บรรยายโดย อ.สมทธ บญชตมา เรยบเรยงจาก เอกสารของ รศ.กรรณการ อศวดรเดชา

1

การสอสารภายในองคกร

องคกร: ค ำจ ำกดควำม

• การรวบรวม หรอระบบของปจเจกบคคลซงแสวงหาเพอใหส าเรจตามเปาหมายทวางไว โดยล าดบชนของต าแหนงและการแบงงานกนท า

3

4

Division of labor

การแบงงานกนท า ท าใหเกดการ

ท างานเฉพาะ เกดการแบงแยกหนาท

แตละหนาทตองการการดแลเฉพาะ

5

Span of control ขอบเขตการควบคม (Span of Control) :

การจ ากดอ านาจหนาทของผควบคมดแลแตละคน

6 การควบคมรปปรามด

การควบคมรปปรามด 1. เจาหนาทคนไหนขนอยกบใคร 2. ระบบเปนทางการ (บนลงลาง, ลางขนขางบน)

ทเรยกวา สายการบงคบบญชา (Chain of Command)

3. ระบบอยางไมเปนทางการ (นอกเหนอจากสายการบงคบบญชา)

4. สมาชกตองปฏบตตามบทบาททคาดหวง

9

Post-industrial society

10

A service industry is

based more on a person-

to-person relation rather

than a man-to-machine

relation” Denial Bell (1969,p.1) Sociologist

Post-industrial society

11

Trade

Finance

Real estate

Transportation

Education

Health

Research

Government

Post-industrial society

SERVICES

12

PERCENT

BELIEVED THERE WAS

A DEFINITE RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION AND

EMPLOYEE PRODUCTIVITY

IMPORTANCE OF COMMUNICATION

? %

13

PERCENT

BELIEVED THERE WAS

A DEFINITE RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION AND

EMPLOYEE PRODUCTIVITY

IMPORTANCE OF COMMUNICATION

96 %

ความส าคญของการสอสาร หนาทของผบรหาร คอ พฒนาและรกษาระบบการสอสาร (Chester Barnard) ความสมพนธระหวางการสอสาร และผลผลตของพนกงาน เมอถามผจดการ และบคลากรทรบผดชอบในองคกรธรกจวาใชเวลาไปในการสอสารเทาไหร ค าตอบคอ รอยละ 85-99 และสวนมากตอบวา มากกวารอยละ 90

คณสมบตทผบรหารตองการจาก ผจบการศกษาระดบปรญญาตร รอยละ

(ของจ านวนผตอบ)

ทกษะในการสอสารดวยค าพดและการเขยน 83.5 ทกษะในความเปนผน า 79.7 ทกษะในการวเคราะห 75.3 ความสามารถในการท างานเปนทม 71.4 ความสามารถในการจดการการเปลยนแปลงอยางรวดเรว 65.9 ความรสกรบผดชอบทางสงคม อาชพ และจรยธรรม 64.3 การจดการการเงน 46.7

Japanese Organization American Organization

Lifetime Employment Short-term employment

Slow Evaluation and Promotion Rapid Evaluation and Promotion

Non-Specialized Career Path Specialized Career Path

Implicit Control Mechanisms Explicit Control Mechanisms

Collective Decision Making Individual Decision Making

Collective Responsibility Individual Responsibility

Wholistic Concern Segmented Concern 16

17

ประเภทของการสอสาร 1. การสอสารการควบคมดแล

(Supervisory Communication) 2. การสอสารจากบนลงลาง

(Downward Communication) 3. การสอสารจากลางขนสบน

(ประสทธภาพ,อ านาจ) 4. การสอสารตามแนวนอน 5. การสอสารอยางไมเปนทางการ

ปจจยความพงพอใจในการสอสาร

1. การสอสารจากผบงคบบญชาไปยงผใตบงคบบญชา

2. การสอสารจากบนลงลาง 3. การรบรของผบงคบบญชาในเรองการ

สอสารกบผใตบงคบบญชา 4. การสอสารจากลางขนบน

5. ความเชอมนในขอมลขาวสาร

20

DOWNWARD COMMUNICATION

เกมบอกตอ (10 นำท) • ส ำหรบคนทหนง ทานมเวลา 1 นาท จงอานขอความตอไปนใหกบเพอนคนถดไป แลวคนแผนกระดาษนใหกบวทยากร

• ส ำหรบคนทสองจนถงคนสดทำย หลงจากททานไดยนขอความจากเพอนแลว ใหจ าขอความใหดแลว เขยนขอความทจ าไดลงในพนทดานลางน (1 นาท) จากนนใหทานอานขอความททานเขยนไวใหกบเพอนคนถดไป (1 นาท) โดยไมใหเพอนเหนหรอคดลอก แลวคนแผนกระดาษใหวทยากรประจ ากลม

21

เกมบอกตอ 2 (10 นำท) • ส ำหรบคนทหนง ทานมเวลา 1 นาท จงอานขอความตอไปนใหกบเพอนคนถดไป แลวคนแผนกระดาษนใหกบวทยากร

• ส ำหรบคนทสองจนถงคนสดทำย หลงจากททานไดยนขอความจากเพอนแลว ใหจ าขอความใหดแลว เขยนขอความทจ าไดลงในพนทดานลางน (1 นาท) ตรวจทำนและแกไขกบคนในล ำดบเดยวกนของกลมอน (1 นาท) จากนนใหทานอานขอความททานเขยนไวใหกบเพอนคนถดไป (1 นาท) โดยไมใหเพอนเหนหรอคดลอก แลวคนแผนกระดาษใหวทยากรประจ ากลม

22

เกมบอกตอ 3 (10 นำท) • ส ำหรบคนทหนง ทานมเวลา 1 นาท จงอานขอความตอไปนใหกบเพอนคนถดไป แลวคนแผนกระดาษนใหกบวทยากร

• ส ำหรบคนทสองจนถงคนสดทำย ระหวำงททำนไดยนขอควำมจำกเพอน กใหเขยนขอควำมทไดรบลงในพนทดำนลำงน (1 นาท) ตรวจทำนและแกไขกบคนในล ำดบเดยวกนของกลมอน (1 นาท) จากนนใหทานอานขอความททานเขยนไวใหกบเพอนคนถดไป (1 นาท) โดยไมใหเพอนเหนหรอคดลอก แลวคนแผนกระดาษใหวทยากรประจ ากลม

23

24

25

เมอคนเรามขาวสารเขามามากๆ จะปรบตวตอไปน 1. ขามไป (ไมจดการขาวสารทงหมด) 2. ท าผดพลาด (ไมสนใจ ไมแกไขเมอผด) 3. เขาแถว (ปลอยวางไว) 4. กรอง (จดการตามล าดบความส าคญ) 5. หยอนความถกตอง 6. มอบอ านาจใหคนอนไปจดการ 7. หน (ปฏเสธทจะจดการ)

26

27

UPWARD COMMUNICATION

หนาทของการสอสารจากลางขนบน

1. ใหขอมลทจ าเปนส าหรบการตดสนใจ 2. ชวยลดความกดดนและความเครยดในการ

ท างาน 3. เพมความรสกในการเปนสวนหนงของ

องคกร 4. สามารถตรวจวดประสทธผลของการ

สอสารจากบนลงลางได

29

HORIZONTALCOMMUNICATION

หนาทของการสอสารตามแนวนอน 1. ประสานงาน เชน ประชมประจ าเดอน

2. แกปญหา

3. ใหขอมลขาวสาร

4. แกปญหาขดแยง

การลดอปสรรคการสอสารตามแนวนอน

1. เนนประสทธภาพของทงหมดองคกร 2. การมปฏสมพนธมากขนและการสอสารบอยๆ

รางวลพจารณาจากการชวยเหลอทใหเทากน 3. หมนเวยนการท างานระหวางกลม 4. เนนการน าทรพยากรมารวมกนเพอใหได

ประสทธภาพสงสด รางวลควรกระจายไปทกฝาย

34

INFORMALCOMMUNICATION

Word of mouth

Rumor

35

INFORMALCOMMUNICATION

36

INFORMALCOMMUNICATION

R = i x a x 1

C

Word of mouth

Rumor

i = importance

a = ambiguity

c = critical sense

37

INFORMALCOMMUNICATION

ขาวลอ : การเปลยนแปลงสาร 1. Leveling : กระบวนการทรายละเอยด

บางประการถกละเลย 2. Sharpening : การพดเกนเลยความจรง

ขาวลอบางสวน 3. Assimilation : วธทคนบดเบอนขาวสาร

เพอใหเขาไดกบทศนะของตน

ประเภทของการสอสาร 1. การสอสารการควบคมดแล

(Supervisory Communication) 2. การสอสารจากบนลงลาง

(Downward Communication) 3. การสอสารจากลางขนสบน

(ประสทธภาพ,อ านาจ) 4. การสอสารตามแนวนอน 5. การสอสารอยางไมเปนทางการ