Кращі практики впровадження СЕД в органах державної влади України

Система електронного документообігу

Функціональний склад

Управління документами

Реєстрація документів

Підготовка документів

Виконання та контроль Архів

Web - модуль

Бізнес-аналітика

Звернення громадян

Технічні рішення

ручне / автоматичне визначення блоків для

розпізнавання

СКАНУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Сканування паперового документу

ABBYYFine Reader

Engine

1

2

3

1

3

2

Занесення розпізнаного тексту до полів ЕРКК

Система має експертний висновок ДСТСЗІ СБУ на відповідність вимогам нормативних документів у сфері технічного захисту інформації в Україні. Реалізовані послуги відповідають документу НД ТЗІ 2.5-004-99 "Критерії оцінки захищеності інформації в комп'ютерних системах від несанкціонованого доступу" і забезпечують рівень гарантій Г-2.

Сертифікати, дипломи, свідоцтва

• Секретаріат Кабінету Міністрів України • Державний центр зайнятості Центральний апарат та його

РегЦЗ• ВАТ «Укртелеком» Центральний апарат та 27-м філій• Головне управління державної служби України• Державна інспекція з контролю за цінами та 27-м філій та

підпорядковані ДП• Міністерство фінансів України• Міністерство економіки України• Міністерство соціальної політики України• Міністерство культури і туризму України• Міністерство інфраструктури України та його підпорядковані

структури• Міністерство вугільної промисловості України• Міністерство юстиції України• Міністерство екології та природних ресурсів України• Міністерство регіонального розвитку, будівництва та

житлово-комунального господарства України• Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України• Служба безпеки України

Сертифікати, дипломи, свідоцтва

• Національна акціонерна компанія «Нафтогаз України»

• Антимонопольний комітет України• Генеральна прокуратура України• Національна комісія регулювання електроенергетики

України• Державне агентство лісових ресурсів України• Державне агентство земельних ресурсів України• Державне підприємство «Центр державного

земельного кадастру»• Державна служба статистики України• Державне агентство водних ресурсів України• Державна служба експортного контролю• Державна служба туризму i курортів• Головне управління юстиції у Вінницькій області• Київська міська державна адміністрація (Головне

управління архітектури та дизайну Київської міської державної адміністрації, Головне управління економіки та інвестицій)

Міністерство соціальної політики України

Етапи розвитку системи документообігу

Автоматизація функцій департаменту звернень та

контролю, діловодів підрозділів

Автоматизація процесу реєстрації документів

Автоматизація обміну електронними документами

Фун

кціо

наль

ніст

ь си

стем

и до

кум

енто

обігу

Доля електронного документообігу

Автоматизація функцій керівників і виконавців

Електронний документообіг в організації

Міжвідомчій електронний документообіг

Автоматизація паперового документообігу

ТОВ «Укртелеком»

Загальна кількість користувачів у ВАТ «Укртелеком» близько 10 000Використовується реєстрація, контроль, рух, звітністьЗдійснюється підписання ЕЦП електронних документівВикористовується багатопаспортний режим роботи системи, що дозволяє забезпечити підключення до системи регіональних філій

Багатопаспортний режим

Централізоване управління сервером баз даних і серверами застосувань.Централізоване адміністрування багатопаспортної системи.Централізоване ведення довідкових даних.Обмін документами між паспортами.Зниження витрат на підтримку системи.

Єдине сховище даних для головної та підлеглих структур.Єдині сервера баз даних і сервера застосувань в головній структурі.

Переваги багатопаспортного режиму:

Головне управління державної служби України

У 2009 році ГУДС впровадило безпаперовий документообіг з використанням електронного цифрового підпису.На сьогодні 90% документообігу переведено у безпаперовий вигляд.Забезпечено стовідсотковий безпаперовий документообіг між центральним апаратом і віддаленими структурами.

Проект по впровадженню електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису на всіх рівнях в ГУДС - перший в держсекторі України. Цей унікальний досвід з ініціативи ГУДС рекомендовано використовувати як типове рішення для поширення в органах виконавчої влади. Відповідне доручення Віце-прем'єр-міністра України зобов'язує винести на розгляд КМУ проект «Плану заходів з переходу органів віконавчої власти до використання безпаперового електронного документообігу до 2012 року»

Необхідні умови щодо забезпечення переведення внутрішнього діловодства

у безпаперовий вигляд

Політична воля керівника органу

Забезпечення реєстраторів потужним обладнанням

Створення відомчих нормативів, щодо

переходу на електронний документообіг

Введення в експлуатацію системи електронного

безпаперового документообігу

Забезпечення усього персоналу юридично значимими

електронними цифровими підписами

Електронний документообіг: політичне рішення “за” чи “проти”

доступність інформації, прозорий рух документів, відсутність необхідності зберігати паперові копії

пришвидшення опрацювання документів, підвищення продуктивності роботи працівників

посилення виконавської дисципліни автоматизація контрольних функцій

керівника та самоконтролю забезпечення оперативної та одночасної

колективної роботи з документами

“ЗА”

2009 рік

2010 рік

Ікв ІІкв ІІІкв ІVкв Ікв ІІкв ІІІкв

23:5

7

14:1

7

8:35 5:

49

2:07 2:

04 1:59

психологічний бар'єр, пов'язаний з відходом від класичних паперових процедур

тимчасове падіння літературної якості документів

юридичні суперечності, пов'язані з одночасним існуванням паперового і електронного документообігу

“ПРОТИ”

Узгодження проектів документів

Цікавий факт: За результатами аналізу е-документообігу ГУДС, на електронних документах було зібрано 59 тисяч електронних погоджень за останні 6 місяців!!!Отже, за відсутності електронного документообігу, для збору такої кількості підписів спеціалістам довелося б кожного дня проводити у чергах біля кабінетів керівників не менше 1,5-2 години, збираючи не менш ніж по 6 віз щоденно !!!

Обмін даними

Центральний апарат

Обласні управління Районні управління Міські управління

Реквізити документа та електроний образ

Система електронного документообігу

Застосування повністю Web – орієнтоване Платформа SharePoint ServerПростий, уніфікований інтерфейсМожливість працювати, використовуючи сучасні портативні пристрої (iPad, iPhone, netbook)Інтеграція з MS OfficeІнтеграція з Active Directory

Megapolis.DocNet - це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в організаціях будь-якого рівня і різних галузей діяльності. Його основними перевагами є:

Уніфікований формат документів

Єдиний формат зберігання документів – PDFНевід'ємність образу документа від його електронної карткиФормування образу документа на підставі атрибутів електронної картки, багатошаровість документаМожливість вилучення документа з системи та виділення його в самостійний об'єкт

Зберігання документів в системі має ряд особливостей:

Електронний цифровий підпис

Захист будь-якого документа за допомогою ЕЦПВикористання ЕЦП від акредитованих центрів сертифікації ключівВізуалізація ЕЦП на документі, накладенням електронного факсиміле підписантуІнструментарій для перегляду та перевірки ЕЦП

Електронні позначки

На документ наносяться відмітки:Про реєстрацію документаПро погодження документаПро підписання документаПро нанесенні резолюції та ін ...

Візуалізація ЕЦП у вигляді електронних позначок на образі документа - аналог відміток, що наносяться на паперовий документ.Електронні позначки сприяють швидкій адаптації співробітників організації при переході від паперового до електронного документообігу

Дипломи, нагороди системи

Державне агентство з інвестицій та управління національними проектамиДП «Укркосмос»Міністерство фінансів ГрузіїМіністерство економічного розвитку АзербайджануФонд Гейдара АлієваPublic Defenders of GeorgiaВАТ «БМ Банк»АТ «Банк Грузії»ВАТ АБ «Укргазбанк»ЗАТ «Київстар Дж.Ес.Ем.»

Ми - глобальнаIT - компаніями несемовідповідальністьза якістьі захищеністьнаших рішень

вул. В. Стуса, 35/37Київ, 03142, Україна

тел.: +380 44 222-60-60

факс: +380 44 222-60-57

Дякую за увагу!