004Ш _ :

ЕГОРОВ В В., СКИБИЦКИЙ Э.Г.,КРИВОРУЧКО В.А., ШПИГАРЬ Н.Н.

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ J jВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТЗ

В.В.Егоров, Э.Г.Скибицкий, В.А.Криворучко, Н.Н.Шпигарь

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

* е w e e a*vh дде-» вЛ0*Шя.жТ~ « т и о с т п т » *

С . * £ Й С £ М * л £ » 4.TVHAM0* МТАПХАНА]

K JT A ptU l САКТДУ .КНИГОХРАНЕНИЕ

_Jh *yv. ^ 5 , - v **АПМЗТЫ - 6tfUl%A I

ББК 32.81я7 Е 30

Е 30 Егоров В.В., С кибицкий Э.Г., К риворучко В.А., Ш пигарь Н.Н.К омпью терны е технологии в делопроизводстве.— Алматы: Б ш м , 2006. — 384 с.

ISBN 9965-09-376-8

В книге рассматриваются вопросы составления документов, функционирующих в системе управления, а также специализиро­ванный аспект — основы делопроизводства, где на профессио­нальном уровне используется технология автоматизации состав­ления и обработки документов, организация документооборота с использованием компьютерной оргтехники, современного про­граммного обеспечения.

Предназначена преподавателям, студентам вузов и коллед­жей по специальностям, связанным с делопроизводством, а также учащимся старших классов для изучения профильных курсов по информатике и т.д.

Б Б К 32.81я7

Рецензенты В .В.Яворский, д.т.н., профессор;С .К .Кариев, д.п.н., профессор

_ 1404000000Е -----------------00(05)-06

ISBN 9965-09-376-8

С.Торайгыров гтиндагы ПМУ-д1ц"

академик С.Бейсембаев атындагы гылыми

К1ТАПХАНАСЫ- т ш 0

Егоров В.В., С кибицкий Э.Г., К риворучко В.А., Ш пигарь Н.Н., 2006

ВВЕДЕНИЕ

Современное делопроизводство характеризуется внедре­нием в процесс обработки документов компьютерной, орга­низационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

В реш ении основны х задач автом атизац ии д ел о ­прои зводства эффективно применяется целый комплекс про­граммного обеспечения.

Для создания документов используются:• текстовые редакторы, позволяющие оперативно ре­

дактировать документ, использовать готовые формы (шабло­ны) при составлении основных видов документов, оформлять их с использованием фирменного стиля предприятия, много­кратно тиражировать созданные документы и многое другое;

• программы-переводчики, позволяющие быстро и гра­мотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты;

• табличные процессоры, позволяющие включить в документы фрагменты расчетов, различные диаграммы и гра­фики.

Для оперативного обмена информацией и сп ользую т­ся компьютерные сети (локальные, глобальные, корпоратив­ные).

Для регистрации информации и для контроля исполне­ния используются программы по автоматизации управления и организации труда секретаря, делопроизводителя. Они позво­ляют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль вести ежедневники, еженедельники.

Для хранения и систематизации документации исполь­зуются системы управления базами данных (СУБД). С их по­мощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск документов, уничтожение ус­таревших и введение новых.

Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопро­изводства становятся:

3

оперативность в составлении и прохождении доку­мента;

высокое качество документа; оптимальность документооборота; безбумажные технологии обмена информацией, где

это возможно.Успешной реализации этих принципов в управлении спо­

собствуют следующие организационные меры:оптимизация распределения обязанностей между

управляющим персоналом;оснащение рабочих мест секретарей, работников архи­

вов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;организация компьютерных сетей и внедрение сете­

вых технологий;применение специализированного программного

обеспечения, учитывающего специфику конкретных отрас­лей, для организации работы с документами.

В книге, состоящей из 14 глав, рассматриваются все вы­шеперечисленные вопросы. Все главы взаимосвязаны и на­правлены на качественное формирование основ делопроиз­водства, с применением информационно-телекоммуникацион­ных технологий и средств автоматизации обработки документооборота, а также эффективное использование со­временного программного обеспечения, компьютерной и ор­ганизационной техники. Темы подробно раскрыты, соп ровож даю тся п ракти чески м и при м ерам и и за д а ­ниями для самостоятельной работы студентов.

4

1 I Роль делопроизводстваГЛАВА I в управлении

1.1 Информационные связи учреждения, доку­ментооборот

1.2 Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

1.3 Персонал, занимающийся делопроизводством в учреждении

1.4 Рабочее место секретаря. Эргономика и орга­низация труда

1.5 Профессиональный этикет

5

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные эле­менты.

Согласно Гражданскому кодексу Республики Казахстан (РК) к государственным относятся предприятия, основанные на праве:

- хозяйственного ведения;- оперативного управления (казенное предприятие).

Имущество государственного предприятия является недели­мым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками предприятия.

Фирменное наименование государственных предприятий должно содержать указание на собственника имущества.

Государственное предприятие создается, ликвидируется и реорганизуется по решению уполномоченного государственного органа.

Органом государственного предприятия является руководи­тель, который назначается уполномоченным государственным органом и ему подотчетен.

Правовое положение государственного предприятия опреде­ляется Гражданским кодексом РК или иными законодательны­ми актами.

Предприятие, основанное на праве хозяйственного веде­ния:

учредительным документом является его устав, утвер­ждаемый учредителем;

- отвечает по своим обязательствам всем принадлежа­щим ему имуществом.

Предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения, не несет ответственности по обязательствам государства.

Государство не отвечает по обязательствам предприятия, ос­нованного на праве хозяйственного ведения, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским кодексом РК или иными законодательными актами.

1.1 Информационные связи учреждения, документооборот

6

Казенное предприятие — предприятие, обладающее госу­дарственным имуществом на праве оперативного управления. Создается по решению Правительства РК или местного исполни­тельного органа:

— учредительным документом является его устав, утвер­ждаемый учредителем;

— фирменное наименование предприятия должно содержать указание на то, что предприятие является казенным;

— хозяйственная деятельность казенного предприятия опре­деляется его целями и задачами, зафиксированными в уставе;

— РК или административно-территориальная единица несут субсидиарную ответственность по обязательствам казенного предприятия.

По договорным обязательствам ответственность наступает в порядке, установленном законодательными актами о государст­венном предприятии.

Учреждение - организация, созданная и финансируемая его учредителем для осуществления управленческих, социально­культурных или иных функций некоммерческого характера.

Государственным учреждением признается учреждение, создаваемое государством в соответствии с Конституцией и зако­нами РК или по решению Президента РК, Правительства РК и акимов столицы, областей, города республиканского значения и содержащееся только за счет государственного бюджета, если иное не установлено законодательными актами.

Государственное учреждение не может создавать, а также выступать учредителем (участником) другого юридического ли­ца, за исключением тех учреждений, которым в установленном порядке передано право владения, пользования, распоряжения государственной собственностью.

Так как в настоящее время производится не только матери­альный, но и интеллектуальный, информационный продукт, мы будем для краткости использовать термин «предприятие».

На рисунке 1.1 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предпри­ятия. Стрелками показаны основные связи предприятия, как меж­

7

ду его подразделениями, так и с другими (внешними) организа­циями и предприятиями.

Рис. 1.1. Основные службы предприятия

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифициро­вать.

В практике встречается большое количество различных до­кументов: акты, справки, договоры, протоколы, постановления, указы, чеки, деловые письма, заявления и т.д.

На предприятии существуют специальные службы, зани­мающиеся подготовкой и продвижением документов, доведением их до исполнителей и заинтересованных лиц (канцелярия, отдел

8

кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные служ­бы: юридическая, плановая и пр.).

Администрация - руководящий персонал (директора, за­местители, советники, распорядители и другие ответственные работники), осуществляющий функции общего руководства и контроля деятельности всех подразделений предприятия.

Канцелярия - отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. Здесь производится обработка доку­ментов (регистрация, переадресация в подразделения, сортиров­ка), поступающих извне.

Отдел кадров - решает вопросы, связанные с подбором со­трудников, приемом на работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. Данные о сотрудниках регистрируются в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтерия - решает финансовые вопросы предприятия и расчет заработной платы сотрудников. Занимается отчислениями в пенсионные и другие фонды, оплатой налогов, производит со­циальные выплаты (пособия, оплата по больничным листам и Т.П.).

Архивные работники - обеспечивают сохранность доку­ментов в течение определенного законом периода, их учет, а так­же уничтожение по истечении срока хранения.

Службы обеспечения — заботятся о непрерывности произ­водственного цикла, снабжая предприятие всем необходимым: оборудованием, материалами, комплектующими деталями и уз­лами, документацией.

Производственные подразделения - ядро предприятия. Их деятельность направлена на достижение основной цели предпри­ятия.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодейст­вия с другими предприятиями и взаимодействия с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним ми­ром: вышестоящими организациями, контролирующими органа­ми, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

Внешняя среда для предприятия многообразна и представ­лена на рисунке 1.2. Вышестоящими органами могут быть мини­

9

стерства и ведомства. От них поступает руководящая информа­ция в виде законов, нормативных актов, рекомендаций, распоря­жений. От предприятия в вышестоящие органы поступают документы, в которых отображается его деятельность (отчеты, планы, сводки).

Рис. 1.2. Внешние связи предприятия

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискальные органы (налоговая служба), пожарная ин­спекция, природоохранные органы (экологическая служба), орга­ны социальной защиты и многие другие. От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия- поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия- партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного пи­тания, расположенные на его территории, и многие другие. Меж­ду ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия (информационные по­токи), как правило, имеют двусторонний характер:

- организационно-распорядительный — сверху вниз;- информационно-справочный - снизу вверх.

Управление любым предприятием можно представить какинформационный процесс. Информация принимается, обрабаты­вается, в результате обработки вырабатывается решение, оно до­водится до исполнителей, действия которых контролируются.

10

На всех этапах информационного процесса создаются докумен­ты, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;- во времени: от момента создания или получения докумен­

та до его отправки адресату или передачи на хранение.Так формируется документооборот предприятия.Документооборот - это движение документов в организа­

ции с момента их создания или получения до завершения испол­нения или отправления.

В общем случае документооборот можно разделить на сле­дующие этапы:

- обработка документов, поступающих на предприятие;-рассмотрение документов службой управления и доку­

ментационного обеспечения;- движение документов внутри предприятия;- обработка отправляемых адресату или на хранение доку­

ментов.

1.2 Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Делопроизводство (документационное обеспечение управ­ления) - сфера деятельности юридических лиц, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Типовые правила документирования и управления доку­ментацией в государственных организациях РК (приказ пред­седателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 29.04.2003 № 33) устанавливают обязательные для госу­дарственных организаций требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера как на бумажных носителях информации, так и в виде электрон­ных данных, в том числе электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.

Главная цель делопроизводства - информационное обеспе­чение управления.

11

Основные задачи делопроизводства схематически представ­лены на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Основные задачи делопроизводства

Современное делопроизводство характеризуется внедрени­ем в процесс работы над документами компьютерной, организа­ционной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

Для решения основных задач делопроизводства на совре­менном этапе применяется следующее программное обеспечение (ПО):

- для создания документов:■ текстовые редакторы, позволяющие оперативно редак­

тировать документ, использовать готовые формы (шаблоны) при составлении основных видов документов, оформлять их с ис­пользованием фирменного стиля предприятия, многократно ти­ражировать созданные документы и многое другое;

■ программы - переводчики, позволяющие быстро и гра­мотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты;

■ табличные процессоры, позволяющие включить в доку­менты фрагменты расчетов, различные диаграммы;

- для оперативного обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, глобальные, корпоративные);

- для регистрации информации и для контроля испол­нения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретаря. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники;

12

- для хранения и систематизации документации исполь­зуются системы управления базами данных (СУБД). С их по­мощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск документов, уничтожение устарев­ших и введение новых.

Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим ос­новными принципами организации современного делопроизвод­ства становятся:

- оперативность в составлении и прохождении документа;- высокое качество документа;- рациональность документооборота;- использование безбумажных технологий обмена инфор­

мацией.Успешной реализации этих принципов в управлении спо­

собствуют следующие организационные меры:- оптимизация распределения обязанностей между управ­

ляющим персоналом;.- оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов,

канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;- организация компьютерных сетей и внедрение сетевых

технологий;- применение специализированного программного обеспе­

чения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для орга­низации работы с документами.

1 J Персонал, занимающийся делопроизводством в учреждении

На любом предприятии существуют службы документаци­онного обеспечения, куда входят: канцелярские работники, ма­шинистки, стенографистки, служащие архивов, секретари, делопроизводители, редакторы, инспекторы, методисты, экспе­диторы, курьеры, референты, менеджеры и т.д. Деятельность службы документационного обеспечения регламентируется По­ложением о документационной службе организации, составлен­ным на основе Приложения 1 к Типовым правилам

13

документирования и управления документацией в государствен­ных организациях РК.

Приложение 1 к Типовым правилам документирования

и управления документацией в государственных организациях

Республики Казахстан

Примерное положениео документационной службе организации

1. Общие положения1. В целях организации процессов документирования и управ­

ления документацией при реализации основных задач и функций в государственной организации создается документационная служ­ба, действующая на правах структурного подразделения.

2. В состав документационной службы, как правило, вклю­чаются подразделения по учету и регистрации, контролю испол­нения, совершенствованию работы с документацией и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секре­тариат, ведомственный архив организации.

3. Документационная служба (должностное лицо) в своей ра­боте руководствуется законодательством РК, актами Президен­та РК, актами Правительства РК, нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией РК, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и Положением о доку­ментационной службе.

2. Основные задачи и функции документационной службы

4. Основными задачами документационной службы являются:1) совершенствование форм и методов работы с документа­

ми в организации;

14

2) обеспечение единого порядка документирования, органи­зация работы с документами, создание и ведение информацион­но-поисковых систем, контроль исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный архив ор­ганизации;

3) сокращение объема документооборота в организации;4) разработка, внедрение новых технологических процессов

с документами и документной информацией на основе использо­вания средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных по­казателей.

5. В соответствии с основными задачами документационная служба осуществляет следующие функции:

1) разрабатывает и совершенствует классификаторы доку­ментов, образующихся в деятельности организации;

2) осуществляет первоначальную обработку, предваритель­ное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рас­сылку документов;

3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, предоставляемых на подпись руково­дителю;

4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя ор­ганизации о результатах исполнения документов;

5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие кар­тотеки;

6) организует печатание, копирование и размножение доку­ментов;

7) разрабатывает и согласовывает с соответствующим госу­дарственным архивным учреждением проекты бланков органи­зационно-распорядительных документов организации;

8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;

9) составляет номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;

15

10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;

12) организует повышение деловой квалификации работни­ков документационной службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления до­кументацией.

3. Права и ответственность документационной службы6. Документационная служба имеет право:1) контролировать и требовать от руководителей структур­

ных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;

2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы документационной службы;

3) осуществлять контроль за сокращением объема докумен­тооборота в организации;

4) проводить проверку организаций документирования и управления документацией в структурных подразделениях и до­водить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия мер;

5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил.4. Взаимоотношения документационной службы с другими

структурными подразделениями7. Документационная служба взаимодействует:1) со структурными подразделениями организации - по во­

просам документирования и управления документацией;2) с юридической службой — по правовым вопросам, связан­

ным с подготовкой документов;3) со службой перевода - по вопросам перевода документов

на государственный, русский и иные языки;4) с подразделениями по защите государственных секретов -

по вопросам обеспечения режима секретности, недопущения

16

утечки государственных секретов, утрат официальных докумен­тов, пропускного режима в здание;

5) с подразделением по работе с кадрами и бухгалтерией - по вопросам подбора и расстановки кадров документационной службы и повышения их квалификации;

6) с подразделениями по материально-техническому снаб­жению и хозяйственному обслуживанию — по вопросам обеспе­чения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и кан­целярскими принадлежностями.

Подробно остановимся на деятельности секретарей, труд ко­торых востребован в организациях любого ранга - от небольших фирм до крупных предприятий.

Труд секретаря многогранен, поэтому существует множест­во разновидностей секретарских должностей:

Секретарь - принимает телефонные сообщения, выполняет поручения руководителя, посылает телефонограммы партнерам, печатает документы, работает с оргтехникой (ксерокс, факс). Владеет основными навыками работы на персональном компью­тере.

Секретарь приемной - принимает и регистрирует входящие сообщения, пришедшие по почте, по электронной почте. Отвеча­ет на вопросы по телефону. Общается с посетителями. Владеет оргтехникой.

Помощник руководителя — самостоятельно составляет доку­менты. Решает организационные вопросы по обеспечению дея­тельности руководителя, готовит материалы для переговоров и совещаний. Готовит командировки. Организует приемы и банке­ты. Желательно специальное образование. Приветствуется знание иностранных языков.

Секретарь отдела (офиса) - принимает и производит пер­вичную обработку всей входящей корреспонденции, готовит до­кументацию и ведет ее учет на персональном компьютере. Является координатором работы отдела (офиса).

Секретарь-референт - правая рука руководителя. Является специалистом как 11 д е л и р , так и в области деятельно­сти фирмы. З а ш ш ^ т с у ) вке докладов, отчетов,

'академик С.Бейсембаев] атындагы №лыми

презентаций, договоров. Может самостоятельно принимать ре­шения. Имеет высшее образование, желательно не одно.

В приведенном списке, который не претендует на полноту, перечислен примерный перечень обязанностей, соответствующих секретарской деятельности. Более подробно эти обязанности ого­вариваются в должностных инструкциях.

Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписа­ния. Это документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

В должностной инструкции указываются:— название должности;— кому подчиняется;— круг должностных полномочий и обязанностей;— конкретные производственные или служебные норма­

тивы.Должностная инструкция необходима в случае возникнове­

ния споров и конфликтных ситуаций в трудовых правоотношени­ях. На ее основании составляется трудовой контракт с работником.

Ниже приводится пример должностной инструкции секрета- ря-референта.

УТВЕРЖДАЮ(наименование предприятия) ГеНврЭЛЬНЫЙ ДОфвКТОр

« » 200 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря - референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов

предприятия, принимается и увольняется директором.

18

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются органи­зационное и документационное обеспечение управленче­ской деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директо­ру предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:- законодательными актами Республики Казахстан;- уставом предприятия;- положением о персонале;- приказами (указаниями) руководства предприятия;- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с выс­шим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:- работы с документами, составления документации;- организации управленческого труда;- применения средств вычислительной и организационной техники;- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;- культуры труда и служебной этики;- охраны труда, пожарной безопасности и противопожар­ной защиты.

2. ФУНКЦИИНа секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль организации дело­производства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органовпредприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

19

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обес­печивающих финансово-хозяйственную деятельность пред­приятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль испол­нения документов, информационно-справочное обслужива­ние и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность состав­ления, согласования, утверждения документов, представ­ляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поруче­ний руководства, принимать оперативные меры, направ­ленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Про­водить анализ справок и докладов, предоставляемых руко­водству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организа­циями (как коммерческими, так и государственными) и от­дельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.7. Вести прием посетителей.3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению

кадровой деятельности предприятия:- оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;оформление и ведение трудовых контрактов (догово­ров);

- оформление командировочных документов;- оформление листов нетрудоспособности;- ведение табеля учега рабочего времени;- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

20

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально- множительных работ.

3.10. Использовать компьютер как средство автоматизации до­кументационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хра­нение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВАСекретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб и специалистов не­обходимые материалы, а также объяснения о причинах за­держки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подго­товленных с нарушением установленных правил их состав­ления и оформления, инструкции «О делопроизводстве», международных правил оформления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, по совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предпри­ятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ», или «Кон­фиденциально», «ДСП» (для служебного пользования).

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)

предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬСекретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руково­дству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведениюдокументов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имею­щих гриф «КТ», или «Конфиденциально», «ДСП».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Генеральный директор _________ (И. О. Фамилия)

Юрисконсульт________ И.О. Фамилия«___» ________ 200_г.

1.4 Рабочее место секретаря. Эргономика и организация труда

Рабочее место - зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должно­стных обязанностей.

Организация рабочего места секретаря начинается с оснаще­ния его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями. В обязательный набор мебели должны вхо­дить:

- канцелярский стол с придвижной тумбой;- подъемно-разворотный стул;- вспомогательный стол или подставка под оргтехнику;- шкаф для хранения документации;- сейф для хранения важных документов, бланков, штампов

и печатей;- стул для посетителей.Среди канцелярских принадлежностей и специального обо­

рудования можно выделить предметы, наиболее часто исполь­зуемые для работы с документами:

- письменный прибор;

22

- папка или лоток для текущих документов и бумаги;- справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, ежене­

дельник;- дырокол, степлер (скрепкосшиватель);- нож для бумаги, ножницы;- корректирующая паста («штрих»), клей;- магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок

и другой металлической мелочи;- настенные часы;- папки с надписями для хранения документов определенной

категории.Рабочее место секретаря любого офиса в настоящее время

оснащено множеством технических устройств, среди которых можно выделить: персональный компьютер, средства телефонной связи (телефон, факс-модем, многофункциональный телефон или мини-АТС), принтер, сканер, ксерокс, средства громкой связи и т.п.

Любому работнику для успешного выполнения возложен­ных на него функций требуются определенные условия труда, которые должны обеспечивать максимальные удобства работни­ка во время работы при минимальных затратах сил и времени.

Условия труда — совокупность факторов производственной среды, оказывающая влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.

Закон Республики Казахстан «Об охране труда» направлен на обеспечение права работников на охрану труда, устанавливает основные принципы национальной политики в этой области в целях предупреждения несчастных случаев и повреждения здо­ровья на производстве, сведения к минимуму опасных и вредных производственных факторов и распространяется на все виды хо­зяйственной деятельности предприятия независимо от форм соб­ственности.

Законодательство Республики Казахстан «Об охране труда» состоит из Закона «Об охране труда» и других законодательных и нормативных актов по безопасности и гигиене труда в производ­ственной сфере.

23

В процессе трудовой деятельности на здоровье и работоспо­собность работающего оказывают влияние различные факторы производственной среды. Результатом воздействия неблагопри­ятных факторов производственной среды могут стать несчастные случаи и профессиональные заболевания.

Остановимся более подробно на тех факторах, которые свя­заны с работой секретаря, имеющей некоторую специфику.

К техническим факторам относится оснащение его рабоче­го места специальной мебелью, современными средствами орг­техники и использование в процессе работы новейших информационных технологий.

Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочув­ствие работника в процессе работы. К этим факторам относятся:

- освещенность рабочего места;- оптимальный температурно-влажностный режим в поме­

щении;— цветовая гамма оформления помещения;— мебель, удовлетворяющая требованиям эргономики и т.д.

Социальные факторы создают у работника ощущение ком­фортности, социальной защищенности. К ним можно отнести пи­тание работников, медицинское обслуживание, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т.д.

Психологические факторы определяются взаимоотношени­ем сотрудников в коллективе, стилем руководства, т.е. психоло­гическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрения проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам — все это показатели хорошего психологического климата в коллективе.

Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. На­грузка должна быть распределена в соответствии с этим состоя­нием. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планировать­ся основная нагрузка человека.

24

Эстетические факторы способствуют хорошему настрое­нию работника, формируют в нем уважение к своему труду, гор­дость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.

К условиям труда относится и соблюдение эргономических требований (эргономика - научная дисциплина, изучающая тру­довые процессы с целью создания оптимальных условий труда).

В таблице 1.1 приведены рекомендуемые высоты столов и стульев в зависимости от роста работника.

Таблица 1.1. Эргономические требования к секретарской мебели

Наименованиемебели

Ростработника

Высотамебели

Канцелярский стол До 170 см 72 смвыше 170 см 75 см

Столик для работы на пишущей До 170 см 66 сммашинке или клавиатуре ПК выше 170 см 68 смСтул, кресло До 170 см 45 см

выше 170 см 47 смДля работников офиса, оснащенного компьютерной и орг­

техникой, санитарно-гигиенические нормативы регламентиру­ются СНиП. Перечень наиболее важных требований приведен в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Санитарно-гигиенические требования для работников офиса

Параметры ЗначенияЕстественная и искусственнаяосвещенностьУровень шумаПлощадь на один ПКОбъем на один ПККресла

Воздухообмен

300-500 люкс

Не более 65 дБ Не менее 6 м Не менее 20 м 3 Подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинкиНормальный (проветривание, вентили­рование, кондиционирование)

25

Микроклимат (оптимальные параметры)

Расстояние до экрана монитора (при работе)Непрерывное время работы за ПК

Специальные меры

Влажность 40-60% t° воздуха зимой: +18° - +21° t° воздуха летом: +23° - +25°

50 — 70 смНе более 2-х часов, обязательные пере­рывыКомплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка

1.5 Профессиональный этикет

Этикетом принято называть установленный порядок пове­дения в какой-либо обстановке. Деловой этикет регламентирует нормы поведения в деловом мире и в сфере управления.

Правила этикета делового общения:- соблюдай дистанцию, принятую между сотрудниками с

различным служебным положением;- относись уважительно как к начальнику, так и к подчинен­

ным;- будь справедлив как к партнеру, так и к конкуренту;- умей признавать свои ошибки;- отстаивая свое мнение, используй доказательства, а не по­

ложение;- умей вовремя прекратить бессмысленные дебаты, сказав «да»

или «нет».

Вопросы1. Дайте характеристику понятий: государственное предпри­

ятие, учреждение.2. Перечислите наиболее распространенные подразделения,

обеспечивающие функционирование предприятия.3. Какие службы предприятия занимаются подготовкой и

продвижением документов, доведением их до исполнителей и заинтересованных лиц?

4. Информационные связи учреждения.5. Документооборот. Основные этапы документооборота.6. Какие задачи возлагаются на делопроизводство?7. Перечислите службы документационного обеспечения.

26

8. Каковы функции секретаря?9. Что входит в состав рабочего места секретаря?10. Условия труда. Укажите факторы, влияющие на здоровье

и работоспособность работающего.11. Перечислите программное обеспечение, используемое

для решения основных задач делопроизводства.

Для самостоятельной работы1. Изобразите в виде схемы основные службы учреждения, в

котором вы учитесь.2. Используя рисунок 1.2 — внешние связи предприятия —

перечислите организации, выступающие для вашего учебного учреждения в качестве вышестоящих, контролирующих органов, а также являющихся смежными предприятиями.

3. Выясните, кто в вашем учебном заведении занимается во­просами делопроизводства, используется ли компьютер в дело­производстве.

4. Чем оснащено рабочее место секретаря в вашем учебном заведении?

5. Составьте должностную инструкцию работника вашего частного предприятия (продавца, секретаря туристической фир­мы, работника справочной службы...).

Примеры различных должностных инструкций можно найти на сайте ДОГОВОРЫ INTERNET (http:// dogovor.desk.ru).

При составлении инструкции необходимо соблюдать следующие правила:

- избегать несовместимых или двусмысленных положений в инструкции. Необходимо помнить о краткости и ясности доку­мента.

- Помните, что должностная инструкция, как и другие нор­мативные документы, предназначена для ответа на два вопроса:

1 вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работы;I вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае невыполнения ра­

бот.- Задачи, которые вы ставите перед сотрудниками, должны

быть достижимыми и измеряемыми.

27

- Не старайтесь описать в инструкции все возможные произ­водственные ситуации. Помните, что квалифицированные и опытные специалисты при поставленной задаче самостоятельно найдут пути ее решения.

- Раздел ФУНКЦИИ должен быть сформулирован так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет?», можно было ответить односложно («да», «нет»).

28

Основы{делопроизводства

2.1 Нормативная база делопроизводства2.2 Классификация документов

29

2.1 Нормативная база делопроизводства

Обязательные для государственных организаций требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных, в том числе электронных до­кументов, подписанных электронной цифровой подписью, в РК установлены «Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях РК», утвержденными приказом председателя Комитета по управ­лению архивами и документацией Министерства культуры, ин­формации и общественного согласия РК от 29.04.2003 № 33.

Эти правила являются основным нормативным документом, регламентирующим деятельность документационных служб ор­ганизаций.

Типовые правила разработаны в соответствии с Законами РК: «О национальном архивном фонде и архивах», «О внесении изменений и дополнений в Закон РК «О национальном архивном фонде и архивах», «О нормативных правовых актах», «Об административных процеду­рах», Указом Президента РК от 31 июля 2000 года № 427 «О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократиз­мом и сокращению документооборота», Постановлением Правитель­ства РК от 11 июня 2001 года № 797 «Об утверждении Программы развития архивного дела в РК на 2001-2005 годы».

В настоящих Правилах использованы термины, установлен­ные Государственным стандартом РК СТ РК 1037-2001 «Дело­производство и архивное дело. Термины и определения».

СТ РК 1042-2001 «Организационно-распорядительная доку­ментация. Требования к оформлению документов» устанавливает единые правила оформления официальных документов государ­ственных органов РК, предприятий и организаций РК всех форм собственности и организационно-правовых форм. Приводимые в стандарте реквизиты применяются при изготовлении бланков и оформлении документов. Стандартом определены требования к изготовлению, использованию и хранению бланков документов с воспроизведением Государственного герба РК.

30

Деятельность организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организа­ции, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.

В целях решения административных и организационных во­просов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие документы:

- организационно-правовые (уставы, положения, регламен­ты, инструкции, штатные расписания и другие);

- распорядительные (приказы, распоряжения, решения, по­становления и другие);

- справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, пись­ма, сводки, соглашения, списки, справки и другие);

- планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, ин­дивидуальные, другие планы и отчеты);

- подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.

Классификация документов - это деление их на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Документы можно классифицировать по различным призна­кам:

1. По видам: постановления, приказы, протоколы, акты, пись­ма и т.п.

2. По происхождению: официальные, личные.3. По месту составления: внешние, внутренние.4. По содержанию: простые, сложные.5. По форме: индивидуальные, типовые.6. По степени ограничения доступа: особой важности; совер­

шенно секретные; секретные, с пометкой «Для служебного поль­зования (ДСП)».

2.2 Классификация документов

31

7. По срокам хранения: постоянного, временного.

Рассмотрим наиболее употребляемые виды классификаций.

На рисунке 2.1 представлена классификация по характеру информационных связей предприятия.

Рис. 2.1. Классификация документов по характеру связей

Внешние документы — нормативные документы выше­стоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранных органов, органов социальной защиты и многих других.

Внешними считаются также документы, поступающие из других предприятий или предназначенные для других предпри­ятий.

Внутренние документы - официальный документ, не вы­ходящий за пределы подготовившей его организации.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядитель­ные документы [управленческие).

Организационные документы - устав предприятия, описа­ние структуры предприятия, штатное расписание, правила внут­реннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

Распорядительные документы — приказы, распоряжения, решения по основной деятельности.

Документы по личному составу - приказы по личному со­ставу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

32

Информационно-справочные документы - письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функцио­нальному назначению представлена на рисунке 2.2.

Рис. 2.2. Классификация управленческих документов по функциональному назначению

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направлению документопотока согласно рисунку 2.3.

Рис. 2.3. Классификация документов по направлению документо­потока

Входящие документы - документы, поступившие в органи­зацию.

Исходящие документы - официальные документы, отправ­ляемые из организации.

Внутренние документы - официальные документы, не вы­ходящие за пределы подготовившей его организации.

33

С развитием компьютерной техники и специального ПО в обиход вошла классификация документов по типу носителей, представленная на рисунке 2.4.

Рис.2.4. Классификация документов по типу носителей

Электронный документ по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ) обладает следующи­ми преимуществами:

- простота внесения изменений;- использование заранее заготовленных форм документов

не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

- экономия затрат при считывании информации, содержащей­ся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

- оперативность (от нескольких минут до нескольких ча­сов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

- возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

- возможность архивации документов и защиты их от не­санкционированного доступа.

Вопросы1. Какие законодательные и правовые акты РК действуют в

сфере делопроизводства и что они регламентируют?2. По каким признакам классифицируют документы?3. Перечислите наиболее употребляемые виды классификаций.4. В чем преимущество «безбумажной» технологии?

34

Д ля сам остоятельной работыСоставьте перечень документов, входящих в документообо­

рот учреждения, в котором вы учитесь. Классифицируйте доку­менты:

- по характеру информационных связей в соответствии со схемой на рисунке 2.1;

— по функциональному назначению в соответствии со схемой на ри­сунке 2.2;

— по направлению документопогока в соответствии со схемой на рисунке 2.3;

- по типу носителей в соответствии со схемой на рисунке 2.4. Результаты оформите в виде таблиц, сохраните в вашем ра­

бочем каталоге под именем КЛАССИФИКАЦИЯ.

35

3 1 Операционная системаГЛАВА I Windows

3.1 Краткие сведения по операционной системе Windows

3.2 Настройка параметров системы3.3 Программы архивации3.4 Антивирусные программы3.5 Передача файлов по локальной сети3.6 Средства проверки дисков3.7 Дефрагментация диска

36

Операционная система (ОС) - специальный пакет про­грамм, обеспечивающий:

— взаимодействие различных программ между собой (программный интерфейс);

— взаимодействие программного и аппаратного обеспече­ния (программно-аппаратный интерфейс);

— взаимодействие человека с компьютерной системой (интерфейс пользователя).

Операционные системы Windows 95/98/2000/NT/XP - много­задачные, имеющие многооконный графический интерфейс.

В состав ОС входят следующие модули:— программный модуль, управляющий файловой систе­

мой;— командный процессор, выполняющий команды пользо­

вателя;— драйверы устройств;— программные модули, обеспечивающие графический

пользовательский интерфейс;— сервисные программы;— справочная система.Объекты Windows условно подразделяются на основные

(файлы, папки, ярлыки) и специальные (Главное меню, Панель управления, Мой компьютер, Корзина).

Файл — это определенное количество информации (про­грамма или данные), имеющее имя и хранящееся в долговремен­ной памяти.

Основные характеристики файла:Имя - набор символов для однозначного определения файла

(не более 255 символов). Состоит из двух частей: собственно имени файла и расширения (имя файла.расширение (тип)).

Расширение (тип) — признак файла, по которому можно судить о его назначении, т.е. о роде информации, которую он со­держит. Состоит из трех символов.

Собственное имя задает пользователь, а его тип обычно за­дается программой автоматически.

3.1 Краткие сведения по операционной системе Windows

37

Таблица 3.1. Расширения в именах файлов

Тип файла РасширениеИсполняемые программы .ехе, .сотТекстовые файлы .txt, .doc, .rtfГрафические файлы .bmp, .gif, jpgЗвуковые файлы .wav, .midВидеофайлы .aviW eb-страницы .htmПрограммы на языках программи­ .bas, .pasрования

Значок - наглядное изображение объекта (картинка, указы­вающая на тип файла и сопровождающая имя). Значки приклад­ных программ отличаются друг от друга и позволяют узнать программу. Значки документов, созданных в одной программной среде, имеют одинаковый вид.

Размер — число, указывающее, сколько места занимает файл на диске. Единицы измерения: байт (б), килобайт (Кб), мегабайт (Мб).

Дата и время создания файла.Дата и время последнего изменения.Автор.Все свойства файла можно просмотреть в окне Свойства,

которое вызывается щелчком правой кнопки по имени файла и выбора пункта Свойства в появившемся контекстном меню.

Папка - контейнер для размещения объектов определенного типа.

Основными характеристиками папки являются:Имя. Задается пользователем при создании (для рабочих

папок).Тип. Папки бывают системные и рабочие.Системные - для хранения объектов системы Windows. Ка­

кие-либо изменения, вносимые в эти папки (Windows, Program Files), могут привести к неправильной работе системы или зави­санию.

38

Рабочие — создаются самим пользователем, а также папки, созданные для вас ОС Windows (Мои документы).

Время создания.Размер — суммарный размер всех файлов, находящихся в

папке (включая вложенные папки).

Почти все папки имеют стандартный значок L—3 .

Системные папки имеют специальные значки, например:

Корзина Панель Мои Сетевоеуправления документы окружение

Папка может содержать внутри себя файлы и другие папки (вложенные папки).

В Windows папки и файлы образуют на дисках иерархиче­скую файловую структуру — способ упорядочивания объектов, который предполагает разбиение на группы, подгруппы по опре­деленным признакам.

Иерархическая структура - дерево каталогов, корнем ко­торого является папка верхнего уровня, ветвями - вложенные папки или файлы.

Иерархию папок можно увидеть в левой части окна прило­жения Проводник в соответствии с рисунком 3.1.

Рис. 3.1. Окно программы Проводник

39

Рабочий стол - основной экран Windows. На Рабочем столе находятся объекты и управляющие элементы Windows.

Графический интерфейс - совокупность графических объ­ектов, позволяющая пользователю управлять работой программы.

Окно - прямоугольная область экрана, ограниченная рамка­ми.

Виды окон:- окна папок;- окна приложений;— диалоговые окна;— окна справок.

Ярлык - значок, обеспечивающий быстрый доступ к объек­ту, на который он указывает. Ярлык имеет такой же значок, как и объект, но в его нижнем левом углу помещена стрелочка. Удале­ние ярлыка не ведет за собой удаление объекта.

3.2 Настройка параметров системы

При инсталляции Windows все значения параметров на­стройки системы присваиваются по умолчанию. Пользователь может изменить их по своему вкусу.

Настройка параметров системы предполагает настройку:— мыши;— режима работы клавиатуры;— раскладки клавиатуры;— даты и времени;— региональных стандартов;— корзины;— фона Рабочего стола;— выбор и настройка экранной заставки;— схемы оформления Рабочего столаи многих других параметров.

Для выполнения указанных настроек вызывается окно Па­нель управления. Значки, имеющиеся в этом окне, позволяют

40

настраивать различные аппаратные и программные средства, а также задавать общие свойства системе Windows.

Для ее открытия необходимо выполнить:Пуск —* Настройка —* Панель управления или открыть

папку Мой компьютер и внутри нее папку Панель управления.В обоих случаях появляется окно Панель управления, которое

имеет вид:

, 2*лп Qp—■ flttt Пееерж ИаДра—юэ flap—г»

Beaor Вьдавэагъ ГогыровотьНЁЗ ! ■ *

> W im > l j

jffiE hAtir I b atop 4 РInlwBese Wen age Дога и время

ш j j f c 1

9e i i 4 * 3ft

Муълммиъ IМьшь

£ ФПочта

£$ 8 1

%Свойства Сеть

м . швоз» южностм

ш ш н ■l В H H I

Рис. 3.2. Окно Панель управления

Настройка мышиПри работе в системе Windows мышь является основным ин­

струментом. Поэтому очень важно, чтобы работать с ней было удобно.

1. Настройка кнопок мыши производится на вкладке Кнопки мыши диалогового окна Свойства: Мышь. Это окно открывается из Панели управления двойным щелчком на значке Мышь.

2. Панель Конфигурация кнопок задает конфигурацию кно­пок для левши и правши.

3. Панель Скорость двойного нажатия используется для ре­гулировки интервала времени, при котором два последователь­ных щелчка рассматриваются как один двойной щелчок.

4. Вкладка Перемещение служит для задания скорости пе­ремещения указателя и настройки шлейфа. Панель Шлейф за ука­зателем позволяет задавать шлейф указателя. Это бывает полезно для переносных компьютеров с жидкокристаллическим экраном.

41

Настройка Режима работы и раскладки клавиатурыКлавиатура устроена так, что если нажать определенную

клавишу и не отпускать ее, то через некоторое время вводимый символ начнет повторяться. Система Windows позволяет настро­ить интервал задержки перед началом повторения символов и частоту их повтора.

1. Окно Свойства: Клавиатура открывается из Панели управления двойным щелчком по значку Клавиатура и использу­ется для настройки скорости работы клавиатуры.

2. Движок Задержка перед началом повтора символов слу­жит для определения интервала времени перед тем, как символ, соответствующий нажатой клавише, начнет повторяться.

3. Движок Скорость повтора определяет частоту повтора символов.

4. Перейдя на вкладку Язык, можно изменить Раскладку кла­виатуры (добавить, удалить язык); указать клавиатурную комби­нацию клавиш для переключения раскладки клавиатуры. Настройка Даты и времени

Современные компьютеры содержат часы, фиксирующие время. Это очень важный компонент, так как при записи файла регистрируются дата и время этого события.

Настройку Даты и времени проводят в диалоговом окне Свойства: Дата и время, которое можно открыть из Панели управления или двойным щелчком на индикаторе времени в пра­вом нижнем углу Панели задач.

Данное окно содержит три панели для задания даты, време­ни и выбора часового пояса.Настройка Региональных стандартов

Разные страны отличаются не только языками, на которых говорят их жители, но и другими особенностями. Некоторые из них приходится учитывать при работе на компьютере.

Настройку национальных стандартов производят в диалого­вом окне Свойства: Язык и стандарты из Панели управления.

Данное окно содержит пять вкладок:- Региональные стандарты. На этой вкладке в раскрываю­

щемся списке выбирается основной национальный стандарт, в соответствии с которым настраиваются значения, задаваемые на всех остальных вкладках диалогового окна.

42

- Числа. Определяет формат записи чисел.—Денежная единица. Определяет формат записи денежных

сумм.- Время. Задает формат записи времени. Позволяет использо­

вать как 12-часовую, так и 24-часовую систему.-Д ат а. Определяет формат записи даты. Имеются два фор­

мата записи: краткий и полный. Тип используемого календаря определяется региональным стандартом.Настройка Корзины

В операционной системе Windows Корзина играет очень важную роль (буфер, в котором скапливаются удаленные файлы). Для изменения свойств Корзины также имеется окно Свойства: Корзина, которое можно открыть с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой на значке Корзина.

Каждый жесткий диск имеет свою Корзину. Если на вкладке Глобальные установить переключатель Независимая конфигура­ция дисков, то свойства Корзины для каждого диска можно зада­вать по отдельности.

Параметр Единые параметры для всех дисков задает одина­ковую настройку Корзины для всех жестких дисков.

Движок Максимальный объем Корзины используется для за­дания максимальной вместимости Корзины в процентах от емко­сти устройства. По умолчанию задано значение 10%.

Флажок Запрашивать подтверждение на удаление указыва­ет, требуется ли подтверждать операцию удаления файлов. Если этот флажок установлен, то ошибочную операцию можно приос­тановить.

Установка флажка Уничтожать файлы сразу после удале­ния, не помещая их в Корзину, фактически отменяет использова­ние Корзины. Остальные вкладки этого диалогового окна соответствуют жестким дискам компьютера.Настройка фона Рабочего стола

Внешний вид Рабочего стола играет важную роль в обеспе­чении комфортной работы.

Настройки Фона Рабочего стола выбирают на вкладке Фон диалогового окна Свойства: Экран. Данное окно можно открыть, воспользовавшись окном Панели управления или с помощью

43

пункта Свойства контекстного меню (щелкнуть правой кнопкой на Рабочем столе). Здесь можно выбрать рисунок Рабочего сто­ла, а также расположение рисунка: по центру, рядом, растянуть. Выбор и настройка Экранной заставки

Экранные заставки — микропрограммы, заменяющие статиче­ское изображение на динамическое, что уменьшает угрозу прогора­ния люминофора

Выбор и настройку экранной заставки производят на вклад­ке Заставка. Счетчик Интервал определяет режим включения заставки при бездействии компьютера (неподвижность мышки и отсутствие сигналов от клавиатуры).

Кнопка Настройка служит для изменения параметров за­ставки.

Если установить флажок Пароль, то для восстановления эк­рана после включения заставки потребуется ввести пароль. За­дать или изменить пароль можно в диалоговом окне Изменение пароля, которое открывается щелчком на кнопке Изменить. Настройка схемы оформления Рабочего стола

При настройке Рабочего стола можно задать цветовое и шрифтовое оформление всех основных элементов окна. Сово­купность таких настроек называют схемой оформления. Выбор и настройку схемы оформления производят на вкладке Оформле­ние. Из раскрывающегося списка Схема выбирают схему оформ­ления, а из раскрывающегося списка Элемент — элементы оформления.

Счетчик Размер определяет размер выбранного элемента. Кнопка Цвет позволяет определить цвет, используемый при ото­бражении элемента. Кнопка Цвет2 имеется в Windows 98. С ее помощью выбирают дополнительный цвет для многоцветных элементов.

Свой набор настроек оформления Рабочего стола можно со­хранить в виде новой схемы оформления, щелкнув на кнопке Со­хранить как, и в появившемся окне ввести название схемы.

3.3 Программы архивации

Для уменьшения размера файла, хранения файлов больших объемов на диске, а также передачи их по компьютерной сети

44

используется архивация файлов - процесс сжатия файла или группы файлов.

Архивный файл — специальным образом организованный файл, который может содержать в себе один или несколько фай­лов, или папку в сжатом виде, а также служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или изменения, размерах и т.п.

Большие по объему архивные файлы могут быть размещены на нескольких дисках (томах). Такие архивы называют много­томными. Том - это составная часть многотомного архива.

Для архивации и разархивации файлов используют специ­альные программы, называемые архиваторами.

В последнее время у пользователей широкой популярностью пользуются архиваторы ARJ, WinRAR и особенно WinZip.

Архиватор ARJ обеспечивает высокую скорость работы и большую степень сжатия информации. Архиватор WinRAR об­ладает более удобным интерфейсом, чем ARJ. Архиватор Win- RaR разработан под Windows и использует тот же оконный интерфейс.

В тех случаях, когда архивный файл создается для передачи другому пользователю, следует предусмотреть наличие у него архиватора, в котором создается архивный файл. Поэтому лучше всего создать самораспаковывающийся архивный файл — это обычный архив, к которому присоединена программа архивации (сам архив получает расширение .EXE).

Рассмотрим некоторые функции архивации данных на при­мере архиватора WinRAR (работа с архиватором WinZip была рассмотрена ранее в курсе информатики). Для работы создайте на диске С папку УПК, внутри которой создайте папку ПРИ­МЕР, а также сохраните в ней три любых файла: ФАЙЛ1, ФАЙЛ2, ФАЙЛЗ).

Технология работы по архивации файлов1 способ

1. Запустите программу WinRAR.(Пуск —> Программы —> WinRAR —> WinRAR)

2. В появившемся окне выберите папку УПК, Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ.

45

3. В следующем окне укажите: имя архива, формат архива RAR, метод сжатия, место расположения архива (с помощью кнопки ОБЗОР, по умолчанию, архив создается в той же папке, где расположен исходный файл).

Если необходимо создать самораспаковывающийся архив, установите флажок Создать SFX-apxue.

4. Щелкните по кнопке ОК, дождитесь завершения рабо­ты программы архивации и закройте приложение.

2 способ (архивация группы файлов)1. Найдите на рабочем столе папку УПК, откройте в ней

папку ПРИМЕР, выделите находящиеся там файлы ФАЙЛ 1, ФАЙЛ2, ФАЙЛЗ.

2. Щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся ди­намическом меню выберите Добавить в архив.

3. Далее выполните архивацию файлов аналогично пунк­там 3,4 первого способа.Извлечение файлов из архива

1. Запустите программу WinRAR.2. В появившемся окне выберите архив *.гаг и выделите

его.3. Извлеките файлы из этого архива, Извлеч в4. В следующем окне необходимо указать место, куда не­

обходимо поместить распакованный архив.5. Нажмите ОК.6. Закройте приложение WinRAR.

3.4 Антивирусные программы

Вирус - это специально написанная небольшая программа, которая может искажать или уничтожать информацию в компью­терах, к которым имеется доступ; «приписывать» себя к другим программам (т.е. заражать их), а также выполнять нежелательные действия.

Программа, внутри которой находится вирус, называется «зараженной». Когда такая программа начинает работу, то сна­чала управление получает вирус. Вирус находит и «заражает» другие программы, а также выполняет какие-нибудь другие вред­ные действия (например, препятствует нормальной работе ком-

46

пьютера, разрушает файлы на диске, портит хранимую в компью­тере информацию, «засоряет» оперативную память и т.д.)

Способы передачи вирусов:— дискеты;— лазерные диски;— компьютерные сети.

Признаки появления вируса:— программа работает неправильно или перестает работать;— на экран выводятся посторонние сообщения, символы и

т. Д.;— работа на компьютере существенно замедляется;— некоторые файлы оказываются испорченными;— частые зависания и сбои в работе компьютера и т.д.Вирусы разделяют на 2 вида:— резидентные;— нерезидентные.Резидентные вирусы при запуске на выполнение заражен­

ной программы активизируются, копируют себя в оперативную память и в течение некоторого времени никак себя не проявляют.

Нерезидентный вирус не записывает себя в оперативную память, а активизируется при запуске на выполнение зараженной программы. Он дописывает себя к файлу и изменяет ход его вы­полнения так, чтобы при запуске файла вначале выполнялась программа-вирус, а затем уже сама программа.

Из всего разнообразия вирусов выделим основные группы.Загрузочные вирусы - заражают программу начальной за­

грузки компьютера, которая хранится в загрузочном секторе дис­кеты или винчестера, и запускаются при загрузке компьютера.

Файловые вирусы - внедряются главным образом в файлы, имеющие расширение СОМ и EXE. Они могут внедряться и в другие типы файлов, но тогда они никогда не получают управле­ние и, следовательно, теряют способность к размножению.

Загрузочно-файловые - заражают как файлы, так и загру­зочные секторы дисков.

Драйверные - заражают драйверы устройств компьютера или запускают себя путем включения в файл конфигурации до­полнительной строки.

47

Сетевые - распространяются в сетях, объединяющих сотни тысяч компьютеров.

Для защиты от вирусов можно использовать:— профилактические меры;— специализированные программы для защиты от вирусов.К профилактическим мерам можно отнести:

— создание резервных копий — архивирование информации;— не пользоваться случайными «пиратскими» программами,

которые могут быть заражены;— проверять дискеты на наличие вирусов;— регулярно проверять компьютер на наличие вирусов;— регулярно обновлять антивирусную базу данных.К специализированным программам для защиты от вирусов

относятся антивирусные программы, которые позволяют обна­руживать и уничтожать вирусы.

Антивирусные программы можно разделить на 3 основные группы:

1. Программы, работа которых основана на запоминании различных контрольных сумм для данных в файле.

2. Резидентные программы, которые обнаруживают вирус в момент заражения ими программ или повреждения ОС.

3. Программы, которые определяют наличие вирусов в фай­лах после их заражения.

Существуют следующие типы антивирусных программ:— программы-детекторы;— программы-доктора;— программы-ревизоры;— программы-фильтры;— программы вакцины или иммунизаторы.

Для борьбы с вирусами известно много антивирусных про­грамм. Самые известные из них — это Aidstest, Doctor Web, AVP Касперского. Обновление антивирусных баз этих программ осу­ществляется с помощью сети Internet.

Рассмотрим принцип работы антивирусной программы AVP Касперского. Нели данная программа установлена на вашем ком­пьютере, то запустить ее можно следующим образом: Пуск—* Програмы—» Kaspersky AntiVirus —*Kaspersky AntiVirus Scanner

48

Для проверки дисков на наличие вирусов выберите AVP Сканер. Появившееся окно содержит перечень всех дисководов, которые можно проверить, область для вывода зараженных или испорченных объектов, а также 5 вкладок, с помощью которых происходит настройка работы данной программы.

Строка состояния указывает дату последнего обновления и количество вирусов в базе данных. Кнопка Пуск служит для запуска программы.

Вкладка Область служит для задания имени дисковода, ко­торый проверяется на наличие вирусов. Достаточно выделить имя дисковода, который необходимо проверить (или установить флажок рядом с названием диска) и нажать на кнопку Пуск.

Вкладка Объекты служит для установки объектов, подвер­гающихся проверке. '

Вкладка Действия указывает, что необходимо произвести с зараженным объектом.

Вкладка Параметры позволяет настраивать программу на различные режимы сканирования.

Вы можете выбрать следующие флажки:- Предупреждения — включает добавочный механизм про­

верки. При этом будет выводиться предупреждающее сообщение, если сканируемый файл или сектор содержит изменения или по­вреждения вирусом, а также если в памяти компьютера будет об­наружена подозрительная последовательность машинных инструкций.

- Анализатор кода — включает механизм Code Analyzer, ко­торый способен обнаружить еще неизвестные программе вирусы в исследуемых объектах.

- Избыточное сканирование — включает механизм полного сканирования содержимого исследуемых файлов вместо стан­дартной обработки только «точек входа» (т.е. тех мест, где начи­нается обработка программ системой). ВНИМАНИЕ! Режим избыточного сканирования рекомендуется использовать, когда вирус не обнаружен, но в работе системы продолжаются «стран­ные» проявления (частые «самостоятельные» перезагрузки, за­медление работы некоторых программ и др.). В остальных случаях использование этого режима не рекомендуется, так как

49

процесс сканирования замедляется в несколько раз и увеличива­ется вероятность ложных срабатываний при сканировании неза- раженных файлов.

- Отчет о чистых объектах — показывает во время сканиро­вания имя проверяемого объекта в столбце «Объект» окна просмот­ра «Объект - Результат». В столбце «Результат», в свою очередь, напротив имени объекта будет появляться сообщение «в порядке», если объект чистый.

- Отчет об упакованных объектах — показывает во время сканирования в окне просмотра «Объект - Результат», в столбце «Объект» имя проверяемого упакованного объекта, а в столбце «Ре­зультат» — название программы упаковщика, которым он упакован. В следующей строке, в столбце «Объект» — еще раз имя объекта. В столбце «Результат» будет появляться «в порядке», если объект чис­тый, или название вируса, которым заражен упакованный объект.

- Звуковые эффекты - подает звуковой сигнал при обна­ружении вируса.

- Слежение за отчетом — в окне просмотра «Объект — Ре­зультат» автоматически отслеживается последовательность скани­руемых объектов и прокручивается окно просмотра. Если выключить флажок во время сканирования, окно перестанет про­кручиваться и остановится в нужном вам месте.

- Файл отчета - записывает файл отчета, в котором будет отражаться та же информация о тестировании, что и в окне «Объ­ект - Результат». Имя файла можно задать рядом в строке ввода (по умолчанию имя файла отчета - Report.txt).

Поставив флажок Файл отчета, Вы получите доступ к двум вспомогательным флажкам:

- Добавить - новый отчет будет добавляться в конец ста­рого файла отчета.

- Ограничение размера, КЬ - размер файла отчета можно ограничить, указав новый размер в строке ввода (по умолчанию размер файла отчета - 500 КЬ).

По завершении процесса сканирования выбранных Вами объектов, или, если сканирование было прервано пользователем, AVP всегда открывает вкладку Статистика, в которой Вы мо­жете видеть результаты работы программы.

50

3.5 Передача файлов по локальной сети

Для передачи файлов внутри предприятия компьютеры, как правило, объединяют в локальную сеть.

Для передачи или записи файла по локальной сети необхо­димо, чтобы на каждом компьютере была выделена одна или не­сколько папок общего доступа. К этой папке могут быть установлены права доступа нескольких типов, что подробно от­ражено в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Права доступа к папке общего пользования.

Тип доступа ОписаниеПолный доступ Любой пользователь может перепи­

сать любой файл из папки на свой компьютер и, наоборот,— со сво­его компьютера в папку общего доступа

Только чтение (без пароля)

Любой пользователь может перепи­сать любой файл из папки на свой компьютер

Только чтение (с паро­лем)

Для открытия папки и переписыва­ния файла пользователь должен знать пароль, установленный хо­зяином папки

Определяется паролем Устанавливаются два пароля: один для чтения, другой для записи фай­лов

Папка общего доступа может содержать вложенные папки, к которым могут быть установлены другие права доступа с такой же или большей ограниченностью. Передача файла в этом случае похожа на обычное копирование файла из своей папки в папку общего доступа и наоборот.

Для установки права доступа к папке необходимо выпол­нить следующее:

51

- щелкнуть правой кнопкой по папке, к которой устанавли­вают доступ;

- в появившемся контекстном меню выбрать пункт Свойст­ва;

- в окне перейти на вкладку Доступ;- установить переключатель Общий ресурс;- выбрать тип доступа;- при необходимости установить пароль для чтения или пол­

ного доступа;- щелкнуть по кнопке Применить;- закрыть окно, щелкнув по кнопке ОК.Обратите внимание, как изменился значок папки:

У1робщий вид папки вид папки, к которой установлен

общий доступjjjpL,

Значок Сетевое окружение открываетдоступ ко всем компьютерам,объединенным в локальную сеть. Щелчком по нему открывается папка, содержащая все работающие в сети компьютеры.

Для поиска информации на определенном компьютере до­статочно дважды щелкнуть по имени компьютера. Откроется ок­но, в котором будет список доступных папок. Найдите документ или папку, которую хотите скопировать на свой компьютер (ис­пользуйте известные вам способы копирования).

3.6 Средства проверки диска

На жестком диске компьютера в процессе работы могут воз­никать логические ошибки и физические дефекты.

Дефекты - нарушения поверхности жесткого диска. Они являются результатом естественного износа диска.

Логические ошибки - это нарушения в файловой структуре. Логические ошибки на жестком диске возникают в результате неправильного завершения работы с операционной системой или

52

отдельными программами, при случайном пропадании напряже­ния в сети.

Для выявления ошибок и дефектов служит программа Про­верка диска.

Пуск —* Программы —* Стандартные —» Служебные —* Проверка диска

В появившемся окне выбирается проверяемый диск и вид проверки — стандартная или полная. Стандартная проверка по­зволяет проверить только файловую структуру. Если же есть по­дозрения, что диск имеет физические дефекты, то запускают Полную проверку диска. Кнопка Настройка позволяет открыть окно Режим проверки поверхности.

Установка флажка Не производить проверку поверхности на запись позволяет значительно сократить продолжительность про­верки.

Флажок Не исправлять ошибочные секторы в скрытых и системных файлах запрещает перенос в другое место информа­ции из дефектных секторов.

Для настройки дополнительных параметров проверки диска необходимо нажать кнопку Дополнительно.

Для запуска программы проверки необходимо нажать кноп­ку Запуск.

Процесс сканирования отображается на шкале. После окон­чания проверки появляется окно результатов проверки

Второй способ запуска программы Проверка диска возмо­жен из окна Мой компьютер. Щелкните правой кнопкой на знач­ке проверяемого диска (например диска С) и в контекстном меню выберите пункт Свойства - открывается диалоговое окно, в ко­тором приведены свойства выбранного диска (в нашем случае диска С). Перейдите на вкладку Сервис - на ней можно узнать дату последней проверки диска. Щелчком по кнопке Проверить запускается программа проверки диска. Далее производятся дей­ствия, аналогичные при первом способе проверки.

3.7 Дефрагментация диска

Фрагментация - процесс разбиения файла на небольшие фрагменты при записи на диск.

53

Если на диске много фрагментированных файлов, работа компьютера замедляется, поскольку поиск кластеров, в которых хранятся файлы, требует времени.

Дефрагментация - перераспределение файлов на диске, при котором они располагаются в непрерывных областях.

Из Главного меню программу Дефрагментация дисков за­пускают последовательностью команд:

Пуск —* Программы —* Стандартные —+Служебные —*■ Дефрагментация диска

В появившемся окне необходимо выбрать проверяемый диск. При нажатии на кнопку ОК запускается процесс дефраг­ментации. Программа просматривает содержимое выбранного диска, выдает сообщение о степени фрагментации и рекоменда­цию.

Настройку дополнительных параметров выполняют щелч­ком на кнопке Дополнительно. Ход процесса дефрагментации отображается на шкале выполнения задания.

Процесс дефрагментации можно остановить, нажав на кноп­ку Стоп.

Кнопка Сведения позволяет включить экран, отображающий карту жесткого диска (процесс дефрагментации отображается наглядно).

Вопросы1. Назначение и основные понятия ОС Windows.2. Каким образом осуществляется настройка параметров ОС

Windows?3. Для чего предназначена архивация файлов? Программы

архивации.4. Компьютерные вирусы. Классификация. Антивирусные

программы.5. В чем разница между логическими ошибками и физиче­

скими дефектами диска?6. В каком случае используется стандартная проверка дис­

ка, а в каком - полная?7. В чем сущность процесса дефрагментации диска? Какую

программу используют для дефрагментации диска?

54

Для самостоятельной работы1. Осуществите настройку параметров системы: раскладки

клавиатуры, экрана {Фон, Заставка, Оформление), Даты и вре­мени.

2. Ознакомьтесь с интерфейсом антивирусной программы, проверьте дискету на наличие вирусов. Обновите антивирусные базы через сетевую папку (через Internet).

3. Заархивируйте вашу личную папку. Распакуйте ее на Ра­бочий стол.

4. С какими программами на вашей машине связаны расши­рения txt, doc, bmp, gif, jpg, htm, rtf? Откройте заготовленные учителем файлы, посмотрите, какие программы при этом запус­каются. Что хранится в файлах каждого из перечисленных типов? Оформите ответ в виде таблицы в тетради. Добавьте в таблицу другие известные вам расширения файлов и программ, с помо­щью которых их можно было бы открыть.

Примечание. Расширение не всегда жестко связано с какой- то программой, есть документы, которые могут быть открыты с помощью разных программ, но в настройках вашего компьютера указывается лишь одна из них.

5. Посмотрите окно Свойства для разных документов и программ. Выпишите, какие свойства есть у этих объектов. Вы­пишите команды из меню, связанного с документом или про­граммой. Запишите, что делает каждая команда. Если действия каких-то команд вам пока непонятны - оставьте место для объяс­нения.

6. Посмотрите окно Свойства для разных папок. Выпи­шите, какие свойства есть у этих объектов. Рассмотрите команды меню, связанного с папкой. Запишите, что делает каждая коман­да. Вы можете также настраивать свойства программы — просмо- торщика папок. Для этого нужно выбрать команду Вид —► Свойства в ее меню. Запишите, какие настройки можно изменять с помощью этого средства.

7. Какие логические диски подключены к вашему компь­ютеру? Запишите, каким внешним устройствам они соответству­ют. Выпишите, какие свойства есть у диска С:, у диска А: (дискета должна находиться в дисководе).

55

g Произведите дефрагментацию диска А (дискета должна

находатьсяв^дисково»< 0 ^ ^ даска А (дискета должна нахо-

литься в дисководе).

56

ГЛАВАТекстовый процессор MS Word

4.1 Краткие сведения о текстовом процессоре MSWord

4.2 Ввод и форматирование документа4.3 Списки4.4 Колонки4.5 Форматирование с помощью стилей. Создание и

редактирование стиля4.6 Колонтитулы4.7 Исправление ошибок. Проверка орфографии.

Автозамена4.8 Правила оформления примечаний и сносок4.9 Работа с таблицами

57

Текстовый процессор — универсальная программная среда для работы с текстовыми документами, позволяющая не только вводить текст и редактировать его, но и производить формати­рование текста.

При вводе и редактировании формируется содержание тек­стового документа. Оформление документа задают операциями форматирования.

Возможности текстового процессора Word:- использование разнообразных шрифтов и их начертаний

(полужирное, курсивное, с тенью, надстрочное, подстрочное, в цвете и т.п.);

- использование в одном документе символов и алфавитов разных языков;

- редактирование текста и проверка правописания (орфо­графии и грамматики);

- автоматическое разбиение документа на страницы, вве­дение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

- встроенный инструментарий графики, позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы;

- разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивание, колонки, нумерация);

- введение ступенчатого многоуровневого оглавления;- поиск и замена фрагмента текста;- работа одновременно с несколькими документами, в том

числе с документами разных сред: текстом, электронными табли­цами, графикой, базами данных и т.д.

Представим в виде схемы технологию обработки текстового документа.

4.1 Краткие сведения о текстовом процессоре MS Word

58

Интерфейс процессора Word представляет собой стандарт­ное окно Windows, где кнопки дублируют операции, заложенные в основном меню программы.

На Стандартной панели расположены кнопки, при помощи которых можно выполнить основные команды меню Файл: Соз­дать, Открыть, Сохранить, Печать, Предварительный просмотр.

Кроме того, эта панель содержит кнопки основных команд меню Правка: Вырезать, Копировать, Вставить.

Панель Форматирования применяется для форматирования текста. Данная группа кнопок отвечает за параметры текста и шрифта: стиль, шрифт, размер, начертание.

Форматирование абзацев можно осуществлять с помощью следующей группы кнопок на этой панели. Щ Ц jg ц ifjg |g

59

На панели Рисование находятся кнопки рисования, кнопки цветового оформления и стиля фигур.

Аетофигуры ’ \ Ч □ О Щ 4 =

Щелчок по кнопке Автофигуры открывает обширное меню графических объектов.

Кнопка Действия открывает меню действий над графиче­скими объектами.

Если необходимых кнопок нет в окне Word, то их можно установить следующим образом: Сервис —»Настройка.

В появившемся окне вкладка Панели инструментов позво­ляет добавить необходимую панель. Для добавления необходи­мых кнопок на имеющиеся панели инструментов используют вкладку Команды: в разделе Категория выбирают раздел строки Меню, в разделе Команды - необходимую команду. Затем с по­мощью мыши помещают ее на панель инструментов.

4.2 Ввод и форматирование документа

Рассмотрим элементы форматов документа WORD на при­мере создания приглашения. Вам необходимо оформить пригла­шение следующего вида и содержания:

П Р И Г Л А Ш Е Н И Е

Уважаемый господин Уалиев Марат Уалиевич!

Приглашаем Вас на общее собрание общества «Союз предпринимателей Казахстана».

Будем рады видеть Вас и Ваших друзей, которые хотели бы познакомиться с членами нашего общества и принять участие в обсуждении вопросов.

Президент общества «Союз предпринимателей Казахстана» Акишев В.К.15.09.04 15:00

60

Технология работы

При вводе текста соблюдайте следующие правила:- символ вводится в ту позицию, где мигает курсор;- нажимать клавишу Enter надо только в конце абзаца;- не надо производить центрирование, установку абзацного

отступа и сдвиг текста с помощью ввода пробелов;- пробел следует ставить после знаков препинания;- заголовки печатаются прописными буквами, по центру,

без точки в конце заголовка. Перенос в заголовках не допускает­ся.

1. Наберите текст приглашения: шрифт Times New Roman, размер — 12.

2. Оформите заголовок текста ПРИГЛАШЕНИЕ: начерта­ние - полужирный, размер шрифта - 14 пт., вразрядку, выров­нять - по центру. Для этого воспользуйтесь командным режимом и выполните следующие действия:

- выделите заголовок текста ПРИГЛАШЕНИЕ;- выполните команду ФОРМАТ —* ШРИФТ",- в диалоговом окне Шрифт установите параметры:

шрифт: Times New Roman начертание: полужирный размер: 14 птвидоизменение: флажков нет

- перейдите на вкладку Интервал и установите парамет­ры:

интервал: разреженный с интервалом 5 пт смещение: нет кернинг: флажка нет

- Нажмите кнопку ОК.3. Оформите фрагмент текста с фамилией, именем и отчест­

вом: начертание — полужирный курсив, размер шрифта 12 пт., используя кнопки на панели инструментов Форматирования.

4. Выделите разными шрифтами должность и фамилию при­глашающего, дату и время начала собрания, применяя команд­ный режим и с помощью кнопок на панели инструментов Форматирования, как в пунктах 2 и 3.

61

5. Заключите текст приглашения в рамку. Для этого:- выделите весь текст одним из возможных способов;- выполните команду ФОРМАТ —* ГРАНИЦЫ И ЗАЛИВ­

КА;- на вкладке Граница установите параметры:

— тип: тень— цвет: авто— ширина: 1,5 пт - двойная линия

- в диалоговом окне на вкладке Заливка установите пара­метры:

— заливка: светло-бирюзовый— узор: 5%— цвет фона: темно-бирюзовый

- Нажмите кнопку ОК.6. Измените в названии общества «Союз предпринимателей

Казахстана» строчные буквы на прописные:- выделите указанный фрагмент текста;- выполните команду Формат —* Регистр и установите

параметр ВСЕ Прописные.- Нажмите кнопку ОК.

7. Сохраните документ под именем ФОРМАТ в вашем рабо­чем каталоге.

4.3 Списки

Текстовый редактор Word обеспечивает автоматизированное создание различных списков (нумерованных, маркированных и многоуровневых). В многоуровневых списках каждый абзац ну­меруется или маркируется в зависимости от величины отступа. Многоуровневый список может иметь до 9 уровней вложенности.

Для создания маркированных и нумерованных списков с установками, используемыми по умолчанию, удобно применять кнопки Нумерация и Маркеры панели инструментов Формати­рование. Настройка параметров списков выполняется в диалого­вом окне, открывающемся при выполнении команды Формат —* Список.

62

Технологию работы со списками рассмотрим на следующем примере. Для этого необходимо:

1. Ввести элементы списка как отдельные абзацы:

Компьютерное оборудование Системный блок Монитор Клавиатура Принтер Сканер

Программное обеспечениеОперационные системы Прикладные программы Служебные программы

2. Получить три копии элементов списка на 3 страницах.3. Сформировать списки на каждой странице следующим об­разом:

1 стр. - Маркированный список

^ Компьютерное оборудование■ Системный блок■ Монитор■ Клавиатура■ Принтер■ Сканер

^ Программное обеспечение■ Операционные системы■ Прикладные программы■ Служебные программы

2 стр. — Нумерованный список

1. Компьютерное оборудование Системный блок

63

МониторКлавиатураПринтерСканер

2. Программное обеспечение Операционные системы Прикладные программы Служебные программы

3 стр. - Многоуровневый список

1. Компьютерное оборудование1.1. Системный блок1.2. Монитор1.3. Клавиатура1.4. Принтер1.5. Сканер

2. Программное обеспечение2.1 Операционные системы2.2 Прикладные программы2.3 Служебные программы

Технология работы1. Введите перечисленные выше элементы списка как отдель­

ные абзацы.2. Выделите эти элементы и скопируйте их на трех страни­

цах.3. Сформируйте список типа Маркированный, выполнив

следующие действия:- выделите элементы списка;- выполните команду Формат —» Список;

перейдите на вкладку Маркированный, выберите маркер согласно рисунку;

- для установки других параметров нажмите на кнопку Изменить.

В появившемся окне установите следующие параметры: положение маркера: отступ 0,5 см.,

64

положение текста: табуляция после 1см., отступ 0,5 см.В этом же окне можно изменить маркер, шрифт, рисунок,

используя соответствующие кнопки.Для изменения маркера щелкните по кнопке Знак, в поя­

вившемся окне выберите шрифт, необходимый знак.— Нажмите кнопку ОК.

4. Измените оформление подсписка, выполнив следующие действия:

— выделите элементы подсписка;— выполните команду Формат —> Список;— выберите вкладку Маркированный;— в появившемся окне установите следующие пара­

метры:Символ маркера: согласно рисунку (если в перечне марке­

ров нет необходимого, то измените маркер, согласно описанному ранее алгоритму).

— Положение маркера: отступ 1 см.— Положение текста: отступ 0,5 см.;— Табуляция после 1,3 см.— Нажмите кнопку ОК.

Повторите действия п. 4 по отношению ко второму подспи­ску.

5. На второй странице сформируйте список типа Нумерован­ный, выполнив следующие действия:

— выделите элементы списка;— выполните команду Формат —> Список;— выберите вкладку Нумерованный и нажмите кнопку

Изменить;— в появившемся окне установите следующие пара­

метры:Нумерация: арабские цифры.Начать с: цифры 1.Положение номера: по левому краю, отступ на0,6 см.Положение текста: отступ на 1 см., табуляция по­сле 1см.,

- Нажмите кнопку ОК.

65

6. Измените оформление подсписка, выполнив следующие действия:

— выделите элементы подсписка;

- отожмите кнопку Нумерация панели инструмен­тов Форматирование;

- для выделенного подсписка измените абзацный отступ с помощью кнопки на панели инструмен­тов Форматирование.

7. Повторите действия п. 6 по отношению ко второму под­списку.

8. Сформируйте из элементов на третьей странице список типа Многоуровневый, выполнив следующие действия:

— выделите элементы списка;- выполните команду Формат —> Список;— выберите вкладку Многоуровневый, выберите

один из вариантов;— нажмите кнопку ОК.

9. Измените оформление подсписка, выполнив следующие действия:

- выделите элементы подсписка;- нажмите клавиши (левый) Shift + Alt + —» для понижения

уровня элементов;- для выделенного подсписка измените абзацный отступ.

10. Повторите действия п. 10 по отношению ко второму под­списку.

11. Сохраните документ под именем СПИСКИ в вашем рабо­чем каталоге.

4.4 Колонки

Часто при оформлении документов необходимо разбить текст на две и более колонки. Текст в газетных колонках непре­рывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. Можно задать число газетных коло­нок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные

66

разделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде полосы, ширина которой равняется ширине страницы.

Технологию разбивки текста на колонки рассмотрим на примере создания газетной статьи. Для этого вам необходимо набрать следующий текст (шрифт Times New Roman, размер -14 пт., отступ 1 строки — 1 см, выравнивание - по ширине):

Первые бытовые ПК 70-80 годов не имели ОС и бы­ли похожи на современные игровые приставки. При вклю­чении компьютера в сеть процессор обращался к постоянной памяти, в которой была записана программа поддержки несложного языка программирования. Она по­зволяла принимать и понимать команды от клавиатуры и загружать посторонние программы.

Серьезная необходимость в ОС возникла, когда к ПК стали подключать дисководы. Была написана программа, которая переводит названия программ и файлов в номера дорожек и секторов. Человек мог загружать то, что ему нужно, пользуясь только названиями. Эта программа и стала дисковой операционной системой. Она могла не только загружать файлы с диска в компьютер, но и запи­сывать файлы на диск, следить за тем, чтобы два разных файла не попали в один сектор, при необходимости уда­лять файлы, копировать их с диска на диск.

Неграфические операционные системы. С появлени­ем жестких дисков дисковые ОС стали сложнее. В них ввели средства для разбиения дисков на каталоги и сред­ства для обслуживания каталогов (перенос и копирование файлов между каталогами, сортировка файлов и прочее).Так на дисках появилась файловая структура, а ОС взяла на себя её создание и обслуживание. Для компьютеров IBM PC основной операционной системой с 1981 по 1995 гг. была система MS DOS. За это время она прошла развитие от версии MS DOS 1.0 до MS DOS 6.22.

MS DOS позволила успешно работать с ПК на про­тяжении почти 15 лет, но по мере развития она «оброс­ла» изобилием команд и стала сдерживать работу с компьютером. Так возникла необходимость в новом по­среднике - тогда появились так называемые программы-

67

оболочки. Оболочка — это программа, которая запуска­ется под управлением ОС и помогает человеку работать с этой ОС. Одна из самых распространенных во всем ми­ре программ-оболочек называется Norton Commander. Программа-оболочка наглядно показывает на экране всю файловую структуру компьютера: диски, каталоги и файлы. С такой программой не нужно набирать сложные команды MS DOS в командной строке. Файлы можно ра­зыскивать, копировать, перемещать, удалять, сортиро­вать, изменять и запускать, пользуясь всего лишь несколькими клавишами.

В сентябре 1995 г. система Windows 95 стала пер­вой графической ОС для компьютеров IBM PC. Эта ОС позволила сделать ПК IBM PC «бытовыми» устройства­ми, поскольку работа с компьютерами значительно упро­стилась.

До появления Windows 95 компьютеры IBM PC ра­ботали с неграфической системой MS DOS, но для неё бы­ли сделаны несколько графических оболочек Windows 1.0 — Windows 3.11 для рабочих групп. Оболочки Windows не бы­ли самостоятельными ОС, они запускались под управле­нием MS DOS. Но поскольку с появлением Windows открылись некоторые новые возможности, все-таки принято называть Windows не оболочкой, а средой. Вот некоторые особенности Windows, отличающие эту среду от прочих оболочек:

- многозадачность;- единый программный интерфейс:- единый интерфейс пользователя;- графический интерфейс пользователя;-единый аппаратно-программный интерфейс.

Технология работы1. Выделите текст, выполните Формат —> Колонки.В появившемся окне укажите: Тип колонок, число колонок.2. Установите метку Колонки одинаковой ширины (если уб­

рать эту метку, то можно задать ширину и промежуток для каж-

68

дой колонки). Добавьте Разделитель между колонками. В разделе Применить выберите Ко всему документу. Нажмите кнопку ОК.

Для создания общего заголовка над несколькими колонками выполните одно из следующих действий: в начале самой левой колонки введите заголовок, нажмите клавишу ENTER, а затем выделите текст заголовка или, если текст заголовка уже сущест­вует, выделите его. Нажмите кнопку Колонки на панели инстру­ментов и с помощью «мыши» выберите одну колонку. Создайте общий заголовок для двух колонок вашего текста, введя «Этапы развития операционных систем». Шрифт и размер шрифта ука­жите самостоятельно.

2. Часто в процессе работы над документом возникает необ­ходимость изменить ширину колонки. Для этого необходимо пе­рейти в режим разметки (Вид —> Разметка страницы), перетащить маркеры колонок на горизонтальной линейке.

Правый отступ

..Щ

Ле в ый I Маркер колонки отступ

Примечания• Если колонки имеют одинаковую ширину, то изменяются

все колонки.• Если колонки имеют разную ширину, то изменяется толь­

ко одна колонка. Выбрать колонки одинаковой или разной шири­ны, а также задать точные значения ширины колонок и расстояния между ними можно с помощью команды Колонки из меню Формат (предварительно снимите флажок Колонки одина­ковой ширины).

• Если из-за соседней колонки не удается увеличить шири­ну колонки, то сначала уменьшите ширину соседней колонки.

Поэкспериментируйте с изменением ширины колонок с по­мощью маркеров колонок или с помощью команды Колонки (ме­ню Формат).

3. В тех случаях, когда заголовок текста расположен в одной колонке, а сам текст — в другой, возникает необходимость встав­ки разрыва колонки. Для этого:

69

- щелкните в том месте, откуда следует начать новую ко­лонку;

- выберите команду Разрыв в меню Вставка',- выберите параметр Новую колонку.

Текст, следующий за курсором, будет перемещен в начало следующей колонки.

4. Если текст в колонках размещен неравномерно, то можно его распределить равномерно на все колонки. Для этого:

- установите курсор в конец текста, который следует выровнять;

- выберите команду Разрыв в меню Вставка;- выберите параметр На текущей странице.

В текст будет вставлен разрыв раздела. Текст будет равно­мерно распределен по колонкам.

5. Сохраните документ под именем КОЛОНКИ в своем ка­талоге.

4.5 Форматирование с помощью стилей. Создание и редакти­рование стиля

Стили дают возможность одним действием задать все атри­буты форматирования для абзаца или слова. Если нужно изме­нить формат какого-либо элемента в тексте, достаточно изменить стиль, использованный для этого элемента.

Существует два типа стилей оформления:- стиль абзаца, определяющий основные параметры фор­

мата: шрифт, его стиль и размер, способ выравнивания строк, междустрочное расстояние и др.; стиль символов, определяющий шрифт, начертание, раз­мер шрифта.

Список имеющихся стилей оформления можно получить двумя способами: щелкнув по кнопке раскрывающегося списка на панели Форматирование, либо выбрав команду Формат —* Стиль. В этом списке названия стилей абзаца набраны полужир­ным шрифтом, а названия стилей символов — обычным. Технология работы по применению стилей Word

1. Откройте ранее созданный файл ФОРМА Т.

70

2. Для просмотра известных стилей выполните команду Формат —*• Стиль и вызовите в окне Список:

- всех стилей;- используемых стилей;- стилей пользователя (обратите внимание на опи­

сание выбранного вами стиля);- нажмите кнопку Отмена.

Чтобы применить выбранный стиль к абзацу, необходимо абзац первоначально выделить.

Оформите каждый абзац текста в документе ФОРМАТ разными стилями.Создание нового стиля символов— выполните команду Формат —> Стиль;— нажмите кнопку Создать и установите параметры согласно

рисунку;— нажмите кнопку Формат и установите параметры шрифта:

Times New Roman,полужирный, 20 пт.;

— нажмите два раза кнопку ОК для выхода из окон определения стиля.

Примените созданный вами стиль Пример к группе симво­лов:

— выделите в тексте документа группу символов;— выполните команду Формат —*■ Стиль;— выберите в диалоговом окне из списка стиль При­

мер;— нажмите кнопку Применить.

Создание нового стиля абзаца— откройте документ ФОРМАТ;— выделите в тексте абзац;— выполните команду Формат —* Абзац и задайте сле­

дующие установки:Отступ слева: 2 см.Отступ справа: 2 см.Первая строка: нет.Интервал перед: 12 пт.

71

Междустрочный интервал: полуторный.- выполните команду Формат—► Стиль;- нажмите кнопку Создать и укажите параметры соз­

даваемого стиля абзац:Имя: Пример 1.Стиль: Абзаца.Основан на стиле: Обычный.Стиль следующего абзаца: Обычный.

- нажмите кнопку ОК для выхода из окна определе­ния стиля.

Применение созданного стиля Абзаца- установите курсор в любом абзаце основного текста;- выберите стиль Пример 1 с помощью команды

Формат —» Стиль, щелкните по кнопке Приме­нить.

Сохраните ваш документ под именем СТИЛЬ в своем ката­логе.

4.6 Колонтитулы

Колонтитул - это часть документа (текст и/или рисунок: номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа.

В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и ниж­ними.

Существует возможность использовать один и тот же колон­титул для всего документа или определить разные колонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или во­обще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страни­цы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего доку­мента. Колонтитулы для четных и нечетных страниц использу­ются во всем документе. Однако если разбить документ на

72

разделы и разорвать связь между ними, можно задать разные ко­лонтитулы для четных и нечетных страниц для каждого раздела. Технология создания колонтитулов

1. Создайте новый документ.2. Вставьте в документ несколько пустых страниц (пять-

шесть).3. Настройте параметры страницы для раздела 1 с помо­

щью команды Файл —► Параметры страницы.Вкладка Поля:верхнее - 2 см Колонтитул от края:нижнее - 2 см верхний — 1,25 смлевое - 3 см нижний — 1,25 смправое - 1,5 см Зеркальные поля — нет

Вкладка Размер бумаги:Размер — А4 210 х 297 мм.Ориентация: Книжная.

Вкладка Источник бумаги:Первая страница: Лоток по умолчанию (зависит от

типа принтера).Остальные страницы: Лоток по умолчанию. Вкладка Макет:Начало раздела: Со следующей страницы. Различать колонтитулы: Четных и нечетных стра­

ницВертикальное выравнивание: По верхнему краю. Нумерация строк: Нет.Применить: Ко всему документу.

4. Сформируйте колонтитулы для всех нечетных страниц: верхний колонтитул: название учебного заведения (по цен­

тру),в следующем абзаце - номер страницы (справа); нижний колонтитул: год (по центру)

Для этого выполните Вид —> Колонтитулы. Для создания верхнего колонтитула введите текст или рисунок в область верх­него колонтитула.

73

Для создания нижнего колонтитула нажмите кнопку Верх­

ний/нижний колонтитул И м на панели инструментов Колон­титулы для перехода в область нижнего колонтитула.

Для перемещения между колонтитулами используйте сле­дующие кнопки панели инструментов Колонтитулы.

Между верхним и ниж- Верхний/нижний колонти-ним колонтитулами |ЦВ

тул Шш

К следующему верхнему Перейти к следующему и нижнему колонтитулу ЩЙ

К предыдущему верхне- Перейти к предыдущемуму и нижнему колонти-тулу

„ ЗакрытьПо окончании нажмите кнопку Закрыть И.По умолчанию содержимое колонтитула автоматически вы­

равнивается по левому краю. Существует возможность выров­нять содержимое колонтитула по центру или выровнять дату по левому краю, а номер страницы - по правому краю. Для вырав­нивания элемента по центру нажмите клавишу TAB; для вырав­нивания элемента по правому краю нажмите клавишу TAB дважды или используйте кнопки на панели инструментов Фор­матирование.

Для форматирования текста колонтитулов используются все возможности текстового редактора.

5. Сформируйте колонтитулы для всех четных страниц: верхний колонтитул: произвольный текст (по центру), в сле­

дующем абзаце - номер страницы (слева); нижний колонтитул: год (по центру).Сохраните документ под именем КОЛОНТИТУЛЫ в своем

каталоге.Изменение расстояния между основным текстом и колонти­тулом

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.

74

2. Если требуется, перейдите к верхнему или нижнему ко­лонтитулу, который следует изменить.

3. Укажите на верхнюю или нижнююграницу колонтитула на вертикальной ли- ] |4 - Граница поля нейке. После того, как указатель мыши *- - * страницы примет вид двусторонней стрелки, перета­щите верхнюю или нижнюю линию границы вверх или вниз. Создание разных колонтитулов для частей или разделов

При вставке колонтитула в один раздел этот же колонти­тул автоматически добавляется во все разделы документа. Чтобы создать различные колонтитулы для нескольких частей документа, следует разорвать связь между разделами.

1. Для создания другого колонтитула вставьте Разрыв раздела. Для этого:

— щелкните место, куда следует вставить разрыв разде­ла;

— выберите команду Разрыв в меню Вставка;— в группе Новый раздел выберите параметр, указы­

вающий, откуда следует начать новый раздел.2. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.Если требуется, перейдите к колонтитулу, который следует

изменить.Ш г

Нажмите кнопку 1 * Как в предыдущем разделе на панели ин­струментовКолонтитулы (кнопка не должна быть выделена).

3. Измените существующий колонтитул или создайте новый колонтитул для данного раздела. Внесенные изменения будут автоматически отражены в колонтитулах всех последующих раз­делов.

4. Чтобы создать отличный колонтитул для следующего раз­дела, повторите шаги 1 - 4.

5. Создайте для каждой четной страницы свой колонтитул. Текст введите произвольный.Вставка рисунка в колонтитулы

1. Выполните команду Вид —* Колонтитулы и перейдите к нужному колонтитулу или дважды щелкните по колонтитулу, в который вы хотите добавить рисунок.

75

2. Выполните команду Вставка —*■ Рисунок, укажите файл рисунка.

3. Отредактируйте рисунок. Для этого щелкните по нему правой кнопкой, в появившемся контекстном меню выберите Формат рисунка (объекта). В появившемся окне перейдите на вкладку Положение и выберите По контуру. Щелкните по кноп­ке ОК. Размеры рисунка можно изменить, перейдя на вкладку Размер или с помощью «мыши».

4. Нажмите кнопку Закрыть на панели Колонтитулы. Вставка номеров страниц

1. Выполните команду Вставка —> Номера страниц.2. В появившемся окне выберите положение и выравнива­

ние номера страницы, поставьте или уберите флажок Номер на первой странице.

3. Для форматирования номера щелкните по кнопке Фор­мат.

4. Появившееся окно позволяет выбрать формат номера, из­менить нумерацию строк, включать или не включать номер главы в колонтитул.

5. Те же действия можно выполнить, используя кнопки па­нели инструментов Колонтитулы.

тщтномер сграни- добавить число формат номера цы страниц страницы

6. Откройте документ КОЛОНКИ. Добавьте в этот документ нумерацию страниц со следующими параметрами:

- положение - вверху страницы;- выравнивание - от центра;- номер на первой странице - убрать флажок;- нумерацию страниц начать с 5.

Сохраните документ под именем СТРАНИЦЫ в своем ката­логе.

76

При работе над документом часто встречаются следующие ошибки:

-неверно написанные, пропущенные или переставленные буквы или слова;

— неправильно поставленные знаки препинания;- промежутки перед знаками препинания, большие проме­

жутки между словами;— неправильные переносы и недописанные строки.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется:- отрывать первую или последнюю строку текста от абзаца;— осуществлять переход на следующую страницу на пере­

носе.Приемы исправления ошибок

— единичные ошибки исправляют с помощью клавиш управления, вставки, удалений (<—,ТД,—», Insert, Delete, Backspace);

-часто встречающиеся ошибки можно устранить с помо­щью:

■ команды Найти и заменить из меню Правка;■ автозамены (щелкнуть правой кнопкой на слове с ошиб­

кой, в появившемся меню выбрать Автозамена, в подменю правильный вариант слова);

1 набора текста с заранее подключенной проверкой на ор­фографию.

Для создания элемента автокоррекции, установив автомати­ческую замену текста в процессе набора, необходимо

- набрать и сформировать текст, выделить его;- в меню Сервис выбрать команду Автозамена;-установить переключатель Заменять при вводе текст в

процессе набора;— в поле Заменить', введите имя элемента автокоррекции

(шифр). Имя элемента автокоррекции может иметь до 31 символа и не должно содержать пробелов;

- нажмите последовательно кнопки Добавить и ОК.

4.7 Исправление ошибок. Проверка орфографии. Автозамена

77

4.8 Правила оформления примечаний и сносок

Сноска - это структурный элемент документа, примеча­ние к какому-либо термину основного текста, которое можно по­местить либо в нижней части текущей страницы, либо в конце документа.

Сноска помещается в самом низу страницы. Она отделяется от основного текста отчеркивающей линией. В том месте текста, которое требует пояснения или комментария, ставят знак сноски - цифру или звездочку со скобкой либо без нее.

Целесообразнее применять сноски без скобок. Знак звездоч­ки употребляют тогда, когда сносок на странице немного (одна или две).

При употреблении в качестве знака сноски арабских цифр нумерация сносок может быть постраничной (в пределах одной страницы) и сквозной (через всю работу).

Цифры и звездочки после слова пишут на пол-интервала, выше строки текста сноски не делают. Знаки препинания ставят после сноски.

Основной текст отделяют от текста сноски отчеркивающей линией, которая выполняется с помощью знака черточка длиной 15 ударов.

Расстояние между отчеркивающей линией и основным тек­стом 2 интервала (если текст пишется через 1,5 интервала). Текст сноски отделяют от отчеркивающей линии двумя интервалами. Пишут его с красной строки через 1 интервал. При двух и более сносках между ними делают 2 интервала. Разрывать сноски и пе­реносить их на страницу не рекомендуется.Технология работы по созданию сноски

Расстояние между отчеркивающей линией и основньо интервала (если текст пишется через 1,5 интервала). Т е к с г д е л я ю т|от отчеркивающей линии двумя интервалами. Пишут его троки|через 1 интервал. При двух и более сносках между ними делают 2 интервала Разрывать сноски и переносить их на страницу не рекомендуются

троки

Ьоместидь либо в нижней части текущая страницы, либо в конце документа>угаурный элемент документа, примечание к какому-либо термину основного текста, которое ножи

откройте документ КОЛОНКИ;

78

— установите курсор справа от поясняемого термина, например ПК;■ выберите команду Вставка —* Сноска;■ в диалоговом окне вставки сносок установите па­

раметры согласно следующему рисунку:

Q y p o n...

Г ~ ^ ~ 1 О т т н а | Г^рагстры ■■ | I

■ нажмите кнопку ОК;■ введите текст сноски;

— кнопка Параметры позволяет настроить дополни­тельные параметры для сноски;

- добавьте сноски для терминов ОС, MS DOS, Windows.

Сохраните документ в ваш рабочий каталог под именем СНОСКИ.

Примечание - предназначено для разъяснения тех участков текста, которые по каким-либо причинам могут быть непонятны или требуют дополнительных разъяснений и материалов.

Автор документа и рецензенты могут добавлять примеча­ния, не изменяя текст документа, с помощью кнопки Добавить примечание на панели инструментов Рецензирование {Вид —> Панели инструментов —> Рецензирование) или Вставка Примечание.

При добавлении примечания оно записывается в отдельной области примечаний под собственным номером. Затем в доку­мент Word добавляется знак примечания, а текст, к которому оно относится, выделяется желтым цветом. Так же как и исправления, примечания каждого рецензента отображаются собственным цве­том.

79

Примечания можно просматривать в виде всплывающих подсказок или в области примечаний. В области примечаний можно просмотреть и изменить все примечания. Чтобы просмот­реть примечание в интерактивном режиме, поместите указатель на текст, выделенный желтым цветом. Через некоторое время на экране появится текст примечания и имя его автора. Если приме­чания не появляются, выполните Сервис —> Параметры, перей­дите на вкладку Вид и установите флажок Всплывающие подсказки.Добавление или изменение имени и инициалов пользователя в примечаниях

1. Выполните Сервис —> Параметры, перейдите на вкладкуПользователь.

2. В полях Имя и Инициалы введите имя и инициалы, кото­рые будут использоваться в ваших собственных примечаниях.

Сведения, введенные на вкладке Пользователь, использу­ются всеми приложениями Microsoft Office. Например, если за­пись исправлений используется в Microsoft Excel, то это имя появится над исправлением в виде всплывающей подсказки.

4.9 Создание таблиц. Работа с таблицами

Таблицы используют для упорядочения и представления данных. Они позволяют выстроить числа в столбцы, а затем от­сортировать их, а также выполнить различные вычисления. Кро­ме того, с помощью таблиц нетрудно создать привлекательные макеты страниц, расположив нужным образом фрагменты текста и рисунки.

Таблица состоит из строк и столбцов, ячеек, которые могут содержать текст и рисунки.Создание таблиц на основе существующих данных

Текст, разбитый на табличные колонки с помощью символа табуляции или других символов, легко преобразовать в таблицу.

При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого ис­пользуют символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца flj), знак табуляции (—*) или точка с за­

80

пятой. Чтобы текст в каждой ячейке был оформлен как отдель­ный абзац, выберите в качестве разделителя знак абзаца. При преобразовании текста в таблицу знак абзаца начинает новую строку таблицы, а знак табуляции, точка с запятой или другой заданный символ начинает новый столбец.Технология работы

1. Наберите указанный текст, обозначив границы столб­цов текста, вставив в соответствующие места выбранные разде­лители (используйте клавиши Tab и Enter).

Внутренние документы -» Документы по личному состяву^Приказы -* Резюме^Протокольги'решения -» Заявления])Акты -* Приказьгпо-личномусоставу^Указания-и-распоряжения •* Расписка^Справки -» Доверенность^ Докладные'и-объяснительные-загшски -> Автобиография^

2. Выделите фрагмент текста, имеющего структуру табли­цы.

3. Выполните Таблица —| Преобразовать —* Преобразо­вать в таблицу.

4. В появившемся диалоговом окне Преобразовать в таб­лицу выберите разделитель, используемый в выделенном фраг­менте для разделения колонок таблицы, и щелкните кнопку ОК.

Если в качестве разделителя используется символ абзаца, то для того, чтобы преобразование прошло правильно, необходимо точно указать число столбцов. В случае если используются дру­гие разделители, Microsoft Word может правильно подсчитать количество необходимых столбцов.

Внешний вид текста, преобразованного в таблицу:

Внутренние документы Документы по личному составуПриказы РезюмеПротоколы и решения ЗаявленияАкты Приказы по личному составуУказания и распоряжения РаспискаСправки ДоверенностьДокладные и объяснительные за­писки

Автобиография

81

Создание таблицыСоздать таблицу в текстовом редакторе Microsoft Word

можно несколькими способами.1 способ

1. Выполните Таблица —* Добавить —* Таблица.2. В открывшемся диалоговом окне Вставка таблицы введите нужное число столбцов, строк и щелкните кнопку ОК.

2 способ1. Щелкните по кнопке Добавить таблицу на панели инстру-

П ]™ :А л ~ Добавить таблицументов Стандартная 3 .

2. В появившемся окне укажите размеры таблицы.Выделение столбца/строки

- поместите курсор в любую ячейку столбца (строки), кото­рый необходимо выделить;

- выполните Таблица —* Выделить —> Столбец (Строка) или подведите курсор к верхней границе столбца (левой границе строки), который необходимо выделить, таким образом, чтобы курсор принял форму черной (белой) стрелки и щелкните левой кнопкой мыши.Добавление нового столбца

Выделите столбец. В меню Таблица выберите команду До­бавить —> Столбцы справа /Столбцы слева или в контекстном меню выделенного столбца выберите команду Добавить столб­цы (по этой команде столбцы добавляются слева от выделенного столбца).Добавление новой строки

Поместите курсор в строку, над которой нужно добавить но­вую строку.

В меню Таблица выберите команду Добавить —* Строки выше /Строки ниже или в контекстном меню выделенной строки выберите команду Добавить строки (по этой команде строки добавляются выше выделенной строки).

82

Для добавления новой строки внизу таблицы необходимо поместить курсор в последнюю ячейку таблицы и нажать Tab. Изменение размеров ячеек

Ширину столбцов и высоту строк проще всего регулировать мышью, для чего достаточно захватить нужную границу и перемес­тить ее в новую позицию.Объединение ячеек

Выделите несколько ячеек, которые нужно объединить по вертикали или по горизонтали. Выберите один из следующих ва­риантов:

— Таблица —> Объединить ячейки; ш— в контекстном меню выделенных ячеек команда ш Объединить ячейки;

S3— кнопка *** Объединить ячейки на панели инструмен­тов Таблицы и границы.

Разбиение ячеекВыделите ячейку, которую нужно разбить на несколько яче­

ек по вертикали или по горизонтали. Выберите один из следую­щих вариантов:

— Таблица —> Разбить ячейки;Щ

— кнопка Разбить ячейки на панели инструментов Таблицы и границы.

В появившемся диалоговом окне Разбить ячейки укажите, на сколько ячеек по вертикали и горизонтали нужно разбить ячейку и щелкните кнопку ОК.Автоформатирование таблицы

Для оформления таблицы Word располагает стандартным набором стилей оформления. Чтобы использовать один из пред­ложенных форматов, необходимо выделить таблицу, выполнить Таблица —> Автоформат. В появившемся окне выбрать один из стилей оформления из списка Форматы Выполнение вычислений в таблице

Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.1. В меню Таблица выберите команду Формула.

83

2.Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула.

В поле = (Формула) можно использовать значения, возвра­щаемые перечисленными ниже функциями. Для функций с пус­тыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут быть числами, форму­лами или именами закладок.

ПримечаниеСсылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов

следующих функций: AVERAGEO, COUNT0, МАХ(), MIN(), PRODUCT0 и SUMO-

Функция Результат

ABS(x) Абсолютное значение числа или формулы (без знака).

AND( jcj>) 1 (истина), если оба логические выражения * и у истин­ны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.

AVERAGE() Среднее значений, включенных в список.

COUNT( ) Число элементов в списке.

DEFINED(jc) 1 (истина), если выражение х допустимо, или 0 (ложь),если оно не может быть вычислено.

FALSE 0 (нуль).

1NT(jt) Целая часть числа или значения формулы х.

MIN() Наименьшее значение в списке.

МАХ() Наибольшее значение в списке.

MOD(jc,y) Остаток от деления х на у.

NOT( х) 0 (ложь), если логическое выражение х истинно, или 1 (истина), если оно ложно.

OR(x,y) 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических вы­ражений х и у истинно, или 0 (ложь), если оба они лож­ны.

PRODUCT() Произведение значений, включенных в список. Напри-

84

мер, функция {= PRODUCT (1,3,7,9)} возвращает зна­чение 189.

ROUND(jcУ) Значение х, округленное до указанного десятичногоразряда (у). х может быть числом или значением фор­мулы.

SIGN(jc) Знак числа: 1 (если х > 0) или -1 (если х < 0).

SUM() Сумма значений или формул, включенных в список.

TRUE 1.

3. В списке Вставить функцию выберите функцию. На­пример, для складывания чисел выберите SUM.

Для ссылки на ячейки таблицы введите в формулу адреса этих ячеек в скобках. Например, для суммирования содержимого ячеек А1 и ВЗ введите формулу =SUM(al,b3).

При выполнении вычислений в таблицах ссылки на ячейки таблицы имеют вид Al, А2, Bl, В2 и так далее, где буква указы­вает на столбец, а номер представляет строку. В Microsoft Word ссылки на ячейки, в отличие от ссылок в Microsoft Excel, всегда являются абсолютными ссылками и отображаются без значков доллара. Например, ссылка на ячейку А 1 в Word то же самое, что и ссылка на ячейку $А$1 в Excel. Чтобы ссылаться на ячейки в формулах, используйте запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и послед­ней ячеек, определяющих диапазон (как показано в следующих примерах).

формула

=average(b:b) или =average(bl :ЬЗ)

—average(al:b2)

=average(al :с2) или =average(l: 1,2:2)

=average(al,a3,c2)

среднее значение ячеек

85

Для ссылки на целую строку или столбец в формуле вос­пользуйтесь одним из следующих способов:

• для ссылки на первую строку таблицы укажите диапа­зон, представленный только буквой или номером, например 1:1. Такое обозначение диапазона позволяет автоматически включить в формулу все ячейки данной строки, если впоследствии возник­нет необходимость добавить другие ячейки;

• для ссылки на столбец, состоящий из ячеек трех строк, укажите диапазон, включающий нужные ячейки, например а1:аЗ. Такое обозначение диапазона позволяет включить в формулу только указанные ячейки. Если впоследствии будут добавлены другие ячейки, то для включения их в вычисления данную фор­мулу придется изменить.

4. В поле Формат числа введите формат для чисел. Напри­мер, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.

ПримечаниеWord вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в

виде поля. При изменении ссылок на ячейки результаты вычис­лений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.Сумма строки или столбца чисел

1. Выделите ячейку, в которой будет отображаться сумма.2. В меню Таблица выберите команду Формула.3. Если выделенная ячейка находится в самом низу столбца

чисел, Microsoft Word предлагает формулу =SUM(ABOVE). Если эта формула верна, нажмите кнопку ОК.

Если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT). Если эта формула верна, нажмите кнопку ОК.

Примечания• Если между фигурными скобками видны коды поля, на­

пример {=SUM(LEFT)}, это значит, что вместо действительной суммы Word отображает коды поля. Для отображения значений, соответствующих этим кодам поля, нажмите клавиши SHIFT+F9 или в контекстном меню выберите Коды/значения полей.

• Если данный столбец или строка содержат пустые ячейки, суммирование всего столбца или строки не производится. Для суммирования всей строки или столбца введите нули во всех пус­тых ячейках.

86

• Чтобы быстро просуммировать строку или столбец чисел, выделите ячейку, в которую будет помещаться сумма, а затем

унажмите кнопку Автосумма ™ на панели инструментов Табли­цы и границы.Сортировка данных в таблице

Механизм сортировки, используемый Word, позволяет от­сортировать данные, находящиеся в столбцах таблицы.

Для сортировки данных необходимо выполнить следующее:- выделить фрагмент таблицы, который необходимо отсор­

тировать;- выполнить Таблица —> Сортировка;- в появившемся окне Сортировка с помощью списка вы­

берите, что сортировать;—в списке Тип выберите нужный метод сортировки —

текст, число или дату;- с помощью кнопок выбора установите метод сортировки:

по возрастанию или убыванию;- при необходимости проведите сортировку по нескольким

полям, указав аналогичным образом нужные параметры в груп­пах элементов Затем;

- в группе кнопок выбора Список выберите, нужно ли сор­тировать первую строку;

- щелкните по кнопке ОК.

Вопросы1. Что подразумевают под форматированием документа? Ка­

кие способы форматирования вы знаете.2. Виды списков, используемых при оформлении докумен­

тов. Каким образом можно сформировать маркированный или нумерованный список, а также многоуровневый?

3. Каким образом можно разбить текст на колонки. Парамет­ры оформления текста на колонки.

4. Для чего используются колонтитулы. Технология созда­ния колонтитулов.

5. Какие способы исправления ошибок вы знаете. Каким об­разом производится проверка орфографии?

87

6. Для чего используются сноски и примечания? Каким об­разом можйо добавить в документ сноски?

7. Перечислите способы создания таблиц, приемы работы с таблицами.

Для самостоятельной работы1. В текстовом редакторе Word наберите следующие отрывки,

соблюдая правила компьютерного набора (имейте в виду, что в этом тексте много ошибок набора, которые вы должны исправ­лять).

АО "Интерактивный мир "предлагает энциклопедию истории России ( 862 - 1917годы ). В энциклопедии есть ста­тьи по истоприи династии Рюриковичей от Рюрика до Федо­ра Иоанновича ( 862-1917годы ) , по истории смутного времени (1610-161 Згоды) и по истории династии Романовых от Михаила I до Николая II (1613 -1917 годы ).

" Плещеево озеро имеет овальную форму. Самая глуб- кая-центральная часть озера , наибольшая глубина которой достигает 24-25м. Длина озера - 9,5км .наибольшая ширина - 6,7 км, площадь зеркала -51,5кв.км, объем воды в озере - 582,24 млн. куб.м. Дно озера испытывает большое давлениес- лоя воды , находящегося над ним . На самых больших глубинах давление достигает 3,4-3,5 атмосфер, т.е. оно таково ,что с трудом переносится человеком ".(Ласточкин Д.А. " Плещеево озеро . Характеристика водоема ". Труды Переславль-Залесского историко-художественного и краеведного музея. 1927. Вып.Ы2 )

Первым , кто обратил внимание на необходимость фенологических наблюдений был Петр I ,сделавший распоря­жение АД.Меньшикову в 1721 году : " Когда деревья станут раскидываться, тогда велите присылать нам сорванные лис­точки оных понедельно, наклеивши на бумагу с подписанием чисел, дабы знать где и когда началась весна".(С.С.Буев, Фенологические наблюдения в серпуховском уезде Московской губернии, Серпухов 1926 стр. 28).

- Оформите следующие фразы как заголовки текстовых документов:

88

Спутниковый канал Переславль-Залесский — Санкт-Петер- бург.

Экономически эффективные технологии построения город­ской телекоммуникационно сети. Ст "Ботик" — сеть города Пе- реславля.

Имейте в виду, что заголовок должен представлять собой единый абзац. Используйте для оформления заголовка шрифт стиля Полужирный и размера 14.

- Установите последовательно три режима представ­ления текстового документа в окне редактора и обратите вни­мание на их внешние различия (Вид —> Обычный документ...).

— Попробуйте отключать и включать панели инстру­ментов редактора командой Вид —> Панели инструментов (Стандартная, Форматирование, Рисование).

- В режиме разметки страницы попробуйте включать и отключать координатную линейку {Вид —> Линейка).

— Сохраните ваш текстовый документ в своем рабочем каталоге под именем Word_\.

2. Наберите текст, который приведен ниже. Обратите внима­ние на то, что в этом тексте часто встречается слово парк. Для ускорения набора текста с помощью команды Сервис—> Автоза­мена введите автоматическую замену, например последователь­ности символов па на слово парк.

Переславский район — уникальное средото­чие историко-архитектурных, мемориальных и природных памятников. Среди них немало ста­ринных парков, которые связаны с именами мно­гих известных в истории России людей. Это парк в селе Смоленском, заложенный во второй полови­не XVIII века и связанный с именем литератора и издателя П.П. Свиньина, парк в селе Бектышево, принадлежавший дворянам Самсоновым, в имении которых гостил герой Отечественной войны 1812 года П. И. Багратион. С именем Петра I связан из­вестный старинный парк музея-усадьбы "Ботик",

89

зарегистрированный как государственный памят­ник природы. Старинный парк музея-усадьбы Петра I "Ботик" и прилегающие к нему террито­рии могут быть использованы в ученической крае­ведческой работе при изучении природы и истории родного края.

- Найдите в тексте все места, где речь идет о Петре I по слову, замените словосочетание Петра I на словосоче­тание Петра Великого.

- Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем Word_2.

3. Используя возможности текстового редактора, оформите свою визитную карточку (вкладыш для бейджика). Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем WordJ.

4. В текстовом редакторе Word наберите следующие ниже списки, затем осуществите с ними следующие действия:

— Оформите второй список как нумерованный. Выполните нумерацию полужирным шрифтом, с отступом от номера до тек­ста 0,5 см.

— Оформите третий список как маркированный по вашему усмотрению.

- Оформите первый список как многоуровневый, в котором элементы первого уровня нумеруются арабскими цифрами со скобкой, а элементы второго уровня - латинскими буквам со скобкой, величина отступа должна быть равна 0,5 см.

- Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем ка­талоге под именем Word 4.

Первый список

Мебельный салон Пассаж предлагает:

стенки для гостинойспальниприхожиеофисную мебельмягкую мебельдетские стенки и кровати

90

Второй списокПосле окончания курсов уча­

щиеся должны знать:

обязанности секретаря; основные виды деловых докумен­тов;методы ведения делопроизводства; виды документооборота; этапы обработки деловых докумен­тов;правила регистрации документов; методы организации хранения до­кументов;правила оформления деловых доку­ментов.

Третий список Классификация документов

Внешние документы

ПисьмаТелефонограммы Факсы и E-mail

Внутренние документы

ПриказыПротоколы и решения АктыУказания и распоряжения СправкиДокладные и объяснительные записки

Документы по личному составу

РезюмеЗаявленияПриказы по личному составуРаспискаДоверенностьАвтобиография

5. Откройте документ КОЛОНКИ. Измените количество ко­лонок на 1 странице - 3, произвольной ширины с равномерным расположением текста, без разделителя. На 2 странице — 4 колон­ки одинаковой ширины, без разделителя. Добавьте общий заго­ловок для всех колонок — СТРАНИЦА 2. Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем Word_5.

6. Используя документ СТИЛЬ, создайте 2 новых стиля оформления символов и 2 новых стиля оформления абзацев. Ус­тановки для форматирования выберите самостоятельно. Сохра­ните отредактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем WordjS.

7. Наберите следующий табулированный текст:

91

Месяц -* Кол-во-рабочих-дней Кол-во-отработанных-дней1!}Январь -* 24 -» ЩФевраль -* 21 ЩМарт -* 23 -> ЩИтого -* - 1

— преобразуйте набранный текст в таблицу;— задайте формат созданной таблицы как «Стандарт 2», с

использованием заливки, шрифта, цвета, границ и автоподбора, а также измените оформление строки заголовка и первого столбца;

— скопируйте полученную таблицу и уберите в новой таб­лице заливку;

— преобразуйте вторую таблицу в текст с разделителем «точка с запятой»;

— добавьте столбец «Прогулы» между столбцами «Кол-во рабочих дней» и «Кол-во отработанных дней» и просчитайте его;

— добавьте в таблицу остальные месяцы года (с апреля по декабрь);

— просчитайте строку ИТОГО по всем столбцам таблицы.Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем ката­

логе под именем Word_7.8. В текстовом редакторе Word создайте и отформатируйте

таблицу по следующему образцу. Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем Word_8.

9. Создайте в текстовом редакторе документ, содержащий 12 страниц.

Разбейте документ на три раздела по 4 страницы в каждом разделе.

Задайте для документа следующие параметры страницы:Размер бумаги:• для первого раздела: А4 210 х 297 мм, ориентация -

книжная;• для второго раздела: А4 210 х 297 мм, ориентация —

альбомная;• для третьего раздела: А5 148 х 210 мм, ориентация -

книжная.

92

Поля для всего документа — чтобы при печати на обеих сто­ронах листа внешние и внутренние поля страниц, образующих разворот, имели одинаковую ширину:

■ верхнее (левое) — 2 см;■ нижнее (правое) - 2 см;■ внутри - 3 см;■ снаружи - 1,5 см;| переплёт - 0 см;■ расстояние от верхнего края страницы до верхнего края

верхнего колонтитула - 1 см;■ расстояние от нижнего края страницы до нижнего края

нижнего колонтитула — 0,8 см.-Сделайте так, чтобы в первом разделе было возможным

создание разных колонтитулов для первой, чётных и нечётных страниц раздела, а во втором и третьем разделе - только для чёт­ных и нечётных страниц.

-Создайте:* верхний колонтитул первой страницы первого раздела,

содержащий: наименование учреждения; ваши фамилию, имя и отчество; текущее время и дату;

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

по ха­рактеруинфор­ управленческие доку- по направлению по типу носи­маци­ менты документопотока телейонныхсвязей

0ж1 ч> Xш

внут

ренн

ие

орга

низа

цион

ные

расп

оряд

ител

ьны

е

инф

орма

цион

но­

спра

вочн

ые

| по

личн

ому

сост

аву

0 ЯБ1 § 8 я

оXX4>XСЕ

| ис

ходя

щие а>3X

IсоЯю

4>3XXя1яX

93

■ нижний колонтитул первой страницы первого раздела, содержащий автотекст «Полное имя файла» и «Дата создания»;

■ верхний колонтитул четных страниц первого раздела, содержащий: в первой строке название документа (составление и оформление служебных документов), выровненное по центру; во второй строке вставить автотекст «Создано» (в начале строки) и «Дата создания» (в конце строки);

■ нижний колонтитул четных страниц первого раздела, содержащий: номер страницы, число страниц и дату;

■ верхний колонтитул нечетных страниц первого раздела, содержащий: в первой строке полное имя файла, во второй стро­ке дату создания;

■ нижний колонтитул нечетных страниц первого раздела, содержащий: номер страницы, число страниц и время;

• верхний колонтитул четных страниц второго раздела как в предыдущем разделе;

■ нижний колонтитул четных страниц второго раздела, содержащий: номер страницы, число страниц и имя файла;

• верхний колонтитул нечетных страниц второго раздела как в предыдущем разделе»;

• нижний колонтитул нечетных страниц второго раздела, содержащий: полное имя файла, число страниц и дату создания;

• верхний колонтитул четных страниц третьего раздела, содержащий: вашу фамилию, имя, отчество и домашний адрес;

■ нижний колонтитул четных страниц третьего раздела, содержащий автотекст с именем автора, номером страницы и да­той;

■ верхний колонтитул нечетных страниц третьего разде­ла, содержащий название документа (шрифт: Courier New, 16, полужирный, все прописные; выравнивание по центру)

■ нижний колонтитул нечетных страниц третьего раздела произвольно.

— Вставьте в верхний колонтитул первой страницы перво­го раздела любой рисунок.

- Сохраните отредактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем Word_9.

94

10. Создайте документ, при оформлении которого необхо­димо использовать: различные способы форматирования доку­мента, списки нумерованные и маркированные, колонки, колонтитулы, таблицы, сноски и примечания. Сохраните отре­дактированный файл в вашем рабочем каталоге под именем Word_lO.

11. Оформите фрагмент рекламного буклета. Тему опреде­лите самостоятельно.

12. Оформите с помощью Word таблицу следующего со­держания:

Оборотная сторона формы № ТМЗ-1

Номер по по­рядку

Товарно­материальные

запасы

Единицаизмерения

Количество(прописью)

1 2 3 4

Подпись лица, получившего доверенность________, удостове­ряем

М.П. Руководитель организации Главный бухгалтер

95

Расп

иска

в

полу

че­

нии

дове

ренн

ости

«о

пиме

р, д

ата

доку

­ме

нта,

подт

верж

­да

ющ

его

выпо

лнен

ие

пору

че-

тш

л 00

Долж

ност

ь и

фами

лия

ли­

ца,

кото

рому

вы

дана

до­

вере

ннос

ть

Номе

р и

дата

на

ряда

(з

а­ме

няю

щег

о на

ряд

доку

­ме

нта)

или

из

вещ

ения

г-

* t- —а ! |o r

Xg |*=* 1 М3

g1В

vO

о сXXftио

«ячС-IX

Утверждена приказом Министра финансов

Республики Казахстан 19 марта 2004 г. № 128

Типовая форма № ТМЗ-1

Форма по ОКУД по ОКПО

РНН

Коды

Доверенность действительна по « »___20 г.

наименование потреоителя и его адрес

наименование плательщика и его адрес

Счет № в

наименование оанка

ДОВЕРЕННОСТЬДата выдачи «__»__________ 20__ г.

Выдана

должность, фамилия, имя отчество

Паспорт (удостоверение личности) № _« » 20 г.

от

кем выдан паспорт (удостоверение личности)

На получение от

наименование поставщика

товарно-материальных запасов по

помер и дата наряда, фактуры и т.д.

96

ГЛАВА IПравила составлениядокументов

5.1 Установка формата бумаги и размеров полей5.2 Правила компьютерного набора текстов5.3 Состав реквизитов документов5.4 Требования к оформлению реквизитов доку­

ментов5.5 Бланк. Основные реквизиты5.6 Язык и стиль документов. Особенности офи-

циально-делового стиля

97

5.1 Установка формата бумаги и размеров полейВсе служебные документы оформляются на бумаге стан­

дартных форматов. В таблице 5.1 приведены основные форматы документов.

Таблица 5.1. Основные форматы документов.

Основные форматы потребительских бумагобозначение размеры, обозначение размеры,

мм ммАО 841x1189 А6 105x148А1 594х 841 А7 74x105А2 420х 594 А8 52x74АЗ 297х 420 А9 37х 52А4 210x297 А10 26x37А5 148x210 A ll 18х 26

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5, а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, - на бумаге формата АЗ.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без не­го, должен иметь поля не менее:

левое - 20 мм.правое - 10 мм.верхнее - 10 мм.нижнее - 10 мм.

Нумерация листовЕсли документ состоит из двух и более листов, второй и по­

следующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страни­ца, без точек и тире. Если документ печатается на двух сторонах, то на лицевой стороне проставляются нечетные номера страниц, а на обратной - четные номера (пунктиром указаны границы по­лей).

98

5.2 Правила компьютерного набора текстов

1. Текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Arial или Times New Roman через один междустрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и междустрочный интервал могут быть иными.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, пе­чатаются через один междустрочный интервал.

2. Включать режим отображения непечатаемых символов

инструментом ВДк Непечатаемые знаки на Стандартной панели инструментов для отображения символов:

f символ конца абзаца (Enter)—* символ табуляции (Tab)

I символ конца строки (Shift-*- Enter)—J • символ пробела (Space)

о символ неразрывного пробела (Shift + Ctrl + Space)3. Не использовать ручной перенос слов и не нажимать кла­

вишу Enter в конце строки для перевода текстового курсора на новую строку (тестовый редактор автоматические делит текст на строки).

4. Использовать символ дефис (-) в сложных словах типа светло-голубой или Переславль-Залесский и символ длинного ти­ре (—), который вставляется в текст клавишами Ctrl+Alt+серый минус, вместо пропущенного глагола-связки, например, Астана— столица Казахстана. Бухара — древний город.

5. В русскоязычном наборе пробел обязательно ставится:- после, а не до знаков препинания (запятой, точки, точки с

запятой, двоеточия, многоточия в конце предложения, восклица­тельного или вопросительного знаков, закрывающей скобки или закрывающей кавычки), или, другими словами, знаки препина­ния, восклицательный или вопросительный знак, закрывающие скобки или кавычки не отделять пробелом от предшествующего слова, пробел ставить после перечисленных символов;

— до, а не после открывающей скобки или открывающей ка­вычки, многоточия в начале предложения;

99

- до и после длинного тире, причем перед длинным тире ставить неразрывный пробел (Shift + Ctrl + Space), а после — обычный (Space);

6. Использовать неразрывный пробел (Shift + Ctrl + Space) в следующих случаях:

- между двумя инициалами или инициалами и фамилией: И. И. Иванов;

- между числами и относящимся к ним единицам измере­ния: XVII в., 250 км;

- между сокращенным обращением и фамилией, а также после географических сокращений: г-н Иванов, г. Москва;

- между знаком (№) или (§) и относящимися к ним цифра­ми: №45, §2;

- внутри сокращений: и т.д, и т.п.Клавиши быстрого перемещения по тексту

End — в конец строкиНоте — в начало строкиCtrl + -> — по строке, по словам слева напра­

воCtrl + — — по строке, по словам справа нале­

воCtrl + PgUp — в начало экрана Ctrl +PgDn — в конец экрана Ctrl +End — в конец текста Ctrl + Home — в начало текста

5.3 Состав реквизитов документов

Реквизит - обязательный элемент оформления официально­го документа.

Состав и схема расположения реквизитов определены Госу­дарственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требова­ния к оформлению документов».

При изготовлении и оформлении документов используются следующие реквизиты:

100

01 - Государственный герб Республики Казахстан;02 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­

вания);03 - официальное наименование вышестоящего органа;04 - официальное наименование организации;05 — справочные данные об организации;06 - наименование вида документа;07 - дата документа;08 — регистрационный номер документа;09 — ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­

кумента;10 - место составления или издания документа;11 - гриф ограничения доступа к документу;12 - адресат;13 - гриф утверждения документа;14 — резолюция;15 - заголовок к тексту;16 — отметка о кошроле;17 — текст документа;18 - отметка о наличии приложения;19 - подпись;20 — гриф согласования документа;21 — визы согласования документа;22 — печать;23 — отметка о заверении копии;24 - отметка об исполнителе;25 — отметка об исполнении документа и направлении в дело;26 - отметка о поступлении документа в организацию;27 — идентификатор электронной копии документа.Схемы расположения реквизитов на бланках и документах

приведены на рисунках 5.1 и 5.2.Начало и завершение печатания отдельных реквизитов, а

также реквизитов документа, оформленного на бланке, определя­ется установленными зонами их расположения на бланке доку­мента.

Пунктирными линиями обозначены переменные границы зон расположения реквизитов. Каждая зона определяется сово­купностью входящих в нее реквизитов.

101

Рис. 5.1. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 бланка с продольным расположением реквизитов

102

Рис. 5.2. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 бланка с угловым расположением реквизитов

103

Государственный герб Республики Казахстан (01) поме­щается на бланках документов в соответствии с законодательст­вом о государственных символах РК.

Изображение Государственного герба Республики Казах­стан, воспроизведенное на бланке формата А4 государственной организации с продольным расположением реквизитов, имеет диаметр не более 26 мм, на бланке формата А5 и на бланке фор­мата А4 с угловым расположением реквизитов — не более 15 мм. Располагается в пределах верхнего поля бланка документа, с отступом не менее 10 мм от верхнего края листа бланка.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания - реквизит 02) помещается на бланках организаций в соот­ветствии с уставом (положением) об организации. Не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государствен­ный герб Республики Казахстан.

Располагается в пределах верхнего поля бланка документа, с отступом не менее 10 мм от верхнего края листа бланка.

Официальное наименование организации (04), являющейся автором документа, и ее вышестоящего органа (03) должны соот­ветствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и учредительными документа­ми, и указываться в соответствии с Законом РК «О языках в Рес­публике Казахстан» на государственном и русском языках.

Сокращенное наименование организации приводится в слу­чае, если оно предусмотрено в учредительных документах орга­низации, и помещается ниже полного наименования (возможно указание в скобках).

Наименование организации на иностранном языке указыва­ется в том случае, если оно предусмотрено уставом (положением)об организации. Располагается ниже наименований на государст­венном и русском языках.

Наименование филиала, территориального отделения, пред­ставительства, структурного подразделения организации указы­ваются в том случае, если они являются авторами документов, и располагаются ниже наименования организации.

5.4 Требования к оформлению реквизитов документов

104

Текст реквизитов 03 и 04 на государственном языке на блан­ках с продольным расположением реквизитов размещается в ле­вом верхнем поле, на русском — в правом верхнем поле.

На бланках с угловым расположением реквизитов реквизиты03 и 04 размещаются в левом верхнем поле, при этом текст рек­визитов на государственном языке размещается выше текста на русском языке. Допускается объединенное написание реквизитов03 и 04, при этом реквизит 04 печатают в именительном падеже, реквизит 03 - в родительном (Комитет... Министерства) или в предложном (Комиссия при ...) падеже.

Начало реквизитов 03 и 04 на бланке с продольным распо­ложением реквизитов размещается на уровне, расположенном между верхней точкой и серединой реквизита 01.

Реквизит 01 и 02 на бланке с продольным расположением реквизитов размещают между текстами на государственном и русском языках реквизитов 03 и 04, на бланке с угловым распо­ложением реквизитов - над серединой реквизитов 03 и 04.

Реквизиты 03 и 04 в пределах зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Верхняя часть бланка с продольным расположением рекви­зитов, где находятся зоны размещения реквизитов 01, 02, 03 и 04, отделяется от нижерасположенных зон одной горизонтальной чертой.

На бланке с угловым расположением реквизитов границы зон реквизитов 01, 02, 03 и 04 отделяются от нижерасположен­ных зон одной горизонтальной чертой

Справочные данные об организации (05) включают:- почтовый адрес;- номера телефонов, факсов, телексов;- адрес электронной почты;- номер банковского счета;- другие сведения по усмотрению организации.

Печатается от границы левого края.

105

Наименование вида документа (06), составленного или из­данного организацией, регламентируется законодательством РК и уставом (положением) об организации.

Данный реквизит дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он распола­гается в заголовочной части документа и печатается прописными буквами по центру, например, АКТ, СПРАВКА, ПРОТОКОЛ. Проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.

Датой документа (07) является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия реше­ния), для акта — дата события. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следую­щей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 2 декабря 2005 года следует писать02.12.05 или 02.12.2005.

Допускается оформление даты в следующей последова­тельности: год, месяц, день месяца. Например: 2005.12.02.

При оформлении нормативных организационно­распорядительных (приказов, инструкций, правил и т.п.) и фи­нансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Пример — 10 октября 2005 года.

Регистрационный номер документа (08) состоит из собст­венного корреспондентского номера, индекса структурного под­разделения-исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по номенклатуре дел орга­низации. На инициативных документах порядковый номер отде­ляется точкой.

Документ, переходящий на следующий год, не завершенный делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит перерегистрации. Документу присваивается новый по-

106

рядковый номер в регистрационной учетной форме, а прежний - заключается в круглые скобки.

Регистрационный номер документа, составленного совмест­но несколькими организациями, состоит из регистрационных но­меров, присвоенных в организациях-авторах, которые проставляются через черту (дробь) в порядке указания авторов документа.

Регистрационный номер документа располагается на одной строке с датой, справа от нее.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­кумента (09) включает регистрационный номер и дату докумен­та, на который дается ответ.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: на №25/01-25 от 12.06.2005 (только на бланке для писем, факсов).

Место составления или издания документа (10) указыва­ется при составлении всех видов документов, кроме письма. Ис­пользуется в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Официальное наименование организации» и «Спра­вочные данные об организации». Место составления или издания указывается с учетом административно-территориального деле­ния и включает только общепринятые обозначения.

Печатается с нулевой отметки от левой границы текстового поля.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, совер­шенно секретно и др.) и пометка «Для служебного пользования» (11) проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра. Их можно дополнить дан­ными, предусмотренными законодательством РК о защите госу­дарственных секретов.

В качестве адресата (12) могут быть организации, их струк­турные подразделения, должностные или физические лица. На­именование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. При необходимости в со­ставе реквизита адрес при адресовании документа может про­ставляться почтовый адрес.

При адресовании документа юридическому лицу адрес ука­зывается после адресата.

107

Пример — ОАО «Весна»Центральная бухгалтерия главному бухгалтеру 140000 г. Павлодар ул. Чекина, 65

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

Пример — АОЗТ «Болашак»Бухгалтерия Старшему экономисту Сакеновой К.Ж.

Пример — Президенту фирмы «Востоктранс-сервис»Муратову И. П.492000 г. Усть-Каменогорск ул. Мира, 15

Если документ направляется в несколько однородных орга­низаций или несколько структурных подразделений одной орга­низации, то их следует указывать обобщенно.

Пример- Областные управления юстиции

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу вначале ука­зывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы имени и отчества (или инициалы имени) получателя.

Пример - 480052, г. Алматыул. Мате Залка, д.11, кв. 31 Жумабаеву А.

108

Пример — 140000, г. Павлодарул. Моргулапа, д. 57, кв.45 Ким А.А.

Каждая составная часть этого реквизита размещается с но­вой строки. Знаки препинания в конце строк — точки, запятые — не ставятся.

Отделяется от других составных элементов двумя между­строчными интервалами.

Гриф утверждения документа (13) — санкционирует всту­пление в силу документа.

После подписания отдельные виды документов (почти все организационные документы, а также планы, отчеты, инструк­ции, правила, некоторые акты) требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Документ может утвер­ждаться двумя способами: изданием распорядительного доку­мента (постановления, решения, приказа) или утверждением должностного лица.

При утверждении документа должностным лицом гриф ут­верждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавы­чек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов имени, отчества (или инициала имени), фамилии и даты утверждения.

Пример- УТВЕРЖ ДАЮ '”

Председатель правленияАкционерного банка «Урал»

_____ _____ К. Есенов(.личная подпись)

14.03.06

При утверждении документа двумя лицами равных должно­стей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом верхних углах документа.

109

Президент компании «Батыр»

_____ _____Г. Рахимов(личная подпись)

14.07.06

Пример —У Т В Е РЖ Д А Ю УТВЕРЖ ДАЮ

Президент компании «Радиосвязь»

_____ __ М. Султанов(личная подпись)

14.07.06

При утверждении документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служеб­ной иерархии должностей.

П ример- УТВЕРЖ ДАЮ

Генеральный директор ОАО «Химстрой»

_____ ______ С. Калиев(личная подпись)

14.06.06УТВЕРЖДАЮ

Главный инженер АО «Химия»

У. Адильбаев(личная подпись)

14.06.06

При утверждении документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу

110

документа одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

Пример- УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка «Кулов и компа­ния»

____ Ж Кулов(личная подпись}

24.09.06

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка «Молодость»

• ‘ М I 1 А. Балтабаев(личная подпись)

24.09.06

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка «Развитие аула»

_____ С. Абдуллин(личная подпись)

24.09.06

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.

111

Пример — У ТВЕРЖ ДЕН Ы

Протокол Совета директоров от 21.06.06 № 3

У Т В Е Р Ж Д Е Н О

Приказом ректора Академии от 01.07.06 № 86

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля.

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) отделяется от других составных элементов дву­мя междустрочными интервалами.

р8И8 • I ■ 1 • 1 • 2 • I ■ 3 • I • 4 ■ I ■ S ■ 1 ■ Б ■ I • ;• I ■ » • I ■ 1 ■ I J ; I -11 I ■ 15 ■ ТЦ • I I /ф■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Н Н Н Н Н В Н н !

УТВЕРЖДАЮ*-#'Пред сед атель-пр авленияАкционерно го-банка•сУрал**'Ф____________ -К •Есенов*-'.....паиилао^14.03 06jH

Резолюция (14) — надпись на документе, сделанная должно­стным лицом и содержащая принятое им решение.

В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполни­телей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или не­скольким лицам, равным по должности, головным исполнителем

112

является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставля­ется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюция располагается в верхней части первого листа до­кумента на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с обязательным указанием (кроме фамилий исполните­лей, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах до­кумента, к которому относится резолюция (автор, исходящий но­мер и дата документа).

Пример —

Тусупбекову К.Е.Выясните наличие расходных материалов в цехе № 3 к 14.05.2006

Личная подпись

04.05.2006

Каншитденов С.М.Горбунова С. С.Организуйте проведение выставки к 12.06.2006.

04.06.2006Заголовок к тексту (15) - краткое изложение основного

смысла текста составляемого документа.:Заголовок к тексту должен быть максимально кратким и ем­

ким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовы­ваться с наименованием вида документа.Пример — О премировании сотрудников

О предоставлении отчета за второй кварталОб утверждении графиков отпусков

Допускается не указывать заголовок к документу с текстом не более 10 строк или к документу, выполненному на бланке формата А5.

113

Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, должны сочетаться в падеже с наименованием вида документа, например: Акт (вид документа) Сдачи-приемки дел (заголовок к тексту), Протокол(вид документа) Заседания Совета директоров (заголовок к тексту).

При ответе на запрос в обязательном порядке ссылаться на номер запроса.* На № __________ от «_____ » ___________ 200_г.

Печатают с левым отступом 0 см, т.е. от границы левого по­ля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе, для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение дли­ны строки.

Щ . ^ . 4 1 . Ш 1 1 1 . !

О резузьтэтах документарной ревизии финансово-хозяйственной деятельность предприятия СЕБ Института металлургии РАН

Отметка о контроле (16) — обозначается литерой «К», сло­вами или штампами «Контроль», «Взято на контроль». Разме­щается в верхней половине левого поля первого листа документа.

Текст документа (17) оформляется в виде связанного тек­ста, анкеты, таблицы или их сочетания. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй — приводятся обоснования, ар­гументы. В отдельных случаях в первой части указываются при­чины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании доку­ментов других организаций или ранее изданных документов, ука­зываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрацион­ный номер документа, заголовок к тексту.

114

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организаций, из­ложение текста должно идти от первого лица единственного чис­ла (ПРИКАЗЫВАЮ, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов тест излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТА­НОВЛЯЕТ; р е ш и л ).

В совместных распорядительных документах тест излагает­ся от первого лица множественного числа {ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

Текст протокола излагается от третьего лица множественно­го числа {СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

В документах, устанавливающих права и обязанности орга­низаций, их структурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов, фактическое состояние дел или выводы (акт, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного лица {Департамент осуществляет функции; в состав дирекции входят; комиссия установила).

В письмах используются следующие формы изложения:— от первого лица множественного числа (просим напра­

вить; направляем на рассмотрение);— от первого лица единственного числа {прошу выделить;

считаю возможным);— от третьего лица единственного числа {Министерство

не возражает; Агентство считает необходимым).При составлении текста в виде анкеты наименование при­

знаков должны быть выражены именем существительным в име­нительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего вре­мени {имеет, владеет, были, находились).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выра­женные именем существительным в именительном падеже. Под­заголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таб-

115

лицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только их номера.

Начало первой строки текста документа печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков (абзацный отступ 1,25 см) от левой границы текстового поля.

В отметке о наличии приложения (18), названного в тесте документа, проставляется количество листов, экземпляров, язык исполнения.

Пример — Приложение: на 5л. в 1 экз. на государственном и русском языках.

При наличии приложений, не названных в тексте, указыва­ются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения.

Пример — Приложения: 1. Справка о подготовке школ Акмо­линской области к новому учебному году на 8л. в 2 экз. на государственном и русском языках.2. Список школ на Зл. в 1 экз. на русском языке.

В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишется слово Приложение, с ука­занием порядкового номера приложения, наименование распоря­дительного документа, его даты и регистрационного номера.

Пример — Приложение: к приказу ректора Академии от12.04.06

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения ука­зывается данная особенность.

Пример — Приложение: Письмо Акционерного банка«Сары арка» от 16 марта 2006 года № 04 3/112 и приложение к нему, всего на 26л. на государствен­ном и русском языках.

116

Если приложение направляется не во все указанные в доку­менте адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Пример — Приложение: Проект Инструкции на 7л. в 3 экз. на государственном языке в первый адрес.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз. на русском языке.При оформлении документа печатается с нулевой отметки от

левой границы текстового поля.Подпись (19) - проставляется уполномоченным должност­

ным лицом или автором документа.В состав подписи входят:— наименование должности лица, подписавшего доку­

мент;— наименование организации или организации и струк­

турного подразделения (если документ оформлен не на бланке организации);

— личная поДпись;— расшифровка подписи (инициал имени или инициал

имени, отчества и фамилия).

Пример —

Конкурсный управ­ляющийАО «Восток» личная подпись

***Директор

личная подпись

**♦Заведующий отделоммаркетинга ОАО «Ал- К.К. Шакуровf f in j j}) личная подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности данного лица в подписи не указывает­ся.

Н. Нурбеков

Н. Есембаев

117

При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются одна под другой в соот­ветствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Пример —

Исполнительный дирек- Е. КусаиновШОП личная подпись

Главный специалист Н. Семеноваличнаяпоопис

При подписании документа двумя лицами равных должно­стей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример —

Директор ТОО «Колос» Директор ОАО «Керуен»Н. В. И в а н о в _____________ Я. К. Кунан-

яичная подпись баевличная подпись

При подписании документа тремя и более лицами рав­ных должностей их подписи располагаются одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований органи­заций или структурных подразделений.

Пример -

Исполнительный дирек­тор СП «Аксункар» С. У се нов

личная подпись

Директор АО «Нефте- Л. ОралбайcCl J» личная подпись

Конкурсный управляющийфирмы «Фармакология» А. Алиев

личная подпись

118

Директор РГП «Хим­пром» Ж. Муменов

личная подпись

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.Пример —Председатель комиссии

Члены комиссии

личная подпись

личная подпись

личная подпись

М. Асылбек

В. Касенов

Г. Лапиков

Н. Середаличная подпись

Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактически занимаемой должности и фамилии. Не допускается проставление предлога За, надписи рукой Зам. или косой черты (/) перед наименованием должности

Документ подписывается светостойкими чернилами. Не до­пускается подписание фломастером и авторучкой, заправленной улетучивающимися чернилами.

Наименование должности печатают под реквизитом От­метка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от гра­ницы левого поля), а расшифровка подписи — на уровне последней строки наименования должности, на расстоянии 12 см от границы левого поля.

■10' I I ц- I *13- I • 14• I '15' У Д

Начальник отела кадров ПГУ им. С. Торайгырова В. А КаБышев

119

Гриф согласования документа (20) — выражает согласие организации или его органа, не являющегося автором доку­мента, с его содержанием.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (СОГЛАСОВАН, СО­ГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАНЫ), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициал имени, фамилия) и даты согласования.

Пример- С О Г Л А С О В А Н О

Директор РГКП «Алатау»________ _______Ж. Каирбаев

яичная подпись

21.06.06При согласовании документа двумя лицами равных должно­

стей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом нижних углах документа.

Пример —

С О Г Л А С О В А Н О С О Г Л А С О В А Н О

Конкурсный управляющий Председатель правления фирмы «Мебельный дом» ТОО «Мебель от Гука» _____________ Ж. Жуну- _____________ В. Гук

личная подписьсовличная подпись 25.07.06

21.07.06При согласовании документа несколькими лицами неравных

должностей их подписи располагаются в левом нижнем углу до­кумента одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

При согласовании документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в левом нижнем углу до­кумента одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:

120

Пример- СОГЛАСОВАНО

Письмо Министра образования и науки Республики Казахстан от 22.03.06 № 2-14/168

***СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии ОАО «Мирас»

от 22.07.06 № 2 Гриф согласования располагается в левом нижнем углу по­

следнего листа документа, печатается с нулевой отметки от ле­вой границы текстового поля. Слово СОГЛАСОВАНО (СОГЛАСОВАН, СОГЛАСОВАНО, СОГЛАСОВАНЫ) отделя­ется от других составных элементов двумя междустрочными интервалами.

щ . щnr

СОГЛАСОВАНО*'р;Иачапьник-отдела-кадров*-’^ПГУ‘им. •С.-Торайгырова*-'Р ,1__________ J-В А Кабьсиев-1Е5 08 2004 1

Визы согласования документа (21) — выражают согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными должност­ными лицами, при необходимости - ответственными лицами фи­нансовой, экономической и юридической служб.

121

Виза включает в себя подпись визирующего, ее расшифров­ку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости — на­именование должности визирующего.

Начальник планово-финансового отдела _________ ____ И. Тасбулатов

личная подпись

18. 11.06

При наличии замечаний к документу визы оформляются следующим образом:

Замечания прилагаютсяНачальник отдела экспертизы проектов________ _____И. Исаханов

личная подпись

08. 12.06

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из ор­ганизации, визы проставляются в нижней части лицевой сто­роны последнего листа копии отправляемого документа.

В случаях, предусмотренных законодательством РК, про­изводится визирование каждого листа документа и его прило­жений.

При оформлении документа печатаются с нулевой отмет­ки от левой границы текстового поля

Печать (22) - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными норматив­ными правовыми актами.

Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации.

122

Документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РК.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Отметка о заверении копии (23) - проставляется с целью придания ей юридической силы и включает заверительную над­пись Верно, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату за­верения.

Пример— П одп и сьВ ерн оН ачальн и к от дела к а д р о в _И. А лиев

ли ч н а я п од пись

0 8 .0 5 .0 6

Допускается заверять копию документа печатью, опреде­ляемой по усмотрению организации.

Размноженные фотокопировальным способом копии доку­ментов заверяются печатью организации без заверительной над­писи.

Отметка об исполнителе (24) включает: сокращенное слово Исп., фамилию, инициал имени (или инициалы имени и отчества) исполнителя документа и номер его телефона. От­метку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Пример — Исп. Мусина Н.456587

При оформлении документа печатается с нулевой отметки от левой границы текстового поля.

Отметка об исполнении документа и направлении в дело (25) включает следующие данные:

123

-ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа - краткие све­дения об исполнении);

- слово «В дело»;-п р и необходимости - номер дела, в котором будет хра­

ниться документ.Отметка об исполнении документа и направлении в дело

подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне.

При оформлении документа печатается с нулевой отметай от левой границы текстового поля.

Отметка о поступлении документа в организацию (26) содержит порядковый номер входящего документа и дату посту­пления (при необходимости - часы и минуты). Проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Идентификатор электронной копии документа (27) — отметка (колонтитул), содержащая наименование файла докумен­та, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляе­мые в левом нижнем углу каждого листа документа.

При оформлении документа печатается с нулевой отметки от левой границы текстового поля.

5.5 Бланк. Основные реквизиты

Официальные документы должны быть краткими, понятны­ми и печататься на бланке установленной формы.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Устанавливается два основных формата бланков документов- А4(210Х297мм) и А5( 148X210мм) по ГОСТ 9327-60; допуска­ется использование бланков формата А6(105Х 148мм).

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при выполнении конкретного документа.

Исключение составляют бланки государственных организа­ций с изображением Государственного герба РК.

124

Бланки документов проектируются в соответствии со схема­ми расположения реквизитов на бланках и документах, приве­денными на страницах 102 и 103 (см. рис 5.1, 5.2).

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должно­стного лица устанавливаются следующие виды бланков докумен­тов:

— бланк письма;- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документоворганизации включает реквизиты 01 или 02, 03, 04, 05, 10 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон распо­ложения реквизитов 07, 08, 09, 12, 15, 16, при применении трафа­ретных текстов -17 .

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в за­висимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02, 03, 04, 06, 10 и при необходимости ограни­чительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07,08, 15, 16.

На бланках любых организаций, независимо от ведомствен­ной принадлежности, форм собственности и организационно­правовых форм реквизиты 03, 04, 05, 06, 10 печатаются на госу­дарственном и русском языках. Каждый из указанных реквизитов на государственном и русском языках печатается одинаковым шрифтом.

Рассмотрим технологию создания бланков с угловым рас­положением реквизитов с использование текстового процессора MS Word.Технология работы по созданию бланка с продольным распо­ложением реквизитов

1. Запустите текстовый процессор.2. Установите параметры страницы (Файл —> Параметрыстраницы):поля: левое — 20 мм,

верхнее, нижнее, правое - 10 мм.; размер бумаги - А4;

125

ориентация — книжная.3.Создайте таблицу, состоящую из 11 строк и 1 столбца

(Таблица —> Добавить —> Таблица).4. Установите требуемую высоту строк (размеры высоты

строк указаны в таблице). Для этого:- выделите строку;- выполните Таблица —> Свойства таблицы;- в появившемся окне перейдите на вкладку Стро­

ка, установите метку высота, укажите размер в сантиметрах; щелкните ОК.___________________________ ________• ■

Строка Размер,см. Строка Размер,

см. Строка Размер,см.

1 0,5 5 1.3 9 2,02 2,1 6 2,0 10 2,43 0,9 7 1,5 11 1,64 1,0 8 12,05.Строки со второй по пятую разбейте на три столбца:

— выделите;выполните Таблица —> Разбить ячейки', в появившемся окне укажите 3 столбца и 4 строки;

- щелкните ОК.6. Установите требуемую ширину столбца (размеры ши­

рины столбцов указаны в таблице). Для этого:— выделите столбец;— выполните Таблица —* Свойства таблицы;

в появившемся окне перейдите на вкладку Стол­бец, установите метку ширина, укажите размер в сантиметрах; щелкните ОК.

Столбец Размер, см.1 7,52 3,03 7,5

7. Шестую строку разбейте на два столбца, установив для вто­рого столбца размер 7,8 см.

8. Седьмую строку разбейте на три столбца, установив сле­дующие размеры:

126

Столбец Размер, см.1 7,32 2,93 7,8

9. Одиннадцатую строку разбейте на два столбца, установив для первого столбца размер 10,9 см.

10. Скройте границы таблицы: выделите таблицу, щелкните по кнопке Внешние границы (панель инструментов Форматиро­вание лил Таблицы и границы), в меню выберите Нет границ.

11. Для четвертой строки установите верхнюю границу.12. Внесите текст.13. Сохраните документ в вашем рабочем каталоге под име­

нем БЛАНКПРОД.

127

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

(на государственном языке)

Государственны герб

Республики Казах стан

Официальное наимено вание

вышестоящего органа Официальное наимено­

вание организации (на русском языке)

Справочные данные об организации

Справочные данные об организации

(на русском языке)

------ j\fo

L

_____ S---------- —

128

Технология работы по созданию бланка с угловым располо­жением реквизитов

1. Запустите текстовый процессор.2. Установите параметры страницы (Файл —> Параметры

страницы):поля: левое — 20 мм, верхнее, нижнее, правое - 10 мм.; размер бумаги - А4; ориентация - книжная.

3.Создайте таблицу, состоящую из 9 строк и 1 столбца (Таблица —> Добавить —> Таблица).

4. Установите требуемую высоту строк (размеры высоты строк указаны в таблице). Для этого:

— выделите строку;— выполните Таблица —> Свойства таблицы;— в появившемся окне перейдите на вкладку Стро­

ка, установите метку высота, укажите размер в сантиметрах; щелкните ОК.

Строка Размер,см. Строка Размер,

см. Строка Размер,см.

1 1,5 4 1,5 7 2,02 3,6 5 0,9 8 2,43 2,2 6 12,0 9 1,6

5. Строки с первой по четвертую разбейте на три столбца:- выделите;- выполните Таблица —> Разбить ячейки;- в появившемся окне укажите 3 столбца и 4 строки;- щелкните ОК.

6. Установите требуемую ширину столбца (размеры ширины столбцов указаны в таблице). Для этого:

- выделите столбец;- выполните Таблица —> Свойства таблицы;- в появившемся окне перейдите на вкладку Стол­

бец, установите метку ширина, укажите размер в сантиметрах; щелкните ОК.

129

Столбец Размер, см.1 7,32 2,93 7,8

Девятую строку разбейте на три столбца, установив следующие размеры:

Столбец Размер, см.1 10,92 3,03 4,1

7. Скройте границы таблицы: выделите таблицу, щелкните по кнопке Внешние границы (панель инструментов Форматирование лил Таблицы и границы), в меню выберите Нет границ.

8. Для четвертой строки установите верхнюю границу для первого столбца.

9. Внесите текст.10. Сохраните документ в вашем рабочем каталоге под име­

нем БЛАНК У ГЛ.

130

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организа­ции

(на государственном языке) Офици­альное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организа­ции

________(на русском языке)________Справочные данные об организации (на государственном и русском язы­

ках)№

131

5.6 Язык и стиль документов. Особенности официально­делового стиля

Для успешного управления и выработки правильных и свое­временных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и достоверной (рис. 5.3)

Свойства управленческой информации

полнота доступность оперативность достоверностьпозволяет сде­

лать на ее осно­вании

правильные вы­воды и принять продуманные

решения

означает, что информация

должна посту­пать к исполни­

телю в виде, удобном для вос­приятия и обра­

ботки

позволяет выра­ботать на ее ос­

новании решение до того, как она устаревает или

утрачивает свою силу

означает, что она лишена

двусмысленно­сти и соответ­

ствует истинному

положению дел

Рис. 5.3. Свойства управленческой информации

При анализе документов обычно обращают внимание на следующие моменты:

- соблюдение общих требований к тексту;- отсутствие типичных языковых ошибок;- соблюдение этикета делового общения.

Текст документа отличается от любого другого текста. Для документа свойственны:

- специфика построения предложений; ограниченное употребление глаголов в личной форме;

- употребление сокращений;- употребление специальной терминолог ии.

Построение предложенийПри составлении деловых документов принято использовать

простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме:

обоснование —* дейст вие —► объект.

132

Примеры:В связи с эпидемией гриппа (обоснование) приказываю от­

менить (действие) занятия в школе (объект) со 02.02.2004 г. по09.02.2004 г.

***Вследствие финансовых трудностей (обоснование) выну­

ждены прекратить строительство (действие) здания право­славной церкви в с. Успенка (объект).

Двусторонние предложения (с подлежащим и сказуемым) могут строиться по одной из двух схем:

обоснование —* субъект действия —*■ действие или

субъект действия —* обоснование —* действие.Пример:

В соответствии с Вашим заявлением (обоснование) адми­нистрация (субъект — подлежащее) сочла возможным выделить (действие — сказуемое) Вам материальную помощь в размере месячного оклада.

Для выражения действия в деловой речи и документах часто вместо глагола используются конструкции из глагола и отгла­гольного существительного. Таким образом, в документе искус­ственно фиксируется действие и объект этого действия.

Примеры:Приказываю произвести пересчет заработной платы.

***Прошу оказать содействие службам безопасности.

***Приглашаем принять участие в обсуждении устава.

В документах часто используются сложноподчиненные предложения, в которых, как правило, главное предложение рас­полагается перед второстепенным. Например:

Мы надеемся, что руководство Вашей фирмы с понимани­ем отнесется к возникшим у нас обстоятельствам. Заблаговре-

133

менно предупреждаем, что в случае неуплаты электроэнергия будет отключена.Употребление глаголов в личной форме

В документах ограничено употребление глаголов в форме пер­вого и второго лица. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются в распорядительных документах, подписывае­мых директором (приказываю, разрешаю), и в личных документах - заявлениях, расписках и т.п.

В переписке от третьего лица местоимения заменяются су­ществительными. Например, вместо «мы уведомляем» пишется «администрация предприятия уведомляет», вместо «.вы должны ответить» следует писать «комитет должен дать ответ» и т.п.Употребление сокращений

В различных документах, в целях ограничения их размеров, применяются разнообразные сокращения. Их можно разделить на две большие группы, представленные на рисунке 5.4.

Сокращения

графические аббревиатурные

Рис. 5.4. Основные виды сокращений

Графическими сокращениями называют применяемые в документах сокращенные обозначения слов и единиц измерения.

Таблица 5.2. Общепринятые сокращения слов

год (при цифрах) г. квартира кв.

город, города г., гг. коэффициент коэф.госпожа г-жа коэффициент

полезногодействия

к. п. д.

господин, господа, господину

г., гг., ..Г-НУ .

листы, лист лл., л.

134

гражданин гр.,гр-н

миллиард,миллиарды

млрд.

граждане гр-не миллион,миллионы

млн.

гражданка гр-ка минута минединица измерения ед.

измосновныесредства

ОС

железная дорога ж.д. область обл.заведующий зав. район р-н.заместитель зам. тысяча, тыся­

читыс.

имени им. улица ул.исполняющий обязан­ности

и.о. экземпляр экз.

и другие и др. и так далее И т.д.и прочие и пр. тому подобное т.п.

Аббревиатуры существуют как самостоятельные слова, по­этому в устной речи произносятся в сокращенном виде: МГУ, США.

Таблица 5.3. Виды аббревиатур

Название ОписаниеИнициальные состоят из начальных букв или звуков (МЧС,

ГОСТ, вуз, АЭС, СМИ)Слоговые состоят из слогов, слов и их частей (главбух,

хозрасчет, комбат, Ленгаз, Мосторг)Усеченные представляют собой части слов (зам., зав.,

пом.)Смешанноготипа

при составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов (ВНИИатоммаш)

Употребление специальной терминологииТермином называется слово или устойчивое словосочетание

с четко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека.

135

Существует как общепринятая в управлении терминология, так и отраслевая — отражающая содержание той специальной об­ласти, которой посвящен документ.

На практике при составлении документов используются специальные терминологические словари, раскрывающие содер­жание терминов.Деловая переписка

Деловое письмо не обязательно начинается обращением, так как не всегда адресовано конкретному лицу, чаще — организации или учреждению. К обращениям прибегают, если ситуация тре­бует обратиться непосредственно к должностному лицу или к деловому партнеру по коммерческим делам. В таких случаях при обращении к адресату учитываются его служебное положение, регалии и др.

Наиболее частыми формами обращения в настоящее время являются:

- Уважаемый господин (госпожа) ... (фамилия)!- Уважаемый господин ... (должность)!- Уважаемые коллеги!

Важно запомнить — если документ начинается с личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть вставлена формула вежливости «С уважением, ...».

Поскольку участниками деловой переписки являются долж­ностные лица и работники, действующие от имени организации, в письмах принята форма выражения от первого лица множест­венного числа («мы»):

- Просим изыскать возможность...- Напоминаем, что...- Предлагаем сотрудничество...- Представляем на рассмотрение...

Обращение от первого лица («прошу», «предлагаю» и т.п.) применяются в тех случаях, когда переписка носит конфиденци­альный характер, а также, когда письмо оформляется на бланке должностного лица.

Существует несколько правил деловой переписки:- пиши коротко, выражая только суть;- пиши грамотно;

136

-требуя вежливости (честности, доверия), будь вежлив (честен, доверяй) сам;

— не затягивай с ответом;—не «отписывайся общими фразами». Если нечего сказать —

сообщи, что вопрос закрыт или в стадии решения.Деловая переписка характеризуется:

— ограниченной тематикой и повторяемостью;— официально-деловым стилем.

При составлении писем используются так называемые язы­ковые формулы — готовые словосочетания, часто повторяющиеся в практике делового общения:

— Выражаем глубокую признательность...— Считаем целесообразным...— Просим Вас изыскать возможность...— В соответствии с договоренностью ...— Направляем на утверждение (рассмотрение, согласо­

вание)...— Сообщаем, что в период с.. по...— Просим Вас рассмотреть вопрос о...— Принимаем во внимание... и другие.

Языковые формулы часто выступают как важные с юриди­ческой точки зрения части текста. Например:

— Контроль за исполнением приказа возлагаю на...— Доставку груза гарантируем.— Гарантируем своевременную оплату. Наш расчетный

счет...— ... в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд.

Официально-деловой стиль отличается от научного, разго­ворного, литературного и других стилей. Его характеризует крат­кость, ясность, точность, отсутствие эмоциональной окраски.

Вопросы1. Какие реквизиты используются в документах?2. Правила размещения реквизитов в документе.3. Что называют бланком? Какие размеры для бланков уста­

новлены стандартом? Какие виды бланков применяются для оформления деловых документов?

137

4. Перечислите свойства управленческой информации.5. В чем отличие официально-делового стиля от научного,

разговорного, литературного и других стилей?

Для самостоятельной работы1. Узнайте, каково полное юридическое название организа­

ции, в которой вы учитесь. Есть ли у нее эмблема? Что она отра­жает? Используются ли в вашей организации бланки документов и каких? Рассмотрите бланки документов, с которыми вы сталки­вались. Перечислите указанные на них реквизиты.

2. Назовите полные юридические названия других органи­заций, с которыми вы сталкивались. Подберите из газет, журна­лов, рекламных объявлений и других источников примеры эмблем известных вам предприятий. Охарактеризуйте, что пред­ставлено на эмблемах.

3. Используя возможности текстового процессора MS Word, разработайте эмблему вашей фирмы, дайте ей название. Сохра­ните файл в вашем рабочем каталоге под именем ЭМБЛЕМА.

4. Для своей фирмы создайте бланки с угловым и продоль­ным расположением реквизитов. Сохраните файл в вашем рабо­чем каталоге под именем БЛАНК1 и БЛАНК2.

5. В текстовом процессоре Word, создайте новый файл и оформите перечисленные ниже реквизиты деловых документов. Реквизиты на странице отделять друг от друга двумя пустыми абзацами.

— Оформить реквизиты Гриф утверждениях

Утверждаю. Начальник областного управленияГорводоканал Галимов А.А. 12.04.2004

Утверждено. Приказ директора завода.20.04.2004 № 69

Утверждаю. Генеральный директор ОАО "Гам­ма" В.А.Кабиденов 26.09.2004

138

- Оформить реквизиты/4 фесаw:

Директору ЗАО Энергосервис Э.К. Ермекову, 635 457, Астана, Каирбаева, 7.

***Начальнику Карагандинского областного управле­ния финансов М.И. Шестакову, 652000, Караган­да, Сатпаева, 5.

- Оформить следующие три реквизита Заголовок к тек­сту:

О перечислении организационного взноса за уча­стие в конференции.

***0 6 учете, обращении и хранении документов и дел, содержащих несекретные сведения.

***О предоставлении списков студентов, рекомен­дуемых для поступления в аспирантуру.

- Оформить реквизит Отметка о наличии приложения:***

Приложение: копия платежного поручения № 975 на двух листах в одном экземпляре.

***Приложение: документ на 55 листах в 3 экземп­лярах.

***Приложение: справка о согласовании проекта на7 листах в 1 экземпляре и отзывы по проекту на 2 листах в 4 экземплярах.

- Оформить следующие реквизиты Подпись:

139

Начальник планового отдела АО "Союз" Н.И. Кри- вошеев.

***Проректор по учебной работе Семипалатинской медицинской академии проф. И. С. Султанов

- Оформить реквизиты Гриф согласования:

СОГЛАСОВАНО. Начальник управления персона­лом Министерства образования и науки РК НИ. Исаев, 12.04.2005

***СОГЛАСОВАНО. Письмо акима Павлодарской области 12.08.2004

***СОГЛАСОВАНО. Председатель профсоюзного комитета ферросплавного завода Н.И. Пустова- лов. 24.12.2006.

Сохранить файл в вашем рабочем каталоге под именем РЕКВИЗИТЫ.

140

6ГЛАВА Внутренние документы

6.1 Приказы6.2 Протоколы и решения6.3 Акты6.4 Докладные и объяснительные записки6.5 Указания и распоряжения6.6 Справки

141

Приказ - нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказ может издаваться по вопросам:- создания, ликвидации, реорганизации учреждений или струк­

турных частей;- утверждения положений, инструкций, правил с целью

внесения изменений в них;- по вопросам организации работы предприятия, финанси­

рованию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам;

- по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения ра­ботников и т.п.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия для внутренних документов, формуляр бланка включает в себя следующие реквизиты:

- наименование вышестоящего органа;- наименование организации;- государственный герб (эмблема органиации);- название вида документа (ПРИКАЗ);- дата (датой приказа является дата его подписания);- порядковый номер приказа;- место издания приказа;- заголовок к тексту;- текст;- подпись руководителя;- отметка о согласовании;- фамилия и телефон исполнителя.Подготовка приказа включает следующие этапы:- изучение существа вопроса;- сбор необходимых сведений;- подготовку проекта приказа;- согласование проекта;- подписание руководителем.

6.1 Приказы

142

Первый этап разработки проекта приказа определяет круг вопросов, которые предстоит в нем отразить. Затем изучаются материалы по рассматриваемым вопросам, прежде всего законо­дательные акты и решения правительства, ведомственные норма­тивные акты, предшествующие распорядительным документам по данному и аналогичным вопросам. Это обеспечит правовую основу документа и позволит избежать дублирования и противо­речий.

На втором этапе осуществляется сбор необходимых сведе­ний по существу поставленного вопроса. Для этого могут быть использованы различные информационно-справочные докумен­ты: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка.

На основе сбора и изучения необходимых сведений разраба­тывается проект приказа. Проекты приказов готовятся специали­стами предприятия по поручению руководителя. Достаточная компетентность специалистов, занятых в подготовке проекта приказа, является главным условием его качественности.

Третий этап - подготовка текста.Приказ обязательно должен иметь заголовок, отвечающий на

вопрос «о чем?». Например: «О ликвидации предприятия», «О внесении изменений в должностную инструкцию главного бух­галтера», «О приеме на работу», «О переводе на другую работу» и т.д. Не допускается использовать заголовки типа.- «Приказ ге­нерального директора» или «Приказ по предприятию».

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимосвязан­ных частей.

В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа:

— нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

— решения Совета директоров, общих собраний акционе­ров;

— производственная необходимость (конкретно).Зачастую в констатирующей части дается пересказ акта вы­

шестоящего органа, во исполнение которого издается данный приказ. При этом обязательны ссылки на вид акта, его автора,

143

полное название (заголовок), номер и дату, т.е. все поисковые (ссылочные данные). Констатирующая часть приказа может от­сутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нужда­ется в разъяснении.

Как правило, текст констатирующей части начинается с формулировок: «В соответствии..», «Во исполнение...», «В це­лях...», «Для...».

Основную нагрузку в приказах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме и начинается словом «П р и к а з ы в а ю ». Слово «Приказываю» печатается про­писными буквами или строчными вразрядку. Это позволяет отде­лить констатирующую часть от распорядительной.

В распорядительной части указывается, кому (исполнителю или структурному подразделению) и что сделать (указывают конкретную работу), до конца числа (сроки ее окончания).

К формулировкам этой части документа предъявляются осо­бенно жесткие требования: конкретность, четкость, ясность, не­допустимость различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры, активизировать, обратить внимание и т.д.

Текст приказа может делиться на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. Пункты нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте указывает­ся лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль исполнения приказа в целом, а в каждом пункте указы­ваются исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполне­ния. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписы­ваемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - подготовить, зачислить, организовать, обеспечить, возложить, разработат ь и т.д.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно приказ имеет общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В последнем пункте приказа указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. Приказ может иметь приложения, указа-

144

ния на которые даются в соответствующих пунктах текста. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, пра­вила, положения), то они оформляются в виде приложения к при­казу.

Приказ подписывает руководитель или его заместители, ко­торым предоставлено это право.

Выписка из приказа — документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа - «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверя­ет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное руково­дителем заверять копии документов.Технология создания шаблона приказа по основной деятель­ности

Для упрощения создания приказа можно сначала создать шаблон приказа, а затем на его основе создавать другие приказы.

Рассмотрим приемы создания шаблонов приказов по основ­ной деятельности с использованием бланков предприятия с угло­вым и продольным расположением реквизитов.

Шаблон приказа по основной деятельности с использовани­ем бланка предприятия с продольным расположением реквизи­тов:

- откройте шаблон созданного вами бланка предприятия с продольным расположением реквизитов (файл БЛАНК ПРОД в вашем рабочем каталоге);

- внесите следующие изменения:■ в четвертой строке справочные данные об организации

замените названием вида документа;■ в пятой строке добавьте Место издания документа;| седьмая строка - Заголовок к тексту (ширина столбца

7,3 см);■ восьмая строка разделена на три части: Констатирующая

часть (на основании чего), П Р И К А З Ы В А Ю , Распоряди­тельная часть текста (что, кому и в какие сроки).

145

-С лова Б ¥ Й Р Ы К , П Р И К А З и П Р И К А З Ы ­В А Ю печатаются прописными буквами в разрядку (Формат —* Шрифт —1 Интервал —> Разряженный).

Сохраните созданный документ в своем рабочем ка­талоге под именем ПРИКАЗ Ш.

Официальное наименова­ние

вышестоящего органа Официальное наименова­

ние организации (на государственном язы­

ке)

Г осударствен ный герб РК

(или эмблема организации)

Официальное на­именование

вышестоящего ор­гана

Официальное на­именование органи­

зации (HajgyccKOM языке)

Б V Й Р Ы К П Р И К А З00.00.00 №Место издания (на государственном язы­ке)

Место издания (на русском языке)

Заголовок к тексту ! !

Констатирующая часть (на основании чего)

П Р И К А З Ы В А Ю :

Распорядительная часть текста (что, кому и в какие сроки)

Должность подпись И.О. Фамилия

Визы

На основании данного шаблона создаются приказы по основ­ной деятельности. Например:

146

Официальное наименова­ние

вышестоящего органа Официальное наименова­

ние организации (на государственном язы­

ке)

Г осударственный герб РК

(эмблемаорганизации)

Официальное наиме­нование

вышестоящего органа Официальное наиме­нование организации (на русском языке)

Б V Й Р Ы К П Р И К А З28.12.05 № 157 г. Актобе

г. Актобе

;

О графике работы в ! праздничные дни ;

В связи с постановлением дни

правительства РК о работе в праздничные

П Р И К А З Ы В А Ю :

1. Начальнику охраны Абитову М.К. обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2005 г. по 03.01.2005 г.

2. Директору по персоналу Сергеевой А. А. обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов.

3. Главному бухгалтеру Сагатовой Ш.Б. изыскать средства для опла­ты дежурства в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

Генеральный директор ОАО «Сункар» подпись В. 3. Дрехслер

Визы

Проект приказа внес: Зам. директора по общим вопросам подпись А.М. Алиев

:

147

Шаблон приказа по основной деятельности с использовани­ем бланка предприятия с угловым расположением реквизитов:

-откройте шаблон созданного вами бланка предприятия с угловым расположением реквизитов (файл БЛАНК УГЛ в ва­шем рабочем каталоге);

- внесите следующие изменения:■ в третьей строке во втором столбце укажите название ви­

да документа;■ в третьей строке добавьте Место издания документа;■ четвертая строка - Заголовок к тексту (ширина столбца

7,3 см);■ шестая строка разделена на три части: Констатирующая

часть (на основании чего), П Р И К А З Ы В А Ю , Распоряди­тельная часть текста (что, кому и в какие сроки).

Слова П Р И К А З и П Р И К А З Ы В А Ю печатают­ся прописными буквами в разрядку (Формат —*Шрифт —► Интервал —> Разряженный).

- Сохраните созданный документ в своем рабочем ката­логе под именем ПРИКАЗ_Ш_1.

148

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

(на государственном языке) Официальное наименование

вышестоящего органа Официальное наименование

организации (на русском языке)

00.00.00 №

Место издания (на русском языке)

П Р И К А З

Г ~ ЩКонстатирующая часть (на основании чего)

П Р И К А З Ы В А Ю :

Распорядительная часть текста (что, кому и в какие сроки)

Г Должность подпись И.О. Фамилия

Визы

149

На основании данного шаблона создаются приказы по ос­новной деятельности. Например:

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

(на государственном языке) Официальное наименование

вышестоящего органа Официальное наименование

организации (на русском языке)

15.01.06 № 15

г. Актюбинск

П Р И К А З

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с созданием АСУ предприятия

П Р И К А З Ы В А Ю :

Ввести в штатное расписание предприятия следующие изменения:— инженер — системотехник — 2 ед.;— инженер - программист;— лаборант - 2 ед.;— техник - системотехник.

Генеральный директорОАО «Сункар» подпись В. 3. Дрехслер

ВизыПроект приказа внес:Зам. директора пообщим вопросам подпись А.М. Алиев

150

Решения и постановления представляют собой документы коллегиального органа (Совета директоров, общего собрания ак­ционеров и т.д.), составляемые по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписываются решения (постановления) председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

Решения и постановления являются не только самостоя­тельными документами, а, как правило, - составной частью про­токолов.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения во­просов и принятия решений коллегиальными органами.

Оформляется протокол по форме общего бланка предпри­ятия на чистом листе бумаги. Реквизиты протокола:

— наименование вышестоящего органа;— наименование предприятия;— наименование структурного подразделения;— название вида документа (протокол);— дата заседания;— регистрационный номер документа;— место заседания;— заголовок к тексту;— текст документа;— подписи.

Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также при­глашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывает­ся их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается» (указываются инициалы, фамилии, должность и место работы каждого участника). Завер­шает вводную часть повестка дня, где в виде пунктов записыва­ются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и

6.2 Протоколы и решения

151

должность выступающего, время, требуемое для его выступле­ния.

Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каж­дого вопроса и формируется в виде пронумерованных разделов по схеме:

- СЛУШАЛИ:- ВЫСТУПИЛИ:- ГОЛОСОВАЛИ:- ПОСТАНОВИЛИ:

В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и ини­циалы основного докладчика (или докладчиков) и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к про­токолу прилагается текст (или тезисы доклада), то вместо содер­жания пишут: «Доклад прилагается».

В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

Итоговое решение принимается в соответствии с итогами голосования. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ» в следующей форме:

ГОЛОСОВАЛИ.Предложение Иванова И.И.«ЗА» — количество голосов «ПРОТИВ» — количество голосов «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» — количество голосов Предложение Петрова П.И.«ЗА» — количество голосов «ПРОТИВ» — количество голосов «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» — количество голосов

В подразделе ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения. Принятое решение должно быть сформулировано по схеме:

что нужно сделать — исполнитель — срок исполнения.На основании протокола могут быть изданы документы: вы­

писка из протокола и решения.Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка

из приказа.

152

Решение - это распорядительный документ коллегиального органа.

В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, решение является до­кументом, который доводится до сведения исполнителей.

Констатирующая (вводная) части решения оформляются по форме:

В связи (на основании) < причины издания документа> Н а ­звание распорядительного органа> РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИ­ЛО).

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Технология создания шаблона полного протоколаШаблон протокола с использованием бланка предприятия с

продольным расположением реквизитов:-откройте шаблон созданного вами бланка предприятия с

продольным расположением реквизитов (файл БЛАНК ПРОД в вашем рабочем каталоге);

- внесите следующие изменения:■ в четвертой строке справочные данные об организации

замените названием вида документа;■ в пятой строке добавьте Место издания документа;■ седьмая строка — Заголовок к тексту (ширина столбца 7,3

см).- С л о в а ХАТ Т АМА, П Р О Т О К О Л и П О В Е ­

С Т К А Д Н Я печатаются прописными буквами вразрядку ('Формат —»Шрифт —* Интервал —»Разряженный).

— Сохраните созданный документ в своем рабочем каталоге под именем ПРОТОКОЛ_Ш.

153

Официальное наименова­ние

вышестоящего органа Официальное наименова­

ние организации (на государственном

языке)

Государственный герб РК

(эмблемаорганизации)

Официальное наимено вание

вышестоящего органа Официальное наимено

вание организации (на русском языке)

Х А Т Т А М А П Р О Т О К О Л00.00.00 №Место издания (на государственном язы­ке)

Место издания (на русском языке)

Наименование органа (кто собрался)Председатель: И. О. Фамилия Секретарь: И. О. Фамилия Присутствовали:Перечень: И. О. Фамилия Приглашенные (если имелись):Перечень: И. О. Фамилия

П О В Е С Т К А Д Н Я :1. Текст....2. Текст...

1. СЛУШАЛИ:И. О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления И. О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления В Ы С Т У П И Л И :ПОСТАНОВИЛИ:1.1 Текст решения....1.2. Текст решения...2. СЛУШАЛИ.И. О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления Я. О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления В Ы С Т У П И Л И :ПОСТАНОВИЛИ:2.1 Текст решения....2.2. Текст решения...

1редседатель подпись И.О. ФамилияСекретарь подпись И.О. Фамилияi дело №

Тодпись исполнителя дата

154

На основании данного шаблона создаются полные и краткие протоколы.

Аналогично создается шаблон решения.

Официальное наименова­ние

вышестоящего органа Официальное наименова­

ние организации (на государственном язы­

ке)

Государственный герб РК

(эмблемаорганизации)

Официальное на­именование

вышестоящего ор­гана

Официальное на­именование орга­

низации (на русском языке)

Ш Е 1111 М I Р Е Ш Е Н И Е

00.00.00 №Место издания (на государственном язы­ке)

Место издания (на русском языке)

Заголовок к тексту

Констатирующая часть: причины издания документа, название органа

Р Е Ш И Л ( Р Е Ш И Л О , Р Е Ш И Л А ) :

Распорядительная часть (в виде пунктов):

1. Текст.2. Текст.3. Текст...

ПредседательСекретарь

ПОДПИСЬ

ПОДПИСЬ

И.О. Фамилия ; И.О. Фамилия :

В дело №

Подпись исполнителя дата

155

А кт - это документ, составляемый специально выделенны­ми должностными лицами (членами комиссии), назначаемыми приказом руководителя, подтверждающий установленные комис­сией факты, события, действия, связанные с деятельностью пред­приятия.

В зависимости от назначения акты бываю т различного со­держания:

- при смене работников, являющихся материально- ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

- при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследо­вания или ревизии (акт инвентаризации);

- составляются акты при списании пришедшего в негод­ность инвентаря или оборудования — акт списания м ат ери­альных ценностей;

- акты об испытаниях новых изделий;- акты о выделении к уничт ож ению документ ов и т. д.

Если нет установленной нормативным документом формы,то акты составляются по единой схеме. Члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, и ос­новные законодательные и нормативные документы, регулирую­щие данный вопрос.

В акте отражают только те факты, которые точно уставлены лицами, которые подписывают документ.

Акт оформляется на общем бланке и содержит сле­дующие реквизиты:- гриф утверждения;- наименование вида документа (АКТ);- дата;- порядковый номер акта;- место составления;- индекс документа;- заголовок к тексту;- текст;

6.3 Акты

156

- отметка о наличии приложения (если есть приложе­ние);

— подписи председателя и членов комиссии.Если акт является внешним документом, то он должен со­

держать юридический адрес фирмы.Акт должен иметь реквизит «Заголовок к тексту». Напри­

мер: «Акт об инвентаризации товарно-материальных ценно­стей, от груж енных...» или «Акт приема-передачи документов» и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.В вводной части акта указывается основание его составле­

ния. Это может быть ссылка на документ либо факты, события, действия. Начинается эта часть акта словом «Основание», кото­рое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. По­сле этого слова ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Затем указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилия членов комиссии в алфавит­ном порядке. При необходимости указываются должности, ини­циалы и фамилии присутствующих.

В конце текста при необходимости могут быть указаны све­дения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Коли­чество экземпляров определяется числом заинтересованных сторон.

Например: Составлен в 2-х экземплярах:1-й экз. направлен в налоговую инспекцию2-й экз. — в дело.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом должности перед фамилиями не указываются. Напри­мер:

Председатель ко- подпись Т.Н. БогдановмиссииЧлены комиссии подпись А.С. Головлев

И. К. Морозов.Для ряда актов (по материальным ценностям, финансовым и

другим важным вопросам) необходимо утверждение руководите­

157

лем предприятия и заверение печатью, после чего они приобре­тают юридическую силу.Технология создания шаблона акта

Шаблон акта с использованием бланка предприятия с угло­вым расположением реквизитов:

- откройте шаблон созданного вами бланка предприятия с угловым расположением реквизитов (файл БЛАНК УГЛ в ва­шем рабочем каталоге);

- внесите следующие изменения:■ в третьей строке во втором столбце укажите название

вида документа. Слово А К Т печатается прописными буквами в разрядку (Формат —* Шрифт —| Интервал —> Разряженный);

■ в третьей строке добавьте Место издания документа;■ четвертая строка - Заголовок к тексту (ширина столбца

7 ,3 см );■ шестая строка разделена на три части: основание, Ко­

миссия в составе председателя И. О. Фамилия и членов: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И. О. Фамилия составили акт (чего, о чем)

- сохраните созданный документ в своем рабочем катало­ге под именем AKT LU.

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименова­ У Т В Е Р Ж Д А Юние Наименование должности

вышестоящего органа руководителя организацииОфициальное наименова­ Расшифров­

ние организации ка(на государственном языке) (личная подпись)

ПОДПИСИОфициальное наименова­ Дата

ниевышестоящего органа

Официальное наименова­ние организации

(на русском языке): а к т : • t I 1 • 1

0 0 . 0 0 . 0 0 №

Место составления(на русском языке)

Заголовок к тексту 1

Основание:

Комиссия в составе председателя И. О. Фамилия и членов: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И. О. Фамилия составили акт (чего, о чем)

Основная часть текста

Составлен в 2 экземплярах:1 экземпляр — (куда, кому);2 экземпляр — (куда, кому)

Председатель подпись И.О. ФамилияЧлены комиссии: подпись И.О. Фамилия

подпись И.О. Фамилия

В дело №___

Подпись исполнителя дата

159

6.4 Докладные и объяснительные записки

Д окладная записка — документ, адресованный руководите­лю предприятия или вышестоящему органу, информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, содержащий выводы и предложения. Состав­ляется по инициативе автора или по указанию руководства в случае необходимости поставить вышестоящего руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Ц ель — побудить руководителя принять определенное ре­шение.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, рас­крывающий ее содержание. От адресата зависит оформление этого вида документа. Докладные записки могут быть внешними и внутренними.

Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным видам деятельности предпри­ятия хранятся 5 лет.

Объяснит ельная записка - это документ, поясняющий со­держание отдельных положений какого-либо события, факта, по­ступка. Объяснительные записки по содержанию делятся на две группы.

Первая группа включает документы, сопровождающие ос­новной документ (план, отчет) и поясняющие содержание от­дельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке предприятия.

Во вторую группу входят объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, кратким, содержать неопровержимые дока­зательства. Как и докладные записки, они могут быть внешними и внутренними.

Внутренние объяснительные записки, подаваемые руково­дителю структурного подразделения или руководителю учрежде­ния, оформляются на простом листе с помощью компьютера, машинописным или рукописным способом и подписываются со­ставителем.

160

Внешние объяснительные записки, направляемые в выше­стоящие органы, подписываются руководителем предприятия и оформляются на общем бланке предприятия для писем, факсов.

Структура докладной записки

Наименование предприятия Должность (кому предна­значена)

Наименование отдела предпри­ятия

И. О. Фамилия

Д О К Л А Д Н А ЯЗ А П И С К А

Резолюция руководителя00.00.00 №_________

Заголовок (о чем)

Текст

Должность подпись И.О. Фамилия

В дело №

Подпись исполнителя дата

Приведем пример оформления докладной записки.

ОАО СОЮЗ Директору ОАО «СОЮЗ»Производственно-техническийотдел

А.Н. Кайдарову

Д О К Л А Д Н А ЯЗ А П И С К А

Резолюция руководителя02.08.06 № 87 !

161

О ком андировании Глебова А.А.

В связи с вводом в эксплуатацию нового производствен­ного цеха прошу командировать менеджера производствен­но-технического отдела Глебова А.А. на завод «Формаз» с01.09.06 по 15.09.06.

Начальник НТО подпись И.О. Иванов

В дело №23

Подпись исполнителя дата

Жесткой формы для написания объяснительной записки не существует. Ее можно написать «от руки» в свободной форме, но можно напечатать на компьютере.

Рассмотрим примеры оформления объяснительных записок.

Заведующему кафедрой АСУ ПаУ Д.С. Игизбаеву

О Б Ъ Я С Н И Т Е Л Ь Н А Я З А П И С К А16.12.2006

Мое опоздание на занятия 15 декабря 2006 года произошло в свя­зи с тем, что из-за сильного мороза (-35°С) были отменены рейсы автобу­сов по маршруту Экибастуз - Павлодар.

Проверить информацию об отмене движения автобусов по ука­занному маршруту можно по телефону 31-45-98 или в справочной служ­бе Павлодарского автовокзала.

Студентка группы АСУ-21 О.Н. Сидорова

162

Указание - распорядительный документ по вопросам, свя­занным с организацией исполнения приказов, инструкций, пору­чений и т.п. Указание подписывает руководитель предприятия или его заместители в пределах компетенции.

Распорядительная часть указания начинается словами «Обязываю», «Предлагаю».

Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Приведем пример оформления указания с использованием шаблона бланка с угловым расположением реквизитов.

6.5 Указания и распоряжения

Эмблема организацииОфициальное наименова­

ниевышестоящего органа

Официальное наименова­ние организации

(на государственном языке) Официальное наименова­

ниевышестоящего органа

Официальное наименова­ние организации

(на русском языке)

15.01.06 № г. Кустанай

У К А З А Н И Е

О графике отпусков на 2006 г.

163

П Р Е Д Л А Г А Ю :

1. Руководителям структурных подразделений предоста­

вить списки работников с указанием прелагаемого срока очеред­

ного отпуска в 2006 г. Срок предоставления списков - «25» января

2006 г

2. Секретарю составить сводный график отпусков работни­

ков предприятия на 2006 г. и предоставить его на утверждение

директору предприятия. Срок предоставления графика — «30»

января 2006 г.

Для составления отпусков на 2006 г.

Директор предприятия подпись И.О. Фамилия

Визы

В дело №Подпись исполнителя 00.00.00

Распоряжение - документ, издаваемый директором или за­местителем преимущественно по оперативным вопросам повсе­дневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на бланке предприятия для внутренних документов и подписываются директором или его заместителями.

Текст распоряжения должен содержать:- конкретное задание (работу);- ответственность исполнителя;- срок исполнения.

Распорядительная часть, как правило, начинается словами «Обязываю», «Устанавливаю» и т.п.

Пример оформления распоряжения с использованием шаб­лона бланка с угловым расположением реквизитов.

164

Эмблема организации

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

(на государственном языке) Официальное наименование

вышестоящего органа Официальное наименование

организации (на русском языке)

12.05.06 № 27 г. Астана

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комн. №

О Б Я З Ы В А Ю :

1. Провести ремонтные работы в комн.№

Ответствен н ый

Срок исполнения « » 200 г.

2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на главного инженера

Терехова А.В.

Директор предприятия подпись И.О Фамилия

Визы

В дело №Подпись исполнителя 00.00.00

165

Справка - это документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо опреде­ленному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, опи­сание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы.Первая группа — служебные, содержат информацию о фак­

тах и событиях служебного характера, удостоверяющих какой- либо юридический факт, и выдается заинтересованным гражда­нам и учреждениям. Например:

- справка о наличии материалов на складе, которая состав­ляется заведующим складом;

- справка о количестве пропусков занятий учениками за ка­кой-то период времени, составляемая завучем.

Вторая группа — личные, подтверждают такие сведения, как занимаемая должность, заработная плата, место проживания, наличие иждивенцев и т.п.

Справки оформляются на угловых бланках общего вида и содержат следующие реквизиты:

- адресат;- название вида документа (СПРАВКА);- порядковый номер справки;-дата;- место составления;- в служебных справках заголовок к тексту;- текст;- отметка о наличии приложений;- подпись.

Текст справки обычно начинается с указания в именитель­ном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообща­ются сведения. В конце справки либо в правом верхнем углу приводится название учреждения, куда она представляется. На справке ставятся даты ее подписания и дата выдачи. В тех случа­ях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят поряд­ковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре. Справку подписывают лица, ее со-

6.6 Справки

166

ставлявшие и несущие ответственность за предоставленную ин­формацию. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справки, которые предназначены для руководителя пред­приятия, составляются и подписываются исполнителем (состави­телем), оформляются на чистом листе бумаги. На месте названия учреждения-автора указывается структурное подразделение, на­пример бухгалтерия.

Справки, составляемые по запросу внешних организаций , подписываются руководителем предприятия и оформляются на общем бланке предприятия. Такая справка должна иметь заголо­вок к тексту, который раскрывает ее содержание и указывает дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Дата, адресат, заголовок, текст, подпись являются обя­зательными реквизитами этих двух видов справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например справка <<0 доходах, полученных в 1 квартале 2004 г.»

Если в справку необходимо внести сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых зави­сит от количества освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющей цифровые показатели, может быть оформлен в таблич­ной форме.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансо­вого характера она подписывается руководителем, главным бух­галтером и заверяется печатью.Структура справки

Наименование предприятия \ Наименование организации,! куда предоставляется справка

С П Р А В К А ...................................:..........

Дата №Место составления справки

167

Заголовок (о чем) — для слу­жебных справок

Текст справки

Должность подпись И.О. Фамилия

В дело №__

Подпись исполнителя Дата

Пример оформления служебной справки

ЗАО «Стройпром» Комитет по госзакупкам при Акиме

г. Павлодар Торговая, 2

Павлодарской областиг. Павлодар, Ленина, 75, каб. 255

С П Р А В К А

.12.05.06 №23 г. Павлодар

О наличии стройматериалов в ЗАО «Стройпром»

В ЗАО «Стройпром» имеются следующие строительные материалы:доски половые—150 куб. м.: паркет - 300 кв. м.; линолеум - 250 м.; цемент - 600 кг.;краска половая (ПФ - 266, г. Ярославль)- 1200 кг.

Директор А.Н. Нургалиев

Гл. бухгалтер подпись Н.П. Пустовалова

В дело № 36

Подпись исполнителя лата

168

Вопросы1 .Приказы. Этапы подготовки. Правила оформления.2.Как оформить протокол, решение?3. Акт. Структура акта. Правила оформления.4. Назначение и правила оформления докладных и объясни­

тельных записок.5.Как оформить указание и распоряжение?6.Справка. Виды. Правила оформления справок.

Для самостоятельной работы1. Ознакомьтесь с текстами приказов, издающихся в вашем

учебном заведении. Определите, все ли реквизиты, необходимые для документа,, указаны. Есть ли ошибки в составлении докумен­тов? Определите основные причины издания приказов в вашем учебном заведении.

2. Составьте проект приказа об отчислении студента из уни­верситета за академическую задолженность. Необходимые рекви­зиты укажите самостоятельно.

3. Составьте проект приказа о проведении дня Святого Ва­лентина в школе. Необходимые реквизиты укажите самостоя­тельно.

4. Составьте приказ о добавлении новой должности в штат­ное расписание. Директору по персоналу Шагиевой А.Б. подго­товить проект изменения штатного расписания для обеспечения рекламной деятельности вашей фирмы. Необходимые реквизиты укажите самостоятельно

5. Составьте приказ о подготовке к ежегодному семинару.Директору по маркетингу Аксеновой Е.Н. не позднее

20.03.2005 предоставить тезисы докладов ведущих специалистов- маркетологов по зарубежному рынку.

Секретарю приемной Генерального директора Алиевой С.Ж подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара.

Главному бухгалтеру Протасовой Е.М. составить смету рас­ходов по организации работ научных секций и проведению за­ключительного банкета,

Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

169

6. Составьте протокол собрания членов вашего школьного коллектива. Повестка дня может включать следующие вопросы:

— отчет председателя (президента школьной республики или другого руководителя классного ор­гана самоуправления) о проделанной работе;

— отчеты других комиссий, входящих в дан­ный орган самоуправления; выборы нового руководи­теля;

— план работы на текущий учебный год.Дополните повестку другими вопросами.

7. Составьте протокол заседания детского клуба «Мечта» о мероприятиях на новый 2006 — 2007 учебный год по привлече­нию детей и подростков к занятиям в клубе.

8. Составьте протокол заседания своей учебной группы с указанием проблем, связанных с неуспеваемостью отдельных студентов, а также с плохой посещаемостью.

9. Составьте акт инвентаризации отдела комплектации ПЭВМ, где в наличии должны быть жесткие диски на 5 Гбайт (4шт), системные платы ПК 486DX4 (5шт), сетевые платы (Зшт), видеоплаты (Зшт), информационные (Зшт) и сетевые кабе­ли (Зшт), компьютерные столы (10шт). Укажите произвольные инвентаризационные номера.

10. Составьте акт инвентаризации комплекта учебного обо­рудования, находящегося в кабинете информатики вашего учеб­ного заведения.

11. Составьте акт приема-передачи лабораторного оборудо­вания (лабораторные стенды, вольтметры, амперметры, осцилло­графы, рабочие столы) при увольнении зав. лабораторией кабинета физики (химии). Укажите количество, стоимость и ин­вентарные номера произвольно.

12. В соответствии с образцом оформления актов составьте и оформите два следующих акта и сохраните их в вашем рабочем каталоге под именами АКТ_1 и АКТ_2

A K T J:ЗАО «Керуен». Акт утверждается директором ак­

ционерного общества А.И. Уалиевым 08.09.06, составля­ется 05.09.06 в г. Астане и имеет порядковый номер 94.

170

Акт составляется на основании приказа директора акцио­нерного общества от 04.09.06 №19 комиссией в составе: предсе­дателя - зам. директора С.Н. Зель и членов комиссии: зам. главного бухгалтера П.М. Шаиховой, ст. бухгалтера Н.В. Ви, бухгалтера О.И. Максимовой, бухгалтера А.С. Садвокасовой. При составлении акта присутствовала кассир В.И. Примакова.

05.09.06 комиссия провела ревизию кассы акционерного об­щества по состоянию на 05.09.06. В результате проведенной ре­визии установлено:

1. Остаток наличных денег согласно кассовой книге и дан­ным бухгалтерского учета должен составлять 355 238 тенге.

2. Фактически остаток наличных денег в кассе составляет 155 138 тенге. Недостача наличных денег в кассе - 200 100 тенге.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Примаковой В.И.

Составлен в 3-х экз.: 1-экз. - в дело 05-11, 2-экз. - директору акционерного общества, 3-экз. - главному бухгалтеру

Приложение: объяснительная записка кассира ПримаковойВ.И. на 1л. в 1 экз.

Фамилию и телефон делопроизводителя, оформившего акт, укажите в конце акта.

AKTJ2:ОАО «Салют». Акт утверждается директором акционерного

общества П.И. Уалиевым 30.11.05 и составляется в тот же день. Номер акта - 132.

Акт составлен комиссией в составе зам. директора акцио­нерного общества В.А. Тулебаева, который является председате­лем комиссии, и членов комиссии: бывшего инспектора по кадрам В.А. Бекеновой и вновь назначенного инспектора по кад­рам Н.Е. Есмухованова. В акте констатируется событие передачи дел от старого инспектора по кадрам новому и отражается ре­зультат сдачи-приема дел. В результате сдачи-приема дел было установлено, что:

1) все личные дела работников акционерного общества (об­щие и военнообязанных) находятся в порядке.

2) Дела по 1996 год включительно переданы в архив акцио­нерного общества.

171

3) Приняты:- 26 личных дел работников акционерного общества;- 2 картотеки;— опись дел за 1994-1996 годы, переданных в архив акцио­

нерного общества;— треугольная печать с оттиском «ОАО «Союз». Отдел

кадров».Акт был составлен в двух экземплярах, первый из которых

передан инспектору отдела кадров акционерного общества, вто­рой — в дело. Фамилию и телефон делопроизводителя, оформив­шего акт, укажите в конце акта.

13. Составьте докладную записку на имя директора учебного заведения (декана факультета, заведующего кафедрой) от имени преподавателя по поводу срыва занятий вашей учебной группой.

14. Составьте объяснительную записку главного инженера - электрика ПаУ (Павлодарский университет) по поводу внезапно­го отключения электроэнергии, вызванного неполадками в элек­тросети, что привело к потере и порче информации в компьютерной сети ПаУ.

15. Подготовьте справку о состоянии рынка торговли каким- нибудь товаром: компьютерами, оргтехникой, продуктами пита­ния и прочее. Для этого изучите предложения различных фирм по какому-нибудь рекламному изданию. Оформите содержательную часть справки в виде таблицы, в которой будет представлено на­звание фирмы и цены на один и тот же товар. После таблицы сделайте выводы.

16. Оформите справку с места работы лаборантке Централь­ной районной больницы г. Аксу (ведомственная принадлежность больницы - Министерство здравоохранения РК) о том, что она действительно работает в ЦРБ в должности лаборантки с месяч­ным окладом 6000 тенге. Справка оформляется для предоставле­ния в детский сад «Балапан» и подписывается главным врачом больницы С.С. Султановым и главным бухгалтером М.П. Ивано­вой. Порядковый номер справки укажите произвольно, дата - те­кущая.

172

Внешние документы

7.1 Письма7.2 Телефонограммы7.3 Факсы и E-mail

173

7.1 Письма

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Все виды писем можно разделить на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа.

Таблица 7.1 Письма.

Требующие ответаПисьмо-просьба Письмо-обращение Письмо-предложение Письмо-запрос Письмо-требование Письмо-претензия Письмо-приглашение

Не требующие ответаПисьмо-предупреждение Письмо-напоминание Письмо-отказ Письмо-распоряжение Сопроводительное письмо Письмо-извещение Гарантийное письмо Информационное письмо Инструкционное письмо

Служебные письма - это обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, ко­торые служат средством общения с учреждениями, организация­ми и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочислен­ных оперативных вопросов, возникающих в управленческой дея­тельности.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. осве­щать один вопрос. Это позволяет упростить технические опера­ции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дело) и ускорит исполнение документа. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и собы­тия должны представляться объективно, а все стороны излагае­мого вопроса освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

174

Письмо составляется на официальном бланке и должно со­держать заголовок, указание адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, фамилию и номер телефона соста­вителя. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются причины, вызвавшие состав­ление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, доку­менты.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба и т.п.).

Главная цель служебного письма — побудить к действию, убедить, разъяснить, показать. Это достигается ясностью, чет­костью и краткостью текста. Слова должны быть точно подобра­ны. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые дан­ные — точны. Тон письма должен быть нейтральным. Рекомендуется избегать в письме категоричных выражений, что достигается ввод­ными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «Внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...»

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи ...», «В соответствии...» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с по­мощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «при­нимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Например:вводная частьВ связи с тем, что при приеме партии № 10 учебников «Ал­

гебра, 8» 26.07.06 по накладной N238846 в присутствии предста­вителя Вашего предприятия .... была установлена недостача....штук учебников на сумму.... (коммерческий акт от 26.07.06

175

№245...), наше предприятие не может выполнить свои обяза­тельства перед заказчиками.

основная частьНа основании изложенного просим в течение 10 банков­

ских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам, мо­гут состоять из одной основной части, без пояснений.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, кроме писем гарантий. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», если письмо является ответом, — заголовок к тексту.

На письмах должны быть правильно указаны составные час­ти реквизита «Адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, фамилия, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания отправляется нескольким адресатам, вначале указывается адрес основного получателя, за­тем перечисляются другие.

Если письмо отправляется в дополнение к ранее посланно­му, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.Все письма, отправляемые из учреждения, делятся на две груп­пы - инициативные и ответные. Если письмо является отве­том, составитель должен указать дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

По характеру содержания можно выделить следующие виды писем.

Сопроводительное письмо - это документ, информирую­щий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму доку­ментов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или допол­нить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посыла­ем)», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем», затем указы­ваются заголовок и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Если текст сопроводительного письма

176

очень короток, то может оформляться на листе формата А5 и не иметь самостоятельного заголовка.

Письмо-извещение — по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подроб­ное описание и цены рекламируемых услуг и товаров.

Цель рекламного письма — побудить адресата воспользо­ваться предлагаемыми услугами. Текст письма должен быть кон­кретным, четким, содержащим полную информацию. В этих письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Начинаются письма этой разновидности словами: «Просим принять участие в...», «При­глашаем Вас...», «Мы рады пригласить Вас...» и т. п.

В письме-приглашении раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Чаще всего с помощью информа­ционных писем пропагандируют деятельность каких-либо орга­низаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, банде­роли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, теле­фонный разговор. Начинается эта разновидность писем словами, образованными от глагола «подтверждать».

Своевременность отправки данных писем позволяет адреса­ту снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем- напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Это письмо может быть особенно ла­

177

коничным и содержать одну заключительную часть. Разновид­ность данных писем, как правило, начинается словом «Напоми­наем...».

Инициативные письма — это письма, которые требуют от­вета. Большая категория таких писем выражает просьбу (предло­жение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, их тематика не ограничена. Их характер предполагает вариативность положи­тельного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Гарантийное письмо — это документ, обеспечивающий ис­полнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции или предоставления чего-либо. Гарантийные письма имеют повы­шенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письма-ответы носят зависимый характер от инициатив­ных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изло­жить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения прось­бы. Ответ всегда должен быть конкретным, четким: все ли прось­бы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Отказ должен быть хорошо аргументирован.

Письма по финансовым вопросам подписывают руководи­тель предприятия и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые по­следствия, должны быть заверены печатью фирмы.

Образцы бланков писем государственной организации с продольным и угловым расположением реквизитов.

178

Официальное наимено­вание

вышестоящего органа Официальное наимено­

вание организации (на государственном

языке)

Г осударствен ный герб РК

(эмблема организации)

Официальное наимено­вание

вышестоящего органа Официальное наимено­

вание организации

(на русском языке)

Справочные данные об организации

(на государственном языке)

Справочные данные об организации

(на русском языке)

№

Место издания (на русском языке)

Адресат

На Jfe о т____ ;

Обращение

Причины написания письма

Основная часть

С уважением

Должность подпись И.О. Фамилия

179

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

(на государственном языке) Официальное наименование

вышестоящего органа Официальное наименование

организации (на русском языке)

Адресат

Справочные данные об органи­зации

(на государственном и русском языках)

№На от

Обращение

Причины написания письма

Основная часть

С уважением

Должность подпись И.О. Фамилия

Приведем примеры оформления некоторых видов писем.

180

AK «INTERLEND» АО «INTERLEND»

140000, Казакстан Республи- касы,

Павлодар к., Ленин к., 128, 54 офис

тел: 47-89-60 факс: (8-234) 47-88-06

Ш 140000, Республика Казах­стан,

г. Павлодар, ул. Ленина, 128, офис 54

тел. 47-89-60 факс (8-234) 47-88-06

Генеральному директору ЗАО «АСКОНТ» г-ну Вербицкому А.Е 117232, Москва, Сретенка,

2302.04.06 № 1-3/28

На №2-5/114 от 28.03.06

О возобновлении поставок компьютерной и оргтехники

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Сообщаем Вам, что оплата поставок компьютерной и оргтехники за прошлый квартал текущего года была произведена в договорные сроки. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 12.02.2006 № 196.

Условия договора, указанные в письме, для последующего сотрудниче­ства требуют согласования по отдельным пунктам. Просим сообщить удоб­ное для Вас время для встречи представителей заинтересованных сторон.

В дальнейшем рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества.

Исполнительный директор подпись А. Н. Иванов

181

АК «МЕРЕЙ» АО «МЕРЕЙ»

340056, Астана к., Бейбггпшик Шш 340056, г. Астана, ул. Мира, 11к., 11 тел (3172) 22 36 10

тел (3172)22 36 10 факс (3172) 22 3020факс(3172)22 30 20

! Директору ОАО «Пром»; Н.Н. Арынову

11.03.2006 № 1-90 ; 344567, г. КарагандаНа № 98 от 06.03.2006 ■ ул. Абая, 12

Уважаемый Негмат Нурсултанович!

Согласно Вашей просьбе высылаем запрошенные Вами дополнительные технические данные, касающиеся линий сельскохозяйственных машин и обору­дования.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Спецификация на 40 л. в 1 экз.

Генеральный директор подпись П.И. Ибраев

182

и

АЦ « М Е Р Е Й »я

340056, Астана к., Бейбггшшк к., 11

тел (3172) 22 36 10 факс (3172) 22 30 20

р Л С г С гт АО «МЕРЕЙ»

340056, г. Астана, ул. Мира, 11 тел (3172)22 36 10

факс(3172)22 30 20

11.03.2006 № 1-90 На №> 98 от 06.03.2006

Директору ОАО «Пром» Н.Н. Арынову 344567, г. Караганда ул. Абая, 12

О расторжении договора

Уважаемый Нурсултан Негматович!

Мы не можем продлить с Вами договор № 67 от 12.12.2004 ввиду того, что между нашими предприятиями не сложились длительные хозяй­ственные связи.

В том случае, если Вам будут выделены фонды, мы заключим дого­вор на поставку картона в 2006 году.

Генеральный директор подпись П.И. Ибраев

Комова Татьяна Николаевна (3172) 22 36 55

183

Телефонограмма — это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Она используется для срочного оповещения о заседаниях, совещани­ях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланирован­ных действиях, мероприятиях и содержит следующие обязательные реквизиты:

- наименование фирмы;- наименование вида документа;- дату и время передачи (приема);- адресат;- текст документа;- подпись;- указания должностей и Ф. И. О. лиц, принявших и пере­

давших телефонограмму;- номера телефонов фирм,-передавших и получивших теле­

фонограмму.Телефонограмма может составляться секретарем-

референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре. Текст должен быть кратким, ясным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д.

Телефонограмма после составления проверяется и подпи­сывается руководителем предприятия. Если телефонограмма пе­редается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм и номера их телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживать­ся следующих правил: вначале указать название своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста записать долж­ность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефоно­грамму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме необходимо записать: название фирмы и номер телефона; текст телефонограммы; должности, имена отчества и фа­милии лиц, подписавших и передавших телефонограмму; дату и

7.2 Телефонограмма

184

время приема. Во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. При этом указываются знаки препинания.

Срок хранения телефонограмм, как правило, не превышает одного года.

Структура телефонограммы

Наименование предприятия тел.

Т Е Л Е Ф О Н О Г Р AM МА

Дата время

Текст

Должность

Передал:

подпись

подпись

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Список рассылки

Наименованиеприятия

пред- телефон получил дата ; время

7.3 Факсы я E-mail

Факс — это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакс) по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть пере­даны любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Факс — это разновидность переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформ­ление факса аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппа­рат, являются:

- указание (код) отправителя;— дата и время передачи;- номер телефакса, с которого передана информация;— количество страниц.

185

Отправитель факса должен получить подтверждение (CON­FIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получа­теля, в котором указывается:

- код фирмы-получателя;- номер телефакса получателя;- дата;- время и продолжительность передачи;- количество полученных страниц (Р);- результат (RESULTS).

Главной является графа «RESULTS», в которой ставится «ОК» (о’key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их рекомендуют скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

Этот вид связи служит только для передачи оперативной информации, потому что документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности. Однако несмотря на это, если в договорах устанавливается условие обмена факсами, то они приобретают юридическую силу и в такой форме.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с ин­форматорами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и т.п.) хранится 10 лет.

Документы, отправляемые по электронной почте, имеют статус копий и действительны при условии наличия подписи и печати, при этом субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и кон­троля, касающиеся права использования и доступа к электрон­ным подписям. Условие обмена документами по факсу и E-mail должны быть оговорены в договорах гражданско-правового ха­рактера.

186

Вопросы1. Письма. Классификация писем. Структура письма.2. Телефонограмма. Правила оформления, приема и передачи

телефонограмм.3. Факсы и E-mail.

Для самостоятельной работы1. Составьте письмо-извещение Павлодарского ОАО «Авто­

комбинат» Новосибирскому ЗАО «Партнер» о причинах задерж­ки поставок машин и оборудования.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и возможности принимать заказы на со­ставление программ.

3. Составьте письмо-приглашение организационного коми­тета «Бизнес-центра» с предложением посетить специализиро­ванную выставку «Бизнес и наука». Выставка проходит в павильоне по адресу г. Павлодар, ул. Карла Марка, 95.

4. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Руслан» ОАО «Чи- жов и К0» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Руслан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

5. Составьте текст телефонограммы о проведении совеща­ния руководителей смежных предприятий. Дополните текст вступительными фразами приветствия и заключительными фра­зами окончания разговора.

6. Создайте бланк письма для НИИ Радиоэлектроники. Не­обходимые реквизиты возьмите из текста задания. Оформите де­ловое письмо на созданном вами бланке. Самостоятельно сформулируйте текст реквизита заголовок к тексту и оформите этот реквизит. Затем сформулируйте и оформите текст письма:

Ученый секретарь НИИ Радиоэлектроники Серик Насыро- вич Садвакасов направляет для ознакомления работу научного сотрудника института Антона Андреевича Щербинко «Об ис­пользовании плазмы для обработки металлических деталей» председателю диссертационного совета Азамату Маратовичу Калиеву и приглашает его принять участие в обсуждении этой работы на заседании Научно-технического совета НИИ Радио­

187

электроники. Заседание должно состояться 29 апреля 2005 года в 12 часов в зале заседаний НИИ Радиоэлектроники по адресу: г. Астана, ул. Университетская, 13. Почтовый адрес диссерта­ционного совета: 323456, г. Астана, ул. Абая, 25.

7. На том же бланке НИИ Радиоэлектроники оформите факс директору ЗАО «Глория» г-ну Жакишеву Марату Мурато­вичу. Номер телефакса ЗАО «Глория» (088)236-15-19.

В тексте факса речь должна идти о том, что в полученной в НИИ Радиоэлектроники 06.10.2005 партии компьютеров были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных компьютера с по­врежденной упаковкой. Для подтверждения этого факта был со­ставлен акт приемки товара от 06.10.2005 № 234, копию которого прилагают к факсу. В тексте факса должно выражаться сожале­ние о случившемся и просьба заменить бракованные компьюте­ры на качественные. Далее должна выражаться надежда на то, что дальнейшее сотрудничество НИИ Радиоэлектроники с ЗАО «Глория» будет более успешным.

После текста оформите реквизит о наличии приложения на1 листе в 1 экземпляре (это акт, о котором речь шла в тексте).

Подписывает факс директор НИИ Радиоэлектроники Жумабе- ков М.Ж.

188

Документы по личному составу

8.1 Основные сведения8.2 Резюме8.3 Заявления8.4 Приказы по личному составу8.5 Расписка8.6 Доверенность8.7 Автобиография

189

8.1 Основные сведения

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу.

Личный состав (кадры, персонал) - совокупность всех ра­ботников предприятия.

Документация по личному составу - совокупность доку­ментов, относящихся к взаимоотношениям работника и предпри­ятия.

К основным трудовым отношениям между работником и предприятием, которые следует документально оформлять, отно­сятся:

поступление на работу; повышение должностного оклада; перевод на другую должность; направление в командировку; предоставление отпуска;увольнение (прекращение трудовых отношений).

К основным документам по личному составу относятся:- трудовые книжки — заводятся при устройстве на первое

место работы, фиксируют этапы трудовой деятельности;- анкета - документ, отражающий личные сведения о со­

труднике, его квалификации. Заполняется лично сотрудником, поступающим на работу. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, удостоверением личности, дипломом об образовании и др.;

- трудовой контракт — основной документ, регулирующий отношения между сотрудником и предприятием. Оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой - у со­трудника;

- личная карточка - заводится на сотрудника при посту­плении на работу, в ней отражаются этапы его трудовой деятель­ности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т.п. При увольнении анкета и личная кар­точка передаются в архив предприятия;

- лицевой счет по заработной плате является бухгалтер­ским документом. В нем отражаются все денежные выплаты,

190

произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет также закрывается и хранится в архиве.

8.2 РезюмеРезюме — документ, содержащий краткие сведения биогра­

фического характера, представляемый при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в иностранную фирму.

Резюме содержит:■*— название вида документа;— дату;— текст— подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:— персональные данные;

' £ цель трудоустройства, какую именно работу или должность хотел бы получить претендент;

— образование (перечисленные в обратном хронологи­ческом порядке, начиная с последнего места учебы);

— опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

— дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профес­сии, работа в общественных организациях);

— рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Структура резюме

I‘р е з ю м е ..........................................г * -- - --....... ...............................,......................"I” ” "1

; фамилия, имя, отчество ] ;• адрес: индекс, город, улица, дом, квартира j I Телефон! E-mail ! I

191

ОБЩАЯИНФОРМАЦИЯ

— дата рождения— национальность— пол— семейное положение— гражданство

ОПЫТ РАБОТЫ наименование фирмы, год, городОБРАЗОВАНИЕ - высшее (год окончания, что

окончил)- среднее (год окончания, что окончил)

ВЛАДЕНИЕ ЯЗЫКАМИКОМПЬЮТ ЁРНЫЕ НАВЫКИЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВАДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМА­ЦИЯИНТЕРЕСЫРЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Проще всего составить резюме при помощи Мастера резю­ме. Работа выполняется в два этапа: выбирается форма резюме и определяется, какую информацию в него включать. Затем запол­няется готовая форма конкретной информацией.Технология создания резюме

1. Выполните Файл —* Создать в окне текстового процессо­ра Word.

2. В появившемся окне перейдите на вкладку Другие доку­менты.

3. Выберите Мастер резюме, установите Создать —»Доку­мент.

4. В появившемся окне щелкните по кнопке Далее.5. Выберите стиль и тип резюме, завершая выбор щелчком

на кнопке Далее.6. В следующем окне введите исходные данные о себе.7. Следуя советам Мастера, заполняйте предлагаемые фор­

мы, завершая каждый шаг щелчком по кнопке Далее, пока над­пись на ней не погаснет.

8. Для появления бланка резюме щелкните по кнопке Гото- во. Затем заполните форму информацией о себе.

192

Основанием для зачисления сотрудника на работу, предо­ставления ему отпуска, перевода на другую должность или уволь­нения является личное заявление работника.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении оче­редного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги: уста­новке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т.д.

Личное заявление пишется, как правило, от руки на чистом листе бумаги или заполняется на бланке с трафаретным текстом и подписывается лично человеком, подающим заявление.

На заявлении оформляются следующие реквизиты:- адресат;- данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, зани­

маемая должность — если автор уже является сотрудником пред­приятия или полный домашний адрес и телефон - если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);

- наименование вида документа;- дата;- текст;- отметка о наличии приложения (если имеются прилагаю­

щиеся документы);- подпись;- визы;- резолюция.Например, при поступлении на работу к заявлению прила­

гаются следующие документы: об образовании, пас­порт/удостоверение, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

8.3 Заявления

193

Структура заявления о приеме на работу.

Директору (или другое)наименование должностируководителя предприятия

"^(^амилид. имя, отчество)

(фамилия, имя, отчество)

проживающего(ей) по адресу:

З А Я В Л Е Н И Е

Прошу принять меня с 00.00.00 в (название

на должность (работу по специальности) структурного подразделения).

ДатаПодпись И. О. Фамилия

На основании личного заявления между предприятием и гражданином заключается трудовой контракт, в котором в стро­гой юридической форме должны быть отражены название долж­ности, права и обязанности сторон, условия работы и размер заработной платы.

Примеры текстов заявлений:ф * *

Прошу предоставить мне учебный отпуск для прохождения экзаменационной сессии с 26.09.2006 по 15.10.2006 на 20 кален­дарных дней.

* * *

Прошу уволить меня с 12.09.2006 в связи с выходом на пен­сию по возрасту.

Текст заявления должен быть юридически правильным, по­этому в сложных ситуациях перед составлением заявления лучше проконсультироваться с юристом.

194

Приказ обязательно издается в трех основных случаях: при приеме на работу, при переводе на другую должность, при увольнении.

Приказы по личному составу ведутся отдельно и имеют соб­ственную нумерацию (как правило, порядковый номер с начала календарного года и добавление индекса «л/с»).

Заголовок приказа имеет стандартный вид:О приеме на работу Фамилия И.О.Об увольнении Фамилия И.О.По личному составу (когда приказ касается нескольких

сотрудников).В констатирующей части текста приказа могут быть ука­

заны причины его издания, например, нарушение условий кон­тракта, проведение аттестации работника и т.д.

Распорядительная часть приказа начинается со слов «На­значить», «Перевести», «Уволить», которые печатаются на от­дельной строке от левого края.

После этого на следующей строке записываются фамилия, имя, отчество работника полностью, должность, дата приема (пе­ревода, увольнения), статья Закона «О труде» (в случае увольне­ния):

Приказы по личному составу визируются юристом предпри­ятия или работником, в обязанности которого входит работа с персоналом.

Приказы доводятся до сведения работника под расписку, ко­торая располагается ниже подписи руководителя и виз и начина­ется с фразы «С приказом ознакомлен», содержит подпись и дату ознакомления.

Технология создания шаблона приказа по личному со­ставу:

Шаблон приказа по основной деятельности с использовани­ем бланка предприятия с угловым расположением реквизитов:

- откройте шаблон созданного вами бланка предприятия с угловым расположением реквизитов (файл БЛАНК УГЛ в ва­шем рабочем каталоге);

8.4 Приказы по личному составу

195

- внесите следующие изменения:■ в третьей строке во втором столбце укажите название вида

документа;■ в третьей строке добавьте Место издания документа;■ четвертая строка - Заголовок к тексту (ширина столбца

7,3 см);• шестая строка разделена на три части: Констатирующая

часть (на основании чего), П Р И К А З Ы В А Ю , Распоряди­тельная часть текста (что, кому и в какие сроки).

-С лова П Р И К А З , П Р И Н Я Т Ь , У В О Л И Т Ь , П Е ­Р Е В Е С Т И печатаются прописными буквами вразрядку (Фор­мат —> Шрифт —> Интервал —► Разряженный).

- Сохраните созданный документ в своем рабочем каталоге под именем ПРИКАЗ J U JIC.

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

(на государственном языке) Официальное наименование

вышестоящего органа Официальное наименование

организации (на русском языке)

П Р И К А З

№ л/с

Место издания

Заголовок к тексту

196

Констатирующая часть (на основании чего)

П Р И Н Я Т Ь ( У В О Л И Т Ь , П Е Р Е В Е С Т И и т. п.) Фамилия Имя Отче­ство, куда, с какой должности, на какую должность, с каким окладом.

Основание: трудовой договор от 00.00.00, №_________

Должность подписывающего подпись И.О. Фамилия

С приказом ознакомлен: подпись И.О. Фамилия

Визы

На основании данного шаблона создаются приказы по лич­ному составу. Например:

Государственный герб Республики Казахстан (эмблема организации)

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование орга­низации

(на государственном языке) Официальное наименование

вышестоящего органа Официальное наименование

организации (на русском языке)

197

П Р И К А З

01.09.06 № 15 л/с

г. Павлодар

По личному составу

1. П Р И Н Я Т Ь :1.1 Сарсенова Ермека Муратовича на должность старшего бухгалтера с01.09.06 с окладом 17000 тенге согласно заключенному ИТД.

Основание: ИТД № 145 от 30.08.06С приказом ознакомлен

(подпись)02.09.06

1.2 Васильеву Наталью Валерьевну на должность специалиста техническогоотдела с 01.09.06 с окладом 17500 тенге согласно заключенному ИТД.

Основание: ИТД № 146 от 30.08.06С приказом ознакомлен

2. П Е Р Е В Е С Т И :

(подпись)02.09.06

Серикова А.М. старшего специалиста экономического отдела с егосогласия на должность ведущего специалиста того же отдела с 01.09.06 сокладом 25000 тенге.

Основание: заявление Серикова А.М., докладная записка заведую­щего экономическим отделом Мусалимова Т.В.С приказом ознакомлен

(подпись)02.09.06

3. У В О Л И Т Ь :Антонову Анну Васильевну, секретаря-референта канцелярии с

01.09.06 в связи с уходом на пенсию по возрасту.

С приказом ознакомлена(подпись)

02.09.06

Генеральный директор подпись В. 3. Алимов

Визы

•I111•1

198

Расписка - это документ, подтверждающий получение ка­ких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа;

- дата;- текст;

подпись лица, дающего расписку.Текст расписки включает:

должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдав­ших и получивших что-либо;перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках с большой буквы прописью);

- подпись давшего расписку и дата составления доку­мента.

Описание выданных ценностей должно включать наимено­вание ценностей, заводской номер, инвентарный номер, состоя­ние годности, количество прописью, срок возврата.Структура расписки

Наименование предприятияРАСПИСКА01.03.2005

Сотрудника___________ _________________________ _________ ,(фамилия, имя, отчество)

работающего в должности____________________________место рабо­ты _____________________служебный телефон_______________________Домашний адрес: ______________________________________________Паспорт (удостоверение): серия__________ №_____________ , выданный

8.5 Расписка

(где, кем и когда)

Поименованные ниже ценности (основные средства и малоценные и быст-

роизнашивающиеся предметы) получил(а) во временное пользование. Обязуюсь

использовать по прямому назначению и возвратить не позднее указанного сро-

199

ка. При невозврате в срок обязуюсь оплатить стоимость ценностей по рознич­

ной цене в бесспорном порядке.

Список выданных ценностей.

Должность ____________ расшифровка

Выдачу разрешил___ _______________________________(должность, И.О. Фамилия, подпись)

8.6 Доверенность

Доверенность — документ, свидетельствующий о предос­тавлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или на получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина).

Личная доверенность - выдается от лица доверителя на по­лучение заработной платы и других выплат, связанных с трудо­выми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и по­сылочной. Перечисленные доверенности нотариального удосто­верения не требуют и имеют следующие реквизиты:

- наименование вида документа;- дата документа;- фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверен­

ность;- содержание;- подпись и расшифровка подписи доверителя;- подпись должностного лица, заверившего доверенность;- печать организации.

Официальные доверенности — выдаются представителями предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно­материальных ценностей или других действий от имени предпри­ятия. Такая доверенность имеет следующие реквизиты:

- наименование предприятия;- справочные данные об организации;- наименование вида документа;- дата документа;

200

- регистрационный индекс (номер);- текст;- подпись должностных лиц;- печать предприятия.

В тексте доверенности указываются следующие данные:- должность и паспортные данные доверенного лица;- организация, в которой производятся действия по дове­

ренности;- вид действия;- образец подписи лица, получившего доверенность;- срок действия доверенности.

Доверенность может быть оформлена на бланке предпри­ятия. Если действия, указанные в доверенности, касаются де­нежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. В большин­стве случаев используются типовые бланки доверенностей.

Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. До­веренность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.

Доверенности хранятся 3 года.

ДОВЕРЕННОСТЬ

15.04.2006

2 шт.

Я, Сидоров Степан Иванович, доверяю получить причи­тающуюся мне заработную плату за апрель 2006 г. в сумме 17000 (семнадцать тысяч) тенге ведущему эксперту отдела мар­кетинга Джандосову Мурату Сериковичу.

Секретарь подпись Подпись удостоверяю Инспектор ОК подпись

А.Р. Амиров

П.Г. Жорин

201

О А О « I N T E R L E N D »

140000, Республика Казахстан, г. Павлодар, ул. Ленина, 128, офис 54,

Р/С 0000-1024-82-54 отд. Иртышбизнесбанка тел. 47-89-60

факс (8-234)-47-88-06

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь2шт

25.09.06 № 17

г. Павлодар

ОАО «INTERLEND» в лице директора Алиева И.В. выдало доверен ность № 17 заместителю директора ОАО «INTERLEND» Уалиеву Марату Уалиевичу (удостоверение № 45789312, выдано МВД РК 28.02.98) на полу­чение от концерна «Лес LTD» товарно-материальных ценностей пс

( н а и м е н о в а н и е д о к у м е н т а , д а т а № )

Перечень и количество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению: ■________________________________________________

Образец подписи лица, получившего доверенность № 17. Доверенность действительна до 25.10.06 г.

Директор подпись И.В. АлиевГлавный бухгалтер подпись В.В. Скляр

М.П.

8.7 Автобиография

Автобиография - документ, в котором работник собствен­норучно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; дата

202

текст (сведения о себе в хронологическом порядке); подпись.

А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я

22.05.2006

Я, Ильина Ирина Васильевна, родилась 5 января 1977 года в г. Павлодаре, в семье служащих.

Отец, Ильин Василий Петрович, — инженер ГКПХ «Жулдыз». Мать, Ильина Татьяна Анатольевна, — бухгалтер средней школы № 28 г. Павлодара.

В 1984 году поступила в среднюю школу № 23 г. Павлодара. В связи с переменой места жительства перешла в среднюю школу №3 с углубленным изучением предметов естественно-математического цикла.

Окончила музыкальную школу по классу фортепиано, двухгодичные курсы по изучению английского языка, курсы пользователей ПК.

В 1994 году поступила на факультет «Экономика и менеджмент» Павло­дарского государственного университета и в 1999 году закончила его по спе­циальности экономист-менеджер.

В настоящее время работаю по специальности в ЗАО «Мечта».

подпись И.В.Ильина

Вопросы1. Какие существуют документы по личному составу?2. Резюме. Назначение. Структура и правила оформления.3.Как оформляется заявление?4.Требования, предъявляемые к оформлению приказов по

личному составу.5. Как оформляется доверенность и расписка?

Для самостоятельной работы1. Составьте резюме о себе для трудоустройства в иностран­

ную фирму и оформите его на компьютере.2. Составьте образцы заявлений о приеме на работу, об

увольнении, на отпуск. Оформите документы на компьютере.3. Перед вами тексты приказов по личному составу, которые

вам предстоит оформить. При оформлении приказа самосто­ятельно составьте заголовок к тексту (если он нужен), а также

203

выделите из общего текста констатирующую и распорядитель­ную части приказа. Оформите документы на компьютере.

Приказ о приеме на работу.Принять на работу Леонову Инну Александровну на долж­

ность менеджера отдела рекламы с окладом 9800 тенге.Приказ о переводе.Перевести Алтаева Руслана Ахметовича, с его согласия, с

должности бухгалтера-экономиста на должность главного бух­галтера в отдел сбыта с окладом 20000 тенге.

Приказ об увольнении.Уволить Сарсенбенова Ербола Муратовича, главного инже­

нера конструкторского бюро, по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту, п.З ст. 28 Закона о труде РК.

4. Оформите приказ по личному составу по школе № 49 в соответствии с образцом оформления приказов по личному со­ставу и сохраните его в своем рабочем каталоге под именем ПРИКАЗ- № 49.

Министерство образования и науки РК, средняя школа № 42 г. Экибастуз. ПРИКАЗ. 15.08.04 № 77 г. Экибастуз. По лич­ному составу.

1. ПРИНЯТЬ: 1.1. Иванова Петра Филипповича на долж­ность бухгалтера с 15.08.06. с окладом_______ тенге в месяцсогласно заключенному контакту. Основание: контракт

№ _____ от ________. С приказом ознакомлен.1.2. Демитриченко Наталью Викторовну на должность

лаборанта с 20.08.06 с двухмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заяв­ление Демитриченко Н.В. С приказом ознакомлена.

1.3. Яковлеву Валентину Матвеевну уборщицей, временно с 17.08.06 по 31.12.06 с окладом согласно штатному расписа­нию. Основание: заявление Яковлевой В.М. С приказом озна­комлена.

2. ПЕРЕВЕСТИ: Ахметова А.А., учителя математики, с его согласия, на должность учителя информатики с 01.08.06 с окладом___ тенге в месяц. Основание: заявление Ахмето­ва А. А. С приказом ознакомлен.

3. УВОЛИТЬ: Белан Ольгу Анатольевну, психолога,16.08.06 в связи с истечением срока контракта, п. 1.1 ст. 25

204

Закона о труде РК. Основание: контракт № ______ от________. С приказом ознакомлена.

Директор школы М.М. Жумабеков. Исполнитель Каверина И.И., тел. 52-35-67

5. Составьте и оформите на компьютере свою автобиогра­фию.

6. Составьте доверенность на имя своего друга на получение заработной платы.

7. Составьте расписку на получение в библиотеке универси­тета литературы сроком на 5 дней.

205

9ГЛАВА Организация

документооборота

9.1 Общие требования к организации документо­оборота и пути сокращения его объема

9.2 Порядок обработки входящих документов9.3 Порядок подготовки и обработки исходящих до­

кументов9.4 Порядок работы с внутренними документами9.5 Порядок регистрации документов9.6 Сроки, порядок и контроль исполнения доку­

ментов9.7 Номенклатура дел

206

9.1 Общие требования к организации документооборота и пу­ти сокращения его объема

Общие требования к организации документооборота заклю­чаются в обязательности разработки единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников по работе с документами, обеспечении кон­троля за их исполнением, регулярном анализе объемов докумен­тооборота.

Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квар­тал, год. Отдельно учитывается количество изготовленных копий документов.

Организация должна принимать меры к сокращению объема документооборота, чему способствует: четко отлаженная техно­логия прохождения документов и организация контроля их ис­полнения; своевременное и качественное исполнение докумен­тов, исключающее возникновение дополнительных запросов по документу; снижение количества внутренних документов; опре­деление оптимального количества копий документов.

Для функционирования системы электронного документо­оборота необходимо:

— использование программных и технических средств ком­пьютерной обработки данных -автоматизированных информаци­онных систем управления электронными документами и элек­тронной почтой;

— признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно- технических средств, обеспечивающих в соответствии с законо­дательством РК ее идентификацию;

— возможность функционирования непрерывной технологии от ввода документа в систему до его отправки в дело.

207

Входящая документация (поток поступающих документов)- документы, поступившие в организацию.

Входящие документы могут поступать в организацию раз­ными путями: по почте, с курьером, прибывшим из другой орга­низации, от сотрудников, доставивших корреспонденцию из дру­гих мест, по электронной почте и т.п.

Вся поступающая корреспонденция доставляется в службу по делопроизводству и регистрируется в журнале входящей до­кументации, за исключением документов, включенных в пере­чень нерегистрируемых документов, который разрабатывается канцелярией и утверждается руководством. Документы регист­рируются в день получения и только один раз.

Прием и первичная обработка заключается в проверке пра­вильности доставки и целостности конвертов и вложений, отбор документов с надписью «лично» и адресованных общественным организациям.

Конверты с документами вскрываются в служебном поме­щении документационной службы (должностного лица), прове­ряется доставка по назначению, целостность упаковки докумен­тов. При обнаружении повреждения или отсутствия документа, приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру на документе на нижнем поле его последнего листа, а также в регистрационной учетной форме проставляются соответствую­щие отметки и составляется акт произвольной формы в трех эк­земплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй — остается в документационной службе (у должностного лица), третий — передается исполнителю документа. Конверты от по­ступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к доку­ментам в тех случаях, когда только по конверту можно устано­вить адрес отправителя, дату отправки или получения данного материала, а также при поступлении личных документов. Кон­верты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначе­нию. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Документационная служба (должностное лицо) проводит предварительное рассмотрение входящих документов для их рас-

9.2 Порядок обработки входящих документов

208

пределения. На первом этапе предварительного рассмотрения документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы передаются в соответствую­щие структурные подразделения организации.

Приведем примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в документационной службе организации:

- письма, направленные в копиях для сведения;- рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы

совещаний;- первичные документы бухгалтерского учета (регистри­

руются в бухгалтерии организации);- учебные планы, программы (регистрируются в соответст­

вующем структурном подразделении организации);- месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются

в соответствующем структурном подразделении организации);- формы статистической отчетности (регистрируются в со­

ответствующем структурном подразделении организации);- сообщения о заседаниях, совещаниях;- поздравительные письма, поздравительные телеграммы,

пригласительные билеты;- печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени);- телеграммы и письма о разрешении командировок;- документы с пометкой на конверте «Лично»;- научные отчеты по темам (регистрируются в соответст­

вующем структурном подразделении организации);- прейскуранты;- нормы расхода материалов, заявки на канцелярские при­

надлежности и организационную технику (регистрируются в со­ответствующем структурном подразделении организации);

- сводки;- учетные данные по кадрам.

Регистрируемые документы передаются на рассмотрение руководителю, структурному подразделению (должностному ли­цу) организации в день их поступления. На рассмотрение руково­дителю организации в обязательном порядке передаются доку­менты, поступившие из Администрации Президента РК, Сената

209

Парламента РК, Мажилиса Парламента РК, Канцелярии Премьер- Министра РК, центральных и местных государственных органов, вышестоящего государственного органа, обращения граждан.

Документы, рассмотренные руководителем организации, возвращаются в документационную службу (должностному ли­цу), где в регистрационную учетную форму вносится содержание резолюций и передается на исполнение. Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им поочередно или одновременно в копиях. Подлин­ник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.

Документ, поступивший непосредственно в структурное подразделение или должностному лицу, передается на регистра­цию в документационную службу.

Электронный документ, поступивший в организацию, после проверки на соответствие электронной цифровой подписи, рефе- ренс-пакета (сквозного порядкового номера, автоматически при­сваиваемого очередному входящему документу от конкретной организации или очередному исходящему документу в конкрет­ную организацию) и отсутствия компьютерных вирусов регист­рируется в автоматизированной информационной системе с за­полнением соответствующих полей формы электронных данных.

9.3 Порядок подготовки и обработки исходящих документов

Исходящая документация (поток отправляемых докумен­тов) — официальные документы, отправляемые из организации.

Подготовка исходящего документа заключается в разработке проекта, его согласовании и подписании (утверждении).

Подготовленный документ передается в документационную службу (должностному лицу) для регистрации и обработки. До регистрации работник документационной службы (должностное лицо) проверяет правильность оформления и адресования доку­мента, наличие указанных в документе приложений, в необходи­мых случаях - отметки о возврате документа в организацию. За­регистрированный документ передается на обработку, которая заключается в сортировке, адресовании, вложении в конверт и оформления почтового отправления. На заказную корреспонден­цию составляется опись (реестр) рассылки. Документы, отправ-

210

ляемые одновременно одному адресату, вкладываются в один конверт.

Электронный документ, исходящий из организации, и уве­домление о его получении регистрируются в автоматизированной информационной системе с заполнением соответствующих полей формы электронных данных.

9.4 Порядок работы с внутренними документами

Внутренняя документация (поток внутренних документов)- документы, не выходящие за пределы организации.

Подготовка внутренних документов осуществляется в по­рядке, предусмотренном для исходящих документов.

После подписания (утверждения) руководителем организа­ции с отметкой в регистрационной учетной форме передается в соответствующее структурное подразделение (должностному ли­цу)-

Передача документа внутри организации осуществляется документационной службой.

9.5 Порядок регистрации документов

Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения до­кументов в организации должна существовать налаженная систе­ма регистрации документов.

Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания отправ­ления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета ис­полнения, использования в информационно-справочных целях.

При регистрации документа и его приложений проставляет­ся регистрационный номер и вносятся исходные данные в реги­страционную учетную форму.

Документы регистрируются в организации один раз: входя­щие — в день поступления, исходящие и внутренние - в день под­писания (утверждения). Исключение составляют документы, пе­реходящие на следующий год, не завершенные делопроизводст-

211

вом или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.

Регистрация документов производится в пределах групп до­кументов в соответствии с видом, автором и содержанием доку­мента. Отдельно могут регистрироваться приказы (распоряже­ния) по основной деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу, решения вышестоящего органа.

Регистрация документов осуществляется централизованно документационной службой (должностным лицом). Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационной учетной форме инициативных документов, документу-ответу присваива­ется порядковый номер в пределах соответствующего регистра­ционного массива.

Применяются следующие регистрационные учетные формы: карточная, журнальная и база данных в автоматизированной ин­формационной системе.

В организациях с объемом документооборота свыше 600 до­кументов в год регистрация производится на регистрационно­контрольных карточках или карточках электронных данных в автоматизированной информационной системе (Приложение 10).

Приложение 10 к Типовым правилам доку­ментирования и управления документацией в государ­

ственных организациях Республики Казахстан

Регистрационно-контрольная карточка

Номер докумен­та

Дата документа Дат поступления Входящийномер

Автор документа (корреспондент) Отметка о направлении в делоВид документаЗаголовок документа или краткое содержание документа Количество листовОтметка о наличии приложений к документу

212

Резолюция Срок исполнения исполнитель

Расписка (отметка) о получении, дата

Отметка о контроле

Лицевая сторона

Отметка об исполнении, продлении срока исполнения

Оборотная сторонаФормат А (148X210)

Примечание к Приложению 10.1. В реквизите «Автор документа (корреспондент)»:- для входящего документа вносится наименование органи­

зации-автора (наименования организаций-авторов) входящего документа; если входящий документ является обращением граж­данина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества автора с указанием адреса и иных необходимых сведений;

— для исходящего документа вносится наименование орга- низации-адресата (наименования организаций или обобщенное наименование однородных организаций);

- если исходящий документ является ответом на обращение гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества автора, с указанием адреса и иных необходимых сведений;

— для внутренних документов вносится наименование структурного подразделения (должность и фамилия работника) организации-автора внутреннего документа.

2. Реквизит «Вид документа» заполняется в соответствии с видом регистрируемого документа, при регистрации писем дан­ный реквизит не заполняется.

3. В реквизите «Дата документа» проставляется дата, за­фиксированная на документе автором (авторами) документа.

213

4. В реквизит «Номер документа» вносится регистрацион­ный номер, присвоенный документу организацией-автором (ор- ганизациями-авторами).

5. В реквизит «Дата поступления» вносится дата поступле­ния документа в организацию.

6. В реквизит «Входящий номер» вносится номер, присвоен­ный организацией — получателем документа. После исполнения документа проставляется номер дела по номенклатуре дел орга­низации и другие отметки по усмотрению организации.

7. В реквизит «Заголовок документа или краткое содерж а­ние» переносится заголовок документа, при отсутствии заголовка- краткое содержание документа.

8. В реквизит «Количество листов» вносится общее количе­ство листов документа и сопроводительного письма к нему.

9. В реквизит «Отметка о наличии приложений» проставля­ется количество приложений и общее количество листов прило­жений.

10. В реквизит «Резолюция» полностью переносится текст резолюции руководителя организации.

11. В реквизит «Расписка (отметка») о получении, дата» вносятся подпись, расшифровка подписи исполнителя (подписи, расшифровки подписей исполнителей), дата передачи документа на исполнение.

12. В реквизит «Срок исполнения» проставляется дата ис­полнения. При регистрации исходящего инициативного докумен­та вносится дата ожидаемого ответа.

13. В реквизит «Отметка об исполнении, продление срока исполнения» вносят запись о решении вопроса, дату и регистра­ционный номер ответного документа. В случае продления срока исполнения документа вносится новая дата исполнения.

14. В реквизит «Отметка о направлении в дело» вносится индекс дела по номенклатуре дел организации.

15. В реквизит «Отметка о контроле» вносится отметка о контроле сроков исполнения документа, даты проверок, причины задержки исполнения.

16. Порядок рационального расположения указанных и до­полнительных реквизитов в регистрационно-контрольной кар­точке определяется организацией.

214

Допускается введение дополнительных реквизитов в регист­рационно-контрольную карточку (карточку электронных данных в автоматизированной информационной системе).

Из регистрационно-контрольных карточек документацион­ной службой (должностным лицом) формируется контрольно­справочная картотека, состоящая из двух разделов. В первом раз­деле карточки систематизируются по срокам исполнения доку­ментов. После исполнения документов карточки перемещаются во второй раздел картотеки, где систематизируются по коррес­пондентам, структурным подразделениям, исполнителям.

По усмотрению организации формируются справочные, те­матические, по обращениям граждан и другие картотеки.

Журнальная форма регистрации (Приложение 11) использу­ется в организации с объемом документооборота менее 600 до­кументов в год.

Приложение 11 к Типовым правилам доку­ментирования и управления документацией в государ­

ственных организациях Республики Казахстан

Ж урнал регистрации входящих документов

Дата посту­пления и

индекс до­кумента

Корреспондент, дата и индекс входящего до­

кумента

Заголовок или краткое содержание входящего документа

Резолюция или кому направлен

документ на исполнение

Отметка об исполнении документа

1 2 3 4 5

215

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс исходящего

(внутреннего) документа

Корреспондент

Заголовок или краткое содер­

жание докумен­та

Отметка об исполнении документа

1 2 3 4

Поля записи базы данных автоматизированной информаци­онной системы должны полностью отвечать параметрам после­дующего оперативного поиска данных.

9.6 Сроки, порядок и контроль исполнения документов

Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством РК. Сроки испол­нения документов, не предусмотренные законодательством РК, могут устанавливаться организацией и включаться в ведомствен­ную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству или инст­рукцию по делопроизводству организации. Сроки исполнения документов могут быть продлены должностными лицами, уста­новившими их. Продление срока должно быть мотивировано обоснованными аргументами.

Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) руководителю организации.

При исполнении документа несколькими работниками проект документа и необходимые справочно-информационные материалы представляются главному исполнителю в установленные им сроки.

Исполнитель осуществляет подготовку документа в отправ­ке, определяет количество экземпляров документа, приложений к нему, готовит список (реестр) на рассылку, помещает документ в соответствующее дело.

Контролю подлежат документы, имеющие конкретные по­ручения и сроки исполнения.

216

Контроль исполнения документов по существу вопроса воз­лагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется документационной службой (должностным ли­цом). Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящего - со дня поступления.

При организации контроля исполнения используют регист­рационно-контрольные карточки (карточки электронных данных в автоматизированной информационной системе), журналы реги­страции.

Документационной службой (должностным лицом) при орга­низации контроля исполнения осуществляется постановка доку­ментов на контроль, размещение карточек в соответствующие раз­делы картотеки и ведение картотеки, напоминание о сроках испол­нения, информирование руководителей о ходе и результатах ис­полнения (Приложения 12 и 13), снятия документа с контроля.

Приложение 12 к Типовым правилам доку­ментирования и управления документацией в государ­

ственных организациях Республики Казахстан

СВЕДЕНИЯоб исполнении документов, подлежащих контролю

по состоянию на(число, месяц, гоп)

№№п/п

! На

имен

ован

ие

стру

ктур

ных

под­

разд

елен

ий

Документы на контроле Из них документы

всег

о

пост

упил

о в

пред

ыдущ

ем

меся

це

испо

лнен

ные

нахо

дящ

иеся

на

испо

лнен

ии

С пр

одле

нным

ср

оком

ис

пол­

нени

япр

осро

ченн

ые

217

Наименование должности руководителя документационной службы _____ Расшифровка

подписи

Формат А4 (210X297)Примечание к Приложению 12.Сведения могут быть дополнены графами по видам доку­

ментов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрацион­ными номерами, фамилиями исполнителей.

Приложение 12 к Типовым правилам доку­

ментирования и управления документацией в государ­ственных организациях Республики Казахстан

СВЕДЕНИЯоб исполнении документов, подлежащих контролю

по состоянию на_____________(число, месяц, год)

SsSsп/п

Наи

мен

ован

ие

стру

ктур

ных

под­

разд

елен

ий

Находится на исполнении

Из них

всег

о

пост

упил

о за

пр

еды

дущ

ийме

сяц

1 ис

полн

яютс

я в

срок

просроченные

всег

о

срок

пр

о­дл

ен

" J-— ■—

Всего: __ 1_______ L

218

Наименование должности руководителядокументационной службы $§1 ■" Р Расшифровка

(личная подпись) п о д п и с и

Формат А4 (210X297)При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае бо­

лезни, перевода на другую должность или увольнения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан пере­дать другому работнику по согласованию с руководителем и до­кументационной службой все контролируемые документы.

Обязательному контролю подлежат документы с поруче­ниями, полученные из Администрации Президента РК, Сената Парламента РК, Мажилиса Парламента РК, Канцелярии Премьер- Министра РК, депутатские запросы и обращения граждан.

Проверка за ходом исполнения поручений текущего месяца проводится за пять дней до истечения установленного срока, по­следующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, последующих лет - не реже одного раза в год. '

Документ снимается с контроля руководителем, давшим по­ручение, или по его поручению - документационной службой (должностным лицом).

Заполнение соответствующих реквизитов карточки элек­тронных данных в автоматизированной информационной системе автоматически ставит документ на контроль.

9.7 Н оменклатура дел

В целях классификации и обоснованного распределения доку­ментов дела, обеспечения их учета и поиска в организации состав­ляется номенклатура дел.

Дело - совокупность документов или документ, относящие­ся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Внутри дела документы должны быть расположены в неко­тором порядке, например:

- в хронологической последовательности, по мере их появ­ления;

219

- в логической последовательности;— в алфавитном порядке.

Номенклатура дел - систематизированный перечень на­именований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой системы организации, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Для подведомственных организаций с однородным составом документов документационной службой вышестоящего органа могут разрабатываться типовые (примерные) номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел организации руково­дствуются учредительными документами, положениями о струк­турных подразделениях, типовыми, отраслевыми (ведомствен­ными) перечнями документов с указанием сроков хранения, ти­повыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штат­ным расписанием), изучаются виды, состав и содержание доку­ментов, образующихся в деятельности организации.

Номенклатура дел организации составляется по установлен­ной форме (Приложение 14).

Приложение 14к Типовым правилам до­кументирования и управ­ления документацией в

государственных органи­зациях Республики Казах­

стан

Официальное наименование вышестоя­щего органаОфициальное наименование организации

Наименование должности руководи­теля организации

УТВЕРЖДАЮ

Расшифровка(личкы подпись) ПОДПИСИ(личная подпись)

Дата

220

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на________ год№

Место разработки

Индексдела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов,

частей)

Срок хранения дела (тома,

части) и номер статьи по пе­

речню

Примечание

1 2 3 4 5

Наименование должности руководителядокументационной службы ______________Расшифровка

(личная подпись) __v ПОДПИСИ

Дата

Виза руководителя ведомственного архива

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНА

протоколом ЭПК государственного протоколом ЦЭК (ЭК) орга-архивного учреждения низации(дата и номер протокола) (дата и номер протокола)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

По срокам хра­нения всего

В том числе

переходящих с отметкой «ЭПК»

ПостоянногоВременного (свыше Шлет)Временного (до 10 лет включительно)Итого:

221

Наименование должности руководителя документационной службы

(личная подпись)Расшифровка

подписиДата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности работника,передавшего сведенияшифровка

Рас-

(личная подпись)ПОДПИСИ

ДатаФормат А4 (210X297)

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражаю­щие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, регистрационные учетные формы, контроль­но-справочные, тематические и другие картотеки.

Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.Заголовок дела четко в обобщенной форме должен отражать

основное содержание и состав документов дела (переписка, жур­нал, книга) или виды документов (приказы, протоколы, акты), а также уточняющие содержание дела данные об авторах докумен­тов, корреспондентах, датах событий, указания о копийности до­кументов и так далее.

Не допускается употребление в номенклатуре дел заголов­ков типа «разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и так далее.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, на­чинаются со слова «дело».

Заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начи­наются со слова «документы», а в конце заголовков указываются основные виды документов.

222

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается: с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее название ука­зывается в заголовке дела, а если нескольких однородных адми­нистративно-территориальных единиц, то в заголовке дела ука­зывается их общее видовое название.

Разделами номенклатуры дел организации являются наиме­нования структурных подразделений, расположенные в соответ­ствии со структурой (штатным расписанием) организации.

В организации, не имеющей структурных подразделений, номенклатура дел составляется по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны со­ответствовать направлениям деятельности организации.

Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование общественной организации, которое располагается в конце.

Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы выше­стоящих организаций, находятся перед заголовками дел с прика­зами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержа­щих плановые и отчетные документы.

Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам по­мещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими ос­новными документами.

Заголовки дел, заведенных по географическому и коррес­пондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел цо алфа­виту географических названий и корреспондентов.

В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого включенного дела. Индекс состоит из установленного в органи­зации цифрового обозначения разделов номенклатуры дел и по?

223

рядкового номера дела. Рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных раз­делов.

Требования к заполнению графы 2 изложены выше.Графа 3 заполняется после завершения календарного года.В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на

номера статей типового или ведомственного (отраслевого переч­ня) документов с указанием сроков их хранения, при их отсутст­вии - на типовую (примерную) номенклатуру дел.

В 1рафе 5 документационной службой (должностным лицом) организации указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о перехо­дящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их про­должения, в ведомственный архив организации, наличии элек­тронных копий документов, виде и месте хранения их носителей, об ответственности за формирование дел.

Сведения о количестве заведенных дел сообщается ведомст­венному архиву организации.Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел орга­низации

Номенклатура дел после одобрения центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации направляется (в четырех экземплярах и одном экземпляре на электронном но­сителе — дискете) на согласование в соответствующее государст­венное архивное учреждение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклату­ра дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изме­нения функции и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими по­правками и утверждается.

Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в документационной службе (у должностного лица), второй — ис­пользуется данной службой (должностным лицом) в качестве ра­бочего документа, третий - передается в ведомственный архив

224

организации, четвертый - остается в соответствующем государ­ственном архивном учреждении.

После утверждения номенклатуры дел выписки из нее на­правляются в структурные подразделения организации.

Типовые (примерные) номенклатуры дел после одобрения центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) ор­ганизации направляются на согласование уполномоченному го­сударственному органу управления архивами и документацией РК (местному уполномоченному органу), после чего утвержда­ются руководителем организации.

Утвержденные типовые (примерные) номенклатуры дел на­правляются в подведомственные организации отрасли (системы), уполномоченному государственному органу управления архива­ми и документацией РК (местному уполномоченному органу). Формирование дел

Исполненные документы формируются в дела в соответст­вии с номенклатурой дел организации. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются должностные лица, от­ветственные за документирование и управление документацией.

Контроль за формированием дел в организации и ее струк­турных подразделениях осуществляет документационная служба (должностное лицо) организации.

При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:

- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещаются вместе все документы, относящиеся к реше­нию одного вопроса;

- совместно группируются версии документа на государст­венном, русском и иных языках;

- группируются в дела документы одного календарного го­да, за исключением переходящих и личных дел;

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- машинограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел.

225

Документы располагаются в соответствии с последователь­ностью решения вопроса (в хронологическом порядке по решае­мым вопросам) или в начале дела помещается инициативный до­кумент, затем — документ с окончательным решением вопроса, далее — иные документы, освещающие ход решения вопроса.

Не допускается формирование дела объемом свыше 250 лис­тов и помещение в нем документов, подлежащих возврату, чер­новиков и лишних экземпляров.

Распорядительные документы и приложения к ним формируют­ся в одно дело. Протоколы заседаний и документы к ним формиру­ются в отдельные дела.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности, прика­зы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряже­ния) по командировкам работников формируются в отдельные дела.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей­ся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.

Документы личных дел работников располагаются в хроно­логическом порядке, в соответствии с их поступлением.

Лицевые счета по заработной плате формируются в отдель­ные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

Индивидуальные трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно, в алфавитном порядке фамилий работ­ников.

Списки физических лиц и платежные поручения на перечис­ление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенси­онные фонды формируются в одно дело.

Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания фор­мируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

226

Оформление делПри оформлении дела на его обложку (Приложение 15) вы­

носятся:- официальное наименование вышестоящего органа и офи­

циальное наименование организации;- наименование населенного пункта, в котором дислоцирована,

организация;-наименование структурного подразделения организации;-заголовок дела;- индекс дела по номенклатуре дел;-срок хранения дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) один и тот же индекс повторно проставляется на каждом томе (части) с добавлени­ем нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово последний (последняя).

Номера архивного фонда, описи и дела по описи вносятся в государственном архиве.

В дела ограниченного доступа, личные дела вкладывается внутренняя опись документов (Приложение 16).

Приложение 16 к Типовым правилам документи­рования и управления докумен­тацией в государственных орга­низациях Республики Казахстан

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела

№№п/п

Номер до­кумента

Дата доку­мента

Заголовокдокумента

Номералистовдела

Примечание

1 2 3 4 5 б

Итого | _______ ' __________ документов(цифрами н прописью)

227

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,заполнившего внутреннюю опись Расшифровкадокументов дела о»™*, подпись) подписи

ДатаФормат А4 (210X297)

В дела постоянного хранения и по личному составу по за­вершении в делопроизводстве подшиваются листы-заверители дела (Приложение 17).

Приложение 17 к Типовым правилам доку­ментирования и управления документацией в государ­

ственных организациях Республики Казахстан

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА Фонд №_____ Опись №_____ Дело №_____

В дело подшито и пронумеровано______________ лист (ов), в том числе:

литерные №№ листов____ ___________________________________

пропущенные №№ листов____________________________________

пронумерованные чистые листы_______________________________

+ листов внутренней описи___________________________________

Количество листов внутренней описи

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих ну­мерации_______ ____________________ ____

(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

№№ листов

1 21. Брошюры и другие печатные издания2. Листовки3. Вырезки из газет

228

4. Открытки5. Конверты6. Марки почтовые7. Марки гербовые8. Штемпели почтовые и другие9. Специальные почтовые отметки10. Сургучные, мастичные печати11. Фотодокументы12. Карты, планы, чертежи и другая научно- тех­

ническая документация13. Рисунки, гравюры, акварели14. Автографы видных деятелей15. Склеенные листы16. Утрата части листов17. Угасающий текст

Наименование должности лица,заполнившего лист-заверитель дела _______ Расшифровка

(лкч„М подпись) п о д п и с и

ДатаФормат А4 (210X297)

Примечание к Приложению 17.1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов

в деле и фиксации особенностей их нумерации.2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах)

и подшивается в конце дела.3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью ко­

личество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов де­ла.

4. В листе-заверителе отмечают особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

-средства почтового обращения (марки всех видов, кон­верты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

- печати и их оттиски;- автографы видных государственных и общественных дея­

телей, деятелей науки, техники и культуры;- фотодокументы;- рисунки, гравюры и акварели;- крупноформатные документы;- склеенные листы, повреждения документов;

229

- листы с наклеенными фотографиями, документами;- конверты с вложениями и количество вложенных листов

(предметов);- документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том

числе и типографические материалы), и количество их листов (страниц).

5.Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставля­ется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невоз­можна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номе­ра листов, межу которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии де­ла (повреждение, замена подлинных документов копиями, при­соединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.На обложке дела после экспертизы ценности документов

проставляются номера архивного фонда, описи, дела, крайние даты документов дела, количество листов.

Электронные документы, отнесенные к составу Националь­ного архивного фонда РК, и по личному составу, а также имею­щие отметку «экспертно-проверочная комиссия», переводятся на внешние носители информации персонального компьютера. Их юридически удостоверенные оригиналы на бумажных носителях информации подшиваются в соответствующие дела.Передача дел в ведомственный архив

Передача дел из структурных подразделений в ведомствен­ный архив организации осуществляется по описям дел, состав­ляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в ведомственный архив организации по номенклатуре дел.

230

Описи составляются отдельно на дела постоянного, времен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме (Приложение 18).

Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется пол­ностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «тоже», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под само­стоятельным порядковым номером.

Графа описи Примечание используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организа­ции).

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй — остается в качестве контрольного в структурном подразделении.

Правильность формирования и подготовки дел к передаче в ведомственный архив проверяется документационной службой (должностным лицом). Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.

231

Приложение 18 к Типовым правилам докумен­тирования и управления доку­ментацией в государственных организациях Республики Ка­

захстан

Форма описи дел структурного подразделения организации

Официальное наименование УТВЕРЖДАЮорганизации

Наименование должности ру- Официальное наименование структурно- ководителя структурного под- го подразделения разделения

____________ Расшифровка(дична* подпись) п о д п и с и

Дата

Опись №

№№п/п

Индексдела

Заголовокдела

(тома,части)

Датыдела

(тома,части)

I Срок I хране- I ниядела

(тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

_______

1 2 3 4 5 ] 6 3

В данную опись внесено___ ___________ яел с № ___ по №____,В том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должностисоставителя описи ________ ____ _ Расшифровка

(личная подпись) ПОДПИСИ

Дата

232

Руководитель документационнойслужбы организации Расшифровка

(Л*™ подпись) подписи

Дата

Руководитель ведомственногоархива организации : - ■ Расшифровка

подписиДата

Формат А4 (210X297)Примечание к Приложению 18.В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют

Вопросы1. Основные потоки документов.2. Правила обработки входящих, исходящих и внутренних

документов.3. Правила регистрации и контроля за исполнением доку­

мента.4. Правила образования номенклатуры дел.

Для самостоятельной работы1. Познакомьтесь с номенклатурой дел вашего учебного за­

ведения и правилами индексации документов. Оформите номенк­латуру дел на компьютере.

2. Регистрация исходящих документовВ текстовом редакторе Word оформите регистрацион­

ный журнал для исходящих документов. Зарегистрируйте в журнале следующие документы, имея в виду, что шифр ва­шей организации в министерстве или ведомстве № 270062. Считайте порядковые номера документов с 1.

1. Письмо № 270062/8117-1 от 14.03.04. Директору ГИПРОНИИ Савельеву Б.А., 140005, Павлодар, ул. Торайгырова, 5, «О смете на производство монтажа сборно-щитовых доми­ков». Документ подписан директором М.И. Даирбаевым, ко- пийный экземпляр помещен в дело № 8117, оригинал отправлен почтой.

2. Письмо № 270066/8117-2 от 16.03.04. директору ИПК В.А. Ахимову, 134001, Астана, ул. Сатпаева, 40, «О получении

233

целевых средств на приобретение вычислительной техники». Документ подписан директором М.К. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело № 8117, оригинал отправлен почтой.

3. Письмо № 270068/6763-3 от 20.03.04 генеральному ди­ректору ПО «Гамма» В.А. Климову, 140000, г. Павлодар, ул. Площадь Победы, 78, «О переводе сотрудника ПО «Гамма» В.Ф. Мазурка». Документ подписан директором К.И. Болта- баевым, копийный экземпляр помещен в дело № 6763, оригинал отправлен почтой.

4. Письмо № 270078/1332-4 от 22.03.04 директору инсти­тута проблем кибернетики РАН В.А. Мельникову, 117901, Мо­сква, ул. Вавилова, 40, «Об изменении в штатном расписании». Документ подписан главным бухгалтером Т.П. Колпаковым, копийный экземпляр помещен в дело № 1332, оригинал получил П.П. Архипов.

5. Письмо № 270085/8117-5 от 01.04.04 руководителю предприятия «Плазма» В.В. Калыкову, 148002, г. Костанай, ул. Абая, 3, «Об изготовлении 5-ти комплектов ОЗУ-256К». До­кумент подписан директором А.Б. Ахметовым и главным бух­галтером Т.П. Васильевой, копийный экземпляр помещен в дело №8117, оригинал отправлен почтой.

3. Регистрация входящих документов.В текстовом редакторе Word оформите регистрационный

журнал для входящих документов.Шифр вашей организации в министерстве или ведомстве

№ 11603. В регистрационном номере входящего документа ис­пользуйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения:

01 - для документов по хозяйственным вопросам.02 - для бухгалтерских документов.03 - для документов по научным вопросам.04 - для документов по строительным вопросам.05 - переписка с ведомством (с Президиумом).06 - для документов по общим вопросам.Зарегистрируйте в журнале регистрации входящие докумен­

ты из предлагаемого списка. Считайте порядковые номера доку­ментов с 1.

234

1. Письмо Президиума РАН № 101160-727 от 18.06.04. 117901, Москва, Ленинский пр., 14, «О результатах документаль­ной ревизии финансово-хозяйственной деятельности СКВ Ин­ститута металлургии РАН». Письмо получено 22.06.04. Отнести к переписке с Президиумом. Резолюция — Ивановой А.Н. для озна­комления.

2. Письмо от директора МУМ-2 Абитова Б.П. № 395 от04.07.04 г. Караганда, тел. 52-27-21 «Об отгрузке щебня в ко­личестве 300 куб.м». Отнести к документам по строитель­ным вопросам. Письмо получено 10.07.04. Резолюция — гл. бух­галтеру оформить получение.

3. Письмо Президиума РАН № 10101-655 от 07.05.04. 117901, Москва, Ленинский пр., 14 «Об учете, обращении и хра­нении документов и дел, содержащих несекретные сведения». Отнести к переписке с Президиумом. Письмо получено 24.06.04. Резолюция Ивановой А.Н. для ознакомления и руководства.

4. Письмо начальника Горводоканала Казангапова А.А. 140000, г. Павлодар, ул. Моргулана, 35. Исходящий номер доку­мента № 308/7- 45 от 29.06.04. Отнести к документам по строительным вопросам. Письмо получено 02.07.04. Резолюция Сагатовой М. И. для запроса к Бурма М.И.

4. Разработайте алгоритм создания формы обложки дела по­стоянного и временного хранения (Приложение 15) с использо­вание возможностей текстового процессора MS Word. Используя созданный вами алгоритм, создайте обложку дела постоянного и временного хранения.

235

10 1 Табличный процессор MS Excel ГЛАВА

10.1 Краткие сведения о табличном процессоре MS Excel

10.2 Создание форм и шаблонов средствами MS

10.3 Электронная таблица как форма ведения от­четности

10.4 Диаграммы10 5 Сводные таблицы {о’б Статистические расчеты

Табличный процессор - программа, предназначенная для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде.

Каждый документ представляет собой набор таблиц - рабо­чую книгу, которая состоит из одного или нескольких рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между со­бой тематически. В случае необходимости рабочая книга может содержать десятки и сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Файлы Excel имеют расширение .XLS.

Современные табличные процессоры, к которым можно от­нести и MS Excel, предоставляют пользователю следующие воз­можности:

- работа с рабочими книгами;- задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений

вычисляемых ячеек при изменении исходных данных;- построение диаграмм по данным таблицы;- большой набор встроенных функций;-автоматическое заполнение ячеек последовательностями

данных (дни недели, месяцы и т.п.);- возможность работы с внешними базами данных;- управление параметрами текста;- вывод таблиц на печать;- возможность создания макросов (серия команд, сгруппи­

рованных вместе для упрощения работы);- проверка орфографии;- поиск, сортировка, систематизация информации, т.е. ис­

пользование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

Электронная таблица позволяет не только автоматизировать выполнение расчетов, но и является мощным и эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя всевозможные сочетания значений исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных параметров и анализировать полученные данные. Табличный процессор мгновенно предо­ставляет множество вариантов решений, на основе которых мож­но выбрать наиболее приемлемое.

10.1 Краткие сведения о табличном процессоре MS Excel

237

Все эти качества позволяют считать табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управлен­ческой деятельности.

10.2 Создание форм и шаблонов средствами MS Excel

Для решения основных задач делопроизводства на современ­ном этапе используется программное обеспечение компьютеров. Например, используются текстовые редакторы и электронные таблицы, что дает возможность оперативного редактирования до­кументов, использования готовых форм (шаблонов) при составле­нии основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тира­жирования созданных документов и многое другое.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства (секретарь-референт), должен выполнять работу по документаци­онному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

— оформление приказов по личному составу;— оформление личных карточек или личных дел;— оформление трудовых книжек;— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);— оформление командировочных документов;— оформление листов нетрудоспособности;— ведение табеля учета рабочего времени;— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

Для работы с различными стандартными формами нам по­требуется рабочий лист с образцом бланка, расчерченного над­лежащим образом и содержащего стандартный текст незаполнен­ного бланка.

При этом нужно суметь создать средствами Excel такой бланк, чтобы он выглядел как настоящий. Для этого нужно весь­ма точно задать высоту строк и ширину столбцов, подобрать со­ответствующие шрифты для надписей. При изменении высоты строк и ширины столбцов в поле имени в левой части строки формул отображается текущее значение высоты или ширины, что несколько облегчает задачу, но при этом используются не самые понятные единицы измерения. Например, ширина столбца изме­

238

ряется в единицах, представляющих собой (цитируем встроенную справку) «количество символов, которое поместится в столбце при использовании стандартного шрифта». Высота строки изме­ряется в не менее загадочных «пунктах». Что же представляют собой эти единицы измерения на самом деле? Тут следует учесть, что на истинные размеры изображения будет влиять применяе­мый масштаб печати. Например, при выводе на печать в масшта­бе 100% эти единицы измерения примерно соответствуют сле­дующим значениям: десять «пунктов» приблизительно равны 3,41 мм, а «ширина стандартного символа» составляет около 2,09 мм. Для изменения размеров строк и столбцов используют следующие команды:

Формат —> Столбец —*■ Ширина Формат —I Строка —* Высота

Оптимально можно принять, чтобы ячейка имела размеры5 мм. Таким образом, высота ячейки установится равной 14,66, а ширина столбца — 2 символа.

Попробуем пояснить, как создать такой бланк. Во-первых, необходимо установить нужные размеры для строк и столбцов, чтобы стандартная сетка рабочего листа давала нужную основу для расчерчивания бланка. Затем в нужные ячейки рабочего лис­та ввести текст. Наконец, чтобы на бланке были отпечатаны только нужные разделительные линии, а не полностью вся сетка, необходимо сначала убрать отображение сетки на рабочем листе:

Сервис —* Параметры —* Вид (снять флажок сетка).Затем с помощью форматирования установить рамки во­

круг нужных групп ячеек. Кроме того, при оформлении бланка активно используется объединение ячеек, выравнивание текста по верхнему краю, по центру, центрирование текста по несколь­ким объединенным ячейкам, перенос текста по словам, подбор шрифта.

Необходимо защитить ячейки, в которые введен стандарт­ный текст от изменений. Здесь используется то обстоятельство, что весь рабочий лист защищен от изменений, и лишь отдельные ячейки, в которые пользователь должен будет вносить данные для заполнения бланка, разрешено изменять. Делается это сле­дующим образом. Сначала на рабочем листе выделяются все те ячейки, которые должны оставаться разрешенными для измене-

239

ний: для этого нужно нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажа­той, щелчками мыши выделять нужные ячейки. После того, как все изменяемые ячейки оказались выделены, выполняется сле­дующая команда:

Формат —>Ячейки —* Защита (снять флажок Защищаемаяячейка)

По умолчанию же все ячейки рабочего листа являются защищае­мыми, так что только выделенные нами ячейки можно будет изменял» после установления защиты рабочего листа. Защита листа устанавлива­ется с помощью команды:

Срвис —* Защита —ь Защитить лист.На рабочем листе бланка были оставлены незаблокирован-

ными только те ячейки рабочего листа, которые изменяются при заполнении бланка.

Приведем пример бланка Расходного кассового ордера, со­ставленного на основе алгоритма, описанного выше.

Утверждена приказом Министерства финансов Республики Казахстан от

19 марта 2004г. N ! 128

Типовая форма № КО-2

организацияФорма по ОКУД

по ОКПО РНН

Коды

Номер документа Дета составления

расходный кассовый ордерКод

структурногоподразделения

Дебет Кредит Сумма (тенге)Код целевого назначениясчет, еубечя

Выдать(фамилия, имя. отчество)

Основание

Сумма(прописью)

Руководитель

тенге

ДОЛЖНОСТЬ

Главный бухгалтер

подпись расшифровка подписи

ДОЛЖНОСТЬ

Получилсумма прописью

I "1 ! ' 1 20 г.

подпись расшифровка подписи

тенге

ПодписьПо

наименование, №. дата и место выдачи документа

удостоверяющего личность получателя)

Выдал кассирдолжность подпись расшифровка подписи

241

10.3 Электронная таблица как форма ведения отчетности

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного программного обеспечения. Во-первых, их можно ис­пользовать для хранения и упорядочивания данных, т.е. как фор­му отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют ав­томатизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно строить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом - визу­ально.

Для демонстрации работы с электронными таблицами выбе­рем реальную задачу, встающую перед секретарем: заказ и веде­ние отчетности по канцтоварам.

Перечень товаров, используемых конкретным предприятием, может меняться в зависимости от специфики производства.

Канцтовары на I квартал 2005 г

Наименование Мин.упаковка Цена Кол-во Стои­

мостьМелкие офисные Принадлежностистеплер №24 1 250 5скобки для степлера № 24 1000 130 10дестеплер 1 80 5степлер № 10 1 160 5скобки для степлера № 10 1000 85 10кнопки канцелярские 300 50 10скрепки 50мм. 50 45 25срепки 25мм. 100 67 13скрепочница магнитная 1 365 7ножницы канцелярские 1 40 15дырокол 1 148 10ластик 1 10 40Бумага и бумажные изделиябумага для факса 210 х 15 мм. 1 350 6блок для записей 300 л. 1 84 15блок для заметок 9x9x9 см. 1 180 20тетрадь 12 листов кл. 1 5 100тетрадь 18 листов кл. 1 8 100тетрадь 36 листов кл. 1 35 50тетрадь 48 листов кл. 1 42 50тетрадь 96 листов кл. 1 78 25

242

книга учета, 200 л. 1 440 10книга бух. 40 л. 1 340 5алфавитная книга 95x165 1 120 6ежедневник 145x210 1 379 25ежедневник 95x150 1 150 25бумага для п/м, 500 л. 1 170 50бумага для принтера 1 500 100бумага для ксерокса 1 430 40

Пишущие принадлежностиручка шариковая 1 12 50ручка гелевая 1 45 40стержень шариковый 1 3 100стержень гелевый 1 20 40карандаш пр. ТП 1 5 50текстовыделитель 1 30 25текстомаркер 1 52 30фломастеры 1 85 10карандаши цветные 1 76 10

Папки и скоросшивателискоросшиватель картонный 1 20 50скоросшиватель пластиковый 1 35 50папка-конверт А4 с кнопкой 1 25 30папка на 10 файлов 1 80 15папка на 20 файлов . 1 120 10папка на 30 файлов 1 160 10папка на 40 файлов 1 170 10папка на 60 файлов 1 240 10папка-уголок 1 10 60папка с мех. прижимом 1 185 25

Клей и клеящие средстваклей ПВА 80 мл. 1 20 15клей-карандаш 15 г. 1 25 50клей канцелярский 1 30 30скотч 12 мм х 33 м 1 10 50скотч 19 мм х 33 м 1 15 50

Для заполнения столбца стоимость необходимо ввести формулу расчета по первому товару (цена * количество), а затем произвести копирование данной формулы на остальные ячейки данного столбца.

243

4 мелкие офисные принадлежности5 степлер №24 1 250 5 =C5*D5

Для подсчета общей суммы затрат воспользуйтесь кнопкой автосуммы или кнопкой вызова Мастера функций.

При использовани Мастера функций появляется окно, в котором необходимо выбрать категорию и функцию, а затем указать диапазон ячеек для суммирования, щелкнуть ОК.

На свободном поле таблицы можно разместить данные рас­четов промежуточных сумм за мелкие канцтовары: мелочь, папки и скоросшиватели (Папки), бумагу и бумажные изделия (Бумага), пишущие принадлежности (Ручки).

82 мелочь 12131S3 палки 1682564 клей 370065 бумага 10980566 ручки 7670■ftr.i

Так как данная форма на каждый квартал не будет меняться, за исключением столбцов цена, количество и стоимость, поэтому можно скопировать ее на другие листы, переименовав их соот­ветственно Квартал 1, Квартал2, КварталЗ, Квартал4. Для этого предварительно сохраните данную форму, указав имя файла (на­пример office.xls). Для создания копии листа выполните:

1 способПравка —> Переместить /Скопировать лист. В появив­

шемся окне укажите перед каким листом необходимо вставить копию, установите флажок Создавать копию. Переименуйте созданные вами копии листов.

2 способУдерживая нажатой клавишу Ctrl, захватите мышкой ярлык

копируемого листа (при этом курсор приобретает форму листка со знаком «+»), перетащите ярлычок на нужное место. Отпустите клавишу Ctrl.

По результатам четырех кварталов можно составить итого­вый отчет по затраченным средствам. Для этого на свободном

244

месте таблицы четвертого квартала разместите заголовки по об­разцу

годовой отчетмелочьпапкиклейбумагаручки

итого за год

В ячейку, предназначенную для подведения итоговой суммы по каждому виду канцелярских принадлежностей, необходимо ввести формулу расчета. Например, для подсчета суммы по мел­ким канцтоварам, формула будет следующей (на всех листах данные находятся в ячейке Е62):

=СУ ММ (квартал 1! Е62+квартал2! Е62+кварталЗ! Е62+квартал4! Е62).

Для ввода указанной формулы выполните следующее: с по­мощью Мастера функций выберите функцию СУ ММ О- Для вво­да аргументов данной функции следует, щелкая на ярлыках лис­тов книги, выбрать лист, а затем щелкнуть мышкой на сумми­руемой ячейке. Знак «+» добавляется вручную. На следующие ячейки в итоговом отчете данную формулу можно скопировать.

Итоговая сумма подсчитывается с помощью кнопки авто­суммы

10.4 Диаграммы

Для наглядного представления данных используются диа­граммы. Для этого табличный процессор Excel располагает Мас­тером диаграмм.

Рассмотрим процесс построения диаграммы на примере по­строения диаграммы по расходам на канцтовары за 1 квартал 2005 года.

245

Для этого необходимо на листе Квартал 1 вашей рабочей книги выделить ячейки с итоговыми данными по всем приобре­таемым товарам (наименование товара и итоговую сумму) и вы­полнить Вставка Щ Диаграмм или щелкнуть по кнопке Мастера диаграмм.

В появившемся диалоговом окне Мастер диаграмм выпол­ним несколько последовательных шагов. Каждый шаг будем за­канчивать нажатием кнопки Далее.

Ш аг 1. Выбор типа и вида диаграммы.Ш аг 2. Установка диапазона данных (данный этап можно

пропустить, так как диапазон данных указан выделением блока ячеек).

Ш аг 1 Задание параметров диаграммы:- во вкладке Заголовки введите название диаграммы Рас­

ходы по канцтоварам за 1 квартал;- во вкладке Легенда при необходимости установите (убе­

рите) флажок Добавить легенду, укажите место ее размещения;- во вкладке Подписи данных укажите, в каком виде долж­

ны будут выведены подписи значений.Ш аг 4. Размещение диаграммы. Выбрать один из двух

предлагаемых вариантов: на отдельном листе или на имеющемся.В завершение нажмите на кнопку Готово, диаграмма будет

иметь вид

Расходы по канцтоварам за 1 квартал 2005 года

ручки мелочь

бумага74%

246

или (в зависимости от заданных параметров)Расходы по канцтоварам за 1

квартал 2005 года

7670 12131

В мелочь ■ папки Оклей О бумага Н ручки

Не всегда внешний вид диаграммы, представляемый Масте­ром, может удовлетворять необходимым требованиям. Отдель­ные элементы диаграммы можно изменить. Для этого достаточно вызвать контекстное меню изменяемого параметра, выбрать в нем команду Формат...

Также можно построить диаграмму по данным, находящим­ся не только на разных листах одной книги, но и в разных книгах. Рассмотрим пример построения диаграммы поквартального рас­хода Ручек. Данные для диаграммы находятся на разных листах одной книги.

Шаг 1. Выберите тип и вид диаграммы, активизируя окно Мастера диаграмм.

Шаг 2. Перейдите на вкладку Ряд, в окошке Ряд выделите Ряд 1 и установите имя Квартал 1; перейдите на окно Значения и щелкните на ярлыке листа Квартал 1, а затем на ячейке с данны­ми Ручки.

Для добавления нового ряда в окошко Ряд щелкните по кнопке Добавить. Добавьте еще три ряда и для каждого устано­вите имя и значение.

Шаг 3. Задайте параметры диаграммы:- название диаграммы (Поквартальный расход на приоб­

ретение ручек в 2005 году);- ось Oz — расход средств (тенге);- подписи значений - значение;- месторасположение легенды - внизу.

247

Ш аг 4. Задайте расположение диаграммы (на отдельном листе). Щелкните по кнопке Готово.

Завершите настройку оформления диаграммы, работая с ее отдельными элементами. В результате работы получится сле­дующая диаграмма.

поквартальный расход на приобретение ручек в 2005 году

¥ 10000 к £

| 5000 |

оКварталы

■ квартал 1 ■ кв а р та л 2 ЕЗкварталЗ Н кв ар та л 4

10.5 Сводные таблицы

Сводные таблицы в Excel используются для единого пред­ставления данных одной или нескольких таблиц, в которых ито­говая информация отображается в соответствии с предопреде­ленной структурой. В одной и той же сводной таблице можно одновременно анализировать данные листа Excel и внешней базы данных. Все, что находится в сводной таблице, представляется динамически, т.е. при каждом изменении значений сразу меняют­ся связанные с ним ячейки.

Сводные таблицы позволяют просмотреть, проанализиро­вать и представить данные в удобном виде. В базе данных Excel может храниться множество записей и полей. Самый простой способ анализа базы данных - это просмотреть все записи друг за другом по одной, но если база данных большая, сделать это про­блематично.

Рассмотрим технологию создания сводных таблиц на сле­дующем примере. На основе базы данных «Учет канцелярских товаров» создать сводный отчет: количество канцелярских това­ров (по типу), цена, год приобретения - 2000, 2001, 2002.

248

Наименование Тип Год Цена Кол-во

Общаястои­мость

алфавитная книга 95x165

бумага и бумажные изделия 2000 120 6 720

блок для заметок 9x9x9см

Зумага и бумажные изделия 2000 180 20 3600

блок для записей 300 л.

бумага и бумажные изделия 2001 84 15 1260

бумага для ксероксаэумага и бумажные изделия 2002 430 40 17200

бумага для факса 210x15мм

бумага и бумажные изделия 2001 350 6 2100

дыроколэфисные принад­лежности 2000 148 10 1480

книга бухгалтерская 40 л

бумага и бумажные изделия 2002 340 5 1700

кнопки канцеляр­ские

офисные принад­лежности 2000 50 10 500

ножницы канцеляр­ские

офисные принад­лежности 2000 40 15 600

ручка гелеваяпишущие принад­лежности 2002 45 40 1800

ручка шариковаяпишущие принад­лежности 2002 12 50 600

скобки для степлера № 10

офисные принад­лежности 2002 85 10 850

скобки для степлера №>24

офисные принад­лежности 2001 130 10 1300

скрепки 25ммофисные принад­лежности 2000 67 13 871

степлер №24офисные принад­лежности 2001 250 5 1250

стержень гелевыйпишущие принад­лежности 2000 20 40 800

стержень шарико­вый

пишущие принад­лежности 2002 3 100 300

тетрадь 12 листовбумага и бумажные изделия 2002 5 100 500

гетрадь 18 листовбумага и бумажные изделия 2001 8 100 800

тетрадь 48 листовбумага и бумажные изделия 2000 42 50 2100

249

Для этого:1. Введите базу данных на Лист1 рабочей книги Excel.2. Активизируйте любую ячейку базы данных.3. Выполните команду Данные -» Сводная таблица...4. В открывшемся окне Мастера сводных таблиц на 1 шаге

установите данные согласно рисунку.Мастер сводных таблиц и диаграмм - ш аг 1 из 3

5. Нажмите кнопку Далее.6. На втором шаге работы Мастера сводных таблиц необходи­

мо указать диапазон ячеек, содержащих исходные данные. Нажмите кнопку Далее.

7. На третьем шаге отметить, куда следует поместить таблицу: на новом листе или на существующем. Нажать кнопку Ма­кет....

8. В появившемся окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет построить макет сводной таблицы. Для этого:

— кнопку тип отбуксировать в область Строка макета;— кнопку год в область Столбец макета;— кнопку цена в область Данные макета;— кнопку количество в область Данные макета;— нажать ОК.

9. Щелкнуть по кнопке Готово.10. Мастер Excel построит сводную таблицу на отдельном лис­

те. Кроме самой таблицы появится Панель редактирования сводных таблиц.

250

11. Щелкнем на заголовке год и отбуксируем его на заголовок тип, для того чтобы придать сводной таблице читаемый вид. Excel автоматически перестроит таблицу.

10.6 Статистические расчеты

Обработка числовой информации с целью дальнейшего ис­пользования ее для построения прогнозов и принятия решений получила название статистической.

Для статистической обработки табличный процессор содер­жит множество встроенных функций: максимум, минимум, сред­нее значение, среднее отклонение и множество других.

Рассмотрим простейшие приемы использования статистиче­ской обработки данных.

Имеется некоторое учебное заведение, обучение в котором ведется по трем направлениям, имеющим специализации: АСУ1, Экономика, Иностранные языки.

На каждого студента в студенческом отделе заполняется учетная карточка, содержащая следующую информацию: ФИО, дата рождения, направление обучения, специализация, вид обу­чения (очное, заочное, 2 высшее). Эти данные хранятся в виде электронной картотеки и могут использоваться для набора стати­стики.

Статистическая обработка данных нужна:- при прогнозировании количества студентов на следую­

щий год (для создания материальной базы и формиро­вания преподавательского состава);

- для адаптации учебных курсов с учетом формы обуче­ния (очное, заочное, второе высшее);

- для учета уровня образования студентов при подготовке учебных программ.

Для работы нам понадобится таблица со следующими дан­ными:

1 АСУ - автоматизированные системы управления

Щ М ияом И Excel • прцмср2.«{» - ИРШ|Ортл gx* Воака Ящ£Ш Сцте £$*•*« Q»*> &**■*» ( . l i f txj

Ш'йрв э а ? S 4* r<t;\V- ■ й » * * ! » « •|й 5 Г ~ " ~ . то , х. х ] 1 1 1 | _ V * » VI Я : М SH * в*- * • А • -

Н12 тГ ——— ———— ■В с . 0. Е ■ f S ! Н 1 1 ........ J к №

1 ФИО датароад. напрвленнс спецналш форма обуч?J Аманкулова Н.Г. 25.05.63 1 КСОИиУ очнаяз :jАндреева АН. 12.02.61 1 ИСпО очная4 Бенсикеев А.Р. 14.11.75 2 бухучет заочная51 Белоусов М. А. 05.05.78 2 менеджмент очнаяб «Бондарев Д М 24.11.80 3 немецкий заочная7 Головань Е.Е. 01.01.62 2 бухучет заочная0 Гречкова АЛ. 05.04.74 1 КСОИиУ очная5 1 Данилова ИВ. 14.10.77 1 ИСПО заочнаяодДуиенбаев С.Н. 15.08.77 3 немецкий заочнаяи Дюсекеев А.Н. 03.03.63 3 немецкий очная12ij Жангозина КН. 01.09.61 2 бухучет очная Г 1О^Иванов И. И. 08.08.75 2 менеджмент очнаяи Пенькова АР. 06.04.74 1 ИСпО заочная15! Рыбников А.А. 05.07.68 3 английский заочная16" Садвокасова Т.Ж. 04.12.80 2 бухучет заочная я1? Скларова В.И. 27.08.74 2 менеджмент очная18 Тараскнн ПИ. 12.03.78 3 английский очная1э!токпрова А. М. 07.07.77 1 КСОИиУ очная2Q Уалнева Р.К. 03.12.75 1 ИСпО заочная2122 .. ..... ] J

: : г -------------1 «1Г, . Aerc opw- N Ч О О в Ч Р Ф ] 3*

готова " Щ Л Щ р

Вычисление возраста студентов на момент статистической обработки выполняется по формуле:

= ЦЕЛОЕ((СЕГОДНЯ()-В2)/365), где ЦЕЛОЕ() - функция, с помощью которой отбрасывается дробная часть числа;СЕГОДНЯО — функция установки текущей даты.

Разместите указанную формулу в ячейку F2 и скопируйте вниз на остальные ячейки таблицы.

Возможное расположение расчетных данных.

36 по напр I формула 4 мин возраст формула 2по налр2 формула 5 мах возраст формула 3

38; по напр 3 формула б до 25 лет формула 739 от 40 лет формула 8

И от 25 до 40 формула 9

и ср возраст формула 1<

252

Формула 2 1 MHH(F2:F20)

Формула 3 = MAKC(F2:F20) ip

Формула 4 =СЧЕТЕСЛИ(С2:С20; “= l”)

Формула 5 Формула 6

=СЧЕТЕСЛИ(С2:С20;=СЧЕТЕСЛИ(С2:С20;

E g“=3”)

Формула 7 =C4ETECJ1M(F2:F20; “<25”)

Формула 8 Формула 9

=C4ETECma(F2:F20; “>39”) =C4ET(F2:F20)-F38-F39

Формула =CP3HA4(F2 :F20)10

минимальным возраст студентов

максимальный возраст студентов

подсчет студентов, обучае­мых по трем различным направлениям

подсчет студентов, обучае­мых по трем возрастным категориям

средни и возраст студентов

В результате получается следующая таблица:

ФИО датарожд. няпрвление специялиз ф о р м а обуч возрастАманкулова Н.Г. 25.05.63 1 КСОИиУ очная 40

А ндреева А Н. 12.02.61 1 ИСпО очная 42

Бсйснкеев АР. 14.11.75 2 бухучет заочная 27

Белоусов М. А. 05.05.78 2 менеджмент очная 25

Бондарев Д. М. 24.11.80 3 немецкий заочная 22

Головань Е.Е. 01.01.62 2 бухучет заочная 41

Гречкова АН. 05.04.74 1 КСОИиУ очная 29

Данилова П.В. 14.10.77 1 ИСпО заочная 25

Дуненбаев С.Н. 01.08.77 3 немецкий заочная 26

Дюсехеев АН. 03.03.63 3 немецкий очная 40

Жангознна К.Н. 01.09.61 2 бухучет очная 41

Иванов И. И. 08.08.75 2 менеджмент очная 28

Пешкова АР. 06.04.74 1 ИСпО заочная 23

Рыбников А А 05.07.68 3 английский заочная 35

Садвокасова Т.Ж. 04.12.80 2 бухучет заочная 22

Скларова В. И. 27.08.74 2 менеджмент очная 2В

Тараскин П.И. 12.03.78 3 английский очная 25

Токгарова А. М. 07.07.77 1 КСОИиУ очная 26

Уалиева Р.К. 03.12.75 1 ИСпО заочнаяпо няпр 1 7 по напр 2 7 по няпр 3 5

мин возраст мах возраст до 25 лет от 40 лет от 25 до 40 ср возраст

2242251230

253

По данным таблицы можно выполнить следующие расчеты (произведите самостоятельно):

1. Подсчитать количество студентов по различным специали­зациям. Полученные расчеты можно использовать при планиро­вании преподавательского состава.

2. Подсчитать количество студентов по различным формам обучения.

3.Построить диаграммы распределения студентов по специа­лизации, по формам обучения.

Вопросы1. Назначение табличного процессора MS Excel.2. Какие способы ввода формул вы знаете?3.С какими функциями вы знакомы? К какой категории они

относятся?4. Перечислите известные вам способы копирования листов ра­

бочей книги.5. Как можно связать формулами ячейки, находящиеся на

разных листах?6. Перечислите последовательность построения диаграмм.7. Каким образом можно построить диаграмму по данным,

находящимся на разных листах?8. Для чего предназначены сводные таблицы в Excel?9. Как воспользоваться Мастером сводных таблиц в Excel.10. Назовите последовательность работы Мастера сводных

таблиц.11. Какие элементы сводных таблиц вы знаете?

Для самостоятельной работы1. Гражданин Уалиев М.П. работает плотником в столярной

мастерской фирмы «Престиж» и ежемесячно получает за­работную плату. Имеет на иждивении одного ребенка. Сумма полученных доходов (заработная плата) за месяц (в тенге) составила:

254

Месяц Сумма Месяц Сумма Месяц Сумма1 8980 5 8900 9 82002 9200 6 9700 10 83503 9200 7 9500 11 89004 9300 8 9400 12 9200

Определите сумму подоходного налога, удержанную с ра­ботника у источника выплаты (с заработной платы).м ю ш q jim a полученного :уима обязательных вынатм месячного | с у ш о б » нвэфф-т

перерас­теши суша годового обла­

подохвд- ня налог

с^иыа лодоманоп) налоганалогового дохода О Г Ш Ш Й расчетного показа- гаеиого дохода с дохода удержано п о д л шгад» в пенсионный фонд 1 Ш факшчеси! чета гаемого дохода по ставим гаиетешш впреды- удержать

за текущий№ Э Д

с наша гада

и текущийШ Ш |

сначалагада

затекущнмесяц

сначалагада

грЗ-гр5-гр7 fpB’rfS период гр11: гр9

«ущеиП»12п - гр12п-1

в текущей месяце

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14январь 69® 12фезраяь 5200 6нарт Ш 4апрель 9300 3май 8900 2,4июнь Ш 2икшь 9500 иaerftT Ж 1 5

{сентябрь Ш 133октябрь 83Шноябрь 8900 " I . . . . . . . .денбрь 9200 Iн ш

Расчет по равномерному исчислению подоходного налога с физических лиц, удерживаемого у источника выплаты, выполни­те с использованием следующей таблицы:

Графа Формула2 Сумма за текущий месяц3 Сумма с начала года (п+(п-1)), где п - номер ме­

сяца4 10 % от суммы за текущий месяц5 Графа 3*0,16 МРП*(количество иждивенцев + налогоплатель­

щик)7 Вычеты МРП с начала года (п+(п-1))

255

8 Графа 3 - графа 5 - графа 79 Постоянная величина (данные возьмите из при­

мера)10 Графа 8*графа 911 Используйте таблицу, приведенную ниже: если

графа 15< 15-кратного годового расчетного по­казателя, т.е. 165420 тенге, то 5% от суммы, если больше, то далее по таблице

12 Графа 11: графа 913 Январь - 0, февраль - по графе 12 за январь,

март - по графе 12 за февраль и т.д.14 Графа 12 - графа 13

ТАБЛИЦА по удержанию индивидуального подоходного налога с физических лиц на 2004 год.

Размер облагаемого налогом дохода

Ставки налога

1 До 15-кратного годового рас­четного показателя (до 165 420 тенге)

5 процентов с суммы облагаемого дохода (до 8 271 тенге)

2 От 15-кратного до 40-крат­ного годового расчетного показателя(от 165 420 до 441 120 тенге)

Сумма налога с 15-кратного годово­го расчетного показателя + 10 про­центов с суммы, превышающей его (8 271 тенге + 10 процентов с сум­мы, превышающей 165 420 тенге)

3 От 40-кратного до 600-кратного годового рас­четного показателя (от 441 120 до 6 616 800 тен­ге)

Сумма налога с 40-кратного годово­го расчетного показателя + 20 про­центов с суммы, превышающей его (35 841 тенге + 20 процентов с суммы, превышающей 441 120 тенге) .

4 От 600-кратного и свыше ( 6 616 800 тенге и свыше)

сумма налога с 600-кратного годо­вого расчетного показателя + 30 процентов с суммы, превышающей его(1 235 136 тенге + 30 процентов с суммы, превышающей 6 616 800 тенге)

256

2. Выполните статистическую обработку данных о сотруд­никах вашего офиса. Для этого заполните таблицу с полями сле­дующего содержания:

• № п/п • Дата приема на работу• Фамилия • Должность• Имя • Оклад• Отчество • Возраст• Дата рождения • Стаж работы на предприятии• Пол • Количество иждивенцев- Произведите вычисления в столбцах Возраст и Стаж ра­

боты на предприятии.- Определите, сколько сотрудников не имеют иждивенцев,

сколько имеют более трех.- Определите, сколько на вашей фирме сотрудников имеют

возраст до 35 лет, старше 58, и сколько сотрудников имеют воз­раст от 35 до 58.

3. Используя возможности табличного процессора MS Ex­cel и алгоритм создания шаблона бланка, описанный в п. 10.2, оформите бланк Приходного кассового ордера.

Угмрждена п р и т о м М ш и стер спз фкнаноо» Республики Кз?ахотзн от

10 марта 2004г №128 Типовая форме Ns КО-2

Форме по ОКУД поОКПО

РНН

Коды

Н о м р догум мта Дата состзкяения

ПРИХОДНЫМ КАССОВЫЙ о р д е р

дебет Структурно*подразделение

КредитС уияа (тенге)

Код целевого назначения

Принято от(фамилия, м м , отчастм )

Главный бухгалтер

Получил кассир

р э аш ф р ока подписи

рзешифроккэ подписи

организация

КВИТАНЦИЙ к приходному кассовому ордеру

№

Принято от

Сумма

МП

Главный бухгалтер

Кассир _________

257

4. На основе базы данных «Учет канцелярских товаров» (стр. 209) создайте сводный отчет:

а) количества канцелярских товаров (по типу), приобре­тенных в 2000, 2001, 2002 году.

б) общей стоимости канцелярских товаров (по наименова­нию), приобретенных в 2000, 2001,2002 годах.

258

СУБД Access

11Л Краткие сведения о СУБД11.2 СУБД Access11.3 Создание базы данных Сотрудники11.4 Создание базы данных Документация

259

11.1 Краткие сведения о СУБД

В настоящее время жизнь человека настолько сильно на­сыщена разного рода информацией, что для управления ею тре­буется создание огромного количества баз и банков данных различного назначения. Сейчас практически любая задача свя­зана с манипуляцией информацией и данными. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютер­ных систем — систем управления базами данных (СУБД) — пред­назначенных для хранения и обработки большого количества информации.

База данных (БД) — это файл специального формата, содер­жащий информацию, структурированную заданным образом.

Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически. Это достигается пу­тем группировки их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных.

Характер связи между записями в БД определяет три основ­ных типа организации баз данных: иерархический, сетевой и ре­ляционный (рис. 11.1).

В иерархической БД записи данных образуют особую структуру, называемую деревом. При таком способе организации каждая запись может принадлежать только одному «родителю». Примерами иерархического способа организации данных явля­ются система вложенных каталогов в операционной системе или

иерархическая сетевая реляционная

Рис. 11.1 Организация БД

260

так называемое генеалогическое дерево, представляющее собой графическое представление родословной.

В сетевой БД связи разрешено устанавливать произвольным образом, без всяких ограничений. Поэтому запись может быть найдена значительно быстрее (по наиболее короткому пути). Та­кая модель лучше всего соответствует реальной жизни: один и тот же человек является одновременно и работником, и клиентом банка, и покупателем, т.е. запись с информацией о нем образует довольно густую сеть сложных связей. Трудность состоит в том, что указанную организацию БД сложно реализовать на компью­тере.

На практике самый распространенный тип организации дан­ных - реляционный.

Реляционными БД называются базы данных, построенные на взаимоотношениях составляющих частей.

Большинство баз данных имеет табличную структуру. В базе данных столбцы называют полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Свойства полей:- длина поля - выражается в символах или в знаках. Сим­

волы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах;

- имя поля - указывает на описываемый в нем признак объекта. Одна база данных не может содержать двух полей с одинаковым именем;

- тип поля - указывает на то, в каком виде будет храниться информация в поле.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1.Основное свойство текстового поля - размер (256 байт).2. Числовое поле служит для ввода числовых данных (це­

лых, действительных). Оно тоже имеет размер. Для действитель­ных чисел указывают также размер десятичной части числа.

3.Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата/время.4. Для ввода логических данных, имеющих только два зна­

чения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т.п.), служит спе-

261

циальный тип — Логическое поле. Длина этого поля равна 1 бай­ту, поскольку этого достаточно, чтобы выразить логическое зна­чение.

5.Особый тип поля — Денежный. Компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копей­ки, фунты и пенсы, доллары и центы.

6. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы, видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

7. Для хранения текста, длина которого больше 256 симво­лов, служит поле MEMO. В нем можно хранить до 65535 симво­лов. Особенность этого поля заключается в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

8.Счетчик - особый тип поля. Это числовое поле со свой­ством автоматического наращивания. При вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей, так как значения в нем не повторяются. Поэтому очень часто именно это поле используется в качестве ключевого.

Уникальное поле - поле, значения в котором не могут по­вторяться.

Ключевое поле — поле, используемое для однозначного определения объекта в базе данных.

Если бы информация хранилась только в одной таблице, то для работы с ней можно было бы обойтись без СУБД. На практи­ке приходится иметь дело с более сложными структурами, кото­рые образованы из многих связанных таблиц. Существует не­сколько видов связи между таблицами:

«один-к-одному» — означает, что каждой записи в одной таблице соответствует только одна запись другой таблицы. В ка­честве примера можно рассмотреть отношения между списком служащих предприятия и таблицей, содержащей их служебные характеристики;

«один-ко-многим» - каждой записи одной таблице соот­ветствует две и более записи другой таблицы. Например, отно­шение между покупателем и купленным им товаром, между предприятием и работающими на нем сотрудниками;

262

«много—к-одному» - можно сравнить с отношением «один-ко-многим», рассматриваемым с другой точки зрения. Между клиентом и сделанным им заказами существует отноше­ние «один - ко - многим» с точки зрения заказов, а между сде­ланными заказами и клиентом получается отношение «много-к— одному»;

«много—ко—многим». В качестве примера данного отноше­ния можно привести пример магазина оптовой торговли. Данный тип отношений существует между списком товаров, производи­мых предприятиями-поставщиками, и списком товаров, заказан­ных потребителем.

11.2 СУБД Access

СУБД — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. Одной из таких систем является СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office.

С помощью Access обычные пользователи получили удоб­ное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных, без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access не исключает возможности программи­рования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого достаточно овладеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими про­граммами пакета Microsoft Office. Данные, созданные в других приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Объекты AccessИсходное окно Access отличается простотой и лаконич­

ностью. Семь вкладок этого окна представляют семь видов объ­ектов, с которыми работает программа.

Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвя­занных таблиц.

263

Запросы — специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С их помощью данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабаты­вают.

Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят но­вые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты — это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с ба­зой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули - программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. С их помощью можно расширить возможности сис­темы по желанию заказчика.Режимы работы с Access

Кроме перечисленных вкладок, окно базы данных содержит три командные кнопки, с помощью которых выбирается режим работы с базой.

£f§j Открыть Конструктор Создать

Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или из­менить те, что были внесены.

Кнопка Конструктор тоже открывает объект, но по- другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, то в нее можно вно­сить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, то в ней можно изменять или создавать элемен­ты управления. В основном этим режимом пользуются разработ­чики базы данных.

Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Для этого можно использовать один из способов: автоматически, вручную или с помощью Мастера.Создание таблиц

Для создания таблиц существует несколько способов.Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля

имеют формальные имена: Поле1, Поле2... и один стандартный

264

текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информа­цией.

Режим Импорт таблиц позволяет импортировать таблицы из другой базы данных. В зависимости от обстоятельств из им­портируемой таблицы может поступить структура полей, их на­звания и свойства, а также и содержимое базы данных. Если что- то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки вносят вручную.

Режим Мастер таблиц используют в основном опытные разработчики.

Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными от­ветами, создает структуру таблицы автоматически.

Режим Связь таблиц используют в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком.

Режим Конструктор позволяет самостоятельно задавать имена полей, выбрать тип и настроить свойства Приемы работы с таблицами

С таблицей базы данных можно работать обычными прие­мами управления с помощью мыши.

Щелчок правой кнопкой мыши на выделенной записи от­крывает контекстное меню для операции с записью, а на выде­ленном столбце открывает контекстное меню для операции со столбцом.

Контекстное меню записи позволяет вставить новую запись, удалять, копировать, перемещать записи и управлять высотой строки.

Контекстное меню столбца позволяет сортировать записи, копировать, удалять и перемещать столбцы, управлять их шири­ной и режимом отображения.

Пункт Скрыть столбец скрывает столбец, не удаляя его из базы данных (он перестает отображаться на экране). Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столб­цами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок. Скрытый столбец опять станет видимым.Создание связей между таблицами

265

Основные преимущества СУБД реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет спе­циальное диалоговое окно Схема данных, которое открывается

jnrf?щелчком по одноименной кнопке на панели инструментов или командой Сервис—> Схема данных

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблицы.

Связь между таблицами устанавливают путем перетаскива­ния имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. После перетаскивания открывается диалого­вое окно Связи.

Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых свя­занные с ними данные других таблиц останутся без связей (поле таблицы должно быть ключевым).

Каскадное обновление связанных полей и Каскадное уда­ление связанных записей обеспечивают одновременное обнов­ление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при изменении в главной таблице.

Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами. Чтобы удалить связь, надо щелкнуть на линии связи правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить из кон­текстного меню.Инструменты управления видом представления данных

Основным видом представления данных является режим таблицы, где данные представлены в виде столбцов и строк.

Другим способом представления данных является форма, которую, как и таблицу, можно создать разными способами.

Примерный вид формы представлен на рисунке.

266

Инструменты обработки данныхК основным инструментам обработки данных можно отне­

сти сортировку, фильтр, запрос.Сортировка - это упорядочение данных по некоторому при­

знаку. Для сортировки используется команда Записи —> Сорти­ровка. Существует два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию.

Иногда возникает необходимость сортировать по двум при­знакам. Например, если в некоторых полях могут встречаться одинаковые значения. Для сортировки одновременно нескольких полей используют инструмент запроса.

Запрос - это именованный объект базы данных, который по­зволяет сохранить и использовать по мере необходимости наибо­лее часто используемые условия сортировки и фильтрации. За­прос позволяет создать так называемые вычисляемые поля, в ко­торых производится преобразование данных в другой вид при помощи формул. Для его создания используют те же два способа: с помощью мастера или с помощью конструктора.

267

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информа­цию из базы, но и обрабатывать ее.

Еще одним ценным свойством запросов является их способ­ность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по како­му-то полю.

Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользователя, осуществляется с помощью фильтров.

Фильтр — это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Для задания фильтра используется команда Запи­си —> Фильтр, которая предлагает несколько видов фильтров:

- по выделенному — позволяет отобрать из базы данных записи, содержащие выделенный объект;

- исключить выделенное - выполняет противоположное действие, т.е. исключает такие записи;

-расширенный фильтр — позволяет задать более сложные условия отбора информации, а также сортировку по несколь­ким параметрам.

Инструменты вывода данныхДля создания печатных документов, которые содержат ин­

формацию из базовых таблиц или из результирующих таблиц, полученных по результатам работы запросов, служат специаль­ные объекты — отчеты. Создание отчетов может выполняться автоматически (автоотчеты), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Удобство компьютерных отчетов заключается в том, что они позволяют сгруппировать информацию по заданным признакам и ввести итоговые поля для подсчета записей по группам и в целом по всей базе.

11.3 Создание базы данных Сотрудники

Рассмотрим поэтапно процесс создания учебной базы дан­ных на примере создания базы данных СОТРУДНИКИ.

1 этап — Создание и заполнение таблиц

268

1. Запустите приложение Access.2. В диалоговом окне отметьте кнопку Новая база данных, на­жмите ОК.3. В появившемся окне укажите имя базы данных СОТРУДНИ­КИ, а также месторасположение вашей базы данных - ваша лич­ная папка.4. В следующем окне выберите режим создания таблицы — ре­жим Конструктора.5. Для определения структуры таблицы в следующем окне ука­жите имена полей и тип данных для каждого поля.

1 Таблица!: таблицаЛю поля Тип данных Описание 1 *

год Счетчикфамилия Текстовыйимя Текстовыйотчество Текстовый

1 датаооад Я В Я *1

ц

Свойства пот

Для задания ключевого поля щелкните правой кнопкой по строке с именем поля Код. В меню выберите Ключевое поле.

Закройте окно. На вопрос о сохранении ответьте Да.В следующем окне укажите имя таблицы.В режиме таблицы заполните поля данными.

£ СОТРУДНИКИ : таблица Ш Ш Ш Шкал | фааилия j имя 1 отчество | дата рожл Ш И *

1 Иванов Сергей Андреевич 04.0577Н2 Петрова Анастасия Николаевна 12.07 6 з Н &3 Алиева Айгуль Муратовна 09.11 6 0 Щ | |4 Андреева Ирина [Борисовна 25 05 67 Н | 1б.Рудько Сергей Валерьевич 16.04 7 4 ® -6 Белых Надежда Анатольевна 24.09 88Н7 Рахиыжанов Берик Муратович об 06 66 Д ]8 Сериклаев Адильхан берикович 01.01 6 о 19 Свиридов Анатолий Иванович 01.07 7 4 Ш

10 Шахов Юрий Валентинович 2В02 7 0 Ну 11 Ярышева Анна Васильевна ' 10.03 1 9 7 0 Д т11 Залив- »«1 У | 11 ► 1»' !>♦! re ti

269

6. Далее создайте таблицу СТРУКТУРА ФИРМЫ, в которой будет представлена информация о структурных подразделениях предприятия.

Для создания воспользуйтесь режимом Создание таблицы с помощью Мастера. Выполните последовательно шаги мастера таблиц:— определение полей. Из списков Образцы таблиц и Образцы полей сформируйте поля новой таблицы. Если в перечне Образ­цов полей отсутствует нужное поле, то переносим любое поле с тем же типом данных и переименовываем, щелкнув по кнопке Переименовать поле. Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.— В следующем окне задайте имя таблицы и установите опцию Автоматическое определение ключа.— Установку связей с другими таблицами осуществите в сле­дующем окне. Первоначально данные таблицы не связаны друг с другом, поэтому для установки типа связи нажмите кнопку Свя­зи.

Установите опцию как показано на рисунке.

SB С вязи

О пределите тип с в Л и новой таблицы "СТРУКТУРА" с таблицей "СОТРУДНИКИ” .

С ' Таблицы не связаны

■BHHfxlHHRHHSmmJO K

Отмена I

i О дной записи таблицы “СТРУКТУРА" б у д е т со о тве тство ва ть много записей таблицы "СОТРУДНИКИ".

, <• {Одной записи таблицы "СОТРУДНИКИ” б у д е т со о тве тство ва ть иного записей таблицы "СТРУКТУРА".

ш х п т шXXX XXX XXX XXX ХКХ хкх хкх хкя XXX XX» щ к н х

!XXX XXX XXX XXX

Мастер таблиц добавит поле “к о д " в таблицу “СТРУКТУРА" и создаст э т у связь.

270

Для непосредственного ввода данных в таблицу выберите Ввести данные непосредственно в таблицу. Щелкните Готово.

Заполните таблицу следующими данными

а СТРУКТУРА: таблица а ш1 Код отдела Название отдела | Сокращение ж *

► + 1 отдел снабжения'+ 2 дирекция АДМ+ 3 бухгалтерия БГHr 4 отдел рекламы ОР+ 5 отдел маркетинга ОМ+ 6 столовая СТ+ 7 технический отдел ТО

1 _ _ (Счетчик^J З а п и с ь : Н I { I ] 1 ► j и |>*1 из 7

7. Создайте в таблице СОТРУДНИКИ столбец Название Отдела, где для каждого сотрудника укажите название отдела, в котором он работает. В данном случае создаваемое поле будет содержать повторяющиеся значения. Поэтому, чтобы все значения были введены одинаково, используйте Мастер подстановок. Тогда при заполнении таблицы значения полей можно будет заносить не с помощью ручного ввода, а путем выбора из списка. Для под­становки можно использовать столбец из ранее созданной табли­цы.

— В главном окне базы данных откройте таблицу СО­ТРУДНИКИ.

— В меню Вид выберите Режим конструктора.— В пустой строке щелкните в столбце Тип данных и в

раскрывшемся списке выберите Мастер подстановок.— Для создания нового поля выполните все шаги Масте­

ра (каждый шаг заканчивается щелчком по кнопке Далее):1. Определение источника данных.

Мастер предлагает два варианта источника данных. Выбе­рите вариант, предложенный на рисунке.

271

Создание подстановки

" 3

Мастер создает столбец подстановки; е которой отображается список эначений для выбора. Каким способен столбец подстановки будет получать эти значения?

I шмхмишкх<• Объект “столбец подстановки" будет использовать

значения из таблты или запроса.

Будет введен фиксированный набор значений.

2. Выбор источника данных.В качестве источника данных выберите таблицу СТРУКТУ­

РА, входящую в базу данных.3. Выбор столбца подстановок.Перенесите имя столбца Название Отдела из левого списка

в правый.Четвертый и пятый шаги не требуют пояснений и исправле­

ний.Работу закончить щелчком по кнопке Готово.После завершения работы Мастера структура таблицы СО­

ТРУДНИКИ изменилась, в ней появилось поле Название Отде­ла. Перейдите в режим таблицы и внесите данные в новое поле, выбирая их из списка.

Ш СОТРУДНИКИ I таблица

КОД [ фамилия Я ИМЯ отчество | | цзта ро>кд | НаэваниеОтдела Л-и 1 Иванов Сергей Андреевич 04.05.77 •

ш 2[ Петрова Анастасия Николаевна 12.07.63 отдел снабжения38 3 Алиева Айгуль Муратовна 09.11.60 дирекция■+i. 4 Андреева Ирина Борисовна 25.05.67 бухгалтерия

5| Рудько Сергей Валерьевич 16.04.74 отдел рекламы 1 |’♦1 6 Белых Надеэда Анатольевна 24.09.68 отдел маркетинга!+1 7 Рахимжанов Берик Муратович 06 06.66 столовая

технический отделЙЬ* 8 Серикпаев Адильхан Бесикович 01.01.60•Jj 9 Свиридов Анатолий Иванович 01 07,74

10 Шахов Юрий Валентинович 28.02.7011; Ярышева Анна Васильевна 10.03.70

■--1._____(А___Запись: И 1 * И 1 ► 1и N В I

272

8. Помимо создания нового поля с использованием подстановки значений из другой таблицы, можно создать поле с фиксирован­ным набором значений.

Создайте в таблице СОТРУДНИКИ новое поле Должность с фиксированным набором значений, используя Мастер подста­новок. Для этого:

- в главном окне базы данных откройте таблицу СО­ТРУДНИКИ в Режиме конструктора.

- В пустой строке щелкните в столбце Тип поля и в рас­крывшемся списке выберите Мастер подстановок.

- Установите переключатель Будет введен фиксированный набор значений.

- На следующем шаге укажите количество столбцов и вве­дите названия должностей.

- Далее введите подпись Должность, которую содержит столбец подстановки. Завершите работу щелчком по кнопке Го­тово.

Перейдите в режим таблицы и заполните созданное поле.

а СОТРУДНИКИ таблица

код j файияия иия j отчестве I дата рожд | НазоаниеОтдепа | Должность J►!й 1 Иванов Сергей Андреевич СМ 05.77 отдел снабжения | — j

+ 2 Петрова Анастасия Николаевна 12,07.63; бухгалтерия директор* Э Алиева Айгуль Муратовна 09 11.60 отдел рекламы зам директора* 4 Андреева Ирина Борисовна 25 05.67 отдал маркетинга |гл бухгалтер$ 5 Рудыт Сергей Валерьевич 16.04 74 дирекция Iбухгалтер* 6 Белых Надежда Анатольевна 24 09 60 дирекция специалист* 7 Рахимжанов Берик Муратович 06 06.66: технический отде/ консультант

$ 8 Серикпаев Адильхан берикович 010160 отдел рекламы+ 9 Свиридов Анатолий Иванович 01 07 74 технический отде/* 10 Шахов Юрий Валентинович 28.02.70 технический отде/

Ц ♦ 11 Ярышева Анна Васильевна 10.03.70 бухгалтерия

9. Помимо указанных сведений отделу кадров могут понадобить­ся и дополнительные сведения, например домашний адрес. Для этого создайте таблицу ДопСведения:

- В главном окне базы данных выберите режим создания таблицы с помощью Конструктора.

- Создайте структуру таблицы как показано на рисунке.

273

№ ДопС вед ения : таблицаИмя поля Тил данных

> н Счетчикулица Текстовыйдом Текстовыйквартира Текстовый

В созданную вами таблицу добавьте новые поля для таких данных, как дата поступления на работу, № приказа, пас­порт (удостоверение), домашний телефон и другие. Для этого вам понадобится вставлять пустые строки между уже имеющи­мися (в режиме конструктора выделите строку, перед которой вставите новую. Выполните Вставка —> Строки или в контекст­ном меню выберите Добавить строки).2 этап - Установление связей между таблицами

Установите связи между таблицами базы данных (СОТРУД­НИКИ, СТРУКТУРА и ДопСведения). Причем между таблицами СОТРУДНИКИ я СТРУКТУРА тип связи будет «один — ко —мно­гим», а между таблицами СОТРУДНИКИ и ДопСведения «один - к - одному».

Щелчком по кнопке Схема данных 1ВИ откройте одноимен­ное окно, имеющее рабочую область для добавления таблиц и установления между ними связи. Щелкните правой кнопкой по рабочей области окна и в контекстном меню выберите Добавить таблицы. Добавьте все три таблицы.

Для установления связей между таблицами СОТРУДНИКИ и СТРУКТУРА выделите поле КодОтдела в таблице СОТРУДНИ­КИ и, удерживая кнопку мыши, переместите курсор на одно­именное поле таблицы СТРУКТУРА.

Отпустите кнопку мыши и в появившемся окне Изменение связей установите флажок Обеспечение целостности данных. Щелкните по кнопке Объединение.

274

В дополнительном окне установите переключатель 3. На­жмите кнопку ОК. Обратите внимание на вид установленной связи.

Производя аналогичные действия, установите связь между таблицами СОТРУДНИКИ и ДопСведения, выбрав поле Код, а в дополнительном окне установите переключатель 2.

В MS Access 2000 появилась возможность вносить измене­ния в записи связанных таблиц. Если таблица имеет связанную с ней таблицу, то рядом с первым полем (в нашем примере это по­ле Код) появляется значок +. Введите дополнительные сведенияо сотрудниках. Для этого откройте таблицу СОТРУДНИКИ и щелкните по значку + рядом с кодом сотрудника. Откроется строка из связанной таблицы для ввода данных. Введите допол­нительные сведения для всех сотрудников.3 этап - Создание и редактирование формы для ввода данных

Для удобства ввода данных в базу данных используют фор­мы.

Форма - это аналог карточки, в которой введены данные по одному конкретному объекту.

Создайте форму, на которой расположите все поля из таблиц СОТРУДНИКИ и ДопСведения. Для этого в главном окне выбе­рите Формы, Создание формы в режиме мастера (каждый шаг заканчивается нажатием на кнопку Далее).

В появившемся окне последовательно выберите указанные таблицы и перенесите все поля из левой части в правую.

На следующем этапе выберите внешний вид формы (наибо­лее удобный вид - в один столбец).

Далее необходимо выбрать Стиль оформления.В следующем окне необходимо задать имя формы (Сотруд­

ники Ф) и установить переключатель Открыть форму для про­смотра и ввода данных.

Вид формы после работы Мастера.

275

► ко д ' " ' 7 "

............

имя |Надежда

отчество {Анатольевна

дата jp o » ;& ' 24.09.68j

НазваниеОтде ла [дирекция ” | г.

За

Д олжность j зам директора

-улица :Советов... .............. - , . <ь...-»................ ~ ~ -г— ' . ,

ДОМ {258 •— ..............—квартира {45 : _-. • fe

тис ь: и ! < | | 6 ► 1 М Й Ш из 11

Не всегда внешний вид формы, предоставляемый мастером, может удовлетворять необходимым требованиям. Форму можно отредактировать вручную. Для редактирования форму необходи­мо открыть в режиме конструктора.

Для установления объектов на форме вручную используют панель элементов:

ПШ* «ил Ж я т з:н:1 ё е л а \ □ $ .Для изменения свойств объектов щелкните правой кнопкой

на объекте и в контекстном меню выберите пункт Свойства.Данные в базе данных можно сортировать, фильтровать,

осуществлять поиск данных, удовлетворяющих какому-либо ус­ловию.

Сортировка - упорядочение данных по какому-либо при­знаку. Для сортировки используют кнопки Сортировка по воз­растанию или по убыванию.

Для этого необходимо открыть таблицу, выделить столбец, по которому происходит сортировка данных, и щелкнуть по со­ответствующей кнопке.

Для фильтрации данных используются следующие кнопки:

276

(«фильтр по выделенному», «изменить фильтр», «применить фильтр») или соответствующие команды из пункта Записи.

Запрос - операция, которая позволяет объединить в себе ре­жимы обработки данных: сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных.

Для создания запросов можно использовать один из двух способов:

Создание запроса в режиме конструктора или Создание запроса с помощью Мастера.

Создайте запрос ПЕРСОНАЛ, включите в него фамилии со­трудников и сокращенное название отделов, в которых они рабо­тают:

— в главном окне базы данных выделите объект Запросы;— запустите режим создания запроса с помощью Мастера;— создайте запрос, следуя шагам Мастера:

• выбор полей из таблиц;1 ввод имени запроса;• щелкните по кнопке Готово',

— Просмотрите результаты запроса в режиме таблицы.- Откройте запрос в режиме конструктора. Появится

бланк запроса, состоящий из двух частей: в верхней части распо­ложена схема связи таблиц, используемых в запросе, а в ниж­ней — перечислены поля таблиц, имена таблиц, критерии сорти­ровки (при необходимости), метка вывода на экран, условие от­бора.

Отчет - средство для отображения данных при выводе на печать. Сформировать отчет можно на основе созданных в базе данных таблиц или запросов.

Создайте отчет ОТДЕЛЫ, в котором отберите список со­трудников по отделам (название отдела, ФИО, должность):

- в главном окне базы данных выделите объект Отчеты;- запустите режим создания отчета с помощью Мастера;- создайте отчет, следуя шагам мастера:

• выбор полей из таблиц;• выберите группировку данных по названию отде­

лов;

277

• задайте сортировку по полю Фамилия, для распо­ложения фамилий в алфавитном порядке;

• на следующем этапе выберите вид макета для от­чета, ориентацию бумаги (книжная или альбом­ная);

• выберите стиль оформления;• далее введите заголовок отчета; Персонал;• ввод имени отчета;• щелкните по кнопке Готово.

Как и форму, отчет можно редактировать, открыв его в ре­жиме конструктора.

11.4 Создание базы данных Документация

В среде БД можно организовать учет и хранение докумен­тов: внутренних, входящих, исходящих. Спроектируйте БД ДО­КУМЕНТАЦИЯ и организуйте в ней учет внутренних докумен­тов. Для этого создайте таблицу ВНУТРЕННИЕ, которая содер­жит перечень всех видов внутренних документов, составляемых на предприятии, и их сокращенное обозначение.

В режиме таблицы введите данные, приведенные на сле­дующем рисунке. В качестве ключевого поля выберите поле КодДокумента, которое содержит условное сокращение вида документа. Во втором поле ВидДокумента приведено полное название вида документа.

Далее создайте таблицу Документы, которая содержит ин­формацию обо всех внутренних документах предприятия.

Для этого в режиме конструктора создайте таблицу Доку­менты со структурой, представленной на рисунке:

ш Документы : таблица

Имя поля № Тип данныхш 1Й8ИЗЯЯЯН1 Счетчик

ДатаДокумента Дата/времяКодДокумента__ ТекстовыйРегНомер Числовой

ЩКраткое содержание 'Гиперссылка

278

Поле КодРегКарты (код регистрационной карты) имеет тип данных Счетчик и является ключевым. При занесении в таблицу нового документа в этом поле автоматически появляется поряд­ковый номер. Таким образом, это поле создает сплошную нуме­рацию всем внутренним документам в порядке занесения их в таблицу.

В поле ДатаДокумента заносится дата создания документа.Поле КодДокумента является полем подстановки, связан­

ным с созданной таблицей Внутренние.В поле РегНомер предполагается заносить порядковые но­

мера создания и внесения в базу данных отдельных видов доку­ментов. Таким образом, значения в этом поле могут повторяться. Например, может быть приказ по основной деятельности №1 и приказ по личному составу №1.

В поле Краткое содержание предполагается заносить заго­ловок документа и ссылку на место его хранения. Тогда при про­смотре базы данных вы сможете сразу по ссылке открыть и про­смотреть нужный документ.

Установите связь «один - ко - многим» между таблицами Внутренние и Документы по виду документа.

Заполните таблицу Документы несколькими записями по разным видам документов. В поле с типом данных гиперссылка установите ссылку на соответствующий документ. Для этого предварительно необходимо создать в текстовом редакторе и сохранить несколько файлов документов с именами, например, Акт_1_2005, Акт_2_2005, Приказ_1_2005, Приказ_2_2005 и т.д.

Затем откройте таблицу Внутренние. Перед первым столб­цом находится столбец, содержащий знак «+», который указыва­ет на наличие связанной подчиненной таблицы.

S Знупгренние : таблица| КодДокумента] ВидДокумента

“ з а Акт+ Пр Приказ ОД+ ПрЛС ] Приказ ЛС* ПРТ Протокол- С л З 1 Служебная записка

ц_ Щ СПР ^Справка

279

Щелкните по знаку «+» в записи Акт. Раскроется подчинен­ная таблица Документы. Введите дату первого акта, регистраци­онный номер и краткое содержание. Обратите внимание, что при вводе текста краткого содержания, он выделяется синим цветом с подчеркиванием. Это традиционное выделение гиперссылки.

Для добавления гиперссылки щелкните по кнопке Добавле­ния гиперссылки. Раскроется окно ввода адреса гиперссылки. В строке Текст будет записано краткое содержание документа. Введите имя файла документа, для чего щелкните по кнопке Файл и в окне обзора выберите нужное имя файла.

На основе созданных таблиц БД Документация можно соз­давать различные запросы, отчеты.

Далее организуйте учет входящих документов. Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, т.е. в бумажном виде, а не в электронном, и подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде БД. Создайте таблицу Входящие для учета и регистрации входящих документов, которую в дальнейшем можно использовать для создания формы для ввода данных, за­просов с различными критериями отбора данных, отчетов для получения твердой копии сведений из таблицы.

Структура таблицы Входящие будет иметь вид:

gj Таблица! : таблицаИмя поля 1 Тип данных Г

КодРегВход |СчетчикОтправитель ТекстовыйИсхНомерДокумента ТекстовыйДатаДокумента Дата/времяДатаПоступления Дата/времяКраткое содержание ТекстовыйФамилия Текстовый подстановка из запросаПередан исполнителю Дата/времяСрок исполнения Дата/времяКонтроль исполнения Текстовый| Дата исполнения ЕНИВИЯ jJ

Поле Фамилия является полем подстановки из запроса Ис­полнитель. Для формирования запроса Исполнитель надо уста-

280

новить связь БД ДОКУМЕНТАЦИЯ с БД СОТРУДНИКИ. Для этого:

- откройте окно БД ДОКУМЕНТАЦИЯ,- выполните Файл —* Внешние данные —► Связь с таблица­

ми;- в окне обзора откройте БД СОТРУДНИКИ и выберите для

вставки таблицы СООТРУДНИКИ и СТРУКТУРА. В главном ок­не БД ДОКУМЕНТАЦИЯ появятся эти таблицы. Стрелка, распо­ложенная рядом со значком таблицы, означает, что это таблицы из другой БД, которые связаны с данной БД.

Создайте запрос Исполнитель, включив в него поля Фами­лия из таблицы СООТРУДНИКИ и КодОтдела из таблицы СТРУКТУРА.

Осталось заполнить таблицу Входящие несколькими запися­ми, чтобы в дальнейшем можно было использовать ее для созда­ния формы Входящие для ввода данных, запросов на отбор вхо­дящих документов по разным критериям, отчетов по таблице или по запросу.

Вопросы1. Что такое СУБД MS Access?2. Перечислите основные функции СУБД MS Access.3. Можно ли с помощью MS Access программировать?4. Как создать новую БД в MS Access?5. Как открыть существующую БД в MS Access?6. Перечислите объекты, с которыми работает MS Access.7. Что такое свойства поля в MS Access? Пользуясь экранны­

ми подсказками, составьте перечень свойств поля для каждого типа данных, допустимого в MS Access.

8. Перечислите режимы работы с MS Access.9. Каким образом создаются таблицы в MS Access?10. Перечислите приемы работы с таблицей.11. Типы связей между таблицами. Создание связей между

таблицами.12. В чем разница между формами и отчетами? Какие суще­

ствуют режимы для их создания?13. Что такое запрос? Технология создания запроса.14. С формулируйте алгоритм работы в СУБД MS Access.

281

Для самостоятельной работы1. Создайте в БД СОТРУДНИКИ запрос ДНИ РОЖДЕНИЯ,

в котором будут получены новые данные: Код, фамилия, имя, отчество, дата рождения (в порядке убывания).

2. Создайте запрос, основанный на БД СОТРУДНИКИ, в котором отбираются сотрудники, имеющие трех и более ижди­венцев (предварительно внесите и заполните поле ИЖДИВЕНЦЫ в таблицу ДопСведения). Сделайте сортировку данных по полю ИЖДИВЕНЦЫ в порядке возрастания.

3. По созданным в пунктах 1 и 2 запросам создайте отчеты ДНИ РОЖДЕНИЯ и ИЖДИВЕНЦЫ.

4. Создайте запросы на выборку внутренних документов (АКТЫ, Приказы JI/C, ПРТ и т.д.) на основании БД ДОКУМЕН­ТАЦИЯ.

5. Создайте форму ВХОДЯЩИЕ для ввода данных (БД ДО­КУМЕНТАЦИЯ).

6. Создайте запрос на отбор входящих документов по раз­ным критериям.

7. Составьте отчеты либо на основании таблиц, либо на ос­новании созданных запросов, имеющихся в БД ДОКУМЕНТА­ЦИЯ.

8. Организуйте учет исходящих документов в БД ДОКУ­МЕНТАЦИЯ. Для этого создайте таблицу, имеющую следующую структуру:

Имя поля Тип данных ОписаниеКодРегИсх СчетчикНазваниеИсх ТекстовыйДата Дата/времяФамилия Текстовый подстановка из

запроса «Испол­нитель»

МестоДокумента ГиперссылкаАдресЭП Г иперссылка

В поле МестоДокумента будет размещаться ссылка на ис­ходящий документ, а в поле АдресЭП — адрес электронной почты, по которому будет отправлен исходящий документ.

282

Заполните таблицу Исходящие с использованием гиперссы­лок на файлы исходящих документов.

9. Создайте в БД ДОКУМЕНТАЦИЯ таблицу Телефоно­граммы, в которой будут содержаться сведения о поступивших и отправленных телефонограммах. Структура таблицы:

Имя поля Тип данных ОписаниеКодТ елефонограммы Назван иеОрган изашш НомерТелефона ВидТ елефонограммы

СчетчикТекстовыйТекстовыйТекстовый подстановка «прием»;

Текст Текстовый«отправка» Размер поля 255

Подписал Текстовый Значение поля по

Передал Текстовыйумолчанию «Соколов» Значение поля по

Принял Текстовыйумолчанию «Петрова» Значение поля по

Время Дата/времяумолчанию «Петрова»

В поле ВидТелефонограммы используется подстановка из заданного списка значений «прием», «отправка».

Задайте в полях значения по умолчанию: в поле Подписал — фамилию директора предприятия, в полях Передал и Принял - фамилию секретаря.

На основе таблицы создайте:- запросы, отбирающие телефонограммы одного вида;- форму для ввода данных;- макет отчета для создания твердой копии информации.

283

ГЛАВА

^Microsoft PowerPoint

12.1 MS PowerPoint как средство создания презента­ций

12.2 Создание презентации при помощи мастера автосодержания

12.3 Создание презентации при помощи Шаблонов оформления

12.4 Создание обучающей презентации

284

В широком смысле слова термин презентация (от лат. Ргае- sento — передаю, вручаю или англ. present - представлять) - это выступление, доклад, защита перспективного или законченного проекта, представление рабочего плана, технического предложе­ния, готового товара или услуги, результатов внедрения, контро­ля, испытаний и многое другое. Защита курсовой или дипломной работы преследует цель убедить экзаменационную комиссию в том, что студент получил необходимый уровень знаний, навыков и умений, владеет терминами, методами и приёмами в той облас­ти, в пределах которой он претендует на получение квалифика­ции. Говоря обобщённо, представление идей, людей, изделий, материалов и услуг - это всегда презентация.

Широкое внедрение компьютеров в сфере подготовки и со­провождения презентаций началось после 1993-1994 гг., когда они обрели мультимедийные возможности. Конечно, до этого времени компьютеры тоже использовались при проведении пре­зентаций, например на выставках, но это относилось только к презентациям аппаратных и программных средств самой вычис­лительной техники. Лишь начиная с 1995 г., вычислительную технику начали широко использовать при подготовке и проведе­нии презентаций.

Развитие Интернета внесло свой вклад в расширение техно­логий проведения презентаций. Интернет стал удобным средст­вом проведения дистанционных презентаций, круглосуточно и бесперебойно автоматические системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.

В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как и в любой другой презентации, основой успеха яв­ляется оптимальный баланс между содержанием и средствами его представления. Выбор темы, подбор материала определяется творческими замыслами автора и не может быть автоматизиро­ван. Автоматизации подлежат лишь процессы воплощения автор­ских идей в готовый продукт и процессы его воспроизведения. Одним из таких средств автоматизации служит приложение Mi­crosoft PowerPoint, входящее в состав пакета Microsoft Office. Это универсальное средство, предназначенное для создания, оформ-

12.1 MS PowerPoint как средство создания презентаций

285

ления и показа презентаций, призванных наглядно представить работу исполнителя (или группы исполнителей) вниманию дру­гих людей. Важно не только освоить интерфейс и инструмента­рий программы, но и при подготовке презентации учитывать ее цели, состав будущей аудитории, заранее выявить наиболее важ­ные аспекты своего проекта.

Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров или слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане.Последовательность изложения.

При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанными по всему залу плакатам. В отличие от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рас­смотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения.Возможность воспользоваться официальными шпаргалками.

Презентация — это не только то, что видит и слышит аудито­рия, но и заметки для выступающего: о чём не забыть, как рас­ставить акценты.Мультимедийные эффекты.

Слайд презентации — не просто изображение. В нём, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анима­ции, аудио- и видеофрагменты. Они способны существенно укра­сить презентацию, повысить её информативность.Копируемость.

Копии электронной презентации создаются мгновенно и ни­чем не отличаются от оригинала. При желании каждый слуша­тель может получить на руки все показанные материалы. Транспортабельность.

Диск с презентацией гораздо компактнее набора плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презен­тационным мероприятиям. Файл презентации можно переслать по электронной почте, опубликовать в Интернете и не тратить время на разъезды.

286

Хотя приложение PowerPoint обладает собственными сред­ствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и т.д.), благодаря тесной интеграции с другими компо­нентами пакета Microsoft Office пользователь имеет возможность применять уже наработанные материалы. Например, текст может быть подготовлен в текстовом редакторе Word, формулы - в при­ложении Microsoft Equation, таблицы - в табличном процессоре Microsoft Excel, диаграммы - в приложении Microsoft Graph, ху­дожественные заголовки - в приложении Microsoft WordArt и так далее. Конечно, можно использовать некоторые специализиро­ванные приложения: Adobe Photoshop или CorelDraw, однако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являют­ся наиболее интегрированными и обмен данными происходит без потерь и искажений.

PowerPoint, являясь специализированным программным средством, конечно же, не может охватить все элементы презен­тации. Ведь для полноценного представления работы перед ре­альной аудиторией понадобятся и организационные усилия (аренда помещения, рассылка приглашений), и аппаратное обес­печение (слайд-проектор), и прочие компоненты.

Вместе с тем существуют отдельные виды презентаций, где средствами PowerPoint создаётся практически законченный про­дукт. Прежде всего, это презентации, рассчитанные на публика­цию в сетях Интернет/интранет или предназначенные для авто­номного просмотра на компьютере. Презентация может рассы­латься в распечатанном виде, и такой вариант печатного доку­мента тоже можно считать законченным продуктом. Презентация может рассылаться и по электронной почте, с целью дальнейшего просмотра адресатами на собственных компьютерах.

В сфере подготовки презентаций PowerPoint является одним из наиболее мощных приложений и обеспечивает разработку следующих документов:

- вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной плёнке, с целью их демонстрации через оптический проектор;

— вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на воспроизведение через мультимедийный проектор;

287

— материалы презентации для автономного показа на экране компьютера;

— вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотоплёнке, с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор;

- материалы презентации для воспроизведения в сетевом окружении в режиме реального времени;

- материалы презентации для публикации в сетевом окруже­нии, с последующим автономным просмотром пользователями;

— материалы презентации для рассылки по электронной почте, с последующим автономным просмотром адресатами;

- материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи заинтересованным лицам.

Каждый слайд презентации PowerPoint может состоять из текста или объектов, отображаемых на графическом фоне. Созда­ние презентации в основном заключается в размещении текста или объектов на слайдах.

Для каждой презентации, создаваемой в PowerPoint, выпол­няется единая последовательность действий:

— создание презентации, ввод и редактирование текста, из­менение порядка следования слайдов;

— формирование плана презентации. Редактирование этого плана в случае необходимости;

— форматирование отдельных слайдов, если это необходи­мо;

— добавление объектов в презентацию;— формирование и изменение переходов, анимационных

эффектов и ссылок в электронных презентациях;— подготовка раздаточных (печатных) материалов и заме­

ток для докладчика;— определение и добавление интервалов между слайдами;— демонстрация презентации.

Несомненное удобство всех приложений MS Office заключа­ется в единообразном представлении пользовательского интер­фейса. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. PowerPoint может быть запущен одним из нескольких способов:

288

- из меню Пуск —» Программы —► Microsoft PowerPoint.— Пользователь делает щелчок правой кнопкой мыши и выби­

рает Создать —* Презентация Microsoft PowerPoint.При запуске появится окно PowerPoint с диалоговым окном,

предлагающим разными способами создать презентацию.Создать новую презентацию можно тремя разными способа­

ми:- при помощи мастера автосодержания;- на основе предлагаемых шаблонов;- используя пустую презентацию, т.е., создавая документ

«с нуля».Создание презентации при помощи мастера автосодержа­

ния - это самый лёгкий, но зато самый стандартизированный спо­соб. В этом случае мастер, как и большинство мастеров Microsoft Office, задаёт вам определённые вопросы, собирает тем самым необходимую информацию и предлагает на её основе набор слайдов по указанной теме. Для начинающего пользователя этот способ видится самым простым и удобным, поскольку мастер грамотно ведёт его через все стадии подготовки презентации. С другой стороны, он самостоятельно принимает ключевые ре­шения, практически не оставляя возможности для свободного творчества.

Основное отличие интерфейса PowerPoint от программ, вхо­дящих в состав Microsoft Office, заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотре­но пять основных режима отображения:

- Обычный ® .

- Структуры .

- С лайдов^._ СЮ

- Сортировщика слайдов 00 .В пятом режиме, называемом Показ слайдов изображе­

ние слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.

В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима ме-

289

няется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

В обычном режиме (см. стр. 289) рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещённым текстом. Правая панель занимает большую часть поля и в ней отображается слайд со всеми размещёнными объектами. Третья панель располагается в нижней части рабочего поля и предназна­чена для внесения заметок разработчиком презентации.

В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера.

В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эс­кизами, занимающими всё рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на эскизе слайда.

При переходе в режим показа слайдов автоматически запус­кается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставлен­ными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить её можно в любой момент нажатием клавиши Esc.Структура документов PowerPoint

Любой документ PowerPoint представляет собой набор от­дельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Та­ких слайдов в презентации может быть сколь угодно много, но всё должно быть в разумных пределах, сотый слайд вашей пре­зентации вряд ли покажется кому-нибудь интересным. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, при­сваиваемый по умолчанию, в зависимости от его места. Последо­вательность слайдов (а следовательно, и их связь, и нумерация) в

290

документе линейная. Такая линейность автоматически поддержи­вается PowerPoint независимо от действий пользователя. То есть удаление, вставка, перемещение, скрытие или показ слайдов не нарушают линейной структуры документа.

Слайды содержат объекты самого разного типа, их сочета­ние призвано наиболее полно, выразить содержание данного кад­ра презентации. На каждом слайде присутствует, как минимум, один объект - фон кадра. То есть, полностью пустого слайда су­ществовать не может и под «пустым» понимается слайд с объек­том типа «фон».

К объектам, размещаемым на слайде, относятся:- Фон.- Текст.- Гйперссыл ки (как особый вид текста).- Колонтитулы (как особый вид текста).- Таблицы.- Графические изображения.- Надписи.- Диаграммы.- Фильм.- Звук.- Значок (ярлык).

Особым объектом выступает цветовое оформление различ­ных объектов, в совокупности представляющее цветовую схему слайда

Все объект, размещаемые на слайде, могут быть созданы или оформлены внутренними средствами PowerPoint, внешними приложениями или одновременно как теми, так и другими сред­ствами.

12.2 Создание презентации при помощи мастера автосодер­жания

Рассмотрим поэтапное создание презентации при помощи мастера автосодержания.Выбор тематики и настройка презентации

1. Запустите программу PowerPoint.

291

2. В появившемся окне с перечнем возможных режимов работы выберите Мастер автосодержания, щелкните Ок.

3. Выберите тематику презентации: «Общий доклад».4. Установите переключатель выбора способа вывода пре­

зентации: «презентация на экране»:5. Введите заголовок презентации «Реклама как составная

часть маркетинговой деятельности ОАО Interlend», в нижний ко­лонтитул девиз «Реклама — двигатель торговли» и реквизит Но­мер слайда (они будут повторяться на каждом слайде).

6. Щелкните на кнопке Готово; на экране появится окно обычного режима PowerPoint с готовым оформлением слайда.

Выбрав тематику «Общий доклад», вы получите готовый план презентации, расположенный в области структуры, с реко­мендациями по содержанию слайдов. Измените содержание слайдов в соответствии с данными, представленными в таблице 12. 1.

Таблица 12.1. Рекомендации по содержанию слайдов.

Введение• Объявите цель доклада• Представьтесь

Темы для обсуждения• Кратко опишите основные темы доклада

Тема первая• Подробно изложите материал• Приведите примеры и иллюст­рации• Почему это должно заинтере­совать аудиториюТема вторая• Подробно изложите материал• Приведите примеры и иллюст­рации• Почему это должно заинтере­совать аудиториюТема третья• Подробно изложите материал

Введение• Цель: обзор рекламной деятельно­сти ОАО InterlendI Докладчик: ИВАНОВ ПЕТР СЕР­ГЕЕВИЧ, маркетолог ОАО Темы для обсуждения• Основные составляющие рекламы• Золотые правила рекламы• Эффективность рекламы Основные составляющие рекламы

Заполнить самостоятельно

Золотые правила рекламы

Заполнить самостоятельно

Эффективность рекламы

292

• Приведите примеры и иллюст­рации• Почему это должно заинтере­совать аудиториюПримеры из жизни• Приведите примеры из жизни или расскажите анекдот• Подыг райте аудитории, если сочтете нужнымЧто все это значит• Выразите свое мнение по по­воду этой темы• Повторите ключевые момен­ты, которые должны остаться в памяти слушателей

Следующие шаги• Перечислите все действия, которые должны совершить слу­шатели• Перечислите все последующие действия

Заполнить самостоятельно

Примеры из жизни• Народ слагает про рекламу анекдо­ты, что подтверждает - реклама стала частью нашей жизни

Что все это значит• Как бы мы не относились к рекла­ме, она была, есть и будет• Реклама может быть серьезной, смешной, противной, «прикольной», но она должна запоминаться с первого разаСледующие шаги• Используйте все средства, чтобы заинтересовать потенциального поку­пателя товаров и услуг• Не забывайте об основных прави­лах эффективной рекламы

Пункты Структуры можно наполнить текстом, вводя его с клавиатуры. Правила набора текста при этом такие же, как и при работе с текстовым редактором. Набираемый текст сразу же ото­бражается в области Слайд. Набираемый текст можно формати­ровать обычным образом, используя панель инструментов Фор­матирование.

Если текст доклада уже набран в текстовом документе, мож­но заполнить структуру при помощи команд копирования и вставки, используя буфер обмена. Переключаться из текстового документа в презентацию и наоборот можно поочередно, свора­чивая окна и активизируя их по мере надобности кнопками на панели задач.

Изменение порядка презентации в режиме СтруктураХотя Мастер автосодержания предлагает готовую структу­

ру презентации, в режиме Структура можно добавить новые слайды, переставить слайды местами, удалить лишние, с вашей точки зрения ,слайды.

293

1. Добавьте слайды в режиме Структура:• щелкните на значке с номером слайда, после которого

надо вставить слайд;• выполните команду: Вставка —» Новый слайд;• в появившемся окне Создание слайда выберите подходя­

щий автомакет;• нажмите кнопку ОК;• в области Структура наполните слайд любым текстом.2. Удалите слайды в режиме Структура:• щелкните на значке с номером слайда, который надо

удалить (в данном случае только что созданный вами слайд);• нажмите клавиши Delete или Backspace.3. Переставьте слайды в режиме Структура:• наведите курсор на значок слайда, который надо пере­

ставить (в данном случае это слайд с номеров 7);• нажмите левую кнопку мыши и перемещайте курсор,

превратившийся в вертикальную двухстороннюю стрелку, на то место, куда следует переставить слайд (в данном случае отпус­тить кнопку после слайда с номером 8).

Заполнение слайдов информацией в режиме СтруктураВ режиме Структура хорошо наполнять слайды текстом.

Чтобы использовать материалы уже готового доклада, предпоч­тительнее использовать режим Слайд. Чтобы перейти в этот ре­жим из режима Структура, достаточно щелкнуть на кнопке Ре­жим слайдов на панели выбора режимов в левом нижнем углу окна PowerPoint.

Работать непосредственно со слайдами можно не только в Режиме слайдов, но и в Обычном режиме, щелкнув на окне с изображением слайда справа от окна Структура. Текст в слайд вставляется внутрь текстовой рамки. Такие рамки создаются Мастером автосодержания. В случае необходимости можно удалить ненужную рамку или создать дополнительную рамку прямо в слайде при помощи инструмента Надпись

1. Перейдите к слайду № 3.2. Вставьте в него заголовок «Основные составляющие

рекламы». Для этого укажите щелчком мышки место вставки на слайде №3 (внутри текстовой рамки).

294

3. Выделите вставленный текст, настройте его шрифт, раз­мер, начертание.

4. Заполните маркированную структуру слайда, задающую темы обсуждения (данные возьмите из таблицы 12.1).

5. Проделайте тоже самое со слайдами № 4-6.6. Вставьте в слайды № 4 и № 7 рисунок, соответствующий

тематике слайда (технология вставки рисунка в презентацию анало­гична вставке рисунка в текстовый документ). Если в коллекции рисунков нет подходящего рисунка, то можно нарисовать его, вос­пользовавшись графическим редактором Paint. Затем, используя буфер обмена, вырезать и вставить его в слайд.

7. На третьем слайде «Основные составляющие рекламы» информацию разместите в виде организационной диаграммы. Для этого выполните Вставка —* Рисунок —* Организационная Диа­грамма.

Заполните составляющие элементы диаграммы. Для добавле­ния элементов в диаграмму воспользуйтесь панелью Организацион­ная структура.Изменение порядка презентации в режиме Сортировка слай­дов

Добавить новые слайды, удалить лишние, продублировать и переставить слайды местами можно и в режиме Сортировка слайдов.

1.Добавьте слайды в режиме Сортировка слайдов. Дляэтого:

• щелкните по кнопке Режим сортировщика слайдов для перехода в режим Сортировка слайдов;

• выберите удобный режим для наполнения слайда содер­жанием;

• наполните слайд содержанием любым известным вам способом.

2.Удалите слайды в режиме Сортировка слайдов. Для это­го:

• щелкните мышкой для выделения удаляемого слайда (в данном случае только что созданный вами слайд);

• нажмите клавиши Delete или Backspace.3.Переставьте слайды в режиме Сортировка слайдов.

295

Для этого:• наведите курсор на значок слайда, который надо пере­

ставить (в данном случае это слайд с номеров 8);• нажмите левую кнопку мыши и перемещайте курсор,

превратившийся в вертикальную двухстороннюю стрелку, на то место, между слайдами, куда следует переставить выделенный слайд (в данном случае отпустить кнопку перед слайдом с но­мером 7).

4. Продублируйте слайды в режиме Сортировка слайдов.Для этого:• щелкните на слайде, который планируете продублировать;• выполните команду: Вставка —* Дублировать Слайд

(за выделенным, слайдом сразу появиться слайд-дубль);• в случае необходимости переместите слайд-дубль.

Дублирование слайдов можно использовать тогда, когда ди­зайн слайда выбран не из списка шаблонов, а разработан само­стоятельно. Оформляется один слайд без заполнения содержани­ем, производится нужное число дублей, а затем уже слайды на­полняются содержанием.Демонстрация слайд-фильма

Созданные слайды можно просмотреть на экране монитора в режиме слайд-фильма.

1. Демонстрация слайдов без эффектов:• щелкните на кнопке Показ слайдов;• для управления показом щелкните на слайде правой

кнопкой мыши;• в появившемся контекстном меню выберите одну из ко­

манд: Далее, Назад, Завершить показ слайдов.2. Демонстрация слайдов с эффектами перехода от слайда к

слайду:• выберите команду Показ слайдов —> Смена слайдов;• в появившемся окне установите эффект перехода, темп и

время для автоматической смены слайдов;• выберите звуковое сопровождение;• щелкните по кнопке Применить ко всем, если все слай­

ды должны демонстрироваться с указанным эффектом;• щелкните по кнопке Применить, если только текущий

слайд должен демонстрироваться с выбранным эффектом;

296

• проделайте это для всех созданных слайдов;• запустите Показ слайдов, чтобы увидеть эффекты.

Сохранение презентацииСозданную презентацию можно сохранить в разных форма­

тах, в частности, в формате Презентация или в формате Демон­страция.

Чтобы продемонстрировать презентацию, сохраненную в формате Презентация на другом компьютере, вы должны быть уверены в том, что на нем установлена программа MS PowerPoint

В презентацию, сохраненную в формате Демонстрация, внести изменения будет невозможно.

1. Сохранение работы в режиме Презентация (файл с расширением .ppt):

• выберите команду Файл —*■ Сохранить как;• в появившемся окне выберите тип файла Презентация;• укажите место сохранения (свою папку);• введите имя файла К докладу, щелкните Сохранить.2. Сохранение работы в режиме Демонстрация (файл с

расширением .pps):• выберите команду Файл —I Сохранить как;• в появившемся окне выберите тип файла Демонстра­

ция Power Point;• укажите место сохранения (свою папку);• введите имя файла Демо_к_ докладу, щелкните Со­

хранить.

123 Создание презентации при помощи Шаблонов оформления

Даже если вы четко представляете план будущей презента­ции (тематику, содержание, количество и последовательность кадров) и вам не нужен Мастер автосодержания, PowerPoint поможет в создании красивой презентации. В арсенале про­граммы имеется множество шаблонов оформления. Эти шаблоны предлагают как дизайн презентации, так и разнообразные шабло­ны разметки слайдов.

Создание презентации фирмы1. Выберите дизайн слайдов презентации:• запустите программу PowerPoint;

297

• в появившемся окне выберите вкладку Шаблоны презен­таций;

• в окне Создать презентацию выберите вкладку Шаблоны оформления;

• просмотрите виды дизайна слайдов, выбирая названия в списке и оценивая их в просмотровом окне, выберите дизайн Си­няя диагональ, затем наясмите ОК;

• выберите вариант разметки слайда, щелкнув на первом из 24 автомакетов (титульный лист презентации).

2. Заполните титульный слайд по образцу:

ПРОДАЖА КОМПЬЮТЕРОВ И КОМПЛЕКТУЮЩИХ ЧАСТЕЙ.

INTERNET

• заполните заголовок и подзаголовок титульного листа в режиме Слайд;

• настройте параметры текста, выделяя фрагменты и под­бирая шрифт, размер и начертание;

• сверните окно программы PowerPoint;• откройте документ, содержащий эмблему ОАО Interlend:

Мои документы —► Фирма —*■ Эмблема (если эмблема не была предварительно создана, то ее необходимо создать);

• скопируйте эмблему в буфер обмена;• активизируйте программу PowerPoint, щелкнув на соот­

ветствующей кнопке панели задач;• вставьте эмблему в слайд, настроив размер, по необходимо­

сти измените местоположение вставки.

298

3. Настройте показ слайда:• выберите команду Показ слайдов —* Смена слайдов;• в окне Смена слайдов выберите эффект, темп, время ав­

томатического продвижения;• щелкните по кнопке Применить (только для этого слай­

да);• выделите рамку с заголовком;• выберите эффект появления надписи на слайде в про­

цессе показа: Показ слайдов —* Встроенная анимация —* Вы­брать из списка;

• выделите рамку с подзаголовком и подберите анимацион­ный эффект;

• просмотрите слайд с эффектами, перейдя в режим По­каз слайдов',

• поэкспериментируйте с эффектами.4. Заполните слайды текстом в режиме Структура:

• щелкните на значке слайда №1, чтобы выделить его;• добавьте в презентацию новый слайд №2: Вставка —*

Новый слайд;• выберите автомакет с рисунком;• в режиме Структура заполните слайд №2 текстом по об­

разцу, представленному ниже:

ОАО INTERLEND

• У нас трудится долее ЗЛО человек

Ш | • SON риСотшаГ'-т» ямекч шсшеё обраэовздпзе.

В 9 * Средши! 'Эрлботч'Е « д о е м ЭДОу е

последние 2 года тпсш но >*оливд

• заполните остальные слайды данными из таблицы:

Слайд Содержание слайда

Услуги фирмы

Компьютеры (комплектация по желанию заказчика)

Подключение к Internet

Мониторы Заправка картриджейПроцессоры Установка ОСВидеокарты Настройка локальной сети

Сетевые карты Установка ПОКартриджи

4 Формула успеха Высокое качество +Отличное Довольные Рост Обслуживание —* клиенты! —+ продаж +Разумные цены

Для оформления используйте Автофигуры.

5 НАМ 10 ЛЕТ!Наше достояние — люди.У нас трудятся высококвалифицированные специалисты:

• юристы;• экономисты;• маркетологи;• менеджеры;• инженеры по оборудованию;• программисты.

Наши сотрудники постоянно повышают свой профессиональный уровень.

300

6 Продажи за год

5. При помощи команд Встроенная анимация и Смена кад­ров из меню Показ кадров настройте созданные слайды, назна­чив время для автоматической смены слайдов.

6. Настройте презентацию:• откройте окно настройки презентации: Показ слайдов —»

Настройка презентации;• установите флажки Управляемый докладчиком и Непрерыв­

ный цикл',• установите переключатель смены слайдов по времени,

установленному в процессе настройки смены кадров;

• запустите презентацию при помощи кнопки Показ слайдов;• сохраните презентацию в формате Презентация.

12.4 Создание обучающей презентации

Презентации часто используются в качестве пособия для ознакомления с каким-либо вопросом. Разнообразие тематик, предлагаемых Мастером автосодержания, разнообразие Шаб­лонов дизайна слайдов, множество картинок, звуковых и визу­альных эффектов — все это может сделать увлекательной и дос­тупной любую сложную и скучную производственную тему. Создание презентации по технике безопасности

1. Выберите дизайн слайдов будущей презентации:• запустите программу PowerPoint;• в появившемся окне выберите режим, в котором пла­

нируется создание презентации, наприме, работу с шаблонами оформления;

• выберите дизайн слайдов, например Высокое напря­жение;

• создайте нужное количество новых слайдов (Вставка —* Новый слайд), выбрав для каждого расположение объектов (автомакет).

2. Подготовьте слайды, заполнив их текстами и рисунками. Примерный текст слайдов приведен в таблице:

Слайд Содержание слайда1 Инструкция по технике безопасности в помещениях

ОАО InterlendПеред началом работы Во время работы После окончания работы

2 Перед началом работы:• убедиться в отсутствии видимых по­вреждений оборудования на рабочем месте;• зафиксировать факт осмотра в специ­альном журнале;• включить системы кондиционирова­ния помещений;• произвести запуск оборудования.

302

3 Во время работы:■следить за исправностью аппаратуры;*в случае нарушения работы:- немедленно отключить электропитание;— доложить группе технического обслуживания.

______ Не устранять неисправность самостоятельно.______4 После окончания работы:

вывести из действия оборудование; отключить элеетропитание; привести в порядок рабочее место; сдать помещение под охрану по телефону 099

3. Настройте смену слайдов (Показ слайдов —* Смена слайдов).

4. Настройте анимацию;• откройте окно настройки анимации; Показ слайдов —*•

Настройка анимации;• поочередно выделяйте в левом окошке объекты анимации и

задавайте им эффект, звук и появление на вкладке Видоизменения.5. Настройте показ презентации: Показ слайдов —» На­

стройка презентации;• запустите презентацию: Показ слайдов —* Начать показ

или кнопка Показ слайдов;• если требуется, видоизмените анимационные эффекты;| сохраните презентацию в свою папку.

Создание гиперссылки на другой слайдГиперссылки, аналогичные встречающимся на Web-сайтах в

Интернете, используются и в презентациях PowerPoint. Щелчок по гиперссылке приведет пользователя к другому слайду, другой презентации или Web-сайту Интернета. Для создания гиперссы­лок необходимо выполнить следующее:

1. В режиме слайдов выделите текст, который будет исполь­зоваться как гиперссылка.

2. Выберите команду Показ слайдов —* Настройка дейст­вия или щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Настройка действия.

3. Установите переключатель Перейти по гиперссылке. В раскрывающемся списке выберите Слайд. В следующем окне

303

Гиперссылка на слайд укажите слайд, на который будет осущест­влен переход.

4. В презентации, созданной вами в первом задании на пер­вом слайде установите гиперссылки для перехода на слайды с соответствующими названиями:

г Перед началом работы - Слайд 2• Во время работы - Слайд 3| После работы - Слайд 4

Презентация по подготовке документов в W ordЗа основу подобной презентации можно взять текст практи­

ческих работ в текстовом процессоре Word. Сокращенный вари­ант такого текста, оформленный в виде красочных иллюстриро­ванных слайдов, демонстрирующих основные этапы работы над документом, может сослужить роль своеобразной шпаргалки для секретаря.

Для описания технологии подготовки документов в Word следует снабдить слайды копиями изображений экрана, которые должен видеть обучающийся при выполнении задания.

1. Подготовьте копии экрана для иллюстрации работы в компьютерной среде:

• выберите работу среди практических работ в Word;• запустите текстовый процессор Word;• запустите программу PowerPoint;• в окне выберите приемлемый для вас режим создания

презентации;• выполняйте работу в текстовой среде;• при необходимости сделать полную копию экрана Word

нажмите клавишу Print Screen;• для снятия изображения только активного окна на экране

нажмите сочетание клавиш Alt+ Print Screen.2. Вставьте копию экрана или активного окна из буфера об­

мена в текущий текстовый документ.3.Настройте иллюстрацию (используя панель Настройки

изображения).

Вопросы1. Для чего предназначена программа PowerPoint?2. Что такое дизайн и что такое шаблон презентации?

304

3. Чем отличается шаблон презентации от макета слайда?4. Перечислите структурные элементы слайда.5. Перечислите все виды отображения слайдов в окне

приложения PowerPoint.6. Как работать со встроенной анимацией?7. Каким образом можно настроить показ презентации?

Для самостоятельной работы1. Следуя рекомендациям, предложенным в пункте 12.2, соз­

дайте самостоятельно презентацию с помощью Мастера автосо­держания на одну из предлагаемых преподавателем тем. Обра­тите внимание на структуру, при помощи которой предлагается раскрыть выбранную тему.

2. В созданной Вами презентации поэкспериментируйте, на­страивая переход слайдов с разными эффектами.

3. Проверьте, можно ли демонстрировать презентацию, со­храненную в режиме Демонстрация PowerPoint, на компьютере, на котором не установлена программа PowerPoint. Можно ли при этом редактировать презентацию?

4. Следуя рекомендациям, предложенным в пункте 12.3, создайте 2 слайда, характеризующих деятельность указанной фирмы. Используйте вставку рисунков, диаграмм, объектов WordArt. Настройте показ новых слайдов по своему вкусу. Со­храните презентацию в формате Демонстрация.

5. Самостоятельно продумайте структуру презентации «Знакомьтесь! Это я!», являющейся визуальным приложением к вашему резюме. Реализуйте презентацию средствами PowerPoint

6. Создайте презентацию «Шпаргалка для секретаря-рефе- рента» - сокращенный вариант текста практических работ, оформленный в виде красочных иллюстрированных слайдов, де­монстрирующих основные этапы работы над документом. Для описания технологии работы над документом слайды следует снабдить копиями изображений экрана, которые должен видеть обучающийся при выполнении задания.

Разработайте обучающую презентацию по работе в тексто­вом процессоре Word по одной из предложенных ниже тем:

305

Внутренние документы •Приказы•Протоколы и решения •Акты•Докладные и объяснительные записки •Указания и распоряжения •Справки

Внешние документы •Письма•Т елефонограммы •Факсы и E-mail

Документы по личному составу •Основные сведения •Резюме •Заявления•Приказы по личному составу •Расписка •Доверенность

Организация документооборота•Общие требования к организации документооборота и пути

сокращения его объема•Порядок обработки входящих документов•Порядок подготовки и обработки исходящих документов•Порядок работы с внутренними документами•Порядок регистрации документов•Сроки, порядок и контроль исполнения документов•Номенклатура дел

306

13 I Компьютерная и оргтехникаГЛАВА

13.1 Принтеры13.2 Сканирование13.3 Копировальная техника13.4 Компьютерные сети

307

Невозможно представить себе современную компанию, ко­торая бы не применяла в своей повседневной работе средства ав­томатизации работы офиса. Компьютеры и оргтехника не только коренным образом изменили облик организаций, стиль их рабо­ты, но и обеспечили большую мобильность и эффективность их деятельности.

Громадное количество всевозможных компонентов компью­терных комплексов, предлагаемых на рынке, создаёт значитель­ные проблемы в их правильном применении и интегрировании.

Комплекс офисного оборудования должен быть не только технически современным, но и оптимальным по составу, чётко ориентированным на решение ваших задач и подкреплённым мощной сервисной поддержкой.

Принтер — устройство вывода результатов работы на бу­мажный или пластиковый носитель.

Основные характеристики принтеров:— Качество печати — характеризуется количеством точек,

которые принтер может «поставить» на единицу длины (dpi — то­чек на дюйм 25,4 мм). Качество печати зависит от типа принтера. Различают: низкое — до 200 dpi; среднее — от 200 до 600 dpi; высокое -— более 600 dpi.

— Объем внутренней памяти. Принтеры имеют внутрен­нюю память для загрузки документа полностью или частично, освобождая тем самым центральный процессор для другой рабо­ты. Это дает возможность организовать параллельную работу на компьютере и вывод на печать.

— Скорость печати зависит от способа и качества печати, модели принтера — от нескольких минут на страницу до десят­ков страниц в минуту.

— Формат — максимальный размер листа, на который осу­ществляется печать. Принтеры обычно бывают двух форматов: А4 и АЗ.

— Цветность печати. Все виды принтеров в той или иной степени могут воспроизводить цвет. Качество цветной печати варьируется от черно-белого до фотографического воспроизведе­ния цветного изображения.

13.1 Принтеры

308

- Возможность автоматической подачи бумаги при печа­ти делает работу принтера максимально автономной.

— Надежность — характеризует возможность безотказной работы в течение длительного времени. Надежность зависит от износа механических частей (движущихся частей печатающих головок, механизмов подачи бумаги), от использования различ­ных типов бумаги при печати, от качества электроники.

В зависимости от способа печати принтеры делятся на три класса: матричные, струйные и лазерные.

Матричные принтеры - принтеры ударного действия. При печати символов и графики используется точечный (матричный) принцип формирования изображения.

Современные игольчатые принтеры используют печатаю­щую головку с 9 и 24 иглами, управляемыми при помощи элек­тромагнитов. Быстродействие последних и количество печатаю­щих игл в основном определяют скорость печати. Печать Осуще­ствляется при горизонтальном движении головки (каретки) её иглами через красящую ленту, заправленную в специальную кас­сету (картридж). Переход к следующей строке достигается син­хронизированным движением бумаги.

Современные принтеры обычно имеют размер точки при пе­чати порядка 0,25 мм и разрешение по вертикали (вдоль листа) порядка 180 точек на дюйм (в литературе иногда можно встре­тить сокращение dpi — dots per inch). За счёт метода наложения точек «псевдоразрешение» по горизонтали может быть чуть вы­ше (по рекламным заявлениям - до 240-360 точек на дюйм). Дан­ный метод, в принципе, несколько повышает качество печати со­ответствующих шрифтов и графики. Переход к шрифтам более высокого качества (так называемому режиму Near Letter Quality - NLQ) осуществляется по команде с панели управления принтера или программно.

Быстродействие данных принтеров при печати простейшими шрифтами (со знакообразующей матрицей около 8x8 точек), осо­бенно 24-игольчатых, очень высоко и достигает нескольких де­сятков листов, типа машинописного, в минуту. Печать более сложных шрифтов, с матрицей более 9 точек в высоту, с наложе­нием по горизонтали, требующим второго прохода печатающей

309

головки, как и печать графики максимального разрешения, сни­жает скорость вывода документа в несколько раз (обеспечивается быстродействие в диапазоне 25-500 знаков в минуту).

Игольчатые принтеры помимо набора шрифтов, «зашитых» в собственное ПЗУ (в частности они могут быть и русифициро­ванными), имеют гибкие возможности вывода других шрифтов программно (например как графики) с применением соответст­вующих драйверов и различных форматов матрицы символа, с управлением межсимвольным и междустрочным расстоянием и т.д.

Современные принтеры данной группы предусматривают ра­боту с форматами бумаги А4 (узкая каретка) или АЗ (широкая ка­ретка), различные способы подачи бумаги, печатают на прямом и обратном ходе каретки, имеют удобный пользовательский интер­фейс. В последнее время стали популярными компактные стоеч­ные (вертикальные) модели, экономящие место на рабочем столе.

Основным интерфейсом практически всех принтеров явля­ется параллельный типа Centronics и последовательный RS232, а ёмкость буферной памяти ударных устройств обычно составляет 1-30 Кбайт.

Принтеры очень надёжны и имеют низкие эксплуатацион­ные расходы. Широко известны печатающие устройства фирм Epson, Lexmark, Brother, Citizen, Kyosera, Mannesman, Okidata,Star Micronics, Apple и других.

Особенности матричных игольчатых принтеров, такие как неприхотливость к качеству бумаги и низкая цена, при сравни­тельно невысоком качестве изображения предопределяют об­ласть их применения. Это прежде всего оперативная печать редко читаемых документов, например, писем, экономических и фи­нансовых расчётов, счетов, квитанций и т. п. Поэтому помимо универсальных аппаратов в мировой практике широко распро­странены специализированные игольчатые принтеры, входящие в состав кассовых аппаратов, различных терминалов для финансо­вых услуг и т.д. Примером является массовая серия аппаратов ТМ фирмы Epson.

Основными недостатками матричных принтеров являются: малая скорость печати, невысокое качество, быстро уменыпаю-

310

щееся по мере износа красящей ленты, малый ресурс красящей ленты, большой шум при работе.

Струйные принтеры - используется термическая или пье­зоэлектрическая печатающая головка, которая под давлением вы­брасывает чернила из ряда сопел (от 12 до 64 сопел) на бумагу.

Через сопла в печатающей головке на бумагу выбрасывают­ся микрокапли, которые и формируют изображение. Чернила хранятся в картридже, который уже имеет печатающую головку (как в принтерах фирмы Hewlett Packard), или содержит только чернила, а печатающая головка встроена в принтер (как в прин­терах фирмы Epson). Все струйные принтеры имеют возможность для цветной печати. В зависимости от класса принтера требуется либо заменить картридж с черными чернилами на картридж с цветными чернилами, либо картридж с цветными чернилами устанавливается в принтер вместе с картриджем с черными чер­нилами. В картридже с цветными чернилами могут быть от 3 до 6 отсеков с чернилами разного цвета. Их смешение и дает цветное изображение.

Качество цветной печати струйных принтеров достаточно высокое и составляет 300 dpi и более и приближается к качеству лазерных принтеров, а цветные изображения даже превосходят лазерные. К положительным свойствам струйных печатающих устройств следует отнести относительно небольшое количество движущихся механических частей и, соответственно, простоту и надежность механической части устройства и его относительно низкую стоимость. Основным недостатком, по сравнению с ла­зерными принтерами, является нестабильность получаемого раз­решения, что ограничивает возможность их применения в черно­белой полутоновой печати.

У цветного принтера есть несколько существенных недо­статков. Во-первых, для качественного получения изображения, особенно цветного, требуется специальная быстросохнущая бу­мага. В этом случае изображение не будет размытым или с поло­сами. Для печати на пленке также необходимы специальные сор­та, имеющие ноздреватую поверхность для быстрого высыхания чернил. Во-вторых, ресурса картриджа хватает на несколько сот страниц (значения колеблются от 200 до 1000 страниц для черно­белой печати при 5% заполнении листа, для цветной печати ре-

311

сурс еще меньше), а стоимость одного картриджа составляет в среднем 30-40 US$. Поэтому покупка струйного принтера может быть оправдана только в небольшом числе ситуаций. Некоторые из них: незначительные объемы высококачественной печати (ес­ли необходимо печатать несколько страниц в день, то картриджа может хватить на несколько месяцев), потребность печати цвет­ного логотипа или небольших объемов цветных оттисков и т.п.

При печати символов и графики также используется точеч­ный (матричный) принцип формирования изображения.

Лазерные принтеры - обеспечивают наиболее высокое ка­чество печати (600 dpi и более). В основе действия лазерного принтера лежит электрографический принцип печати, исполь­зуемый в ксерокопировании. Поэтому механизм работы лазерно­го принтера схож с работой копировального аппарата.

Фоточувствительный барабан облучается модулированным лазерным лучом (на барабане возникают положительно заряжен­ные точки), затем на барабан наносится электрографический про­явитель (тонер), который осаждается на положительно заряжен­ных участках. Предварительно отрицательно заряженная бумага прижимается к барабану и тонер прилипает к ней. Последний этап состоит в термической фиксации (при температуре около 200° С) порошка на бумаге.

В зависимости от предоставляемых услуг лазерные принте­ры делятся на несколько классов. Можно выделить персональные лазерные принтеры небольшого размера со скоростью печати 6-8 стр./мин., лазерные принтеры рабочих групп - сетевые принтеры, работающие со скоростью 12-20 стр./мин. и обслуживающие 5-20 компьютеров и высокопроизводительные сетевые принтеры мас­штаба отдела. Последние имеют скорость печати свыше 20 стр./мин. (до 45), возможность двусторонней печати и сортиров­ки.

Обслуживание лазерных принтеров аналогично обслужива­нию копировальных аппаратов. Во-первых, необходимо исполь­зование только такого сорта бумаги, который предназначен для использования в лазерных принтерах. Применение несортовой бумаги (очень тонкой или очень толстой) может привести к по­вреждению барабана и некачественной печати в последующем.В этом случае придется менять весь картридж. Во-вторых, при

312

полном использовании тонера в картридже стоит приобретать новый картридж, а не прибегать к его заправке. Это обусловлено тем, что ресурс барабана картриджа близок к ресурсу тонера. Эксплуатация заправленного картриджа ведет только к ухудше­нию получаемых отпечатков.

13.2 Сканирование

Сканером называется устройство, которое позволяет вво­дить в компьютер двухмерное изображение. Первые сканеры по­зволяли вводить только чёрно-белые изображения. В 1989 г. поя­вились сканеры, которые обеспечивали считывание цветных изо­бражений.

Сейчас на рынке Запада представлено не менее 150 различ­ных устройств — .от ручных портативных сканеров (Handy scanner) до сложных систем оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition).

Развитие соответствующей техники быстрыми темпами идёт не только на Западе, но и на Востоке. Японские фирмы довели технологию сканирования до такого совершенства, что теперь можно передавать и вводить в компьютер информацию сразу це­лыми страницами. Это единственный реальный способ считыва­ния иероглифов.

Подавляющее большинство сканеров используется в на­стоящее время для подготовки и издания различных информаци­онных материалов, т.е. потребители заинтересованы главным об­разом в средствах обработки изображений и текстов. Некоторые сканеры успешно используются в САПР, но, как правило, соот­ветствующие системы имеют весьма узкую специализацию. В настоящее время прогнозируется широкое применение сканеров в области факсимильной связи.

Программное обеспечение, управляющее работой сканеров, предоставляет возможность выбора одного из трёх типов скани­рования. Это сканирование «штрихового рисунка», «полутоново­го изображения» и «шкалы яркости» (или «серой шкалы»).

При работе сканера происходит следующий процесс. Точно так же, как и фотокопировальное устройство, сканер освещает оригинал, а его светочувствительный датчик с определённой час-

313

тотой производит замеры интенсивности отражённого оригина­лом света. Разрешающая способность сканера прямо пропорцио­нальна частоте замеров.

В процессе сканирования устройство выполняет преобразо­вание величины интенсивности в двоичный код, который переда­ётся в память компьютера для дальнейшей обработки.

Если сканер при каждой выборке регистрирует всего один бит информации, то он распознаёт либо чёрный, либо белый цвет (чёр­ный цвет может соответствовать логической единице, а белый цвет- логическому нулю).

В зависимости от количества битов, соответствующих одной выборке, сканер может распознавать большее или меньшее коли­чество оттенков от чёрного до белого. При 4-битовом кодирова­нии имеется возможность распознавать 16 различных оттенков. 8-битовые сканеры обеспечивают регистрацию 256 уровней серо­го. Изображение, содержащее простейшую информацию и тре­бующее минимального объёма памяти, представляет собой «штриховой рисунок», который может быть обработан 1- битовым сканированием. Такое изображение содержит только чёрные или белые участки без каких-либо промежуточных оттен­ков. 1-битовое сканирование лучше всего подходит для считыва­ния изображений, выполненных отдельными линиями.

Если поближе рассмотреть иллюстрацию в газете, то можно увидеть, что она не содержит полутоновых переходов, а пред­ставляет собой множество точек. Именно это и называется «по­лутоновым изображением». Точки полутонового изображения сливаются вместе и создают имитацию оттенков.

Большинство сканеров работает по принципу «полутонового сканирования». Полутоновое сканирование изображения пред­ставляет собой фактически 1-битовые чёрно-белые конфигура­ции, которые подвергаются процедуре фильтрации с целью обра­зования «смазанного изображения». Термин «смазанное» изо­бражение обозначает в данном случае метод имитации промежу­точных оттенков серого цвета посредством группирования точек чёрного цвета с разной плотностью (это делает программное обеспечение).

Для получения более высококачественных результатов сле­дует выбрать вариант с использованием «шкалы яркости» («се-

314

рой шкалы»), который отличается от метода «смазанного» полу­тонового изображения двумя ключевыми моментами. Во-первых, данный вариант использует многобитовое сканирование. Во- вторых, полутоновый растр накладывается на изображение с большим количеством градаций яркости в тот момент, когда осуществляется вывод на печать, а при получении «смазанных» полутоновых изображений происходит их наложение во время сканирования.

В соответствии с функциональными возможностями и устройством сканеры разделяются на настольные, портативные и цветные.Настольные сканеры

Если требуется цифровой аналог фотокопировального устройства, то известные преимущества могут обеспечить план­шетные сканеры. Есть такие сканеры, которые похожи на фото­увеличители. Такой аппарат может потребовать регулировки ос­вещённости обрабатываемого изображения. Имеются также ска­неры с роликовыми направляющими и другими средствами пода­чи бумаги.

Более удобным может показаться сканер и с планшетом, и с подачей бумаги, но универсальность не всегда даёт выигрыш.

После решения вопроса с оборудованием следует подумать о программном обеспечении. В большинстве случаев требуется сравнительно простое программное обеспечение и основное вни­мание следует уделить автоматизированному оптическому распо­знаванию символов, обеспечению факсимильной связи, а также выбору способа кодирования изображения.Портативные сканеры

Портативные или ручные сканеры обеспечивают недорогой способ преобразования изображения в цифровую форму и их ввод в компьютер.

По сравнению с настольными сканерами они обладают зна­чительно более скромными возможностями. Например, они не пригодны для использования в настольных издательских систе­мах, к тому же малейшая вибрация приводит к обесцениванию проделанной работы. Но стоят такие сканеры значительно де­шевле. Их вполне можно использовать там, где не требуется вы­сокое качество изображения.

315

Портативный сканер похож на очень большое устройство «мышь» с длинным проводом (не более двух метров), который подключается к соответствующей интерфейсной плате персо­нального компьютера. Комплект поставки сканера включает в себя программное обеспечение, позволяющее редактировать, за­писывать на диск и выводить изображение на печать.

Работа с аппаратом не требует больших навыков. Сканируе­мый оригинал помещается на плоскую поверхность, сканер уста­навливается на одной из его сторон и после нажатия кнопки пус­ка медленно перемещается по оригиналу вручную.

По мере продвижения сканера можно наблюдать за тем, что получается. Большинство портативных сканеров имеет неболь­шое окошко для просмотра, через которое виден обрабатываемый оригинал. Некоторые аппараты обеспечивают воспроизведение получаемого в процессе работы изображения на экране персо­нального компьютера.

Большинство сканеров обеспечивают возможность выбирать разрешение сканирования (до 400 точек на дюйм). Максимальная ширина сканируемого оригинала составляет 2,5 дюйма (6,4 см) и ограничивается размером рабочей поверхности аппарата.

Длина оригинала зависит от памяти компьютера. Если ори­гинал превышает ширину сканера, то можно обрабатывать его отдельными частями, а затем с помощью программ объединять эти части в одно изображение.Цветные сканеры

Цветные сканеры появились на рынке в 1989 г. Возмож­ность цветного сканирования не исключалась и раньше, но соот­ветствующее оборудование стоило слишком дорого. И только недавно выпущенные сканеры JX-450 фирмы Sharp и Scanmaster фирмы Howtek доступны по цене.

Сканеры этих фирм очень похожи друг на друга. Фирма Howtek покупает сканеры у фирмы Sharp и перепродаёт их, ком­плектуя собственной интерфейсной платой и программным обес­печением.

Такие сканеры внешне очень напоминают копировальные устройства, вплоть до крышки, которая удерживает оригиналы. Обеспечивается возможность обработки оригиналов восьми раз­личных форматов как американского, так и европейского стан-

316

дартов (американские «office», «legal», «invoice», «tabloid» и ев­ропейские АЗ, А4, В4 и BS). Для обработки изображений на слайдах и диапозитивах отдельно обеспечивается поставка соот­ветствующих принадлежностей.

Оба устройства используют универсальную шину интерфей­са GPIB ШЕЕ-488 для обеспечения связи с компьютером. Это означает, что кроме сканирующего блока необходимо соответст­вующее интерфейсное оборудование. Кроме того, требуется про­граммное обеспечение, которое управляет работой сканера и по­зволяет записывать информацию в файл.

Большой размер сканеров обусловлен возможностью обра­ботки документов, максимальная площадь которых составляет 12x17 дюймов (305x402 мм).

Для эффективной работы сканеров с 8-битовым представле­нием информации требуется значительный объём ОЗУ, не ме­нее 2 Мбайт, и жёсткий диск большой ёмкости.

Для того чтобы правильно выбрать тип сканера, а соответ­ственно максимально использовать его возможности для реали­зации поставленных задач, необходимо разобраться в техниче­ских характеристиках сканеров и существующей терминологии.

В сканерах в качестве считывающего элемента используется линейка фотоэлементов. Чем больше фотоэлементов, тем выше разрешение, обеспечиваемое устройством. Однако увеличение числа фотоэлементов влечет за собой неизбежные проблемы, свя­занные с их взаимным влиянием друг на друга. Действительно, чем меньше размеры фотоэлемента, тем более вероятна ситуация, когда фотоэлемент, помимо «своего» потока света, получит и часть потока, предназначенного для соседа. В таком случае воз­никают помехи, ухудшающие конечный результат.

В процессе сканирования изображение разбивается на от­дельные точки, размер которых определяется особенностями оп­тической системы и фотоэлементов. Под оптическим разрешени­ем подразумевается число таких точек, умещающихся на отрезке определенной длины.

В технических характеристиках устройства могут быть указа­ны различные значения разрешения по горизонтали и вертикали. Например, параметр 300 х 600 dpi означает, что каждый квадрат­ный дюйм изображения разбит на 300 точек по горизонтали и

317

600 — по вертикали. Чем больше разрешение, тем больше инфор­мации об оригинале может быть введено в компьютер и подверг­нуто дальнейшей обработке. Для сравнения оптического разреше­ния сканеров друг с другом при выборе подходящей модели сле­дует брать минимальное из этих двух значений. Дело в том, что большее разрешение по одной из координатных осей, как правило, достигается за счет перемещения сканирующей каретки с шагом меньшим, чем размер точки.

Нередко в характеристиках сканера указывают и интерполя­ционное разрешение, которое, как правило, существенно превы­шает оптическое. Суть повышения разрешения при помощи ин­терполяции заключается в том, что на основе имеющихся эле­ментов изображения формируются дополнительные. Изображе­ния, полученные при помощи интерполяции, часто выглядят раз­мытыми при отображении на дисплее в масштабе 1:1 (имеется в виду масштаб отображения пикселов).

Глубина цвета отражает разрядность аналого-цифрового преобразователя, то есть это характеристика, показывающая, на­сколько точна информация о цвете каждой точки отсканирован­ного изображения. Глубине цвета в 1- bit соответствует черно­белый режим работы сканера, каждая точка может быть только черной или белой. В сером режиме глубина цвета составляет обычно 8 bit. Этому соответствует 256 градаций серого. Именно такое количество оттенков возможно для каждой точки.

Цветное сканирование — это не что иное, как сканирование в сером режиме с разными фильтрами (красным, синим, зеленым). 256 оттенков по каждой компоненте дают в сумме 16,7 млн. воз­можных комбинаций, т.е. цветов (24-битное изображение). Затем данные за три прохода комбинируются. Сканеры более высокого класса выполняют эти операции за один проход. Казалось бы, 24 bit достаточно для точной передачи любою оттенка, однако при дальнейшей корректировке гаммы яркости или контрастности размер палитры значительно уменьшается, особенно по краям спектра, часть данных теряется. Именно по этой причине веду­щие производители уже выпускают модели с глубиной цвета 30 и даже 36 bit. При неизбежной потере данных «запасные» биты по­зволяют получить настоящее 24-битное изображение.

318

Оптическая плотность оригинала — это десятичный лога­рифм отношения интенсивности света, падающего на оригинал, к интенсивности света, отраженного от оригинала или прошедшего через него. Сканирование может производиться лишь в опреде­ленном диапазоне оптических плотностей оригиналов, т.е. суще­ствует предел, за которым детали изображения становятся нераз­личимыми вследствие того, что оригинал является слишком светлым или слишком темным.

При выборе сканера следует учитывать и некоторые другие параметры, например:

- возможность сканирования с прозрачных и непрозрачных оригиналов;

- возможность пакетного сканирования и распознавания;- емкость буфера памяти сканера, влияющую на скорость

сканирования.Важным моментом является программное обеспечение, при­

лагаемое к сканерам. Сканер должен иметь Twain-драйвер. Twain — это стандарт, разработанный производителями сканеров и программного обеспечения для их совместимости. Стандарт Twain реализован в настоящее время в таких популярных графи­ческих пакетах, как Adobe PageMaker, Corel Draw, Adobe PhotoShop, Photo Styler, в программах оптического распознавания символов; в факс-приложениях (Win FaxPro), так как некоторые сканеры могут выполнять еще и функции копировального аппа­рата и факса.Программное обеспечение сканеров

Системы распознавания текстовой информации позволяют преобразовать отсканированный текст из графического формата в текстовый.

Для обслуживания сканера на компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение.

В настоящее время имеется довольно много прикладных па­кетов для сканирования текстовой и графической информации.

При выборе конкретного программного обеспечения для сканера рекомендуется принимать во внимание следующие ха­рактеристики:

- наличие механизма предварительного сканирования, ко­торый обеспечивает возможность выполнения однократного ска­

319

нирования всей страницы, с последующим выбором участков меньшего размера для окончания сканирования;

— возможность установки широкого диапазона разрешений, что позволяет выбирать требуемую для каждого конкретного случая величину. Как правило, это важно при работе с фотогра­фиями и графической информацией;

— возможность регулирования контрастности и яркости;— возможность редактирования изображений;— возможность создания файлов, формат которых соответ­

ствовал бы другим используемым в системе пакетам.Система оптического распознавания FINEREADER

Все операции, необходимые в ходе преобразования бумаж­ного документа в электронную форму, могут быть выполнены с помощью программы FineReader.

Принцип работы программы FineReader следующий: ска­нируется любой текст, затем картинка текста преобразуется в «обычный электронный текст». Далее текст сохраняется на диске или копируется через буфер обмена в любой текстовый редактор.

Программа FineReader предназначена для распознавания текстов на русском, английском, немецком, украинском, фран­цузском и многих других языках, может распознавать смешанные двуязычные тексты.

С помощью программы FineReader можно выполнять па­кетную обработку многострочных документов, а также програм­му можно «обучать» для повышения качества распознавания не­удачно напечатанных текстов или сложных шрифтов. Она позво­ляет редактировать распознанный текст, проверять его орфогра­фию и сохранять результаты в текстовом редакторе MS Word, MS Excel.

Программа позволяет объединять сканирование и распозна­вание в одну операцию.

FineReader автоматически распознает разные участки тек­ста: текст как таковой, картинку (рисунок), таблицу и так назы­ваемые «нераспознаваемые» блоки в тексте.

Запустить программу можно через Пуск —► Программы —*■ ABBYY Fine Reader 6.0 Professional Trial.

320

Экран программы FineReader включает в себя строку меню, панели инструментов, окна Пакет, Текст, Изображение.

Окно Пакет отражает страницы пакета.Окно Текст - распознанный текст активной страницы окна

Пакет.Окно Изображение - графическое изображение (картинку)

активной страницы окна Пакет.

Панель Панель Панель Панель ПанельСтандартная Scan&Read Распознавание Форматирования Инструменты

«Изображение» «Крупный план»

Рис. 13.1. Окно программы Fine Reader

В левой рабочей области располагается окно Пакет , содер­жащее список графических документов, которые должны быть преобразованы в текст. Эти графические файлы рассматриваются как части одного документа. Результаты их обработки в даль­нейшем объединяются в текстовый файл. Форма значка, отме-

321

чающего исходные файлы, указывает, было ли произведено рас­познавание.

В верхней части окна приложения под строкой меню рас­полагаются панели инструментов. На приведенном рисун­ке 13.1 включено отображение всех панелей, которые могут ис­пользоваться в программе Fine Reader.

Панель инструментов Стандартная содержит кнопки для открытия документов и для операций с буфером обмена. Прочие кнопки этой панели служат для изменения представления доку­мента.

Панель Scan&Read содержит кнопки, соответствующие всем этапам превращения бумажного документа в электронный текст. Первая кнопка позволяет выполнить такое преобразование в рам­ках единой операции. Остальные кнопки соответствуют отдель­ным этапам работы и содержат раскрывающиеся меню, служа­щие для управления соответствующих операций.

* ШСканировать Распознать Проверить Сохранить

Панель Инструменты используют при работе с исходным изображением. В част­ности, она позволяет управлять сегментацией документа (разбиением страницы на блоки текста). С помощью элементов управления этой панели задают последовательность фрагментов текста в итоговом документе.

Элементы управления панели Форма­тирование используют для изменения представления готового текста или при его редактировании.

О 11ш ВЯш Щ а1

;j |KZ Times New Roma ▼} ||15 j J J JT UВнизу окна расположена информационная панель (еще ее

называют строкой состояния), где можно получить сведения о состоянии системы и производимых ею операциях, а также крат­кую справку о выбираемых пунктах меню и кнопках.

322

Процесс обработки документа состоит из следующих шагов:- сканирование документа;- сегментация документа;- распознавание документа;- редактирование и проверка результата;- сохранение документа.

Первый этап работы - сканирование. На этом этапе ис­пользуют сканер. Чтобы начать сканирование, нужно включить сканер, положить оригинал документа (обычно левой стороной вниз, если только вы не используете ручной сканер) и щелкнуть кнопку «Сканировать» или в раскрывающемся списке подко­манд данной кнопки использовать пункт Сканировать...

Кнопка Сканировать запускает основной процесс сканиро­вания, в результате которого мы видим на экране компьютера получившуюся фотографию. Остается сохранить ее на диске для дальнейшего использования.

Когда процесс сканирования завершается, появляется окно с отображением текста.

Второй этап работы - сегментация текста. В бумажном документе, например на странице книги или журнала, текст не всегда располагается в фиксированном порядке. Он может раз­мещаться в нескольких колонках (столбцах), содержать иллюст­рации (и подписи к ним), другие элементы форматирования. До­полнительные врезки и данные, представленные в таблицах, так­же могут запутать естественный порядок текста. Поэтому, преж­де чем включать текст в документ, его разбивают на блоки, со­держащие цельные фрагменты. Блоки распознают последова­тельно. Полученный текст включается в документ в порядке ну­мерации блоков.

Сегментация - разбиение документа на блоки.Ручную установку блоков (рамка с помощью левой кнопки

мыши) можно применить, если нужно распознать только часть текста.

Для создания блока непрямоугольной формы или для изме­нения последовательности блоков используют кнопки, выведен­ные на панели инструментов Инструменты.

323

Разные типы блоков обрабатываются программой по- разному. Программа Fine Reader поддерживает следующие ти­пы блоков: текст, таблица, картинка.

Блоки — это заключенные в рамку участки изображения. Блоки выделяют для того, чтобы указать системе, какие участки отсканированной страницы надо распознавать и в каком порядке. Также по ним воспроизводится исходное оформление страницы. Блоки разных типов имеют различные цвета рамок. Вы можете изменить цвета рамок блоков на закладке Вид диалога Опции (меню Сервис —*■ Опции). В поле Объект выберите нужный тип блока, а в поле Цвет — требуемый цвет.

При обработке изображений выделяют блоки следующих типов:

- Зона Распознавания — блок используется для распознава­ния и автоматического анализа части изображения. После нажа­тия на кнопку 2 - Распознать выделенный блок автоматически анализируется и распознается.

- Текст — блок используется для обозначения текста. Он должен содержать только одноколоночный текст. Если внутри текста содержатся картинки, выделите их в отдельные блоки.

- Таблица — этот блок используется для обозначения таб­лиц или текста, имеющего табличную структуру. При распозна­вании программа разбивает данный блок на строки и столбцы и формирует табличную структуру. В выходном тексте данный блок передается таблицей. Вы можете выделить и отредактиро­вать таблицу вручную.

- Картинка - этот блок используется для обозначения кар­тинок. Он может содержать картинку или любую другую часть текста, которую Вы хотите передать в распознанный текст в ка­честве картинки.

Третий этап работы программы - непосредственно распо­знавание. Этот этап обычно не требует вмешательства пользова­теля, за исключением тех случаев, когда распознавание сопрово­ждается «обучением».

Для большинства случаев сразу нужно нажать на кнопку ин­струмента Распознать и подтвердить автоматическое определе­ние блоков:

324

Процесс распознавания будет «иллюстрироваться» закрас­кой участков текста.

Точность распознавания FineReader 4.0 около 92 - 97 %, так как при печати книг и газет на бумаге иногда не прилипает или осыпается краска. Это будет хорошо видно в окне «Крупный план» с увеличенным масштабом.

Результаты распознавания будут отражены в окне Текст.На четвертом этапе средствами программы в полученном

тексте можно провести проверку грамматики с помощью соот­ветствующей кнопки Проверить на панели инструментов или пунктом Проверка из раскрывающегося списка подкоманд.

В результате появится окно диалога, представленное на ри­сунке ниже.

Распознанный текст отображается в отдельном окне Текст в виде форматированного текстового документа. Он «теряет связь» с исходным изображением и может быть отредактирован и от­форматирован независимо от него. Программа выделяет цветом те символы, которые она рассматривает как неоднозначно опо­знанные. Это упрощает поиск ошибок.

Пятый этап: по щелчку на кнопке Сохранить на панели инструментов Scan&Read открывается окно Сохранить текст как, в котором указывают параметры сохранения.

Мастер сохранения результатов позволяет сохранить рас­познанный текст или передать его в другую программу (напри­мер MS Word) с помощью выбора соответствующего пункта из раскрывающегося списка подкоманд:

133 Копировальная техника

Процесс получения ксерографического изображения («ксе- рос» - сухой, «графос» - запись) был изобретён и запатентован в 1938 г. Честером Карлсоном, американским изобретателем из Нью-Йорка. Но прошло более десяти лет, прежде чем компания Haloid выпустила первый в мире копировальный аппарат модели «А». В середине 50-х годов Haloid Company и Rank Organization создали совместное предприятие. Сегодня фирма известна под названием Rank Xerox. Наиболее популярными торговыми мар-

325

ками копировальной техники являются Ricoh, Canon, Rank Xerox, Mita и Sharp.Основные характеристики копировального аппарата

Скорость копирования. Измеряется числом копий формата А4 в минуту и показывает «скорострельность» аппарата. Произ­водительность же копировального аппарата зависит не только от скорости копирования, но и от степени автоматизации различных функциональных систем.

Рекомендуемый объём копирования — это количество копий, оптимальное с точки зрения правильной эксплуатации аппарата. Различные модели аппаратов, даже при одинаковой скорости ко­пирования, могут иметь существенно различный рекомендуемый объём копирования — чем он больше, тем более надёжна маши­на, так как она способна произвести большее число копий без существенных поломок.

Формат оригинала и копии — это размер листа бумаги, с ко­торого и на который переносится изображение. Основные форма­ты — это А4 (210x297 мм) и АЗ (297x420 мм). Иногда применяют­ся форматы бумаги, принятые в США — В4 (250x354 мм), Letter (8x11 дюймов, 216x279 мм) и Legal (8x14 дюймов, 216x356 мм). Классификация копировальной техники

1) Портативные копировальные аппараты (portable copiers):- формат оригинала и копии - А4;- скорость копирования - до 5-6 копий в минуту;- рекомендуемый объём копирования — до 500 копий в месяц.Назначение: изготовление небольшого числа копий в любых

условиях — дома, в офисе, в командировке.Наиболее популярные на сегодняшний день модели: Canon

FC-330, Canon PC-330, Xerox 5220, Canon PC-310, Sharp Z-20, Mita CC-10.

2) Низкоскоростные копировальные аппараты (low-volume copiers):

- формат оригинала - A4 (АЗ);- формат копии — А4 (АЗ);- скорость копирования 10-15 копий в минуту;- рекомендуемый объём копирования - до 1500-2500 копий

в месяц.Назначение: обслуживание потребностей небольшого офиса.

326

Наиболее популярные на сегодняшний день модели: Canon NP-1215, Canon NP-1550, Xerox 5310, Sharp SF-7800, Ricoh FT-3313, Xerox 5316, Xerox 5317, Canon NP-1010, Sharp SF-7370.

3) Офисные копировальные автоматы среднего класса (middle-volume copiers):

- формат оригинала — до АЗ;- формат копии — до АЗ;- скорость копирования — 15-30 копий формата А4, 10-20

копий формата АЗ в минуту;- рекомендуемый объём копирования — до 10000 копий в

месяц.Назначение: обслуживание потребностей офиса средних

размеров с большим документооборотом, требующим хорошего оформления документов — выделение цветом, масштабирование и т.д.'

Наиболее популярные на сегодняшний день модели: Xerox 5331, Xerox 5332, Ricoh FT-4222, Ricoh FT-4220.

4) Копировальные автоматы для рабочих групп (high- volume copiers):

- формат оригинала — до А2;- формат копии — до А2;- скорость копирования - 40-80 копий формата А4 в минуту;- ч/б копирование с возможностью выделения цветом;- рекомендуемый объём копирования — более 15000 копий

в месяц.Назначение: обслуживание потребностей больших офисов и

бизнес-центров, большие объёмы копирования, необходимость брошюрования и сортировки документов, разделение ресурсов и программирование больших объёмов сложных копировальных работ.

Наиболее популярные на сегодняшний день модели: Xerox 5343, Xerox 5352, Ricoh FT-6655, Xerox 5340, Canon NP- 6650, Xerox 5380.

5) Специальные копировальные аппараты.В эту группу входят полноцветные широкоформатные копи­

ровальные аппараты. Они предназначены для особых задач, та­ких как копирование инженерных чертежей, цветных фотогра-

327

фий, вывода на твёрдый носитель изображения с компьютера и слайдов и т.д.

Наиболее популярные на сегодняшний день модели инже­нерных машин: Mita DC-АО, Xerox 2515, Xerox 2520, Ricoh FW-810, Xerox 3050.

Наиболее популярные на сегодняшний день модели полно­цветных копировальных аппаратов: Canon CLC-10, Canon CLC-350, Xerox 5760, Canon CLC-550, Canon CLC-800, Xerox Majestic.

Процесс ксерокопирования состоит из 8 этапов (описанные этапы справедливы для аналоговых копировальных аппаратов):

1. Зарядка.На этапе зарядки на поверхность фоторецептора наносится

равномерно распределенный электростатический заряд опреде­ленной величины.

2.Формирование изображения.На этапе формирования изображения на поверхности фото­

рецептора создается оптическое изображение оригинала. Полу­ченное оптическое изображение должно:

а) обладать требуемыми геометрическими параметрами;б) иметь распределение освещенностей, соответствующее

оптическим плотностям оригинала.3. Экспонирование.На этапе экспонирования на поверхности фоторецептора

создается невидимый электростатический рельеф, соответствую­щий исходному оптическому изображению. При этом величина поверхностного заряда на участках, содержащих изображения, отличается от величины заряда на участках, не содержащих изо­бражения.

4. Проявление.На этапе проявления на участки поверхности фоторецепто­

ра, которые содержат скрытое изображение, наносятся частички тонера, которые формируют на поверхности фоторецептора ви­димое изображение.

5. Перенос.При выполнении операции переноса бумага приводится в

контакт с фоторецептором. Затем бумаге сообщается такой элек­тростатический заряд, что частички тонера отрываются от по-

328

верхности фоторецептора и притягиваются к бумаге. В результа­те большая часть тонера переносится на бумагу, а остатки тонера удаляются с фоторецептора на этапе очистки.

6. Отделение.На данном этапе бумага с нанесенным на нее тонером отде­

ляется от фоторецептора, на котором она ранее удерживалась электростатическими силами.

7. Закрепление.На этапе закрепления бумага проходит между нагреватель­

ным и прижимным валиками. При этом под воздействием темпе­ратуры и давления частички тонера расплавляются и впрессовы­ваются в бумагу, создавая устойчивое к внешним воздействиям изображение.

8. Очистка.На этом этапе выполняется две операции:

а) разрядка фоторецептора;б) механическое удаление остатков тонера.

В настоящее время все большей популярностью пользуются многофункциональные устройства, сочетающие в себе возмож­ности копировальных аппаратов, лазерных принтеров, факсов, сканеров.

13.4 Компьютерные сети

Каналы передачи данных по компьютерным сетямДля того чтобы компьютеры могли связаться между собой,

они должны быть соединены с помощью некоторой физической передающей среды. Основными типами передающих сред, ис­пользуемых в компьютерных сетях, являются:

- аналоговые телефонные каналы общего пользования;- цифровые каналы;- узкополосные и широкополосные кабельные каналы;- радиоканалы и спутниковые каналы связи;- оптоволоконные каналы связи.

Аналоговые каналы связи первыми начали применяться для передачи данных в компьютерных сетях и позволили использо­вать уже существовавшие тогда развитые телефонные сети обще-

329

го пользования. Передача данных по аналоговым каналам может выполняться двумя способами. При первом способе телефонные каналы (одна или две пары проводов) через телефонные станции физически соединяют два устройства, реализующих коммуника­ционные функции с подключенными к ним компьютерами. Такие соединения называют выделенными линиями или непосредст­венными соединениями. Второй способ — это установление со­единения с помощью набора телефонного номера (с использова­нием коммутируемых линий).

Качество передачи данных по выделенным каналам, как пра­вило, выше, и соединение устанавливается быстрее. Кроме того, на каждый выделенный канал необходимо свое коммуникационное устройство (хотя есть и многоканальные коммуникационные уст­ройства), а при коммутируемой связи можно использовать для свя­зи с другими узлами одно коммуникационное устройство.

Параллельно с использованием аналоговых телефонных се­тей для межкомпьютерного взаимодействия начали развиваться и методы передачи данных в дискретной (цифровой) форме по не- нагруженным телефонным каналам (т.е. телефонным каналам, к которым не подведено электрическое напряжение, используемое в телефонной сети) — цифровым каналам.

Следует отметить, что наряду с дискретными данными по цифровому каналу можно передавать и аналоговую информацию (голосовую, видео, факсимильную и т.д.), преобразованную в цифровую форму.

Наиболее высокие скорости на небольших расстояниях мо­гут быть получены при использовании особым образом скручен­ной пары проводов (для того чтобы избежать взаимодействия между соседними проводами), так называемой витой пары (ТР - Twisted Pair).

Кабельные каналы, или коаксиальные пары, представляют собой два цилиндрических проводника на одной оси, разделен­ные диэлектрическим покрытием. Один тип коаксиального кабе­ля (с сопротивлением 50 Ом) используется, главным образом, для передачи узкополосных цифровых сигналов, другой тип кабеля (с сопротивлением 75 Ом) - для передачи широкополосных ана­логовых и цифровых сигналов. Узкополосные и широкополосные кабели, непосредственно связывающие между собой коммуника-

330

ционное оборудование, позволяют обмениваться данными на вы­соких скоростях (до нескольких мегабит/с) в аналоговой или цифровой форме. Следует отметить, что на небольших расстоя­ниях (особенно в локальных сетях) кабельные каналы все больше вытесняются каналами на витых парах, а на больших расстояни­ях — оптоволоконными каналами связи.

Использование в компьютерных сетях в качестве передаю­щей среды радиоволн различной частоты является экономически эффективным для связи на больших и сверхбольших расстояниях (с использованием спутников) и для связи с труднодоступными, подвижными или временно используемыми объектами.

Частоты, на которых функционируют радиосети за рубежом, обычно используют диапазон 2-40 ГТц (в особенности диапазон 4-6 ГГц). Узлы в радиосети могут быть расположены (в зависи­мости от используемой аппаратуры) на расстоянии до 100 км друг от друга.

Спутники обычно содержат несколько усилителей (или транспондеров), каждый из которых принимает сигналы в задан­ном диапазоне частот (обычно 6 или 14 ГТЦ) и регенерирует их в другом частотном диапазоне (например, 4 или 12 ГГц). Для пере­дачи данных обычно используются геостационарные спутники, размещенные на экваториальной орбите на высоте 36000 км. Та­кое расстояние дает существенную задержку сигнала (в среднем 270 мс), для компенсации которой используют специальные ме­тоды.

Обмен данными по радиоканалам может вестись как с по­мощью аналоговых, так и цифровых методов передачи. Цифро­вые методы получают в последнее время преимущественное раз­витие, так как позволяют объединить наземные участки цифро­вых сетей и спутниковых каналов или радиоканалов в единой се­ти. Новым импульсом в развитии радиосетей стало появление сотовой телефонной связи, позволяющей осуществлять голосо­вую связь и обмен данными с помощью радиотелефонов или спе­циальных устройств обмена данными.

Помимо обмена данными в радиодиапазоне в последнее время для связи на небольшие расстояния (обычно в пределах комнаты) используется и инфракрасное излучение.

В оптоволоконных каналах связи используется известное из физики явление полного внутреннего отражения света, что по­зволяет передавать потоки света внутри оптоволоконного кабеля на большие расстояния практически без потерь. В качестве ис­точников света в оптоволоконном кабеле используются светоис­пускающие диоды (LED - light-emitting diode) или лазерные дио­ды, а в качестве приемников - фотоэлементы. Оптоволоконные каналы связи, несмотря на их более высокую стоимость по срав­нению с другими видами связи, получают все большее распро­странение, причем не только для связи на небольшие расстояния, но и на внутригородских и междугородных участках.

В компьютерных сетях для передачи данных между узлами сети можно использовать три технологии: коммутацию каналов, коммутацию сообщений и коммутацию пакетов.

Коммутация каналов, обеспечиваемая телефонной сетью общего пользования, позволяет с помощью коммутаторов уста­новить прямое соединение между узлами сети.

При коммутации сообщений устройства, называемые ком­мутаторами и выполненные на базе универсальных или специа­лизированных компьютеров, позволяют накапливать (буферизи­ровать) сообщения и посылать их в соответствии с заданной сис­темой приоритетности и принципами маршрутизации другим уз­лам сети. Использование коммутации сообщений может увели­чить время доставки сообщений по сравнению с коммутацией каналов, однако при этом сглаживаются пиковые нагрузки в сети и повышается живучесть сети.

При пакетной коммутации данные пользователя разбива­ются на более мелкие порции — пакеты, причем каждый пакет содержит служебные поля и поле данных. Существуют два ос­новных способа передачи данных при Пакетной коммутации: виртуальный канал, когда между узлами устанавливается и под­держивается соединение как бы по выделенному каналу (хотя на самом деле физический канал передачи данных разделен между несколькими пользователями) и дейтаграммный режим, когда каждый пакет из набора пакетов, содержащего данные пользова­теля, передается между узлами независимо друг от друга. Первый способ соединения называют также контактным режимом

332

(connection mode), второй - бесконтактным (connectionless mode).Топология сети

Топология компьютерной сети определяется способом со­единения компьютеров друг с другом. Она определяет многие важные свойства сети, например, такие, как надежность (живу­честь), производительность и др. Существуют разные подходы к классификации топологий сетей. Согласно одному из них конфи­гурации локальных сетей делятся на два основных класса: широ­ковещательные и последовательные.

В широковещательных конфигурациях каждый компьютер (приемопередатчик физических сигналов) передает сигналы, ко­торые могут быть восприняты остальными компьютерами. К та­ким конфигурациям относятся топологии «общая шина», «дере­во», «звезда с пассивным центром». Сеть типа «звезда с пассив­ным центром» можно рассматривать как разновидность «дерева», имеющего корень с ответвлением к каждому подключенному устройству.

В последовательных конфигурациях каждый физический подуровень передает информацию только одному компьютеру. Примерами последовательных конфигураций являются: произ­вольная, иерархическая, «кольцо», «цепочка», «звезда с интел­лектуальным центром», «снежинка» и другие.

Наиболее оптимальной с точки зрения надежности (возмож­ности функционирования сети при выходе из строя отдельных узлов или каналов связи) является полносвязная сеть, т.е. сеть, в которой каждый узел сети связан со всеми другими узлами. Од­нако при большом числе узлов такая сеть требует большого коли­чества каналов связи и труднореализуема из-за технических слож­ностей и высокой стоимости. Поэтому практически все сети явля­ются неполносвязныии.

Хотя при заданном числе узлов в неполносвязной сети мо­жет существовать большое количество вариантов соединения уз­лов сети, на практике обычно используется три наиболее широко распространенные (базовые) топологии локальной вычислитель­ной сети (ЛВС): «звезда», «общая шина» и «кольцо».

Шинная - все узлы сети подключаются к одному незамкну­тому каналу, обычно называемому шиной.

333

В данном случае одна из машин служит в качестве системно­го обслуживающего устройства, обеспечивающего централизован­ный доступ к общим файлам и базам данных, печатающим устрой­ствам и другим вычислительным ресурсам. Сети данного типа приобрели большую популярность благодаря низкой стоимости, высокой гибкости и скорости передачи данных, легкости расшире­ния сети (подключение новых абонентов к сети не сказывается на ее основных характеристиках). К недостаткам шинной топологии следует отнести необходимость использования довольно сложных протоколов и уязвимость в отношении физических повреждений кабеля.

Кольцевая - когда все узлы сети подключаются к одному замкнутому кольцевому каналу.

Эта структура сети характеризуется тем, что информация по кольцу может передаваться только в одном направлении, и все подключенные компьютеры могут участвовать в ее приеме и пе­редаче. При этом абонент-получатель должен пометить получен­ную информацию специальным маркером, иначе могут появиться «заблудившиеся» данные, мешающие нормальной работе сети.

Как последовательная конфигурация кольцо особенно уяз­вимо в отношении отказов: выход из строя какого-либо сегмента кабеля приводит к прекращению обслуживания всех пользовате­лей. Разработчики ЛВС приложили немало усилий, чтобы спра­виться с этой проблемой. Защита от повреждений или отказов обеспечивается либо замыканием кольца на обратный (дубли­рующий) путь, либо переключением на запасное кольцо. И в том и в другом случае сохраняется общая кольцевая топология.

Звездообразная, когда все узлы сети подключаются к одно­му центральному узлу, называемому хостом (host) или хабом (hub).

Конфигурацию можно рассматривать как дальнейшее разви­тие структуры «дерево с корнем» с ответвлением к каждому под­ключенному устройству. В центре сети обычно размещается коммутирующее устройство, обеспечивающее жизнеспособность системы. ЛВС подобной конфигурации находят наиболее частое применение в автоматизированных учрежденческих системах управления, использующих центральную базу данных. Звездооб­разные ЛВС, как правило, менее надежны, чем сети с общей ши­ной или иерархические, но эта проблема решается дублировани­ем аппаратуры центрального узла. К недостаткам можно также отнести значительное потребление кабеля (иногда в несколько раз превышающее расход в аналогичных по возможностям ЛВС с общей шиной или иерархических).

Сети могут быть также смешанной топологии (гибридные), когда отдельные части имеют разную топологию. Примером мо­жет служить локальная сеть FDDI, в которой основные (магист­ральные) узлы подключаются к кольцевому каналу, а к ним по иерархической топологии — остальные узлы.

Л

335

Дисциплина обслуживания компьютерных сетейПо дисциплине обслуживания сети подавляющее большин­

ство современных компьютерных сетей используют технологию «клиент-сервер» (client-server) или одноранговую (peer-to-peer) технологию.

При работе по технологии «клиент-сервер» пользователи делят сетевые ресурсы (такие, как базы данных, файлы или принтеры) с другими пользователями.

Под сервером понимается комбинация аппаратных и про­граммных средств, которая служит для управления сетевыми ре­сурсами общего доступа. Он обслуживает другие станции, пре­доставляя общие ресурсы и услуги для совместного использова­ния.

В сетях с выделенным сервером в основном именно ресурсы сервера, чаще всего дисковая память, доступны всем пользовате­лям. Серверы, разделяемым ресурсом которых является дисковая память, называются файл-серверами.

Одной из важных функций сервера является управление очередью заданий работы сетевого принтера. Сетевым принтером можно пользоваться с любой рабочей станции, независимо от места подключения его в сети. То есть при наличии на это прав каждый пользователь может отправить на сетевой принтер мате­риалы, предназначенные для печати. Регулировать очередность доступа к сетевому принтеру будут средства сетевой операцион­ной системы. Компьютер, к которому подключен принтер, в этом случае называется принт-сервером.

Файловый и принт-серверы обычно используются админи­стратором сети и не предназначены для решения прикладных за­дач. На этих серверах устанавливается сетевая операционная сис­тема.

Компьютеры, использующие сетевые ресурсы сервера, на­зываются клиентами. Взаимодействие с серверами прозрачно для пользователя, поскольку компьютер сам определяет место нахождения требуемого ресурса и сам получает к нему доступ.

Каждый компьютер сети имеет уникальное сетевое имя, по­зволяющее однозначно его идентифицировать. Для каждого пользователя серверной сети необходимо иметь свое сетевое имя

336

и сетевой пароль. Имена компьютеров, сетевые имена и пароли пользователей прописываются на сервере.

Для удобства управления компьютерной сетью несколько компьютеров, имеющих равные права доступа, объединяют в ра­бочие группы. Рабочая группа - группа компьютеров в локаль­ной сети.

Совокупность приемов разделения и ограничения прав до­ступа участников компьютерной сети к ресурсам называется по­литикой сети. Обеспечением работоспособности сети и ее ад­министрированием занимается системный администратор - человек, управляющий организацией работы компьютерной сети.

Рабочая станция - это индивидуальное рабочее место пользователя. На рабочих станциях устанавливается обычная операционная система. Кроме того, на рабочих станциях устанав­ливается клиентская часть сетевой операционной системы. Пол­ноправным владельцем всех ресурсов рабочей станции является пользователь, тогда как ресурсы файл-сервера разделяются всеми пользователями. В качестве рабочей станции может использо­ваться компьютер практически любой конфигурации. Но, в ко­нечном счете, все зависит от тех приложений, которые этот ком­пьютер выполняет.

В одноранговых сетях все компьютеры, как правило, имеют доступ к ресурсам других компьютеров, т.е. все компьютеры сети являются равноправными. Одноранговая ЛВС предоставляет возможность такой организации работы компьютерной сети, при которой каждая рабочая станция одновременно может быть и сервером. Преимущество одноранговых сетей заключается в том, что разделяемыми ресурсами могут являться ресурсы всех ком­пьютеров в сети и нет необходимости копировать все используе­мые сразу несколькими пользователями файлы на сервер. В принципе любой пользователь сети имеет возможность использо­вать все данные, хранящиеся на других компьютерах сети, и устройства, подключенные к ним. Затраты на организацию одно­ранговых вычислительных сетей относительно небольшие. Одна­ко при увеличении числа рабочих станций эффективность их ис­пользования резко уменьшается. Пороговое значение числа рабо­чих станций, по оценкам фирмы Novell, составляет 25. Основной недостаток работы одноранговой сети заключается в значитель-

337

ном увеличении времени решения прикладных задач. Это связано с тем, что каждый компьютер сети отрабатывает все запросы, идущие к нему со стороны других пользователей. Следовательно, в одноранговых сетях каждый компьютер работает значительно интенсивнее, чем в автономном режиме. Существует еще не­сколько важных проблем, возникающих в процессе работы одно­ранговых сетей: возможность потери сетевых данных при переза­грузке рабочей станции и сложность организации резервного ко­пирования.

Й Й М 1 Й#':ЩШ I Mill |»ШЙ|6ЭД|

^ $ 5 1 щ Ш ЖРабочая станция Рабочая станция Рабочая станция

Поэтому одноранговые ЛВС используются только для не­больших рабочих групп, а все сетевые архитектуры для крупно­масштабных сетей поддерживают технологию «клиент-сервер». Сетевое оборудование

Основными компонентами подключения к сети являются ка­бели, сетевые платы и беспроводные устройства, соединяющие между собой компьютеры в сети.

Эти компоненты позволяют посылать данные на любой ком­пьютер сети, тем самым обеспечивая связь компьютеров друг с другом.

Основными компонентами инфраструктуры связи являются:• сетевые платы;• сетевые кабели;• устройства беспроводной связи.

Сетевые платыСетевая плата (адаптер) — устройство для подключения

компьютера к сетевому кабелю. Основной функцией является передача и прием информации из сети.

Сетевые платы образуют физический интерфейс между ком­пьютером и сетевым кабелем. Сетевые платы (иногда называе­мые также сетевыми адаптерами) устанавливаются в гнезда рас­ширения каждого компьютера и сервера сети. Установив сетевую

338

плату, нужно присоединить к ее порту сетевой кабель, чтобы фи­зически подключить компьютер к сети.

Когда данные передаются по кабелю в плату, они формати­руются в виде пакетов. Пакет — это логическая совокупность информации, которая включает заголовок, содержащий адресные сведения, и пользовательские данные. В заголовке имеются поля адреса, где приводится информация об источнике и месте назна­чения данных. Сетевая плата читает адрес назначения и опреде­ляет, действительно ли этот пакет предназначен данному компь­ютеру. Если это так, плата передает пакет операционной системе на обработку. В противном случае сетевая плата не обрабатывает пакет.

Каждая сетевая плата имеет уникальный адрес, который встроен в ее микросхемы. Этот адрес называется физическим или МАС-адресом (Media Access Control — управление доступом к среде передачи).

Ниже перечислены действия, выполняемые сетевой платой.I Получить данные от операционной системы компьютера

и преобразовать их в электрические сигналы, передаваемые по кабелю.

• Получить электрические сигналы по кабелю и преобра­зовать их в данные, понятные операционной системе компьюте­ра.

• Определить, предназначены ли полученные по кабелю данные для конкретного компьютера.

| Управлять потоком данных, проходящим между ком­пьютером и кабельной сетью.

Чтобы обеспечить совместимость между компьютером и сетью, сетевая плата должна:

• подходить к гнезду расширения компьютера;• содержать кабельный разъем подходящего вида;• поддерживаться операционной системой компьютера.

Сетевые кабелиКомпьютеры подключаются к сети с помощью кабелей, иг­

рающих роль среды передачи сигналов между компьютерами. Кабель, соединяющий два компьютера или компонента сети, на­зывается сегментом. Кабели различаются по своим возможно­стям и классифицируются в зависимости от допустимых значе-

339

ний скорости передачи данных и частоты возникновения ошибок. В большинстве сетей используются кабели следующих трех ос­новных категорий:

— витая пара;— коаксиальный кабель;— оптоволоконный кабель.Витая пара — самый популярный тип кабеля, используемого

в сетях.Витая пара (lOBaseT) состоит из двух изолированных жил

медного провода, перекрученных друг вокруг друга. Существует два вида витых пар: UTP (Unshielded Twisted Pair — неэкраниро- ванная витая пара) и STP (Shielded Twisted Pair - экранированная витая пара). Это наиболее распространенные разновидности ка­беля, используемого в сетях; они могут передавать сигналы на расстояния порядка 100 метров.

Кабель UTP — самый популярный вид витой пары, наиболее распространенный в локальных сетях.

Кабель STP имеет плетеную оболочку из медной нити, кото­рая защищает его надежнее и обладает более высоким качеством, чем оболочка кабеля UTP. Кроме того, в кабеле STP каждая пара проводов обернута слоем фольги. Тем самым обеспечивается от­личное экранирование кабеля STP, которое защищает передавае­мые данные от внешних помех, а это в свою очередь позволяет поддерживать более высокие скорости передачи на более значи­тельных расстояниях, чем в случае кабеля UTP.

Витая пара подключается к компьютеру с помощью разъема RJ-45 (Registered Jack 45). Он аналогичен разъему RJ-11 (Regis­tered Jack 11).

Коаксиальный кабель используется, когда данные передают­ся на большие расстояния.

Коаксиальный кабель состоит из центрального медного про­вода, который покрыт изоляцией, экранирующей металлической оплеткой и внешней оболочкой. По центральному проводу коак­сиального кабеля передаются электрические сигналы, в которые преобразованы данные. Этот провод может быть цельным или многожильным. Существует два вида коаксиального кабеля: ThinNet (10Base2) и ThickNet (10Base5). Коаксиальный кабель

340

£ хорошо подходит для передачи данных на большие расстояния и 1 для надежной поддержки высоких скоростей передачи при ис- § пользовании менее сложного оборудования.

-Н а обоих концах коаксиального кабеля должны быть § установлены терминаторы.

- Коаксиальный кабель ThinNet может передавать сигнал на I расстояние римерно 185 метров.

- Коаксиальный кабель ThickNet может передавать сигнал | на расстояние 500 метров.

- Обе разновидности кабеля, ThinNet и ThickNet, использу- i ют для подключения к компьютеру специальный разъем типа

BNC.Оптоволоконный кабель используется, если данные нужно

k передавать со скоростью света.В оптоволоконном кабеле применяются оптические волокна

I (световоды), по которым цифровые сигналы данных передаются в J виде модулированных импульсов света. Поскольку электриче- | ские импульсы по оптоволоконному кабелю не передаются, сиг­

нал нельзя перехватить, что делает практически невозможной кражу данных. Оптоволоконный кабель применяется для переда-

I чи больших объемов данных на самых высоких скоростях: сигнал I проходит очень быстро и практически без помех.

Недостатком оптоволоконного кабеля является его хруп­кость: его легко повредить, если не соблюдать осторожность при установке. Такой кабель труднее резать, чем другие виды кабеля;

I для этого применяется специальное оборудование.Устройства беспроводной связи

Беспроводные компоненты применяются для подключения к сетям на расстояниях, при которых стандартные сетевые платы и виды кабеля использовать невозможно по техническим или эко­номическим соображениям. Беспроводные сети состоят из бес­проводных компонентов, обеспечивающих связь с локальными сетями.

Если не считать того факта, что компьютеры не соединены кабелем, типичная беспроводная сеть работает почти так же, как сеть с кабельной инфраструктурой: на каждом компьютере уста­навливается соответствующая сетевая плата с приемопередатчи-

341

ком (устройством, которое передает и принимает аналоговые и цифровые сигналы). Пользователи работают в сети так, словно их компьютеры подключены через кабель.

В локальных сетях наиболее распространены две технологии беспроводной передачи: передача в инфракрасном диапазоне и узкополосная радиопередача.Передача в инфракрасном диапазоне

Эта технология использует инфракрасные лучи для передачи данных между устройствами. Передающее и принимающее устройства должны находиться в пределах прямой видимости; любой объект на пути инфракрасного сигнала помешает связи. Такие системы должны генерировать очень сильные сигналы, потому что слабые сигналы чувствительны к помехам от источ­ников света, таких как окна.Узкополосная радиопередача

Пользователь настраивает приемник и передатчик на опре­деленную частоту. Для узкополосной радиосвязи не требуется прямая видимость, так как используются радиоволны. Однако на узкополосную радиопередачу влияют помехи от металлических перегородок и несущих стен. Узкополосная радиосвязь является абонентской услугой. Пользователи вносят определенную плату за радиопередачу.

Для решения проблемы межсетевого взаимодействия изго­товителями оборудования предлагаются различные интерфейс­ные устройства — повторители, мосты, маршрутизаторы, мос­ты/маршрутизаторы и шлюзы.

Маршрутизаторы — устройства для соединения сегментов сети. В сети маршрутизаторы обмениваются между собой ин­формацией о топологии, состоянии сети, работоспособности ка­налов и доступности узлов в целях выбора оптимального пути для передачи пакета. Выбор маршрута пакета по адресу абонент­ской системы называют маршрутизацией.

Различают однопротокольные и многопротокольные мар­шрутизаторы, которые могут поддерживать одновременно не­сколько протоколов, например, IPX/SPX, TCP/IP и другие. Так как встречаются протоколы, которые не содержат информации сетевого уровня, то маршрутизаторам приходится выполнять и функции моста. Поэтому современные многопротокольные мар­

342

шрутизаторы называют «мостами-маршрутизаторами». Среди достоинств маршрутизаторов следует отметить возможность вы­бора маршрута, разбиение длинных сообщений на несколько ко­ротких и использование альтернативных путей для их передач.

Для подключения к другим линиям связи используются мо­демы. Наибольшее распространение получили модемы, ориенти­рованные на подключение к коммутируемой телефонной линии.

Модем - устройство, предназначенное для обмена информа­цией между удаленными компьютерами по каналам связи. Модем при подключении к коммутируемой телефонной линии выполня­ет преобразование компьютерных данных в звуковой аналоговый сигнал для передачи по телефонной линии (модуляция), а также обратное преобразование (демодуляция).

Модемы бывают внутренние и внешние. Внутренние моде­мы вставляются внутрь системного блока компьютера. Внешние модемы представлены в виде отдельного устройства, которое со­единяется кабелем с последовательным портом компьютера. Внутренние модемы содержат встроенный последовательный порт и получают питание от компьютера, внешние имеют от­дельный блок питания. Внутренние модемы дешевле внешних при прочих равных характеристиках, основной из которых явля­ется скорость.

Факс-модем - устройство, обеспечивающее электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, схем, доку­ментов, преобразование информации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бу­мажном носителе на приемной стороне дубликата-факсимиле исходного документа. Вообще говоря, в состав любого телефакса входят: сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также прин­тер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обыч­ной бумаге. Разумеется, в платах факс-модемов такие узлы, как сканер и принтер, отсутствуют. Информация представлена только в «электронном» виде.Программное обеспечение компьютерных сетей

Программное обеспечение (ПО) компьютерных сетей обес­печивает организацию коллективного доступа к вычислительным и информационным ресурсам сети, динамическое распределение

343

и перераспределение ресурсов сети с целью повышения опера­тивности обработки информации и максимальной загрузки аппа­ратных средств, а также в случае отказа и выхода из строя от­дельных технических средств и т.д.

Программное обеспечение вычислительных сетей включает три компонента:

— “ общее программное обеспечение, образованное базо­вым ПО отдельных компьютеров, входящих в состав сети;

— специальное программное обеспечение, образованное прикладными программными средствами, отражающими специ­фику предметной области пользователей при реализации задач управления;

— системное сетевое программное обеспечение, представ­ляющее комплекс программных средств, поддерживающих и ко­ординирующих взаимодействие всех ресурсов вычислительной сети как единой системы.

Особая роль в ПО вычислительной сети отводится систем­ному сетевому программному обеспечению, функции которого реализуются в виде распределенной операционной системы сети.

Операционная система сети включает в себя набор управ­ляющих и обслуживающих программ, обеспечивающих:

— межпрограммный метод доступа (возможность организа­ции связи между отдельными прикладными программами ком­плекса, реализуемыми в различных узлах сети);

— доступ отдельных прикладных программ к ресурсам сети (и в первую очередь к устройствам ввода-вывода);

— синхронизацию работы прикладных программных средств в условиях их обращения к одному и тому же вычислительному ресурсу;

— обмен информацией между программами с использовани­ем сетевых «почтовых ящиков»;

— выполнение команд оператора с терминала, подключен­ного к одному из узлов сети, на каком-либо устройстве, подклю­ченном к другому удалённому узлу вычислительной сети;

— удаленный ввод заданий, вводимых с любого терминала, и их выполнение на любом компьютере в пакетном или опера­тивном режиме;

344

- обмен наборами данных (файлами) между компьютерамисети;

-доступ к файлам, хранимым в удаленных компьютерах, и обработку этих файлов;

- защиту данных и вычислительных ресурсов сети от не­санкционированного доступа;

-выдачу различного рода справок об использовании ин­формационных, программных и технических ресурсов сети;

- передачу текстовых сообщений с одного терминала поль­зователя на другие (электронная почта).

С помощью операционной системы сети:- устанавливается поел едовательн ость решения задач поль­

зователя;- задачи пользователя обеспечиваются необходимыми дан­

ными, хранящимися в различных узлах сети;-контролируется работоспособность аппаратных и про­

граммных средств сети;-обеспечивается плановое и оперативное распределение

ресурсов в зависимости от возникающих потребностей различ­ных пользователей вычислительной сети.

Выполняемое с помощью операционной системы сети управление включает:

- планирование сроков и очередности получения и выда­чи информации абонентам;

- распределение решаемых задач по компьютерной сети;- присвоение приоритетов задачам и выходным сообще­

ниям;- изменение конфигурации сети;- распределение информационных вычислительных ре­

сурсов сети для решения задач пользователя.Оперативное управление процессом обработки информации

с помощью операционной системы сети помогает организовать:- учет выполнения заданий (либо определить причины их

невыполнения);- выдачу справок о прохождении задач в сети;- сбор данных о работах, выполняемых в сети.

345

Операционные системы отдельных компьютеров, входящих в состав вычислительной сети, поддерживают потребности поль­зователей во всех традиционных видах обслуживания: средствах автоматизации программирования и отладки, доступа к пакетам прикладных программ и информации локальных баз данных и т.д.

Вопросы1. Какие технические средства используются для размноже­

ния документов?2.Принтеры. Назначение. Типы принтеров и принцип их

работы.3.Сканеры. Назначение, классификация, принцип работы.4. Какие существуют типы и конфигурации локальных се­

тей?5.Какие возможности предоставляет объединение компью­

теров в локальную сеть?6. Какие аппаратные средства необходимы для организации

сети?7.Какое программное обеспечение используется для орга­

низации сетевой работы?8. С чем связана необходимость в наличии модема? Почему

сигналы от компьютера нельзя напрямую направить в телефон­ную сеть?

9. Модемы. Классификация, основные технические характе­ристики.

Для самостоятельной работы1. Выясните, какая копировально-множительная техника

используется в вашем учебном заведении. Познакомьтесь с тех­ническими характеристиками различных устройств. Сравните качество копий. Выясните, во сколько обходится печать доку­мента на формате А4 при использовании различной техники.

2. Познакомьтесь с работой всех типов принтеров, исполь­зуемых в вашем учебном заведении. По имеющимся техническим паспортам принтеров оцените их потребительские свойства. Ре­зультаты занесите в таблицу.

346

3.Определите тип локальной сети, используемой в вашем учебном заведении. Какое оборудование использовалось для на­стройки данной локальной сети?

4. Выясните, какой тип модема используется в вашем учеб­ном заведении. Каковы его технические характеристики?

347

14 ■ ИнтернетГЛАВА

14.1 Общие сведения об Интернете14.2 Принципы и организация сети Интернет14.3 Серверы, клиенты14.4 Службы Интернета14.5 Работа с браузером14.6 Электронная почта14.7 Общая информация о программе The Bat!

348

Зарождение Интернета принято считать с момента появле­ния первой компьютерной сети, родиной которой в середине 60-х годов двадцатого века стала Америка. В то время еще не сущест­вовало персональных компьютеров и крупные американские уни­верситеты могли себе позволить 1—2 больших компьютера. Ком­пьютерное время было драгоценным ресурсом и на него заранее записывались. Люди работали ночами, чтобы ни минуты этого времени не пропало даром.

Наконец появилась идея соединить между собой компьюте­ры разных университетов, чтобы сделать возможным удаленное использование любого свободного в данный момент компьютера. Этот проект получил название ARPANET. К концу 1969 г. были соединены компьютеры четырех университетов, и появилась пер­вая компьютерная сеть. Очень скоро обнаружилось, что сеть в основном используется не для вычислений на удаленном компь­ютере, а для обмена сообщениями между пользователями. В 1972 г., когда ARPANET уже соединял 23 компьютера, была написана первая программа для обмена электронной почтой по сети. Электронную почту оценили по достоинству, что побудило целый ряд государственных организаций и корпораций к созда­нию собственных компьютерных сетей. Эти сети обладали тем же недостатком, что и ARPANET: они могли соединять только ограниченное число однотипных компьютеров. Кроме того, они были несовместимы друг с другом.

В середине 70-х годов для ARPANET были разработаны но­вые стандарты передачи данных, которые позволяли объединять между собой сети произвольной архитектуры, тогда же было придумано слово «Интернет». Именно эти стандарты, впоследст­вии получившие название протокола TCP/IP, заложили основу для роста глобальной компьютерной сети путем объединения уже существующих сетей. В 1983 г. сеть ARPANET перешла на но­вый протокол и разделилась на две независимые сети - военную и образовательную. К этому времени сеть объединяла более ты­сячи компьютеров, в том числе в Европе и на Гавайских остро­вах. Последние использовали спутниковые каналы связи.

14.1 Общие сведения об Интернете

349

Развитие Интернета получило новый импульс благодаря инициативе Национального научного фонда США (NSF) по соз­данию глобальной сетевой инфраструктуры для системы высше­го образования (1985-88 гг.). NSF создал сеть скоростных магист­ральных каналов связи и выделял средства на подключение к ней американских университетов, при условии, что университет обеспечивал доступ к сети для всех подготовленных пользовате­лей. Интернет оставался преимущественно университетской сетью до начала 90-х годов, однако NSF сразу взял курс на то, чтобы сделать его в дальнейшем независимым от государствен­ного финансирования. В частности, NSF поощрял университеты к поиску коммерческих клиентов. К 1988 г. Интернет уже насчиты­вал около 56 тысяч соединенных компьютеров.

Настоящий расцвет Интернета начался в 1992 г., когда была изобретена новая служба, получившая странное название «Все­мирная паутина» (World Wide Web, или WWW, или просто «веб»). WWW позволял любому пользователю Интернета публи­ковать свои текстовые и графические материалы в привлекатель­ной форме, связывая их с публикациями других авторов и пре­доставляя удобную систему навигации. Постепенно Интернет начал выходить из средства переписки и обмена файлами в ги­гантское хранилище информации. К 1992 г. Интернет насчитывал более миллиона соединенных компьютеров.

14.2 Принцип и организация сети Интернет

Интернет обладает некоторыми чертами почты, некоторыми чертами телеграфа и некоторыми чертами телефона. Так же как в телеграфе, в Интернете используется цифровая передача инфор­мации. Как в телефонной сети каждому телефону присваивается телефонный номер, так и каждому компьютеру в Интернете при­сваивается свой номер, который называется IP-адресом. Только в Интернете, в отличие от телефона, нет путаницы с локальными номерами и междугородними кодами: каждый IP-адрес имеет длину ровно 32 бита и записывается обычно' как четыре десятич­ных числа (от 0 до 255) — например, 62.76.161.102. Это глобаль­ная нумерация - каждый компьютер, подключенный к Интерне­ту, имеет уникальный IP-адрес.

350

Наиболее глубокая аналогия существует между Интернетом и обычной почтой. В данном случае речь идет о том, что инфор­мация по Интернету передается в виде отдельных пакетов. Если нужно передать длинное сообщение, оно разбивается на нужное число кусочков, и каждый из них снабжается адресом отправите­ля, адресом получателя и некоторой служебной информацией. Каждый пакет передается по Интернету независимо от всех ос­тальных и, в принципе, они могут следовать разными маршрута­ми. По прибытию пакетов на место из них собирается исходное сообщение. Это называется коммутацией пакетов.

Одним из главных преимуществ режима коммутации паке­тов является эффективное использование общих коммуникаци­онных ресурсов. В Интернете каждый компьютер может одно­временно принимать пакеты от большого количества других ком­пьютеров.

При этом возможны перегрузки коммутационных узлов (серверов) в результате большого количество информации. Одна­ко все пакеты, пусть с небольшой задержкой, все равно дойдут до адресата в порядке своей очереди. В то же время, если в данный момент вы никакой информации не посылаете, то вы не потреб­ляете никаких ресурсов сети и тем самым можете находиться «на линии» сколь угодно долго, не создавая помех другим.

Для обеспечения жизнеспособности всей сети необходимо, чтобы обмен информацией между различными ее блоками или отдельными компьютерами велся на основе общепринятых стан­дартов. Набор формальных правил о том, как и в каком виде сле­дует передавать данные между различными устройствами и про­граммами, называется протоколом. Протокол позволяет коррект­но взаимодействовать программам, написанным разными автора­ми для разных типов компьютеров и операционных систем.

Интернет использует протокол TCP/IP. Этот протокол рег­ламентирует, как следует разбивать длинное сообщение на паке­ты, как должны быть устроены пакеты, как контролировать при­бытие пакетов к месту назначения, что делать в случае ошибок передачи данных и другие детали.

Собственно Интернет представляет собой объединение де­сятков тысяч отдельных сетей, которые используют протокол

351

TCP/IP и единое пространство IP-адресов. В остальном эти сети административно и финансово независимы.

Еще одно важное достоинство коммутации пакетов — это легкость объединения в единую сеть разных по скорости каналов связи. В связи с этим скоростные характеристики подключения к Интернету могут варьироваться в очень широких пределах и раз­ница будет заключаться лишь в скорости получения информации. Никаких других качественных отличий или ограничений не бу­дет. Имя компьютера записывается как несколько слов, разделен­ных точками, например: iomas.vsau.ru. Это отражает иерархиче­скую или доменную структуру службы DNS. В нашем примере «iomas» - это имя компьютера в домене (второго уровня) «vsau», который принадлежит домену (первого уровня) «ги». Админист­ратор, который отвечает за домен первого уровня «ги» (Россия), зарегистрировал домен второго уровня «vsau.ru» (Воронежский агроуниверситет) и передал туда все полномочия на регистрацию новых имен в пределах этого домена. В свою очередь админист­ратор домена «vsau.ru» зарегистрировал имя «iomas.vsau.ru» за определенным IP-адресом. Такая структура службы DNS обеспе­чивает, с одной стороны, уникальность имен компьютеров в пре­делах всего Интернета, а с другой стороны - четкое разделение административной ответственности.

DNS — это особая служба Интернета, потому что она исполь­зуется всеми остальными службами — от telnet до www. Перевод имен DNS в IP-адреса происходит автоматически. Для этого надо только указать вашему компьютеру IP-адрес сервера DNS того компьютера, которому будут направляться соответствующие за­просы.

Хотя не существует особых правил, как следует называть домены в применении к доменам первого, самого верхнего уров­ня, сложилась определенная практика. Международные органи­зации и США используют домены первого уровня со т — для ком­мерческих, org и net — для некоммерческих организаций. В боль­шинстве стран существует один домен первого уровня для стра­ны: ги - для Р оссии, de - для Германии, uk - для Великобрита­нии, kz - для Казахстана и т.д.

Так же, как каждый компьютер имеет свое уникальное имя, уникальное имя имеет и каждый документ в Интернете. Это уни-

352

кальное имя называется URL - Универсальный Указатель Ресур­са (Universal Resource Locator). URL имеет следующую форму:

служба://имя_компьютера/директория/поддиректория/... / /имяфайла

(например: http://iomas.vsau.ru/people/peopl3.htm).Служба обозначается соответствующим протоколом, чаще

всего вы встретите http:// для веб-страниц и ftp:// — для файловых архивов. Обратите внимание, что используется «прямая» косая черта — «/», а не «обратная» - «\». Также нужно иметь ввиду, что в названиях директорий, поддиректорий и файлов большие и ма­лые буквы различаются.

Обычно пользователи подключаются к Интернету через по­средство сети провайдера - фирмы, предоставляющий услуги доступа к мировой сети. Провайдеры соединены друг с другом скоростными каналами связи - спутниковыми или кабельными. Крупные сети подключают к провайдеру при помощи специально проложенных линий связи (их называют выделенными).

Для подключения к провайдеру отдельных компьютеров или небольших локальных сетей чаще всего используется обычный телефонный канал, называемый коммутируемой линией. Для того чтобы передать информацию по коммутируемой линии, ис­пользуются специальные устройства - модемы. Модем, получив команду на установку связи, набирает телефонный номер про­вайдера, устанавливает соединение с модемом на другой стороне линии, преобразует компьютерные данные в электрический сиг­нал специальной формы, пригодной для передачи по телефонной линии, и осуществляет прием-передачу данных.

14.3 Серверы, клиенты

Хотя люди уже привыкли пользоваться цифровыми номера­ми абонентов (например, звоня по телефону), все-таки имена, ко­торые можно произнести, легче запоминаются и более удобны для использования. У большинства компьютеров в Интернете есть собственное имя, а не только IP-адрес. Служба, которая обеспечивает перевод имен компьютеров в их IP-адреса, называ­ется Доменной Службой Имен (DNS). Это что-то вроде гигант-

353

ского, распределенного по многим компьютерам телефонного справочника, с IP-адресами вместо телефонов.

В Интернете есть два «сорта» компьютеров — серверы и кли­енты. Серверы — это серьезные, надежные машины. Они рабо­тают 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Они постоянно соединены с Интернетом и готовы предоставлять сервис - доставлять доку­менты или пересылать почту, отвечая при этом на десятки и сот­ни запросов одновременно. От их работоспособности зависит ра­бота того множества компьютеров и локальных сетей, которые подключены к ним. Поэтому серверы и сопутствующая узловая коммуникационная аппаратура защищены от сбоев электропита­ния источниками бесперебойного питания (UPS). Чаще всего они работают под управлением того или иного варианта операцион­ной системы UNIX. Серверы также называют хостами или сай­тами, особенно применительно к веб-сайтам.

Клиенты — это те персональные компьютеры, за которыми сидят пользователи, т.е. мы с вами. Сейчас это чаще всего ком­пьютеры под управлением операционной системы Microsoft Windows различных версий. Здесь нет жестких требований к на­дежности — в случае сбоя на вашем компьютере никто кроме вас от этого не пострадает. Зато взаимодействие клиентского компь­ютера с пользователем отлажено и стандартизовано. Часто такой компьютер не соединен с Интернетом постоянно, а подключается к нему по мере необходимости.

Та же самая терминология относится и к программам — су­ществует клиентское программное обеспечение, которое взаимо­действует с пользователем и формирует запрос и серверное про­граммное обеспечение, которое отвечает на такие запросы. Эти запросы формируются в соответствии с определенным протоко­лом.

14.4 Службы Интернета

Интернет — это средство обмена информацией между людьми, а не между компьютерами. Это один из инструментов, который помогает людям удовлетворять потребность в общении. Люди пишут письма, собираются в группы и ведут разговоры, дают объявления, пишут книги и т.п. Информация может быть

354

предназначена одному человеку или группе людей, может быстро устаревать или иметь непреходящее значение.

Для обмена информацией человечеством накоплено множе­ство способов. Например, письмо может быть послано через поч­ту и почтальон принесет его по адресу. Можно позвонить по те­лефону, но для этого необходимо наличие телефонов у обоих абонентов. Используя ту же телефонную линию, можно пере­слать факсимильное сообщение, но для этого уже недостаточно телефонных аппаратов - нужно иметь факсимильные аппараты обеим сторонам. Чтобы побеседовать сразу с группой людей, не­обходимо всем участникам собраться в одно время и в одном месте или иметь специальные технические средства для проведе­ния конференций (селекторных совещаний). А чтобы написать книгу и довести ее до читателей задействуется целое множество технических устройств и организационных моментов: печатаю­щие, режущие, клеящие аппараты, транспортные и торговые услуги и т.п.

Разные службы Интернета реализуют разные функции обме­на информацией, причем службы могут возникать и исчезать по мере необходимости. Некоторые из них становятся популярными и процветают, некоторые отвечают потребностям ограниченного круга пользователей, некоторые вытесняются более совершен­ными конкурирующими службами. Все зависит от потребностей люден в данном способе обмена информацией.

В телефонии каждая новая служба означает новое устройст­во, как, например, факсимильный аппарат. Однако компьютеры - это универсальные устройства и TCP/IP предоставляет им уни­версальное средство связи. Поэтому в Интернете новая служба - это просто другая программа. Если вы программист, вы можете создать целую индустрию, придумав новую службу для Интерне­та. Миллионы людей скопируют вашу программу и у Интернета появится еще одна новая функция.

Наиболее широко используются следующие службы Интер­нета:

Электронная почта (e-mail) - в соответствии с названием это почта-служба для адресной доставки информации, только электронная.

355

FTP («эф-ти-пи») - также одна из старейших служб, исполь­зуется для копирования файлов с компьютера на компьютер. В ftp-архивах Интернета можно найти много полезных программ.

Новости {NEWS, USENET) - это тематические конферен­ции, доски объявлений или газеты, где каждый подписчик одно­временно может быть и автором. Эта служба, так же как и веб - форумы или списки рассылки (похожие по функциям, но отли­чающиеся техническими деталями), предназначена для обмена сообщениями в пределах группы людей, связанных общими ин­тересами. Чтение новостей и ведение дискуссий всегда было очень популярным занятием во все времена существования чело­веческого общества. Создание электронной почты вывело это общечеловеческое хобби на качественно новый уровень. Если электронная почта в основном служит для рассылки почты кон­кретным адресатам, то служба новостей (USENET) построена по принципу открытой конференции - собрания людей для обсуж­дения определенных тем. Причем пользователь одновременно может участвовать в бесчисленном количестве электронных кон­ференций, не боясь пропустить чего-либо.

Вся информация, хранимая в USENET, организована по те­матическому признаку, т.е. служба новостей является своеобраз­ным тематическим каталогом, содержащим мнения людей на ту или иную тему. Сообщения, именуемые также статьями, объе­диненные общей темой, помещаются в тематические группы, на­зываемые группами новостей. Группы новостей, в свою очередь, могуг содержаться внутри других групп, образовывая тематиче­ские иерархии. Каждая группа имеет уникальное имя. Полное характерное имя группы получается последовательным добавле­нием слева направо имен категорий при движении вниз от корня по дереву иерархии. Имена категорий разделяются точкой. На­пример, для новостей, касающихся программирования на языке Бейсик, можно было бы организовать телеконференцию с именем science.computer.programming.basic: последовательность катего­рий science («наука»), computer («компьютер») и programming («программирование»).

Различные группы распределяются между серверами, обра­зующими пространство USENET. Каждый сервер USENET может быть подписан на некоторые группы, существующие на других

356

серверах, т.е. может получать копии хранящихся на них сообще­ний. Одновременно он может публиковать некоторое подмноже­ство групп, расположенных непосредственно на нем, в том числе групп, получаемых по подписке. Таким образом, происходит рас­пространение информации в USENET и обеспечение доступа к ней любого пользователя, независимо от того, к какому из серве­ров USENET он подключен.

Еще одним немаловажным моментом службы USENET яви­лась возможность создания модерированных групп новостей. В модерируемой группе каждое новое сообщение автоматически перенаправляется лицу, выполняющему роль цензора или моде­ратора. Если сообщение не противоречит уставу конференции и «одобрено» модератором, оно становится публично доступным для прочтения. В противном случае - просто удаляется.

Простота и одновременно высокая эффективность реализа­ции распределенного доступа к данным и широкая доступность обеспечили службе новостей Интернета огромную популярность. Практически все поставщики систем электронной почты уже реа­лизовали непосредственную поддержку службы новостей в своих продуктах

Как и электронная почта, USENET реализована по технологии «клиент-сервер». Помимо традиционных специализированных программ (news-клиентов) для чтения сообщений можно исполь­зовать веб-интерфейсы, такие как Google (http://groups.google.com). Кроме чтения сообщений, эти серверы позволяют осуществлять поиск нужного сообщения в огромном архиве. Это намного увели­чивает эффективность работы с USENET.

Служба ICQ (ай-си-кью) предназначена для коммуникаци­онных целей. Это своеобразный Интернет-пейджер, который со­общает вам, кто из ваших друзей или коллег находится на связи в данный момент, и позволяет общаться с ними.

Система ICQ немного напоминает телефонную сеть и по­строена по принципу «клиент-сервер». Каждому абоненту в сети ICQ присваивается уникальный номер UIN (универсальный Ин­тернет-номер). Каждый UIN для безопасности снабжается паро­лем. ICQ-клиент при запуске первым делом соединяется с серве­ром, чтобы сообщить о присутствии в сети и получить информа­цию о пользователях, находящихся в вашем списке. Текущее со-

357

стояние пользователя отслеживается в реальном времени. То есть если человек, находящийся в вашем списке контактов, изменит свое состояние на линии, вы увидите это сразу. Сервер ICQ вы­полняет ту же функцию, что и АТС в телефонной сети, кроме то­го, он хранит информацию о всех пользователях сети.

Основная форма общения в ICQ - обмен короткими (до 450 символов) сообщениями почти в реальном времени. Доступны такие функции, как пересылка файлов, гиперссылок, беседа в ре­альном времени (chat), которая может происходить между не­сколькими пользователями; есть поддержка электронной почты; кроме того, есть возможность посылки отложенных сообщений (если адресата нет на линии).

Chat («чат») в переводе с английского означает «дружеский разговор, беседа, болтовня». В современном Интернете за дан­ным термином закрепилось значение «общения в реальном ре­жиме времени».

Служба ICQ обеспечивает прямое двустороннее общение. Аналогичные службы, обеспечивающие многостороннее обще­ние, назьюаются форумами прямого общения или chat-конфе- ренциями, или просто чатами (IRC - Internet Relay Chat).

IRC — многопользовательская система общения, в которой люди общаются на специальных «каналах» или лично. Каналы можно сравнить с комнатами — пользователи «заходят» на канал и после этого любая фраза может быть услышана всеми, кто нахо­дится на том же канале, вне зависимости от того, где находятся собеседники. Такая организация работы некоторым образом напо­минает рассмотренную выше службу USENET, однако важным отличием является то, что работа в IRC-каналах производится в реальном режиме времени, а сообщения пользователей хранятся весьма короткое время. При необходимости Вы можете общаться лично — Ваше сообщение увидит только тот, кому Вы его послали (аналогия с ICQ).

Для общения используется «клиент-сервер». Специальная программа — IRC-клиент — устанавливает соединение с ближай­шим IRC-сервером. Все IRC-серверы объединены между собой. Таким образом, получается своего рода «сеть в сети» — достаточ­но подключиться к любому ее серверу, чтобы начать общение.

358

Однако существуют специальные серверы, предоставляю­щие веб-интерфейс для общения, т.е., пользователю нет необхо­димости устанавливать специальное программное обеспечение, а достаточно лишь зайти на стартовую страницу такого сервера с помощью обычного браузера и зарегистрироваться - ввести псевдоним, под которым пользователь будет работать. После можно начинать общение: читать реплики собеседников, наби­рать свои фразы.

«Всемирная паутина» (World Wide Web, или WWW, или просто «веб») - служба, которая совмещает в Интернете функ­ции электронного издательства и библиотеки. С точки зрения чи­тателя все публикации в Интернете представляют собой один по­стоянно дописываемый многими авторами гигантский документ, связанный паутиной перекрестных ссылок, что и дало название этой службе (Всемирная Паутина). Особенность публикаций в Интернете- это широкое использование средств мультимедиа (изображения, звук, видеоролики), наличие ссылок на другие страницы внутри документа и на другие документы, где бы они ни хранились.

<<Всемирная Паутина» - лицо современного Интернета. По­явление этой службы сделало работу с информацией легкой и приятной, привлекло в ряды пользователей Сети сотни миллио­нов людей.

Чтобы узнать новости, научиться чему-нибудь или просто развлечься, люди смотрят телевизор, слушают радио, читают га­зеты, журналы, книги. Всемирная Паутина тоже предлагает сво­им пользователям радиовещание, видеоинформацию, прессу, книги, но с той разницей, что все это можно получить, не выходя из дома. Не важно, в каком виде представлена интересующая вас информация (текстовый документ, фотография, видеоролик или звуковой фрагмент) и где эта информация находится географиче­ски - в России, Австралии или на Берегу Слоновой Кости: вы по­лучше ее в считанные минуты на свой компьютер.

Кроме уникальной быстроты получения необходимой ин­формации, следует отметить и то, что службы Интернета работа­ют круглосуточно н без выходных. Развитие Всемирной Паутины послужило началом продолжающегося до сих пор бума Интерне­та. Однако причина столь бурного роста сети состоит не столько

359

в том, что ее службы предлагают удобные средства для обмена информацией и доступа к ней, сколько в том, что в Сети есть та информация, которая вам необходима. Кроме того, часто оказы­вается, что эту информацию нельзя получить ни в каком другом месте. Между тем информационные ресурсы Всемирной Паути­ны создаются самими пользователями. Для создания публикации во Всемирной Паутине пользователю нужен только компьютер, подключенный к Интернету, и минимум навыков работы с ним. Несколько минут работы и сообщение или документ становится доступным всем пользователям Сети.

Публикация в Интернете, как и обычная публикация на бу­мажном носителе (журнал, газета, книга), состоит из упорядочен­ных страниц, на которых представлен форматированный текст и иллюстрации в виде картинок. Однако в отличие от бумажной публикации, страницы в Интернете электронные — так называе­мые веб-страницы, в которые можно включить и звуковое сопро­вождение, и видеоролик, что значительно повышает восприятие информации пользователем.

Вообще подготовка веб-страницы очень схожа с издатель­ской деятельностью. В процессе подготовки веб-публикации все происходит так же, как и при подготовке обычной публикации: готовятся тексты, графические материалы, затем происходит оформление и верстка. При оформлении веб-публикации учиты­ваются специфические особенности электронной среды, а вместо печати в типографии материалы выкладываются на веб-сервер. Расходы на поддержание страницы в Интернете на несколько по­рядков меньше типографских расходов, необходимых для изда­ния бумажного аналога со сходным тиражом, что существенным образом снижает стоимость публикации.

Кроме того, веб-страница может включать в себя так назы­ваемые гипертекстовые ссылки {гиперссылки), соединяющие контекст, в котором они находятся, с другим контекстом в рамках того же или другого текста, находящегося на произвольном сер­вере Сети.

Описанные уникальные свойства веб-страницы реализуются благодаря использованию так называемого гипертекста. При подготовке гипертекстовых документов для WWW текст специ­альным образом размечается с помощью языка разметки HTML

360

(HyperText Markup Language, что в переводе и означает «язык разметки гипертекстов»). Гипертекстовые файлы имеют расши­рение .htm иди .html.

Как и большинство других служб Интернета, Всемирная Паутина работает в рамках модели «клиент-сервер». В качестве сервера, как правило, выступает постоянно подключенный к Сети компьютер, на котором работает специальная программа. Именно эту программу чаще всего и называют веб-сервером. Клиентом является любой компьютер, подключенный в данный момент к Интернету, на котором запущена программа просмотра веб­публикаций - браузер (броузер) (от англ. browse — листать, про­листывать). Работа браузера заключается в обмене информацией с веб-сервером, получении необходимых пользователю докумен­тов, обработке полученной гипертекстовой информации и ото­бражении документа на экране. Обмен информацией между веб­сервером и браузером осуществляется с использованием прото­кола HTTP.

14.5 Работа с браузером

Просмотр Web-страниц осуществляется с помощью специ­альных программ просмотра - браузеров (броузеров). В настоя­щее время существует множество Web-браузеров, но наиболее популярными считаются Internet Explorer от компании Microsoft и Netscape Navigator от компании Netscape Communications.

Работу с браузером рассмотрим на примере программы Internet Explorer 5.0, входящей в состав операционной системы Windows 98 SE, Windows 2000, а также в состав пакета приклад­ных программ Microsoft Office 2000.

Программа Internet Explorer позволяет:- загружать Web-страницы с удаленных серверов вместе со

встроенными объектами;- просматривать Web-страницы, принятые из Сети и вос­

производить встроенные в них объекты;- сохранять принятые Web-документы на жестком диске

компьютера в виде, пригодном для их последующего автономно­го просмотра без подключения к Сети;

361

— просматривать ранее принятые и сохраненные Web- документы;

— одновременно выполнять операции с несколькими Web- документы в разных окнах Обозревателя.

Найти Web-страницу в Интернет или сделать на нее ссылку можно с помощью универсального указателя ресурсов (адреса страниц), который включает в себя способ доступа к документу, имя сервера, на котором находится документ, а также путь к файлу.

Способ доступа к документу определяется используемым протоколом передачи информации. Для доступа к Web- страницам используется протокол передачи гипертекста HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).

Например, для начальной Web-страници Internet Explorer универсальный указатель ресурсов принимает вид http://home.microsoft.com/intl/ru/ и состоит из трех частей: http:// — протокол доступа; home.microsoft.com — имя сервера фирмы Microsoft; /intl/ги/ —- путь к файлу.

Вместе с браузером на компьютер обычно устанавливается программа для пользования службами электронной почты (e-mail) и новостей (news). По сути дела, браузер является основ­ной программой для доступа к службам Сети. Через него можно получить доступ практически к любой службе Интернета, даже если браузер не поддерживает работу с этой службой. Для этого используются специальным образом запрограммированные веб­серверы, которые связывают Всемирную Паутину с данной служ­бой Сети. Примером такого рода веб-серверов являются много­численные бесплатные почтовые серверы с веб-интерфейсом (см. http://www.mail.ru)Навигация

Работа с браузером начинается с того, что пользователь на­бирает в адресной строке (Адрес) URL того ресурса, к которому он хочет получить доступ, и нажимает клавишу Enter.

Процесс загрузки Web-страницы происходит в несколько этапов, различающихся тем, что происходит в строке состояния:

— в системе DNS выполняется поиск IP-адреса узла по его доменному имени (Поиск узла...);

362

- устанавливается соединение с сервером (Узел найден. Устанавливается соединение. Ожидается ответ...);

- отправляется запрос на получение файла (Начало загруз­ки...);

- производится прием файла (Открытие страницы...).Содержащиеся в полученной веб-странице текстовые гипер­

ссылки, как правило, выделяются цветом, отличным от цвета ос­тального текста документа, и подчеркиваются. Ссылки, указы­вающие на ресурсы, которые пользователь еще не просматривал, и ссылки на уже посещенные ресурсы обычно имеют разный цвет. Изображения также могут функционировать как гипер­ссылки. Независимо от того, текстовая ссылка или графическая, если навести на нее курсор мыши, его форма изменится. Одно­временно в статусной строке браузера появится адрес, на кото­рый указывает ссылка.

При нажатии на гиперссылку браузер открывает в рабочем окне ресурс, на который она указывает, при этом предыдущий ресурс из него выгружается. Браузер ведет список просматривае­мых страниц, и пользователь при необходимости может вернуть­ся назад по цепочке просмотренных страниц. Для этого нужно щелкнуть мышкой на кнопке Назад (Back) в меню браузера, - и он вернется к странице, которую вы просматривали до того, как открыли текущий документ.

Каждый раз, когда вы будете нажимать на эту кнопку, брау­зер будет возвращаться на один документ назад в списке посе­щенных документов. Если вдруг вы вернулись слишком далеко назад, воспользуйтесь кнопкой Вперед (Forward) меню браузера. Она поможет вам переместиться вперед по списку документов.

Кнопка Стоп (Stop) остановит загрузку документа. Кнопка Обновить (Reload) дает возможность перезагрузить текущий документ с сервера.

Браузер в своем окне может показать лишь один документ, для показа другого документа он выгружает предыдущий. От­крытие нового окна осуществляется с помощью меню Файл—►Создать—»Окно (или комбинацией клавиш Ctrl + N).

363

Работа с документомБраузер позволяет производить над документом набор стан­

дартных операций. Загруженную в него веб-страницу можно рас­печатать (кнопка Печать (Print) или из меню Файл —» Печать), сохранить на диск (Файл —► Сохранить как...). Можно найти интересующий вас фрагмент текста в загруженной странице. Для этого используйте Правка — * Найти на этой странице.... А если вас интересует, как выглядит данный документ в исходном ги­пертексте, который обработал браузер, то выберите Вид —* про­смотр HTML - кода.

Когда в процессе работы в Интернете пользователь находит особенно интересную для него страницу, он использует преду­смотренную в браузерах возможность устанавливать закладки (по аналогии с закладками, отмечающими интересные места книги). Для этого необходимо выполнить: Избранное —> Добавить в из­бранное. После этого новая закладка появляется в списке закла­док, который можно просмотреть, нажав кнопку Избранное или через меню Избранное.

Существующие закладки можно удалять, изменять, органи­зовывать в папки с помощью команды Избранное —* Упорядо­чить избранное.

Браузеры работают на компьютерах под управлением самых разных операционных систем. Это дает основание для того, что­бы говорить о независимости Всемирной Паутины от типа при­меняемого пользователем компьютера и операционной системы. Поиск информации в Интернет

Современная Сеть в состоянии предложить своему пользо­вателю массу информации самого разного профиля. Здесь можно познакомиться с новостями, интересно провести время, получить доступ к разнообразной справочной, энциклопедической и учеб­ной информации.

Однако у обилия информации есть и отрицательная сторона: с ростом количества информации становится все труднее и труд­нее найти ту информацию, которая нужна в данный момент. По­этому самая главная проблема, возникающая при работе с Сетью- быстро найти нужную информацию и разобраться в ней, оце­нить информационную ценность того или иного ресурса для сво­их целей.

364

Для решения проблемы поиска нужной информации в Ин­тернете существует отдельный вид сетевого сервиса. Речь вдет о поисковых серверах или поисковых машинах.

Поисковые серверы достаточно многочисленны и разнооб­разны. Принято различать поисковые индексы и каталоги.

Серверы-индексы работают следующим образом: регулярно прочитывают содержание большинства веб-страниц Сети («ин­дексируют» их) и помещают их полностью или частично * об­щую базу данных. Пользователи поискового сервера имеют воз­можность осуществлять поиск по этой базе данных, используя ключевые слова, относящиеся к интересующей их теме. Выдача результатов поиска обычно состоит из выдержек рекомендуемых вниманию пользователя страниц и их адресов (URL), оформлен­ных в виде гиперссылок. Работать с поисковыми серверами этого типа удобно в том случае, если имеется четкое представление о предмете поиска.

Серверы-каталоги представляют собой многоуровневую классификацию ссылок, построенную по принципу «от общего к частному». Иногда ссылки сопровождаются кратким описанием ресурса. Как правило, возможен поиск в названиях рубрик (кате­гориях) и описаниях ресурсов по ключевым словам. Каталогами пользуются тогда, когда не вполне четко знают, что именно ищут. Переходя от самых общих категорий к более частным, можно определить, с каким именно ресурсом Сети следует озна­комиться. Поисковые каталоги уместно сравнивать с тематиче­скими библиотечными каталогами или классификаторами. Веде­ние поисковых каталогов частично автоматизировано, но до сих пор классификация ресурсов осуществляется главным образом вручную.

Поисковые каталоги бывают общего назначения и специали­зированные. Поисковые каталоги общего назначения включают в себя ресурсы самого разного профиля. Специализированные ка­талоги объединяют только ресурсы, посвященные определенной тематике. Им часто удается достичь лучшего охвата ресурсов из своей области и построить более адекватную рубрикацию.

В последнее время поисковые каталоги общего назначения и индексирующие поисковые серверы интенсивно интегрируются, успешно сочетая их преимущества. Поисковые технологии тоже

365

не стоят на месте. Традиционные индексирующие серверы ищут в базе данных документы, содержащие ключевые слова из поис­кового запроса. При таком подходе очень сложно оценить значе­ние и качество ресурса, выдаваемого пользователю. Альтерна­тивный подход — искать такие веб-страницы, на которые ссыла­ются другие ресурсы по данной тематике. Чем больше ссылок на страницу существует в Сети, тем больше шансов, что вы ее най­дете. Такой своеобразный мета-поиск осуществляет поисковый сервер Google (http://www.google.com/), появившийся совсем не­давно, но уже отлично себя зарекомендовавший.Работа с поисковыми серверами

Работа с поисковыми серверами не составляет большого труда. В адресной строке браузера набираете его адрес, в строке запроса набираете на нужном языке ключевые слова или фразу, соответствующие ресурсу или ресурсам Сети, которые вы хотите найти. Затем нажимаете мышью на кнопку Поиск/Найти (Search) и в рабочее окно браузера загружается первая страница с результатами поиска.

Обычно поисковый сервер выдает результаты поиска не­большими порциями, например, по 10 на одну страницу выдачи. Часто они занимают больше одной страницы. Тогда под списком рекомендуемых ссылок будет находиться ссылка, предлагающая перейти к следующей «порции» результатов поиска.

Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 следующая»

В идеальном случае тот ресурс, который вы ищете, поиско­вый сервер поместит на первую страницу результатов поиска и вы сразу распознаете нужную ссылку по краткому описанию. Однако часто приходится просмотреть несколько ресурсов, пре­жде чем обнаруживается подходящий. Как правило, пользователь просматривает их в новых окнах браузера, не закрывая окно браузера с результатами поиска. Иногда поиск и просмотр най­денных ресурсов ведется в одном и том же окне браузера. Формирование запросов

Успех поиска информации напрямую зависит от того, на­сколько грамотно вы составили поисковый запрос.

366

Рассмотрим простой пример. Предположим, вы хотите ку­пить компьютер, но не знаете, какие модификации сегодня суще­ствуют и каковы их характеристики. Чтобы получить требуемую информацию, можно воспользоваться Интернетом, задав запрос поисковой машине. Если зададим в строке поиска слово «компь­ютер», то результатом поиска будет более 6 миллионов (!) ссы­лок. Естественно, среди них есть и страницы, удовлетворяющие нашим требованиям, однако найти их среди такого количества не представляется возможным.

Если же написать: «какие модификации компьютеров суще­ствуют сегодня», то поисковый сервер предложит вам просмот­реть около двухсот страниц, но ни одна из них не будет строго соответствовать запросу. Другими словами, в них встречаются отдельные слова из вашего запроса, но речь может идти совсем не о компьютерах, а, скажем, о существующих модификациях стиральных машин или о количестве компьютеров, имеющихся в наличии на складе какой-то фирмы на этот день.

Вообще с первого раза удачно задать вопрос поисковому серверу получается не всегда. Если запрос короткий и в нем при­сутствуют только часто употребляемые слова, может быть найде­но очень много документов, сотни тысяч и миллионы. Наоборот, если ваш запрос окажется слишком детализированным или в нем будут использованы очень редкие слова, вы увидите сообщение о том, что ресурсов, отвечающих вашему запросу, в базе сервера не найдено.

Постепенное сужение или расширение фокуса поиска через увеличение или уменьшение списка ключевых слов, замена не­удачных поисковых терминов на более удачные помогут вам улучшить результаты поиска.

Кроме количества слов важную роль в запросе играет их со­держание. Ключевые слова, составляющие поисковый запрос, обычно просто разделяются пробелами. Необходимо помнить, что различные поисковые серверы по-разному интерпретируют это. Некоторые из них отбирают по такому запросу только доку­менты, содержащие все ключевые слова, т.е. воспринимают про­бел в запросе как логическую связку «и». Некоторые интерпрети­руют пробел как логическое «или» и ищут документы, содержа­щие хотя бы одно из ключевых слов.

367

При формировании поискового запроса большинство серве­ров позволяют в явном виде указать логические связки, объеди­няющие ключевые слова, и задать некоторые другие параметры поиска. Логические связки обычно обозначаются с помощью анг­лийских слов AND, OR, NOT. На разных поисковых серверах при формировании расширенного поискового запроса используется разный синтаксис - так называемый язык запросов. С помощью языка запроса вы можете указать, какие слова обязательно долж­ны встретиться в документе, каких быть не должно, какие жела­тельны (т.е. могут быть, а могут не быть).

Как правило, современные поисковые машины используют при поиске все возможные словоформы использованных слов. То есть независимо от того, в какой форме вы употребили слово в запросе, поиск учитывает все его формы по правилам русского языка: например, если задан запрос «идти», то в результате поис­ка будут найдены ссылки на документы, содержащие слова «ид­ти», «идет», «шел», «шла» и т.д.

Обычно на титульной странице поискового сервера присут­ствует ссылка Помощь (англ. Help), обратившись к которой пользователь может ознакомиться с правилами поиска и языком запросов, используемых на данном сервере.

Еще один очень важный момент - это выбор подходящего для ваших задач поискового сервера. Если вы ищете какой-либо определенный файл, то лучше воспользоваться специализиро­ванным поисковым сервером, который индексирует не веб­страницы, а файловые архивы в Интернете. Примером таких по­исковых серверов может служить FTP Search (http://ftpsearch.lycos.com), а для поиска файлов по российским архивам лучше воспользоваться российским аналогом — http://www.filesearch.ru.

Для поиска программного обеспечения используют архивы программного обеспечения, такие как http://www.tucows.com/, http://www.windows95.com, http://www.freeware.ru.

Если веб-страница, которую вы ищете, расположена в рус­ской части Сети, возможно, стоит воспользоваться русскими по­исковыми серверами. Они лучше работают с русскоязычными поисковыми запросами, снабжены интерфейсом на русском язы­ке. ✓ или У мЯи1Дйж1мИш1

368

В таблице 14.1 приведен список некоторых наиболее извест­ных поисковых серверов общего назначения. Все эти серверы в настоящее время предлагают и полнотекстовый поиск, и поиск по категориям, сочетая в себе, таким образом, достоинства индекси­рующего сервера и сервера-каталога.

Таблица 14.1 Список наиболее популярных поисковых сер­веров общего назначения.

Англоязычные Русскоязычные] http://www.yahoo.com 1 http://www.yandex.ru! http://altavista.digital .сот j http://www.rambler.ru

http ://www.hotbot.com | http://www.aport.ru1 http://www.infoseek.com j http://www.li9t.ru! http://www.northemlight.cotn | http://www.i0.ru! http://www.google.com

14.6 Электронная почта

Электронная почта по своему действию похожа на обыч­ную, поэтому освоение принципов ее работы не должно вызвать особых затруднений у пользователя. Ее главное отличие в том, что пересылаются не физические предметы (письма, бандероли, посылки), а их информационные образы. Это как накладывает ряд ограничений, так и дает ряд преимуществ электронной пере­писке над обычной. Поэтому нельзя рассматривать электронную почту как альтернативу почтовым службам, существующим во всех уголках планеты. Можно говорить лишь о дополнении одно­го вида связи другим.

Основным достоинством электронной почты является опе­ративность доставки писем. Обычно электронные письма дости­гают любой точки земного шара за несколько минут. Так же как факс, она позволяет передавать не только текст, но и изображе­ние, однако при этом вы не используете междугороднюю или международную телефонную связь и качество изображения не ухудшается при передаче.

Электронная почта не использует географическую адреса­цию. Адрес электронной почты выглядит так:

369

имя_полъзователя@имя_домена, (например. ivanov@mail.ru)

Символ @ - это разделитель, показывающий, где в адресе заканчивается имя пользователя и начинается имя домена. По- русски его часто называют «собакой» или «лягушкой», а по- английски это обозначает предлог «at», т.е. в нашем примере пользователь «ivanov» на домене «mail.ru».

Служба электронной почты работает по известному вам принципу «клиент-сервер». На компьютере пользователя стоит клиентская почтовая программа, которая периодически связыва­ется с почтовым сервером, на котором зарегистрирован элек­тронный почтовый ящик пользователя. В ходе сеанса связи про­исходят отсылка исходящей корреспонденции, подготовленной к отправке пользователем, и получение входящей корреспонденции на компьютер пользователя. После этого сеанс связи заканчива­ется и компьютеры разъединяются. Создание писем, работа с входящей почтой производятся пользователем с помощью той же клиентской программы на своем компьютере без подключения к Интернету.

Дальнейший маршрут движения вашего сообщения зависит от множества факторов - географического положения адресата, исправности каналов связи, почтовых серверов, степени их за­груженности и множества других. Если какое-то из ваших писем не может быть сразу доставлено адресату, например, если в дан­ный момент не работает сервер, на котором находится его почто­вый ящик, то ваше письмо будет поставлено в очередь на отправ­ку. Каждые 10-15 минут будут производиться новые попытки. Если через несколько часов ваше сообщение все еще не отправ­лено, вы получаете первое (предварительное) уведомление, к ко­торому приложена копия вашего сообщения. Это уведомление имеет информационный характер и не требует от вас никакой реакции. Попытки отправить ваше сообщение продолжаются еще несколько дней. Если они по-прежнему безуспешны, то вы полу­чаете второе (окончательное) уведомление с копией вашего со­общения. Почтовая служба устроена таким образом, что в любом случае ваше письмо не может просто бесследно исчезнуть.

370

Почтовые программы для персональных компьютеров ис­пользуют разные протоколы для приема и отправки почты. Это связано с тем, что входящая и исходящая электронная почта об­рабатываются по-разному, т.е., они основаны на двух разных протоколах. При отправке почты программа взаимодействует с сервером исходящей почты или SMTP-сервером по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простейший протокол пе­редачи почты). При приеме почты программа взаимодействует с севером входящей почты или РОРЗ-сервером по протоколу POP3 (Post Office Protocol — протокол почтового отделения). Это мо­гут быть как разные компьютеры, так и один и тот же компьютер. Вам необходимо получить имена этих серверов у своего провай­дера. Иногда для приема почты используется более современный протокол - IMAP, который позволяет, в частности, выборочно копировать пришедшие для вас письма с почтового сервера на ваш компьютер. Чтобы использовать этот протокол, необходимо, чтобы он поддерживался как вашим провайдером, так и вашей почтовой программой.Работа с почтовыми программами

Существует достаточно много почтовых программ, значи­тельная часть из которых распространяется бесплатно. Все они довольно похожи и лишь немного различаются по оформлению, своим дополнительным возможностям и по степени соответствия пришлым стандартам. Ниже приводится описание наиболее рас­пространенных почтовых программ для Windows 95/98.

Microsoft Internet Mail - поставляется в составе операцион­ной системы, начиная с Windows 95 версии OSR2; более свежая версия, в том числе русифицированная, может быть бесплатно скопирована с сервера www.microsoft.com. Не поддерживает IMAP.

Microsoft Outlook Express — программа, предоставляющая более широкие возможности по работе с электронными сообще­ниями от того же производителя, входит в состав Microsoft Office и Microsoft Internet Explorer. Может быть бесплатно скопирована с того же сервера. Поддерживает IMAP и имеет большое количе­ство разнообразных настроек.

371

Netscape Messenger - бесплатная программа фирмы Netscape, входит в состав Netscape Communicator. По своим возможностям аналогична Outlook Express.

Eudora — почтовая программа фирмы Qualcomm. Облегчен­ная версия (Eudora Lite), может быть бесплатно скопирована на сервере www.eudora.com, более полная версия продается за день­ги. Ранее пользовалась очень большой популярностью, но с появ­лением бесплатных программ других производителей практиче­ски перестала развиваться. Категорически не рекомендуется для переписки по-русски.

The Bat! — быстро набирающая популярность программа от фирмы RITLABS. Отличается высокой гибкостью настройки, возможностью ведения нескольких почтовых ящиков, настройкой фильтров и сортировки корреспонденции.

Конфигурирование почтовых программ отличается друг от друга. Однако есть некоторые свойства и настройки, общие для всех программ. Так, для того, чтобы настроить почтовую про­грамму для работы с определенным почтовым ящиком (п/я), не­обходимо ввести ей следующую информацию:

1. Зарегистрированный электронный адрес.2. Адрес SMTP-cepeepa.3. Адрес POP3 (IMAP)-cepeepa.4. Имя пользователя и пароль для доступа к п/я (регистриру­

ется при создании п/я).Рассмотрим структуру электронного письма. Как и обычное

письмо, электронное состоит из конверта, называемого заголовок письма, и собственно письма - тела письма.

Заголовок письма содержит сопроводительную информацию к письму. Некоторая служебная информация вписывается в заго­ловок почтовыми программами автоматически и предназначена для правильной маршрутизации письма, уведомления почтовой программы получателя о дате, времени отправки письма, об имеющихся присоединенных файлах и т.д. Часть информации, вводимой отправителем:

Кому: (То:) — адрес получателя письма;Копия: (Сс:) - перечень адресов, на которые необходимо

отправить копию данного письма; Все: - адреса, на которые тоже

372

нужно выслать копию, но так, чтобы про это не знал основной адресат;

Тема: (Subject:) — тема письма, т.е. о чем оно.

т а я т ь пепипдь переадресовать аачать распечатать загпяо&ж т л и т ь I

заголовокписьма

Й г адрес» | в фильтры | в э д и ь й список | — и ш в а ш о в и

4 К и р ;HffiIK<ipkpkps?failai<3mairu>

^F ri, 30 Jul200412:35:07 40700

k T e * | f o НСЭОиЕСЭО Д

Кодировка: ям | kol j dos | р с | g j Пвриесш^епдцц

Х у д а в ,Извлек, файл о КС30 вяоязша в это писыю, а тематику сенннаров обсудин при встрече в Киеве.Шнара

телописьма

Из перечисленных полей только поле «Кому» обязательно к заполнению.

Тело письма содержит собственно текст сообщения. К пись­му можно прикрепить файлы, которые будут отправлены адреса­ту вместе с письмом в виде приложения к нему. Для этого нужно нажать соответствующую кнопку (часто она обозначена скреп­кой), которая позволит вам выбрать файл с вашего жесткого дис­ка. В качестве приложения можно посылать любые файлы: про­граммы, звуковые файлы, графические файлы и т.д.

Каждая почтовая программа после установки автоматически создает, как минимум, три папки: для входящих писем, для от­правленных (здесь сохраняются копии посланных вами писем) и мусорная корзина (сюда временно поступают удаляемые письма на тот случай, если вы стерли их по ошибке). Обычно почтовые программы позволяют создавать дополнительные папки, чтобы сортировать по ним приходящую почту, заводить одну или не­сколько адресных книг с часто используемыми адресами, автома­тически фильтровать входящую почту (например, автоматически направлять в мусорную корзину письма с определенного адреса) и т.п. Эти дополнительные возможности можно изучать по мере необходимости и по мере роста объема вашей переписки. Они

373

подробно описаны в документации на вашу почтовую программу в пункте меню Help (Справка).

14.7 Общая информация о программе The Bat!

Программа The Bat! предназначена для осуществления поч­товой переписки в рамках сети Интернет. Основные цели, кото­рые преследовались при разработке этой программы, это:

- обеспечение эффективной работы с большим объемом переписки. Для этого в программу включена система сортировки писем, позволяющая сортировать входящие, исходящие и прочи­танные письма в установленном пользователем порядке;

- создание простого и удобного интерфейса с пользовате­лем;

- поддержка работы с несколькими почтовыми ящиками, с возможностью обмена письмами между ними без особых ухищ­рений;

- максимальное уменьшение задержек при работе. Про­грамма написана с использованием многозадачных возможностей системы Windows. Это означает, что пользователь может одно­временно получать/принимать почту, не прерывая процесса чте­ния или написания других писем;

- создание действительно многоязычного интерфейса. The Bat! может «разговаривать» с использованием нескольких языков без каких-либо затруднений — достаточно просто выбрать нуж­ный язык в главном меню программы.

Помимо этого, почтовая программа The Bat! позволяет управлять письмами, находящимися на сервере, в интерактивном режиме, обладает удобным редактором писем, адресной книгой и достаточно широким набором функций работы с письмами и папками.

Почтовая система разрабатывалась именно как средство об­легчения деловой переписки там, где нужно обрабатывать, струк­турировать и сортировать большие потоки корреспонденции, гибко используя при этом графический интерфейс именно для создания комфортной работы, а не для загромождения рабочего

374

поля ненужными или редко используемыми элементами развле­кательного характера.Главное окно программы The Bat!

Главное окно программы представляет собой обычное окно в стиле Windows с меню, стыкуемыми инструментальными пане­лями (постоянно присутствуют три панели), древовидными ото­бражениями, окнами графических списков с заголовками столб­цов и другими элементами управления.

Примерный вид окна представлен на рисунке ниже. Это ги- перграфическое изображение. Щелкнув мышью по заинтересо­вавшему Вас элементу управления главного окна, Вы откроете окно с описанием этого элемента.Создание нового сообщения

Новое сообщение может быть создано несколькими различ­ными способами:

1. Щелкнуть по кнопке Написать сообщение ; '*3 (Create a new message) на инструментальной панели или выбрать в глав­ном меню программы пункт Сообщение —* Написать (Mes­sage —* New). В этом случае Вы можете ввести адрес вручную или воспользоваться ниспадающим меню адресов.

2. Выбрать нужный адрес в окне Адресная книга, в которое можно попасть либо щелкнув по кнопке Адресная книга (Ad­dress Book) на инструментальной панели, либо из меню Инстру­менты —*■ Адресная книга (Tools —*• Address Book) и выбрав в этом окне пункт меню File —*• New message.

3. Двойной щелчок по нужному адресу в окне Адресная книга.

4. При просмотре сообщений щелкнуть правой кнопкой мы­ши — появится всплывающее меню, в котором следует выбрать пункт Create a new message. Если при этом в тексте письма при­сутствовал e-mail адрес, он автоматически будет вставлен в поле «Кому:».

5. Нажать одновременно на клавиши Ctrl + N.Работа с редактором сообщений

Окно редактора сообщений появляется всякий раз, когда Вы редактируете, посылаете новое сообщение. Окно редактора со­общений содержит меню, панель инструментов, заголовок сооб-

375

щений, панель статуса, окно присоединенных файлов и тело со­общения (редактор текстов с проверкой орфографии).

| Письмо Правка Поиск Сервис Орфография PGP Вид Параметры

Панель Меню обеспечивает выполнение общих команд, ко­торые используются во время редактирования сообщения, вклю­чая следующие:

- сохранение сообщений различными способами;- присоединение файлов;- стандартные функции редактирования — такие операции,

как Копировать/Вставить/Вырезать текст, а также дополни­тельные Вставить/Копировать в/с файлов на диске, вставить как цитату;

- специальные операции — такие, как переключение типов блоков, вставка текущей даты/времени;

- функции проверки орфографии;- функции и опции PGP;- изменение опций вида (подключить/отключить служеб­

ную информацию, текст оригинального сообщения при ответе, панель инструментов);

- изменение настроек сообщения — таких, как срочность, кодировочные символы, подтверждение получения и активный почтовый ящик, из которого сообщение должно быть послано.

Панель инструментов расположена ниже строки меню и со­держит несколько кнопок, назначение каждой выводится в виде ярлыка, если поместить на нее указатель мыши. Использование инструментальной панели позволяет выполнять часто повторяю­щиеся операции одним щелчком.

Заголовки исходящих писем содержат шесть полей: От, Обратный адрес, Кому, Копия, ВСС, Тема и Следует за. Все эти поля можно непосредственно редактировать. Для перемеще­ния курсора между полями пользуйтесь клавишами Tab/Shift + Tab или стрелками Вверх/Вниз, или щелкните по выбранному полю мышью. Большинство заголовочных полей имеет выпа­

376

дающий список ранее введенных значений, который можно ис­пользовать для автоввода, вызвав его нажатием комбинации кла­виш Alt + 1.

Кому: I

Копия

Тена:

Адресные поля (Кому, Копия и ВСС) имеют быстрые кноп­ки для вызова диалога выбора адресов.

Для этого также можно использовать комбинацию клавиш Shift + Enter. Другая возможность - это быстрый вызов адресно­го ниспадающего меню нажатием либо Alt + Enter, либо щелч­ком правой кнопки мыши — это меню содержит адреса из адрес­ной книги с установленной опцией «Favorite». Когда Вы наби­раете адрес. Вы можете нажать Ctrl + Plus, чтобы The Bat! нашел адреса, начинающиеся с тех символов, которые Вы успели напе­чатать. Нажав Ctrl + Plus снова, перейдем на другой адрес со сходными именем и адресом.

Поля От and Обратный адрес содержат идентификатор от­правителя и адрес, на который должен бьггь отправлен ответ. Эти поля могут быть отредактированы непосредственно или выбором предлагаемых адресов из ниспадающего списка или выбором ак­тивного почтового ящика из меню Свойства.

Поле Тема — это короткий текст, характеризующий содер­жание сообщения. Это поле можно не заполнять, хотя почтовый этикет требует включать тему в каждое письмо.

Панель статуса расположена ниже тела сообщения. Она по­казывает текущий статус редактора и настройки сообщения (по секциям, слева направо): позицию курсора, флаг модификации, текущий тип блока, текущий режим ввода, срочность сообщения, флаг подтверждения получения, тип кодировочной таблицы). Ес­ли Вы щелкнете правой кнопкой мыши в любой секции, кроме двух первых, появится контекстное меню, в котором можно из­менить соответствующие опции.Отправка сообщений

Для отправки сообщений их адресатам Вы должны устано­вить связь с почтовым сервером. Если Вы находитесь в окне ре-

377

дактирования сообщений и только что закончили редактировать сообщение, используйте команду меню Сообщение —* Отпра­вить немедленно (Message —* Send now). Если с отправкой письма возникнут проблемы на SMTP сервере, редактор сообще­ний вновь появится на экране, иначе Вы сможете увидеть что произошло с Вашим письмом на Панели журнала сообщений главного окна программы. Бели Вы поместили письмо в Outbox, используйте команду меню Ящик —» Отправить отложенные сообщения (Account —► Send queued mail) и, если сообщение не было отправлено (т.е. сообщение не было перемещено из папки Outbox в папку Sent или в другую папку, определенную прави­лами сортировки), снова проверьте журнал сообщений. Технология работы с почтовой программой The Bat!

Чтобы написать новое письмо, необходимо выполнить сле­дующую последовательность команд:

1. Запустить The Bat! (Пуск —> Программы —> The Bat!).2. Выполнить команду Письмо —> Написать или нажать на

значок.В появившемся окне в строке Кому: набрать адрес напри­

мер: usproo@mail.kz.Заполните поле Тема; Напишите письмо.Если необходимо прикрепить файл выполните следующее: .Сервис —> Прикрепить файлы —> MIME кодированиеВ появившемся окне - файл ере найдите необходимый файл,

выделите его и нажмите Открыть.Должна появиться панель, в которой виден прикрепленный

файл.Можно отправлять письмо. Для этого нажмите на кнопку

Прием и отправка писем происходит при подключенном

I (Прием) и ВбИ (Отправ­ка).

Вопросы1. Интернет. Назначение. Краткая история.2. Принцип организации сети Интернет.

378

3. В чем разница между постоянным и динамическим IP - адресом?

4. Из каких частей состоит универсальный указатель ресур­сов?

5. Охарактеризуйте известные вам службы Интернет.6. Как называется и обозначается протокол доступа к Web-

страницам?7. В чем состоит особенность службы ICQ?8. Расскажите об основных функциях Web-браузера. Прин­

цип работы браузеров. Примеры.9. Что такое гипертекст?10. Как используется технология гипертекста в Интернет?11. Назовите этапы работы поискового указателя.12. Электронная почта. Назначение. Организация работы с

почтовыми программами.13. Общие принципы работы с программой The Bat!14. Чем электронная почта удобнее обычной почты? В чем

вы видите преимущество электронной почты по сравнению с те­лефонной связью?

15. Какие протоколы используются в электронной почте? Зачем нужны два разных протокола?

Для самостоятельной работы1. Выясните, какое аппаратное и программное обеспечение

установлено в вашем кабинете информатики для организации работы в сети Internet.

2. Организуйте прием и отправку сообщений по электрон­ной почте.

3. Составьте сравнительную характеристику нескольких поис­ковых систем.

4. Составьте и отправьте сообщение по электронной почте. Осуществите прием сообщений, поступивших на ваш почтовый адрес.

5.Осуществите поиск информации в Интернете по заданию учителя.

379

ЛИТЕРАТУРА

1- Типовые правила документирования и управления докумен­тацией в государственных организациях Республики Казах­стан. - Астана: Елорда, 2003. - 104 с.

2. Государственный стандарт Республики Казахстан (СТ РК 1042-2001). Организационно-распорядительная документа­ция. Требования к оформлению документов. — Астана, 2001. — 38 с.

3. Государственный стандарт Республики Казахстан (СТ РК 1037-2001). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Астана, 2001. - 22 с.

4. Гражданский кодекс Республики Казахстан (Общая и Осо­бенная части). — Алматы: Юрист, 2000. - 329 с.

5. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому де­лу. - М.: Высш. шк., 1989.

6. Веселов П.В. Как составить служебные документы. — М.: Экономика, 1982.

7. Соловьев Э. Современный этикет и деловой протокол. — М.: ТОО «Интел Тех», 1993.

8. Путеводитель по профессиям. Краткий справочник для моло­дежи, выбирающей специальность и работу. — Алматы: аль- Фараби, 1998.

9. Информатика. Базовый курс. 2-е изд. Учебник для вузов / Под. ред. С.В. Симоновича. - СПб: Питер, 2005. - 640 с.

10. Симонович С.В. Общая информатика. - М.: АСТ-Пресс, 1998.11. Симонович С.В. Практическая информатика. — М.: АСТ-

Пресс, 1998.12. Симонович С.В. Специальная информатика. — М.: АСТ-

Пресс, 1998.

380

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение..............— .......................... ................— ................— .... 31 Роль делопроизводства в управлении................................ .............. 5

1.1 Информационные связи учреждения, документооборот... 61.2 Современное делопроизводство: цели, задачи и основ­

ные принципы .....111.3 Персонал, занимающийся делопроизводством в учреж­

дении..................................... ............................. .... 131.4 Рабочее место секретаря. Эргономика и организация

труда .....221.5 Профессиональный этикет........................................................ 26

2 Основы делопроизводства................................................................... 292.1 Нормативная база делопроизводства.................................. .... 302.2 Классификация документов.................................................. .... 31

3 Операционная система Windows---- ............................................ 363.1 Краткие сведения по операционной системе Windows...... .... 373.2 Настройка параметров системы................................................ 403.3 Программы архивации.... .............. ........................................ ....453.4 Антивирусные программы.................................................... ....463.5 Передача файлов по локальной сети................................... ....513.6 Средства проверки дисков..................................................... ....533.7 Дефрагментация диска........................................................... ....54

4 Текстовый процессор MS W ord...................... ............................. ....574.1 Краткие сведения о текстовом процессоре MS Word....... ....584.2 Ввод и форматирование документа..................................... ....604.3 Списки.................................. ................................................... ....624.4 Колонки.................................................................................... ....66

4.5 Форматирование с помощью стилей. Создание и редак­тирование стиля ....70

4.6 Колонтитулы...............................................................................724.7 Исправление ошибок. Проверка орфографии. Автоза­

мена ....774.8 Правила оформления примечаний и сносок....................... ... 784.9 Создание таблиц. Работа с таблицами................................. ... 80

5 Правила составления документов.....................—...................... ... 975.1 Установка формата бумаги и размеров полей....................... 985.2 Правила компьютерного набора текстов............................ ... 995.3 Состав реквизитов документов................................................ 1005.4 Требования к оформлению реквизитов документов......... ...1045.5 Бланк. Основные реквизиты.....................................................124

5.6 Язык и стиль документов. Особенности официально- делового стиля 132

6 Внутренние документы.........™.........................™..................—...... 1416.1 Приказы................................................................................... ...1426.2 Протоколы и решения............................................................ ...151

381

6.3 Акты................................................... ................................. 1566.4 Докладные и объяснительные записки............................... 1606.5 Указания и распоряжения.................................................... 1636.6 Справки........................................................... .................... 166

7 Внешние документы................................................................ . 1737.1 Письма................................................... ........ ............... „.... 1747.2 Телефонограммы................................................................. 1847.3 Факсы и E-mail.................................................................... 185

8 Документы по личному составу.................................................. 1898.1 Основные сведения............................................................. 1908.2 Резюме............................... Я................ .......................... . 1918.3 Заявления............................................................................. 1938.4 Приказы по личному составу.............................................. 1958.5 Расписка............................................ .................... ............. 1998.6 Доверенность....................................................................... 2008.7 Автобиография...................................... ............................. 202

9 Организация документооборота................................................. 2069.1 Общие требования к организации документооборота и

пути сокращения его объема.............................................. 2079.2 Порядок обработки входящих документов........................ 2089.3 Порядок подготовки и обработки исходящих документов 2109.4 Порядок работы с внутренними документами.................. 2119.5 Порядок регистрации документов..................................... 2119.6 Сроки, порядок и контроль исполнения документов........ 2169.7 Номенклатура дел.............................................. ................ 219

10 Табличный процессор MS Excel................................................. 23610.1 Краткие сведения о процессоре MS Excel.......................... 23710.2 Создание форм и шаблонов средствами MS Excel............ 23810.3 Электронная таблица как форма ведения отчетности....... 24210.4 Диаграммы.......................................................................... 24510.5 Сводные таблицы................................................. .............. 24810.6 Статистические расчеты..................................................... 251

11 СУБД Access.................................................................................. 25911.1 Краткие сведения о СУБД................................................ 26011.2 СУБД Access....................................................................... 26311.3 Создание базы данных СОТРУДНИКИ............................. 26811.4 Создание базы данных ДОКУМЕНТАЦИЯ...................... 278

12 Microsoft PowerPoint..................................................................... 28412.1 MS PowerPoint как средство создания презентаций.......... 28512.2 Создание презентации при помощи мастера автосодер­

жания ................................................................................... 29112.3 Создание презентации при помощи Шаблонов оформле­

ния ............................... ....................................................... 29712.4 Создание обучающей презентации.................................... 302

13 Компьютерная и оргтехника...................................................... 30713.1 Принтеры............................................................................ 308

382

13.2 Сканирование................................................ - ............................ 31313.3 Копировальная техника......................................................... .... 32513.4 Компьютерные сети .................................................................... 329

14 Интернет— ......................... ........................ .................. .... 34814.1 Общие сведения об Интернете............................................. .... 34914.2 Принципы и организация сети Интернет............................ .... 35014.3 Серверы, клиенты....................................................................... 35314.4 Службы Интернета...................................................................... 35414.5 Работа с браузером...................................................................... 36114.6 Электронная почта...................................................................... 36914.7 Общая информация о программе The Bat!.......................... ....374Литература...............—...............————................ ........... .............. 380

383

Научное издание

Егоров Виктор Владимирович, Скибицкий Эдуард Григорьевич, Криворучко Василий Андреевич, Шпигарь Наталья Николаевана

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Обложка Л.Н.Солодовиченко Компьютерная верстка Д.Абдульманова

Подписано в печать 05.07.2006 г. Формат 60x84 1/16. Бумага офсетная.

Отпечатано в типографии Издательства КарГУ им. Е.А.Букетова 100012, г. Караганда, ул. Гоголя, 38