Планирование работы и времени

Время:Время: Чтобы преуспеть в бизнесе, Чтобы преуспеть в бизнесе,

как впрочем и во всем другом, как впрочем и во всем другом, самое главное - это уметь самое главное - это уметь сосредоточиться и сосредоточиться и рационально пользоваться рационально пользоваться своим временем. своим временем. Ли ЯкокаЛи Якока

Принцип Парето: Принцип Парето: 20/80 - 80/2020/80 - 80/20

ВРЕМЯ НЕЛЬЗЯ:ВРЕМЯ НЕЛЬЗЯ:

НАКОПИТЬНАКОПИТЬ УМНОЖИТЬУМНОЖИТЬ СВАЛИТЬ В КУЧУСВАЛИТЬ В КУЧУ ФИЗИЧЕСКИ ПЕРЕДВИНУТЬФИЗИЧЕСКИ ПЕРЕДВИНУТЬ ПЕРЕДАТЬ ПЕРЕДАТЬ

ВРЕМЯ НЕОБРАТИМО.ВРЕМЯ НЕОБРАТИМО.ВРЕМЯ ИМЕЕТ ГРАНИЦЫ.ВРЕМЯ ИМЕЕТ ГРАНИЦЫ.ВРЕМЯ – ЭТО САМЫЙ ВРЕМЯ – ЭТО САМЫЙ

ОГРАНИЧЕННЫЙ ОГРАНИЧЕННЫЙ И САМЫЙ И САМЫЙ ЦЕННЫЙ ЦЕННЫЙ КАПИТАЛ.КАПИТАЛ.

Планирование пространства Планирование пространства

= планирование времени. = планирование времени. БеспорядокБеспорядок В ШКАФУ:В ШКАФУ:

ОГРАНИЧЕННЫЙ ОБЪЕМ ОГРАНИЧЕННЫЙ ОБЪЕМ СВОБОДНОГО МЕСТАСВОБОДНОГО МЕСТА

ШКАФ ДОВЕРХУ НАБИТ ШКАФ ДОВЕРХУ НАБИТ ВЕЩАМИВЕЩАМИ

ВЕЩИ НЕРАЗБОРЧИВО ВЕЩИ НЕРАЗБОРЧИВО ВТИСКИВАЮТСЯВТИСКИВАЮТСЯ

НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И ОЦЕНИТЬ СОДЕРЖИМОЕОЦЕНИТЬ СОДЕРЖИМОЕ

НЕЭФФЕКТИВНОЕ НЕЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШКАФА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШКАФА КАК СРЕДСТВА КАК СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ ВЕЩЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ ВЕЩЕЙ В ПРОСТРАНСТВЕПРОСТРАНСТВЕ

В РАСПИСАНИИ:В РАСПИСАНИИ:

ОГРАНИЧЕННОЕ РАБОЧЕЕ ОГРАНИЧЕННОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯВРЕМЯ

ГРАФИК ПЕРЕГРУЖЕН ГРАФИК ПЕРЕГРУЖЕН ЗАДАЧАМИЗАДАЧАМИ

ДЕЛА НЕРАЗБОРЧИВО ДЕЛА НЕРАЗБОРЧИВО ВЫПОЛНЯЮТСЯВЫПОЛНЯЮТСЯ

НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И ОЦЕНИТЬ ТО, ЧТО НУЖНО ОЦЕНИТЬ ТО, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬСДЕЛАТЬ

НЕЭФФЕКТИВНОЕ НЕЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАСПИСАНИЯ КАК РАСПИСАНИЯ КАК СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИВРЕМЕНИ

Целевой подход к Целевой подход к планированиюпланированию

Постановка целиПостановка цели Анализ Анализ Постановка задачПостановка задач Планирование мероприятийПланирование мероприятий Действия Действия

ЦельЦель ЗадачиЗадачи МероприятияМероприятия

Требования к постановке Требования к постановке целейцелей

1. 1. Сформулировать цельСформулировать цель:: позитивнопозитивно конкретно и измеримоконкретно и измеримо достижимо и под контролемдостижимо и под контролем экологичноэкологично с конкретным сроком с конкретным сроком

достижениядостижения2. 2. ЗаписатьЗаписать!!

Разбивка целейРазбивка целей

ЗадачиЗадачи КороткоКоротко ИзмеримоИзмеримо Даты Даты

окончательногокончательного о выполнениявыполнения

МероприятияМероприятия Что нужно Что нужно

сделатьсделать КтоКто КогдаКогда

Системный подход к Системный подход к целевому планированиюцелевому планированию

Зоны ОтветственностиЗоны Ответственности

«ЗО»«ЗО» – все области жизни (сферы – все области жизни (сферы деятельности), в которых важно деятельности), в которых важно достигать результатовдостигать результатов

Это возможность:Это возможность: структурировать ежедневные структурировать ежедневные

задачизадачи расставлять приоритетырасставлять приоритеты оптимально распределять времяоптимально распределять время

Зоны Ответственности:Зоны Ответственности:

1.1. ПерсоналПерсонал2.2. КлиентыКлиенты3.3. Сеть, филиалыСеть, филиалы4.4. Финансы, доходыФинансы, доходы5.5. ОтчетностьОтчетность6.6. РекламаРеклама7.7. ЗдоровьеЗдоровье8.8. Личностный ростЛичностный рост9.9. Дом, семьяДом, семья10.10. Хобби, отдыхХобби, отдых11.11. ДрузьяДрузья

Средства планированияСредства планирования

Настольные, настенные Настольные, настенные календарикалендари

Планировщики на бумажной Планировщики на бумажной основеоснове

Компьютерные программы для Компьютерные программы для планирования времени планирования времени ((Act, Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus JrganizerLotus Jrganizer))

Портативные электронные Портативные электронные планировщикипланировщики

ОрганайзерОрганайзер1.1. Долгосрочные цели Долгосрочные цели

((работа/личныеработа/личные))2.2. Зоны ответственности (Зоны ответственности (цели цели на на

год- год- задачизадачи- - мероприятиямероприятия))3.3. Календарь (Календарь (год – месяц –год – месяц –

неделя – деньнеделя – день))4.4. «Помни!»«Помни!»5.5. Идеи Идеи ((потенциалпотенциал))6.6. БлокнотБлокнот7.7. Телефонный справочникТелефонный справочник8.8. ИнформацияИнформация

Список задач составлен.Список задач составлен.Что дальше?Что дальше?

1. Сортировка задач 1. Сортировка задач 2. Вопросы себе:2. Вопросы себе: Почему я это делаю?Почему я это делаю? Кто поможет в достижении?Кто поможет в достижении? Могу ли я сэкономить время, сделав Могу ли я сэкономить время, сделав

это по-другому?это по-другому? Могу ли я делегировать это задание?Могу ли я делегировать это задание? Может быть, от выполнения можно Может быть, от выполнения можно

вообще отказаться?вообще отказаться?

3.Определение приоритетов:3.Определение приоритетов:приоритет = срочность* важностьприоритет = срочность* важность

Квадранты Квадранты использования временииспользования времени

СрочноСрочно

33 (С) (С)

СрочноСрочно

Не важноНе важно(делегируем)(делегируем)

1 1 (А)(А)

СрочноСрочно

ВажноВажно(выполняем)(выполняем)

НеНе

СрочноСрочно44 (D) (D)

Не важноНе важно

Не срочноНе срочно(в корзину)(в корзину)

2 2 (В)(В)

Не срочноНе срочно

ВажноВажно(планируем)(планируем)

Не важноНе важно Важно Важно

ДелегированиеДелегирование1.1. Саморазгрузка.Саморазгрузка.2.2. Выигрыш для выполнения задач Выигрыш для выполнения задач

категориикатегории «А». «А».3.3. Вопросы:Вопросы: Что сделать?Что сделать? Кто?Кто? Почему?Почему? Как?Как? С помощью чего?С помощью чего? Когда?Когда?

Этапы делегированияЭтапы делегирования

Постановказадачи

ясность и пониманиесоздать ценностьвыразить пожеланиядать полномочия

Доступностьконсультаций

информацияоткрытость

Контроль Четкие сроки

Регулярность

А В1/5 1/52/5 2/5

Оценка результатапохваласравнениеплан буд. действий

РезюмеРезюмеВремя конечно и ограниченоВремя конечно и ограничено= >= > ПланироватьПланировать = правильно = правильно

организовывать = быть организовывать = быть подготовленным = подготовленным = быть быть успешным!успешным!

Целевое планирование Целевое планирование (долгосрочное, среднесрочное, (долгосрочное, среднесрочное, «ЗО»«ЗО»).).

ЦелиЦели ЗадачиЗадачи МероприятияМероприятия Планируем Планируем «календарь»«календарь»

помнимпомним: планируем : планируем 70-80% 70-80% времени времени

Далее:Далее: Организуем свой Организуем свой «шкаф «шкаф

времени»времени».. Сортируем. Ранжируем Сортируем. Ранжируем

приоритеты. Помним о приоритеты. Помним о «точке «точке невозвратаневозврата»»..

Делегируем.Делегируем. Устраняем Устраняем похитители времени.похитители времени.

Учитываем циклы изменения Учитываем циклы изменения энергии, источники сил. Не энергии, источники сил. Не забываем отдыхать.забываем отдыхать.

ПомнимПомним о принципе Парето о принципе Парето (20/80)(20/80) Системное позитивное мышлениеСистемное позитивное мышление

СистемноеСистемное

позитивное позитивное

мышлениемышление

Успех!Успех!