คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สพก

การใชงานโปรแกรม

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

Electronic Archives System (E-archives)

โดย...

คณะท างานก ากบดแลระบบสารสนเทศ

สถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า

การใชงานโปรแกรม


Electronic Archives System (E-archives)

ทปรกษา

นายศรรตน สอดศข

นายพลชาต ผวเณร

นางรญทม คงทรตน

คณะท างาน

นายฤทธกร ศรแกว

นางสาวชมพนช มรรคทรพย

นางสาวอารยฐาพร พฐศญาธรณ

สถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า

ค ม อ ก า ร ใ ช ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อ เ ล ก ท ร อ น ก ส | I

ค ำน ำ

สถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า กรมประมง มนโยบายทจะประหยดพลงงาน โดยการลดคาใชจายในการจดสงเอกสารทางไปรษณย จงไดจดทาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสข นมา และไดมอบหมายใหหนวยงานภายใตสงกดสถาบนฯ ทกหนวยงานทาการฝกอบรมและเรมปฏบตงานจรงเปนรปธรรมโดยพรอมเพรยงกนน น

เนองจากปจจบนคาใชจายในการจดสงเอกสารทางไปรษณย มจานวนทสงมากในแตละคร ง โดยเฉพาะการจดสงเอกสารใหกบทกหนวยงาน จาเปนทจะตองถายเอกสารตามจานวนชดใหครบทกหนวยงาน และนาเอกสารไปจดสงทางไปรษณย ซงจะตองเสยคาใชจายจานวนมาก เชน คาแรงงานคน คาเวลา คาน ามนเช อเพลง คาสกหรอขออปกรณรถยนต ฯลฯ ดงน นทางคณะทางานกากบดแลระบบสารสนเทศ สถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน าจงไดเขยนโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ข นมาเพอความสะดวก รวดเรว ลดคาใชจายในการจดสงเอกสารและประหยดเวลาในการทางาน อกท งระบบดงกลาวยงรองรบท งระบบปฏบตการวนโดว (Windows OS) และระบบปฏบตการแมค (MAC OS) รวมท งเครองคอมพวเตอรแบบพกพา (Laptop) และแทบเลต (Tablet) และรวมท งการเปดดเอกสารแบบเรยลไทล 24 ชวโมง (Real Time 24 Hours) ไดอกดวย

ทางคณะทางานฯ หวงเปนอยางยงวา คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ของสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า [Electronic Archives System (E-Archives) ] ฉบบททานถออยน จะเปนประโยชนแกผบรหาร ขาราชการ เจาหนาท และผสนใจศกษาทวไปของสถาบนฯ ทางคณะทางานฯ มไดหวงผลทางการคาแตอยางใด และไมสงวนลขสทธสาหรบขอความ รปภาพประกอบในทกสวนของเอกสารฉบบน หากผใดมความประสงคนาไปเผยแพรตอ กสามารถทาไดแตขอใหระบแหลงทมาของเอกสารดวย

คณะทางานกากบดแลระบบสารสนเทศ สถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า

เมษายน 2556

ค ม อ ก า ร ใ ช ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อ เ ล ก ท ร อ น ก ส | II

สำรบญ

เรอง หนำ

ค ำน ำ I สำรบญ II

สวนท 1 กำรใชงำนทวไป 1

1. การเปดเขาใชงานโปรแกรม 2 2. ชอผใชและรหสผาน (Username & Password) 5 3. การเขาสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 6 4. เมนหลก (Main Menu) 6 5. การคนหาเอกสาร (Search Archives) 7 6. การคนหาเอกสารเบ องตน (Basic Search) 7 7. ตวอยางการคนหาเอกสารเบ องตน 8 8. การคนหาข นสง (Advance Search) 9 9. การลงทะเบยนสง (Insert Archives) 12 10. ข นตอนการแนบไฟล 16 11. ทะเบยนรวม (All Archives) 19 12. การดาเนนการเอกสารออก 20 13. การดาเนนการเอกสารเขา 24 14. แกไขเอกสาร (Edit Archives) 30 15. ออกจากระบบ (Logout) 30

สวนท 2 ภำคผนวก 31

1. คมอการใชงานแบบออนไลน/ออฟไลน 32 2. ข นตอนการดาวนโหลดคมอ 32 3. ระบบการคนหาททนสมย 34 4. ตดตอกบคณะผจดทา 35 5. ระบบสอสงคมออนไลน 37

*******************

ค ม อ ก า ร ใ ช ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อ เ ล ก ท ร อ น ก ส | 1


การเปดเขาใชงานโปรแกรม


ในการเปดเขาใชงานโปรแกรมดงกลาวนน เราจะตองท าการเปด Browser กอน ไมวาจะเลอกใชเวอรชนใดหรอรนใดกตาม เชน Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, Safari, Google Chrome ซงระบบดงกลาวจะรองรบทก Browser อยแลว แตในทนจะขอยกตวอยางโดยใช Internet Explorer (IE) Version 10.0.9200.16540, Mozilla Firefox Version 20.0.1 และ Google Chrome Version 26.0.1410.64 m

ในการเขาใชงานระบบฯ เราสามารถเขาใชงานได 2 ชองทางหรอ 2 URL ดวยกน คอ :-

1. ลงคผานหนาเวบไซตสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า ท URL : http://www.fisheries.go.th/genetic 2. หรอสามารถปอนขอมล URL เขาไปไดเลยท URL : http://www.fisheries.go.th/genetic/archives

คลกทแบนเนอรของ

ระบบสารบรรณ สพก.

1 2


1. ลงคผานหนาเวบไซตสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า URL : http://www.fisheries.go.th/genetic

2. หรอสามารถปอนขอมล URL เขาไปไดเลยท URL : http://www.fisheries.go.th/genetic/archives

พมพ URL ในชอง Address http://www.fisheries.go.th/genetic

หรอคลกทลงคตามรปภาพ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หรอพมพ URL ในชอง Address http://www.fisheries.go.th/genetic/archives


เมอปอน URL หรอคลกทลงคดงกลาวแลว ระบบจะพาทานไปสหนาหลกของ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ของสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า ซงจะปรากฏหนาหลกทเปนแบบฟอรมใหปอนชอผใช (Username) และรหสผาน (Password) ซงสามารถปอนชอผใชและรหสผานตามทไดก าหนดใหในแตละหนวยงาน

ใหผใช/สมาชกปอนชอผใชในชอง “ชอผใช” และรหสผานในชอง “รหสผาน” และคลกทปม “ลงชอเขาใชงาน”

ชองชอผใช (Username)

ชองรหสผาน (Password)

ปมลงชอเขาใช (Login)


ในกรณทไมสามารถเขาใชงานไดเนองจากอาจจะมสาเหตเนองจากปอนชอผใช/รหสผานผดพลาด ทางระบบดงกลาวจะแจงเตอนวา ชอผใช/รหสผานผดพลาดกรณากรอกใหมคะ ดงภาพ

เมอมขอความแจงเตอนความผดพลาดดงกลาวแลว ใหท าการตรวจเชคการปอนขอมลใหม โดยยดหลกการปอนขอมลชอผใชและรหสผาน (Username & Password) ดงตอไปน

ชอผใชและรหสผาน (Username & Password)

ส าหรบชอผใช และ/หรอ รหสผาน จะตองปอนตามทแตละหนวยงานไดรบการจดสรรไปให ซงประกอบไปดวยรายละเอยดดงตอไปน คอ:- 1. ชอผใชงาน (Username) / รหสผาน (Password) จะปรากฏรปแบบดงน เชน

1.1 ชอผใช (Username) : usrxxx 1.2 รหสผาน (Password) : xxx

2. ตวอยางรปแบบชอผใชงาน (Username) / รหสผาน (Password)

2.1 ชอผใช (Username) : usr020 2.2 รหสผาน (Password) : 020

ทางระบบจะแจงเตอนวา ชอผใช/รหสผานผดพลาด

กรณากรอกใหมคะ


การเขาสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เมอปอนชอผใช (Username) และ/หรอ รหสผาน (Password) เรยบรอยแลว จะเขาสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และจะปรากฏชอผใชและหนวยงานตามทลงชอเขาใชงาน ดงภาพ:-

หลงจากทเขาสหนาหลกของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสแลว จะไดอธบายวธการใชตามล าดบโดยเรมจากเมนหลก ดงน

เมนหลก (Main Menu)

เมนหลก (Main Menu) คอ เมนทมการเขาใชงานมากทสดและจะปรากฏอยทกหนาของระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ซงเมนหลกจะประกอบดวย

1. เมน “คนหาเอกสาร” 2. เมน “ลงทะเบยนสง” 3. เมน “ทะเบยนรวม” 4. เมน “แกไขเอกสาร” 5. เมน “ออกจากระบบ”

จะปรากฏชอผใชและหนวยงาน ตามทแตละหนวยงานลงชอเขาใช


ซงแตละเมนจะไดอธบายรายละเอยด ดงตอไปน

การคนหาเอกสาร (Search Archives)

ในเมนหลกดานซายมอสดเมนแรก คอ เมนคนหาเอกสาร เมนคนหาเอกสาร คอ เมนทใชในการคนหาเอกสาร ประกอบไปดวยการคนหาเอกสารเบองตน (Basic Search) และการคนหาเอกสารขนสง (Advance Search)

การคนหาเอกสารเบองตน (Basic Search) จะเปนการคนหาทวไปรายละเอยดมไมคอยมาก แตเปนทนยมน ามาใชในการคนหา เพราะสะดวกและงายแกการใชงาน การคนหาเอกสารเบองตนจะประกอบไปดวยการคนหารายละเอยด 2 สวนดวยกน คอ ชนดประเภทเอกสาร และ รายละเอยดอนๆ ตามภาพดานลาง

รายละเอยด 2 สวนตามทกลาวมา คอ ชนดประเภทเอกสาร และ รายละเอยดอนๆ ชนดประเภทเอกสาร คอ ชองทบรรจฟลดหลกๆ ในการคนหา เชน เลขทเอกสาร เอกสารลงวนท จากหนวยงาน ถงหนวยงาน เอกสารเรอง เปนตน


รายละเอยดอน คอ ชองทใหเรากรอกรายละเอยดอนๆ เพมเตมจากชองชนดประเภทเอกสาร ยกตวอยางเชน ถาเราตองการคนเกยวกบการประชม ซงเอกสารเรองจะยาวมาก เราไมจ าเปนตองกรอกทงหมด ใหเรากรอกในชองนเพยงค าวา “ประชม” เทานนระบบกจะสามารถคนหาค าตามทเรากรอกได

ตวอยางการคนหาเอกสารแบบเบองตน

ในทนจะขอยกตวอยางการคนหาเอกสารระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทมค าวา “ประชม” อนดบแรกใหคลกทเมนคนหาเอกสาร หลงจากนนจะปรากฏหนาตางกรอกรายละเอยดการคนหา ในสวนของชนดประเภทเอกสาร ใหเลอก “เอกสารเรอง” และชองรายละเอยดอนๆ ใหปอนค าวา “ประชม” ตามภาพ

หลงจากนนใหคลกทปม “คนหา” ในกรณทตองการคนหาหรอคลกทปม “ยกเลก” ในกรณทตองการยกเลก เมอคลกทปมคนหาดงกลาวแลว ระบบจะท าการคนหาขอมลตามทไดกรอกไว และจะแสดงเปนตารางขอมลดงภาพ


การคนหาขนสง (Advance Search) เปนการคนหาทคอนขางมรายละเอยดมาก นยมใชในการคนหาเอกสารทมรายละเอยดคอนขางจะสมบรณ การคนหาจะประกอบไปดวยประเภทการคนหา 3 ประเภทดวยกน คอ

1. ประเภทคอลมน คอ ประเภททประกอบไปดวย เลขทเอกสาร เอกสารลงวนท จากหนวยงาน ฯลฯ 2. ประเภทเงอนไข คอ ประเภททประกอบดวยเงอนไขในการคนหา เชน ประกอบดวย ไมประกอบดวย ฯลฯ 3. ประเภทค าทตองการคนหา คอ ประเภทของค าทตองการคนหา เชน ประชม การจดท ารายงาน ฯลฯ

ซงรายละเอยดดงแสดงตามภาพประกอบดานลาง ดงน

ในแตละประเภทหรอแตละหมวดหมนน จะไดอธบายใหทราบรายละเอยดของแตละชนด

1. ประเภท/หมวดหมคอลมน (Column Category)

2. ประเภท/หมวดหมเงอนไข (Criteria Category)

3. ประเภท/หมวดหมค าทตองการคนหา (Wording Category)


1. ประเภท/หมวดหมคอลมน (Column Category)

ประเภท/หมวดหมคอลมน (Column Category) คอ ประเภทค าคนหลกๆ ทใชในการคนหาเอกสารแตละประเภท ประกอบไปดวยคอลมนหลกๆ 5 ประเภท ไดแก

1. เลขทเอกสาร คอ เลขทเอกสารของหนงสอ เชน กษ 0512.2/ว.546 เปนตน 2. เอกสารลงวนท คอ วนทออกเอกสาร 3. จากหนวยงาน คอ เอกสารออกจากหนวยงาน 4. ถงหนวยงาน คอ เอกสารถงหนวยงานหรอหนวยงานทรบเอกสาร 5. เอกสารเรอง คอ ชอเรองของอกสาร

ซงรายละเอยดทง 5 คอลมนจะแสดงดงภาพ

หลงจากเลอกคอลมนแลวในระบบการคนหาแบบขนสงจะมเงอนไขใหเลอก ดงน

2. ประเภท/หมวดหมเงอนไข (Criteria Category)

ประเภท/หมวดหมเงอนไข (Criteria Category) คอ ประเภททจะตองมเงอนไขประกอบในการคนหา ซงเงอนไขในการคนหามทงหมด 6 เงอนไขดวยกน ไดแก

1. เงอนไข “ประกอบดวย” ใชในการคนหาเอกสารทประกอบดวยค าทตองการคนหาทงหมดตามทพมพลงในชอง “ค าทตองการคนหา...” ดานหลง

2. เงอนไข “ไมประกอบดวย” ใชในการคนหาเอกสารทไมประกอบดวยค าทตองการคนหาทงหมดตามทพมพลงในชอง “ค าทตองการคนหา...” ดานหลง

1 3

2

4

5


3. เงอนไข “เหมอนกนกบ” ใชในการคนหาเอกสารทเหมอนกนกบค าทตองการคนหาตามทพมพลงในชอง “ค าทตองการคนหา...” ดานหลง

4. เงอนไข “ไมเหมอนกนกบ” ใชในการคนหาเอกสารทไมเหมอนกนกบค าทตองการคนหาตามทพมพลงในชอง “ค าทตองการคนหา...” ดานหลง

5. เงอนไข “เรมตนดวย” ใชในการคนหาค าทเรมตนดวยค าพมพลงในชอง “ค าทตองการคนหา...” ดานหลง เชน สมมตวาเลอกเอกสารเรอง “ขอเชญประชม...” ในการคนหาเงอนไขน จะพมพเพยงค าวา ขอเชญ เทานนกจะสามารถคนหาค าทเรมตนได

6. เงอนไข “สนสดดวย” ใชในการคนหาค าทสนสดดวยค าพมพลงในชอง “ค าทตองการคนหา...” ดานหลง เชน สมมตวาเลอกเอกสารเรอง “...การจดท าแผนแมบทประจ าปงบประมาณ 2556” ในการคนหาเงอนไขน จะพมพเพยงค าวา 2556 เทานนกจะสามารถคนหาค าทสนสดได

ตามเงอนไขทง 6 เงอนไขตามทกลาวมาจะแสดงดงภาพประกอบดวยลาง

เงอนไขท 1 ประกอบดวย

เงอนไขท 2 ไมประกอบดวย

เงอนไขท 3 เหมอนกนกบ

เงอนไขท 4 ไมเหมอนกนกบ

เงอนไขท 5 เรมตนดวย

เงอนไขท 6 สนสดดวย

2. ประเภท/หมวดหมค าทตองการคนหา... (Wording Category)

ประเภท/หมวดหมค าทตองการคนหา... (Wording Category)

1. เลขทเอกสาร ใหพมพเลขทของหนงสอ 2. เอกสารลงวนท ใหคลกเลอกวนททปมปฏทนดานหลง 3. เลอกหนวยงาน (จาก) ใหคลกลงคลสต เลอก

หนวยงาน 4. เลอกหนวยงาน (ถง) ใหคลกลงคลสต เลอก

หนวยงาน 5. เอกสารเรอง ใหพมพชอเรองของเอกสาร


หลงจากทเลอกรายละเอยดตางๆ ในการคนหาแบบขนสง (Advanced Search) แลว ระบบจะท าการคนหาปรากฏออกมาดงภาพดานลาง

การลงทะเบยนสง (Insert Archives)

ในเมนหลกเมนทสอง คอ เมนลงทะเบยนสง เมนลงทะเบยนสง คอ เมนทใชในการลงทะเบยนสงเอกสาร ซงเปนเมนทส าคญเมนหนงในบรรดาเมนทง 4 เมนประกอบไปดวย

1. เลขทเอกสาร คอ เลขททออกเอกสาร เชน กษ 0509.1/178 2. เอกสารลงวนท คอ วนททออกเอกสาร เชน 10/05/2556 3. จากหนวยงาน คอ หนวยงานทออกเอกสาร 4. ถงหนวยงาน คอ หนวยงานทรบเอกสาร 5. ถงบคคล คอ บคคลทรบเอกสารในกรณทเอกสารสงเฉพาะเจาะจงถงบคคล 6. เอกสารเรอง คอ เรองของเอกสาร 7. ไฟลแนบ คอ ไฟลทแนบไปกบเอกสารทออก มทงหมด 5 ไฟลแนบๆ ละไมเกน 2 เมกกะไบต

ส าหรบรายละเอยดของเอกสารทงหมด (ขอ 1 2 3 4 6) สามารถดไดทหนา 10

ขนตอนการลงทะเบยนสง

1. ใหคลกทเมนท 2 ของเมนหลก ดงภาพ หลงจากคลกทเมนดงกลาวแลวกจะปรากฏหนาจอใหกรอกรายละเอยดในการสงเอกสารตางๆ ดงภาพหนา 13

2. ฟลดแรก คอ เลขทเอกสาร เลขทเอกสาร [แนะน าใหกรอกเลขอารบค] ใหกรอกเลขทเอกสารลงไป โดยน าเคอรเซอร ไปคลกทชองวางดานหลง แลวกรอกรายละเอยด เชน กษ 0509.1/178

3. ฟลดทสอง คอ เอกสารลงวนท เอกสารลงวนท ใหกรอกวนททเอกสารออก โดยการน าตวชเมาสไปคลกทรปไอคอนปฏทน (ไอคอนสสม) ซงอยดานหลงชอง แลวเลอกวนททเอกสารออก เชน 10/05/2556 เมอคลกทไอคอนดงกลาวแลวจะปรากฏปฏทนสสมใหเลอกวน/เดอน/ป ตามภาพดานลางน


ภาพประกอบการคลกเลอกวน/เดอน/ป ในการสงเอกสาร

4. ฟลดทสาม คอ จากหนวยงาน ใหคลกทรปสามเหลยม แลวเลอกหนวยงานสงกดอย แตโดยปกตระบบจะท าการเลอกใหโดยอตโนมตอยแลวถาลงชอเขาใชงาน

ภาพแสดง จากหนวยงาน ในกรณการลงชอเขาใชงานของหนวยงาน สถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า ถาลงชอเขาใชงานตามทหนวยงานนนๆ สงกดอย ตางฟลดนกจะปรากฏชอของหนวยงานนนๆ

ในกรณทขอยมเครองคนอนใชหรอหนวยงานอนใช กสามารถทจะคลกเลอกทเครองหมายสามเหลยมเลอกหนวยงานของตวเองได ดงแสดงตามภาพดานลาง

ภาพแสดงการคลกเลอกจากหนวยงาน


5. ฟลดทส คอ ถงหนวยงาน ใหคลกทปม “เลอก” ทอยดานหลงชอง แลวเลอกหนวยงานทเราตองการสงเอกสารไปถง ดงภาพ

เมอคลกทปม “เลอก” แลวจะปรากฏไดอะลอกบอกซ (หนาตางใหม) ใหเลอกหนวยงาน ดงน

ภาพไดอะลอกบอกซแสดงการคลกเลอก ถงหนวยงาน (คลกปมเลอกทงหมด)

ในการคลกเลอกถงหนวยงานนนจะมทงหมด 2 ปมดวยกน คอ

1. ปม “เลอกทงหมด” คอ ปมทคลกเลอกทงหมดหรอเลอกทกหนวยงาน 2. ปม “ไมเลอกทงหมด” คอ ปมทคลกเพอลางขอมล หรอ ไมเลอกเลย

เมอคลกเลอกหนวยงานเสรจแลว ตอไปกใหคลกทปม “ตกลง” หลงจากคลกทปมตกลงแลวตวไดอะลอกบอกซกจากหายไป และจะปรากฏหนวยงานทเลอกในชอง ถงหนวยงาน ดงภาพ

ภาพแสดงเมอมการเลอกถงหนวยงานจากไดอะลอกบอกซแลว


6. ฟลดทหา คอ ถงบคคล กรณสงเอกสารตอถงบคคล ใหกรอกชอบคคลลงไป ในกรณทเอกสารระบเจาะจงถงตวบคคล ถาไมไดระบถงชอบคคลกไมจ าเปนตองกรอกใหเวนไวคงเดม ถากรอกใหน าเคอรเซอร ไปคลกทชองวางดานหลง แลวกรอกรายละเอยด เชน คณปราชญ กอนเพชร, คณรญทม, คณอ ฯลฯ

ภาพดานบนแสดงถงกรณสงตอถงบคคล (ใหกรอกชอบคคล)

ภาพดานบนแสดงถงกรณไมไดระบชอบคคล (ใหคงไวเหมอนเดมไมตองกรอก)

7. ฟลดทหก คอ เอกสารเรอง เอกสารเรอง ใหกรอกชอเรองของเอกสารลงไปในชองดานหลง โดยน าเคอรเซอร ไป

คลกทชองวางดานหลง แลวกรอกรายละเอยด เชน ขอเชญเขารวมโครงการฝกอบรมเชงปฏบตการการพฒนาพนธกรรมสตวน า หรอ ขอเชญสงบคลากรเขารวมโครงการฝกอบรมเชงปฏบตการ “เรองการบรหารชดโครงการวจยรนท 2” เปนตน

ภาพดานบนแสดงการกรอกเอกสารเรอง (หรอชอเรองของหนงสอ/เอกสาร)

8. ฟลดทเจด - สบเอด คอ ฟลดของเอกสารแนบ เอกสารแนบหรอไฟลแนบมทงหมด 5 ฟลดหรอ 5 ชอง คอ ไฟลแนบ 1 ถง ไฟลแนบ 5 แตละไฟลแนบแนะน าความจไมเกน 2 เมกะไบต (2 Mb.)

ภาพแสดงไฟลแนบทง 5 ไฟลแนบ


ขนตอนการแนบไฟล

ในการแนบไฟลนนสวนมากจะแนบประมาณ 1-2 ไฟลแนบ คอ ไฟลแนบท 1 จะเปนบนทกขอความ (หรอทเรยกกนวา ใบปะหนา) ไฟลแนบท 2 จะเปนงานเอกสาร (หรอทเรยกกนวา เอกสารแนบ) แตถาหนวยงานไหนทมไฟลแนบเกนกวา 2 ไฟลกสามารถแนบเอกสารไดถง 5 ไฟลแนบ แตถาแนบไฟลจ านวนมากกจะท าใหการอพโหลดชาอกดวย

หลงจากกรอกรรายละเอยดในสวนตางๆ เรยบรอยแลว ตอไปกจะเปนการแนบไฟล โดยมขนตอนดงน

1. คลกทปม Browse… ซงเปนปมทอยดานหลงชองไฟลแนบ 1

2. เมอคลกทปม Browse… แลวระบบโปรแกรมจะแสดงไดอะลอกบอกซ ชอ Choose File to Upload ขนมาเพอจะใหเลอกไฟลแนบ ดงภาพ :-

คลกปม Browse… เพอเลอกไฟลแนบ

คลกเลอกไฟลแนบทตองการ

เสรจแลวคลกทปม Open


3. เมอคลกทปม Open แลวกจะปรากฏเสนทาง/ชอของไฟลแนบทชองของไฟลแนบแตละชอง (ในตวอยางนจะแนบไฟลเพยง 2 ไฟลเทานน)

4. หลงจากด าเนนการเสรจเรยบรอยแลว พรอมทงเชคความถกตองแลว ตอไปกใหคลกทปม “บนทก”กหกฟหหกหฟ เพอบนทกรายละเอยดลงสฐานขอมล

คลกทปม “บนทก” เพอบนทก รายละเอยดลงสฐานขอมล

จะปรากฏเสนทาง (Path) และชอไฟล (File Name) ทชองของแตละไฟลแนบ


5. หลงจากคลกทปม “บนทก” แลวระบบจะแจงขอความวา “เพมไฟลเอกสารลงฐานขอมลเรยบรอยแลว” ซงรายละเอยดทงหมดจะแสดงตามทไดปอนขอมลลงไป ไมวาจะเปน เลขทเอกสาร เอกสารลงวนท จากหนวยงาน ถงหนวยงาน ถงบคคล เอกสารเรอง ไฟลแนบ 1 ไฟลแนบ 2 ไฟลแนบ 3 ไฟลแนบ 4 ละ ไฟลแนบ 5 เปนตนเปนอนเสรจสนการ “ลงทะเบยนสง”

ภาพแสดงรายละเอยดของการบนทกลงระบบฐานขอมล


ทะเบยนรวม (All Archives)

ในเมนหลกเมนทสาม คอ เมนทะเบยนรวม เมนทะเบยนรวม คอ เมนทใชในการตรวจสอบเอกสาร ทงเอกสารขาออกและเอกสารขาเขา ซงจะมรายละเอยดดงน

เอกสารออก คอ เอกสารทเจาของหนวยงานหรอผทลงชอเขาใชงานท าการสงออก เอกสารออกจะแสดงจ านวน 3 แถว และแสดงหนาจ านวน 3 หนา โดยจะมปม หนาแรก กอนหนา 1 2 3 ถดไป หนาสดทาย แสดงใหคลกเลอก

เอกสารเขา คอ เอกสารทหนวยงานอนๆ หรอหนวยงานภายใตสงกดอนๆ หรอแมแตหนวยงานของเจาของเรองกสามารถสงเขามาหาตวเองได เอกสารเขาจะแสดงจ านวน 20 แถวและแสดงหนาจ านวน 10 หนา โดยจะมปม หนาแรก กอนหนา 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ถดไป หนาสดทาย แสดงใหคลกเลอก


การด าเนนการเอกสารออก

การด าเนนการเอกสารออกนน จะประกอบไปดวย 4 ฟลดหลกๆ ทสามารถด าเนนการได คอ ฟลดเรอง ฟลดถง ฟลดแกไข และฟลดลบ ซงฟลดทง 4 นเราสามารถจะด าเนนการได ดงน

1. ฟลดเรอง คอ ฟลดทใหคลกลงคเพอดรายละเอยดชอเรองของเอกสารออก 2. ฟลดถง คอ ฟลดทบอกวาเอกสารถงหนวยงานไหนบาง ใหคลกทปม “คลกด” เพอดรายละเอยด 3. ฟลดแกไข คอ ฟลดทใชส าหรบการแกไขเอกสาร 4. ฟลดลบ คอ ฟลดทใชส าหรบการลบเอกสาร

ซงฟลดทง 4 ฟลดนเราสามารถจะด าเนนการได ดงน

1. ฟลดเรอง ใหคลกทลงคชอเรองโดยใชเมาสพอยทเตอร (Mouse Pointer) คลกทชอเรองดงภาพ :-

เมอคลกทลงคชอเรองแลวระบบจะเปดหนาตางใหมแสดงรายละเอยด ดงภาพ :-

คลกทลงคชอเรองเพอดรายละเอยดเอกสารทสงออก


ฟลดชอเรองในเอกสารออกและฟลดชอเรองในเอกสารเขา จะมลกษณะเหมอนกน คอ ใหคลกทชอเรองเพอเปดดรายละเอยดของเอกสารทงหมด (สวนรายละเอยดในการดาวนโหลดเอกสารแจงน าเสนอหรออธบายใหทราบในเรองของเอกสารเขา)

2. ฟลดถง ใหคลกทปม “คลกด” เพอดรายละเอยด วาเอกสารทสงออกไปนนถงหนวยงานไหนบาง โดยมวธการดงน

เมอคลกทปม “คลกด” แลวจะปรากฏไดอะลอกบอกซ ตามภาพ :-

ไดอะลอกบอกซแสดงเอกสารถงหนวยงาน หรอ หนวยงานทรบเอกสาร

3. ฟลดแกไข ใหคลกทไอคอนรปดนสอ เพอท าการแกไข ในการแกไขนนจะใหแกไขในกรณทพมพผด เชน ลมการนต ไมใสไมเอก ไมใสไมโท และรวมไปถงการแนบไฟลผดพลาดอกดวย ดงภาพ :-

คลกทปม “คลกด” เพอดรายละเอยด

คลกทรปไอคอนดนสอเพอท าการแกไข


เมอคลกทไอคอนรปดนสอดงกลาวแลวระบบจะแสดงวนโดวขนมาใหมเพอใหท าการแกไข ดงภาพ :-

หลงจากกรอกรายละเอยดการแกไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกทปม “แกไข” เพอบนทกการแกไขขอมลลงสฐานขอมล

ชอไฟลแนบ 1 (เดม) ถาไมมการแกไขใหคงไวดงเดม

ในกรณทแนบไฟลผด ตองการเปลยนไฟลใหม ใหคลกทปม Browse… เพอเปลยนไฟล

แนบใหม

เสรจแลวคลกทปม “แกไข”


เมอคลกบนทกการแกไขแลวระบบจะแจงเตอนดวยขอความวา “อพเดตไฟลเอกสารเรยบรอยแลวคะ” ดงภาพ :-

หนาตางแสดงการอพเดตขอมลทแกไขแลว

4. ฟลดลบ ใหคลกทไอคอนรปกากบาทสแดง เพอลบเอกสารทเหนวาไมมความจ าเปนทจะสงดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เชน ม เอกสารแนบจ าพวกหนงสอเปนเลม หรอเอกสารแนบทตองการลายเซนตวจรง เปนตน

คลกทรปไอคอนกากบาทสแดงเพอลบเอกสาร


เมอคลกทไอคอนรปกากบาทสแดงแลว จะปรากฏไดอะลอกบอกซ ขนมาเตอนดวยขอความวา “” ดงภาพ :-

รปภาพแสดงขอความเตอน/ขอความจากเวบเพจวา “กรณายนยนการลบอกครง”

ถาตองการลบจรงๆ ใหคลกทปม OK ถาตองการยกเลกใหคลกทปม Cancel ทมไดอะลอกบอกซแจงเตอนกอนกเพราะวา ในกรณทไปคลกถกปมไอคอนรปกากบาทสแดง โดยไมไดตงใจกสามารถคลกปม Cancel ออกไปได

การด าเนนการเอกสารเขา

การด าเนนการเอกสารเขานน จะประกอบไปดวย 2 ฟลดหลกๆ ทสามารถด าเนนการได คอ ฟลดเรอง และฟลดสถานะ ซงฟลดทง 2 นเราสามารถจะด าเนนการได ดงน

1. ฟลดเรอง คอ ฟลดทใหคลกลงคเพอดรายละเอยดชอเรองของเอกสารเขา 2. ฟลดสถานะ คอ ฟลดทบอกสถานะวาเอกสารทเขามานนทางหนวยงานของเรา/หนวยงานทลงชอเขา

ใชงานรบหรอยงไมรบ กบ เปดแลวหรอยงไมเปด

ซงฟลดทง 2 ฟลดนเราสามารถจะด าเนนการได ดงน

1. ฟลดเรอง ใหคลกทลงคชอเรองโดยใชเมาสพอยทเตอร (Mouse Pointer) คลกทชอเรองดงภาพ :-

คลกทลงคชอเรองเพอดรายละเอยดเอกสารทสงออก


การเรยกโปรแกรมอานไฟลพดเอฟขนมาใชงานนนอาจจะมไดหลายกรณ ทงนขนอยกบเครองคอมพวเตอรแตละเครอง เชน บางเครองลงโปรแกรม Adobe Reader ระบบกจะเรยก Browser ขนมาแสดงไฟลไดเลย เพราะวา Browser เกอบทกชนดจะมปลกอนของ Adobe Reader อยแลว

แตถาบางเครองอาจจะลงโปรแกรมตระกลอน เชน Foxit PDF Reader, PDFSuite, CutePDF และอนๆ กจะตองด าเนนการตามทโปรแกรมนนๆ แจงตามขนตอน

เมอคลกทลงคชอเรองแลวระบบจะเปดหนาตางใหมแสดงรายละเอยด ดงภาพ :-

รปภาพแสดงหนาตางรายละเอยดเอกสารทงหมด

เมอคลกทลงคดาวนโหลด [ดาวนโหลด] แลวระบบจะเรยกโปรแกรมอานไฟลพดเอฟขนมาใชงาน ในทนจะขอยกตวอยางโดยการใชโปรแกรม Adobe Reader XI (เวอรชน 11.0.3) ซงเปนปลกอนทฝงอยใน Browser ของ Internet Explorer

คลกทลงคดาวนโหลด [ดาวนโหลด] เพอดาวนโหลดเอกสารไฟลแนบแตละไฟลแนบ

ไฟลแนบ 1-5 ใหคลกเหมอนกน

ไฟลแนบท 2-5 ไมมไฟลแนบหรอไมมเอกสาร กไมจ าเปนตองคลกดาวนโหลด

หรอคลกทปม “ดาวนโหลดไฟลทงหมด นามสกล .zip” เพอดาวนโหลดทง 5 ไฟลแนบ ในกรณทมไฟลแนบทงหมด


ระบบจะเปดโปรแกรมอนเตอรเนตเอกซพลอเรอร (Internet Explorer) ขนมาพรอมแสดงไฟลพดเอฟ (PDF) ในหนาจอ ดงภาพ :-

รปภาพแสดงหนาตางของ Internet Explorer พรอมทงโปรแกรม Adobe Reader ทเปนปลกอน

บางเครองจะลงโปรแกรมการดาวนโหลด เชน Internet Download Manager, GetRight Download Manager etc. กสามารถท าตามขนตอนของแตละโปรแกรมได

โปรแกรมเสรมทชอ Internet Download Manager 6.14


ในทนจะขอแนะน าโปรแกรม Internet Download Manager ซงเปนโปรแกรมทไดรบความนยมมากในขณะน โดยมขนตอนดงน

เมอคลกทลงคดาวนโหลด [ดาวนโหลด] แลวโปรแกรม Internet Download Manager จะเรยกไดอะลอกบอกซ “ขอมลการดาวนโหลดไฟล” ขนมาใหด าเนนการดาวนโหลด ตามภาพ :-

จะมปมใหเลอกคลกทงหมด 3 ปม คอ

1. ดาวนโหลดภายหลง 2. เรมดาวนโหลด 3. ยกเลก

ใหคลกทปม “เรมดาวนโหลด” หลงจากนนจะปรากฏ ดงภาพ :-

รปภาพไดอะลอกบอกซแสดงการดาวนโหลดเสรจสมบรณ

หลงจากดาวนโหลดเสรจแลวกคลกทปม “เปด” เพอเปดดเอกสาร คลกทปม “เปดดวย...” เพอเลอกโปรแกรมส าหรบเปดไฟลพดเอฟ (ในกรณทในเครองมโปรแกรมเปดไฟลพดเอฟหลายโปรแกรม) คลกทปม “เปดโฟลเดอร” เพอเปดโฟลเดอรทเกบไฟล คลกทปม “ปด” เพอปดหนาตางโปรแกรม


ในทนจะคลกปม “เปด” เพอเปดดวยโปรแกรม Adobe Reader ดงภาพ :-

ภาพแสดงการเปดเอกสารดวยโปรแกรม Adobe Reader

หลงจากเปดเอกสารไดแลวกสงพมพเสนอผบรหารหรอผรบผดชอบตอไป การสงพมพกสามารถท าไดงายๆ เนองจากแตละทานมความคนเคยกบการใชงานแตละโปรแกรมอยแลว ในสวนตอไปจะเปนการกลาวถงเรองสถานะ ซงเปนเรองสดทายในเมนน

2. ฟลดสถานะ คอ ฟลดทบอกถงสถานะวาเอกสารทแสดงอยนนเปดหรอยงไมเปด

เครองหมายแสดงสถานะการเปดวาเปดเอกสารหรอยงไมเปดเอกสาร


ฟลดสถานะมอยดวยกน 2 สถานะ/เครองหมาย คอ

1. เครองหมายถกสเขยว แสดงวา เปดเอกสารแลว 2. เครองหมายกากบาทสแดง แสดงวา ยงไมเปดเอกสาร

หรออาจจะแสดงในตารางในเอกสารเขาดงภาพ :-

ภาพแสดงสถานะถงการเปดเอกสารและยงไมเปดเอกสาร

เครองหมายกากบาทสแดงแสดงสถานะวายงไมเปดเอกสาร

เครองหมายถกสเขยวแสดงสถานะวาเอกสารถกเปดแลว


แกไขเอกสาร (Edit Archives)

ในเมนหลกเมนทส คอ เมนแกไขเอกสาร เมนแกไขเอกสาร คอ เมนทใชในการแกไขเอกสารและลบเอกสาร ซงรายละเอยดไดกลาวไวแลวในเมนทะเบยนรวม ในสวนของการด าเนนการเอกสารออก สามารถอานรายละเอยดเพมเตมไดทหนา 20-25

รปภาพแสดงรายละเอยดเมอคลกทเมนแกไขเอกสาร

ออกจากระบบ (Logout)

ในเมนนเปนเมนทใชในการออกจากระบบ (Logout) ซงเปนเมนสดทายของระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เมอคลกทเมนนแลวระบบจะท าการออกจากระบบและกลบไปสหนาลงชอเขาใชใหม

---------------------------------- จบคมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สพก. ----------------------------------



ภาคผนวก (Appendix)

ในภาคผนวกนจะประกอบไปดวยเนอหา 4 สวน คอ

1. คมอการใชงานแบบออนไลน/ออฟไลน 2. ระบบการคนหาททนสมย 3. ตดตอกบคณะผจดท า 4. ระบบสอสงคมออนไลน

1. คมอการใชงานแบบออนไลน (Online) และออฟไลน (Offline)

คมอการใชงานแบบออนไลน (Online) และออฟไลน (Offline) คอ คมอททานก าลงอานออนไลนอยในขณะน (ส าหรบฉบบออนไลนทอานผานคอมพวเตอร) และคมอททานก าลงถออยในขณะน (ส าหรบฉบบออฟไลนทสงพมพเปนเลม) บางทฉบบออฟไลนกสามารถอานผานเครองคอมพวเตอรไดถาอานผานโปรแกรมอานไฟลพดเอฟ (PDF) โดยไมจ าเปนตองสงพมพออกมาเปนเลม

ตามทไดจดท าคมอการใชงานแบบออนไลน (Online) และออฟไลน (Offline) นน กเพอประโยชนดงน

1. การจดท าเปนแบบออนไลน (ส าหรบผทมอนเตอรเนต) ผอานสามารถอานผานเครองคอมพวเตอรไดเลย ไมจ าเปนตองสงพมพออกมาเปนรปเลม ไมท าใหเปลองกระดาษ

2. การจดท าแบบออฟไลน (ส าหรบผทมอนเตอรเนตและไมมอนเตอรเนต) ผอานสามารถอานไฟลพดเอฟไดในกรณทดาวนโหลดมาเกบไวในเครอง หรออาจจะสงพมพเปนรปเลมกได

ขนตอนการดาวนโหลดคมอ

หลงจากลงชอเขาใชงานแลว ในหนาหลกของโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส จะมคมอการใชงานแบบออนไลน/ออฟไลน อยทางดานซายมอลางของหนาจอ ดงภาพ :-

คอลมนซายมอลางจะเปนสวนของคมอการใชงานแบบออนไลน/ออฟไลน


ในหวขอคมอการใชงานแบบออนไลน จะมปมใหคลกเลอกดาวนโหลดอย 2 ปม คอ

1. แบบออนไลน 2. แบบออฟไลน

1. แบบออนไลนเมอคลกแลวจะปรากฏหนาตางใหมไปทคมอการใชงานแบบออนไลน ดงภาพ:-

2. แบบออฟไลนเมอคลกแลวโดยทวไปถาไมมโปรแกรม Internet Download Manager (IDM) จะปรากฏหนาตางใหมแสดงไฟลพดเอฟใน Browser เลย แตถามโปรแกรม IDM จะปรากฏหนาตางใหดาวนโหลดดงน


ส าหรบรายละเอยดการใชงานโปรแกรม IDM ไดกลาวไวแลวในหนา 26-28 แตถาไมมโปรแกรม IDM กจะแสดงไฟลพดเอฟใน Browser เลย ดงภาพ :-

2. ระบบการคนหาททนสมย

ระบบการคนหาททนสมย ในหนาหลกนน รายละเอยดตางๆ ไดกลาวไวแลวในหนา 7-12

คอลมนกลางลางจะเปนสวนของระบบการคนหาท

ทนสมย


การคนหาเอกสารนนสามารถคลกทปม “คนหาเอกสาร” และระบบโปรแกรมจะแสดงหนาตางการคนหาเอกสาร ตามเอกสารหนาท 7-12 ตามทกลาวแลว

3. ตดตอกบคณะผจดท า

การตดตอกบคณะผจดท า สามารถตดตอไดหลายชองทาง เชน ผานทางระบบโปรแกรมผานเวบไซต (Web-Base Applications), ทางจดหมายอเลกทรอนกส (E-mail), ทางโปรแกรมสงคมออนไลน (Facebook, Twitter etc.)

ในทนจะเปนการตดตอผานทาง Web Application โดยคลกทปม “ตดตอผจดท า” แลวโปรแกรมจะแสดงหนาตางปรากฏขนมาแสดงรายละเอยดแบบฟอรมตดตอเรา ดงภาพ :-

คอลมนขวามอลางจะเปนสวนของตดตอกบคณะ

ผจดท า


ใหกรอกขอมลตามฟลดทงหมดใหครบถวน ซงฟลดมทงหมด 4 ฟลด คอ

1. ชอ-นามสกล ใหกรอกชอ-นามสกลของผทตองการตดตอ 2. อ-เมล ใหกรอกอ-เมลของผทตองการตดตอ 3. โทรศพท ใหกรอกหมายเลขโทรศพทของผทตองการตดตอ 4. ขอความ ใหกรอกขอความทตองการเสนอแนะ แนะน า ตชม ขอควรปรบปรง หรอความ

คดเหนตางๆ

เมอกรอกขอมลครบถวนแลวใหคลกทปม “บนทก” ระบบจะท าการบนทกขอมลในฐานขอมลและจะสงอ-เมลกลบไปยงอ-เมลของสถาบนฯ แลวทางผดแลระบบจะท าการตอบกลบขอเสนอแนะตางๆ ในภายหลง ดงภาพ :-

ภาพแสดงการสงขอมลแบบฟอรมตดตอเรา


4. ระบบสอสงคมออนไลน

ระบบสอสงคมออนไลน ในปจจบนไดรบความนยมเปนอนมาก เชน Facebook, Twitter, Google+ etc. ซงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ของสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า กมระบบดงกลาวไวคอยอ านวยความสะดวกแกผใชงาน จะไดตดตอสอสารกนไดหลายชองทาง ดงภาพ :-

ในระบบนจะเพมสอสงคมออนไลนไว 3 ประเภทดวยกน คอ

1. Twitter 2. Facebook 3. Google+

ภาพแสดงสอสงคมออนไลนชอ Twitter ของสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า

สอสงคมออนไลน Twitter, Facebook,

Google+


ภาพแสดงสอสงคมออนไลนชอ Facebook ของสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า

ภาพแสดงสอสงคมออนไลนชอ Google+ ของสถาบนวจยและพฒนาพนธกรรมสตวน า

Documents

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สพก