آموزش و اجرای پروژه

5Sآراستگی محیط

کار تهيه كننده: مهران حق شناس

(EMBAکارشناس ارشد مدیریت اجرایی)مرکز آموزشهای بهبود مدیریت دانشگاه علوم پزشکی شیراز

1M. Haghshenas

مقدمه آراستگی و پاکیزگی از اساسی ترین

ارکان نظام زندگی انسانهاست که با رعایت آن می توان به بهره وری باالتر

در هر زمینه زندگی شخصی یا کاری دست یافت.

امروزه با استفاده از نظام ساماندهی( می توان نتایج شگفت 5Sمحیط کار )

آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد ، تمیز و شایسته دست یافت. 2M. Haghshenas

     ساماندهی محیط کار زیربنای پیادهسازی سیستم های نوین مدیریتی مانند

، زیستمحیطبهداشت مدیریت کیفیت، (HSE)ایمنی و بهداشت حرفه ای

است.

     این اقدام مجموعه ای از عملیات وفعالیتهایی به ظاهر ساده است و به

دلیل همین سادگی همیشه خطر نادیده 3M. Haghshenas گرفتن در آن وجود دارد

نکته مهمی که در این فرایند وجود داردو باید به عنوان

یک فرهنگ اساسی در محیط کار نهادینه شود این است که

همه کارکنان در تمامی سطوح می بایست احساس کنند که

ساماندهی محیط کار یک مسئولیت اضافی و فوق العاده

بلکه بخشی از کار روزمره آنان نیست

محسوب می شود و

کاری نیست که عده ای دیگر مسئول و موظف به اجرای آن

باشند.

4M. Haghshenas

تعریف 5S:

فنی است که به منظور برقراری و حفظفضای کیفیتی در

یک سازمان استفاده می شود . که این نظام اولین بار در

کشور ژاپن پس از جنگ جهانی دوم انجام شد .

بیانگر یکی از ابعاد پنجگانه ساماندهی Sهر محیط کار است

5M. Haghshenas

:5Sهدف

ارتقاء کیفیت کار و در نتیجهبهره وری

باالی نیروی انسانی

6M. Haghshenas

5sتغییرات در خدمات، نیروی انسانی

و محیط کار

7M. Haghshenas

كاهش ضايع شدن خدمات ناشي از •نابساماني و درهم ريختگي.

جلوگيري از انبارشدن بيهوده، گم شدن، •ضايع شدن مواد، قطعات، ابزار پزشکی

و فني و اداري.

دسترسي آسانتر به اسناد ، قطعات و •ابزار موردنياز.

خدمات

8M. Haghshenas

جلوگيري از استفاده اشتباه و نابجا از مواد و مخصوصا مايعات و مواد

شيميايي.

جلوگيري از خرابي و كاهش طول عمر ماشين آالت و ابزار.

ايجاد و ترويج فرهنگ پيشگيري بجاي درمان، و نگهداري بجاي تعمير.

كاهش هزينه هاي ناشي از توقف، خرابي، دوباره كاري، تعمير، ضايعات.

9M. Haghshenas

افزايش روحيه نشاط و شادابي و •تندرستي كاركنان

كاهش خستگي و آزردگي رواني •ناشي از آلودگي و بي نظمي

محيط كار

بهبود ارتباطات بين افراد در •محيط كار

حفظ آراستگي همكاران•

نيروي انساني

10M. Haghshenas

تقويت حس وظيفه شناسيواطمينان از اجراي ضوابط و

مقررات

دقت در وقت شناسي و جلوگيري ازاتالف آن

استقرار فرهنگ عادت به پاكيزگي ونظم و انضباط

11M. Haghshenas

صرفه جويي در فضاي اشغال شده •توسط تجهيزات و امكانات و ابزار

ايمن شدن محيط كار و جلوگيري از •حوادث و سوانح كار

بهداشتي شدن محيط كار و رفع •آلودگيهاي آن

آماده بودن هميشگي محيط كار جهت •بازديدها وسركشيها

محيط كار

12M. Haghshenas

غیر ضروری موارد

طبقه بندی عملیات مورد نیاز

اقالمي كه فاقد ارزش بوده و بهراحتي دور انداخته مي شود.

اقالمي كه قابل فروش هستند

اقالمي كه در يك واحد قابلاستفاده نبوده وليكن در سايرقسمت ها قابل استفاده است

فورا" دور انداخته شود

انبار مرکزیعودت به

برنامه ریزی جهت اقدام بهفروش یا مزایده

گام او ل seiri تشخیص

ضروری موارد

13M. Haghshenas

ضروری موارد

طبقه بندی طبقه بندی

اقالمي كه مرتبا" استفاده ميشوند) روزانه يا هفتگي (.

اقالمي كه بعضا" مورد استفاده ماه6قرار مي گيرند) ماهانه يا

يكبار(

اقالمي كه استفاده نمي شوندوليكن ميبايست نگهداري شوند..

به صورت جداگانه در محليدورتر با داشتن برچسب شناسايينگهداري شود) اتاق بايگاني راكد(

آنها را در محل كار و مكاني كه ازمركزيت برخوردار است نگهداري

كنيد

در محل كار و در دسترسنگهداري شده يا با خود حمل

كنيد.

14M. Haghshenas

    اگر به اطراف خود نگاه کنید به وسایلیبر می خورید که مدتهاست مورد استفاده

قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند.

که کمدهایی معیوب یا تختهای لوازمی مانند فرمهایی شکسته و مورد استفاده نیست،

که دیگر به کار ما نمی آیند و ماشین حسابی که مدتی است خراب است یا سی

نیازی به آنها نداریم داخل ردی هایی که دیگ.کشو یا روی میز رها شده اند

15M. Haghshenas

    از ، آموزش صحیح به کارکناناباید ب انباشته شدن

و بخش ها، واحدها وسایل غیرضروری در دفاتر، کشوی میزها، کمدها و زوایای

جلوگیری کرد. با توجه به تجهیزات مخفی اینکه تصمیم گیری برای غیرضروری بودن

برخی وسایل، ممکن است در حیطه اختیار مدیریت ارشد سازمان و یا مدیران رده باالتر باشد، می توان فهرست هایی

از این وسایل تهیه و پس از تکمیل، آنها را برای تصمیم گیری

نهایی برای مدیر ارسال و سپس اقدامات الزم را دنبال کرد.

16M. Haghshenas

براي كمttttttك بttttttه

تصtttميم گtttيري در

دورريختن خصtttوص

و يttttttا نگهttttttداري

Redاشtياء،از تكنيtك

Tag تفاده ميtttttاس

.شود

اولين : اقداماولين : اقدام

17M. Haghshenas

Red Tag عمليات

هxر مxاه بxر روي تمxامي اشxياء ابتxداي در 1.

.مي چسبانيم Red Tagو لوازم يك

در طxول مxاه هxر زمxان كxه از وسxيله اي 2.

Red Tag اسxxxxxxxxxتفاده كxxxxxxxxxرديم

.برمي داريم) برچسب ( آن را

در پايxxان مxxاه تصxxميم مي گxxيريم كxxه 3.

بxر روي Reg Tagلxوازمي كxه هنxوز

آنها هست مورد نياز مي باشند يا خير.

: شماره

:تاريخ

:نام قطعه

:نام قسمت

:نتايج

Oضروري

O يرxxxxxxxxxغ

ضروري

Oمعيوب

:تاريخ ثبت

Red Tag

18M. Haghshenas

شویی فنگ

قدمت بسیار زیاد و ریشه در فرهنگ کشور چین دارد. طبق اصول این روش، آثار و انرژی های حاصل از ایجاد انباشتگی ها

بی نظمی ها در محیط مورد بررسی   وقرار می گیرد.

بر اساس اصول فنگ شویی انسداد انرژی آلودگی در هر محیط ناشی از سه عامل

فیزیکی، انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی است که این موانع طبق و درهم ریختگی

اصول خاص خود قابل رفع شدن است.     

19M. Haghshenas

Seiriپاكسازي

لوازم ضروري

ضروري نيست ... اما

غير لوازم ضروري

عملياتRed tag

انبار موقتSeitonنظم و ترتيب

20M. Haghshenas

(SEITIONگام دوم: ترتیب )

بعبارتی نظم و ذخیره سازی و استقرار کارکردی و حذف

نیاز به جستجو

21M. Haghshenas

استقرار هر چیز در جای مشخص ومخصوص آن

آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت ثانیه30

استاندارد کردن امور پرونده ها نشانه گذاری محدوده ها و محل

استقرار اشیاء استفاده از پوششهای شفاف یا تلقی

که براحتی داخل آن دیده شودهر چیز که زودتر آمده زودتر می رودنظم و ترتیب در تابلوهای اعالنات

22M. Haghshenas

تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري واشيائي كه غالبا" استفاده مي شوند.

برچسب های - معرفي افراد توسطی. روميزدیواری یا

جمع آوري و مهار سيم ها توسط لوله -هاي خرطومي، بست مخصوص و دا كت

زميني جهت ساماندهي سيم ها و شدن آنها.جلوگيري از خراب

سهولت دستيابي به مدارك داخل زونكن -ها با نصب ليبل مخصوص بر روي آنها.

23M. Haghshenas

برچسب گذاري و شناسايي كليه، فايل -ها، قفسه ها و كتابخانه ها به نحوي كه

نشان دهنده محتويات آن باشد. استقرار زونكن سه گوش براي كاغذ هاي

يكرو سفيد در كنار پرينتر. استفاده از سيستم بايگاني مناسب به -

طوري كه سوابق سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد، استفاده از

مخصوص جهت كتابخانه يا قفسه هايقرارگرفتن كتابها، جزوات و دستورالعمل

ها.

كليه اتاق ها مجهز به ساعت ديواري -) حتي االمكان متحدالشكل ( باشد.

24M. Haghshenas

5استقرار تابلو اعالنات اختصاصيs در محل هرتيم جهت ايجاد فرهنگ نوين سازماني ) نصب اطالعيه ها، موارد

آموزشي و ... ( استفاده مجدد از كاغذهاي يك رو سفيد -

جهت كاهش مصرف كاغذ. _ نصب ليبل ) ورودي _ در دست اقدام -

خروجي ( بر روي كازيه جهت سهولت دستيابي به مدارك.

نصب ليبل ) اداري _ شخصي ( بر روي -كشوهاي ميز جهت سهولت دسترسي به

با رعایت حفاظت لوازم و ملزوماتایمنی

25M. Haghshenas

.رعايت نظم و ترتيب در تابلو اعالنات

طراحي اعالنات به طوري كه خواندن آنها - ) استقرار مناسب مانند در آسان باشد

معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن( .

استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص -به خود ) استقرار و طبقه بندي فرم ها در

قفسه هاي مخصوص(.

مرتب كردن اقالم و وسايلي كه روزانه با آن -سروكار داريم.

مشخص شدن محل استقرار خودروهاي - سازمان و ارباب رجوع

26M. Haghshenas

زير شيشه ميز افراد مي بايست عاري ازهر گونه كاغذ يادداشت، دستورالعمل

... باشد ، در صورت نیاز فقط موارد و خیلی ضروری

در كليه واحدها يك عدد تابلوي اعالنات - مخصوص جهت ايجاد فرهنگ برچسببا

نوين سازماني نصب گرديده است. قرار دادن صندلي پشت ميز كار در -

هنگام ترك محل كار. آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل -

ثانيه (.30زمان ) قانون طراحي جانمايي ميز كاري افراد و -

نصب آن بر روي تابلو اعالنات واحد.

27M. Haghshenas

- تمامي ديوارها عاري از هر گونهتقويم، كاغذ، يادداشت و ... بوده و در

صورت لزوم نصب اعالميه يا هر اطالعات ديگر مي بايست برروي

تابلوي مخصوص قرار گيرد.

28M. Haghshenas

30 Second Rule قانون 30 ثانيه

29M. Haghshenas

نمونه فعاليتهاي

اجراي نظم و ترتيب

نمونه فعاليتهاي

اجراي نظم و ترتيب

30M. Haghshenas

(:SEISOگام سوم تنظیف )

این اصل به معنای رعایت پاکیزگی درهمه حال و در همه جاست به طوریکه

روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت دقیقه الزامی است.5

پاکیزه کردن محلهایی که اکثر افراد آنهارا نمی بینند.

انجام بازبینی و پاکیزه سازی و رفعمشکالت جزیی

31M. Haghshenas

تعريف مسئوليت هاي تمامي افراد برايپاكيزگي محل كار) حفظ نظافت و

پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل، البسه، پاكيزگي پاكيزگي و نظافت

كامپيوترها( استفاده از اسپري و دستمال مخصوص -

جهت نظافت كامپيوترها استفاده از كاور براي كامپيوترها در -

صورت وجود آلودگي گرد و غبار در محل كار

انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر -توسط مجري ارائه خدمات

32M. Haghshenas

آلودگي انواعها

آلودگي انواعها

: عبارتند از آلودگي گرد و غبار آلودگي دودآلودگي نورآلودگي صوتي... و

33M. Haghshenas

گام چهارم تثبیت SEIKETSO:))

، به معنای استاندارد سازی مستمرحفظ ونگهداری محیط کار در سطح

خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصالح دائمی سه بعد تشخیص ،

ترتیب و تنظیف است.

بدون استاندارد سازی ، محیط بهوضعیت قبلی خود یعنی یک محیط بی

نظم و آشفته باز می گردد.

34M. Haghshenas

عالمات و نشانه های تایید کننده عالمتگذاری محدوده های خطر بر

روی اندازه نماها بر چسب های حرارتیعالمات نشان دهنده جهت بر چسبهای نشان دهنده جهت

های باز و بسته شدنبر چسبهای نشان دهنده ولتاژ

35M. Haghshenas

رنگهای هشدار دهنده

تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه

برچسبهای نشان دهنده مسئولیتافراد

نمایه گذاری با رنگها

استقرار اشیاء به نحوی که بتوان آنهارا چشم بسته پیدا کرد ، بکار برد

وکنترل کرد

5 تقویم ها و سررسیدهایS 36M. Haghshenas

استفاده از عالئم و نشانه ها ) عالئمنشان دهنده جهت و راهنما(

استفاده از عالئم مربوط به تجهيزات -خاموش كننده )عالئم مربوط به زنگ

خطر و وسايل ايمني و را هنماي سيستم اطفاي حريق،

)تابلوهاي سيگاركشيدن ممنوع

تمهيدات پيشگيري از خطا و -اشتباه)آموزش پرسنل در خصوص بروز

خطر، تدوين دستورالعمل هاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه( 37M. Haghshenas

تدوين دستورالعمل اجراي سيستم ) آئين(نامه

تدوين دستورالعمل بايگاني راكد اسناد -5sتدوين نظامنامه - 5s ،تشكيل جلسات كميته راهبري -

بررسي نتايج بازرسي هاي دوره اي و اخذ تصميمات الزم براي پيشبرد اهداف

درنظر گرفتن شاخص هاي ارزيابي -واحدها، تعيين واحد نمونه در شركت و

اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي پاكيزگي محل كار ماهانه پرسنل به امر 38M. Haghshenas

استفاده از ابزارهاي مناسب جهتنگهداري سيستم ) استفاده از فرم "

اعالم وضعيت مطلوب" و فرم " اعالم عدم انطباق

) ... ارزيابي هاي فردي و تمرين نظم و ترتيب ) آموزش، نظارت -

مستمر، ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط(

تمرين وقت شناسي) آموزش استفاده -بهينه از زمان (

-نگرش مديريت به فضاي هاي عمومي ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي (

در محل كار(

39M. Haghshenas

گام پنجم تکلیف (SHITSOKE)

نهادینه کردن عادات درست به جایعادات نادرست از طریق آموزش و تمرین که رعایت این اصل موجب رعایت نزاکت ، ادب و رفتار خوب

سازمانی می گردد.

محیط با انضباط محیطی است که درآن به حقوق یکدیگر احترام گذارده

شود40M. Haghshenas

پاکیزه سازی همگانی

تمرین وقت شناسی

تمرین نظم و ترتیب

پوشیدن کفشهای ایمنی

مدیریت فضاهای عمومی و نحوهرفتار در آنها 41M. Haghshenas

تمرین ارتباط و تلفن

دفترچه راهنما

توجه به زیبائی ها و رعایتظواهر

تمرین اقدامات اضطراری

42M. Haghshenas

ساماندهی ممیزی     به منظور کسب اطمینان از انجام

فعالیتهای مشخص شده مطابق برنامه و کسب نتایج مورد نظر الزم

است که به صورت � هر سه ماه یکبار و یا هر دوره ای )مثال

شش ماه یکبار( ممیزی ساماندهی با برنامه از پیش تعیین

شده ای انجام شود. پس از انجام ممیزی چنانچه موارد عدم

انطباقی مشاهده شد

می بایست در برگه هایی با شکل استاندارد مشخص شده

به اطالع مسئولین قسمتها برسد.

43M. Haghshenas

پس از انجام ممیزی و اعالم موارد عدم انطباق مسئولین نیز

باید نسبت به انجام اقدامات اصالحی در برطرف کردن ایرادها

اقدام کنند. پس از انجام اصالحات می بایست تیم ممیزی

دوباره به مکانهای مورد نظر مراجعه و ممیزی مجدد را انجام

دهند. برای هر چه بهتر اجرا شدن ممیزی و ایجاد انگیزه برای

کارکنان باید جوایزی به صورت مادی و معنوی برای پرسنل و

بخش ها و قسمت های برتر که تالش بیشتری برای

ساماندهی خود انجام داده اند در نظر .گرفته شود

44M. Haghshenas

پیشنهادی یک کار برایسازمان

اگر عالقمند به اجرای این برنامه هستید می     توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

تعیین فردی عالقمند و پویا به عنوان - 1    مسئول ساماندهی سازمان

انتخاب اعضای تیم از بین افراد منضبط، - 2    عالقمند و صاحب نفوذ واحدها و بخش های

مختلف سازمان مانند عملیات اداری، خدمات، خدمات فنی، ایمنی، روابط عمومی سازمان و

تشکیل تیم ساماندهی

به اعضای تیم )در Five Sآموزش اصول - 3    مراحل بعد، این آموزش باید به وسیله اعضا به

سایرین منتقل شود

45M. Haghshenas

یبرنامه ریزی و تهیه طرح عملیات- 4(Action Plan برای اجرای ساماندهی )

محیط کار سازمان

بررسی کلی و مشخص کردن - 5    نابسامانی های سازمان

تقسیم کار بین اعضا )بهتر است کل - 6    سازمان به مناطقی تقسیم و مسئولیت هر منطقه به یکی از اعضا واگذار شود

تکمیل طرح عملیات کلی و تهیه - 7     برنامه زمان بندی

46M. Haghshenas

فرم تهیه فهرست وسایل غیرضروری در - 8همکاری مسئوالن هر و هماهنگی مخصوص با

قسمت

عملیات برچسب گذاری وسایل - 9    غیرضروری

ارایه فهرست وسایل غیر ضروری برای - 10   تعیین تکلیف

خارج کردن وسایل غیرضروری از - 11    قسمتها

تشکیل تیم های فرعی و تخصصی برای - 12    طراحی الگوها و ایجاد نظم در سازمان

47M. Haghshenas

انجام عملیات نظافت شامل عملیات - 13ساختمانی، رنگ آمیزی، شستشو و ...

تهیه و تدوین استانداردهای الزم با - 14    همکاری افراد فنی و متخصص سازمان برای

اجرای بهتر و سیستماتیک و سهولت بیشتر در انجام کارها

ممیزی و هتعیین ممیزین، اعالم برنام- 15    انجام ممیزی همه قسمتها و مشخص کردن

نقایص احتمالی

تشویق پرسنل و قسمتهای برتر و - 16    معرفی آن در سطح سازمان

بهبود مستمر و آموزش مستمر برنامه - 17     ها و ایجاد فرهنگ ساماندهی در کل سازمان

    

48M. Haghshenas

5S

تجلی آرامش ، آسایش و مودت در

محیط کار

49M. Haghshenas