Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Manual Free Payroll Page 1 of 31
บทที่ 2 การกําหนดขอมูลระบบเริ่มตนกอนการใชงาน การเริ่ม Login เขาโปรแกรม
หลังจาก Register เรียบรอยแลว เม่ือเปดโปรแกรมที่ Start – Programs – FREE PAYROLL โปรแกรมจะถามชื่อ
ผูใช และรหัสผาน ตองใส ช่ือผูใช : SUPERVISOR และ รหัสผาน : SUPERVISOR จะเปนชื่อและรหัสที่มีสิทธิ์ในการเขาถึง
ขอมูลในทุกเมนูในครั้งแรกท่ีเร่ิมใชโปรแกรม แตโปรแกรมสามารถกําหนดสิทธิ์ในการใชโปรแกรมไดอีกถึง 15 ระดับซึ่งจะมี
รายละเอียดอยูในบทที่ 5
หลังจาก Login เขาสูโปรแกรมไดเรียบรอย เร่ิมขั้นตอนการใชงานโปรแกรมได แตกอนที่เราจะใชงานโปรแกรมเพื่อ
คํานวนเงินเดือนคาจางของพนักงานออกมาเราตองมีขอมูลตาง ๆ ของพนักงานและขอมูลขององคกรที่ใชในการคํานวณเงิน ซึ่ง
โปรแกรมเปดใหผูใชสามารถกรอกขอมูลตามนโยบายขององคกรเอง
Manual Free Payroll Page 2 of 31
ประเภททะเบียน การกรอกขอมูลเร่ิมตนตางๆ ของโปรแกรมจะอยูที่ เมนูที่ 1.ทะเบียน
ในทะเบียนนี้ก็จะมีทะเบียนตางๆ แยกยอยออกไปอีก ซึ่งทะเบียนเหลานี้สามารถแบงไดออกเปน 3 ประเภทหลักๆ
เพื่องายตอการทําความเขาใจวาแตละทะเบียนนั้นมีหนาที่หลักอยางไร ดังนี้
1. Master File เปนทะเบียนหลักของโปรแกรม มีหนาที่เก็บขอมูล และรายละเอียดของพนักงานแตละคน ซึ่งมีเพียง
ทะเบียนเดียวในโปรแกรมก็คือทะเบียนประวัติพนักงาน
2. Config File เปนทะเบียนที่ใชกําหนดเงื่อนไขโดยรวมของโปรแกรม แนนอนตารางประเภทน้ีจะมีผลตอพนักงาน
ทุกคน และจะมีลักษณะพิเศษอยางหนึ่งคือ ตารางเหลานี้จะจําคาเร่ิมตนต้ังแตเปดโปรแกรมเพียงคร้ังเดียวเทานั้นแมวาจะมีการ
เปล่ียนแปลงแกไขแลวทําการบันทึกใหม ดังนั้นเม่ือมีการแกไขตารางประเภทน้ีตองทําการปดโปรแกรม FREE PAYROLL แลวทํา
การเขาโปรแกรมใหมอีกคร้ังจึงจะไดคาที่ทําการบันทึกใหม ไดแก
- กําหนดขอมูลระบบ
- ตารางคาลดหยอน
- ตารางภาษีเงินไดบุคคลธรรมดา
- กําหนดงวดบัญชี
3. Table File เปนทะเบียนสําหรับใสขอมูลเร่ิมตนที่ใชอางอิงถึงบริษัท และพนักงานทุกคน ก็คือทะเบียนที่
นอกเหนือจากทะเบียนที่กลาวมาใน ขอ1 – 2 เชน ทะเบียนคํานําหนา ทะเบียนโครงสรางองคกร
เม่ือทราบความหมายและหนาที่ของแตละทะเบียนแลวเราจะเร่ิมเขาสูรายเอียดของแตละทะเบียนยอยของขอ 1. ทะเบียน
ตามลําดับ
Manual Free Payroll Page 3 of 31
1. ทะเบียนคํานําหนา : ทะเบียนนี้สรางขึ้นเพื่อใชอางอิงสําหรับทะเบียนประวัติพนักงาน ซึ่งในประวัติจะตองมีส่ิงที่บอกวา
พนักงานคนน้ันเปนหญิงหรือ ชาย โดยจะตองมีคําหนาช่ือ เชน นาย นางสาว การสรางก็เร่ิมจากพิมพ
- รหัส (สามารถพิมพได 2 digit ) : ซึ่งจะเปนตัวอักษรหรือตัวเลขก็ได เชน 01
- คํานําหนา : สําหรับใสรายเอียดลงไป เชน นาย
- รายละเอียดภาษาอังกฤษ : ใสคํายอของนายลงไป
- รหัสสงประกันสังคม : คือรหัสที่บงบอกวา คํานําหนาวา นาย จะตองเปนรหัส 003(สมมุติ) ซึ่งตองเปน
รหัสมาตรฐานของประกัน
(1) คุณอาจสงสัยวารูปกลองที่อยูทายบรรทัดของแตละทะเบียนมีไวเพื่ออะไร คําตอบก็คือ สําหรับดูรายละเอียดของขอมูลที่เรา
สรางไวแลวเพื่อจะไดไมสรางซํ้าของเดิมแลวเม่ือสรางตอจะไดมีรหัสที่ตอเนื่องกันนั่นเอง สามารถคลิกเขาไปดูไดแตไมสามารถแกไขขอมูล
ภายในหนาตางนั้นได
(1)
Manual Free Payroll Page 4 of 31
เม่ือกรอกขอมูลเรียบรอยแลวตองทําการบันทึกขอมูลทุกคร้ัง หรือการลบ เปล่ียนแปลง ขอมูล หรือการคืนขอมูลกอนการแกไข ก็ตองทํา
การบันทึกขอมูลกอนเชนเดียวกัน โดยลองใชเมาไปวางคางไวที่เคร่ืองมือเหลานี้สักครูก็จะมีขอความแนะนําวาเคร่ืองมือตัวนี้ใชทําอะไร
1. ไปที่ขอมูลแรก
2. ไปที่ขอมูลที่กอนหนา
3. ไปที่ขอมูลถัดไป
4. ไปที่ขอมูลทายสุด
5. บันทึกขอมูลใหม
6. จัดเก็บขอมูล
7. ลบขอมูลทิ้ง
8. คืนขอมูลกอนแกไข
9. ยกเลิกการปอนขอมูล
1 2 3
4 5
6 7 8 9
Manual Free Payroll Page 5 of 31
2. ทะเบียนโครงสรางองคองคกร : จะแบงยอย 2.1 ทะเบียนหนวยงานระดับ 1 2.2 ทะเบียนหนวยงานระดับ 2 2.3 ทะเบียนหนวงงานระดับ 3 ทะเบียนหนวยงานระดับ 1-3 นี้เปนทะเบียนสําหรับจัดระดับในองคกรใหชัดเจน ตามโครงสรางของของแตละองคกร
เชน หนวยงานอาจมีโครงสรางดังนี้
ผูบริหาร (หนวยงานระดับ 1)
ผูจัดการฝาย... ผูจัดการฝาย... ผูจัดการฝาย... (หนวยงานระดับ 2 )
พนง.แผนก พนง.แผนก... พนง.แผนก... (หนวยงานระดับ 3)
- รหัส (รองรับขอมูลได 4 digit) : เปนตัวอักษร หรือตัวเลขก็ได
- หนวยงานระดบั : เปนชื่อหนวยงาน หรือตําแหนงตางๆ เชน หนวยงานระดับ 2 คือผูจัดการ จะมี
ผูจัดการอีกหลายแผนก ดังนั้นตองสรางรหัสของหนวยงานระดับ 2 มากกวา 1 รหัส
- รายละเอียด : เปนชื่อเดียวกับหนวยงานระดับ แตเปนภาษาอังกฤษ สามารถนําขอมูลสวนนี้ไปใชออก
รายงานงานภาษาอังกฤษได
หลังจากทําการบันทึกหนวยงานระดับ 1 – 3 เรียบรอยแลว ตองสรางรหัสสําหรับเปนขอมูลวางไหกับ
หนวยงานทั้ง 3 ระดับ เพื่อนําไปใชในทะเบียนประวัติพนักงานในแถบการทํางานเพ่ือออรายงาน เชน
- รหัส (รองรับขอมูลได 4 digit) : 000
- หนวยงานระดบั1 : NONE
- รายละเอียดภาษาอังกฤษ : NONE
ทําการสรางไหครบทั้ง 3 ระดับ
(1)
Manual Free Payroll Page 6 of 31
2.4 ทะเบียน Cost Center: เปนทะเบียนที่ใชกําหนดคาใชจายในองคกรออกเปนสวนๆ เชน ในกรณีที่มีบุคคล
ใดทํางาน 2 ตําแหนง แลวทางองคกรตองการแยกบัญชีคาใชจายไปมากกวา 1 บัญชีเพื่อนําไปวิเคราะห
ตนทุนการผลิตตอไปในงานทางบัญชี ซึ่งแตละ Cost Center จะตองมีสัดสวนในทุกบัญชีรวมกันแลวเทากับ
100%
- รหัสทะเบียน (รองรับขอมูลได 5 digit) : สามาพิมพเปนตัวอักษรหรือตัวเลขก็ได
- รายละเอียด : เปนรายละเอียดของ Cost Center นั้นๆ เชน โปรแกรมเมอร+แผนกบริการลูกคา หรืออาจใสเปน
ชื่อของประเภทการจายเงิน เชน เงินสด+เงินฝากธนาคาร ซึ่งรายละเอียดเหลานี้ขึ้นอยูกับการต้ังเงื่อนไขขององคกร
- เปอรเซ็นต-1 ถึง 10 : สําหรับใสตัวเลข(เปอรเซ็นต) ในทะเบียนบัญชีนั้นๆ
รหัสบัญชี – 1 ถึงรหัสบัญชี – 10 ถูกสรางขึ้นมากอนจากทะเบียนบัญชีดังนั้นตองไปสรางทะเบียนบัญชี จะสามารถสรางทะเบียน Cost
Center ได
Manual Free Payroll Page 7 of 31
2.5 ทะเบียนตําแหนง : ใชสําหรับบันทึกตําแหนงของพนักงานทั้งหมดที่มีอยู
- รหัส : รองรับขอมูลได 5 digit
2.6 ทะเบียนลักษณะงาน (รองรบัขอมูลได 17 digit) : เปนทะเบียนสําหรับกําหนดสายการบังคับบัญชา
และลักษณะงานนั้นๆ การสรางทะเบียนนี้จะเปนลักษณะเดียวกับทะเบียนที่ผานมา คือใสรายละเอียดให
ครบไปทีละชองวาง ทะเบียนนี้เปนเพียงทะเบียนบันทึกของทะเบียนลักษณะงานเทานั้น ดังนั้นถาตองการ
พิมพรายงานลักษณะงานจะตองทําการบันทึกขอมูลกอน ทะเบียนนี้จึงไมมีผลตอการคํานวณเงิน
Manual Free Payroll Page 8 of 31
2.7 ทะเบียนกลุมพนักงาน (รหัส รองรับขอมูลได 6 digit) : เปนทะเบียนที่ใชแบงกลุมพนักงานออกเปนกลุม
ใหญๆ นอกเหนือจากการใชตําแหนงเปนตัวแบงของแตละบุคคล เชน บริษัทมีการบริการรถรับสงใหพนักงาน จึง
ตองแบงกลุมการขึ้นรถเปนสายๆ ไป เชน กลุมพนักงานที่นั่งรถสายพหลโยธินแตถาองคกรนั้นๆ ไมมีความจําเปน
ที่จะตองแบงพนักงานออกเปนกลุมๆ อีก ก็ไมตองทําการบันทึกในทะเบียนกลุมพนักงาน
3. ทะเบียนการศึกษา : เปนทะเบียนที่ใชสําหรับเก็บขอมูลเก่ียวกับการศึกษา แบงเปนอีก 3 ทะเบียนยอยๆ ดังนี้
3.1 ทะเบียนสถานศึกษา (รหัส รองรับขอมูลได 3 digit) : เปนทะเบียนสําหรับเก็บช่ือสถานศึกษาของพนักงาน
ทั้งหมดในองคกร เชน ถามีพนักงานจบการศึกษาจากจุฬาลงกรมมหาวิทยาลัย ก็ทําการปอนขอมูลลงไป
3.2 ทะเบียนระดับการศึกษา (รหสั รองรับขอมูลได 3 digit) : เปนทะเบียนสําหรับเก็บระดับการศึกษาท้ังหมด
ของพนักงานในองคกร เชน อนุปริญญา ปริญญาตรี ฯ
3.3 ทะเบียนสาขาการศึกษา (รองรับขอมูลได 3 digit) : เปนทะเบียนที่ใชเก็บสาขาทางการศึกษาท้ังหมดที่
พนักงานในองคกรมีอยู
Manual Free Payroll Page 9 of 31
4. ทะเบียนตารางเวลาการทํางาน : เปนทะเบียนสําหรับกําหนดเวลาการทํางานของแตละกลุมพนักงาน เชน ในองคกรมี
เวลาเขาออกจากการทํางานเปน 2 กลุม คือ 8.00 – 18.00 น. และ 9.00 – 18.00 น. จึงตองทําการสรางรหัสการทํางานขึ้น
2 รหัส
- รหัสเวลา (รองรับขอมูลได 10 digit) : ใชสรางรหัสของเวลาการทํางาน สามาถกรอกเปนตัวอักษรหรือตัวเลขก็ได
- อางอิง : ใชเขียนรายละเอียดของรหัสเวลาน้ี
- รายละเอียด : ใชเขียนรายละเอียดของรหัสเวลาน้ีเชนกัน ในกรณีที่เพิ่มจากการอางอิง
- รูป : สามารถใสรูปภาพใชเปนสัญลักษณของรหัสเวลาน้ี โดยคลิกที่รูปตนไมแลวทําการเลือกรูปภาพไปที่โฟลเดอร
BMP ในโปรแกรม FREE PAYROLL หรืออาจนํารูปอื่นนอกเหนือจากที่โปรแกรมมีใหมาเก็บไวที่โฟลเดอร BMP ก็
ได ถาตองการลบรูปภาพที่เลือกมาแลวใหทําการคลิกที่รูปตนไมที่มีกากบาท
- ช่ัวโมง:วัน : ชั่วโมงการทาํงานทั้งหมดใน 1 วัน โปรแกรมจะนําขอมูลสวนนี้มาใชคํานวณเงินคาลวงเวลา
- ช่ัวโมง:เดือน : ชั่วโมงการทํางานท้ังหมดใน 1 เดือนโปรแกรมจะนําขอมูลสวนนี้มาใชคํานวณเงินคาลวงเวลา
เชนกัน
- ประเภทวัน : ถาในรหัสเวลาการทํางานนั้นๆ ทํางานวันใดบางก็ใสเคร่ืองหมายถูกในวันนั้นๆ เชน ถาหยุดเสาร –
อาทิตย ก็ไมตองใสเคร่ืองหมายถูก 5. ทะเบียนจังหวัด (รองรับขอมูลได 3 digit) : เปนทะเบียนเก็บจังหวัด ซึ่งในโปรแกรมจะมีคาเร่ิมตนใหทุกจังหวัดแลว โดย
แบงเปนภาคตางๆ เชน E คือภาคตะวันออก M ค ือภาคกลาง แตสามารถที่จะปรับปรุงแกไขไดตามความตองการของผูใช
Manual Free Payroll Page 10 of 31
6. ทะเบียนระยะเวลาการจายเงนิ : เปนทะเบียนสําหรับการกําหนดรอบการจายเงินของแตละงวด เชน ในองคกรกําหนด
รอบการคิดเงินต้ังแตวันที่ 1 ถึง ส้ินเดือน (จากตัวอยางเร่ิมการคิดเงินต้ังแตเดือนที่ 1 )
- รหัส (รองรับขอมูลได 3 digit) : สรางในลักษณะเดียวกันกับรหัสทะเบียนที่ผานมา
- รายละเอียด : รายละเอียดการจายเงินของรหัสนี้ ดังตัวอยางจะเปนแบบรายเดือน เพราะภายในองคกรอาจมีทั้ง
พนักงานคิดเงินเปนรายเดือน และคิดเงินใหแบบรายวัน ดังนั้นเราจึงตองสรางรหัสการจายเงินทั้งสองแบบ
- ระยะเวลาการจายเงิน : เปนเงื่อนไขการจายเงิน เชน ถาเปนพนักงานที่คิดเงินเปนรายเดือน ก็จะตอง
กําหนดวาจาย 1 เดือน ตอคร้ัง (1) ถาคิดเงินเปนรายวันจะตองกําหนดวาจาย 30 วัน ตอคร้ัง (ที่ชองระยะเวลา
การจายเงิน ก็จะตองเปล่ียนจากเลข1 เปน 30 และตัว M เปล่ียนเปนตัว D )
- วันคํานวณรายไดครั้งสุดทาย : ดังตัวอยาง (2) ก็คือเราทําการคิดเงินต้ังแตเดือนที่ 1 ดังนั้นวันคํานวนรายได
คร้ังสุดทายก็คือวันที่ 31 เดือนธันวาคม 2002
- วันคํานวณรายไดครั้งตอไป : คือวันสุดทายของงวดแรกท่ีทําการคิดเงินเดือน (3)
- ผูใชอาจสงสัยวาทําไมวันคํานวนรายไดคร้ังตอไปจึงไมเร่ิมจากวันที่ 1 ของเดือนที่ทําการคํานวน คําตอบก็คือวาถาเรากําหนดให
เปนวันที่ 1 โปรแกรมจะคํานวณเงินออกมาเพียง 1 วันเทานั้น
- ปุมที่อยูทายบรรทัดของ 2 บรรทัดสุดทาย ใชคลิกเลือกเดือน วันที่เหมือนปฏิทินนั่นเองสําหรับผูที่ไมตองการพิมพที่คียบอรด
(1)
(2)
(3)
Manual Free Payroll Page 11 of 31
7. ทะเบียนปดเศษ (รหัส รองรบัขอมูลได 2 digit) : เปนทะเบียนสําหรับปดเศษเงินเชน เงินเดือน ภาษี หรือจากรายไดตัว
อื่นๆ ที่เรากําหนดไววาตองการปดเศษหรือไม เชนในตัวอยางนี้ เราก็ทําการสรางรหัสการปดเศษมากอนแลวใสรายละเอียด
ไปวาเปนการปดแบบใด ตัวอยางนี้จะเปนการปดเศษของเงินประกันสังคม ที่เปนตัวอยางในโปรแกรม
ขั้นปดเศษสตางค : แบงเปน 2 ชอง
ชองแรก : คาเร่ิมตนของการปด เชน เร่ิมจาก 0.00 บาท และ 0.499 บาท
ชองที่สอง : คาสุดทายของการปด เชน 0.4949 บาท และ 0.999 บาท
ปดเปน : คาที่จะใหปด เชนปดทิ้งเปน 0.00 บาท และปดขึ้นเปน 1.00 บาท
Manual Free Payroll Page 12 of 31
8. ทะเบียนบัญชี (รหัส รองรับขอมูลได 20 digit) : เปนทะเบียนสําหรับทะเบียนบัญชีเพื่อแยกประเภทของเงินไดที่มีอยู
ทั้งหมด ซึ่งจะนําไปใชในทะเบียน Cost Center โดยทะเบียน Cost Center จะอางอึงถึงทะเบียนบัญชีนี้ เชนในตัวอยาง
สรางทะเบียนบัญชีแบบแยกประเภทจากตําแหนงของงานที่รับผิดชอบ
รหัส คือ A001 ชื่อบัญชี คือ Programmer ความหมายของรหัสบัญชีนี้ทํางานในตําแหนงโปรแกรมเมอร
รหัส คือ A001 ชื่อบญัชี คือ Consult ความหมายของรหัสบัญชีนี้ทํางานในตําแหนงคอนเซาท
9. ทะเบียนธนาคาร (รหัส รองรับขอมูลได 3 digit) : ทะเบียนสําหรับเก็บรหัสและชื่อของธนาคาร โปรแกรมจะมีรหัส
และช่ือของธนาคารทุกธนาคารท่ีมีอยูในประเทศไทยครบอยูแลว ในสวนของรหัสของธนาคารหามทําการแกไขใดๆ ทั้งส้ิน
เพราะในการสงเงินเดือนใหกับธนาคาร (Transfer To Bank) จะตองเปนรหัสเชนนี้ ซึ่งเปนมาตรฐานของธนาคาร เชน
รหัส : BAY
ธนาคาร : ธนาคารกรุงศรีฯ
แตตัวโปรแกรมจะเปดใหทําการเพิ่มเติมแกไขไดเหมือนกับทะเบียนอื่นๆ ในกรณีที่ธนาคารมีการเปล่ียนแปลง
หรือมีการเพิ่มธนาคารในประเทศเทานั้น
Manual Free Payroll Page 13 of 31
A. ทะเบียนสถานที่ใชสวัสดิการ (รหัสสถานที่ใชสวัสดิการ รองรับขอมูลได 3 digit) :เปนทะเบียนสําหรับเก็บ
รายละเอียดของสถานท่ีที่บริษัทมีสวัสดิการใหกับพนักงาน ถาบริษัทไมมีสวัสดิการตรงนี้กับพนักงานก็ไมจําเปนที่
จะตองกรอกทะเบียนนี้ หรืออาจจะใชเก็บรายละเอียดของสถานที่ที่พนักงานมีการใชประกันสังคมก็ได
B. ทะเบียนประวัติพนักงาน : ทะเบียนสําหรับเก็บรายละเอียดตางๆ ของพนักงานแตละคน
- รหัสพนักงาน (รองรับขอมูลได 10 digit) : รหัสพนักงานซ่ึงเปนไดทั้งตัวเลขและตัวอักษร
- เลขที่บัตรพนักงาน : ถาองคการไมไดใชบัตรสําหรับพนักงานก็ไมจําเปนตองปอนขอมูล
- สถานะ : ใหเลือกเปน A คือสถานะปกติที่ยังทํางานอยู ถามีพนักงานลาออกหรือ เกษียณอายุก็
สามารถใสสถานะตามน้ันได โดยคลิกเลือกที่ Dropdown List
- ช่ือ-สกุล : เลือกรหัสคํานําหนาจาก Dropdown List แลวใสชื่อของพนักงานในชองแรก และ
นามสกุลลงในชองที่สองในบรรทัดเดียวกัน
***เม่ือกรอกรายละเอียดตางๆ ดังกลาวมาแลวจะเห็นวามีแถบตางๆ อีกหลายแถบ ดังนั้นเราจะมากลาวถึง
รายละเอียดของแตละแถบ ดังนี้
Manual Free Payroll Page 14 of 31
ประวัติสวนตัว การกรอกรายละเอียดใหกรอกในลักษณะเดียวกันกับตัวอยางดานลางและ ควรกรอกใหครบทุกชองวางที่มีอยู
แตถาชองใดไมมีประวัติ หรือไมเก็บประวัติสวนนั้นใหใสเคร่ืองหมาย (-) ไวในชองนั้น ประวัติที่หามเวนวาง 1. จังหวัด
2. บริษัท
ประวัติการทํางาน
- ในชองระดับพนักงาน คือระดับการมองเห็นของโปรแกรมซึ่งในโปรแกรมจะแบงออกเปน 15 ระดับ ระดับที่1 จะเปนระดับสูงสุด
ในการมองเห็น สวนระดับที่15 จึงเปนระดับตํ่าสุด จะกลาวถึงรายละเอียดในบทที่ 5
Manual Free Payroll Page 15 of 31
ประวัติการทํางาน เปนแถบท่ีเก็บประวัติการทํางานของพนักงาน
หนวยงานระดบั 1 - 3 : ถาพนักงานคนใดมีตําแหนงหรือทํางานอยูในหนวยงานระดับใดก็เลือกรหัสตาม
หนวยงานจาก Drop Drown List ทายชองของหนวยงานระดับนั้น ดังนั้นจะเหลืออีก 2 หนวยงานที่พนักงานไมไดสังกัด
อยู แตจะตองใสรหัสลงไปโดยเลือกรหัสที่ยกตัวอยางสรางไวใหเปน NONE ในทุกหนวยงานตามที่กลาวมาแลว เชน
ในตัวอยางแถบประวัติการทํางาน
ตําแหนง : เลือกตําแหนงจาก Drop Drown List จากทายชองตําแหนงเชนกัน (จะเห็นวาอางอิงจากทะเบียน
ตําแหนง)
กลุมพนักงาน : เลือกจากทะเบียนกลุมพนักงาน แตถาองคกรไมมีการแบงกลุมพนักงานจึงไมจําเปนตองมี
ขอมูลก็ได
Job Code : เลือกจากทะเบียนลักษณะงาน ดังที่กลาวมาแลววาทะเบียนลักษณะงานไมมีผลตอการคํานวน
เงินเดือนจึงไมจําเปนตองใสขอมูล ดังนั้นในชอง Job Code นี้จึงไมจําเปนเชนกัน
วันที่เขาทํางาน : เปนวันที่เขาทํางานจริงจะมีผลกับการคิดเงินเดือน โปรแกรมจะเรียงจาก วัน / เดือน / ป
และโปรแกรมจะคิดจากป ค.ศ. แตผูใชจะปอนเปนปแบบ พ.ศ. หรือ ค.ศ. ก็ได โปรแกรมจะแปลงใหเปนป ค.ศ. แลวจะ
ทําการคํานวณอายุงานใหโดยอัตโนมัติเชนกัน
วันผานทดลองงาน : สําหรับปอนวันที่ผานทดลองงานจริง แตถาไมมีการทดลองงานจึงไมจําเปนตองปอน
เวนวางไวได แตถามีการกําหนด วันผานทดลองงานไวที่กําหนดขอมูลระบบ (กําหนดขอมูลระบบ) ระบบจะนําตัวเลข
นั้นมาคํานวณและปอนวันผานทดลองงานให โดยที่เราไมตองปอนเชนกัน
รหัสกะ : มาจากทะเบียนตารางเวลาการทํางาน แลวทําการเลือกรหัสกะท่ีพนักงานคนน้ันทํางานจริง สาเหตุ
ที่เรามีใหเลือกรหัสกะท่ีประวัติการทํางาน เพราะพนักงานแตละคนอาจทํางานเวลาไมตรงกันจึงแยกเก็บประวัติสวนนี้
ออกเปนรายบุคคล
รายไดปจจุบัน : เปนตัวเงินของรายไดปจจุบันที่ไดรับ
- พนักงานรายเดือน เลือกเปนตัว M หมายถึงไดรับเงินจํานวนน้ี 1 คร้ังตอเดือน
- พนักงานรายวัน เลือกเปนตัว D หมายถึงไดรับเงินจํานวนน้ี 1 คร้ังตอวัน
ในสวนรายไดปจจุบันจะนําไปคิดเงินโดยตรง
วันเริ่มใช (บรรทัดเดียวกับรายไดปจจบัุน) : หมายถึงวันที่เร่ิมคิดเงินในอัตราของรายไดปจจุบัน
รายไดเกา : ใสรายไดเกาที่ไดในงวดการคิดเงินเดียวกัน รายไดในชองนี้จะถูกนําไปใชตอเม่ือพนักงานคนน้ีมี
การเปล่ียนอัตราเงินเดือนระหวางงวดเทานั้น เชน เดือนมกราคม พนักงานคนนี้เปนพนักงานรายเดือนมีรายไดปกติคือ
20,000 บาท ตอเดือน แตมีการปรับเงินใหระหวางเดือน คือปรับใหต้ังแตวันที่ 15 ของเดือนมกราคม จึงแนะนําวาการ
เปล่ียนอัตราเงินเดือนโดยปกติควรเปล่ียนเม่ือเร่ิมงวดใหม ดังนั้นถาในกรณีปกติในชองรายไดไดเกาใหเวนวางไวได
วันเริ่มใช (บรรทัดเดียวกับรายไดเกา) : หมายถึงวันที่เร่ิมปรับเงิน ถาในชองรายไดเกาไมไดปอนขอมูล ใน
ชองนี้ก็เวนวางเชนกัน แตถามีการปรับเงินระหวางงวดเกิดขึ้น วันเร่ิมใชตองปอนลงไปไมอยางนั้นโปรแกรมจะไม
สามารถคํานวนเงินออกมาไดถูกตอง
ระยะเวลาการจายเงิน : เลือกจากทะเบียนระยะเวลาการจายเงิน ซึ่งตองมีความสัมพันธกับรายไดปจจุบัน
เชน พนักงานรายเดือนตองจายเงินที่ชอง รายไดปจจุบันเปน 20,000 ตอ M หมายถึง จาย 1 เดือนตอคร้ัง ฉะนั้น
ระยะเวลาการจายเงินตองเลือกรหัสที่เปนของรายเดือน
Manual Free Payroll Page 16 of 31
แบบรับรายได : แบงเปน 3 ประเภท คือ
- B คือ โอนผานธนาคาร
-
- C คือ จายเปนเงินสด
- N คือ งดจายเงินใหพนักงานคนนี้เปนการช่ัวคราว
ทําการเลือกตามประเภทที่จายเงินใหพนักงานคนนี้ตามจริงโดยที่ถาจายแบบ B คือโอนผานธนาคาร ในชอง รหัส
ธนาคารจะสามารถเลือกธนาคารท่ีจะโอนเงินผานได แตถาเลือกเปนแบบอื่นในชองรหัสธนาคารก็ไดสามารถเลือกได
รหัสธนาคาร : ใชเลือกธนาคารท่ีทําการโอนเงินผาน ในกรณีที่เลือกจากแบบรับรายไดเปน B เทานั้น
สาขา : เปนชื่อสาขาของธนาคารนั้นๆ
เลขที่บัญชี : เปนเลขที่บัญชีธนาคาร
Cost Center : ถาพนักงานไมมี Cost Center จึงไมจําเปน ใหเวนวางไว
วงเงินประกัน : ใสวงเงินประกันที่บริษัทมีการเรียกเก็บไวเปนประวัติเทานั้นแตจะไมมีผลกับการคํานวนเงิน
วันหยุดประจําเดือน : ถาในองคกรไดมีการกําหนดวันหยุดใหพนักงานเปนรายบุคคลแตละคนก็ตางกัน จึง
เก็บไวเปนประวัติเทานั้น แตถาไมมีใหเวนวางไวไดเชนกัน
สรุปชองที่ตองปอนขอมูลหามเวนวางไว
หนวยงานระดับ 1 – 3, ตําแหนง, วันที่เขาทํางาน, รหัสกะ, รายไดปจจุบัน, ระยะเวลาการจายเงิน, แบบรับรายได และรหัสธนาคาร
Manual Free Payroll Page 17 of 31
เงื่อนไขภาษีและเงินกู เลขที่ผูเสียภาษี : ปอนเลขท่ีผูเสียภาษีของพนักงาน แตถาพนักงานคนใดไมมีเลขที่ผูเสียภาษีใหเวนวางไว
เลขสมาชิกกองทุนสะสม : เปนเลขที่กองทุนตางๆ ที่พนักงานทําไวโดยสวนตัว หรือกับบริษัท เชนกองทุน
TISCO
คํานวณภาษีแบบ : รูปแบบการคํานวณภาษีวาพนักงานคิดภาษีแบบใด เชน แบบบริษัทออกให แบบออก
เองทุกคร้ัง ในโปรแกรมจะมีทั้งหมด 7 แบบ
วันเขากองทนุ : วันที่เร่ิมเขากองทุนสะสม
เลขประกันสังคม : เปนเลขที่ประกันสังคม
เงินเฉล่ีย 12 เดือนสุดทาย : เงินที่บริษัทมีการจายเงินใหพนักงานในงวดสุดทายของการทํางานซ่ึงเปนเงิน
กอนจายคร้ังเดียว เชนในกรณี ปลดเกษียณ
หักสมทบบริษัท : เงินสวนที่บริษัทสะสมใหพนักงานในกรณีที่มีการตกลงกันไวเพื่อเก็บไวเปนเงินชดเชยที่จะ
จายคืนเม่ือออกจากงาน การปอนตัวเลขจะปอนเปน จํานวนเงิน เปอรเซ็นตหรือจากอายุการทํางาน ขึ้นอยูกับเงื่อนไข
ที่กําหนดในกําหนดขอมูลระบบ
หักสะสมพนักงาน : เงินที่บริษัทหักเงินออกจากเงินเดือนของพนักงานเพื่อสะสมไวเปนเงินชดเชยเม่ือออก
จากงานเชนกันกับการหักสมทบริษัท การปอนขอมูลเปนลักษณะเดียวกับหักสมทบบริษัท
ภาษีคงที่ : กรณีมีการหักเงินภาษีของพนักงานแบบคงท่ีคือหักเปนจํานวนเทาที่ปอนลงไปตลอดทุกๆ เดือน
จะไมหักตามอัตราภาษีปกติ แตถาไมมีกรณีนี้ก็เวนวางไว
ประกันสังคมคงที่ : ลักษณะการหักเงินและการปอนขอมูลเหมือนกับภาษีคงที่เพียงเปนการหักมาจายใน
สวนของเงินประกันสังคม
ลําดับที่ภ.ง.ด. : ไมตองใสขอมูลลงไป โปรแกรมจะทําการปอนตัวเลขใหเม่ือมีการส่ังใหโปรแกรมสรางลําดับ
ที่ภ.ง.ด.
ดอกเบ้ียเงินกู : ในกรณีที่พนักงานมีการกูเงินจากธนาคารแลวใหบริษัทเปนผูหักเงินผานบริษัทคืนธนาคาร
หรือดอกเบี้ยของการกูเงินซื้อบาน ซึ่งจะมีผลกับการหักลดหยอนภาษ ี
เงินกูคงเหลือ : เม่ือพนักงานกูเงินจากบริษัทใหปอนตัวเลขไวที่ชองวางนี้
ชําระตองวด : เปนเงินที่บริษัทจะหักคืนจากพนักงานงวดละเทาๆ กันตลอดจากยอดเงินที่กูในชอง เงินกู
คงเหลือ
โรงพยาบาลที่ใชสิทธิประกันสังคม : เปนสวนของขอมูลที่ทําการสรางไวที่ทะเบียนสถานที่ใชสวัสดิการ
สถานะภาพสมรส บุตรศึกษา บุตรไมศึกษา ช่ือคูสมรส : ปอนขอมูลตามหลักฐานราชการ จะมีผลตอ
การหักลดหยอนภาษ ี
เบ้ียประกันคูสมรส : ปอนขอมูลในกรณีที่มีคูสมรส (จดทะเบียนสมรส) แลวคูสมรสมีการทําประกันไว ปอน
ขอมูลเปนจํานวนเงิน
เบ้ียประกัน \ ป : พนักงานมีการทําประกันไวและตองเสียคาประกันตอป ปอนขอมูลเปนจํานวนเงิน
เงินบริจาคสะสม : คือเงินที่พนักงานมีการบริจาคเงินสวนตัว เชน การทําบุญผาปาสามัคคี แตตองมีใบ
อนุโมทนามาใชเปนหลักฐาน ขอมูลที่ปอนจะตองปอนเปนยอดเงินรวมตลอดทั้งป เชนถาเดือนมกราคมมีการบริจาคไป
แลว 1000 บาท ก็ปอนจํานวนเงินลงไปแตถามีการบริจาคอีกคร้ังเดือนเมษายน จํานวน 500 บาท จึงมาปอนขอมูลเพิ่ม
ลงไปเปนเงิน 1500 บาท
กองทุน RMF กองทุนก.บ.ข. : กองทุนสะสมเงินของพนักงานที่พนักงานทําไว ปอนเปนตัวเลข
Manual Free Payroll Page 18 of 31
วันที่เริ่มดาวน : วันที่เร่ิมดาวนซื้อบาน มีผลกับการหักลดหยอนภาษี (ถามี)
เงินดาวนซื้อบาน : จํานวนเงินที่กูซื้อบาน (ถามี)
ติดจํานองหรือไม : เช็คตามหลักฐานจริง (ถามี) ถาไมมีใหเวนวางไว
คํานวณเงินประกันสังคม : ใสเคร่ืองหมายถูกเพื่อคํานวณเงินประกันสังคม
คํานวณเงินสะสม : ถามีการหักเงินสะสมพนักงานและสมทบบริษัท ตองใสเคร่ืองหมายถูกลงไป แตถาไมได
ใสตัวเลขท่ีหักเงินสะสมพนักงาน หรือสมทบบริษัทแลวจะใสเคร่ืองหมายถูกหรือไมจะไมมีผลตอการคํานวนของ
โปรแกรม
หักเงินกู : ถามีการใสตัวเลขไวที่เงินกูคงเหลือ และชําระตองวดแลวตองมาใสเคร่ืองหมายถูกที่ชองหักเงินกู
ดวยไมเชนนั้นแลวโปรแกรมจะไมทําการคํานวนหักเงินให แตถาไมมีตัวเลขท่ีเงินกูคงเหลือและชําระตองวดแลวจะใส
เคร่ืองหมายถูกหรือไมก็ไมมีผลเชนกัน
คูสมรสมีรายได : ใสเคร่ืองหมายถูกเม่ือมีสถานะภาพแตงงาน และคูสมรสมีรายไดเทานั้น
สรุปหัวขอที่ตองปอนขอมูลใหสัมพันธกัน 1. เงินกูคงเหลือ ชําระตองวด และ หักเงินกู
2. หักสมทบบริษัท หักสะสมพนักงาน และหักเงินสะสม
3. สถานะภาพ และคูสมรสมีรายได
Manual Free Payroll Page 19 of 31
รายไดอ่ืนที่จายทุกเดือน สําหรับปอนรายไดหรือรายหักที่เปนรายไดประจําที่ไดเทากันทุกเดือน เชนคาตําแหนง ชองวางมีทั้งหมด 4 แถว
แบงเปน 2 ประเภท คือ
- แถวท่ี 1 และ 3 สําหรับรายละเอียดของรายไดรายหักตัวนั้นๆ จะเปนชองสีเทาที่ไมสามารถ
พิมพลงไปได ดังนั้นตองคลิกปุมแกไขคําอธิบาย (1) จะสามารถพิมพได ปุมตกลง (2) เปนการ
SAVE รายละเอียดที่พิมพไป แตถาไมตองการใหคลิกปุมยกเลิก (3)
(1)
(2)
(3)
Manual Free Payroll Page 20 of 31
บันทึกเพิ่มเติมและรูปภาพ
บันทึกรายละเอียดเพ่ิมเติม : จะเปนที่วางสําหรับเก็บรายละเอียดที่ตองการบันทึกของพนักงาน เชน ความ
ประพฤติของพนักงาน ที่อยูเกา การเปล่ียนแปลงช่ือสกุล
E-mail Address : สําหรับเก็บอีเมล
รูปภาพ : สําหรับเก็บรูปภาพของพนักงาน รูปสําเนาทะเบียนบาน บัตรประชาชน สัญญากูยืม สําหรับออก
รายงานประวัติพนักงาน
Manual Free Payroll Page 21 of 31
ปรับยอดรายไดและภาษีเดือนนี ้แถบการทํางานน้ีไมจําเปนตองใสขอมูลใดๆ ทั้งส้ิน เม่ืออยูในขั้นตอนคํานวณเงินเดือนคือหลังการผานรายการ จะมีจํานวน
เงินไดทั้งหมดของเดือนปจจุบันมาอยูในแตละชองตามหัวขอเงินได และเม่ือหลังจากปดส้ินเดือน ตัวเลขตางๆ ก็จะถูกลบ
เพราะฉะน้ันแถบการทํางานนี้สําหรับตรวจสอบตัวเลขเงิน ไดวาถูกตองหรือไมกอนการปดส้ินเดือน
ยกยอดรายไดสะสม เม่ือโปรแกรมคํานวณเงินของแตละงวดและทําการปดส้ินงวด จะมีการสะสมยอดของรายไดแตละรายการ
ภาษี และเงินประกันสังคมเชนกัน ฉะนั้นแถบการทํางานนี้ไมตองทําการปอนขอมูลใดๆ ทั้งส้ิน แตจะมี 2 กรณีที่ตอง
ปอนขอมูลลงไปเองคือ
1. กรณีที่เร่ิมใชโปรแกรมระหวางป ทําใหมียอดของภาษีสะสมที่เคยเสียมาแลว ประกันสังคม
และมียอดเงินไดทั้งหมดที่เคยไดมากอนที่จะใชโปรแกรมเม่ือเร่ิมใชโปรแกรมในเดือนใดก็ตาม
ตองนํายอดที่สะสมมาทั้งหมดมาใส โดยถายอดรายไดที่ไดมาทั้งหมดไมไดแยกประเภท ใหนํา
ยอดทั้งหมดมาปอนที่ชอง เงินเดือนคาจาง (1) ภาษีสะสม ปอนที่ชองภาษีหัก ณ ที่จาย (2)
ประกันสังคมที่เคยเสียมาปอนที่ชอง ประกันสังคม (3)
2. กรณีที่มีพนักงานเขามาทํางานกลางปโดยเคยทํางานที่อื่นมากอนและมียอดการเสียภาษี ยอด
ประกันสังคม รายไดรวมที่เคยไดมา และเงินหักสะสม (อาจมีหรือไมก็ได) แลวทําการปอน
ขอมูลตามชองที่อยูดานลางของแถบการทํางาน
Manual Free Payroll Page 22 of 31
C. ทะเบียนรายไดและเงินหกั (รหัสสูตร รองรับขอมูลได 5 digit)
เปนทะเบียนสําหรับเขียนสูตรเพื่อกําหนดเงื่อนไขใหกับรายได และรายหักแตละตัว อยางละเอียดเพราะในแตละ
องคกรตางมีนโยบายหรือเงื่อนไขตางกันไปโปรแกรมจึงเปดใหสามารถทําการเขียนสูตรเองได เชนสูตร WAGE เปนสูตรที่เปน
มาตรฐานของโปรแกรมมีมาใหโดยจะคิดจากจํานวนเงินที่ปอนไวที่ทะเบียนประวัติพนักงาน
รายละเอียดของสูตรผูใชหรือผูที่เขียนสูตรจะตองเช็ครายละเอียดตามความเปนจริงของสูตร (1)
สวนเงื่อนไขและสูตรคํานวณจะตองมี แลวแตรายไดตัวนั้น เชน ในสูตร WAGE ไมจําเปนตองเปล่ียนแปลงในสวนของ
เงื่อนไขและสูตรคํานวณ (2)
ปุมรายละเอียดตัวแปรสูตร (3) : สําหรับดูรายละเอียดวาตัวแปรใดมีความหมายวาอยางไร ใชทําอะไร เชน _ICH
หมายถึงอัตรารายไดตอชั่วโมง
ปุมรายงานตัวแปรถาวร และตัวแปรช่ัวคราวที่ใช (4) : ใชดูวามีตัวแปรตัวใดบางที่ถูกใชไปแลวและมีตัวแปรใดที่ยัง
สามารถใชได
(3)
(1)
(2)
Manual Free Payroll Page 23 of 31
:
4 สูตรในโปรแกรมที่หามแกไข ลบ และเปล่ียนแปลง ในสวนของเงื่อนไข และสูตรคํานวณ
1. WAGE
2. TAG
3. GARANT
4. LOANE
(3) (4)
(1)
(2)
Manual Free Payroll Page 24 of 31
D. กําหนดขอมูลระบบ : ทะเบียนสําหรับกําหนดเงื่อนไขใหกับทั้งระบบทําใหมีผลกับทุกๆ คนในระบบ โดยจะแบงเปน 2 แถบ
การทํางานคือ
1. กําหนดระบบ 1 มีรายละเอียดดังตอไปนี้
- ปดเศษภาษี ปดเศษรายได ปดเศษประกันสังคม และปดเศษเงินสะสม (1) : เลือกวาจะใหรายการ
ดังกลาวตองการปดเศษหรือไม ถาตองการปดเศษใหเลือกรหัสการปดเศษจากทะเบียนปดเศษที่ไดทํา
การสรางไว แตถารายการใดไมตองการปดเศษใหคงจุทศนิยม ใหเวนวางไว
- รหัสกะ : ทําการเลือกรหัสกะที่มีพนักงานทําอยูเปนจํานวนมากที่สุด แตจะไมมีผลโดยตรงเพราะใน
ทะเบียนประวัติพนักงานจะมีรายละเอียดของรหัสกะอีกคร้ัง
- รหัสธนาคาร : เลือกรหัสธนาคารที่มีพนักงานใชอยูเปนจํานวนมากที่สุดเชนกัน และจะไมมีผลโดยตรง
เชนกันกับรหัสกะ
- สาขา : เวนวาง เพราะพนักงานแตละคนอาจมีบัญชีธนาคารอยูคนละสาขา จะใชในกรณีที่ในองคกร
ทํางานสขาเดียวกันหมด
- รายไดตอวัน : เวนวาง เชนกันกับสาขาเพราะพนักงานแตละคนมีรายไดไมเทากัน
- คํานวณภาษี : เปนรูปแบบการคํานวณภาษีในโปรแกรมซึ่งแบงเปน 2 ประเภท คือ 1.แบบสะสม 2.แบบ
12 คูณตลอด โดยแนะนําวาควรเลือกแบบสะสมเพราะ จะมีภาษีหัก ณ.ที่จาย ที่ใกลเคียงภาษีจริงในแต
ละเดือนทําใหโอกาสการคืนหรือเพิ่มภาษีนอยลง และสวนใหญจะลงตัวในส้ินป
- เงินสะสมพนักงาน และเงินสมทบบริษัท : มีใหเลือก 3 แบบ
1. แบบเปอรเซ็นต จะสัมพันธกับทะเบียนประวัติพนักงานในแถบเง่ือนไขภาษีและเงินกู จะมี
การหักเงินสมทบบริษัท และหักสะสมพนักงาน คือจะตองปอนขอมูลที่ทะเบียนประวัติ
พนักงานเปนเปอรเซ็นต
2. แบบจํานวนเงนิ ถาเลือกแบบจํานวนเงิน ในทะเบียนประวัติพนักงานชองของสะสมพนักงาน
และสมทบบริษัท เปนจํานวนเงิน
3. ตารางสะสม ถาเลือกแบบตารางสะสมท่ีทะเบียนประวัติพนักงานในชองของเงินสะสม
พนักงาน และสมทบบริษัทจะเวนวางไว แตการหักเงินสะสมจะไปมองที่ G. ตารางเงนิสะสม
พนักงาน (จะกลาวถึงในหัวขอของตารางเงินสะสม) แลวจะตองเลือกหัวขอในวันที่ใชคํานวณ
อายุเงินสะสม ตามนโยบายขององคกร
- วันที่ปจจุบัน, วันเริ่มตนวนัใหม : ไมตองปอนตัวเลขใด เปนการบอกวันที่บอกปจจุบัน
- เก็บขอมูลการใชงาน : การเปล่ียนแปลงแกไขขอมูลแตละคร้ังไมวาจะเปนเมนูใด โปรแกรมจะยังไมลบ
ทันทีแตจะเก็บไวกอน โดยเราสามารถดูยอนหลังไดวา user คนใดแกไขโปรแกรม และแกไขอะไร เม่ือไร
ซึ่งจะอยูที่รายงานการเปล่ียนแปลงประวัติพนักงาน หัวขอนี้จึงกําหนดวาจะใหเก็บทั้งหมดก่ี record เชน
กําหนดไววา 500 recordเม่ือเก็บครบ 500 record ขอมูลแรกก็จะถูกลบแลวบันทึกใหมไปเรื่อยๆ
- สูตรคาจาง สูตรเงินกู สูตรเงนิประกัน สูตรภาษีเงินได (2) : เปนสูตรที่บอกไววาเปนสูตรมาตรฐาน
ของโปรแกรมที่หามแกไข ลบ ดังที่กลาวมาแลว
Manual Free Payroll Page 25 of 31
Time
สวนหัวขอที่ไมไดกลาวถึงในแถบกําหนดขอมูลระบบ 1 (Time) จะไมมีผลกับระบบ เพียงแตสรางเมนูไวเพื่อรองรับระบบ Time ที่สามารถใช
เช่ือมตอกับเคร่ืองรูดบัตร หลังจากการ Upgrade โปรแกรมตอไป
(1)
(3)
Manual Free Payroll Page 26 of 31
2. กําหนดระบบ 2 : ในกําหนดระบบ 2 โปรแกรม FREE PAYROLL ทําการรองรับกับระบบ Time ที่จะมีการ Upgrade ตอไป
จึงมีแคสวนเดียวที่ตองทําการกําหนด คือวันผานทดลองงาน ก็คือปอนขอมูลตามนโยบายขององคกรวาจํานวนทดลองงาน
กําหนดเปนก่ีวัน
Manual Free Payroll Page 27 of 31
E. ตารางคาลดหยอน : เปนตารางที่ใชอางอิงสําหรับการคิดภาษีเงินได ซึ่งรายละเอียดจะเปนไปตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร
จึงปอนขอมูลไดตามจริง จะเห็นวาโปรแกรมจะเปดใหสามารถแกไขรายการตางๆ ไดเพราะในความเปนจริงแลวตัวเลขตางๆ
ไมไดกําหนดไวอยางตายตัวอยูตลอดเวลา เม่ือสรรพกรมีการเปล่ียนแปลงตัวเลขทําให user สามารถเขามาแกไขไดเอง
Manual Free Payroll Page 28 of 31
F. ตารางภาษีเงินไดบุคคลธรรมดา : ตารางที่ใชคิดอัตราภาษีเงินไดบุคคลธรรมดา สามารถเขามาเปล่ียนแปลงไดตาม
กฎหมายกําหนด
G. ตารางเงินสะสมพนักงาน : เม่ือกําหนดเงื่อนไขในกําหนดขอมูลระบบ 1 ในหัวขอเงินสะสมพนักงาน และเงินสมทบบริษัทให
เปนแบบตารางเงินสะสมทําใหตองใชตารางเงินสะสมนี้ โดยการใชตารางนี้จะคิดเงินสะสมจากอายุการทํางาน โดยกําหนด
เงื่อนไขไวในตาราง
Manual Free Payroll Page 29 of 31
H . กําหนดงวดบัญชี : สําหรับกําหนดรอบการคิดเงินขององคกร เชน องคกร A ตัดยอดการคิดเงินต้ังแตวันที่ 1-30 หรือ 31
ของทุกๆเดือน , องคกร B ตัดยอดการคิดเงินต้ังแตวันที่ 21-20 ของทุกๆ เดือน
จํานวนงวด (1) : เปนการบอกวางวดการคิดเงินในรอบ 1 ปมีทั้งหมด 12 งวด (การปดเปดงวด) แมวาในองคกรนั้นๆ
จะมีการคิดเงิน 1 เดือนตอ 2 คร้ังก็ตาม อาจคิดวาจะตองมีงวดบัญชีถึง 24 งวด แตงวดบัญชีก็จะมีเพียง 12 งวดเทานั้น
งวดปจจุบัน (2) : เปนงวดที่ระบบจะทําการคํานวณเงิน ที่สามารถเปล่ียนแปลงตัวเลขไดในกรณีองคกรอาจเร่ิมใช
โปรแกรมกลางป เชน เร่ิมมาใชโปรแกรมในเดือน 5 ของปทําใหตองเปล่ียนงวดปจจุบันเปน 5 ดังนั้นเดือน 1 ถึง 4 ที่ชองสถานะ
(3) ก็จะปดใหเอง ในตัวอยางเร่ิมงวดปจจุบันเปนเดือนที่ 1 ทําใหสถานะยังเปดรอการคํานวณตอไป
หลังจากที่ทําการสรางตารางของระบบเร่ิมตนเรียบรอยแลวเราจะตองมีขอมูลของการคํานวณรายได เชน
จํานวน OT ทั้งหมด จํานวนวันทํางาน (ในกรณีเปนพนักงานรายวัน) โดยจะตองมาปอนขอมูลที่
1. บันทึกขอมูลแบบสรุป : การปอนขอมูลในหนาจอน้ีจะตองปอนขอมูลของพนักงานทีละคน เพราะจะมี
ขอมูลการทํางานท่ีตางกันไป มีขั้นตอนดังนี้
1.1 ทําการเลือกรหัสพนักงานขึ้นมาทีละคนที่รูปกลองทายบรรทัด รหัสพนักงาน
1.2 ทําการเปล่ียนหัวขอของรายไดโดยคลิกที่ ปุม แกไข (1) คําอธิบาย สามารถเปล่ียนไดทั้ง 20 ชอง
แลวใสตัวเลขของรายรายการน้ันๆ แตตองเขียนสูตรเพื่อดึงตัวเลขทั้ง 20 ชองนี้ไปใช โดยเขียนที่
ทะเบียนรายไดและเงินหัก
(1) (2)
(3)
Manual Free Payroll Page 30 of 31
2. บันทึกรายไดและเงินหักกอนการคํานวณ (รองรับขอมูลได 6 digit) : เปนสวนที่เสริมในกรณีจาก 20
รายการของบันทึกขอมูลแบบสรุปไมพอบันทึกขอมูลรายไดและรายหักของพนักงานจึงมาเพิ่มที่
รายการนี้โดยที่ตองเขียนสูตรขึ้นมากอนที่ทะเบียนรายไดและเงินหัก
Manual Free Payroll Page 31 of 31
บันทึกใบลาหยุด อยูในหัวขอ 8. บันทึกใบลาหยุด
- เลขที่เอกสาร : การบันทึกใบลาหยุดจะตองสรางเอกสารทุกประเภทการลา เชน เม่ือนาย ข. ลาปวย จะตองสราง
เลขท่ีเอกสาร 1 เลขท่ี และเม่ือนาย ข. จะกิจอีกคร้ังก็จะตองสรางเลขที่เอกสารอีก 1 เลขท่ี
- รหัสพนักงาน : เลือกรหัสพนักที่ลางานจากรูปกลอง
- วันที่ทําการบันทึก : วันที่ทําการบันทึกการลาของเลขท่ีเอกสารนี้ จะออกในรายงานการลา
- ช่ือ – นามสกุล : เม่ือเลือกรหัสพนักงานแลวช่ือ และนามสกุลของพนักงานจะโชวขึ้นมา
- เดือน ป : เดือนและปของเลขท่ีเอกสารการลาน้ี
- วิธีการบันทึกใบลา : เม่ือกรอกรายละเอียดของแตละชองเรียบรอย เม่ือตองการลงในวันที่เทาไร วันอะไร ใหคลิก
เลือกประเภทการลาท่ีเหตุการลา (1) ใหเปนสีแดง แลวคลิกที่วันที่ที่จะลาในตารางวันที่ วันที่ลาก็จะมาโชวที่วันที่
ลา (2) จะเปนการลาเต็มวัน
- การลาแบเปนชวง เปนช่ัวโมง : ใหทําการคลิกขวาวันที่ (หลังจากเลือกเหตุการลา)