دانشکده مهندسي - گروه مهندسي كامپيوتر

گزارش کارآموزیآشنایی با مفهوم شیرپوینت

ارایه دهندگان : مهدیه ذبیحی – عطیهشبان

استاد راهنماآقای مهندس جهاندار انوری طهرانی

1388شهریور

تاریخچه شیرپوینت

شاید هنوز نسل اول افرادی که در زمینه پیاده سازی شبکه ه��ای ک��امپیوتری فع��الیت داش��ته ان��د، بعن��وان ITمتخصص مشغول بکار باشند. بهتر است اینطور بگوییم که در فاص��له کم��تر از ی��ک نس��ل ک��اری، دنی��ای

تغییراتی با سرعت فرای تصور داشته است و این سرعت هر روز بیشتر و بیش��تر می ش��ود. اولین دالی��ل استفاده از شبکه های کامپیوتری انتقال فایلها و استفاده از چاپگرها ب��وده اس��ت. ام��ا ب��ا رون��د تغی��یر نی��از کاربران این خواسته اولیه به موضوعی جامع تر با ن��ام تب��ادل اطالع��ات تب��دیل گردی��د. در دنی��ای ک��امپیوتر

مفهوم اطالعات بسیار زود تغییر ماهیت داد.

1

پست الکترونیک در زمینه تبادل اطالعات انقالب ایجاد ک��رد و اس��تفاده از بس��تر ش��بکه را تنه��ا مح��دود ب�ه انتقال فایل یا استفاده از چاپگرها ننمود. این تحول باعث ایجاد مفهوم همکاری تیمی با اس��تفاده از بس��تر

ITشد. کاربران با استفاده از پست الکترونیک اقدام به جابجایی محتوای اطالعاتی می کردند. با پیشرفت روند استفاده از پست ا لکترونیک، کاستی های این سیستم مشخص گردید. شاید بزرگترین ایرادی ک��ه ب��ه استفاده از پس�ت ا لکترونی�ک وارد ب�ود ع�دم تمرک��ز، ع�دم امک�ان س�ازمان دهی و ع�دم امک�ان جس�تجو

اطالعات بوده است.

این قابلیتها امروزه بعنوان امکانات اثبات شده هر سیستم اطالعاتی می باشد. تمرک��ز اطالع��ات، ق��ابلیت سازماندهی و جستجو باعث می شود تا کاربران از انجام دوباره کاری ها دور بمانند و در زمان انج�ام ک��ار

بصورت بهینه فعالیت نمایند.

ITنیاز به تمرکز اطالعات و دسترسی سریع به آنها باعث شد ت��ا بس��یاری از ش��رکتهای پیش��رو در ص��نعت اقدام به تولید ابزارهایی جهت رفع این نیازها نمایند.

همانطور که اشاره شد در فاصله زمانی کوتاهی نیاز کاربران از فعالیتهای س��اده انتق��ال فای��ل و اس��تفاده ب��ه راه ح��ل ه��ایی۱۹۹۷اشتراکی از چاپگرها به سطح پیشرفته تری رسید. مایکروس��افت از ح��دود س��ال

فکر می کرد که توسط آنها بتواند تیمهای کاری در سازمانها را به هم مرتبط نمای��د و جری��ان اطالع��اتی راMicrosoftبین افراد برقرار نماید. این تفکر منجر به ارائه محصولی ب��ه ن�ام Exchange Serverش��د ک��ه ب��ا

این امکان را برای کاربران فراهم می نمود تا بتوانند از طریق پستMicrosoft Outlookهماهنگی با ابزار Exchange Server مایکروسافت نسخه بعدی محصول ۱۹۹۸ا لکترونیک با یکدیگر در ارتباط باشند. در سال

را ارائه نمود که عالوه بر فراهم نمودن امکانات ارسال و دریافت پست ا لکترونیک ا مکان جابجایی اسناد مایکروس��افت تح��ولی اساس��ی۲۰۰۰و محتویات مبتنی بر وب را نیز فراهم می نمود. پس از آن در سال

Windowsدر قابلیتهای محصوالت خود ارائه نمود. ارائه نسخه جدید ویندوز ) 2000 Familyو در ادام��ه آن ) SQL Server 2000 و Exchange Server 2000 .دنیای جدیدی را به روی کاربران گشود

Exchange را نیز ارائه داد و از این طری��ق رون��د س��ریع ت��ری ب��رای ارتب��اطChat قابلیت استفاده از 2000 کاربران با یکدیگر و همچنین انتفال اسناد و برگزاری جلسات شکل گرفت. پیشرفت برنام��ه نویس��ی تحت

۲۰۰۱وب باعث شد تا ش�رکتها اق�دام ب�ه ارائ�ه محص�والت خ�ود در این محی�ط نماین�د. در م�اه می س��ال وارد بازار نمود. یک ماه بعدSharepoint Team Services 1.0 را با نام Sharepointمایکروسافت اولین نسخه Sharepointیعنی در ماه ژوئن نسخه Portal Server ارائه شد که ابزاری بود ب��رای اتص��ال س��ایتهای2001

. Team Servicesایجاد شده در

را ب��ا ن��امSharepoint مایکروس��افت نس��خه ای ت��ازه از محص��ول ۲۰۰۳دو س��ال بع��د در م��اه ژوئن س��ال Windows Sharepoint Services 2.0ارائه نمود. این محصول بعنوان یک ابزار رایگان و بصورت یک قابلیت

Windowsاضافه توسط Server نسخه پورت��ال این۲۰۰۳ به کاربران عرضه شد. در ماه نوامبر سال 2003 وارد بازار گردید. مایکروسافت در نگارش این ابزارها معماریSharepoint Portal Server 2003ابزار با نام

جدیدی را پیش گرفت. این محصول به تدریج در میان متخصصان و برنامه نویسان جای گرفت و تبدیل ب��ه شنیده ها از نس��خه۲۰۰۶ابزاری محبوب برای ارائه راه حلهای سریع در سازمانها گردید. تا قبل از نوامبر

2

حاکی از تحولی بزرگ بود. افرادی که در برنامه آزمون نسخه جدید این محصول حض��ورSharepointجدید داشتند در سایتهای مختلف خبر از وجود امکانات جدیدی می دادند که بس��یاری از ک��اربران بی ص��برانه در

انتظار آنها بودند.

راWindows Sharepoint Services 3.0( WSS 3.0در نهایت زمان موعود فرا رسید. مایکروسافت محصول)MOSS نسخه پورتال آن ب��ا ن��ام جدی��د)۲۰۰۷ ارئه نمود و در ژانویه ۲۰۰۶در ماه نوامبر 2007 �)Microsoft

Office Sharepoint Server 2007.وارد بازار شد

بسته شیرپوینت از خانواده سروری مایکروسافت می باشد که با در اختیار قرار دادن قابلیتهای مبت��نی ب��ر وب، به کاربران این امکان را می دهد تا اطالعات را در قالبهای مشخص سازماندهی نماین��د، ب��ه اش��تراک

بگذارند و جستجو کنند.

کاربران اطالعاتی با استفاده از این ابزار می توانند از روی خط بودن دیگر کاربران اطالع حاص��ل نماین��د، مستندات مختلف را به اشتراک بگذارند، از روند تغییرات اطالعات مطلع شوند یا دیگران را مطلع نماین��د. همچنین سازمانهایی که از این ابزار استفاده می نمایند می توانند از اطالعات محافظت نم��وده، تغی��یرات

ب��اعث میSharepointآنها را کنترل نمایند و آنها را بصورت کارا و قابل دسترس ذخیره کنن��د. اس��تفاده از Microfotشود تا سازمانها با بکارگیری ابزارهای موجود مث��ل Office و Internet Explorerو ب��دون نی��از ب��ه

اعمال تغییرات اساسی در روند کار، کارایی کاربران را دوچندان نماید.

بعن��وان ی��ک عنص��ر کلی��دی می توانن��د اه��داف اس��تراتژیک جدی��دیSharepointسازمانها با بکارگیری ابزار تعریف نمایند. فراتر از برگزاری جلسات در سالنهای اجتماعات و ارسال نامه ها و پس��ت ه��ای الکترونی��ک

می تواند اطالعات سازمانی را متناسب با نیاز کاربران به آنها ارائه نماید. Sharepointگروهی،

به شکلی طراحی گردیده که در صورت تغییر نیاز، می توان به س��ادگی نیازه��ایSharepointساختار ابزار جدید را در این ابزار پیاده نمود و به اهداف جدید دست پیدا کرد.

نگاهی به مفهوم پورتال

تعریف پورتا ل

( که س��اده ت��رین ک��اربران این��ترنت ب��ا رج��وع ب�ه آنHubتعریف اولیه پورتال بسیار ساده است : "مکانی ) بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطالعات مورد نی��از خ��ود در را

بدست آورند ". هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند :

3

مکان : در اکثر موارد پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خ��اص ش��ناخته می ش��ود. این وب ( بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورت��ال باش��د و ی��اInterfaceسایت می تواند یک واسط )

اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت ق��رار گ��یرد. ام��ا تع��اریفی ن��یز وج��ود دارن��د ک��ه مستقیما از لغت وب سایت استفاده نکرده در این مورد سکوت می کنند : "پورت��ال دروازه ای اس��ت ب��ه

سایتهای دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است " .

.ساده ترین کاربران : کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ت��رین آنه��ا بتوان��د از اطالع��ات و سرویس��های ارائه شده استفاده کند . بر حسب ن��وع پورت��ال ، ک��اربران آن ن��یز متفاوتن��د و ش��امل ک��اربران معم��ولی ،

مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان و... باشند .

سرویس های متداول در اینترنت : هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است . اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تاالر گفتگو ، اخب��ار ، نقش��ه ه�ای مرتب��ط ب�ا موض��وع پورت�ال ، جس�تجو در س��ایتهای زی�ر

( باش��د . درTailoringمجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخص��ی س��ازی توس��ط پورت��ال)پورتالهای تجاری خدمات خرید و فروش آنالین ، ارائه کاتالوگ و سیستمهای پرداخت لحاظ می گردند

(اطالع��ات م��ورد نی��از : یکی از وی��ژگی ه��ای پورت��ال دری��افت اطالع��ات از س��ایتهای دیگ��رContent

aggregationاست . پورتال تنها دریافت کننده اطالعات است و آنها را به اشتراک می گذارد . ب��ه عب��ارت ) بهتر پورتال اطالعاتی که در س�ایتها و پایگاهه�ای مختل�ف وج�ود دارد را س��ازماندهی ک�رده و نم�ایش می

دهد. در نظر داشته باشید که این اطالعات باید استاندارد شده باشند .

بنابراین :

پورتال ، تولید کننده و مدیریت کننده اطالعات نیست .

پورتال ، استاندارد کننده اطالعات نیست .

پورتال ، یک وب سایت همه کاره نیست .

به عبارت دیگر پورتال چهارچوبی است که اطالعات و سرویسهای منابع مختلف را کنار یکدیگر ق��رار داده و تحت یک طرح امنیتی ارائه می دهد . با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستمهای مج�زا

کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.

( انواع پورتال2

4

پورتال را می توان بر حسب محتوا و مخاطب طبقه بندی کرد :

"محتوا : "چه سیستم و اطالعاتی توسط پورتال ارائه می شوند ؟

( پورتالهای اطالعاتیInformation Portalپورتالهایی هستند که بیشتر اطالعات استاتیک موجود ،) در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش می دهند.

( پورتالهای کاربردیApplication Portalپورتاله��ایی هس��تند ک��ه بیش��تر ارائ��ه دهن��ده س��رویس ، ) هستند .

" مخاطب : " مخاطب پورتال چه کسی است ؟

( پورتال افقیHorizontal Portal - Hortalارائه دهنده اطالعات و سرویسهای مختلفی است ، و ) افراد مختلف را پاسخگو می باش��د ب��ه عن��وان مث��ال پورت��الی ک��ه در آن خری��د و ف��روش کااله��ای

مختلفی صورت می گیرد . ( پورتال عمودیVertical Portal- Vortalبر روی عناوین خاص و یا سرویسهای خاص تمرکز دارد )

و پاسخگوی گروه خاصی می باشد . به عنوان مثال پورتالی که به خرید و فروش محص��والت ی��ک (1صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص می یابد . )شکل

- طبقه بندی پورتال1تصویر

عالوه بر طبقه بندی محتوایی پورتال ، طبقه بندی دیگری وجود دارد ک��ه پورت��ال را ب��ه دوبخش پورتاله��ای( طبقه بندی می کند.Enterprise Portal )سازمانی( و پورتالهای Commercial Portal )تجاری

پورتال سازمانی چیست؟

5

دنياي امروز دنياي ارگانهاي بهم پيوسته است جائي كه رفته رفته تبادالت مربوط به ش��بكههاي ك��امپيوتري و اينترنت باعث بروز توسعه شگرفي در زمينه ارتباطات انساني و اجتماعي مردم كره زمين خواه�د ش�د.

مردم رفته رفته از اينترنت و تلفن در جهت استفاده از خدمات شبانه روزي اجتماع بهره ميگيرند.

امروزه در كشورهاي توسعه يافته جه��ان در واق��ع س��ايتهاي اينترن��تي در دامن��ه وس��يعي خ��دمات دول��تي و خصوصي را در اختيار مشتريان و مراجعين خود قرار ميدهند، بطوريكه بر طبق آخرين بررس��يها بيش��تر از

نماين��د. درصد كاربران اينترنت در اين كشورها از خدمات سايتهاي وب س��ازمانهاي دول��تي اس��تفاده مي60 الكترونيكي كردن خدمات دولتي در اين كشورها امتيازات زيادي را براي دولت و م��ردم ب��ه ارمغ��ان آورده است. اين امتيازات شامل ك��اهش مراجع��ات خس��ته كنن��ده اداري، روان��تر ش��دن خ��دمات اطالعرس��اني و اجرائي سازمانها و در نهايت سودآوري بيشتر ب��راي دولت و كش��ور ش��ده اس��ت. بعالوه ب��ا ش��فاف ش��دن اليههاي ارتباطي ميان دولت و مردم نيازهاي مردم به دقت و سرعت بيش��تري ب��ه بدن��ه داخلي دولت وارد

شده و در مدت زمان كوتاهتري پاسخ مييابد.

در چنين محيطي نميتوان سازماني را مجزا از ساير سازمانها و مولفه ها در نظ��ر گ��رفت، ب��ه زب��ان ديگ��ر هيچ سازماني در خال فعاليت نميكند. اغلب سازمانها جزئي از اجتماع پويائي از مشتريان، ش��ركاي تج�اري، تامينكنندهگان و پرسنل سازمان ميباشند. ارتباطات ميان سازمان و خارج از س��ازمان بح��دي رش��د ك��رده

است كه تنها ميتوان مرزي نامرئي را ميان اين دو بخش در نظر گرفت.

از طرفي ديگر سازمانها با مشكالت متعددي در بدنه عملياتي خود روبرو هس��تند ك��ه اين مش��كالت بط��ورعمده عبارتند از:

عدم وجود استراتژي و استاندارد تدوين شده سازماني براي ارائه خدمات عدم وجود مديريت و برنامه ريزي كارا در خصوص منابع انساني و الكترونيكي سازمانوج�ود رواله��اي پيچي��ده و ناكارآم�د در خص��وص فعاليته�اي دروني س��ازمان مبت��ني ب�ر پيچي��دگيهاي

ساختار اداري ضعف ساختار در خصوص بكارگيري يك سيستم جامع الكترونيكي براي مديريت اطالعات وجود روالهاي ناكارآمد در خصوص ارتباط با مشتريان و شركاي كاري سازمان

بعالوه هر سازمان در تحليل ساختار خود به زير سازمانهاي متعدد و جدا افتادهاي ميرس��د ك��ه ه��ر ي��ك ب��ه صورت مجزا مورد بررسي قرار گرفته و با توجه به سرويس ها و خدماتي كه به مخاطبين درون سازماني و برون سازماني ميدهند وارد ورطه مكانيزاسيون شده اند. حال آنكه وابس��تگي ه��اي دروني و س��اختاري آنها در اين روند در نظر گرفته نشده است. در نتيجه اين زير ساختار هاي جدا افتاده در بيش��تر م��وارد ن��ه تنها موجب سهولت عملك��رد در س��ازمان نمي ش��وند بلك��ه ب��اعث س��ردرگمي مخ��اطبين ش��ده و ب��ر س��ير روالهاي تركيبي تاثير معكوس دارند. مخاطبين سازمان تنها در صورتي موفق به استفاده بهينه از اين زي��ر ساختار ها مي شوند كه نسبت به ساختار داخلي سازمان و رويه هاي عملياتي آنه��ا اش��راف كام��ل داش��ته

باشند.

6

براي رفع اين مشكالت، سازمان ن��اگزير ب��ه تغي��ير اس��تراتژي ك��اري خ��ود در ه��ر ي��ك از دامن��ه ه��اي ف��وق ميباشد. تحليلگران سازماني راهكار اين امر را رسيدن سازمان به يك ساختار معن��ائي از ارتباط��ات درون سازماني ميدانند كه طي آن ي��ك نظ��ام پيوس��ته اطالع��اتي در س��ازمان ايج��اد ميگ��ردد. اين نظ��ام پيوس��ته اطالعاتي كه در واقع اطالعات سازمان را به روانترين شكل طي فرآيندهاي خاصي ب��ه گ��ردش در مي��آورد بايستي ارتباط مناسبي با زيرساختارهاي اطالعاتي سازمان و مدل ساختاري سازمان داشته باش��د. چ��نين

( براي بهينه سازي ساختار كلي رويه هاي سازمان قابل اج��راERPنظامي از طريق مدلهاي مديريت منابع )ميباشد.

در اين نظام معماري پورتال سازماني به عنوان واسط كليه سيستمهاي سازمان قادر به ارائه اطالع��ات وسرويسهاي سازماني به كليه مخاطبين سازمان ) كه در باال به آن اشاره شد ( ميباشد.

در اين حالت سازمان از ي��ك منظ��ر ب��راي مخ��اطبين مع��رفي ميش��ود و پورت��ال دسترس��ي س��ريعي را ب��ه اطالعات، نرمافزارها و سرويسهاي سازماني براي كليه استفاده كنندهگان مهيا ميسازد. در واق��ع مط��ابق با تعريف مدلسازان سازمان، پورتال سازماني يك ميز كار الكترونيكي مبتني بر اينترنت اس��ت ك��ه تم�امي

منابع و سرويسهاي الزمه در سازمان را در اختيار كاربران سازمان قرار ميدهد.

7

گروهه��اي متف��اوت مخ��اطبين ب��ا توج��ه ب��ه س��اختار دسترس��يهاي گروهه��اي مختل��ف اطالع��اتي س��ازمان ، اطالعات مورد نياز و قابل دسترس خود را از سازمان بدست ميآورند و اين بدين معنا است كه ه��ر گ��روه

از مخاطبين ديدگاه مربوط به خود را از پورتال خواهند داشت.

مطابق با بررسيهاي انجام شده در دنيا منابع اطالعاتي ارائه شده از طريق پورتال سازماني عبارتند از :

مستندات توليد شده توسط پرسنل سازمان و قابل ارائه توسط سازمان براي مخاطبيناطالع��ات و سرويس��هاي عملي��اتي از ن��رم افزاره��اي س��ازماني نظ��ير سيس��تمهاي م��الي و ام��ور

مشتركين سرويسهاي تجاري نظير فرآيندهاي فروش، گزارشگيري سرويسهاي اينترنتي نظير اخبار كاري، آخرين نتايج عملكردهاي كاري و مالي سرويسهاي مربوط به تبادالت اطالعاتي در سازمان ميان پرسنل، شركاي تجاري و مشتريان

منطبق بر همين بررسيها، اهداف كالن ايجاد پورتالها بهمراه درجه اهميت هر يك در سازمان به شكل زيربيان ميشود:

%50مديريت مستندات و محتوا%43توزيع روان اطالعات

اتصHHال بHHHه نHHرم افزارهHHHايسازماني

38%

%19ارائه سرويسهاي اطالعاتي%15مديريت سيستم آسانتر

كاهش هزينه هاي زيرسHHاختIT

9%

8

مزاي��اي زي��ر را ب��راي ه��ر گ��روه از اس��تفاده كنن��دگان آن ب��هسازمانی بنظر ميرسد كه استفاده از پورتال ارمغان داشته باشد.

پرسنل و كاركنان سازمان انجام عمده فعاليتها از طريق يك درگاه واحد بعنوان ميز كار الكترونيك كاهش هزينه آموزش براي كار با سيستمهاي مختلف بهبود همكاري با ديگر پرسنل و گروههاي كاري سازمان سرعت و سهولت انجام عمليات مورد نظر کاربر كاهش هزينه در جستجوي اطالعات

شركاي تجاري سازمان دسترسي سريع به اطالعات دقيق سازمان امكان زنجيرهسازي فعاليتها با استفاده از سرويسهاي عملياتي و اطالعاتي پورتال

مشتريان و ارباب رجوع سازماناستفاده از اطالعات و سرويسهاي سازمان ب��دون ني��از ب��ه آگ��اهي از س��اختار هري��ک از واح��دهاي

سازماني و ارتباطات داخلي آنها سرعت و سهولت دسترسي به اطالعات و جلب رضايت ويسهولت ارتباط با مسؤولين مورد نظر در سازمان

سازمان توسعه همكاري ميان پرسنل ايجاد چهره يكسان از فرآيندهاي عملياتي متفاوت كاهش هزينه آموزش پشتيباني خودكار مشتريانپشتيبان خودكار شركاي كاري

شيرپونت چيست ؟

شيرپونت پورتال اطالعات سازماني مايکروسافت است که مي تواند با انجام پيکربندي بر روي اينترانت ، اين امک��ان را ب��راي2007اکسترانت و اينترنت مورد استفاده قرار گيرد . مايکروسافت آفيس ش��يرپونت

افراد ، تيمها و متخصصين فراهم کرده است که با هم در ارتب��اط ب��وده و تع��امالت داش��ته باش��ند. پورت��ال سازماني شيرپونت تشکيل شده از پورتال شيرپونت و سرويسهاي ويندوز شيرپونت است، که آغاز به کار

عمدتا توس��ط تيمه��ا، پ��روژه ه��ا و س��ازمانهاي کوچ��ک م��وردWSSخواهد بود. WSSشيرپونت بر روي بستر

9

استفاده قرارمي گيرد. در حاليکه شيرپونت سرور ب��راي اف�راد، تيمه��ا و پ�روژه ه��ا در ح��د متوس��ط و ن�يزسازمانهاي بزرگ با پورتالهاي گسترده سازماني مطرح شده است .

ام��روزه در بس��یاری از س��ازمانهای دول��تی ای��ران، سیس��تم پرت��الsharepointراه ان��دازی پرت��ال ه��ای sharepointبرای اتصال کارمندان و ایجاد محیط کار مجازی استفاده می ش��ود. ب��ه دلی��ل وج��ود قابلیته��ای

مدیران مایل ب��ه اس��تفاده از این سیس��تم پرت��ال ق��وی هس��تند. ولی در پی��ادهsharepointفراوان در پرتال سازی این سیستم پرتال معموال مشکالتی وجود دارد.

مشکلی برای سازمانهاست. بحث اس��تفادهsharepointمعموال فرایند فارسی سازی و محلی سازی پرتال بین متخصصین وجود دارد و آنها به دنبال راهی اساسی برای بومیsharepointاز تقویم فارسی در محیط

هستند.sharepointسازی پرتال

شیرپوینت به اعضای یک تیم کمک میکند تا در یک محیط همکاری به ارتباط و تبادل اطالعات بپردازن��د ک��ه این موضوع به متمرکز کردن اطالعات سازمانی کمک بسیاری میکند ، برای نمونه به شکل زیر که نم��ایی

عادی از فعالیت های یک سازمان را نشان میدهد توجه کنید :

فایلها و اسناد بر روی کامپیوترهای شخصی ذخیره سازی میش��وند و اطالع��ات معم��وال از طری��ق پروتک��ل های اختصاصی رد و بدل میشوند ، پروتکل های ارتباطی برای انتقال فایلها و اس��ناد وابس��ته ب��ه اش��خاص

ک��ردن درای�و و پوش��ه ه�اshareاست ، بعضی اف�راد از ایمی��ل اس�تفاده میکنن��د ، بعض��ی اف�راد از طری�ق استفاده میکنند و ... .

10

نصب شده اس��ت و پس از م��دتی اس��تفاده ازsharepointهمچنین در سازمانهایی که در حال حاضر پرتال جمع آوری ش�ده اس�ت، م�دیران ب�ه فک�رsharepointاین سیستم داده های بسیار زیادی در سیستم پرتال

استفاده بهینه از این داده ها و ایجاد گزارشات مدیریتی می باشند.

مقایسه نسخه های مختلف شیرپوینت

دارای دو نسخه اصلی است:Microsoft Sharepointبسته

1 .Windows Sharepoint Service WSS یا به اختصار 3.0 محصولی رایگان می باشد ک��ه ب��ه هم��راه3.0 Windows 2003 Server و Small Business Server 2003کارایی این محصول هسته اصلی ارائه می گردد.

WSSمورد نیاز برای مدیریت اسناد و همکاری تیم را در بر دارد. در حالت کلی اینطور می ت��وان گفت ک��ه

بر مبنای آن ساخته می شوند.Sharepoint ابزاری است که دیگر محصوالت 3.0

2 .Microsoft Office Sharepoint Server 2007 یا به اختصار MOSS 2007نسل جدید محصول اخیر پورتال WSS می باشد. این محصول تمام قابلیتهای Microsoft Sharepoint Portal Server 2003مایکروسافت یعنی

،Excel را دارد به اض��افه وج��ود امکان��اتی نظ��یر م��دیریت محت��وای س��ازمانی، س��رویس مبت��نی ب��ر وب 3.0 جستجوی پیشرفته امکان اتصال به بانکهای اطالعاتی را فراهم می کن�د. نح�وه نم�ایش اطالع�ات و نح�وه

می باشد.WSS 3.0انتقال اطالعات به کاربران در این محصول بسیار متنوع تر از امکانات موجود در

11

WSS 3.0 و MOSS 2007

را در هشت محدوده بررسی خواهیم کرد.MOSS 2007 و WSS 3.0در جدول زیر تفاوت امکانات

امکانات همکاری تیمی

شرح قابلیت نمایش وضعیت آنالین بودن ی��ا آفالین

بودن کاربران سایت

Windows Sharepoint Services 3.0×

MOSS 2007×

امکان اتص��ال ک��اربران ب�ا عالق�ه مندیهای مشترک به یک��دیگر و ب��ه اشتراک گذاری اطالعات سازمان

Socialک����اری و ن����وع فعالیته����ا )Networking)

×

مکان استفاده از قالبه��ای س��ایتیمختلف

××

××امکان استفاده از ویکی××امکان استفاده از وبالگ

××مدیریت کاربران وگروه ها××تقویم های کاری

××Emailارسال ××مدیریت وظایف

××نظر سنجی××مدیریت اسناد

××مدیریت مسائل××

امکانات پورتال

Windowsشرح قابلیت Sharepoint Services 3.0

MOSS 2007

×سایت شخصی×RSS Feedsاستفاده از

×مدیریت سایتها×مدیریت پروفایل کاربران

×مدیریت مخاطبان پشتیبانی از موبایل ب��رای نم��ایش

اطالعات××

Wordهم��اهنگی ب��ا 2007، Excel 2007،Access2007، Powerpoint

××

××Outlook 2007هماهنگی با Sharepointهم���اهنگی ب���ا اب���زار

Designer××

12

امکانات جستجو

Windows Sharepoint Servicesشرح قابلیت3.0

Microsoft Office Sharepoint Server 2007

××نمایش نتایج جستجو م���دیریت عملک���رد س���رویس

جستجو×

×جستجوی افراد جس��تجوی اطالع��ات خ��ارج از

Sharepoint×

برخي واقعيتها در مورد شيرپونت

- شيرپونت سريعترين رشد را در بين محصوالت در تاريخ مايکروسافت از آن خود کرده است.

ميليون مجوز براي شيرپونت در دنيا به فروش رسيده است75- بيش از

توليد پورتال شناخته شده است .1 به عنوان محصول درجه 1- شيرپونت توسط مؤسسه فورستر

- شيرپونت به عنوان محصول پيشرو براي توليد پورتالهاي تجاري توسط گارتنرمجيک معرفي شده است.

( از کاربرد شيرپونت در دسترس است .case study نمونه )400- بيش از

می توان در موارد زیر خالصه کرد:اقابلیت های شیرپوینت ر

مستندات و فرم ها مديريت مستندات به اشتراک گذاري مستندات3مديريت دسترسي به مستندات. مديريت نسخه ها دسترسي همزمان و ويرايش همزمان کارمندانقالب براي هر دسته ازمستنداتپر کردن خودکار فيلدي از قالب به محض ايجاد يک مستند جديد

ليست ها 1 جمع آوري اطالعات در پايگاه داده.2 جستجو .3 تعريف .Query 4ساختن گزارشات سفارشي .5 دسترسي از طريق وب.6 اتصال ليستها به هم .7ساختن گزارش از روي چند ليست.

13

مجتمع بودن استفاده از نام هاي کاربري موجود(Active Directory )Single sign on( #اتصال به سرور نامه هاي الکترونيکيExchange) اتصال به سرورهاي پايگاه دادهمرورگر اينترنت ماکروسافت

اطالع رساني فرستادن ايميل به محض تغيير ايميل خالصه تغييرات هفتگي وماهانه3(استفاده از تکنولوژي فيد.RSS )4 ارسال.SMS

راه هاي استفاده واتصال توسط مرور گر اينترنت2 توسط هر سيستم عاملتوسط موبايل

به چه دليل بايد از شيرپونت استفاده کرد؟

همانگونه که يک شرکت در طول سير تکاملي خود رشد مي کند، مستندات مربوط ب�ه آن ن�يز ب�ه ص�ورت روز افزون گسترده مي شوند، تا جائيکه به زودي پيگيري و مشخص ک��ردن مح��ل ي��ک س��ند چن��د ک��اربرده بسيار مشکل مي شود، شيرپونت اين مشکل را با فراهم کردن امکان ذخيره کردن و ج��ا دهي مس��تندات در يک سايت مرکزي حل مي کند، همچنين امک�ان تش�خيص مک�ان فاي�ل در س��ازمان را ب�ا ف�راهم ک��ردن ق��ابليت جس��تجو ب��ر روي پورت��ال س��ازماني ش��يرپونت بس��يار س��اده مي نماي��د. ب��ه اش��تراک گ��ذاردن فايلها)مستندات( از طريق ايميل فرآيندي پر زحمت و طاقت فرساست، شيرپونت با فراهم کردن امک��ان ذخيره سازي فايلها در يک مکان و سهولت دسترسي به آنها توسط تمام اعضاي تيم به حذف اين مش��کل مي پردازد. در جامعه کاري امروزي معموآل کارها از مکانهاي مختل��ف و ح��تي در کش��ورهاي متف��اوت و از طريق دفترها و زير بخشهاي گوناگون دنبال مي شود ، شيرپوينت در اين راستا و ب��ا درک اين ني��از امک��ان برقراري ارتباط بين اشخاص و تيمها و حتي انجام تعامالت بين آنها را بدون توج��ه ب��ه مک��ان ف��يزيکي آنه��ا فراهم مي کند. همانطور که مي دانيم ايجاد و نگهداري سايتها کاري پر هزينه و مش��کل اس��ت، ش��يرپونت براي هر شخص اين امکان را فراهم مي کند تا به ايجاد سايتهايي که در داخ��ل اين��ترانت س��ازمان خ��ود در راستاي نيازها خود عمل مي کند ، بپردازد، که اين سايتها مي توانن��د مرب��وط ب��ه زي��ر بخش��هاي س��ازمان ، کتابخانه مستندات ، سايتهاي جلسات ، سايتهاي چند منظوره يا حتي به عنوان مکاني ب��راي بحث و گفتگ��و

باشند .

را می توان اینگونه برشمرد:Sharepointویژگی های

امکان استفاده از نسخه رایگانSharepointدر ابعاد درون سازمانی

14

یکپارچگی با کلیه محصوالت شرکت مایکروسافت نظیرOfficeو سرویس دهنده های مرسوم پشتیبانی کامل از محیط چند زبانی یکپارچگی باActive Directory

سیستم کامل ارتباط کاربران با استفاده از محصوالتMS Exchange و MS Live Communication

Server

بهره گیری ازMS SQL 2005بعنوان بانک اطالعاتی سادگی و یکسانی در مدیریت و کاربری پرتال برای کاربران غیر حرفه ایاستفاده از موتور جستجوی بسیار قوی محصول ماکروسافتیکپارچگی با فایل سیستم قوی ویندوز برای پیاده سازی آرشیو اسناد الکترونیکیامکان ایجاد و مدیریت بسیار ساده بانکهای اطالعاتیبهره گیری از موتور گردش کار بسیار قوی ویندوز محصول ماکروسافتقابلیت پیاده سازی گردشهای کاری روی منابع اطالعاتی( امکان افزودن انواع مختلف متا دیتاMetadataبه مس��تندات ب��ه منظ��ور دس��ته بن��دی و موض��وع )

بندی اطالعاتنگهداری نسخه های تغییر اطالعات و فایلها و تفاوت هر نسخهمدیریت دسترسی روی بانکهای اطالعاتی، سایت ها ،لیست ها )حتی روی هر رکورد( و مخزنه��ای

اسنادقابلیت جستجوی اطالعات در سایتها لیستها و مخازن اسناد به صورت تک به تک و یکپارچه قابلیت کپی کردن سریع فایلها از طریقWindows Explorer

ثبت تاریخچه تغییرات و مشخصات تغییر دهندهقابلیت کنترل تحویل گرفتن و تحویل دادن مستندات عدم وجود محدودیتی برای پیاده سازی فرایندهای سیستمی سازمانی

مشخصات عمومی ومزایای اختصاصی مهمترین مشخصه این سیستم این است که به مدیریت فناوری اطالعات سازمان این امکان را می دهد تا همه وقت و انرژی خود را صرف طراحی منطقی و اصولی گردش اطالعات نماید. چرا که جهت ط��راحی و توسعه کاربرد ها در این سیستم کمتر نیاز است ب��ه الی��ه ه��ای پ��ایین ت��ر همچ��ون نوش��تن ک��د وارد ش��د.

و با استفاده از تکنولوژی مدیریت جریان هایSharePoint ۲۰۰۷سیستم مورد نظر روی بستر نرم افزاری کاری که در این بستر پیش بینی شده اس��ت، ط��راحی و پی��اده س��ازی می ش��ود. محی��ط عام��ل س��رویس

و سکوی برنامه نویسی .SQL Server 2005 ، پایگاه داده IIS 6 و سرویس دهنده وب Server 2003دهنده Net Framework WSS می باشد. از آنجایی که 3.0 یک محی��ط پرت��ال ب��رای س��ازمان ایج��اد می کن��د،3.0

امکانات و مزایای عمومی یک پرتال سازمانی را خواهد داشت.

15

قابلیت ایجاد نماهای سفارشی و شخصی سازی برای هر کاربرقابلیت محلی سازی و استفاده از چندین ساعت و تاریخ به صورت همزمانقابلیت جستجو در همه قسمتها و داخل مستنداتواحد مرکزی امنیت و کنترل دسترسی کاربران و گروه هاامکان راه اندازی و پیکر بندی چندین سرور و سرویس دهی همزمان قابلیت اتصال به همه قسمتها به صورتWeb Service & RSSامکان دسترسی از طریق اینترانت، اینترنت و اکسترانت

Officeسازگاری و ارتباط بسیار پیشرفته با مجموعه نرم افزاری

در یک سازمان سازگاری و ارتباط بسیار پیش�رفته این فن��اوری ب�اSharePoint مهمترین مزیت استفاده از Microsoftمجموعه نرم افزاری Officeمی باشد. این مزیت، موفقیت اس��تفاده از سیس��تم ه��ای ط��راحی

شده در سازمان را تضمین می نماید، چون کاربران عمومی در سازمان شما که نقش نه��ایی در اس��تفاده برای مکاتب��اتWordاز سیستم های ارایه شده توسط سازمان را بازی می کنند، به سهولت از نرم افزار

استفاده می کنند. پس از بخش��نامه س��ازمان… برای گزارشات و سازماندهی اطالعات و Excelاداری، از ام��روزه تقریب��ا ک��اربران در س��ازمان ه��ای مختل��ف ب��رای اس��تفاده ازICDLمدیریت برای آموزش همگانی

SharePoint مهارت کافی را کسب نم��وده ان��د. همانگون��ه ک��ه از عن��وان جدی��د Officeمجموعه نرم افزاری مطرح شدهOffice مشخص است، این فناوری به عنوان درگاهی برای استفاده و ارتباط با مجموعه ۲۰۰۷

روی رایانه آنه��ا نص��بOffice برای کاربرانی که نرم افزار Officeاست. همچنین امکان مشاهده مستندات نمی باشد وجود دارد. با استفاده از این امکان و راه ان��دازی س��روری ب��ه این منظ��ور، ک��اربرانی ک��ه ن��رم

HTML روی رایانه آنها نصب نیست، می توانند محتوی��ات مس��تندات و نام��ه ه��ا را ب��ه ص��ورت Officeافزار مشاهده کنند.

سازگاری و یکپارچگی با دیگر زیر سیستم ها و نرم افزارهای سازمان به دلیل استفاده از زیرساخت مناس��ب و فن��اوری پرت��ال، امک��ان تهی��ه زی��ر سیس��تم ه��ای دیگ��ر س��ازمان، همچنین امکان استفاده از دیگر نرم افزارهای موجود سازمان ب��ه ص��ورت اج��زایی در داخ��ل پرت��ال وج��ود دارد. با استفاده از این تکنولوژی ک��اربران می توانن��د از پرت��ال س��ازمانی ب��ه عن��وان مک��ان واح��دی ب��رای

استفاده از دیگر سیستم ها به صورت متمرکز استفاده نمایند.

16

مدیریت اطالع رسانی سازمان

ط�راحی و پی��اده س��ازی می ش��وند،SharePoint نرم افزارها و کاربردهایی ک��ه ب��ا اس��تفاده از زیرس��اخت فرایند ارتباط و اطالع رس��انی ب��ه ک��اربران را ب��ه خ��وبی ایج��اد می کنن��د. ب��ا اس��تفاده از این امک��ان کلی��ه قسمتهای سیستم امکان اطالع رسانی به کاربران در موارد گوناگونی چ��ون: اف��زودن ی��ک نام��ه جدی��د ب��ه

را به صورت پست الکترونیکی دارد. به عنوان مث��ال…کارتابل، تغییر یک جلسه عمومی، ارجاع یک کار و اگر مدیر یک بخش بازبینی و کنترل فعالیت های کارکنان بخش خود را از طریق پرت��ال س��ازمان ب��ا ت��اخیر دنبال می کند، می تواند مشخص کند که موارد مهم به صورت نامه های روزانه، هفتگی یا ماهانه ب��رای او

ارسال شود.

امنیت شناخته ترین فناوری برای تضمین امنیت برای تبادل اطالعات، امضای الک�ترونیکی مس�تندات و اطمین�ان

می باشد. این فناوری در حد استانداردهای جهانی پذیرفت��ه ش��ده اس��ت وPKIاز صحت محتویات، فناوری تقریب��ا هم��ه بانکه��ا و مراک��ز تج��اری از آن ب��رای پ��رداخت ه��ای الک��ترونیکی اس��تفاده می کنن��د. فن��اوری

SharePoint به صورت کامال زیربنایی از این فناوری استفاده می کند. پیاده س��ازی فن��اوری PKIو اس��تفاده ، امضای الک��ترونیکی نام��ه ه��ا وSSL، برقراری ارتباط SharePointاز آن در سیستم های نرم افزاری تحت

از تجارب عملیاتی ما در سازمانهای مختلف می باشد.CAراه اندازی

پشتیبانی می شوند عبارتند از:SharePointفناوری های امنیتی دیگری که توسط

تعریف سطوح مختلف امنیت با معماری بسیار پیشرفته برای تعریف کاربران و گروه ها قابلیت ارتباط باAnti Virusسازمان به منظور کنترل فایل ها هنگام بارگزاری یا بارگیری آنها ۸۰۲.۱قابلیت راه اندازی در محیط بی سیم با پرتکل امنیتی x… قابلیت بکارگیری از فناوری های پیشرفته ای چون: کارت هوشمند، اثر انگشت ومدیریت حقوق دسترسی به اطالعات برای مستندات

مقیاس پذیری و قابلیت توسعه

ب��ه خ��وبی حم��ایت میSharePointمعماری توسعه پذیر و قابلیت تقسیم بار در زی��ر س��اخت ن��رم اف��زاری شود. استفاده از سیستم می تواند از نصب روی یک سرور شروع ش��ود و همزم�ان ب�ا گس��ترش اس�تفاده کاربران و باال رفتن حجم اطالعات، زیر ساخت نرم افزار می تواند روی یک پ�ارک س�رور ب�زرگ گس�ترده

شود. توسعه سیستم در شرایط زیر انجام می شود.

با افزایش حجم اطالعات و استفاده کاربران، سرور پایگاه داده از سرویس دهنده وب مستقل می شود.

17

با افزایش حجم دسترسی کاربران، برای پاسخگویی مناس��ب ت��ر، تع��داد س��رویس دهن��دگان وب اف��زایشخواهند یافت

با افزایش بیشتر حجم داده های ذخیره شده، س��رور ه��ای بیش��تری ب��رای پایگ��اه داده اختص��اص داده می شود و ذخیره سازی اطالعات به منظور س��رعت دسترس��ی و ق��ابلیت بازی��ابی اطالع��ات بین س��رور ه��ای

پایگاه داده تقسیم خواهد شد.

با افزایش حجم داده ها، و تعداد کاربران، سرور های مجزایی برای ایندکس سازی و جس��تجوی اطالع��ات در نظر گرفته می شود. تصویر زیر یک پارک سرور وسیع با سرور های م��وازی ب��رای س��رویس دهی وب، سرور های اختصاصی برای جستجو، و سرور های همزمان برای ذخیره س��ازی حجم وس��یعی از اطالع��ات

را نشان می دهد.

18

استفاده از زیر ساخت مدیریت جریان های کاری در ویندوز

ارایه شده استNet Framework ۳ بسیار جامع که در .Workflow Engine از یک SharePoint ۲۰۰۷فناوری Windowsاستفاده می کند. این فناوری به صورت یکپارچه در Vista و Office نیز پشتیبانی می ش��ود.۲۰۰۷

بنابراین ما از ی�ک فن�اوری م�دیریت گ��ردش ک�ار س��ازگار در محی�ط روم�یزی کارمن�دان به�ره می گ�یریم. شامل مستندات و فرم ه��ای اداری توس��ط این فن��اوری درSharePointمحتویات ذخیره شده در لیست های

داخل سازمان به گردش در خواهند آمد. گردش جریان های کاری به ص��ورت س��ری ی��ا م��وازی ک��ه تقریب��ا کلیه فرایند های سازمانی را شامل می ش��وند، در این محی��ط قاب�ل اج��را می باش��د . فراین��د ه��ایی چ��ون: مکاتبات اداری، تایید و انتشار محتویات وب، مسیریابی مس��تندات و امض��ای دیجیت��ال آنه�ا، روی�ه ارج��اع و

در این محیط قابل پیاده…پیجویی کارها، مرخصی کارکنان، سفارش فروش، درخواست خدمات و کاال و سازی می باشد.

مدیریت پیشرفته مستندات

و در واقع نخستین کاربرد این فناوری مدیریت مس�تندات، ک�ارگروهیSharePoint یکی از برترین امکانات و دسترسی مشترک به مستندات می باشد. بنابراین محیطی بس��یار مناس��ب ب��رای پی��اده س��ازی سیس��تم های بایگانی و نگهداری اطالعات الکترونیکی با مقیاس بسیار وسیع، می باشد. برخی توان��ایی ه��ای اولی��ه

مدیریت مستندات در این فناوری عبارتند از:

دو سطح بازیافت محتویاتنسخه برداری در دو سطح اصلی و فرعیقابلیت تحویل گرفتن و تحویل دادن مستنداتامکان تعیین الیه های امنیتی در سطح مستندات و مخازن

تعریف ساختار سازمانی در قالب سایت ها و زیر سایت ها واحدهای مختلف سازمان پس از تحلیل و بررسی شناسایی شده و در قالب سرورهای مج��ازی، س��ایتها و زیر سایتها به روش بهین��ه ط��راحی و پی��اده س��ازی خواه��د ش��د. س��پس ک��اربران، م��دیران و نگهدارن��دگان سیستم به درخت واره س��ازمانی اختص��اص خواهن��د ی��افت. ب��ه این ت��رتیب عالوه ب��ر یکپ��ارچگی و ارتب��اط

قسمتهای مختلف سیستم، تفکیک پذیری و مدیریت توضیعی سیستم نیز منظورخواهد شد.

19

الزم به توضیح است که یکی از مدرن ترین ش�یوه ه�ای ش�ناخته ش�ده پی�اده س�ازی اینگون�ه سیس�تم ه�ا، )سیستم و کاربران آن بتواند به صورت هماهنگ سیستم را نظم دهی و بهینه سازی کنند (S.O.S.Sقابلیت

در ص��ورت ش��ناخت ص��حیح و پی��اده س��ازی مناس��ب، این وی��ژگی را ب��رایSharePointمی باش��د. فن��اوری سازمان تضمین می کند.

قابلیت پشتیبان گیری عالوه بر امکان ذخیره س��ازی و بازی��افت محتوی��ات در س��مت پایگ��اه داده ک��ه در سیس��تمهای دیگ��ر رایج

پیش بی��نی ش��دهSharePointاست، معماری بسیار مناسبی ب�رای م�دیریت و زمانبن�دی پش�تیبان گ�یری در است. شما می توانید کل پارک سرور، سرور های خاص، یک مجموعه سایت، یک سایت، یک زیر سایت و

یا حتی یک لیست مشخص در یک سایت را ذخیره سازی کنید و به سرور یا سایت دیگری منتقل کنید.

نمایش وضعیت حضور و ارتباط محاوره ای

Liveبه دلیل سازگاری و ارتباط زیرساخت نرم افزای با Communicationامکان مش��اهده وض��عیت حض��ور ب�ودن ی�ک ک�اربر امک�انonlineک�اربران در قس�مت های مختل��ف س�ایت وج�ود دارد. همچ�نین در ص��ورت

Chatبرقراری تماس محاوره ای و چند رسانه ای & Video Conferencing.ب��ا ک��اربران حاض��ر وج��ود دارد برای برقراری این ارتباط زنده نیاز ب�ه هیچ نرم اف�زار نص��ب ش��ده در س��مت ک��اربر نمی باش��د چ��را ک��ه از

که بر روی همه ویندوزهای مورد استفاده کاربران نصب می باشد بهWindows Messengerنرم افزار آماده Webاین منظور استفاده می شود. همچنین یک AJAX Clientدر این فناوری پیش بی��نی ش��ده اس��ت ک��ه در

صورتی که سیستم کاربر غیر از ویندوز باشد یا به هر دلیل امکان اجرای پیغام گ��یر وین��دوز وج��ود نداش��ته

20

AJAXباشد، این Clientدر قالب ی��ک ص��فحه وب س��رویس دهی خواه��د نم��ود. همچ��نین این فن��اوری قاب��ل سفارشی سازی و ارتباط با دیگ��ر کاربرده��ای س��ازمان ب��رای محی��ط ه��ای تج��اری و تحقیق��اتی می باش��د و

به این منظور طراحی شده است.Office Communicatorنرم افزار رایگان

شیرپوینت و اتوماسیون اداری برای اینکه به درستی یا نادرستی کاربرد شیرپوینت بعنوان ابزار اتوماسیون اداری برسیم ابتدا بهتر اس��ت م��روری داش��ته باش��یم ب��ر ش��کل گ��یری ابزاره��ای اتوماس��یون اداری در ای��ران. قب��ل از اینک��ه ابزاره��ای اتوماسیون اداری در سازمانها بکارگرفته شوند، بخشهایی مثل دبیرخانه و بایگ�انی و اف��رادی بعن�وان نام��ه رسان در سازمانها دارای جایگاهی تعریف شده بوده اند. همچنین قوانینی در سازمانها ب��رای نام��ه نگ��اری درون سازمانی و بین سازمانی نیز تعری��ف ش��ده ب��ود ک��ه مجموع��ه اینه��ا بروکراس��ی اداری را ش��کل می دادند. )کماکان هم چنین شرایطی را در بسیاری از سازمانها می بینیم.( اما با کاربردی شدن ک��امپیوتر در سازمانها و حرکت بسوی صنعت نرم افزار، طبیعی بوده که سازمانها به سمت مفهومی با نام اتوماسیون اداری حرکت نمایند. اینکه اتوماسیون اداری چه مفهومی باید داشته باشد و اکنون چه برداشتی از آن می شود از حوصله این مطلب خارج است. اما مشخص ترین اتفاقی که افتاده این اس��ت ک��ه ن��رم افزاره��ای اتوماس��یون اداری ب��ر مبن��ای هم��ان بروکراس��ی اداری ش��کل گرفت��ه ان��د. در واق��ع مص��رف کنن��دگان این محصوالت )سازمانها( بدلیل گره خوردن با قوانین خشک خود از پ��ذیرش ن��رم افزاره��ایی ک��ه از فرات��ر از

بروکراسی اداری می روند سرباز می زنند.

درباره اتوماسیون اداری و شیرپوینت باید موارد زیر را در نظر داشت:

دیدگاه فرآیند محور- ۱ یکی از زمینه های کاربردی شیرپوینت فرمها و فرآیندها می باشد. بدین معنی که فرآیندهای س��ازمان بای�د بخوبی شناخته و بهینه شود و همچنین فرمها به ش��کلی مطل��وب ط��راحی گردن��د. در چ��نین ش��رایطی می

( و ب�ه فراخ�ور آن جابج�اییWorkflowsتوان از شیرپوینت بعنوان بستری برای پیاده سازی گردش کاره�ا ) فرمها در سازمان پرداخت. از آنجایی که در بسیاری از سازمانهای ایرانی دیدگاه فرآیند محور وجود ندارد،

محدود به چند فرآیند ساده می ش��ود و در نتیج��ه اتوماس��یون اداری ب��ه پیاده سازی فرآیندها در سازمان ,معنای واقعی کلمه شکل نمی گیرد.

Enterprise 2.0بستر - ۲

Webبعد از تثبیت تکنولوژی سازمانها نیز در بکارگیری نرم افزارهای کاربردی خود به مرحل��ه جدی��دی2.0 Enterpriseاز بلوغ رسیده اند و به بکارگیری نرم افزارهای مبتنی بر روی آوردند. که البت��ه ش��یرپوینت2.0

را می توان یکی از پیشگامان و عاملین بوجود آمدن این مفهوم دانست. یکی از مهمترین ویژگی های نرم کنار گذاشتن بروکراسی اداری است. Enterprise 2.0افزارهای مبتنی بر

بستر همکاری تیمی- ۳ همکاری تیمی کلیدی ترین کاربرد شیرپوینت می باشد. ابزارهایی ک��ه خ��دمات همک��اری تیمی را ارئ��ه می دهند، مبنایی باز برای درج، طبقه بندی و بازیابی اطالعات )دانش( دارند. چنین ابزارهایی ب��ا پیش��فرض در اختیار گذاشتن دانش و بازیابی آسان آن فعالیت می کنند و کل مجموعه کاری را بصورت تیمه��ایی ک��ه در تعامل با یکدیگر می باشند، می بینند. در چنین شرایطی یک کارش��ناس می توان�د ب��ه راح��تی ب��ا اف�راد هم سطح، باالدست و پایین دست خود بدون محدودیتی در تعامل و ارتباط قرار گیرد. ام��ا در ق��وانین اداری و سیستم های اتوماسیون اداری , مبنای کار , ساختار سازمانی و سلسله مراتبی اس��ت. این دی��دگاه هم��ان

21

دی�دگاه خش��ک ق�وانین اداری اس��ت. این در ح�الی اس�ت ک��ه ش��یرپوینت و ابزاره��ای مش��ابه، امک�ان ثبتفعالیتها و تعیین سیاستهای اطالعاتی مختلف را برای کنترل عملکرد کاربران ارائه می دهد.

پورتال- ۴ اتوماسیون اداری تنها به معنی بایگانی و دفتر اندیکاتور و گردش مکاتبات نیست. کما اینکه در بس��یاری از ابزارهای اتوماسیون اداری که هم اکنون در بازار پیشرو هستند امکانات اضافه تری از قبیل برنام��ه ری��زی

دی��ده می ش��ود. در واق��ع ابزاره��ای اتوماس��یون…جلسات، مدیریت فعالیتها و ثبت مرخصی، ماموریت و اداری از مسیری معکوس به سمت پورتال ش��دن در ح��رکت می باش��ند. ب��ا این تف��اوت ک��ه پورت��ال درون سازمانی مبنایی باز دارد و اتوماسیون اداری مبنایی بسته. قابلیتهایی مثل جستجو و کنترل م��دارک ن��یز در

شرایطی به ابزارهای اتوماسیون اداری اضافه می شود.

جمع بندی اگر بخواهیم به جمع بندی کلی برسیم که در نهایت آیا شیرپوینت ابزاری مناسب برای پی��اده س��ازی بس��تر اتومایسون اداری است با خ��یر ب��ه ج��واب مشخص��ی نمی رس��یم. در واق��ع این تعری��ف و انتظ��ارات م��ا از اتوماسیون اداری است که تعیین می کند ابزاری مثل شیرپوینت برای این کار مناسب اس��ت ی��ا ن��ه. آنچ��ه مشخص است ، پیاده سازی قوانین خشک اداری در ابزاری که مبنای ب��از و دی��دگاهی متف��اوت دارد ک��اری مشکل است. اگرچه از نظر فنی چنین امکانی وجود دارد و قابلیت سفارشی سازی ب��االی ش��یرپوینت این امک��ان را در اختی��ار می گ��ذارد، ام��ا بای��د در نظ��ر داش��ت ک��ه سفارش��ی س��ازی ن��یز در مح��دوده ق��وانین

شیرپوینت صورت می گیرد که ابزاری با دیدگاه باز و ورای قوانین اداری است.

کما اینکه شیرپوینت می تواند بستری مناسب برای به گردش انداختن فرمها در سازمانهای فرآین��د مح��ور باشد. در حال حاضر شرکتهای فعال در زمینه شیرپوینت، راهکارهای اتوماسیون اداری برمبن��ای این اب��زار

را بصورت بسته ای آماده ارائه می دهند.

نتیجه مثبت از پیاده سازی شیرپوینت9افزایش کارایی کاربران .1

افزایش کارایی کاربران یکی از اهداف بسیار مهم پیاده سازی شیرپوینت در سازمان می باشد. باید توجه داشته باشید که بهبود کارایی نتیجه سریع پیاده سازی شیرپوینت نیست بلکه باید با صرف زمان و آموزش کاربران آنها را در رسیدن به این هدف همراهی نمود. افزایش کارایی کاربران و آموزش آنها در چگ��ونگی استفاده از قابلیتهای شیرپوینت بسته به اهداف شما دارد. بعنوان مثال ممکن است اهداف زیر برای شما

اهمیت داشته باشد:

.کاهش زمان جستجو و کاوش اطالعات با پیاده سازی راهکارهای مدیریت اسنادکاهش حجم فعالیت تیم پشتیبانی سازمان از طریق قرار دادن اطالعات و دس��تورالعملهای م��ورد

نیاز آنها در سایتهای شیرپوینتمتمرکز نمودن امکانات جستجو در شیرپوینت و جلوگیری از پراکندگی اطالعاتیاستفاده از بالگ و ویکی و ارائه راهکارهای مناسب برای ثبت دانش در سازمان

کاهش هزینه های پشتیبانی. ۲ ب��ا ایج��اد س��اختارهای مناس��ب اطالع��اتی در ش��یرپوینت ش��ما می توانی��د امک��ان ذخ��یره س��ازی و بازی��ابی

باعث می شودRecycle Bin و Versioningاطالعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهید. قابلیتهای که کاربران برای بازیابی اطالعات و اسناد مورد نیاز احتیاجی به مراجعه به تیم پشتیبانی نداشته باشند. ب��ا

22

استفاده از قابلیتهای موجود در شیرپوینت شما می توانید امکاناتی را در اختیار کاربران قرار دهید که آنه��ابتوانند بصورت مستقل و تحت سیاستهای تعریف شده نیازهای خود را مرتفع نماید.

افزایش امکان ثبت و بازیابی دانش. ۳ افراد در هر سازمان اطالعات زیادی درباره نحوه عملکرد کسب و کار و جزییات آن در اختی��ار دارن��د. این دانش در صورتیکه بتواند در اختیار دیگر افراد در سازمان قرار بگیرد می توان�د ب�ه اف�زایش کیفین ک��ار و کاهش زمان امور کمک قابل توجهی نماید. در بحث م��دیریت دانش ج��دای از م��وارد ف��رهنگی ک��ه بای��د در سازمان پیاده شود، ابزار نیز نقش مهمی در این مقوله بازی می کند. شیرپوینت بعنوان یک ابزار مدیریت

دانش می تواند دانش موجود در اختیار افراد را جمع آوری و برای استفاده دیگران قابل بازیابی نماید.

افزایش میزان رضایت کاربران . ۴ معموال در سازمانها افراد متفاوت نیاز به اطالعات متفاوت دارند. در اختیار گذاشتن هم��ه اطالع��ات ب��رای همه کاربران آنها را دچار سردرگمی می نماید. همچنین کاربران مجبور خواهند بود زمان زیادی را ص��رف یافتن اطالعات مورد نظر خود نمایند. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا اطالع��ات مناس��ب را در

اختیار مخاطب مناسب قرار دهید و از این طریق به افزایش میزان رضایت کاربران کمک نمایید.

کاهش موانع ارتباطی بین واحدهای سازمانی . ۵ همه آگاه هستیم که مش��کالت ارتب��اطی در س��ازمانها یکی از مس��ائل اص��لی آنهاس��ت. اس��تفاده از پس��ت الکترونیک یکی از راهکارهای رفع این مشکل است. شیرپوینت با اضافه نمودن قابلیتهای زیر می تواند ب��ه

رفع این مشکل کمک نماید:

ایجاد پایگاه های دانش با استفاده از ویکیانتشار اخبار و استفاده از سایتهای شخصیانتشار مطالب کاری از طریق وبالگها در اختیار قرار دادن قابلیتRSSبرای بخش های مختلف وجود جستجوی قوی و نمایش منابع پربیننده توسط دایرکتوری سایتها

بهبود رابطه بین سازمان با شرکای تجاری و مشتریان. ۶ حفظ ارتباط با مشتریان و در اختیار گرفتن امکانات مناسب برای حفظ رواب��ط ک��اری ب��ا ش��رکای تج��اری برای هر سازمان بسیار با اهمیت می باشد. ش��یرپوینت می توان��د ب��ا در اختی��ار گذاش��تن امکان��اتی در این

بخش به سازمان کمک نماید:

ایجاد سایتهای اینترنتی برای انتشار اخبار و مطالب مورد نظرراهبری پروژه های سازمان با ایجاد فضاهای اختصاصی برای هر پروژهاستفاده از قابلیت سفارشی سازی که باعث می شود مشتریان احساس کنن��د آنه��ا ب��ا ارزش��ترین

مشتری می باشند استفاده ازWorkflowبرای پیاده سازی فرآیندهای بین سازمان، شرکا و مشتریان

کاهش ریسک برنامه نویسی. ۷ استفاده از شیرپوینت به شما امکان پیاده سازی مدل اولیه نرم اف��زار م��ورد نظ��ر را ح��تی اگ��ر محص��ول نهایی بر روی شیرپوینت پیاده سازی نشود، خواهد داد. استفاده از لیس��تها و کتابخان��ه ه��ای اس��ناد و ع��دم

23

نیاز به طراحی بانک اطالعاتی و پیاده سازی ماجولهای امنیتی و مدیریت کاربران سرعت انجام ک��ار را درحد چشمگیری افزایش می دهد.

ROIافزایش میزان بازگشت سرمایه . ۸

بازگشت سرمایه یکی از معیاره�ای مهم ب�رای س�ازمانها می باش�د. ب�ا اس�تفاده از ش�یرپوینت می توانی�د گزارشات موجود در بانکهای اطالعاتی را در اختیار افراد قرار دهید. شیرپوینت می تواند ب��ه عن��وان راب��ط کاربری ابزارهای اطالعاتی مورد استفاده قرار گیرد و بستر مناسبی برای پیاده س��ازی راهکاره��ای ه��وش

تجاری گردد.

هماهنگی اهداف سازمان با خدمات فناوری اطالعات. ۹

آشنایی با ابزار شیرپوینت در سازمان

در سازمانهای امروزی خدمات فناوری اطالعات بعنوان بستر الزم برای پیشبرد اه��داف س��ازمان ش��ناخته می ش��ود. متخصص��ان فن��اوری اطالع��ات می توانن��د ب��ا درک نیازه��ای کس��ب و ک��ار و هم��اهنگی امکان��ات

شیرپوینت با آن نیازهای فاصله بین خدمات فناوری اطالعات و کسب و کار را کاهش دهند.

را درشش حوزه زیر بکار گیرید:Sharepointشما می توانیدابزار

24

بس��ترSharepointبا فراهم نم��ودن دسترس��ی آس��ان ب��ه اس��ناد، اطالع�ات و اف��راد اب�زار همکاری تیمی:مناسبی را برای بهبود کیفیت فرآیند همکاری تیمی در اختیار می گذارد.

امکانات طراحی، پیاده سازی و مدیریت پورتال برای بخش های مختل��ف س��ازمان راSharepoint پورتال:در اختیار قرار می دهد.

، اطالع��اتSharepointامکان جستجو در محتوی��ات متف��اوت موج��ود در س��ایت ه��ای جستجوی گسترده:افراد و حتی امکان جستجود در اطالعات نرم افزارهای موجود در سازمان.

کنترل نسخ مستندات، مدیریت محتوای گسترده :Check in / Check out ایجاد ،Metadata، Workflow، سیاست گذاری برای دسترسی به مستندات، تعیین سطوح دسترس��ی ب��ه اطالع��ات، س��اخت س��ایت ه��ای

اینترنتی چند زبانه از قابلیتهای این ابزار می باشد.

بصورت متمرکز در زم��انی کوت��اه ک��هXMLامکان ایجاد فرمهای مبتنی بر فرمها و فرآیندهای سازمانی:فرآیند کاری درون سازمانی، بین سازمان و مشتریان و بین سازمان و شرکا را تسهیل می نماید.

، بانک ه��ای اطالع��اتی و ن��رمExcelامکان ساخت داشبوردهای گزارشی متصل به صفحات هوش تجاری:افزارهای فعال در سازمان.

سرویس هایی که اغلب شرکت های مسلط بر شیرپوینت در اختیار مشتریان خHHودقرار می دهند از این قرارند:

ارائه راه حل های سازمانی مبتنی بر پرتالsharepoint بومی سازی پرتالsharepointکه شامل تغییر زبان، استفاده از تق��ویم فارس��ی و چی��دمان س��ایت

می باشد توسعه و برنامه نویسی وب پارتwebpart های مخصوص پرتال sharepoint توسعه و برنامه نویسی چرخش های کاری وworkflowهای سازمانی ایجاد راه کارهای مدیریت و اجرای فرایندهای کاری سازمان یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف سازمان در پرتالsharepoint به اشتراک گذاری و پخش ساده اسناد سازمان ساده ، امن با ق��ابلیت ش��گفت انگ��یز جس��تجو در محتوی��ات درون–آرشیو الکترونیکی مستندات

فایلها ساده ، سریع و مطمئن–ایجاد و مدیریت بانکهای اطالعاتی :پیاده سازی سیستم های اطالعاتی در یک محیط یکپارچه نظیرسیستم مدیریت منابع انسانیسیستم مدیریت پروژهسیستم مدیریت آموزشسیستم مدیریت تحقیقات و پژوهشسیستم مدیریت اسناد و مکاتبات

25

مدیریت محتوای اطالعاتی تحت وب–پرتالهای اطالع رسانی اینترانت–محیط یکپارچه اطالعاتی تحت وب

26