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Autor: Mario Prez-Montoro Gutirrez (Universitat Oberta de Catalunya)

Citacin recomendada: Mario Prez-Montoro Gutirrez. Gestin del conocimiento ydocumentacin digital: un estudio de caso [en linea]. "Hipertext.net", nm. 1, 2003.

1. Introduccin 2. Gnesis institucional del proyecto 3. Descripcin del escenario 4. El programa de gestin del concimiento 4.1. Fase de anlisis 4.2. Fase de diseo Una vez que tuvimos claro cul era la informacin 4.3. Fase de implantacin 5. Bibliografa 6. Notas

1 . I n t r o d u c c i nEn la actualidad, existe cierto consenso en el mbito de la economa a la hora deafirmar que estamos asistiendo a la superacin paulatina de una etapa histricamarcadamente industrial. Esa etapa est dejando paso a un nuevo escenarioeconmico basado principalmente en el conocimiento como principal activoempresarial, frente a otros ms tradicionales como el trabajo, el capital o la tierra.

Este nuevo escenario se encuentra regido por una globalizacin total de losmercados en la que las empresas se ven obligadas a disear nuevas polticas dealianza y de cultura organizativa para poder adaptarse a ese nuevo, cambiante ycompetitivo entorno. De una manera decidida, los activos intangibles -y no slo losmateriales- comienzan a entenderse como ese valor aadido que puede garantizarel correcto funcionamiento y la supervivencia de las empresas en los nuevosmercados globalizados.

En este contexto econmico, emerge con fuerza una nueva disciplina: la Gestin delConocimiento. No existe un claro consenso respecto a cmo puede definirse estadisciplina [1] , pero, en trminos generales, puede ser entendida como la encargadade disear e implementar un sistema cuyo objetivo es identificar, capturar ycompartir sistemticamente el conocimiento involucrado dentro de una organizacinde forma que ste pueda ser convertido en valor para esa organizacin. En unsentido amplio, el conocimiento se convierte en valor para una organizacin cuandoste contribuye de una manera clara a la consecucin de los objetivos que persiguela propia organizacin.

No es difcil observar que la Gestin del Conocimiento (GC) est presentando unamuy buena y positiva acogida dentro del contexto de las organizaciones. Desdemediados de la dcada de los noventa, en un importante nmero de empresas detodo el mundo -sobre todo en multinacionales- se est apostando paulatinamentepor la implantacin de proyectos de este tipo como medida para mejorar elrendimiento de esas corporaciones. En esta lnea, multinacionales de la entidad de

Gestin del conocimiento y documentacin digital: unestudio de caso

Nmero 10, 2012

Nmero 9, 2011

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Nmero 7, 2009

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Nmero 2, 2004

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Gestin del conocimiento y documentacin digital: un estudio de caso - H... http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/gestion_conoc.html

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la petrolera Britihs Petroleum o de la fabricante de ordenadores, impresoras ycopiadoras Hewlett Packard, por ejemplo, han integrado ya la GC en sus estructurasorganizacionales.

Sin embargo, y en contra de lo que podra intuirse a partir de lo que acabamos desealar, no es posible afirmar que la implantacin de este tipo de proyectos estalcanzando de una manera generalizada a la inmensa mayora de lasorganizaciones. Existe un tipo especial de organizaciones en el cual la GC ha tenidouna escasa incidencia: los organismos (u organizaciones) pblicos.

Las causas que justifican esa escasa incidencia pueden encontrarse en lascaractersticas especiales que presentan este tipo de organismos. Sin ir ms lejos,la presencia de una frrea estructura laboral funcionarial o la prctica de unacultura organizacional no articulada sobre la posibilidad de compartir elconocimiento, por ejemplo, pueden justificar en gran medida la escasa penetracinde esta nueva disciplina.

Esta justificacin se completa si a este panorama le sumamos adems el hecho deque, por encontrarse en contextos en los cuales no tiene excesivo sentido hablar delos peligros de la competencia, las amenazas derivadas de la globalizacin de losmercados han afectado en menor medida a este tipo de organizaciones y no se hanvisto obligadas a buscar en la Gestin del Conocimiento nuevas estrategias paragarantizar su supervivencia.

No obstante, y a pesar de las dificultades, existe una serie de proyectosinteresantes de GC que se estn intentando implementar en algunas organizacionesms o menos pblicas no orientadas exclusivamente a la obtencin de beneficioseconmicos [2]. Hemos de sealar que la mayora de esas iniciativas se concentranen proyectos que intentan mejorar el funcionamiento de algunas organizaciones deenseanza superior o universitaria y de algunos centros de investigacin.

De todas formas, al margen de las universidades y los centros de investigacin, esposible tambin encontrar otras iniciativas, aunque escasas, que intentan adoptarsoluciones de Gestin del Conocimiento. Dentro del contexto de las organizacionespblicas, uno de los proyectos ms llamativos es el que se est llevando a cabo enel seno de la Organizacin de Naciones Unidas (ONU), concretamente dentro delPrograma de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

Este proyecto, que recibe el nombre concreto de LAGNIKS (Latin-AmericanGovernment Network on Information and Knowledge Systems) y en el que desde laUniversitat Oberta de Catalunya participamos como consultores [3] , se presentacomo un intento de mejorar la gobernabilidad en un rea tan desfavorecida como lade Latinoamrica y el Caribe utilizando para ello una iniciativa de Gestin delConocimiento fundamentada, entre otras cosas, sobre los recursos y las ventajasque se obtienen a partir del tratamiento documental y, en gran medida, digital de lainformacin.

El objetivo principal de este trabajo es intentar describir este proyecto concreto.Para cubrir ese objetivo vamos a desarrollar los siguientes puntos. En primer lugar,en el apartado 2, vamos a mostrar cul fue la gnesis institucional del proyectoLAGNIKS. En segundo lugar, en el apartado 3, introduciremos una descripcin delescenario en el cual se est implantando este proyecto. Finalmente, en el apartado[4] , se expondr de una manera ms o menos pormenorizada el desarrollo y elestado actual del programa de GC involucrado en esta iniciativa.

2 . G n e s i s i n s t i t u c i o n a l d e l p r o y e c t oDentro de la Organizacin de las Naciones Unidas (ONU), una de sus iniciativas msimportantes, el PNUD (Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo), tiene


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encomendado como principal objetivo el desarrollo humano de las regiones msdesfavorecidas del planeta. Entre estas regiones desfavorecidas se encuentra elrea geogrfica formada por Latinoamrica (Amrica Central y del Sur) y el Caribe.

Desde el mbito de la politologa se ha considerado que uno de los factoresprincipales para favorecer el desarrollo humano de un pas es fomentar y respaldarla gobernabilidad del mismo. O dicho de otra manera, crear el contexto adecuadopara conseguir que las instituciones polticas democrticas funcionen correctamentey sean stas las que realmente gobiernen ese pas.

En esta misma lnea, El PNUD se plantea firmemente como objetivo mejorar eldesarrollo humano de la regin Latinoamrica y Caribe favoreciendo lagobernabilidad de los pases que la integran. Evidentemente, no existe una nicamanera de favorecer la gobernabilidad de un pas. Las soluciones econmicas, sin irms lejos, materializadas principalmente como ayudas monetarias directas, puedenser identificadas, a primera vista, como las acciones ms efectivas que se puedenrealizar para favorecer esa gobernabilidad.

De todas formas, existen tambin otras actuaciones, quizs ms indirectas pero amedio plazo igualmente efectivas, que pueden ayudar en la misma lnea. Entre esasotras soluciones no econmicas debe considerarse una en especial: favorecer yconsolidar la gobernabilidad de un pas consiguiendo que todos (sin restriccin) losactores (gobiernos, sindicatos, medios de comunicacin, etc.) que intervienen enmenor o mayor medida en el desarrollo poltico de ese estado tengan acceso a todoel conocimiento que necesitan para intervenir adecuadamente en la gobernabilidaddel mismo. Y ste es uno de los caminos que decide emprender el PNUD paraalcanzar su objetivo.

Para activar esa va de actuacin, el PNUD encarga al Instituto Internacional para laGobernabilidad , IIG,4 que implemente ese proyecto. Paralelamente al encargo, laDirecci General per al Desenvolupament; de la Generalitat de Catalunya decidesumarse a esta iniciativa y sufragar la mitad de los costes del proyecto (50% elPNUD y 50% la Gobierno Cataln).

3 . D e s c r i p c i n d e l e s c e n a r i oDesde la primera reunin que se realiz en el IIG para activar esta iniciativa setuvo claro que, si se quera cumplir con xito el encargo, ste tendra que serenfocado y entendido como un programa, aunque muy peculiar, de Gestin delConocimiento (GC). Y por esa misma razn, se decidi bautizar este proyecto con elnombre de LAGNIKS (Latin-American Government Network on Information andKnowledge Systems).

Pero por qu el proyecto LAGNIKS debe ser considerado como un programa,aunque peculiar, de Gestin del Conocimiento? La respuesta a esta pregunta parececlara. Dentro de LAGNIKS es posible identificar los tres pilares que sustentan todolos programas de este tipo: una organizacin, un conocimiento involucrado dentrode esa organizacin y, por ltimo, la existencia de un problema dentro de laorganizacin relacionado con ese conocimiento involucrado.

Comencemos describiendo brevemente la organizacin. En un sentido lato, unaorganizacin puede ser identificada como una comunidad o colectivo de individuoscuyos miembros se estructuran y se articulan para cumplir, ms o menosconscientemente, unos objetivos determinados.

En este caso, estrictamente hablando, no nos encontramos frente a una tpicaorganizacin, sino ms bien, frente a una gran comunidad. La principalcaracterstica de esta comunidad es que la mayora de sus miembros, aunqueindividualmente intenten cubrir el mismo objetivo de participar en la gobernabilidad


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de sus respectivos pases, no son conscientes de que pertenecen a una mismacolectividad.

Esa comunidad se encuentra formada por distintos miembros. Por un lado, hemos deidentificar una serie de instituciones (PNUD, Generalitat de Catalunya , IIG,instituciones gubernamentales, universidades, organizaciones no gubernamentales(ONG), entre otras) ms o menos implicadas en este contexto.

Por otro, hay que destacar la comunidad formada por los expertos acadmicos yprcticos (" practitioners ", en ingls) que actan como estudiosos o consultores entemas relacionados con la poltica y que, por tanto, se encuentran involucradosdirecta o indirectamente en ese tema. Y por ltimo hay que incluir la comunidad deactores de la gobernabilidad, que incluye todo el conjunto de dirigentes,responsables, afiliados y simpatizantes polticos que intervienen comoprotagonistas, en mayor o menor medida, de la accin poltica y administrativa ensus respectivos pases.

Pasemos ahora a identificar brevemente el conocimiento involucrado en estacomunidad. Este conocimiento se caracteriza por presentar una serie de rasgosidentificativos. En primer lugar, es importante sealar que ste no se encuentrarepresentado y almacenado en un mismo tipo de soporte. En este sentido, porejemplo, podemos encontrar conocimiento en las cabezas de las personasimplicadas de alguna manera en el tema de la gobernabilidad o en documentos(artculos cientficos, monografas, informes tcnicos, etc.) que traten sobreaspectos relacionados con este mbito.

Esta disparidad de soportes y representaciones delata lo poco estructurado que seencuentra ese conocimiento y el escaso tratamiento o procesamiento documentalque han podido sufrir esas representaciones. En segundo lugar, ese conocimiento seencuentra disperso geogrfico. Esto significa que no todo el conocimiento seencuentra centralizado en un mismo lugar -algunos conocimientos tiles (una leysindical adecuada, sin ir ms lejos) para mejorar la gobernabilidad de Guatemalapuede encontrarse, por ejemplo, en Costa Rica- ni tampoco se encuentra articuladodentro de una red que permita su suministro eficiente.Y, por ltimo, esteconocimiento se caracteriza tambin por presentar un acceso fragmentario. O dichode otra manera: en la mayora de las ocasiones, la propia disposicin de eseconocimiento impide que una persona pueda tener acceso completo a todo elconocimiento que necesita para intervenir adecuadamente en la gobernabilidad.

Ahora slo nos queda abordar el problema que existe dentro de la comunidadrelacionado con ese conocimiento involucrado. Las caractersticas enunciadas en elprrafo anterior determinan en gran medida ese problema que sealamos: losmiembros de la comunidad obtienen un beneficio parcial del conocimientoinvolucrado.

Esto significa que la comunidad no es capaz de rentabilizar plenamente, ya sea enel orden poltico, acadmico o incluso en el econmico, el conocimiento que resideen este contexto y mejorar de esa manera la gobernabilidad de los pasesimplicados. Para paliar este grave problema se disea y se intenta implementar elprograma de Gestin del Conocimiento LAGNIKS.

4 . E l p r o g r a m a d e g e s t i n d e lc o n c i m i e n t oSi pasamos revista a una gran parte de la literatura especializada sobre el tema dela Gestin del Conocimiento, podemos constatar la existencia de un denominadorcomn. En muchas de estas obras se presenta, o al menos se esboza, una serie deconsejos y directrices, una metodologa, en definitiva que deben seguirse siqueremos implantar adecuadamente un programa de Gestin del Conocimiento en el


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seno de una organizacin.

Despus de analizar las principales propuestas metodolgicas pudimos constatarque, debido a las especiales caractersticas y a la envergadura de nuestro proyecto,ninguna de stas se adaptaba de una manera adecuada a las necesidades delprograma. Por esta razn decidimos proponer y explotar una metodologa deimplantacin propia. [5] En este sentido, para poder desarrollar correctamente elprograma de GC que se nos haba encargado, se cubrieron las siguientes fases y enel siguiente orden: una primera fase de anlisis, otra segunda de diseo y unatercera, y ltima, de implementacin.

En cada una de estas fases, a su vez, se realizaron las siguientes operaciones. En lafase de anlisis se desarrollaron las operaciones de la auditora de la informacin yel mapa del conocimiento. En la fase de diseo, se planific el proceso de gestin decontenidos cognitivos, la estructura de la comunidad de Gestin del Conocimiento yel diseo conceptual de los recursos documentales. Y, por ltimo, en la fase deimplementacin se realiz la implantacin del programa piloto y se planific suposterior migracin al programa general de GC en la organizacin y se acometitambin el desarrollo integral de las herramientas tecnolgicas implicadas en elproyecto.

4.1. Fase de anlisis

En esta primera fase de anlisis se desarrollaron las dos operaciones que siemprehan de realizarse antes de poder implementar cualquier programa de Gestin delConocimiento: la auditora de la informacin y el mapa de conocimiento.

Comencemos describiendo brevemente la primera de esas dos operaciones. En laauditora de la informacin se intent identificar cul sera la informacin necesariapara cubrir el objetivo que se persegua con el proyecto, en este caso el desarrollohumano de la regin Latinoamrica y Caribe favoreciendo la gobernabilidad de lospases que la integran.

Tras un primer estudio se pudo comprobar que dentro de esa informacin haba querecoger distintos y variados tipos de tems. As, por ejemplo, haba que identificarinformacin de tipo socioeconmico (El PIB de Argentina en 1982, la tasa de paro deChile en 1999, la proporcin de maestras existente en el sistema de enseanza enColombia, el impacto de la dictadura chilena en el desarrollo de la industriasiderrgica del pas, etc.), informacin poltica (intencin de voto en Nicaragua justoantes de sus ltimas elecciones, el papel de las elites agrarias en el proceso dedemocratizacin de El Salvador, etc.) o, incluso, informacin de tipo histrico sobreesa extensa regin.

La identificacin de esa informacin se produjo a partir de una interaccin con lacomunidad involucrada en el proyecto. Para esa interaccin se utilizaron distintoscanales. As, por ejemplo, se realizaron una serie de encuestas entre los miembrosdel PNUD y entre algunos actores polticos implicados en el proceso degobernabilidad. Estas encuestas ayudaron a conocer, segn esos entrevistados, culpodra ser esa informacin necesaria para mejorar la gobernabilidad de sus pases.

Tambin se enviaron correos electrnicos personalizados en los que se peda laopinin sobre el tema a un nutrido conjunto de especialistas acadmicos(principalmente profesores e investigadores universitarios) y de expertos prcticos(" practitioners ").

Pero la forma ms efectiva de obtener la identificacin de esa informacin fue lasentrevistas personales que se realizaron con algunas personas clave de lacomunidad implicada, como, por ejemplo, dirigentes sindicales, directores de ONGo, incluso, miembros (del pasado ms reciente o actualmente en ejercicio) degobiernos nacionales.


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Pasemos ahora a describir brevemente cmo se realiz la segunda de lasoperaciones, el mapa del conocimiento. Si con la auditora ramos capaces deidentificar la informacin que idealmente era necesaria para cubrir el objetivo delPNUD, con el mapa del conocimiento intentamos identificar el conocimientoinvolucrado dentro de la organizacin y las personas que lo poseen. O dicho de otramanera: se intent identificar qu informacin de esa que se haba definido comonecesaria ya se encontraba en la comunidad y quin era el que la posea [6].

Un estudio de ese conocimiento nos permiti constatar los siguientes hechos. Enprimer lugar, pudimos comprobar que mientras que exista una gran cantidad deconocimiento representado en documentos (monografas, artculos cientficos,informes tcnicos, etc.), una parte importante del conocimiento relacionado con eltema de la gobernabilidad resida exclusivamente en la cabeza de las personas quelo posean.

En segundo lugar, que ese conocimiento acostumbraba a seguir un ciclo de vidabastante estandarizado. En este sentido, el conocimiento era creado por un experto,despus se capturaba representndolo en un documento, ms tarde eseconocimiento se comparta con otras personas mediante la distribucin deldocumento donde se encontraba representado y, en un ltimo movimiento, esteconocimiento compartido se reutilizaba por parte de los miembros de la comunidadhabilitando la posibilidad de crear nuevo conocimiento a partir del mismo yreactivndose de nuevo, as, el ciclo de vida.

Por ltimo, pudimos comprobar que, debido al hecho de que una parte importante deese conocimiento no se encontraba representado (slo exista en la cabeza de laspersonas) y al hecho de que la fase del ciclo de vida que coincide con la accin decompartir e intercambiar el conocimiento estaba marcadamente debilitada, elaprovechamiento final de este conocimiento por parte de la comunidad era muyescaso y poco adecuado.

4.2. Fase de diseo Una vez que tuvimos claro cul era la informacin

necesaria para cubrir el objetivo marcado por el PNUD y qu parte de esainformacin se encontraba en la comunidad y quin era el que la posea, pasamos ala fase de diseo. En esta nueva fase realizaron las siguientes operaciones: seplanific el proceso de gestin de contenidos cognitivos, la estructura de lacomunidad de Gestin del Conocimiento y el diseo conceptual de los recursosdocumentales.

Comencemos describiendo brevemente cmo se planific el proceso de gestin decontenidos dentro de este proyecto. Despus de un breve estudio se decidi que,para poder gestionar con garantas el conocimiento involucrado, era necesario queste, al margen de seguir su curso natural, siguiese de una manera controlada unciclo de vida predeterminado dentro del proyecto. Ese ciclo constara de lossiguientes estadios: un primer estadio de creacin, otro de preparacin y otro demantenimiento.

En el primer estadio, el de creacin, el experto se encargara de la elaboracin deun nuevo conocimiento. Como resultado ltimo, el experto sera el responsable derepresentar este conocimiento en un documento y de enviar este resultado al IIG. Elprincipal problema que nos encontramos para poder estandarizar este estadio fueconseguir que los especialistas y los expertos, adems de crear conocimientos, secomprometieran de una manera gratuita a representar sus aportaciones endocumentos y los cediesen para su gestin al IIG [7]. Para intentar solucionar esteproblema se busc una solucin imaginativa.

Por un lado, para incentivar a los especialistas acadmicos se contrat un ISSN(International Standard Serial Number) de manera que cada documento donde


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apareciera su conocimiento representado y que cediesen para su gestin al IIGpodra ser explotado acadmicamente en sus currculums personales como si lohubieran sido aceptado para su publicacin en una revista cientfica.

Por otro lado, para capturar a los expertos prcticos se recurri a estableceracuerdos institucionales con los gremios de consultores y con las principalesempresas de consultora.

En el segundo estadio, el de preparacin, se comenzaba por una revisin de losdocumentos cedidos realizada por expertos del IIG. Esta revisin se efectuaba enuna doble direccin. Por un lado se evaluaba la pertinencia o no de los contenidosde esos documentos confirmndose su suficiente vala y su aportacin al inventariodel conocimiento. Por otro, se realizaba una evaluacin del posible riesgo asociadoal documento.

Es decir, se confirmaba que no se incumpliese ninguna norma de confidencialidad yque no incluyese informacin sensible que pudiese provocar algn tipo de problema.Una vez efectuada la revisin, se pasaba a realizar un tratamiento del contenido porparte de los analistas o expertos del IIG. En esta lnea, el analista clasificaba eldocumento a partir de un lenguaje controlado, realizaba un resumen y uncomentario del documento y decida si se inclua en alguna gua de lectura [8] yaexistente o si se creaba una gua nueva a partir de ese documento.

Finalmente, efectuada la revisin y el tratamiento, se pasaba a la publicacin de losdocumentos envindolos, junto a su registro, a un repositorio [9] central para quepudiesen ser accesibles a los usuarios mediante los recursos de intenet.

Por ltimo, en el tercer estadio, el de mantenimiento, se decida qu hacer con eldocumento pasado cierto tiempo. Si el contenido del documento continuaba siendovalioso para la comunidad, este se mantena en el repositorio. Si, en cambio, elcontenido del documento dejaba de tener valor, se evaluaba la posibilidad deextraerlo del repositorio.

Abandonemos el proceso de gestin de contenidos y pasemos ahora a describircomo se configur la comunidad de Gestin del Conocimiento. Por comunidad deGestin de Conocimiento debe entenderse el conjunto de personas, y la jerarquacorrespondiente, que ser el encargado de desarrollar el proyecto.

En un primer momento, los roles y las responsabilidades dentro de esta comunidadse asignaron principalmente a trabajadores y colaboradores del IIG. En este sentido,el gerente del instituto asumi el rol de Director de Gestin del Conocimiento (ChiefKnowledge Officer), siendo la persona responsable mxima del desarrollo delproyecto. De la misma manera, y integrados presupuestariamente a LAGNIKS, secontrataron seis (de momento) analistas expertos en gobernabilidad, competentes,principalmente, en el campo del derecho, la economa y la ciencia poltica. Estosanalistas asumieron diferentes roles.

Por un lado, se les atribuyo la responsabilidad de ser los Expertos en la Materia(Subject Matter Experts) y los Gerentes de Riesgo (Risk Managers), hacindosecargo de la tarea de evaluar y validar la calidad y el riesgo del conocimiento quellegaba cedido al IIG. Y, por otro, se les asign el rol de Editores de Contenidos(Content Managers), encargndose del tratamiento del contenido (clasificacin,resumen, comentarios, guas de lectura) y de las decisiones sobre el mantenimientodel conocimiento representado dentro del sistema. La comunidad de Gestin delconocimiento se complet con personal de soporte para la implantacin del proceso,principalmente un equipo de mrqueting y un nutrido y consolidado equipo deinformtica, ambos piezas clave en el proyecto.

Pasemos ahora a describir brevemente la ltima de las operaciones realizadas enesta fase: el diseo conceptual de los recursos documentales. Comencemos


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recordando cul era el objetivo del programa de Gestin del Conocimiento: convertirtodo el conocimiento involucrado en la comunidad (el individual, el representado endocumentos y los datos) en conocimiento representado en documentos que fueraaccesible a todos los miembros de la comunidad, convertirlo, en definitiva, enconocimiento corporativo. Y, habiendo detectado tras el anlisis que el punto crticodel ciclo de vida natural del conocimiento se encontraba en el fracaso asociado a laaccin de compartir e intercambiar ese conocimiento, el programa necesariamentetena que incluir un recurso documental, una base de datos (un repositorio), quepermitiese dinamizar y mejorar ese punto crtico.

El objetivo que se intentaba cubrir con la base de datos era triple. Por un lado, seintentaba mejorar directamente la gestin (acceso, bsqueda, recuperacin,intercambio) del conocimiento ya representado en documentos. Por otro, incorporary facilitar la transformacin del conocimiento individual que poseen los especialistasy expertos en conocimiento corporativo.

Esa transformacin se realizaba mediante dos operaciones que tenan como fruto larepresentacin de nuevo conocimiento, especialmente de tipo tcito, en elrepositorio. Los expertos y especialistas, adems de representar en documentos supropio conocimiento individual, realizaban guas de lectura (qu es lo que hay queleer y en qu orden hay que hacerlo para introducirse en un tema) sobre aspectosimportante relacionados con la gobernabilad y comentarios crticos sobredocumentos ya existentes.

Esas guas de lecturas y comentarios resultantes se incorporaban a la base de datosmejorndose de esta manera la gestin informativa de los mismos. Y, por ltimo,incorporar y facilitar la transformacin de los datos en informacin y enconocimiento estructurndolos y posibilitando las operaciones matemticas yestadstica para la explotacin de los mismos.

Teniendo en cuenta estos objetivos, y antes de pasar a la implentacin informticadel recurso documental, haba que realizar el diseo conceptual de la base de datosque ms tarde se desarrollara. Siguiendo una metodologa que ha sido ampliamentey exitosamente testada [10] , se identific la estructura conceptual de una base dedatos que integrara capacidades de tratamiento documental y estadstico.

Para desarrollar esta estructura se eligieron dos modelos de registro -uno para losdocumentos y otro para los indicadores- y una serie de recursos para poderrelacionar semnticamente los dos tipos de registro.

Para poder relacionar semnticamente los dos tipos de registro se tomaron unaserie de decisiones. Por un lado, se decidi crear un lenguaje controlado sobre eltema de la gobernabilidad construido a partir de una serie de categoras. Eselenguaje presentaba las caractersticas de ser conceptualmente correcto (ya que lascategoras que lo formaban respetaban las restricciones conjuntistas que se lesuponen) y pragmticamente til (ya que en ste se recogen la mayora categorastemticas en las que se puede dividir el tema de la gobernabilidad). Y, por otro, sedecidi incluir en los dos modelos de registro un mismo campo (etiquetado como"Palabras clave") que se dotaba de contenido a partir de la combinacin de lascategoras de ese lenguaje y que permita la conexin semntica los dos tipos deregistro al habilitar la bsqueda y recuperacin transversal y simultnea dedocumentos e indicadores sobre un tema concreto.

A partir de esa planificacin conceptual se desarroll ms tarde el diccionario dedatos, detallndose cada uno de los campos (su etiqueta, control de validacin, tipode datos, indizacin, lengua, tratamiento documental y su dominio, principalmente)que constituan los dos modelos de registro. Con ese diccionario de datos sepretenda mejorar la calidad, la fiabilidad, la consistencia y la coherencia de lainformacin contenida en la base de datos y ofrecer el punto de partida para podercrear con garantas una gua de diseo para los implementadores informticos del


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recurso documental, un libro de estilo para los encargados de la actualizacin delrepositorio y un manual de uso para los futuros usuarios de la base de datos.

4.3. Fase de implantacin

Una vez superadas las fases de anlisis y diseo, se pas finalmente a la fase deimplementacin. En esta ltima etapa -que actualmente se encuentra en fase dedesarrollo-, se realiz la implantacin del programa piloto y se planific su posteriormigracin al programa general de Gestin del Conocimiento en la comunidad y seacometi tambin el desarrollo integral de las herramientas tecnolgicas.

Comencemos describiendo brevemente como se realiz la implantacin delprograma piloto. Una vez superadas las fases anteriores, se decidi iniciar la fase deimplantacin reduciendo y acotando la comunidad sobre la que implantar unaversin a pequea escala del proyecto para poder evaluar previamente y de unamanera controlada el funcionamiento del mismo antes de abrirlo a la comunidadcompleta de potenciales usuarios. En este sentido, se acord que el personal delIIG, junto a un reducido grupo de colaboradores, actuara como comunidad delprograma piloto.

A continuacin, se activ la comunidad de Gestin del Conocimiento que haba sidodecidida en la fase anterior, asignndole a cada uno de sus miembros las tareas quele corresponda. Seguidamente, se comenz a trabajar el ciclo de vida de loscontenidos a partir de un conjunto reducido de documentos que haban aportadoalgunos especialistas y expertos, colaboradores habituales del IIG. El resultadoobtenido de este ciclo de vida controlado se fue paulatinamente integrando en labase de datos que en paralelo se implement a partir del sistema informtico que sedescribe a continuacin. Esa misma reducida comunidad actu como eventualesusuarios, emitiendo un informe evaluativo sobre la utilidad, ergonoma yconsistencia del proyecto.

Pasemos ahora a detallar, finalmente, cmo se realiz la integracin de lasherramientas tecnolgicas. Hemos de comenzar sealando que, debido a la especialnaturaleza de la comunidad en la cual se intenta implementar el programa deGestin del Conocimiento (la mayora de sus miembros no saben que pertenecen ala misma y no todos los miembros tienen acceso directo a una red de ordenadores),no se pudieron utilizar muchos de los recursos tecnolgicos que normalmentesuelen incorporarse en este tipo de proyectos. En este sentido, por ejemplo, no sepudieron utilizar programas de Work Flow o de Group Ware , y, sin ir ms lejos,tampoco se pudo integrar todo los recursos tecnolgicos en una intranet corporativa.

Como alternativa, se decidi que se utilizara como herramienta tecnolgicaprincipal el sistema de gestin de bases de datos ORACLE integrado en un entornoweb y completado con un buscador y recuperador a texto completo. ORACLE, al serun sistema de gestin de base de datos de tipo relacional, ofrece ampliasposibilidades de explotacin matemtica y estadstica de los datos incluidos en losregistros de los indicadores. Adems, ese programa, al ser completado con elbuscador y recuperador a texto completo, permite tambin optar a los beneficios degestin informacional que nos ofrecen los sistemas documentales o textuales.

El hecho de integrarlo en un entorno web abra la posibilidad de que el sistemapudiese ser explotado a distancia y a voluntad mediante los beneficios digitales quenos brinda la red.

Resuelto el tema de las herramientas tecnolgicas, surgi un problema aadido: notenamos que olvidar que la mayora de los usuarios potenciales del proyecto notenan a su disposicin potentes ordenadores ni programario caro y sofisticado(ORACLE, sin ir ms lejos) con los que explotar los recursos cognitivos que seofrecan. Para solucionar ese problema se decidi que todas las operacionesinformticas se llevarn a cabo en los aparatos informticos del proyecto LAGNIKS,


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reducindose al mximo el nmero de operaciones a realizar en los ordenadores delos usuarios.

En este sentido, todo el sistema se dise para que funcionase incluso en el caso enel que el usuario presentase las siguientes condiciones tcnicas mnimas: podercontar con un ordenador dotado de acceso (aunque fuese a partir del telfonoconvencional) a internet, de un procesador de textos (Word , por ejemplo), de unlector de ficheros PDF (Acrobat , por ejemplo) y de un navegador. De esta manerase reforzaba tambin el carcter altruista del proyecto y no se reservabaexclusivamente para aquellos usuarios que tuvieran ciertos privilegios informticos(y, por tanto, econmicos).

El grueso de las operaciones informticas se realizaban en los tres potentesservidores que se compraron para la ocasin y que se instalaron en la sede del IIG.Estos tres servidores albergan el sistema creado con ORACLE (base de datos yentorno de consulta web) y se dispusieron en una estructura de tres capasconectados entre s de la siguiente manera: un primer servidor A que alberga labase de datos, un segundo servidor B que recibe (puede soportar hasta 350entradas simultneas) los registros de los analistas y expertos y los lanza para sualmacenamiento en el servidor A y un tercer servidor C que recibe las consultas delos usuarios (puede soportar hasta 350 consultas simultneas), las lanza al servidorA y suministra a los usuarios las respuestas que se ofrecen desde la base de datosdel servidor A.

La presentacin del proyecto LAGNIKS no quedara completa si dejramos sinreflejar los aspectos relacionados con la seguridad del sistema informtico. En estesentido, para salvaguardar la integridad del sistema se tomaron una serie demedidas concretas de seguridad. Por un lado, en el servidor A, adems del discoduro principal que alberga la base de datos, existe tambin un disco duro espejo quese actualiza automticamente despus de que, desde el servidor B, se enve laentrada de un nuevo registro o la revisin de un registro ya existente.

Este disco duro espejo entrara a sustituir al principal en el caso de que stepresentara algn tipo de problema. Por otro lado, cada da, cada semana y cada messe realiza una copia de seguridad de la base de datos en un disco duro removibleque se almacena en otro edificio ajeno al que alberga al servidor A. Por ltimo, seest estudiando la posibilidad de duplicar en Miami o New York (concretamente enla sede de la ONU) [11] toda esta estructura informtica principal (los servidoresdispuestos en tres capas) para facilitar y hacer ms rpido y dinmico de estamanera el flujo informtico por internet en direccin hacia la regin deLatinoamrica y Caribe.

5 . B i b l i o g r a f aCODINA BONILLA, Llus (1993). Sistemes d'informaci documental. Barcelona:Editorial Prtic.

DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. (1998). Working Knowledge. Boston: Harvard BusinessSchool Press.

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NONAKA, Ikujiro y TAKEUCHI, Hirotaka (1995). The Knowledge Creating Company.Oxford: Oxford University Press.


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VON KROGH, Georg, ICHIJO, Kazui y NONAKA, Ikujiro (2000). Enabling KnowledgeCreation. Oxford: Oxford University Press.

6 . N o t a s[1] Para obtener un breve esbozo de los fundamentos y el alcance de esta disciplinapuede consultarse, entre otros, DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. (1998). WorkingKnowledge. Boston: Harvard Business School Press y, tambin, PREZ GUTIRREZ,Mario (2002). "La gestin del conocimiento y su dimensin documental". EnFUENTES PUJOL, Eulalia (2002). Anuario SOCADI de Documentacin e Informacin2001. Barcelona: Societat Catalana de Documentaci i Informaci. [volver]

[2] En Espaa son muy escasas las iniciativas de este tipo, ya que los organismospblicos espaoles son especialmente reacios a esta clase de innovaciones. Detodas formas, es posible sealar, por ejemplo, el programa piloto de Gestin delConocimiento que se est desarrollando desde el Departament d'Ensenyament de laGeneralitat de Catalunya para mejorar y facilitar la atencin al problema de ladiversidad de alumnado que se encuentran los profesionales de la EnseanzaSecundaria Obligatoria (ESO) en el desarrollo cotidiano de su praxis docente. Desdela Universitat Oberta de Catalunya, intentamos contribuir y participar en esteproyecto como consultores externos. [volver]

[3] En concreto, la participacin de la Universitat Oberta de Catalunya en esteproyecto se concentra en la consultoria que actualmente estoy desarrollando junto ami colega Josep Cobars Morales, tambin profesor de los Estudis de Cincies de laInformaci i de la Comunicaci de esa misma universidad. [volver]

[4] El IIG, sito en la ciudad de Barcelona, es un prestigioso centro internacional deinvestigacin y consultora dirigido por el Profesor Joan Prats i Catal que focalizasus mbitos de estudio y de actuacin principalmente en el rea geogrfica deLatinoamrica y cuya estructura acadmica se encuentra en parte integrada en laUniversitat Oberta de Catalunya. [volver]

[5] Una explicacin ms detallada de esta propuesta metodolgica puedeencontrarse en PREZ GUTIRREZ, Mario (2002). "La gestin del conocimiento y sudimensin documental". En FUENTES PUJOL, Eulalia (2002). Anuario SOCADI deDocumentacin e Informacin 2001. Barcelona: Societat Catalana de Documentacii Informaci. [volver]

[6] El resultado ltimo que se espera de un mapa de conocimiento es larepresentacin visual o grfica (materializada en un grfico o en un mapa, de ah elnombre) del conocimiento involucrado en la organizacin, de las personas que loposeen y de las relaciones existentes entre esas personas entre s y entre esaspersonas y el resto de los miembros de la organizacin. En el caso que nos ocupa,debido a la especial naturaleza de la comunidad afectada, nos fue imposible realizarun mapa visual del conocimiento involucrado. [volve]

[7] Planificar esa representacin y esa cesin a partir de incentivos econmicoshubiese significado el colapso financiero del proyecto LAGNIKS ya que no existaningn tipo de partida presupuestaria que pudiese afrontar el gran volumen de esos


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Universitat Pompeu Fabra. Departament de Comunicaci. Grup de Recerca DigiDocCampus de la Comunicaci. Roc Boronat, 138, despatx 53804. Barcelona 08018

Tels: 93 542 13 11. Correu electrnic: [email protected]

gastos. [volver]

[8] Como veremos a continuacin en la descripcin del diseo conceptual de losrecursos documentales, el concepto de gua de lectura resultar clave para lacaptura del conocimiento tcito de los especialistas y expertos. [volver]

[9] Ms adelante podremos comprobar que el repositorio es una de las piezas claveen la gestin digital del conocimiento involucrado. [volver]

[10] Esa metodologa ha sido propuesta y defendida en diversos lugares por el Dr.Llus Codina i Bonilla, profesor de la Universitat Pompeu Fabra. Una versincomentada de la misma puede encontrarse en CODINA BONILLA, Llus (1993).Sistemes d'informaci documental. Barcelona: Editorial Prtic. [volver]

[11] Esta solucin ha perdido bastante fuerza despus de los luctuosos ylamentables atentados del 11 de septiembre de 2001. [volver]

Last updated 05-06-2012 Universitat Pompeu Fabra, Barcelona


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