10GT012LR

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SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E

GT012 Rev octobre 2002

Questionnaire d’évaluation

de la Fonction Comptable

des sociétés d’assurance

Contribuer à la performance de l’entreprise

Introduction

ENQUETE BENCHMARKING DE LA FONCTION COMPTABLE – ASSURANCES 2 .

Préface :

L’Observatoire de la Qualité Comptable

Créé fin 1998 à l’initiative du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, sous l’égide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, l’Observatoire de la Qualité Comptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable véritablement adaptée aux besoins des décideurs internes et externes à l’entreprise.

Pour atteindre cet objectif, l’Observatoire s’est entouré d’une équipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but d’évaluer et de faire connaître l’impact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes économiques, tels que la globalisation et l’émergence des entreprises en réseau, sur les métiers comptables.

Par ses actions, l’ambition de l’Observatoire est d’améliorer et faire évoluer les compétences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la réflexion en équipe, la formation, la production d’articles, d’ouvrages et d’outils interactifs, et leur apporter un socle, un système de valeurs et des références en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de l’entreprise, qui donnent un sens à leur action.

Cet observatoire s’adresse à tous les professionnels des fonctions financières, comptables et de gestion qui peuvent en devenir « Membre Associé ».

Introduction


Sommaire

PREFACE : ....................................................................................................................................................................... 2

L’OBSERVATOIRE DE LA QUALITE COMPTABLE ............................................................................................. 2

INTRODUCTION ............................................................................................................................................................ 4

OBJECTIF DE L’ENQUETE « BENCHMARKING » DE LA FONCTION COMPTABLE................................................................. 5 DEFINITION DE LA FONCTION COMPTABLE...................................................................................................................... 6 LES 20 PROCESSUS DE LA FONCTION COMPTABLE............................................................................................................ 7 SIGNALETIQUE DE L'ETABLISSEMENT .............................................................................................................................. 8 SYSTEME DE NOTATION DE L'ENQUETE............................................................................................................................ 9

QUESTIONNAIRE D’EVALUATION GENERALE DE LA FONCTION COMPTABLE................................... 10

MISSION DU RESPONSABLE DE LA FONCTION COMPTABLE ............................................................................................ 11 ORGANISATION DE LA FONCTION COMPTABLE............................................................................................................... 13 COLLABORATEURS DE LA FONCTION COMPTABLE ......................................................................................................... 15 ASSURANCE QUALITE DE LA FONCTION COMPTABLE ..................................................................................................... 17 COUT TOTAL DE LA FONCTION COMPTABLE................................................................................................................... 21 EVALUATION DE LA FONCTION COMPTABLE PAR LA DIRECTION DE L’ETABLISSEMENT ................................................. 24

QUESTIONNAIRE D’EVALUATION DES 20 PROCESSUS DE LA FONCTION COMPTABLE ................... 25

PROCESSUS N° 1 GESTION DES REFERENTIELS COMPTABLES ......................................................................................... 26 PROCESSUS N° 2 ORGANISATION / METHODES / SYSTEME D’INFORMATION COMPTABLE .............................................. 28 PROCESSUS N° 3 CENTRALISATION ET GESTION DES ARRETES COMPTABLES................................................................. 30 PROCESSUS N° 4 PRODUCTION DU REPORTING INTERNE ET PREVISIONS A COURT TERME ............................................. 32 PROCESSUS N° 5 PRODUCTION DE L'INFORMATION FINANCIERE EXTERNE .................................................................... 34 PROCESSUS N° 6 PRODUCTION DES DOCUMENTS FISCAUX............................................................................................. 36 PROCESSUS N° 7 CONSOLIDATION GROUPE.................................................................................................................... 38 PROCESSUS N° 8 PRODUCTION DES ETATS REGLEMENTAIRES ........................................................................................ 40 PROCESSUS N° 9 PRIMES ET ENCAISSEMENTS ................................................................................................................ 42 PROCESSUS N° 10 SINISTRES ET DECAISSEMENTS .......................................................................................................... 44 PROCESSUS N° 11 COMPTABILITE DES INTERMEDIARES................................................................................................. 46 PROCESSUS N° 12 REASSURANCE : ACCEPTATIONS ET CESSIONS................................................................................... 48 PROCESSUS N° 13 INVENTAIRE TECHNIQUE ................................................................................................................... 50 PROCESSUS N° 14 PLACEMENTS IMMOIBILISER ET GESTION LOCATIVE.......................................................................... 53 PROCESSUS N° 15 PLACEMENTS FINANCIERS ET PARTICIPATIONS.................................................................................. 55 PROCESSUS N° 16 TRESORERIE...................................................................................................................................... 57 PROCESSUS N° 17 MOYENS GENERAUX ET LOGISTIQUE................................................................................................. 59 PROCESSUS N° 18 FRAIS DE PERSONNEL ........................................................................................................................ 61 PROCESSUS N° 19 COMPTABILITE DE GESTION .............................................................................................................. 62 PROCESSUS N° 20 COMPTES INTRA-GROUPE.................................................................................................................. 63

Pour chaque processus de 1 à 22 Définition du processus Questionnaire d’évaluation

- statistiques - services rendus - système informatique - pratiques du processus

Introduction


INTRODUCTION

Introduction


OBJECTIF DE L’ENQUETE « BENCHMARKING » DE LA FONCTION COMPTABLE

Dans le vaste mouvement qualité que les entreprises ont mis en œuvre et qui peu à peu couvre l'ensemble des fonctions, fonctions tournées vers l'extérieur comme fonctions de support interne, la profession comptable, sous l'égide du Conseil supérieur de l'Ordre des Experts-Comptables (CSOEC), a entrepris de travailler sur la définition du concept de la qualité appliqué au domaine comptable et sur une méthodologie de certification qualité de la fonction comptable d'entreprise. L'idée force de cette réflexion a été d'appliquer au système de production et de communication de l'information comptable, une approche ¨industrielle¨ de la qualité. Dans le monde concurrentiel que nous connaissons, pour pouvoir déboucher sur des actions d'amélioration, un diagnostic doit pouvoir s'appuyer sur des comparaisons avec d'autres entreprises, c'est le « benchmarking ». Cette technique se définit comme une démarche permanente de recherche et d'évaluation des pratiques les meilleures et mise en œuvre d'approches similaires visant à optimiser la performance de l'entreprise. C'est pourquoi le CSOEC a souhaité, dans le cadre de la création d'un Observatoire de la qualité comptable, réaliser une enquête, d’abord auprès des entreprises industrielles, sur le thème de l'évaluation du niveau de qualité de la fonction comptable, de qualité des prestations fournies, de qualité du dispositif mis en place pour assurer la mission, et de son coût. Cette première enquête a été réalisée en 1997. Un groupe de professionnels de la fonction comptable « Assurances » a souhaité que soit réalisée une enquête similaire pour les entreprises ou groupes d’assurances. C’est l’objet du présent document. L'objectif de cette enquête vise l'établissement d'une base de données sur les processus majeurs de la fonction comptable (voir liste des processus), devant servir de point de départ pour des actions de « benchmarking » de la performance et de l'optimisation des coûts. En effet, la démarche de « benchmarking », si elle repose d'abord sur la constitution d'une base de données, doit se poursuivre dans un deuxième temps par une phase d'analyse et de dialogue entre deux ou plusieurs entreprises afin de comparer, au-delà des chiffres, leurs pratiques respectives. L'ensemble des entreprises pourra ainsi tirer bénéfice de l'exploitation de cette base de données qu'il conviendra de compléter et de réactualiser au fil du temps.

JL. Mullenbach Observatoire de la Qualité Comptable

Introduction


DEFINITION DE LA FONCTION COMPTABLE

La fonction comptable peut se définir comme un processus, ayant à satisfaire un certain nombre de ¨clients¨ internes et externes à l'entreprise, et étant en relation avec un certain nombre de « fournisseurs », essentiellement internes à l'entreprise. Ce processus est lui-même interfacé avec d'autres processus de l'entreprise et se décompose en sous processus. 20 sous processus ont été identifiés (voir la liste ci-après), groupés en 3 catégories : les 8 processus « comptables » correspondant à des activités situées au cœur de la fonction, 5 processus « en liaison avec les processus amont métiers d’assurance », 3 processus « en liaison avec les processus amont gestion des actifs d’assurance », et 4 processus « gestion interne » qui sont en liaison avec les processus et systèmes amont. Chaque sous-processus est à son tour décomposé en activités, lesquelles sont réalisées par des acteurs « comptables », appartenant ou non aux services comptables. Il est important de noter que la fonction comptable dépasse ainsi la notion organisationnelle de Services Comptables, puisqu’elle regroupe les comptables appartenant aux services comptables et exerçant des activités relatives au processus comptable, mais aussi des acteurs hors des services comptables et exerçant aussi des activités relatives au processus comptable. Dans le cadre de cette enquête et dans l'esprit de la démarche assurance qualité, cette approche par les processus a été privilégiée car elle permet d’appréhender toutes les facettes de la fonction comptable. Il est donc demandé aux responsables comptables répondant à l’enquête de le faire en prenant en considération l’ensemble de la fonction comptable de l’entreprise objet de l’enquête (et pas seulement la partie de la fonction comptable dont ils ont la charge).

Introduction


LES 20 PROCESSUS DE LA FONCTION COMPTABLE

Les processus « comptables » 1. Gestion des référentiels comptables 2. Organisation / méthodes / système d'information comptable 3. Centralisation et gestion des arrêtés comptables 4. Production du reporting interne et prévisions à court terme 5. Production de l'information financière externe 6. Production des documents fiscaux 7. Consolidation groupe 8. Production des états réglementaires Les processus « en liaison avec les processus amont métiers d’assurance » 9. Primes et encaissements 10. Sinistres et décaissements 11. Comptabilité des intermédiaires 12. Réassurance : acceptations et cessions 13. Inventaire technique Les processus «en liaison avec les processus amont gestion des actifs d’assurance» 14. Placements immobiliers et gestion locative 15. Placements financiers et participations 16. Trésorerie Les processus « gestion interne » (en liaison avec les processus de gestion interne) : 17. Moyens généraux et logistique (fournisseurs, immobilisations, frais

professionnels) 18. Frais de personnel 19. Comptabilité de gestion 20. Comptes intra-groupe Note : par convention, les processus suivants ne sont pas compris dans le périmètre de la Fonction comptable utilisé pour ce questionnaire : paie, audit.

Introduction


SIGNALETIQUE DE L'ETABLISSEMENT

Objectif de ce chapitre Permettre de connaître les caractéristiques de votre établissement et ainsi faciliter des analyses par catégorie.

PERIMETRE

❐ Ensemble du groupe ❐ Groupe partie française ❐ Sous-groupe métier

STATUT JURIDIQUE

1. ❐ Société anonyme

2. ❐ Mutuelle code des assurances

3. ❐ Mutuelle code de la mutualité

4. ❐ Institution de prévoyance

5. ❐ Autre

FINANCIER

6. ❐ Coté

7. ❐ Non coté

CANAL DE DISTRIBUTION

8. ❐ Agents généraux

9. ❐ Guichet bancaire

10. ❐ Salariés

11. ❐ Courtiers

12. ❐ Vente directe

METIER

13. ❐ Vie

14. ❐ Non vie

TAILLE

15. Total Bilan ............................................................................................................ MF

16. PNB .................................................................................................................... MF

EFFECTIF DE L'ETABLISSEMENT (en équivalent temps plein)

17. ❐ Entre 0 et 1000 personnes

18. ❐ Entre 1001 et 5 000 personnes

19. ❐ Au-delà de 5 000 personnes

Introduction


SYSTEME DE NOTATION DE L'ENQUETE

Objectif de ce chapitre Fournir un guide au rédacteur de l’enquête afin de l’aider à attribuer une note aux différentes questions. L'ensemble du questionnaire objet de cette enquête se compose de 2 types de questions. Les unes portent sur des sujets quantifiables, les autres portent sur une évaluation qualitative.

LES QUESTIONS « QUANTITATIVES » Les questions portent sur des informations quantifiables, de volume, de coûts, etc., déterminées par comptage exhaustif ou plus fréquemment sur une base statistique. L'établissement y répond s’il connaît ou peut rapidement déterminer la réponse. Si l'information n'est pas disponible, une non-réponse est une information dans le cadre de l'enquête.

LES QUESTIONS « QUALITATIVES » Le questionnaire est structuré par groupe de questions portant sur un thème donné. Chaque question élémentaire est évaluée et le groupe de questions donne à son tour lieu à une notation d'ensemble qui est le reflet moyen de l'évaluation du groupe de questions. En matière de qualité qui nous concerne dans ce questionnaire, il est rare que les situations soient tranchées, que tout soit parfait ou à l'inverse que rien n'existe. Afin de refléter ces situations, la notation porte sur 5 notes, allant de 1 (excellent) à 5 (médiocre). Un certain nombre de questions élémentaires portent par exemple sur la formalisation d'un processus ou d'une procédure. Le guide de notation suivant peut être utilisé : note 1 : la documentation existe, elle est complète, elle est à jour, elle est connue et appliquée systématiquement ; note 2 : la documentation existe, elle est à jour, elle n'est pas connue de tous et pas toujours appliquée note 3 : la documentation est rudimentaire, elle n'est pas à jour, elle n'est pas connue de tous et n'est pas toujours

appliquée ; note 4 : la documentation n'existe pas mais le sujet est identifié par une partie du personnel et en partie appliqué de

fait ; note 5 : la documentation n'existe pas, le sujet n'est pas identifié, il n'y a pas de dispositif en place ; note 9 : ne sait pas ou non applicable à l'entreprise ; L'évaluation globale d'un groupe de questions peut être structurée de la façon suivante : note 1 : situation d'excellence sur tous les points, note 2 : situation satisfaisante (note 1 ou 2) sur la plupart des points, note 3 : situation passable (note entre 2, 3 et 4), à améliorer sur un certain nombre de points, note 4 : situation insatisfaisante sur plusieurs points (note 4 et 5), note 5 : situation de non-qualité sur presque tous les points (note 4 et 5), note 9 : ne sait pas.

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QUESTIONNAIRE D’EVALUATION GENERALE

DE LA FONCTION COMPTABLE

Questionnaire d’évaluation générale de la fonction comptable


MISSION DU RESPONSABLE DE LA FONCTION COMPTABLE

Objectif de ce chapitre Permettre de positionner le Responsable de la fonction comptable dans l’entreprise et de cerner la mission qui lui est confiée. Note : dans la suite du document, nous utiliserons le terme de « Responsable comptable » pour mentionner le Responsable de la fonction comptable, quel que soit son titre exact dans l’établissement.

POSITION

20. Quel est le titre exact du responsable comptable ?.....................................................

21. A qui est-il hiérarchiquement rattaché ? ..................................................................

22. Quel est son niveau hiérarchique par rapport au DG (n-1, n-2, n-3) ? .........................

23. Evaluation de la de la position 1 ......................................................................... ① ② ③

QUELLES SONT LES MISSIONS DU RESPONSABLE COMPTABLE DECRITES CI-APRES QUI

CORRESPONDENT LE MIEUX A LA SITUATION DE VOTRE ENTREPRISE ?

MISSION DE COMPTABILITE OPERATIONNELLE

24. ❐ Produire les résultats légaux, fiscaux et réglementaires périodiques

25. ❐ Produire le reporting périodique de groupe

26. ❐ Produire les rapports de gestion interne pour la DG

27. ❐ Produire les rapports de gestion interne pour les directions opérationnelles

28. ❐ Etre responsable de l'analyse et de la justification des situations

29. ❐ Etre responsable de l'analyse de la performance de l'établissement

30. ❐ Etre responsable du système de contrôle interne de l'établissement

31. Evaluation de la mission de comptabilité opérationnelle 1 ................................. ① ② ③

MISSION D’ETABLISSEMENT DES NORMES

32. ❐ Etre responsable de l’élaboration des normes internes

33. ❐ Etre responsable de l’application des normes groupe

34. Evaluation de la mission d’établissement des normes 1 ..................................... ① ② ③

MISSION CONCERNANT LE SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE

35. ❐ Assurer la maîtrise d’ouvrage relative au système d'information vis-à-vis du service informatique prestataire

36. ❐ Ou assurer non seulement la maîtrise d’ouvrage mais également la maîtrise d’œuvre relative au système d’information (pour la partie fonctionnelle, hors technique informatique)

37. ❐ Ou être simple correspondant utilisateur du service informatique en charge du système d'information qui en assure et la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre

38. ❐ Etre responsable des paramètres des applications informatiques comptables (définition initiale et maintenance)

39. Evaluation de la mission concernant le système d’information comptable 1 ...... ① ② ③

1 Cochez la case correspondante = 1 : importante – 2 : moyenne – 3 : limitée



MISSION DE MANAGER DE PERSONNES

40. ❐ Etre responsable hiérarchique de tous les services comptables

41. ❐ Etre responsable fonctionnel de l'ensemble des collaborateurs de la fonction comptable y compris ceux hors des services comptables

42. ❐ Etre responsable hiérarchique d’une partie des services comptables, et non responsable (hiérarchique ou fonctionnel) des autres

43. Evaluation de la mission de manager de personnes 2 ......................................... ① ② ③

MISSION D'AIDE A LA DECISION DE LA DIRECTION

44. ❐ Le responsable comptable ou un représentant présente les résultats comptables périodiques à la DG

45. ❐ La DG demande fréquemment des informations au responsable comptable

46. ❐ Les responsables de directions opérationnelles demandent des informations au responsable comptable

47. Evaluation de la mission d’aide à la décision de la direction 2 ............................ ① ② ③

EVALUATION GLOBALE DE LA MISSION 3 ① ② ③ ④ ⑤

2 Cochez la case correspondante = 1 : importante – 2 : moyenne – 3 : limitée 3 Cochez la case correspondante = de très large à très limitée



ORGANISATION DE LA FONCTION COMPTABLE

Objectif de ce chapitre Permettre de déterminer le type d'organisation de la fonction comptable (centralisée / décentralisée, le nombre de niveaux hiérarchiques, etc.).

DEGRE DE CENTRALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE

A quelle organisation appartiennent les processus / activités suivantes de la fonction comptable ? (Si un processus donné est couvert par deux organisations, services comptables et autre, prière de donner une appréciation du % des effectifs de chacune des organisations)

Services

comptables %

Hors services

comptables %

Non applicable

48. Gestion des référentiels comptables ❐ ❐ ❐ 49. Organisation / méthodes / système d’information comptable ❐ ❐ ❐ 50. Centralisation et gestion des arrêtés comptables ❐ ❐ ❐ 51. Production du reporting interne et prévisions à CT ❐ ❐ ❐ 52. Production de l’information financière externe ❐ ❐ ❐ 53. Production des documents fiscaux ❐ ❐ ❐ 54. Consolidation groupe ❐ ❐ ❐ 55. Production des états réglementaire ❐ ❐ ❐ 56. Gestion technique – primes / encaissements ❐ ❐ ❐ 57. Gestion technique – sinistres / décaissements ❐ ❐ ❐ 58. Comptabilité des intermédiaires ❐ ❐ ❐ 59. Réassurance et co-assurance ❐ ❐ ❐ 60. Inventaire technique ❐ ❐ ❐ 61. Placements immobiliers et gestion locative ❐ ❐ ❐ 62. Placements financiers et participations ❐ ❐ ❐ 63. Trésorerie ❐ ❐ ❐ 64. Moyens généraux et logistique ❐ ❐ ❐ 65. Frais de personnel ❐ ❐ ❐ 66. Comptabilité de gestion ❐ ❐ ❐ 67. Comptes intra-groupe ❐ ❐ ❐ 68. Autres (préciser) ............................................................ ❐ ❐ ❐

69. Evaluation du degré de centralisation de l’organisation 4 ................................... ① ② ③

LES COLLABORATEURS EN CHARGE DES ACTIVITES CI-DESSUS SONT-ILS :

70. ❐ regroupés au siège dans un site unique

71. ❐ répartis dans divers entreprises

72. ❐ regroupés pour l’essentiel au siège avec des petits groupes répartis dans les entreprises

73. Evaluation du degré de centralisation géographique 4 ............................... ① ② ③

4 Cochez la case correspondante = 1 : centralisé – 2 : moyen – 3 : décentralisé



EXTERNALISATION DES ACTIVITES COMPTABLES Oui Non 74. Des activités sont-elles externalisées / sous-traitées ? .............................................. ❐ ❐ 75. Si oui, lesquelles ? ................................................................................................

76. Des activités sont-elles traitées en mode services partagés au niveau du groupe ? ....... ❐ ❐77. Si oui, lesquelles ? ................................................................................................

78. Des activités sont-elles traitées en tant que prestataire de services pour compte de tiers ?

❐ ❐79. Si oui, lesquelles ? ................................................................................................

80. EVALUATION GLOBALE DE L’ORGANISATION 5...................................... ① ② ③ ④ ⑤

5 Cochez la case correspondante = 1 : centralisé – 5 : décentralisée



COLLABORATEURS DE LA FONCTION COMPTABLE

Objectif de ce chapitre Evaluer le niveau de qualification et le nombre de collaborateurs de la fonction comptable

EFFECTIFS (en équivalent temps plein)

81. Total des effectifs de la fonction comptable 6 .............................................................

82. - dont effectif des services comptables .....................................................................

83. - dont effectif hors des services comptables ..............................................................

84. Ratio effectif fonction comptable / effectif établissement (cf. tableau des effectifs p.20) ..

Sur les années 95, 96 et 97, les effectifs de la fonction comptable ont-ils :

85. ❐ augmenté

86. ❐ été stables

87. ❐ baissé

NIVEAU DE FORMATION GENERALE

88. ≤ bac + 1 .............................................................................................................. %

89. Bac + 2 ou 3 ......................................................................................................... %

90. Bac + 4 et > ......................................................................................................... %

NIVEAU DE FORMATION PROFESSIONNELLE COMPTABLE

91. Aucun diplôme en comptabilité ................................................................................ %

92. Diplôme de comptabilité ......................................................................................... %

93. Diplôme d'expertise comptable ................................................................................ %

CATEGORIE PROFESSIONNELLE

94. Cadres avec des responsabilités hiérarchiques ........................................................... %

95. Cadres spécialistes ................................................................................................. %

96. Non-cadres ........................................................................................................... %

AGE

97. Age moyen ............................................................................................................ ans

ANCIENNETE

98. Ancienneté moyenne dans l’entreprise ...................................................................... ans

99. Ancienneté moyenne dans le poste .......................................................................... ans

6 Afin de compléter cette partie, se reporter à la section « Coût total de la fonction comptable », partie « calcul du coût des ressources humaines » page 17



CAPACITE A UTILISER L'OUTIL INFORMATIQUE (% de collaborateurs aptes)

100. Interface avec applications informatiques de traitement comptable, saisie, correction ..... %

101. Tableur ................................................................................................................. %

102. Requêtes, Infocentre .............................................................................................. %

103. Installation / maintenance des applications informatiques ........................................... %

104. EVALUATION GLOBALE DE LA QUALITE DES RESSOURCES HUMAINES 7 .... ① ② ③ ④ ⑤

7 Cochez la case correspondante = 1 : bonne – 5 : médiocre



ASSURANCE QUALITE DE LA FONCTION COMPTABLE

Objectif de ce chapitre Apprécier la conformité du dispositif assurance qualité d'ensemble de la fonction comptable, aux règles internationales d'assurance qualité (ISO), lesquelles définissent l'assurance qualité comme l'ensemble des actions préétablies et systématiques, nécessaires pour donner la confiance appropriée en ce qu'un produit ou service, satisfera aux exigences relatives à la qualité.

ENGAGEMENT DIRECTION 8

105. Définition par écrit par la direction de la politique de qualité comptable ........................ ① ② ③ ④ ⑤

106. Désignation formelle d'un responsable de la qualité comptable .................................... ① ② ③ ④ ⑤107. Existence d'un recensement des principaux « clients » de la fonction comptable, internes

et externes à l’entreprise ........................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤108. Existence d'une procédure de formalisation des besoins de la fonction comptable d’une

part, des produits attendus d’autre part (de type contrat client / fournisseur) ................ ① ② ③ ④ ⑤109. Existence d'une formation spécifique aux concepts de la démarche qualité .................... ① ② ③ ④ ⑤ 110. EVALUATION DE L’ENGAGEMENT QUALITE 9 ........................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

DISPOSITIF QUALITE 9

Système qualité

111. Prise en compte dans les habitudes de travail de la démarche qualité (boucle de la qualité : étude du besoin, conception des processus, réalisation du service, analyse de dysfonctionnement, correction) ............................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

112. Création d’un comité qualité par la direction comptable (réunion périodique de suivi des plans d’action qualité tenue par le management) ....................................................... ① ② ③ ④ ⑤

Documentation

113. Existence d'un système de documentation cohérent (exemple : manuel assurance qualité, manuel procédures, manuel instructions) ...................................................... ① ② ③ ④ ⑤

114. Existence d'une procédure de mise à jour de la documentation (règles d'approbation / de diffusion / de conservation / date de révision / nom du responsable) ....................... ① ② ③ ④ ⑤

Identification et traçabilité du produit

115. Exigence formelle d'un chemin d'audit (audit trail), dans tous les processus comptables ① ② ③ ④ ⑤116. Existence d'un plan de classement et d'archivage des pièces comptables ................. ① ② ③ ④ ⑤

Actions correctives et préventives

117. Dispositif formel de correction des anomalies : exigence formelle que toute prestation non conforme (fiabilité, délai etc.) et identifiée soit enregistrée, analysée et corrigée par les responsables ayant reçu autorité pour les actions correctives ................................. ① ② ③ ④ ⑤

Maîtrise des enregistrements relatifs à la qualité Oui Non

118. Existence d'indicateurs de qualité.............................................................................. ❐ ❐

119. Existence d'un tableau de bord de mesures de la qualité au niveau du responsable de la fonction comptable ................................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤

8 Cochez la case correspondante = 1 : bonne – 5 : médiocre 9 Cochez la case correspondante = 1 : excellente – 9 : médiocre



120. Existence en particulier d’un indicateur de mesure de la satisfaction des « clients » de la fonction comptable ................................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤

Formation Oui Non

121. Existence d'un plan de formation pour les collaborateurs de la fonction comptable .......... ① ② ③ ④ ⑤122. Existence, dans ce plan de formation, de modules spécifiques à la qualité ..................... ① ② ③ ④ ⑤

123. EVALUATION DU DISPOSITIF QUALITE 10 .............................................. ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

MAITRISE DES PROCESSUS

Conception / documentation des processus

Dispositif comptable Oui Non

124. Existence d'une comptabilité générale / de comptabilités auxiliaires ............................. ❐ ❐ 125. Existence d'une comptabilité de gestion (ou analytique) ............................................. ❐ ❐ 126. Intégration de ces comptabilités par l'utilisation d'un plan de compte unique / clé

comptable unique .................................................................................................. ❐ ❐ 127. Existence d'une comptabilité analytique par organisation ............................................ ❐ ❐ 128. Existence d'une comptabilité analytique par projet ...................................................... ❐ ❐ 129. Existence d'une comptabilité analytique par activité ................................................... ❐ ❐

Maîtrise des processus de la fonction comptable 10

130. Formalisation par la direction du rôle de la fonction comptable dans l’entreprise ............ ① ② ③ ④ ⑤131. Décomposition de la fonction comptable en plusieurs processus ................................... ① ② ③ ④ ⑤132. Désignation d'un responsable unique pour chacun de ces processus

comptables ........................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤133. Exigence d'un plan d'action assurance qualité pour chacun des processus comptables (en

matière de conception et/ou de la documentation et/ou des contrôles internes et/ou du fonctionnement et/ou de l'amélioration) .................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

Pour chaque processus :

134. - finalité et découpage en activités ........................................................................... ① ② ③ ④ ⑤135. - liste et description des informations / prestations à fournir par le processus................. ① ② ③ ④ ⑤136. - liste des « clients » du processus ........................................................................... ① ② ③ ④ ⑤137. - liste des « fournisseurs » du processus ................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

Maîtrise de la conception des processus 10

138. Existence de cahiers des charges formels lors de projets de conception et de mise en œuvre de nouvelles solutions ................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

Système d’information Oui Non

139. Existence d'une méthode formelle de conduite de projets informatiques ....................... ❐ ❐ 140. Utilisation de mécanismes et techniques de test pour valider les nouvelles applications .. ❐ ❐ 141. Prise en charge dès la conception d’un système de contrôle du fonctionnement des

applications informatiques ....................................................................................... ❐ ❐ 142. Existence d’une cartographie des applications informatiques ....................................... ❐ ❐

Documentation des processus 10

10 Cochez la case correspondante = 1 : excellente – 9 : médiocre



143. La documentation relative aux processus est-elle connue et accessible aux collaborateurs ① ② ③ ④ ⑤144. La documentation est-elle maintenue à jour selon la procédure de l’entreprise .............. ① ② ③ ④ ⑤145. Mise à disposition des collaborateurs de revues techniques comptables et fiscales .......... ① ② ③ ④ ⑤

146. EVALUATION FONCTIONNEMENT ET AMELIORATION 11.............................. ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

Fonctionnement / amélioration des processus

Maîtrise du fonctionnement et amélioration des processus Oui Non

147. Existe-t-il un mécanisme de détection et de correction des anomalies ? ......................... ❐ ❐ 148. Si oui, est-il automatisé ? ........................................................................................ ❐ ❐ 149. Suivi périodique par le management de la correction des anomalies ............................. ❐ ❐ 150. Mesure effective selon une périodicité régulière des indicateurs de qualité .................... ❐ ❐ 151. Etablissement de plans d'action d'amélioration du processus par le management ........... ❐ ❐ 152. Existence de groupe qualité ..................................................................................... ❐ ❐

Système d’information Oui Non N/A

153. Réalisation du contrôle du bon fonctionnement des traitements informatiques ............... ❐ ❐ 154. Réalisation d'un ou de plusieurs audits informatiques au cours des 3 dernières années ... ❐ ❐ 155. Le résultat a-t-il été jugé satisfaisant ? ...................................................................... ❐ ❐ ❐

Contrôles des restitutions 12

Existence de procédures documentées de contrôles et vérifications pour garantir que les restitutions comptables satisfont les spécifications :

156. - au cours du processus de production comptable ...................................................... ① ② ③ ④ ⑤157. - avant communication aux utilisateurs ..................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

Maîtrise des méthodes de contrôle 12

158. Pré-contrôle des résultats à l'aide d'un pré-arrêté de clôture ....................................... ① ② ③ ④ ⑤159. Contrôle des résultats par analyse comparative avec le budget .................................... ① ② ③ ④ ⑤160. Contrôle des résultats par analyse comparative avec les résultats de la période

précédente ① ② ③ ④ ⑤161. Analyse / justification périodique des comptes de bilan ............................................... ① ② ③ ④ ⑤ Préciser la fréquence : 162. ❐ Mensuelle 163. ❐ Trimestrielle 164. ❐ Annuelle 165. Suivi par âge des écritures en comptes d'ordre et comptes d'attente ............................ ① ② ③ ④ ⑤166. Réconciliation périodique de la comptabilité analytique et de la comptabilité générale...... ① ② ③ ④ ⑤ Préciser la fréquence : 167. ❐ Mensuelle 168. ❐ Trimestrielle 169. ❐ Annuelle 170. Réconciliation périodique des comptabilités auxiliaires et de la centralisation ................. ① ② ③ ④ ⑤ Préciser la fréquence : 171. ❐ Mensuelle

11 Cochez la case correspondante = 1 : excellente – 9 : médiocre 12 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre



172. ❐ Trimestrielle 173. ❐ Annuelle 174. Réconciliation périodique des déclarations avec les comptes (TVA, DAS...) ..................... ① ② ③ ④ ⑤ Préciser la fréquence : 175. ❐ Mensuelle 176. ❐ Trimestrielle 177. ❐ Annuelle 178. Auto-contrôle des processus à l'aide de check-lists (programme de travail) ................... ① ② ③ ④ ⑤179. Contrôle de l'exécution de ces contrôles par un superviseur en interne ......................... ① ② ③ ④ ⑤

Audit internes / externes 13

180. Réalisation d’audit des processus par l'audit interne ................................................... ① ② ③ ④ ⑤181. Réalisation d’audit des processus par des auditeurs externes ....................................... ① ② ③ ④ ⑤

Oui Non N/A

182. Existe-t-il une liste de suivi des recommandations des audits internes / externes ? ........ ❐ ❐ ❐ 183. Les recommandations acceptées ci-dessus sont-elles toutes appliquées ? ..................... ❐ ❐ ❐

Stockage des informations 13

184. Conservation des pièces justificatives conformément à la réglementation et aux instructions spécifiques de l’entreprise ...................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

185. Procédure de conservation et d’archivage des justificatifs de comptes .......................... ① ② ③ ④ ⑤186. Existence d’une procédure générale de sauvegarde des informations ............................ ① ② ③ ④ ⑤187. Existence d’une procédure de conservation, en ligne avec la réglementation fiscale de

comptabilité informatisée ........................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ 188. EVALUATION FONCTIONNEMENT ET AMELIORATION 14.............................. ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

189. EVALUATION GLOBALE DE L’ASSURANCE QUALITE 14 ......................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

13 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre 14 Cochez la case correspondante = 1 : excellente – 9 : médiocre



COUT TOTAL DE LA FONCTION COMPTABLE

Objectif de ce chapitre Permettre de déterminer le coût global de la fonction comptable et de calculer un certain nombre de ratios significatifs tels que : ratio coût de la fonction comptable / total des frais généraux + commissions, ratio effectif de la fonction comptable / effectif total de l’entreprise, ratio nombre d’entreprises qui calculent le coût de la fonction comptable / total des entreprises, ratio coût informatique de la fonction comptable / coût total de la fonction comptable, ratio coût des prestations externes (sous-traitance, conseil, audit…) / total du coût, coût moyen d’un collaborateur de la fonction comptable, analyse de la corrélation coût de la fonction comptable et taille / activité / … des entreprises.

Note 1 : l’objectif du questionnaire étant de constituer une base d’informations cohérentes, nous vous demandons de bien vouloir effectuer l’exercice de détermination du coût de la fonction comptable selon la méthode établie ci-après et correspondant à l’année 1998.

Note 2 : afin de pouvoir analyser le poids relatif de chaque processus, il est important de bien préciser l’estimation des effectifs pour chacun des processus.

Note 3 : la définition de chacun des processus est donnée dans la partie 3 du questionnaire.

CALCUL DU COUT DES RESSOURCES HUMAINES

Détermination des effectifs de la fonction comptable Note : les effectifs déterminés ci-dessous comprennent l’ensemble du personnel (effectif entier ou partiel) dont l’activité concourt à la prestation de la fonction comptable (y compris encadrement et support de secrétariat ou autre), telle que décrite dans l’introduction (cf. définition de la fonction comptable page 5).

Effectif ETP

(équivalent temps plein)

Processus Dans les

services comptables

Hors des services

comptables Total

190. Gestion des référentiels comptables 191. Organisation / méthodes / système d’information comptable 192. Centralisation et gestion des arrêtés comptables 193. Production du reporting interne et prévision à CT 194. Production de l’information financière externe 195. Production des documents fiscaux 196. Consolidations groupe 197. Production des états réglementaires 198. Gestion primes / encaissements 199. Gestion sinistres / décaissements 200. Comptabilité des intermédiaires 201. Réassurance et co-assurance 202. Inventaire technique 203. Placements immobiliers et gestion locative 204. Placements financiers et participations 205. Trésorerie 206. Moyens généraux et logistique (fournisseurs, immobilisations,

frais professionnels) 207. Frais de personnel 208. Comptabilité de gestion 209. Comptes intra-groupe 210. Total de la fonction comptable 211. <Ressources affectées à la gestion pour compte de tiers> 212. TOTAL NET



Coût moyen d’un effectif

213. Coût moyen d’un collaborateur des services comptables ............................................. KF

214. Coût moyen d’un collaborateur hors des services comptables ...................................... KF

Coût des ressources humaines

215. Coût ressources humaines des services comptables (effectif x coût moyen) .................. KF

216. Coût ressources humaines hors des services comptables (effectif x coût moyen) ........... KF

217. TOTAL DU COUT DES RESSOURCES HUMAINES..................................................................... KF

Note : le coût des ressources humaines comprend les coûts salariaux (salaire brut et charges patronales), et éventuellement des coûts de fonctionnement liés aux ressources humaines tels que les coûts de formation, frais de déplacements, coûts des locaux etc. S’ils sont inclus dans les coûts des ressources humaines, ils ne devront pas être repris sous la rubrique des autres coûts de fonctionnement.

COUTS DE FONCTIONNEMENT

Note : les coûts de fonctionnement de cette rubrique sont pris en considération seulement s’ils n’ont pas déjà été incorporés dans le coût des ressources humaines du chapitre précédent.

Sont concernées les natures de coûts suivants : Coût de la formation des collaborateurs (autre que leur salaire) Coûts des locaux (en général au prorata des surfaces) Coût du téléphone / télex / copieurs Coût des voyages et déplacements Honoraires des auditeurs externes, commissaires aux comptes, conseil Volume en journées Coût de la sous-traitance d’activités (y compris activités comptables externalisées) Autres coûts (préciser)

218. TOTAL DES COUTS DE FONCTIONNEMENT.................................................................... KF

COUTS INFORMATIQUES

Note : Les coûts informatiques à identifier sont l’ensemble des coûts concernant la fonction comptable et liés à l’usage de l’outil informatique, central et individuel, concernant les activités de développement, d’installation, de maintenance des logiciels, les amortissements de l’équipement hardware, les coûts des traitements et les coûts annexes, papier, télécommunications etc. Les dépenses d’un montant significatif et non répétitives, correspondant à des projets importants, peuvent être réparties sur plusieurs années. Dans le cas où l’entreprise détermine déjà, en comptabilité analytique, le coût de l’informatique (définie comme ci-dessus), relative aux services comptables, il convient seulement d’ajouter à ce coût, le complément estimé relatif aux activités des collaborateurs hors des services comptables et considérés comme relevant de la fonction comptable. Dans le cas contraire, il convient de déterminer la quote-part que représente le service fourni à la fonction comptable dans le coût total de l’informatique de l’entreprise. Par convention, sont considérées comme applications informatiques relatives à la fonction comptable, les applications dont l’objet essentiel est de traiter les informations de caractère comptable et / ou les utilisateurs de celles-ci sont considérés comme faisant partie de la fonction comptable (dont les coûts salariaux sont pris en compte dans la partie coût des ressources humaines).

Sont concernées les natures de coûts suivants : Coûts externes Coût des logiciels achetés Coût du conseil, sous-traitance de l’installation de logiciels Coût du conseil, sous-traitance de la maintenance des applications Coût de la sous-traitance, prestataires d’exploitation informatique externalisée (facilities management)

Coûts internes Coût des développements et installation de logiciels Coût de la maintenance Coût de l’exploitation des applications Coût du papier (si non inclus par ailleurs) Coût du réseau, télécommunications (si non inclus par ailleurs) Amortissements de l’équipement informatique (si non inclus par ailleurs) Amortissement de l’équipement individuel (si non inclus par ailleurs) Autres coûts (à préciser)

219. Sous-total (somme des lignes ci-dessus ou % des coûts informatiques totaux de l’entreprise) ........

220. TOTAL DES COUTS INFORMATIQUES .......................................................................... KF



221. % des coûts informatiques fonction comptable / total coût informatique de gestion de l’entreprise ............................................................................................................ %

222. COUT TOTAL DE LA FONCTION COMPTABLE

223. coûts des ressources humaines

224. coûts de fonctionnement

225. coûts de l’informatique

226. TOTAL

227. Total frais généraux + commissions

228. Ratio Coûts / PNB %



EVALUATION DE LA FONCTION COMPTABLE PAR LA DIRECTION DE L’ETABLISSEMENT

Objectif de ce chapitre Connaître l’évaluation globale de la performance de la fonction comptable par la direction générale de l’établissement. Les questions sont à poser au responsable hiérarchique du responsable de la fonction comptable de niveau n + 2 si possible.

QUESTIONS 229. Quelle note, entre 1 (excellent) et 5 (médiocre), mettez-vous pour évaluer la

performance d’ensemble de votre fonction comptable, en tenant compte de la qualité de la prestation et de son coût pour l’entreprise ............................................................. ① ② ③ ④ ⑤

230. Quel est l’élément le plus positif de votre évaluation ? ................................................

............................................................................................................................

231. Quel est l’élément le plus négatif de votre évaluation ? ...............................................

............................................................................................................................



QUESTIONNAIRE D’EVALUATION DES 20 PROCESSUS

DE LA FONCTION COMPTABLE



PROCESSUS N° 1 GESTION DES REFERENTIELS COMPTABLES

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la définition et au contrôle des référentiels comptables et réglementaires nécessaires à la fonction comptable, correspondant d’une part aux spécifications internes à l’entreprise ou au groupe auquel appartient l’entreprise et d’autre part externes, essentiellement réglementaires. Il concerne la définition, la formalisation et le contrôle de la bonne application des normes de l’entreprise. Liste des principales activités Définition et mise à jour du plan du manuel des normes et procédures (principes comptables, normes et

procédures comptables, schémas comptables et consolidation) Définition et mise à jour du plan de comptes interne, des attributs et de la correspondance avec le PCA Définition et mise à jour du cadre de gestion interne (structure de reporting, unité comptable élémentaire de

gestion,….) et définition des principes, structures et modalités de répartition (groupements de fait…) Détermination et mise à jour des règles de protection des données comptables Détermination de la liste nominative des responsables de l’analyse de chaque compte de la balance Définition et contrôle de la mise à jour des données comptables dans les autres référentiels de l’entreprise

(référentiels contrats et assurés, référentiels produits, référentiels titres, etc.) Définition et mise à jour des règles de conservation et d’archivage des documents à usage de preuves des

enregistrements comptables Activités d’étude et de recherche de solution aux problèmes spécifiques liés à l’application des règles

comptables Formation et information de l’ensemble des collaborateurs de la fonction comptable aux nouvelles dispositions

du référentiel comptable Surveillance du respect des normes et référentiels comptables au sein de l’entreprise Définition, contrôle et évaluation des règles de contrôle interne Veille « normative et doctrinale »

Début Evolution dans l’activité de l’établissement et évolution externe de la doctrine, réglementation, législation… qui nécessitent une adaptation de la doctrine interne et des référentiels. Fin Diffusion interne et validation de la bonne application de la doctrine comptable de l’établissement et des normes.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

232. Nombre de comptes actifs dans la balance générale ...................................................

233. Nombre d’occurrences comptables (code service, cellule budgétaire…) .........................

Services rendus 15

234. Publication du plan de comptes ................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤235. Publication d’un manuel comptable .......................................................................... ① ② ③ ④ ⑤236. Existence d’un dispositif de communication rapide des mises à jour ............................. ① ② ③ ④ ⑤237. Délai d’ouverture d’un nouveau compte .................................................................... ① ② ③ ④ ⑤238. Publication de la liste des responsables des analyses des comptes ............................... ① ② ③ ④ ⑤239. Publication des règles de conservation / archivage ..................................................... ① ② ③ ④ ⑤240. Evaluation des services rendus 16 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨




Système informatique

241. Taux d’informatisation des processus (hors micro-informatique) de 0 à 100% ................ %

242. Nombre d’applications concernant le processus (hors tableurs) ....................................

243. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③

244. Age de l’application principale...................................................................................

Oui Non

245. Y a-t-il une base de données interrogeable concernant spécifiquement ce processus ? .... ❐ ❐ 246. Qualité de la traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................. ① ② ③ ④ ⑤ 247. Existence d’un seul référentiel informatique du plan de comptes utilisé directement par

toutes les applications comptables (si non, signifie qu’il y a un référentiel maître et des référentiels particuliers par application calqués sur le référentiel maître) ....................... ❐ ❐

Pratiques du processus

248. Utilisation d’un seul plan de compte type plan comptable français (par opposition à une

double structure de comptes, P.C.F. / plan étranger, P.C.F. / plan de groupe) ............... ❐ ❐



PROCESSUS N° 2 ORGANISATION / METHODES /

SYSTEME D’INFORMATION COMPTABLE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités de type ingénierie, relatives à la conception et à la maintenance du système d’information comptable de l’entreprise, à l’organisation de la fonction comptable et à la définition des modes opératoires comptables au niveau des postes de travail et à la mise en place d’un dispositif d’assurance qualité Les activités de nature technique informatique (conception technique, programmation, exploitation…), ne sont pas couvertes par ce processus. Liste des principales activités Conception et maîtrise de l’évolution de l’architecture du système d’information comptable en liaison avec

l’évolution du système d’information de gestion de l’entreprise ou du groupe Etude de la meilleure intégration du système d’information comptable au système d’information de gestion de

l’entreprise dans ses aspects comptables, par le développement d’interfaces ou la mise en place d’applications de gestion intégrées

Elaboration des cahiers des charges, dossiers de spécifications des applications informatiques comptables Participation avec les informaticiens, à l’étude et à la sélection des logiciels sous l’angle de l’étude de leurs

fonctionnalités Participation à la maîtrise d’ouvrage, à l’installation, aux tests des nouvelles applications informatiques ou à

leurs modifications Conception des contrôles de bon fonctionnement des applications informatiques Conception des dispositifs de sécurité d’accès et d’utilisation des applications informatiques Formation des utilisateurs de la fonction comptable à l’utilisation de l’outil informatique Etude de l’évolution de l’organisation des services comptables en relation avec l’évolution de l’organisation de

l’entreprise et du système d’information Organisation des postes de travail et définition des modes opératoires en liaison avec l’évolution des

applications informatiques et de la doctrine comptable de l’entreprise ou du groupe. Veille technologique Mise en place des contrôles internes et contrôle de la piste d’audit informatique Animation générale du processus assurance qualité (indicateurs qualité, coordination des groupes qualité…)

Début Evolution des processus amont, du système d’information de l’entreprise (ou du groupe) et du cadre réglementaire. Fin Mise en place de nouvelles applications informatiques ou des modifications et diffusion d’une formation adaptée aux collaborateurs concernés. Mise en place, en parallèle, d’une organisation adaptée.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

249. Nombre d’applications informatiques en place sous responsabilité de la fonction comptable .............................................................................................................

250. Nombre de nouvelles applications installées durant les 5 dernières années ....................

251. Nombre d’équivalent jours homme / an de développement informatique pour le compte de la fonction comptable .........................................................................................

252. Nombre d’équivalent jours homme / an de maintenance des applications pour le compte de la fonction comptable .........................................................................................

253. Nombre total de jours homme / an de ressources informatiques de développement et de maintenance consommées par l’ensemble de l’établissement ......................................

254. % d’écritures comptables dans le centralisateur générées automatiquement par le biais d’interfaces (par opposition aux écritures créées ou ressaisies par les comptables de la centralisation) ....................................................................................................... %



Services rendus 17

255. Cohérence entre le système d’information comptable et le système de gestion de l’entreprise ............................................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤

256. Prise en compte des besoins de la fonction comptable dans les applications amont ........ ① ② ③ ④ ⑤257. Prise en compte des besoins des utilisateurs dans les applications de la fonction

comptable ............................................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤258. Aide aux utilisateurs dans la maîtrise des outils informatiques ..................................... ① ② ③ ④ ⑤259. Assurer la maîtrise du système d’information comptable par la fonction comptable par

rapport à la fonction informatique ............................................................................ ① ② ③ ④ ⑤260. Vitesse de réactivité aux changements de l’environnement et aux nouveaux besoins pour

l’adaptation des applications informatiques ............................................................... ① ② ③ ④ ⑤261. Adéquation entre l’organisation des équipes comptables et les outils informatiques ........ ① ② ③ ④ ⑤262. Documentation sur l’utilisation des outils informatiques par les utilisateurs ................... ① ② ③ ④ ⑤263. Existence d’un dispositif de sauvegarde des informations et d’un plan de reprise des

activités en cas de sinistres ..................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤264. Existence d’une piste d’audit continue (audit trail) entre les données agrégées et les

informations de base ou événements économiques .................................................... ① ② ③ ④ ⑤265. Evaluation des services rendus 18 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

Système informatique Oui Non N/A

266. Utilisation d’un outil informatique pour l’expression des besoins / cahiers des charges

(autre que traitement de texte) ............................................................................... ❐ ❐ ❐

Pratiques du processus Oui Non

267.

Existence dans la fonction financière / comptable d’une structure méthodes – organisation – système d’information comptable (n’appartenant pas à la fonction informatique) ........................................................................................................ ❐ ❐

268. La définition de l’architecture du système d’information comptable est sous la responsabilité de cette structure .............................................................................. ❐ ❐

269. Les acteurs du processus sont responsables de la maîtrise d’œuvre des projets d’installation de nouvelles applications informatiques (pour la partie fonctionnelle) ........ ❐ ❐

270. Les projets informatiques, les travaux de maintenance / modifications des applications à effectuer par le service informatique font l’objet d’un ordre de priorité décidé par les responsables du processus ...................................................................................... ❐ ❐

271. Existence d’équipes projets mixtes, fonction comptable / informatique ......................... ❐ ❐

272. Le pilotage des applications informatiques comptables, la maintenance des paramètres, la maintenance des traducteurs comptables sont sous la responsabilité de la fonction comptable ............................................................................................................. ❐ ❐

273. Le choix des applications informatiques se porte en priorité sur des logiciels du marché . ❐ ❐ 274. Le système de gestion comptable est un système de gestion intégré (par opposition à

des applications spécialisées et reliées par des interfaces) .......................................... ❐ ❐ 275. Dans le cas d’applications spécialisées non intégrées, combien y a-t-il de liaisons entre

applications non reliées par des interfaces informatiques (ruptures systèmes) ? ............ + 276.

La fonction comptable dispose d’un infocentre (avec des administrateurs de bases de données) .............................................................................................................. ❐ ❐

277. Les utilisateurs de la fonction comptable effectuent eux-mêmes des requêtes ............... ❐ ❐

278. Existence d’un support (hot-line) pour les utilisateurs ................................................. ❐ ❐




PROCESSUS N° 3 CENTRALISATION ET GESTION DES ARRETES COMPTABLES

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la centralisation conforme aux référentiels, aux normes comptables et aux délais établis, des données provenant des comptabilités auxiliaires, des centralisateurs comptables des filiales et succursales et des écritures diverses directement enregistrées dans le centralisateur (ou base de données centrale comptable). Liste des principales activités Etablissement et mise à jour du planning des opérations de clôture Coordination des opérations de clôture Mise à jour des paramètres et des référentiels comptables et réglementaires dans les applications

informatiques de centralisation Contrôle de la réception de l’intégralité des écritures des systèmes de comptabilité auxiliaire Traitement et contrôle des écritures des systèmes de comptabilité auxiliaire (voir détail dans processus en

liaison avec les systèmes en amonts) Préparation et enregistrement des écritures diverses Traitement et contrôle des comptes d’attente et de liaison Contrôle et correction des anomalies dans le centralisateur Justification des comptes de la balance générale Réconciliation des comptes avec les systèmes amonts Etablissement des documents ou recherche des éléments de justification demandés par les commissaires aux

comptes Validation de l’arrêté et revue analytique

Début Préparation et réception des données en provenance des processus comptables amonts et réception des informations d’événements économiques ou comptables à traduire en écritures comptables. Fin Mise à disposition des données comptables validées et organisées selon le plan comptable de l’entreprise ou du groupe

QUESTIONNAIRE

Statistiques

279. Nombre total de mouvements / an ...........................................................................

280. Nombre de mouvements manuels directement enregistrés dans le centralisateur (non générés par des applications informatiques de comptabilité auxiliaires) / an ..................

281. Estimation de la proportion des écritures manuelles diverses directement enregistrées dans le centralisateur par rapport au total des écritures traitées (à défaut de réponse aux deux questions précédentes) ...................................................................................

282. Nombre moyen par mois d’anomalies en centralisation comptable, à corriger ................

283. Nombre total d’analyses de comptes à effectuer trimestriellement ...............................

284. Nombre d’analyses de comptes non effectuées depuis plus de 3 mois ...........................

285. Nombre de non-respect de la date de clôture (communication des chiffres) sur les 10 dernières clôtures périodiques .................................................................................

Services rendus 19

286. Coordination des opérations de clôture des comptes périodiques .................................. ① ② ③ ④ ⑤287. Mise à disposition d’une base de données centralisation comptable validée par rapport au

référentiel ............................................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤288. Analyse des comptes de bilan et justification de leur solde .......................................... ① ② ③ ④ ⑤289. Approbation et justification des provisions comptabilisées ........................................... ① ② ③ ④ ⑤ 19 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre



290. Justification et documentation de l’ensemble des événements comptabilisés dans le centralisateur ........................................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤

291. Respect des délais .................................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤292. Délai entre la date du fait générateur et son enregistrement sur les livres centralisateurs ① ② ③ ④ ⑤293. Evaluation des services rendus 20 ....................................................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨


294. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) de 0 à 100% ................ %

295. Nombre d’applications concernant le processus (hors tableurs) ....................................

296. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③

297. Age de l’application principale ..................................................................................

Oui Non

298. Y a-t-il une base de données interrogeable concernant spécifiquement ce processus ? .... ❐ ❐ 299. Qualité de la traçabilité des opérations (piste d’audit).................................................. ① ② ③ ④ ⑤


300. Le traitement de la centralisation est en temps réel pour les écritures diverses .............. ❐ ❐ 301. Le traitement est en mode différé pour la centralisation des comptabilités auxiliaires ..... ❐ ❐ 302. Il y a un traitement quotidien de centralisation .......................................................... ❐ ❐ 303. Il y a une approbation des écritures avant traitement en centralisation, par une personne

différente de celle qui a préparé la / les écritures comptables ...................................... ❐ ❐ 304. Toutes les écritures en anomalies sont corrigées avant la clôture de fin de période ........ ❐ ❐ 305. Les provisions sont déterminées par un comité des provisions ..................................... ❐ ❐ 306. Les provisions sont revues et approuvées par la Direction financière avant

comptabilisation .................................................................................................... ❐ ❐ 307. Les provisions sont documentées ............................................................................. ❐ ❐ 308. Les provisions sont automatiquement annulées en début de période suivante ................ ❐ ❐ 309. Les anomalies détectées sur des écritures générées par les comptabilités auxiliaires, sont

corrigées au niveau des applications des comptabilités auxiliaires et non au niveau centralisateur ........................................................................................................ ❐ ❐

310. Existence d’un planning détaillé de l’enchaînement des opérations comptables et informatiques, relatives à l’arrêté comptable périodique............................................... ❐ ❐

311. Lors de la clôture périodique, la centralisation est effectuée à la date prévue même en l’absence d’une partie des informations qui sont alors provisionnées ............................ ❐ ❐

312. De façon à respecter une date d’arrêté périodique, une partie des applications en amont de la centralisation est arrêtées avant le dernier jour de la période .............................. ❐ ❐

313. La saisie des écritures manuelles en centralisation est effectuée en partie, par des collaborateurs de l’entreprise n’appartenant pas aux services comptables. .................... ❐ ❐




PROCESSUS N° 4 PRODUCTION DU REPORTING INTERNE

ET PREVISIONS A COURT TERME

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la production et à la diffusion du reporting interne à destination des différents niveaux de management, (direction générale, directions opérationnelles, management intermédiaire, fonctions spécialisées telles que les contrôles internes). Les informations concernées sont les résultats comptables de la période, associés ou non aux résultats des périodes précédentes et aux prévisions budgétaires. Les prévisions budgétaires sont réajustées lors de chaque reporting. En revanche, les activités correspondant à la préparation des prévisions budgétaires ne font pas partie de ce processus. Le reporting présente les résultats comptables de synthèse de l’entreprise ou du groupe ou les résultats comptables établis en fonction des modalités de mesure des résultats de chaque entité. Liste des principales activités Conception et mise au point des rapports internes (dialogue avec les utilisateurs, réalisations des requêtes des

bases de données informatiques ou définition des spécifications pour les informaticiens Préparation, production et diffusion du reporting comptable périodique à destination de la maison mère à

l’exclusion des rapports destinés à l’établissement des documents fiscaux (voir processus n° 6, établissement des documents fiscaux)

Préparation, production et diffusion du reporting comptable périodique à destination de la direction générale (flash préliminaire, résultats complets)

Préparation, production et diffusion du reporting de gestion de chaque manager d’une entité (service, département…) identifiée dans les systèmes d’information comptable

Alimentation en informations comptables d’un système type EIS de la direction Analyse et explications fournies aux destinataires du reporting, sur le contenu du reporting et les variations

des résultats d’une période à l’autre Actualisation des prévisions à court terme

Début Besoin de reporting exprimé par les « clients » internes. Fin Mise à disposition des données comptables centralisées et communication des rapports aux « clients » internes.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

314. Nombre de formats de rapports de gestion présentant les résultats comptables périodiques ............................................................................................................

Services rendus

Préciser la fréquence : 315. ❐ Mensuelle

316. ❐ Trimestrielle

317. ❐ Annuelle

318. Diffusion du reporting de direction générale dans les délais prévus 21............................ ① ② ③ ④ ⑤319. Diffusion du reporting des directeurs de fonctions / entités dans les délais prévus .......... ① ② ③ ④ ⑤320. Diffusion du reporting des managers d'unité de gestion dans les délais prévus .............. ① ② ③ ④ ⑤321. Qualité de l’information fournie (fiabilité et exhaustivité) ............................................. ① ② ③ ④ ⑤322. Qualité de la présentation du reporting (clarté, explication...)....................................... ① ② ③ ④ ⑤323. Conformité entre les prévisions et les réalisations ...................................................... ① ② ③ ④ ⑤

21 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre



324. Degré de réactivité aux changements des besoins ou de l'environnement ...................... ① ② ③ ④ ⑤325. Evaluation des services rendus 22 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨



327. Nombre d'applications concernant le processus (hors tableurs) ....................................

328. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③329. Age de l’application principale .................................................................................. %

Oui Non

330. Y a-t-il une base de données interrogeable concernant spécifiquement ce processus ? .... ❐ ❐ 331. Qualité de la traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................. ① ② ③ ④ ⑤


332. Les rapports de DG sont conçus sous responsabilité des services comptables ................ ❐ ❐ 333. Les rapports de directions fonctionnelles / entités sont conçus sous responsabilité des

services comptables ............................................................................................... ❐ ❐ 334. Les rapports des managers des unités de gestion sont conçus sous responsabilité des

services comptables ............................................................................................... ❐ ❐ 335. Le format et le contenu du reporting à fournir sont formalisés dans un document écrit ... ❐ ❐ 336. Ces rapports de synthèse sont complétés par des informations / états analytiques

donnant le détail des événements comptabilisés ........................................................ ❐ ❐ 337. A quelle date, exprimée en J+ (J+1 étant le premier jour ouvré du mois), les résultats

comptables sont-ils produits ? .................................................................................

De quel reporting s'agit-il quand vous parlez du reporting comptable produit à cette

date ? 338. - d'un flash de synthèse pour la direction générale ..................................................... ❐ ❐ 339. - de la balance générale .......................................................................................... ❐ ❐ 340. - du reporting complet de la direction générale .......................................................... ❐ ❐ 341. - du reporting des directions fonctionnelles et d'entités (business units) ....................... ❐ ❐ 342. - du reporting de l'ensemble des managers d'unités de gestion .................................... ❐ ❐ 343. La forme des reporting internes est modifiée plus d'une fois par an .............................. ❐ ❐ 344. Les destinataires des informations utilisent réellement les documents fournis ................ ❐ ❐ 345. Les destinataires utilisent des systèmes de substitution .............................................. ❐ ❐ 346. Utilisation d’un EIS ................................................................................................. ❐ ❐ 347. Le reporting interne est-il uniquement basé sur des informations comptables (par

opposition à des informations extra-comptables, base contrôle de gestion par exemple) . ❐ ❐ 348. Sinon, y a-t-il réconciliation avec la base comptable ................................................... ❐ ❐

22 Cochez la case correspondante = 1 : excellent – 9 : médiocre



PROCESSUS N° 5 PRODUCTION DE L'INFORMATION FINANCIERE EXTERNE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la communication financière à destination des différents interlocuteurs à qui l’entreprise doit communiquer des informations relatives à ses résultats financiers (actionnaires, banques, agence de notation, comité d’entreprise, auditeurs externes, analystes financiers, COB, organismes de tutelle, organismes professionnels, etc.) Liste des principales activités Conception et mise au point des rapports légaux annuels et autres communications légales dans le respect des

normes et références établies Dialogue, explication, interprétation, réalisation et communication des informations financières Réponse aux sollicitations externes (réviseurs externes en particulier) Préparation et réalisation des traitements extra-comptables pour répondre aux enquêtes des organismes

professionnels (ex. : FFSA) et non produits par les comptabilités auxiliaires ou les chaînes applicatives Etablissement et contrôle des données statistiques à fournir aux organismes professionnels (ex. : FFSA)

Début Réception des besoins de reporting et d'informations des « clients » externes et des demandes de nouveaux reporting externes établis par les responsables des normes de la fonction comptable. Fin Communication des reporting et informations correspondantes aux « clients » externes.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

349. Nombre de rapports externes standardisés, établis à périodicité mensuelle ................... %

350. Nombre de rapports externes standardisés, établis à périodicité trimestrielle ................. %

351. Nombre de rapports externes standardisés, établis à périodicité semestrielle ................. %

352. Nombre de rapports externes standardisés, établis à périodicité annuelle ...................... %

353. Nombre de rapports ou dossiers ponctuels non répétitifs ............................................. %

Services rendus 23

354. Remontée de la liasse de consolidation dans les délais impartis ................................... ① ② ③ ④ ⑤355. Diffusion du reporting et des informations externes dans les délais demandés ............... ① ② ③ ④ ⑤356. Respect du référentiel pour les informations référentielles ........................................... ① ② ③ ④ ⑤357. Capacité à trouver et fournir l’information relationnelle ponctuelle ............................... ① ② ③ ④ ⑤358. Evaluation des services rendus 24 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨




361. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③ 362. Age de l’application principale ..................................................................................




Oui Non



365. Les rapports / les informations financières à destination des actionnaires sont établis sous responsabilité des services comptables .............................................................. ❐ ❐

366. Les rapports financiers à destination du comité d'entreprise sont établis sous responsabilité des services comptables ..................................................................... ❐ ❐

367. Les réponses à enquêtes, demandes d'informations financières en provenance des media sont établis sous responsabilité des services comptables ............................................. ❐ ❐

368. Tous les rapports externes et informations ci-dessus sont communiqués aux interlocuteurs externes de la fonction comptable ........................................................ ❐ ❐



PROCESSUS N° 6 PRODUCTION DES DOCUMENTS FISCAUX

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la comptabilité fiscale et à l'établissement des documents fiscaux. La production des informations destinées aux organismes sociaux ne fait pas partie du processus de la fonction comptable. Liste des principales activités Préparation et réalisation des ajustements comptables relatifs aux exigences fiscales françaises ou étrangères

et non traités au niveau des comptabilités auxiliaires Contrôles et validation de tous les ajustements d'origine fiscale à comptabiliser dans des comptes spécifiques Etablissement des comptes sociaux de / des entités juridiques composant l’entreprise Réconciliation des balances générales de l’entreprise avec les balances relatives aux différentes entités

juridiques s'il y a lieu Coordination et / ou recherche des réponses aux questions d'ordre fiscal soulevées au sein de la fonction

comptable Préparation, établissement des divers documents fiscaux (liasse fiscale, déclaration de TVA, taxe

d'apprentissage, taxe sur la formation, taxe professionnelle, taxe sur les salaires, contribution des institutions financières taxes sur les conventions d’assurance, prélèvement libératoire, CSG, CRDS, etc.) et réunion des justificatifs nécessaires correspondants

Préparation, établissement des divers reporting internes de groupe destinés à permettre l'établissement des documents fiscaux du groupe à l'étranger

Participation à la chaîne de justification et de réponse aux contrôles fiscaux Réalisation de l’intégration fiscale

Début Déclinaison des conséquences de la législation fiscale. Fin Etablissement des documents fiscaux et rapports associés.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

369. Nombre d'entités juridiques composant l'établissement objet de l’enquête ....................

370. Nombre de types de rapports ou documents à périodicité mensuelle établis ..................

371. Nombre de types de rapports ou documents à périodicité trimestrielle établis ................

372. Nombre de types de rapports ou documents à périodicité semestrielle établis ................

373. Nombre de types de rapports ou documents à périodicité annuelle établis .....................

Services rendus 25

374. Diffusion du reporting dans les délais demandés ........................................................ ① ② ③ ④ ⑤375. Respect du référentiel pour les déclarations fiscales ................................................... ① ② ③ ④ ⑤376. Absence de litiges relatifs aux informations fournies (hors contrôle fiscal) ..................... ① ② ③ ④ ⑤377. Evaluation des services rendus 26 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨


378. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) de 0 à 100% ................. %


380. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③ 25 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre 26 Cochez la case correspondante = 1 : excellente – 9 : médiocre



381. Age de l’application principale ..................................................................................

Oui Non



384. Les documents fiscaux sont établis sous responsabilité des services comptables ............ ❐ ❐ 385. Le responsable de ce processus de la fonction comptable a la responsabilité de veiller à

l'optimisation fiscale ............................................................................................... ❐ ❐ 386. La fonction comptable reçoit l'aide d'un conseiller fiscal extérieur à l’entreprise ............. ❐ ❐ 387. La fonction comptable reçoit l'aide d'un service fiscal interne ....................................... ❐ ❐



PROCESSUS N° 7 CONSOLIDATION GROUPE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus concerne les groupes français ayant à effectuer la consolidation des filiales françaises ou étrangères. Il comprend les activités relatives aux opérations de consolidation des comptes de groupe et à la production des résultats internes et externes associés. Liste des principales activités Gestion du périmètre (inventaire des filiales et pourcentages de participation) Réception, contrôle et enregistrement des données en provenance des filiales Gestion des transpositions du plan comptable local en plan comptable de groupe Comptabilisation des écritures complémentaires centrales Ajustements des comptes intercos Coordination et suivi des réconciliations intercos Conversion en francs des données en monnaie locale Gestion des retraitements éventuels non délégués Production des résultats consolidés de groupe Passage du résultat social au résultat consolidé Cadrage de situation nette Actualisation des prévisions de résultat

Début Réception des données comptables en provenance des filiales. Fin Production des consolidations et rapports de consolidation.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

388. Nombre de filiales consolidées par équivalence ..........................................................

389. Nombre de filiales consolidées ligne à ligne (intégration globale et proportionnelle) ........

Services rendus 27

390. Fiabilité et cohérence de la consolidation ................................................................... ① ② ③ ④ ⑤391. Diffusion du reporting dans les délais demandés ........................................................ ① ② ③ ④ ⑤392. Evaluation des services rendus 28 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨


393. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) .................................... %


395. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③ 396. Age de l’application principale .................................................................................. %

Oui Non

397. Y a-t-il une base de données interrogeable concernant spécifiquement ce processus ? .... ❐ ❐ 398. Qualité de la traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................. ① ② ③ ④ ⑤ 27 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre 28 Cochez la case correspondante = 1 : excellente – 9 : médiocre




399. Les données fournies par les filiales sont référencées selon le plan comptable du groupe ❐ ❐ 400. Les données fournies par les filiales étrangères sont libellées en francs ......................... ❐ ❐ 401. Le processus consolidation s'assure de la bonne application des règles comptables par les

filiales .................................................................................................................. ❐ ❐ 402. Les rapports de présentation des résultats consolidés sont conçus par les services

comptables ........................................................................................................... ❐ ❐ 403. A quelle date, exprimée en J+ (J+1 étant le premier jour ouvré du mois), les résultats

consolidés de groupe sont-ils produits ? .................................................................... De quel reporting s'agit-il quand vous parlez du reporting comptable produit à cette

date ? 404. - d'un flash de synthèse pour la direction générale ..................................................... ❐ ❐ 405. - du reporting complet de la direction générale........................................................... ❐ ❐ 406. La forme des reporting de consolidation n'est pas modifiée plus d'une fois par an .......... ❐ ❐ 407. Les destinataires des informations utilisent réellement les documents fournis ................ ❐ ❐ 408. Les destinataires n'utilisent pas des systèmes de substitution ...................................... ❐ ❐ 409. Suppression des écarts intra-groupe par enregistrement automatique et simultané dans

les deux comptabilités des sociétés sœurs ou mère / sœur .......................................... ❐ ❐ 410. Absence de conversion en plan comptable groupe par utilisation d'un système comptable

unique dans toutes les filiales et piloté en central ....................................................... ❐ ❐



PROCESSUS N° 8 PRODUCTION DES ETATS REGLEMENTAIRES

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à l’établissement des documents réglementaires destinés à la Commission de contrôle des assurances Liste des principales activités Préparation et réalisation des traitements extra-comptables nécessités par la réglementation et non produits

par les comptabilités auxiliaires ou les chaînes applicatives Réconciliation avec les balances générales de l’établissement et de ses filiales Etablissement et contrôle des états réglementaires annuels Etablissement et contrôle en cours d’année des états trimestriels (états T) Réponses aux questions d’ordre réglementaire soulevées au sein de l’entreprise Coordination et / ou recherche des réponses aux questionnaires ou contrôles de la Commission de contrôle des

assurances Début Prise en charge des informations fournies Fin Diffusion des états annuels et trimestriels élaborés

QUESTIONNAIRE

Statistiques

411. Nombre de déclarations à périodicité hebdomadaire ...................................................

412. Nombre de déclarations à périodicité mensuelle .........................................................

413. Nombre de déclarations à périodicité trimestrielle ......................................................

414. Nombre de déclarations à périodicité semestrielle ......................................................

415. Nombre de déclarations à périodicité annuelle ...........................................................

Services rendus 29

416. Déclarations dans les délais réglementaires ............................................................... ① ② ③ ④ ⑤417. Respect des règles et absence de sanctions (ratios) ................................................... ① ② ③ ④ ⑤418. Evaluation des services rendus 30 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨





Oui Non






425. Les déclarations et ratios sont établis sous responsabilité des services comptables ......... ❐ ❐ 426. Les déclarations et ratios sont établis par les services comptables ................................ ❐ ❐ 427. Les réponses à enquêtes, demandes d’informations en provenance de la Commission

Assurance sont établies sous responsabilité des services comptables ............................ ❐ ❐ 428. Toutes les déclarations et réponses à enquête ci-dessus sont communiquées aux

interlocuteurs externes par le responsable de la fonction comptable ............................. ❐ ❐ 429. Existence d’une cellule comptable dédiée à l’établissement du reporting réglementaire ... ❐ ❐



PROCESSUS N° 9 PRIMES ET ENCAISSEMENTS

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les opérations relatives à l’enregistrement comptable, à l’encaissement des primes et au suivi des comptes d’assurés. (*) Liste des principales activités Enregistrement des primes et des avenants réception des primes émises et des annulations de primes transmises par les services de production, par les

intermédiaires (lorsque la gestion est déléguée), par les coassureurs apériteurs et les autres tiers (pools, groupements)

ventilation de la prime (vie / non vie, coassurance, assistance) enregistrement comptable des primes, alimentation des comptes d’assurés

Enregistrement des encaissements / décaissements identification des flux de trésorerie entrants enregistrement comptable des encaissements liés au processus enregistrement comptable des décaissements (renonciations, annulations) suivi des comptes bancaires relatifs aux primes, établissement des rapprochements bancaires correspondants

Comptes d’assurés lettrage des comptes d’assurés en lien avec la trésorerie justification des comptes de tiers, rapprochement comptabilité / portefeuille suivi de l’antériorité des créances sur les assurés

Autres comptes de tiers lettrage des autres comptes de tiers en lien avec la trésorerie justification et suivi des autres comptes de tiers (coassureurs, pools…)

Autres travaux détermination des bases de calcul des taxes sur les conventions d’assurance (**)

Début Le processus primes / encaissements commence lors de la réception par la comptabilité des informations sur les primes émises par les producteurs et les partenaires extérieurs. Fin Le processus prend fin à la transmission, pour enregistrement des informations, au processus centralisation et gestion des arrêtés, et après justification des écritures. Au niveau micro-économique, il s’achève lorsque les créances sur les assurés sont à zéro. * Toutes les opérations relatives aux intermédiaires (commissions, comptes de tiers) sont du ressort du processus Comptabilité des intermédiaires qui comprend également des opérations relatives aux sinistres dans le cas de la gestion déléguée ** Toutes les opérations relatives à la taxe sur les conventions d’assurance et aux prélèvements sociaux ont été traités dans le Processus n° 6

QUESTIONNAIRE

Statistiques

430. Nombre de sous-mutualités .....................................................................................

431. Nombre de branche non vie ....................................................................................

432. Nombre de produits vie ..........................................................................................

433. Nombre annuel d’encaissements vie .........................................................................

434. Nombre annuel d’encaissements non vie ...................................................................

435. Importance des créances brutes (en % des primes émises) ........................................ %

436. Niveau des créances brutes supérieures à 1 an (en % des créances) ............................ %



Services rendus 31

437. Justification et suivi des comptes de tiers, traitement des anomalie .............................. ① ② ③ ④ ⑤438. Apurement des créances ......................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤439. Imputation rapide des encaissements sur les bons contrats ......................................... ① ② ③ ④ ⑤440. Rapprochement entre comptabilité et protefeuille ...................................................... ① ② ③ ④ ⑤441. Evaluation des services rendus 32 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨


442. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) de 0 à 100% ................. %

443. Nombre de jours / hommes passés par la DSI pour ce processus .................................

444. Nombre de systèmes utilisés ...................................................................................

445. Traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................................... ① ② ③ ④ ⑤


446. Degré d’implication de la comptabilité dans la conduite du processus ........................... ① ② ③ ④ ⑤447. Degré d’extermination des encaissements ................................................................. ① ② ③ ④ ⑤448. Intégration du processus de relance à la comptabilité ................................................. ① ② ③ ④ ⑤




PROCESSUS N° 10 SINISTRES ET DECAISSEMENTS

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à l’enregistrement comptable des sinistres, des recours et sauvetages du service des rentes, ainsi qu’au suivi des flux de trésorerie et des comptes de tiers correspondants Liste des principales activités Sinistres, prestations, recours, sauvetages Centralisation des informations en provenance de la gestion technique et des tiers extérieurs Ventilation de ces informations entre vie / non vie, protection juridique, coassurance Enregistrement comptable des prestations, recours, sauvetages Enregistrement des frais annexes Enregistrement des participations aux bénéfices payées sur les prestations Enregistrement comptable des recours et sauvetages Enregistrement comptable de la fiscalité afférente

Comptes de tiers Justification et suivi des comptes de suspens (comptes de liaison sinistres, capitaux échus, capitaux décès

dont les bénéficiaires ne sont pas identifiés) Justification des autres comptes de tiers créditeurs relatifs aux prestations (participation aux bénéfices à

payer, intérêts sur prestations à payer) Justification des comptes de tiers débiteurs (recours et sauvetages à encaisser) Justification et suivi des comptes de tiers (coassureurs, intermédiaires) Suivi des comptes bancaires relatifs aux sinistres, établissement des rapprochements bancaires

correspondants (*) Avances sur polices Enregistrement comptable des paiements d’avances Enregistrement comptable des avances sur polices et des intérêts à recevoir sur les avances Rapprochement de la comptabilité et du portefeuille

Début Le processus sinistres / décaissements commence (au niveau micro-économique) lors de la réception par la comptabilité des informations sur les sinistres, recours et sauvetages Fin Le processus prend fin à la transmission, pour enregistrement des informations, au processus centralisation et gestion des arrêtés, et après justification des écritures. Au niveau micro-économique, il s’achève lorsque les dettes sur les assurés sont à zéro ; lorsque les créances (recours, sauvetages) sont à zéro ; lorsque les avances sur polices ont été remboursées à la compagnie (*) zone d’interférence possible avec le processus Primes / encaissements

QUESTIONNAIRE

Statistiques

449. Nombre de sous-mutualités .....................................................................................

450. Nombre de branche non vie ....................................................................................

451. Nombre de produits vie ..........................................................................................

452. Nombre annuel de règlements vie ............................................................................

453. Nombre annuel de règlements non vie ......................................................................

454. Importance des comptes de suspens (en % des prestations) ....................................... %

Services rendus 33

455. Rapidité des règlements ......................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤456. Fiabilité des règlements .......................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤




457. Identification des opérations non dénouées ............................................................... ① ② ③ ④ ⑤458. Justification et suivi des comptes de suspens, traitement des anomalies ....................... ① ② ③ ④ ⑤459. Correcte imputation des différentes composantes des prestations ................................ ① ② ③ ④ ⑤460. Rapprochement entre comptabilité et portefeuille ...................................................... ① ② ③ ④ ⑤461. Evaluation des services rendus 34 ....................................................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨





Oui Non



468. Importance de la décentralisation / externalisaiton des paiements ............................... %

469. Degré d’implication de la comptabilité dans la conduite du processus ........................... %

470. Nombre annuel de chèques établis par la comptabilité ................................................

471. Degré d’automatisation des règlements .................................................................... %




PROCESSUS N° 11 COMPTABILITE DES INTERMEDIARES

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités de comptabilité relatives aux intermédiaires d'assurances salariés ou non salariés (courtiers, agents généraux, et autres mandataires) Liste des principales activités Opérations relatives aux primes et aux sinistres et prestations Primes : lorsque la gestion de leur encaissement est confiée à l'intermédiaire, le processus enregistre

l’émission de la prime à encaisser et suit la bonne fin de l'encaissement délégué. Il comporte le traitement des primes impayées, retournées par l’intermédiaire (précontentieux).

sinistres et prestations : lorsque l'instruction et le règlement du sinistre ou de la prestation sont confiés à l'intermédiaire, le processus enregistre le règlement effectué par celui-ci puis le crédit de l’intermédiaire par la compagnie.

Opérations relatives aux commissions Le processus enregistre les différentes commissions dues par la compagnie à son intermédiaire d'assurance et

les crédite ; il traite également les reprises de commissions sur primes impayées. Il calcule et enregistre les différentes cotisations sociales liées à ces primes et élabore les déclarations correspondantes

Opérations diverses Cela concerne les autres opérations accessoires : facturation de fournitures, d'équipements, prêts,

cotisations,... et toutes les déclarations fiscales liées à l'exercice du mandat de l'intermédiaire Opérations de transfert de fonds L'ensemble des opérations précédentes ne donnent pas lieu à des mouvements de fonds pour chacune d'entre

elle : les créances et les dettes compensées et réglées suivant une périodicité variable. Opérations de reconciliation des soldes c’est-à-dire le rapprochement nostro/loro entre la situation de la compagnie vue de l’intermédiaire et celle de

l’intermédiaire vue de la compagnie. Opérations de début et de fin de mandat, de transfert de portefeuille Cela concerne toutes les opérations d'initialisation de clôture du mandat (règlement du solde définitif), de

transfert de portefeuille vers un nouveau mandataire. Début Le processus débute : pour les affaires nouvelles : après la signature du contrat, à l’enregistrement dans les systèmes de gestion, pour les affaires en portefeuille : au constat de l'exigibilité de la prime dès son émission, pour les sinistres et les prestations : au constat du règlement de l'indemnisation par l'intermédiaire, pour les commissions : au constat de leur libération, pour la remontée des fonds : au constat de leur existence.

Fin Le processus prend fin à la transmission, pour enregistrement des informations, au processus centralisation et gestion des arrêtés, et après justification des écritures

QUESTIONNAIRE

Statistiques

472. Nombre d’intermédiaires..........................................................................................

473. Nombre d’écritures élémentaires sur les comptes des intermédiaires ............................

Services rendus

474. Pourcentage d’écritures erronées ............................................................................. %

475.

Délai entre la date du fait générateur (date à laquelle la commission est due…) et la date d’écriture sur le compte de l’intermédiaire .................................................................



476. Qualité de l’information fournie sur le relevé de compte (clarté des libellés) 35 ............... ① ② ③477. Facilité du rapprochement nostro / loro (réconciliation) ............................................... ① ② ③478. Evaluation des services rendus 36 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨


479. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) de 0 à 100% .................



Oui Non

483. Y a-t-il une base de données interrogeable concernant spécifiquement ce processus ? .... ❐ ❐


484. L’encaissement non vie est-il plutôt centralisé ? ......................................................... ❐ ❐ 485. L’encaissement vie est-il plutôt centralisé ? ............................................................... ❐ ❐ 486. Le règlement des sinistres non vie est-il plutôt centralisé ? .......................................... ❐ ❐ 487. Le règlement des sinistres vie est-il plutôt centralisé ? ................................................ ❐ ❐ 488. L’état de solde intermédiaire / compagnie est suivi ligne à ligne et en continu

(encaissement justifié) ?.......................................................................................... ❐ ❐ 489. Si non, il est établi périodiquement ?......................................................................... ❐ ❐ 490. La comptabilité des intermédiaires est-elle tenue dans la comptabilité ? ........................ ❐ ❐




PROCESSUS N° 12 REASSURANCE : ACCEPTATIONS ET CESSIONS

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités de comptabilité relatives aux opérations de cessions et d’acceptation en réassurance et au suivi des comptes des cessionnaires et des cédantes. Liste des principales activités Enregistrement des éléments techniques (primes, sinistres, commissions), et éventuellement des traités liés aux Cessions acceptations : centralisation des éléments techniques établis / recueillis par le service de réassurance (comptes financiers,

etc.), enregistrement comptable des éléments techniques, alimentation des comptes courants des cessionnaires et des cédantes.

Suivi des comptes courants des cédantes et des cessionnaires : lettrage des comptes courants des cessionnaires et des cédantes, justification des comptes de tiers et rapprochement avec la comptabilité technique, enregistrement des mouvements de trésorerie (encaissements / décaissements).

Inventaire technique : centralisation des états de calcul établis / recueillis par le service de réassurance (quote-part des charges

techniques à la charge des cessionnaires / provisions techniques acceptées…), pour les acceptations, centralisation des « évaluations techniques de réassurance » réalisées par le service

technique, enregistrement des différents états de calcul et évaluations techniques de réassurance, détermination et/ou contrôle comptable :

- du résultat des cessions en réassurance (par branche), - du résultat technique de la réassurance acceptée.

Autres travaux : Enregistrement et suivi des dépôts et nantissements

Début Le processus de réassurance commence lors de la réception, par la comptabilité, des éléments techniques (comptes financiers, traités) : établis par le service de réassurance dans le cas des cessions, transmis par les cédantes ou au travers du service technique de réassurance pour les acceptations.

Fin Le processus prend fin à la transmission, pour enregistrement des informations, au processus centralisation et gestion des arrêtés, et après justification des écritures.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

491. Nombre de dossiers « acceptations » traités par la fonction comptable ..........................

492. Nombre de dossiers « cessions » traités par la fonction comptable ...............................

Services rendus 37

493. Délais : traitement comptable des dossiers dans les délais établis ................................ ① ② ③ ④ ⑤494. Exhaustivité : prise en compte par la comptabilité de tous les dossiers .......................... ① ② ③ ④ ⑤495. Fiabilité : qualité du traitement comptable ................................................................ ① ② ③ ④ ⑤496. Justification : qualité des analyses et de la justification des comptes de tiers ................. ① ② ③ ④ ⑤497. Evaluation des services rendus 38 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨

37 Cochez la case correspondante = 1 : bon – 5 : médiocre 38 Cochez la case correspondante = 1 : excellent – 9 : médiocre




498. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) de 0 à 100 % ................ %



Oui Non



Les dossiers reçus par la fonction comptable sont sous une des formes suivantes : Oui Non

504. - Les traités eux-mêmes ......................................................................................... ❐ ❐

505. - une liste des traités ............................................................................................. ❐ ❐

506. - une fiche papier récapitulative du traité .................................................................. ❐ ❐

507. - une fiche électronique récapitulative du traité ......................................................... ❐ ❐

508. - une autre forme .................................................................................................. ❐ ❐

509. - aucune information reçue par la fonction comptable ................................................. ❐ ❐

510. Pratiquez-vous un enregistrement de type « pré-inventaire ? ...................................... ❐ ❐

511. La fonction comptable se préoccupe-t-elle de savoir si elle a reçu tous les dossier existants relatifs à la réassurance ? .......................................................................... ❐ ❐

512. Si oui, par quel moyens ? ........................................................................................

............................................................................................................................

............................................................................................................................



PROCESSUS N° 13 INVENTAIRE TECHNIQUE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la comptabilisation des provisions techniques et à la validation du résultat technique brut de cession et hors acceptations Liste des principales activités élaboration du « cahier des charges » de l’arrêté à destination des différents fournisseurs d’informations (date limite, nature et format des informations nécessaires) Primes, sinistres, provisions pour sinistres à payer (non vie, prévoyance) centralisation et contrôle des informations en provenance de l’actuariat, de la gestion technique, des

intermédiaires (gestion déléguée), des coassureurs apériteurs ou des pools (**) calcul des provisions complémentaires pour sinistres à payer, des prévisions de recours à encaisser, des PAP

et des PANE Provisions de primes et provisions mathématiques centralisation des états de calcul des PNA, et des provisions mathématiques contrôle de ces états de calcul, traitement des anomalies

Provisions mathématiques des contrats en unités de compte obtention de la valeur liquidative des parts obtention des provisions mathématiques des contrats en unités de compte centralisation des inventaires et de la valorisation des placements représentatifs des contrats en unités de

compte et calcul de l’ajustement ACAV Provisions mathématiques des contrats dédiés en francs obtention et enregistrement des provisions mathématiques des contrats dédiés obtention et enregistrement de la participation aux bénéfices des contrats dédiés

Participation aux bénéfices centralisation des résultats financiers, ventilés, le cas échéant, par sous-mutualité ou canton enregistrement de la participation aux bénéfices contrôle et enregistrement de la provision pour participation aux bénéfices, suivi de sa distribution contrôle et enregistrement des réserves de stabilité (contrats collectifs)

Contrôle des marges techniques examen et/ou élaboration des comptes de résultat par branches / par produits contrôles : rapprochement de la comptabilité et du portefeuille, analyse de la sinistralité par branche et par

garantie, contrôles de récurrence et analyse des marges par produits identification et traitement des anomalies

Autres provisions contrôle et examen des autres provisions techniques (provision pour risque en cours, provision d’égalisation,

provision pour risques croissants, PSNM, PAF) contrôle et enregistrement de la provision de gestion contrôle et enregistrement des frais d’acquisition reportés

Autres travaux détermination des éléments de calcul de la taxe sur les excédents de provisions (*) calcul des commissions sur résultat

Début Le processus d’inventaire technique commence lors du recensement des informations issues des processus amont (actuariat, gestion technique, financier) ou des tiers (intermédiaires, coassureurs, groupements, pools). Fin Le processus d’inventaire technique s’achève lorsque tous les contrôles effectués sur les marges techniques sont satisfaisants. Les éléments sont alors transmis pour enregistrement au processus centralisation et gestion des arrêtés. * les opérations relatives à la taxe sur les excédents de provisions sont traitées dans le processus n°6 ** les acceptations sont du ressort du processus Réassurance



QUESTIONNAIRE RELATIF AU PROCESSUS D’INVENTAIRE TECHNIQUE « VIE »

Statistiques

513. Nombre de sous-mutualité ......................................................................................

514. Nombre de produits ...............................................................................................

515. Total des provisions en vie ..................................................................................... MF

516. Effectif affecté au processus .................................................................................... %

Services rendus 39

517. Respect des délais d’inventaire ................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤518. Fiabilité de l’inventaire et du résultat technique ......................................................... ① ② ③ ④ ⑤519. Rôle du processus dans la détection des anomalies .................................................... ① ② ③ ④ ⑤520. Respect de la réglementation .................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤521. Fiabilité et rapidité des informations communiquées aux autres processus .................... ① ② ③ ④ ⑤522. Qualité de l’information fournie (clarté, caractère synthétique) .................................... ① ② ③ ④ ⑤523. Evaluation des services rendus 40 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨





Oui Non

527. Existence d’un infocentre ......................................................................................... ❐ ❐ 528. Traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................................... ① ② ③ ④ ⑤


529. Degré d’implication de la comptabilité dans le calcul des provisions .............................. %

530. Degré d’implication de la comptabilité dans la conduite du processus ............................ %

531. Fréquence des inventaires (1, 2, 4, 12)

Oui Non

532. Existence d’un inventaire permanent ........................................................................ ❐ ❐ 533. Durée du processus en jours ...................................................................................

QUESTIONNAIRE RELATIF AU PROCESSUS D’INVENTAIRE TECHNIQUE « NON VIE »

Statistiques

534. Nombre de branches ..............................................................................................

535. Total des provisions non vie .................................................................................... MF

536. Effectif affecté au processus ....................................................................................




Services rendus 41

537. Respect des délais d’inventaire ................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤538. Fiabilité de l’inventaire et du résultat technique (niveau boni/mali) ............................... ① ② ③ ④ ⑤539. Rôle du processus dans la détection des anomalies .................................................... ① ② ③ ④ ⑤540. Respect de la réglementation .................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤541. Fiabilité et rapidité des informations communiquées aux autres processus .................... ① ② ③ ④ ⑤542. Qualité de l’information fournie (clarté, caractère synthétique) .................................... ① ② ③ ④ ⑤543. Evaluation des services rendus 42 ........................................................................ ① ② ③ ④ ⑤ ⑨





Oui Non

547. Existence d’un infocentre ......................................................................................... ❐ ❐ 548. Traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................................... ① ② ③ ④ ⑤


549. Degré d’implication de la comptabilité dans le calcul des provisions .............................. %

550. Degré d’implication de la comptabilité dans la conduite du processus ............................ %

551. Fréquence des inventaires (1, 2, 4, 12)

Oui Non

552. Existence d’un inventaire permanent ........................................................................ ❐ ❐ 553. Durée du processus en jours ...................................................................................




PROCESSUS N° 14 PLACEMENTS IMMOIBILISER ET GESTION LOCATIVE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités de comptabilité relatives aux opérations de placements immobiliers, de gestion locative (en direct ou par l’intermédiaire de mandataires) d’un parc immobilier et aux opérations des Sociétés Civiles Immobilières. Liste des principales activités Mouvements d’actifs enregistrement des entrées dans le patrimoine immobilier (terrains et immeubles) : respect des règles

d’évaluation , de localisation, des dispositions particulières entraînant la réévaluation etc. enregistrement des sorties et du résultat de cession

Revenus et charges immobiliers vérification et enregistrement des revenus des placements immobiliers (loyers gérés en direct, parts de

sociétés immobilières et foncières, loyer fictif des immeubles d’exploitation...) ventilation des revenus liés aux placements immobiliers traitement et suivi des comptes de gestion locative

Valorisation et contrôle des stocks vérification et contrôle de la tenue de l’inventaire permanent des placements vérification et contrôle de l’exhaustivité de l’enregistrement de l’ensemble des opérations enregistrement de l’évaluation (valeur de réalisation) des placements immobiliers à l’arrêté (immeubles, parts

de sociétés immobilières et foncières, forêts) et contrôle des stocks traitement des amortissements : élaboration des tableaux d’amortissement et synthèse traitement des emprunts et subventions d’investissement contrôle des bases de calcul et enregistrement des provisions (provision pour dépréciation à caractère

durable, provision pour grosses réparations, provision pour risque d’exigibilité...) Réglementation suivi de la réglementation et contrôle de son respect en matière de : placements admis en représentation des

engagements, ratio de dispersion, cantonnement des actifs (obligatoire et/ou décision de gestion), localisation des actifs (règle de congruence), placements représentant les provisions techniques des contrats en UC...

traitement de la TVA immobilière : calcul du prorata établissement des comptes annuels et de l’annexe concernant les informations liées aux placements

immobiliers (principaux postes d’actif, état détaillé et état récapitulatif des placements, méthodes d’évaluation et de dépréciation, engagements reçus ou donnés...)

Divers traitement des opérations en devises et calcul de la provision pour risque de change réception et contrôle des informations en provenance des mandataires et des sociétés immobilières et

foncières justification des comptes de comptabilité auxiliaire concernant les placements immobiliers et des comptes de

provisions liés Début Le processus débute à la décision d’exécution de l’opération de placement immobilier ou à l’encaissement des revenus tirés de ces mêmes placements. Fin Le processus prend fin une fois que l’opération de placement immobilier et les flux relatifs à la gestion locative ont été transmis au processus centralisation et gestion des arrêtés pour enregistrement et que leur impact économique a été déterminé pour être inscrit dans les comptes de l’entreprise.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

554. Nombre d’immeubles possédés.................................................................................

555. Poids de cette catégorie dans le total de l’actif ........................................................... %

556. Nombre de m2 affectés à l’activité de location (bureaux, habitation, activités…) ............

557. Nombre d’opérations de placements effectuées, en moyenne par mois .........................

558. Nombre de baux de location ....................................................................................



Services rendus 43

559. Comptabilisation de toutes les opérations ayant trait à l’acquisition, la cession, l’évaluation et l’amortissement d’une immobilisation .................................................. ① ② ③ ④ ⑤

560. Contrôle, justification des opérations réalisées par des tiers dans le cadre de l’acquisition d’une immobilisation .............................................................................................. ① ② ③ ④ ⑤

561. Etablissement des données d’inventaire pour la présentation des comptes de l’entreprise ① ② ③ ④ ⑤562. Etablissement des bases justificatives de traitements réglementaires ou fiscaux ............ ① ② ③ ④ ⑤563. Respect des délais dans le cadre de la procédure d’arrêté comptable ............................ ① ② ③ ④ ⑤564. Circularisation des comptes en provenance des entreprises liées ou ayant un lien de

participation .......................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤


565. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) ....................................



Oui Non



571. Participation de la fonction comptable dans l’établissement des cahiers des charges de(s) l’outil(s) technique(s) dédié(s) à l’activité de gestion des immobilisations ..................... ❐ ❐

572. Participation de la fonction comptable dans la détermination des mesures de contrôle de bonne exécution des opérations de placement immobilier ........................................... ❐ ❐

573. Détermination par la fonction comptable des taux d’amortissement des immobilisations . ❐ ❐

574. Participation de la fonction comptable dans la procédure d’évaluation des biens immobiliers au bilan (confrontation avec les valeurs fournies par les expertises) ............ ❐ ❐

575. Gestion directe des biens immobiliers mis en location ................................................. ❐ ❐




PROCESSUS N° 15 PLACEMENTS FINANCIERS ET PARTICIPATIONS

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités de comptabilité relatives aux opérations de placements en valeurs mobilières et de prise de participation de l’entreprise d’assurance dans d’autres entreprises (entreprises liées ou entreprises avec lesquelles existe un lien de participation). Liste des principales activités Mouvements d’actifs enregistrement des entrées dans le patrimoine : respect des règles d’évaluation , de localisation, des

dispositions particulières entraînant la réévaluation etc. enregistrement des sorties et du résultat de cession enregistrement des opérations sur les instruments financiers à terme et définition des modalités de contrôle

(suivi des positions et méthodes d’évaluation). Revenus vérification et enregistrement des divers revenus des placements (dividendes, intérêts, quote-part de résultat

des ACAV...). ventilation des revenus liés aux placements financiers et aux participations impact reforme Hoenn : retraitements produits constatés d’avance (ICNE) et produits à recevoir (coupons)

Valorisation et contrôle des stocks vérification et contrôle de la tenue de l’inventaire permanent des placements. vérification et contrôle de l’exhaustivité de l’enregistrement de l’ensemble des opérations évaluation des placements à l’arrêté des comptes et contrôle (rapprochement) des stocks = ajustement des

positions avec les dépositaires. rapprochement bancaire des comptes bancaires titres contrôle des bases de calcul de la réserve de capitalisation contrôle des bases de calcul des différents amortissements (prime/décote) et provisions (provision pour

dépréciation, provision pour risque d’exigibilité...). Réglementation suivi de la réglementation et contrôle de son respect en matière de : placements admis en représentation des

engagements, ratio de dispersion, cantonnement des actifs (obligatoire et/ou décision de gestion), localisation des actifs (règle de congruence), placements représentant les provisions techniques des contrats en UC...

établissement des comptes annuels et de l’annexe concernant les informations liées aux placements mobiliers et aux participations (principaux postes d’actif, état détaillé et état récapitulatif des placements, méthodes d’évaluation et de dépréciation, informations sur les filiales et participations, engagements reçus ou donnés...).

établissement des données fiscales calcul de la provision pour impôt différé

Divers traitement des opérations en devises et calcul de la provision pour risque de change. réception et contrôle des informations en provenance des filiales ou des participations. circularisation des comptes en provenance des entreprises liés ou ayant un lien de participation. justification des comptes de comptabilité auxiliaire concernant les placements mobiliers et des comptes de

provisions liés Début Le processus débute à la décision d’exécution de l’opération de placement mobilier ou de prise de participation. Fin Le processus prend fin une fois que l’opération de placement mobilier ou de prise de participation a été transmise au processus centralisation et gestion des arrêtés pour enregistrement dans les comptes et que son impact économique a été déterminé pour être inscrit dans les comptes de l’entreprise.



QUESTIONNAIRE

Statistiques

576. Nombre de portefeuilles (« cantons ») à gérer ...........................................................

577. Nombre de l’actif concerné ...................................................................................... MF

578. Nombre d’ordres (achats, ventes…) exécutés, en moyenne, par an ..............................

579. Nombre total de lignes de portefeuille ......................................................................

Services rendus 44

580. Comptabilisation de toutes les opérations ayant un impact en position titre ou en numéraire (lié à une opération sur titre) ................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

581. Contrôle, justification des opérations réalisées par des tiers tout au long de la « chaîne placement » .......................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

582. Etablissement des données d’inventaire pour la présentation des comptes de l’entreprise ① ② ③ ④ ⑤583. Etablissement des bases justificatives de traitements réglementaires ou fiscaux ............ ① ② ③ ④ ⑤584. Respect des délais dans le cadre de la procédure d’arrêté comptable ............................ ① ② ③ ④ ⑤585. Circularisation des comptes en provenance des entreprises liées ou ayant un lien de

participation .......................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤





Oui Non



592. Participation de la fonction comptable dans l’établissement des cahiers des charges de(s) l’outil(s) technique(s) dédié(s) à l’activité de gestion des placements ........................... ❐ ❐

593. Participation de la fonction comptable dans la détermination des mesures de contrôle de bonne exécution des stratégies de placement ............................................................ ❐ ❐

594. Evaluation par la fonction comptable des placements lors des arrêtés périodiques .......... ❐ ❐




PROCESSUS N° 16 TRESORERIE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives au traitement comptable en comptes bancaires (ou postaux) et en caisse des encaissements et décaissements de l’entreprise effectués à l’aide des divers modes de règlement utilisables. Il concerne le contrôle et la justification des comptes liés aux activités d’ordonnancement des paiements, de leur réalisation et de leur acheminement au bon destinataire ainsi que des comptes liés à la réception des encaissements, à leur identification et à leur affectation sur les contrats ou bénéficiaires concernés. Liste des principales activités Mise en place du contrôle interne et vérification du respect des règles dans le cadre de l’autorisation , de la

supervision et de la sécurisation de l’ordonnancement des paiements (bon à payer, montant et signatures autorisés, archivage des documents d’ordres, sécurisation des chaînes de traitement des paiements...)

Contrôle de l’enregistrement en comptabilité de l’exhaustivité des ordres de paiement. Participation aux spécifications fonctionnelles des systèmes informatisés traitant des circuits d’encaissement,

de débours et de prise en compte des flux sur les comptes bancaires. Contrôle de l’enregistrement en comptabilité de l’exhaustivité des mouvements présents sur les comptes

bancaires, les éventuels comptes courants financiers (ne pas confondre avec les comptes courants techniques de co-assurance ou réassurance) et la caisse.

Réconciliation de la situation en comptabilité et des relevés de comptes bancaires = rapprochement bancaire. Circularisation des comptes courants financiers existant entre l’entreprise et ses filiales. Réalisation d’opérations ponctuelles concernant les paiements et enregistrement en comptabilité :

établissement de chèques et recueil de signatures... Réalisation d’opérations ponctuelles concernant les encaissements et enregistrement en comptabilité : remise

en banque de chèques, encaissement de règlements en espèces... Transmission ou réception d’informations, fourniture d’éléments de synthèse ou de rapprochement dans le

cadre des relations de la comptabilité avec l’activité opérationnelle de gestion de la trésorerie. Mise en place tenue et justification d’une comptabilité plurimonétaire dans le cadre des opérations de

paiements et d’encaissements (rapprochement des comptes bancaires en devises, justification des positions de change, traitements des écarts de change...)

Justification des comptes de disponibilités au bilan lors de l’établissement des comptes annuels Ventilation des revenus liés à l’activité de gestion de trésorerie.

Début Le processus débute à la réception pour enregistrement comptable d’une information relative à l’initialisation d’une demande de paiement quel que soit le mode de règlement et à la réception de toute information relative à l’arrivée d’un encaissement. Fin Le processus prend fin à la transmission pour enregistrement des informations au processus centralisation et gestion des arrêtés et après établissement des états de rapprochement bancaire.

QUESTIONNAIRE

Services rendus 45

595. Comptabilisation de toutes les opérations ayant un impact en numéraire ...................... ① ② ③ ④ ⑤596. Contrôle, justification des opérations réalisées par des tiers dans le cadre des opérations

d’encaissement / décaissement ................................................................................ ① ② ③ ④ ⑤597. Etablissement périodique des états de rapprochements des comptes bancaires ............. ① ② ③ ④ ⑤598. Respect des délais dans le cadre de la procédure d’arrêté comptable ............................ ① ② ③ ④ ⑤599. Circularisation des comptes en provenance des entreprises liées ou ayant un lien de

participation .......................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤600. Ecart entre la trésorerie annoncée et la trésorerie réelle ............................................. ① ② ③ ④ ⑤








Oui Non



607. Participation de la fonction comptable dans l’établissement des cahiers des charges de(s) l’outil(s) technique(s) dédié(s) à l’activité de gestion de la trésorerie ............................ ❐ ❐

608. Participation de la fonction comptable dans la détermination des seuils d’autorisation de paiement .............................................................................................................. ❐ ❐

609. Participation de la fonction comptable dans la détermination des mesures de contrôle et de sécurisation des flux financiers (ordres de paiement, encaissements « manuels »…) .. ❐ ❐

610. La fonction comptable a-t-elle un accès direct à une fonction de paiement (initialisation d’un ordre, paiement direct par chèque ? .................................................................. ❐ ❐

611. La fonction comptable a-t-elle externalisé l’encaissement des chèques ? ....................... ❐ ❐

Si externalisation : 612. - maintien d’opérations de traitement encaissement dans les services comptables

internes ................................................................................................................ ❐ ❐

613. - prise en charge, par la fonction comptable, du service « facilité de paiement » ............ ❐ ❐

614. La fonction comptable est-elle responsable des recherches sur l’exécution réelle des opérations d’encaissement ou de décaissement ? ....................................................... ❐ ❐



PROCESSUS N° 17 MOYENS GENERAUX ET LOGISTIQUE

(comptabilité des fournisseurs, immobilisations, et frais professionnels)

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus concerne les activités relatives : au suivi comptable des engagements correspondant à des commandes passées auprès de fournisseurs pour

des achats de biens et services, et au traitement et au paiement des factures fournisseurs1, au traitement et au contrôle des données physiques et activités de caractère comptable, concernant les biens

immobilisés de l’entreprise, au traitement et au paiement des dépenses de voyages, déplacements et autres, pris en charge par

l’entreprise et remboursés au personnel selon un certain nombre de règles Liste des principales activités Fournisseurs Vérification des données transmises par les systèmes amonts, achats et réception Réception et traitement des factures fournisseurs Rapprochement des factures / bons de commande / bons de réception Traitement et entrée dans l'application informatique comptabilité fournisseurs Mise en paiement automatique ou manuelle des factures fournisseurs Réconciliation des comptes fournisseurs et des relevés fournisseurs Réconciliation comptabilité auxiliaire fournisseurs et comptabilité générale Etablissement de la déclaration DADS 2 (honoraires et courtages)

Immobilisations Contrôle des achats immobilisables Saisie des informations concernant des additions, retraits, transferts, ajustements d'immobilisations Réconciliation du système auxiliaire de gestion des immobilisations et de la comptabilité générale Maintenance des tables de dépréciation et calcul des amortissements Maintenance des procédures et système d'inventaire physique Coordination et participation aux opérations d'inventaire physique Réconciliation entre le résultat du comptage, le fichier inventaire et la comptabilité générale

Frais professionnels Contrôle des notes de frais et des justificatifs Saisie des informations Gestion du traitement informatique, contrôles, traitement des anomalies Gestion des frais professionnels des employés expatriés

Début Le processus débute : à l’enregistrement des commandes fournisseurs, au traitement des informations correspondant aux événements physiques (installation, cession, destruction,

déplacement) concernant les biens immobilisés, à la réception des documents justificatifs des déplacements, approuvés par le management.

Fin Le processus prend fin : à l’attribution du bon à payer pour le paiement des factures fournisseurs, à la transmission des écritures comptables, reflet des événements physiques et comptables concernant les

immobilisations, au processus centralisation et gestion des arrêtés, au paiement des sommes remboursées aux membres du personnel

1 Les transactions intra-groupe ne sont pas prises en compte dans ce processus



QUESTIONNAIRE

Statistiques

615. Nombre de factures fournisseurs par an ....................................................................

616. Nombre de comptes fournisseurs non soldés au 31/12 ...............................................

617. Nombre de biens immobilisés au 31/12 ....................................................................

618. Nombre de mouvements immobilisations par an (entrées, sorties, déplacements) ..........

619. Nombre de notes de frais par an ..............................................................................

620. Nombre d’écritures comptables/an du processus, transmises au centralisateur comptable

Services rendus 46

621. Capacité à évaluer le montant des engagements pris par l’entreprise auprès des fournisseurs .......................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

622. Nombre de réclamations fournisseurs/an ayant donné lieu à paiement correctif aux fournisseurs .......................................................................................................... ① ② ③ ④ ⑤

623. Nombre de paiements en retard par rapport aux engagements contractuels .................. ① ② ③ ④ ⑤624. Ratio des écarts bruts lors du dernier inventaire physique ........................................... ① ② ③ ④ ⑤625. Ratio des écarts nets après analyse des divergences physiques / comptables ................ ① ② ③ ④ ⑤626. Délai de remboursement des notes de frais (délai entre soumission et paiement) .......... ① ② ③ ④ ⑤627. Evaluation des services rendus 47 ....................................................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨





Oui Non



634. Existence d’une gestion comptable des engagements de frais généraux ........................ ❐ ❐

635. Existence d’une gestion comptable des engagements d’investissements ....................... ❐ ❐ 636. Pourcentage de factures fournisseurs traitées sans commande .................................... %

637. Pourcentage de factures fournisseurs transmises par EDI ............................................ %

638. Existence d’un contrôle systématique et a priori de la réception avant mise en paiement ❐ ❐

639. Utilisation d’un code barre pour référencer les biens immobilisés ................................. ❐ ❐

640. Existence d’un seul fichier/répertoire des biens immobilisés pour la gestion physique et la gestion comptable .................................................................................................. ❐ ❐

641. Dans le cas contraire, réconciliation périodique des fichiers de gestion et comptable ...... ❐ ❐

642. Réalisation d’un inventaire physique au moins une fois par an ..................................... ❐ ❐

643. Etablissement des notes de frais sur document électronique ........................................ ❐ ❐

644. Contrôle systématique des notes de frais et des justificatifs ........................................ ❐ ❐




PROCESSUS N° 18 FRAIS DE PERSONNEL

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus concerne les activités relatives à la comptabilisation des éléments de paie des employés et des charges sociales associées ainsi que le traitement comptable des engagements contractuels entre l’entreprise et les salariés (prêts, avances sur salaires, congés payés, engagements de retraite, gratifications, litiges, etc.). Liste des principales activités Gestion des paramètres d’imputation comptable des informations paie Contrôle et saisie des informations en comptabilité tiers « personnel » (prêts, avances, etc.) Analyse et réconciliation de la comptabilité auxiliaire tiers « personnel » avec la comptabilité générale Production et distribution d’états d’analyse paie / comptes du personnel et autres informations de synthèse Traitement comptable des provisions liées à la gestion du personnel (engagements de retraite, congés payés,

gratifications, litiges) Suivi des activités éventuellement externalisées

Début Le processus débute à la prise en compte en comptabilité et dans les documents à caractère comptable (annexe...) des éléments de paie, des charges sociales et assimilés. Fin Le processus prend fin à la transmission pour enregistrement des informations au processus centralisation et gestion des arrêtés et au règlement de la dette ou créance entre le salarié et l’entreprise

QUESTIONNAIRE

Statistiques

645. Nombre de comptes de tiers « personnel » non soldés au 31/12 ..................................

646.

Nombre de mouvements comptables / an du processus, transmises au centralisateur comptable ............................................................................................................

Services rendus 48

647. Qualité des provisions liées à la gestion du personnel ................................................ ① ② ③648. Qualité de la réconciliation comptabilité générale / comptabilité auxiliaire tiers

« personnel » ....................................................................................................... ① ② ③649. Evaluation des services rendus 49 ....................................................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨




652. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③653. Age de l’application principale ..................................................................................

Oui Non


655. Qualité de la traçabilité des opérations (piste d’audit) ................................................. ① ② ③ ④ ⑤


656. Analyse des soldes des comptes de personne délégué à la fonction « personnel » .......... ❐ ❐

657. La réconciliation comptabilité générale / comptabilité auxiliaire est assurée par la comptabilité ......................................................................................................... ❐ ❐

658. La réconciliation comptabilité générale / comptabilité auxiliaire est assurée par la fonction « personnel » ............................................................................................ ❐ ❐




PROCESSUS N° 19 COMPTABILITE DE GESTION

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la détermination du revenu et du coût des produits ou des services commercialisés par l'entreprise, à un niveau de détail nécessaire pour l'analyse et le reporting analytique par activité. Il inclut les transferts et facturations internes (refinancement interne, allocations de fonds propres), la mesure et les répartitions de centres de coût internes. Liste des principales activités Comptabilisation des informations « revenu » et « coûts » selon les critères d’analyse (activité,...) Détermination des coûts et traitement des allocations Contrôle et analyse des marges Réconciliation des résultats analytiques avec le résultat comptable

Début Le processus débute à la saisie de l’événement au niveau de détail souhaité Fin Le processus prend fin une fois que les résultats analytiques sont déterminés dans un système analytique ou de centralisation comptable intégré.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

659. Nombre d’axes d’analyse des résultats comptables ..................................................... 660. Nombre de produits ou familles de produits suivis comptablement ............................... 661. Nombre de centres de responsabilité ........................................................................

Services rendus 50

662. Capacité d’analyse de marge par produits ou famille de produits .................................. ① ② ③663. Capacité d’analyse de résultats d’exploitation par zone géographique .......................... ① ② ③664. Capacité d’analyse de résultats comptables par centres de responsabilité ..................... ① ② ③665. Capacité d’analyse de résultats comptables par projets .............................................. ① ② ③666. Absence d’écart entre comptabilité analytique (par produits, zones…) et comptabilité

générale ............................................................................................................... ① ② ③667. Délai d’obtention des informations ........................................................................... ① ② ③668. Evaluation des services rendus 51 ....................................................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨


669. Taux d’informatisation du processus (hors micro-informatique) de 0 à 100% ................ %670. Nombre d'applications concernant le processus (hors tableurs) .................................... 671. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③672. Age de l’application principale ..................................................................................

Oui Non




675. Comptabilité générale et analytique intégrées dans une structure comptable unique ...... ❐ ❐

676. Existence d’une ou plusieurs équipes comptables analytiques ..................................... ❐ ❐




PROCESSUS N° 20 COMPTES INTRA-GROUPE

DEFINITION DU PROCESSUS Finalité Ce processus comprend les activités relatives à la tenue des comptes réciproques entre entités juridiques différentes au sein d'un groupe (entre filiales ou entre filiale et maison mère). Liste des principales activités Enregistrement comptable des transactions à destination des sociétés du groupe Contrôle et enregistrement des transactions en provenance des sociétés du groupe Pilotage du respect des dates de « cut-off » périodique par les différentes fonctions de l’entreprise Etablissement des états de situation intra-groupe Réconciliation des situations circularisées Préparation des dossiers de litige à soumettre au management pour arbitrage

Début Le processus débute à la saisie de l'information correspondant aux transactions intra-groupe. Fin Le processus prend fin à la transmission pour enregistrement des informations au processus centralisation et gestion des arrêtés et sous l’angle économique après apurement des suspens et, éventuellement, règlement financier des échanges.

QUESTIONNAIRE

Statistiques

677. Nombre de comptes intra-groupe à gérer ..................................................................

678. Nombre de transactions (entrées + sorties) par an ...................................................

Services rendus 52

679. Réconciliation mensuelle des situations en compte avec chaque entité sœur (ou la mère) ① ② ③680. Aucune écriture en compte non soldée de plus de 3 mois d’âge .................................. ① ② ③681. Délai de résolution des litiges interfiliales .................................................................. ① ② ③682. Evaluation des services rendus 53 ....................................................................... ① ② ③ ④ ⑤ ⑨




685. Nature de / des applications : 1 progiciel, 2 développements internes, 3 mixte .............. ① ② ③686. Age de l’application principale ..................................................................................

Oui Non




689. Existence d’un dispositif EDI interne au groupe pour véhiculer les transactions intra-groupe ................................................................................................................. ❐ ❐

690. Utilisation du netting des dettes et créances avec chaque entités sœur du groupe .......... ❐ ❐

691. Utilisation d ‘un planning rigoureux de « cut-off » commun à toutes les entités, à chaque arrêté comptable ................................................................................................... ❐ ❐

692. Utilisation d’un dispositif de commande interne pour les prestations de services ............ ❐ ❐


Documents

10GT012LR