Embed Size (px)
Citation preview
สรุปเน้ือหาจากโครงการประชุมเชิงปฏิบัติการ เร่ือง เพ่ิมทักษะการเขียนหนังสือราชการ และการปฏิบัติงานสารบรรณอย$างมืออาชีพ
ประจําป&งบประมาณ พ.ศ. 2560 วันที่ 4 – 6 พฤศจิกายน ๒๕๕9
ณ โรงแรมดีวารี ดีว$า นาน$า แก$งกระจาน จังหวัดเพชรบุรี
วันเสาร�ท่ี 5 พฤศจิกายน 2559 เวลา 09.00 – 12.00 น. “การเขียนหนังสือราชการ ให$ถูกต$องตามระเบียบงานสารบรรณฯ” (ชนิด รูปแบบ และโครงสร$างของหนังสือราชการ) โดย นางกฤตยา จันทรเกษ ผู$อํานวยการส8วนระเบียบกลาง สํานักกฎหมายและระเบียบกลาง สํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี
1. งานสารบรรณ หมายถึง งานท่ีเก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มต้ังแต8การจัดทํา การรับ การส8ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย
ขอบเขตการใช$บังคับแก8ส8วนราชการ “ส8วนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหน8วยงานอ่ืนใดของรัฐ ท้ังในส8วนกลาง ส8วนภูมิภาค ส8วนท$องถ่ิน ส8วนในราชการต8างประเทศ และให$หมายความรวมถึงคณะกรรมการด$วย
2. ความหมายของ “คณะกรรมการ” คณะบุคคลท่ีได$รับมอบหมายจากทางราชการ
ให$ปฏิบัติการเรื่องใดๆ ซ่ึงรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือคณะบุคคลอ่ืนท่ีปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน
3. ส8วนราชการใดมีความจําเปEนจะต$องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากท่ีกําหนดไว$
ในระเบียบฯ ให$ขอทําความตกลงกับผู$รักษาการ (ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี) 4. ชั้นความลับ ให$ปฏิบัติตามระเบียบว8าด$วยรักษาความลับทางราชการ พ.ศ.2544 แบ8งออกเปEน 3 ชั้นความลับ ได$แก8 (ข$อ 12) 4.1 ลับท่ีสุด เปGดเผยท้ังหมดหรือบางส8วนจะเสียหายต8อรัฐร$ายแรงท่ีสุด 4.2 ลับมาก เปGดเผยท้ังหมดหรือบางส8วนจะเสียหายต8อรัฐร$ายแรง 4.3 ลับ เปGดเผยท้ังหมดหรือบางส8วนจะเสียหายต8อรัฐ
ควรให$ความสําคัญกับเอกสารลับ ต$องระมัดระวังไม8ให$เอกสารลับรั่วไหลเปEนอันขาด
การแสดงชั้นความลับ ให$ปฏิบัติดังนี้ - ข$อมูลข8าวสารท่ีมีสภาพเปEนเอกสาร ให$แสดงชั้นความลับท่ีกลางหน$ากระดาษด$านบนและด$านล8างของทุกหน$าเอกสาร ถ$าเอกสารเข$าปกให$แสดงไว$ท่ีด$านนอกปกหน$าปกหลังด$วย - ซองชั้นในให$แสดงชั้นความลับ หน$าซอง ด$านบนกลางซอง
หลังซอง ปGดซองลงลายมือชื่อทับตามรอยลิ้นซอง 2 ตําแหน8งคือ ด$านซ$าย ด$านขวา ส8วนตรงกลางตามรอยปGดลิ้นซอง ประทับแสดงชั้นความลับ
- 2 -
- ซองชั้นนอก ไม8ต$องแสดงชั้นความลับ จ8าหน$าซองตามปกติ นําซองลับใส8ไว$ข$างใน การส8งเอกสารลับภายในหน8วยงาน ต$องมีปกปGดทับข$อมูลข8าวสารลับแบ8งตามสี ดังนี้
- ชั้นความลับ ใช$ปกปGดทับข$อมูลข8าวสารลับ สีน้ําเงิน - ชั้นความลับมาก ใช$ปกปGดทับข$อมูลข8าวสารลับ สีแดง - ชั้นความลับท่ีสุด ใช$ปกปGดทับข$อมูลข8าวสารลับ สีเหลือง
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว8าด$วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 5. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว8าด$วยการสารบรรณ พ.ศ. 2548 ข$อ 5 ระบุว8า หนังสือราชการ คือ เอกสารท่ีจัดทําข้ึนเปEนหลักฐานในราชการ ได$แก8
5.1 หนังสือท่ีมีไป - มา ระหว8างส8วนราชการ 5.2 หนังสือท่ีส8วนราชการมีไปถึง หน8วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช8ส8วนราชการ หรือท่ีมีไปถึง
บุคคลภายนอก 5.3 หนังสือท่ีหน8วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช8ส8วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส8วน
ราชการ 5.4 เอกสารท่ีทางราชการจัดทําข้ึนเพ่ือเปEนหลักฐานในราชการ 5.5 เอกสารท่ีทางราชการจัดทําข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข$อบังคับ 5.6 ข$อมูลข8าวสารหรือหนังสือท่ีได$รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส�
6. ชนิด และรูปแบบหนังสือราชการ มี 6 ชนิด ได$แก8
6.1 หนังสือภายนอก 6.2 หนังสือภายใน 6.3 หนังสือประทับตรา 6.4 หนังสือสั่งการ (คําสั่ง ระเบียบ ข$อบังคับ) 6.5 หนังสือประชาสัมพันธ� (ประกาศ แถลงการณ� ข8าว) 6.6 หนังสือท่ีเจ$าหน$าท่ีทําข้ึนหรือรับไว$เปEนหลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หนังสืออ่ืน)
หนังสือภายนอก เปEนหนังสือติดต8อราชการท่ีเปEนแบบพิธี ติดต8อระหว8างส8วนราชการ หรือส8วนราชการมีถึงหน8วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช8ส8วนราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก ใช$กระดาษตราครุฑ
ครุฑ มี 2 ชนิดคือ ครุฑดุน และครุฑพิมพ� พิมพ�ด$วยหมึกสีดํา ตามระเบียบงานสารบรรณมีขนาด ดังนี้ - ขนาดครุฑสูง 3 เซนติเมตร (ใช$กับหนังสือภายนอก) - ขนาดครุฑสูง 1.5เซนติเมตร (ใช$กับหนังสือภายใน) 7. ชั้นความเร็วของเอกสาร
คือ หนังสือท่ีต$องจัดส8งและดําเนินการทางสารบรรณ ด$วยความรวดเร็วเปEนพิเศษ (ตัวอักษรสีแดง ไม8เล็กกว8าตัวพิมพ� 32 พอยท�) แบ8งเปEน 3 ประเภท คือ
- 3 -
7.1 ด8วน ปฏิบัติเร็วกว8าปกติเท8าท่ีจะทําได$ 7.2 ด8วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว 7.3 ด8วนท่ีสุด ปฏิบัติในทันทีท่ีได$รับหนังสือ
8. การกําหนดพยัญชนะ และเลขท่ีหนังสือ แบ8งเปEน 8.1 รหัสพยัญชนะสองตัวแรก 8.1.1 รหัสพยัญชนะ ประจํากระทรวง เช8น สํานักนายกรัฐมนตรี นร 8.1.2 รหัสพยัญชนะ ประจําจังหวัด เช8น จังหวัดกระบ่ี กบ 8.2 เลขประจําเจ$าของเรื่อง ประกอบด$วยเลข 4 ตัว 8.2.1 สําหรับราชการบริหารส8วนกลาง
8.2.1.1 ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง ส8วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลําดับส8วนราชการ ตามกฎหมายว8าด$วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม 8.2.1.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง สํานัก กอง หรือส8วนราชการ ท่ีมีฐานะเทียบเท8ากอง โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลําดับส8วนราชการ ตามกฎหมายว8าด$วยการแบ8งส8วนราชการ
8.2.2 สําหรับราชการบริหารส8วนภูมิภาค 8.2.2.1 ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อําเภอ หรือก่ิงอําเภอ โดยเริ่มจากตัวเลข 01 โดยปกติให$ใช$สําหรับอําเภอเมือง เรียงไปตามลําดับตามท่ีกระทรวงมหาดไทยกําหนด 8.2.2.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง หน8วยงานในราชการส8วนภูมิภาคท่ีสังกัดจังหวัด หรืออําเภอ การปรับปรุงเลขประจําเจ$าของเรื่อง ให$เปEนไปตามลําดับ ตามกฎหมายว8าด$วยการปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายว8าด$วยการแบ8งส8วนราชการทุก ๆ 5 ปO โดยถือเอาปOพุทธศักราชท่ีลงท$ายด$วยเลข 0 และเลข 5 เปEนหลัก เช8น ปO พ.ศ. 2555 ปO พ.ศ. 2560 ประเทศไทยมี 76 จังหวัด โดยไม8นับรวมกรุงเทพมหานครเพราะเปEนเขตปกครองพิเศษ เทียบเท8าจังหวัด
กระทรวงมหาดไทยกําหนดพยัญชนะแทนจังหวัด ไม8ต$องใส8จุด เช8น (กระบ่ี) ท่ี กบ 0301/ 9. เลขทะเบียนหนังสือส8ง ให$เจ$าหน$าท่ีสารบรรณกลาง จัดทําทะเบียนออกเลขหนังสือส8ง ออกเลขเรียงลําดับติดต8อกันตลอดปOปฏิทิน(1 ม.ค. - 31 ธ.ค.) โดยเริ่มต้ังแต8เลข 1 และลงเลขทะเบียนท่ีออก หลังเครื่องหลาย “/” เช8น หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ท่ี นร 0106/1 (เลขทะเบียนติดกับหลังเครื่องหมายทับ /) 10. หนังสือเวียน หมายถึง หนังสือท่ีมีผู$รับเปEนจํานวนมาก ใช$ส8งได$ต้ังแต8 2 คนข้ึนไปและมีใจความอย8างเดียวกัน ให$เจ$าหน$าท่ีจัดทําทะเบียนส8งหนังสือเวียนโดยเฉพาะ เรียงลําดับติดต8อกันตลอดปOปฏิทิน (1 ม.ค. - 31 ธ.ค.) เริ่มต้ังแต8เลข 1 โดยให$เพ่ิมรหัส “ว” หน$าเลขทะเบียนส8ง (ว ห$ามจุด เพราะไม8ใช$อักษรย8อ และให$วรรค 1 เคาะ จึงตามด$วยตัวเลข ) เช8น ท่ี นร 0105/ว 1
- 4 -
11. การลงชื่อส8วนราชการ ให$ลงชื่อส8วนราราชการเจ$าของหนังสือ สถานท่ีราชการ หรือคณะกรรมการ โดยปกติให$ลงท่ีตั้งไว$ด$วย 12. การใช$ตําแหน8งทางวิชาการ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว8าด$วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 การใช$ตําแหน8งทางวิชาการเปEนคํานําหน$านาม เช8น ศาสตราจารย� (ศ.) รองศาสตราจารย� (รศ.) ผู$ช8วยศาสตราจารย� (ผศ.) ผู$ดํารงตําแหน8งทางวิชาการมีสิทธิใช$เปEนคํานําหน$านาม และหากมียศ บรรดาศักด์ิให$เรียงลําดับก8อนหลัง ดังนี้ 12.1 ตําแหน8งทางวิชาการ 12.2 ยศ 12.3 บรรดาศักด์ิ ฐานันดรศักด์ิ หรือคํานําหน$านามสตรีท่ีได$รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ� 13. การพิมพ�หนังสือราชการ
13.1 ภาษาไทย ใช$รูปแบบตัวพิมพ� TH SarabunPSK ขนาด 16 พอยท� 13.2 ภาษาอังกฤษ ใช$รูปแบบตัวพิมพ� Times New Roman ขนาด 12 พอยท� 14. การลงวัน เดือน ปO ปฏิบัติดังนี้ 14.1 วัน เดือน ปO ท่ีออกหนังสือ เช8น 4 พฤศจิกายน 2559 14.2 วัน เดือน ปO ท่ีออกคําสั่ง เช8น สั่ง ณ วันท่ี 30 ธันวาคม พ.ศ. 2559 15. การใช$คําข้ึนต$น และคําลงท$าย 15.1 ให$ใช$คําข้ึนต$นและคําลงท$าย ตามฐานะของผู$รับหนังสือ 15.2 การลงตําแหน8งของผู$รับหนังสือ หรือชื่อบุคคล 15.2.1 กรณี ส8งหนังสือถึงตัวบุคคล ไม8เก่ียวกับตําแหน8งหน$าท่ี ให$ลงชื่อ นามสกุลได$เลย 15.2.2 กรณี ตําแหน8งนั้นมีหลายท8าน ให$วงเล็บชื่อนามสกุล เพ่ือส8งได$อย8าง ถูกต$อง โดยเรียงตามลําดับความอาวุโส เช8น รองอธิบดีกรมควบคุมโรค (นายภาณุมาศ ญาณเวทย�สกุล) 15.2.3 กรณี ตําแหน8งนั้นมีคนเดียวห$ามวงเล็บชื่อนามสกุล เช8น
นายกรัฐมนตรี ตัวอย8าง กราบเรียน นายกรัฐมนตรี (ไม8มีคําว8า ฯพณฯ นําหน$า)
15.2.4 กรณี ผ8านรองนายกรัฐมนตรีท่ีมีหลายท8าน ให$ใช$ กราบเรียน นายกรัฐมนตรี ผ8านรองนายกรัฐมนตรี (..........................) ให$ระบุคํานํานาม ชื่อ และนามสกุล
- 5 -
16. การอ$างถึงหนังสือภายนอก ใช$อ$างถึงเรื่องท่ีเคยติดต8อกันมาก8อนแล$ว หรือ อ$างถึงหนังสือฉบับสุดท$ายท่ีเคยติดต8อกัน
เพียงฉบับเดียว เว$นแต8มีเรื่องอ่ืนท่ีเปEนสาระสําคัญต$องนํามาพิจารณา 16.1 ให$ลงชื่อส8วนราชการเจ$าของหนังสือ ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว และเลขท่ีหนังสือ วันท่ี เดือน ปOพุทธศักราช ของหนังสือนั้น
เช8น อ$างถึง หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ลับ ด8วนมาก ท่ี นร 0104/2 ลงวันท่ี 2 มกราคม 2557 16.2 ให$อ$างถึงหน8วยราชการ คือ อ$างถึงจังหวัด หรือชื่อส8วนราชการ ไม8ต$องอ$างถึง
สถานท่ี เช8น อ$างถึง หนังสือจังหวัดพระนครศรีอยุธยา ท่ี ...
เช8น อ$างถึง หนังสือของนาย ก (ไม8ปรากฏเลขท่ี) ลงวันท่ี 2 มกราคม 2559 17. หมายเลขโทรศัพท� ให$ลงหมายเลขโทรศัพท�ของส8วนราชการเจ$าของเรื่อง หรือหน8วยงานท่ีออกหนังสือ ห$ามใช$ยติภังค�ข้ันกลางระหว8างตัวเลข (-) (ใช$ “โทร” ตามด$วยจุด วรรค 1 เคาะ) เช8น โทร. 0 2590 3020 หากมีการใส8เบอร�โทรศัพท�เคลื่อนท่ี (โดยให$วรรค 1 เคาะ) เช8น โทร. 0 2590 3020, 08 4326 1170
การใช$ไปรษณีย�อิเล็กทรอนิกส�ในหนังสือราชการภาษาไทย (ของภาครัฐเท8านั้น) ให$ใช$คําว8า “ไปรษณีย�อิเล็กทรอนิกส�” จะไม8ใช$คําว8า “E-mail”เช8น ไปรษณีย�อิเล็กทรอนิกส� [email protected] สําเนาส8ง (ถ$ามี) ในกรณีท่ีผู$ส8งจัดทําสําเนาไปให$ส8วนราชการหรือบุคคลอ่ืนทราบ และประสงค�จะให$ผู$รับทราบว8าได$มีสําเนาส8งไปให$ผู$ใดแล$ว ให$พิมพ�ชื่อเต็ม หรือชื่อย8อของส8วนราชการหรือชื่อบุคคลท่ีส8งสําเนาไปให$ เพ่ือให$เปEนท่ีเข$าใจระหว8างผู$ส8งและผู$รับ ถ$าหากมีรายชื่อท่ีส8งมากให$พิมพ�ว8า ส8งไปตามรายชื่อท่ีแนบ และแนบรายชื่อไปด$วย เช8น สําเนาส8ง ผู$ตรวจราชการสํานักนายกรัฐมนตรี สําเนาหนังสือราชการ แบ8งออกเปEน 2 ประเภท
1. สําเนาคู8ฉบับ เปEนสําเนาท่ีจัดทําพร$อมกับต$นฉบับและเหมือนกับต$นฉบับ ให$ผู$ร8าง ผู$พิมพ� ผู$ตรวจ ลงลายมือชื่อย8อไว$ท่ีขอบล8างด$านขวาของหนังสือ
การสืบพยานในศาลจะมี 3 ประเภทใหญ8ๆ คือพยานเอกสาร มาจากเราเปEนผู$ร8าง ผู$พิมพ�ผู$ตรวจ รวมท้ังเปEนผู$ลงนามด$วย ได$แก8 พยานบุคคล พยานวัตถุ พยานแวดล$อม แต8สิ่งท่ีศาลจะให$ความเชื่อถือมากท่ีสุดคือพยานเอกสารเพราะชัดเจน แจ8มแจ$ง บรรลุวัตถุประสงค�
2. สําเนา เปEนสําเนาท่ีส8วนราชการหรือเจ$าหน$าท่ีจัดทําข้ึน สําเนานี้อาจทําข้ึนด$วยการ ถ8ายสําเนา คัดสําเนา อัดสํานา หรือด$วยวิธีการอ่ืนใด สามารถใช$แทนต$นฉบับได$ แต8สําเนาท่ีจะนําไปแทนต$องผ8านการรับรองสําเนาถูกต$อง คนท่ีจะรับรองได$ต$องเปEนเจ$าหน$าท่ีระดับ 2 ข้ึนไป ซ่ึงเปEนเจ$าของเรื่อง ถ$าไม8ใช8เจ$าของเรื่อง ทําไม8ได$ ถือเปEนการทําพยานหลักฐานเท็จ เพราะว8าไม8มีอํานาจ มีโทษจําคุก 7 ปO ยกเว$นเรื่องลับให$ทําแค8สองฉบับ คือ ต$นฉบับกับสําเนาคู8ฉบับ เพราะข$อมูลอาจรั่วไหล
- 6 -
การรับรองสําเนาเอกสาร 1. ให$มีคําว8า “สําเนา” ไว$ก่ึงกลางหน$าเหนือบรรทัดแรก 2. ให$ใช$คําว8า “สําเนาถูกต$อง” 3. ให$เจ$าหน$าท่ีตั้งแต8ระดับ 2 หรือเทียบเท8าข้ึนไป ซ่ึงเปEนเจ$าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง
พร$อมท้ังลงชื่อตัวบรรจง ตําแหน8ง และ วัน เดือน ปO ท่ีขอบล8างของหนังสือ การต้ังค8าหน$ากระดาษให$ก้ันหน$า ๓ เซนติเมตร และก้ันหลัง 2 เซนติเมตร ค8าระยะบรรทัดปกติคือ ๑ เท8า หรือ 1 Enter ขนาดตัวครุฑ ๓ เซนติเมตร โดยวางตัวครุฑให$ห8างจากขอบกระดาษประมาณ ๑.๕ เซนติเมตร
หนังสือราชการหากมีมากกว8า 2 หน$าข้ึนไป หน$าถัดไปการพิมพ�เลขหน$าไว$ระหว8างเครื่องหมายยติภังค� (-) เช8น - 2 - (โดยให$วรรคหน$าและหลังอย8างละ 1 เคาะ) ให$พิมพ�คําต8อเนื่องของข$อความท่ีด$านล8างมุมขวาของหน$านั้นๆ แล$วตามด$วยจุดสามจุด เช8น การอนุมัติ... หนังสือภายในใช$ติดต8อราชการท่ีเปEนแบบพิธีน$อยกว8าหนังสือภายนอก ติดต8อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช$กระดาษบันทึกข$อความ
ขนาดรูปแบบพิมพ�ของ “บันทึกข$อความ” ใช$ตัวหนา ขนาด 29 พอยท� ขนาดของ “ส8วนราชการ ท่ี วันท่ี เรื่อง” ให$ใช$ตัวพิมพ�หนาขนาด 20 พอยท� และต$องไม8มีเส$นขีดทึบแบ8งระหว8างหัวกระดาษบันทึกข$อความกับส8วนท่ีใช$สําหรับการจัดทําข$อความ (กระดาษบันทึกข$อความ แบบท่ี 29) ข$อความหนังสือภายใน ให$ลงสาระสําคัญของเรื่องให$ชัดเจนและเข$าใจง8าย หากมีความประสงค�หลายประการให$แยกเปEนข$อๆ ในกรณีท่ีมีการอ$างถึงหนังสือท่ีเคยติดต8อกัน หรือมีสิ่งท่ีส8งมาด$วยให$ระบุไว$ในข$อความนี้ เช8น ตามหนังสือกรมประชาสัมพันธ� ท่ี นร 0201/10 ลงวันท่ี 5 มกราคม 2559 กรมประชาสัมพันธ�แจ$งว8า... และการระบุสิ่งท่ีส8งมาด$วย เช8น ข$อความ ......................... รายละเอียดปรากฏตามเอกสารแนบ หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือท่ีใช$ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน$าส8วนราชการระดับกรมข้ึนไป ให$หัวหน$าส8วนราชการระดับกอง หรือผู$ท่ีได$รับมอบหมายจากหัวหน$าส8วนราชการระดับกรมข้ึนไป เปEนผู$รับผิดชอบลงชื่อย8อกํากับตรา ให$ใช$เฉพาะกรณีท่ีไม8ใช8เรื่องสําคัญ ได$แก8
1. การขอรายละเอียดเพ่ิมเติม 2. การส8งสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร 3. การตอบรับทราบท่ีไม8เก่ียวกับราชการสําคัญหรือการเงิน 4. การแจ$งผลงานท่ีได$ดําเนินการไปแล$วให$ส8วนราชการท่ีเก่ียวข$องทราบ 5. การเตือนเรื่องท่ีค$าง 6. เรื่องท่ีหัวหน$าส8วนราชการระดับกรมข้ึนไปกําหนดโดยทําเปEนคําสั่งให$ใช$หนังสือ
ประทับตรา ตราประทับชื่อส8วนราชการ ให$ประทับตราด$วยหมึกสีแดงเท8านั้น
- 7 -
วันเสาร�ท่ี 5 พฤศจิกายน 2559 เวลา 13.00 - 15.30 น.
“การเขียนหนังสือ” หมายถึง การเขียนหรือเรียบเรียงข$อความตามเรื่องท่ีจะแจ$งความประสงค�ตามท่ีต$องการไปยังผู$รับหนังสือหรือผู$ท่ีต$องการทราบหนังสือนั้น
การเขียนหนังสือราชการ ต$องรู$ชนิดและรูปแบบของหนังสือราชการ ซ่ึงมี 6 ชนิด 11 รูปแบบ รู$หลักเกณฑ�และวิธีการใช$หนังสือแต8ละชนิด การเขียนหนังสือต$องใช$ศิลปะถ$อยคําสํานวนภาษาราชการใช$คําเชิงบวก สละสลวย ลื่น และพึงรักษาน้ําใจผู$รับ รู$จักใช$ถ$อยคําท่ีใช$ในวงการ และวัฒนธรรมองค�กรท่ีแตกต8างกัน
โครงสร$างของหนังสือราชการโดยปกติ แบ8งออกเปEน 3 ส8วน
1. ส8วนหัวเรื่อง 2. ส8วนเนื้อเรื่อง 3.ส8วนท$ายเรื่อง
หลักการเขียน “ชื่อเรื่อง” ท่ีดี 1. ย8อให$สั้นท่ีสุด หรือยกมาเฉพาะใจความสําคัญของเรื่อง 2. ควรเขียนให$เปEนประโยค หรือวลี 3. พอให$รู$ใจความ เค$าโครงของเรื่อง ว8าเปEนเรื่องอะไร 4. แยกความแตกต8างจากเรื่องอ่ืนได$ 5. เก็บค$นอ$างอิงได$ง8าย เช8น เก็บตามชื่อเรื่อง ตามหมวดหมู8 การเขียนชื่อเรื่องถ$าข้ึนต$นด$วยคํากริยา จะชัดเจนดี เช8น ขออนุมัติ ขออนุญาต ขอให$
ขอเชิญ ขอหารือ ขอส8ง แจ$ง ชี้แจง ตอบขอบคุณ ประกาศสํานักนายกรัฐมนตรี ลงวันท่ี 27 พฤษภาคม 2554 เรื่อง ระเบียบการใช$ตัวสะกด
สรุปได$ว8า คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบด$วยกับข$อเสนอของราชบัณฑิตยสถานดังนี้ 1. ต8อไปบรรดาหนังสือราชการ และการศึกษาเล8าเรียนให$ใช$ตัวสะกดตามพจนานุกรมฉบับ
ราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 เสมอไป 2. หากกระทรวง ทบวง กรม หรือบุคคลใดเห็นสมควรเปลี่ยนอักขรวิธีในคําใดแล$ว ให$ชี้แจง
แสดงเหตุผลไปยังราชบัณฑิตยสถาน เม่ือราชบัณฑิตยสถานเห็นชอบด$วยและแก$ไขพจนานุกรมแล$ว จึงให$ใช$ได$ และให$ประกาศทราบท่ัวกัน
คําว8า “อนุมัติ” หมายถึง ให$อํานาจกระทําการตามระเบียบท่ีกําหนดไว$เช8น ขออนุมัติ
เดินทางไปราชการในราชอาณาจักร (ผู$ขออนุมัติ ไม8มีสิทธิ์อนุมัติ แต8ขออนุมัติต8อผู$มีสิทธิ์อนุมัติ เพ่ือขออนุมัติให$กฎเกณฑ� ผู$ขอมีสิทธิ์และใช$สิทธิ์นั้น)
คําว8า “อนุญาต” หมายถึง ยินยอม ยอมให$ ตกลง เช8น ขออนุญาตลาปsวย (การอนุญาต
ผู$ขอมีสิทธิ์ แต8ยังใช$สิทธิ์ไม8ได$ จนกว8าจะได$รับอนุญาต)
- 8 -
การเขียนบันทึก มี 2 รูปแบบ 1. การเขียนแบบร8ายยาว (แบบร$อยแก$ว) ใช$สําหรับเรื่องง8าย เช8น ขออนุมัติเดินทางไป
ราชการในราชอาณาจักร ลงท$าย จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนุมัติการเดินทางไปราชการดังกล8าวข$างต$นต8อไปด$วย
2. การเขียนแบบลําดับกระบวนการ (แบบซับซ$อน รายละเอียดค8อนข$างเยอะ) มี 3 ส8วน คือ1. ข$อเท็จจริง ต$องมีแต8ความเปEนจริงเท8านั้น (กรมควบคุมโรคมักใช$คําว8า ความเปEนมา) 2. ข$อระเบียบ (กรมควบคุมโรคมักใช$คําว8า ข$อพิจารณา) 3. ข$อพิจารณา (กรมควบคุมโรคมักใช$คําว8า ข$อเสนอ)
ข$อควรคํานึง 1. ในกรณีท่ีเปEนหนังสือต8อเนื่อง (หนังสือท่ีมีการโต$ตอบกันไปกันมา) โดยปกติ ให$ลงชื่อเรื่อง
ของหนังสือฉบับเดิม เว$นแต8 การใช$ชื่อเรื่องเดิมในการตอบคําขอจะไม8ถูกต$อง แต8ควรปรับปรุงชื่อเรื่องใหม8ให$เปEนคํานาม โดยอาจเติมคําว8า “การ” ลงไปข$างหน$าชื่อเรื่องเดิม เช8น เรื่อง ขอหารือเก่ียวกับระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว8าด$วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แก$ไขเปEน เรื่อง การขอหารือเก่ียวกับระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว8าด$วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 หรือ เรื่อง ข$อหารือเก่ียวกับระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว8าด$วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
2. ไม8พึงใช$ชื่อเรื่องท่ีไม8พึงประสงค� เช8น การตอบปฏิเสธคําขอทวงถามให$ชําระหนี้ เปEนต$น
เช8น เรื่อง การไม8อนุมัติเลื่อนเงินเดือน นอกเหนือโควตาปกติ เปEนกรณีพิเศษ แก$ไขเปEน เรื่อง การขออนุมัติเลื่อนเงินเดือน นอกเหนือโควตาปกติ เปEนกรณีพิเศษ
3. ตรงประเด็นและสอดคล$องกับส8วนสรุปความ (ตอนสุดท$ายของเนื้อเรื่อง : สรุปใจความของ
หนังสืออีกครั้ง) เช8น เรื่อง ขอเชิญเปEนวิทยากรบรรยาย หนังสือเรียนถึงใคร หมายถึง เชิญบุคคลนั้นเปEนวิทยากร เรื่อง ขอเชิญวิทยากรบรรยาย หนังสือเรียนถึงใคร หมายถึง เชิญวิทยากรของหน8วยงานนั้น ไม8ได$เจาะจงวิทยากรท8านใด คําลงท$าย จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาให$ความอนุเคราะห�วิทยากรบรรยายดังกล8าวข$างต$นต8อไปด$วย จักขอบคุณมากหรือ จักขอบคุณยิ่ง (กรมควบคุมโรคใช$คําว8า “จะเปEนพระคุณ” ต8อท$ายข$อความ ตามแนวทางการใช$ข$อความของกระทรวงสาธารณสุข)
การใช$คําว8า “จัก” หมายถึง คําช8วยกริยาบอกกาลภายหน$า แสดงเจตจํานง เช8น จักกิน
จักนอน การใช$คําว8า “จะ” หมายถึง เปEนคําช8วยกริยาบอกอนาคต เช8น จะไป จะอยู8
4. อาจใช$คํานามเปEนชื่อเรื่องได$ในกรณีท่ีมีความหมายกว$างและเปEนกลาง เช8น เรื่อง ร8างระเบียบว8าด$วยการลาของข$าราชการ พ.ศ. .....
- 9 -
หลักการเขียน “อ$างถึง” 1. ให$อ$างถึงหนังสือท่ีเคยมีติดต8อกันมาก8อนแล$วทุกครั้ง โดยให$ลงชื่อส8วนราชการเจ$าของ
หนังสือและเลขท่ีหนังสือ วันท่ี เดือน ปOพุทธศักราช ของหนังสือนั้น 2. ให$อ$างถึงหนังสือฉบับสุดท$ายท่ีเคยติดต8อกันเพียงฉบับเดียว เว$นแต8มีเรื่องอ่ืนท่ีเปEน
สาระสําคัญต$องนํามาพิจารณา เช8น อ$างถึง หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ลับ ด8วนมาก ท่ี นร 0104/2 ลงวันท่ี 2 มกราคม 2551 อ$างถึง โทรสารของสํานักงานคดีปกครอง ลงวันท่ี 27 พฤษภาคม 2553
3. การอ$างถึงหนังสือจากบุคคลภายนอก ให$เขียนดังนี้ อ$างถึง หนังสือของท8าน ลงวันท่ี 2 มกราคม 2559 หรือ อ$างถึง หนังสือของนาย ก.
4. หัวหนังสือท่ีส8งมา เขียนว8า “ศาลากลางจังหวัดปทุมธานี” การเขียนอ$างถึง ต$องเขียนว8า อ$างถึง “หนังสือจังหวัดปทุมธานี”
5. หัวหนังสือท่ีส8งมา เขียนว8า “สํานักงานเทศบาลนครนนทบุรี" การเขียนอ$างถึง ต$องเขียนว8า อ$างถึง “หนังสือเทศบาลนครนนทบุรี”
หลักการเขียน “สิ่งท่ีส8งมาด$วย” 1. ให$เขียนชื่อ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารท่ีส8งไปพร$อมกับหนังสือนั้น 2. ในกรณีท่ีไม8สามารถส8งไปในซองเดียวกันได$ ให$แจ$งด$วยว8าส8งไปโดยทางใด หากจะให$ชัดเจน และสะดวกในการตรวจนับ ควรระบุจํานวนเอกสาร เช8น ชุด ใช$เปEนลักษณะนาม เช8น เสื้อผ$าชุดหนึ่ง คณะกรรมการชุดหนึ่ง ฉบับ ลักษณะนามเรียกหนังสือเล8ม หรือหนังสือเปEนแผ8นท่ีถือว8าเปEนหน8วยหนึ่งๆ
เช8น หนังสือสัญญา 2 ฉบับ แผ8น ลักษณะนามใช$เรียกสิ่งท่ีมีลักษณะเช8นนั้น เช8น กระดาษแผ8นหนึ่ง ตัวอย8าง สิ่งท่ีส8งมาด$วย สําเนาคําสั่งสํานักนายกรัฐมนตรี ท่ี 1/2557 จํานวน 1 ฉบับ ลงวันท่ี 2 มกราคม 2557 สิ่งท่ีส8งมาด$วย ร8างระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี จํานวน 70 ชุด ว8าด$วยรถราชการ พ.ศ. ... และเอกสารท่ีเก่ียวข$อง สิ่งท่ีส8งมาด$วย สําเนาระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว8าด$วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแก$ไขเพ่ิมเติม จํานวน 120 แผ8น
- ดังมีรายละเอียดปรากฏตามสิ่งท่ีส8งมาด$วย - รายละเอียดปรากฏตามสิ่งท่ีส8งมาด$วย - รายละเอียดตามสิ่งท่ีส8งมาด$วย
กรณีท่ี สิ่งท่ีส8งมาด$วย มี 2 ฉบับ ให$เขียนดังนี้ - ข$อความ....ดังมีรายละเอียดปรากฏตามสิ่งท่ีส8งมาด$วย 1 และ 2 (กรณีท่ีเปEนเรื่องเดียวกัน) - ข$อความ....รายละเอียดปรากฏตามสิ่งท่ีส8งมาด$วย 1 ข$อความ....... รายละเอียดปรากฏตาม
สิ่งท่ีสิ่งมาด$วย 2 (กรณีท่ีเรื่องเปEนคนละเรื่องกัน) - การลงนาม ในสําเนาหนังสือราชการ ให$ลงนามรับรองสําเนาได$ต้ังแต8ข$าราชการระดับ 2
ข้ึนไป และต$องเปEนผู$รับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ เท8านั้นจึงจะลงนามรับรองสําเนาถูกต$องได$
- 10 -
ข$อควรรู$บางประการ : การใช$เครื่องหมาย “จุด” 1. ใช$เขียนไว$หลังตัวอักษรเพ่ือแสดงว8าเปEนอักษรย8อ เช8น
กทม. ย8อมาจาก “กรุงเทพมหานคร” โทร. ย8อมาจาก “โทรศัพท�” น. ย8อมาจาก “นาฬิกา” ถ. ย8อมาจาก “ถนน” วิธีการเขียน “อักษรย8อ” หรือ “คําย8อ”
- หากเปEนกรณีท่ีมีกฎหมาย ระเบียบ ข$อบังคับ ฯลฯ กําหนดไว$เปEนท่ีรู$จักกันแล$วโดยท่ัวไป สามารถเขียนอักษรย8อได$ในทันที หรือเขียนอักษรย8อหรือคําย8ออยู8ในวงเล็บต8อท$ายคําเต็มก8อน เช8น สํานักงาน ก.พ. ศูนย�อํานวยการบริหารจังหวัดชายแดนภาคใต$ (ศอ.บต.)
- หากเปEนกรณีท่ีไม8มีกฎหมาย ระเบียบ ข$อบังคับ ฯลฯ อาจใช$อํานาจการบริหารงานของหัวหน$าส8วนราชการกําหนดอักษรย8อข้ึนใช$เปEนการภายใน (บันทึกเสนอ) ก็ได$ เช8น ปนร. ครม. นรม. ร.นรม. หรือ รมว. เปEนต$น
2. ใช$เขียนไว$หลังตัวอักษรหรือตัวเลขท่ีบอกลําดับข$อ เช8น 1. หรือ ก. ตัวอย8าง ข$อเท็จจริง ข$อพิจารณา ในกรณีท่ีมีหัวข$อย8อย ให$ใส8ข$อย8อยไว$ข$างหลังจุด เช8น 1. กกกกกกกกกกกกก การจําแนกชั้นต$น
1.1 กกกกกกกกกกกกกก การจําแนกชั้นลูก 1.1.1 กกกกกกกกกกกกกก การจําแนกชั้นหลาน 1.1.1.1 กกกกกกกกกกกกก การจําแหนกชั้นเหลน 1.1.1.1 (1) ฯลฯ
** ระยะย8อหน$า 2.5 เซนติเมตร
ข้ันตอนการร8างหนังสือ 1. ข้ันตอนท่ี 1 ศึกษาวิเคราะห�เรื่อง
ข$อสําคัญ จับประเด็นของเรื่องให$ได$ 5 W 1 H 2. ข้ันตอนท่ี 2 รวบรวมข$อมูลท่ีเก่ียวข$อง
ข$อสําคัญ - ข$อเท็จจริงครบถ$วน - กฎหมาย/ระเบียบ/มติคณะรัฐมนตรีท่ีเก่ียวข$อง เปEนปyจจุบัน - แนววินิจฉัยเดิม (ถ$ามี)
3. ข้ันตอนท่ี 3 ร8างหนังสือ ข$อสําคัญ การลําดับคํา ลําดับความท่ีดี ความสมเหตุสมผล คํานึงถึงใจผู$ลงนาม การเขียนหนังสือให$ถูกเนื้อหา โดยปกติ ประกอบด$วยเนื้อหา 3 ส8วน ได$แก8 ส8วนเหตุ ส8วนผลหรือความประสงค� และส8วนสรุปความ
- 11 -
“ส8วนเหตุ” คือ ข$อความท่ีผู$เขียนแจ$งไปยังผู$รับหนังสือ เพ่ือเปEนการบอกกล8าวเล8าเหตุว8า เหตุใดจึงมีหนังสือไป
โดยย8อหน$าแรกของส8วนเหตุจะใช$ระยะห8างระหว8างบรรทัดเท8ากับระยะปกติ และเพ่ิมค8าก8อนหน$าอีก 6 พอยท� (1 Enter + Before 6 pt) 1. การเริ่มเรื่องใหม8 กรณีท่ียังไม8เคยติดต8อกันมาก8อน “ด$วย” “เนื่องด$วย” “เนื่องจาก” “โดยท่ี” ท้ังหมดนี้ เปEนคําสันธานข้ึนต$นประโยคได$มีความหมายว8า “เพราะเหตุว8า” ข้ึนต$นด$วยคําว8า “ด$วย” ควรใช$เปEนการบอกกล8าวเล8าเหตุหรือเกริ่นข้ึนมาลอยๆ ข้ึนต$นด$วยคําว8า “เนื่องจาก” ควรใช$ในกรณีท่ีอ$างเปEนเหตุอันหนักแน8นท่ีจําเปEนต$องมีหนังสือไป การข้ึนต$อนด$วยคําว8า “ด$วย” “เนื่องด$วย” “เนื่องจาก” “โดยท่ี” ลงท$ายจะไม8มีคําว8า “นั้น” 2. การอ$างเรื่องเดิม กรณีท่ีเคยติดต8อกันมาก8อน “ตาม”
“ตามท่ี” “อนุสนธิ” (ใช$ในบางวงการ)
หากข้ึนต$นด$วยคําว8า ตาม (และอนุสนธิ) จะต8อด$วยคํานาม หากข้ึนข้ึนด$วยคําว8า ตามท่ี จะต8อด$วยประโยค
เช8น ตามท่ีได$เกิดอุทกภัยในประเทศไทยในช8วงเดือนตุลาคม - เดือนธันวาคม 2554 ... แล$วลงท$ายด$วยคําว8า นั้น หรือ ความละเอียดแจ$งแล$ว นั้น (ระยะห8างของคําว8านั้น
กับข$อความสุดท$าย ควรเคาะ 2 เคาะ) - หากเรื่องเดิมมีรายละเอียดไม8มากนัก ควรเขียนคําลงท$ายว8า... นั้น - หากเรื่องเดิมมีรายละเอียดค8อนข$างมาก แต8ได$สรุปใจความสําคัญของเรื่องท่ีเคยติดต8อกัน
โดยย8อ ควรเขียนคําลงท$ายว8า... ความละเอียดแจ$งแล$ว นั้น - การใช$คําว8า “ไป” และ “มา” คําว8า “ไป” ในการเขียนจดหมายทางการ ใช$แสดงทิศทางออกจากตัวผู$ ท่ีเขียนถึง เช8น
ผมขอให$คุณเดินทางไปหาผมวันอาทิตย�นี้ คําว8า “มา” ในการเขียนจดหมายทางการ ใช$แสดงทิศทางสู8ตัวผู$ท่ีเขียนถึง เช8น พรุ8งนี้ผมจะมา
หาคุณ
“ส8วนความประสงค�” คือ ข$อความท่ีผู$เขียนแจ$งความประสงค�ไปยังผู$รับหนังสือ เพ่ือให$ทําอะไร หรือทําอย8างไร โดยย8อหน$า
แรกของส8วนความประสงค�จะใช$ระยะห8างระหว8างบรรทัดเท8ากับระยะปกติ และเพ่ิมค8าก8อนหน$าอีก 6 พอยท� (1 Enter + Before 6 pt)
ข$อสําคัญ ต$องระลึกถึงผู$ท่ีจะรับหนังสือว8า เข$าใจถูกต$องตามความประสงค�ท่ีมีหนังสือไป การใช$คําว8า “ใคร8” อยาก ต$องการ ปรารถนา ใช$เปEนคําช8วยกริยาแสดงการขอร$องอย8างสุภาพ การใช$คําว8า “ประสงค�” ต$องการ อยากได$ มุ8งหมาย มุ8ง
- 12 -
ข$อความส8วนความประสงค� หากมีหลายข$อให$แยกเปEนข$อๆ เพ่ือให$ชัดเจนและเข$าใจง8าย เช8น สํานักนายกรัฐมนตรีพิจารณาแล$วมีความเห็นประกอบการพิจารณาของคณะรัฐมนตรีดังนี้
1. ................................... 2. …………………………….. 3. …………………………….. การใช$คําว8า “บัดนี้” (หากมีความประสงค�ท่ีจะใส8 สามารถใส8ได$) ในส8วนความประสงค� การใช$คําว8า “เนื่องด$วย” (ควรใช$ในหนังสือท่ีเปEนพิธีการ) เช8น เนื่องด$วยจะมีการประชุม... หนังสือประทับตรา การลงนามในหนังสือประทับตรา สามารถลงนามบริเวณใดก็ได$ แต8ขอให$อยู8ใน
บริเวณท่ีมีตรากรมประทับ “ส8วนสรุปความ” คือ ข$อความท่ีผู$เขียนสรุปใจความของเนื้อเรื่อง เพ่ือเปEนการย้ําความประสงค�ให$ผู$รับหนังสือทราบ
โดยย8อหน$าของส8วนสรุปความจะใช$ระยะห8างระหว8างบรรทัดเท8ากับระยะปกติ และเพ่ิมค8า ก8อนหน$าอีก 6 พอยท� (1 Enter + Before 6 pt)
- ให$เขียนแสดงจุดมุ8งหมายโดยสรุปว8าต$องการให$ผู$รับหนังสือทําอะไรหรือทําอย8างไร - มักข้ึนต$นด$วยคําว8า “จึง” แล$วต8อด$วยวัตถุประสงค�ท่ีต$องการ ให$ผู$รับหนังสือทําอะไร หรือ
ทําอย8างไร เช8น จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ และกรุณาแจ$งส8วนราชการในสังกัดทราบต8อไปด$วย จักขอบคุณมาก จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบและถือปฏิบัติต8อไป จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบและถือปฏิบัติโดยเคร8งครัดต8อไปด$วย จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบและถือเปEนหลักปฏิบัติต8อไป ท้ังนี้ ได$แจ$งให$ส8วนราชการระดับกรม
และจังหวัดทราบด$วยแล$ว จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา ... จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา หากเห็นชอบขอได$กรุณาลงนามในหนังสือถึง...ตามท่ีเสนอมาพร$อมนี้ จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาดําเนินการต8อไป จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาดําเนินการในส8วนท่ีเก่ียวข$องต8อไปด$วย จักขอบคุณมาก ข$อเสนอ จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา หากเห็นชอบแล$ว ... จะได$ดําเนินการต8อไป ข$อเสนอ จึงเรียนมาเพ่ือโปรด รับทราบตามข$อ ... พิจารณา หากเห็นชอบตามข$อ ... ขอได$กรุณาลงนามในหนังสือถึง ... ตามท่ีเสนอมาพร$อมนี้
- 13 -
จุดประสงค�ของการเชิญประชุม 1. แจ$งกําหนดนัดประชุมให$ทราบ 2. ขอให$ไปเข$าร8วมประชุม จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ และขอได$โปรดไปเข$าร8วมประชุมตามวัน เวลา และสถานท่ี
ดังกล8าวข$างต$นต8อไปด$วย จักขอบคุณมาก (กระทรวงสาธารณสุขใช$คําว8า “จะเปEนพระคุณ”) จุดประสงค�ของการหารือ 1. ขอให$พิจารณาข$อหารือ 2. ขอให$แจ$งผลการพิจารณาให$ทราบด$วย จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจาณา ผลการพิจารณาเปEนประการใด ขอได$โปรดแจ$งให$สํานัก
นายกรัฐมนตรีทราบต8อไปด$วย จักขอบคุณมาก (กระทรวงสาธารณสุขใช$คําว8า “จะเปEนพระคุณ”) จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา ผลการพิจารณาเปEนประการใด ขอได$โปรดแจ$งให$สํานัก
นายกรัฐมนตรีทราบโดยด8วนต8อไปด$วย จักขอบคุณมาก (กระทรวงสาธารณสุขใช$คําว8า “จะเปEนพระคุณ”) จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา ผลการพิจารณาเปEนประการใด ขอได$โปรดแจ$งให$สํานัก
นายกรัฐมนตรีทราบภายในวันท่ี ... ด$วย จักขอบคุณมาก (กระทรวงสาธารณสุขใช$คําว8า “จะเปEนพระคุณ”) จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา ผลการพิจารณาเปEนประการใด ขอได$โปรดแจ$งให$สํานัก
นายกรัฐมนตรีทราบในโอกาสแรกด$วย จักขอบคุณมาก (กระทรวงสาธารณสุขใช$คําว8า “จะเปEนพระคุณ”) ส8วนสรุปความท่ีมีเรื่องเก่ียวเนื่อง จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณานําเสนอคณะรัฐมนตรีต8อไป ท้ังนี้ สํานักนายกรัฐมนตรี ได$นํา
เรียนรองนายกรัฐมนตรี (.....................) พิจารณาให$ความเห็นชอบด$วยแล$ว (การใช$คําว8า “ท้ังนี้” คือเปEนเรื่องเก่ียวเนื่องกับเรื่องท่ีอยู8ส8วนหน$า หรือเปEนเรื่องเดียวกัน) ส8วนสรุปความท่ีไม8มีเรื่องเก่ียวเนื่อง จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ อนึ่ง สํานักงานนี้จะย$ายท่ีทําการแห8งใหม8ไปอยู8ท่ี ..... และได$
เปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท�เปEน ...... หากประสงค�จะติดต8อ .... (การใช$คําว8า “อนึ่ง” คือเปEนเรื่องท่ีไม8มีความเก่ียวเนื่องกัน หรือคนละเรื่องกับเรื่องส8วนหน$า แต8เปEน
เรื่องท่ีมีความประสงค�อยากให$ผู$รับทราบด$วย) การใช$คําว8า “ดังกล8าว” และ “ดังกล8าวข$างต$น” ใช$ไม8เหมือนกัน คําว8า “ดังกล8าว” ให$ใช$ในกรณีท่ีได$กล8าวไว$ในย8อหน$าเดียวกันและต$องเปEนเรื่องท่ีเคยได$กล8าวมาแล$ว
เท8านั้น ห$ามใช$ในกรณีท่ีไม8เคยได$กล8าวเรื่องนั้นมาก8อน คําว8า “ดังกล8าวข$างต$น” ให$ใช$ในกรณีท่ีได$กล8าวไว$ในตอนต$นของเรื่อง ซ่ึงอาจจะไม8ได$กล8าวไว$ในย8อหน$า
เดียวกันกับเรื่อง และต$องเปEนเรื่องท่ีเคยได$กล8าวมาแล$วเท8านั้น ห$ามใช$ในกรณีท่ีไม8เคยได$กล8าวเรื่องนั้นมาก8อน กรณีเรื่อง ด8วน มี 3 ระดับ ต้ังแต8 ด8วน ด8วนมาก ด8วนท่ีสุด - ด8วน หมายถึง ให$เจ$าหน$าท่ีปฏิบัติเร็วกว8าปกติ เท8าท่ีจะทําได$ - ด8วนมาก หมายถึง ให$เจ$าหน$าท่ีปฏิบัติโดยเร็ว - ด8วนท่ีสุด หมายถึง ให$เจ$าหน$าท่ีปฏิบัติปฏิบัติในทันทีท่ีได$รับหนังสือนั้น
- 14 -
วันเสาร�ท่ี 5 พฤศจิกายน 2559 เวลา 15.30 - 16.30 น.
หัวข$อ “เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ ศิลปะการใช$ถ$อยคําสํานวนภาษาราชการ”
หลักภาษาไทย ข$อควรระวัง 1. รูปประโยค 2. ความสัมพันธ�ระหว8างข$อความ รูปแบบประโยคภาษาไทย ประธาน + กริยา +กรรม ปyญหาท่ีพบบ8อย 1. ลําดับคํา ลําดับความท่ีไม8ดี หรือท่ีไม8ถูกต$อง 2. วางส8วนขยายผิดท่ี 3. ใช$รูปประโยคแบบภาษาอังกฤษ 4. ใช$ภาษาอังกฤษแทนภาษาไทย ตัวอย8าง เช8น 1. โครงการนี้สํานักนายกรัฐมนตรีได$เสนอข้ึนมาแล$ว แก$ไขเปEน สํานักนายกรัฐมนตรีได$
เสนอโครงการนี้ข้ึนมาแล$ว 2. ในการประชุมคณะรัฐมนตรี เม่ือวันท่ี 25 มกราคม 2554 คณะรัฐมนตรีได$มีมติเห็นชอบ
... แก$ไขเปEน คณะรัฐมนตรี ในคราวประชุมเม่ือวันท่ี 25 มกราคม 2554 ได$มีมติเห็นชอบ ... 3. ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีถูกเชิญไปร8วมงาน แก$ไขเปEน ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีได$รับเชิญ
ไปร8วมงาน คําสันธาน - ด$วย โดย ตาม ส8วน ด$วยปรากฏว8า โดยท่ีปรากฏว8า ตามท่ีปรากฏว8า ใช$ข้ึนต$นประโยคได$ - และ กับ รวมท้ัง ตลอดจน ใช$เชื่อมคํา คําบุพบท - กับ หมายความว8า รวมกัน เก่ียวเนื่องกัน หรือเสมอกัน - แก8 ใช$นําหน$าคํานามฝsายรับ ไม8เสมอกัน เขียนหนังสือให$ถูกต$องตามความนิยม ความนิยมในสรรพนาม เช8น สํานักนายกรัฐมนตรีพิจารณาแล$วเห็นว8า ไม8นิยมใช$ ข$าพเจ$า ผม กระผม ดิฉัน เว$นแต8 ลงนามหนังสือในฐานส8วนตัว ความนิยมในการใช$ถ$อยคําสํานวนภาษาราชการ ตัวอย8าง เช8น - พร$อมนี้ได$แจ$งไปทางจังหวัดแล$วเหมือนกัน แก$ไขเปEน ท้ังนี้ ได$แจ$งให$จังหวัดทราบด$วยแล$ว - ประชาชนได$รับความเดือดร$อนแสนสาหัส แก$ไขเปEน ประชาชนได$รับความเดือดร$อนเปEนอย8างยิ่ง
- 15 -
- เครื่องบินตก ผู$โดยสารตายหมด ไม8มีใครรอด แก$ไขเปEน เครื่องบินตก ผู$โดยสารเสียชีวิตท้ังหมด
- เรื่องนี้ แก$ไขเปEน กรณีนี้ - เรื่องนั้น แก$ไขเปEน เรื่องดังกล8าว กรณีดังกล8าว - ผู$ใด แก$ไขเปEน ผู$นั้น - เสร็จแล$ว แก$ไขเปEน แล$วเสร็จ เสร็จเรียบร$อยแล$ว - ยังไม8ได$ทํา แก$ไขเปEน ยังมิได$ดําเนินการแต8ประการใด - ถึงตอนนี้ แก$ไขเปEน บัดนี้ - 3 อาทิตย� แก$ไขเปEน 3 สัปดาห� สามสัปดาห� - เวลาผ8านมานานแล$ว แก$ไขเปEน ระยะเวลาได$ล8วงเลยมาพอสมควรแล$ว - ยังไม8ได$รับแจ$งผลการพิจารณาเลย แก$ไขเปEน ยังมิได$รับแจ$งผลการพิจารณาแต8ประการใด - ไม8รู$ว8า แก$ไขเปEน ไม8ทราบว8า - ไม8ใช8 แก$ไขเปEน มิใช8 - ไม8ได$ แก$ไขเปEน มิได$ หาได$ไม8 มิอาจ...ได$ - ไม8ดี แก$ไขเปEน มิชอบ ไม8สมควร - อนุเคราะห� แก$ไขเปEน เอ้ือเฟ��อ ช8วยเหลือ - สนับสนุน แก$ไขเปEน ส8งเสริม ช8วยเหลือ อุปการะ เช8น สนับสนุนการศึกษา - ร8วมมือ แก$ไขเปEน พร$อมใจช8วยกัน - ช8วยเหลือ แก$ไขเปEน ขอความอนุเคราะห� ขอความสนับสนุน ขอความร8วมมือ - เจอว8า แก$ไขเปEน พบว8า ปรากฏว8า - บอกว8า แก$ไขเปEน แจ$งว8า - ต$องการ แก$ไขเปEน ประสงค� มีความประสงค� - เห็นชอบ เห็นชอบด$วย เห็นชอบในหลักการ เห็นชอบด$วยในหลักการ เห็นชอบเปEน
หลักการ - “ได$แก8” ใช$ระบุถึงสิ่งท่ีอยู8ในชุดเดียวกันครบท้ังชุด เช8น อริยสัจ 4 ได$แก8 ทุกข� สมุทัย นิโรธ
มรรค - “เช8น” ใช$ยกตัวอย8างซ่ึงตัวอย8างดังกล8าวไม8ได$อยู8ในชุด กลุ8มของเรื่องเดียวกัน และไม8ต$อง
เรียงตามลําดับ เช8น มีสัตว�เลี้ยงอยู8ท่ีบ$าน เช8น สุนัข แมว เปEด ฯลฯ ท้ังนี้คําว8า “เช8น” ท่ีใช$ในกรณีนี้ไม8มีคําว8า “เปEนต$น” ปGดท$ายตัวอย8าง ส8วนเครื่องหมายไปยาลใหญ8 คือ ฯลฯ นั้น จะใช$ปGดท$ายตัวอย8างนั้นหรือจะไม8ใช$ก็ได$
- “เปEนต$น” อยู8ท$ายตัวอย8างคําท่ีอยู8ในชุดเดียวกัน ซ่ึงเรียงลําดับจากลําดับแรกเปEนต$นไป แต8ไม8ต$องแสดงตัวอย8างท้ังหมด เช8น “อริยสัจ 4 มี ทุกข� สมุทัย เปEนต$น”
- “อาทิ” มีความหมายเช8นเดียวกับคําว8า “เปEนต$น” แต8คําว8า “อาทิ” ตามด$วยตัวอย8างในลําดับแรก เช8น “อริยสัจ 4 อาทิ ทุกข�”
- 16 - การใช$ถ$อยคําภาษากฎหมาย ตัวอย8าง เช8น พระราชบัญญัติ ... มาตรา ... บัญญัติให$ พระราชบัญญัติ ... มาตรา ... บัญญัติว8า พระราชกฤษฎีกา ... มาตรา ... กําหนดให$ พระราชกฤษฎีกา ... มาตรา ... กําหนดว8า พระราชกําหนด ... มาตรา ... กําหนดให$ พระราชกําหนด ... มาตรา ... กําหนดว8า กฎสํานักนายกรัฐมนตรี ... ข$อ ... กําหนดให$ กฎสํานักนายกรัฐมนตรี ... ข$อ ... กําหนดว8า ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ... ข$อ ... กําหนดให$ กําหนดว8า ต้ังแต8 ... ข้ึนไป ต้ังแต8บัดนี้เปEนต$นไป นับแต8วัน ... เปEนต$นไป นับแต8วันถัดจากวัน ... เปEนต$น ไม8เกิน ... ปO รวมแล$วต$องไม8เกิน ... ปO ไม8น$อยกว8า ... ปO อีกอย8างน$อย ... คน ได$อีกอย8างน$อยไม8เกิน ... คน หลีกเลี่ยงถ$อยคําฟุsมเฟ�อย เกินความจําเปEน ตัวอย8างเช8น ทางสํานักนายกรัฐมนตรีพิจารณาแล$ว มีความเห็นดังนี้ แก$ไขเปEน สํานักนายกรัฐมนตรี
พิจารณาแล$ว มีความเห็นดังนี้ ได$รับแจ$งเหตุว8า มีศพผู$เสียชีวิตลอยน้ําอยู8ในคลองผดุงกรุงเกษม แก$ไขเปEน ได$รับแจ$งเหตุว8า
มีศพลอยน้ําอยู8ในคลองผดุงกรุงเกษม ขอให$กรมการปกครองดําเนินการสืบสวนให$ได$ความว8าผู$ใดทุจริตยักยอกเงินรายนี้ แก$ไขเปEน
ขอให$กรมการปกครองสืบสวนให$ได$ความว8าผู$ใดทุจริตยักยอกเงินรายนี้ ท่ีประชุมได$มีการพิจารณาให$มีการเปลี่ยนแปลงอนุกรรมการบางท8าน แก$ไขเปEน ท่ีประชุมได$
พิจารณาให$เปลี่ยนแปลงอนุกรรมการบางท8าน ถ$อยคําบางคํา อาจใช$แทนกันไม8ได$ อาจใช$แทนกันได$ “และ” ใช$ในกรณีท่ีหมายถึงท้ังหมด ด$วยกัน “หรือ” ใช$ในกรณีท่ีหมายถึงอย8างไหนก็ได$
- 17 - หลีกเลี่ยงการใช$คําเชื่อมซํ้าๆ กัน แนวทางการใช$คํา “ท่ี” “ซ่ึง” “ท่ี” ใช$สําหรับสถานท่ี “ซ่ึง” ใช$สําหรับบุคคล เช8น สถานท่ีท่ีผู$ซ่ึงยื่นคําขออนุญาตไว$ แนวทางการใช$คําว8า “และ” “กับ” “รวมท้ัง” “ตลอดจน” ตัวอย8าง “จะถือว8าผู$ใดกระทําผิดฐานทุจริตต8อหน$าท่ีราชการได$ก็ต8อเม่ือผู$นั้นมีหน$าท่ีราชการ และได$
กระทําการหรือละเว$นกระทําการตามหน$าท่ีนั้นโดยมิชอบ กับจะต$องมีเจตนาท่ีจะให$ตนเองหรือผู$อ่ืนได$รับประโยชน�อันมิชอบด$วยกฎหมาย”
“การจัดระเบียบพนักงาน และการกําหนดตําแหน8ง รวมท้ังอัตราเงินเดือนพนักงานเทศบาลให$ตราเปEนพระราชกฤษฎีกา”
ใช$ถ$อยคําเสริมสร$าง ไม8กระทบกระเทือนใจผู$รับ ตัวอย8าง โครงการท่ีเสนอมาใช$ไม8ได$ แก$ไขเปEน โครงการท่ีเสนอมานับว8าดี แต8ยังไม8เหมาะสมท่ีจะ
ดําเนินการขณะนี้ การปฏิบัติดังกล8าวผิดระเบียบฯ แก$ไขเปEน การปฏิบัติดังกล8าวยังไม8สอดคล$องกับระเบียบฯ
กําหนด
- 18 - วันอาทิตย�ท่ี 6 พฤศจิกายน 2559 เวลา 09.00 – 12.00 น.
หัวข�อ “การใช�ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส� และแนวทางการแก�ไข พัฒนา ระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส�” โดย นายธีรวัฒน� ศิลปรัศมี นักวิชาการคอมพิวเตอร� นางสาวจิตราภรณ� สุวรรณเนตร นักวิเคราะห�นโยบายและแผน และนายสาทิตย� บุญเซ,ง ผู$ดูแลโปรแกรมระบบสารบรรณ สํานักงาน
เลขานุการกรม
ปyญหาท่ีพบในการใช$งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส� 1. คําถาม : เลขท่ีหนังสือไม8เรียงตามลําดับ แก$ไขได$อย8างไร
คําตอบ : เลือกเลขท่ีหนังสือท่ีต$องการแก$ไข ระบบจะแสดงหน$าต8าง แล$วเลือกไปท่ี “แก$ไขหนังสือ” จากนั้นแก$ไขเลขท่ีหนังสือให$เรียบร$อย และกดเปลี่ยน
2. คําถาม : ลงรับหนังสือ - ส8งออกเลขหนังสือ แล$วเลขท่ีหนังสือซํ้ากัน แก$ไขได$อย8างไร คําตอบ : ไปท่ี ทะเบียนหนังสือรับ หรือทะเบียนออกเลขส8ง (หน$าจอซ$ายมือ) ----->ไปท่ี
เครื่องหมายเฟ�อง ต้ังเลขตามลําดับ ----->แล$วกดเปลี่ยนเลข 3. คําถาม : แก$ไขชื่อหน8วยงาน ชื่อผู$รับผิดชอบ และ Password ได$อย8างไร
คําตอบ : Log In เข$าสู8ระบบ ไปท่ี ----> ไปท่ี ชื่อหน8วยงานหรือชื่อผู$รับผิดชอบ (เฟ�องมุมบนขวามือ) ---> เลือก ข$อมูลผู$ใช$งาน ไปท่ี แก$ไข----->พิมพ�ชื่อหน8วยงาน ชื่อผู$รับผิดชอบ และ Password ใหม8 ท่ีต$องการเข$าไปแทน ----->กดปุsม บันทึก จากนั้นระบบจะดําเนินการเปลี่ยนค8าใหม8
4. คําถาม : เลขท่ีหนังสือซํ้ากัน กรณีท่ี 1 ออกเลขท่ีหนังสือแล$ว เลขหนังสือซํ้ากัน แก$ไขได$อย8างไร คําตอบ : เลือกไปท่ี ----->เลขท่ีหนังสือท่ีออกเลข หน$าจอจะปรากฏกล8องข$อความ ----->
ให$เลือกไปท่ี ----->แก$ไขหนังสือ ดําเนินการแก$ไขเลขท่ีหนังสือ -----> และกดเปลี่ยนเลข กรณีท่ี 2 ยังไม8ได$ออกเลขท่ีหนังสือ แต8ลําดับเลขท่ีหนังสือซํ้ากัน คําตอบ : เลือกไปท่ี ทะเบียนออกเลข (หน$าจอซ$ายมือ) ----->ไปท่ีเครื่องหมายเฟ�อง ต้ังเลข
ตามลําดับ ----->แล$วกดเปลี่ยนเลข 5. คําถาม : ทําไมเลขหนังสือเวียนในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส� ถึงกลับไปเปEนเลข 1 อีก
ในเม่ือหน8วยงานเคยออกเลขหนังสือเวียนแล$ว คําตอบ : เนื่องจาก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส� ได$กําหนดค8าไว$ดังนี้ ภายในระยะเวลา 1
เดือน หน8วยงานใดมิได$มีการออกเลขหนังสือเวียนหรือเคยออกเลขหนังสือเวียนมาแล$ว และไม8ได$ออกเลขหนังสือเวียนต8อจากเดิมภายในระยะเวลา 1 เดือน ระบบฯ จะตัดโอนข$อมูลการออกเลขหนังสือเวียนไปเก็บไว$ท่ีเครื่องแม8ข8ายสํารอง จึงทําให$เวลาท่ีหน8วยงานท่ีต$องการออกเลขหนังสือเวียน เลขท่ีหนังสือเวียนจึงเปEนเลขท่ี 1 เสมอ
- 19 -
หากหน8วยงานต$องการแก$ไขเลขท่ีหนังสือเวียน ให$ดําเนินการดังนี้ ไปท่ีทะเบียนออกเลข--->เลือกเครื่องหมายเฟ�อง ต้ังเลขให$เรียงตามลําดับ---> กดเปลี่ยนเลข
6. คําถาม : มีวิธีการค$นหาเลขท่ีหนังสือหนังสือได$รวดเร็วข้ึนอย8างไรบ$าง คําตอบ : พิมพ�ข$อความท่ีต$องการค$นหาให$เฉพาะเจาะจงท่ีสุด และเลือกเง่ือนไขการค$นหา
ให$ตรงตามข$อความท่ีเราต$องการค$นหา เช8น ค$นหาเลขหนังสือโดยพิมพ�ตัวอักษร “ว” แล$วเว$นวรรค ตามด$วยเลขท่ีหนังสือ สธ 0401.1/ว200 และคลิกเลือกเง่ือนไขการค$นหาท่ี เลขรับ-ส8ง
7. คําถาม : ทําไมเวลาการค$นหาเลขท่ีหนังสือ ผลท่ีแสดงออกมามีข$อมูลเยอะเกินไป หรือไม8มีข$อมูลแสดงออกมา เช8น ต$องการค$นหาเลขท่ีหนังสือ 200 แต8ระบบฯ แสดงเลข 2001 2002 ซ่ึงไม8ตรงกับความต$องการค$นหา
คําตอบ : การค$นหาท่ีรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ผู$ใช$งานต$อง ใส8ข$อความการค$นหาท่ีเฉพาะเจาะจงมากข้ึน เช8น ต$องการค$นหาเลขท่ี 200 ต$องพิมพ�ข$อมูลการค$นหาด$วยคําว8า 0401.1/200
8. คําถาม : ในระบบ ทะเบียนรับ และทะเบียนออกเลขส8ง ทําไมถึงค$นหาเลขหนังสือย$อนหลังได$แค8ระยะเวลา 1 เดือน
คําตอบ : เนื่องจากข$อมูลในระบบสารบรรณ ค8อนข$างมีข$อมูลเยอะ ทําให$การประมวลผลของระบบช$า จึงเก็บข$อมูลไว$ในระบบเครื่องแม8ข8ายท่ีกรมแค8ระยะเวลา 1 เดือน เพ่ือให$การค$นหารวดเร็ว และไม8ทําให$เครื่องแม8ข8ายทํางานหนัก หากต$องการค$นหาข$อมูลย$อนหลัง 1 เดือน ให$หน8วยงาน เลือกไปท่ี ข$อมูลย$อนหลัง Log In อีกครั้ง ---> เข$าสู8หน$าต8างข$อมูลย$อนหลัง ---> แล$วเลือก ไปท่ี ทะเบียนหนังสือรับ หรือ ทะเบียนออกเลขส8ง
9. คําถาม : ระบบสารบรรณเข$าไม8ได$ หรือเข$าระบบได$ แต8ระบบทํางานช$า ต$องติดต8อใคร คําตอบ : 1. ระบบอินเตอร�เน็ตท่ีกรมมีปyญหา หน8วยงานติดต8อได$ท่ีศูนย�สารสนเทศ
ผู$ประสานงาน นายอัษฎางค� โชติมัย นักวิชาการคอมพิวเตอร� โทร 089 498 5167 และนายเอกพล เทพวงค� เจ$าหน$าท่ีดูแลระบบสารสนเทศกรมควบคุมโรค โทร 086 832 0761
2. ระบบสารบรรณมีปyญหาหรือทํางานได$ช$า หน8วยงานติดต8อได$ท่ี สํานักงานเลขานุการกรม ผู$ประสานงาน นายธีรวัฒน� ศิลปะรัศมี นักวิชาการคอมพิวเตอร� โทร 098 695 8066 และนายสาทิตย� บุญเซ8ง เจ$าหน$าท่ีดูแลระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส� โทร 081 770 0444
10. คําถาม : จะสามารถดูข$อมูลย$อนหลังทะเบียนรับ - ส8งหนังสือได$อย8างไร คําตอบ : Log In เข$าสู8ระบบ ไปท่ี ----> ข$อมูลย$อนหลัง ---> ระบบจะให$ Log In อีกครั้ง
---> เข$าสู8หน$าต8างข$อมูลย$อนหลัง ---> แล$วเลือก ไปท่ี ทะเบียนหนังสือรับ หรือ ทะเบียนออกเลขส8ง
- 20 -
11. คําถาม : ทําไมเวลาค$นหาข$อมูลย$อนหลัง ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส� ถึงได$ทํางาน ช$ามาก คําตอบ : เนื่องจากการค$นหาข$อมูลย$อนหลังในปyจจุบัน ในฐานข$อมูลเปEนการรวมข$อมูล
ย$อนหลังทุกปO จึงทําให$ข$อมูลในระบบเยอะมาก ค$นหาได$ช$า การแก$ไขปyญหา สํานักงานเลขานุการกรมจะเปEนผู$ดําเนินการ ปรับระบบการค$นหา โดยจะแยกการค$นหาข$อมูลย$อนหลัง ออกเปEนรายปO
12. คําถาม : ออกเลขทะเบียนส8ง 1 เลข แต8ระบบแสดงเลขส8งหนังสือ 2 เลข แก$ไขอย8างไร คําตอบ : เลือกเลขท่ีหนังสือท่ีต$องการแก$ไข ระบบจะแสดงหน$าต8าง แล$วเลือกไปท่ี
“ยกเลิกการส8ง” 13. คําถาม : ทําไมคลิกส8งเรื่องแล$วแต8เรื่องไม8ถูกส8งออกตามระบบ
คําตอบ : 1. สาเหตุท่ีเรื่องไม8ถูกส8งออกตามระบบ อาจเกิดจากผู$ใช$งาน ไม8ได$เลือกหน8วยงานท่ีต$องการส8ง แต8กด “ส8งหนังสือ” เรียบร$อยแล$ว
2. ผู$ใช$งาน บันทึกข$อมูลไม8ครบถ$วน ระบบจึงไม8ส8งเลขหนังสือออก 14. คําถาม : หลักเกณฑ�การแนบไฟล�เอกสาร
คําตอบ : การแนบไฟล�เอกสาร หากต$องการแนบไฟล�เอกสาร จํานวนหน$าต$องไม8เกิน 20 หน$า หรือขนาดไฟล�ต$องไม8เกิน 5 Mb.หากเกินกว8า 20 หน$า และขนาดไฟล�เกิน 5 Mb. ให$หน8วยงานส8งเปEนเอกสารตัวจริง
15. คําถาม : หากต$องการส8งเอกสารท่ีเปEนนิตยสาร ให$เปEนไฟล�แนบในระบบสารบรรณฯ ทําได$หรือไม8 และดําเนินการอย8างไร
คําตอบ : ทําได$ โดยนํานิตยสารมาสแกนให$เปEนไฟล� PDF และแนบไปในไฟล�เอกสารแนบ ท้ังนี้ จํานวนหน$าต$องไม8เกิน 20 หน$า หรือขนาดไฟล�ต$องไม8เกิน 5 Mb.หากเกินกว8า 20 หน$า และขนาดไฟล�เกิน 5 Mb. ให$หน8วยงานส8งเปEนเอกสารตัวจริ
16. คําถาม : กรณีมีไฟล�เอกสารแนบในเรื่องท่ีส8งมาภายหลัง ระบบสามารถแจ$งเตือนหรือโชว�ได$หรือไม8ว8ามีไฟล�เอกสารใหม8เข$ามา
คําตอบ : ระบบสามารถทําการแจ$งเตือนได$ สํานักงานเลขานุการกรมจะดําเนินการเพ่ิมเติมรายละเอียดดังกล8าวนี้ให$
17. คําถาม : หากออกเลขส8งหนังสือแล$ว หน8วยงานลืมแนบไฟล�เอกสาร สามารถแนบไฟล�เพ่ิมได$อย8างไร
คําตอบ : เลือกเลขท่ีหนังสือท่ีต$องการแก$ไข ระบบจะแสดงหน$าต8าง แล$วเลือกไปท่ี “เพ่ิมไฟล�แทรก”
18. คําถาม : การเปลี่ยนแปลงแก$ไขข$อมูล “รายละเอียดเจ$าของเรื่อง” สามารถทําได$หรือไม8 คําตอบ : การแก$ไขข$อมูล “รายละเอียดเจ$าของเรื่อง” ผู$ท่ีจะแก$ไขข$อมูลได$ต$องเปEนเจ$าของ
เรื่องเท8านั้น
- 21 -
19. คําถาม : หากหน8วยงานต$องการ Username และ Password ให$กับผู$ปฏิบัติงานใหม8 หน8วยงานสามารถเปลี่ยน Username และ Password เองได$หรือไม8
คําตอบ : หน8วยงานไม8สามารถดําเนินการเองได$ ต$องทําเปEนหนังสือแจ$งไปท่ีสํานักงานเลขานุการกรม เพ่ือขอ Username และ Password ของผู$ปฏิบัติงานใหม8
20. คําถาม : หากหน8วยงานต$องการเปลี่ยนชื่อ Username ใหม8 โดยยังคงใช$ Password เดิมท่ีมีอยู8ในการเข$าสู8ระบบ จะสามารถดําเนินการได$เองหรือไม8
คําตอบ : หน8วยงานสามารถเปลี่ยนชื่อ Username ใหม8ได$ และสามารถต้ังเปEนชื่อท่ีหน8วยงานต$องการ
21. คําถาม : หากต$องการพิมพ�รายงานสรุป ท่ีมีข$อมูลย$อนหลังเกิน 1-2 เดือน ต$องดําเนินการอย8างไร
คําตอบ : Log In เข$าสู8ระบบ ไปท่ี ----> ข$อมูลย$อนหลัง ---> ระบบจะให$ Log In อีกครั้ง ---> เข$าสู8หน$าต8างข$อมูลย$อนหลัง ---> แล$วเลือกไปท่ี สรุปการรับ – ส8งหนังสือ
22. คําถาม : การแบ8งหมวดหมู8หรือสร$างแฟ�มเอกสารทําได$อย8างไร คําตอบ : สามารถเลือกหมวดหมู8 สร$างแฟ�ม ดําเนินการได$ดังนี้ เลือกไปท่ี เลขท่ีหรือเรื่องท่ีต$องการสร$างแฟ�ม ไปท่ีเครื่องหมาย บริเวณมุมขวามือของ
เรื่อง เลือก เพ่ิมป�าย ----->เลือกสี ต้ังชื่อแฟ�ม ----->บันทึก 23. คําถาม : สามารถค$นดูเรื่องหนังสือได$ว8าเก็บก่ีปO สามารถสืบค$นได$อย8างไร คําตอบ : ดูเมนูด$านซ$ายมือ หัวข$อ แฟ�มทําลาย เลือกไปท่ี แฟ�มทําลาย จะปรากฏปO พ.ศ.
ท่ีต$องทําลายหนังสือ จากนั้น เลือกไปท่ี ปO พ.ศ. จะปรากฏเรื่องท่ีต$องทําลายในปOนั้นๆ ด$านขวามือ 24. คําถาม : หากต$องการพิมพ�เอกสารในระบบสารบรรณ
คําตอบ : คัดลอกหน$าท่ีจะทําการพิมพ� แล$วนํามาเปGดในไฟล� excel ท้ังนี้ สํานักงานเลขานุการกรม จะทําเครื่องหมายสําหรับการสั่งพิมพ�งานในแต8ละหน$าไว$ให$ในแต8ละหน$าของงาน
25. คําถาม : การส8งหนังสือไปยัง เลขานุการกรม และส8งหนังสือถึงอธิบดี รองอธิบดี จะคลิกเลือกส8งไปท่ีใด
คําตอบ : กรณีส8งหนังสือเรียน เลขานุการกรม ให$คลิกส8งไปท่ี สํานักงานเลขานุการกรม กรณีส8งหนังสือเรียน อธิบดี รองอธิบดี ให$คลิกส8งไปท่ี สารบรรณกรม
26. คําถาม : ระบบสารบรรณ สามารถตรวจสอบหนังสือได$ว8า มีเจ$าหน$าท่ีคลิกรับเรื่องไปแล$วได$หรือไม8
คําตอบ : ระบบสารบรรณ สามารถดําเนินการติดตามเรื่องทุกเรื่องท่ีเข$าสู8ระบบได$ เจ$าหน$าท่ีรับเรื่องเม่ือไร เจ$าหน$าท่ีท8านใดรับเรื่อง และมีการสั่งการอะไรไปบ$าง โดยตรวจสอบได$จากระบบ และคลิกเลือกไปท่ี หนังสือฉบับนั้น แล$วเลือกไปท่ีหน8วยงานหรือบุคคล ท่ีมีหนังสือไปถึง
- 22 -
27. คําถาม : หนังสือรับแต8ละหน8วยงาน แต8ละกลุ8มงานจะไม8เท8ากัน ทําไมถึงไม8เท8ากัน คําตอบ : หนังสือ 1 ฉบับ สามารถส8งได$หลายหน8วยงาน หรือเลือกส8งได$เฉพาะหน8วยงาน
สาเหตุท่ีปริมาณหนังสือรับแต8ละหน8วยงาน แต8ละกลุ8มงานไม8เท8ากัน เนื่องจาก หนังสือบางฉบับส8งครบทุกหน8วยงาน บางฉบับส8งเฉพาะหน8วยงานหรือกลุ8มงาน
28. คําถาม : จะรู$ได$อย8างไรว8าหนังสือท่ีส8งมานั้น มีไฟล�เอกสารแนบมาด$วย คําตอบ : ถ$าหนังสือฉบับใดมีไฟล�เอกสารแนบ หน$าเลขท่ีหนังสือจะแสดงสัญลักษณ� “คลิป
ลวดเสียบ” แนบอยู8ด$านหน$าเลขหนังสือ 29. คําถาม : หนังสือเวียนในระบบ เม่ือปริ้นท�เรื่องออกมาจากระบบแล$ว จะยังมีหนังสือตัวจริง
ตามมาหรือไม8 คําตอบ : ข$อตกลงในเรื่องหนังสือเวียนนั้น ถ$าเปEนหนังสือเวียนจากส8วนกลางไปส8วนภูมิภาค
จะไม8มีตัวจริงส8งมา เพราะสามารถดาวน�โหลดจากระบบสารบรรณได$ 30. คําถาม : หนังสือท่ีมีมาถึงส8วนราชการ หากเจ$าหน$าท่ีประทับตรารับเรื่องแล$ว ถือว8าเปEน
หนังสือหนังสือราชการหรือไม8 คําตอบ : หนังสือท่ีมีมาถึงส8วนราชการ หากเจ$าหน$าท่ีประทับตราลงรับเรียบร$อยแล$ว
ให$ถือว8าหนังสือฉบับนั้นเปEนหนังสือราชการ เช8น หนังสือท่ีส8งมาทางไปรษณีย� โทรสาร และไปรษณีย�อิเล็กทรอนิกส� เปEนต$น
31. คําถาม : การทําสําเนาคู8ฉบับและสําเนา การแนบสําเนาถ$าเปEนหัวกรมต$องมีสําเนาคู8ฉบับและสําเนา ตรงสําเนาต$องมีวงเล็บหรือไม8มีวงเล็บ
คําตอบ : คําว8า “สําเนาคู8ฉบับ” ไม8มีวงเล็บ หัวกรมต$องมีสําเนาทุกฉบับ ทุกครั้งท่ีออกเลขหนังสือ ต$องสแกนและแนบไฟล�เรื่องด$วยทุกครั้ง
ปyญหาท่ีพบเพ่ิมเติม และสํานักงานเลขานุการกรมจะนําไปปรับแก$ไข 1. จัดทําสัญลักษณ� ให$เจ$าหน$าท่ีท่ีปฏิบัติงานทราบว8า หากมีการเพ่ิมไฟล�เอกสารแนบในภายหลัง 2. เพ่ิมเมนู การสั่งพิมพ�เอกสารสรุปรายงาน ประจําวัน ประจําเดือน ประจําปO 3. การค$นหาข$อมูลย$อนหลัง ให$สามารถแยกการค$นหาได$ในแต8ละปO เพ่ือการจัดเก็บอย8างเปEนระบบ
และเพ่ิมความสะดวก รวดเร็วในการค$นหาเรื่อง 4. จัดทํา VDO CLIP การแก$ไขปyญหาต8างๆ ในการปฏิบัติงานสารบรรณ ไว$ในหน$าเว็บไซต�สารบรรณ
ตัวอย$าง
- รูปแบบหนังสือราชการ ตําแหน$งช้ันความเรว็ ตําแหน$งการแสดงช้ันความลับ
- หน8าปกสําหรับใช8ป:ดทับข8อมูลข$าวสารลับ
๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๖ pt
บันทึกข้อความ ส่วนราชการ กรมควบคุมโรค ส านักงานเลขานุการกรม โทร. 0 2590 3020…………..…………
ที ่ สธ ๐๔๐๑.๑/ว 444 วันที่ ตุลาคม 2559 .
เรื่อง……………………………………………………..………………………………………………………………………………
เรียน ..........................................
(ย่อหน้า 2 Tab)…………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(ย่อหน้า 2 Tab)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(ย่อหน้า 2 Tab)…….…………………………………………………………………………………………………………………………………..……
……………………………………………………………………………………………….
พิมพ์ชื่อเต็ม (นายเจษฎา โชคด ารงสุข)
พิมพ์ต าแหน่ง อธิบดีกรมควบคุมโรค
ชั้นความลับ (ถ้าม)ี
ชั้นความเรว็ (ถ้ามี)
ชั้นความลับ (ถ้าม)ี
รูปแบบหนังสือภายใน
เหตุท่ีมีหนังสือไป
จุดประสงค์ท่ีมีหนังสือไป
ขนาดครุฑ สูง 1.5 ซ.ม.
ตัวหนา 29 pt
ครุฑห่างจากขอบกระดาษประมาณ ๑.๕ ซ.ม.ม.
กั้นหน้า ๓ ซ.ม.
กั้นหลัง 2 ซ.ม.
4 Enter
ภาคสรุป
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
๑ Enter Before ๖ pt ๑ Enter Before ๖ pt ๑ Enter Before ๖ pt ๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๑๒ pt
๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๖ pt
๑ Enter Before ๖ pt
ที่ สธ 0401.1/
กรมควบคุมโรค ถนนติวานนท์ จังหวัดนนทบุรี 11000
วันที ่ เดือน ปี
เรื่อง
เรียน
อ้างถึง
สิ่งที่ส่งมาด้วย
(ย่อหน้า 2 Tab) ภาคเหตุ............................................................................................................................. ........ ............................................................................................................................. ................................................. ................................................................................. .............................................................................................. ....................................................................................
(ย่อหน้า 2 Tab) ภาคความประสงค์.................................................................................................................... ............................................................................................................................ .................................................. .....................................................
(ย่อหน้า 2 Tab) ภาคสรุป..................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................. .....................................................
ขอแสดงความนับถือ
(นายเจษฎา โชคด ารงสุข) อธิบดีกรมควบคุมโรค ส านักงานเลขานุการกรม โทร. 0 2590 3020 โทรสาร 0 2591 8397 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี)
รูปแบบหนังสือภายนอก ขนาดครุฑสูง ๓ ซ.ม.
ครุฑห่างจากขอบกระดาษ ประมาณ 1.5 ซ.ม.
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
4 Enter
4 Enter
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
ชั้นความลับ (ถ้าม)ี
ชั้นความลับ (ถ้าม)ี
กั้นหน้า ๓ ซ.ม.
กั้นหลัง 2 ซ.ม.
๑ Enter Before ๖ pt ๒ Enter Before ๖ pt
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที ่สธ ๐๔๐๑.๑/
ถึง................................................ (ย่อหน้า ๒ Tab)............................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .....................................................................................................................................
กรมควบคุมโรค วันที ่เดือน ปี
ลงชื่อย่อก ำกับตรำ ส ำนักงำนเลขำนุกำรกรม โทร. ๐ ๒๕๙๐ ๓๐๒๐ โทรสำร ๐ ๒๕๙๑ ๘๓๙๗ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ำมี)
๔ Enter
ขนาดครุฑสูง ๓ ซ.ม.
ครุฑห่างจากขอบกระดาษประมาณ ๑.๕ ซ.ม.ม.
๔ Enter
แต่ละบรรทัดระยะหา่ง ๑ Enter
กั้นหลัง ๒ ซ.ม.
กั้นหน้า ๓ ซ.ม.
รูปแบบหนังสือประทับตรา
๑ Enter Before ๖ pt ๑ Enter Before ๑๒ pt
ค ำสั่งกรมควบคุมโรค ที่ /2559
เรื่อง .................................................................................... (ย่อหน่ำ 2Tab) (ข้อควำม) .................................................................. ........................................................... ....................................................................................................................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ....................................................................................................................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ....................................................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(ย่อหน่ำ 2Tab) ทั้งนี้ ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป
(ย่อหน่ำ 3Tab) สั่ง ณ วันที่ 20 มิถุนำยน พ.ศ. 2559
(ลงชื่อ) .................................................. (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ต ำแหน่ง)
ขนาดครุฑสูง ๓ ซ.ม.
ครุฑห่างจากขอบกระดาษ ประมาณ 1.5 ซ.ม.
4 Enter
ให้ใช้เส้นทึบ
รูปแบบหนังสือค ำสั่ง
