СИСТЕМА ДОКУМЕНТОБОРОТА

Моделирование организационно-производственных процессов на предприятии

ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ КАНЦЕЛЯРИИ ПРЕДПРИЯТИЯРабота с письмами

Введение

FossDoc является гибкой, легкой в настройке и использовании системой электронного документооборота.

В данном ролике рассмотрена схема функционирования работы канцелярии предприятия по работе с внешней корреспонденцией, и приведено стандартное решение для системы FossDoc, демонстрирующее, насколько упростится эта схема с внедрением системы электронного документооборота.

Работа с письмами

Структура папок

На рисунке показана структура папок канцелярии в системе FossDoc. Особенностью этой структуры является то, что папки «Входящие» и «Исходящие» являются реальными, т.е. вся корреспонденция хранится в них, а все остальные папки являются виртуальными, созданными для удобства группировки информации по разным признакам. Например, документы в папке «Принятые к исполнению» одновременно отображаются в одной из папок «Исполнитель –», в зависимости от того, какому исполнителю поручена работа по обработке корреспонденции.

Структура папок

Для каждой папки в системе можно задать произвольный набор полей для отображения и сортировки информации

Поступление корреспонденции и ее регистрация

Делопроизводитель регистрирует входящую

корреспонденцию в системе

Оригинал запроса НБУ

Резолюция руководителя

Руководитель накладывает резолюцию и назначает

ответственного за исполнение

Уведомление для руководителя о новом документе

Резолюция руководителя

Исполнитель отмечает время получения и принятие к

исполнению

Уведомление исполнителяо поступившем задании

Регистрация исполнителем выполнения поручения

Исполнитель отмечает факт и время выполнения задания

Файл отчета

Резолюция руководителя об утверждении

Руководитель ставит резолюцию «УТВЕРЖДАЮ»

Уведомление для руководителя об изменении документа

Создание исходящей корреспонденции

Уведомление делопроизводителя

об изменении документа

Делопроизводитель оформляет исходящую корреспонденцию

По окончании работы с документом, он может быть отправлен корреспонденту прямо из системы по электронной почте.

Причем, может быть отправлен как сам документ, так и его карточка, ссылка на данный документ в системе, а также вложенные дополнительные файлы, присоединенные к этому документу.

Резюме

Система документооборота FossDoc является гибко настраиваемой масштабируемой системой, которая идеально подходит для предприятий разных форм деятельности. Также система будет полезна предприятиям с различным количеством сотрудников и управленческо-организационной структурой. Внедрение системы FossDoc позволит упростить процесс документооборота на предприятии и автоматизировать процессы обработки, обсуждения и редактирования документов, а также автоматизировать обработку основной массы документации, обращающейся на предприятии. Опираясь на уже готовое решение, и перенастроив его в соответствии с особенностями конкретного предприятия, пользователь значительно сократит время работ по первоначальной настройке системы.

Контактная информация

Foss-On-Line

9, пр. ЛенинаХарьков, Украина, 61166

Тел +38 (0572) 303-225 Тел/факс +38 (0572) 141-228

foss@foss.kharkov.ua

http://www.foss.kharkov.ua