„Specifičnosti financijskog upravljanja i kontrola u sustavu sporta”

Danijela Stepić, načelnica MFIN, Sektor za harmonizaciju unutarnje revizije i financijske kontrole

09. studeni 2012.

Sadržaj prezentacije

Općenito o financijskom upravljanju i kontroli

obilježja kvalitetnih sustava financijskog upravljanja i kontrola

Financijsko upravljanje i kontrola u sustavu sporta

Definicija pojma financijsko upravljanje i kontrola

Sveobuhvatan sustav unutarnjih kontrola koji uspostavljaju i

za koji su odgovorni čelnici korisnika proračuna, a kojim se

upravljajući rizicima osigurava razumna sigurnost da će se u ostvarivanju ciljeva proračunska i druga sredstva koristiti

pravilno, etično, ekonomično, djelotvorno i učinkovito.

Financijsko upravljanje

jednostavnije rečeno...

“Sustav kojim su financijski aspekti poslovanja korisnika

proračuna usmjereni i kontrolirani tako da podupiru

realizaciju ciljeva.”

Strategija razvoja sustava unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru RH za razdoblje 2009-2011

Definicija pojma financijsko upravljanje i kontrola

Obuhvaća sve poslovne transakcije, a posebno one vezane uz:

• prihode/primitke

• rashode/izdatke

• natječajne procedure i ugovaranje • imovinu i obveze

Svrha financijskog upravljanja i kontrola

obavljanje poslovanja na pravilan, etičan, ekonomičan, učinkovit i

djelotvoran način

usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i postupcima

zaštita imovine i drugih resursa od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korištenjem, te od nepravilnosti i prijevara

jačanje odgovornosti za uspješno ostvarivanje zadaća

pravodobno financijsko izvješćivanje i praćenja rezultata poslovanja

upravljanje po načelu “vrijednost za novac”

upravljačka odgovornost na svim razinama upravljanja

sustavni pristup i pogled na kontrole

Obilježja kvalitetnih sustava financijskog upravljanja

Podrazumijeva aktivno upravljanje, postavljanje pitanja i traženje odgovora….

Što se dobiva za uložena financijska sredstva?

Može li se pružiti ista usluga, a potrošiti manje financijskih sredstava?

Kako pružiti uslugu na najvišoj mogućnoj razini kvalitete

koristeći novčana sredstava koja su u danom trenutku na raspolaganju?

Upravljanje po načelu “vrijednost za novac”

Podrazumijeva aktivno upravljanje, postavljanje pitanja i traženje odgovora….

Koliko koštaju usluge, aktivnosti, procesi i što uzrokuje troškove ?

Kako nova ulaganja utječu na troškove, a kako na prihode ?

Kako promjene u načinu korištenja usluga ili promjene u načinu

organizacije poslovanja utječu na troškove, a kako na prihode ?

Koje su promjene u poslovanju izgledne u srednjoročnom razdoblju ne bi li

se omogućilo dugoročnije planiranje?

Koji su troškovi alternativnih načina pružanja usluga ili organiziranja

poslovanja?

i ostala slična pitanja

Upravljanje po načelu “vrijednost za novac”

Nije jednostavno primijeniti u praksi zato što ono zahtijeva

• promjenu načina i pristupa upravljanja u javnom sektoru

“uhodano administriranje” treba mijenjati “aktivnim upravljanjem”

• postavljanje jasnih ciljeva poslovanja i njihovu realizaciju na ekonomičan i učinkovit način

• promjenu učestale prakse nezainteresiranosti i/ili nemogućnosti da se skupe i neučinkovite, ali “uhodane” aktivnosti promijene jer ne doprinose realizaciji ciljeva

• razvoj računovodstvenih sustava, šire poimanje računovodstva

Upravljanje po načelu “vrijednost za novac”

Podrazumijeva da upravljačka struktura na svim razinama upravljanja

zna što se od nje očekuje

ima jasno određene ovlasti za stvaranje pretpostavki za ostvarenje dodijeljenih joj ciljeva, uključujući i ovlasti za mijenjanje pretpostavki (ako je potrebno uz traženje suglasnosti od nadređenih)

utvrđuje rizike i upravlja rizicima, što uključuje uspostavu i razvoj sustava kontrola

ima adekvatne sustave informacija, odnosno raspolaže podacima o troškovima i prihodima kako bi mogla donositi prosudbe o vrijednosti ostvarenoj za uložena sredstva

da je odgovorna i da odgovornost demonstrira podnošenjem izvješća što je ostvareno za uložena sredstva i na koji način

Upravljačka odgovornost na svim razinama upravljanja

Poteškoće u praksi koje otežavaju razvoj upravljačke odgovornosti….

ciljevi poslovanja nisu jasno postavljeni

organizacijska struktura nije adekvatna za učinkovito upravljanje

nisu u dovoljnoj mjeri razvijeni sustavi prijenosa ovlasti i odgovornosti za financijsko upravljanje unutar organizacije

ne postoje odgovarajući informacijski sustavi, nije dovoljno razvijeno računovodstvo, osobito računovodstvo troškova i upravljačko računovodstvo

Upravljačka odgovornost na svim razinama upravljanja

Upravljanje po načelu “vrijednost za novac” s razvijenom upravljačkom

odgovornošću na svim razinama upravljanja zahtijeva adekvatne sustave

unutarnjih financijskih kontrola !!!!

klasične “kontrolne aktivnosti” nisu dovoljne, one su “tek jedna od 5 komponenti” sustava unutarnjih kontrola

• kontrolno okruženje

• upravljanje rizicima

• kontrolne aktivnosti

• informacije i komunikacije

• praćenje i procjenu sustava

Sustavni pristup i pogled na kontrole

Kontrolno okruženje: (osobni i profesionalni integritet te etične vrijednosti zaposlenika, rukovođenje i stil upravljanja,

planski pristup poslovanju, organizacijska struktura, podjela ovlasti i odgovornosti)

Upravljanje rizicima: (utvrđivanje, vrednovanje i rangiranje rizika uzimajući u obzir ciljeve korisnika proračuna te

poduzimanje potrebnih radnji, izrada strategije upravljanja rizicima)

Kontrolne aktivnosti: (pravila, procedure, podjela ovlasti i odgovornosti, razdvajanje dužnosti, sustav dvostrukog

postupka, dokumentiranje postupaka i sl.)

Informacije i komunikacije: (odgovarajuća, pouzdana i pravovremena komunikacija u cilju osiguranja informacija za donošenje

odgovarajućih odluka, kvalitetni računovodstveni sustavi)

Praćenje i procjena: (osigurati usklađenost sustava s promijenjenim ciljevima, okružjem, resursima i rizicima –

samoprocjena, unutarnja revizija)

Sustavni pristup i pogled na kontrole

Financijsko upravljanje i kontrole u sustavu sporta

POSLOVNI PROCESI

Funkcionalne aktivnosti

(financije, kadrovi, nabava)

Misija

Vizija

Opći ciljevi

Posebni ciljevi

Strateški plan

Programi

Projekti

Planovi

Načini ostvarenja ciljeva

Opredjeljenje organizacije

Provedba planskih dokumenata, programa,

projekata

Financijsko upravljanje i kontrola uvodi sustavni pristup upravljanju

Procedure rada

Planovi i programi• definirana misija, vizija, strateški ciljevi

• usvojeni strateški dokumenti u sportu na temelju prethodno provedenih

analizama stanja - prilika, mogućnosti, slabosti, prioriteta

(npr. Program razvoja športa Grada Zagreba 2006-2010 )

• povezanost strateških dokumenata i godišnjih programa• definiranje ciljeva programa i pokazatelja uspješnosti • utvrđivanje kriterija za dodjelu sredstava (programska mjerila)• analiziranje i praćenje programskih mjerila i osiguranje da su ažurni u

skladu s razvojem sporta• u realizaciji ciljeva osigurati da se resursima (financijskim sredstvima,

ljudima, imovinom) upravlja ekonomično, učinkovito i djelotvorno

elemente s prethodnih slidova treba staviti u

kontekst organizacijskih struktura i odnosa unutar institucije

Model članstva u ZŠS-u

Upravljačka i Poslovna Struktura ZŠS-a Shema s TD i ustanovama

Razvoj financijskog upravljanja i kontrola zahtijeva……

Financijsko upravljanje prožeti kroz cijelu organizaciju

razvoj linija ovlasti i odgovornosti za upravljanje financijskim sredstvima

(uređeni odnosi i načini suradnje između sastavnica, ZŠS i ustanova i

trgovačkog društva)

razvoj sustava izvješćivanja (utrošena financijska sredstva, ostvareni rezultati)

(izvješća i za potrebe internog upravljanja - šire od izvješća koja se podnose temeljem zahtjeva primjerice Zakona o proračunu, Zakona o sportu, Odluke o izvršavanju proračuna Grada Zagreba)

Financijsko upravljanje prožeti kroz cijelu organizaciju

osigurati da su prihodi, troškovi, stvaranje obveza kontrolirano kroz cijelu organizaciju

(uređene evidencije, razrađeni podaci o prihodima, rashodima po izvorima, namjeni, programima, projektima, vrsti prihoda/rashoda, redovito izvješća i postupanje po njima, razrađeni mehanizmi prethodnih i naknadnih kontrola, definirani kriteriji i normativi i sl.)

dokumentirani ključni poslovni procesi

Ojačati sustave kontrola u ključnim procesima za financijsko upravljanje

(planiranje, programiranje, izrada financijskog plana, nabava i ugovaranje, računovodstvo i izvješćivanje,)

pisane procedure koje sadrže:

razradu postupaka i opise poslova

definirane nadležnosti i odgovornosti pojedinih sudionika

razrađene prethodne i naknadne kontrole

Ojačati sustave kontrola u ključnim procesima za financijsko upravljanje

primjerice pisana procedura obrade financijske dokumentacije – računa treba jasno definirati tko i kada:

zaprima račun evidentira račun, koje kontrole pri tome provodi – dokumentacija koja

treba biti priložena provodi plaćanje računa evidentira plaćanje računa i sl.

PRETHODNE KONTROLE

primjer prethodne kontrole na programu: Organizacija športskih priredbi

svaki prijedlog za uvrštenje u program priredbi mora biti obrazložen:• elaboratom o športskoj opravdanosti priredbe s priloženim planom prihoda i

rashoda, kojim organizator garantira vlastiti prihod koji omogućuje pokrivanje troškova organizacija;

• referencama nositelja organizacije (saveza i organizacijskog odbora) u smislu garancije uspješne pripreme i provedbe priredbe;

• značenjem priredbe u smislu rezultatskog napredovanja zagrebačkih športaša (stjecanja bodova, ostvarivanja normi, kvalifikacija i dr.).

• Nositelj organizacije i Gradski ured za obrazovanje, kulturu i šport potpisuju ugovor kojim se utvrđuju obveze vezane uz namjensko i racionalno trošenje sredstva

PITANJE: KAKO SU DEFINARNI UVJETI NA OSTALIM PROGRAMIMA ( npr.

program stipendija ?)

PRETHODNE KONTROLE

primjer prethodne kontrole za vlastite prihode: (kotizacije od natjecanja, članarine u klubovima, donacije)

• jasno definirana namjena korištenja ostvarenih vlastitih prihoda• prihodi se računovodstveno prate po izvorima financiranja• donijet je financijski plan na razini pravnog subjekta i sl.

Pitanja: Je li određena namjena korištenja vlastitih prihoda koje kao pravni subjekt ima(klub, savez, zajednica)? Je li skupština/upravni odbor sukladno statutu definirao namjenu korištenja vlastitih prihoda? Jesu li vlastiti prihodi planirani i sadržani u financijskom planu na razini pravnog subjekta?

NAKNADNE KONTROLE

primjer naknadne kontrole na programu: Organizacija športskih priredbi detaljno izvješće o provedenoj priredbi s podacima koji omogućavaju praćenje

je li ostvareno sve kako je bilo planirano te koji su rezultati i učinci postignuti kontrole na licu mjesta

primjer naknadne kontrole kod vlastitih prihoda: izvješće o ostvarenim i utrošenim vlastitim prihodima nadzor namjenskog korištenja vlastitih prihoda

Razvoj računovodstvenih sustava i sustava izvješćivanja

računovodstvo kao baza kvalitetnih financijsko informacijskih sustava za potrebe financijskog upravljanja

troškovno i upravljačko računovodstvo• definirani kriteriji i normativi (npr. osnovice za plaćanje

trenera i sl.) da bi se mogli preciznije planirati i pratiti troškovi

• praćenje troškova po mjestima nastanka, programima i projektima

• praćenje troškova po izvorima financiranja i sl.

Razvoj računovodstvenih sustava i sustava izvješćivanja

razvoj sustava evidencija o troškovima, prihodima,

obvezama, imovini

(npr. za potrebe upravljanja imovinom (sportska oprema, namještaj, auti, objekti važno je imati cjelovite evidencije, dodijeljene inventarske brojeve, ako je imovina dana na posudbu drugom klubu je li evidentirana takva promjena, imate li ugovore o posudbi imovine, postupanje u slučaju oštećenja i sl., provodi li se popis imovine )

razvoj sustava izvješćivanja

Razvoj procesa upravljanja rizicima

• u postojeće procese upravljanja (planiranje i donošenje odluka) treba ugraditi i proces upravljanja rizicima

utvrditi rizike u poslovanju (rizike u realizaciji ciljeva, programa, procesa)

dokumentirati podatke o najznačajnijim rizicima (registar rizika)

razvoj sustava izvješćivanja o rizicima

Kontinuirano praćenje i procjena kvalitete sustava unutarnjih financijskih kontrola

Samoprocjena može se provesti putem:

- Upitnika za fiskalnu odgovornost (Uredba o izmjeni i dopunama Uredbe o sastavljanju i predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti i

izvještaja o primjeni fiskalnih pravila NN 106/2012)

- Upitnika za izradu godišnjeg izvješća o sustavu financijskog upravljanja i kontrola

(Naputak za izradu godišnjeg izvješća o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru NN 106/2012)

unutarnja revizija prati i procjenjuje sustave kontrola daje preporuke za poboljšanje poslovanja važno je provođenje preporuka

PITANJA I RASPRAVA