Единая система электронного документооборота г. Луганска на базе Автоматизированной системы делопроизводства «ДОК ПРОФ»

1. Краткое описание типового решения В рамках реализации и внедрения Муниципальной информационной системы

г. Луганска (МИС г. Луганска) выполнены работы по созданию единой системы электронного документооборота на базе «Автоматизированной системы делопроизводства «ДОК ПРОФ».

Автоматизированная система делопроизводства "ДОК ПРОФ 2.0" предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива. Система имеет гибкие средства настройки, которые позволяют реализовать автоматизированный процесс делопроизводства и электронный документооборот в масштабах любой корпорации, предприятия или учреждения со сложной организационной структурой и удаленными подразделениями.

В "ДОК ПРОФ 2.0" реализован многолетний опыт разработки и внедрения решений в области автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, что обеспечивает при ее внедрении ряд значительных преимуществ, а именно:

• руководителям оперативно предоставляются документы и информация для принятия решений;

• повышается исполнительская дисциплина сотрудников за счет своевременного оповещения о поручениях руководства и организации надежного контроля их исполнения;

• ускоряется внутренний документооборот, так как все документы могут циркулировать в электронном виде;

• исключаются случаи потери оригиналов документов;• повышается общий уровень корпоративной культуры;• значительно сокращается время поиска документов;• появляются инструменты для аналитической и статистической оценки

эффективности обработки документов в организации;• повышается скорость технологических процессов обработки документов,

уменьшается влияние человеческого фактора в ходе обработки данных, за счет применения технологии штрих-кодовой идентификации документов;

• обеспечивается целостность и конфиденциальность информации.

"ДОК ПРОФ 2.0" обеспечивает автоматизацию следующих основных функций:• регистрация документов;• движение документов;• контроль за исполнением документов;• отправка корреспонденции;• обработка обращений граждан;• подготовка проектов документов;• обработка документов со сложной структурой;• ведение электронного архива документов;• мониторинг Системы и подготовку статистических отчетов;• обмен документами с внешними системами документооборота;• работа с документами через web)доступ;• потоковое сканирование документов.

Требования к компьютерам конечных пользователей:процессор 800 МГц, или более мощный (рекомендуется семейство Intel

Pentium/Celeron); 256МБ оперативной памяти (минимум 128 МБ, но при этом возможно снижение быстродействия); 100 МБ свободного места на жестком диске; монитор и видеоадаптер Super VGA (1024 на 768).Требования к серверу базы данных

процессор 2,4 ГГц, или более мощный (рекомендуется семейство Intel Pentium 4/ Xeon); оперативную память 2048MБ (минимум 1024 МБ, при этом возможно снижение

быстродействия); свободное место на жестком диске в соответствии с объемами информации, которую планируется хранить, но не менее 500 МБ; СУБД Oracle 8.1.7 (или старшей версии) под управлением операционной системы семейства Microsoft Windows 2000 Server/ Windows 2003 Server или Unix.

2. Полное описание концепции решения

Концепция построения системыСистема «ДОК ПРОФ» (далее – Система) предназначена для автоматизации

процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива. Основными целями разработки и внедрения Системы являются:

повышение эффективности принятия управленческих решений; усиление контроля исполнительской дисциплины; оптимизация потоков документационной информации в бумажном и электронном

виде; исключение случаев утери документов; создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа,

хранения документов; обеспечение оперативного контроля эффективности делопроизводства для

информирования руководства, контроля исполнения документов, принятия решений на основе полной и достоверной информации о ходе исполнения документов и поручений;

предоставление руководству организации возможность внедрения эффективных методов сокращения объемов служебной переписки;

обеспечение регулярной проверки состояния делопроизводства, как в самой организации, так и в организациях и на предприятиях, входящих в сферу ее управления;

всемерное содействие рационализации, механизации и автоматизации процессов делопроизводства;

обеспечение организации обучения сотрудников делопроизводственной службы и других структурных подразделений пользованию системой с целью повышения квалификации;

автоматизация контроля выполнения требований по оформлению документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных государственными стандартами и внутренними организационно-распорядительными документами и нормативами;

автоматизация механизма передачи неоформленных документов в случае увольнения сотрудника, а также в случае его отпуска, командировки или длительного отсутствия по служебным обстоятельствам;

автоматизация процесса документирования всего комплекса документов, предусмотренного номенклатурой дел;

автоматизация централизованного приема и передачи всех видов документов в канцелярию, поступающих в организацию из разных источников в бумажном или электронном виде;

уменьшение количества рутинных и ручных операций, и значительно повысить скорость обработки документов каждым ответственным сотрудником за единицу времени;

усовершенствование процесса обработки обращений граждан (для государственных организаций);

автоматизация регламентного порядка работы с документами с момента их создания или поступления до момента отправления или передачи в архив;

обеспечение конфиденциальности хранимой информации, проверки прав пользователей при работе с системой и защиты данных от несанкционированного доступа.

Основными задачами разработки и внедрения Системы являются: создания единой автоматизированной технологии делопроизводства для всех

структурных подразделений организации, которая охватывает все этапы жизненного цикла бумажного документа;

сокращение времени на выполнение процедур идентификации документов, поиска информации по реквизитам бумажных документов;

уменьшение роли человеческого фактора в технических процедурах делопроизводства;

создание условий для оперативного анализа процессов делопроизводства и контроля исполнения за счет ввода в действие автоматизированной технологии подготовки отчетов.

Архитектура системы, ее функциональные и технические характеристики

Архитектура системы Система построена в классической архитектуре «клиент-сервер», общий вид которой представлен на рис. 1.

Рис. 1 – Общий вид архитектуры Системы

Уровень представления данных На уровне представления данных осуществляется непосредственная работа

пользователей с Системой. Доступ к функциональности системы обеспечивается с помощью «тонкого» и «толстого» клиентов – WEB- и GUI-интерфейсов соответственно. Наличие WEB-доступа позволяет, с одной стороны, организовать работу региональных

представительств или удаленных/мобильных пользователей без дополнительных капиталовложений и с использованием возможностей всемирной сети Internet, с другой стороны, обеспечивает возможность всем заинтересованным организациям и физическим лицам оперативно получать санкционированный доступ к интересующим их данным (оперативным, нормативно-справочным, статистическим).

Уровень представления обеспечивает пользователей возможностью использования технологических процессов обработки документов и обращений граждан в соответствии с процессами и правилами делопроизводства, предоставляет программные инструменты для информационного менеджмента документов, а именно:

моделирование технологических процессов делопроизводства, контроля исполнительской деятельности и обработки обращений граждан;

контроля и анализа документов; мониторинга состояния обработки и исполнения документов; регламентной отчетности по результатам обработки документов.

Прикладной уровеньУровень характеризуется наличием разнообразных встроенных системных

функций и сервисов, предназначенных для функционирования и поддержки жизнедеятельности системы.

Обмен данными с внешними системами документооборота и контроля обращений граждан осуществляется через стандартные протоколы обмена данными (XML и др.) с использованием соответствующих средств защиты информации. Обмен данными может происходить в обоих направлениях в соответствии с регламентом обработки каждого из видов документов или обращений.

В Системе реализован универсальный механизм доступа к данным и файлам, хранимых в электронных архивах и СУБД. С помощью этого механизма гарантируется эффективная работа пользователей системы в едином информационном пространстве и надежная комплексная защита информации.

На этом уровне существуют большие возможности для администраторов системы по управлению доступом к функциям и данным системы, определение прав доступа каждого конкретного пользователя, обеспечение комплексной защиты информации. Это обуславливает наличие вариантов уникальных рабочих мест с персональными настройками и уровнем доступа к данным в системе.

Системные сервисы служат для реализации механизмов резервного копирования информации, взаимодействия со службами операционных систем, интеграции с другими программными системами, обеспечения контекстно-зависимой помощи для пользователей и т.д.

Функции поддержки жизненного цикла документов обеспечивают реализацию механизмов создания, сохранения, движения, наложения резолюций, поиска, печати, сортировки, передачи в другие системы (экспорт), архивирования, почтовой пересылки, уничтожения и других операций, связанных с процессами обработки документов или обращений граждан.

Системный программный интерфейс (API) предоставляет пользователям и администраторам системы возможность получать доступ к отдельным файлам и хранилищам файлов, используемых в системе.

Уровень данных и файлов Все данные пользователей должны сохраняться на высокопродуктивном сервере

СУБД промышленного уровня, предоставляющем развитые возможности для обеспечения целостности данных, оптимизации запросов пользователей, высокую скорость обмена данными между сервером базы данных и клиентским приложением. Через системный интерфейс на этом уровне осуществляется управление доступом к файлам и хранилищам. Для ускорения выполнения поисковых и других запросов существуют встроенные в СУБД программные механизмы индексирования и поиска файлов. Используемая архитектура позволяет осуществлять масштабирование системы

на произвольное количество рабочих мест без какой-либо существенной доработки программного кода.

Функциональная структура системы Система предназначена для внедрения автоматизированной технологии полного

комплекса управленческих и деловых процессов и создания необходимых условий повышения качества работы должностных лиц организации. Основными задачами системы являются:

обеспечение оперативного поступления документов к руководителям, а также предоставление им необходимой информации для принятия решений;

обеспечение принятия решений ответственными сотрудниками за счет упрощения и ускорения процедур доступа к документам;

значительное повышение исполнительской дисциплины сотрудников за счет своевременного уведомления о поручении руководства и организации надежного контроля их выполнения;

ускорение внутреннего документооборота за счет использования современных компьютерных технологий;

постепенное уменьшение части бумажного документооборота; значительное уменьшение части рутинных операций; исключение случаев утраты оригинальных документов; выявление «узких» мест в работе для принятия соответствующих организационных

мер; повышение общего уровня организационной культуры, решение проблемы

координации работы сотрудников; значительное сокращение затрат времени на поиск необходимых документов; предоставление инструментов для аналитической и статистической оценки

эффективности обработки документов в организации, первичный анализ данных и регулярная проверка состояния делопроизводства, формирование регламентных отчетов;

повышение оперативности технологических процессов обработки документов, уменьшение влияния человеческого фактора во время обработки данных за счет применения штрих-кодовой идентификации документов;

обеспечение целостности и конфиденциальности информации; регистрация обращений граждан, создание и заполнение соответствующих

регистрационных контрольных карточек, описания документов и сбора резолюций, предоставление отчетов о выполнении поручений;

обработка документов с момента их поступления или создания до отправления или передачи в архив;

управление потоками работ, осуществление контроля исполнения поручений и документов, обеспечение коллективной работы сотрудников над документами;

автоматизация работы специалистов организации в соответствии с принятым регламентом обработки документов, поиска и выборки необходимой информации, рассылки документов для дальнейшей обработки;

контроль исполнения поручений и документов на основе оперативного представления (отображения) текущего состояния процессов делопроизводства, отклонений от плановых сроков, назначение новых сроков завершения работ;

создание и ведение электронного архива документов, обеспечение надежного хранения всех версий документов и других информационных объектов, максимально удобная систематизация хранилища документов в соответствии с нормативами организации.

Исходя из вышеперечисленных задач, Система выполняет следующие функции: регистрация документов; движение документов; сканирование структурированных документов; контроль исполнений поручений руководства; обработка обращения граждан;

подготовка проектов документов; отправление корреспонденции; обработка сложных по структуре документов; мониторинг обработки документов; опубликование документов на Web-портале; ведение электронного архива документов; мониторинг системы и подготовка статистических отчетов; обмен документами с внешними системами документооборота; защита информации и управление правами пользователей; администрирование.

Структурно Система состоит из следующих подсистем (рис. 2): подсистемы регистрации документов; подсистемы сканирования структурированных документов; подсистемы контроля исполнения поручений руководства; подсистемы обработки обращений граждан; подсистемы подготовки проектов документов; подсистемы движения документов; подсистемы ведения электронного архива документов; подсистемы подготовки статистических и стандартных отчетов; подсистемы обмена документами с внешними программами.

Рис. 2. Обобщенная функциональная структура Системы.

Архитектура внедрения и эксплуатации системы

Важнейшим требованием успешности внедрения Системы является правильный выбор ее архитектуры.  Под архитектурой Системы понимается концепция, определяющая ее модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов. Развертывание (внедрение) Системы может быть осуществлено с использованием одной из следующих архитектур:

централизованная; децентрализованная; смешанная.

Выбор архитектуры Системы обусловлен следующими критериями:

технологией ведения делопроизводства, принятой в организации; техническими характеристиками вычислительной техники, телекоммуникационного

оборудования и каналов связи.

Рис. 1 – Централизованная архитектура Системы Централизованная архитектура АСД «ДОК ПРОФ 2.0»

Описание реализации

Идея построения централизованной архитектуры основана на двух концепциях: единого хранилища данных и единой «точки входа» в Систему для доступа к хранящимся в ней данным (Рис. 1). Внедрение централизованной архитектуры предполагает наличие аппаратного обеспечения, способного без длительных задержек обработать требуемое количество запросов клиентов, и каналов связи с пропускной способностью не ниже 100 Мбит/с, обеспечивающих на приемлемом уровне скорость обмена данными. С точки зрения практической реализации это означает, что:

все информационные объекты (документы, резолюции, нормативно-справочные данные, структура организации и т.д.) хранятся в единой базе данных;

доступ пользователей к данным осуществляется через единый центральный сервер Системы;

организация работы Системы осуществляется в рамках локальной вычислительной сети (ЛВС) одного офиса (учреждения) или закрытой виртуальной сети с высокой пропускной способностью;

с помощью клиентского приложения осуществляется тесная интеграция с периферийным оборудованием (нанесение штрих-кода, поточное сканирование и т.д.) и популярными офисными пакетами (MS Offie, OpenOffice);

механизм заданий и сценариев позволяет создавать унифицированные маршруты обработки документов для различных видов документов.

Преимущества централизованной архитектурыСреди преимуществ централизованной архитектуры необходимо выделить следующие:

хранение данных на одном сервере обеспечивает пользователям доступ к актуальным и полным данным в любой момент времени;

наличие одной критически важной точки – сервера СУБД – позволяет оптимизировать управление и поддержку производительности и работоспособности Системы; возможна установка одного или нескольких серверов резервного копирования данных, позволяющих повысить надежность Системы и обеспечить полное и корректное восстановление данных в случае возникновения нештатных ситуаций;

обновление версий клиентского приложения на всех рабочих станциях сети осуществляется с помощью тех же механизмов, что и доступ к данным – при каждом сеансе запуска клиентское приложение проверяет номер своей версии с версией, хранящейся в базе данных, и в случае несовпадения на клиентский компьютер выгружается последняя актуальная версия;

при наличии одного сервера БД значительно снижены затраты на поддержку, администрирование и обслуживание как Системы в целом, так и ее компонентов;

обеспечивается высокая скорость доступа к данным, что особенное важно при построении и просмотре отчетов, обрабатывающих большие массивы информации;

ведение унифицированной нормативно-справочной информации обеспечивает логическую целостность и непротиворечивость хранимых данных о документах;

регистрация входящего, исходящего или внутреннего документа выполняется в Системе один раз, так что документ или его разделы сразу же после регистрации становятся доступными во всех подразделениях, и тем самым исключается необходимость повторной регистрации документа;

механизм заданий и сценариев позволяет создавать и отображать в удобном графическом представлении сложные маршруты обработки документов (с возможностью параллельной обработки, фиксацией промежуточных результатов, условиями выбора дальнейшего пути движения, резолюциями руководителей и т.д.), что значительно экономит время специалистов и повышает качество обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (Рис. 2).

Рис. 2 – Графическое представление маршрута обработки документа Децентрализованная и смешанная архитектура АСД «ДОК ПРОФ 2.0» Описание реализации

Идея построения децентрализованной архитектуры основана на концепции географически распределенного хранения данных (Рис. 3). Смешанная архитектура является результатом совместного использования в организации как централизованной, так и децентрализованной архитектур. Децентрализованная архитектура идеально подходит для организаций, имеющих удаленные офисы (филиалы), которые самостоятельно управляют своими документами, могут отправлять (получать) в центральный офис оперативные или консолидированные данные, а также обмениваться межу собой документами в случае необходимости. С точки зрения практической реализации это означает, что:

ввод данных (регистрация документов, внесение резолюций, обработка обращений граждан и т.д.) и их хранение в базе данных может осуществляться непосредственно в филиалах;

в центральном офисе возможен как непосредственный ввод данных, так и консолидация всех данных, поступающих из филиалов;

обмен оперативными данными между филиалами и центральным офисом осуществляется с помощью специализированной утилиты «Почтовый менеджер»; для непосредственной передачи данных по электронной почте достаточно наличия любой почтовой системы, поддерживающей SMTP-протокол.

Рис. 3 – Децентрализованная архитектура Системы 

Программной основой для развертывания Системы в децентрализованной архитектуре является «Почтовый менеджер». Полностью интегрированный с базовой функциональностью Системы по регистрации и управлению документами, он позволяет организовать эффективный и прозрачный процесс делопроизводства между географически разнесенными филиалами организации. Алгоритм функционирования «Почтового менеджера» можно представить следующим образом:

в главный офис поступает входящий документ и регистрируется в его Системе; руководитель подразделения в главном офисе накладывает резолюцию, в которой

предписано переслать зарегистрированный документ на отработку в филиал; «Почтовый менеджер» Системы главного офиса формирует сообщение, куда

записывает электронную регистрационно-контрольную карточку (ЕРКК) документа и его электронный образ, и пересылает его в «Почтовый менеджер» Системы филиала;

в Системе филиала все поступившие на регистрацию по электронной почте документы сохраняются в специальной папке (Рис. 4);

регистратор Системы в филиале просматривает поступившие документы и отмечает их как зарегистрированные; в случае, если данные в полях ЕРКК документа не совпадают, регистратор просматривает ЕРКК и вручную устанавливает необходимые значения атрибутов; квитанция о регистрации документа в Системе филиала немедленно отправляется с помощью «Почтового менеджера» в Систему главного офиса;

любые отметки о ходе обработки документа в филиале – резолюции, постановка на контроль, закрытие – немедленно в виде квитанций отправляются в Систему главного офиса, что дает возможность в удаленном режиме оперативно отслеживать и контролировать процесс обработки документа.

Рис. 4 – Использование почтового менеджера для регистрации входящих документов, поступающих из удаленного офиса

 Преимущества децентрализованной архитектуры 

Среди преимуществ децентрализованной архитектуры необходимо выделить следующие:

регистрация и хранение документов непосредственно в филиалах значительно экономят время и упрощают процедуру общения с гражданами и клиентами, поскольку всегда доступны и находятся «под рукой»;

отсутствует необходимость организации канала связи с широкой пропускной способностью между филиалами и главным офисом, поскольку обмен данными осуществляется асинхронно по электронной почте;

в удаленных филиалах возможна как независимая нумерация документов или проектов документов при их регистрации, так и принятая в организации в целом;

использование «Почтового менеджера» позволяет оперативно и прозрачно отслеживать процесс обработки документа на всех его стадиях по всем географически разнесенным филиалам организации.

Регистрация документовРегистрация документов осуществляется подсистемой регистрации документов, которая обеспечивает:

учет и регистрацию входящих, исходящих, нормативно-правовых и внутренних документов с созданием регистрационно-контрольных карточек установленного образца;

учет и регистрацию поручений руководителей; ведение картотек и определение типов документов, которые регистрируются в

каждой картотеке; автоматическую генерацию и настройку регистрационных номеров; резервирование регистрационных номеров; одновременную поддержку традиционного бумажного и электронного

документооборота; автоматическое заполнение полей на основе нормативно-справочной информации; автоматическое заполнение полей по значениям других полей, логически

связанных с ними; автоматическое заполнение полей с помощью оптического карандаша (ручного

сканера-ручки); автоматическое заполнение полей по реквизитам документов, связанных между

собой по переписке; построение дерева ссылок между документами любой сложности; внутреннюю и внешнюю адресацию документов; генерацию штрих-кода;

нанесение на бумажные документы регистрационных реквизитов, штрих-кода, буквенно-цифровой информации в соответствии с нормативными документами;

печать документов, регистрационных карточек, реестров рассылки, статистических и других форм на принтерах разных типов;

сохранение целостности данных в случае возникновения нештатных ситуаций; Подсистема регистрации документов позволяет пользователям выполнять следующие функции:

предварительное рассмотрение входящей корреспонденции; регистрацию документа; заполнение регистрационно-контрольной карточки документа; нанесение штрих-кода на документ; автоматическое заполнение полей с помощью оптического карандаша; автоматизированную обработку структурированного документа; сканирование документа;

Описание подсистемы Принципиальным является то, что Система работает как с электронными

документами, так и с данными о бумажных документах, которые вводятся в Систему и представляются пользователям на экранах мониторов в соответствующих электронных формах или в виде электронных образов.

Система ориентирована на принятую в странах СНГ технологию работы с документами. Бумажные документы в установленной последовательности перемещаются между АРМ. Пользователи в соответствии со своими функциональными обязанностями выполняют определенные действия, касающиеся документов, вводят в Систему необходимые данные, при необходимости корректируют их или печатают в виде документов.

До начала регистрации документов, в Системе создаются необходимые регистрационные картотеки (входящие, исходящие, приказы и т. п.) – заполняются соответствующие справочники.

При регистрации документа Система автоматически генерирует и присваивает документу регистрационный номер и заносит эту информацию в электронную регистрационно-контрольную карточку. При необходимости, регистрационный номер можно настроить по требованиям Заказчика (настроить соответствующие префиксы).

В зависимости от принятой технологии рассмотрения документов, электронная регистрационная карточка (рис. 1) может заполняться или на одном автоматизированном рабочем месте, или последовательно на нескольких. При этом каждый пользователь оперативно получает информацию о документах, которые должны поступить к нему на обработку с другого АРМ. Получив соответствующий бумажный документ, пользователь считывает штрих-код и практически сразу получает на экране своего монитора необходимые данные, введенные в Систему на предыдущих этапах его обработки. Система обеспечивает: заполнение полей с помощью оптического карандаша (ручного сканера); автоматическое заполнение полей по значениям других полей, которые логически связаны с ними (например, после заполнения поля «вид документа», автоматически заполняются поля «корреспондент», «кто подписал»).

Система позволяет строить дерево ссылок между документами любой сложности, что обеспечивает оперативный доступ к любому документу в переписке по одному вопросу.

При регистрации документа со ссылками на другой, Система автоматически предлагает значения полей, по реквизитам документа, который был предварительно зарегистрирован.

После завершения заполнения регистрационно-контрольной карточки документа производится нанесение штрих-кода на его первую страницу (бланк документа). Вместе со штрих-кодом на документ наносится буквенно-цифровая информация, которая в привычной для пользователя форме предоставляет информацию о регистрационных реквизитах документа.

Рис. 1 – Интерфейсная форма электронной регистрационно-контрольной карточки

Контроль исполнения поручений руководстваПодсистема контроля исполнения поручений руководства и документов обеспечивает:

учет и регистрацию поручений руководства; постановку поручений руководства на контроль; фиксацию факта получения исполнителем поручения руководства; фиксацию факта получения документов в каждом подразделении; фиксацию факта получения документов исполнителем; назначение ответственного и других исполнителей документа; внесение текста резолюции руководителя; внесение сроков выполнения документов; внесение сложных резолюций с неограниченным количеством задач; построение дерева резолюций любой сложности; возможность сканирования бумажных резолюций и прикрепления их образов к

соответствующей электронной резолюции; создание произвольного количества исполнителей; поддержку произвольного количества ролей исполнителей; автоматическая адресация документа исполнителям в соответствии с

наложенными резолюциями; внесение данных о выполнении документа; внесение предложений касательно выполнения документа; закрытие документов (фиксация факта выполнения документа и списания в дело); постановку документов на контроль; постановку пунктов документов на контроль; автоматическое или автоматизированное определение контрольных сроков; автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки

исполнения резолюций просрочены;

определение состояния контроля документа или отдельного пункта; составление резюме о выполнении; автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка

документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;

ведение истории контроля выполнения документа (пункта); блокирование закрытия выполнения документа (пункта) без согласования с

контролером; формирование любых отчетов для контроля; автоматическое напоминание о приближении сроков выполнения; информирование руководителя о ходе выполнения и итогах выполнения

документов; поддержку различных уровней контроля; автоматическую визуальную сигнализацию о документах, по которым сроки

исполнения резолюций просрочены контроль исполнения документов;

Описание подсистемы Кроме фиксации факта получения документа деловодом подразделения и

исполнителем с использованием штрих-кодовой технологии, Система обеспечивает внесение в электронную регистрационно-контрольную карточку резолюции руководителей. Существует возможность создавать сложные резолюции с множеством вложенных пунктов, исполнителей, сроков исполнения и перечнем контролеров.

Пользователь должен своевременно заносить данные о исполнении документа и предложения относительно его исполнения.

Когда документ исполнен, пользователь должен закрыть его регистрационно-контрольную карточку, указав дату исполнения и реквизиты документа, который подтверждает факт исполнения документа. В регистрационно-контрольную карточку документа заносятся данные относительно места расположения бумажного документа в соответствующем деле.

Система имеет все средства для организации действующего контроля исполнения документов. Она позволяет автоматически определять контрольные сроки исполнения документов по их типу или виду. Система также обеспечивает многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. Существует возможность контролировать сложные резолюции с множеством вложенных пунктов, исполнителей, сроков исполнения и перечнем контролеров. Система предупреждает о приближении контрольных сроков и обеспечивает подготовку необходимых отчетов.

Система позволяет определять состояние контроля документа и внести резюме о его исполнении. Средства формирования статистических отчетов представляют информацию как в табличном, так и в графическом виде (диаграммы, гистограммы, линейные графики).

Интересной функцией подсистемы контроля является возможность блокирования закрытия регистрационно-контрольной карточки документа, что позволяет согласовать действия контролера и исполнителя.

Система оповещает контролеров и исполнителей о приближении контрольных сроков исполнения документов и поручений руководства. Удобным в Системе является автоматическое формирование перечней документов логических папок по срокам исполнения (документы, подлежащие исполнению или не выполненные в установленный срок «сегодня», «на этой неделе», «в этом месяце» и т.д.).

Рис.1 Система автоматически формирует логические папки по срокам исполнения документов

Рис. 2. Электронная форма «Состояние контроля»

Рис. 3. Информационная справка предоставляет всю информацию о документе, сроках исполнения, и результате исполнения документа

Обработка обращений гражданПодсистема обработки обращений граждан обеспечивает:

регистрацию обращений граждан; регистрацию поручений (резолюций) руководства на обращения; постановку поручений (резолюций) руководства на контроль; контроль исполнения; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; снятие поручений (резолюций) руководства с контроля; учет и обобщение результатов контроля (отчетность); уведомление о контрольных событиях; поддержку различных уровней контроля; формирование дерева ссылок между документами любой сложности; подготовку отчетов.

Описание подсистемы Подсистема обеспечивает полный цикл: регистрацию обращений в соответствии с

нормативной базой, регистрацию резолюций и поручений, контроль исполнения резолюций и поручений, мониторинг исполнения задач, учет и обобщение результатов обращений, получение аналитических отчетов и разнообразных статистических данных.

С помощью web – интерфейса обеспечивается оперативный санкционированный доступ граждан к своим обращениям, результатам их обработки, нормативным актам и другой связанной с обращениями информации.

Подготовка проектов документовПодсистема подготовки проектов документов обеспечивает:

возможность коллективной работы исполнителей с одним или несколькими документами;

регистрацию проекта документа; создание шаблона проекта документа; формирование проекта документа средствами текстового редактора MS Word или

OpenOffice.org.; сохранение электронного файла проекта документа в базе данных; автоматическую проверку орфографии; возможность задания строгой либо произвольной маршрутизации документа; сохранение всех версий проекта документа и построение на базе любой из них, или

нескольких, новой версии; нанесение уникального штрих-кода на каждую страницу версии проекта документа; сборку окончательной версии документа путем считывания штрих-кода с любых

страниц различных версий проекта документа с возможностью возврата его на доработку;

фиксацию факта визирования, согласования и утверждения документа или возврата его на доработку;

присоединение при регистрации документа электронного файла проекта документа, который был утвержден;

формирование дерева проектов документов произвольной сложности.

Описание подсистемы Важным компонентом в Системе является подсистема подготовки проектов

документов. Эта подсистема позволяет: осуществлять набор и верстку проектов документов по шаблонам с одновременной проверкой грамматики; проводить согласования, визирования и утверждение проектов документов; вводить в Систему проекты документов из электронных и бумажных носителей; передавать их по электронным каналам связи и размещать на web-странице.

Система обеспечивает создание, учет и сохранение всех создаваемых электронных версий проектов документов. Необходимо отметить, что при внесении изменений в электронный проект документа, Система автоматически создает его новую версию, в которой сохраняет исправленный текст. Начальный текст остается неприкосновенным в предыдущей версии. Для каждой версии проекта документа Система сохраняет данные о времени и дате ее создания, заказчике и операторе, который внес изменения.

Важно отметить, что все приложения к документам для Системы являются отдельными проектами документов, а также то, что при распечатке проекта документа на его каждый лист наносится уникальный штрих-код, который обеспечивает его защиту от фальсификации.

Подсистема обеспечивает фиксацию фактов согласования, визирования и утверждения проектов документов, формирование маршрутов прохождения, прикрепления к электронной регистрационной контрольной карточке документа утвержденной электронной версии проекта документа.

Ведение электронного архива документовПодсистема ведения электронного архива документов обеспечивает:

упорядоченное архивное хранение документов и всех версий проектов документов со встроенными средствами их полнотекстового поиска;

автоматизацию процессов упорядочения дел, хранения, уничтожения документов и подготовки документов для передачи на государственное хранение. В рамках автоматизации данных процессов реализованы:

формирование и ведение номенклатуры дел; формирование описей дел в соответствии с принятой в организации

номенклатурой дел для передачи дел в архивное подразделение организации;

формирование актов на уничтожение документов, не подлежащих хранению. Удаление документов из базы данных в соответствии с актом на уничтожение;

формирование актов приема-передачи дел на государственное хранение в архивную организацию. Уничтожение документов из базы данных, переданных на государственное хранение.

Описание подсистемы В электронном архиве хранятся электронные образы отсканированных

документов, присоединенные файлы документов и электронные файлы документов, созданные в подсистеме подготовки проектов документов.

Разработанные средства ведения электронного архива позволяют оперативно осуществлять поиск необходимой информации по каждому из атрибутов, а также производить контекстно-зависимый поиск.

Контекстно-зависимый поиск позволяет найти документ независимо от падежей, в которых встречаются слова из искомой фразы.

Для упорядочения дел формируется и ведется номенклатура дел. В соответствии с номенклатурой дел регистрируются и должным образом оформляются тома дел.

Все исполненные документы списываются (помещаются) в дело (указывается № дела, № тома, № страницы).

Подсистема предоставляет функционал для формирования описи документов дела, автоматического заведения очередного тома дела.

Из дела формируют описи дел. Документы, помещенные в дела, хранятся в соответствии со сроками хранения, определенными для каждого дела.

На описи дел с документами, подлежащими уничтожению, составляют акты на уничтожение документов, не подлежащих хранению. После физического уничтожения документов подсистема предоставляет возможность удалить данные документы из базы данных в соответствии с актом на уничтожение.

На описи дел, подлежащих передаче на государственное хранение, составляют акты приема-передачи документов на государственное хранение в архивную организацию. После физической передачи документов подсистема предоставляет возможность удалить данные документы из базы данных в соответствии с актом приема-передачи документов.

В РКК таких документов удаляется информация об отработке документа, сканированные и присоединенные файлы документа, остаются минимально необходимые регистрационные атрибуты документа и ссылка на акт, в соответствии с которым данный документ был уничтожен или передан на государственное хранение.

Юридический модульПодсистема ведения судебных дел обеспечивает:

работу с судебными делами на всех этапах: досудебного производства, судебного производства в судах первой инстанции, в апелляционном и кассационном судах;

создание единой базы данных судебных и исполнительных дел; ведение атрибутивной информации о судебных производствах по всем этапам на

всех стадиях судебного производства; ведение атрибутивной информации об исполнительных производствах на всех

стадиях исполнения судебных решений; систематизацию судебных дел по категориям спорных вопросов и результатами

судебных решений; систематизацию исполнительных дел по результатам работы исполнительных

органов; обеспечение информационных потребностей специалистов про ход производства и

принятия судами решений по сути, по аналогичным (прецедентным) делам; напоминание представителям в судах и их руководителям о дате, месте судебных

заседаний и документах, которые необходимо подготовить; контроль руководства за ходом рассмотрения и исполнения судебных дел; генерацию отчетов и статистической информации о прохождении рассмотрений

судебных дел, принятиях решений судами и обеспечения их выполнения;

создание архива дел, решения по которым вступили в силу.Описание подсистемы

На каждое судебное производство заводится карточка судебного дела.Подсистема предоставляет доступ к судебным делам по логическим папкам: все

дела, открытые дела, досудовое урегулирование, досудовое производство, рассмотрение в суде первой инстанции, в апелляционной инстанции, в кассационной инстанции, в Верховном суде, исполнительное производство, мировые соглашения.

Имеется функционал просмотра событий о запланированных судебных заседания.

Карточка судебного дела содержит общие атрибуты судебного дела, информацию об участниках дел, представителе организации в суде, судах, этапах рассмотрения дела в судах, документах по данному делу, исполнении решения суда.

Обмен документами с внешними системамиПодсистема обмена документами с внешними системами документооборота обеспечивает:

обмен документами между организациями с использованием стандартных средств электронной почты;

обмен данными между отдаленными структурными подразделениями; отправку поручений руководства в подчиненные организации; обмен данными об исполнении документов; автоматическое заполнение полей регистрационных карточек документов по

данным, поступившим от других организаций; поддержку формата данных XML для обмена документами.

Описание подсистемы Обмен данными между организациями осуществляется с помощью отдельного

модуля «Почтовый менеджер». Модуль обеспечивает сопряжение с почтовой системой, используемой в организации. В справочники системы вносятся необходимые адреса электронной почты корреспондентов.

Документы автоматически формируются в очередь отправки по группам корреспондентов и отправляются по команде оператора. Вместе с документом передается необходимая информация с регистрационными атрибутами документа.

Почтовый менеджер принимающей стороны автоматически обрабатывает входящую электронную почту и оповещает оператора о поступлении новых документов.

По команде оператора документы регистрируются, при этом, автоматически заполняются соответствующие поля регистрационно-контрольных карточек документов.

Обмен в формате XML позволяет организовать обмен документами и синхронизацию справочников между двумя родственными Системами документооборота или внешней системой.

Безопасность и защита информацииПодсистема защиты информации обеспечивает:

вход в систему с использованием паролей, магнитных карточек, проксимити-карточек, по биометрическим показателям;

регламентацию прав доступа пользователей в Системе; регистрацию событий и действий пользователей в Системе; аудит работы пользователей в системе; возможность настройки на использование электронной цифровой подписи, которая

генерируется в соответствии с требованиями стандарта ДСТУ 4145; защиту информации и обеспечение конфиденциального документооборота с

возможностью использования современных методов криптографии и электронной цифровой подписи;

Описание подсистемы При подписании документов используются механизмы наложения электронной

цифровой подписи, что позволяет: ускорять процессы документооборота;

работать с аналогом обычной подписи ответственных лиц на документах; создать дополнительную защиту от возможной подделки документов; позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных

документов. Кроме того, все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны

обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок Системы стандартными средствами.

Обработка сложных документовПодсистема обработки сложных по структуре документов обеспечивает:

сканирование и распознавание с использованием программного обеспечения ABBYY Fine Reader Engine.

автоматическое определение последовательности структурных блоков в документе (структурные блоки: «исполнители», «текст», «контролеры», «срок исполнения»);

ручной режим определения последовательности структурных блоков; автоматическое распознавание отсканированного текста и проверку орфографии; сохранение электронного образа документа в многостраничном

компрессированном TIFF - файле в базе данных; сохранение распознанного текста для контекстно-зависимого поиска; автоматическую обработку структурных элементов документа на основе

справочников Системы с привязкой распознанных значений к соответствующим полям электронной карточки документа;

автоматическую адресацию документа исполнителям, контролерам и сотрудникам, которым документ адресуется к сведению.

Описание подсистемы Достаточно часто существует необходимость внесения в базу данных

информации о документах, которые имеют определенную структуру (несколько пунктов с заданиями, перечнем исполнителей, контролеров, сроков исполнения). Система позволяет автоматизировать этот процесс. Пропустив структурированный документ через сканер, и получив на экране его изображение, пользователь последовательно выделяет блоки на распознавание. При этом каждый блок автоматически подписывается в соответствии со структурой поручения и атрибутами полей электронной карточки структурированного документа: номер документа, на который выдано поручение; перечень исполнителей по пунктам; содержание пунктов; контролеры по каждому пункту. После распознавания текста, все данные автоматически заносятся в соответствующие поля электронной карточки структурированного документа. При этом значения полей получают однозначное соответствие со справочными данными Системы.

Отсканированный образ документа сохраняется в базе данных в многостраничном компрессированном TIFF-файле, что дает возможность вывести на экран монитора пользователя любую страницу документа и значительно сократить объем хранимой информации в базе данных.

Кроме того, Система в фоновом режиме распознает отсканированный текст для обеспечения контекстно-зависимого поиска.

Обработанный таким образом структурированный документ автоматически направляется всем его исполнителям и контролерам.

Поиск документовПодсистема поиска обеспечивает:

поиск по реквизитам; полнотекстовый поиск; выполнение операций одиночной и групповой фильтрации по заданным

реквизитам. Описание подсистемы

Подсистема обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска - это список документов, удовлетворяющих запросу и содержащий перечень значений реквизитов найденных документов.

Для документов, имеющих текстовое представление, Система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе - контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле "Краткое содержание", то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.

Результатом поиска во всех случаях является список документов в виде списка их имен объектов. Список оформляется так, чтобы была возможность перейти к просмотру документа в отдельном окне. Отдельный вид поиска - поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

Отправка корреспонденцииПодсистема отправки корреспонденции обеспечивает:

формирование и отправку служебной информации, содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов регистрационно-контрольной карточки передаваемого исходящего документа;

автоматическую отправку уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера;

автоматическую сортировку документов по корреспондентам; автоматизированное формирование конвертов; автоматическое формирование реестров отправлений; введение квитанций о доставке; отправление электронных образов документов и других электронных файлов

средствами электронной почты; Описание подсистемы

Достаточно просто и удобно реализованный процесс приема документов для отправки и оформления перечня документов, которые находятся в конверте.

Сканируя штрих-коды с документов, сотрудник, который принимает документы на отправку, сортирует их по адресатам в соответствии с индексами, которые при этом появляются на экране монитора.

Сотрудник, который выполняет функцию формирования пакетов на отправку, вызывает на экран перечень документов, которые должны быть отправлены по определенному адресу, сканирует штрих-коды с документов и вкладывает в конверт. Когда конверт заполнен, сотрудник распечатывает наклейку на документ с указанием адреса корреспондента и отправителя, а также с перечнем документов, которые находятся в конверте. Таким образом, исключается ручная работа при заполнении соответствующих бланков, ошибки оператора при ручном вводе данных, а процесс, при этом, значительно ускоряется.

По требованию пользователя система автоматически формирует реестры отправления (почтовые, телеграфные и т.п.).

Управление движением документовПодсистема движения документов обеспечивает:

создание унифицированных технологических процедур прохождения, передачи и обработки документов в организации;

одновременное движение документов и их регистрационных карточек в соответствии с маршрутно-технологическими схемами их обработки;

автоматическую сортировку документов по структурным подразделениям; автоматическую сортировку документов по внешним корреспондентам; возможность создания и ведения реестров передачи документов в подразделения

(при отсутствии автоматизированных рабочих мест в подразделениях); поддержку учета оригиналов и копий документов; возможность организации совместной работы над одним документом (например, в

режиме check-in, check-out).

Описание подсистемы Пройдя процессы регистрации и предварительного рассмотрения, документы

передаются в структурные подразделения для исполнения. В бумажной технологии при достаточно большом количестве структурных

подразделений и объеме документов процесс их сортировки и оформления факта передачи достаточно трудоемкий.

Получив стопку документов на сортировку достаточно сканировать их штрих-коды и раскладывать по ячейкам в соответствии с индексами подразделений, которые при этом появляются на экране монитора. Это происходит на основании данных, введенных на этапе предварительного рассмотрения. При этом автоматически формируются списки этих документов и отправляются на АРМ сотрудников служб делопроизводства подразделений.

Завершив по такому способу сортировку документов, курьер разносит их по подразделениям. Сотрудники служб делопроизводства в подразделениях принимают документы, сканируя их штрих-коды, делая при необходимости отметки в списках о документах, которые по каким-либо причинам не приняты. Информация о не принятых документах сразу же поступает на АРМ предварительного рассмотрения для их повторной обработки.

Если в службе делопроизводства подразделения нет АРМ, то для него распечатывается соответствующий список документов вместе с информационным листком. В информационном листке сотрудник службы делопроизводства подразделения указывает исполнителей документов или делает отметки об их возвращении. В этом случае, список документов остается в подразделении, а информационный листок возвращается в канцелярию для ввода необходимой информации в базу данных.

Такая реализация процесса передачи документов позволяет надежно отслеживать перемещение документов между подразделениями и значительно облегчает работу сотрудников.

Web-доступПодсистема web-доступа обеспечивает:

возможность работы пользователя Системы в удаленном режиме; возможность организации сервера делопроизводства, обеспечивающего простой

доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа.

авторизованный доступ граждан к своим обращениям и к другим документам, связанным с обработкой обращений;

формирование ответов на обращения граждан; доступ граждан к нормативным актам.

Описание подсистемы С помощью web – интерфейса обеспечивается оперативный доступ

руководителей к документам в период командировок или работы вне офиса. При этом они получают возможность создания поручений, контроля исполнения документов, подписи документов электронной цифровой подписью, получения оперативных отчетов об исполнения документов.

Кроме того, web – интерфейс обеспечивает оперативный санкционированный доступ граждан к своим обращениям, результатам их обработки, нормативным актам и другой связанной с обращениями информации.

Мониторинг системыПодсистема мониторинга и подготовки отчетов обеспечивает:

регистрацию всех действий пользователя в Системе; подготовку настроенных отчетов; подготовку динамических отчетов; графическое представление статистической информации; передачу отчетов в приложения MS Office.

Описание подсистемы Все действия пользователя в Системе регистрируются в системном журнале,

доступ к которому имеет только администратор безопасности. В системе реализована возможность получать как настроенные отчеты, задав

необходимые параметры, так и динамические отчеты, проводя операции групповой фильтрации и определяя параметры, исходя из оперативной потребности.

Результаты отчета могут быть представлены графически. Вид графика может определять пользователь.

АдминистрированиеПодсистема администрирования обеспечивает:

возможность быстрой смены конфигурации Системы за счет ее модульного построения при смене организационно-штатной структуры организации;

возможности настройки справочников Системы; возможности настройки перечня видов документов, в том числе создания

средствами администратора Системы новых видов документов; гибкие возможности настройки прав пользователей Системы, в том числе

возможности осуществлять делегирование прав; возможность настройки маршрутизации документов в зависимости от типов

документов и порядка обработки информации средствами администрирования Системы;

наличие ранжирования доступа к базам данных с использованием средств управления правами на чтение и редактирование документов.

открытую архитектуру, совместимость с офисными программными системами, средствами электронной почты;

идентификацию вводом пароля; идентификацию «проксимити» карточкой; идентификацию магнитной карточкой; идентификацию по биометрическим данным; ведение групп пользователей; администрирование доступов к картотекам; администрирование доступов к отдельным документам и группам документов; администрирование доступов к отдельным реквизитам документов; администрирование доступов к операциям.

Описание подсистемы Система реализована по клиент-серверной технологии как сетевой комплекс

взаимодействующих автоматизированных рабочих мест (АРМ). Каждое АРМ - это программно-технический комплекс, оснащенный специальным

периферийным оборудованием и программным обеспечением, достаточными для выполнения уполномоченным должностным лицом своих функциональных обязанностей. Целесообразно на каждом АРМ иметь специальное устройство автоматической идентификации, в качестве которого может быть устройство для считывания данных с магнитной карточки, биометрический датчик или другое устройство.

Для работы в Системе пользователь обязан пройти идентификацию в Системе, после чего он получает доступ для выполнения только тех функций, которые для него определены администратором Системы в соответствии с должностными обязанностями.

Доступ к функциям и процедурам администратор предоставляет пользователям путем формирования для каждого из них таблицы доступа. Система позволяет предоставлять доступ как к отдельным функциям и процедурам, так и до заполнения отдельных полей электронных форм. Предусмотрено предоставление одинаковых полномочий соответствующей группе пользователей (групповые операции).

В Системе ведется журнал, в котором регистрируются все попытки идентификации пользователей (позитивные или негативные).

О попытке несанкционированного доступа соответствующее уведомление немедленно поступает на АРМ администратора.

При временной остановке работы пользователь обязан выйти из Системы. Система закрывает все активные подпрограммы и переходит в режим ожидания. При повторном входе в Систему пользователь обязан снова подтвердить свои полномочия с помощью средств индивидуальной идентификации.

Аудит системыПодсистема аудита обеспечивает:

аудит операций; аудит изменений значений реквизитов; пересмотр реестров аудита.

Описание подсистемы В Системе ведется системный журнал для регистрации всех действий

пользователей по отношению к информационным объектам Системы. Кроме того, каждый информационный объект имеет соответствующую закладку, в

которой приводятся данные о действиях пользователей с ним, что обеспечивает удобный механизм аудита проведенных операций и измененных значений реквизитов.

Администратор безопасности информации в любое время может оперативно получить необходимую информацию и подготовить соответствующий отчет.

Управление заданиямиПодсистема управления заданиями обеспечивает:

формирование задания; привязка задания к документу или проекту документа; постановку задания на контроль; оповещение исполнителей о сроках исполнения задания; оповещение руководителей о ходе исполнения заданий.

Описание подсистемы 

Подсистема управлениям заданиями позволяет руководителям оперативно управлять работой подчиненных. Задания довольно самостоятельны, в отличие от резолюций они не должны быть обязательно привязаны к документам или проектам документов. Это позволяет руководителям с их помощью отдавать любые распоряжения и контролировать их исполнение. 

Сценарии обработки документовПодсистема работы со сценариями обеспечивает:

графическое формирование шаблона сценария обработки документов в виде связанной последовательности выполняемых задач;

запуск сценария с привязкой к конкретному документу или проекту документа; контроль хода выполнения сценария; оповещение исполнителей о поступивших заданиях на обработку документа; приостановка или отмена выполнения сценария.

Описание подсистемыДополнительным механизмом движения документов являются сценарии. Этот

механизм позволяет: сформировать шаблон процесса обработки документов, указав последовательность действий пользователей, сроки и исполнителей; прикрепить документ к шаблону процесса и запустить процесс. Вследствие чего все исполнители будут автоматически получать соответствующие задания на исполнение документов, а инициатор процесса всегда будет иметь возможность контролировать ход исполнения сценария

3. Перечень автоматизируемых деловых процессов

Система электронного документооборота ДОК ПРОФ СТЕП 2.0ТМ автоматизирует следующие деловые процессы:

регистрация документов;

документооборот; контроль исполнения документов; отработка обращений граждан; работа с судовыми делами; работа с проектами документов; ведение номенклатуры дел; упорядочение дел, проведение экспертизы ценности документов, хранение

документов; уничтожение документов; подготовка документов к передаче на государственное хранение; поиск документов; ведение электронного архива документов; мониторинг системы; статистические и аналитические отчеты; отправка корреспонденции; обмен документами с внешними системами документооборота; работа со сценариями документов; управления заданиями;

Регистрация документов.Система предоставляет возможность зарегистрировать документ любого типа

(письмо, приказ, протокол, решение…), создать необходимые картотеки, настроить по своим потребностям соответствующие формы регистрационных карточек и правила формирования регистрационных номеров документов. В настоящее время осуществляется регистрация входящих, исходящих документов горсовета, решений горсовета, решений исполкома горсовета, распоряжений председателя горсовета, входящих, исходящих документов управлений и отдельных отделов горсовета. Идет планомерная работа по настройке и вводу в работу картотек для регистрации договоров и других типов документов.

В процессе регистрации создается регистрационно-контрольная карточка документа (РКК), которая содержит все регистрационные реквизиты. Регистрационный номер документа регистрируется автоматически в соответствии с настроенными правилами. Существует возможность резервирования номера для дальнейшей регистрации.

Система обеспечивает: заполнение полей РКК с помощью оптического карандаша (ручного сканера); автоматическое заполнение полей РКК по значению других полей, логически с ними связанных.

Система дает возможность строить дерево ссылок между документами любой сложности, что обеспечивает доступ к любому документу из переписки по данному вопросу.

После заполнения полей РКК на первую страницу документа наносится штрих-код и буквенно-цифровые данные, которые в привычном для регистратора виде отображают регистрационные реквизиты документа.

Отсканированный образ документа автоматически присоединяется к его РКК. В фоновом режиме происходит автоматическое распознавание документов. Кроме электронного образа документа к РКК документа можно присоединить любые необходимые файлы (приложения).

Документооборот.В основу документооборота положена резолюция руководителя, определяющая

кто и в какой срок должен выполнить определенные действия по отношению к данному документу. Система дает возможность формировать подчиненные резолюции. В этом случае исполнитель может видеть как всё дерево резолюций, так и резолюцию непосредственного руководителя. Все исполнители (или лица, ответственные за делопроизводство в данном подразделении) автоматически получают документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

Пользователи работают с электронными документами (образами документов). В то же время может сохраняться параллельный бумажный документооборот. Движение оригиналов документов фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документов.

В настоящее время рабочие места системы электронного документооборота установлены у руководства горсовета, деловодов и контролеров управления делами горсовета и всех управлений и отдельных отделов. Идет планомерная установка рабочих мест у деловодов и котроллеров отделов, руководства управлений и отделов с целью в конечном итоге охватить документооборотом всю цепочку прохождения документа от регистратора до руководителя и от руководителя до конечного исполнителя включительно.

Контроль исполнения документов.Получение документов деловодами, руководителями, контролерами и

исполнителями автоматически фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документа или автоматизированной процедуры получения электронного документа. В процессе исполнения документа в их РКК вносится информация о резолюциях руководителей, сроках и результатах исполнения, сама резолюция сканируется.

Система предоставляет удобный интерфейс осуществления контроля за исполнением документов. Контролер имеет возможность поставить документ на персональный контроль, контролировать выполнение документа в целом либо каждого отдельного пункта документа. При этом подсистема оповещения своевременно информирует исполнителей и контролеров о приближении сроков исполнения или их нарушении.

Контролер имеет возможность заблокировать закрытие документа. В этом случае система сообщит о необходимости проверки параметров закрытия, внесенных исполнителем, и даст возможность просмотреть документ, являющийся основанием для его закрытия.

Осуществляя контроль, ответственное лицо может определять «состояние» контроля, вносить свои оценки качества выполнения документа, продлять срок исполнения, определять тип контроля (на дату, периодический, постоянный), автоматически сгенерировать пункт документа со следующей датой исполнения для периодического контроля.

Система автоматически распределяет документы по логичным папкам в соответствии с состоянием исполнения документа (на контроле, не исполненные в срок, исполненные и т.д.).

Мониторинг системы.В системе детально реализован мониторинг процессов, состояний документов и

действий пользователей. С помощью специальных средств системы всегда можно получить информацию, на каком этапе автоматизированного процесса деловодства находится документ, кто с ним в данный момент времени работает, когда и кем он был создан и изменен.

Поиск документов. Система предоставляет удобный поиск документов по произвольным полям

регистрационно-контрольной карточки документа, а также контекстный поиск по распознанным текстам сканированных документов и текстам присоединенных документов.

Контекстный поиск позволяет найти документ независимо от падежей, в которых встречаются слова из искомой фразы.

Удобный интерфейс контекстного поиска подсвечивает искомые слова в сканированном изображении документа.

Статистические и аналитические отчеты.

Система позволяет получать аналитические отчеты и обладает встроенным генератором отчетов.

По перечню документов есть возможность получить статистический отчет по количественным показателям. Это позволяет в реальном времени получать не только обобщенные, но и сравнительные данные. Кроме того, компонент формирования статистических отчетов позволяет по любой из полученных цифр перейти на перечень документов, которые стоят за данным количеством.

Отправка корреспонденции.Система исключает ручной ввод данных при формировании реестров отправки

(почтовых, телеграфных и т.д.), реестров упаковки документов в конверты, нанесения реквизитов адресатов на конверты. Данные действия оператор осуществляет автоматически с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документа.

Обмен документами с внешними системами документооборота.Дальнейшее развитие системы электронного документооборота предполагает

внедрение систем документооборота в районных советах города и автоматическое взаимодействие с ними системы электронного документооборота горсовета.

В райсоветах будут установлены серверы системы документооборота ДОК ПРОФ. Обмен электронными документами будет осуществляться с помощью стандартных средств электронной почты с подтверждением доставки.

Работа с судовыми делами.

Упорядочение, хранение, уничтожение документов и передача документов на хранение в государственный архив.

Отработка обращений граждан.

Работа со сценариями документов.Сценарии обработки документов представляют собой дополнительный механизм

документооборота

Управления заданиями.

Работа с проектами документов.

4. Перечень и характеристики существующих объектов внедрения

Перечень регионов, городов, учреждений, где было внедрено решение.

- Украина, г. Киев, Верховный Рада (Совет) Украины;Описание объекта автоматизации

Верховная Рада Украины – единый орган законодательной власти в Украине. В состав Верховной Рады входят: руководство и его секретариаты, депутатский корпус, 26 постоянных комитетов, временные комиссии и аппарат (9 главных управлений, 43 управления и отдела).Общая постановка задачи

Автоматизация процесса документарного обеспечения и делопроизводства в структурных подразделениях аппарата и комитетах Верховной Рады Украины, в том числе:

Регистрация и контроль прохождения законопроектов; Делопроизводство и подготовка проектов документов в структурных подразделениях

аппарата, а также у помощников народных депутатов; Учет и обработка запросов народных депутатов Украины и поручений Верховной Рады

Украины;

Учет и обработка обращений граждан.Особенности реализации

На момент внедрения аппарат и комитеты Верховной Рады Украины эксплуатировали решения:

Контроль прохождения законопроектов; Прохождение законопроектов в структурных подразделениях аппарата; «Законотворец» (система обработки текстов законопроектов для рассмотрения

Верховной Радой Украины); Автоматизированная система документооборота; Рассмотрение писем и обращений граждан; Система обработки запросов народных депутатов Украины и поручений Верховного

Совета Украины; Решение для управления человеческими ресурсами; Информационно-поисковая система «Законодательство»; Ряд обособленных информационных систем и локальных приложений.Процесс разработки и внедрения решения в Верховной Раде Украины требовал от

специалистов «Квазар-Микро» учета набора особенностей. Так, законопроекты, поступающие от Президента Украины или Кабинета Министров Украины, необходимо регистрировать дважды, причем каждый раз – вручную. Сначала эти законопроекты регистрируют в «Автоматизированной системе документооборота» как входящую корреспонденцию, потом – в системе, отвечающей за контроль прохождения законопроектов.

Команда внедрения также выявила необходимость упрощения процедуры загрузки в систему сопроводительных документов законопроекта, обеспечения защиты данных от несанкционированного доступа, разграничения прав доступа на просмотр и редактирование данных. Кроме того, пользователи нуждались в механизме, который позволил бы настраивать графический интерфейс при работе с документами.

Также необходимо было импортировать данные со старых систем и обеспечить

параллельную работу всего программного комплекса в процессе внедрения новой системы.Результаты внедрения

В 2006 году проведено всестороннее обследование процессов законотворчества и делопроизводства во всех подразделениях аппарата Верховной Рады, по результатам которого разработаны:

Структура единой базы данных; Алгоритмы их обработки; Перечень и структура аналитических отчетов; Формы пользовательского интерфейса для просмотра и редактирования информации; Механизмы интеграции модулей и систем.На данный момент импортированы данные из прежних систем Верховной Рады

Украины: Автоматизированной системы документооборота; Рассмотрения писем и обращений граждан; Контроля прохождения законопроектов и кадровой системы Верховной Рады Украины.

Разработана автоматизированная система «Электронный документооборот и контроль исполнения поручений Верховной Рады Украины» в составе подсистем:

«Регистрация и контроль законопроектов»; «Общий документооборот»; «Обработка депутатских запросов и поручений Верховной Рады Украины»; «Обработка обращений граждан». Данные подсистемы в настоящее время находятся на этапе тестирования и опытной

эксплуатации.

- Украина, г. Киев, Кабинет Министров УкраиныОписание объекта автоматизации

Секретариат Кабинета Министров Украины – постоянно действующий орган, основной задачей которого является организационное, экспертно-аналитическое, правовое, информационное, материально-техническое обеспечение деятельности Кабмина.Общая постановка задачи

Перед экспертами АО «СИТРОНИКС ИТ» стояла задача автоматизировать технологический процесс делопроизводства и подготовки проектов документов в структурных подразделениях Секретариата Кабинета Министров Украины.Особенности реализации

В процессе предпроектного обследования команда специалистов АО «СИТРОНИКС ИТ» обнаружила, что в Управлении делопроизводства нестандартно реализована функция регистрации поручений. При поступлении входящего документа в канцелярию он проходит девять этапов:

Регистрация (каждый документ требует создания электронной учетной карточки). Создание электронного образа документа для прикрепления к карточке. Доставка входящей документации с помощью курьерской службы в соответствующее

подразделение. Подготовка сотрудниками подразделений проекта документа на поступивший

входящий документ. Проект проходит несколько стадий подготовки и редактирования, после чего поступает

на подпись одному из высших должностных лиц Кабинета Министров Украины. Вместе с подписанием происходит заполнение поручения (на специальном бланке). Подписанный документ вместе со специальным бланком поручения поступает в

Канцелярию с помощью курьерской службы. Бланк поручения сканируется, во время сканирования выделяются его структурные

блоки («Список исполнителей», «Текст поручения», «К сведению», «О документе» и т. д.), текст в выделенных блоках автоматически распознается и вносится в систему документооборота.

Все исполнители и контролеры, определенные в поручении, автоматически получают поручение на исполнение, а сроки ставятся на контроль.

Для адаптации решения под нужды Секретариата специалисты АО «СИТРОНИКС ИТ» реализовали в системе функционал, который обеспечивает автоматизацию функций курьерской службы, начиная от доставки входящей и исходящей корреспонденции и заканчивая поиском непоступивших документов. При поступлении в Управление делопроизводства:

Входящий документ регистрируется и на нем печатается штрих-код. Курьер каждые 30 минут забирает из Канцелярии пакет зарегистрированных

документов и доставляет к специальному стеллажу, где их необходимо разложить в соответствующие ячейки по подразделениям.

С помощью считывателя штрих-кода курьер определяет номер ячейки, куда необходимо положить документ.

Считывающее устройство также может вывести на печать список всех документов, предназначенных для данного подразделения; в случае отсутствия в пакете документов из списка или наличия неучтенных документов идет запрос в Канцелярию.

Второй курьер забирает пакет документов из ячейки подразделения, считывая штрих-коды документов и сравнивая их с имеющимся списком.

При доставке в подразделение курьер печатает список документов, который подписывает сотрудник подразделения, принявший документ.

Аналогично исходящие документы отправляются из подразделений в Канцелярию. Подготовку проектов документов осуществляют как централизовано – работники бюро

компьютерного набора по заказам, так и децентрализовано – исполнители, на своих рабочих местах. Тексты документов хранятся в базе данных в сжатом формате. При печати документа каждую страницу система маркирует уникальным штрих-кодом, призванным защитить документы от фальсификации. При редактировании распечатанного проекта документа создается его новая версия, что позволяет пользователю вернуться к любой версии проекта документа или создать новую на базе нескольких предыдущих.

Результаты внедрения:Делопроизводством и подготовкой проектов документов в структурных

подразделениях Секретариата Кабинета Министров Украины занято более 120 сотрудников. Подсистемой подготовки проектов документов ежедневно пользуется более 400 служащих.

За день в Секретариате Кабинета Министров Украины:регистрируется и сканируется от 800 до 1200 документов; готовится более 400 проектов документов общим объемом до 1000 страниц текста; вводится в систему более 200 поручений руководства и протокольных решений.Среднее время регистрации документа – 30 секунд.С введением системы в промышленную эксплуатацию управление делопроизводства

СКМУ отказалось от ведения бумажной системы карточного учета документов.

- Украина, г. Киев, Верховный Суд Украины;Описание объекта автоматизации

Верховный Суд Украины является наивысшим судовым органом в системе судов общей юрисдикции.Общая постановка задачи

Создание и внедрение в Верховном Суде Украины "Единой автоматизированной системы делопроизводства" (ЕАСД ВСУ). Система включает две подсистемы: подсистему общего документооборота (на базе "ДОК ПРОФ 2.0") и судебное делопроизводство.Особенности реализации:

Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних, приказов, распоряжений, договоров, судебных жалоб и дел по судебным палатам, акты президиума и пленума ВСУ и т.п.) в подсистеме общего документооборота ведется в 32 картотеках 15-ю регистраторами. Среднее количество зарегистрированных документов около 1100 в день. При регистрации документов производится сканирование и сохранение электронного образа документа в базу данных. Для передачи зарегистрированных документов в структурные подразделения используется функция "Сортировка и доставка документов", а для отправки исходящих документов адресатам - "Сортировка и конвертация корреспонденции". В структурных подразделениях ВСУ для работы с документами используются следующими функциональные модули подсистемы общего документооборота: "Текущая работа", "Резолюции", "Закрытие документов", "Контроль", "Отчеты".

Подсистема судебное делопроизводства предназначена для обработки судебных жалоб и дел, которые поступают в ВСУ и рассматриваются в соответствии с процессуальными кодексами Украины. Канцеляриями судебных ВСУ производится регистрация судебных жалоб и дел, поступивших на рассмотрение ВСУ. Среднее количество судебных документов зарегистрированных за день по Судебным палатам: административная - 50, хозяйственная - 80, гражданская - 500, уголовная - 300.

В БД регистрируются судебные производства и вводится информация о порядке прохождения и рассмотрения дел, жалоб судьями и консультантами судебной палаты, а также вводятся результаты их рассмотрения. Среднее количество судебных производств зарегистрированных за день по Судебным палатам: административная - 15, хозяйственная - 30, гражданская - 150, уголовная - 100.

Сотрудниками секретариатов Судебных палат производится привязка всех судебных входящих (жалобы, дела) и исходящих (постановления, решения, определения) документов к судебным производствам.

Модуль судебной статистической отчетности используется для предварительной диагностики ошибок, допущенных на этапе ввода информации, и подготовки отчетных форм для передачи в Госкомстат.

В процессе внедрения ЕАСД ВСУ прошли обучение работе с системой порядка 250 сотрудников ВСУ из них около 200 по расширенной программе. Разработаны инструкции "Руководство пользователя" по подсистемам общего и судебного документооборота, а также частные инструкции пользователя на каждое рабочее место для специализированных АРМов.

Результаты внедренияПодсистема общего документооборота внедрена и работает во всех структурных

подразделениях Верховного суда Украины (около 100 АРМ).Подсистема судебное делопроизводства внедрена и работает в Судебных палатах

Верховного суда Украины по: административным (15 АРМ), хозяйственным (6 АРМ), гражданским (80 АРМ) и уголовным (30 АРМ) делам.

Ежедневно системой пользуются более 100 пользователей, в том числе: руководители аппарата ВСУ, управлений и отделов, судьи и их помощники, работники экспедиции, канцелярий судебных палат, делопроизводители структурных подразделений.

Среднее количество зарегистрированных за день документов - 1100 из них:документов общего делопроизводства около 100; судебных документов около 1000. Регистрируется и обрабатывается до 300 судебных производств.Среднее время регистрации документа 1 мин., судебного производства 5 мин.Средний размер хранения одной страницы электронного образа документа 50 Кб.На все документы общего делопроизводства вводятся резолюции руководства.В отчетный период, средствами системы, готовится 9 статистических отчетов.Среднее время генерации одного статистического отчета - 3 мин.

- Украина, г. Киев, Администрации Государственной пограничной службы Украины;Описание объекта автоматизации

Государственная пограничная служба Украины обеспечивает неприкосновенность границы и охрану суверенных прав Украины в ее исключительной экономической зоне.Общая постановка задачи

Целью внедрения системы электронного документооборота являлась автоматизация процесса делопроизводства с учетом повышенных требований к разграничению доступа к документам.Особенности реализации

Специфика работы Государственной пограничной службы требовала реализации ряда требований, необходимых для дальнейшей эффективной работы организации. В их числе:

Параллельно действующие централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.

Технология учета движения оригиналов бумажных документов. Повышенные требования к разграничению доступа к документам. Создание электронного архива документов.

Результаты внедренияСистема внедрена на уровне секретариата, подразделения контроля и основных

структурных подразделений Администрации Государственной пограничной службы Украины. Особое внимание уделено разграничению прав доступа и аудиту действий пользователей в системе. Администратор безопасности в реальном масштабе времени получает достоверную информацию о всех событиях, таких, как попытки несанкционированного доступа, просмотра или печати документов.

В системе реализован механизм, обеспечивающий ограничение возможностей печати определенных категорий документов. Их печать возможна исключительно при наличии у пользователя соответствующих прав и только на специальных принтерах.

В организации реализован механизм учета движения оригиналов документов на основе штрих-кодовой идентификации.

В настоящее время эксперты АО «СИТРОНИКС ИТ» ведут работы по организации обмена документами с удаленными частями и подразделениями с использованием почтовых менеджеров, которые обеспечивают: гарантированную доставку почтовых сообщений; автоматический обмен сообщениями о ходе исполнения документов в подчиненных частях и подразделениях.

- Украина, г. Киев, Министерство регионального развития и строительства Украины

Описание объекта автоматизацииМинистерство регионального развития и строительства Украины – постоянно

действующий государственной орган исполнительной власти. Основная задача Министерства – участие в формировании «Программы деятельности Кабинета Министров Украины» и обеспечение ее реализации в части, касающейся государственной политики в сфере строительства и регионального развития. Общая постановка задачи

Руководство Министерства нуждалось в оптимизации существующих процессов делопроизводства. Для этого решено было внедрить систему электронного документооборота, которая бы обеспечила должностным лицам организации работу с электронными документами и их отсканированными образами. Также необходимо было автоматизировать процесс делопроизводства с учетом ведения оперативного контроля исполнения документов и формирования статистической отчетности, а также обработки обращений граждан.Особенности реализации

К настоящему моменту система развернута до уровня структурных подразделений. При ее помощи сотрудники Министерства осуществляют централизованный контроль исполнения документов, ведут учет обращений граждан. Группой внедрения созданы также преднастроенные аналитические отчеты. Также делопроизводители структурных подразделений получили возможность присоединять электронные образы подписанных проектов документов к карточкам этих документов. Результаты внедрения

Автоматизированная система делопроизводства и контроля исполнения документов охватывает все структурные подразделения Министерства. Все документы отрабатываются в электронном виде. В системе работают 40 пользователей. Внедрение системы в Министерстве позволило обеспечить постоянный контроль за выполнением Законов Украины, указов, распоряжений и поручений Президента Украины, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины. Пользователи решения получили информационно-аналитическую поддержку деятельности, руководителям система позволила повысить качество и своевременность принятия управленческих решений; оперативность доведения приказов, распоряжений, решений руководства к подчиненным организациям.

- Украина, г. Киев, ЗАО «Оболонь»Описание объекта автоматизации

ЗАО «Оболонь» является ведущим украинским производителем пива и безалкогольных напитков. Сегодня ЗАО «Оболонь» под собственной маркой экспортирует свою продукцию в десятки стран мира, в том числе в Россию, Австрию, Германию, Испанию, Португалию, Южную Корею, США, Канаду, Тайвань и др.

Общая постановка задачиПроектная группа определила, что ключевыми задачами автоматизации является:Перевод бумажного документооборота в электронную форму. Сокращение времени на доставку документов исполнителям. Создание единого электронного архива документов предприятия. Реализация автоматизированного ведения внутренней документации с учетом

стандарта ISO 9001. Электронное согласование и подписание документов.

Особенности реализацииДля реализации поставленной задачи в ЗАО «Оболонь» требовалось внедрение

потокового сканирования больших объемов документации и автоматическое прикрепление электронных образов документов к регистрационным контрольным карточкам.Результаты внедрения

После промышленного запуска решение позволило существенно ускорить процесс обработки документов, сократить время получения и рассмотрения документов. Ранее сотрудники вынуждены были самостоятельно доставлять документы для утверждения и

согласования, преодолевая существенные расстояния по территории предприятия. Система, обеспечившая электронный документооборот, не только решила эту проблему, но и упразднила целый ряд других ресурсоемких процессов. Так, впервые на практике было применена технология потокового сканирования больших объемов документов с автоматическим прикреплением отсканированных электронных образов к ранее заведенным регистрационным контрольным карточкам документов.

В текущий момент основные подразделения компании полностью перешли на безбумажный внутренний документооборот.

- Украина, г. Севастополь, ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго»Описание объекта автоматизации

ОАО "Энергетическая компания "Севастопольэнерго" обеспечивает электроэнергией промышленных и бытовых потребителей, объекты курортной зоны города и прилегающих районов. Среди основных потребителей – "Севастопольский морской завод", приборостроительный завод "Парус", "Муссон", рудоуправление им. Горького и другие предприятия. В составе ОАО "ЭК "Севастопольэнерго" городские и районные электрические сети, ремонтно-производственные и обслуживающие подразделения.Общая постановка задачи

Целью проекта являлась автоматизация делопроизводства, ведения проектной и договорной документации в структурных подразделениях ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго».Обзор решения

Программное решение построено на основе системы автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» и состоит из следующих подсистем:

подсистемы регистрации документов; подсистемы обработки обращений граждан; подсистемы сканирования документов; подсистема ведения проектной документации; подсистемы подготовки проектов документов; подсистемы контроля исполнения поручений руководства; модуля гарантированной доставки сообщений по электронной почте.Подсистема регистрации документов обеспечивает: прием, регистрацию и предварительное рассмотрение входящей корреспонденции

(регистрация штрих-кодом, создание и ведение электронной регистрационной карточки документа, подготовка Актов несоответствия и возврата документов, идентификация документов путем считывания штрих-кода);

учет передачи документов в структурные подразделения; автоматический прием и регистрация проектов документов, прошедших процедуру

согласования и утверждения внутри организации; учет поступления документов из структурных подразделений; регистрация и рассылка приказов и распоряжений; ввод в систему принятых решений, подготовленных вне ее; прием исходящих документов к отправке; подготовку стандартных запросов и отчетов; ведение архива; мониторинг технологического процесса делопроизводства. Подсистема обработки обращений граждан обеспечивает: прием, учет и регистрацию обращения граждан, в соответствии с требованиями

нормативных документов; подготовку поручений руководства по результатам рассмотрения обращений граждан; постановку на контроль поручений руководства; контроль исполнения поручений руководства; подготовку ответов гражданам; подготовку соответствующих отчетов и справок. Подсистема сканирования документов обеспечивает:

сканирование документов с автоматическим присоединением отсканированных образов к электронным регистрационно-контрольным карточкам документов;

сканирование сложных структурированных документов, с механизмом автоматизированной обработки элементов структуры документа (структурных блоков: «исполнители»; «текст пункта»; «дата исполнения»; «контролер»).

Подсистема ведения проектной документации обеспечивает: создание и редактирование проекта как документ «нового» типа; создание и редактирование составных документов; создание и редактирование многоуровневых документов; добавление дополнительных атрибутов к вложенным документам любого уровня; ведение учета прикрепленных графических файлов и сканированных образов

документов.Подсистема подготовки проектов документов позволяет: создавать и редактировать шаблоны документов в Open Office или MS Word, хранить

шаблоны в базе данных; встраивать в среде Open Office или MS Word в шаблоны документов атрибутивные

поля базы данных; создавать проекты документов по соответствующим шаблонам; согласовывать, утверждать, визировать документы с использованием электронной

цифровой подписи; отправлять на регистрацию документы согласованные в Системе.Подсистема контроля исполнения поручений руководства позволяет: производить постановку документа на контроль; реализовывать различные виды контроля (на дату; периодический; постоянный); вести учет результатов контроля; оперативно отслеживать результаты исполнения документов; строить отчеты о состоянии исполнения документов и различные статистические

отчеты; осуществлять блокировку закрытия документа без согласования с контролером. Модуль гарантированной доставки сообщений по электронной почте обеспечивает

автоматическую отправку сообщений адресату с обязательным получением от него подтверждения о доставке. Особенности реализации

Характерными особенностями, присущими «Севастопольэнерго», является то, что руководство компании приняло решение о полном переходе на электронный документооборот с использованием цифровой подписи, а также активное использование пакета Open Office, интегрированного с системой делопроизводства. Также примечательно, что сотрудники предприятия хранят оригиналы документов в архиве с момента регистрации и в дальнейшем не используют их во внутреннем документообороте.Результаты внедрения

Проектная команда ввела систему в промышленную эксплуатацию в сентябре 2004 года. Развернуто более 50 автоматизированных рабочих мест системы во всех подразделениях «Севастопольэнерго», функционирование которых охватывает весь электронный жизненный цикл создания, обработки и контроля документов.

- Украина, г. Днепропетровск, Днепропетровская областная государственная администрация (ДОГА);

Описание объекта автоматизацииВ состав Днепропетровской областной государственной администрации (ДОГА) входит

аппарат, главное управление, службы и инспекции (в общем количестве 38 инстанций). В ее подчинении находятся 22 районных и 13 городских госадминистраций. Общая постановка задачи

Автоматизация технологического процесса делопроизводства общей канцелярии и канцелярий самостоятельных подразделений. Исключение двойной регистрации документов в структурных подразделениях. Реализация учета, обработки и контроля

исполнения всех типов документов в единой автоматизированной системе делопроизводства.Особенности реализации

Эксперты АО «СИТРОНИКС ИТ» разработали около 40 типов аналитических и статистических отчетов;

Реализован централизованный контроль исполнения документов; Импортированы данные с двух автоматизированных систем, которые организация

использовала до внедрения «ДОК ПРОФ 2.0» (регистрация входящих и исходящих документов и контроль их исполнения, регистрация актов ДОГА).Результаты внедрения

Система внедрена на уровне общих отделов Днепропетровской областной администрации и городского совета. На втором этапе проекта эксперты АО «СИТРОНИКС ИТ» подключат к системе все функциональные управления и департаменты.

- Украина, г. Ивано-Франковск, Ивано - Франковская областная государственная администрация;

Описание объекта автоматизацииВ состав Ивано-Франковской областной государственной администрации входят

аппарат, управления, службы и инспекции (всего 22 инстанции). В подчинении облгосадминистрации находятся 14 районных и 5 городских государственных администраций областного подчинения.Общая постановка задачи

В результате предпроектного обследования группа внедрения выявила необходимость автоматизации технологического процесса делопроизводства и подготовки проектов документов в структурных подразделениях областной государственной администрации (ОГА).Особенности реализации

В Ивано-Франковской ОГА на момент обследования эксплуатировалось четыре автоматизированных системы:

DOS-версия системы АСКОД для учета входящей, исходящей корреспонденции и контроля исполнения документов;

система учета распоряжений обладминистрации на платформе Lotus Notes; программа сканирования и распознавания распоряжений обладминистрации; система учета обращений граждан под управлением СУБД Microsoft SQL Server. Эти автоматизированные системы частично обеспечивали автоматизацию основных

процессов по отдельным направлениям. Однако они не обеспечивали движение документов между регистраторами, руководителями и непосредственными исполнителями. В связи с этим информация о движении документов, резолюциях руководителей, состоянии исполнения документов собиралась в неавтоматизированном режиме на основе заполнения бумажных регистрационно-контрольных карточек соответствующих типов документов либо в телефонном режиме.Результаты внедрения

На первом этапе проведено обучение специалистов ОГА и внедрены первые 10 рабочих мест.

В систему «ДОК ПРОФ 2.0» импортированы данные по входящей и исходящей корреспонденции из базы данных системы АСКОД, по распоряжениям из базы данных системы Lotus Notes, сканированные образы и распознанные тексты распоряжений. Импорт данных дал возможность перейти на работу в качественно новую систему без потери ранее накопленной информации.

На следующем этапе системой «ДОК ПРОФ 2.0» будут охвачены все подразделения обладминистрации и импортированы данные по обращениям граждан из Microsoft SQL Server. Также при помощи веб-интерфейса будет обеспечен контроль исполнения документов, которые отрабатываются территориально удаленными подразделениями, городскими и районными администрациями областного подчинения.

- Украина, г. Луганск, Луганский городской совет;

Описание объекта автоматизацииВ состав Луганского городского совета входит аппарат, 34 структурных подразделения

(управления, отделы, службы и инспекции), четыре районных совета, два города и один поселок городского подчинения.Общая постановка задачи

Команда экспертов АО «СИТРОНИКС ИТ», проводившая предпроектное обследование, обнаружила, что горсовет нуждается в объединении ранее разрозненных информационных систем, работающих в организации, в единую вычислительную среду. Решением этой задачи стала первая очередь муниципальной информационной системы – единая система электронного документооборота.Особенности реализации

На момент обследования сотрудники Луганского городского совета использовали три разрозненные автоматизированные системы. Эти решения обеспечивали учет входящей и исходящей корреспонденции, актов горсовета и его исполнительного комитета, обращений граждан, а также контроль исполнения документов. Кроме потребности в едином информационном пространстве, сотрудники организации нуждались в решении, способном обеспечить движение документов между регистраторами, руководителями и исполнителями. Ранее информация о таком движении собиралась вручную при помощи бумажных регистрационно-контрольных карточек либо в телефонном режиме. Результаты внедрения

По результатам обследования внедрено первую очередь автоматизированной системы документооборота (АСД) горсовета. Внедренная система обеспечивает в едином информационном пространстве реализацию процессов учета, отработки, контроля исполнения документов с пользой для всех структурных подразделений горсовета и его исполнительного комитета. В промышленной эксплуатации находятся 58 рабочих мест. Системой электронного документооборота охвачены все управления и отдельные отделы горсовета.

На втором этапе планируется охват электронным документооборотом районных городских советов; регистрация дополнительных типов документов; регистрация и контроль обращения граждан; внедрение архивной подсистемы для ведения номенклатуры дел, организации процессов хранения, уничтожения, подготовки и передачи документов в государственный архив; внедрение юридического модуля для автоматизации ведения исково-претензионной работы в досудебном и судебном производствах;

- Украина, г. Харьков, Харьковский городской совет.Описание объекта автоматизации

В состав Харьковского городского совета входит аппарат, исполнительный комитет и 10 постоянных комиссий.

Общая постановка задачиГородской совет Харькова нуждался в автоматизации процессов делопроизводства

самостоятельных подразделений, а также – в создании единой базы для хранения и управления документами.Особенности реализации

Специфическими потребностями горсовета, которые учитывались при внедрении системы «ДОК ПРОФ 2.0» являлись:

Необходимость обработки документов на всех уровнях иерархии; Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов; Реализация учета обращений граждан; Регистрация судебных дел (пользователи системы нуждались в механизме

отслеживания исков на всех этапах их рассмотрения в суде, исполнительного обеспечения решений и передачи дел в архив после их закрытия).Результаты внедрения

В 2006 году система в Харьковском горсовете запущена в промышленную эксплуатацию, ее пользователями являются юридически самостоятельные структурные подразделения. В текущий момент решение обеспечивает регистрацию входящих,

внутренних нормативно-правовых актов, обращений граждан и контроль исполнения документов. Количество пользователей системы «ДОК ПРОФ 2.0» – более 400 человек. Особенностью внедрения стала отработка зарегистрированных документов с большим количеством нанесенных резолюций. Система поддерживает работу 43-х канцелярий в едином информационном пространстве, а также обеспечивает двойную регистрацию документов, если это требуется соответствующим технологическим процессом.

5. Правовая принадлежностьАО «СИТРОНИКС ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ».

6. Возможность тиражированияСистема электронного документооборота ДОК ПРОФ, входящая в состав решения

Луганского городского совета, применима для внедрения в Секретариате Президента, Кабинете министров, Верховном Совете, министерствах, ведомствах, Верховном и других судах, областных и городских советах, банках, других государственных и коммерческих организациях.

7. Архитектура решения, требования к инфраструктуре

Подготовка проектов документовПовсеместно используемая технология создания документов включает в себя

компьютерный набор текста, сохранение его в любом доступном месте компьютерной сети и перенесение на бумажный носитель. Недостаток этой технологии заключается в отсутствии возможности отслеживания и контроля процесса создания документа в автоматизированном режиме. Отсутствие контроля может привести к фальсификации документа, утере электронной версии проекта документа, несоответствию проекта документа его конечной версии, утвержденной руководством и т.д. Перечисленные недостатки особенно недопустимы, если речь идет о подготовке распорядительских документов, законов, указов и т.п.

Задача внедряемой в организации системы автоматизации делопроизводства заключается в создании такого процесса подготовки документов, который позволит в автоматическом режиме отслеживать и контролировать ход подготовки, работу специалистов, сроки исполнения и другие необходимые параметры.

Описанная выше задача успешно решена в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ». Перед компьютерным набором текста в системе для каждого документа создается и сохраняется так называемая электронная регистрационно-контрольная карточка (ЭРКК). Карточка создается при регистрации входящей или исходящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, поручений и т.д. ЭРКК содержит информацию о регистрации документа, представленную в цифровой форме (порядковый номер документа, название документа, номер документа и т.д.) и информацию, включающие характеристики документа в словесной форме (наименование корреспондента или группы корреспондентов, тип документа, его статус и т.д.). После создания карточки в текстовом редакторе Microsoft Word осуществляется набор текста документа. Версию текста документа, окончательную и (при необходимости) промежуточные, сохраняют в базе данных системы автоматизации делопроизводства. После утверждения окончательной версии проект печатают на бумажном носителе. Информация, хранимая в карточке в цифровом виде, преобразуется в штриховой код и этот штриховой код наносится на каждую страницу бумажного носителя документа, причем штриховой код содержит номер страницы проекта документа. Оригиналы документов на бумажном носителе сохраняются в архиве организации.

Автоматизация обработки документовЕжедневный ввод и предварительная обработка большого массива документов в организации требует принятия специальных мер технического и организационного характера. Среди них необходимо отметить:

1. ведение рубрикаторов, т.е. сведение к минимуму ввода словесной информации при заполнении регистрационной карточки;

2. сканирование оригиналов документов, поступающих в организацию извне; 3. организация поточного сканирования и пакетной обработки документов.

1. Ведение рубрикаторов для словесных реквизитов

Широко известны способы контроля документооборота в системах делопроизводства и информационных системах с небольшими массивами документов с использованием картотек. На карточки наносят маркировочные метки, которые позволяют достаточно быстро ориентироваться в массивах документов. Эти способы поиска документов и контроля прохождения трудоемки и не оперативны, поскольку технология маркировки и идентификации действительности документов (источников информации) основана на использовании ручного труда и примитивных механических или оптических устройств поиска. Следующим шагом в совершенствовании автоматизации обработки большого массива документов является введение электронной регистрационно-контрольной карточки. Карточка создается при регистрации входящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, приказов, поручений и т.д. С целью идентификации документа и исключения возможности его фальсификации документ маркируют штриховым кодом, который формируется из атрибутов ЭРКК и наносится на бумажный носитель. Описанная технология обработки документов обеспечивает регистрацию документа, его маркировку штрих-кодом и идентификацию документа. Однако возможности этой технологии ограничены, поскольку она не позволяет выявить, например, семейство документов, которые имеют отношение к одному корреспонденту. Для решения этой проблемы в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» на каждый словесный атрибут, представленный в электронной регистрационно-контрольной карточке, создается рубрикатор. Рубрикатор заполняется перечнем актуальных значений атрибута, так что при заполнении ЭРКК словесному значению атрибута присваивается соответствующий цифровой код рубрикатора. В зависимости от принятой в организации системы делопроизводства для систематизированной кодировки словесной информации разрабатываются рубрикаторы на отдельные характеристики документа, например:

на группы корреспондентов, принадлежащих к одному родовому понятию; на отдельных корреспондентов; на типы документов; на статус документа и т.д.

Каждой характеристике документа в соответствии с рубрикатором присваивается цифровой код. Совокупность цифровых кодов отдельных характеристик образует интегрированный признак – вид документа.

2. Сканирование оригинальных бумажных версий документов

Для сохранения данных о входящей корреспонденции, поступающей в организацию извне, необходимо, кроме заполнения регистрационной карточки, обеспечить сохранение электронных образов поступающих документов. Система «ДОК ПРОФ» обеспечивает после заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки автоматическое сканирование документа и сохранение в базе данных системы его графического образа. При этом сканирование может быть как полным, когда документ сканируется целиком после нанесения штрихового кода на бумажный оригинал, так и фрагментарным, когда с помощью оптического карандаша выборочно сканируются самые важные разделы (поля). Встроенный модернизированный модуль распознавания от компании ABBY обеспечивает автоматическое распознавание графического образа документа или его частей и их верификацию (проверку правильности распознавания). Информация в виде распознанного текста сохраняют в полях ЭРКК и используют в дальнейшем для

контекстно-зависимого поиска. Информацию в виде графического изображения сохраняют в электронном архиве.

3. Поточное сканирование документов

Отдельное сканирование каждого входящего документа делает процесс трудоемким и затратным, особенно если речь идет о вводе большого объема входящих или исходящих документов. Для ускорения этого процесса в систему «ДОК ПРОФ» встроен модуль поточного сканирования документов. Процесс поточного сканирования ведется на высокоскоростном сканере, причем в сканер сразу загружается для сканирования некоторое количество документов. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц группируют в пакеты. Пакеты представляют собой графические изображения отдельных документов, на первой странице которого напечатан штрих-код. При распознавании штрих-кода устанавливается связь графического изображения документа и электронной регистрационно-контрольной карточки, осуществляется проверка комплектности документа по данным ЭРКК путем сопоставления количества отсканированных страниц с количеством страниц, отмеченных в регистрационной карточке, и устанавливается соответствие графического изображения с данными ЭРКК.

На примере обработки входящей/исходящей корреспонденции будет описан весь процесс автоматизированной обработки документов, который обеспечивается системой «ДОК ПРОФ». Процесс автоматизированной обработки документов начинается с регистрации каждого документа – создания на него электронной регистрационно-контрольной карточки. В карточку вносится номер документа и дата его получения или отправления. На основании номера документа, даты и вида документа (интегральная характеристика) система автоматически осуществляет поиск по ранее зарегистрированным документам на предмет наличия аналогов. Если искомый ранее зарегистрированный документ найден, то текущий документ регистрируется как дополнительный. Если в документе установлен признак срочности исполнения, система автоматически определяет в электронной карточке порядок рассмотрения документа в срочном порядке. Отдельные фрагменты документа сканируются с помощью оптического карандаша, и полученная информация сохраняется в электронную карточку. Входящему документу присваивается порядковый номер регистрации, фиксируется дата регистрации, и на основании этих цифровых данных осуществляется маркировка документа штрих-кодом, который наносится на бумажный оригинал документа в его правый верхний угол с помощью специального принтера. После нанесения штрихового кода документ вместе с другими промаркированными документами загружают в скоростной сканер для поточного сканирования. С помощью программного компонента распознавания отсканированных образов графические изображения страниц документов группируют в пакеты, каждый из которых представляет собой отдельный документ с нанесенным на первой странице штрих-кодом. С помощью того же программного компонента штриховой код распознается и устанавливается связь с электронной карточкой для проверки соответствия отсканированных страниц документа с данными, занесенными в карточку. При установлении соответствия и графическое изображение документа, и распознанный текст вводятся в базу данных системы «ДОК ПРОФ».

Описанный процесс позволяет: находить документ по любому признаку, выраженному в цифровой форме; строить цепочки документов, связанных по одному или нескольким признакам; проводить контекстно-зависимый поиск документов; выявлять «семейство» документов, т.е. определять множество документов,

имеющих один первичный документ; проводить статистический анализ документов;

оптимизировать затраты на первичную обработку документов.

Штрих-кодовая маркировка и идентификация документовСовременная система делопроизводства немыслима без встроенных средств

маркировки и идентификации документов, которые позволяют защищать документы от подделки и подтверждают их действительность. Как правило, на основании реквизитов документа формируется контрольная информация в цифровой форме, контрольная информация преобразуется в штриховой код и штриховой код наносится на бумажный носитель документа. Легитимность документа, исполненного на бумажном носителе, проверяется с помощью технических средств путем считывания штрихового кода, преобразования его в цифровую форму и сравнения полученных данных с информацией о документе, хранимой в системе делопроизводства.

Описанный алгоритм маркировки и идентификации имеет один существенный недостаток – информация о документе может быть получена только с помощью специальных технических средств и недоступна для визуального прочтения.

Система автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» лишена этого недостатка и имеет встроенные средства для идентификации документа без специальных технических средств. Это достигается за счет нанесения вместе со штриховым кодом дополнительного маркировочного кода в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.

Процесс создания документа, исполненного на бумажном носителе, начинается с регистрации входящего или исходящего документа в виде электронной регистрационно-контрольной карточки (ЭРКК).

В процессе регистрации документа пользователь заполняет поля ЭРКК реквизитами (атрибутами) документа. Заполнив все необходимые поля, пользователь инициирует сохранение документа в виде записи в базе данных. Кроме атрибутивной информации, ЭРКК содержит информацию, позволяющую идентифицировать ее в базе данных. При этом на основании определенных атрибутов ЭРКК формируется контрольная информация в цифровой форме, которая после преобразования наносится на документ в машиночитаемую зону как маркировочно-идентификационный код в виде штрихового кода и дополнительно содержит маркировочный код в виде совокупности литерно-цифровых символов, читаемых визуально.

При идентификации документа считывают штриховой код, преобразуют его в цифровую форму, выделяют из нее атрибуты документа и по ним в базе данных находят электронную регистрационно-контрольную карточку документа.

При отсутствии специальных технических средств, предназначенных для чтения штрихового кода, пользователь может провести идентификацию документа по маркировочному коду, представленному в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.

При печати документа на каждую его страницу наносится уникальный штрих-код, устанавливающий однозначное соответствие между электронной версией проекта документа и его бумажной копией. При необходимости в штрих-код вносится номер помечаемой страницы. Любое внесение изменений в проект документа приводит к созданию новой его версии. При печати новой версии проекта документа на его страницы наносится уникальный штрих-код, отличный от предыдущей версии.

Однозначное соответствие электронной и бумажной версий документа позволяет защищать документы от подделки и подтверждать их действительность, причем дополнительный маркировочный код позволяет это делать визуально, без применения специальных технических средств.

8. Ключевые словаЭлектронный документооборот, ДОКПРОФ, электронный архив, штрих-кодовая

идентификация документов, потоковое сканирование, контекстно-зависимый поиск

9. КонтактыФИО ответственных, контактные телефоны, адрес сайта

1) Шмидко Владимир Николаевич, 044-239-99-99, http://www.it.sitronics.com/2) Шмидко Владимир Николаевич, 044-239-99-99, http://www.it.sitronics.com/3) Верховная Рада Украины, Сидоренко Алексей Алексеевич, начальник управления компьютеризированных систем аппарата Верховной Рады Украины, 044-255-42-79,http://zakon.rada.gov.ua/Верховный Суд Украины, Макаренко Сергей Валентинович, начальник управления информационных ресурсов и технологий Верховного суда Украины, 044-253-12-54http://www.scourt.gov.ua/Шаповалова Татьяна Николаевна, начальник управления информационно-компьютерного обеспечения Днепропетровской областной государственной администрации, 056-742-89-89, http://www.adm.dp.ua/Сердюков Дмитрий Анатольевич, заместитель начальника отдела компьютерно -телекоммуникационного обеспечения и защиты информации Луганского городского совета, 0642-58-11-02, http://www.gorod.lugansk.ua/