АДМИНИСТРАТИВНО И КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ

1. Акт, поднесак, пошта, прилог, предмет, досије, фасцикл, омот, архивски депо, регистратурски материјал, архивска грађа, писарница, архива, класификациони знак, дјеловодни број, архив.

АктУ ширем смислу то је сваки писани материјал којим се покреће, допуњује, мења, прекида или завршава нека службена радња, у ужем смислу то је службени допис или решење.Деле се на:Примљене и сопствене акте - Примљени акти су акти примљени од других правних и физичких лица, а сопствени су они којима орган или организација по сопственој иницијативи по први пут покрећу службену делатност.Редовне и хитне - Хитни су везани за рок, одређени прописом или га је као таквог означило званично лице. Остали су редовни.Обичне, поверљиве и строго поверљиве - Обични су акти чији садржај могу знати сви запослени у органу или организације. Повјерљиви су они чији садржај могу знати старјешина органа и одређени број запослених. Садржај морају чувати као службену тајну. Строго поверљиви акти су они чиији садржај може знати само старјешина органа и сл лица која он овласти.

ПоднесакСваки писани материјал којим се покреће или допуњава нека службена радња - захтеви, обрасци за аутоматску обраду података, предлози, молбе, жалбе, приговори, пријаве.Елементи поднеска су:Назив органа или организације којој се упућујеПредмет на који се поднесак односиИме, презиме, односно назив те адреса подносиоцаИме, презиме и адреса пономоћеника или заступника, ако га има

ПоштаСви акти, отворени или затворени омоти, пакети, телеграми, телекс, штампа и друго што је предмет пријема или отпреме протокола.

ПрилогПисани материјал или физички предмет који се прилаже уз акт ради допуњавања, објашњења или доказивања њеног садржаја - табеле, графикони, физички предмет и слично.

ПредметТо је скуп свих аката и прилога, који се односе на исто питање и чине посебну целину.

ДосијеТо је скуп више предмета који се односе на исту материју или исту странку, а као једна цјелина чувају се на истом месту (напр. издавање грађевинске дозволе, одобравање одобења за рад и друго за једно правно или физичко лице). У једном досијеу се налазе сви предмети једног правног или физичког лица, без обзира што се ради о различитим питањима).

ФасциклТо је омот, кутија, сандук, корице и слично у којем је сложено више досијеа или предмета, који се након обраде чувају у тим фасциклима.На фасциклу се обавезно наводе основни подаци о садржају фасцикла.

ОмотОмот је заштитна кошуљица предмета, чија је намена да се предмети и акти налазе на једном месту и да се заштите од оштећења

Архивски депо је просторија у којој се чува регистратурски материјал и архивска грађа, која мора испуњавати услове прописане прописима о архивској дјелатности.

Регистратурски материјал су акти и предмети, фотографски и фонографски снимци, или други записи и документи, књиге, картотека о евиденцији аката и предмета насталих у раду, све док је тај материјал од значаја за рад тог органа или организације, или док се из њега не одабереархивска грађа.

Архивска грађа обухвата изворни и репродуковани материјал (писани, цртани, штампани, фотографисани, фонографисани) или на други начин забележени документи од трајне вредности и значаја за науку и културу, а који је настао у раду органа и организација.

Писарница је радно место где се води регистар и обављају канцеларијски послови: примање, отварање, прегледање и распоређивање аката, завођење аката, здруживање аката, достављање аката у рад, рад са актима, развођење аката, вођење роковника предмета, отпремање поште, архивирање аката и њихово чување - нпр у општинама се организује заједничка писарница за све општинске органе при административној служби за опште послове.

АрхиваДио писарнице у којој се чувају решени предмети и остали регистратурски материјал до предаје надлежном архиву или до њеног уништења

Класификациони знакТо је нумеричка, алфабетска или нумеричко-алфабетска ознака акта која га означава по садржају, месту и времену настанка и облика.Акти се класификују према садржају материје.Ако акт садржи материје из више

класификационих знакова, сврставају се у онај класификациони знак на чији садржај се односи већи део материје.

Дјеловодни број је нумеричка ознака која означава број и годину настанка акта.

АрхивАрхив је установа која прикупља, чува, штити, сређује, обрађује, евидентира и издаје на коришћење архивску грађу.

2. Са садржајем строго повјерљивих аката може бити упознат старјешина органа или организације и службена лица која он овласти.

3. Поднесак је сваки писани састав којим се покреће или допуњава нека службена радња органа или организације. Под поднесцима подразумијевамо: захтјеве, обрасце који се користе за аутоматску обраду података, приједлоге, молбе, жалбе, приговоре, пријаве и друга саопштења којима се физичка или правна лица обраћају органима или организацијама. Битни елемнти поднеска су: а) назив органа или организације којој се упућује; б) предмет на који се поднесак односи; в) име и презиме, односно назив, те адреса подносиоца; г) име, презиме и адреса пуномоћника или заступника, ако га има.

4. Предмет у канц.пословању је скуп свих аката и прилога који се односе на исто питање и чине посебну цјелину.

5. Појам пошта подразумијева све акте, отворене или затворене омоте, пакете, телеграме, телексе, штампу и друго што је предмет пријема или отпреме протокола. Пошта се у правилу прима у централној писарници, а прима је овлаштени службеник писарнице. Пошта се прима непосредно од странке, путем достављача или поштанске службе.Примање поште   непосредно   од   странке : Обратити пажњу на њену исправност и упозори странку.Обратити пажњу да ли је орган надлежан запријем те поште.Примање   поште преко   поштанске   службе - Ради се у складу са прописима којима је уређен рад предузећа у областипоштанско-телеграфског садржаја- Ако се пошиљка односи на конкурс, тендер и слуписује се датум и време 

њеног пријема и неотворену предаје надлежном службенику.- У случају да је уз пошту стигла и доставница

службеник је дужан написати датум пријема поште, потписати и оверити службеним печатом.

Примање   поште преко   достављача Пошта се уписује у доставну књигу са потписом и датумом пријема, на доставници или копији акта, или на коверти ако службеник није овлаштен да коверат отвори.

Завођење примљене поштеАкти се заводе у одговарајуће евиденције истог дана када су примљени.Хитни акти се први заводе и одмах достављају надлежном службенику.Рачуни, позиви за седницу и слично се не заводе у евиденцију јер се за њих води посебна евиденција.

Неотворену пошту отвара старјешина органа или организације, односно службеник кога он овласти за отварање поште.Посебне категорије поште отвара: а) посебно именована комисија у вези са конкурсима, лицитацијама и сл; б) дежурни службеник у органима или организацијама гдје постоји служба дежурства, с тим да је од старјешине органа или организације овлаштен за отварање поште; в) ако је пошта примљена на име одређеног службеника, тај службеник ју отвара, а ако пошта примљена на име одређеног служвеника представља службени акт упућен органу или организацији, обавеза је примаоца да га хитно, а најкасније у року од 24 часа врати писарници ради евидентирања; г) ако пошта садржи рачуна и друга финансијска акта и документације, отвара службеник надлежан за финансијско-материјално пословање у органу/организацији; д) пошту која је означена одређеним степеном повјерљивости отвара руководилац органа/организације или посебно овлаштени службеник за отварање те категорије поште.

Пошта се отпрема путем поштанске службе, путем достављача и непосредним достављањем странци.Ако се пошта доставља путем поштанске службе или путем достављача (курира), отпремање поште је у правилу обједињено у писарници. Сви предмети који иду на исту адресу се обједињавају у исту коверту или пакет.

У горњем левом углу исписује се адреса пошиљаоца и списак свих аката који се у њему налазе

На средини се исписује назив примаоца, место и адреса

Поверљиви и строго поверљиви акти се запечате помоћу печатног воска и печатом на саставцима у сваком његовом углу

Путем поште предмети који се отпремају разврставају се на обичне и препоручене и путем књиге за отпрему поште се шаљу

Рачуни се отпремају путем књиге за отпрему рачуна

6. Архивски депо је просторија у којој се чува регистратурски материјал и архивска грађа, а која мора испуњавати услове прописане прописима о архивској дјелатности.

7. Писарница је радно мјесто или организациона јединица гдје се води регистар и обављају канц.послови: примање, отварање, прегледање и распоређивање аката, завођење аката, здруживање аката, достављање аката у рад, рад с актима, развођење аката, вођење роковника предмета, отпремање поште, архивирање акта и њихово чување.

8. Архива је дио писарнице у којој се чувају ријешени предмети и остали регист.материјал до предаје надлежном архиву или до њеног уништења. Архив је установа која прикупља, чува, штити, сређује, обрађује, евидентира и издаје на кориштење архивску грађу. Архив РС је јавна служба основана законом као републичка управна организација.

9. Најзначајнија начела канц.пословања су: експедитивност, тачност, једноставност, прегледност, једнообразност, економичност и будност.

Начело тачности: Захтева да се канцеларијско пословање заснива на тачно утврђеним чињеницама.Чињенице на основу које треба донети акт или предузети неку радњу, морају се утврдити прецизно и јасно.

Начело експедитивности: захтева да се канцеларијски послови морају планирати, на време започети, успешно и у одређеном року завршити, да се не сме непотребно одуговлачити, односно каснити у извршењу ових пословаПримена овог начела не сме ићи на штетуначела тачности.

Начело једноставности: Подразумијева свођење сваке радне операције на најмањи број радњи, а да се очува квалитет посла и правилност његовог обављања. Морају се избегавати компликоване радње, сувишна евиденција података, сувишне преписке итд. Пут до циља мора бити најкраћи.

Начело једнообразности: Заснива се на јединственим прописима канцеларијског пословања којима се утврђују организациони и технички принципи, односно динамика и начин обављања појединих операција, што омогућава једнообразност извршавања радних процедура.

Начело прегледности: Захтева од канцеларијских послова да буду очигледни, јасни и уочљивиУ сваком тренутку мора се знати стање радног поступка, а у исто време ни један акт се не сме изгубити или остати нерешен

Начело економичности захтева да се уз улагање што мање средстава и психофизичке снаге извршиоца послова и за што краће време постигну што бољи резултати. Штедња се остварује у свим фазама поступка, и на сваком радном месту при руковању и употреби средстава рада и у што мањем утрошку радне снаге и радног времена.

Начело будности: Подразумева безбедност печата, штамбиља, жига, строго поверљивих и поверљивих аката и у радно време и после завршетка радног времена.

10. Основни елементи канц.пословања по систему дјеловодног протокола су: дјеловодни протокол као основна евиденција аката, план класификационих ознака, пријемни штамбиљ, попис аката, помоћне књиге евиденције и роковник предмета.

11. У случају да се приликом отварања поште утврди да је уз акт приложен и новац или нека друга вриједност, кратком забиљешком на примљеном акту констатује се њихова врста и износ.

12. Штамбиљ је помоћно средство, а користи се за отискивање заглавља акта, потврде, краће забиљешке, датума исл (на коме може битикраћи или дужи текст). Отисак пријемног штамбиља ставља се на сваки примљени акт који се заводи у одговарајуће евиденције. Ставља се у правилу у горњи десни угао прве стране акта, а ако ту нема довољно мјеста, на друго погодно мјесто прве стране, с тим да текст остане потпуно читак и разумљив. Пријемни штамбиљ садржи назив и сједиште органа/организације, те рубрике „примљено“, „организациона јединица“, „класификациона ознака“, „редни број“, „број прилога“, „вриједност“.

13. Саставни дијелови рјешења су прописани законом о општем управном поступку, и то: а) назив органа са бројем и датумом рјешења; б) увод; в) диспозитив; г) образложење; д) упутство о правном средству; ђ) потпис овлаштеног службеника; е) отисак печата.

14. Саставни дијелови службеног акта су: а) заглавље; б) назив и адреса примаоца; в) ознака предмета – кратак садржај; г) садржај текста; д) назив функције и потпис овлаштеног лица; ђ) отисак печата. Помоћни дијелови: а) веза на службени акт на који се одговара; б) веза на раније отпремљени служ.акт; в) прилози – ознака прилога; г) начин отпреме служ.акта; д) констатација коме је служ.акт достављен.

15. Архивска књига представља општи инвентарски преглед цјелокупног регистратурског материјала насталог у раду одређеног органа/организације.

16. Архивска грађа и регист.материјал се чувају у архиви писарнице најдуже 2 године, а након истека тог периода предају се на чување централној писарници.

17. У циљу заштите арх.грађе и регист.материјала органи и организације су дужни да предузму следеће: а) осигурају одговарајуће просторије за смјештај и чување материјала и грађе; б) осигурају потребну архивску опрему; в) обезбиједе одржавање климатских, биолошко-хемијских и физичких услова заштите материјала и архивске грађе, а у првом реду да температура ваздуха у архивским просторијама се креће од 10-15 степени, а релативна влажност ваздуха од 50-60%, да није изложена директном утицају сунчевог свјетла, да се за освијетљење просторија користе свјетлосни извори који немају хемијско, фотохемијско или биолошки штетно дејство; г) да се у архивским просторијама по потреби обавља дезинфекција, дезинсекција и дератизација; д) редовно контролишу сређеност и безбједност стања грађе и материјала.

18. Листа категорија регист.материјала се дијели на: а) позитивне листе категорија регист.материјала кориштене су за утврђивање материјла који чини архивску грађу, односно подлијеже трајном чувању; б) опште листе садрже листу категорија којом су утврђени рокови чувања материјала, који по истеку тог рока постају безвриједни, односно губе оперативни, доказни и други значај. Ове листе су негативне и оријентационе, а у пракси су напуштене. То су материјали са роком чувања; в) јединствене листе обухватају цјелокупан материјал који настаје у раду органа/организације, односно и архивску грађу која се трајно чува и регист.материјал са ограниченим роком чувања.

19. Трајном чувању подлијеже: а) архивска грађа и категорије регист.материјала од значаја за културу и науку (нарочито историју) и друге друш.потребе; б) категорије регист.материјала и архивска грађа чије је чување прописано обавезним прописима у појединим областима.

20. Такса представља противвриједност за рад који изврше државни органи на захтјев физичких или правних лица. Таксе могу бити административне, судске и конзуларне. Таксени обвезник је физичко/правно лице по чијем захтјеву се поступак покреће, односно извршавају радње које су предвиђене таксеном тарифом. Таксена обавеза, ако таксеном тарифом није прописано другачије, настаје: а) за писмене захтјеве – у тренутку када се предају; б) за усмена саопштења дата у записник – у тренутку састављања записника; в) за рјешења, закључке, одобрења, дозволе и друге исправе – у тренутку подношења захтјева за њихово доношење/издавање; г) за управне радње – у тренутку подношења захтјева за њихово извршење.

21. Таксе се плаћају у административним таксеним маркама у апоенима од 1, 2, 5, 10, 50 и 100 КМ. У случају да је такса прописана у већем износу од 300 КМ, такса се плаћа у готовом новцу на рачун буџета РС. Поништавања таксених марака налијепљених на поднесак врши орган надлежан за пријем поднесака, а у осталим случајевима орган који доноси или доставља акт за који се плаћа такса. Таксене марке се поништавају штамбиљем ПОНИШТЕНО.

22. Правна лица која су ослобођена од плаћања таксе су:- органи РС и јединица локалне самоуправе- фондови у области образовања, науке, културе, физичке културе и

социјалне заштите- правна лица у области физичке културе, осим спортских

организација у које су учлањени професионални спортисти- организације црвеног крста- правна лица основана у циљу борбе против алкохолизма, рака и

дистрофије- правна лица основана у циљу заштите лица са физичим или

психичким недостацима или поремећајима- организације глувих и слијепих- организације инвалида (осим у пословима у вези са вршењем

привредне дјелатности)- ватрогасна друштва и ватрогасне јединице- страна дипломатска и козуларна представништва.

23. Физичка лица која су ослобођена плаћања такси су:- инвалиди рата и инвалиди рада- дјеца инвалида

- инвалиди који су ослобођени плаћања годишњих накнада за употребу моторних возила

- грађани за пријаве на конкурсе ради пријема на рад и за списе и радње у вези са остваривањем и заштитом права, по основу рада

- ученици и студенти за списе и радње у вези са школовањем- грађани који поклањају своју имовину у корист државе.

24. Овјеравањем потписа потврђује се чињеница да одређени потпис заиста потиче од лица које је потписом означено. Овјеравањем рукописа доказује се чињеница да рукопис потиче од лица које је означено као његов писац, с тим да се не потврђује истинитост садржаја тог рукописа.

25. Органи овлаштени за овјеру потписа, преписа и рукописа су: а) надлежни орган јединице локалне самоуправе као општенадлежни орган за овјеравање потписа, рукописа и преписа; б) основни судови врше овјеравање у змљишнокњижним стварима; в) основни судови овјеравају исправе намјењене за употребу у иностранству; г) основни судови и министарство правде РС овјеравају исправе намијењене за употребу у државама које су чланице хашке конвенције о укидању потребе легализације страних јавних исправа; д) потписе и преписе исправа за регулисање питања из области рада може овјеравати овлаштено лице.

26. Печати се користе као помоћна средства у раду органа и организација. Печатом се овјерава вјеродостојност аката и докумената које органи и организације издају. Ставља се са лијеве стране поред потписа службеног лица, овлаштеног за потписивање службеног акта. Округлог је облика и израђује се од материјала који највише одгововара његовој намјени, а причвршћен је на дрвеном или металном држачу. Ако печат нестане, нестанак се пријављује министарству унутрашњих послова. Ако се нестали печат накнадно пронађе, уништава се. Нови печат израђен умјесто несталог посебно се означава.

27. Повремени канц.послови су послови везани за припреме и организацију састанака, те вођење записника на тим састанцима.

28. Позивање учесника на састанак се по правилу врши писмено, а изузетно усмено, позивањем телефонски. Позив за састанак садржи следеће податке: а) назив органа/организације која сазива и одржава састанак; б) име и презиме и евентуално звање лице које се позива на састанак; в) мјесто одржавања састанка; г) вријеме одржавања састанка; д) приједлог дневног реда; ђ) обавјештење о путним трошковима, смјештају и сл.

29. Записник је важан документ из којег се огледа цјелокупан рад на састанку и служи као основа за провођење одлука, односно закључака. Записник води записничар. Да би могао пратити састанак и вјеродостојно водити записник, он претходно треба да проучи цјелокупан материјал за састанак.

30. Секретарски послови су везани за два термина – секретар који означава једну од значајних водећих функција у органу/организацији и секретарица која означава канцеларијског радника који помаже руководиоцу у извршењу његових послова. Секретар је најближи сарадник руководиоца органа, односно организације. Он је одговоран за све канц.послове.