلمة -غير مستلمة -الكل-

(26شكل )


صندوق السرية يتم في هذه الشاشة عرض المعامالت السرية الواردة الى ادارة

المستخدم، ويمكن الوصول الى هذه الشاشة واالطالع على المعامالتلمن لديهم صالحية "السري".

(27شكل )

صندوق الصادر في هذه الشاشة يتم البحث عن المعامالت الصادرة من ادارة المستخدم

وعرضها ويتم البحث عن طريق ادخال القيم التالية:.نوع العملية.السنة

وتظهر النتائج بالشكل التالي

(28شكل )


فك المعامالت عن المستخدمين في هذه الشاشة يتم فك المعامالت عن المستخدمين، في حال قام

المستخدم بفتح معاملة ولم يتخذ أي اجراء عليها وانتهت المدة المخصصة لجلسة العمل يتم ربطها بالمستخدم ويستطيع المستخدم انها الربط وذلك

بالبحث عن طريق إحدى القيم التالية:.اسم المستخدم.االسم االول.اسم العائلة.اإلدارة.المجموعة

وايضا يتم تحديد نوع المعاملة التي سيتم فكها عن مستخدم اخر.

وبعد تحديد طريقة البحث يتم عرض نتائج البحث عن المستخدم كمابالشكل التالي

(29شكل )

ويتيح البرنامج للمستخدم تحديد معامله وذلك باستخدام أمر اختيار وبعد ذلك يتم عرض المعامالت التي تم ربطها بالمستخدم وذلك بالضغط على

او بأستخدام االمر تحرير الكل لتحرير جميع المعامالت التيعالمة تم ربطها بالمستخدم


التقاريرتعتبر التقارير من أهم أدوات النظام التي تتيح لمستخدم متابعة العمل على النظام وتوثيق األداء ورفع كفاءة أداء المستخدمين. ويتيح النظام عدة تقارير عن طريق قائمة التقارير كالتالي

(30شكل )


تقرير المعامالت المنفذة

(31شكل )


تقرير المعامالت تحت االجراء

(32شكل )

تقرير المعامالت المتأخرةتقرير المعامالت المتأخرة لإلدارة ومدة التأخير لكل معاملة


(33شكل )

تقرير المعامالت المتأخرة المنجزة


(34شكل )


تقرير الجهات والمعامالت

(35شكل )


تقرير بالمعامالت الصادرة خارجيا

(36شكل )


تقرير بالمعامالت المطلوب تصديرها

(37شكل )


تقرير بالمعامالت المطلوب تصديرها حسب المنشأ

(38شكل )


تقرير بالمعامالت المحالة

(39شكل )


تقرير بالمعامالت المحالة لإلدارة من إدارة أخرى

(40شكل )

تقرير بالمعامالت المحالة من اإلدارة

(41شكل ) تقرير بالمعامالت المحالة من إدارة أخرى ولم يتم الرد عليها

(42شكل )


تقرير مفصل بالمعامالت المنجزة للمستخدمين

(43شكل )

تقرير احصائي بالمعامالت المنجزة للمستخدمين

(44شكل ) تقرير معامالت الوارد والصادر

(45شكل )

أرشفة المرفقاتطريقة ادراج مرفقات الكترونية للمعاملة


تظهر شاشة المسحعند الضغط على ايقونة المسح التالية:

(46شكل )

تكون عملية ارفاق المرفقات على مرحلتين

مرحلة اضافة المرفقات أ-حفظ المرفقات المضافة ب-

مرحلة اضافة المرفقات تكون بطريقتين: تحميل أكثر من مرفق : و تتيح للمستخدم الخيار بتحميل أكثر من-1

مرفق من على جهاز الخاص اما عن طريق الضغط على منطقةاالسقاط أو بالسحب و االسقاط للملفات مباشرة إلى منطقة االسقاط


1

المعاينة الفورية للمرفقات التي تم ادراجها عنطريق الماسح

2

3

(47شكل )

ارفاق المرفقات وتتيح هذه المرحلة للمستخدم الخيار اما ارفاق-2 ملفات موجودة على جهاز الكمبيوتر حسب االنواع المذكورة وذلك

ومن ثم الضغط على االمرBrowseبتحديد الملف عن طريق االمر ارفاق

او اضافة المرفقات عن طريق المسح ويتم ذلك بالضغط على االمر-3 مسح ويتم البدء بعملية ارفاق مرفقات ورقيه عن طريق الماسح الضوئي المرتبط بجهاز الكمبيوتر مباشره ويكون ذلك بعد تجهيز

االوراق بالماسحة يتم الضغط على امر مسح وبعد ظهور الوثائق في اإلطار السفلي المخصص لمعاينة المرفق يتم الضغط على امر تحميل.

وفي كال الخيارين يتم ادراج المرفقات التي تم تجهيزها بإحدىالتعليم 1نسخة لوزارة محفوظة الحقوق م 2017جميع

الطريقتين في قائمة المرفقات التي قمت برفعها ويتم التأكد من العدد في أسفل القائمة تحت اسم )عدد ما تم ارفاقه حتى االن( وذلك

استعداداً للمرحلة االخيرة وهي الحفظ ولحفظ المرفقات التي تم مسحها والتي تم التأكد منصحتها يقوم المستخدم بالضغط على زر حفظ الكل:

(48شكل )يقوم النظام بسؤال المستخدم عن التأكد من حفظ المرفقات

))يجب على المستخدم التأكد من عدد المرفقات من خالل* تنويهمطابقة عدد المرفقات مع عدد ما تم ارفاقه حتى االن((

بعد حفظ المرفقات يتم الرجوع الى الشاشة الرئيسية للمعاملة.-يتم اظهار المرفقات المؤرشفة كما بالشكل التالي -

(49شكل )ويتم تحديد نوع المرفق وهي مصنفه الى ثالثة اصناف وهي كالتالي:-

لألصل / سوف تظهر للجهة التي تم ارسال أصل المعاملة اليها.-1 للصور / سوف تظهر للجهة التي تم ارسال صورة من المعاملة-2

اليها سواء لإلجراء او لإلحاطة.التعليم 1نسخة لوزارة محفوظة الحقوق م 2017جميع

مشتركة / سوف تظهر لكل من الجهات المرسلة لها سواء االصول-3او الصور

)) البد للمستخدم من تحديد مرفق واحد على األقل في خيار * تنويه : للتصدير ليتم تصديره للمركز المستقبل في حالة التصدير لخارج

المركز ((


المصادر:دليل المستخدم لنظام راسل


Documents

جميع الحقوق محفوظة لوزارة التعليم 2017 م · Web viewأما ان لم يكن حساب المستخدم غير مربوط برقم جوال يظهر له