๑

คมอการปฏบตงาน งานสารบรรณ (ระบบ AMSS+++)

โดย นางสาวกญชพร ซาวบญตน

นางสาววาสน วนทาน นายชชพล สมวทธ

กลมอ านวยการ ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3

มกราคม 2562

๒

ค าน า ตามประกาศกระทรวงศกษาธการ เรอง การแบงสวนราชการภายในส านกงานเขตพนท

การศกษา พ.ศ. 2560 ขอ 6 แบงสวนราชการภายในส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษา เปน 10 กลม คอ 1. กลมอ านวยการ 2. กลมนโยบายและแผน 3. กลมสงเสรมการศกษาทางไกล เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร 4. กลมบรหารงานการเงนและสนทรพย 5. กลมบรหารงานบคคล 6. กลมพฒนาครและบคลากรทางการศกษา 7. กลมนเทศ ตดตาม และประเมนผล 8. กลมสงเสรมการจดการศกษา 9. หนวยตรวจสอบภายใน 10. กฎหมายและคด เพอใหการปฏบตงานของส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเปนไปอยางมประสทธภาพ มการพฒนาระบบการปฏบตงาน เพอยกระดบคณภาพและมาตรฐานการปฏบตงาน จงไดจดท าคมอการปฏบตงานของกลมอ านวยการขน

ส าหรบคมอการปฏบตงานฉบบน มรายละเอยดของกระบวนการงานและขนตอนการปฏบตงานของกลมอ านวยการซงไดวเคราะหอ านาจหนาท ตามประกาศกระทรวงศกษาธการวาดวยการแบงสวนราชการภายในส านกงานเขตพนทการศกษา พ.ศ. 2560 ขอ 7(1) กลมอ านวยการมอ านาจหนาทประกอบดวย

1. งานสารบรรณส านกงานเขตพนทการศกษา 2. งานชวยอ านวยการ 3. งานอาคารสถานท สงแวดลอม และยานพาหนะ 4. งานการจดระบบบรหารงาน ควบคมภายใน และพฒนาองคกร 5. งานประชาสมพนธ เผยแพรกจการ ผลงานและบรการขอมลขาวสาร 6. งานประสานงาน ภายในและภายนอก เขตพนทการศกษา 7. งานเลอกตง และสรรหากรรมการและอนกรรมการ 8. งานสวสดการและสวสดภาพ ครและบคลาการทางการศกษา 9. ปฏบตงานอนๆทไดรบมอบหมาย

ดงนน เพอใหไดคมอปฏบตงานฉบบน และสามารถน าไปใชประโยชนเปนคมอในการปฏบตงาน เพอพฒนาคณภาพและมาตรฐานงานทมประสทธภาพ จงตองอาศย การวพากษ ตรวจสอบ แกไขจากผทมความร ความเชยวชาญในแตละงาน เพอใหคมอ มความถกตองสมบรณและครอบคลมภารกจงานตอไป

กลมอ านวยการ ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3 ขอขอบพระคณผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3 และรองผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3 ทใหการเสนอแนะการจดท าคมอการปฏบตงาน เพอเปนแนวทางการท างานของเจาทผรบผดชอบใหมความชดเจน สะดวกรวดเรว ถกตองตามระเบยบขอกฎหมายทเกยวของตอไป และขอขอบคณเจาหนาทกลมอ านวยการทกทานทด าเนนการจดท า (ราง) คมอการปฏบตงาน กลมอ านวยการ ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3 เปนไปดวยความเรยบรอยดวยด ไว ณ โอกาสน

กลมอ านวยการ ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3

มกราคม 2562

๓

งานสารบรรณส านกงานเขตพนทการศกษา ขอบขายภารกจ/งาน ครอบคลมการด าเนนงานตงแต การรบ – สง การจดท าหนงสอ การเกบรกษา การยม และการท าลายหนงสอราชการของส านกงานเขตพนทการศกษา และกลมอ านวยการ

1.1 พจารณา ตรวจสอบและกลนกรองงาน ของบคลากรในกลมงานกอนน าเสนอผบงคบบญชาตามล าดบชน ปรบปรง หรอพฒนาวธการท างานใหมประสทธภาพ

1.2 การรบ-สงหนงสอราชการ ตามระเบยบและแนวปฏบตทเกยวของ - การรบ-สงหนงสอราชการทาง ระบบ AMSS++ ของสถานศกษา

การรบหนงสอราชการทาง ระบบ AMSS++

1.เขาสระบบAMSS++ : ระบบสนบสนนการบรหารจดการส านกงานเขตพนทการศกษา ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3

2. ใสชอผใช และรหสผาน ตามทไดรบ

๔

3.เมอพจารณาดหนงสอเรยบรอยแลว ใหกดเลอกบรหารงานทวไป>>ทะเบยนหนงสอ>>ทะเบยนหนงสอรบ>>ลงทะเบยนหนงสอ

จะปรากฏหนาตางดงกลาว กดคนหาโรงเรยน>>กรอกเลขทหนงสอ>>ลงวนทในกรณทหนงสอสงมาลาชา สามารถแกไขใหวนทปรากฏตามหนงสอ>>เรอง>>กลมปฏบต ใหกดเลอกไปยงกลมงานทรบผดชอบ>>หมายเหต ใหกรอกเอกสารกระดาษ,ไฟล ฯลฯ >> ตกลง หมายเหต กรณไฟล กดเลอกไฟลแนบ 1 เลอกไฟลทก าหนดไว สามารถกดเลอกไฟลได จ านวน 5 ไฟลตอครง

เมอกดตกลง จะปรากฏหนาจอตามรปในขอ3 (หนาจอเรมตน) ในกรณทเปนเอกสารกระดาษ จนท.จะน าสงภายหลง กรณไฟลเอกสาร ระบบจะจดสงไฟลไปยงกลมงานผรบผดชอบทนท

๕

การสงหนงสอราชการทาง ระบบ AMSS++

1.เขาสระบบAMSS++ : ระบบสนบสนนการบรหารจดการส านกงานเขตพนทการศกษา ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษาเชยงใหม เขต 3

2. ใสชอผใช และรหสผาน ตามทไดรบ

3.เมอพจารณาดหนงสอเรยบรอยแลว ใหกดเลอกบรหารงานทวไป>>ทะเบยนหนงสอ>>ทะเบยนหนงสอสง>>ลงทะเบยนหนงสอ

๖

จะปรากฏหนาจอดงกลาว กรอกขอความใหครบถวน>>เลอกวนทออกหนงสอ>>เรอง>>กลมปฏบต ใหกดเลอกกลมงานเจาของเรอง>> ตกลง

จะปรากฏเลขทหนงสอ ใหกรอกเลขทหนงสอลงในเอกสารราชการดงกลาว>>ให SCAN เอกสารดงกลาว>>กดเลอกแกไขเพอแนบไฟลทตองการเพอบนทกหนงสอดงกลาวไวในระบบ>>กดตกลง

๗

กดเลอกสงโรงเรยน จะปรากฏหนาจอดงกลาว

กดเลอกสถานศกษา>>เลอกโรงเรยนในสงกดทตองการจดสงหนงสอ

กรอกเนอหาโดยสรป>>ให จนท.ตรวจเชคไฟลทแนบ โดยสามารถคลกเขาดไดอกครงหนง >> ตกลง ไฟลเอกสารราชการทงหมด จะจดสงไปยงโรงเรยนในสงกดทเลอกไวตงแตตน หมายเหต สามารถกดเลอกไฟลได จ านวน 5 ไฟลตอครง ในกรณทเอกสารแนบมจ านวนมากกวา ให จนท. ปฏบตดงน

1.หนาหลกของเมน>>บรหารงานทวไป>>รบสงหนงสอราชการ>>สงหนงสอราชการ

๘

จะปรากฏหนาจอดงน>> กรอกขอความใหครบถวน>> กดเลอกไฟลทตองการสงเพมเตม>>ตกลง

๙

- การรบ-สงหนงสอราชการทางระบบ smart obec ระหวาง สพฐ.และ สพท. - การรบสงหนงสอราชการทางระบบ Smart Office ของจงหวดเชยงใหม - คดแยกหนงสอมอบหมายไปยงกลม/ผรบผดชอบ เพอปฏบต - การรบ-สงหนงสอราชการ/เอกสารทางไปรษณย 1.3 งานจดท าหนงสอราชการ -จดท าหนงสอราชการใหถกตองตามระเบยบฯและเหมาะสม น าเครอขาย

สารสนเทศและการสอสารมาใชในการปฏบตงาน 1.4 งานจดเกบหนงสอราชการ - วเคราะหหนงสอราชการทปฏบตเสรจ เพอคดแยกจดเกบหนงสอตามประเภทและ

อายของการเกบตามระเบยบงานสารบรรณ - ตรวจสอบการจดเกบหนงสอราชการทกป เพอเปนขอมลการท าลายหนงสอ

ราชการตอไป 1.5 งานการยมหนงสอราชการ

- แตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอราชการ ตามระเบยบงานสารบรรณ - ส ารวจหนงสอราชการทจดเกบและมอายครบตามระยะเวลาการจดเกบด าเนนการ

ภายใน 60 วนหลงสนปปฏทน - จดท าบญชรายชอหนงสอทจะขอท าลายเพอเสนอ ผอ.สพป.พจารณาใหความเหนชอบ

กระบวนงานและขนตอนการปฏบต 1.1 งานรบ-สงหนงสอราชการ 1.1.1 งานรบหนงสอราชการ (1) เจาหนาทรบหนงสอราชการ/เอกสารจากหนวยงานของรฐและเอกชน สวนราชการ

ภายนอกและบคคลทวไป รวมถงเอกสารทจดสงทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (2) ตรวจสอบความถกตองของหนงสอราชการ/เอกสาร - กรณไมถกตอง สงคนเจาของหนวยงาน - กรณถกตอง น าเสนอเพอด าเนนการโดยเสนอใหผอ านวยการกลม วเคราะหเนอหา

เพอจ าแนกประเภทเอกสารใหเจาหนาทธรการลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - จดสงใหกลม/หนวย ตางๆ - หวหนากลมงาน น าเสนอผบรหาร/ผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา -กรณเปนหนงสอลบ นายทะเบยนหนงสอลบ ลงทะเบยนรบหนงสอแลวน าเสนอ

ผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา - เจาหนาทธรการ บนทกค าสงกาของผบรหาร/ผอ านวยการส านกงานเขตพนท

การศกษา - สงเรองให กลม/หนวย และผทเกยวของ (3) ใหบรการและตดตามเรองทะเบยนหนงสอรบ 1.1.2 การสงหนงสอราชการ (1) เจาหนาทสารบรรณกลาง ตรวจความถกตองของหนงสอทกลม/หนวยตางๆ สงมาเพอ

ออกเลขทหนงสอ

๑๐

(2) กรณตรวจแลวไมถกตอง สงคนเจาของเรอง กลม/หนวย (3) กรณตรวจแลวถกตอง น าหนงสอออกเลขท โดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสและ

ประทบตราชอผลงนาม (4) สงส าเนาคนเจาของเรอง กลม/หนวย (5) สงหนงสอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หรอทางไปรษณย (6) บรการตอบค าถาม/คนหาค าถามทะเบยนหนงสอสงออก 1.1.3 งานการจดท าหนงสอราชการ (1) ผรบผดชอบ/เจาหนาทด าเนนการรางหนงสอและจดพมพตามรปแบบหนงสอในระเบยบ

ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม โดยการน าระบบเทคโนโลยมาประยกตใชในการจดพมพหนงสอ

(2) จดพมพหนงสอตามรปแบบทระเบยบก าหนดไว จ านวน 3 ฉบบ เพอจดเกบส าเนาไวทเจาของเรอง 1 ฉบบ สารบรรณกลาง 1 ฉบบ ตนฉบบจดสงออกไปยงผทเกยวของ

(3) ผรบผดชอบ/เจาหนาทของเรองรบงานทพมพเสรจเรยบรอยแลวเพอตรวจสอบความถกตอง ถาไมถกตองใหด าเนนการแกไข ถาถกตองแลวใหเสนอ เพอพจารณาลงนามตามล าดบชน

(4) ผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษาลงนามหนงสอราชการแลวสารบรรณกลางท าการออกเลขทหนงสอสงโดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส / เลขทค าสง แลวแตกรณและสงคฉบบคนเจาของเรอง

1.1.4 งานจดเกบหนงสอราชการ แบงเปน 3 ประเภท ไดแก (1) การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบ

ของเขาของเรองโดยใหก าหนดวธการเกบ ใหเหมาะสมตามขนตอนการปฏบตงาน (2) การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไร

ทจะตองปฏบตตอไปอก (3) การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แต

จ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า อายการเกบหนงสอ (1) โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแต หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลวและเปน

คส าเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอน ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป (2) หนงสอทเปนเรองธรรมดาซงไมมความส าคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจ าใหเกบไว

ไมนอยกวา 1 ป (3) หนงสอทตองการสงวนเปนความลบ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ใหปฏบตตาม

กฎหมายหรอระเบยบวาดวยการนน (4) หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร หรอเรองทตองใชส าหรบศกษาคนควาใหเกบไว

ตลอดไป 1.1.5 งานการยมหนงสอราชการ การยมหนงสอราชการเปนการยมหนงสอทสงเกบแลว โดยมขนตอนปฏบต ดงน (1) ผขอยมยนค าขอตามแบบทก าหนดพรอมแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะน าไปใชใน

ราชการใด โดยจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ (2) เจาหนาทรวบรวมค าขอพรอมเหตผลการยมหนงสอเสนอผบรหารของส านกงานเขต

พนทการศกษาเพอพจารณาอนญาต

๑๑

(3) ผบรหารส านกงานเขตพนทการศกษาพจารณาเหตผลการขอยมและระเบยบทเกยวของเพอประกอบการพจารณาวาจะอนญาตหรอไมอยางไร

(4) แจงผลการพจารณาใหผขอยมตามทผบรหารส านกงานเขตพนทการศกษาสงการ (5) ด าเนนการตามผลการสงการตอไป (6) เจาหนาทจดท าทะเบยนคม/หลกฐานขอยม หมายเหต 1) การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวน

ราชการ ระดบกองขนไป 2) กรณการยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนา

สวนราชการระดบแผนกขนไป 1.1.6 งานการท าลายหนงสอราชการ (1) ภายใน 60 วน (สนปปฏทน) เจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอ ส ารวจหนงสอ

และจดท าบญชหนงสอขอท าลาย ตามแบบท 25 ในระเบยบงานสารบรรณฯ เสนอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา (ส ารวจหนงสอเพอท าลายควรท าอยางนอยปละ 1 ครง)

(2) แตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ ตามค าสงส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ท 2367/2546 เรอง การมอบอ านาจการท าลายหนงสอ ปกตประกอบดวย ประธานกรรมการ กรรมการ 2 คน ตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป โดยคณะกรรมการท าลายหนงสอ มหนาทดงน

2.1) พจารณาหนงสอทจะขอท าลาย ตามบญชหนงสอขอท าลาย 2.2) กรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรท าลาย และควรขยายเวลา

การเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวเมอใดในชองการพจารณา 2.3) กรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรท าลาย ใหกรอกเครองหมาย

กากบาท (X) ลงในชองการพจารณา 2.4) เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนขดแยงของคณะกรรมการ

(ถาม) ตอผบรหาร เพอพจารณาสงการตอไป (3) จดท าบญชรายชอหนงสอราชการทจะขอท าลาย เพอเสนอผบรหารส านกงานเขตพนท

การศกษา เพอพจารณาสงการ โดยใหพจารณาสงการ ดงน 3.1) ถาเหนวาเรองใดยงไมควรท าลาย ใหสงการใหเกบหนงสอไวกอน 3.2) ถาเหนวาเรองใดควรท าลายได ใหสงบญชหนงสอขอท าลายใหกองจดหมายเหต

แหงชาต ใหความเหนชอบ (4) สงบญชรายชอหนงสอราชการทจะขออนญาตท าลายใหกองจดหมายเหตแหงชาตหรอ

หนวยงานทไดรบมอบหมายพจารณาใหความเหนชอบ เวนแตหนงสอราชการประเภททไดขอท าความตกลงกบกองจดหมายเหตแหงชาตไวแลว

(5) กองจดหมายเหตแหงชาตเหนชอบ หรอไมแจงภายใน 60 วน นบแตวนทส านกงานเขตพนทการศกษาไดสงเรอง ใหถอวาใหความเหนชอบแลว ส านกงานเขตพนทการศกษาท าลายหนงสอได

(6) ด าเนนการท าลายหนงสอราชการโดยการเผาหรอขายเปนเศษกระดาษ โดยมใหหนงสอนนอานเปนขอความได แลวน าเงนทไดจากการขาย สงเปนเงนรายไดแผนดน (7) เมอท าลายเรยบรอยแลว เสนอรายงานใหผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษาทราบ

๑๒

ปฏทน/ขนตอนการปฏบตงาน

การด าเนนการ ระยะเวลาด าเนนการ หมายเหต งานรบหนงสอราชการ 1. เจาหนาทรบหนงสอราชการ/เอกสารจากหนวยงานของรฐและเอกชน สวนราชการภายนอกและบคคลทวไป รวมถงเอกสารทจดสงทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 1.1 กรณเปนหนงสอลบ นายทะเบยนหนงสอลบ ลงทะเบยนรบหนงสอแลวจดสงใหนตกรด าเนนการตอไป 2. ตรวจสอบความถกตองของหนงสอราชการ/เอกสาร 2.1 กรณไมถกตอง สงคนเจาของหนวยงาน 2.2 กรณถกตอง ประทบตราลงรบ วเคราะหเนอหาเพอจ าแนกประเภทเอกสารใหเจาหนาทธรการลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 2.3 น าเสนอเพอด าเนนการโดยเสนอใหผอ านวยการกลม 2.4 ทะเบยนคมการสงหนงสอราชการ/เอกสาร ใหกลม/หนวย ตางๆ ลงลายมอชอรบเอกสาร 3. จดสงใหกลม/หนวยงานตางๆ

3 นาท

5 นาท

5 นาท

10 นาท

อาคารสนง.มจ านวน 4 ชน แยกยอยตามกลมงาน

การสงหนงสอราชการ 1. เจาหนาทสารบรรณกลาง ตรวจความถกตองของหนงสอทกลม/หนวยตางๆ สงมาเพอออกเลขทหนงสอ 1.1 กรณตรวจแลวไมถกตอง สงคนเจาของเรอง กลม/หนวย 1.2 กรณตรวจแลวถกตอง น าหนงสอออกเลขท โดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสและประทบตราชอผลงนาม 2. สงส าเนาคนเจาของเรอง กลม/หนวย 3. สงหนงสอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หรอทางไปรษณย 4. บรการตอบค าถาม/คนหาค าถามทะเบยนหนงสอสงออก

5 นาท

1 นาท 5 นาท

๑๓

การด าเนนการ ระยะเวลาด าเนนการ

เอกสารอางอง หมายเหต

งานการจดท าหนงสอราชการ 1. เจาหนาทด าเนนการรางหนงสอและจดพมพตามรปแบบหนงสอในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม โดยการน าระบบเทคโนโลยมาประยกตใชในการจดพมพหนงสอ 2. เจาหนาทผรบผดชอบ ผอ.กลม รอง ผอ.สพป. ตรวจสอบความถกตอง 3. ผอ.สพป. พจารณาลงนามหนงสอราชการทจดท า 4. เจาหนาทออกเลขทหนงสอสง/ค าสง ทจดท าขนและผอ.สพป. ทผานการลงนาม

30 นาท

15 นาท

10 นาท

10 นาท

งานการจดท าเกบหนงสอราชการ 1. เจาหนาทศกษาระเบยบสารบรรณวาดวยการเกบหนงสอราชการ แตละประเภท 2. ออกแบบระบบการเกบหนงสอราชการแตละประเภท 3. จดหาและพฒนา hardware software และ people ware เพอรองรบการจดเกบหนงสอราชการ 4. ผอ.สพป. พจารณาเหนชอบในการจดหาและพฒนาสอ ครภณฑและบคลากรเพอรองรบการปฏบตงาน 5. จดแยกประเภท หมวดหมหนงสอ ทจดเกบ เจาหนาทบนทกรายการหนงสอราชการหนงสอทจดเกบ 6. ด าเนนการจดเกบหนงสอแตละประเภทตามอายการเกบและรปแบบทจดเกบ

1 วน

1 วน

30 วน

30 นาท

1 วน

1 วน

๑๔

การด าเนนการ ระยะเวลา ด าเนนการ

เอกสารอางอง หมายเหต

งานการยมหนงสอราชการ 1. ก าหนดระเบยบ หลกเกณฑวาดวยการยมหนงสอราชการของส านกงานเขตพนทการศกษา แจงเวยนประชาสมพนธใหผเกยวของรบทราบ 2. เจาหนาท/ผรบผดชอบตรวจรายละเอยด หลกฐานการยมหนงสอราชการ และของผยมหนงสอราชการเบองตน 3. ผอ.กลม/รอง.ผอ.สพป. กลนกรองการขอยมหนงสอราชการ 4. ผอ.สพป. พจารณาการอนญาตการขอยมหนงสอราชการของบคคล,สวนราชการ หรอหนวยงานอนๆ 5. เจาหนาทลงทะเบยนใหยมหนงสอราชการไวเปนหลกฐานเพอการตรวจสอบและการคนหนงสอราชการ 6. แจงและสงมอบหนงสอราชการใหบคคล, สวนราชการหรอหนวยงานอนๆทขอยม

5 นาท

10 นาท

30 นาท

5 นาท

5 นาท

งานท าลายหนงสอ 1. เสนอแตงตงคณะกรรมการหนงสอราชการประจ าป อยางนอย 3 คน ใหผอ.สพป. ลงนามแตงตง 2. จดท าบญชรายชอหนงสอราชการทจะขออนญาตท าลาย และตรวจสอบหนงสอราชการทจะขอท าลาย 3. คณะกรรมการกลนกรองบญชรายชอหนงสอราชการทขออนญาตท าลาย 4. ผอ.สพป. หรอกองจดหมายเหตแหงชาต (แลวแตกรณ) พจารณาใหความเหนชอบ 5. คณะกรรมการท าลายหนงสอด าเนนการตามผลการพจาณาของผมอ านาจและท าลายหนงสอราชการโดยวธการทเหมาะสม 6. รายงานผลการท าลายหนงสอราชการใหผบรหารหรอหนวยงานทเกยวของ

1 วน

30 วน

5 วน

60 วน

1 วน

1 วน

๑๕

1. แบบฟอรมทใช 1.1 ทะเบยนสงหนงสอราชการ 1.2 ทะเบยนสงเอกสารลบ 1.3 ทะเบยนรบหนงสอราชการ 1.4 ทะเบยนรบเอกสารลบ 1.5 แบบฟอรมหนงสอราชการภายนอก 1.6 แบบฟอรมหนงสอราชการภายใน 1.7 แบบฟอรมระเบยบ ประกาศ ค าสง 1.8 ทะเบยน/บญชการจดเกบหนงสอราชการ 1.9 แบบขอยมหนงสอราชการ 1.10 ทะเบยนคมหนงสอ/หลกฐานขอยม 1.11 บญชรายชอหนงสอทขอท าลาย

2. เอกสาร/หลกฐานอางอง

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม (ดงแนบ) ปญหาอปสรรค/ขอเสนอแนะ/วธการแกไขปญหา 7.1 โรงเรยนอางถงหนงสอไมถกตอง ท าใหเรองทจะสงจดสงไปผดกลม ดงนนจงตองเนนย าใหธรการโรงเรยนตรวจสอบความถกตองของหนงสอทจะจดสง เพอไมใหเกดความผดพลาดและลาชาในการจดสงหนงสอ 7.2 เนอหาในหนงสอครอบคลมหลายกลมงาน ไมระบกลมงานทชดเจน ท าใหหากลมงานผรบผดชอบลาชา ดงนนตองตรวจสอบหนงสอทอางถงและตรวจสอบหนงสอทเคยรบเขาระบบวาหนงสอเรองนกลมงานไหนเปนผรบผดชอบ 7.3 ผมาตดตองานวางเอกสารราชการไวโดยทสงทสงมาดวยไมครบถวน เจาหนาทธรการพยายามตรวจเชคกอนทกครงทจะรบเอกสาร ถาไมเจอผมาตดตอตองโทรทวงถามเอกสารเพมเตม 7.4 โรงเรยนสงไฟลหนงสอมาทางระบบไมสมบรณ, ไมสามารถอพโหลดได, สงมาซ าซอน เจาหนาทธรการตองโทรประสานเพอแจงปญหาทเกยวของใหโรงเรยนสงมาเพมเตม ปญหาทไมสามารถแกไขได 8.1 สญญาณอนเตอรเนตไมด

8.2 ระบบการรบ-สงหนงสอไมสามารถเขาระบบได 8.3 หมายเลขโทรศพทของโรงเรยนไมสามารถตดตอได

๑๖

Flow Chart การปฏบตงาน

งานรบหนงสอราชการ

รบเอกสาร

ตรวจสอบความถกตองของหนงสอ/

สงทสงมาดวย/รายละเอยดอน

หนวยงานเจาของเรอง

ผอ.สพท.พจารณาระบ

กลมทรบผดชอบ

ผอ.กลมพจารณาระบ

กลมทรบผดชอบ

ลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส

สงเรองให

กลมท

รบผดชอบ

ไมถกตอง

ถกตอง

(กรณหนงสอปกต) ไมถกตอง

(กรณหนงสอลบ)

ไมสามารถระบกลม/

ผรบผดชอบ

ถกตอง (กรณหนงสอปกต)

๑๗

งานสงหนงสอราชการ

ตรวจสอบความถกตองของ

หนงสอทกลมตางๆ สงมาเพอ

ออกเลขทหนงสอ /การลง

นามและประทบตราผลงนาม

กลมงานเจาของเรอง

ออกเลขทหนงสอสงดวยระบบสาร

บรรณอเลกทรอนกส

สแกนไฟลหนงสอ แนบในระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกส

สงหนงสอ

ราชการ

ไมถกตอง

ถกตอง

๑๘

งานการจดท าหนงสอราชการ

จดพมพหนงสอตามรปแบบทราง

จ านวน 3 ฉบบ (ส าหรบเกบไวท

เจาของเรอง 1 ฉบบ สารบรรณ

กลาง 1 ฉบบ จรง 1 ฉบบ)

ตรวจทาน/ตรวจสอบความถกตอง

ของหนงสอทจดพมพ

ผอ.เขตฯ ลงนาม ผอ.กลม/รอง ผอ.

พจารณา

ไมถกตอง

ถกตอง

ถกตอง

ราง/โตตอบ

หนงสอตาม

รปแบบหนงสอท

ระเบยบก าหนดไว

สารบรรณกลาง

ออกเลขหนงสอสง

๑๙

งานการจดเกบหนงสอราชการ

-จดท าแฟมจดเกบแยกตามประเภท/เรอง

-ท าดชนแฟมตามเรองทจดเกบ

-เอกสารทวไปเกบรกษาไวเพอการอางองอยาง

นอย 1 ป

-เอกสารดานการเงนเกบรกษาไวไมนอยกวา 10

ป

-จดท าแฟมจดเกบแยกตามประเภท/เรอง

-ท าดชนแฟมตามเรองทจดเกบ

กรณจดเกบหนงสอระหวางปฏบต

คดแยกประเภทของหนงสอทจดเกบ

-จดท าทะเบยนการจดเกบหนงสอ

ตรวจสอบเอกสารทครบก าหนด

ระยะเวลาการจดเกบเพอจดท าบญชขอ

อนญาตท าลายหนงสอหรอสงตอกอง

จดหมายเหตแหงชาตแลวแตกรณ

กรณจดเกบหนงสอเมอปฏบตเสรจ

แลว

๒๐

งานการยมหนงสอราชการ

-จดท าหลกเกณฑและวธการใหยม

หนงสอ

-ท าทะเบยนการยมเอกสาร/หนงสอ ผขอยมกรอกรายละเอยดในเอกสารการ

ขอยมและลงนามขอยม

ตรวจสอบรายละเอยดเอกสาร/หนงสอทขอ

ยม รอง ผอ.สพป.

พจารณา

ผอ.สพป.อนมต

ใหยม

-บนทกรายละเอยดการใหยม

เอกสาร/หนงสอ

-บนทกรายละเอยดการสงคน

เอกสาร/หนงสอทยม

๒๑

งานการท าลายหนงสอราชการ

แตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอเสนอ

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานเพอแตงตง

คณะกรรมการท าลายหนงสอ ตามระเบยบงานสาร

บรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม

คดแยกประเภทหนงสอทครบอายการจดเกบ

จดท าบญชและรายละเอยดหนงสอทขอ

ท าลาย

คณะกรรมการพจารณารายละเอยด

ในบญชหนงสอทจะท าลาย

ผอ.สพป. พจารณา

อนมต

-ด าเนนการท าลายหนงสอ

-รายงานผลการท าลาย

หนงสอ

ไมเหนชอบ/แกไข

เหนชอบ