คู่มือการปฏิบัติงาน · 2019. 5. 31. · 1.1 โครงสร้างหน่วยงาน (Organization Chart) กองพัฒนาคุณภาพการศึกษา

คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

1. การบริหารจัดการงบประมาณ

1.1 การขออนุมัติ และการเบิกจ่าย

1.2 การเขียนโครงการ

1.3 การเขียนรายงานการเดินทาง 2. การบริหารจัดการพสัดุและครุภณัฑ ์

2.1 การท ารายงานขอความเห็นชอบอนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง และขออนุมัติเบิกจ่ายเงิน

2.2 การเบิกวัสดุ

หน่วยอ านวยการ กองพัฒนาคุณภาพการศึกษา ส านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

จัดท าโดย นางสาวษมพร สนธเิปรม (เจ้าหน้าทีบ่ริหารงานทั่วไป)

วันที่จัดท า 17 เมษายน 2562

คู่มือปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป หน่วยอ านวยการ กองพัฒนาคุณภาพการศกึษา ก

ค ำน ำ คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้ จัดท าขึ้น เพ่ือใช้ประกอบ อ้างอิง ในการปฏิบัติงานประจ า และ

งานที่ได้รับมอบหมาย ของบุคลากรต าแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป สังกัดหน่วยอ านวยการ กองพัฒนา

คุณภาพการศึกษา ส านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น อีกทั้งเพ่ือน าไปเผยแพร่ให้กับผู้ปฏิบัติงาน/ส่วน

งานอ่ืน ภายใต้สังกัดส านักงานอธิการบดี/ส่วนงานอ่ืน ที่ปฏิบัติงานคล้ายคลึงกัน เหมือนกัน สามารถน าไป

ศึกษา อ้างอิง ใช้ประโยชน์ ในการปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว สะดวก คล่องตัวมากยิ่งขึ้น อีกท้ังเพ่ือ

เพ่ิมประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน

คู่มือฉบับนี้ใช้กับงบประมาณเงินรายได้ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ระเบียบที่เขียนไว้ในคู่มือฉบับ

นี้ อ้างอิงมาจากระเบียบเงินรายได้ มหาวิทยาลัยขอนแก่น (ประกาศมหาวิทยาลัยขอนแก่น ฉบับที่

1882/2560 ลงวันที่ 10 พฤศจิกายน พ.ศ. 2559) เรื่อง ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม และการด าเนินงาน

โครงการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ซ่ึงใช้ได้กับผู้จัดงาน/โครงการ เท่านั้น และในส่วนของการเดินทางไปราชการ

ทั้งการเข้าประชุม/อบรม/สัมมนา ฯลฯ โดยมิได้เป็นผู้จัดงาน/โครงการ ให้ใช้ระเบียบกระทรวงการคลัง

เนื่องจากมหาวิทยาลัยขอนแก่น ยังมิได้ด าเนินการออกระเบียบเพ่ือการนี้ หากมีรายละเอียดเพ่ิมเติม และหรือ

ระเบียบที่มหาวิทยาลัยขอนแก่นออกประกาศใช้ ที่เกี่ยวกับหรือเกี่ยวข้องกับการเดินทางไปราชการ จักได้

ด าเนินการปรับปรุง และจัดท าคู่มือฉบับปรับปรุงต่อไป

นางสาวษมพร สนธิเปรม เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

ผู้จัดท า

คู่มือปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป หน่วยอ านวยการ กองพัฒนาคุณภาพการศกึษา ข

สำรบัญ

หน้ำ บทที่ 1 บทน ำ 1 – 5 1. ความเป็นมา 1 2. วัตถุประสงค์ 1 3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 1 4. ขอบเขต 1 – 2 5. ค าจ ากัดความ 2 – 5 บทที่ 2 โครงสร้ำง และหน้ำที่ควำมรับผิดชอบ 6 – 8 1. โครงสร้าง 6 1.1 โครงสร้างหน่วยงาน (Organization Chart) กองพัฒนาคุณภาพการศึกษา 6 1.2 โครงสร้างการบริหารหน่วยงาน (Administration Chart) 7 1.3 โครงสร้างการปฏิบัติงาน (Activity Chart) 8 2. หน้าที่ความรับผิดชอบ 9 – 11 3. แผนผังการปฏิบัติงาน (Work Flow) 12 – 25 3.1 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายโครงการ (อบรม/สัมมนา/ศึกษาดูงาน) กรณีเป็นผู้จัด/ผู้รับ

ผิดชอบหลัก 12 – 13

3.2 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายประชุม/ศึกษาดูงาน (กรณีไม่มีโครงการ) 14 3.3 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายเดินทางในราชอาณาจักร 15 – 16 3.4 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายเดินทางนอกราชอาณาจักร (ต่างประเทศ) 17 – 18 3.5 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายค่าลงทะเบียนเข้ารับการอบรม/สัมมนา

(ภายในและภายนอกราชอาณาจักร) 19 – 20

3.6 การเขียนโครงการ 21 – 22 3.7 การเขียนรายงานการเดินทาง 23 3.8 การท ารายงานขอความเห็นชอบอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างและขออนุมัติเบิกจ่ายเงิน 24 3.9 การเบิกวัสดุ 25 4. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 26 – 42 4.1 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายโครงการ (อบรม/สัมมนา/ศึกษาดูงาน) กรณีเป็นผู้จัด/ผู้รับ

ผิดชอบหลัก 26 – 28

คู่มือปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป หน่วยอ านวยการ กองพัฒนาคุณภาพการศกึษา ค

สำรบัญ (ต่อ) หน้ำ 4.2 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายประชุม/ศึกษาดูงาน (กรณีไม่มีโครงการ) 28 – 29 4.3 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายเดินทางในราชอาณาจักร 29 – 32 4.4 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายเดินทางนอกราชอาณาจักร (ต่างประเทศ) 32 – 34 4.5 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายค่าลงทะเบียนเข้ารับการอบรม/สัมมนา

(ภายในและภายนอกราชอาณาจักร 34 – 37

4.6 การเขียนโครงการ 37 – 39 4.7 การเขียนรายงานการเดินทาง 40 4.8 การท ารายงานขอความเห็นชอบอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างและขออนุมัติเบิกจ่ายเงิน 41 4.9 การเบิกวัสดุ 41 – 42 5. ระบบติดตามประเมินผล 42 บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีกำรปฏิบัติงำน 43 – 44 1. เอกสาร ระเบียบ ประกาศ ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน 43 – 44 2. แบบฟอร์มที่ใช้ 44 บทที่ 4 เทคนิคกำรปฏิบัติงำน 45 – 46 1. การจัดโครงการ (สัมมนา/อบรม/ตรวจประเมินฯ มข./หลักสูตร) 45 – 46 2. การเดินทางไปราชการ (ในและนอกราชอาณาจักร) 46 บทที่ 5 ปัญหำอุปสรรคและข้อเสนอแนะ 47 – 48 ภำคผนวก 49 – 98 ก. 1 ระเบียบเงินรายได้ที่ใช้อ้างอิงในการค านวณงบประมาณ กรณีเป็นผู้จัดงาน/โครงการ ที่เป็น

สัมมนา/อบรม ฯลฯ 50 – 52

ก. 2 ระเบียบกระทรวงการคลังที่ใช้อ้างอิงในการค านวณงบประมาณ กรณีเดินทางไปราชการ (เข้าร่วมประชุม/สัมมนา/อบรม ฯลฯ)

53 – 55

ก. 3 แนวทางการปฏิบัติในการด าเนินการจัดหาพัสดุที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการบริหารงาน ค่าใช้จ่าย ในการฝึกอบรม การจัดงาน และการประชุมของหน่วยงานของรัฐ ตามหนังสือด่วนที่สุด ที ่กค (กวจ) 0405.2/ว 119 ส าหรับหน่วยงานในสังกัดส านักงานอธิการบดี

56

คู่มือปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป หน่วยอ านวยการ กองพัฒนาคุณภาพการศกึษา ง

สำรบัญ (ต่อ) หน้ำ ข. 1 แบบฟอร์ม บันทึกข้อความภายใน (ท่ัวไป) แบบสัญลักษณ์ขาวด าและสี และค าอธิบาย

การท าบันทึกข้อความภายใน (ทั่วไป) 57 – 60

ตัวอย่าง 1 61 ตัวอย่าง 2 62 ข. 2 แบบฟอร์ม บันทึกรายงานการจัดหาพัสดุ ตามหนังสือด่วนที่สุด กค (กวจ) 0405.2/ว 119

ส าหรับหน่วยงานในสังกัดส านักงานอธิการบดี 63 – 64

ตัวอย่าง 65 ข. 3 แบบฟอร์ม รายงานการเดินทางไปราชการ/แบบ 8708 (ภายใน และภายนอก ราชอาณาจักร)

และค าอธิบายวิธีจัดท าใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ 66 – 71

ตัวอย่าง 72 – 74 ข. 4 แบบฟอร์ม ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน/แบบ บก.111 (ภายในและภายนอก ราชอาณาจักร)

และค าอธิบายวิธีจัดท าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน 75 – 77

ตัวอย่าง 78 ข. 5 แบบฟอร์ม ใบส าคัญรับเงิน (ทั่วไป) กรณีจ่ายเงินแล้ว/ส ารองจ่าย/ทดรองจ่าย 79 – 80 ตัวอย่าง 81 ข. 6 แบบฟอร์ม ใบส าคัญรับเงิน ส าหรับวิทยากร กรณีจ่ายเงินแล้ว/ส ารองจ่าย/ทดรองจ่าย 82 – 83 ตัวอย่าง 84 ข. 7 แบบฟอร์ม หลักฐานการจ่ายเงิน ค่าตอบแทนวิทยากร กรณีโอนจ่ายตรงเข้าบัญชี 85 – 86 ตัวอย่าง 87 ข. 8 แบบฟอร์ม หลักฐานการจ่ายค่าตอบแทน (ผู้ตรวจประเมิน/กก.ประชุม)

กรณีโอนจ่ายตรงเข้าบัญชี 88 – 89

ตัวอย่าง 90 ข. 9 แบบฟอร์ม การขอเบิกวัสดุ (กองพัฒนาคุณภาพการศึกษา 91 - 93 ตัวอย่าง 94 - 95 ข. 10 แบบฟอร์ม ใบเบิกหรือใบส่งคืน (คลังพัสดุส่วนกลางของงานพัสดุ กองคลัง) 96 - 97 ตัวอย่าง 98

คู่มือปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป หน่วยอ านวยการ กองพัฒนาคุณภาพการศกึษา 1

บทที่ 1 บทน ำ

1. ควำมเป็นมำและควำมส ำคัญ ในการจัดท าคู่มือฉบับนี้ เพ่ือใช้ประกอบการปฏิบัติงานในต าแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป โดยมีความรับผิดชอบในหน้าที่/ภาระงาน ในหน่วยอ านวยการ เพ่ืออ านวยความสะดวกให้กับผู้บริหาร บุคลากร และติดต่อประสานงานทั้งภายในและภายนอกกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา ได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน อีกทั้งเพ่ือให้บุคลากรของกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา ที่ต้องปฏิบัติหน้าที่/รับผิดชอบแทน ในกรณีจ าเป็นเร่งด่วน หรือมีการปรับเปลี่ยนภาระหน้าที่ สามารถน าไปศึกษาและปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องตามระเบียบ

2. วัตถุประสงค ์

2.1 เพ่ือให้การด าเนินการ ขั้นตอน กระบวนการ เกิดความผิดพลาดน้อยลง 2.2 เพ่ือให้การด าเนินการ ขั้นตอน กระบวนการ มีความราบรื่น และไปตามล าดับขั้นตอนได้อย่าง

รวดเร็ว 2.3 เพ่ือหน่วยงานที่มีภารกิจใกล้เคียงกัน หรือปฏิบัติงานคล้ายคลึงกัน สามารถน าไปใช้ประโยชน์ หรือ

ปรับใช้ในหน่วยงาน/งานได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น 2.4 เพ่ือเป็นแนวมาตรฐานเดียวกัน และปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน

3. ประโยชน์ที่คำดว่ำจะได้รับ

3.1 เพ่ือให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนปฏิบัติงาน และแผนยุทธศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น 3.2 เพ่ือให้การปฏิบัติงาน มีความรวดเร็ว คล่องตัว ถูกต้องตามระเบียบกระทรวงการคลัง ระเบียบ

เงินรายได้ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ระเบียบมหาวิทยาลัยขอนแก่น ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2561 3.3 เพ่ือเป็นแนวปฏิบัติส าหรับผู้ปฏิบัติงาน/หน่วยงาน ที่อยู่ภายใต้สังกัดส านักงานอธิการบดี และ

เกี่ยวข้อง 4. ขอบเขต การจัดท าคู่มือการปฏิบัติงาน ฉบับนี้ มีเนื้อหาของการปฏิบัติงานในหน่วยอ านวยการของกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา สังกัดส านักงานอธิการบดี

4.1 เนื้อหาในคู่มือนี้ น าเสนอถึงขั้นตอน กระบวนการปฏิบัติงาน ตั้งแต่เริ่ม จนกระทั่งจบกระบวนการ ที่เก่ียวข้องกับการจัดท าโครงการ/การจัดประชุม


4.2 เนื้อหาในคู่มือนี้ น าเสนอถึงขั้นตอน กระบวนการเขียนโครงการ การเขียนรายงานการเดินทางไปราชการ การร่างบันทึก/หนังสือ การท าก าหนดการให้ถูกต้องโดยอิงระเบียบการเงินการคลัง

4.3 คู่มือฉบับนี้ได้อธิบายถึงแนวทางการปฏิบัติงาน ในการท าหลักการ เบิกจ่าย ชุดเอกสารแนบ ของกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา สังกัดส านักงานอธิการบดี เช่น การจัดงาน/โครงการ/ประชุม การเดินทางไปราชการ 5. ค ำจ ำกัดควำม

บันทึก/หนังสือ หมายถึง บันทึกข้อความ ที่ใช้ตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งเป็นได้ทั้งบันทึกภายใน และภายนอก

เอกสาร/ชุดเอกสาร หมายถึง บันทึก/หนังสือ โครงการ ก าหนดการ หนังสือเชิญ/ต้นเรื่อง รายชื่อ ใบเสร็จ/บิลเงินสด/ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ ที่น ามาแนบเป็นชุดเข้าด้วยกัน

บิลเงินสด หมายถึง เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้ เพ่ือเป็นหลักฐาน แสดงว่า ได้รับเงินเป็นการถูกต้องแล้ว และในบิลเงินสดต้องมีชื่อ ที่อยู่ เลขที่ผู้เสียภาษีบุคคลธรรมดา ของร้านค้า/บุคคล ที่ประกอบกิจการ รายการที่ซื้อ จ านวนสินค้า ราคาต่อหน่วย รายมือชื่อผู้รับเงิน ซึ่งต้องมีรายละเอียดครบถ้วนตามระเบียบการเบิกจ่าย

ใบเสร็จรับเงิน หมายถึง เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้ เพ่ือเป็นหลักฐาน แสดงว่า ได้รับเงินเป็นการถู กต้ อ งแล้ ว และใน ใบ เส ร็ จต้ อ ง มี ชื่ อ ที่ อ ยู่ เล ขที่ ผู้ เสี ยภาษีมูลค่าเพ่ิม (7%) ของผู้ประกอบการ/ร้านค้า/ห้างร้าน/บริษัท รายการที่ซื้อ จ านวนสินค้า ราคาต่อหน่วย รายมือผู้รับเงิน ซึ่งมีรายละเอียดครบถ้วนตามระเบียบการเบิกจ่าย

โครงการ หมายถึง การจัดงาน/สัมมนา/อบรม/ประชุม(กรณีจัดงานแบบระยะยาว) โดยการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งต้องมีรายละเอียดครบถ้วน ดังนี้ 1.ค าน าหน้าเรื่อง 2.ชื่อเรื่อง 3.หลักการและเหตุผล 4.วัตถุประสงค์ 5.จ านวนผู้เข้าร่วมโครงการ/งาน 6.วิทยากร 7.วัน เวลา สถานที่ 8.วิธีด าเนินการ 9.งบประมาณ 10.ผลที่คาดว่าจะได้รับ 11.ตัวชี้วัดโครงการ (ถ้ามี) 12.ลงนามผู้รับผิดชอบโครงการ 13.ลงนามหัวหน้าโครงการ 14.ค ารับรองจากผู้บังคับบัญชาต้นสังกัด 15.ลงนามโดยอธิการบดี/ผู้ที่ได้รับมอบอ านาจ

ก าหนดการ หมายถึง การแสดงขั้นตอน และเวลาของการจัดงานตามล าดับ ภายในระยะเวลาที่ก าหนดในโครงการ (ประชุม/สัมมนา/อบรม)


หนังสือเชิญ/ต้นเรื่อง หมายถึง บั น ทึ ก ข้ อ ค ว า ม ภ า ย ใน ภ า ย น อ ก โด ย ใช้ ต ร า สั ญ ลั ก ษ ณ์มหาวิทยาลัยขอนแก่น เรียนเชิญเป็นวิทยากร และเรียนเชิญผู้เข้าร่วมงาน/โครงการ โดยมีรายละเอียดโครงการ ระยะเวลาในการเข้าร่วมงาน สถานที ่

รายชื่อ หมายถึง ชื่อผู้เข้าร่วมงาน/โครงการ ที่ส่งชื่อมาจากหน่วยงานสังกัด/ได้รับมอบหมายให้เข้าร่วม/ผู้ที่ได้รับเชิญโดยตรง

ออกเลข หมายถึง การล งเลข โดย เรี ย งล าดั บ จากระบ บส ารบรรณ DMS ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น เพื่อให้สามารถสืบค้น ก ากับติดตาม และส่งออกได้ถูกต้อง รวมทั้งเก็บส าเนา และส่งท าลายเมื่อครบวาระได้ถูกต้อง

ลงวันที่ หมายถึง การลงวัน เดือน ปี เพ่ือให้สามารถทราบถึงวันที่ในการจัดส่ง โดยจะล้อตามการออกเลข จากระบบสารบรรณ DMS ของ มข. เพ่ือสามารถสืบค้น ก ากับติดตาม และส่งออกได้ก่อนก าหนด รวมทั้งเก็บส าเนา และส่งท าลายเมื่อครบวาระได้ถูกต้อง

สัญลักษณ์ “ / ” หมายถึง หรือ เป็นการเลือกแบบใดแบบหนึ่ง หลักการ หมายถึง บันทึกข้อความที่ขออนุมัติหลักการ การใช้เงิน และจัดโครงการ หลักการใหญ่ หมายถึง บันทึกข้อความที่ขออนุมัติหลักการ การใช้เงิน และจัดโครงการ หลักการย่อย หมายถึง บันทึกข้อความที่ขออนุมัติหลักการ การใช้เงิน ในรายการย่อยของ

โครงการ เช่น ใบขออนุมัติเดินทางไปราชการในราชอาณาจักร (ใบสีชมพู/แบบ มข.-กง.-16) การขออนุมัติเดินทางโดยทางอ้อม การขออนุมัติขึ้นเครื่องบินกรณีพิเศษ ฯลฯ

บันทึกเบิกสรุป หมายถึง บันทึกข้อความ มีรายละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละรายหมวดที่มีการจ่ายจริง

เบิกจ่ายย่อย หมายถึง บันทึกข้อความที่ใช้ปะหน้าเบิกรายการย่อยในโครงการ เขียนรายงาน หมายถึง เขียนรายงานการเดินทางตามระเบียบกระทรวงการคลัง แบบ 8708

แบบ บก. 111 (ถ้ามี) การคุมยอด/คุมยอด หมายถึง การคุมยอดด้วยมือ เช่น การบันทึกในสมุดบัญชี/การบันทึกใน

ระบ บ ป ฏิ บั ติ ก ารคอม พิ ว เตอร์ เช่ น ใน โป รแกรม Microsoft Excel/Word

ผอ. หมายถึง ผู้อ านวยการกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา


ผู้มีอ านาจลงนาม หมายถึง ผู้อ านวยการ/หัวหน้างาน/ผู้ได้รับมอบอ านาจ ผู้มีอ านาจอนุมัติ หมายถึง รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร/รองอธิการบดีที่สังกัด/อธิการบดี/ผู้ได้รับมอบ

อ านาจ ผู้มีอ านาจลงนามผ่าน หมายถึง ผู้อ านวยการ/รองอธิการบดีฝ่ายต่างๆ ที่อนุมัติให้ใช้งบประมาณ ผู้รับผิดชอบ/เจ้าของโครงการ

หมายถึง ผู้ที่มีหน้าที่ดูแล/จัดการ ตั้งแต่ต้น ขั้นตอน และจนจบ

หัวหน้าโครงการ หมายถึง ผู้ควบคุม/ก ากับ/ติดตาม แบบฟอร์มการขอเบิกวัสดุ

หมายถึง ใบขอเบิกวัสดุ เพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน/จัดงาน/จัดโครงการ

แบบ มข.-กง.-16 หมายถึง ใบสีชมพู/ขออนุมัติเดินทางไปราชการในราชอาณาจักร แบบ บก. 111 หมายถึง ใบรับรองแทนใบเสร็จ แบบ 8708 หมายถึง รายงานการเดินทาง (มี 2 ส่วน) พ.ข.ร. หมายถึง พนักงานขับรถยนต์/รถตู้ มข. หมายถึง มหาวิทยาลัยขอนแก่น งานพัฒนาคุณภาพฯ หมายถึง งานพัฒนาคุณภาพการศึกษา เป็นหน่วยงานย่อยภายในกองพัฒนา

คุณภาพการศึกษา หน่วยอ านวยการ/หนว่ยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ

หมายถึง หน่วยอ านวยการ เป็นหน่วยงานย่อยภายในกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา

สัญญายืมเงิน หมายถึง เอกสารส าหรับใช้ในการยืมเงินทดรองจ่ายจากงานเงินยืม กองคลัง ส านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

แผนการใช้เงินยืม หมายถึง เอกสารใช้ประกอบกับการยืมเงินทดรองจ่ายจากงานเงินยืม กองคลัง ส านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น เพื่อชี้แจงรายละเอียด และเหตุผลความจ าเป็น

KM หมายถึง Knowledge Management การให้ความรู้ การแลกเปลี่ยน การน าความรู้ที่ได้ศึกษามาเผยแพร่

QA อาสา หมายถึง ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ประสานงานเกี่ยวกับการประกันคุณภาพ จากคณะ หน่วยงาน

ผู้ตรวจประเมินคุณภาพภายใน/ภายใน

หมายถึง บุ ค ล า ก ร ส า ย วิ ช า ก า ร / บุ ค ล า ก ร ส า ย ส นั บ ส นุ น สั ง กั ดมหาวิทยาลัยขอนแก่น/บุคคลภายนอก มีสังกัด/ไม่มีสังกัด ได้รับการแต่งตั้ง (ค าสั่งมหาวิทยาลัยขอนแก่น)


Microsoft Word หมายถึง เป็นระบบปฏิบัติการบน windows ของบริษัท Microsoft ส าหรับใช้พิมพ์งานเป็นตัวอักษร

Microsoft Excel หมายถึง เป็นระบบปฏิบัติการบน windows ของบริษัท Microsoft ส าหรับใช้พิมพ์งานเป็นลักษณะตาราง วิเคราะห์ข้อมูลในรูปแบบกราฟชนิดต่างๆ

KKU e-Ordering หมายถึง โครงการรวมซื้อ – กระจายส่ง มหาวิทยาลัยขอนแก่น ดูแลการจัดซื้อกระดาษในระบบ Internet ผ่านทางหน้าเว็บของกองคลัง การค วบ คุ ม ดู แ ล โด ย งาน พั ส ดุ ก อ งค ลั ง ส านั ก งาน อ ธิ ก า รบ ดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

ระบบ DMS หมายถึง เป็นระบบการออกเลข รับเรื่อง จัดส่งเอกสาร รับเอกสาร โดยผ่านทางระบบ Internet

ระบบ 3 มิติ ระบบ KKUFMIS เป็นโปรแกรมใช้ส าหรับงานด้านการเงินการคลัง ใช้ในการคุมยอดหลักการ และเบิกจ่าย

Folio รายละเอียดการเข้าพักของผู้เดินทาง ทั้งไปและกลับ หรือเที่ยวใดเที่ยวหนึ่ง

Electronic Ticket รายละเอียดการขึ้นเครื่อง/การเดินทาง ทั้งไปและกลับ หรือเที่ยวใดเที่ยวหนึ่ง

อ. หมายถึง อาจารย์ ผศ. หมายถึง ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รศ. หมายถึง รองศาสตราจารย์ ศ. หมายถึง ศาสตราจารย์ ช านาญการ หมายถึง ต าแหน่งผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายสนับสนุน ระดับ 7 ช านาญการพิเศษ หมายถึง ต าแหน่งผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายสนับสนุน ระดับ 8 เชี่ยวชาญ หมายถึง ต าแหน่งผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายสนับสนุน ระดับ 9 เชี่ยวชาญพิเศษ หมายถึง ต าแหน่งผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายสนับสนุน ระดับ 10 ช านาญงาน หมายถึง ต าแหน่งผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายสนับสนุน ระดับ 5 ช านาญงานพิเศษ หมายถึง ต าแหน่งผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายสนับสนุน ระดับ 6 บุคลากร มข. หมายถึง ผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร สายวิชาการ สายสนับสนุน สังกัด

มหาวิทยาลัยขอนแก่น บุคลากรนอก มข. หมายถึง ผู้ปฏิบัติงาน/บุคลากร/ผู้เกษียณ สายวิชาการ สายสนับสนุน มิได้สังกัด

มหาวิทยาลัยขอนแก่น


บทที่ 2 โครงสร้ำง และหน้ำที่ควำมรับผิดชอบ

1. โครงสร้ำง

1.1 โครงสร้ำงหน่วยงำน (Organization Chart) กองพัฒนำคุณภำพกำรศึกษำ

สภามหาวิทยาลัยขอนแก่น

อธิการบดี

ฝ่ายบริหาร

กองพัฒนาคุณภาพการศึกษา

ส านักงานอธิการบดี

งานพัฒนาคุณภาพการศึกษา หน่วยอ านวยการ


1.2 โครงสร้ำงกำรบริหำรหน่วยงำน (Administration Chart)

กรรมการสภามหาวิทยาลัยขอนแก่น

อธิการบดี

รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร

ผู้อ านวยการกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา

ผู้อ านวยการส านักงานอธิการบดี

หัวหน้างานพัฒนาคุณภาพการศึกษา หัวหน้าหน่วยอ านวยการ


1.3 โครงสร้ำงกำรปฏิบัติงำน (Activity Chart)

ผู้อ านวยการกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา

หัวหน้างานพัฒนาคุณภาพการศึกษา หัวหน้าหน่วยอ านวยการ

1. การบริหารงานเอกสาร/สารบรรณ 2. การบริหารจัดการพัสดุและครุภัณฑ์ 3. การบริหารจัดการงบประมาณ 4. การบริหารงานบุคคล 5. งานเลขานุการ 6. งานด้านระเบียบ (ค าสั่ง, ประกาศ) 7. งานด้านอื่นๆ


2. หน้ำที่ควำมรับผิดชอบ 2.1 การบริหารงานเอกสาร/สารบรรณ 2.1.1 ก ากับติดตามบันทึกหนังสือเข้า และส่งออก 2.1.2 ตรวจการร่างบันทึก/หนังสือภายใน/ภายนอก/ค าสั่ง/ประกาศ 2.1.3 เก็บเอกสารทุกประเภท โดยการถ่ายส าเนา และสแกนในรูปแบบไฟล์ PDF 2.1.4 เก็บเอกสารเฉพาะที่รับเข้า จาก ภายใน/ภายนอก (Hard Copy) 2.1.5 ออกเลขบันทึก/หนังสือภายใน โดยระบบ DMS ผ่านทางเว็บไซต์ ที่เกี่ยวกับการเงิน และ

บุคลากร 2.1.6 บันทึกการมอบหมายงานลงในระบบ DMS ของผู้บริหารจากเอกสารรับเข้า และส่งต่อให้

ผู้รับผิดชอบ 2.1.7 เวียนหนังสือ/เอกสารที่ผู้บริหารมอบหมายให้ด าเนินการแจ้งเวียน ให้กับบุคลากร

รับทราบ /พิจารณา 2.1.8 ออกเลขหนังสือรับเข้า-ส่งออกทั่วไป และรับ-ส่งเอกสาร โดยปฏิบัติงานแทนพนักงาน

ธุรการ เมื่อไม่สามารถมาปฏิบัติงานได้/ลา 2.2 การบริหารจัดการพัสดุและครุภัณฑ์ 2.2.1 ท าบันทึกขอให้งานพัสดุ กองคลัง ด าเนินการ จัดซื้อ จัดหา จัดจ้างเหมา จัดจ้างซ่อม

วัสดุ และครุภัณฑ์ ตามระเบียบพัสดุ เช่น การประมาณการใช้กระดาษภายในปีงบประมาณ จัดส่งให้โครงการรวมซื้อ – กระจายส่ง มหาวิทยาลัยขอนแก่น (KKU e – Ordering) การประมาณการใช้พัสดุตลอดปีงบประมาณของหน่วยงานสังกัด จัดส่งให้งานพัสดุ กองคลังด าเนินการ

2.2.2 เบิกวัสดุ จากคลังพัสดุกลาง 2.2.3 ออกเลข และก ากับดูแลครุภัณฑ์ 2.2.4 รายงานการจัดซื้อ จัดหา จัดจ้างเหมา 2.2.5 รายงานวัสดุ และครุภัณฑ์ประจ าปี 2.2.6 ตรวจเช็คครุภัณฑ์ เพื่อด าเนินการแจ้งซ่อมบ ารุง 2.2.7 ตรวจสอบความจ าเป็นในการใช้วัสดุ จากการจัดงาน และโครงการ 2.2.8 ติดต่อประสานงานกับ ร้านค้า บริษัท ห้างหุ้นส่วน ในการเสนอราคา เพ่ือน ามา

เปรียบเทียบ และคัดเลือก ส่งให้งานพัสดุ กองคลังด าเนินการต่อไป 2.2.9 บันทึกการรับ – จ่าย วัสดุที่เบิกจากคลังพัสดุกลาง และส านักงานประเมินฯ จัดซื้อจัดหา 2.2.10 เป็นตัวแทนของหน่วยงานสังกัด ในการติดต่อประสานงานกับงานพัสดุ กองคลัง 2.2.11 ส่งชื่อบุคลากร เพ่ือรับการแต่งตั้งเป็นผู้ตรวจนับพัสดุ และครุภัณฑ์ประจ าปี 2.2.12 ส่งชื่อบุคลากร เพ่ือรับการแต่งตั้งเป็นกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง และคณะกรรมการ

ขายทอดตลาด ส าหรับครุภัณฑ์ช ารุดเสียหาย


2.2.13 พิจารณาเครื่องพิมพ์ หรือเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องใช้ส านักงานอ่ืนๆ ที่เกี่ยวข้องกับการท าส าเนาเอกสาร ที่ผ่านการใช้งานมานานเกือบ 10 ปี หรือมีสภาพเก่า หรือไม่ใช้งาน เพื่อจัดส่งให้งานพัสดุ กองคลังด าเนินการต่อไป

2.3 การบริหารจัดการงบประมาณ 2.3.1 คุมยอดหลักการ และเบิกจ่าย งบประมาณส านักงานประเมินและประกันคุณภาพ ด้วย

Microsoft Excel 2.3.2 ตรวจเช็คงบประมาณท่ีจะใช้จ่าย จากโครงการ ก่อนขออนุมัติหลักการ และเบิกจ่าย 2.3.3 ท าเรื่องขออนุมัติหลักการ ขออนุมัติเบิกจ่าย ขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย ของการจัด

โครงการ การเดินทางไปราชการ ค่าลงทะเบียน และการต่ออายุสมาชิก 2.3.4 ท าขออนุมัติย่อย แต่ละค่าจ่ายใช้ เช่น ค่าจ้างเหมารถยนต์ ท าตามระเบียบพัสดุ

เดินทางไปราชการ ท าตามระเบียบการเดินทางไปราชการ ฯลฯ 2.3.5 ท าเบิกจ่ายที่เป็นค่าใช้จ่ายประจ าเดือน เช่น ค่าโทรศัพท์สายตรง ค่าผลิตส าเนาเอกสาร

ฯลฯ 2.3.6 ท าหลักการ/โอนเงิน เช่น ค่าผลิตเอกสาร ค่าเบิกวัสดุจากคลังพัสดุกลาง ค่าลงทะเบียน

อบรม ค่าใช้บริการพิมพ์เอกสาร ฯลฯ 2.3.7 ตรวจแก้ไขรายละเอียดของโครงการ งบประมาณ และก าหนดการ ให้ถูกต้องตาม

ระเบียบกระทรวง การคลัง และระเบียบเงินรายได้ ก่อนขออนุมัติหลักการ 2.3.8 ตรวจสอบการยืมเงินเพ่ือจัดงาน หรือโครงการ 2.3.9 ติดต่อประสานงานกับกองคลัง เมื่อมีการท าเรื่องขออนุมัติหลักการ การเบิกจ่าย การส่ง

วาระเข้าประชุมเกี่ยวกับการเงิน การคุมยอดในระบบ 3 มิติ กรณีเป็นงบประมาณจากฝ่าย และหรือ หน่วยงานภายใต้สังกัดส านักงานอธิการบดี

2.3.10 ท าร่างประกาศที่เกี่ยวกับการเงินเข้าคณะกรรมการบริหารการคลังและพัสดุ เพ่ือพิจารณาอนุมัติให้ใช้เป็นระเบียบ เช่น ประกาศค่าตอบแทนผู้ตรวจประเมินคุณภาพ

2.3.11 ตรวจสอบ และควบคุมงบประมาณที่ได้รับจัดสรร 2.4 การบริหารงานบุคคล 2.4.1 ท าค าสั่ง และประกาศ ที่เกี่ยวกับบุคลากร ภาระงาน 2.4.2 จัดท ากรอบอัตราลูกจ้างชั่วคราว และท าสัญญาจ้าง ของบุคลากร และผู้บริหาร 2.4.3 ท าเบิกจ่ายเงินเดือน ลูกจ้างชั่วคราว และพนักงานเงินรายได้ 2.4.4 ท าเบิกจ่ายค่าตอบแทนผู้ตรวจประเมิน ผู้ประสานงาน QA อาสา 2.4.5 ท าเบิกจ่ายค่าตอบแทนผู้บริหาร 2.4.6 ท าหลักการ/เบิกจ่าย/ยืมเงิน ในการเดินทางไปราชการภายใน และภายนอก/เขียน

รายงานการเดินทางให้ผู้บริหาร 2.4.7 ส่งชื่อผู้เข้ารับการอบรม/สัมมนา/ประชุม(ผู้บริหารมอบหมาย/ผู้เข้าสมัครยื่นความจ านง)


2.4.8 บันทึกการเข้า ประชุม อบรม สัมมนา การลาต่างๆ ของบุคลากรสังกัดหน่วยงานเดียวกัน 2.4.9 ท าร่างประกาศรับสมัครบุคลากร (กรณีต าแหน่งพนักงานมหาวิทยาลัย และลูกจ้า ง

ชั่วคราว ลาออก และหรือเป็นอัตราใหม่)

2.4.10 เป็นคณะกรรมการในการคุมสอบข้อเขียน และสอบสัมภาษณ์ พนักงานธุรการ กรณีลูกจ้างชั่วคราวลาออก หรือต าแหน่งว่างลง

2.4.11 เขียน และรับผิดชอบ โครงการส่งเสริม และสนับสนุนบุคลากร ในการพัฒนาคุณภาพ (บุคลากรสายวิชาการ บุคลากรสังกัดหน่วยงานเดียวกัน และผู้บริหารระดับคณะ ระดับหน่วยงาน

2.5 งานเลขานุการ 2.5.1 ลงนัดหมายของผู้บริหาร และแจ้งเตือน 2.5.2 จัดเตรียมเอกสารการประชุมของผู้บริหาร 2.5.3 จองตั๋วเครื่องบิน/รถโดยสาร/ที่พัก 2.5.4 เขียนรายงานการเดินทางให้กับผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา 2.5.5 จดรายงานการประชุม เป็นรายครั้งตามท่ีได้รับมอบหมาย 2.6 งานด้านระเบียบ (ค าสั่ง, ประกาศ) 2.6.1 ตรวจสอบข้อมูล ความถูกต้อง รูปแบบ และจัดท าค าสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการชุดต่างๆ 2.6.2 ตรวจสอบข้อมูล ความถูกต้อง รูปแบบ และจัดท าประกาศค่าตอบแทนผู้ตรวจประเมิน

คุณภาพ 2.7 งานด้านอื่นๆ 2.7.1 เป็นตัวแทนในการเข้าประชุม สัมมนา อบรม เครือข่ายต่างๆ เช่น เครือข่ายการ

เจ้าหน้าที่ เครือข่ายเจ้าหน้าที่การคลังและพัสดุ คณะกรรมการประสานงานการบริการศูนย์ผลิตเอกสารส านักงานอธิการบดี

2.7.2 เป็นตัวแทนผู้บริหาร ในการเข้าประชุมศูนย์ผลิตเอกสาร ส านักงานอธิการบดี และอ่ืนๆ 2.7.3 ให้ความรู้ (KM) กับบุคลากรในเรื่องระเบียบการเบิกจ่าย การเขียนรายงานการเดินทาง

ไปราชการ แก่ บุคลากรภายในสังกัดหน่วยงานเดียวกัน 2.7.4 ให้ค าปรึกษาในการจัดท าค าของบประมาณ และร่วมกับบุคลากรสังกัดหน่ วยงาน

เดียวกันในการจัดท าค าของบประมาณ 2.7.5 ได้รับมอบหมายเข้าประชุมแทนผู้บังคับบัญชาเบื้องต้น หรือแทนบุคลากรสังกัดเดียวกัน 2.7.6 เผยแพร่คู่มือการเขียนโครงการ เพ่ือให้บุคลากรได้น าไปปฏิบัติ ให้เป็นแนวปฏิบัติ

เดียวกัน โดยเผยแพร่ผ่านหน้าเว็บหน่วยงานสังกัด (www.qm.kku.ac.th) 2.7.8 เผยแพร่คู่มือการเขียนรายงานการเดินทาง เพ่ือให้บุคลากรได้น าไปปฏิบัติ ให้เป็นแนว

ปฏิบัติเดียวกัน โดยเผยแพร่ผ่านหน้าเว็บหน่วยงานสังกัด (www.qm.kku.ac.th)


3. แผนผังกำรปฏิบัติงำน Work Flow 3.1 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายโครงการ (อบรม/สัมมนา/ศึกษาดูงาน) กรณีเป็นผู้จัด/ผู้รับผิดชอบหลัก

ล ำดับ

ผังกระบวนกำร รำยละเอียด ผู้รับ ผิดชอบ

ระยะ เวลำ

แบบ ฟอร์ม

เอกสำร อ้ำงอิง

1. รับโครงการจากเจ้าของโครงการ ในรูปแบบไฟล์ Word

งานพัฒนาคุณภาพฯ

5 นาที

2. 1.ตรวจสอบความถูกต้องของโครงการ ตามแผนปฏิบัติงานที่ท าไว้หรือไม่ 2.ตรวจสอบก าหนดการ

หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ

15 นาที

3.

1.ตรวจสอบงบประมาณให้ถูกต้องตามระเบียบเงินรายได้/แผ่นดิน พร้อมทั้งวิเคราะห์ วางแผนการใช้งบประมาณ 2.ผู้รับผิดชอบ และหัวหน้าโครงการ ลงนามในโครงการ


15 นาที

4.

1.พิจารณาค่าใช้จ่ายที่มีความจ าเป็นต้องจ่ายเป็นเงินสด/จัดงานนอกสถานที่ กรณีบริษัท/ห้าง/ร้าน ไม่สามารถออกใบแจ้งหน้ีได้ 2.กรณียืมเงิน 2.1ท าใบสัญญาการยืมเงิน และแผนการใช้เงินยืม 2.2ให้ผู้ยืมเงิน/ผู้รับผิดชอบโครงการ ลงนามในสัญญา และแผนการใช้เงินยืม 2.3ผู้ดูแลตรวจสอบสิทธ์ิการยืมเงิน และให้ความเห็นพร้อมลงนาม 2.4 ผอ.ลงนามในสัญญาการยืมเงิน

1.งานพัฒนาคุณภาพฯ 2.หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ 3.ผอ.กองพัฒนาคุณภาพฯ

15 นาที

1.สัญญาการยืมเงิน 2.แผนการใช้เงินยืม

5. ท าบันทึกขออนุมัติโครงการ โดยระบุเร่ืองท่ีจะจัด วัน เวลา สถานท่ี จ านวนงบประมาณ ประเภท และหมวดงบประมาณท่ีจะใช้ในการจัดโครงการ และแนบโครงการ ก าหนดการ


5 นาที

บันทึกข้อความ

6. 1.เสนอผู้อ านวยการลงนาม 2.ออกเลข และลงวันที ่

หน่วยอ านวยการกองพฒันาคุณภาพฯ

3-5 วัน

7.

ตรวจสอบงบประมาณที่จะใช้จากที่ใด 1.กรณีงบจากกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา ด าเนินการคุมยอดด้วยมือ 2.กรณีงบจากฝ่ายอื่น ด าเนินการส่งให้ผู้ดูแลงบประมาณคุมยอดด้วยมือ

1.หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ 2.ฝ่าย/เจ้าของงบประมาณ

30 นาที

8.

เสนอเรื่องผ่าน โดยล าดับ 1.ทางกองบริหารงานกลาง เจ้าของงบประมาณ เช่น รองอธิการบดีฝ่ายต่างๆ ลงนามผ่าน ฯลฯ (กรณีไมม่ีโครงการในแผน/มีแผน แต่ไม่มีรายละเอียดโครงการแนบไป) หรอืลงนามอนุมัติ (กรณีมีโครงการในแผน) 2.ทางกองคลัง เพื่อใหก้องคลังตรวจสอบความถูกต้องอกีรอบ และเสนออธิการบดีพจิารณาอนุมัติ (กรณีไมม่ีโครงการในแผน/มแีผน แต่ไม่มีรายละเอียดโครงการแนบ)

1.1.กองบรหิารงานกลาง 1.2.ฝ่าย/เจ้าของงบประมาณ 2.1.งานสารบรรณกองคลงั 2.2.อธิการบดี/ผู้ได้รับมอบหมาย/รักษาการแทน

2-3สัปดาห์

1.บันทึกข้อความ 2.สัญญาการยืมเงิน 3.แผนการใช้เงินยืม

9. รับหลักการ ต้นเรื่อง/ชุดเอกสาร คืนจากกองคลัง เมื่อได้รับอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

หน่วยอ านวยการกองพฒันาคุณภาพฯ

3-5 วัน 1.บันทึกข้อความ

10. ท าบันทึกขออนุมัติค่าใช้จ่ายย่อยในแต่ละรายการที่โครงการท าไว้ เช่น การขออนุมัติเดินทางไปราชการ การขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการเดินทาง การจ้างเหมารถรับจ้าง (กรณีมี) ฯลฯ


20 นาที

1.บันทึกข้อความ 2.แบบ มข.-กง.-16 (ถ้ามี)

11. 1.เสนอผู้อ านวยการลงนาม 2.ออกเลข และลงวันที ่


3-5 วัน

1.บันทึกข้อความ 2.แบบ มข.-กง.-16 (กรณีมี)

12. แผนผังการปฏิบัติงาน Flow Chat ยังไม่สิ้นสุด มีต่อ หน้าถัดไป

โครงการ

ไม่ ใช่

ไม่

เสนอผู้มีอ านาจลงนาม

ใช่

การยืมเงิน

บันทึกข้อความ (หลกัการใหญ)่

ตรวจสอบโครงการ

ตรวจสอบงบประมาณ

คุมยอด

เสนอ หลักการใหญ่

รับคืนหลักการใหญ่

บันทึกหลักการย่อย


หน้า 2


ล ำดับ





13. แผนผังการปฏิบัติงาน Flow Chat ต่อ

จากหน้าท่ีแล้ว

14.

เสนอต้นสังกัดงบประมาณที่ใช้จ่ายพิจารณาอนุมตัิ (ยกเวน้กรณทีี่ต้องเสนออธิการบดีพิจารณาอนุมตัิ เชน่ บุคคลภายนอกสังกัดมหาวิทยาลัยขอนแก่น)


1 สัปดาห์


15. รับหลักการ ต้นเรื่อง/ชุดเอกสาร ที่ขออนุมัติค่าใช้จ่ายย่อยไว ้และด าเนินโครงการตามก าหนดเวลา




16. รวบรวมหลักฐานที่ใช้จ่ายไปในโครงการ กรณีเป็นใบเสร็จ ให้ผู้รับผิดชอบโครงการลงนามการจ่ายเงินแล้ว ถ้ากรณีเป็นใบแจ้งหนี้ให้ผู้รับผิดชอบโครงการลงนามเป็นผู้รับสินค้า


1-2 สัปดาห์

1.แบบ มข.-กง.-16 (ถ้ามี) 2.แบบ บก. 111 (ถ้ามี)

17. ท าบันทึกเบิกจ่ายแบบสรุปรวมค่าใชจ้่าย (ปะหน้า) และท าบันทกึค่าใช้จ่ายย่อย ตามงบประมาณที่ต้ังหลักการไว ้


20 นาที


18. 1.ผู้อ านวยการลงนาม 2.ออกเลข และลงวันที ่


3-5 วัน บันทึกข้อความ

19.

ตรวจสอบความถูกต้อง และตรวจสอบงบประมาณท่ีใช้จากบันทึกหลักการท่ีได้รับอนุมัติแล้ว เพื่อเสนอคุมยอดเบิกจ่าย และส่งคุมยอด 1.กรณีงบจากกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา ด าเนนิการคุมยอดด้วยมือ 2.กรณีงบจากฝ่าย/หน่วยงาน ด าเนนิการส่งให้ผู้ดูแลงบประมาณคุมยอดด้วยมือ

1.หน่วยอ านวยการกาองพัฒนาคุณภาพฯ 2.ฝ่าย/เจ้าของงบประมาณ

30 นาที

20.

เสนอเรื่อง 1.ทางกองบริหารงานกลาง เจ้าของงบประมาณ เชน่ รองอธิการบดีฝ่ายต่างๆ ลงนามผ่าน ฯลฯ (กรณีคนภายนอก มข.) หรืออนุมัติ (กรณีคนภายใน มข.) 2.หรือ ส่งเข้ากองคลัง เสนออธิการบดีลงนามอนุมัติ (กรณีคนภายนอก มข.) 3.รับหนังสือ/ชุดเอกสารคืน

1.1.กองบริหารงานกลาง 1.2.ฝ่าย/เจ้าของงบประมาณ หรือ 2.1.งานสารบรรณกองคลัง 2.2.อธิการบดี/ผู้ได้รับมอบหมาย/รักษาการแทน 3.1.หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ



21.

1.ส่งคืนเงินยืม (กรณีมี)/ถ้ามเีงินที่ผูเ้ดินทางจะได้รบัคืน ให้แนบบัญชีและจ านวนเงินโอน 2.สแกนเอกสารเพือ่เกบ็เป็นส าเนา 3.ส่งบันทึกเบิก หลักฐาน หลักการ โครงการ ก าหนดการ เข้ากองคลัง เพื่อเบิกจ่าย หากมีการแก้ไข/เพิม่เติม กองคลงัจะส่งมาให้ด าเนินการ และถ้ามกีารโอนเงินให้/โอนเงินคืน จะด าเนินโอนเข้าบัญชีผู้ยืมเงินหรอืผูจ้่ายเงิน

1.หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ 2.งานธุรการกองคลัง

1-2 วัน

1.บันทึกข้อความ 2.แบบ มข.-กง.-16 (ถ้ามี) 3.แบบ บก. 111 (ถ้ามี)

หมายเหตุ ระบุค าอธิบายเพิ่มเติม หรือ เง่ือนไขที่ส าคัญในการด าเนินงาน (ความหมายสัญลักษณ์ “ไม่ต้องแสดงในคู่มือ”) จุดเร่ิมต้นและสิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและการปฏบิัติงาน

การตัดสินใจ เช่น การตรวจสอบ การอนุมัติ แสดงถึงทิศทาง หรือการเคลื่อนไหวของงาน จุดเชื่อมต่อของผังงานในหน้าเดียวกัน กรณีมีความสัมพันธ์กันใช้สัญลักษณ์เพื่อให้ดูง่าย จุดเชื่อมต่อของผังงานที่อยู่คนละหน้ากระดาษ (กระบวนการไม่สามารถจบได้ภายใน 1 หน้า)

ใช่

ส่งเบิกจ่าย

ไม่

หน้า 1

รับคืนหลักการย่อย

รวบรวมหลักฐาน

บันทึกเบิกสรุปและบันทึกเบิกย่อย


คุมยอด

เสนอผู้มีอ านาจอนุมัติ



3.2 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายประชุม/ศึกษาดูงาน (กรณีไม่มีโครงการ) ล ำดับ





1. เจ้าของงาน/เจ้าภาพงาน จัดการประชุม/จัดงาน

ต้อนรับผู้เข้าศึกษาดูงานจากต่างหน่วยงาน/ส่วนงาน/องค์กร


½ -1 วัน บันทึกข้อความ

2.

รวบรวมหลักฐานใช้ส าหรับการเบิกจ่าย เช่น ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ หนังสือเชิญ รายชื่อ ค าสั่ง (กรณีถ้ามี)


2-3 วัน

1.แบบ มข.-กง.-16 (ถ้ามี) 2.แบบ บก. 111 (ถ้ามี)

3. ท าบันทึกขออนุมัติหลักการ การใช้เงิน และ

เบิกจ่าย


5 นาที บันทึกข้อความ

4.

1.เสนอ ผู้บริหาร/ผอ.ลงนาม 2.ออกเลข ลงวันที ่


3-5 วัน

5.

ตรวจสอบงบประมาณ โดยตรวจสอบว่าอยู่ในแผนงบประมาณของฝ่าย/กองพัฒนาคุณภาพฯ 1.ถ้าเป็นงบของกองพัฒนาคุณภาพฯ คุมยอดเองด้วยโปรแกรม Excel (Microsoft office) 2.ถ้าเป็นงบของฝ่ายให้ส่งไปที่ฝ่าย


30 นาที

6.

1.เสนอรองฯฝ่ายที่สังกัดอนุมัติ 2.คุมยอดด้วยมือ (กรณีใช้งบฝ่าย ที่ได้รับอนุมัติตามแผน) 3.รับหนังสือ/ชุดเอกสารคืน

1.1กองบริหารงานกลาง 1.2ฝ่าย/เจ้าของงบประมาณ หรือ 2.1งานสารบรรณกองคลัง 2.2อธิการบดี/ผู้ได้รับมอบหมาย/รักษาการแทน 3.1หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ


7.

1.กรณีมีเงินโอนคืนผู้รับผิดชอบ ให้แนบสรุปบัญชีและจ านวนเงินโอน 2.สแกนเอกสารเพื่อเก็บเป็นส าเนา 3.ส่งหนังสือ/เอกสาร เข้ากองคลัง เพื่อเบิกจ่าย หากมีการแก้ไข/เพิ่มเติม กองคลังจะส่งมาให้ด าเนินการ และถ้ามีการโอนเงินให้/โอนเงินคืน จะด าเนินโอนเข้าบัญชีผู้ส ารองค่าใช้จ่าย/โอนให้ร้านค้า

1.หน่วยอ านวยการกองพัฒนาคุณภาพฯ 2.งานธุรการกองคลัง

1-2 วัน

1.บันทึกข้อความ 2.แบบ มข.-กง.-16 (ถ้ามี) 3.แบบ บก. 111 (ถ้ามี)

หมายเหตุ ระบุค าอธิบายเพิ่มเติม หรือ เง่ือนไขที่ส าคัญในการด าเนินงาน (ความหมายสัญลักษณ์ “ไม่ต้องแสดงในคู่มือ”) จุดเร่ิมต้นและสิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและการปฏบิัติงาน การตัดสินใจ เช่น การตรวจสอบ การอนุมัติ

แสดงถึงทิศทาง หรือการเคลื่อนไหวของงาน จุดเชื่อมต่อของผังงานในหน้าเดียวกัน กรณีมีความสัมพันธ์กันใช้สัญลักษณ์เพื่อให้ดูง่าย จุดเชื่อมต่อของผังงานที่อยู่คนละหน้ากระดาษ (กระบวนการไม่สามารถจบได้ภายใน 1 หน้า)

ใช่ ไม่

จัดประชุม/รบัรองผู้ดงูาน

ส่งเบิกจ่าย

รวบรวมหลักฐาน

บันทึก/หนังสือ


คุมยอด



3.3 การขออนุมัติ และเบิกจ่ายเดินทางในราชอาณาจักร ล ำดับ





1.

ได้รับหนังสือเชิญ/ต้นเร่ืองในการเดินทางไปราชการในราชอาณาจกัร และแบบตอบรับ (ถา้มี)


3-5 วัน


2.

ตรวจสอบงบประมาณที่ใช้ 1.ประเภท และหมวดเงิน 2.ค านวณเงินหลักการ


30 นาที

3.

ท าบันทึกขออนุมัติเดินทาง (ใบสีชมพู)


15 นาที

แบบ มข.-กง.-16

4.

เลือกวิธีเดินทาง โดย 1.รถยนต์ 1.1.รถรับจ้าง/จ้างเหมารถยนต ์ 1.2.รถยนต์ส่วนบุคคล 1.3.รถประจ าทาง/รถทัวร ์ 1.4.รถมหาวิทยาลยัขอนแก่น 2.เครื่องบิน


15 นาที

5.

1.พิจารณาค่าใช้จ่ายที่มีความจ าเป็นต้องจ่ายมัดจ าล่วงหน้า/จ าเป็นต้องจ่ายก่อนเดินทาง 2.กรณียืมเงิน 2.1ท าใบสัญญาการยมืเงิน และแผนการใช้เงินยืม 2.2ให้ผู้เดินทางยืมเงิน/ผู้ที่ได้รบัมอบหมาย ลงนามในสัญญา และแผนการใช้เงินยืม 2.3ผู้ดูแลตรวจสอบสทิธ์ิการยืมเงิน และให้ความเห็นพรอ้มลงนาม 2.4ผู้อ านวยการลงนามในสัญญาการยืมเงิน


1-2 วัน

1.สัญญาการยืมเงิน 2.แผนการใช้เงินยืม

6.

1.เสนอผู้อ านวยการลงนาม 2.ออกเลข และลงวันที ่


3-5 วัน

7.

ตรวจสอบงบประมาณที่จะใช้จากที่ใด 1.กรณีงบจากกองพัฒนาคุณภาพการศึกษา ด าเนินการคุมยอดด้วยมือ 2.กรณีงบจากฝ่ายอื่น ด าเนินการส่งให้ผู้ดูแลงบประมาณคุมยอดด้วยมือ


30 นาที

8.

เสนอเรื่องผ่านกองบริหารงานกลาง เจ้าของงบประมาณ เช่น รองอธิการบดีฝ่ายต่างๆ ลงนามผ่าน ฯลฯ (กรณีไม่มีในแผน/มีแผน) และเสนอรองอธิการบดีฝ่ายที่สังกัด ลงนามอนุมัติ

1.1กองบริหารงานกลาง 1.2ฝ่าย/เจ้าของงบประมาณ 2.1งานสารบรรณกองคลัง 2.2อธิการบดี/ผู้ได้รับมอบหมาย/รักษาการแทน


9. แผนผังการปฏิบัติงาน Flow Chat

ยังไม่สิ้นสุด มีต่อหน้าถัดไป

ไม่ ใช่

จ้างเหมา รถยนต์

รถยนต์ส่วน บุคคล

รถทัวร ์ รถ มข.

วิธีที่ 2

วิธีที่ 1

ใช่ ไม่

การยืมเงิน

หนังสือเชิญ/ต้นเรื่อง

เลือกเดินทาง

ท าบันทึก/หนังสือ

เครื่องบิน


คุมยอด

เสนอผู้มีอ านาจอนุมัต ิ

หน้า 2

รถยนต์

แบบ 1.1 แบบ 1.2 แบบ 1.3 แบบ 1.4

ตรวจสอบงบประมาณ


ล ำดับ





10. แผนผังการปฏิบัติงาน Flow Chat

ต่อจากหน้าที่แลว้

11.

รับหลักการ ต้นเรื่อง/ชุดเอกสารคืนจากกองคลัง เมื่อได้รับอนุมัติเรียบร้อยแล้ว


3-5 วัน

12. รวบรวมหลักฐานการเบิกจ่าย เช่น ใบเสร็จต่างๆ ใบแจ้งหนี้ (กรณีจ้างเหมารถแบบไม่จ่ายเงินสด)



13. เขียนรายงานการเดินทาง (แบบ 8708 แบบ บก. 111 (กรณีถ้ามี)) ให้กับผู้บริหาร และหรือบุคลากรใหม่ หรือไปเป็นห�

Documents

คู่มือการปฏิบัติงาน · 2019. 5. 31. · 1.1 โครงสร้างหน่วยงาน (Organization Chart) กองพัฒนาคุณภาพการศึกษา