Сергей СыроежкинБизнес-аналитик, консультант

В рамках курса лекций: «Разработка требований к программному обеспечению», мехмат, БГУ

01.09.2010

Бизнес-процессы. Моделирование и описание

Требования – это жизнь проекта...

Требования – это четкие формулировки цели. Правильно сформулированные требования помогут

сосредоточить усилия на самых важных задачах. Требования, как навигационные карты, определяют

направление движения и необходимые остановки для проверки

Требования дают вам средства и механизм управления, помогающие достичь выбранной цели

Эффект домино…

Неправильная работа с требованиями приводит к эффекту домино, который может сказаться на любом из этапов жизненного цикла

Пропуск (неучет) пожелания пользователя ведет к пропуску системного требования, которое – в свою очередь - приводит к отсутствию элемента дизайна, отсутствию функциональности и, фактически, к провалу проекта

Около 60%-70% общего числа всех IT-проектов заканчиваются плачевным результатом только из-за неудовлетворительной комплектации требований, их анализа, управления и контроля

Зачем нужно понимание процессов Заказчика?

Что бы лучше его слышать! Что бы лучше его понимать! Что бы предугадывать его потребности. Что бы предлагать ему то нужное, о чем он

может и не догадываться. Для того, что бы уметь постоянно увеличивать

объем проекта и зарабатывать больше денег, в конце концов.

Что такое процесс?

Процесс — это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют «входы» в «выходы»

ПроцессВход Выход

Бизнес-процесс это:

поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отдела к другому.

Основные характеристики бизнес-процесса

Границы бизнес-процесса– Начало бизнес-процесса – Конец бизнес-процесса

Конечный клиент Владелец процесса

Начало бизнес процесса

Действие или событие, означающее начало выполнения бизнес-процесса

Конец бизнес-процесса

Результат потребляемый первичным (конечным) клиентом процесса

Конечный клиент

Потребитель выхода процесса– Человек– Отдел– Другой процесс

Владелец процесса

Лицо, имеющее полномочия, необходимые для организации работ по процессу и отвечающее за результат его выполнения

В каких случаях необходимо описывать бизнес-процессы?

Автоматизация Оптимизация деятельности предприятия Подготовка предприятия к сертификации

по стандартам ISO Тиражирование бизнеса

Автоматизация

Описание бизнес-процессов в решении данной задачи исполняет важную роль посредника между заказчиком и программистами, переводя потребность заказчика на понятный для разработчиков язык.

Оптимизация деятельности предприятия

Изменение или модернизация существующих бизнес-процессов позволяет решать не только организационные, но и технологические проблемы, повышает качество продукта (товара, услуги).

Автоматизация

Из чего состоит система автоматизации предприятия:– из базы данных, в которой храниться картина бизнеса;– из форм ввода и механизмов обмена данными, с

помощью которых модель бизнеса взаимодействует с внешним миром;

– из отчетов, с помощью которых Заказчик может видеть и анализировать реальную картину бизнеса;

Автоматизация – совет № 1

Чтобы грамотно спроектировать базу данных, необходимо докопаться до сути процессов, происходящих в фирме. Увидеть то незримое, но реально существующее, те шестеренки, которые крутят машину бизнеса.

Автоматизация – совет № 2 – Принцип Паретто

Чтобы реализацию проекта автоматизации не превратить в долгострой имеет смысл автоматизировать не все поголовно, а лишь самую необходимую часть, которая даст максимальный эффект.

Форматы и способы описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса состоит из следующих этапов.– Описание окружения бизнес-процесса – Описание внутренней структуры бизнес-процесса

Описание окружения бизнес-процесса

Описание входов и выходов бизнес-процесса Описание поставщиков бизнес-процесса Описание клиентов бизнес-процесса.

Окружение бизнес-процесса

Бизнес-процесс«Поиск сотрудника»

Поставщик А Подразделение

Первичные

входы

Поставщик ВРегламент

поиска сотрудника

Поставщик С Правила

оформления объявления

Вторичные входы

Поставщик Б Заявка на

замещение вакансии

Клиент АПодразделение

Первичные

выходы

Клиент БАнализ рынка

рабочей силцы

Вторичные

выходы

Описание входов бизнес-процесса

Первичный вход - Поток объектов, инициирующий "запуск" бизнес-процесса - заказ клиента, план закупок и т.д.

Вторичный вход - потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса – стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Описание выходов

Первичный выход - Основной результат, ради которого существует бизнес-процесс. Определяется целью, назначением бизнес-процесса.

Вторичный выход - Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами. Не является основной целью бизнес-процесса.

Описание внутренней структуры бизнес-процесса

При вертикальном описании должны быть показаны работы, из которых бизнес-процесс состоит (процессы нижнего уровня).

На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

Способы описания бизнес-процессов

Текстовое описание

Текстовое последовательное описание Документы, регламентирующие работу

компании Стандарты компании

Пример

Отдел маркетинга делает заявку в письменной форме на замещение вакансии аналитика в соответствии с обозначенными в заявке требованиями.

Отдел HR осуществляет поиск кандидатов самостоятельно или с привлечением сторонних организаций.

Кандидаты проходят собеседование в представителем HR. В случае положительного результата кандидату выдают

тестовое задание для выполнения. В случае положительного результата кандидат проходит

собеседование с представителем подразделения. Если кандидат подходит указанным в заявке параметрам, он

может быть принят на работу. В случае, если кандидат не проходит один из этапов, его

кандидатура помещается в резерв, с пометкой о причине.

Табличное описание

Облегчает понимание последовательности выполнения работ.– В каждой строке таблицы можно расположить один

бизнес-процесс. – В столбцах таблицы может быть текстовая

информация обо всех входах и выходах бизнес-процесса, его владельце, и т.д.

– Вся таблица в целом может составлять один бизнес-процесс более высокого уровня.

Пример

Графические методы описания

Информация представляется в виде графических образов, что существенно расширяет возможности человека по анализу и принятию решений.

Графическое описание бизнес-процессов представляет собой набор графических символов (нотацию) и методику их использования.

группа нотаций IDEF0, IDEF3, DFD; группа нотаций Case-средства Aris; UML (Unifed Modeling Language); BPMN (Business Process Modeling Notation)

Пример

Заявка на замещение вакансии

Подразделение SD Отдел HR

Поиск кандидатов

Ищет самостоятель

но?

Сторонняя организация

Поиск кандидатов

нет

Оформление заявки на

замещение вакансии

Отбор кандидатов

Да

Прошел?

Отправка тестового задания

да

Выполнил удовлетворител

ьно?

Повторное собеседование

Кандидат

Выполнение тестового задания

Отсылка результатов

задания

Проверка задания

Передача задания на проверку

Оценка

Да

Занести в резерв

Нет

Нет

Прошел

нет

Предложить работу

Да

Полезная информация!

Текстовое и графическое представления не нужно рассматривать как взаимоисключающие альтернативы: они дополняют друг друга.

Методы и источники сбора информации о процессе

Как собрать необходимую информацию для того, что бы

описать процесс

«как есть»?

Сбор информации о процессе это:

Руководство организации Участники процессов Документы регламентирующие деятельность

организации в целом

Методы сбора информации

чтение и анализ существующих документов и образцов печатных форм

наблюдение за существующими операциями анкетирование экспертов и сотрудников

компании личное общение и опрос одного или

нескольких ведущих сотрудников предприятия

Методологии описания бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов

Позволяет определить, как компания работает в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками,

Как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Технология разработки моделей бизнес-процесса

Семь “золотых” правил описания бизнес-процесс

Правило 1.

это ускорит работу и повысит качество результатов.

на основании разработанных описаний в дальнейшем можно проводить оптимизацию и изменение бизнес-процессов.

Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы вместе с владельцами”/ ”участниками” бизнес-процессов

Два основных пути описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса (как правило, текстовое) создаётся его владельцем (с участием аналитиков, консультантов).

Описание бизнес-процесса создаётся аналитиком, изучившим процесс (с участием его владельца).

Правило 2.

При описании бизнес-процессов нужно оперативно фиксировать и визуализировать полученную информацию.

Используйте диаграммы.

Используйте визуальные подходы описания бизнес-процессов

Правило 3.

При описании бизнес-процессов нужно использовать тот язык, ту терминологию, которые приняты в организации.

Это сделает схемы бизнес-процессов понятными для всех участников процесса.

Используйте язык, понятный “владельцам”/”участникам” бизнес-процесса

Правило 4.

Бизнес-процессы строятся на основе стратегии, а организационная структура подстраивается под них, но не наоборот.

Факт того что, организационная структура будет не состыковываться с процессами говорит об ее неоптимальности.

Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур

Правило 5.

Излишняя детализация приводит к: – информационной перегруженности участников проекта, – снижению качества результатов работ

чем большие изменения планируется провести при оптимизации бизнес-процесса, тем менее детальное описание бизнес-процесса “как есть” должно быть разработано

Избегайте излишней детализации бизнес-процессов, особенно на схеме “как есть”

Правило 6.

При проведении данных работ постоянно нужно помнить о настоящих целях, а не зацикливаться на инструментарии и разработке схем.

Если злоупотреблять инструментами - акцент смещается с решения проблем на разработку схем

Избегайте составления схемы бизнес-процесса ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям

Правило 7.

Согласно технологии оптимизации бизнес-процессов первым шагом является это описание процесса “как есть”.

Нужно описывать только те работы, только ту организационную структуру, которая существуют на самом деле, невзирая на их “кривизну”

Разграничивайте понятия “как есть”, ”как должно быть”, “как будет”

Что такое методология?

Методология (нотация) создания модели (описания) бизнес-процесса - совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.

Что такое методология?

Любая методология включает три основные составляющие: – теоретическая база; – описание шагов, необходимых для получения

заданного результата; – рекомендации по использованию как отдельно, так

и в составе группы методик.

Понятия методологии

Объект - отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации). , люди, документы и т.д.

Связь - предназначена для описания взаимоотношений объектов друг с другом

Атрибуты объекта - определенные характеристики реального объекта

Основные типы методологий

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling);

Описание потоков работ (Work Flow Modeling);

Описание потоков данных (Data Flow Modeling).

Методологии моделирования бизнес-процессов (Business Process Modeling)

IDEF0. широкие возможности для описания бизнеса

организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами.

Представление обратных связей различного типа – по информации, управлению, движению материальных ресурсов.

Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании.

Пример модели

Пример модели

Методологии описания потоков данных (Data Flow Modeling)

Предназначены для описания потоков данных; С помощью схемы процессов в DFD выявляют

основные потоки данных; DFD-диаграммы успешно используются как

дополнение к модели IDEF0 для описания документооборота и обработки информации

Методологии описания потоков работ (Work Flow Modeling)

Методология описания процессов – IDEF3, предназначена для описания рабочих процессов или, иными словами, потоков работ;

Используются при описании бизнес-процессов нижнего уровня;

Этот стандарт описывает не только статическую картину бизнес-процесса, но и логику взаимодействия.

Пример модели

Стр. 56

Методология ARIS

Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:– EPC (event-driven process chain) — метод описания

процессов, нашедший применение в системе SAP R/3; – ERM (Entity Relationship Model) — модель сущность-

связь для описания структуры данных; – UML (Unified Modeling Language) — объектно-

ориентированный язык моделирования.

Спасибо за внимание!