1. Organisasjons/funksjonsbeskrivelse - uio.no · for disse oppgavene på Lønningsseksjonen gradvis faller bort, slik at lønns operative oppgave ... IFA: 3,7,8,9,10,11,12,13,30

1

Organisasjons/funksjonsbeskrivelse og bemanningsplan for Administrativ støtte

1. oktober 2013

1. Organisasjons/funksjonsbeskrivelse Merknad:

I det dokumentet (datert 6. juni 2013) som lå til grunn for styrets vedtak 17. juni 2013 er det forutsatt at «Seksjonsinndeling for lønn, regnskap og innkjøp videreføres som i dag, samtidig som

det utvikles team på tvers. Tyngden av ansatte og oppgaver innen de respektive områdene flyttes «på rot». Det samme gjelder eSak, som også overføres i uendret form.

1.1 Vedtatt organisering

Universitetsstyrets vedtak 17. juni 2013

2

1.2 Målsetting med omorganiseringen:

Omorganiseringen skal gi tettere integrering mellom aktivitene og bedre samarbeid på tvers. I dokument datert 13. februar 2013 som lå til grunn for

styrets vedtak av 12. mars 2013 ble det vist til at:

«Hovedmålsettingen for etablering av Fellestjeneste vil være å se sammenhengen mellom fagområdene og legge til rette for bedre samhandling og et

enhetlig brukerfokus. I tillegg til økt formålseffektivitet vil økt kostnadseffektivitet muliggjøres i hele organisasjonen. Dobbeltarbeid fjernes ved å øke

grad av standardisering og desentral datafangst»

1.3 Avdelingens oppgave og rolle

Administrativ støtte har ansvar for utvikling, daglig drift, forvaltning og kvalitetssikring av sentraliserte lønns-, økonomi- og innkjøpstjenester og e-

sak som leveres til UiOs ulike enheter. I tillegg skal Administrativ støtte bistå lederstøtte og UiO-ledelsen i overordnet styring på disse områdene.

Administrativ støtte har en operativ, tjenesteytende rolle ovenfor sine brukergrupper. Rutiner, tjenesteleveranser og standarder utformes i samspill

mellom aktører på sentralt og lokalt nivå, og skal være gjensidig forpliktende. Gjennom delegering kan universitetsdirektøren gi leder av

Administrativ støtte myndighet til å sikre at vedtak som iverksettes ligger innenfor gjeldende rammer.

Utføre tjenester overfor enhetene i henhold til samarbeidsavtale

Utføre driftsoppgaver som oppfyller kriteriene til sentral utførelse i henhold til nærhetsmodellen, for eksempel ved lønnskjøring,

fraværsstatistikker, finansregnskap, remittering, systemoppgaver.

Prosesseier

Ansvar for utvikling av UiOs standard for driftsrutiner/prosesser innen fagområdene. Standarder skal utvikles i tett samarbeid

med enhetene slik at de dekker brukernes behov og utnytter systemene.

Være en aktiv pådriver for å eliminere ikke-verdiskapende momenter og aktiviteter slik at prosessene optimaliseres og

samtidig sørge for løpende forbedringer ved at kvalitet, tidsbruk og kostnader ses i sammenheng

Ansvar for at eksterne krav inklusive kontroll integreres enklest mulig i de etablerte prosessene, ved for eksempel krav til

regnskapet, gjennomføring av anskaffelser, korrekt lønnsutbetaling, korrekt rapportering. Utvikling av kontroll skal også skje

i samarbeid med enhetene slik at den best mulig fanger opp både gjennomgripende og lokal risiko. Fleksibilitet skal ivaretas

og læringssløyfer etableres.

Ansvar for et koordinert opplæringstilbud

Operativ systemeier for Oracle, SAP, Basware, samt andre systemer der administrativ støtte er prosesseier. Enheten er

normalt også operativ systemeier for systemer der prosesseier er i lederstøtte. Per dags dato gjelder det Corporater og

3

datavarehus.

1.4 Utfyllende beskrivelse

Funksjoner/hovedoppgaver

Underliggende struktur

Kapasitetsbehov

Lønningsseksjonen

Funksjoner/hovedoppgaver Operative driftsoppgaver

o Registrering og utbetaling av måneds- og bilagslønn

o Utbetaling av reise- og utleggsrefusjoner

o Oppfølging av alle typer trygderefusjoner

o Brukeradministrasjon, kjøringer i lønnssystemet og hjelpetjenesten for lønns-

og personalsystemet SAPUiO

o Avstemning og kontroll for lønnsområdet

o Offentlige rapporter

o Statens Pensjonskasse

Roller og oppgaver som delvis er der i dag men som må styrkes fremover (se neste pnt):

Prosesseierskap og 2 linje

o Prosesseier for lønnsprosesser

Fra utført arbeid til utbetalt lønn

Månedslønn

Billagslønn/timer

Fravær og permisjoner

4

Refusjoner

Reiseregninger

o Prosesseier for deler av SAP:

Reise- og utgiftsmodul, lønnsmoduler, refusjonsmodul,

organisasjonsmodul, tidmodul, SAP-FI.

o Støtte, rådgivning, opplæring og utvikling av standard prosesser for

lønnsområdet ved UiO

o Sikre overholdelse av eksterne krav innen lønnsområdet

Utvikling fremover Lokal datafangst og klarere arbeidsdeling med personalstøtte vil medføre vesentlige endringer

på rammebetingelsene for Lønningsseksjonen. Det vil settes i gang et arbeid for å se på intern

organisering og behov i et litt lengre perspektiv. Retning for arbeidet er som følgende:

Samlet sett skal antall årsverk reduseres. Men det er også behov for en kompetansevridning fra

operativ håndtering av enkeltsaker særlig registrering til saksbehandlings- og

prosessrådgivningsoppgaver innen lønnsområdet. Det vil påvirke intern stillingsstruktur, slik at

sammensetning av kompetanse/stillingstype (SKO) vil utvikles i retning av den situasjonen som

i dag er i Regnskapsseksjonen.

I denne prosessen skal det også ses på lederstruktur, med sikte på at lederspennet skal være

mindre enn i dag (dvs flere ledere med personalansvar)

Desentralisering av datafangst medfører at enhetene får ansvar som førstelinje overfor brukere.

De skal da normalt sluttføre enkeltsakene på enhetene. Dette medfører at bemanningsbehovet

for disse oppgavene på Lønningsseksjonen gradvis faller bort, slik at lønns operative oppgave

vil ligge i utbetaling, kontroll og avstemming.

Det kan også være områder/oppgaver hvor sentralisering kan være aktuelt

Samtidig som man gjennomfører desentralisering av datafangst oppstår behovet for at

5

Lønningsseksjonen får en tydelig rolle som andre linje og prosesseier for lønnsnære prosesser.

Underliggende struktur Seksjonssjef

Nestleder

Koordinatorer

Kapasitetsbehov 41 medarbeidere

Innkjøpseksjonen


o Etablering og oppfølging av rammeavtaler/kontrakter

o Anskaffelser over100 000 for alle enheter unntatt MN, EA og MED

o Større enkeltanskaffelser over 500 000 for MED


o Prosesseier for innkjøpsprosesser

Behov til mottatt vare

o Prosesseier for systemene:

Basware PM, Amesto: KGV og KAS-verktøy,


innkjøpsområdet ved UiO

o Sikre overholdelse av eksterne krav innen innkjøpsområdet


Nestleder


Regnskapsseksjonen


6

o Mottak og utbetaling av fakturaer for hele UiO

o Registrering og postering av hovedboksbilag og internfakturarer for hele UiO

o Sende og følge opp utgående fakturerer for hele UiO

o Prosjektoppretting og prosjektavslutning for hele UiO

o Kunderegister, leverandørregister

o Tertialavslutning inkl utarbeidelse av eksternregnskap

o Bankforbindelser

o Likviditetsstyring

o Kompetanssenter for toll, MVA, aktivering av avskrivning.

o Avstemming ,kontrollvirksomhet og testing

o Kontoplan og registervedlikehold


o Prosesseier for regnskapsprosesser

Mottatt vare til betaling

Fakturering

Aktivering og avskriving

Regnskapsavslutning

o Prosesseier for system:

Oracle, baseware IP, epay, adramatch, emma og andre støttesystemer


regnskapsområdet ved UiO

o Sikre overholdelse av eksterne krav innen regnskapsområdet


Nestleder

7

Gruppeledere


Seksjon for applikasjonsforvaltning

Vedtak fra styret 17/6 2013 om etablering av seksjon for Applikasjonsforvaltning i Administrativ Støtte: ”Applikasjonsforvaltning for ØPA’s

systemer og OPA’s SAP-HR skal også organiseres samlet i denne enheten, for å styrke brukerfokuset i systemutvikling og sikre robusthet i

dimensjonering og kompetanse”.

Funksjoner/hovedoppgaver Applikasjonsforvaltning for systemer der Administrativ støtte er operativ systemeier. Det betyr

at seksjonen skal serve prosesseiere også innenfor HMS, Personalstøtte og Lederstøtte. Dette

gjelder systemene Oracle, SAP, Basware, Corporater, Buddy, kube for årsverk og økonomi,

økonomirelaterte data i Datavarehuset og andre mindre systemer der Administrativ Støtte er

systemeier.

Dette innebærer flg oppgaver;

Systemstøtte og teknisk støtte

3. linjesupport

Brukeradministrasjon og systemforvaltning

Utvikling og forvaltning av rapporter og datauttrekk.

Feil og endringshåndtering

Systemutvikling (oppsett og tilpasninger)

Testing

Koordinering med prosesseiere og USIT drift og der USIT er teknologisk

premissleverandør.

8

Følge opp driftsavtaler og leverandørkontakt

Systemforvalter for systemer der Administrativ støtte er operativ systemeier;

Støtte systemeier i å ivareta helheten,

Rammeverk, prosedyrer og rutiner for forvaltning av systemene,

Følge opp og bidra til utvikling av integrasjon mellom systemene,

Delta i spesifikasjonsarbeid og beskrivelse av prosesser og datamodeller,

Utvikling fremover Seksjonen er ny, ved at systemforvaltningsoppgaver for SAP-systemet samles i et

kompetansemiljø/en seksjon i Administrativ støtte sammen med miljøet som forvalter de

systemene som ØPA i dag er operativ systemeier for. Med dette samles forvaltning av de

systemer som samlet sett støtter arbeidsprosessene ”Behov til Betaling” og ”Arbeid til

Betaling”.

Retning for det videre arbeidet er som følger:

Samlet sett skal seksjonen kunne ivareta alle oppgaver med applikasjonsforvaltning i

Administrativ støtte, slik at samme tjeneste kan utføres uavhengig av system. Det er behov for

en konsolideringsfase hvor man ser nærmere på kompetansebehov og en god arbeidsdeling

internt i seksjonen for å sikre god forvaltning av alle systemer. Det kan medføre at det blir

vurdert hvilket system den enkelte ansatte skal jobbe særskilt mot.

Det skal være et særlig fokus på SAP forvaltningen hvor det er nødvendig å bygge opp struktur

og kontroll på systemendringer. Det er flere SAP systemutviklingsprosjekter som skal

ferdigstilles i løpet av 2014 og det vil bli vurdert hvor høy utviklingstakt en skal ha på de ulike

systemene framover.


9

Faglige koordinatorer


eSak

Funksjoner/hovedoppgaver Prosesseierskap og 2 linje


arkivområdet ved UiO

o Sikre overholdelse av eksterne krav innen arkivområdet


Ephorte

Systemadministrasjon og brukerstøtte av Ephorte (her er det behov for å gå opp

grenseflate mot systemapplikasjon)



Seksjon for prosjekt/prosessforbedring

Funksjoner/hovedoppgaver Kompetansegruppe for utvikling og prosessforbedring

o Prosjektansvar for prioriterte utviklingsprosjekter

o Lede eller bidra i utviklingsaktiviteter prosessforbedringer primært innen

fagfeltene som ligger under administrativ støtte og personalstøtte

o Sikre enhetlig metode og utvikling av prosesser.

Prosesseier og 2 linje for budsjettering og økonomisk rapportering

o Støtte, rådgivning, opplæring. Utvikling av standard prosesser for budsjettering

10

og økonomisk rapportering i samarbeid med enhetene inkl. verktøy og

systemutvikling

o Operasjonalisering/iverksetting av eksterne krav, premisser og policy for

økonomisk styring overfor enhetene


Kube og Buddy

Operative driftsoppgaver (leveranser til lederstøtte)

o Daglig drift, input av fellesdata og utvikling av Buddy og Kube

o Bidra inn i økonomidelen av virksomhetsrapportering og evt andre relevante

økonomiaktiviteter som ledes av lederstøtte.

o Daglig drift og utvikling av virksomhetsstyringsverktøy



11

2. Bemanningsplaner Bemanningsplanen er utformet på grunnlag av den oversikt vi pr i dag har mht dimensjoneringsbehov, kombinert med foreløpige antakelser knyttet til

fremtidig utvikling. I grunnlagdokumentet for styrets vedtak 17. juni 2013 ble det forutsatt at «Etter at ny organisering er avklart, må det tas en mer konkret

gjennomgang av spesifikke enkeltoppgaver. Da skal det vurderes hvor oppgaver skal plasseres, hva som egner seg for hhv. sentral og desentral plassering, og

hvilke oppgaver som eventuelt kan nedprioriteres. Den prosessen skal involvere de medarbeiderne som kjenner aktuelle oppgaver og prosedyrer, dvs. «har

skoen på», både på lokalt og sentralt nivå.». Dette vil være en dynamisk prosess, med varierende tidsperspektiv avhengig av hvilket oppgavefelt det gjelder.

På nåværende tidspunkt er det ikke mulig å forutsi eksakt hvordan den prosessen vil påvirke dimensjonering.

Avdelingsledelse

Tittel SKO % Hovedoppgaver Kvalifikasjonskrav

Direktør for Administrativ støtte 1060 100 Merknad:

Oppgaver, rolle og ansvar for de ulike stillinger innen

ledernivå 2 (dvs øverste avdelingsledelse) er drøftet med

organisasjonene 28. juni 2013

Relevant utdanning, minimum

tilsv masternivå innen økonomi

Solid, relevant ledererfaring på

tilsv nivå

Underliggende seksjoner Merknad til kolonne «kvalifikasjonskrav»:

Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskrav angitt under de ulike stillingene

Nr Tittel SKO % Hovedoppgaver Kvalifikasjonskrav

12


Regnskapsseksjonen Merknad:

Stillinger knyttet til ulike grupper:

ARK: 2,5,6,18,20,24,25,26,27,28

PIA: 4,14,15,16,17,19,21,22,23,29,31

IFA: 3,7,8,9,10,11,12,13,30

1 Seksjonssjef

(Regnskapssjef)

1211 100 Faglig og administrativt linjelederansvar for seksjonens

samlede aktiviteter, inkl økonomiansvar

Personalansvar for gruppeledere

Økonomiutdanning eller annen

relevant utdanning, minimum

tilsv bachelornivå

Relevant ledererfaring, erfaring

fra større virksomhet

Bred økonomi- og

regnskapspraksis

2 Seksjonssjef

(Ass

regnskapssjef)

1211 100 Faglig og administrativt ansvar for seksjonens samlede

aktiviteter, i samråd med regnskapssjef

I samråd med regnskapssjef gruppelederansvar for hele ARK-

gruppens (avstemming, rapportering, kontroll)

arbeidsområde/aktiviteter og personalansvar for gruppen

Stedfortreder for regnskapssjef



tilsv bachelornivå

Relevant ledererfaring, erfaring

fra større virksomhet

Bred økonomi- og

regnskapspraksis

3

og

Avdelingsleder

(Gruppeleder)

1407 Begge

100

Gruppelederansvar for gruppene PIA (prosjekt, inntekt, avgift)

og IFA (inngående fakturahåndetring og aktivering)



13


4 Gruppeleder har i samråd med regnskapssjef og ass

regnskapssjef ansvar for hele gruppens

arbeidsområde/aktiviteter og personalansvar for gruppen

tilsv bachelornivå

Ledererfaring

Relevant økonomi- og

regnskapspraksis

Saksbehandlere

5 Seniorkonsulent 1363 100 Bilagskontroll, elektroniske omposteringer og internhandel,

opplæring



tilsv bachelornivå

Relevant økonomi- og

regnskapspraksis, med

spisskompetanse på aktuelt felt

6 Konsulent 1065 100 Bilagskontroll, elektroniske omposteringer 2 års økonomi og

regnskapsutdanning utover

videregående skole og relevant

arbeidserfaring

7 Seniorkonsulent 1363 100 Inngående fakturabehandling, utviklingsoppgaver innenfor

fakturahåndtering



tilsv bachelornivå

Relevant arbeidserfaring, med


14


8

til

13

Førstekonsulent 1408 Alle

100

Inngående fakturabehandling Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå

Relevant arbeidserfaring

14 Førstekonsulent 1408 100 Fordringsadministrasjon, kundereskontro, vedlikehold av

kunderegister, opplæring av nye saksbehandlere



tilsv bachelornivå


15 Førstekonsulent 1408 100 Fordringsadministrasjon,kundereskontro, opplæring av nye

saksbehandlere



tilsv bachelornivå


16 Rådgiver 1434 100 Epay. Eurokonto. Artskontoplan. Remittering. Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå

Omfattende relevant erfaring og

spesialkompetanse tilpasset

stillingens funksjoner

17 Seniorrådgiver

1364 100 Krevende saker knyttet til MVA, henvendelser fra enhetene,

vurderinger og rådgivning. Kontrolloppgaver. Avstemming



tilsv masternivå


spesialkompetanse på høyt nivå

tilpasset stillingens funksjoner

15


18 Førstekonsulent 1408 100 Avstemming, remittering og bokføring verdipapirfond Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå


19 Rådgiver 1434 100 EFV, MVA, kontrolloppgaver Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå




20 Rådgiver 1434 100 Remittering. Mva. Avstemming. Kontering. Kreditnotaer.

Bankkontakt /SKK.



tilsv bachelornivå




21 Seniorkonsulent 1363 100 Web, EFV, kontrolloppgaver Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå

Relevant arbeidserfaring, med


22 Førstekonsulent 1408 50 Innbetalinger Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå


23 Rådgiver 1434 100 Toll, kontantkasser, avstemming Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå

16





24 Førstekonsulent 1408 100 Leverandørreg. Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå


25,

26,

27

og

28

Seniorrådgiver 1364 100 Kontrollprogram

Internrapport

Finansrapport

Budsjett

Controller aktiviteter /avstemming

Henvendelser fra enhetene



tilsv masternivå




29 Rådgiver 1434 100 Inntektskontroller, kontrolloppgaver, avstemming, budsjett Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå




30 Rådgiver 1434 100 Aktivering, anlegg, utstyr Økonomiutdanning eller annen


tilsv bachelornivå




31 Seniorrådgiver 1364 100 Gaver, kontrolloppgaver, avstemming,

innbetalinger/kredittnota



tilsv masternivå

17


Bred økonomi- og

regnskapspraksis





Lønningsseksjonen

Merknad

Det pågående prosjektet knyttet til bilagslønn kan på sikt påvirke komptetanse- og kapasitetsbehov i Lønningseksjonen

Mellomledere

1 Seksjonssjef

(Lønningssjef)

1211 100 Faglig og administrativt linjelederansvar

for seksjonens virksomhet, inkl

overordnet og operativt personal- og

økonomiansvar

Relevant utdanning, minimum tilsv

bachelornivå

Relevant ledererfaring, økonomisk, strategisk

kompetanse

2 Avdelingsleder

(Nestleder)

1407 100 Faglig og administrativt ansvar for

lønnsarbeidet i fakultetsgruppene og

reisegruppen

Stedfortreder for lønningssjef


bachelornivå.

Relevant ledererfaring og administrativ erfaring

fra lønns- og personalarbeid

18


Personalledelse for reisegruppen

Ansvar for rutineendringer og andre

videreutviklingstiltak på lønnsområdet

Saksbehandlere

3 Rådgiver

1434 100 Offentlige rapporter – LOT-avstemming

per termin/måned, årsoppgave, skatt.

Orientering, ekstern og intern veiledning i

lønnsfaglige spørsmål


bachelornivå. Omfattende relevant erfaring og

spesialkompetanse tilpasset stillingens

funksjoner

4 Rådgiver

1434 100 Koordinator og fagansvarlig ved fravær-

og trygderefusjonsgruppen

Koordinere personalressurser,

opplæringsansvar, ansvar for

rutinedokumentasjon. Særskilt ansvar for

rutiner rundt langtidssykmeldte




funksjoner

5 Rådgiver 1434 100

SPK-rapporter og oppfølging av avvik.

Orientering, veiledning og intern

veiledning i lønnsfaglige spørsmål




funksjoner

19


6 Rådgiver

(Controller)

1434 100 Implementering av kontrollprogrammet,

samt utredninger, rapporteringer og

saksbehandling


bachelornivå. Omfattende, relevant erfaring

med lønns- og personalarbeid, økonomisk

forståelse, utrederkompetanse. God IT-

kompetanse

7 Seniorkonsulent 1363 100 Saksbehandling innenfor sykepenge- og

refusjonsområdet med særskilt ansvar for

NAV-inntekter og avstemming mellom

lønn og regnskap


bachelornivå. Relevant erfaring fra lønns- og

personalarbeid og spisskompetanse på det

aktuelle saksområdet. Kjennskap til relevant

statlig lov- og avtaleverk

8 Seniorkonsulent 1363 100 Saksbehandling innenfor sykepenge- og

refusjonsområdet. Særskilt oppfølging av

langvarig sykmeldte og rutineutvikling



personalarbeid og spisskompetanse på aktuelt

saksområde. Kjennskap til relevant lov- og

avtaleverk

9 Førstekonsulent 1408 100 Saksbehandling innenfor sykepenge- og

refusjonsområdet. Særskilt oppfølging av

foreldrepermisjoner og rutineutvikling





avtaleverk

10 Førstekonsulent 1408 100 Saksbehandling innenfor sykepenge- og

refusjonsområdet med avstemmingsarbeid

med NAV-inntekter, lønn og regnskap



personalarbeid. Kjennskap til relevant lov- og

avtaleverk

20


11 Konsulent 1065 100 Saksbehandling innenfor sykemeldinger

med registrering og kontakt med NAV

1-2 års utdanning ut over videregående skole.


12 Konsulent 1065 50 Saksbehandling innenfor sykemeldinger

samt registrering av nye personer og

kontroll



13 Seniorkonsulent 1363 100 Oppgaver knyttet til trekk og

oppgaveplikt, SPK, velferdslån, sykelønn





avtaleverk

14

til

17

Seniorkonsulent 1363 100 Koordinatorer for lønnsgruppe

Koordinere personalressurser

Saksbehandling og registrering av

lønnsbilag. Kontroll, utbetaling og

oppfølging av lønnssaker.





avtaleverk

18

og

19

Seniorkonsulent 1363 100 Saksbehandling og registrering av


oppfølging av lønnssaker. Veiledning

internt i Lønningsseksjonen





avtaleverk

20

til

Førstekonsulenter 1408 10i

100%

Saksbehandling og registrering av



bachelornivå.

21


30

1 i

50%

oppfølging av lønnssaker. Relevant erfaring fra lønns- og personalarbeid.

Kjennskap til relevant lov- og avtaleverk

31 Seniorkonsulent 1363 100 Koordinatorer for reisegruppen.

Koordinere personalressurser.

Saksbehandling av reise-, forskudd- og

refusjonsutbetaling. Veiledning.,

sjekkutbetalinger




saksområdet. Kjennskap til relevant lov- og

avtaleverk

32

til

34

Førstekonsulenter 1408 Alle

100

Saksbehandling av reise-, forskudd- og

refusjonsutbetaling. Veiledning.

Utenlandsk bankregistreringer,

sjekkutbetalinger




avtaleverk

35

og

36

Førstekonsulenter 1408 1 i

100%

1 i

50%

Avstemming av balanse- og bankkonti,

trekkbehandling og månedsoppgjøret




avtaleverk. God regnskapskompetanse

37 Konsulent 1065 100 Saksbehandling av enkle lønns-, reise- og

refusjonsbilag. Behandling av

innkommen post og tilrettelegging av

bilag for registrering


Relevant lønnsfaglig arbeidserfaring

38 Førstekonsulent 1408 100 Saksbehandling av lønns-, reise- og

refusjonsbilag. Behandling av

innkommen post og tilrettelegging av

bilag for registrering. Registrering av




avtaleverk

22


utenlandske bankkonti

39

og

40

Rådgivere 1434 begge

100

Rapportering

Lønnskjøring

Trekkadministrasjon




funksjoner. God lønnskompetanse. God

kjennskap til relevant lov- og avtaleverk.

Systemkompetanse

Merknad

4 stillinger/medarbeidere i dagens systemgruppe flyttes over i Seksjon for applikasjonsforvaltning

Kontorstøtte

41 Konsulent 1065 100 Kontorstøtte, ekspedisjon, praktisk

bistand til intern drift


Relevant praksis


eSak

1 Seksjonssjef 1211 100 Faglig og administrativt linjelederansvar for seksjonen inkludert

budsjett- og personalansvar

Saksbehandlings- og utredningsansvar som gjelder UiOs


bachelornivå. Relevant leder- og administrativ

erfaring

23


overordnede politikk for dokumentforvaltning. Systemansvar for

sak- arkivsystemet ephorte. Ansvar for kurs- og opplæring av

applikasjonen

2

til

6

Rådgivere 1434 4 i

100%

1 i

30%

Utrednings-/utviklingsoppgaver, rådgivning innen fagfeltet.

Systemadministrative oppgaver. Testing og kvalitetssikring av nye

ephorteversjoner for UH-sektoren. Kurs, support og veiledning




funksjoner


Innkjøpsseksjonen

Mellomledere

1 Seksjonssjef

(Innkjøpssjef)

1211 100 Faglig og administrativt linjelederansvar for

seksjonens virksomhet, inkl personal- og

økonomiansvar

Relevant utdanning, minimum tilsv bachelornivå

Lederkompetanse- og erfaring, innkjøpskompetanse,

strategisk kompetanse

2 Avdelingsleder

1407 100 Opplæring, utredning, koordinering, rådgivning, Relevant utdanning, minimum tilsv bachelornivå

Relevant ledererfaring og administrativ erfaring fra

24

(Nestleder)

utviklingsoppgaver, prosjekledelse

Stedfortreder for seksjonssjef

innkjøpsområde

Saksbehandlere

3 Rådgiver 1434 100 Systemansvarlig, utredning, utviklingsoppgaver,

rådgivning, kontrolleroppgaver, opplæring

Relevant utdanning, minimum tilsv bachelornivå.

Omfattende relevant erfaring, systemkompetanse

4

til

6

Rådgivere 1434 Alle

100

Enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelse,

rådgivning


Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på

anskaffelsesområdet

7 Rådgiver 1434 100 Enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelse, generell

og juridisk rådgivning




8 Seniorrådgiver 1364 100 Primært juridisk rådgivning, ved ledig kapasitet

gjennomføre anskaffelser etter avtale

Juridisk embetseksamen, relevant erfaring

9 Seniorrådgiver 1364 100 Opplæring, rådgivning, enkeltanskaffelser,

rammeavtaleinngåelser

Relevant utdanning, minimum tilsv masternivå



10 Seniorrådgiver 1364 100 Systemadministrasjon, leverandøraktivering,

prosjektledelse, rådgivning, utviklingsoppgaver


Omfattende relevant erfaring og systemkompetanse på høyt

nivå

25

11

til

16

Seniorrådgivere 1364 Alle

100

Enkeltanskaffelser, rammeavtaleinngåelse,

rådgivning

Spesialansvar for ulike fagområder/enheter


Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på høyt

nivå på anskaffelsesområdet

17

og

18

Seniorkonsulent 1363 Begge

100

Innkjøpskonsulent, anskaffelser opp til 500 000,-,

support

Relevant utdanning, minimum tilsv bachelornivå. Relevant

praktisk arbeidserfaring og spisskompetanse på aktuelt

område

Kontorstøtte

19 Konsulent 1065 100 Administrative oppgaver, support, RT-køer 1-2 års utdanning ut over videregående skole. Relevant

praksis


Seksjon for prosjekt/prosessforbedring

Mellomledere

1 Seksjonssjef 1211 100 Nestlederansvar for administrativ støtte. Denne rollen vil

få delegert ansvarsområder for avdelingsdirektør.

Faglig og administrativt linjelederansvar for seksjonen

Relevant utdanning, minimum tilsv masternivå.

Omfattende relevant leder og prosjekterfaring.

26

inkludert budsjett- og personalansvar

Prosesseier for budsjettering og økonomisk rapportering

ved enhetene på UiO

Prosesseier for systemene Kube og Buddy

Saksbehandlere

2-

4

Seniorrådgivere 1364 Alle

100 Prosjektansvar/deltagelse i prioriterte

utviklingsprosjekter

Lede eller bidra i utviklingsaktiviteter

prosessforbedringer primært innen fagfeltene som ligger

under administrativ støtte og personalstøtte.

Inngå eller koordinere aktiviteter på tvers av

fagområdene i adm.støtte

Relevant utdanning, minimum tilsvarende masternivå.

Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse

tilpasset stillingens funksjoner. Samhandlings- og

organisasjonskompetanse på høyt nivå. Evne til å

arbeide selvstendig og skape struktur er viktig.

5-

6

Rådgiver 1434 Begge

100 Koordinere/deltagelse i prioriterte utviklingsprosjekter

Lede eller bidra i utviklingsaktiviteter

prosessforbedringer primært innen fagfeltene som ligger

under administrativ støtte og personalstøtte.

Inngå eller koordinere aktiviteter på tvers av

fagområdene i adm.støtte

Relevant utdanning, minimum tilsvarende bachelornivå.

Relevant erfaring og spesialkompetanse tilpasset

stillingens funksjoner. Samhandlings- og

organisasjonskompetanse på høyt nivå. Evne til å

arbeide selvstendig og skape struktur er viktig.

27

7 Seniorrådgiver 1364 100 Støtte, rådgivning, opplæring og utvikling av standard

prosesser for budsjettering og økonomisk rapportering i

samarbeid med enhetene inkl. verktøy og

systemutvikling. Stillingen har fagkoordinatorfunksjon

for området.

Operasjonalisering/iverksetting av eksterne krav,

premisser og policy for økonomisk styring overfor

enhetene.

Daglig drift, input av fellesdata og utvikling av Buddy

og Kube.

Bidra inn i økonomidelen av virksomhetsrapportering og

evt andre relevante økonomiaktiviteter som ledes av

lederstøtte.



tilpasset stillingens funksjoner. Avansert kompetanse på

regneark og analyseverktøy.

8 Rådgiver 1434 100 Støtte, rådgivning, opplæring og utvikling av standard



systemutvikling

Daglig drift, input av fellesdata og utvikling av Buddy

og Kube



lederstøtte.

Relevant utdanning, minimum tilsvarende bachelornivå.

Relevant erfaring og spesialkompetanse tilpasset

stillingens funksjoner.

Avansert kompetanse på regneark og analyseverktøy.

28

9 Seniorrådgiver 1364 100 Daglig drift og utvikling av virksomhetsstyringsverktøy

Støtte, rådgivning, opplæring og utvikling av standard



systemutvikling



lederstøtte.



tilpasset stillingens funksjoner. Avansert kompetanse på

BI verktøy, regneark og analyseverktøy.


Seksjon for applikasjonsforvaltning

Mellomledere

1 Seksjonssjef

(Applikasjons-

sjef)

1211 100 Faglig og administrativt linjelederansvar for

seksjonens samlede virksomhet, inkl.

personal- og økonomiansvar. Ansvar for å

ivareta helheten i avdelingens

systemportefølje slik at de støtter opp under

virksomhetsprosessene. Forvalter metoder

og rammeverk for arbeidet i seksjonen, samt

Relevant utdanning, minimum tilsv. master nivå.

Lederkompetanse og -erfaring, bred systemkompetanse, strategisk

kompetanse. Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner.

29

leveranseavtaler med prosesseiere,

driftsavtaler og andre avtaler med eksterne

leverandører. Støtter operativ systemeier

med å ivareta helheten.

Saksbehandlere

Merknad:

I noen tilfeller kan det være aktuelt å benytte ingeniørkoder (overingeniør/senioringeniør) som alternativ til seniorrådgiver, fordi gruppen må ha en kombinasjon av

systemkompetanse knyttet til hhv det funksjonelle og det tekniske

2

Seniorrådgiver 1364 100 Senior applikasjonsforvalter

Økonomisystemer. Faglig koordinator for

team av personer innenfor systemer som

dekker «Behov til Betaling» prosessen.

Deltar i/leder utredninger,

prosesskartlegginger og utviklingsprosjekter

innenfor seksjonens ansvarsområder.

Gjennomfører leverandørbestillinger og

følger opp konsulenter og leveranserHar et

særskilt teamlederansvar for Basware

systemoppgaver. Applikasjonsforvalter

økonomisystemet Oracle Applications og

Basware produktene.

Relevant utdanning innen teknisk og/eller økonomisk retning,

minimum tilsv. master nivå. Spesialisering og erfaring innenfor

Financials moduler og systemer som dekker «Behov til Betaling»

prosessen. Må ha teamleder- og prosjektlederkompetanse samt

bestillerkompetanse.

3

Seniorrådgiver 1364 100 Senior applikasjonsforvalter

Økonomisystemer. Faglig koordinator for

team av personer som arbeider med

rapporteringsløsninger. Deltar i/leder




prosessen. Må ha teamleder- og prosjektlederkompetanse samt

30

utredninger, prosesskartlegginger og

utviklingsprosjekter innenfor seksjonens

ansvarsområder. Applikasjonsforvalter

økonomisystemet Oracle Applications,

Basware IP, Corporator, Kuben og Buddy.

bestillerkompetanse.

4

Seniorrådgiver 1364 100 Senior teknisk applikasjonsforvalter

Økonomisystemer. Deltar i

systemutviklingsprosjekter, systemtester,

utredninger og prosesskartlegginger.

Forvalter økonomisystemet Oracle

Applications med særlig fokus på

betalingsformidling. Forvalter

rapporteringsløsninger med datauttrekk til

datavarehuset.




prosessen. Prosjekt- og systemutviklingskompetanse på høyt nivå.

5

Seniorrådgiver 1364 100 Senior teknisk applikasjonsforvalter



utredninger og prosesskartlegginger. Har

særlig fokus på Basware fakturasystem og

modul som matcher bestilling mot faktura.


Applications og grensesnitt mellom Basware

og Oracle Applications.





6 Seniorrådgiver 1364 100 Senior teknisk applikasjonsforvalter



utredninger og prosesskartlegginger.





31


Applications og rapporteringsløsninger.

7 Rådgiver 1434 100 Funksjonell applikasjonsforvalter


systemutviklingsprosjekter og systemtester.


Applications og Basware produktene. Deltar

i/koordinerer utviklingsprosjekter med fokus

på systemtesting.


minimum tilsv. bachelor nivå. God systemforståelse og generell

saksbehandlerkompetanse innenfor Financials moduler og systemer

som dekker «Behov til Betaling» prosessen. Spesialkompetanse

innen testledelse.

8 Seniorrådgiver 1364 100 Senior funksjonell applikasjonsforvalter

SAP. Deltar i/leder utviklingsprosjekter med

fokus på systemtesting. Forvalter SAP og

lønnsrapporter. Koordinerer oppgaver

knyttet til 3. linje SAP forvaltning.


minimum tilsv. master nivå. Spesialisering og erfaring innenfor SAP

HR moduler og systemer som dekker «Arbeid til lønn» prosessen.

Prosjekt- og systemtest kompetanse på høyt nivå.

Spesialkompetanse innen testledelse.

9 Seniorrådgiver 1364 100 Senior teknisk applikasjonsforvalter SAP.

Tidadministrator med overordnet ansvar for

vedlikehold og videreutvikling av tid og

fravær i tidmodulen og refusjonsmodulen.

Implementere endringer, oppsett, samt

foreta feilsøking og feilretting i tidsmodulen

og fraværsmodulen. Koordinerer og deltar i

systemutviklingsprosjekter..





10 Seniorrådgiver 1364 100 Senior teknisk applikasjonsforvalter SAP.

Ansvar for vedlikehold av funksjonalitet og

stamdata i Organisasjonsmodulen.

Oppfølging av arbeidsflyt og feil knyttet til

denne. Koordinerer og deltar i





32

systemutviklingsprosjekter og utredninger.

11 Rådgiver 1434 100 Funksjonell applikasjonsforvalter SAP.

Vedlikehold av funksjonalitet og stamdata i

Organisasjonsmodulen Oppfølging av

arbeidsflyt og feil knyttet til denne. Deltar i


utviklingsprosjekter.

Relevant utdanning innen teknisk og/eller økonomisk evt. HR/lønn

retning, minimum tilsv. bachelor nivå. God systemforståelse og

generell saksbehandlerkompetanse innenfor SAP HR moduler og

systemer som dekker «Arbeid til Lønn» prosessen.

12 Rådgiver 1434 100 Funksjonell applikasjonsforvalter SAP.

Vedlikehold av funksjonalitet og stamdata i

Organisasjonsmodulen. Oppfølging av

arbeidsflyt og feil knyttet til denne. Deltar i







’ 13 Rådgiver 1434 100 Funksjonell applikasjonsforvalter SAP.

Vedlikehold og videreutvikling av reise- og

refusjonmodulen. Deltar i utredninger,

prosesskartlegginger og






14 Seniorrådgiver 1364 100 Teknisk applikasjonsforvalter SAP.

Feilretting og feilsøking av programfeil og

systemtekniske feil. Bidra i design og

implementering av funksjonelle endringer i

prosjekter. Ha særlig ansvar for

tilpasning/utvikling av funksjonalitet i

SAPUiO, datauttrekk og rapporter samt

grensesnitt mellom SAPUiO og andre

systemer.Ha særlig ansvar for utvikling av

Relevant utdanning, minimum tilsv. master nivå i teknisk retning.

Spesialisering og erfaring som systemutvikler innenfor SAP HR

moduler og systemer som dekker «Arbeid til Lønn» prosessen,

herunder beherske ABAP programmering.

33

HR portal-funksjonalitet i Web Dynpro for

ABAP.

Documents

1. Organisasjons/funksjonsbeskrivelse - uio.no · for disse oppgavene på Lønningsseksjonen gradvis faller bort, slik at lønns operative oppgave ... IFA: 3,7,8,9,10,11,12,13,30