คู่มือ EndNote

การใชโปรแกรม EndNote 7 และ 8

สรวง อุดมวรภัณฑ หนวยเทคโนโลยีและนวัตกรรมทางการศึกษา งานสารสนเทศและหองสมุดสตางค มงคลสุข

คณะวิทยาศาสตร มหาวิทยาลัยมหิดล

การใชโปรแกรม EndNote 7 และ 8 เอกสารประกอบการอบรมเชิงปฏิบัติการ “How EndNote can help you with your Research and Thesis” รุนที่ 1 : 7 ตุลาคม พ.ศ. 2547 รุนที่ 2 : 22 ตุลาคม พ.ศ. 2547 คณะวิทยาศาสตร มหาวิทยาลัยมหิดล

สงวนลิขสทิธิ์โดย คณะวิทยาศาสตร มหาวทิยาลัยมหิดล

สารบัญ

1. แนะนํา EndNote ...................................................................................... 1 1.1. Endnote คืออะไร 1 1.2. ความตองการของระบบ 1 1.3. สวนประกอบของโปรแกรม EndNote 2

2. การปอนขอมูลและการนําเขาขอมูล........................................................ 4 2.1. การปอนขอมูลดวยมือ (manual) 7 2.2. การติดตอผานฐานขอมูลออนไลน (remote connection) 8 2.3. การนําเขาขอมูลจากฐานขอมูล (import) 12

2.3.1. การนําเขาขอมูลจาก PubMed 13 2.3.2. การนําเขาขอมูลจาก Science Direct 17

3. การสรางเอกสารบรรณานุกรม (bibliography) ....................................... 21

4. การสรางเอกสารบรรณานุกรม (bibliography) สําหรับวิทยานิพนธ ....... 28

ปญหาในการใชงาน

• EndNote 7 ไมแสดงเมนูคําส่ังบน MS Word 2003............................ 32

เอกสารประกอบการอบรมเชิงปฏิบัติการ “How EndNote 7.0 can help you with your Research and Thesis” หนาที่ 1 งานสารสนเทศและหองสมุดสตางค มงคลสุข คณะวิทยาศาสตร มหาวิทยาลัยมหิดล

1. แนะนํา EndNote 1.1. EndNote คืออะไร

EndNote เปนโปรแกรมจัดการขอมูลทางบรรณานุกรม โปรแกรมจะทําหนาที่ในการจัดเก็บ รวบรวมและนําเขาขอมูลบรรณานุกรมที่ไดมาจากแหลงตางๆ เชน การปอนเองดวยมือ การเขานําขอมูลจากฐานขอมูลออนไลนหรือแผนซีดี และชวยในการจัดเรียง สืบคนขอมูลตางๆ ที่เก็บไว รวมถึงการสรางเอกสารบรรณานุกรมและเอกสารรายงานตนฉบับตามรูปแบบที่วารสารตางๆ กําหนด โดยที่โปรแกรม EndNote เองรูจักรูปแบบของวารสารตางๆ ที่เปนที่รูจักแพรหลายกวา 1,100 ช่ือเร่ือง โดยสามารถทํางานรวมกับโปรแกรมประมวลผลคํา (Word processor) เชน Microsoft Word Word Perfect และอื่นๆ ไดเปนอยางดี ซ่ึงคุณสมบัติเหลานี้มีประโยชนอยางมากตอนักศึกษา อาจารย นักวิจัย ในการเขียนเอกสารรายงานการวิจัย วิทยานิพนธ เพราะชวยประหยัดเวลาเปนอยางมาก

ปจจุบัน โปรแกรม EndNote เปนผลิตภัณฑของบริษัท Thomson ISI Researchsoft โปรแกรมถูกพัฒนาถึงเวอรช่ัน 8 ผูสนใจสามารถดาวนโหลดโปรแกรมรุนทดลองไดจากเว็บไซดของบริษัทคือ http://endnote.com

1.2. ความตองการของระบบ คุณสมบัติ เวอรชั่น 7 เวอรชั่น 8

หนวยประมวลผล Pentium หรือเทียบเทา Pentium หรือเทียบเทาความเร็วไมนอยกวา 450 MHz

หนวยความจํา 64 MB หรือสูงกวา 128 MB หรือสูงกวา ระบบปฏิบัติการ Windows ME / 2000 / XP

หรือรุนที่ใหมกวา Windows 2000 / XP* /2003 หรือรุนที่ใหมกวา

โปรแกรมประมวลผลคํา MS Word 97 หรือใหมกวา Word Perfect 9 หรือใหมกวา โปรแกรมประมวลผลคํ าอื่ นที่สนับสนุนการสรางเอกสารในรูป RTF (Ric

MS Word 2000 หรือใหมกวา Word Perfect 10 หรือใหมกวา

หมายเหตุ ปจจุบัน (กันยายน พ.ศ. 2547) โปรแกรม EndNote 8 ไมสามารถทํางานรวมกับ MS Windows XP Service Pack 2 ได แต EndNote 6.02 และ 7 ไมมีปญหาดังกลาว ซ่ึงบริษัท Thomson ISI Researchsoft แนะนําใหใช MS Windows Service Pack 1 ไปกอนจนกวาจะทําการปรับปรุงโปรแกรม EndNote 8 ได

หนาที่ 2 เอกสารประกอบการอบรมเชิงปฏิบัติการ “How EndNote 7.0 can help you with your Research and Thesis” งานสารสนเทศและหองสมุดสตางค มงคลสุข คณะวิทยาศาสตร มหาวิทยาลัยมหิดล

1.3. สวนประกอบของโปรแกรม EndNote หลังจากทําการติดตั้งโปรแกรม EndNote ลงในเครื่อง โปรแกรมจะถูกติดต้ังลงในโฟลเดอร C:\Program

Files\Endnote8\ โดยที่ตัวโปรแกรมจะประกอบดวยสวนประกอบที่สําคัญดังตอไปนี้

• Endnote main program สวนประกอบหลักของโปรแกรม • Connections ไฟลที่กําหนดรายละเอียดสําหรับ EndNote ในการติดตอไปยัง

ฐ า น ข อ มู ล อ อ น ไ ล น ต า ง ๆ อ ยู ที่ C:\Program Files\Endnote8\Connections\

• Import filters ไฟลที่ กํ าหนดรายละเอียดสําหรับนํ า เข าข อมูล (import database) ผลการสืบคนที่ไดจากการคนขอมูลจากฐานขอมูลออนไลนหรือฐานขอมูลจากแผนซีดี อยูที่ C:\Program Files\Endnote8\Filters

• Output styles ไฟลที่กําหนดรายละเอียดสําหรับการสรางขอมูลบรรณานุกรมใหอยู ในรูปแบบที่กําหนดโดยวารสารและสื่อสิ่งพิมพตางๆ ที่โปรแกรม EndNote สนับสนุนกวา 1,100 ช่ือวารสาร อยูที่ C:\Program Files\Endnote8\Styles

• Templates เอกสารตนแบบ (template) สําหรับสรางเอกสารบรรณานุกรมดวยโปรแกรม MS Word และ Word Perfect ดวยคุณสมบัติ Cite While You Write (CWYW) ในโปรแกรม EndNote 7 และ 8 อยูที่ C:\Program Files\Endnote8\templates

ไฟลองคประกอบเหลานี้จะมีการเปลี่ยนแปลงเปนระยะตามแตกําหนดโดยหนวยงานเจาของฐานขอมูล

สํานักพิมพเจาของวารสารสิ่งพิมพ ซ่ึงผูผลิตโปรแกรมจะทําการปรับปรุงไฟลองคประกอบเหลานี้ และจะแจงใหทราบทางเว็บไซดของโปรแกรม ผูใชสามารถควรเขาไปตรวจสอบถาพบวาโปรแกรม EndNote ทํางานผิดปกติ เชน


การนําเขาขอมูลเกิดผิดพลาดหรือทําไมไดทั้งที่เคยทํางานไดดี อาจเนื่องจากเจาของฐานขอมูลมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการบันทึกขอมูลหรือเปลี่ยนโครงสรางการจัดเก็บขอมูล เปนตน

จากเว็บไซด http://www.endnote.com คลิกที่ลิงค Support & services


2. การปอนขอมูลและการนําเขาขอมูล EndNote เรียกไฟลที่รวบรวมขอมูลบรรณานุกรมวา “ไลบรารี (library)” มีนามสกุลเปน .enl การปอนขอมูลเขา

ไลบรารีทําไดหลายวิธี ดังนี้ 1. การปอนขอมูลดวยมือ (manual) 2. การติดตอผานฐานขอมูลออนไลน (remote conection) 3. การนําเขาขอมูลจากฐานขอมูล (import)

แบบฝกหัดที่ 1 1 เปดโปรแกรม EndNote และเปดไลบรารีตัวอยาง Paleo.enl ซ่ึงอยูในโฟลเดอร C:\Program files\Endnote 8\Examples\

2 กดปุม OK


3 แสดงไลบรารี Paleo.enl ซ่ึงมีขอมลูบรรณานุกรมจํานวน 200 ช่ือถูกเก็บไว รายการที่มีเครื่องหมายคลิปหนีบกระดาษอยูขางหนา (รายการที่ 1 ในรูป) แสดงวารายการนั้นมีขอมูลรูปภาพแทรกอยู

4. ใชเมาสเลือกขอมูล เพื่อแสดงรายละเอียดของขอมูลรายการนั้นในชอง Preview

pane 5. คลิกเมาส 2 ครั้งที่รายการ ถาตองการดูรายละเอียดทั้งหมด หรือเพื่อแกไขขอมูลของ

รายการนั้น

Preview pane


6. รายการที่มีเครื่องหมายคลิปหนีบกระดาษอยูดานหนา แสดงวามีขอมูลที่เปนรูปภาพแทรกอยูในฟลด “Image”

EndNote 7 และ 8 มี reference type ชนิดใหมคือ “Figure” สําหรับเก็บรูปภาพ เพื่อใชประกอบการเขียนเอกสารตนฉบับ (manuscript)


2.1. การปอนขอมูลดวยมือ (manual)

การเพิ่ม Reference ใหม

7. จากไลบรารี Paleo.enl ทําการเพิ่ม reference ใหมโดยเลือกคําสั่งจากเมนู References / New Reference หรือกดปุม Ctrl+N บนคียบอรด

8. เลือก Reference Type เปน Book

9. ในชอง Author เติม “Jacobson, Carol” 10. กดปุม Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหมและพิมพช่ือที่ 2 “Roe, Jennifer”

Tips

เพื่อให EndNote สามารถทําการประมวลผลไดถูกตอง การปอนชือ่ผูแตง (Author) จะตองอยูในรูปแบบ “First Middle Last” หรือ “Last, First Middle”

ในกรณทีี่รายการนั้นมีผูแตงมากกวา 1 ราย ใหใสชื่อละบรรทัด

11. ขณะที่เติมช่ือ EndNote จะพยายามชวยปอนขอมูลโดยนําช่ือที่มีอยูในรายการที่ใกลเคียงกันใสเขาไป แตถาช่ือที่จะใสเขาไปไมตรงกับขอมูลที่มีอยูแลว EndNote จะถือวาเปนรายการใหมและแสดงผลเปนตัวอักษรสีแดง


12. ใสขอมูลในฟลดที่เหลือดังนี ้

Year : 1999 Title: Impacts of meteorites on Earth City: New York Publisher: Blackcourt Press Number of Pages: 100

13. เมื่อพิมพเสร็จแลว ปดหนาตาง reference โดยกดที่ปุมเครื่องหมาย X ที่มมุบน

ดานขวา หรือใชเมนู File / Close Reference (Ctrl+W)

14. ปดไลบรารี Paleo.enl โดยกดที่ปุมเครื่องหมาย X ที่มุมบนดานขวา หรือใชเมนู

File / Close Library (Ctrl+W) 2.2. การติดตอผานฐานขอมูลออนไลน (remote connection)

เปนการสืบคนขอมูลจากฐานขอมูลออนไลนโดยใช EndNote connection ของโปรแกรม EndNote ติดตอสืบคนขอมูลกับแหลงขอมูลออนไลนโดยตรง ซ่ึง EndNote เตรียม connection file ไปยังแหลงฐานขอมูลออนไลน หองสมุดหนวยงานตางๆ ที่เปนที่รูจักและนิยมใชกวา 400 แหงทั่วโลก

อยางไรก็ดีการสืบคนผาน EndNote connection มีขอจํากัด กลาวคือ EndNote connection ไมสามารถทํางานผานระบบบริการอินเทอรเน็ตที่มี proxy หรือ firewall ได ในกรณีนั้นผูใชตองเขาสืบคนขอมูลดวยโปรแกรมเว็บเบราสเซอร และบันทึกขอมูลแลวนําเขาโปรแกรม Endnote เองดังจะไดกลาวในหัวขอตอไป

แบบฝกหัดตอไปจะทดลองใช EndNote connection ติดตอกับฐานขอมูล NLM Pubmed ซ่ึงไมสามารถใชงานไดจากเครือขายของมหาวิทยาลัยมหิดล เนื่องจากไมสามารถผาน firewall ของมหาวิทยาลัยได

เมื่อใสตัวอักษรตัวแรก EndNote จะพยายามเดา โดยนาํชื่อที่มีอยูในรายการแลว มาใสเขาไป


แบบฝกหัดที่ 2 15. สรางไลบรารีใหมใหช่ือวา connection.enl

16. จากเมนู Tools เลือกคําสั่ง Connect 17. จากรายการ favorite connection ดานขวามือ ถาไมเห็นช่ือของ PubMed (NLM)

ใหเลือกคําสั่งยอย Connect… ที่อยูดานบนของรายการ favorite connection

18. ที่หนาตาง Choose A Connection File เลือกฐานขอมูลออนไลนที่ตองการ ในที่นี้

คือ PubMed (NLM)

Tips กดปุม Find เพื่อการคนช่ือ connection file ที่ตองการอยางรวดเร็ว

19. EndNote จะทําการติดตอกับฐานขอมูล PubMed เมื่อติดตอไดแลวจะแสดงหนาตาง

Retrieved References Window และหนาตาง Remote Search Window 20. เติมคําคนที่ตองการ (Penicillin acylase) ลงในชอง Search และเลือกรายการใน

กลอง drop down list ดานหลังเปน Keywords [MeSH]

Favorite connection แสดงรายการของ connection file ที่ใชบอยหรือที่ใชงานลาสุด


21. กดปุม Search

22. EndNote จะรายงานผลการสืบคน เลือกชวงของขอมูลที่ตองการในชอง กดปุม OK

23. ขอมูลที่ไดจะถูกแสดงใน Retrieved References Window

ใสคําที่ตองการสืบคนลงในชอง


24. ดับเบิลคลิกที่ reference ที่ตองการเพื่อดูรายละเอียดของรายการนั้น

25. โอนขอมูลที่สืบคนไดเขาสูไลบรารีที่ตองการ โดยใชเมาสคลิกเลือกรายการที่ตองการ แลวกดปุม Copy xx References to ตรงมุมบนขวาของหนาตาง

Tips ในการเลือกรายการจํานวนทีละหลายรายการพรอมกัน … ถารายการนั้นอยูติดกัน ใหกดปุม shift คางไวหนาใชเมาสคลิกเลือกรายการ ถารายการนั้นอยูหางกัน ใหกดปุม Ctrl คางไวหนาใชเมาสคลิกเลือกรายการ

26. กําหนดไลบรารีที่จะรับขอมูล ซ่ึงมี 3 ทางเลือก คือ

New Library … สรางไฟลไลยรารีใหม Choose Library … เลือกไลบรารีที่มีอยูแลวจากรายการ xxx.enl เลือกไลบรารีที่กําลังเปดใชงานอยู


2.3. การนําเขาขอมูลจากฐานขอมูล (import) การนําเขา (import) ขอมูล หมายถึงการสืบคนขอมูลโดยผานโปรแกรม เว็บเบราเซอรหรือโปรแกรมสําหรับ

คนขอมูลโดยเฉพาะ แลวบันทึกขอมูลไว จากนั้นใชคําสั่ง import ของ EndNote อานรายการที่สืบคนไดเขามา เนื่องจากฐานขอมูลออนไลนแตละแหงมีวิธีในการบันทึกขอมูลในรูปแบบที่ตางกัน การนําขอมูลที่สืบคนไดเขาสูไลบรารีจึงแตกตางกัน

Tips สิ่งที่ควรรูเกี่ยวกับการนําเขาขอมูลสู Endnote library คิอ วิธีบันทึกขอมูลจากฐานขอมูลออนไลน ซ่ึงศึกษาไดจากเอกสารคําอธิบายวิธีใชของผูใหบริการฐานขอมูลนั้น Import filter ที่ถูกตองสําหรับนําขอมูลเขาโปรแกรม สําหรับฐานขอมูลออนไลนที่ใชกันแพรหลาย สามารถหาขอมูลไดจากคูมือผูใช (user guide) ของโปรแกรม EndNote 8 หนา 152-156 ซ่ึงคูมือดังกลาวจะถูกติดต้ังมาพรอมกับโปรแกรมในรูปเอกสาร PDF หรืออาจจะดาวนโหลดดวยตนเองจากเว็บไซดของโปรแกรม (http://www.endnote.com) ในหนา support & service

เตรียมตัวกอนใชงาน

26. เรียก import filter ที่จําเปนตองใชมาใสใน favorite filter โดยใชคําสั่งจากเมนู Edit / Import filters / Open Filter Manager …

27. ทําเครื่องหมายหนา filter ที่ตองการ แลวปดหนาตาง


2.3.1 การนําเขาขอมูลจาก PubMed

Tips สําหรับผูใช Endnote เวอรช่ัน 6 และ 7 National Library of Medicine (NLM) ไดทําการเปลี่ยนโครงสรางการจัดเก็บขอมูลของฐานขอมูล PubMed มีผลทําใหการนําเขาขอมูลเขาสูโปรแกรมเกิดผิดพลาด คือ ถานําเขาขอมูลครั้งละมากกวา 1 reference ในเวลาเดียวกัน จะพบวาขอมูลทั้งหมดจะถูกนําเขาไปซอนกันอยูในฟลดเดียวกัน วิธีแกไข ใหทําการดาวนโหลด pubmed import filter ตัวใหมจากเว็บไซด EndNote ที่ http://www.endnote.com/enpmalert.asp ดาวนโหลดไฟล PubMed (NLM).enf ไปทับไฟลเกาที่อยูในโฟลเดอรยอย Filters ของ EndNote (C:\Program Files\Endnotex\Filters)

29. เขาสูฐานขอมูล PubMed คนหาขอมูลจากคําสืบคนที่ตองการ (ใช penicillin acylase เปนตัวอยาง)

Tips URL ของ PubMed http://www.pubmed.org http://www.ncbi.nlm.nih.gov หรืออาจจะเขาจากลิงค E-database ซ่ึงอยูทางเฟรมดานซายของเว็บไซตหองสมุดสตางค มงคลสุข http://stang.sc.mahidol.ac.th


30. จากผลลัพธที่ได ทําเครื่องหมายในชองหนารายการที่ตองการ

31. ในกรอบตัวเลือกหลังกลอง Display เลือก MEDLINE 32. ในกรอบตัวเลือกหลังกลอง Send to เลือก File 33. กดปุม Send to

Tips เนื่องจาก PubMed จะแสดงผลการสืบคนหนาจอละ 20 รายการ ในกรณีที่ไดผลการสืบคนจํานวนมาก ใหทําการเลือกรายการที่ตองการจากทีละหนาจอและนําขอมูลไปพักที่ Clipboard ของ PubMed กอน (โดยเลือก Display เปน MEDLINE และเลือก Send to เปน clipboard เมื่อไดขอมูลครบแลวจึงเขาสู PubMed Clipboard (เลือกลิงค Clipboard ดานบน)

แกไขตัวเลือกในกรณีที่ตองการสงขอมูลเขา EndNote


34. PubMed จะสงขอมูลใหทําการดาวนโหลด

35. เลือกทําการบันทึกแฟมในโฟลเดอรที่ตองการ อาจจะทําการเปลี่ยนช่ือและนามสกุลของไฟลตามความเหมาะสมได (ใหทําการบันทึกเปน pubmed.txt)

Tips ไฟลขอมูลที่ไดมีลักษณะเปน plain text (มีเฉพาะตัวอักษร) จึงอาจจะใชนามสกุลเปน .txt เพื่อจะไดเปดดูไดดวยโปรแกรมอื่น เชน Notepad หรือ MS Word

การนําขอมูลเขา EndNote

36. กลับเขาโปรแกรม EndNote สรางไลบรารีใหมช่ือ “pubmed.enl” 37. ไปที่เมนู File เลือกคําสั่ง Import… 38. ในชอง Import Data File : กดปุม choose File… เลือกไฟล “pubmed.txt” ที่

บันทึกจากขอ 35 39. ในชอง Import Option : เลือก PubMed (NLM) เปน import filter

ถาไมเห็น PubMed (NLM) ในรายการ แสดงวายังไมไดเลือก PubMed (NLM) ในรายการ favorite filter ใหเลือก Other Filters…กอน และเลือก PubMed (NLM)

40. กดปุม Import เพื่ออานขอมูลเขามา


Tips ผลลัพธที่ไดจากการสืบคนขอมูลจากฐานขอมูล PubMed โดยวิธี Remote connection และ Import filter จะตางกันเล็กนอย โดยที่ขอมูลจากวิธี Remote connect จะมีฟลด URL ซ่ึงสามารถลิงคกลับไปดูรายละเอียดของเอกสารที่เว็บไซดของ PubMed ได ในขณะที่ผลจากวิธี import filter จะไมมีขอมูลในฟลดนี้

แสดงขอมูลเอกสารอางอิงฉบับเดียวกันที่สืบคนไดจาก PubMed โดยใชคําคน “penicillin acylase” ดานซายคือขอมูลที่ไดจาก remote connection และดานขวาไดจากวิธี import filter สังเกตวาฟลด URL ของหนาตางดานขวาไมมีขอมูล


2.3.2 การนําเขาขอมูลจาก ScienceDirect

41. เขาสูฐานขอมูล Science Direct ใชคําวา “penicillin acylase” เปนคําคน

42. จากผลการสืบคน ทําเครื่องหมายที่กลองหนารายการที่ตองการ 43. กดปุม export citations เพื่อระบุวาตองการสงขอมูลออก

ที่หนาตาง Export Citations 44. ตัวเลือก Export : เลือก .Citations + Abstracts” 45. ตัวเลือก File Format : เลือก “RIS format (for Reference Manager,

Procite, Endnote”

44

45

43


46. กดปุม Export Science Direct จะสงขอมูลมาและติดตอกับโปรแกรม EndNote โดยอัตโนมัติ

47. เลือกตําแหนงโฟลเดอรและไลบรารีไฟลที่จะเก็บขอมูล

หมายเหตุ ไมสามารถสรางไฟลไลบรารีใหมเพื่อรับขอมูลในขั้นตอนนี้ ตองใชไฟลไลบรารีที่มีอยูแลวเทานั้น ดังนั้น ถาตองการจะเก็บขอมูลไวในไฟลไลบรารีใหม จะตองสรางไฟลไลบรารีกอนที่จะสั่ง export ขอมูลจาก Science Direct

48. เลือก Import filter เปน “Refman RIS”

จากขอมูลที่นําเขามาจะพบวามีความผิดพลาดคือ รายช่ือวาสารถูกนําเขาไปอยูในฟลด alternate journal ซ่ึงถาไมแกไขจะทําใหการนําขอมูลไปสรางเอกสารอางอิงผิดพลาด สาเหตุเนื่องจาก import filter “RefMan RIS” ที่ใชนําขอมูลเขาผิดพลาด จําเปนตองแกไข import filter ดังกลาว

47

48


การแกไข import filter

48. เลือกเมนู Edit / Import filters / Open Filter Manager… 49. ทําการคนหา filter RefMan RIS อยางรวดเร็วโดยกดปุม Find เลือกตัวเลือก by

Name… เพื่อระบุวาตองการคนหา filter

50. จากกลอง Find by Name พิมพ Refman กดปุม Find

51. Filter manager จะแสดงชื่อ RefMan RIS กดปุม Edit เพื่อเปด filter มาแกไข 52. ใชคําสั่ง File / Save as บันทึก filter นี้ในช่ือ “ScienceDirect RIS”

49

50

51


53. แกไขคาของ field Journal ใหเปน JO

และคาของ field Alternate Fournal ใหเปน JF 54. บันทึกการเปลี่ยนแปลงคาของ filter ScienceDirect RIS และทําการสืบคน

ขอมูลจาก Science Direct อีกครั้ง โดยเลือกใช filter ScienceDirect RIS เปนตัวนําขอมูลเขา

53


3. การสรางเอกสารบรรณานุกรม (Bibliography) ประโยชนที่สําคัญของโปรแกรม EndNote คือการนํารายการบรรณานุกรมที่เก็บไวไปใชอางอิงในเอกสารรายงาน

หรือจัดเตรียมตนฉบับ (manuscript) เพื่อสงตีพิมพ EndNote สนับสนุนรูปแบบการอางอิงเอกสารที่วารสารตางๆ กวา 1,100 ช่ือเรื่องกําหนดไว การใชโปรแกรม EndNote จัดทําเอกสารตนฉบับจึงชวยลดภาระและเวลาในการจัดทําเอกสารไดเปนอยางดี

โปรแกรมประมวลผลคํา (Word processor) ที่ EndNote สนับสนุนคือ Microsoft Word และ Word Perfect สําหรับโปรแกรมประมวลผลคําอื่นสามารถทํางานรวมกับ EndNote ไดโดยผานรูปแบบ Rich Text Format (RTF)

หลังจากที่ติดต้ังโปรแกรม EndNote ลงในเครื่องคอมพิวเตอรจะพบเมนูของ EndNote เพิ่มในเมนู Tools(เครื่องมือ) ของโปรแกรม Microsoft Word


เตรียมตัวสรางเอกสาร

1. ใชโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสารใหม พิมพขอความตัวอยาง The fossil in question was generally regarded to be the 220 million year-old remains of tyrannosaurus. Several years ago, however, this hypothesis was overturned by the discovery of yet another species.

2. เลือกคําสั่งจากเมนู Tools / Endnote / Find Citation(s)…

3. ถายังไมไดเปดไฟลไลบรารี EndNote จะถามช่ือไฟลไลบรารีที่ตองการ ในที่นี้จะใชไลบรารีตัวอยางที่มากับโปรแกรมคือ Paleo..enl ซ่ึงอยูที่โฟลเดอรยอย Examples ของโปรแกรม endnote (c:\Program Files\Endnotex\Examples)

จากกรอบขอความ “EndNote Find Citation(s)” 4. พิมพช่ือ “morehouse” ลงในชอง Find : กดปุม Search 5. จะไดผลลัพธ 1 รายการ กดปุม Insert

4

5


6. รายการอางอิงที่เลือกจะถูกนําไปแทรกในตําแหนงที่เคอรเซอรอยุในปจจุบัน ขณะเดียวกัน Endnote จะทําการสรางเอกสารอางอิงตามรูปแบบที่กําหนดไวที่ทายไฟลเอกสาร

ลองทําตอ 7. พิมพขอความเพิ่มตอทาย It is now the undisputed progeny of the species at hand.

8. ใชคําสั่ง Find Citation(s) อีกครั้ง คนคําวา 1987 9. เลือกเอกสารรายการที่ 1 และ 3 กดปุม Insert

8

9


10. สังเกตรายการที่ถูกแทรกเขาไป

การเปลี่ยนรูปแบบการอางอิง

สมมุติวาเรากําลังทําตนฉบับเพื่อสงไปตีพิมพในวารสาร Nature เนื่องจากทางวารสารมีการกําหนดรูปแบบการอางอิงเอกสารและบรรณานุกรมเปนแบบของตัวเอง ซ่ึง EndNote สนับสนุนรูปแบบดังกลาวดวย

11. เลือกเมนู Tools / Endnote8 / Format Bibliography…

11


12. กดปุม Browse ที่อยูหลังหัวขอ With output style :

13. เลือก output style เปน “Nature” กดปุม OK

14. กดปุม OK ให EndNote ทําการจัดรูปแบบเอกสารใหม 15. รูปแบบเอกสารตนฉบับจะเปลี่ยนไปเปนแบบของวารสาร Nature 16. ถาตองการเปลี่ยนรูปแบบของวารสารไปเปนแบบอื่นใหทําซํ้าตามขอ 11 - 14:

12

13


อยางไรก็ดี เอกสารตนฉบับที่ไดยังไมสมบูรณ เนื่องจากรายการ citation และ citation ที่เห็นนั้นถูกสรางขึ้นจากโปรแกรม EndNote ไมใชขอความจริง สังเกตไดจากถาใชเมาสเขาไปคลิกที่บริเวณใดๆ ของสวนที่เปน citation หรือ references บริเวณนั้นจะกลายเปนสีเทา เนื่องจากขอความที่เห็นนั้นเกิดจากการทํางานรวมกันของ MS Word และ EndNote เนื้อความในนั้นเปนรหัสคําสั่งชนิดเขตขอมูล (field code) ซ่ึงจะแสดงผลไดอยางถูกตองเฉพาะบนเครื่องคอมพิวเตอรที่มีโปรแกรม MS Word และ EndNote และมีไฟล EndNote library ที่ใชอางอิงอยูเทานั้น ถานําไฟลนี้ไปเปดบนเครื่องคอมพิวเตอรเครื่องอื่นที่ไมมีโปรแกรม EndNote ติดตั้ง จะเกิดการแสดงผลที่ผิดพลาดขึ้น

คําเตือน ก. หามทําการแกไขขอความในสวนที่เปน citation และ references ดวยตัวเอง ถาพบขอผิดพลาด เชน สะกดผิด ใหกลับไปแกตัวสะกดที่ EndNote library แลวให EndNote ทําการปรับปรุงขอความที่แกไขใน Word เอง ถาขอความยังไมถูกแกไขใหใชคําสั่ง “Tools / EndNote 7 / Format Bibliography…” เพื่อปรับปรุงขอความ

ข. ถาตองการลบ citation ออก ควรยกเลิกการฟอรแมตเอกสารกอน ดวยคําสั่ง Tools / EndNote / Unformat Citation(s) แลวจึงลบ citation ที่ไมตองการออก

ค. เอกสารที่ไดในขัน้นี้ยังไมเสร็จสมบูรณ ไมสามารถนําไปใชกับเคร่ืองคอมพิวเตอรเครื่องอื่นที่ไมไดติดต้ังโปรแกรม EndNote

การทําลายรหัสเขตขอมูลของ Endnote ที่ซอนในเอกสารตนฉบับ

ดังไดกลาวมาแลววา citation และ references ที่ไดจากขั้นตอนกอนหนานี้ไมสามารถนําไปแสดงผลไดอยางถูกตองบนเครื่องคอมพิวเตอรเครื่องอื่น ดังนี้ถาตองการจะสงเอกสารตนฉบับไปใหตรวจทานหรือสงใหพิจารณาตีพิมพ ตองทําลายรหัสเขตขอมูล (field code) ที่ซอนอยูเสียกอนโดยใชคําสั่ง Remove Field Codes 17. ที่โปรแกรม MS Word เลือกคําสั่งจากเมนู “Tools / EndNote 7 / Remove

Field Codes”


18. จะเกิดไดอะลอกขึ้นมาแจงใหทราบวาจะทําการสรางไฟลใหมซ่ึงมีขอความเหมือนกับไฟลเดิมแตไมมีรหัสเขตขอมูล สวนไฟลตนฉบับยังคงอยู สามารถทําการแกไขและเรียกใชไดอีกในภายหลัง

19. กดปุม OK 20. จะไดไฟลใหมขึ้นอีกหนึ่งไฟลซ่ึงมีขอความเหมือนกับไฟลแรก แตขอความสวน

citation และ references เปนตัวอักษรลวน 21. ทําการบันทึกไฟลที่ไดในช่ือใหม และนําไฟลที่ไดในขอ 20 สงใหตรวจทานหรือสง

วารสารเพื่อเสนอพิจารณาตีพิมพได 22. ถาไดรับคําเสนอแนะใหแกไขขอความใดๆ ใหมาทําการแกไขที่ไฟลตนฉบับ เสร็จแลว

สั่ง Remove Field Codes (ตามขอ 17 – 19)กอนสงไปตีพิมพ


4. การสรางเอกสารบรรณานุกรม (Bibliography) สําหรับวิทยานิพนธ

ในหัวขอที่ 3 เราไดทําการสรางเอกสารบรรณานุกรมจากตนฉบับที่เปนไฟลเดียว ซ่ึงเหมาะสําหรับการทําเอกสารเพื่อการสงตีพิมพในวารสาร ที่มักจะมีเนื้อหาไมยาว สามารถเตรียมตนฉบับเปนไฟลเดียวได แตในกรณีการเขียนวิทยานิพนธของนักศึกษาระดับปริญญาโท – เอก นั้นมักจะแบงเนื้อหาเปนหลายบท เชน บทคัดยอ บทนํา วิธีการวิจัย ผลการวิจัยและสรุปผลการวิจัย ซ่ึงแตละบทจะมีเนื้อหาที่ตอเนื่องกัน และนําเอกสารอางอิง (references) ไปไวขางทาย การสรางบรรณานุกรมดวยคําสั่ง Format bibliography จึงใชไมไดในกรณีนี้ เพราะคําสั่ง Format bibliography จะสรางบรรณานุกรมไวขางทายไฟลเอกสารเสมอ ในกรณีดังกลาวใหสรางบรรณานุกรมดวยคําสั่ง RTF Document Scan ในโปรแกรม EndNote แทน โดยมีหลักการสรุปเปนขั้นตอนไดดังนี้

1. ใชโปรแกรม MS Word สรางไฟลตนฉบับและแทรก citation ตามวิธีการเดิม 2. สั่งบันทึกเอกสารเปน Rich text format (RTF) 3. เขาโปรแกรม EndNote ใชคําสั่ง RTF Document Scan สรางเอกสารบรรณานุกรม

สรางเอกสารตนฉบับ

1. ทดลองสรางเอกสารจํานวน 3 ไฟล และทําการแทรก citation ในเอกสารตามวิธีที่เคยทํา

2. ปดคุณสมบัติ Cite While You Write (ทําการฟอรแมตเอกสารในขณะทําการพิมพงานในเวิรด) โดยใชคําสั่ง Tools / EndNote / Unformat Citation(s) เนื่องจากคําสั่ง RTF Document Scan ของโปรแกรม EndNote จะไมทํางานถาเอกสารนั้นถูกฟอรแมตมาแลว

3. บันทึกเอกสารทั้งสามเปนชนิด rich text format ในช่ือ Introduction, Method และ Result ตามลําดับ

การสั่งบันทึกเอกสารเปน rich text format • ที่โปรแกรม MS Word ไปที่เมนู Files / Save as • เลือกโฟลเดอรที่ตองการเก็บไฟล ------------------------------------ 1 ในรูป • ต้ังช่ือไฟล (ในตัวอยางใชช่ือ introduction) ----------------------------- 2 ในรูป • ในชอง Save as type: เลือก rich text format (rtf)----------- 3 ในรูป • กดปุม Save --------------------------------------------- 4 ในรูป • จะเห็นวาไฟลถูกบันทึกในชื่อ introduction.rtf


4. จะไดไฟลเอกสารในชื่อ introduction.rtf, method.rtf และ result.rtf ตามลําดับ

5. ออกจากโปรแกรม MS Word 6. เปดโปรแกรม EndNote และเปดไลบราลีที่ใชในการอางอิงวิทยานิพนธ 7. เลือกคําสั่ง Tools / RTF Document Scan / RTF Document Scan…

5 ในรูป

1

2

3

4

5


8. ที่ไฟลไดอะลอก ( 6 ในรูป) เลือกไฟลเอกสารไฟลแรกที่ใช (ตามตัวอยางคือ introduction.rtf)

9. กดปุม Open

10. ที่สแกนไดอะลอก EndNote จะแสดงผลการตรวจสอบเอกสารอางอิงที่ถูกอางถึงในบริเวณชองคานบน ( 7 ในรูป )

11. กดปุม Scan Next… ( 8 ในรูป ) เพื่อเลือกเอกสารลําดับตอไป 12. ทําซํ้าขั้นตอนที่ 8 – 11 จนเลือกไฟลเอกสารครบทุกไฟล การเลือกไฟลตองเลือก

ตามลําดับที่ใชใหถูกตอง ในตัวอยางคือ method.rtf และ result.trf ตามลําดับ

13. เลือก Output Style ตามตองการ ( 9 ในรูป)

หมายเหตุ ถาไมเห็นรายชื่อที่ตองการในชอง Output style ใหเลือกรายการ Select Another Style… แลวหา Output style ที่ตองการจากรายการที่ EndNote แสดง

บัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยมหิดล กําหนดใหอางอิงเอกสารตามรูปแบบ Vancouver หรือ APA style (คือ APA 5th ใน EndNote)

14. กดปุม Format… ( 10 ในรูป ) 15. EndNote จะสรางไฟลผลลัพธขึ้นมาใหม ซ่ึงไฟลเหลานี้จะมีช่ือเหมือนไฟลตนฉบับ

แลวตามดวยช่ือของ Output style ที่เลือก เชน ถาเลือก Output style เปน

6 : ไฟล ไดอะลอก

7

8

9

10

AttA

Highlight


Vavcouver ไฟลผลลัพธที่ไดจะมีช่ือเปน introduction-vancouver.rtf method-vancouver.rtf และ result-vancouver.rtf ตามลําดับ โดยที่รายการเอการอางอิงจะปรากฏที่สวนทายของไฟลเอกสารลําดับสุดทายนั่นเอง

16. ใหนําไฟลผลลัพธที่ไดไปใช สวนไฟลตนฉบับนั้นยังคงอยู ถาตองทําการแกไขขอความใดๆ ใหทําที่ไฟลตนฉบับและใชคําสั่ง RTF document scan สรางเอกสารตามวิธีที่ไดกลาวมาแลว


ปญหาในการใชงาน

EndNote 7 ไมแสดงเมนูคําสั่งบน MS Word 2003 ปญหา หลังจากติดต้ัง EndNote 7 แลวไมพบทูลบารและเมนูคําสั่งของโปรแกรม

EndNote ในเมนูของ MS Word 2003

สาเหตุ EndNote 7 ตองการไฟล EN7cwyw.dot และ EN7cwyw.wordxp.wll ในโฟลเดอร Startup ของโปรแกรม MS Word (ดูวิธีหาตําแหนงที่ต้ังของโฟลเดอร Startup ไดในขอ 1-3 ดานลาง) ซ่ึงไฟลทั้งสองทําใหโปรแกรม MS Word แสดงทูลบาร เมนูคําสั่งและทํางานรวมกับ Endnote ได โดยปกติเมื่อทําการติดต้ัง EndNote โปรแกรมติดต้ังของ Endnote จะทําการคัดลอกไฟลดังกลาวทั้งสองไปไวที่โฟลเดอร Startup ของ MS word เอง ยกเวนใน MS Word 2003 ซ่ึงเกิดขอผิดพลาด ผูใชจึงตองทําการแกไขดวยตัวเอง


1. จากโปรแกรม MS Word 2003 เลือกเมนู Tools / Options…

2. จากหนาตาง Option เลือกแท็บ File locations 2 ใชเมาสเลือกที่ตัวเลือก Startup folder 3 กดปุม Modiffy 4

3. จําช่ือและตําแหนงของโฟลเดอรไว (โดยทั่วไปมักจะเปน

C:\Documents and Settings\user-name\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP User-name หมายถึง ช่ือผูใชที่ logon เขาใชงาน Windows อยูในขณะนั้น ซ่ึงจะเปนอะไรก็ได แลวแตการต้ังช่ือบัญชีผูใชของผูดูแลเครื่อง ในตัวอยางคือ USER

4. กดปุม Cancel และ Close ตามลําดับ เพื่อปดหนาตาง Options 5. ปดโปรแกรม MS word 2003

1

2

3

4


6. เปด Windows explorer เลือกโฟลเดอรที่ติดตั้งโปรแกรม Endnote (ปกติจะอยูที่ C:\Program Files\Endnote)

7. คัดลอก (copy) ไฟล EN7cwyw.dot และ

EN7cwyw.WordXP.wll ไปที่โฟลเดอร startup ของ MS Word (ตามที่หาไดจากขอ 3)

หมายเหตุ ที่โฟลเดอร C:\Program Files\Endnote ถามองไมเห็นนามสกุลของไฟล .dot และ .wll

1. จาก Windows Explorer เลือกเมน ู Tools ( 5 ในรูป ) 2. เลือกคําสั่ง Folder Options… ( 6 ในรูป )

5

6

ไมเห็นนามสกุล


3. ที่หนาตาง Folder Options เลือกแท็บ View ในชอง Advanced Settings เอาเครื่องหมายในชอง Hide extensions for known file types ออก ( 7 ในรูป )

4. กดปุม OK

ถาหาโฟลเดอร Startup ของ MS Word ไมพบ เนื่องจากโฟลเดอร C:\Documents and Settings\user-name\Application Data เปนโฟลเดอรที่ถูกซอนไว จะตองสั่งใหแสดงโฟลเดอรเหลานี้เสียกอนจึงจะมองเห็นได

1. จาก Windows Explorer เลือกเมน ู Tools / Folder Options… 2. ที่หนาตาง Folder Opions เลือกแท็บ View 3. ในชอง Advanced settings: ในตัวเลือก Hidden files and folders

ใหเลือกตัวเลือก Show hidden files and folders ( 8 ในรูปดานบน)

4. กดปุม OK

7

8