บทท 2

เงนสดและการควบคมเงนสด

ในหนวยงานทกแหง โดยเฉพาะหนวยงานทางธรกจ “เงนสด” มความสาคญตอการดาเนนงานของหนวยงานเพราะเงนสดเปนสอกลางในการแลกเปลยน สนคาหรอบรการตาง ๆ หนวยงานหรอกจการตาง ๆ จงจาเปนตองมเงนสดไวใชเปนทนหมนเวยนหรอทนดาเนนงาน จานวนหนงเงนสดทกจการควรมไวจานวนเทาใดนน ขนอยกบความเหมาะสมของแตละหนวยงาน โดยทวไปมกจะมไวไมมากเกนไปหรอนอยเกนไป ดงนนผบรหารกจการควรพจารณา ใหมจานวนทเหมาะสมกบกจการนน เพอใหกจการมการดาเนนงานทมความคลองตว พรอมกบมผลตอบแทนทเหมาะสมดวย

ความหมายของเงนสด เงนสด หมายถง เงนตราทสามารถชาระหนไดทนท ตามกฎหมาย ไดแก ธนบตรและเงนเหรยญในทางบญชเงนสด หมายถง เงนตราทงทเปนธนบตร เงนเหรยญ และเอกสารทาง การเงนทใชเปนสอกลางในการแลกเปลยนไดทนทตามทตองการ(กรมทะเบยนการคา,2543, หนา4-1) รายการทถอวาเปนเงนสดหรอเทยบเทาเงนสดไดแก 1.เงนฝากธนาคารทไมใชเพอวตถประสงคใดวตถประสงคหนง เชน เงนฝากประเภทออมทรพย เงนฝากประจา เงนฝากกระแสรายวน เปนตน 2. ธนาณต 3. ตวแลกเงนธนาคาร 4. เชคสวนบคคล 5. ดราฟของธนาคาร 6. เชคเดนทาง 7. เชคไปรษณยหรอตวแลกเงนไปรษณย นอกจากน ยงมเอกสารทางการเงน และรายการทไมถอเปนเงนสด ซงควรระวงในเรองของการนาไปใชแทนเงนสดไดแก 1. เชคลงวนทลวงหนา (postdate checks) ถอเปนรายการลกหน 2. อากรแสตมปและดวงตราไปรษณยถอเปนวสดสานกงาน

58

3. เชคคน ซงธนาคารปฏเสธการจายถอเปนลกหน 4. เงนใหยมทดรองจายเดนทาง ถาตองการเรยกเกบจากพนกงานหรอใชวธหกจากเงนเดอน ถอเปนรายการลกหน ถากรณอนอาจจดเปนคาใชจายลวงหนา 5. หลกทรพยในความตองการของตลาด เชน พนธบตรรฐบาล หนก หนทน ถอเปนเงนลงทนระยะสนหรอเงนลงทนระยาว ดทระยะเวลาถอครองเปนเจาของ 6. ตวเงนรบทใหธนาคารเรยกเกบให ยงไมถอเปนเงนสดจนกวาจะเกบเงน ไดแลว 7. เงนเบกเกนบญช ถอเปนหนสนระยะสน

การบรหารเงนสด ตามทกลาวแลวขางตนวาเงนสด เปนสนทรพยหมนเวยนทมความสาคญตอกจการ ผบรหารกจการตองบรหารเงนสดใหเหมาะสม คอ จะตองมนใจวาจะมเงนสดเพยงพอทจะใชในการดาเนนงานปจจบนโดยไมประสบปญหาขาดสภาพคลอง สามารถชาระหนทถงกาหนดไดเสมอ มอานาจซออยางเพยงพอ โดยไมเสยโอกาส มมาตรการปองกนการทจรตหรอ การยกยอกเงนสด และมวธการนาเงนทเหลอจากการดาเนนงานไปลงทน เพอกอใหเกดประโยชนมากยงขนการบรหารเงนสด มสงทจะปฏบตเกยวกบเงนสดอย 3 ประการ คอ 1. การควบคมเงนสด (cash control) เปนวธการ หรอมาตรการตาง ๆ เพอเปนการปองกนเงนสดของกจการใหปลอดภยจากการทจรต 2. การวางแผนเงนสด (cash planning) เปนวธปฏบต เพอใหมเงนสดพอทจะชาระหนและเงนสดทเหลอจะนาไปลงทนเพอหาผลประโยชนตอไป 3. การจดทางบประมาณเงนสด (cash budget) เปนการวางแผน เกยวกบเงนสดในอนาคต เกยวกบเงนสดรบ เงนสดจาย และเงนสดคงเหลอใหเหมาะสม ในทนจะกลาวเฉพาะหลกของการควบคมภายในเกยวกบเงนสดเงนสดเทานน

การควบคมภายในเกยวกบเงนสด เงนสดเปนสนทรพยหมนเวยนทเปลยนมอไดงายและรวดเรวเปนสงททกคนตองการ จงมความจาเปนทจะตองมระบบการควบคมภายในทรดกม เพอทจะสามารถปองกนการทจรตหรอปองกนการสญหายได มหลกการควบคมภายในเกยวกบเงนสดดงน

1. การควบคมภายในเกยวกบเงนสดรบ การควบคมภายในเกยวกบเงนสดรบมหลกปฏบตดงน

59

1.1 ตองมการแบงแยกหนาทกนอยางชดเจน ระหวางพนกงานเกบรกษาเงนและพนกงานบนทกบญชตองเปนคนละคนกน สามารถตรวจสอบยนยนยอดเงนสด ใหถกตองตรงกนเปนประจาทกวน 1.2 รายรบทงหมดในแตละวนใหนาฝากธนาคารทนท และควรนาระบบ เงนสดยอยมาใช เพอรกษาสภาพคลองในการดาเนนงาน 1.3 กรณขายสนคาหรอบรการเปนเงนสดควรบนทกดวยเครองบนทกรบเงน (cash register) 1.4 เมอมการรบเงน ควรมการบนทกรบเงนทนท 1.5 การรบเงนสดทกครงตองออกใบเสรจรบเงนเพอเปนหลกฐาน ในการบนทกบญช 1.6 ผ มหนาทรบเงนสด ไมควรทาหนาทจายเงนสด หรอบนทกรายการเงนสด 1.7 ควรกาหนดวงเงนทกจการจะตองเกบรกษาไวหากเกนวงเงนจะตองนาฝากธนาคารและ ใหมคณะกรรมการตรวจสอบภายในทาหนาทตรวจสอบและ รายงาน

2. การควบคมภายในเกยวกบเงนสดจาย การควบคมภายในเกยวกบเงนสดจาย มหลกปฏบตดงน 2.1 การจายเงนทกครงควรจายเปนเชคและใชระบบใบสาคญ (voucher system) เวนแตคาใชจายจานวนไมมากใหจายจากวงเงนสดยอย 2.2 การจายเงนเปนเชคตองมทะเบยนคมเชค ตองมผ มอานาจอนมตการจาย 2.3 เชคทกใบตองมเลขทเรยงลาดบไว และเมอจะใชกใชตามลาดบนน เชคฉบบใด ยกเลกควรขดฆา และเกบไวเปนหลกฐาน 2.4 เชคแตละใบควรมหลกฐานประกอบ เชน ใบกากบสนคา ใบสาคญจาย ใบแจงหนทตรวจสอบความถกตองแลว เปนตน 2.5 ใบกากบสนคา และใบสาคญจายทกใบทไดจายเงนไปแลว ควรจะประทบตราหรอทาเครองหมาย แสดงวาจายเงนแลวพรอมทงลงวนทและเลขทเชคเพอปองกนการจายเงนซา 2.6 กาหนดตวบคคลผ รกษาเงนสดยอย กาหนดวงเงนสดยอย เมอมการเบก ชดเชย เงนสดยอยใหตรวจสอบหลกฐาน การจายเงนสดยอยใหถกตอง 2.7 ควรมการตรวจสอบความถกตองของยอดเงนสดคงเหลอเปนครงคราว 2.8 ผ มหนาทรบเงนสด ไมควรเปนผ รบผดชอบวงเงนสดยอย

60

สมดเงนสด สาหรบกจการขนาดใหญทมรายการคาเกยวกบการรบเงนสด การฝากเงนและจายเงนสด หรอจายเชคจานวนมาก นอกจากจะมสมดรายวนทวไปเปนสมดรายวนขนตนแลว กจการมกจะเปดสมดรายวนเฉพาะ ไดแกสมดรายวนรบเงน และสมดรายวนจายเงน แยกออกมาตางหากจากสมดรายวนทวไป สมดรายวนรบเงนจะบนทกเกยวกบการรบเงนสด และการฝากเงนของกจการ สวนสมดรายวนจายเงนจะบนทกเกยวกบการจายเงนสดและจายเชคของกจการ ถอวาเปนวธหนงในการควบคมเงนสดและสะดวกในการตรวจสอบ แตถาเปนกจการขนาดเลกรายการเกยวกบ เงนสดและเงนฝากมไมมากนก และถากจการตองการจะบนทกแยกตางหากจากสมดรายวนทวไป เพอความสะดวกในเรองของการควบคมและตรวจสอบ กจการสามารถบนทกในสมดเงนสด 2 ชองได สมดเงนสด 2 ชองจะมลกษณะพเศษทเปนทงสมดรายวนขนตน และสมดรายวนขนปลายในเลมเดยวกน คอเมอบนทกบญชเงนสดและบญชเงนฝากในสมดเลนน แลวไมตองแยกประเภทบญชจะแยกประเภทเฉพาะบญชทเกยวของทไมใชบญชเงนสดหรอบญชเงนฝาก แบบฟอรมของสมดเงนสด 2 ชองจะคลายกบบญชแยกประเภททวไป คอมสองดานไดแก ดานเดบต และดานเครดต แตละดานจะม 2 ชองคอ ชองจานวนเงนสด และชองจานวนเงนฝากธนาคาร ชองเดบตซงอยดานซาย จะบนทกเมอรบเงนสดหรอมการฝากเงน สวนชองเครดตซงอยดานขวาจะบนทกเมอจายเงนสดหรอจายเชค การบนทกจะบนทกเหมอนกบบญชแยกประเภทโดยทวไป เมอสนงวดบญช ซงปกตจะเปนงวด 1 เดอนจะตองหายอดคงเหลอยกไปเพอปดบญชและแสดงยอดคงเหลอยกมาสาหรบการดาเนนงานงวดตอไป

ตวอยางท 1 ตอไปนเปนรายการคาของราน เอ มนมารทประจาเดอน มนาคม 25x3 ม.ค. 1 มยอดคงเหลอยกมาเงนสด 7,000 บาทและเงนฝากธนาคาร 15,000 บาท ม.ค. 5 รบเงนสด จากการขายสนคา100,000 บาท ม.ค. 8 นาเงนสดฝากธนาคาร 50,000 บาท ม.ค. 15 ซอสนคา เปนเงนสด 25,000 บาท ม.ค. 20 ซอวสดสานกงานจายเปนเชค 5,000 บาท ม.ค. 22 รบเงนสดจากการขายสนคา 30,000 บาท ม.ค. 25 นาเงนสดฝากธนาคาร 15,000 บาท ม.ค. 27 ถอนเงนสดมาใชในกจการ 20,000 บาท ม.ค. 31 จายเงนเดอนพนกงานเปนเชค 35,000 บาท

จากตวอยาง สามารถบนทกลงในสมดเงนสด 2 ชอง และบญชแยกประเภททเกยวของดงน

61

สมดเงนสด 2 ชอง หนา1

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เงนสด เงนฝาก ธนาคาร

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เงนสด เงนฝาก ธนาคาร

25x3 ม.ค.1 ม.ค.5 ม.ค.8 ม.ค.22 ม.ค.25 ม.ค.27 25x3 เม.ย. 1

ยอดยกมา บญชขาย บญชเงนสด บญชขาย บญชเงนสด บญชธนาคาร ยอดยกมา

√ 401 C

401 C C

√

7,000

100,000

30,000

20,000

15,000

50,000

15,000

25x3 ม.ค.8 ม.ค.15 ม.ค.20 ม.ค.25 ม.ค.27 ม.ค.31

บญชธนาคาร บญชซอ บญชวสด บญชธนาคาร บญชเงนสด บญชเงนเดอน ยอดยกไป

C

501 103 C C

502

√

50,000 25,000

15,000

67,000

5,000

20,000 35,000 20,000

157,000 80,000 157,000 80,000

67,000

20,000

บญชวสดสานกงาน เลขท 103

ว.ด.ป. รายการ หนาบญช

เดบต ว.ด.ป. รายการ

หนาบญช

เครดต บาท สต บาท สต

25x3 ม.ค.

31

บญชธนาคาร

35,000

-

บญชขาย เลขท 401

ว.ด.ป. รายการ หนาบญช

เดบต ว.ด.ป. รายการ

หนาบญช เครดต บาท สต บาท สต

25x3 ม.ค.

5 22

บญชเงนสด บญชเงนสด

งส.1

งส.1

100,000

30,000

- -

62

บญชซ อ เลขท 501

ว.ด.ป. รายการ หนาบญช

เดบต ว.ด.ป. รายการ

หนาบญช

เครดต บาท สต บาท สต

25x3 ม.ค.

15

บญชเงนสด

งส.1

25,000

-

บญชเงนเดอน เลขท 502

ว.ด.ป. รายการ หนาบญช

เดบต ว.ด.ป. รายการ

หนาบญช

เครดต บาท สต บาท สต

25x3 ม.ค.

31

บญชธนาคาร

งส.1

35,000

-

จากตวอยางจะเหนวารายการทบนทกในสมดเงนสด 2 ชองจะเปนรายการท เกยวกบบญชเงนสด และเงนฝากเทานน สวนรายการทไมเกยวของ กจะบนทกในสมดรายวนทวไป และผานรายการไปบญชแยกประเภททวไปตามปกตจะบนทกในสมดเงน 2 ชอง ทางดานเดบตเมอมการรบเงนสด หรอมการฝากเงนธนาคาร จากตวอยาง คอ รายการวนท 5 ม.ค.และ 22 ม.ค. เมอบนทกในสมดเงนสด 2 ชองแลวบญชเงนสดและบญชเงนฝากธนาคารทบนทกไว จะไมตองแยกประเภทอกแลว เพราะจากทกลาวแลววา สมดเงนสด 2 ชองเปนทงสมดรายวนขนตนและขนปลายในเลมเดยวกน แตจะตองแยกประเภทบญชทเกยวของซงตามตวอยางน ไดแก บญชขาย สวนการบนทกในสมดเงนสด 2 ชอง ทางดานเครดตจะบนทกเมอมการจายเงนสด หรอจายเชคจากตวอยางคอรายการวนท 15 ม.ค. , 20 ม.ค.และ 31 ม.ค. เมอบนทกการจายเงนสดและจายเชคทางดานเครดต แลวกไมตองแยกประเภทเชนกน แตจะตองผานรายการไปบญชแยกประเภททเกยวของ ไดแก บญชซอ บญชวสดสานกงาน บญชเงนเดอน สวนรายการคาใดทบนทกในสมดเงนสด 2 ชอง ทงทางดานเดบตและเครดตจะไมตองแยกประเภททงหมดและ ตอนใสเลขทบญช ตามปกตจะใสเลขทตามหมวดบญชทอางถง เชน บญชขาย จะใสเลขท 401 บญชซอจะใสเลขท 501 แตในกรณนจะใสเลขทเปนตว C ซงมาจาก contras account แปลวา บญชตรงขาม ตามตวอยางคอรายการคา วนท 8 ม.ค., 25 ม.ค.และ

63

27 ม.ค. หลงจากบนทกในสมดเงนสด 2 ชองทกรายการคา พรอมทงผานรายการไปบญชแยกประเภททเกยวของแลวจะปดบญชหายอดคงเหลอยกไป และแสดงยอดคงเหลอยกมาสาหรบงวดบญชใหมตอไป ในตวอยางน จะมยอดคงเหลอของเงนสด จานวน 67,000 บาท และเงนฝากธนาคารจานวน 20,000 บาท

ระบบเงนสดยอย ตามหลกของการควบคมภายในเกยวกบเงนสดจายตามทกลาวขางตนแลววา การจายเงนสดควรทจะจายเปนเชคเทานน ในการจายเชคจะเหมาะสาหรบรายจายทมจานวนมาก เพอใหคมกบคาใชจายในการออกเชค แตถาเปนรายจายเลก ๆนอย ๆ เชนคาซอมแซม คาพาหนะ คาไปรษณย คารบรอง คาเครองเขยน เปนตน ซงรายการจายเหลานถาจะจายเปนเชคกจะ ไมค ม ดงนนกจการซงตองใชระบบเงนสดยอย (petty cash system) เขามาชวยในรายจาย รายยอยเหลาน สาหรบกระบวนการของระบบเงนสดยอย จะตองกาหนดเงนจานวนหนง เรยกวา เงนสดยอย เพอจะไวใชจาย รายยอยตาง ๆ ในระยะเวลาทกาหนด อาจจะเปน 1 สปดาห 15 วน หรอ 1 เดอน ซงระยะเวลาทกาหนดในวงเงนสดยอยจะตองนอยกวางวดบญชของกจการ กจการจะตองกาหนดใหพนกงานคนใดคนหนงเปนผ รบผดชอบเงนสดยอยน เรยกวา ผ รกษา เงนสดยอย จะมหนาทตงแตรบเงนสดยอยจากกจการ เพอไวใชจายตามรายจายทเกดขนใน งวดวงเงนทตงไวจนครบงวดวงเงน หรอเงนใกลหมดจะตองรวบรวมหลกฐานใบสาคญจายเงนสดยอยมาเบกชดเชยกบกจการ เพอจะไดเงนสดยอย กลบเขามาใชในงวดวงเงนสดยอยในงวดตอไป

วธปฏบตเกยวกบเงนสดยอย จะมขนตอนดงตอไปน 1. กาหนดและตงวงเงนสดยอย เปนขนตอนทกจการกาหนดจานวนเงนทจะใช ภายในเวลาทกาหนดและมอบหมายเงนใหกบผ รกษาเงนสดยอย 2. จายคาใชจาย เปนขนตอนทผ รกษาเงนสดยอย จายเงนตามคาใชจายทเกดขนตามทผมาขอเบกโดยทาหลกฐานการจายทเรยกวา ใบสาคญจายเงนสดยอย ซงจะมรายละเอยดทเกยวกบผ ขอเบก วนทจาย รายการทจาย จานวนเงน ผอนมต ผ รบเงน และผจายเงน ดงน

64

เลขท…..……. ใบสาคญจายเงนสดยอย

ผ เบก…………………….. วนท…………….

ลาดบท รายการ จานวนเงน

รวม

……………..…… ……………..……. …………….…….

ผอนมต ผ รบเงน ผจายเงน

ภาพท 2.1 ตวอยางใบสาคญจายเงนสดยอย ทมา : ดดแปลงจาก (กรมทะเบยนการคา, 2543, หนา 4 – 9)

ผ รกษาเงนสดยอยจะตองทาใบสาคญจายเงนสดยอยทกครง เมอมการจายเงนตามคาใชจายทเกดขน และจะจายไดตองมการตรวจสอบหลกฐานประกอบใบสาคญจายเงนสดยอย เชน ใบเสรจรบเงนของผขอเบกเงน เปนตน เมอตรวจสอบแลวถกตอง และไดรบการอนมตจากผมอานาจ กสามารถจายไดตามใบสาคญจายเงนสดยอยนน 3. เบกชดเชยเงนสดยอย เปนขนตอนทผ รกษาเงนสดยอย จะรวบรวมใบสาคญจายเงนสดยอยทงหมดทจายคาใชจายไปแลว มาเบกชดเชยกบกจการเพอนาเงนกลบไปใชตอในงวดวงเงนสดยอยใหมตอไปจะกระทาการเบกชดเชยเมอ เงนสดยอยใกลจะหมดหรอเมอครบกาหนดเวลาทกาหนดไว

65

การบนทกบญชเกยวกบเงนสดยอย การบนทกบญชเกยวกบ เงนสดยอยจะม 2 วธ คอ 1. ระบบวงเงนสดยอยคงท ระบบเงนสดยอยคงท (imprest system) เปนระบบเงนสดยอยทเมอกาหนด จานวนเงนสดยอยแลว จานวนเงนสดยอยจะไมเปลยนแปลง หรอบางทเรยกวา เปนระบบ เงนสดยอยแบบวงเงน แนนอน นอกจากมการเพมหรอลดวงเงนสดยอยหรอมปรบปรงรายการ ใน วนสนงวดบญช จะมการบนทกบญช ตามขนตอนตาง ๆ ดงน

1.1 กาหนดและตงวงเงนสดยอย บนทกบญชโดย เดบต บญชเงนสดยอย xx เครดต บญชธนาคาร xx 1.2 เมอผ รกษาเงนสดยอย จายเงนสาหรบคาใชจายตาง ๆ ขนตอนน กจการจะไมบนทกบญช แตผ รกษาเงนสดยอย จะรวบรวมหลกฐานใบสาคญจายเงนสดยอย บนทก ความทรงจาเกยวกบรายละเอยดการจายเงนสดยอยในสมดเงนสดยอย ซงการบนทกลงในสมดเงนสดยอยนไมถอวาเปนการบนทกบญชเปนเพยงสมดบนทก ความทรงจาของผ รกษาเงนสดยอยเทานน 1.3 เมอผ รกษาเงนสดยอย เบกเงนชดเชยบนทกบญชโดย

เดบต บญชคาใชจายตาง ๆ (ระบแตละประเภท) xx เครดต บญชธนาคาร xx

การเบกชดเชยของผ รกษาเงนสดยอยตามวธน เปนการเบกเงนจาก กจการกลบเขามาเพอใหเงนสดยอยมจานวนเงนเทากบทกาหนดไว เพอสาหรบจายคาใชจายในงวดตอไป 2. ระบบวงเงนสดยอยไมคงท

ระบบวงเงนสดยอยไมคงท (fluctuating system) เปนระบบเงนสดยอยทเมอตงหรอกาหนดวงเงนสดยอยแลว วงเงนสดยอยอาจจะมการเปลยนแปลงไมคงทเนองจากขนตอนการบนทกบญชเกยวกบเงนสดยอยแตกตางจากวธท 1 ทาใหมผลกระทบตอบญชเงนสดยอยโดยตรง โดยทเมอจาย คาใชจาย เงนสดยอยกจะลดลง เมอเบกชดเชยเงนสดยอยกจะเพมขน เปนตนขนตอนการบนทกบญชมดงน 2.1 เมอกาหนดและตงวงเงนสดยอย บนทกบญชโดย

เดบต บญชเงนสดยอย xx เครดต บญชธนาคาร xx

66

2.2 เมอผ รกษาเงนสดยอยจายเงนสาหรบคาใชจายตางๆบนทกบญชโดย เดบต บญชคาใชจายตาง ๆ (ระบแตละประเภท) xx เครดต บญชเงนสดยอย xx

2.3 เมอผ รกษาเงนสดยอยเบกเงนชดเชย สาหรบวธนการเบกชดเชยไมจาเปนจะตองเบกเทากบทจายออกไปกไดอาจเบกมากกวาหรอนอยกวาทจายออกไปจรงจงทาใหเงนสดยอยเปลยนแปลงจากเดม บนทกบญชโดย เดบต บญชเงนสดยอย xx เครดต บญชธนาคาร xx

ตวอยางท 2 บรษท รอยใจ จากด ไดนาระบบเงนสดยอยมาใชในการควบคมเกยวกบเงนสดจาย ไดกาหนดวงเงนสดยอยไว 15,000 บาท ตอ 1 เดอน มรายการเกยวกบเงนสดยอยดงน 25x5 ม.ค. 1 กจการไดจายเชค จานวน 15,000 บาทใหกบผ รกษาเงนสดยอย ม.ค. 2 จายคาพาหนะ 500 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 01 ม.ค. 4 จายคาเครองเขยน 350 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 02 ม.ค. 8 จายคาไปรษณยโทรเลข 120 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 03 ม.ค.12 รบคนสนคา 2,700 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 04 ม.ค.17 จายคาพาหนะ 1,250 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 05 ม.ค.20 จายคาโฆษณา 4,000 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 06 ม.ค.25 จายคาไปรษณยโทรเลข 250 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 07 ม.ค.28 จายคาเครองเขยน 700 บาท ตามใบสาคญจายเลขท 08 ม.ค.31 ผ รกษาเงนสดยอยไดรวบรวมใบสาคญจายเงนสดยอยมาเบกชดเชย กบกจการ จากตวอยาง สามารถบนทกรายการเกยวกบเงนสดยอยในสมดรายวนทวไป เปรยบเทยบความแตกตางทง 2 วธ ไดดงน

67

รายการ

วธวงเงนสดยอยคงท

วธวงเงนสดยอยไมคงท

ม.ค.1 กจการจายเชค กาหนดวง เงนสดยอย15,000 บาท ม.ค.2-28 ผ รกษาเงนสดยอยจาย คาใชจายตาง ๆ

ม.ค.31 ผ รกษาเงนสดยอยนาใบ สาคญจายเงนสดยอยมา เบกชดเชย

เดบต บญช เงนสดยอย 15,000 เครดต บญช ธนาคาร 15,000 กจการไมบนทกบญช แตผ รกษาเงนสดยอย จดทาใบสาคญจายเงนสดยอย ตามคาใชจายทจายออกไป และบนทกความทรงจาไวในสมดเงนสดยอย

เดบต บญชคาพาหนะ 1,750 บญช คาเครองเขยน 1,050 บญช คาไปรษณย- โทรเลข 370 บญช รบคน 2,700 บญช คาโฆษณา 4,000 เครดต บญช ธนาคาร 9,870

เดบต บญช เงนสดยอย 15,000 เครดต บญชธนาคาร 15,000 เดบต บญช คาพาหนะ 1,750 บญช คาเครองเขยน 1,050 บญช คาไปรษณย- โทรเลข 370 บญช รบคน 2,700 บญช คาโฆษณา 4,000 เครดต บญช เงนสดยอย 9,870 เดบต บญช เงนสดยอย 9,870 เครดต บญชธนาคาร 9,870 (อาจเบกชดเชยมากหรอนอยกวาทใชจรงกได ขนอยกบความตองการใชเงนสดยอย )

จากการบนทก บญชเกยวกบระบบเงนสดยอย เปรยบเทยบทง 2 วธ จะเหนถงความแตกตางแลวกจการจะใชวธไหนขนอยกบนโยบายของกจการนน แตปจจบนวธทนยมใชกนวธ วงเงนสดยอยคงท ซงวธนจะเหนวาเปนวธทสามารถตรวจสอบได เนองจากวงเงนสดยอยจะคงทหรอแนนอน เมอผ รกษาเงนสดยอย จายคาใชจายโดยมใบสาคญจายเงนสดยอยเปน หลกฐาน เมอตรวจนบเงนสดยอยในมอคงเหลอ จะตองเทากบวงเงนสดยอยทกาหนด ลบดวย ผลรวมของจานวนเงนทจายตามใบสาคญจายหรอ วงเงนสดยอยทกาหนดเทากบเงนสดยอย คงเหลอในมอ บวกกบ ผลรวมจานวนเงนทจายตามใบสาคญจาย แตถาตรวจสอบแลวไมเปนไปตามนแสดงวามขอผดพลาด ซงเรยกวา มเงนขาดหรอเงนเกนเกดขน ตองแกไขปรบปรงใหถกตอง

68

จากตวอยางสามารถแสดงการบนทกในสมดเงนสดยอยไดดงน

สมดเงนสดยอย

ว.ด.ป. รายการ เลขท ใบ

สาคญ รายรบ

รายการจาย

รวม รายจาย

คาพาหนะ

คาเครองเขยน

ไปรษณย โทรเลข

บญชอน ๆ

ซอบญช เลขทบญช

จานวนเงน

25x5 ม.ค. 1 ม.ค. 2 ม.ค. 4 ม.ค. 8 ม.ค.12 ม.ค.17 ม.ค.20 ม.ค.25 ม.ค.28

รบเงนสดยอย คาพาหนะ คาเครองเขยน คาไปรษณยโทรเลข รบคนสนคา คาพาหนะ คาโฆษณา คาไปรษณยโทรเลข คาเครองเขยน

√ 01 02 03 04 05 06 07 08

15,000

500 350 120 2,700 1,250 4,000 250 700

500

1,250

350

700

120

250

รบคน

คาโฆษณา

2,700

4,000

รวม ยอดยกไป

√

15,000 9,870 5,130

1,750 1,050 370 6,700

15,000 15,000 1,750 1,050 370 6,700

ม.ค.31 ยอดยกมา รบเงนสดยอยชดเชย

√ 

5,130 9,870

สาหรบวธ วงเงนสดยอยคงท สมดเงนสดยอยเปนการบนทกชวยจาของผ รกษาเงนสดยอย วามคาใชจายอะไรบาง จานวนเทาใด เพอนาไปเบกชดเชยเมอถงกาหนด หลงจากเบกชดเชยแลว เงนสดยอยจะมจานวนเทากบทกาหนดไวจากตวอยางน คอ 15,000 บาท สมด เงนสดยอยจะมรายละเอยดตาง ๆ ดงน 1. ชอง วน เดอน ป ใชบนทก วน เดอน ป ทเกดรายการ 2. ชองรายการ บนทกชอบญชทเกดรายการนน 3. ชองเลขทใบสาคญบนทกเลขทใบสาคญจายเงนสดยอยตามเลขททกาหนดไว 4. ชองรายรบ บนทกการรบเงนสดยอยจากกจการ 5. รายการจาย บนทกรายจายทผ รกษาเงนสดยอยจายออกไป ถารายการใดเกดขนบอยกจะเปดบญชนนขนมา เฉพาะแตละบญช จากตวอยางเชน บญชคาพาหนะ คาเครองเขยน คาไปรษณยโทรเลข เปนตน แตวารายจายใดเกดขนไมบอย จะใสไวในชองบญชอน ๆ จากตวอยางเชน บญชรบคน คาโฆษณา เปนตน

69

การเพ มหรอลดวงเงนสดยอย ตามวธ วงเงนสดยอยคงท เงนสดยอยจะคงทตามทกจการกาหนดไว แตเมอ กจการกาหนดวงเงนแลววงเงนนนอาจมากไป หรอ นอยไปจากทจาเปนตองใชกสามารถแกไขได โดย ถากาหนดไวมากไปจะตองลดวงเงนลงตามทตองการ จากตวอยางท 2 กาหนดไว15,000บาท ในปจจบนเหนวา ทกาหนดไวมากไป ตองการทจะลดใหเหลอ 10,000 บาท ในวนท 28 กมภาพนธ 25x5 จะบนทกบญชในสมดรายวนทวไปดงน สมดรายวนทวไป หนา 2

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เดบต เครดต

25x5 ก.พ.

28

บญชธนาคาร บญชเงนสดยอย บนทกลดยอดวงเงนสดยอย

102 101

5,000

-

5,000

-

ในทางตรงขาม ถากาหนด 15,000 บาท แลวไมพอกบรายจายทเกดขนกสามารถขอเพมวงเงนไดในทนสมมตวา วนท 28 กมภาพนธ 25x5 ขอเพมวงเงนเปน 16,000 บาท จะบนทกบญชในสมดรายวนทวไปดงน สมดรายวนทวไป หนา 2

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เดบต เครดต

25x5 ก.พ.

28

บญชเงนสดยอย บญชธนาคาร บนทกเพมวงเงนสดยอย

101 102

1,000

-

1,000

-

จากตวอยางเมอบนทกการลดหรอเพมวงเงนสดยอยในสมดรายวนทวไปแลวกจะผานรายการไปบญชแยกประเภทเงนสดยอย จะทาใหเงนสดยอย มยอดคงเหลอตามทตองการ

70

การปรบปรง ณ วนสนงวดบญช การปรบปรง ณ วนสนงวด จะเกดขนไดเมอกจการใชระบบเงนสดยอย วธ วงเงนสดยอยคงท เนองจากวธนกจการจะบนทกบญช เมอมการเบกชดเชยเงนสดยอย แตตอนจายจรงยงไมไดบนทก ทาใหเมอสนงวดบญช รายจายรายการใดทจายไปแลวยงไมไดเบกชดเชย ซงเรยกวา ใบสาคญจายเงนสดยอยคางเบก กจการกจะยงไมบนทกบญช ทาใหถาไมปรบปรงคาใชจายในงวดบญชนนจะผดไป ผลการดาเนนงาน และฐานะการเงนของกจการจะแสดงผดไปดวย ดงนนจงตองมรายการปรบปรง ณ วนสนงวด โดยการบนทกเพมคาใชจายทเกดขนนนใหถกตองและลดเงนสดยอยลง พรอมกลบรายการปรบปรงในวนตนปถดไป จากตวอยางท 2 สมมต วาในวนท 31 ธนวาคม 25x5 ซงเปนวนสนงวดบญชม คาใชจายอย 3 รายการทยงไมไดเบกชดเชยดงน คาพาหนะ 100 บาท คาไปรษณยโทรเลข 200 บาท คาขนสงเขา 200 บาท รวม 500 บาท

สามารถปรบปรงคาใชจายเงนสดยอยคางเบกชดเชยในวนสนงวดบญชในสมดรายวนทวไปดงน

สมดรายวนทวไป หนา 2

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เดบต เครดต

25x5 ธ.ค.

31

บญชคาพาหนะ บญชคาไปรษณยโทรเลข บญชคาขนสงเขา บญชเงนสดยอย ปรบปรงคาใชจายเงนสดยอยคางเบก

501 502 503 101

100 200 200

- - -

500

-

71

เมอเรมงวดบญชใหมจะบนทกกลบรายการปรบปรงในสมดรายวนทวไปดงน สมดรายวนทวไป หนา 2

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เดบต เครดต

25x6 ม.ค.

1

บญชเงนสดยอย บญชคาพาหนะ บญชคาไปรษณยโทรเลข บญชคาขนสงเขา กลบรายการปรบปรงคาใชจายคางเบก

101 501 502 503

500

-

100 200 200

- - -

ใบสาคญจายเงนสดยอยคางเบกทปรบปรงแลวนใหนาไปเบกชดเชยรวมกบ ใบสาคญจายทเบกชดเชยในเดอนตอไปของงวดบญชใหม สมมต จากตวอยางเดม วนท 31 มกราคม 25x6 ซงเปนวนครบงวดวงเงนสดยอย มรายการจายทเกดขน ในงวดเดอนนดงน คาไปรษณยโทรเลข 500 บาท คาพาหนะ 200 บาท คาขนสงเขา 300 บาท คาเครองเขยน 100 บาท รวม 1,100 บาท

ในวนท 31 มกราคม 25x6 สามารถบนทกการเบกชดเชยเงนสดยอย โดยนา ใบสาคญจายเงนสดยอยทงงวดเดอนทแลวและงวดเดอนนมาเบกชดเชยดงน

72

สมดรายวนทวไป หนา 2

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เดบต เครดต

25x6 ม.ค.

31

บญชคาไปรษณยโทรเลข บญชคาพาหนะ บญชคาขนสงเขา บญชคาเครองเขยน บญชธนาคาร บนทกการเบกชดเชยในงวดเดอนมกราคม

502 501 503 504 102

700 300 500 100

- - - -

1,600

-

เงนขาดและเงนเกนบญช เงนขาดและเงนเกนบญช (cash short and over) เกดขนไดเนองจากจานวนเงนสดทไดตรวจนบไมตรงกบหลกฐานการรบเงนทบนทกไว หลกฐานนอาจไดจาก เครองบนทกรบเงน หรอจากยอดรายงานการขายหรอจากรายงานการรบชาระหนจากลกหน ขอผดพลาดนอาจเกดเนองจาก การทอนเงนใหลกคาผดไป ทาใหมเงนสดคงเหลอเปนตวเงน มากไปหรอนอยไป จากหลกฐานทมอยในกรณเชนน ถากจการไมสามารถหาผ รบผดชอบไดกจการจะตองเปดบญชขนมาหนงบญช เรยกวา บญชเงนขาดและเงนเกน (cash over and short account) สาหรบใชบนทกบญช เมอมเงนขาดหรอเงนเกน ไดดงน ในกรณมเงนเกน คอ มยอดจานวนเงนตามทตรวจนบจรงมากกวายอดจานวนเงนทบนทกบญช ตามหลกฐาน บนทกบญชโดย เดบต บญชเงนสด xx เครดต บญชเงนขาดและเงนเกน xx ในกรณมเงนขาด คอ มยอดจานวนเงนตามทตรวจนบจรงนอยกวา ยอดจานวนเงนทบนทกบญชตามหลกฐานบนทกบญชโดย เดบต บญชเงนขาดและเงนเกน xx เครดต บญชเงนสด xx

73

ตวอยาง เชน จากการตรวจนบเงนสดรบจากการขายสนคาประจาวนมยอดจานวน 12,500 บาทแตเงนสดตามทเครองบนทกรบเงนบนทกไวมยอด 12,450 บาท จากตวอยางน เรยกวามเงนเกนอยเทากบ 50 บาท บนทกบญชโดย

เดบต บญชเงนสด 12,500 เครดต บญชขาย 12,450 บญชเงนขาดและเงนเกน 50

ในทางตรงกนขาม ถาการตรวจนบเงนสดรบจากการขายสนคามยอด 12,450 บาท แตเงนสด ตามทเครองบนทกรบเงนมยอด 12,500 บาท อยางนเรยกวามเงนขาดอยเทากบ 12,500 – 12,450 = 50 บาท บนทกบญชโดย เดบต บญชเงนสด 12,450 บญชเงนขาดและเงนเกน 50 เครดต บญชขาย 12,500 ในวนสนงวดบญช บญชเงนขาดและเงนเกนทมยอดคงเหลอทางดานเดบต จะถอเปนคาใชจายอน ๆ แตถามยอดคงเหลอทางดานเครดต จะถอเปนรายไดอน ๆ แสดงอยในงบกาไรขาดทน ในระบบเงนสดยอย เงนขาดหรอเงนเกนเกดขนได ถาเงนสดคงเหลอบวกกบรายจายตามใบสาคญจายในงวดไมเทากบวงเงนสดยอยทตงไวกจะบนทกปรบปรงเชนเดยวกน

เงนฝากธนาคาร ตามหลกของการควบคมภายในเกยวกบเงนสด เมอมการรบเงนสดทไดรบจะตองนาฝากธนาคารทกวน และการจายคาใชจายทกรายการใหจายเปนเชคทกครง นอกเสยจากคาใชจาย เลก ๆ นอย ๆ กจะใชระบบเงนสดยอยมาควบคมการจายคาใชจายตามทกลาวแลวขางตน เงนฝากธนาคาร จะม 3 ประเภทดงน 1. เงนฝากประเภทออมทรพยหรอสะสมทรพย (saving deposit account) เปนบญชเงนฝากประเภททตองใชสมดคฝากเปนหลกฐานในการฝากเงนและถอนเงน ถงแมปจจบนจะมระบบ ATM (automatic teller machine) ในการฝาก – ถอนได แตตองนาสมดคฝากไปลงรายการเพอเปนหลกฐานอกครงดวย เปนบญชเงนฝากธนาคารทมดอกเบยแตไมตองเสยภาษดอกเบย การฝากและถอนไมมระยะเวลากาหนดแนนอน 2. เงนฝากประเภทประจา (fixed deposit account) เปนบญชเงนฝากประเภททตองใชสมดคฝากในการฝากและถอนเชนกน แตมกาหนดเวลาทแนนอนหากไมฝากหรอถอนตาม

74

กาหนดจะไมไดรบดอกเบยตามธนาคารกาหนดไว กาหนดเวลาในการฝากอาจจะเปน 3 เดอน 6 เดอน และ 12 เดอน หรอ 1 ป เปนตน ดอกเบยทไดรบจากเงนฝากประเภทประจาจะตองเสยภาษโดยธนาคารจะหกภาษ ณ ทจายไว 3. เงนฝากประเภทกระแสรายวน (current account) เปนบญชเงนฝากทไมมสมด คฝาก และไมมดอกเบย เมอจะฝากเงนกจการจะตองเขยนใบนาฝาก หรอเมอจะถอนเงนกจการจะตองสงจายเชค เงนฝากประเภทนมกจะมขอจากด ธนาคารจะพจารณารบฝากเฉพาะผฝากทเขาเงอนไขทธนาคารกาหนด รายการตาง ๆ ทเกดขนในแตละเดอนจะมจานวนมากดงนนทก ๆ สนเดอน ธนาคารจะสงใบแจงยอด หรอรายงานของธนาคาร (bank statement) มาใหผ ฝากเพอใหผฝากทราบและตรวจสอบรายการทางดานธนาคารทบนทกไว

งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร (bank reconciliation statement) หรองบพสจนยอดเงนฝากธนาคาร หรองบเปรยบเทยบยอดเงนฝากธนาคาร คอ รายงานทางการเงน ทกจการจดทาขนเพออธบายหรอพสจนความถกตองของยอดคงเหลอในบญชเงนฝากธนาคารประเภทกระแสรายวน ตามสมดบญชของกจการกบตามใบแจงยอดธนาคารวา แตกตางกนเพราะสาเหตใด หลงจากทาการปรบปรงหรอกระทบยอดแลวดวยสาเหต ของความแตกตาง จะตองตรงกน การทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร จะทาเมอกจการม เงนฝากประเภท กระแสรายวน เมอกจการไดรบใบแจงยอดจากธนาคารแลว ไปเปรยบกบสมดเงนสดรบและสมดเงนสดจายหรอสมดเงนฝากธนาคารของกจการทบนทกไว แลวมยอดคงเหลอไมตรงกน ซงโดยสวนมากแลว จะไมคอยตรงกน เนองจากสาเหตดงตอไปน 1. รายการท กจการบนทกแลว แตธนาคารยงไมไดบนทกบญช รายการทกจการบนทกแลว แตธนาคารยงไมไดบนทกบญช ไดแก(อรณ อยางธารา,และคนอนๆ, 2547, หนา 5-4) 1.1 รายการเงนฝากระหวางทาง (deposit in transit) หมายถง รายการเงนฝากทกจการบนทกเพมยอดเงนฝากแลว แตธนาคารยงไมไดบนทกเนองจากกจการนาฝากเงนไมทนเวลาทธนาคารกาหนด เชน นาเชคของลกคามาฝากธนาคารไมทนเวลาทกาหนด หรอ กจการอาจนาเงนมาฝากธนาคารใกลวนสนเดอนซงธนาคารปดบญชไปแลว ทาใหธนาคารตองบนทกการฝากเงนของกจการในวนถดไปซงเปนงวดบญชใหมในเดอนหนา ทาใหการฝากเงนของกจการเดอนนไมปรากฏในใบแจงยอดของธนาคาร ทาใหยอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการมยอดมากกวายอดเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคาร

75

1.2 รายการ เช ค คางจาย (outstanding checks) หมายถง เชคทกจการ สงจายใหบคคลภายนอกไปแลวและไดบนทกลดยอดเงนฝากธนาคารของกจการแลว แตผ รบเชคยงไมไดนาเชคไปขนเงนกบธนาคาร ธนาคารจงยงไมไดบนทกลดยอดเงนฝากธนาคารของกจการ ทาใหยอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการมยอดนอยกวายอดเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคาร

2. รายการท ธนาคารบนทกบญชแลวแตกจการยงไมไดบนทก รายการทธนาคารบนทกบญชแลว แตกจการยงไมไดบนทกบญชไดแก 2.1 รายการเช คคน (returned checks) หมายถง เชคของลกคาทกจการนา

ฝากธนาคารบนทกการฝาก ในสมดบญชของกจการแลว และธนาคารไดบนทกการรบฝาก เรยบรอยแลว ตอมาธนาคารไมสามารถเรยกเกบเงน ตามเชคไดเนองจากเชคไมมเงน เรยกวา เชคขาดความเชอถอ หรอมเงนแตไมพอ ธนาคารไดบนทกลดยอดเงนฝากธนาคารของกจการออกแลว แตกจการไมทราบ จงยงไมไดบนทกทาใหยอดเงนฝากตามใบแจงยอดของธนาคารนอยกวายอดเงนฝาก ตามสมดบญชของกจการ

2.2 รายการท ธนาคารบนท กเพ มยอดเงนฝากใหกจการแลวแตยงไมไดแ จงใหกจการทราบ เชน รายการทธนาคารเกบเงนตามตวเงนรบใหกจการ เปนตน ทาใหยอดเงนฝากตามใบแจงยอดของธนาคารมากกวา ยอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการ

2.3 รายการท ธนาคารบนท กลดยอดเงนฝากของกจการแลว แตยงไมไดแจงให กจการทราบ รายการนเกดขนเนองจากกจการใชบรการของธนาคาร ไดแก รายการทใหธนาคารจายเงนตามตวเงนจายให ดอกเบยจายทเกดจากกจการใชบรการเงนเบกเกนบญช คาใชจาย ๆ ทกจการเสยผาน ธนาคาร เชน คานา คาไฟฟา คาโทรศพท เปนตน และคาธรรมเนยมตาง ๆ ทาใหยอดเงนฝากตามใบแจงยอดของธนาคารนอยกวา ยอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการ

3. รายการท ก จการหรอธนาคารลงรายการผดพลาดในบญชเงนฝากธนาคาร

รายการทกจการหรอธนาคารลงรายการผดพลาดในบญชเงนฝากธนาคารมดงน 3.1 รายการท ก จการบนทกบญชไวผดพลาด ไดแก 3.1.1 กจการบนทกการฝากเงนไวสงไป ทาใหยอดเงนฝากตามสมดบญช

ของกจการมากกวา ยอดเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคาร 3.1.2 กจการบนทกการฝากเงนไวตาไป ทาใหยอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการนอยกวายอดเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคาร

76

3.1.3 กจการบนทกการจายเชคไวสงไป ทาใหยอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการนอยกวา ยอดเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคาร 3.1.4 กจการบนทกการจายเชคไวตาไป ทาใหยอดเงนฝาก ตามสมดบญชของกจการมากกวา ยอดเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคาร 3.2 รายการท ธนาคารบนท กบญชไวผดพลาด ไดแก ธนาคารนาเชคของผ อนมาหกบญชของกจการ ทาใหเงนฝากตามใบแจงยอดธนาคารนอยกวายอดเงนฝากตามสมดบญชของกจการ

ขนตอนการทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารและการหาสาเหต ขอแตกตาง

1. ขนตอนการทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร การทางบกระทบยอดเงนฝาก กจการจะตองเปนผ จดทาหลงจากรบใบแจงยอดเงนฝากธนาคารโดย 1.1 ตรวจสอบยอดคงเหลอปลายเดอน ของบญชเงนฝากธนาคารของกจการตามใบแจงยอดของธนาคารวาตรงกนหรอไม 1.2. เมอตรวจสอบแลวถายอดคงเหลอตรงกน แสดงวาถกตองตามนนแตถาตรวจสอบแลวยอดคงเหลอไมตรงกนตองหาสาเหตททาใหยอดคงเหลอไมตรงกน เพอทางบกระทบยอด เงนฝากธนาคารตอไป

2. การหาสาเหตขอแตกตาง การหาสาเหตขอแตกตางมขนตอนดงน

2.1 ตรวจสอบรายการคงคางทธนาคารยงไมไดบนทกเมอเดอนกอนหรอตรวจสอบสาเหตขอแตกตางในงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารของเดอนกอนกบใบแจงยอดเงนฝากธนาคารของเดอนปจจบนวาไดบนทกรายการไวในเดอนปจจบนไวถกตองตรงกนหรอยงถาถกตองตรงกนแลวใหทาเครองหมายเปนสญลกษณไว รายการใดทยงบนทกไมตรงกนใหถอเปนสาเหตขอแตกตางของเดอนปจจบนตอไป 2.2 เปรยบเทยบรายการฝากเงนตามใบแจงยอดธนาคารดานเครดตกบรายการนาเงนฝากธนาคารของกจการดานเดบตของบญชเงนฝากธนาคาร รายการใดทตรงกนใหนาเครองหมายเปนสญลกษณไวทงทางดานธนาคารและกจการรายการใดไมตรงกนใหถอเปนสาเหตขอแตกตาง

77

2.3 เปรยบเทยบรายการถอนเงนตามใบแจงยอดดานเดบตกบรายการสงจายเชคของกจการดานเครดตของบญชเงนฝากธนาคาร รายการใดทตรงกนใหทาเครองหมายเปนสญลกษณไวทงดานธนาคารและกจการ รายการใดไมตรงกนใหถอเปนสาเหตขอแตกตาง 2.4 ใหตรวจสอบรายการททางดานกจการบนทกบญชไวแตทางดานธนาคารยงไมไดบนทกบญชไวและรายการททางดานธนาคารบนทกบญชไว แตทางดานกจการไมไดบนทกบญชไวไดแกรายการทไมไดทาเครองหมายเปนสญลกษณไวถามใหถอเปนสาเหตขอแตกตาง 2.5 สรปสาเหตขอแตกตางทงหมด เพอทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารตอไป

วธ การทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร งบกระทบยอดเงนฝากธนาคารจดทาได 3 วธ ดงน วธท 1 การกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดของธนาคารไปหายอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ ซงเปนวธทนยมใชกน วธท 2 การกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการไปหายอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดของธนาคาร วธท 3 การกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารและกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการไปหายอดเงนฝากทถกตองวธนจะจดทาเปน 2 สวนคอ สวนท 1 จะทาการกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารไปหายอดเงนฝากธนาคารทถกตอง สวนท 2 จะทาการกระทบยอด จากยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของ กจการไปหายอดเงนฝากธนาคารทถกตอง ผลของการทางบกระทบยอดวธนจะไดยอดเงนฝากทถกตองเทากน เปนวธทนยมกนโดยทวไปอกวธหนง

สามารถแสดงแบบฟอรมของงบกระทบยอดแตละวธไดดงน

78

วธ ท 1 บรษท………………………..

งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท ………………..

(หนวย : บาท) ยอดเงนฝากคงเหลอ ตามใบแจงยอดธนาคาร xx บวก เงนฝากระหวางทาง xx

คาธรรมเนยมธนาคาร xx คาใชจายตาง ๆ ทธนาคารหกบญช xx เชคคน xx จานวนเงนทกจการบนทกการฝากสงไป xx จานวนเงนทกจการบนทกสงจายเชคตาไป xx เชคของกจการอนทธนาคารนามาหกบญชผด xx ตวเงนจายทกจการใหธนาคารจายเงนให xx xx รวม xx

หก เชคคางจาย xx ตวเงนรบทกจการใหธนาคารเกบเงนให xx

จานวนเงนทกจการบนทกฝากตาไป xx จานวนเงนทกจการสงจายเชคสงไป xx xx

ยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ xx

79

วธ ท 2 บรษท………………………..

งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท ………………..

(หนวย : บาท) ยอดเงนฝากคงเหลอ ตามสมดบญชของกจการ xx บวก เชคคางจาย xx

ตวเงนรบทกจการใหธนาคารเกบเงนให xx จานวนเงนทกจการบนทกฝากตาไป xx จานวนเงนทกจการบนทกจายเชคสงไป xx xx รวม xx

หก เงนฝากระหวางทาง xx คาธรรมเนยมธนาคาร xx คาใชจายตางๆ ทธนาคารหกบญช xx

เชคคน xx จานวนเงนทกจการบนทกฝากสงไป xx

จานวนเงนทกจการบนทกจายเชคตาไป xx เชคของกจการอนทธนาคารนามาหกบญชผด xx ตวเงนรบทกจการใหธนาคารเกบเงนให xx xx

ยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร xx

80

วธ ท 3 บรษท………………………..

งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท ………………..

(หนวย : บาท) ยอดเงนฝากคงเหลอ ตามใบแจงยอดธนาคาร xx บวก เงนฝากระหวางทาง xx

เชคของกจการอนทธนาคารนามาหกบญชผด xx xx รวม xx

หก เชคคางจาย xx ยอดเงนฝากคงเหลอ ทถกตอง xx

ยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชกจการ xx บวก ตวเงนรบทกจการใหธนาคารเรยกเกบเงนให xx

จานวนเงนทกจการบนทกการฝากตาไป xx จานวนเงนทกจการบนทกสงจายเชคสงไป xx xx รวม xx

หก คาธรรมเนยมธนาคาร xx เชคคน xx คาใชจายตาง ๆ ทธนาคารหกบญช xx

จานวนเงนทกจการบนทกฝากสงไป xx จานวนเงนทกจการบนทกสงจายเชคตาไป xx

ตวเงนจายทกจการใหธนาคารจายเงนให xx xx ยอดเงนฝากคงเหลอทถกตอง xx

81

ตวอยางท 3 บรษท สขจตร จากด ตองการทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารงวดเดอน พฤศจกายน 25x4 โดยมขอมลดงน

บรษท สขจตร จากด งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท 31 ตลาคม 25x4

ยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร 356,000 บวก เงนฝากระหวางทาง 44,000 รวม 400,000 หก เชคคางจาย : # 1147 450 (1)

# 1773 60,000 60,450 ยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ 339,550

บญชเงนฝากธนาคาร

25x4 พ.ย. 1 ยอดยกมา 339,550

5 ฝาก 20,000

17 ฝาก 354,000

25 ฝาก 625,000 30 ฝาก 147,000 (2) 1,485,550

25x4 พ.ย. 6 เชค # 4234 14,500 (1)

10 เชค # 4235 386,000 15 เชค # 4236 92,000 (1)

20 เชค # 4347 56,000 30 ยอดยกไป 937,050 1,485,550

82

ใบแจงยอดเงนฝากธนาคาร

วนท รายการ ถอน ฝาก คงเหลอ 25x4

พ.ย. 1 1

5 6 17 18 25 26 28 30

ยอดยกมา ฝาก ฝาก เชค # 1773 ฝาก เชค # 4235 ฝาก เชคคน เชค # 4347 คาธรรมเนยม

60,000

386,000

50,000 (3)

56,000 1,000 (4)

44,000

20,000

354,000

625,000

356,000 400,000 420,000 360,000 714,000 328,000 953,000 903,000 847,000 846,000

จากตวอยาง ทากระทบยอดเงนฝากธนาคาร ไดตามขนตอนตามทกลาวแลวดงน 1. ตรวจสอบยอดคงเหลอเงนฝากธนาคารของกจการจากบญชเงนฝากธนาคารไดเทากบ 937,050 บาท และตรวจสอบยอดคงเหลอ เงนฝากธนาคารตามใบแจงยอดธนาคารไดเทากบ 846,000 บาท ซงไมตรงกน 2. จากขอ1เมอยอดเงนฝากคงเหลอไมตรงกนตองมาหาสาเหตขอแตกตาง ตามขนตอนตาง ๆ ตามทกลาวมาแลวขางตน โดยรายการใดทบนทกถกตองตรงกนทงทางดาน กจการและธนาคารจะใสเครองหมายถก ()ไวดานหลงตวเลขนน รายการใดบนทกไมตรงกน ถอเปนสาเหตขอแตกตาง จะใสเปนหมายเลขในวงเลบ เปนหวขอ ขอแตกตางไวหลงรายการนน จากตวอยางสามารถสรปสาเหตขอแตกตางไดดงน 1) เชคสงจายทผ รบยงไมนาไปขนเงน ซงเรยกวาเชคคางจาย มทงหมด 3 ฉบบคอ เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 รวม 106,950

83

2) เงนฝากระหวางทาง เปนเงนฝากธนาคารทกจการบนทกการฝาก เมอ 30 พฤศจกายน 25x4 แตธนาคารยงไมไดบนทกบญช จานวน 147,000 บาท 3) เชคคนเปนเชคทนาฝากแลวธนาคารหกบญชเนองจากเรยกเกบเงนไมได กจการยงไมไดบนทกรายการหกนจานวน 50,000 บาท 4) คาธรรมเนยมธนาคาร ซงเปนรายการทธนาคารบนทกไวแลว แตกจการยงไมไดบนทกบญชจานวน 1,000 บาท 3. จากขนตอนท 1 และขนตอน 2 สามารถทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารโดยยดหลกวา กระทบยอดจากไหนใหเอายอดนนตง กระทบไปหายอดใดใหยด การบนทกของดานนนเปนหลกเกณฑ โดยดจากสาเหตขอแตกตางทได มาทาการกระทบยอด (บวกหรอหก) หลงจากทาการกระทบยอดเสรจแลวจะไดยอดเทากบยอดทกระทบไปหานน

วธ ท 1 เปนการกระทบยอดเงนฝากธนาคารจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารไปหายอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ

จากหลกเกณฑวธนจะตองนายอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารเปนตวตง แลวพจารณาสาเหตขอแตกตางทหาไดทง 4 รายการโดยยดดานกจการบนทกบญชไวเปนเกณฑ จากการพจารณาแลวพบวา สาเหตขอแตกตางทง 4 รายการจากตวอยางท 3 สามารถนาไปกระทบยอดไดดงน

รายการท 1 เชคคางจาย เปนรายการหก เพราะกจการบนทกลดยอดแลว รายการท 2 เงนฝากระหวางทางเปนรายการบวก เพราะกจการบนทกเพม ยอดแลว รายการท 3 เชคคนเปนรายการบวก เพราะกจการยงไมไดบนทกลดยอดเงน ฝากทางดานกจการ รายการท 4 คาธรรมเนยมธนาคารเปนรายการบวก เพราะกจการยงไมได บนทกลดยอดเงนฝากทางดานกจการ

หลงจากการพจารณาแลวสามารถทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารสาหรบเดอน พฤศจกายน 25x4 ของบรษทสขจตร จากด วธท 1 ไดดงน

84

บรษท สขจตร จากด งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท 30 พฤศจกายน 25x4

(หนวย : บาท) ยอดเงนฝากคงเหลอ ตามใบแจงยอดธนาคาร 846,000 บวก เงนฝากระหวางทาง 147,000

เชคคน 50,000 คาธรรมเนยมธนาคาร 1,000 198,000 รวม 1,044,000

หก เชคคางจาย :- เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 106,950 ยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ 937,050

จากวธท 1 หลงจากทาการกระทบยอดเงนฝากธนาคารจะไดยอดเงนฝากธนาคารคงเหลอตามสมดบญชของกจการ เทากบยอดทไดตรวจสอบจากบญชเงนฝากธนาคารของกจการคอ จานวน 937,050 บาท แสดงวาถกตอง

วธ ท 2 เปนการกระทบยอดเงนฝากธนาคารจากยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ ไปหายอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร จากหลกเกณฑ วธน จะตองนายอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการเปน ตวตง แลวพจารณาสาเหตขอแตกตางทง 4 รายการ เหมอนเดม โดยยดดานธนาคารบนทกบญชไวเปนเกณฑ จากการพจารณาแลวพบวาสาเหตขอแตกตางทง 4 รายการจากตวอยางท 3 จะสามารถนาไปกระทบยอดไดดงน

รายการท 1 เชคคางจาย เปนรายการบวก เพราะธนาคารยงไมไดบนทกลด เงนฝากดานธนาคาร รายการท 2 เงนฝากระหวางทางเปนรายการหก เพราะธนาคารยงไมไดบนทก

เพมยอดเงนฝากดานธนาคาร รายการท 3 เชคคนเปนรายการหก เพราะธนาคารบนทกลดยอดแลว รายการท 4 คาธรรมเนยมธนาคารเปนรายการหกเพราะธนาคารบนทกลดยอดแลว

85

หลงจากการพจารณาแลว สามารถทางบกระทบยอดเงนฝาก ธนาคารสาหรบเดอนพฤศจกายน 25x4 ของบรษท สขจตร จากด วธท 2 ไดดงน

บรษท สขจตร จากด งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท 30 พฤศจกายน 25x4 (หนวย : บาท)

ยอดเงนฝากคงเหลอ ตามตามสมดบญชของกจการ 937,050 บวก เชคคางจาย :- เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 106,950 รวม 1,044,000 หก เงนฝากระหวางทาง 147,000

เชคคน 50,000 คาธรรมเนยมธนาคาร 1,000 198,000

ยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร 846,000

จากวธท 2 จะเหนไดวาจะทาตรงขามกบวธท 1 และหลงจากทางบกระทบยอด คงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารเทากบยอดทตรวจสอบตามใบแจงยอดธนาคาร คอ จานวน 846,000 บาท แสดงวาถกตอง วธ ท 3 เปนการกระทบยอดเงนฝากธนาคาร จากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารและยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการไปหายอดเงนฝากทถกตองโดยแบงเปน 2 สวน คอ สวนท 1 จะทาการกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร ไปหายอดเงนฝากธนาคารทถกตอง

จากหลกเกณฑ ในสวนนจะตองนายอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคารเปนตวตง แลวพจารณาสาเหตขอแตกตางทง 4 รายการ โดยพจารณาวา ธนาคารทาถกตองหรอไม ถารายการใดทาถกตองแลว กไมตองนามากระทบยอด รายการใดทาไมถก กนามากระทบยอดโดยดวาควรจะบวกหรอหกจงจะถกตอง จากการพจารณาแลวพบวาสาเหตขอแตกตาง 4 รายการ จะสามารถนาไปกระทบยอดในสวนท 1 ไดดงน

86

รายการท 1 เชคคางจาย เปนรายการหก เพราะทถกตองธนาคารตองจายออกไปเพยงแตยงไมไดจายเพราะผ รบยงไมไดนามาขนเงน

รายการท 2 เงนฝากระหวางทางเปนรายการบวก เพราะทถกตองจะตองบนทก การฝากแลวแตธนาคารยงไมไดบนทกอาจจะเนองมาจากเปนการฝากปลายเดอน

รายการท 3 เชคคนรายการนไมกระทบยอดเนองจากธนาคารทาถกตองแลว รายการท 4 คาธรรมเนยมธนาคารรายการนไมนามากระทบยอดเนองจาก

ธนาคารทาถกตองแลว สวนท 2 จะทาการกระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการไป

หายอดเงนฝากธนาคารทถกตอง จากหลกเกณฑในสวนน จะตองนายอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการเปนตวตงแลวพจารณาสาเหตขอแตกตางทง 4 รายการ โดยพจารณาวากจการทาถกตองหรอไมถารายการใดทาถกตองแลวกไมตองนามากระทบยอด รายการใดทาไมถกกนามากระทบยอด โดยดวาควรจะบวกหรอหกจงจะถกตอง จากการพจารณาแลวพบวา สาเหตขอแตกตาง 4 รายการ จะสามารถนาไปกระทบยอดในสวนท 2 ไดดงน

รายการท 1 เชคคางจายรายการนไมนามากระทบยอดเนองจากกจการทาถกตองแลว

รายการท 2 เงนฝากระหวางทางรายการนไมนามากระทบยอดเนองจากกจการทาถกตองแลว

รายการท 3 เชคคนเปนรายการหก เพราะทถกตองกจการตองบนทกลดยอดเงนฝากธนาคารเนองจากเชคทนาฝากไมมเงนหรอขาดความเชอถอแตยงไมไดบนทกเพราะยงไมทราบ

รายการท 4 คาธรรมเนยมธนาคารเปนรายการหก เพราะทถกตองกจการตองบนทกลดยอดเงนฝากเนองจาก ธนาคารคดคาธรรมเนยมกบกจการและหกยอดเงนฝากของกจการดานธนาคารไปแลว

หลงจากพจารณาแลวสามารถทางบกรทบยอดเงนฝากธนาคาร สาหรบเดอนพฤศจกายน 25x4 ของบรษท สขจตร จากด วธท 3 ดงน

87

บรษท สขจตร จากด งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท 30 พฤศจกายน 25x4

(หนวย : บาท) ยอดเงนฝากคงเหลอ ตามใบแจงยอดธนาคาร 846,000 บวก เงนฝากระหวางทาง 147,000 รวม 993,000 หก เชคคางจาย :- เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 106,950 ยอดเงนฝากคงเหลอทถกตอง 886,050 ยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ 937,050 หก เชคคน 50,000 คาธรรมเนยมธนาคาร 1,000 51,000 ยอดเงนฝากคงเหลอทถกตอง 886,050 จากวธท 3 จะเหนไดวา จะตางจาก 2 วธแรก ซงการกระทบยอดจะไมไดยดความถกตอง แตจะยดดานททาการกระทบยอดไปหาสวนวธท 3 จะยดความถกตอง หลงจากกระทบยอดแลวจะไดยอดคงเหลอทถกตองเทากน คอ 886,050 บาท

รายการปรบปรง รายการปรบปรงเปนขนตอนสดทายของการทางบกระทบยอดจะทาการปรบปรงทางดานของกจการโดยพจารณาจากสาเหตขอแตกตางทกจการยงบนทกไมถกหรอยงไมไดบนทก นามาปรบปรงบนทกใหถกตองสามารถพจารณาจากงบกระทบยอด วธท 3 สวนท 2 ชวยไดเพราะแสดงใหเหนถงรายการทกจการยงไมไดบนทกหรอบนทกไวไมถกตองนามาปรบปรงดงน

1. รายการสาเหตขอแตกตางทเปนรายการบวก จะเปนรายการทตองเพมยอดเงนฝากธนาคารของกจการจงจะถกตอง จะปรบปรงโดย เดบต บญชธนาคาร xx เครดต บญชตาง ๆ ทเกยวของ xx 2. รายการสาเหตขอแตกตางทเปนรายการหกจะเปนรายการทตองลดยอดเงนฝากธนาคารของกจการจงจะถกตอง จะปรบปรงโดย

88

เดบต บญชตาง ๆ ทเกยวของ xx เครดต บญชธนาคาร xx

จากตวอยางท 3 มรายการทถกตองปรบปรงดานกจการอย 2 รายการ คอ เชคคน และคาธรรมเนยมธนาคาร เปนรายการหกทง 2 รายการ สามารถบนทกปรบปรงในสมดรายวนทวไปไดดงน สมดรายวนทวไป หนา1

ว.ด.ป. รายการ เลขทบญช

เดบต เครดต

25x4

พ.ย.

พ.ย.

30 30

บญชลกหน บญชธนาคาร บนทกลดยอดธนาคารเนองจากเชคคน บญชคาธรรมเนยมธนาคาร บญชธนาคาร บนทกลดยอดธนาคารเนองจากมคาใชจาย

103 102

505

50,000

1,000

-

-

50,000

1,000

-

-

งบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช ในการเปดบญชประเภทกระแสรายวน กจการอาจตกลงกบทางธนาคารเพอขอเบกเงนเกนบญชได เมอกจการเบกเงนเกนกวาจานวนเงนฝากทมอย ยอดเงนฝากธนาคาร กจะเปลยนสภาพเปนยอดเงนเบกเกนบญช ปรากฏยอดทางดานเครดต ของบญชเงนฝากธนาคารของกจการ แตจะปรากฏทางดานเดบตตามใบแจงยอดเงนฝากธนาคาร เมอมเงนเบกเกนบญชและยอดเงนเบกเงนบญชไมตรงกนระหวางทางดานกจการกบธนาคาร กจการกจะตองทางบกระทบยอดเงนเบกเกนบญชเชนเดยวกน การทางบกระทบยอดเงนเบกเกนบญชมขนตอนการทาเหมอนกบงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารทกขนตอนเพยงแตตางกนตรงรายการ สาเหตขอแตกตางทนามากระทบยอด ดงน

1.รายการสาเหตขอแตกตางใดทเปนรายการบวก ในงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารจะเปนรายการหก ในงบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช

89

2.รายการสาเหตขอแตกตางใดทเปนรายการหกในงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารจะเปนรายการบวกในงบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช

ตวอยางท 4 จากตวอยางท 3 สมมตวา บรษท สขจตร จากด มยอดเงนเบกเกนบญชตามใบแจงยอดธนาคารจานวน 341,050 บาทและตามสมดบญชของกจการ จานวน 250,000 บาท สวนสาเหตขอแตกตางยงคงเปนรายการเดม จากตวอยางสามารถ ทางบกระทบยอดเงนเบกเกนบญชทง 3 วธไดดงน วธ ท 1

บรษท สขจตร จากด งบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช ณ วนท 30 พฤศจกายน 25x4

(หนวย : บาท)

ยอดเงนเบกเกนบญชตามใบแจงยอดธนาคาร 341,050 บวก เชคคางจาย :- เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 106,950 รวม 448,000 หก เงนฝากระหวางทาง 147,000

เชคคน 50,000 คาธรรมเนยมธนาคาร 1,000 198,000

ยอดเงนเบกเกนบญชตามสมดของกจการ 250,000

90

วธ ท 2 บรษท สขจตร จากด

งบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช ณ วนท 30 พฤศจกายน 25x4

(หนวย : บาท) ยอดเงนเบกเกนบญชตามสมดของกจการ 250,000 บวก เงนฝากระหวางทาง 147,000

เชคคน 50,000 คาธรรมเนยมธนาคาร 1,000 198,000

รวม 448,000 หก เชคคางจาย :- เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 106,950 ยอดเงนเบกเกนบญชตามใบแจงยอดธนาคาร 341,050 วธ ท 3

บรษท สขจตร จากด งบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช ณ วนท 30 พฤศจกายน 25x4

(หนวย : บาท) ยอดเงนเบกเกนบญชตามใบแจงยอดธนาคาร 341,050 บวก เชคคางจาย :- เชค # 1147 450 เชค # 4234 14,500 เชค # 4236 92,000 106,950 รวม 448,000 หก เงนฝากระหวางทาง 147,000 ยอดเงนเกนบญชทถกตอง 301,000

91

ยอดเงนเบกเกนบญชตามสมดบญชของกจการ 250,000 บวก เชคคน 50,000

คาธรรมเนยมธนาคาร 1,000 51,000 ยอดเงนเบกเกนบญชทถกตอง 301,000

จะเหนไดวางบกระทบยอด เงนเบกเกนทง 3 วธทาเหมอนงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารทกอยาง ตางกนทเครองหมายบวกและหกเทานน ทงนเนองมาจากหลกเกณฑตามหลกคณตศาสตร เพราะจากการทยอดเงนเบกเกนบญชจะตดลบอย เมอทาการกระทบยอดดวย รายการ สาเหตขอแตกตาง ถารายการนนตองกระทบยอดโดยการบวกตามหลกคณตศาสตร เมอบวกกบลบ บวก กนตองหกกนจงไดยอดทหกกนแสดงออกมา สวนรายการทตองกระทบยอดโดยการหกตามหลกคณตศาสตร เมอลบกบลบ หก กนตองบวกกนจงไดยอดทบวกกนแสดงออกมาสวนในเรองรายการปรบปรงจะไมมอะไรแตกตางจะทาเหมอนงบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร

สรป เงนสดเปนสนทรพยหมนเวยนประเภทหนงทสาคญตอกจการ เหมาะเปน สนทรพยสรางสภาพคลองใหกจการใหดาเนนงานอยางมประสทธภาพ เงนสดจะรวมถงรายการเทยบเทาเงนสด เชน เงนฝากธนาคาร ธนาณต ตวแลกเงนธนาคาร เชค ดราฟ เปนตน เมอเงนสดเปนสนทรพยทสาคญดงนน การบรหารเงนสดสวนใหญ จะเนนทการควบคมภายในเกยวกบ เงนสด เพอปองกนไมใหเกดการทจรตและสญหาย หลกของการควบคมภายใน ถาเปนเงนสดรบ การรบเงนสดจะตองมหลกฐานใบสาคญการรบเงน และตองนาฝากธนาคารทนท ถาเปนเงนสดจาย การจายเงนสดควรจายเปนเชค แตถาจายจานวนนอยจะใชระบบเงนสดยอย การจายเชคเพอใหมหลกฐานการจาย ซงการทจะจายเชคได ตองมเงนฝากประเภทกระแสรายวน และเมอใดทเงนฝากธนาคารตามยอดของกจการและธนาคารไมตรงกน กจการกสามารถตรวจสอบหาสาเหตและความถกตองไดโดยใชงบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร หรองบกระทบยอดเงนเบกเกนบญช ซงกจการจะมวธทจดทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารและ เงนเบกเกนบญชอย 3 วธคอ

1. กระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดไปหายอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการ

2. กระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอของกจการไปหายอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอด ธนาคาร

3. กระทบยอดจากยอดเงนฝากคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร และยอดเงนฝากคงเหลอตามสมดบญชของกจการไปหายอดเงนฝากทถกตอง

92

แบบฝกหดทายบท

1. จงอธบายความหมายของคาวา “เงนสด”ทางการบญช ประกอบดวยรายการอะไรบาง 2. จงอธบายหลกการควบคมภายในเกยวกบเงนสดและการควบคมภายในทดควรเปนอยางไร 3. จดมงหมายในการทางบกระทบยอดเงนธนาคารคออะไร สาเหตททาใหยอดเงนในบญชของ

ธนาคารและของกจการไมเทากนมอะไรบาง 4. ใหอธบายลาดบขนตอนในการทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร 5. เงนสดยอยหรอเงนทดรองจายคออะไร มประโยชนอยางไร 6. จงอธบายขอแตกตางการบนทกรายการในสมดเงนสด 2 ชอง และสมดรายวนทวไป 7. อธบายระบบเงนสดยอยทเรยกวา วงเงนสดยอยคงท(imprest system) มาพอเขาใจ 8. วธหายอดทถกตองในการทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร มรายการใดบางทจะนาไปบวก

ยอดเงนตามรายงานธนาคาร และหก ยอดเงนตามรายงานธนาคาร 9. รายการประเภทใดบางทจะตองปรบปรงหลงจากทางบกระทบยอดเงนฝากธนาคารแลว 10. งบกระทบยอดเงนเบกเกนบญชธนาคารตางกบงบกระทบยอดเงนฝากธนาคารอยางไร 11. รานประกายรงมขอมลเกยวกบยอดคงเหลอของเดอน มนาคม 25x6 ดงน 25x6 ม.ค. 1 ยอดคงเหลอยกมาเงนสด 37,500 บาท เงนฝากธนาคาร 60,000 บาท ม.ค. 3 ขายสนคาเปนเงนเชอใหนายสขสนต 12,000 บาท เงอนไข 2/10,n/30 ม.ค. 5 ซอสนคาเปนเงนสด 6,000 บาท ม.ค. 7 จายคาเชาสานกงานเปนเชค 9,000 บาท ม.ค. 9 สงคนสนคาทซอมาเมอวนท 5 ม.ค.เนองจากสนคาชารดเสยหาย เปนเงน 1,800 บาท ม.ค. 10 รบคนสนคาจากนายสขสนตเปนเงน 1,350 บาท ม.ค. 11 ถอนเงนจากธนาคารมาใชในกจการ 7,500 บาท ม.ค. 13 รบชาระหนจากนายสขสนต ใหสวนลดตามเงอนไข ม.ค. 15 ขายสนคาเปนเงนสด13,500 บาท ม.ค. 19 ซอสนคาเปนเงนเชอจากรานประกายแสด 15,000 บาท เงอนไข 2/10, n/30 ม.ค. 21 นาเงนฝากธนาคาร 20,000 บาท ม.ค. 25 เจาของกจการถอนเงนจากธนาคารมาใชสวนตว 4,500 บาท ม.ค. 27 สงคนสนคาใหรานประกายแสด เนองจากชารด เปนเงน 3,000 บาท ม.ค. 29 ชาระหนใหรานประกายแสด เปนเชค

93

ม.ค. 31 จายเงนเดอนพนกงานเปนเชค 5,000 บาท ใหทา บนทกรายการขางตนในสมดเงนสด 2 ชอง และสมดรายวนทวไปพรอมผานรายการไป

บญชแยกประเภท 12. รานใจด ใชระบบเงนสดยอยวธ วงเงนสดยอยคงท โดยมรายการคาทเกดขนดงน 25x5 ก.ค. 1 กาหนดและตงวงเงนสดยอย โดยกจการไดจายเชคใหผ รกษาเงนสดยอย 5,000 บาท ก.ค. 5 จายคาไปรษณยภณฑ 630 บาท ก.ค. 7 ซอวสดสานกงาน 1,300 บาท ก.ค. 10 จายคาพาหนะ 700 บาท ก.ค. 13 จายคาขนสงสนคา 2,170 บาท ก.ค. 15 ผ รกษาเงนสดยอยไดรวบรวมใบสาคญจายมาขอเบกชดเชย เนองจากมเงนสดคงเหลอ

ในมอ 300 บาท และขอเพมวงเงนสดยอยเปน 6,500 บาท เนองจากมคาใชจายเกดขนมาก

ก.ค. 20 จายคาพาหนะ 100 บาท ก.ค. 23 จายคาซอมแซมอปกรณ 2,000 บาท ก.ค. 25 จายคาไปรษณยภณฑ 54 บาท ก.ค. 27 ซอวสดสานกงาน 815 บาท ก.ค. 30 จายคาขนสงสนคา 900 บาท ส.ค. 1 จายคาใชจายเบดเตลด 925 บาท ส.ค. 5 จายคารบรอง 750 บาท ส.ค. 13 จายคาขนสงสนคา 375 บาท ส.ค. 15 ผ รกษาเงนสดยอยไดรวบรวมใบสาคญจายมาขอเบกชดเชย ซงขณะนนมเงนสด

คงเหลอในมอเพยง 250 บาท ใหทา บนทกรายการในสมดรายวนทวไป เกยวกบรายการดงตอไปน 1. ตงวงเงนสดยอย

2. เบกชดเชยเงนสดยอย

3. ปรบปรงรายการ ณ วนสนงวด โดยงวดบญชเปนงวด 1 เดอน

13. บรษท ตะวน จากด มรายละเอยดสาหรบเดอนตลาคม 25x5 ดงตอไปน 1. บญชเงนฝากธนาคารมยอดคงเหลอในวนท 1 ตลาคม 25x5 เทากบ 23,802 บาท

94

2. รายการเงนสดรบและจายในระหวางเดอนตลาคมมดงน เงนสดรบ 162,834 บาท เงนสดจาย 149,089 บาท

3. ใบแจงยอดเงนฝากธนาคาร ณ วนท 31 ตลาคม 25x5 มยอดคงเหลอ 38,608 บาท 4. เชคคางจาย ณ 31 ตลาคม 25x5 มรายละเอยดดงน

เลขท 240 283 บาท เลขท 243 1,012 บาท เลขท 258 3,705 บาท

5. ขอมลทแจงมาในใบแจงยอดธนาคารมดงน 1.เชคของลกคาจานวน 3,508 บาท ธนาคารสงคนมาเนองจากไมสามารถเรยกเกบ

เงนตามเชคได 2. ธนาคารคดคาธรรมเนยม 100 บาท 3. ธนาคารเรยกเกบเงนตามตวเงนรบจานวน 6,700 บาท ซงรวมดอกเบยรบอย

ดวย 700 บาท 4. กจการไดนาเงนฝากธนาคารจานวน 7,481 บาท ในวนท 31 ตลาคม

ธนาคารยงไมไดบนทกบญช 5. กจการตรวจสอบเชคพบวา เชคเลขท 251 ซงกจการสงจายเพอชาระคาไฟฟา

จานวน 5,490 บาท กจการบนทกผดเปน 5,940 บาท ใหทา 1. งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร ณ 31 ตลาคม 25x5 ทง 3 วธ

2. ปรบปรงรายการในสมดรายวนทวไป 14. ตอไปนเปนขอมลเกยวกบฝากเงนและถอนเงนของกจการ และตามรายงานของธนาคาร ในระหวางเดอน กนยายน 25x6 ของบรษท ภวดล จากด

สมดรายวนรบเงน สมดรายวนจายเงน (บาท) (บาท)

ก.ย. 3 ขาย 12,000 ก.ย. 5 เชคเลขท 501 ซอ 6,800 7 ลกหน 48,000 ก.ย. 6 เชคเลขท 502 คาโฆษณา 1,600 10 ขาย 22,000 ก.ย. 7 เชคเลขท 503 ซอ 8,000

95

สมดรายวนรบเงน สมดรายวนจายเงน (บาท) (บาท)

16 ขาย 32,800 ก.ย. 8 เชคเลขท 504 คาวสดสนเปลอง 3,400 20 ลกหน 5,600 ก.ย. 10 เชคเลขท 505 ซอ 38,000 28 ขาย 72,000 ก.ย. 15 เชคเลขท 506 คาขนสงเขา 2,800 30 ลกหน 68,000 ก.ย. 20 เชคเลขท 507 ซอ 5,200

ก.ย. 25 เชคเลขท 508 คานาคาไฟ 800 ก.ย. 26 เชคเลขท 509 เจาหน 50,400

260,400 117,000

ใบแจงยอดธนาคาร(bank statement) สาหรบเดอนกนยายนท ธนาคารแจงมา ปรากฏดงน

ว.ด.ป. รายการ เดบต เครดต คงเหลอ 25x6 กนยายน 1

2 3 4 5 6 8

10 11 12 15 18 20 21 24

ยอดยกมา ฝาก เชคเลขท 498 เชคเลขท 499 ฝาก เชคเลขท 501 ฝาก เชคเลขท 504 เชคเลขท 503 ฝาก เชคเลขท 502 ฝาก เชคเลขท 506 เชคเลขท 481 ฝาก

4,800 2,000

6,800

3,400

12,000

1,600

2,800 10,000

10,000

12,000

48,000

22,000

11,200

5,600

208,000

96

ว.ด.ป. รายการ เดบต เครดต คงเหลอ 26 27 28 30 31

เชคเลขท 508 ตวเงนรบและดอกเบย ฝาก เชคคนเลขท 401 เชคคนเลขท 399 คาธรรมเนยมธนาคาร

800

5,200

8,800 480

20,400 72,000

350,520

จานวนเงนทธนาคารบนทกการฝากเนองจากเกบเงนตามตวเงนรบไดพรอมดอกเบย จานวน 20,400 บาท จะเปนดอกเบย 400 บาท และเชคเลขท 481 กจการไดสอบถามไปยงธนาคารแลวปรากฏวา เปนเชคของกจการอน ซงธนาคารนามาหกในบญชของกจการ งบกระทบยอดเงนฝากธนาคารเมอ 31 สงหาคม 25x6 เปนดงน ยอดคงเหลอตามใบแจงยอดธนาคาร 208,000 บวก เงนฝากระหวางทาง 10,000 รวม 218,000 หก เชคคางจาย เลขท 498 4,800 เลขท 499 2,000 6,800 ยอดเงนฝากคงเหลอทถกตอง 211,200 ใหทา 1. งบกระทบยอดเงนฝากธนาคาร 30 กนยายน 25x6 โดยวธ

1.1 หายอดเงนฝากทถกตอง 1.2 กระทบยอดจากกจการไปหาธนาคาร 1.3 กระทบยอดจากธนาคารไปหากจการ

2. รายการปรบปรงในสมดรายวนทวไป

15. บรษท สขสม จากด มยอดเงนเบกเกนบญชในสมดบญชของกจการในวนท 31 กรกฎาคม 25x7 จานวน 29,000 บาท แตยอดเงนเบกเกน ตามใบแจงยอดของธนาคาร จานวน 44,350 บาท จากการตรวจสอบพบขอแตกตางดงน 1. คาธรรมเนยมธนาคาร 200 บาท กจการยงไมไดบนทก

2. เชคสงจายทผ รบยงไมไดนามาขนเงน 5,000 บาท

97

3. เงนฝากธนาคารทกจการบนทกการฝากไวในวนท 31 กรกฎาคม 20,000 บาท ธนาคารยงไมไดบนทก

4. กจการสงจายเชคชาระเจาหนจานวน 2,490 บาทแตบนทกบญชไวเปน 2,940 บาท 5. เชคของบรษทสขใจจากด ธนาคารนาหกบญชของกจการจานวน 4,500 บาท 6. เชคคนจานวน 3,400 บาท กจการยงไมทราบ 7. ตวเงนรบทธนาคารเรยกเกบเงนไดแลว รวมดอกเบย 200 บาท จานวน

8,200 บาท กจการยงไมไดบนทก ใหทา 1. งบกระทบยอดเงนเบกเกนบญชทง 3 วธ ในวนท 31 กรกฎาคม 25x7 2. รายการปรบปรงในสมดรายวนทวไป