Мобильная СЭД: решения компании

«ИнтерТраст» на IPad и BlackBerry

Мобильные рабочие места на

BlackBerry и iPad

О компании ИнтерТраст

17 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 3000 успешно реализованных проектов.

Компания с 1996 г. имеет статус IBM Premier Partner по всем направлениям, включая авторизованное обучение и техническую поддержку.

Около 15% российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Программное обеспечение «CompanyMedia™» & «OfficeMedia™» входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий.

Консалтинговые услуги в области постановки электронного документооборота на предприятии с использованием систем автоматизации

Защита информации в системах электронного документооборота и делопроизводства.

Авторизованная подготовка и переподготовка персонала

Крупнейший в России специализированный центр технической поддержки по программным продуктам IBM Lotus Software

Несколько интересных цифр

6 из 10 Банков, входящих в ТОР 10

крупнейших банков России используют в

своей работе наши системы

2 из 5 предприятий ТЭК, входящих в ТОР 5

крупнейших Российских топливно-

энергетических Компаний пользуются

продукцией и услугами нашей Компании

Ведущие Российские предприятия связи и

телекоммуникации (Связьинвест,

Ростелеком, СЗТ, Сибирьтелеком,

Дальсвязь, Роснет,ТрансТелеком и другие)

Ведущие кредитно-финансовые учреждения,

управляющие и консалтинговые Компании

Пенсионный фонд РФ, МИД РФ,

Федеральная Служба по финансовым

рынкам.

Несколько интересных цифр

Наименование

организации

Количество

используемых

рабочих мест

Количество

территориальных

филиалов

Общее число

документов

зарегистрир. в СЭД за

последний год

«ЛУКОЙЛ» Более 20000 52 Около 1 миллиона

«Внешторгбанк» 8000 57 1-2 миллиона

ФК «Уралсиб» 7000 48 Более 600 000

Сибирьтелеком 5800 11 Около 500 000

Северо-Западный

Телеком

Более 4000 11 Более 400 000

ТрансмашХолдинг 1500 13 Более 100 000

Аэрофлот Более 1200 126 Более 400 000

Юникредит Около 4500 14 Более 400 000

Предпосылки создания

• Система электронного документооборота перестала быть «вотчиной» одной только канцелярии;

• Повышается степень вовлеченности и заинтересованности руководителей организаций в электронном документообороте;

• Повышаются требования к оперативности принятия решений;

• И самое главное – мобильность, позволяющая работать с документами как в офисе, так и вне офиса, в том числе без наличия связи с сервером системы!

В силу этих причин появляется заинтересованность в использовании при работе в СЭД мобильных устройств различного вида.

Др. мобильные

устройстваBlackberry

iPadНоутбук

Потребители

• Руководители высшего и среднего звена

• Эксперты

• Ключевые исполнители

Отличительные особенности:

• Мобильность пользователей;

• Высокая загруженность.

Что может предложить им

ИнтерТраст?

Планшетные ПК под управлением ОС Windows

• Web-браузерные клиенты CompanyMedia

iPad

• iPapka – рабочее место руководителя высшего звена;

• iMeetings – рабочее место участника заседаний

BlackBerry

• Рабочее место линейного руководителя

Web-браузерный клиент

CompanyMedia

Списки документов

для рассмотрения

руководителем

Работа руководителя с документами.

Текстовый ввод резолюции

Возможность выделения

руководителем маркером

важных мест в

документеПроект резолюции

подготовленный

референтом

Работа руководителя с документами.

Перьевой ввод резолюции

Ввод резолюции

руководителем

электронным пером

Принятие решений, основанных на

фактах. Контроль.

Количество поручений срок, по которым еще не истек

Количество поручений, срок по которым истек

Участие РВЗ в

документообороте на iPad

Помощник Руководителя получает уведомления и

доступ к документам, направленным Руководителю

создает документы и поручения от имени Руководителя

Передача/получение документов между помощником и Руководителем через папки(очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись»

«Папки РВЗ» - специальная база данных, через которую выполняется передача-прием документов для Руководителя

Обработка документа

помощником

Обработка документа

помощником

приложение для iPad

Устанавливается с

AppleStore и

полуавтоматически

обновляется (текущая

доступная версия – 1.2)

Работает на iPad и iPad2

Русский и английский

интерфейс

Протокол передачи

данных – HTTP/HTTPS

Хранение документов в

локальном хранилище

Очереди

«Поступившие»

«Рассмотрение»

«Подписание»

«Архив»

«Рассмотрение»

«Подписание»

Структура

Признак непрочтенности

Заголовок

Реквизиты – номер, дата,

автор или адресаты

Статус, данные о файлах

и связях и о

редактировании

Поиск по очереди

Поиск по любым данным

из списка

Поиск в рамках очереди

Работа с документом

Графические отметки цветным «фломастером» или полупрозрачным «маркером»

Стирание «ластиком»

Удаление нарисованного на странице или всем файле

Листание по страницам файла

Листание между документами

Работа с файлами

Если есть несколько

файлов – видна кнопка

«Файлы»

Типы файлов,

передаваемых на iPad

pdf, doc, docx, xls, xlsx,

ppt, pptx, jpg, jpeg, tif, tiff,

rtf, bmp, gif, png, odt, odp,

ods

Список связанных документов

Если есть связи – видна

кнопка «Связи»

Тип связи, номер, дата

связанного документа

Заголовок связанного

документа

Просмотр связанного

документа

В открытом связанном

документе

Как исходный документ

связан с открытым

связанным (тип связи),

номер и дата связанного

документа

Заголовок связанного

документа

Если есть несколько

файлов – видна кнопка

«Файлы» для показа

списка файлов

связанного документа

Любой файл можно

открыть для просмотра

Работа с резолюциями

Изменяемые данные

выдаваемой резолюции

Список исполнителей

Порядок следования

Установка/сброс

контроля нужных

исполнителей

Срок

Текст

Голосовой комментарий

Вышестоящая резолюция

Кнопка «Резолюция+»

Все данные не меняются

Список исполнителей

Выбор из персонального

списка рассылки и из

исполнителей в других

резолюциях, выбранных

помощником

Просмотр профиля

Добавление (удаление) в

«избранные»

Поиск по списку

Фотография

Выбор из избранных

После утверждения

Руководителем

Мобильное рабочее место

участника заседания

Получение на iPad (iMeetings) всего пакета документов перед заседанием Список заседаний по датам и типам заседаний

Повестка дня с перечнем вопросов

Проекты решений с приложениями (файлами)

Материалы по вопросам с приложениями (файлами)

Результаты согласования

Записка референта (помощника) по вопросу

Проект протокола с приложениями по вопросам

Подготовка к участию и участие в заседании Создание текстовых комментариев по проектам

решений, материалам, вопросам проекта протокола

Распечатка файловых вложений или их открытие в других приложениях iPad по необходимости

iMeetings – схема работы

БД «Заседания»Аппарата управления

БД «Заседания»Департамента

Секретарь

БД «iMeetings»Автор проекта решения (докладчик)

Постоянный участник илиприглашенный

Раздать материалы

iMeetings

Пакет документов

«Заседаний»

Секретарь готовит

повестку дня,

ответственные за

подготовку готовят

проекты решений и

материалов

Секретарь отмечает

факт утверждения

повестки дня и

делает рассылку

приглашений

Секретарь передает

все материалы по

заседанию на iPad

Список заседаний

Списки

заседаний с

переданными

материалами по

типу заседания и

по дате

Синхронизация с

сервером

Индикатор

полноты

принятых

материалов

Работа с повесткой

Просмотр перечня

вопросов

Просмотр списка

постоянных

участников

Открытие нужного

документа по

вопросу

Проект решения

Результаты согласования

Работа с Протоколом

Новые решения

iDocs

Рабочее место на BlackBerry

iDocs

Целевая группа

Руководитель высшего звена, работающий через помощника

Руководитель высшего или среднего звена, работающие непосредственно с направленными ему документами

Основные задачи

Выдача резолюции или принятие к сведению

Визирование или направление на согласование до визы

Ознакомление

Выдача поручений

Просмотр информационных материалов

Просмотр статистики исполнения – гистограммы и диаграммы

Работа с контактными данными сотрудников

Обработка поступивших документов по очередям

по типу задачи• Все поступившие

• На рассмотрение

• На подписание

• На исполнение

• На согласование

• На ознакомление

По типу документа• Входящие

• Внутренние

• Обращения граждан

• ОРД

Просмотр отправленных документов

ЭЦП на базе КриптоПро CSP для iOS

Новый дизайн от фирмы UIDesign

Дизайн

Рабочее место на BlackBerry

BlackBerry - комплексное коммуникационное

решение, которое обеспечивает защищенный

удаленный доступ с телефона к корпоративным

ресурсам

рабочей почте, контактам, задачам, календарю

интранету компании, сетевым порталам

диску С: офисного компьютера

информационным системам и бизнес-приложениям,

существующих в Вашей компании (ERP, СRM, СЭД

CompanyMedia)

Технические особенности

Установка и обновление через BlackBerry Enterprise Service

Мультиязычность (поддержка словаря)

Экономия трафика Загрузка вложений только по

запросу пользователя

Создание листа согласования до визы без передачи вложений с устройства

Работа с локальным хранилищем данных После синхронизации

пользователь работает с локальными «копиями» документов

Хранение данных приложения на карте памяти

Интеграция с лентой

сообщений BlackBerry

Навигация

Набор очередей

Поступающие события

• На исполнение

• На рассмотрение

• На подпись

• На согласование

Найденные документы

• В локальном хранилище

• На сервере по запросу пользователя

Действия с уведомлениями

Отмечать как прочитанные

Отмечать как обработанные

Удалять

Сортировка

По дате

По заголовку

По отправителю

Реквизиты документа

Основные реквизиты

доступны сразу

Автор (корреспондент,

подписывающий)

Номер и дата

Заголовок

Содержание (текст)

Ссылки на файлы

Остальное только по

действию

«дополнительно»

Список адресатов, другие

подписи

Исполнители

Ход исполнения

Работа с содержанием

Отображение текста

посредством встроенного

браузера BlackBerry,

поэтому возможно

масштабирование,

прокрутка и т.д.

Действия с файлами

Открыть во внешнем

приложении

Открыть во встроенном

просмотрщике файлов

Действия по документу

Подписать/отказать в

подписи (для проектов)

Создать резолюцию

(поручение)

Создать отчет об

исполнении

Визирование

Создать ответ

Направить на

согласование до визы

Срок – 11.2011

Благодарю за внимание!