Исследование и анализ существующих учетных систем реформируемых объектов

01.11.2011 г.

2

Содержание

Раздел 1. Группы объектов реформирования, качественный и количественный состав персонала

Стр. 3

Раздел 2. Анализ трудозатрат на выполнение учетных и неучетных процессов

Стр. 6

Раздел 3. Стоимость ведения бюджетного и налогового учета Стр. 9

Раздел 4. Анализ организации учетного процесса реформируемых объектов

Раздел 5. Анализ программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами

Раздел 6. Риски создания ОЦО и способы их снижения

Стр. 11

Стр. 16

Стр. 19

Группы объектов реформирования, качественный и количественный состав персонала

3

Какие объекты подвергаются реформированию? С какими бухгалтерскими службами было проведено

интервью, какие были проанкетированы?Каков численный состав объектов реформирования,

включая состав бухгалтерских служб?

Раздел 1

4

Объем работ по сбору и анализу информации

На стадии сбора информации были проведены интервью со всеми объектами реформирования, входящими в стадию «Пилот»

Не получены анкеты от следующих ОР: Учреждения социальных служб, подведомственные Агентству по управлению социальными службами -, т.к. их функции по ведению бухгалтерского

учета выведены на аутсорсинг Учреждения, подведомственные Агентству по управлению государственными учреждениями ввиду большой загруженности по подготовке отчетности Аппарат Законодательного собрания Пермского края (анкеты не отправлялись) Избирательная комиссия (анкеты не отправлялись)

На стадии сбора информации дополнительно было проведено интервью 3-х объектов ИОГВ и 4-х объектов ГКУ, ККУ, входящих в стадию «Тиражирование»

Объекты реформирования (ОР) по стадиям внедрения:

ПИЛОТ (интервью)

ГО2

ИОГВ5

ТИРАЖИРОВАНИЕ (анкетирование)

ИОГВ, ГО31

ГКУ, ККУ122

Анализ количества отправленных и полученных анкет:

5

Количественный и качественный состав персонала ОР

Объекты реформирования были сгруппированы по их роли в бюджетном процессе и подведомственной принадлежности

ИОГВ, ГО ГКУ, ККУ

Общая численность:6 034 человек

1 800 человек 4 234 человек

118 человек 215 человекЧисленность сотрудников бухгалтерских служб

38• Все сотрудники бухгалтерских служб

39• Сотрудники ИОГВ, ГО

37• Сотрудники ГКУ, ККУ

Средний возраст сотрудников бухгалтерских служб, полных лет:

Большая часть сотрудников бухгалтерских служб имеет высшее образование, особенно в ИОГВ, ГО

68%

27%

4%1%

40%

19%

31%

7% 3%

высшее бухгалтерскоевысшее прочеесредне-специльное бухгалтерскоесредне-специльное прочеесреднее (незаконченное среднее)

ИОГВ, ГО

ГКУ, ККУ

Численность персонала ОР: Образовательный состав персонала ОР:

Анализ трудозатрат на выполнение учетных и неучетных процессов

6

Какие функции выполняют бухгалтерские службы реформируемых объектов?

Какое количество документов обрабатывается при выполнении учетных функций? По каким учетным

процессам обрабатывается наибольшее количество документов?

Каково распределение фонда рабочего времени на выполнение учетных и неучетных процессов?

Раздел 2

7

Характеристика выполняемых бухгалтерскими службами процессов

Процессы, выполняемые бухгалтерскими службами

учетные

Профильные функции бухгалтерских служб (бюджетный, налоговый и

управленческий учет и отчетность)

неучетные

Прочие функции, не связанные с выполнением учетных операций

ИОГВ Учреждения занятости

Учреждения лесного

хозяйства

Учреждения безопасности

Учреждения здравоохранения

Учреждения ветеринарии и

охоты

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

60%50%

66%76% 83% 77%

40%50%

34%24% 17% 23%

Неучетные функции Учетные функции

от 17% до 50% рабочего времени сотрудников бухгалтерских служб приходится на выполнение неучетных функций

За 2010 год бухгалтерскими службами при выполнении учетных процессов было обработано 798,5 тыс. документов

40 % обработанных документов в общем учетном процессе приходится на документы по учету денежных средств

Количество обрабатываемых документов:

Структура обрабатываемых документов:

8

Перечень учетных и неучетных функций

Необходимо согласование Перечня неучетных функций, подлежащих передаче в ОЦО

Учетные функцииБюджетный учет и отчетность в качестве получателя бюджетных средствУправленческий учетПодготовка налоговой отчетности

Подготовка отчетов (сводов), информации по запросам пользователейРабота с контролирующими органами

Организация деятельности бухгалтерии

Неучетные функцииПланирование бюджета

Исполнение бюджетаИсполнение функций главного распорядителя бюджетных средствФормирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство

Кадровый учетПрочие функции, выполняемые бухгалтерской службой

Составление и согласование бюджетной сметы Планирование расходов бюджета, обоснование бюджетных ассигнований Составление и утверждение бюджетной росписи, распределение бюджетных ассигнований, бюджетных обязательств по

подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств Доведение лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, субсидий и субвенций до

подведомственных получателей бюджетных средств Ведение реестра расходных обязательств, подлежащих исполнению в пределах утвержденных лимитов

бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований Контроль соблюдения условий выданных субвенций, межбюджетных субсидий и иных субсидий,

установленных при их предоставлении. Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство Прочие неучетные функции

!

9

Распределение функциональных обязанностей и трудозатрат по учетным процессам

14%

11%

7%

7%

6%6%6%

5%

5%

5%

4%3%

3%2%2%2%1%1%1%1%1% 5%

денежные средства

оплата труда и начисления на выплаты

расчеты с подотчетными лицами

прочие функции, не связанные с учетом

расчеты по платежам в бюджеты

расчеты с кредиторами

основные средства

материальные запасы

расчеты с дебиторами

расчеты по доходам

расчеты по принятым обязательствам

забалансовые счета

безвозмездные поступления от бюджетов

безвозмездные перечисления бюджетам

вложения в нефинансовые активы

прочие доходы

нематериальные активы

безвозмездные перечисления организациям

взносы на социальные нужды

суммы принудительного изъятия

финансовые вложения

прочие учетные функции

16%

10%

10%

6%

6%6%5%

5%

4%

4%

3%

3%2%

2%2%2%2%1%1%1%1%1%1% 5%

Наибольший вес по распределению функциональных обязанностей в общем учетном процессе занимает учет

денежных средств

ИОГВ, ГО

ГКУ, ККУ

Структура функциональных обязанностей по участкам учета и распределение трудозатрат по учетным функциям у РО идентична, за исключением ведения учета в качестве ГРБС группой ИОГВ, ГО

Бюджетный учет и отчетность в качестве получателя средств бюджета

Бюджетный учет и отчетность в качестве главного распорядителя бюджетных средств

Управленческий учет

Подготовка налоговой отчетности

Подготовка отчетов (сводов информации) для других отделов организации

Работа с контролирующими органами

Организация деятельности бухгалтерии, в том числе методологическое обеспечение деятельности

бухгалтерии

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Ведение бюджетного учета и составление отчетности занимает большую часть времени в общем фонде

времени выполнения учетных функций

ИОГВ, ГО

Бюджетный учет и отчетность в качестве получателя средств бюджета

Управленческий учет

Подготовка налоговой отчетности

Подготовка отчетов (сводов информации) для других отделов организации

Работа с контролирующими органами

Организация деятельности бухгалтерии, в том числе методологическое обеспечение деятельности бухгалтерии

0% 20% 40% 60% 80%

ГКУ, ККУ

Анализ организации учетного процесса реформируемых объектов

10

Каков уровень регламентации организационной и методологической составляющих учетной системы?

Какие учетные процессы являются избыточными и дублируются?

Раздел 4

11

Анализ уровня регламентации методологической и организационной составляющих учетной системы

Группы реформируемых

объектов

Кол-во анкет

отправлено

Кол-во анкет

получено

Положение об

отделе

Организационная

структураШтатное

расписаниеДолжностн

ые инструкции

График документоо

борота

ИОГВ, ГО 29 24 13 3 6 13 7Учреждения занятости 41 41 7 13 16 22 26Учреждения лесного хозяйства 30 28 3 5 11 14 10Учреждения безопасности 10 7 2 - 1 4 3Учреждения здравоохранения 7 7 2 3 4 4 3

Учреждения ветеринарии и охоты 2 2 - - - 2 2

Итого 119 114 27 24 38 59 51

Группы реформируемых

объектов

Кол-во анкет

отправлено

Кол-во анкет

полученоУП БУ УП НУ План

счетовПеречень регистров

ИОГВ, ГО 29 24 8 4 6 9

Учреждения занятости 41 41 26 3 12 18Учреждения лесного хозяйства 30 28 15 4 5 10Учреждения безопасности 10 7 3 1 2 3Учреждения здравоохранения 7 7 4 4 1 4

Учреждения ветеринарии и охоты 2 2 2  - -  - 

Итого 119 114 58 16 26 44

Документы, регламентирующие организационную составляющую учетной системы

Документы, раскрывающие методологическую составляющую учетной системы

Уровень регламентации организационной и методологической составляющих учетной системы группы ИОГВ, ГО достаточно высок

Для формирования выводов относительно уровня регламентации по ГКУ и ККУ требуется дополнительный запрос информации, т.к. представленной информации недостаточно

!

12

Анализ учетных процессов на предмет избыточности и дублирования

Избыточность и дублирование функций обусловлено разнородностью и слабой интеграцией программных комплексов

Дублирующий ввод данных

Сверка данных из различных программных комплексов

Формирование отчетов вручную

Примеры

Ввод данных по кадровому учету, МТО и пр. при наличии этих данных в смежных программных комплексах других подразделений (у кадровиков, экономистов и пр.)

При переносе данных из одной системы в другую работники бухгалтерий тратят значительное время на проверку корректности переноса данных (например, после переноса данных из «1С» в «Баланс предприятия»)

Формирование отчетов вручную в Excel (управленческая отчетность, форма 14 и пр.)

Потери рабочего времени

≈15 – 30%от рабочего

времени работника

Резерв сокращения трудоемкости учетных функций при внедрении единой информационной системы и необходимых интерфейсов составит 10-25% !

13

Анализ функций, не связанных с ведением учета

Структура неучетных функций группы ИОГВ

Наиболее трудоемкие неучетные функции ГКУ, ККУ:1. Функции, связанные с обеспечением исполнения бюджетного процесса - формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство.2. Исполнение бюджета получателем средств бюджета - Контроль целевого расходования средств

Структура неучетных функций группы ГКУ,ККУ

Наиболее трудоемкие неучетные функции ИОГВ, ГО:1. Функции, связанных с исполнением бюджета получателем средств бюджета:• Открытие (принятие) лимитов бюджетных обязательств и

бюджетных ассигнований, субсидий и субвенций • Контроль целевого расходования средств, в том числе разноска

платежей по КБК 2. Функции, связанные с обеспечением исполнения бюджетного процесса - формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство.

Объем неучетных функций ГКУ, КУ значительно превышает объем неучетных функций ИОГВ, ГО!

14

Анализ функций, не связанных с ведением учета группы объектов ГКУ, ККУ

Распределение фонда рабочего времени на выполнение учетных и неучетных функций

Сотрудники бухгалтерских служб ГГКУ, ККУ тратят значительное время на выполнение функций, не связанных с ведением учета (от 17 до 50% рабочего времени)

Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство – основная неучетная функция всех ГКУ, ККУ (от 9% до 25% всего фонда рабочего времени)

Учреждения занятости

• Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (8%)

• Начисление пособия по безработице и выдача справок (12%)

Учреждения лесного хозяйства

• Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (4%)

• Подготовка прочей отчетности (6%)

Учреждения безопасности

• Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (9%)

• Подготовка прочей отчетности (8%)

Доля прочих функций в общем объеме неучетных функций

!

Анализ программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами

15

Каков состав и количество программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами?

Какие существуют интерфейсы и процедуры консолидации между программными продуктами?

Раздел 5

16

Используемые объектами реформирования программные продукты

Схема ИС бухгалтерии объекта реформирования(на примере Министерства образования)

Баланс предприятия (основные средства)

Налогоплательщик

СКБ Контур

Консультант +

ВТБ 24. Партнер

ИАС+

СКИФ

АРМ ПБС

АЦК-финансы

СЭД-УФК

1СПарус. (З/п)

ПУ5

Клиент-банк Урал ФД

СЭД

АРМ Кадры

Учетные системы

Финансово-казначейские системы

Системы консолидации отчетности

Специализированные системы (учет кадров, клиент-банк)Системы проверки и сдачи отчетности

Информационно-справочные системы

Ручной перенос данныхОбмен файлами

Информационные системы объектов реформирования представляют собой набор разнородных локальных программных комплексов

Виды программных продуктов для решения частных задач

Область применения Название типизированное

антивирус Антивирус NOD 32

Антивирус Касперский

правовая система

Гарант

Главбух

Консультант+

программа бухгалтерского учета

1С Предприятие

ИС ИОГВ

Лоис РеГистр

Парус-Бухгалтерия

программа взаимодействия с казначейством

АРМ СЭД УФК

СУФД-IS

программа передачи реестров на оплату труда

ВТБ 24 Партнер

Сбербанк-АСТ

Урал ФД

программа сдачи отчетности

Астрал

Контур Экстерн

Контур-Лайт

Парус Абонентский пункт

Парус Сервис

СБиС

Скиф

учет заработной платы 1С Зарплата и Кадры

Парус-Зарплата 17

Примеры используемых программных продуктов для решения типовых задач

В настоящее время бухгалтерскими службами реформируемых объектов используется около 30 программных продуктов

Большое количество локальных программных комплексов, ориентированных на решение частных задач

Различные настройки программных комплексов даже в случае одинаковой программной платформы

Большое количество интерфейсов между программными комплексами

Дублирование информации в различных программных комплексах

Перенос данных неавтоматизированным образом Отсутствие единой НСИ

Высокие затраты на разработку и сопровождение программных комплексов

Дополнительные расходы на разработку и сопровождение интерфейсов обмена данными

Отсутствие прослеживаемости движения учетных данных

Отсутствие прозрачности

!

Риски создания ОЦО и способы их снижения

18

Каковы риски передачи функций из объектов реформирования в ОЦО? К каким последствиям они

могут привести?Каким образом они могут быть снижены?

Раздел 6

19

Риски централизации учетных функций

КАЧЕСТВА

ОПЕРАТИВНОСТИ

ЗАТРАТ

Разнородный состав и настройки ПО Наличие «отраслевой» специфики Изменение привычного содержания

деятельности работников бухгалтерий при переходе в ОЦО

Территориальная распределенность объектов реформирования от г.Перми и друг от друга

Возникновение дополнительных функций по передаче и приемке документов, информации, ее сортировке в ОЦО

Неравномерный объем работ по периодам Неконтролируемый рост объемов работ

Возникновение затрат на управление ОЦО Возникновение затрат на передачу документов

и информации из ОР в ОЦО Увеличение общей численности занятых

бюджетным учетом по некоторым ОР (нецелесообразность передачи ставок)

СОЦИАЛЬНАЯ НАПРЯЖЕННОСТЬ

Переживания персонала в связи с вероятностью их сокращения

Негативное восприятие изменений персоналом, переводимым в ОЦО

Негативное восприятие решения о передачи функций в ОЦО руководством объектов реформирования

НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ

ПРОЕКТА

20

Риски передачи учетных функций из Казенных учреждений№ Характеристика

Текущей ситуацииИллюстрации Риск передачи учетных

функций в ОЦО

1 Малая численность бухгалтерий

В 23 Казенных учреждениях по 1 бухгалтеру.В 30 Казенных учреждениях по 2 бухгалтера.При этом частично эти бухгалтеры заняты выполнением непрофильных функций.

Риск увеличения общей численности работников учетной системы по сравнению с текущей ситуацией (ОЦО+служба заказчика у ОР)

2 Значительный объем непрофильных функций в структуре деятельности работников бухгалтерий

Центр занятости населения г.Краснокамск1 бухгалтер тратит -11% рабочего времени на ведение бухгалтерского учета, 26% рабочего времени на функции экономиста 50% рабочего времени связанную с выплатами пособий безработными, начинающим предпринимателям, молодежью

3 Большой объем работ по уточнению первичных документов, получаемых бухгалтерией казенного учреждения от работников КУ

В Казенном учреждении «Пермохота» егеря предоставляют в бухгалтерию первичные документы, сформированные от руки, с ошибками. Работники бухгалтерии тратят 95% времени на уточнение документов и 5% времени на их отражение в учете.

4 Места формирования первичных документов у некоторых казенных учреждений территориально удалены от центральных офисов этих казенных учреждений. Возможности по передачи документов и информации ограничены.

В лесхозах первичные документы передаются в бухгалтерию 1-2 раза в месяц.Больничные листы егерей передаются с запаздыванием, что приводит к необходимости перерасчета заработной платы (Имел место случай, когда отправленные почтой в декабре документы были получены бухгалтерией только в феврале следующего года).

Риск несвоевременного оказания услуг, нарушения установленных законодательств сроков

5 Территориальная удаленность казенных учреждений друг от друга и от г.Перми

102 казенных учреждения расположены за пределами г.Перми

6 Наличие отраслевых особенностей учета, расчета заработной платы, формирования отчетности

В учреждениях, в состав которых входит пищеблок, имеет место большой объем ежедневной работы по учету расходования продуктов. Имеются особенности учета рабочего времени и заработной платы по отдельным категориям работников.

Риск потери качества услуг на первом этапе передачи функций в ОЦО

Кроме того, в настоящее время продолжается процесс укрупнения КУ, в том числе, укрупнение бухгалтерий КУ

!

НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ

ПРОЕКТА,УХУДШЕНИЕ

ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ

21

Способы снижения рисков

Обеспечить требуемый уровень качества услуг

Обеспечить своевременность оказания услуг, оперативность взаимодействия ОЦО с ОР

Обеспечить требуемый уровень эффективности учетной системы

Не допустить рост социальной напряженности

Унификация и стандартизация методов и процедур учета, требований к качеству услуг Создание единой ИС ОЦО Разработка и внедрение эффективных механизмов обучения персонала Стимулирование персонала на качественное выполнение работ Внедрение механизмов контроля качества Внедрение механизмов оценки удовлетворенности Заказчиков качеством услуг

Внедрение механизмов электронного обмена первичными документами и информацией Четкая регламентация сроков предоставления документов Создание в структуре ОЦО ответственных за взаимодействие с клиентами, закрепление за

ними ОР Специализация персонала Повышение квалификации персонала

Рациональная организация труда работников ОЦО На этапе разработки ТЭО более детально оценить возможные эффекты от передачи

учетных функций из Казенных учреждений в ОЦО Реализацию решения отложить до момента завершения их укрупнения и создания

единой ИС ОЦО

Внутренний PR проекта по централизации учетных функций Сохранение заработной платы персонала переходящего в ОЦО, создание предпосылок

для роста оплаты труда Преимущественное сохранение рабочих мест в регионах