© Benoit Duguay, 2014 Plan la séance 4 PM Communication et documentation du projet Améliorer les communications personnelles Une écoute efficace

© Benoit Duguay, 2014

Plan la séance 4 PMCommunication et documentation

du projet Améliorer les communications personnelles Une écoute efficace Différents types de réunions Présentations formelles du projet Rapports du projet

Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.


Communications personnelles

1. Orales ou écrites2. Verbales ou non verbales3. Par courriel


Voir diapos suivantes


1. Communications orales (1 de 2)

Rétroaction immédiate : permettent de clarifier, préciser, mieux comprendre…

Le langage corporel et le ton de la voix sont importants

Ces deux éléments sont des formes de rétroaction non verbale, positive ou négative

Savoir observer La compréhension du message st la

responsabilité de l’émetteur



1. Communications orales (2 de 2)

Être conscient des différences culturelles et connaître la culture de son interlocuteur

Éviter les remarques blessantes et choisir ses mots, mais…

Être suffisamment direct pour être bien compris

Le choix du moment (timing) de la communication est important

Adapter le niveau de langage à l’audience



2. Communications écrites

Peuvent prendre la forme de mémos, à l’interne, ou de lettres, à l’externe

Peuvent permettre de communiquer efficacement avec un groupe

Peuvent être appropriées comme suivi à une communication verbale, face-à-face ou téléphonique

Utiliser principalement pour informer, confirmer ou demander

Doivent être claires et concises



3. Communications courriel (1 de 2)

Très utiles au gestionnaire pour communiquer avec un groupe de travail

Dans certains cas, peuvent être utilisées pour communiquer de personne à personne : confirmer rencontre, préciser détail, réponse courte à une interrogation, etc.

Ne pas généraliser l’usage pour les communications de personne à personne pour éviter de déshumaniser la communication personnelle


3. Communications courriel (2 de 2)

Éviter l’envoi de messages émotifs sous le coup de la colère

Éviter l’utilisation systématique de la « réponse à tous », pour prendre les gens à témoin


Une écoute efficace

L’essentiel de la communication est la compréhension, pas les mots

Être compris et comprendre 50% de l’efficacité d’une communication

repose sur l’écoute Comment répondre à une question ou un

objection de façon convaincante sans avoir compris le point de vue de l’interlocuteur?



Barrières à une communication efficace

Faire semblant d’écouter Distractions Croyances biaisées et l’étroitesse d’esprit Impatience Sauter rapidement aux conclusions sans

connaître tous les détails



Améliorer les habiletés d’écoute

Regardez votre interlocuteur et concentrez votre attention sur lui

Fournissez une rétroaction verbale et non verbale (acquiescement, sourire…)

Posez des questions Ne PAS interrompre



Types de réunions

1. Réviser l’état du projet2. Solutionner des problèmes3. Révision technique





1. Réviser l’état du projet

Habituellement convoquées et dirigées par le responsable du projet

Doivent être convoquées sur une base régulière

Principaux sujets : Travail réalisé depuis la dernière réunion État actuel et tendances par rapport à l’échéancier et

au coût planifiés Dans certains cas, des actions correctives peuvent

être immédiatement identifiées Opportunités d’amélioration Distribution des tâches à réaliser


2. Solutionner des problèmes

Un problème urgent et sérieux peut être convoqué par une personne autre que le responsable du projet

Processus de résolution de problème (voir séance 4 AM)



3. Révision technique

Pour les projets qui nécessitent une phase de conception (p. ex. projets TI)

Préalable au projet (approbation du concept)

Plusieurs réunions peuvent être nécessaires : Révision préliminaire du concept proposé Révision finale des spécifications détaillées

Impliquer les usagers



Des réunions efficacesAvant la réunion

Déterminez : Si une réunion est vraiment nécessaire Le but de la réunion Qui doit participer

Rédigez et distribuez un ordre du jour Préparez des aides visuelles et des

documents informatifs Préparez une salle confortable et installez

le matériel nécessaire



Des réunions efficacesPendant la réunion

Commencez et terminez la réunion à l’heure Désignez une personne chargée du compte-

rendu Révisez l’ordre du jour Le responsable doit agir comme facilitateur

et modérateur, il ne doit pas dominer Récapitules les points principaux à la fin Occasionnellement, il est bon de discuter

l’efficacité des réunions en vue d’une amélioration



Des réunions efficacesAprès la réunion

Publiez le compte-rendu dans les 24 heures suivantes

Ce sommaire doit être concis… mais précis et complet

Ce document doit confirmer les décisions prises, les actions décidées et les personnes chargées de leur réalisation



Préparer une présentation (1 de 2)

Déterminer les objectifs de la présentation Connaissez votre auditoire Déterminez la structure de votre

présentation Utilisez un niveau de langage qui sera

compris par l’auditoire Au besoin, préparez et imprimez des notes



Préparer une présentation (2 de 2)

Préparez des aides visuelles claires et faciles à lire

Préparez des copies du matériel de présentation

Réservez le matériel longtemps à l’avance Pratiquez plusieurs fois votre présentation Arrivez dans la salle à l’avance et assurez-

vous du bon fonctionnement du matériel



Règles de présentation orale

Parler à l’auditoire Regarder l’auditoire Éviter de lire Langage non verbal Intéresser les gens Utiliser des aides

visuelles Ne pas surcharger les

diapos



Comment bien présenter

Il est normal d’être nerveux Connaissez par cœur les 2 ou 3 premières

phrases Parlez clairement, avec confiance et conviction Ne restez pas DEVANT vos aides visuelles Respectez les points de votre structure Connaissez bien vos grandes conclusions Allouez du temps pour interagir avec l’auditoire Répondez aux questions de façon sincère,

franche et confiante


Les types de graphiques

Barres Figuratifs Secteurs Linéaires Nuages de points Histogrammes

Hyperlien


Types de rapports de projet

1. Rapport de progression2. Rapport final




1. Rapport de progression

Ne décrit PAS simplement les activités réalisées mais la progression du projet en fonction de ses objectifs depuis le dernier rapport

État actuel du projet Progrès dans la solution des problèmes Problèmes réels ou potentiels et solutions

envisagées Étapes importantes avant le prochain

rapport de progression



2. Rapport final

N’est pas un cumul des rapports de progression mais un sommaire du projet

Présente les attentes et exigences du client ainsi que les objectifs du projet

Brève description du projet Atteinte des objectifs? Actions futures? Liste de tous les livrables remis au client Résultats des test d’acceptation



Règles de rédaction

Écrire en fonction du lecteur anticipé

Mots simples, phrases courtes, petits paragraphes

Verbes au temps présent Éviter la redondance et les

acronymes Première personne du pluriel Style subordonné à la

compréhension et à la précision de l’information

Logiciel de correction grammaticale et d’orthographe


Règles de présentation d’un document

Présentation sur page simple (recto)

Interligne et demi Structure hiérarchisée (1,

2, 2.1, 2.1.1, etc.) Titres et sous-titres Numérotation des pages Document convivial :

Types, tailles et couleurs de police de caractères

Aides visuelles (graphiques, illustrations, tableaux)

Soignez les petits détails

Documents

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