3 Optimizacin de redes de actividades.

3.1 Conceptos, relaciones, mtodos tiempo-costo y Siemens (SAM).

En las Dimensiones de la Administracin del Ciclo de Vida, existen variabilidades en las diversas medidas de entrada y de salida (de Recursos) y el hecho de que las diferentes medidas pueden ser ms apropiadas en una etapa del Ciclo de Vida que en otra sugiere que la administracin del proyecto se deben enfocar sobre ciertas dimensiones del proyecto Genricas y Crticas. Las mejores estimaciones generalmente se obtendrn de las personas que supervisarn el trabajo o quien haya tenido tal experiencia. Estas dimensiones son Tiempo, Costo y Realizacin.

Los Costos se refieren a los recursos que se gastan durante el desarrollo de las etapas del proyecto. Uno deseara evaluar o estimar de vez en cuando los costos en trminos de erogaciones parciales, y algunas veces en trminos de las expediciones acumuladas totales o en otro caso en ambas.

La determinacin de los costos puede hacerse conforme a dos criterios: Histricos y pre-calculados. Los primeros representan el valor de los costos segn la experiencia pasada y los segundos los calculados en el presupuesto, es decir, antes de la ejecucin de las actividades, los costos pre-calculados pueden ser estimados o estndares.

En el caso de presupuesto por programas, en el proyecto de presupuesto, se presentan los costos pre-calculados, a base de estimaciones y en la contabilidad fiscal, los costos histricos. Esto a su vez, sirven para estimar costos pre-calculados del periodo siguiente.

En general el mtodo de presupuesto por programas lo que se determinan son los costos directos o primos de las actividades o trabajos, se incluye el valor de la mano de obra directa y el valor del material directo. Esto significa que los costos se identifican en cada resultado que se est alcanzando, sin considerar el material, la mano de obra, ni los gastos indirectos.

Con respecto a los distintos conceptos de costos que se aplican en la tcnica de presupuesto por programas, cabe distinguir lo siguiente:

costo total del programa, que incluye el total de los bienes y servicios utilizados en todas las actividades que comprende el programa.

el costo unitario de las metas que incluye el valor de cada producto.

el costo de la actividad, que es el valor de los bienes y servicios insumidos en cada actividad.

el costo unitario de cada actividad, que incluye el valor de cada unidad de trabajo o resultado.

el costo de los insumos, que comprenden el valor del material directo que se asigna al cumplimiento de una actividad, proyecto o programa; o el valor de la mano de obra directa utilizada en cada una de ellas. Este costo de los insumos es dado por la clasificacin segn el objeto del gasto.

En este presupuesto de de operacin se establecern metas ms flexibles de costo en relacin al calendario de trabajo que figura en el trabajo asignado.

Existen tres tipos de costos:1. Costo Directo:se llama costo directo de una actividad a la suma de los valores de los insumos que se necesitan para realizarla tales como la mano de obra, materiales, equipos, transporte, etc.2. Costo Indirecto:son los gastos que deben atenderse para la ejecucin de un proyecto que no tiene vinculacin directa con la realizacin de cada actividad, si no que sirven de soporte a todas ellas, son gastos tpicos los de direccin y supervisin.3. Costos Circunstanciales:corresponde a un costo que puede aparecer como consecuencia de que el proyecto no se termine en el plazo fijado, la expresin ms clara y simple de este costo son las multas.

El Tiempo se refiere al tiempo de progreso del programa que se ha establecido; basado en las especificaciones del trabajo y en unas consideraciones de los recursos a ser empleados al llevar a cabo el trabajo. Aqu se responden cuestiones cmo Est siguiendo el proyecto el programa?, Cuntos das debe tomar?.

Cabe mencionar que el costo y el tiempo estn ntimamente relacionados ya que el costo depende del tiempo y el tiempo depende del costo.

Mtodo aproximado por Siemens (SAM)A continuacin se explicar el mtodo SAM por considerarlo muy til en la reduccin de la duracin de un proyecto. A pesar de no garantizar una solucin ptima, da en general soluciones muy buenas sobre todo si la red es muy compleja. Este algoritmo se ha probado utilizando problemas complejos con diferentes caractersticas para determinar su exactitud. El mtodo reduce siempre la actividad con el costo de reduccin marginal efectivo menor, que es una especie de prorrateo del costo unitario de acortamiento, entre las rutas que se benefician al reducir una actividad. Se presenta a continuacin el algoritmo seguido de su aplicacin al ejemplo anterior.

Algoritmo para el mtodo aproximado de SIEMENS1.Construya la red de actividades del proyecto con tiempos normales.

2.Determine todas las posibles rutas de la red, as como los tiempos de ejecucin de cada una de ellas. Note que la ruta ms larga es el camino crtico.

3.Determine la duracin deseada del proyecto. Este es, tpicamente, una Variable exgeno.

4.Determinar cunto debe acortarse cada ruta para cumplir con la restriccin anterior. La cantidad que se deba acortar una ruta es igual al tiempo de duracin de la ruta menos el tiempo deseado de duracin del proyecto. Algunas rutas no necesitarn acortarse.

5.Estime el costo de reduccin marginal (costo por unidad de tiempo ahorrado), as como la cantidad mxima que se puede acortar cada actividad del proyecto (posible acortamiento).

6.Construya la matriz de tiempo-costo en donde:

a) Cada rengln es una actividad.

b) Cada columna es una ruta. Slo se incluyen aquellas rutas que necesiten acortamiento.

c) En la ltima columna se registran el costo de reduccin marginal y el posible acortamiento de cada actividad.

d) Los totales de las columnas representan la cantidad mnima que se deben acortar las rutas para poder acortar la duracin del proyecto al tiempo deseado.

e) En cada columna tachar las actividades que no intervengan en la ruta que representa la columna.

7.Determine el "costo de reduccin marginal efectivo" para cada actividad, modificando el costo de reduccin marginal actual registrado en la ltima columna, de acuerdo al siguiente procedimiento.

a) Determine cules rutas no han sido acortadas adecuadamente. (Inicialmente ninguna ruta estar acortada en la matriz).

b) Dividida el costo de reduccin marginal actual de cada actividad por el nmero de rutas que no han sido acortadas adecuadamente y que incluyan a la actividad. Esto da el "costo de reduccin marginal efectivo".

c) Registre el CRM efectivo en cada columna de la matriz.

d) Revise los CRM efectivos. El procedimiento para la revisin est en el punto 7b.

8.Seleccione la columna (ruta) que an tenga la necesidad de acortamiento mayor. Inicialmente la columna seleccionada ser la ruta crtica original. Si la demanda mayor es comn a ms de una ruta, discrimine a favor de la ruta que contenga la actividad con CRM efectivo menor. En esta columna, seleccione la actividad con el CRM efectivo menor, limitando la seleccin a aquellas actividades que an tienen disponible tiempo para acortamiento. Si este CRM efectivo es comn a ms de una actividad en la columna elegida (ruta), debe usar el siguiente procedimiento para escoger la actividad:

a) Discrimine a favor de la actividad que es comn al mayor nmero de rutas an no acortadas adecuadamente.

b) Si persiste empate de actividades, discrimine a favor de la actividad que permita la mayor cantidad de acortamiento. La cantidad que se puede acortar una actividad en un paso determinado est limitada por: (i) la cantidad de tiempo que queda disponible para acortar la actividad, despus de haberla acortado en pasos anteriores, as como (ii) la cantidad mnima por acortar de las rutas donde intervenga la actividad.

c) Si la seleccin de una actividad para acortar no puede an ser nica, discrimine a favor de la actividad (dentro de la columna seleccionada) que es comn al mayor nmero de rutas en la matriz (rutas acortadas adecuada y no adecuadamente).

9.La cantidad que una actividad se acortar se asignar de acuerdo al siguiente procedimiento: Asigne tanto tiempo como sea posible a la actividad seleccionada en el paso No. 8, sujeto a:

a) La demanda por acortamiento insatisfecha en cualquier columna que contenga la actividad. Ignore rutas que ya han sido acortadas adecuadamente. Puede suceder ocasionalmente que una ruta resulte acortada ms de lo necesario.

b) La cantidad de tiempo disponible para acortar la actividad (determinado por el posible acortamiento original, menos cualquier acortamiento ya hecho).

c) La cantidad menor de los criterios (2) y (b), es la cantidad de tiempo que se acortar la actividad seleccionada. El efecto del procedimiento del paso 9, es asignar tanto tiempo como sea posible a la actividad seleccionada sin cambiar la CRM efectiva y sin exceder la demanda solicitada por la actividad.

10.Cuando los das posibles para acortamiento de una actividad se agoten, tache la columna. Al tacharlas, se les elimina del anlisis posterior.

11.Repita los pasos del 7 al 10 hasta que todas las rutas sean acortadas adecuadamente (como se indica en el pie de las columnas). Algunas rutas resultan ms cortas de lo que se necesita, debido a que algunas actividades son comunes a varias rutas y al reducir una actividad simultneamente se reduce la longitud de las rutas.

La aplicacin de los pasos anteriores lleva a una solucin ptima o muy cercana a la ptima. Este algoritmo puede parecer difcil, pero en la prctica es muy fcil de ejecutar y puede asimilarse fcilmente.

3.2 Organizacin, asignacin y balanceo de los recursos.

La asignacin ptima de los recursos econmicos.Definicin de Asignacin de recursos:Es la manera en que una economa distribuye sus recursos (sus factores de produccin) entre los posibles usos para producir un determinado conjunto de bienes.

No obstante, la planificacin sufre, en la prctica, de insuficiencias manifiestas que tienen su origen sobre todo en las tcnicas y en los mtodos de planificacin y en particular en el clculo econmico.

El partido comunista han llamado a menudo la atencin, y con razn, sobre la imperfeccin de los mtodos de planificacin y sobre la necesidad imperativa de mejorarlos. Debemos reconocer adems que nuestra ciencia econmica est atrasada en relacin a los objetivos que la esperan en la construccin del comunismo.

Es evidente que un mtodo adecuado de planificacin debera conducir al plan ptimo, asegurar el empleo ms completo y eficaz de todos los recursos y el mayor volumen de produccin. Sera arriesgado afirmar que nuestros planes actuales responden a estas condiciones. Por un lado, la actividad de nuestras empresas de vanguardia indica claramente que existen grandes posibilidades no utilizadas. Como resultado de una mejor utilizacin de los recursos disponibles, estas empresas alcanzan producciones que sobrepasan considerablemente los programas previstos.

Por otro lado, se producen todava algunas prdidas de consideracin imputables a faltas de planificacin (tiempo perdido por la mano de obra y el equipo y prdidas de materias y combustible debidas a retrasos en los programas, altibajos en el ritmo de produccin, interrupcin en las entregas, stocks excesivos y plazos de construccin demasiado largos).

Las prdidas indirectas que tienen su origen en el empleo irracional de recursos, poco destacadas por no estar contabilizadas, no son menos graves. Estas prdidas tienen lugar cada vez que se utiliza un equipo perfeccionado para trabajos simples con una pequea productividad, mientras que su falta en otra parte es el origen de prdidas de tiempo. Lo mismo puede decirse para los materiales. A menudo ocurre que debido a poca flexibilidad en la asignacin, la falta de una pequea cantidad de una materia indispensable o de un equipo impide un crecimiento muy importante de la produccin.

Balanceo de recursosLa Organizacin De Los Recursos TecnolgicosLa integracin curricular de los medios tecnolgicos (informticos, telemticos, audiovisuales y de la comunicacin social en general) y el aprovechamiento de las ventajas didcticas no resulta una tarea sencilla. El profesorado requiere determinadas habilidades y conocimientos tcnicos, ha de estar informado sobre los materiales disponibles y sobre como usarlos didcticamente, y necesita unos recursos y una infraestructura para desarrollar las actividades educativas con los alumnos. Tambin es necesario tiempo para preparar todas estas cosas, para planificar, para evaluar su uso.

Ante la problemtica que supone la aplicacin de los recursos informticos y audiovisuales en los procesos de enseanza y aprendizaje, los centros educativos que quieren potenciar su utilizacin por parte del profesorado han de procurar una buena organizacin de estos recursos. Esta organizacin generalmente supone el montaje de unas aulas de recursos que faciliten la utilizacin, el control y el almacenamiento de estos materiales.

Las aulas de recursos son aulas de los centros docentes, especialmente acondicionadas para facilitar la utilizacin de los recursos educativos (buena disposicin de los aparatos, iluminacin adecuada, audicin correcta..) y para conservarlos bien ordenados. Podemos distinguir:

- Aulas de informtica.Aulas donde se disponen los ordenadores y sus perifricos (impresoras, CD-ROM...) de manera que puedan trabajar simultneamente un grupo de alumnos. Normalmente hay unos 10 ordenadores, de manera que pueden trabajar unos 20 alumnos agrupados de dos en dos.

Actualmente se tiende a comunicar los ordenadores entre ellos en forma de red, de manera que puedan compartir determinados perifricos: impresora lser, disco duro de alta capacidad, conexin a Internet.- Aulas de pizarra digital.En tanto no se generalice a todas las aulas de clase la disponibilidad de una "pizarra digital", muchos centros se estn dotando de un aula especfica donde ubican uno de estos sistemas tecnolgicos.

- Aulas de audiovisuales.Aulas donde pueden usarse los recursos audio-visuales (proyectores de diapositivas, vdeo, videodisco, TV...) en condiciones idneas de visibilidad, iluminacin, sonoridad, etc.

En algunos casos incluyen tambin otros espacios complementarios como una cabina de proyeccin, un locutorio o una sala de edicin video-grfica.

- Las bibliotecas escolaresen cierta medida tambin pueden considerarse un aula de recursos (libros, revistas) que cada vez se convierte ms en una mediateca que compagina los libros con todo tipo de recursos tecnolgicos: CD-ROM multimedia, vdeos, conexiones a Internet.

Las aulas de recursos tambin requieren la elaboracin de una normativa y la designacin de unos coordinadores responsables de gestionar el uso y el mantenimiento de los recursos.

Desde una perspectiva sistmica, la organizacin de los recursos audio-visuales e informticos de un centro supone ordenar las relaciones que se pueden dar entre todos los elementos que intervienen cuando se pretende la aplicacin didctica de estos recursos. Podemos distinguir tres tipos de elementos:

Los elementos materiales: infraestructura fsica, aparatos tecnolgicos, materiales curriculares.

Los elementos personales: profesores, alumnos, direccin, coordinadores.

Los elementos funcionales: horarios, normativa de uso, sistemas de catalogacin, etc.

Elementos MaterialesEn la organizacin de los recursos tecnolgicos de un centro podemos distinguir tres tipos de elementos materiales:

1. La infraestructura fsica.Dentro de la infraestructura fsica consideramos:

El espacio fsico disponible para el uso y el almacenamiento de los recursos: aulas, rincones, almacenes, etc.

Las instalaciones: iluminacin, enchufes, ventilacin, aislamiento, sistemas de seguridad.

Los materiales complementarios: mesas, armarios, sillas.

2. Los aparatos tecnolgicos.Son los aparatos necesarios para poder usar los materiales curriculares que se presentan en soporte tecnolgico. Por ejemplo:

Ordenadores, impresoras, conexiones telemticas y otros recursos informticos.

Magnetoscopios, videodiscos, monitores, cmaras video-grficas, mesas de edicin.

TV, TV por cable, TV por satlite, emisora y equipos de radio...

Retroproyectores, episcopios, proyectores de diapositivas, cmaras fotogrficas, laboratorio de revelado.

Casetes, cadenas musicales, altavoces, micros.

3. Materiales curriculares.Son los materiales que, conjuntamente con sus guas didcticas, contienen la informacin y en algunos casos tambin proponen las actividades que facilitarn los aprendizajes de los estudiantes. Su utilizacin requiere el uso de algunos aparatos tecnolgicos. Dentro de los materiales curriculares en soporte tecnolgico podemos destacar:

Programas informticos.

Programas de vdeo.

Diapositivas, transparencias.

Casetes, discos compactos.

Elementos PersonalesLos elementos personales relacionados con la organizacin de los recursos tecnolgicos de un centro educativo son los siguientes:

Los profesores y estudiantes. Profesores y estudiantes pueden utilizar los recursos audio-visuales e informticos con diferentes finalidades:

Para preparar clases o como material complementario de las exposiciones orales.

Como a medio al rededor del cual desarrollar una actividad concreta de aprendizaje.

Como herramienta para realizar diversas actividades: clculos, apuntes, busca de informacin, redaccin de trabajos.

El equipo directivo.Las aptitudes de los miembros del equipo directivo respecto a los medios tecnolgicos resultan de capital importancia para asegurar una buena organizacin de los recursos y un buen funcionamiento de las aulas.

El personal auxiliar no docente.Son las personas que realizan algunos trabajos relacionados con la conservacin de las aulas y el mantenimiento de los recursos tecnolgicos:

Conserjes.

Personal de limpieza.

Tcnicos de mantenimiento de los aparatos.

Su trabajo y su buena relacin con los coordinadores resulta indispensable para un buen funcionamiento del servicio.

Los coordinadores.Para poder realizar su labor las personas que desarrollen la coordinacin de las aulas de recursos tecnolgicos necesitarn:

Disposicin horaria, apoyo de direccin y aceptacin por parte del profesorado.

Predisposicin a la organizacin y a trabajar de manera sistemtica.

Conocimiento de los aparatos tcnicos y de su utilizacin.

Preparacin pedaggica.