РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Северо-Западная академия государственной службыФилиал в г. Вологде

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКСпо дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

по специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление»

(для заочной формы обучения)

Вологда2007

Материалы подготовил: к.эк.н., доцент В.П. Пучков

1. ВЫПИСКА ИЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА

Данная дисциплина в учебном плане подготовки специалистов по специ-альности 080504 «Государственное и муниципальное управление» является дисциплиной специализации и введена по решению Ученого совета академии.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КУРСА

Целью дисциплины «Документационное обеспечение управления» яв-ляется получение студентами теоретических знаний и практических навыков в области составления и оформления служебных документов и организации ра-боты с ними в современных условиях развития рыночных отношений.

Организация управления в любой области объективно требует обяза-тельного документирования основных управленческих процессов, и, прежде всего, процесса принятия решений.

Обязательность документирования управленческих действий закрепле-на в соответствующих законодательных и нормативных актах.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» является спе-циальной дисциплиной. Для изучения курса студенты должны владеть знания-ми по следующим дисциплинам: основы менеджмента, анализ хозяйственной деятельности, маркетинг, хозяйственное право, управление персоналом, инфор-мационные технологии управления и др.

В результате изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» студент должен знать:

•действующие законодательные акты и нормативно-методические материалы по вопросам документирования управленческой информации и организации работы с документами;•состав и виды основных служебных документов, входящих в унифициро-ванные системы управленческой документации;•основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению слу-жебных документов, порядок придания документам юридической силы;•структурные части текстов основных управленческих документов;•особенности языка и стиля служебных документов, требования к текстам коммерческих писем;•основные процедуры технологического процесса обработки управленче-ских документов: этапы движения документов (документооборот), порядок регистрации документов и ведения контроля за их исполнением;•особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну;•форму и содержание номенклатуры дел структурного подразделения орга-низации;

•правила формирования документов в дела, описание дел и подготовки их к сдаче в архив;•порядок передачи документов на архивное хранение;•порядок выделения документов к уничтожению;•виды ответственности, предусмотренной за нарушение действующего зако-нодательства по архивному делу.

После изучения дисциплины студент должен уметь: •документировать управленческие действия по разработке, принятию и вы-полнению управленческих решений в соответствии с действующим законо-дательством,•составлять и оформлять основные виды организационных, распорядитель-ных и информационно-справочных документов;•составлять служебные письма, в том числе коммерческие, по основным во-просам профессиональной деятельности специалистов данного профиля;•составлять тексты документов в соответствии с современными требования-ми к языку и стилю служебных документов;•работать с управленческой документацией как ответственный исполнитель, соблюдая нормативные требования по вопросам своевременного и качествен-ного исполнения документов;•правильно организовать и вести работу с документами конфиденциального характера, обеспечивая сохранность коммерческой тайны организации;•кратко и четко формулировать заголовки формируемых в структурном подразделении документов в соответствии с содержанием входящих в дело документов;•правильно индексировать формируемые дела в соответствии с принятой в ор-ганизации классификацией структурных подразделений;•организовать текущее хранение служебных документов с соблюдением тре-бований действующего архивного законодательства.

3. ВИДЫ ЗАНЯТИЙ И МЕТОДИКА ОБУЧЕНИЯ

Процесс изучения материалов дисциплины включает следующие виды за-нятий – лекции, практические (семинарские) занятия и самостоятельную работу обучаемых (студентов и слушателей).

Теоретические занятия (лекции). Теоретические занятия организуются по потокам. Общий объем лекционного курса 6 часов.

Практические занятия. Практические занятия организуются по группам. Общий объем практических занятий 4 часа.

На лабораторно-практических занятиях по дисциплине применяются опрос, дискуссия, решение ситуационных задач.

Самостоятельная работа Нормативный объем самостоятельной работы студентов для дисциплины установлен в 74 часа.

4. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ

В процессе изучения дисциплины предусмотрены несколько форм контроля: оперативный и итоговый.

Оперативный контроль предназначен для определения качества усвоения лекционного материала. Подобный контроль может проводиться либо в пись-менной форме (письменный опрос обучаемых), либо в устной – в конце лекци-онного занятия.

В соответствии с учебным планом при изучении дисциплины «Докумен-тационное обеспечение управления» рубежный контроль не предусмотрен, а итоговый контроль проводится в форме зачета.

Оценка по зачету является итоговой по курсу и проставляется в приложе-нии к диплому.

5. УЧЕБНО - ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА

№п.п. Тема

Всегочасов

Аудиторная работалекции л-пр.зан.

Самост.работа

1. Основные понятия в области основ документационного обеспе-чения управления. Нормативно-методические основы документа-ционного обеспечения управления.

18 2 - 16

2 Составление и оформление основ-ных видов управленческих доку-ментов.

18 2 2 14

3 Организация работы с документа-ми.

16 2 - 14

4 Систематизация и хранение доку-ментов.

16 - - 16

5 Правила оформления коммерче-ской корреспонденции.

16 - 2 14

Всего 84 6 4 74

6. ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

Тема 1. Основные понятия в области основ документационного обес-печения управления. Нормативно-методические основы документационного обеспечения управления.

Документирование управленческой деятельности. Понятие документа и систем документации. Унификация и стандартизация документом Унифициро-ванная система организационно – распорядительной документации. Основные виды организационно-распорядительных документов и их роль в системе управления.

Действующие законодательные акты по вопросам работы с информа-цией и документацией. Государственные стандарты в области документаци-онного обеспечения управления. Основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления. Нормативно-методиче-ские материалы, регламентирующие порядок систематизации и хранения доку-ментов указанием сроков хранения.

Литература: основная – 1 – 3, 6 - 9; дополнительная – 10-16; 17 – 20; 28; 30.

Тема 2. Составление и оформление основных видов управленческих до-кументов.

Формуляр-образец документа. Реквизиты управленческих документов: со-став, порядок расположения и правила оформления.

Структура текста документа. Особенности оформления приказов, прото-колов, актов, служебных записок, справок, договоров, контрактов, документов личного происхождения.

Основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению ак-тов списания товаров и продуктов, проведения товароведческой экспертизы потребительских товаров и др.

Лабораторно-практическое занятие (разбор управленческих ситуаций, требующих документационного оформления).

Литература: основная – 1, 2, 4, 8, 9; дополнительная –15, 19, 21, 23, 26, 27, 29.

Тема 3. Организация работы с документами.

Организация документооборота: движение входящих, исходящих и вну-тренних документов. Учет объема документооборота.

Регистрация документов, цель и задачи регистрации. Формы регистрации документов. Регистрационный индекс документа. Автоматизация процесса регистрации и поиска документов.

Организация исполнения документов. Порядок передачи документов ис-полнителям. Контроль исполнения документов.

Литература: основная – 3, 7, 8; дополнительная – 12, 13, 17, 20, 25, 27.

Тема 4. Систематизация и хранение документов.

Номенклатура дел организации: содержание, форма, порядок разра-ботки и утверждения. Основные признаки заведения дел. Порядок формирова-ния документов в дела.

Сроки хранения документов. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Подготовка документов к архивному хранению. Оформление и описа-ние дел. Порядок передачи документов на архивное хранение.

Литература: основная – 1- 3, 6 - 9; дополнительная –14, 16 – 19, 28, 30.

Тема 5. Правила оформления коммерческой корреспонденции.

Основные виды и разновидности служебных писем, составляемых и оформляемых менеджерами. Коммерческие письма. Структура текста коммер-ческого письма. Язык и стиль делового письма: деловая лексика, стандартные фразы и выражения, сокращения слов, написание отдельных наименований, слов и словосочетаний. Типичные ошибки в деловой переписке: архаизмы, па-ронимы, плеоназм, тавтология и др. Этика служебной переписки. Особенности переписки с зарубежными партнерами.

Лабораторно-практическое занятие (разбор управленческих ситуаций, требующих документационного оформления).

Литература: основная – 1, 3-7, 9; дополнительная –14, 15, 21 - 26, 29.

7. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ОСНОВНАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие /Изд. 7-е, пере-раб. и доп. (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел-Синтез», 20002. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие/ Изд. 3-е, перераб. и доп. (Серия «Библиотека журнала «Управле-ние персоналом»). - М.: ЗАО «Бизнес -школа «Интел-Синтез», 20003. Демин Ю.М. Делопроизводство.Подготовка служебных документов. 2-е изд.доп. и перераб. – СПб.:Питер, 2007.- 224 с.4. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993.5. Деловая переписка с иностранными фирмами. -М.: 1991.6. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспе-чение управления : Учеб. пособ./ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. -4-е

изд., испр. и доп.. -М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение. 2000. -296 с.7. Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления : Учеб. пособ. для экономистов, бухгалтеров, аудиторов, менеджеров./ А.Л. Комышев. -М.: Дело и Сервис, 2000. -224 с.8. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003.-592 с. (Серия «Высшее образование»).9. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Изд. 8-е, перераб. и доп. М.: Приориздат, 2003, 144 с.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ ЛИТЕРАТУРА

10. Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ.11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».12. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» //СП Правительства РФ, 1992, №1-213. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. №191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».14. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.15. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифи-цированная система организационно-распорядительной документации. Тре-бования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.16. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

17. Абрамова Н.В. Докуметальное оформление торговых операций/ Н.В. Абрамова. -2-е изд., испр. и доп.. -М.: Бератор-Пресс, 2003. -128 с18. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот/ А.А. Белов, А.Н. Белов. -4-е изд., перераб. и доп. -М.: Книжный мир, 2004. -340 с19. Государственная система документационного обеспечения управ-ления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.20. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : Учебное пособие. – 4-е изд./ М.И. Басаков. – Дашков и К, 200521. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/ Ред. И.К. Корнеев, Ред. В.А. Кудряева. -2-е изд., испр. и доп.. -М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2004. -456 с.

22. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. - М.: ИНФРА-М,1997.23. Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. - М.:АНХ, 1997.24. Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на ан-глийском и русском языках. Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М,1995. 25. Кузнецов И.Н. Делопроизводство : Учебно-справочное пособие/ И.Н. Кузнецов. -М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2004. -504 с26. Справочник но деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996. 27. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воро-бьев. -3-е изд., перераб. и доп.. -СПб.: Герда, 1999. -304 с.28. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос-комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организа-ций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Главархив СССР, 1989.29. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. М.: ЮНИТИ АУДИТ, 1994.30. Управленческие документы постоянного срока хранения, об-разующиеся в деятельности негосударственных коммерческих органи-заций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 1996.

8. ПЛАНЫ ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Тема: «Составление и оформление основных видовуправленческих документов»

Цель занятия: закрепить теоретические знания по теме и получить практиче-ские навыки составления и оформления документов, регулирующих управленческую деятельность.

Материалы, приборы, оборудование: Бумага писчая формата А4 и А5, ручка шариковая. Персональный компьютер (с принтером), файлы для хранения бумаг, папки-скоросшиватели, перфоратор (дырокол).

Форма проведения занятия: лабораторно-практическое, выполняется группа-ми численностью 2-3 человека по индивидуальному варианту, предло-женному преподавателем (производственная ситуация).

Порядок выполнения задания: 1. Изучить предложенную ситуацию (вариант на рабочую группу студен-

тов). Подобрать по памяти информацию, относящуюся к разрешению данной практической проблемы, изученную ранее в других дисципли-нах (менеджмент, правоведение, управление персоналом, организаци-онное поведение, этика и др., применив системный подход к решению

конкретной производственной задачи). При необходимости можно воспользоваться во время занятий справочной информационной систе-мой «Консультант +», но не забыть об ограниченности времени для выполнения задания.

2. Рассмотреть (домыслить самостоятельно) дальнейший ход развития событий данной ситуации. При этом производственные условия, структуру управления, отдельные положения организационных доку-ментов предприятия (Устава, Правил внутреннего трудового распоряд-ка, Коллективного договора и др.) студенты домысливают и предлага-ют самостоятельно.

3. Предложить технологию разрешения создавшейся проблемы (последо-вательность конкретных действий определенных должностных лиц) и обозначить полный перечень документов, которые должны сопрово-ждать каждое данное управленческое решение и действие.

4. По выбору преподавателя из данного перечня составить и оформить 4-5 видов документов по заданной ситуации. Фамилии, имена, долж-ности работников, даты, индексы и другие недостающие данные сту-дент домысливает самостоятельно. Документы, оформляемые руко-писно пишутся от руки, остальные - с использованием компьютера на листах бумаги предложенных форматов (А4 и А5).

5. Изготовленные документы с помощью перфоратора подшить в уста-новленном порядке в папку-скоросшиватель в хронологической после-довательности по (легенде) дате создания документа, оформить ти-тульный лист по установленной форме для отчетов по лабораторно-практическим работам и сдать на проверку преподавателю.

Пример производственной ситуации:«В ночь с 1 на 2 мая злоумышленники с помощью лестницы проникли

через окно 2-го этажа со стороны двора в здание школы-интерната № 13 города Кемска и похитили серверную станцию, 10 системных блоков пер-сональных компьютеров, три монитора, три клавиатуры и мультимедий-ный проектор. Первым пропажу заметил учитель физики и информатики Корчагин Н.Е., пришедший на работу в 8.02 (по записи в книге регистра-ции выдачи ключей на вахте учебного корпуса). О пропаже было заявлено в органы внутренних дел города в 8.35 по телефону и письменным уве-домлением.

Дежуривший на вахте в эту ночь охранник Ежов К.К. никаких посто-ронних шумов ночью не слышал. Он заявил, что был на месте и что это может подтвердить его бывший коллега Миронов Е., перешедший пол года тому назад после окончания педагогического института работать вос-питателем в интернате, который заходил поздно вечером (между 21.30 и 22.00) к нему на вахту и просидел не менее полутора часов. При этом вы-яснилось, что по графику на вахте должен был дежурить Акимов М., но он договорился с Ежовым поменяться сменами, чтобы присутствовать на сва-дьбе своей племянницы в другом городе.

Руководство школы-интерната рассмотрело ситуацию на экстренном производственном совещании ответственных должностных лиц и пришло к выводу о необходимости создания в школе-интернате комплексной си-стемы безопасности, включающей режим работы вахты в учебном и жилом корпусах, установки на нижних двух этажах распахивающихся ре-шеток, установки металлических дверей на запасных пожарных выходах, чердачных и подвальных помещений, системы предоставления ключей от помещений и ряда других вопросов...

Литература: основная – 1, 2, 4, 8, 9; дополнительная –15, 19, 21, 23, 26, 27, 29

Тема: «Правила оформления коммерческой корреспонденции».

Цель занятия: закрепить теоретические знания по теме и получить практиче-ские навыки работы с деловой перепиской, формирование языка и стиля делового письма: деловая лексика, стандартные фразы и выражения, со-кращения слов, написание отдельных наименований, слов и словосо-четаний, оформления служебных писем.

Материалы, приборы, оборудование: Журнал регистрации входящих докумен-тов, журнал регистрации исходящих документов, Бумага писчая форма-тов А4 и А5, корреспонденция в почтовой упаковке (2-3 почтовых от-правления), 3-4 рукописных, но не четко составленных проектов писем в разные организации. Файлы архивные и файлы для хранения бумаг, пап-ки - скоросшиватели, перфофайлы, перфоратор (дырокол). Бумага для за-меток в пластиковой подставке, скрепки канцелярские, лотки для бумаг, степлер, антистеплер и др. офисные принадлежности. Персональный компьютер (с принтером), ксерокс, факс.

Форма проведения занятия: лабораторно- практическое занятие, проводится в виде ролевой игры группами численностью 3-4 человека по индивидуаль-ному варианту, предложенному преподавателем (производственной ситу-ации).

Порядок выполнения задания: 1. Ознакомиться с краткой характеристикой предприятия (учреждения),

структурой управления (по вариантам задания).2. Получить по номеру варианта «почтовую корреспонденцию» и папку с

документами «На подпись».3. Изучить полученные документы, классифицировать их и дать краткую

характеристику каждому из них.4. По заданию преподавателя произвести анализ и сделать переработку

2-х исходящих писем с исправлением типичных ошибок (архаизмов, паронирмов, плеоназма, тавтологии и др.), объяснив их. Оформить данные документы в новой редакции с использованием готовых ша-блонов бланков документов (*.dot).

5. Подготовить текст письма-ответа на письмо-запрос (положительный / отрицательный) (по заданию преподавателя).

6. Оформить факсограмму о координационном совещании «Попечитель-ского Совета школы-интерната» для рассылки участникам (по списку) с повесткой на заданную преподавателем тему.

7. Подведение итогов. Учебная группа участвует в обсуждении, анализе и оценке предложенных каждой рабочей группой документов.

Литература: основная – 1, 3-7, 9; дополнительная –14, 15, 21 - 26, 29.

9. СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Общие понятия1. Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ):

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организа-цию работы с официальными документами.

2. Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

3. Документ (документированная информация): зафиксированная на мате-риальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иденти-фицировать.

4. Носитель документированной информации: материальный объект, исполь-зуемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изоб-разительной информации, в том числе в преобразованном виде.

5. Изобразительный документ: документ, содержащий информацию, выра-женную посредством изображения какого-либо объекта.

6. Графический документ: изобразительный документ, в котором изобра-жение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

7. Аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

8. Кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ, создан-ный кинематографическим способом.

9. Фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографиче-ским способом.

10. Иконографический документ: документ, содержащий преимуществен-но изображение произведения искусства, специальной или художе-ственной фотографии.

11. Фонодокумент: документ, содержащий звуковую информацию, зафикси-рованную любой системой звукозаписи.

12. Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, за-фиксированную любым типом письма или любой системой звукозапи-си.

13. Письменный документ: текстовой документ, информация которого за-фиксирована любым типом письма.

14. Рукописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

15. Машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

16. Документ на машинном носителе: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информа-ции электронно-вычислительной машиной.

17. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст ко-торого переписан с чернового документа или написан без помарок и ис-правлений.

18. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражаю-щий работу автора или редактора над его текстом.

19. Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее доку-мент.

20. Документ личного происхождения: документ, созданный лицом вне сфе-ры его служебной деятельности или выполнения общественных обязан-ностей.

21. Официальный документ: документ, созданный юридическим или фи-зическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном по-рядке.

22. Служебный документ: официальный документ, используемый в теку-щей деятельности организации.

23. Юридическая сила документа: свойство официального документа, со-общаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавше-го его органа и установленным порядком оформления.

24. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

25. Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа.

26. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

27. Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

28. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответ-ствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизи-ты, придающие ей юридическую силу.

29.Дублетный документ: один из экземпляров копии документа.Делопроизводство

30. Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.

31. Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие по-рядок документирования.

32. Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

33. Унифицированная система документации (УСД): система документа-ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин-формацию, необходимую для управления в определенной сфере дея-тельности.

34. Вид письменного документа: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначе-ния.

35. Наименование документа: обозначение вида письменного документа.36. Организационно-распорядительный документ: вид письменного доку-

мента, в котором фиксируют решение административных и органи-зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учрежде-ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

37. Реквизит документа: обязательный элемент оформления официально-го документа.

38. Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть рекви-зита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

39. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита до-кумента, вносимая в бланк документа при его заполнении.

40. Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

41. Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанав-ливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к по-строению конструкционной сетки и основные реквизиты.

42. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора офици-ального письменного документа.

43. Унифицированная форма документа (УФД): совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельно-сти задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

44. Служебное поле унифицированной формы документа: зона унифициро-ванной формы документа, предназначенная для закрепления ее в техни-ческих средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

45. Зона унифицированной формы документа: часть площади унифициро-ванной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

46. Табель унифицированных форм документов: перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

47. Оформление документа: проставление необходимых реквизитов, установ-ленных правилами документирования.

48. Подпись: реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

49. Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального доку-мента, свидетельствующий об особом характере информации, ограни-чивающий круг пользователей документа.

50. Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором докумен-та, с его содержанием.

51. Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нор-мативный или правовой характер его содержанию.

52. Дата официального документа: реквизит официального документа, со-держащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

53. Заголовок официального документа: реквизит документа, кратко излагаю-щий его содержание.

54. Виза официального документа: реквизит документа, выражающий согла-сие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

55. Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

56. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

57. Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учрежде-ния.

58. Документооборот: движение документов в организации с момента их со-здания или получения до завершения исполнения или отправления.

59. Объем документооборота: количество документов, поступивших в органи-зацию и созданных ею за определенный период.

60. Входящий документ; поступивший документ: документ, поступивший в учреждение.

61. Исходящий документ; отправляемый документ: официальный доку-мент, отправляемый из учреждения.

62. Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за преде-лы подготовившей его организации.

63. Регистрация документа: запись учетных данных о документе по уста-новленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или по-лучения.

64. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер докумен-та: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое доку-менту при его регистрации.

65. Контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечиваю-щих своевременное исполнение документов.

66. Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно - право-вым актом, организационно-распорядительным документом или резо-люцией.

67. Типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа,

установленный нормативно-правовым актом.68. Индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения докумен-

та, установленный организационно-распорядительным документом ор-ганизации или резолюцией.

69. Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

70. Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов вну-три дела.

71. Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с уста-новленными правилами.

72. Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

73. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформлен-ный в установленном порядке.

74. Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначе-ние дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Архивное дело75. Архив: организация или ее структурное подразделение, осуществляющие

прием и хранение архивных документов с целью использования.76. Архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения

архивных документов.77. Профиль архива: установленный для архива состав документов, подлежа-

щих хранению.78. Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохране-

нию в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

79.Архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

80. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: архив-ные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

81. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: архив-ные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосу-дарственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

82. Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, состоящий из ар-хивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

83. Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в дея-тельности юридического или физического лица.

84. Запретная дата документа: дата, означающая, что документы, возник-

шие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не под-вергаются и уничтожению не подлежат.

85. Экспертиза ценности документов: отбор документов на государствен-ное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

86. Выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экс-пертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или обществен-ное значение, и отбор их к уничтожению.

87. Обеспечение сохранности документов: обеспечение физико - хими-ческой сохранности документов и их учет.

88. Режим хранения архивных документов: совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в ар-хивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

89. Страховой фонд документов: совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.

90. Фонд пользования: совокупность копий архивных документов, предна-значенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвраще-ния их износа.

91. Хранение архивных документов: обеспечение рационального разме-щения и сохранности документов.

92. Государственное хранение архивных документов: постоянное хране-ние архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.

93. Ведомственное хранение архивных документов: хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государствен-ными и муниципальными организациями в течение периода, установ-ленного нормативными документами.

94. Депозитарное хранение документов: хранение в архиве, музее, библио-теке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за соб-ственником права собственности на архивные документы.

95. Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

96. Документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

97. Документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

98. Лист (архивного) фонда: учетный документ, содержащий название, но-мер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

99. Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров докумен-тов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

100.Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными доку-ментами условия использования архивных документов.

101.Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указани-ем поисковых данных документов.

102.Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

103.Архивная выписка: копия части текста архивного документа, оформлен-ная в установленном порядке.

10. ВИДЫ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

1. Изучение лекционного материала;2. Самостоятельное изучение отдельных тем дисциплины по литературным ис-

точникам:

Самостоятельно изучается студентами:• Тема 4. Систематизация и хранение документов.

Литература: основная – 1- 3, 6 - 9; дополнительная –14, 16 – 19, 28, 30.

• Тема 5. Организация работы с документами.Литература: основная – 3, 7, 8; дополнительная – 12, 13, 17, 20, 25, 27.

3. Работа с учебной и научной литературой;4. Подготовка к практическим занятиям;5. Решение задач;6. Текущий самоконтроль усвоения;7. Подготовка к зачету.

11. ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Что понимается под делопроизводством и каковы его функции?2. Основные понятия документирования и системы делопроизводства. (До-

кумент, информация, делопроизводство, документооборот и т.д.).3. Классификация документов по признакам однородности.4. Классификация документов по способам оформления.5. Порядок оформления машинописных документов.6. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей корреспонден-

ции.

7. Оформление, передача, прием, регистрация телефонограмм, факсимиль-ных сообщений.

8. Регистрация документов и построение справочного аппарата.9. Порядок оформления и отправки исходящей документации.10. Организация контроля и проверки исполнения документов.11. Организация учета, рассмотрения предложений и жалоб граждан и

контроль за их исполнением.12. Номенклатура дел: назначение и порядок составления.13. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивно-

му хранению.14. Формирование дел.15.Оформление и описание дел.16. Бланки предприятия: виды, учет и хранение.17. Печати и штампы: виды, порядок использования и хранения.18. Перечень документов, на которые ставится печать.19. Перечень документов, подлежащих утверждению. Способы утверждения

документов.20.Перечень типовых сроков исполнения документов.21. Классификация организационно-распорядительных документов (ОРД).22. Составление и оформление ОРД: основные требования.23.Формуляр-образец документа.24.Содержание реквизитов документа.25. Порядок оформления реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003. (данный во-

прос включает в себя весь перечень реквизитов и может рассматри-ваться как 30 самостоятельных вопросов).

26. Документы по организации защиты коммерческой тайны.27. Составление и оформление организационно-распорядительных докумен-

тов. Дайте определение, классификацию данного вида документа, приве-дите пример документа (составьте и оформите).

• Положение• Инструкция• Распоряжение• Приказ• Акт• Протокол• Докладная записка• Объяснительная записка• Справка• Служебное письмо• Договор• Характеристика• Резюме• Факсограмма• Телефонограмма

• Доверенность• Заявление

12. ТЕСТдля текущего самоконтроля усвоения

Вариант 25-01.ГС1. ГОСТ 6.30-2003 распространяется на ...

а) все документы унифицированной системыб) только на организационные и распорядительные документыв) все организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной

системе ОРДг) документы, сопровождающие любые управленческие решенияд) документы, издаваемые вышестоящими органами и направляемые им от организаций

2. В бланке документа наименование организации, являющейся автором документа должно соответствовать ...а) наименованию организации в момент учреждения ее (первое) и современное названиеб) названию организации, которое принято (исторически сложилось) для нее в данном

регионе в настоящее времяв) наименованию, закрепленному в учредительных документахг) названию на вывеске у входа в здание по адресу регистрации организации

3. Над наименованием организации в бланке наименование вышестоящей организации ука-зывается ...

а) в полном видеб) в полном виде, а за ним или ниже без скобок в сокращенномв) в полном виде, а ниже в скобках в сокращенномг) если оно имеется, то только в сокращенном виде, если нет – то в полном

4. Сокращенное название организации в бланке документа приводят ...а) всегда и в любых случаяхб) только если название организации более четырех словв) только если оно закреплено в учредительных документах организацииг) на усмотрение организации

5. Наименование вида документа ...а) может быть любым, определяемым сутью документаб) ограничивается только организационными и распорядительными документамив) определяется Уставом (положением об организации) и соответствует видам докумен-

тов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000)г) определяется организационно-правовой формой собственности для данной организа-

ции

6. Датой документа считается ...а) дата его исполнения и направления в делоб) дата подписания документа исполнителем (специалистом соответствующего профиля)в) дата подписания (или утверждения) руководителемг) дата отправки исходящего документа в почтовом штемпеле на конверте

7. Датой протокола являетсяа) дата заседания (принятия решения)б) дата подписания оформленного документа председателем и секретаремв) дата направления документа в дело

г) дата, когда будет выполнен последний пункт принятых и занесенных в протокол ре-шений

8. Укажите неправильные суждения по поводу оформления реквизита «Дата документа»:а) дата оформляется либо цифровым, либо буквенно-цифровым способомб) при цифровом оформлении даты документа пишут три пары арабских цифр, разделен-

ных точкойв) месяц года не допускается писать прописьюг) для однозначности трактовки даты месяц следует писать римскими цифрамид) при цифровом оформлении даты год следует указывать только четырьмя цифрами с

буквой г.е) при цифровом оформлении даты год следует указывать только четырьмя цифрами без

буквы г и точки в конце.ж) дата должна быть указана только в последовательности: день месяца, месяц, годз) дата может быть указана в последовательности: год, месяц, день месяцаи) в случае написания даты цифровым способом день месяца указывается всегда двумя

цифрами, а при буквенно-цифровом день менее 10 – одной.

9. Если документ издан тремя сторонами, то датой документа считаетсяа) дата подписания первым партнеромб) дата подписания последним партнеромв) дата подписания средняя между первым и последним партнерамиг) дата должна быть единой для всех трех партнеров

10. Регистрационный номер документа может состоятьа) только из цифрб) из цифр и буквв) только из букв

11. Какие из перечисленных кодов в унифицированных документах не определяются налого-выми органамиа) ОГРНб) ИНН / КППв) ОКУДг) ОКПО

12. Наименование организации и ее структурного подразделения, которому адресован доку-мент указывается в

а) именительном падежеб) родительном падежев) дательном падежег) винительном падеже

13. Должность лица, которому адресован документ указывается ва) именительном падежеб) родительном падежев) дательном падежег) винительном падеже

14. Если документ отправляется в несколько адресов, он не должен содержать адресов более:а) 2-хб) 3-хв) 4-хг) 5-ти

15. Если документ отправляется в несколько адресов, то слово «копия»:а) пишется перед вторым адресомб) пишется перед третьим адресомв) пишется перед каждым адресом, начиная со второгог) не пишется вообще

16. Реквизит «Адресат» при оформлении может форматироваться в колонке:а) по левому краюб) по центру относительно самой длинной строкив) по правому краю

17. При адресовании документа физическому лицу указывается:а) инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адресб) инициалы и фамилия получателя (без адреса)в) фамилия и инициалы получателя, а адрес только в случае использования евроконверта

с окном для адресаг) фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

18. При адресовании документа должностному лицу указывается:а) должность, затем фамилия, затем инициалыб) фамилия, затем инициалы, затем должностьв) инициалы, затем фамилия, затем должностьг) должность, затем инициалы, затем фамилия адресата

19. Реквизит «Гриф утверждения документа» при оформлении может форматироваться в ко-лонке:

а) по левому краюб) по центру относительно самой длинной строкив) по правому краю

20. Укажите неправильные суждения по поводу оформления реквизита «Гриф утверждения документа»:

а) документ утверждается всегда только должностным лицомб) документ утверждается должностным лицом или специально изданным документомв) слово УТВЕРЖДАЮ пишется в кавычкахг) слово УТВЕРЖДАЮ пишется только заглавными буквамид) после слова УТВЕРЖДАЮ следует ставить двоеточиее) Допускается использование слов УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН,

УТВЕРЖДЕНО

21. Укажите правильные суждения по поводу оформления реквизита «Заголовок к тексту»:а) заголовок не может отвечать на вопрос «чего (кого)»?б) заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документав) заголовок может отвечать только на вопрос «о чем (о ком)»?г) заголовок должен быть согласован с наименованием вида документад) к тексту документа, оформленного на бланке формата А5 заголовок допускается не

указывать

22. Укажите правильные суждения по поводу оформления реквизита «Резолюция»:а) резолюция пишется на документе только должностным лицомб) в резолюции не указывается дата ее написанияв) резолюция всегда содержит поручениег) допускается оформление резолюции на отдельном листе

23. Установлены форматы бланков для документов:а) А3б) А4в) А5г) В4д) В5

24. Установлен размер левого поля для подшивки:а) 15 ммб) 20 ммв) 25 ммг) 30 ммд) 35 мм

25. Укажите правильные суждения по поводу оформления бланка документа:а) бланк документа изготавливается только на белой бумагеб) для структурного подразделения установлены 3 вида бланков: общего вида, бланк

письма, бланк конкретного вида документав) документ не может быть оформлен на 2-х и более листах формата А4г) бланки могут иметь организации, структурные подразделения, должностные лица

д) номер страницы проставляется посередине верхнего поля листа