คมอการปฏบตงาน

การตรวจสอบภายในอยางเปนระบบ

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

2

คมอการปฏบตงาน

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

เรอง การตรวจสอบภายในอยางเปนระบบ

วธการด าเนนงาน 1. วางแผนการตรวจสอบ 1.1 ส ารวจขอมลเบองตนเพอประเมนความเสยงและจดท าแผนการตรวจสอบประจ าป เสนอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา อนมต สงส านกงานคณะกรรมการการศกษาข นพนฐาน และส านกงานการตรวจเงนแผนดน ภายในเดอนกนยายน 1.2 จดท าแผนปฏบตการประจ าปเพอขออนมตงบประมาณ 1.3 จดท าแผนการปฏบตงานวาจะตรวจสอบเรองใดทหนวยรบตรวจใด แจงปฏทนการตรวจสอบภายในใหหนวยรบตรวจทราบ และจดท าเครองมอในการตรวจสอบ (แบบการตรวจสอบ กระดาษท าการตาง ๆ) 2. ด าเนนการตรวจสอบ

2.1 ประชมเปดการตรวจสอบ เพออธบายวตถประสงคและขอบเขตการตรวจสอบ 2.2 เรมปฏบตงานตรวจสอบ 2.3 สรปผลขอตรวจพบ ขอสงเกตในแตละเรองในกระดาษท าการ 2.4 จดท ารางรายงานผลการปฏบตงานตรวจสอบ 2.5 ประชมปดการตรวจสอบ เพอสรปผลการตรวจสอบ ท าความเขาใจและชแจงประเดนทยงสงสย แลกเปลยนความคดเหน และหาขอยตในประเดนทยงมความเหนไมตรงกน แจงก าหนดการ การออกรายงานผลการปฏบตงาน และขอบคณผเกยวของในการใหความรวมมอ 3. จดท ารายงานผลการตรวจสอบและตดตามผล 3.1 รวบรวมหลกฐานจากการตรวจสอบ ไดแก เอกสาร ขอมลหรอขอเทจจรงทไดจากการตรวจสอบดวยวธการตาง ๆ ทงในระหวางทท าการตรวจและขอเพมเตมประกอบการตรวจสอบในภายหลง 3.2 รวบรวมกระดาษท าการ ไดแก กระดาษท าการบนทกผลการตรวจสอบโดยละเอยดในแตละเรอง 3.3 สรปผลการตรวจสอบ โดยการรวบรวมขอเทจจรง ขอตรวจพบ และขอสงเกต ทไดระหวางการตรวจสอบ เพอสรปหาขอตรวจพบหรอสงทตรวจพบทงดานดและปญหาขอบกพรอง

3

3.4 จดท ารายงานผลการตรวจสอบ

- จดท ารายงานผลการตรวจสอบ น าเสนอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา เพอพจารณาสงการใหหนวยรบตรวจด าเนนการตามขอเสนอแนะ และแจงผลการตรวจสอบพรอมขอเสนอแนะใหหนวยรบตรวจทราบ พรอมก าชบใหรายงานผลการด าเนนการแกไข ภายในเวลาทก าหนด และมการตดตามเรงรดหนวยรบตรวจทยงไมรายงานผล - รายงานผลการตรวจสอบใหส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน และส านกงานการตรวจเงนแผนดน ภายในเดอนกนยายน 3.5 ตดตามผล เพอใหทราบวาผรบการตรวจและผบรหารไดปฏบตตามขอเสนอแนะในรายงาน

การปฏบตงานตรวจสอบหรอไม และขอบกพรองทพบไดรบการแกไขอยางเหมาะสมแลวหรอยง หรอมปญหา

และอปสรรคอยางไร และรายงานผลการตดตามตอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา ส านกงาน

คณะกรรมการการศกษาขนพนฐานตามล าดบตอไป

4

Flow Chart งานตรวจสอบภายใน

การวางแผนการตรวจสอบ

การปฏบตงานตรวจสอบ

การจดท ารายงานและตดตามผล

ส ารวจขอมลเบองตน

ประเมนระบบการควบคมภายใน

จดท าแผนการตรวจสอบระยะยาว/ประจ าป

(Audit Universe หรอ Audit Plan)

ตดตามผลการแกไข

ประเมนความเสยง

เสนอ ผอ.สพป.

จดท าแผนการปฏบตงาน (Engagement Plan)

เสนอ ผอ.ตสน.

กระดาษ

ท าการ

กอนเรมปฏบตงานตรวจสอบ

ระหวางปฏบตงานตรวจสอบ

การปฏบตงานเมอเสรจสนงานตรวจสอบ

(รวบรวมหลกฐาน กระดาษท าการ และสรปผลการตรวจสอบ

ตรวจสอบอ

รายงานผลการปฏบตงาน

เสนอ ผอ.สพป.

5

จดท าโดย นางกมลวรรณ กงวานเกยรตกล นกวชาการตรวจสอบภายในช านาญการพเศษ และนาง

อาภรณ หสดสาร ผอ านวยการหนวยตรวจสอบภายใน หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

4 ตลาคม 2561

6

เอกสารอางอง

กลมงานมาตรฐานดานการตรวจสอบภายใน กรมบญชกลาง กระทรวงการคลง. แนวปฏบต

การตรวจสอบภายใน.

กลมงานมาตรฐานดานการตรวจสอบภายใน กรมบญชกลาง กระทรวงการคลง. แนวปฏบต

การตรวจสอบภายใน การประเมนความเสยงเพอวางแผนการตรวจสอบ. 2546.

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน กระทรวงศกษาธการ. คมอการปฏบตงาน

ส านกงานเขตพนทการศกษา หนวยตรวจสอบภายใน.

คมอการปฏบตงาน แนวการตรวจสอบแผนปฏบตการประจ าปสถานศกษา

นางอาภรณ หสดสาร ผอ านวยการหนวยตรวจสอบภายใน

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

2

ชองาน แนวการตรวจสอบแผนปฏบตการประจ าปสถานศกษา

วตถประสงคการตรวจสอบ 1. เพอใหมนใจวา สถานศกษาจดท าแผนปฏบตการประจ าปครอบคลมเงนทกประเภทและม ความโปรงใส สามารถควบคมการใชจายเงนทอยในความรบผดชอบของสถานศกษาไดอยางมประสทธภาพ 2. เพอทราบปญหา อปสรรคในการปฏบตงาน และเสนอแนะแนวทางการแกไขทถกตองใหแกสถานศกษา สงทตองตรวจสอบ

ประเดน เกณฑ วธการตรวจสอบ แหลงขอมล การตรวจสอบ

1.1 ตรวจสอบ 1. สถานศกษามแผน 1. ตรวจสอบวากระบวนการ แหลงขอมล การจดท าแผนปฏบตการ

ปฏบตการประจ าปสอดคลองกบภารกจของ

จดท าแผนปฏบตการประจ าปของสถานศกษา ในประเดนตอไปน

1. แผนปฏบตการประจ าป

ประจ าป สถานศกษาและจดเนน 1.1 มการแตงตงผรบผดชอบ 2. ค าสง/บนทก ของส านกงานคณะ ในการจดท าแผนปฏบตการ แตงตงผรบผดชอบ กรรมการการศกษา ประจ าป จดท าแผนปฏบตการ ขนพนฐาน 1.2 มการจดท าแผนปฏบตการ ประจ าป 2. แผนปฏบตการ ประจ าป หากพบวา ไมม 3. โครงการ/กจกรรม ประจ าปครอบคลมเงน การจดท าแผนปฏบตการประจ าป 4. รายงาน ทกประเภท สอบถามสาเหตทสถานศกษา การประชมของ 3. แผนปฏบตการ ไมด าเนนการจดท า คณะกรรมการ ประจ าปไดรบความ 1.3 การจดท าแผนปฏบตการ 5. บนทกเสนอขอ เหนชอบจาก ประจ าปมความสอดคลองกบ ความเหนชอบ คณะกรรมการ ภารกจของสถานศกษาและ แผนปฏบตการประจ าป สถานศกษาขนพนฐาน จดเนนของส านกงาน 6. บนทกขออนมต 4. สถานศกษาม คณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน กรณมการเปลยนแปลง การประชาสมพนธ 1.4 โครงการ/กจกรรม ตาม หรอปรบแผนหรอยกเลก เผยแพรแผนปฏบต แผนปฏบตการประจ าปม โครงการ/กจกรรม การประจ าป การก าหนดขนตอนการปฏบตงาน 7. หนงสอเวยนให ระยะเวลา งบประมาณ และ ผทเกยวของทราบ ผรบผดชอบชดเจน รวมทงไดรบ อนมตจากผอ านวยการสถานศกษา

3

ประเดน เกณฑ วธการตรวจสอบ แหลงขอมล การตรวจสอบ

1.5 แผนปฏบตการประจ าป 8. หลกฐานการเผย ครอบคลมแหลงเงนทกประเภท แพรบนเวบไซตของ ทอยในความรบผดชอบของ สถานศกษา สถานศกษา กระดาษท าการ 1.6 คณะคร/บคลากรทางการ - แบบสรปผล ศกษา/ผบรหารสถานศกษา การตรวจสอบ มสวนรวมในการจดท าแผน แผนปฏบตการประจ าป ปฏบตการประจ าป 1.7 มการเสนอแผนปฏบตการ ประจ าป เพอขอความเหนชอบ ตอคณะกรรมการสถานศกษา ขนพนฐาน กรณมการเปลยนแปลงหรอ ปรบแผนหรอยกเลกโครงการ/ กจกรรมทก าหนดไวในแผนปฏบต การประจ าป สถานศกษาม การด าเนนการ ขอความเหนชอบ จากคณะกรรมการสถานศกษา ขนพนฐาน 2. ตรวจสอบวาสถานศกษาม การประชาสมพนธเผยแพร แผนปฏบตการประจ าปทไดรบ ความเหนชอบแลวใหกบคณะคร ผปกครอง นกเรยน ชมชนและ สาธารณชนทราบ เพอความ

โปรงใสในการด าเนนการ หรอไม

1.2 ตรวจสอบ การใชจายเงน ตรวจสอบวาสถานศกษาม แหลงขอมล การด าเนนการ โครงการ/กจกรรม การด าเนนการตามแผนปฏบตการ 1. โครงการ/กจกรรม ตามแผนปฏบต เปนไปตาม ประจ าป ในประเดนตอไปน 2. แผนปฏบตการ การประจ าป แผนปฏบตการ 1. มการด าเนนงานโครงการ/ ประจ าป ประจ าปทก าหนด กจกรรม ภายในระยะเวลาตามท 3. ทะเบยน/เอกสาร ก าหนดในแผนปฏบตการประจ าป หลกฐานแสดงการ

4

2. มการควบคมการใชจายเงน ควบคมการใชจาย ใหเปนไปตามแผนปฏบตการ เงนโครงการ/กจกรรม ประจ าป

ประเดน เกณฑ วธการตรวจสอบ แหลงขอมล

การตรวจสอบ กรณสถานศกษาด าเนนงาน 4. บนทกรายงาน และใชจายเงนไมเปนไปตามแผน ปญหาอปสรรคการ ปฏบตการประจ าปทก าหนดใหระบ ด าเนนงาน สาเหต 5. หลกฐาน/เอกสาร อนทเกยวของ กระดาษท าการ - แบบสรปผล การตรวจสอบ แผนปฏบตการประจ าป 1.3 ตรวจสอบ 1. สถานศกษาม ตรวจสอบวาสถานศกษามการ แหลงขอมล การตดตามและ การตดตามผล ตดตามเรงรดและรายงานผล 1. บนทก/เอกสาร รายงานผล การด าเนนงานตาม การด าเนนงานในประเดนตอไปน หลกฐานทแสดงถง การด าเนนงาน แผนปฏบตการประจ าป 1. สถานศกษามการตดตาม การตดตามเรงรด อยางนอยทกภาคเรยน เรงรดการด าเนนงานโครงการ/ การด าเนนงานและ 2. มการรายงานผล กจกรรมใหมการใชจายเงน การใชจายเงน การด าเนนงาน เปนไปตามระยะเวลาทก าหนด 2. รายงานผลการ โครงการ/กจกรรม ในแผนปฏบตการประจ าป ด าเนนงานโครงการ/ ทกสนปงบประมาณ อยางนอยทกภาคเรยน กจกรรม ใหผอ านวยการ กรณสถานศกษาไมมการตดตาม 3. บนทกเสนอ สถานศกษา/ เรงรดการด าเนนงานโครงการ/ รายงานผล คณะกรรมการ กจกรรมใหเปนไปตามแผน การปฏบตงาน และ สถานศกษาขนพนฐาน ปฏบตการประจ าปใหระบสาเหต ผลการใชจายเงน และส านกงานเขตพนท 2. ตรวจสอบวาสถานศกษา 4. รายงานประจ าป การศกษา มการจดท ารายงานผล 5. หลกฐานทแสดงถง 3. มการประชาสมพนธ การด าเนนงานตามโครงการ/ การเผยแพร เผยแพรรายงานผล กจกรรม ดงน หรอไม ประชาสมพนธ เชน การด าเนนงานให 2.1 จดท ารายงานประจ าป แผนพบ หนงสอ คณะคร บคลากร ทแสดงถงความส าเรจใน แจงเวยน

5

ทางการศกษา การด าเนนงานโครงการ/กจกรรม กระดาษท าการ ผปกครอง นกเรยน ทกสนปงบประมาณ - แบบสรปผล ชมชน 2.2 จดสงรายงานประจ าป การตรวจสอบ ใหส านกงานเขตพนทการศกษา แผนปฏบตการประจ าป ภายในระยะเวลาทส านกงาน เขตพนทการศกษาก าหนด

ประเดน เกณฑ วธการตรวจสอบ แหลงขอมล การตรวจสอบ

3. มการประชาสมพนธเผยแพร ใหคณะคร บคลากรทางการศกษา ผปกครองนกเรยน ชมชน รบทราบรายงานผล การด าเนนงานโครงการ/กจกรรม เพอความโปรงใสในการด าเนนการ

6

แบบสรปผลการตรวจสอบแผนปฏบตการประจ าป

หนวยรบตรวจ................................................

เพยงวนท............................................

ท รายการ = ม/ใช บนทกเพมเตม/ขอสงเกต X = ไมม/ไมใช 1. การจดท าแผนปฏบตการประจ าป

1.1 สถานศกษามการจดท าแผนปฏบตการประจ าป 1.2 ม ค า ส ง ห ร อ บ น ท ก แ ต ง ต ง ผ ร บ ผ ด ช อ บ

ในการจดท าแผนปฏบตการประจ าป

1.3 แผนปฏบตการประจ าปมความสอดคลอง กบภารกจของสถานศกษาและจดเนนของส านกงาน

ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร ก า ร ศ ก ษ า ข น พ น ฐ า น

1.4 โครงการ/กจกรรมตามแผนปฏบตการประจ าป ม ก า ร ก า ห น ด ข น ต อ น ก า ร ป ฏ บ ต ง า น ระยะเวลา งบประมาณ ผรบผดชอบชดเจน และไดรบอนมตจากผอ านวยการสถานศกษา

1 .5 แ ผ น ป ฏ บ ต ก า ร ป ร ะ จ า ป ค ร อ บ ค ล ม

แหล งเงนทกประเภทท อย ในความรบผดชอบ ของสถานศกษา

1.6 คณะคร/บคลากรทางการศกษา/ผอ านวยการ

ส ถ า น ศ ก ษ า ม ส ว น ร ว ม ใ น การจดท าแผนปฏบตการประจ าป

1.7 แผนปฏบตการประจ าปไดรบความเหนชอบจาก

ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร ส ถ า น ศ ก ษ า ขนพนฐาน

7

ท รายการ = ม/ใช บนทกเพมเตม/ขอสงเกต

X = ไมม/ไมใช 1.8 กรณมการเปลยนแปลงหรอปรบแผนหรอยกเลก

โ ค ร ง ก า ร / ก จ ก ร ร ม ท ก า ห น ด ไ ว ใ น แ ผ น ป ฏ บ ต ก า ร ป ร ะ จ า ป ม ก า ร ข อ ความเหนชอบจากคณะกรรมการสถานศกษาขนพนฐาน

1 . 9 ม ก า ร ป ร ะ ช า ส ม พ น ธ เ ผ ย แ พ ร

แผนปฏบตการประจ าปทผานความเหนชอบแลว ใหคณะคร ผปกครอง นกเรยน ชมชน และสาธารณชนทราบ

2. การด าเนนการตามแผนปฏบตการประจ าป

2.1 สถานศกษาไดด าเนนงานตามโครงการ/กจกรรม ภายในระยะเวลาตามแผนปฏบตการประจ าปทก าหนด

2 .2 ม ก า ร จ ด ท า ท ะ เบ ย น ห ร อ เ อ ก ส า ร

ค วบ ค ม ก า ร ใช จ า ย เง น โค ร งก า ร /ก จ ก ร ร ม เพอควบคมการใชจายเงนใหเปนไปตามแผนปฏบตการประจ าป

2.3 การใชจายเงนแตละโครงการ/กจกรรม เปนไป

ตามแผนปฏบตการประจ าป

2.4 กรณ มความจ าเปนไมสามารถด าเนนงาน

โ ค ร ง ก า ร / ก จ ก ร ร ม ใ ห เป น ไ ป ต า ม แ ผ น ปฏบตการประจ าปได สถานศกษาไดรายงานปญหา/อปสรรคการด าเนนงานใหผอ านวยการสถานศกษาทราบ

8

ท รายการ = ม/ใช บนทกเพมเตม/ขอสงเกต X = ไมม/ไมใช

3. การตดตามและรายงานผลการด าเนนงาน 3.1 สถานศกษามการตดตามเรงรดการ

ด าเนนงานโครงการ/กจกรรมใหมการใชจายเงนเปนไปตามแผนปฏบตการประจ าปอยางนอยทกภาคเรยน

3.2 จดท ารายงานผลการด าเนนงานครบถวน

ทกโครงการ/กจกรรม ตามท ก าหนดในแผนปฏบตการประจ าป เสนอใหผอ านวยการสถานศกษาทราบ

3 .3 สถาน ศ กษ าม ก ารป ระชาส ม พ น ธ

เผยแพรใหคณะคร บคลากรทางการศกษา ผปกครองนกเรยน ชมชนรบทราบ รายงานผลการด าเนนงานโครงการ/กจกรรม

สรปผลการตรวจสอบ

........................................................................................................... ......................................................................

............................................................................................................................. ....................................................

...................................................................................................................................... ...........................................

........................................................................................ .........................................................................................

............................................................................................................................. ....................................................

............................................................................................................................. ....................................................

..................................................................... ...............................................................................

ลงชอ..............................................ผตรวจสอบ ลงชอ.................................... .........ผสอบทาน

(............................................) (...........................................)

วนท................................................ วนท.................. .............................

9

เอกสารอางอง

กลมตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. (2560)

คมอการตรวจสอบสถานศกษาดานการเงนการบญชของสถานศกษาทปฏบตตามระบบการควบคม

การเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544.

คมอการปฏบตงาน

การตรวจสอบการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา

นางกมลวรรณ กงวานเกยรตกล นกวชาการตรวจสอบภายในช านาญการพเศษ

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

2

ค าน า

คมอการปฏบตงาน เรองการตรวจสอบการเงนการบญชส านกงานเขตพนท

การศกษา จดท าเพอเปนเครองมอในการปฏบตงานของผตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนท

การศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3 โดยเนอหาสาระในคมอเลมนแสดงใหเหนถงขนตอนใน

การปฏบตงานการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษาในระบบ GFMIS และการตรวจสอบ

การเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา ซงประกอบดวย การควบคมทวไป ระบบเบกจายเงน

การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร เงนฝากคลง และลกหนเงนยม ระบบรบและน าเงนสงคลง ซง

ในปงบประมาณ 2562 ไดมการปรบปรงใหมโดยเพมเนอหา เรองการจายเงนกรณจายเงนผาน

ระบบอเลกทรอนกส (KTB Corporate Online) และกระทรวงการคลงไดมการเปลยนระเบยบการ

เบกจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 เปนระเบยบกระทรวงการคลง

วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การจายเงน การเกบรกษาเงน และการน าเงนสงคลง

พ.ศ. 2562

ขอขอบพระคณผทใหค าปรกษา แนะน า ชวยเหลอ และใหก าลงใจ ท าใหคมอเลมน

เสรจสมบรณ ไว ณ โอกาสน

กมลวรรณ กงวานเกยรตกล

นกวชาการตรวจสอบภายในช านาญการพเศษ

16 พฤษภาคม 2562

3

สารบญ

หนา

บทน า 1

การปฏบตงานการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา 1

1. การควบคมทวไป (General Control) 2

2. ระบบเบกจาย (Account Payable) 2

3. การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร เงนฝากคลง และลกหนเงนยม 5

4. ระบบรบและน าเงนสงคลง (Receipt Process : RP) 7

การตรวจสอบการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา 10

1. การควบคมการเบกจายเงน 11

2. ตรวจสอบการควบคมเงนและบญชในระบบ GFMIS 17

3. ตรวจสอบระบบรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS 19บรรณานกรม 21

4

คมอการปฏบตงาน

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

เรอง การตรวจสอบการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา

บทน า

การปฏบตงานดานการเงน การบญช ในปจจบนมการปฏบตตามระบบการบรหารการเงน

การคล งภาครฐระบบ อ เล กทรอน กสหรอระบบ GFMIS (Government Fiscal Management

Information System) ซงประกอบดวยระบบปฏบตงาน 5 ระบบคอ ระบบงบประมาณ ระบบการ

จดซอจดจาง ระบบการเงนการบญช ระบบบญชตนทน และระบบบรหารทรพยากรบคคล ส าหรบ

ระบบการเงนการบญช (Financial Accounting : FI) ประกอบดวยระบบยอย 5 ระบบ คอ ระบบ

เบกจาย ระบบรบและน าสง ระบบบรหารเงนสด ระบบสนทรพยถาวร และระบบบญชแยกประเภท

ระบบบญชแยกประเภทเปนระบบงานสดทายทเกดจากการผานรายการจากระบบงานอนโดยอตโนมต

(Single entry) กลาวคอ เม อแตละระบบงานดงกลาวขางตน บนทกน าเขาขอมล (Key-in)

ระบบ GFMIS จะประมวลผลผานรายการบญช พรอมทงจดท ารายงานทางการเงนใหอตโนมต

(Automatic Posting) ในการปฏบตงานโดยใชระบบ GFMIS ท าใหการเปลยนแปลงแกไขขอมลท าไดงาย

หากระบบควบคมไมมประสทธภาพ ดงนนการตรวจสอบการเงนการบญชในระบบ GFMIS จงให

ความส าคญตอระบบการควบคมทเพยงพอ เหมาะสมทจะใหความมนใจไดวาการจดการทางการเงน

การบญชในระบบอเลกทรอนกสจะเปนไปโดยถกตอง ขอมลทางการเงนไดรบการปองกนรกษา

ความปลอดภยอยางเหมาะสม ซงในการปฏบตงานการเงนการบญชของส านกงานเขตพนทการศกษา

ประกอบดวย การปฏบตงานในระบบ GFMIS และการปฏบตงานการเงนการบญชอน ๆ นอกจากระบบ

GFMIS เชน การควบคมการเขาใชงานในระบบ GFMIS การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร ทส านกงานเขต

พนทการศกษา รบมาเพอจาย ฯลฯ

การปฏบตงานการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา

สาระส าคญในการปฏบตงานการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา มดงน

1. การควบคมทวไป

5

2. ระบบเบกจาย

3. การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร เงนฝากคลง และลกหนเงนยม

4. ระบบรบและน าเงนสงคลง

1. การควบคมทวไป (General Control) 1.1 การก าหนดนโยบายในการใชสารสนเทศ 1.1.1 จดท าค าสงมอบหมายหนาทความรบผดชอบของผ เกบรกษาบตร Smart Card รหสผใช/รหสผาน และผเขาปฏบตงานในระบบเปนลายลกษณอกษร 1.1.2 แบงแยกหนาทการปฏบตงาน โดยไมใหบคคลเดยวกนปฏบตงานตงแตตนจนจบ เพอใหเกดการสอบทานงานระหวางกน เชน เจาหนาทวางเบกไมควรเปนบคคลเดยวกบผอนมตเบกจายในระบบ (ปลดบลอก) เจาหนาทบนทกจดซอจดจางไมเปนผวางเบก เปนตน 1.1.3 มการแตงตงบคคลส ารองปฏบตหนาทแทน กรณเจาหนาทผรบผดชอบไมสามารถปฏบตงานได เพอใหการปฏบตงานสามารถด าเนนการไดอยางตอเนอง 1.1.4 มการสบเปลยนหนาทความรบผดชอบของเจาหนาทในแตละระบบงานเปนครงคราว 1.2 การก ากบดแลการปฏบตงาน 1.2.1 หวหนางานก ากบ ตดตามและสอบทานการปฏบตงาน พรอมใหขอเสนอแนะในการพฒนา/ปรบปรงการปฏบตงานในระบบ GFMIS 1.2.2 สนบสนน/สงเสรมใหเจาหนาท ไดเขารบการอบรมความรทเกยวของกบการปฏบตงานในระบบ GFMIS เพอเพมพนความร ทกษะ ประสบการณ และกาวทนตอ การเปลยนแปลง 1.3 การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร 1.3.1 สถานทตงเครอง GFMIS Terminal เหมาะสม เปนสดสวนเฉพาะ สามารถควบคมไมใหบคคลทไมเกยวของเขาใชเครอง 1.3.2 มระบบปองกนภย/เตอนภย กรณ เกดเพลงไหม หรอมผบกรกหองปฏบตการ GFMIS 1.3.3 จดใหมทะเบยนคมการเขาปฏบตงานในเครอง GFMIS Terminal เพอ

ควบคมวา ใครท างานเวลาไหน และเปนผไดรบอนญาตใหเขาใชงานทเครอง GFMIS Terminal หรอไม

และหากเกดขอผดพลาดในระบบในชวงเวลาใด ส านกงานเขตพนทการศกษากสามารถใชทะเบยน

ดงกลาว เปนรองรอยในการตรวจสอบหาผใชงานในชวงเวลาทท าใหงานเกดปญหาได

1.3.4 ก าหนดใหมการตรวจสภาพ/บ ารงรกษาเครอง GFMIS Terminal และ

อปกรณทใชประกอบอยางสม าเสมอ

6

1.3.5 มคมอปฏบตงานในแตละระบบงาน และ/หรอมการซกซอมความเขาใจ

แกผใชงานกอนเขาปฏบตงานในระบบ

2. ระบบเบกจาย (Account Payable)

2.1 การเบกเงน มขนตอนการปฏบตงาน ดงน 2.1.1 การตรวจสอบหลกฐานขอเบก เจาหนาทผรบผดชอบไดรบหลกฐาน ขอเบก ตองตรวจสอบความถกตองตามระเบยบ กฎหมายและตรวจสอบวามเงนงบประมาณรองรบเพยงพอ จากนนจงเสนอขออนมตหลกฐานขอเบกจากผมอ านาจ 2.1.2 การบนทกขอมลวางเบก เมอไดรบอนมตหลกฐานขอเบกจาก ผมอ านาจแลว ผไดรบมอบหมายจงท าการบนทกขอมลวางเบกในระบบ โดยมขนตอนดงน (1) บนทกควบคมรายการวางเบกในทะเบยนคมเลขท เอกสาร ตามล าดบเลขทเอกสารซงกรมบญชกลาง ก าหนดรปแบบไว จ านวน 10 หลก ไดแก PYYxxxxxxx (P หมายถง การเบก YY หมายถง ปงบประมาณ และ xxxxxxx หมายถง ล าดบเลขทเอกสาร) เพอน าเลขทดงกลาวบนทกเขาระบบในชอง “เลขทอางอง” ส าหรบกรณการเบกจายเงนโดยผานสวนราชการ สวนกรณการเบกจายตรงผขาย ใหใชเลขทใบแจงหนเปน “เลขทอางอง” (2) บนทกขอมลรายการวางเบกเขาระบบ (รหสหนวยงาน ประเภทการขอเบก วธการช าระเงนจ านวนเงนขอเบก และภาษ เลขทบญชเงนฝากธนาคารทตองการ ใหกรมบญชกลางโอนเงนให ฯลฯ) 2.1.3 การสอบทานขอมลวางเบก ผไดรบมอบหมายตรวจสอบความถกตองของการบนทกขอมลการวางเบกจาก “รายงานการขอเบกเงนคงคลง” (ZINF_R09) ตรวจสอบกบหลกฐานขอเบกวาถกตองตรงกนหรอไม (รหสงบประมาณแหลงของเงน รหส GL จ านวนเงนขอเบก ฯลฯ) และเสนอรายงานการขอเบกเงนคงคลงพรอมหลกฐานขอเบก ใหผมอ านาจอนมตในรายงานการขอเบกเงนคงคลง 2.1.4 การอนมตในระบบ ผไดรบมอบหมายตรวจสอบการอนมตเบกจาย จากผมอ านาจในรายงานการขอเบกเงนคงคลง (ZINF_R09) ประกอบกบหลกฐานตนเรองขอเบกแลวท าการอนมตในระบบ (ปลดบลอก) เพอสงขอมลขอเบกไปยงกรมบญชกลาง/ส านกงานคลงจงหวด 2.1.5 การตรวจสอบประจ าวน ทกวนท าการถดไป ผ ไดรบมอบหมายตรวจสอบความถกตองของขอมลวางเบกเกยวกบชอเจาหน หรอหนวยงาน เลขทบญชเงนฝากธนาคารของเจาหนหรอของหนวยงาน จ านวนเงนขอเบกและรายการหกตาง ๆ โดยเรยกรายงานสรปรายการขอเบกของหนวยงาน (ZAP_RPTW01) ในวนท าการถดไปตรวจสอบกบหลกฐานขอเบก แลวเสนอผบรหารลงนามรบรองในรายงานดงกลาว

2.2 การจายเงน มขนตอนการปฏบตงาน ดงน

7

2.2.1 กรณกรมบญชกลางจายเงนใหเจาหน/ผมสทธรบเงนโดยตรง (1) พมพ “รายงานแสดงการจายเงนเขาบญชของผมสทธรบเงน” (ZAP_RPT506) สอบทานความถกตองของจ านวนเงน เลขทบญชเงนฝากธนาคารของผขายทไดรบโอนเงน วนทเงนเขาบญช และใชรายงานดงกลาว เปนหลกฐานการจายของสวนราชการ (2) แจงเจาหน/ผมสทธรบเงนทราบการโอนเงน พรอมทงเรยกใบเสรจรบเงน (3) กรณตดตามใบเสรจรบเงนไมได ใหหนวยงานแจงส านกงานสรรพากรในทองทภมล าเนาหรอสถานประกอบการของเจาหน หรอผมสทธรบเงนทราบ 2.2.2 กรณจายเงนผานสวนราชการ (1) ตรวจสอบเงนรบโอนเขาบญชของสวนราชการ โดยเรยก “รายงานแสดงรายละเอยดสถานะการเบกจายเงน” (ZAP_RPT503) ตรวจสอบวารายการวางเบกใดทแสดงสถานะเอกสาร “ธนาคารโอนเงนใหแลว” และวนทโอนในชอง “วนทไฟล” และเพอใหมนใจวาธนาคารโอนเงนแลว ใหตรวจสอบวนทโอนและจ านวนเงนกบรายงานธนาคาร (Bank Statement) (2) เขยนเชคสงจายเงนเฉพาะรายการทไดรบโอนเงนเขาบญชแลว โดยด าเนนการดงน - จดท ารายละเอยดการจายใหตรงกบหลกฐานขอเบก และรวม

ยอดทตองจายทงสนใหตรงกบยอดเงนทรบโอน (กระทบยอดรบจาย) เพอปองกนมใหจายเงนขาด/เกน

จ านวนเงนทวางเบก จากนนจงเขยนเชคสงจายตามรายละเอยดการจาย พรอมทงสอบทานการเขยนเชค

ใหถกตอง

- ควบคมการจายเชค โดยจดท าทะเบยนคมเชคทมขอมลเพยงพอ

ในการควบคม ไดแก เลขทเชค เลขทเอกสาร (เลขทฎกา) รายการทจาย ชอผรบเชค จ านวนเงนทจาย

และวนทจาย

- เสนอเชคพรอมทะเบยนคมเชคใหผมอ านาจลงนาม โดยแนบ

หลกฐานขอเบก รายงานแสดงรายละเอยดสถานะการเบกจายเงน (ZAP_RPT503) และBank Statement

เพอประกอบการพจารณาลงนาม

(3) จายเชคใหเจาหนหรอผมสทธรบเงน โดยใหผรบเชคลงลายมอชอ

และวนทรบเชคหลงตนขวเชค และทะเบยนคมเชค พรอมทงเรยกหลกฐานการจาย

กรณเขยนเชคเพอโอนเงนเขาบญชเจาหนหรอผมสทธรบเงน

ตามทเจาหนหรอผมสทธรบเงนไดแจงความประสงคไว ใหแจงเจาหน หรอผมสทธรบเงนทราบการโอนเงน

พรอมเรยกใบเสรจรบเงนและใชแบบค าขอรบเงนผานธนาคาร ส าเนาใบน าฝาก (Pay in Slip) และ

ใบเสรจรบเงนหรอใบส าคญรบเงนของเจาหน/ผมสทธรบเงน ซงลงวนททสวนราชการน าเงนเขาบญช

8

เปนหลกฐานการจาย หากมไดรบใบเสรจรบเงนภายใน 15 วนนบจากวนโอนเงน ใหแจงส านกงาน

สรรพากรในทองทภมล าเนาหรอสถานประกอบการของเจาหนทราบ

(4) บนทกการจายเงนในระบบ GFMIS (ZF_53_PM) และตรวจสอบ

ความถกตองกบหลกฐานการจาย

การบนทกจายเงนในระบบ GFMIS

การบนทกจายเงนในระบบ จะด าเนนการเฉพาะกรณการจายเงน

ผานหนวยงานเทานน โดยบนทกตามหลกฐานการจายทไดจายเงนใหกบเจาหน/ผมสทธ เนองจากเมอ

หนวยงานไดรบเงนตามทขอเบก ระบบจะบนทกเพมจ านวนเงนฝากธนาคาร (เดบต บญชเงนฝากธนาคาร)

และรายละเอยดฎกา (เลขทเอกสาร วนทเบก วนทรบเงน และจ านวนเงนรบ) ในรายงานแสดงรายละเอยด

เอกสารขอเบกทไดรบเงนแลวแตยงไมช าระเงนใหผขาย (ZAP_RPT406) ดงนน เมอหนวยงานจายเชค

จงตองบนทกการจายเขาระบบ เพอใหระบบลดยอดเงนฝากธนาคาร (เครดต บญชเงนฝากธนาคาร)

และลดยอดบญชเจาหนการคาภายนอกหรอใบส าคญคางจาย (ซงเกดขนเมอบนทกวางเบก) ซงรายการ

ทบนทกจายในระบบแลว จะไมแสดงรายการในรายงานรายละเอยดเอกสารขอเบกทไดรบเงนแลวแตยง

ไมช าระเงนใหผขาย (ZAP_RPT406) ท าใหขอมลเงนฝากธนาคารของหนวยงานและฎกาคางจายใน

ระบบถกตอง

2.2.3 กรณจายเงนผานระบบอเลกทรอนกส (KTB Corporate Online)

ส านกงานเขตพนทการศกษา ตองด าเนนการดงน (1) ในการเรมด าเนนการโอนเงนผานระบบ KTB Corporate Online ใหแกผมสทธรบเงนครงแรก ใหส านกงานเขตพนทการศกษาจดใหผมสทธรบเงนกรอกแบบแจงขอมล การรบเงนโอนผานระบบ KTB Corporate Online ตามทก าหนด และน ารายละเอยดทงหมดของผมสทธรบเงนรวมทงเลขทบญชเงนฝากธนาคาร มาจดท าทะเบยนคมการโอนเงนในระบบคอมพวเตอร เพอใชในการตรวจสอบความถกตองของขอมลส าหรบการโอนเงนตอไป (2) ตรวจสอบรายละเอยดการจายเงน รวมถงรายการหก ณ ทจาย กระทบยอดกบรายละเอยดการเบกรายบคคล กอนบนทกโอนเงนผานระบบ KTB Corporate Online ใหผมสทธ (3 ) เร ย กราย งาน สรป ผลการ โอน เงน (Detail Report และ Summary Report) ทไดจากระบบ KTB Corporate Online เปนหลกฐานการจายเกบไวกบหลกฐานขอเบก และเกบรกษาไวใหส านกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบตอไป

9

(4) ทกสนวน ใหส านกงานเขตพนทการศกษาจดใหมการตรวจสอบการจายเงนโดยวธการโอนเงนผานระบบ KTB Corporate Online วามการจายเงนตรงตวผมสทธ จากรายงานสรปการโอนเงน (Detail Report และ Summary Report) รายการสรปความเคลอนไหวทางบญช (E-Statement) ทเรยกจากระบบ KTB Corporate Online และขอมลในทะเบยนคมการโอนเงนวาถกตองตรงกน และตรวจสอบการจายเงนวาถกตองครบถวนจากรายละเอยดการจายเงนทหนวยงานจดท า กบรายละเอยดการเบกตามฎกา (5) กรณเกดความคลาดเคลอนในการโอนเงนเขาบญชเงนฝากธนาคารของผมสทธรบเงน เชน โอนเงนเขาบญชผดราย โอนเงนไปเกนกวาจ านวนทผมสทธรบเงนไดรบ เปนตน ใหส านกงานเขตพนทการศกษาด าเนนการเรยกเงนคนเขาบญชเงนฝากธนาคารส าหรบรบเงนงบประมาณทขอเบกเงนจากคลง และน าเงนสงคลง ถาน าสงกอนสนปงบประมาณใหน าสงเปนเงนเบกเกนสงคน แตถาน าสงภายหลงสนปงบประมาณใหน าสงเปนรายไดแผนดนประเภทเงนเหลอจายปเกาสงคน ยกเวนคารกษาพยาบาลใหน าสงเปนรายไดแผนดน 3. การควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร เงนฝากคลง และลกหนเงนยม 3.1 การควบคมเงนสด ตามระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การจายเงน การเกบรกษาเงน และการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 ก าหนดใหมการแตงตงคณะกรรมการเกบรกษาเงนเพอตรวจสอบความมอยจรงของตวเงนสด ทเกบรกษาในทท าการของส านกงานเขตพนทการศกษา โดยทกสนวนท าการเจาหนาทการเงนจะรวบรวมเงนสดและเอกสารแทนตวเงนทจดเกบ เพอจดท ารายงานเงนคงเหลอประจ าวน และสงมอบเงนสดและเอกสารแทนตวเงนใหคณะกรรมการเกบรกษาเงนตรวจนบ หากถกตองตรงกบรายงานเงนคงเหลอประจ าวน คณะกรรมการเกบรกษาเงนจะลงลายมอชอรบรองในรายงานเงนคงเหลอประจ าวน และน าเงนสดเกบรกษาไวในตนรภยพรอมทงเสนอรายงานเงนคงเหลอประจ าวนใหผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษาหรอผทไดรบมอบหมายรบทราบ นอกจากนน ส านกงานเขตพนทการศกษาตองจดใหมการตรวจสอบยอดเงน

คงเหลอในระบบ GFMIS โดยมอบหมายผท าหนาทตรวจสอบรบ – จาย ในระบบ GFMIS ท าหนาท

ตรวจสอบรายงานเงนสดคงเหลอประจ าวน (ZFI_CASHBAL) เปรยบเทยบกบรายงานเงนคงเหลอ

ประจ าวน (Manual) หากถกตองตรงกนใหผตรวจสอบรบ – จายประจ าวนลงลายมอชอรบรองใน

รายงานเงนสดคงเหลอประจ าวน (ZFI_CASHBAL) พรอมทงเสนอรายงานใหผอ านวยการส านกงานเขต

พนทการศกษา หรอผทไดรบมอบหมายลงลายมอชอรบรองความถกตองของรายงาน

3.2 การควบคมเงนฝากธนาคาร

10

3.2.1 ทกสนเดอนจดท างบเทยบยอดเงนฝากธนาคาร โดยเทยบยอดเงนฝาก

ธนาคารคงเหลอตามรายงานของธนาคาร (Bank Statement) กบบญชเงนฝากธนาคารคงเหลอ

ในระบบ GFMIS กรณมผลตางใหหาสาเหต และท าการปรบปรง

3.2.2 เปรยบเทยบยอดเงนฝากธนาคารคงเหลอตามรายงานของธนาคารหลง

ปรบปรง ตามขอ 3.2.1 กบรายละเอยดฎกาคางจายในระบบ GFMIS (ZAP_RPT406 หรอ FBL1N)

และเปรยบเทยบกบรายละเอยดฎกาคางจายระบบ Manual (ขอมลจากทะเบยนคมฎกาเบกจายเงน)

กรณมผลตางใหหาสาเหตพรอมทงทกสนเดอนจดท ารายละเอยดฎกาคางจาย รวมถงวเคราะหฎกา

คางนาน (ถาม) เสนอใหผบรหารทราบเพอก ากบตดตามเรงรด

3.3 การควบคมเงนฝากคลง

เงนฝากคลงของส านกงานเขตพนทการศกษา ประกอบดวย เงนรบฝาก –

สถานศกษา เงนรบฝาก – เงนมดจ าประกนสญญา และเงนนอกงบประมาณอน ซ งแตเดม

ทกสนเดอนส านกงานคลงจงหวด จะจดสงรายงานเงนฝากคลงใหส านกงานเขตพนทการศกษาเพอ

ตรวจสอบความถกตองของยอดเงนทน าฝากคลงแตละประเภท แตเมอปฏบตดวยระบบ GFMIS

ส านกงานเขตพนทการศกษาสามารถเรยกรายงานแสดงความเคลอนไหวเงนฝากคลงจากระบบ

เพ อตรวจสอบความถกตองของการบนทกรบ – สง ไดท กว น และส าหรบ เงนรบฝากจาก

สถานศกษา เชน เงนรายไดสถานศกษา เงนประกนสญญา เงนบรจาค ฯลฯ ส านกงานเขตพน ท

การศกษาจะตองจดท าบญชยอยควบคมเงนฝากคลงแตละประเภท และสอบยนยอดเงนรบฝาก

กบสถานศกษาเปนระยะ ๆ เพอใหสามารถทราบวา เปนเงนประเภทใด จ านวนเทาใด และถกตอง

ตรงกนหรอไม

3.4 การควบคมลกหนเงนยม

ส านกงานเขตพนทการศกษาตองจดท าทะเบยนคมลกหน รายตว เพอใช

ส าหรบบนทกและควบคมรายละเอยดลกหนเงนยมประเภทตาง ๆ คอ ลกหนเงนยมราชการ ลกหน

เงนยมนอกงบประมาณ โดยใหแยกทะเบยนคมลกหนเปน 2 เลม คอ ทะเบยนคมลกหนเงนยม

ราชการ ทะเบยนคมลกหนเงนนอกงบประมาณ เพอประโยชนในการตดตามทวงถามใหช าระหน

ตามระยะเวลาทก าหนด และเพอประโยชนในการตรวจสอบลกหนแตละประเภทในทะเบยนคม

ลกหนรายตวทคงคาง ณ สนเดอน กบลกหนเงนยมในงบประมาณ/ลกหนเงนยมนอกงบประมาณ

ในระบบ GFMIS

ทกสนเดอน ใหตรวจสอบและสรปรายละเอยดลกหน เงนยมราชการ ลกหนเงนยมนอกงบประมาณทคงคางในทะเบยนคมลกหนรายตว ตรวจสอบกบยอดคงเหลอตามสญญายมแตละประเภทตองมยอดคงคางถกตองตรงกน และเมอไดยอดสรปรวมลกหนคงคาง

11

แตละประเภทแลวใหน ามาตรวจสอบกบบญชลกหน เงนยมในงบประมาณ (GL 1102010101) บญชลกหนเงนยมนอกงบประมาณจากเงนฝากคลง (GL 1102010102) ในระบบ GFMIS ซงการตรวจสอบยอดเงนทคงคางของลกหนเงนยมในงบประมาณ (GL 1102010101) และลกหนเงนยมนอกงบประมาณจากเงนฝากคลง (GL 1102010102) ในระบบ GFMIS หากมยอดท คงคางมากกวาลกหนตามทะเบยนคม ซงผลตางของลกหนทง 2 ประเภท เกดจากลกหนทตงเบกเงนจากกรมบญชกลาง/ส านกงานคลงจงหวด แตยงไมมการจายเงนใหกบลกหน

4. ระบบรบและน าเงนสงคลง (Receipt Process : RP) ระบบรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS เปนระบบงานหนงของระบบการเงนและบญชโดยเปนระบบทรองรบการบนทกขอมลการรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS ทงทเปนเงนรายไดแผนดน เงนนอกงบประมาณทฝากคลง และเงนเบกเกนสงคน ขนตอนการรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS ขนตอนการปฏบตงานระบบรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS มขนตอนหลกในการปฏบตงาน 4 ขนตอน คอ การรบเงนและบนทกขอมลการรบเงน การน าเงนสง การบนทกขอมล การน าเงนสงคลง และการกระทบยอดบญชพกเงนน าสง ขนตอนท 1 การรบเงน และบนทกขอมลการรบเงนในระบบ GFMIS เมอมการรบเงนหนวยงานจะตองออกใบเสรจรบเงนเพอใชเปนหลกฐานประกอบการรบเงนและระบรายละเอยดของเงนทรบใหชดเจนทกรายการ (รายไดแผนดน, เงนฝากคลง, เบกเกนสงคน) โดยจดท าทะเบยนคมรายละเอยดการรบและน าเงนสงคลง เพอใชเปนขอมลในการควบคมการรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS รวมทงบนทกขอมลการรบเงนในระบบ GFMIS ภายในวนททมการรบเงน กรณทรบเงนภายหลงจากปดบญชแลวใหบนทกรบเงนในระบบในวนท าการถดไป การบนทกรายการรบเงนในระบบ GFMIS แยกตามประเภทของเงนทรบ ดงน 1. การรบเงนรายไดแผนดน - เงนรายไดแผนดนของตนเอง (ZRP_RA) ประเภทเอกสาร RA - เงนรายไดแผนดนแทนหนวยงานอน (ZRP_RC) ประเภทเอกสาร RC 2. การรบเงนนอกงบประมาณ - เงนนอกงบประมาณฝากคลงของตนเอง (ZRP_RB) ประเภทเอกสาร RB - เงนนอกงบประมาณฝากคลงแทนหนวยงานอน (ZRP_RD) ประเภทเอกสาร RD 3. การรบเงนเบกเกนสงคน (ZGL_BD4) ประเภทเอกสาร BD กรณทหนวยงานมการรบเงนรายไดแผนดนแตน าสงคลงไมทนภายใน

ปงบประมาณทจดเกบ ณ วนสนปงบประมาณ (30 กนยายน) จะตองท าการบนทกปรบปรงรายการ

รายไดแผนดนรอน าสงคลง (ZFV50_SQ) ประเภทเอกสาร SQ เพอใหมมลคาถกตองตามหลกการบญช

เกณฑคงคางและนโยบายบญชส าหรบหนวยงานภาครฐ เมอบนทกรายการเขาสระบบแลวสถานะ

12

เอกสารจะเปนเอกสารพกรายการ ซงกรมบญชกลางจะผานรายการเอกสารให ตอไป เมอขน

ปงบประมาณใหม (1 ตลาคม) กรมบญชกลางจะกลบรายการปรบปรงบญชรายไดแผนดนรอน าสง

(ประเภทเอกสาร SQ) ใหโดยอตโนมต ประเภทเอกสาร RQ สถานะเอกสารเปนเอกสารผานรายการ

หนวยงานจะตองน าเงนสงคลงในปงบประมาณใหม และบนทกรายการน าสงเงนรายไดแผนดน โดยระบ

วนทผานรายการและรายละเอยดอน ๆ ตามใบรบเงน (Deposit Receipt) ทไดรบจากธนาคาร

เมอหนวยงานบนทกรายการรบเงนในระบบ GFMIS แลว จะตองจดพมพ

รายงานการรบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) ตรวจสอบความถกตองของขอมลทบนทกกบ

หลกฐานการรบเงน โดยตรวจสอบวนทรบเงน เลขทใบเสรจรบเงน รายละเอยดรายการรบเงน และ

จ านวนเงน ใหถกตองตรงกนทกรายการ หากไมถกตองท าการแกไข/ยกเลกรายการและบนทกรายการท

ถกตองในระบบใหม และในวนท าการถดไปใหเรยกรายงานแสดงยอดเงนสดคงเหลอประจ า วน

(ZFI_CASHBAL) ตรวจสอบจ านวนเงนดานเดบตตามแตละแหลงของเงนกบหลกฐานการรบเงนให

ถกตองตรงกน[[[[[[[

ขนตอนท 2 การน าสงเงน

จ าแนกประเภทของเงนทน าสง (รายไดแผนดน, เงนฝากคลง, เบกเกนสงคน)

และน าเงนสงคลงภายในก าหนดเวลา โดยจดท าใบน าฝาก (Pay in slip) ระบประเภทเงนทตองการ

น าสงในใบน าฝากทเปนของศนยตนทนของตนเอง และน าใบน าฝากพรอมตวเงนน าสงทธนาคารกรงไทย

จ ากด (มหาชน ) ธนาคารจะออกใบรบเงน (Deposit Receipt) เปนหลกฐานการน าสงเงนใหกบ

หนวยงาน ทงน เพอใหรายการน าสงเงนดงกลาวถกตอง หนวยงานจะตองตรวจสอบวาธนาคารบนทก

รหสศนยตนทนวนทน าฝากหรอวนทคดมลคา ประเภทเงนทน าสง และจ านวนเงนทน าสงในใบรบเงน

(Deposit Receipt) ตรงกบส าเนาใบน าฝาก (Pay in slip) หรอไม หากไมถกตองใหแจงธนาคารท าการ

ปรบปรงรายการภายในวนทน าสง กรณทตรวจพบภายหลงวนทน าสงตองแจงกรมบญชกลางท าการ

ปรบปรงรายการใหถกตองตอไป

กรณทหนวยงานบนทกขอมลประเภทเงนทน าสงผดพลาด ใหท าหนงสอแจง

กรมบญชกลางโดยแนบส าเนาใบน าฝาก (Pay in Slip) และใบรบเงน (Deposit Receipt) เปนหลกฐาน

เพอปรบปรงรายการใหถกตองตอไป

ขนตอนท 3 การบนทกขอมลการน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS

เมอน าสงเงนทธนาคารแลว จะตองบนทกขอมลการน าสงเงนในระบบ GFMIS

ภายในวนเดยวกนกบการน าเงนสงทธนาคาร หรออยางชาไมเกนวนท าการถดไป โดยระบ

รหสศนยตนทน วนทน าฝากหรอวนทคดมลคา จ านวนเงนทน าสง และรหสอางอง 16 หลก ใหตรงกบ

รายละเอยดในใบรบเงน (Deposit Receipt) ทไดรบจากธนาคาร

13

การบนทกขอมลการน าสงเงนในระบบ GFMIS ตามประเภทของเงนทน าสง ดงน

1. การน าสงเงนรายไดแผนดน

- เงนรายไดแผนดนของหนวยงาน (ZRP_R1) ประเภทเอกสาร R1

- เงนรายไดแผนดนแทนหนวยงานอน (ZRP_R3) ประเภทเอกสาร R3

และจะตองท าการอนมตรายการน าสง (ZPR_COMPLETE) ดวยรหสผอนมต (P3) ทกครง

2. การน าสงเงนนอกงบประมาณ - เงนนอกงบประมาณฝากคลงของหนวยงาน (ZRP_R2) ประเภทเอกสาร R2 และจะตองบนทกรายการปรบเพมเงนฝากคลง (ZRP_RX) ประเภทเอกสาร RX ทกครง - เงนนอกงบประมาณฝากคลงแทนหนวยงานอน (ZRP_R4) ประเภทเอกสาร R4 จะตองท าการอนมตรายการน าสง (ZPR_COMPLETE) ดวยรหสผอนมต (P3) ทกครง และจะตองบนทกรายการปรบเพมเงนฝากคลงแทนกน (ZRP_RY) ประเภทเอกสาร RY 3. การน าสงคนเงนงบประมาณ (เงนเบกเกนสงคน) - น าสงคนเงนงบประมาณ (ZRP_R6) ประเภทเอกสาร R6 - น าสงคนเงนนอกงบประมาณ (ZRP_R7) ประเภทเอกสาร R7 กรณเงน ทน าสงเปนเงนฝากคลงจะตองบนทกรายการปรบเพมเงนฝากคลง (ZRP_RX) ประเภทเอกสาร RX ทกครง ทงน เพอมใหบญชเบกเกนสงคนรอน าสงมสถานะคงคางในระบบ GFMIS เมอน าสงคนเงนงบประมาณ หรอเงนนอกงบประมาณ หนวยงานจะตองท าการบนทกลางบญชเบกเกนสงคนรอน าสงเปนบญชลกหนเงนยมหรอบญชคาใชจายทกครง กรณน าสงเงนงบประมาณปปจจบน (ZGL_BE) ประเภทเอกสาร BE กรณน าสงเงนงบประมาณปเกา (ZGL_BF) ประเภทเอกสาร BF และกรณน าสงเงนเบกเกนสงคนบ านาญจายตรง หลงจากบนทกรายการน าสงเงนในระบบแลว หนวยงานตองท าการปรบปรงบญชเงนสดในมอ (ZGL_JR) ประเภทเอกสาร JR เพอใหขอมลทางบญชถกตองตามขอเทจจรง ซงหนวยงานควรบนทกรายการดงกลาวทนททมการน าสงเงน เมอบนทกรายการน าสงเงนในระบบ GFMIS แลว จะตองจดพมพรายงานการรบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) ตรวจสอบความถกตองของขอมลทบนทกกบหลกฐานการน าสง ไดแก ใบน าฝาก (Pay in slip) ใบรบเงน (Deposit Receipt) ทไดรบจากธนาคาร โดยตรวจสอบจ านวนเงน ศนยตนทนผน าสง วนทคดมลคา และเลขทอางอง 16 หลก (ทไดรบจากธนาคาร) ใหถกตอง ตรงกนทกรายการ หากไมถกตองท าการแกไข/ยกเลกรายการและบนทกรายการในระบบใหม และในวนท าการถดไป ให เรยกรายงานแสดงยอดเงนสดคงเหลอประจ าวน (ZFI_CASHBAL) ตรวจสอบจ านวนเงนดานเครดต ตามแตละแหลงของเงนกบหลกฐานการน าสงใหถกตองตรงกน

14

ขนตอนท 4 การกระทบยอดบญชพกเงนน าสงในระบบ GFMIS

ระบบจะท าการกระทบยอดบญชพกเงนน าสงอตโนมตในทก ๆ สนวน โดยจะ

กระทบยอดขอมลจาก Statement ทไดรบจากธนาคารกรงไทย จ ากด (มหาชน) และจากขอมล

ท หนวยงานบนทกการน าสงเงนในระบบ GFMIS ดวย บญชพกเงนน าสง (GL 1101010112)

หากหนวยงานบนทกขอมลไมถกตองครบถวน จะท าใหเกดรายการคงคางในระบบ เชน กรณทสถานะ

เอกสารเปนรายการคงคาง (ประเภทเอกสาร CJ) แสดงวามการน าสงเงนทธนาคารแลว แตหนวยงาน

ยงไมบนทกน าสงเงนในระบบ หรอกรณสถานะเอกสารเปนรายการพก (ประเภทเอกสาร Park) แสดงวา

มการบนทกการน าสงเงนในระบบแลว แตระบบไมสามารถกระทบยอดกบเอกสาร CJ ได เนองจาก

จ านวนเงน วนทคดมลคา และรหสอางองธนาคาร 16 หลก ไมสอดคลองกบขอมลทธนาคารบนทกใน

ระบบ หนวยงานจะตองท าการตรวจสอบหาสาเหตขอคลาดเคลอนและท าการแกไขใหถกตองตอไป

การตรวจสอบการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา

ขนตอนการด าเนนการตรวจสอบ

1. จดท าแผนการตรวจสอบประจ าปและประสานงานกบหนวยรบตรวจ

2. ศกษาแนวทางการปฏบตงานตรวจสอบ และจดท าเครองมอกระดาษท าการ

3. ตรวจสอบหลกฐานการจาย 2 เดอน

4. ตรวจสอบการเบกจาย ซงประกอบดวย การควบคมทวไป การควบคมการเบกเงน

และการควบคมการจายเงน

5. ตรวจสอบการควบคมเงนและบญช ทง 4 บญช คอ การควบคมเงนและบญชเงนสด

บญชเงนฝากธนาคาร บญชเงนฝากคลง และบญชลกหนเงนยม

6. ตรวจสอบการรบ น าสง และน าฝากเงน

7. จดท ากระดาษท าการพรอมขอตรวจพบ และเอกสารแนบทเกยวของ

8. จดท ารางรายงานผลการตรวจสอบตามประเดนการตรวจสอบ โดยเรยงรอยใหเหน

การปฏบตงานทตองปรบปรงแกไข ผลกระทบ สาเหต รวมทงขอเสนอแนะ โดยใชขอมลจากกระดาษ

ท าการและเอกสารแนบท เก ยวของ เสนอผ อ านวยการหน วยตรวจสอบภายในสอบทาน

ผลการตรวจสอบและกระดาษท าการ

9. จดท ารายงานผลการตรวจสอบ เสนอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา

10. แจงผทเกยวของทราบและแกไขปรบปรงตามขอเสนอแนะทตรวจพบ

15

11. จดสงส าเนารายงานผลการตรวจสอบใหส านกงานคณะกรรมการการศกษา

ขนพนฐาน

12. ตดตามผลการแกไขปรบปรง สรปผลการแกไขปรบปรง เพอน าไปรายงานใน

รายงานสรปผลการปฏบตงานตรวจสอบประจ าป

การปฏบตงานตรวจสอบ ด าเนนการดงน การตรวจสอบการเงนการบญชส านกงานเขตพนทการศกษา ประกอบดวย การเบกจายเงน การควบคมเงนและบญช 4 บญช คอ การควบคมบญชเงนสด บญชเงนฝากธนาคาร บญชเงนฝากคลง และบญชลกหนเงนยม และตรวจสอบการรบ น าสง และน าฝากเงน โดยมวตถประสงคและขอบเขตการตรวจสอบ ดงน วตถประสงคการตรวจสอบ 1. เพอทราบวาส านกงานเขตพนทการศกษามระบบการปฏบตงานดานการเงนการบญชถกตองตามระเบยบของราชการและเปนไปตามทระบบบรหารงานการเงนการคล งภาครฐดวยระบบอเลกทรอนกส (GFMIS) ก าหนด 2. เพอทราบวาส านกงานเขตพนทการศกษามการควบคมเงนสด เงนฝากธนาคาร เงนฝากคลง และลกหนเงนยม ในระบบ GFMIS ไดเปนปจจบน และสามารถหารายละเอยดประกอบ ไดถกตองครบถวนทกบญช ขอบเขตการตรวจสอบ 1. สอบทานระบบการปฏบตงานดานการเงนการบญชโดยเชอมโยงกบหลกฐานตาง ๆ 2. ตรวจสอบการบนทกรายการในระบบ GFMIS ไดแกบญชเงนสด บญชเงนฝากธนาคาร บญชเงนฝากคลง และบญชลกหนเงนยม 3. ตรวจสอบหลกฐานการจาย 2 เดอน การด าเนนการตรวจสอบ 1. การควบคมการเบกจายเงน 1.1 การตรวจสอบการควบคมทวไป 1.1.1 ตรวจสอบค าสงมอบหมายงาน โดยตรวจสอบการแบงแยกหนาทเปนไปโดยเหมาะสมไมมอบหมายใหบคคลเดยวกนปฏบตหนาทตงแตตนจนจบ เชน ผวางเบกในระบบไมเปนบคคลเดยวกบผท าหนาทอนมตจายในระบบ (ปลดบลอก) เจาหนาทบนทกจดซอจดจางไมเปนผวางเบก และมการปฏบตจรงตามทไดรบมอบหมาย 1.1.2 ตรวจสอบวามการก าหนดผรบผดชอบเกบรกษาบตร Smart Card รหสผใช/รหสผาน และเกบรกษาในทเหมาะสม ปลอดภย และมการปฏบตจรงตามทไดรบมอบหมาย

16

1.1.3 ตรวจสอบมาตรการในการปองกนปญหา กรณไมสามารถด าเนนการในระบบ เนองจากมเจาหนาทเพยงคนเดยวทสามารถปฏบตงานในระบบได โดยตรวจสอบวามการสอนงานใหแกเจาหนาทอน และมการแตงตงเจาหนาทส ารองเพอปฏบตงานแทน กรณเจาหนาทผรบผดชอบ ไมสามารถปฏบตงานได 1.1.4 สอบทานการปฏบตงานของเจาหนาทวามความรความเขาใจ และสามารถปฏบตงานในระบบไดอยางถกตองและตรงตามหนาททไดรบมอบหมาย 1.1.5 ส งเกตสถานท ต ง เครอง GFMIS Terminal ว าอย ในท ปลอดภ ย สามารถควบคมมใหบคคลอนทไมเกยวของเขาถงเครอง และมการจดท าทะเบยนควบคมการเขาใชงานในระบบ 1.1.6 สอบทานมาตรการในการดแลรกษาเครอง GFMIS Terminal วาเปนไปโดยเหมาะสม สามารถปองกนความเสยงกรณเครองช ารดเสยหายได 1.1.7 สอบทานการก ากบดแลของผบรหารหรอหวหนางาน เพอใหการปฏบตเปนไปตามการควบคมทก าหนด 1.2 การตรวจสอบการเบกจายเงน 1.2.1 สอบทานระบบควบคมการเบกจายเงน โดยใชเทคนคตาง ๆ เชน การสอบถาม สงเกตการณ ดค าสงมอบหมายงาน ฯลฯ เพอทราบวาหนวยงานมระบบควบคมทท าใหการเบกจายเงนถกตองดงตอไปน หรอไม 1) มอบหมายงานเปนลายลกษณอกษร และแบงแยกหนาทผวางเบกและผปลดบลอกมใหเปนคนเดยวกน 2) มการตรวจสอบความถกตองของหลกฐานขอเบก และเสนอผมอ านาจอนมต 3) มการสอบทานรายงานการขอเบกเงนคงคลง (ZINF_R09) กบหลกฐานขอเบกกอนสงค าขอเบกไปยงกรมบญชกลาง/ส านกงานคลงจงหวด (ปลดบลอก) 4) มการสอบทานรายงานสรปรายการขอเบกของหนวยงาน

(ZAP_RPTW01) กบหลกฐานขอเบกในวนท าการถดไป

5) กรณจายตรงผขาย มการตรวจสอบรายงานแสดงการจายเงน

เขาบญชผมสทธรบเงน (ZAP_RPT506)

6) กรณจายผานสวนราชการ มการตรวจสอบรายการเงนรบโอน

เขาบญชจากรายงานแสดงรายละเอยดสถานะการเบกจายเงน (ZAP_RPT503) และ Bank Statement

กอนการจายเงน

- มการกระทบยอดจ านวนเงนรบ และจ านวนเงนทจะจายกอนการ

เขยนเชคสงจาย

17

- มการสอบทานการเขยนเชคสงจายกบหลกฐานขอเบก

1.2.2 ตรวจสอบความถกตองของการเบกจายเงน ดงน

1) ตรวจสอบหลกฐานขอเบก ถกตองตามระเบยบ และไดรบอนมต

จากผมอ านาจหรอไม

2) ตรวจสอบรายงานการขอเบกเงนคงคลง (ZINF_R09) โดย

ตรวจสอบจ านวนเงนขอเบกและรหสตาง ๆ ไดแก รหสงบประมาณ หนวยตนทน กจกรรมหลก และรหส

GL ตรงตามหลกฐานขอเบกหรอไม

3) ต รวจสอบ ราย งาน ส ร ป รายการขอ เบ ก ขอ งห น วย งาน

(ZAP_RPTW01) วาชอ และเลขทบญชเงนฝากธนาคารของเจาหน หรอของหนวยงาน จ านวนเงน

วางเบก และรายการหกตรงกบหลกฐานขอเบก มลายมอชอผบรหารลงนามรบรองความถกตอง และ

เสนอผบรหารทกวนท าการถดไปหรอไม

4) กรณจายตรงผขาย ตรวจสอบรายงานแสดงการจายเงนเขาบญช

ผมสทธรบเงน (ZAP_RPT506) วาชอเจาหน/ผมสทธรบเงน เลขทบญช และจ านวนเงนทจายถกตองตรง

กบหลกฐานขอเบกหรอไม หากไมตรงกนใหหาสาเหต

5) กรณจายผานสวนราชการ ตรวจสอบหลกฐานการจายวา

จ านวนเงนทจาย และเจาหน/ผมสทธรบเงนตรงตามหลกฐานตนเรองขอเบก และวนทจายเงนให

เจาหน/ผมสทธรบเงนไมควรกอนวนทรบเงนจากคลง (วนทธนาคารโอนเงนเขาบญชในรายงานแสดง

รายละเอยดสถานะการเบกจายเงน และ Bank Statement)

6) กรณจายผานระบบอเลกทรอนกส (KTB Corporate Online)

ตรวจสอบดงน

(1) มการจดท าทะเบยนคมการโอนเงนในระบบคอมพวเตอร เพอใชในการตรวจสอบความถกตองของขอมลส าหรบการโอนเงนหรอไม (2) ตรวจสอบรายละเอยดการจายเงน รวมถงรายการหก ณ ทจาย กระทบยอดกบรายละเอยดการเบกรายบคคล กอนบนทกโอนเงนผานระบบ KTB Corporate Online ใหผมสทธ (3) มการเรยกรายงานสรปผลการโอนเงน (Detail Report และ

Summary Report) ทไดจากระบบ KTB Corporate Online เปนหลกฐานการจายเกบไวกบหลกฐาน

ขอเบก และเกบรกษาไวใหส านกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบตอไป

(4) ทกสนวน ส านกงานเขตพนทการศกษาจดใหมการตรวจสอบ

การจายเงนโดยวธการโอนเงนผานระบบ KTB Corporate Online วามการจายเงนตรงตวผมสทธ

18

จากรายงานสรปการโอนเงน (Detail Report และ Summary Report) รายการสรปความเคลอนไหว

ทางบญช (E-Statement) ทเรยกจากระบบ KTB Corporate Online และขอมลในทะเบยนคมการ

โอนเงนวาถกตองตรงกน

(5) กรณเกดความคลาดเคลอนในการโอนเงนเขาบญชเงนฝาก

ธนาคารของผมสทธรบเงน ใหตรวจสอบวาการโอนเงนคลาดเคลอนทกรายการดงกลาว ไดด าเนนการ

เรยกเงนคน และน าเงนสงคลง โดยถกตองครบถวน มการน าสงเปนเงนเบกเกนสงคน หรอน าสงเงนเปน

รายไดแผนดนแลวแตกรณตามหลกเกณฑฯ ทก าหนดหรอไม ทงนหากความคลาดเคลอนเกดขน

บอยครง ใหสอบสวนหาสาเหตและแนวทางปรบปรงปองกน หรอหากหนวยรบตรวจมมาตรการ

ปรบปรง ใหตดตามความคบหนาและผลการปรบปรงปองกนวา ไดผลดหรอไม อยางไร

1.3 การบนทกจายในระบบ GFMIS

1.3.1 สอบถามผท าหนาทบนทกจายในระบบ (ZF_53_PM) เกยวกบขนตอน

ในการด าเนนการและการไหลของหลกฐานการจายไปยงผท าหนาทบนทกจายในระบบ

1.3.2 ทดสอบการบนทกจายโดย

1) ตรวจสอบบญชแยกประเภทเงนฝากธนาคาร (FBL3N) เฉพาะ

รายการทแสดงประเภทเอกสาร PM และมเลขทเอกสารขนตนดวย 47xxxxxxxx โดยตรวจสอบวนท

เอกสารและจ านวนเงนกบหลกฐานการจาย หรอ

2) ตรวจสอบรายงานแสดงบรรทดรายการผขาย (FBL1N) โดยเลอก

พมพรายการหกลางของบญชเจาหนบคคลภายนอก (บญชผขายขนตนดวย V) และใบส าคญคางจาย

(บญชผขายขนตนดวย A) แลวตรวจสอบรายการทแสดงประเภทเอกสาร PM และชอง Clrng doc.

แสดงเลขทเอกสารขนตนดวย 47xxxxxxxx กบหลกฐานการจาย เชนเดยวกบการตรวจสอบบญชแยก

ประเภทเงนฝากธนาคาร (FBL3N)

1.3.3 สอบถามผไดรบมอบหมายใหท าหนาทสอบทานการบนทกจายในระบบ

(บญชแยกประเภทเงนฝากธนาคาร FBL3N หรอรายงานแสดงบรรทดรายการผขาย FBL1N) กบ

หลกฐานการจายทกสนวน ตามระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การ

จายเงน การเกบรกษาเงน และการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 ขอ 43 เกยวกบขนตอนการด าเนนการ

ประกอบกบพจารณาการแบงแยกหนาท ระหวางผบนทกจายในระบบกบผสอบทานการบนทกจายใน

ระบบเปนบคคลคนเดยวกนหรอไม

1.3.4 ตรวจสอบรองรอยเอกสารหรอรายงานจากระบบ GFMIS ทใชในการ

ตรวจสอบกบหลกฐานการจายตามขอ 1.3.3

19

1.4 การตรวจสอบรายงานในระบบ GFMIS 1.4.1 รายงานขอเบกเงนคงคลง (ZINF_R09) เปนรายงานทแสดงขอมล การวางเบกแตละรายการ หรอถาเปรยบเทยบกบระบบเดมกคอฎกาเบกเงน ซงหนวยรบตรวจตองตรวจสอบรายงานนเพอใหมนใจวาการบนทกวางเบกเงนแตละรายการถกตองตรงตามหลกฐาน กอนทจะสงค าขอเบกไปยงกรมบญชกลางหรอส านกงานคลงจงหวด (ปลดบลอก) วธการตรวจสอบ 1) ตรวจสอบรายงานในชอง ประเภทเอกสาร ชอบญช หนวยตนทน แหลงเงนทน รหสงบประมาณ กจกรรมหลก และจ านวนเงน ถกตองตรงตามหลกฐาน กอนปลดบลอก 2) ตรวจสอบรายงานกบหลกฐานขอเบก เพอตรวจสอบความถกตองของ การวางเบก นอกจากนควรตรวจสอบ ชอง “สถานะ” ในรายงานเพอทราบวาหนวยรบตรวจเรยกรายงานกอนปลดบลอกหรอไม ซงรายงานทเรยกกอนปลดบลอกจะแสดงสถานะ “เอกสารผานรายการ” 1.4.2 รายงานสรปรายการขอเบก (ZAP_RPTW01) เปนรายงานทแสดงรายการขอเบกทงหมดของหนวยงาน ทงกรณการจายเงนใหเจาหนโดยตรง และการจายเงนผานสวนราชการ การตรวจสอบของหนวยรบตรวจเพอใหมนใจวาการวางเบกทกรายการในแตละวนเปนของหนวยงานจรง และมหลกฐานครบถวน ถกตอง ซงนอกจากชวยปองกนการเบกเงนโดยไมมหลกฐานแลว การตรวจสอบทกวนท าการถดไปนน หากพบขอผดพลาดสามารถแจงกรมบญชกลางระงบการจายกอนธนาคารโอนเงนเขาบญชของเจาหน/ผมสทธรบเงน หรอของสวนราชการ ซงใชเวลาประมาณ 2 - 3 วน วธการตรวจสอบ 1) ตรวจสอบชอง “ผขาย บญชธนาคาร จ านวนเงนขอเบก รายการหกตาง ๆ และจ านวนเงนสทธ” วาชอผขายหรอชอสวนราชการ เลขทบญชเงนฝากธนาคารของผขายหรอของสวนราชการ และจ านวนเงนทขอเบก ตลอดจนจ านวนเงนทโอนเขาบญชผขาย หรอจ านวนเงนทโอนเขาบญชสวนราชการถกตองตรงกบหลกฐานหรอไม 2) เรยกรายงานโดยเลอก “วนบนทก” ในชวงทสมตรวจสอบ และตรวจสอบรายงานกบหลกฐาน วาทกรายการวางเบกทปรากฏในรายงานมหลกฐานถกตอง 3) กรณหนวยรบตรวจมการตรวจสอบรายงานสรปรายการขอเบก ใหตรวจสอบรายงานทหนวยรบตรวจเรยก ชอง “วนทรายงาน” (วนทเรยกรายงาน) และ “วนทบนทก” (วนทวางเบก) เพอทราบวาเรยกรายงานในวนท าการถดจากวนทวางเบกหรอไม เพอใหรายงานแสดงรายการวางเบกทกรายการ 4) ตรวจสอบชอง “ลายมอชอผตรวจสอบ” วามผบรหารลงนามรบรองความถกตองหรอไม

1.4.3 รายงานแสดงรายละเอยดสถานะการเบกจายเงน (ZAP_RPT503) เปนรายงานทแสดงใหทราบวารายการขอเบกแตละรายการอยในสถานะใด ไดแก - ยงไมไดท าการช าระเงน - สงไฟลใหธนาคารแลวรอยนยน

20

- Run Payment แลวรอสงโอน - ธนาคารไดโอนเงนใหแลว - ไมไดท าการสงไฟลไปยงธนาคาร - ธนาคารปฏเสธการโอนเงน วธการตรวจสอบ 1) ตรวจสอบวารายการใดทไดรบเงนโอนเขาบญชแลวในชอง “สถานะเอกสาร” ซงตองระบวา “ธนาคารไดโอนเงนใหแลว” 2) ตรวจสอบรายการทไดรบโอนเงน วาวนทรบโอนเงน และจ านวนเงนรบ ตามรายงานในชอง“วนทไฟล” ซงเปนวนทกรมบญชกลางระบใหธนาคารโอนเงน และ ชอง“ยอดเงนสทธ” ซงเปนจ านวนเงนทรบโอน เปรยบเทยบกบวนทและจ านวนเงนทธนาคารโอนจรงใน Bank Statement เพอใหมนใจวาไดรบเงนตามทวางเบก เพอเตรยมการจายตอไป 3) นอกจากตรวจสอบเชนเดยวกบ ขอ 1) และ ขอ 2) แลว เพอทราบวารายการวางเบกทสมตรวจไดรบเงนวนใด และเปรยบเทยบกบวนทสงจายเชค หรอวนทจายเชค ซงวนทรบเงนควรเปนวนทกอนวนทจายเงน หรอวนเดยวกบวนทจายเงน เพอทราบวาหนวยรบตรวจมการตรวจสอบเงนรบกอนจาย และไมมการจายกอนไดรบเงนตามทวางเบก 1.4.4 รายงานแสดงการจายเงนเขาบญชของผมสทธรบเงน (ZAP_RPT506) เปนรายงานทแสดงใหทราบวากรมบญชกลางไดโอนเงนเขาบญชเจาหน/ผมสทธรบเงน และใชรายงานนเปนหลกฐานการจายเงน หนวยรบตรวจตองตรวจสอบรายงานกบหลกฐาน เพอทราบวากรมบญชกลางไดสงจายเงนเขาบญชเจาหนถกตองตามค าขอเบกแลว และออกใบรบรองการหกภาษ ณ ทจายใหเจาหนหรอผมสทธรบเงน วธการตรวจสอบ 1) ตรวจสอบรายงานในชอง “ชอบญช วนทเงนเขาบญช จ านวนเงนทไดรบ” วาบญชของผขายทไดรบโอนเงน และจ านวนเงน ถกตองตรงตามหลกฐานหรอไม 2) ตรวจสอบรายการวางเบกทเงนเขาบญชเจาหนแลว มใบเสรจรบเงนหรอไม กรณไมมใบเสรจรบเงน ใหตรวจสอบวนทเงนเขาบญชเมอใด หากเกน 15 วน หนวยงานแจงสรรพากรหรอไม 1 .4 .5 ร ายก ารขอ เบ ก เงน ท ได ร บ เงน แต ย ง ไม ช า ระ เงน ให ผ ข าย (ZAP_RPT406) เปนรายงานแสดงรายการขอเบกเงนทจายผานสวนราชการทไดรบเงนเขาบญชหนวยงานแลว แตยงไมจายเงนใหเจาหน/ผมสทธรบเงน รวมทงแสดงจ านวนวนคงคางตงแตวนท ไดรบเงนถงวนทเรยกรายงาน แตยกเวนกรณรายการวางเบกนน ๆ มการท าเบกเกนสงคน หรอมการทยอยตดจายในระบบ รายงานดงกลาวจะไมแสดงยอดคงเหลอของรายการวางเบกนน ๆ ในรายงานดงกลาว นอกจากนหนวยงานสามารถตรวจสอบรายการวางเบกในรายงานกบหลกฐานการจาย เพอทราบรายการใดทจายเงนแลว แตยงไมบนทกขอจายในระบบและรายการใดทรบเงนมาแลวเกน 15วนท าการนบจากวนรบเงนจากคลง ตามระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน

21

การจายเงน การเกบรกษาเงน และการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 ขอ 28 (2) แลวยงไมจายเงนใหเจาหน/ผมสทธ วธการตรวจสอบ 1) ตรวจสอบรายการขอเบกคงคาง (ฎกาคางจาย) ในรายงาน ชอง “จ านวนเงนสทธ” เทยบกบรายละเอยดฎกาคางจายระบบ Manual (ขอมลจากทะเบยนคมฎกาเบกจายเงน ชอง “คงเหลอ”) และกระทบยอดกบบญชเงนฝากธนาคารคงเหลอในระบบ GFMIS หลงปรบปรง ถาไมตรงกนใหหาสาเหต 2) ตรวจสอบรายการขอเบกทเกนก าหนด (ฎกาคางนาน) ในระบบ GFMIS โดยตรวจนบระยะเวลาตงแตวนทไดรบเงนจาก ชอง “วนทรบ” (วนทรบเงนโอนเขาบญชหนวยงาน) ถงวนทตรวจตดยอด วาเปนรายการทไดรบเงนมาแลวแตยงไมจายมระยะเวลาเกน 15 วนท าการนบจากวนรบเงนจากคลงหรอไม หมายเหต ชอง “วน” ในรายการขอเบกเงนทไดรบเงนแตยงไมช าระเงนใหผขาย (ZAP_RPT406) ระบบจะตรวจนบทกวน ไมไดนบเฉพาะวนท าการตามทระเบยบก าหนด 3) ทกสนเดอนวเคราะหฎกาคางนานในระบบ (ZAP_RPT406) เสนอผบรหารก ากบตดตามเรงรด 1.4.6 รายงานแสดงบรรทดรายการผขาย (FBL1N) เปนรายงานแสดงสถานะของรายการขอเบกวาไดช าระเงนแลวหรอยงไมไดช าระเงน สามารถดไดทงรายการตงเบกผขายทเปนบคคลภายนอกทสวนราชการตงเบก เพอใหกรมบญชกลางจายตรง และรายการตงเบกทจายเงนผานสวนราชการ โดยกรณเปนเจาหนบคคลภายนอกใหระบบญชผขายขนตนดวย V ตามดวยรหสหนวยเบกจาย ถาเปนใบส าคญคางจายใหระบบญชผขายขนตนดวย A ตามดวยรหสหนวยเบกจาย ซงรายงานดงกลาวจะแสดงรายการขอเบกทงทไดรบเงนเขาบญชหนวยงานแลว และยงไมไดรบเงน รวมถงแสดงยอดคงเหลอของรายการวางเบกในกรณทมการท าเบกเกนสงคนและมการทยอยตดจายในระบบ การเรยกรายงานสามารถเลอกสถานะได 3 สถานะ คอ สถานะรายการทมยอดคงคาง สถานะรายการทมการจายเงนแลว และสถานะแสดงขอมลทกรายการของผขาย หนวยงานสามารถตรวจสอบรายการวางเบกทไดรบเงนแลวแตยงไมบนทกจายในระบบ (ฎกาคางจายในระบบ) หรอตรวจสอบความถกตองของการบนทกจายในระบบกบหลกฐานการจายทกสนวน ตามทระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การจายเงน การเกบรกษาเงนและการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 ขอ 43 ก าหนด ไดจากรายงานดงกลาว วธการตรวจสอบ กรณจายผานสวนราชการ 1) ตรวจสอบฎกาคางจายในระบบ โดยตรวจสอบหารายการวางเบกทไดรบเงนแลวแตยงไมบนทกจายในระบบ (รายงานจะแสดงทงรายการวางเบกทไดรบเงนแลวและยงไมไดรบเงน)ของรายการเจาหนบคคลภายนอกและใบส าคญคางจาย โดยเลอกพมพรายงานสถานะรายการคงคางแลวตรวจสอบ ชอง “เลขเอกสาร” (ฎกาเครอง) และชอง “จ านวนเงน” กบรายงานแสดงรายละเอยด

22

สถานะการเบกจายเงน (ZAP_RPT503) ชอง “วนทไฟล” และ “ยอดเงนสทธ” หรอรายงานการตดตามสถานะขอเบก (Y_DEV_80000034) ชอง “ลาง/กลบรายการ/รายการคางรบ” ทม เลขเอกสาร40XXXXXXXX เมอทราบฎกาคางจายแลวน ามาเปรยบเทยบกบฎกาคางจายในระบบ Manual 2) ตรวจสอบความถกตองของการบนทกจายในระบบกบหลกฐานการจาย โดยตรวจสอบรายการเจาหนบคคลภายนอกและใบส าคญคางจาย ทเลอกพมพรายงานสถานะรายการหกลางแลวตรวจสอบบรรทดรายการทชอง “ประเภทเอกสาร” PM หรอชอง “เลขเอกสาร” 47xxxxxxxx ซงเปนรายการจาย โดยตรวจสอบชอง “วนทเอกสาร” (วนทจาย) ชอง “จ านวนเงน” และชอง“อางอง” (เลขทฎกา) กบหลกฐานการจาย 1.4.7 บญชแยกประเภททวไป (FBL3N) เปนรายงานแสดงบรรทดรายการบญชแยกประเภททวไปของเอกสารทางการบญชทเกดขนโดยระบรหสบญชแยกประเภททตองการเรยกดขอมล เชน บญชเงนฝากธนาคารในงบประมาณระบเลขทบญช G/L 1101020603 รายงานดงกลาวสามารถเรยกขอมลได 3 สถานะ ซงไดแก รายการคงคาง รายการหกลางและเรยกทกรายการ ซงรายงานดงกลาวหนวยงานสามารถตรวจสอบความถกตองของขอมลทบนทกในแตละระบบงาน กบหลกฐาน หรอตรวจสอบหารายการผดปกตได วธการตรวจสอบความถกตองของการบนทกจายในระบบกบหลกฐานการจาย โดยตรวจสอบรายงานในชอง “เลขทเอกสาร” (ขนตนดวย 47XXXXXXXX) ชอง “ประเภทเอกสาร” (PM) ชอง “วนทเอกสาร” และชอง“จ านวนเงน” กบหลกฐานการจาย 2. ตรวจสอบการควบคมเงนและบญชในระบบ GFMIS

2.1 ตรวจสอบการควบคมเงนสดและการบนทกบญชเงนสด

2.1.1 สอบทานวาส านกงานเขตพนทการศกษา มการแตงตงคณะกรรมการ

เกบรกษาเงน เปนลายลกษณอกษร และทกสนวนมการสงมอบเงนสดใหคณะกรรมการเกบรกษาเงน

2.1.2 ตรวจนบเงนสดคงเหลอในมอและเอกสารแทนตวเงนเปรยบเทยบกบ

รายงานเงนคงเหลอประจ าวนและรายงานเงนคงเหลอประจ าวนจากระบบ GFMIS เพอพสจน

วามอยจรง ถกตอง ครบถวน

2.1.3 ตรวจสอบวามการจดท ารายงานเงนคงเหลอประจ าวนเปนปจจบน

และมการจดพมพรายงานแสดงยอดเงนคงเหลอประจ าวนในระบบ GFMIS (ZFI_CASHBAL) มา

ตรวจสอบกบรายงานเงนคงเหลอประจ าวนในระบบ Manual และเสนอผมอ านาจหรอผทไดรบ

มอบหมายลงนามรบรองความถกตองทกครง

2.1.4 มการแตงตงผปฏบตงานเกยวกบการรบและน าสงเงนในระบบ GFMIS

เปนลายลกษณอกษร โดยแบงแยกหนาทระหวางผจดเกบเงนกบผบนทกขอมลในระบบ GFMIS หรอไม

23

2.1 .5 การรบ เงนมการออกใบเสรจรบ เงน หรอหลกฐาน อนตามท

กระทรวงการคลงก าหนด เพอเปนหลกฐานในการรบเงนสดทกครงหรอไม

2.1.6 การน าสงเงนมการเสนอขออนมตกอนทกครงหรอไม

2.1.7 ตรวจสอบวามการบนทกการรบและน าสงเงนสดในระบบ GFMIS

ภายในวนทเกดรายการ หรออยางชาวนท าการถดไป

2.1.8 วเคราะหวาเงนสดทตรวจนบไดนน เปนเงนประเภทใด วงเงนและ

ระยะเวลาเกบรกษาเปนไปตามระเบยบก าหนดหรอไม

2.1.9 ตรวจสอบวาส านกงานเขตพนทการศกษา ไดจดใหมการตรวจสอบ

การรบ – จายประจ าวน ตามระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน

การจายเงน การเกบรกษาเงน และการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 ขอ 43 และขอ 83 หรอไม

2.2 ตรวจสอบการควบคมเงนฝากธนาคารและการบนทกบญชเงนฝากธนาคาร

2.2.1 สอบทานระบบควบคม ดงน

1) ทกสนเดอนมการจดท างบเทยบยอดเงนฝากธนาคาร โดยเทยบ

ยอดเงนตามรายงานของธนาคาร (Bank Statement) กบบญชเงนฝากธนาคารในระบบ GFMIS

2) มการเปรยบเทยบยอดเงนฝากธนาคารคงเหลอตามรายงานของ

ธนาคาร หลงปรบปรง จากขอ 1) กบรายละเอยดฎกาคางจายในระบบ GFMIS (ZAP_RPT406 หรอ

FBL1N) และรายละเอยดฎกาคางจายระบบ Manual (ขอมลจากทะเบยนคมฎกาเบกจายเงน )

ณ วนเดยวกน

2.2.2 ตรวจสอบบญชแยกประเภทเงนฝากธนาคาร (FBL3N) ดานเดบต

รายการรบเงน (ประเภทเอกสาร PY) กบรายการรบเงนใน Bank Statement (ดานเครดต) และ

ดานเครดต รายการจายเงน (ประเภทเอกสาร PM) กบหลกฐานการจายประกอบกบตนขวเชค

และทะเบยนคมเชค

2.2.3 จดท างบเทยบยอดเงนฝากธนาคาร โดยเทยบยอดเงนตามรายงานของ

ธนาคาร (Bank Statement) กบบญชเงนฝากธนาคารในระบบ GFMIS และกระทบยอดเงนฝาก

ธนาคารคงเหลอตามรายงานของธนาคารหลงปรบปรงในระบบ GFMIS กบรายละเอยดฎกาคางจายใน

ระบบ (ZAP_RPT406 หรอ FBL1N) ณ วนตรวจตดยอด

2.2.4 เปรยบเทยบฎกาคางจายในระบบ GFMIS กบระบบ Manual โดย

ตรวจสอบรายการทไดรบเงนแลวแตยงไมช าระเงนใหผขาย (ZAP_RPT406) หรอรายงานแสดงบรรทด

รายการผขาย (FBL1N) โดยเลอกทกรายการหรอเลอกรายการคงคางของบญชเจาหนบคคลภายนอก

(บญชผขายขนตนดวย V) และบญชใบส าคญคางจาย (บญชผขายขนตน ดวย A) แลวตรวจสอบหา

24

รายการทไดรบเงนแลวแตยงไมจายเงนใหผมสทธ เปรยบเทยบกบรายละเอยดฎกาคางจายระบบ

Manual (ขอมลจากทะเบยนคมฎกาเบกจายเงน) ณ วนตรวจตดยอด ถาแตกตางกนใหหาสาเหต เชน

แตกตางกนกรณจายเงนใหเจาหน/ผมสทธแลวบนทกจายในทะเบยนคมฎกาเบกจายเงน แตยงไมได

บนทกตดจายในระบบ GFMIS

2.3 ตรวจสอบการควบคมเงนฝากคลงและการบนทกบญชเงนฝากคลง

2.3.1 ตรวจสอบวาส านกงานเขตพนท การศกษา มการจดท าบญชยอย

หรอทะเบยนคมเงนประกนสญญาและเงนรบฝากอนหรอไม

2.3.2 มการสอบทานบญชยอยหรอทะเบยนคมเงนประกนสญญาและเงน

รบฝากอน กบบญชแยกประเภทตามงบทดลองในระบบ GFMIS หรอไม

2.3.3 มการสอบทานยอดคงเหลอบญชเงนฝากคลงในระบบ GFMIS กบ

รายงานการเคลอนไหวเงนฝากคลงหรอไม

2.4 ตรวจสอบการควบคมลกหนเงนยมและการบนทกบญชลกหนเงนยม

2.4.1 สอบทานวาการบนทกรายการตามบญชลกหนเงนยมในระบบ GFMIS

ทกบญช เมอวางเบกเงนในระบบ บนทกเปนลกหนในระบบ GFMIS และเมอผยมสงใชเงนยม

มการบนทกรายการหกลางบญชลกหนในระบบ GFMIS ตามวนทเกดรายการจรง

2.4.2 สอบทานวาเมอผยมสงใชเงนยม มการออกใบเสรจรบเงนหรอใบรบ

ใบส าคญใหทนทหรอไม

2.4.3 สอบทานวามการจดท าทะเบยนคมลกหนรายตว แยกเปนทะเบยนคม

ลกหนเงนยมราชการ และทะเบยนคมลกหนเงนนอกงบประมาณ โดยมการบนทกรายการเมอจายเงน

ใหผยมตามสญญายมเงน บนทกวนครบก าหนดช าระ และบนทกการสงใชเงนยมเปนปจจบน

2.4.4 สอบทานวาทกสนเดอน มการจดท ารายละเอยดลกหนคางช าระ

ตรวจสอบกบบญชลกหน เงนยมในระบบ GFMIS และเสนอใหผบรหารทราบเพอเรงรดลกหน

ทครบก าหนด

2.4.5 มการก าหนดมาตรการเรงรดการสงใชเงนยม เปนลายลกษณอกษร

แจงเวยนใหทกคนถอปฏบตหรอไม

3. ตรวจสอบระบบรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS

3.1 สอบทานการควบคมการปฏบตงานในระบบ GFMIS

25

3.1.1 มการแตงตงผปฏบตงานเกยวกบการรบและน าสงเงนในระบบ GFMIS

เปนลายลกษณอกษร โดยมการแบงแยกหนาทระหวางผจดเกบเงนกบผบนทกขอมลในระบบ GFMIS

อยางชดเจน และเหมาะสม

3.1.2 มการแตงตงผท าหนาทตรวจสอบการรบและน าสงเงนประจ าวน

ตามระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การจายเงน การเกบรกษาเงน

และการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 ขอ 83 และผไดรบการแตงตงปฏบตหนาทตามทไดรบมอบหมาย

3.1.3 การน าเงนสงและน าฝากคลงเปนไปตามระยะเวลาตามระเบยบ

กระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การจายเงน การเกบรกษาเงนและการน าเงน

สงคลง พ.ศ. 2562 ขอ 101

3.1.4 เมอมการรบและน าเงนสงคลง และบนทกรายการในระบบ GFMIS

แลว มการจดเกบเอกสาร ดงน

1) ส าเนาใบเสรจรบเงน

2) รายงานการรบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09)

3) ส าเนาใบน าฝากเงน (Pay in slip)

4) ส าเนาใบรบเงนจากธนาคาร (Deposit Receipt)

3.2 สอบทานการควบคมการรบและน าเงนสงคลง และการบนทกขอมลการรบ

และน าสงเงนในระบบ GFMIS

3.2.1 การรบเงนมการออกใบเสรจรบเงนและระบรายละเอยดประเภท

ของเงนทไดรบชดเจนทกรายการ รวมถงมการจดท าทะเบยนควบคมรายละเอยดรายการรบ

และน าเงนสงคลง

3.2.2 การบนทกรายการรบเงนในระบบ GFMIS มการตรวจสอบรายงานการ

รบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) กบหลกฐานการรบเงน โดยตรวจสอบวนทรบเงน เลขท

ใบเสรจรบเงน รายละเอยดรายการรบเงน และจ านวนเงนวาถกตองตรงกนทกรายการ

3.2.3 การน าสงเงนทธนาคารกรงไทย จ ากด (มหาชน) ไดรบการอนมตจาก

ผมอ านาจกอนการน าสงเงนทกครง

3.2.4 การจดท าใบน าฝากเงน (Pay in slip) เปนศนยตนทนของหนวยงาน

และประเภทของเงนทน าสงถกตองตรงกบประเภทของเงนทรบ และขอมลการน าสงเงนในใบรบ

เงนจากธนาคาร (Deposit Receipt) ถกตองตรงกบใบน าฝากเงน

3.2.5 การบนทกรายการน าสงเงนในระบบ GFMIS มการตรวจสอบรายงาน

การรบรายได และน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) กบหลกฐานการน าสง ไดแก ใบน าฝากเงน (Pay in

26

slip) และใบรบเงนของธนาคาร (Deposit Receipt) โดยตรวจสอบจ านวนเงน ศนยตนทนผน าสง

และวนทคดมลคาวาถกตอง ตรงกนทกรายการ

3.3 ตรวจสอบความถกตองของขอมลการรบและน าเงนสงคลงในระบบ GFMIS 3.3.1 ตรวจสอบผลการบนทกขอมลการรบและน าสงเงนของหนวยงานเขาสระบบ GFMIS จากรายงานการรบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) เพอทราบวาการบนทกรายการในระบบส าเรจหรอไม ดงน 1) ตรวจสอบความถกตองของการบนทกรบเงนในระบบ GFMIS จากรายงานการรบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) กบหลกฐานการรบเงน (ใบเสรจรบเงน) โดยตรวจสอบวนทรบเงน เลขทใบเสรจรบเงน รายละเอยดรายการรบเงน และจ านวนเงนวาถกตองตรงกนทกรายการ 2) ตรวจสอบความถกตองของการบนทกน าสงเงนในระบบ GFMIS จากรายงานการรบรายไดและน าสงเงนคงคลง (ZINF_R09) กบหลกฐานการน าสง ไดแก ใบน าฝาก (Pay in slip) ใบรบ เงน (Deposit Receipt) ท ได ร บจากธนาคาร โดยตรวจสอบจ านวนเงน ศนยตนทนผน าสง และวนทคดมลคาวาถกตองตรงกนทกรายการ 3.3.2 ตรวจสอบความครบถวน ถกตองตามขนตอนของการบนทกบญช ในระบบรบและน าสงเงนในระบบ GFMIS จากบญชแยกประเภททวไป (FBL3N) ของบญชเงนสดในมอ (GL 1101010101) ซงเปนการตรวจการจบครายการทสมพนธกนตามประเภทเอกสาร (Document Type) 3.3.3 ตรวจสอบสถานะการกระทบยอดบญชพกเงนน าสง จากบญช แยกประเภททวไป (FBL3N) ของบญชพกเงนน าสง (GL 1101010112) ซ งเปนการตรวจสอบ การกระทบยอดขอมลจากการทธนาคารบนทกขอมลการรบเงนจากหนวยงานและจากการทหนวยงานบนทกการน าสงเงนในระบบซงหากหนวยงานบนทกขอมลการน าสงเงนในระบบครบถวน ถกตอง ยอดคงเหลอในบญชพกเงนน าสง (GL 1101010112) จะเทากบศนย 3.3.4 ตรวจสอบความถกตองของเงนคงเหลอ (ในตนรภย) และรายงานเงนคงเหลอประจ าวน (Manual) กบรายงานแสดงยอดเงนสดคงเหลอประจ าวน (ZFI_CASHBAL) 3.3.5 ตรวจสอบความครบถวน ถกตองของยอดคงเหลอและรายการเคลอนไหวของเงนฝากคลงแตละบญช จากรายงานแสดงการเคลอนไหวเงนฝากกระทรวงการคลง (ของตนเอง) (ZGL_RPT013) กบทะเบยนคมยอยเงนฝากคลง (Manual) ทงน เมอน าสงเงนฝากคลงแลวหนวยงานจะตองบนทกรายการปรบเพมเงนฝากคลง (ZRP_RX) จงจะท าใหยอดเงนฝากคลง ในระบบเพมขน โดยสามารถตรวจสอบการกระทบยอดรายการไดจากรายงานบญชแยกประเภท (FBL3N) บญช T/E คาใชจายระหวางหนวยงาน -ปรบเงนฝากคลง สวนยอดเงนฝากคลงลดลง (ดานเครดต) เกดจากรายการขอเบกเงนฝากคลง และการกลบรายการเงนฝากคลง (ประเภทเอกสาร RZ)

27

3.3.6 ตรวจสอบภาพรวมของรายการบญชทเกดขนจากการรบและน าเงน สงคลง เพอหาขอผดพลาดหรอขอคลาดเคลอนจากดลบญชทผดปกต รวมทงตรวจสอบความสมพนธของรายการบญชจากรายงานงบทดลองรายเดอน (ZGL_MVT_MONTH)

บรรณานกรม

กองตรวจสอบภาครฐ กรมบญชกลาง. หนงสอกรมบญชกลาง ท กค 0409.3/ว 374

ลงวนท 22 กนยายน 2559 เรอง แนวการตรวจสอบภายในส าหรบการจายเงน

ของสวนราชการผานระบบอเลกทรอนกส.

กลมงานมาตรฐานดานการตรวจสอบภายใน กรมบญชกลาง กระทรวงการคลง. แนวปฏบต

การตรวจสอบภายใน.

ส านกการคลงและสนทรพย ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. แนวทางการจดท าบญช

ตามระบบควบคมการเบกจายเงนเชอมโยงกบการปฏบตงานในระบบ GFMIS ส าหรบ

ส านกงานเขตพนทการศกษา. กรงเทพมหานคร : โรงพมพชมนมสหกรณการเกษตรแหง

ประเทศไทย. 2558.

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. คมอการตรวจสอบภายใน

ส านกงานเขตพนทการศกษา. กรงเทพมหานคร : โรงพมพอกษรไทย. 2550.

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. แนวการปฏบตงานการเงน

และแนวการตรวจสอบส าหรบส านกงานเขตพนทการศกษา. 2552.

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. คมอการปฏบตงาน

ส านกงานเขตพนทการศกษา.

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. แนวทางการควบคมและ

ตรวจสอบการปฏบตงานในระบบ GFMIS.

28

คมอการปฏบตงาน

การตรวจสอบการเงนการบญชสถานศกษา

นายอนวฒน ศโล นกวชาการตรวจสอบภายในปฏบตการ

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

2

ค าน า

คมอการปฏบตงาน เรองการตรวจสอบการเงนการบญชสถานศกษา จดท าเพอเปนเคร องมอในการปฏบตงานของผ ตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3 โดยเนอหาสาระในคมอเลมนแสดงใหเหนถงการด าเนนงานการเงนในโรงเรยนประถมศกษา ซงใชระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544 ในการควบคมเงน และการตรวจสอบการเงนการบญชสถานศกษา ซงประกอบดวย การตรวจสอบเงนคงเหลอและการเกบรกษา การตรวจสอบการรบ - จายเงน การตรวจสอบการบนทกบญชและการจดท ารายงาน

ขอขอบพระคณผทใหค าปรกษา แนะน า ชวยเหลอ และใหก าลงใจ ท าใหคมอเลมนเสรจ

สมบรณ ไว ณ โอกาสน

อนวฒน ศโล

นกวชาการตรวจสอบภายในปฏบตการ

7 กมภาพนธ 2562

3

สารบญ หนา

บทน า 1

การปฏบตงานตามระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544 1

1. เงนงบประมาณ 2

2. เงนรายไดแผนดน 2

3. เงนนอกงบประมาณ 3

เงนอดหนนตามโครงการสนบสนนคาใชจายในการจดการศกษา 5

ตงแตระดบอนบาลจนจบการศกษาขนพนฐาน

การตรวจสอบการเงนการบญชสถานศกษา 5

1. ตรวจสอบเงนคงเหลอและการเกบรกษาเงน 7

2. ตรวจสอบการรบ-จายเงน 7

3. ตรวจสอบการบนทกบญชและการจดท ารายงาน 8

บรรณานกรม 9

4

คมอการปฏบตงาน หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3

เรอง การตรวจสอบการเงนการบญชสถานศกษา

บทน า

การตรวจสอบการเงนการบญชของสถานศกษา จดเปนประเภทของการตรวจสอบทางการเงน (Financial Auditing) และการตรวจสอบการปฏบตตามขอก าหนด (Compliance Auditing) เปนการตรวจสอบความถกตอง เชอถอได ของขอมลและตวเลขตาง ๆ ทางการเงน การบญช และรายงานทางการเงน โดยครอบคลมถงการประเมนความเพยงพอของระบบการควบคมภายในของระบบงานตาง ๆ วามเพยงพอ ทจะมนใจไดวาขอมลทบนทกในบญช รายงาน ทะเบยน และเอกสารตาง ๆ ถกตอง และสามารถสอบทานไดหรอเพยงพอทจะปองกนการรวไหล สญหาย ของทรพยสนตาง ๆ ได รวมทงตรวจสอบการปฏบตงานตาง ๆ ขององคกรวาเปนไปตามนโยบาย กฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสง มตคณะรฐมนตรทก าหนด ทงจากภายนอกและภายในองคกร

กจกรรมการควบคมดานการเงนการบญชของสถานศกษา เปนงานในลกษณะสงเสรม สนบสนนใหการจดการศกษาขนพนฐานของสถานศกษาในสงกด บรรลวตถประสงคทก าหนดไว เนองจากกจกรรมดงกลาวไมใชภารกจหลกของสถานศกษา ขนตอนการด าเนนการตาง ๆ มโอกาสเกดขอผดพลาดใน การปฏบตไมเปนไปตามระเบยบ กฎหมายทก าหนด จงจ าเปนจะตองมการสอบทานการปฏบตงานโดยใชกระบวนการตรวจสอบทางการเงน และการตรวจสอบการปฏบตตามขอก าหนด มาควบคมก ากบตดตาม เพอลดความเสยงในการบรหารการเงนการบญชของสถานศกษา สงผลใหการใชงบประมาณของสถานศกษาเกดประโยชนตอการเรยนการสอนมากทสด หรอควบคมการใชจายเงนใหเปนไปตามแผนการปฏบตงาน/โครงการ ของสถานศกษา เพอใหไดผลผลตและผลลพธตามทไดก าหนดไว การปฏบตงานตามระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544 การด าเนนงานการเงนในโรงเรยนประถมศกษา จะใชระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544 ในการควบคมเงน เงนทโรงเรยนไดรบม 3 ประเภท คอ 1. เงนงบประมาณ 2. เงนรายไดแผนดน 3. เงนนอกงบประมาณ

5

เมอโรงเรยนไดรบเงนจะบนทกรายการในทะเบยนคมเงนทเกยวของ เชน เงนนอกงบประมาณทไดรบมาและสามารถใชจายได จะบนทกรายการในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณระบประเภท เงนนอกงบประมาณทตองจายคนเมอถงก าหนดช าระ เชน เงนประกนสญญา ฯลฯ จะบนทกรายการในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณประเภทเงนฝาก ส าหรบเงนรายไดแผนดนจะบนทกรายการใน ทะเบยนคมการรบและน าสงเงนรายไดแผนดน ระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544 มความประสงคทจะควบคม ตวเงนทโรงเรยนม กลาวคอ ตองการควบคมเงนสด (และรายการทถอวาเปนเงนสด เชน แคชเชยรเชค ธนาณต ฯลฯ) เงนฝากธนาคาร และเงนฝากสวนราชการผเบก ระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544 จงไมมทะเบยนคมเอกสารแทนตวเงน ดงนนเมอจายเงนยมหรอจายตามใบส าคญรองจาย จงตองตดจายจากทะเบยนคมเงนทเกยวของ ทกสนวนทมการรบจายเงนหรอเปลยนสภาพเงน โรงเรยนตองจดท ารายงานเงนคงเหลอประจ าวนโดยจะเกบยอดเงนคงเหลอจากทะเบยนทกประเภทมาบนทกรายการในรายงานเงนคงเหลอประจ าวน เพราะฉะนนเงนคงเหลอในรายงานเงนคงเหลอประจ าวน จะมเฉพาะ เงนสด เงนฝากธนาคาร และเงนฝากสวนราชการผเบก เทานน รายละเอยดการด าเนนการในแตละประเภทเงนเปนดงน เงนงบประมาณ หมายถง เงนทสวนราชการไดรบตามพระราชบญญตงบประมาณรายจายประจ าป หรอเบกจายในรายจายงบกลาง รายจายตามงบประมาณจ าแนกออกเปน 2 ลกษณะ ไดแก รายจายของสวนราชการและ รฐวสาหกจ และรายจายงบกลาง 1. รายจายของสวนราชการและรฐวสาหกจ หมายถง รายจายซงก าหนดไวส าหรบแตละ สวนราชการและรฐวสาหกจโดยเฉพาะ จ าแนกออกเปน 5 ประเภทงบรายจายไดแก 1. งบบคลากร 2. งบด าเนนงาน 3. งบลงทน 4. งบเงนอดหนน 5. งบรายจายอน 2. รายจายงบกลาง หมายถง รายจายทตงไวเพอจดสรรใหสวนราชการและรฐวสาหกจ โดยทวไปใชจาย ตามรายการดงตอไปน 1. เงนเบยหวดบ าเหนจบ านาญ 2. เงนชวยเหลอขาราชการ ลกจาง และพนกงานของรฐ 3. เงนเลอนขนเลอนอนดบเงนเดอนและเงนปรบวฒขาราชการ 4. เงนส ารองเงนสมทบและเงนชดเชยของขาราชการ 5. เงนสมทบของลกจางประจ า

6 6. เงนคารกษาพยาบาลและคาการศกษาบตร ส าหรบเงนงบประมาณ โรงเรยนวางเบกโดยใชหนงสอราชการสงเรองเบก และส านกงานเขตพนทการศกษา จะจายเงนใหเจาหนหรอผมสทธโดยตรง เชน คารกษาพยาบาล คาการศกษาบตร ฯลฯ เงนรายไดแผนดน หมายถง เงนทสวนราชการจดเกบหรอไดรบไวเปนกรรมสทธ ตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ หรอจากนตกรรมหรอนตเหต และไมมกฎหมายอนใดก าหนดให สวนราชการเกบไวหรอหกไวเพอใชจาย ไดแก 1. ดอกเบยจากบญชเงนฝากธนาคารของเงนอดหนนทวไป/เงนอดหนนอาหารกลางวน 2. คาขายของช ารดทจดหาจากเงนงบประมาณ 3. คาขายแบบรปรายการทจดหาจากเงนงบประมาณ 4. เงนเหลอจายปเกาสงคน ไดแก เงนงบประมาณทเรยกเงนคนเนองจากจายเกนสทธและไดรบคนภายหลงสนปงบประมาณ การจดเกบ เงนรายไดแผนดนทโรงเรยนจดเกบ ใหโรงเรยนออกใบเสรจรบเงนใหผช าระ

เงนรายไดแผนดนทกราย พรอมทงบนทกควบคมไวในทะเบยนคมการรบและน าสงเงนรายไดแผนดน

ส าหรบดอกเบยใหอางเลขทบญชเงนฝากธนาคารเปนหลกฐานการรบ โดยไมตองออกใบเสรจรบเงน

การน าสง ใหโรงเรยนรวบรวมเงนรายไดแผนดนน าสงอยางนอยเดอนละ 1 ครง เวนแต

มเงนรายไดแผนดนในขณะใดขณะหนงเกนกวา 10,000 บาท ใหน าสงอยางชาภายใน 7 วนท าการ

เงนนอกงบประมาณ หมายถง เงนทงปวงทสวนราชการไดรบนอกเหนอจากทเปนเงน

งบประมาณรายจาย เงนรายไดแผนดน เงนเบกเกนสงคน และเงนเหลอจายปเกาสงคน โดยม กฎหมาย

ก าหนดไมตองน าสงเปนเงนรายไดแผนดน หรอเงนทมกฎหมายอนญาตใหสามารถเกบไวใชจายได ซงเงนท

สถานศกษาไดรบไวโดยไมตองน าสงเปนรายไดแผนดน แบงเปน

1. เงนนอกงบประมาณทสถานศกษาไดรบและสามารถเกบไวใชจายได ไดแก

1.1 เงนรายไดสถานศกษา

1.2 เงนโครงการอาหารกลางวน

1.3 เงนลกเสอ/เงนเนตรนาร/เงนยวกาชาด

2. เงนนอกงบประมาณทสถานศกษาไดรบไวแตตองจายคนผมสทธเมอถงก าหนด ไดแก

2.1 เงนประกนสญญา

เงนประกนสญญา เปนเงนนอกงบประมาณประเภทหนงท โรงเรยนรบจากผขายหรอ

ผรบจาง เมอท าสญญาซอหรอสญญาจาง ในอตรารอยละ 5 ของวงเงนในสญญา เพอเปนการประกนความ

เสยหายทอาจจะเกดขนจากการทผขายหรอผรบจางไมปฏบตตามสญญา เงนประกนสญญาใชหลกประกน

อยางหนงอยางใด ดงน

1. เงนสด

7

2. เชคหรอดราฟททธนาคารสงจาย ซงเปนเชคหรอดราฟทลงวนททใชเชคหรอ

ดราฟทนนช าระตอเจาหนาท หรอกอนวนนนไมเกน 3 วนท าการ

3. หนงสอค าประกนของธนาคารภายในประเทศตามตวอยางทคณะกรรมการ

นโยบายก าหนด โดยอาจเปนหนงสอค าประกนอเลกทรอนกสตามวธการทกรมบญชกลางก าหนดกได

4. หนงสอค าประกนของบรษทเงนทนหรอบรษทเงนทนหลกทรพยทไดรบอนญาต

ใหประกอบกจการเงนทนเพอการพาณชยและประกอบธรกจค าประกนตามประกาศของธนาคารแหง

ประเทศไทย ตามรายชอบรษทเงนทนทธนาคารแหงประเทศไทยแจงเวยนใหทราบ โดยอนโลม ใหใชตาม

ตวอยางหนงสอค าประกนของธนาคารทคณะกรรมการนโยบายก าหนด

5. พนธบตรรฐบาลไทย

เมอสถานศกษารบเงนประกนสญญา จะตองน าเงนฝากส านกงานเขตพนทการศกษา

และเมอพนก าหนดขอผกพนตามสญญา สถานศกษาตองจายคนผขายหรอผรบจางโดยเรว อยางชาไมเกน 15 วน

นบแตวนทพนขอผกพนตามสญญา (ส าหรบหลกประกนสญญาทเปนพนธบตรหรอสญญาค าประกนของ

ธนาคารไมตองปฏบตตามขนตอนขางลาง)

ขนตอนการรบเงนประกนสญญา

ใหออกใบเสรจรบเงนโดยใชใบเสรจรบเงนตามแบบของทางราชการ แลวบนทกรายการ

รบเงนในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณประเภทเงนฝาก ขนตอนการฝากเงนประกนสญญา

1. จดท าหนงสอราชการเพอน าสง

2. บนทกการฝากในสมดคฝากสวนราชการผเบก และทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณ

ประเภทเงนฝาก

3. น าหนงสอราชการและสมดคฝาก พรอมเงนประกนสญญา ยนตอส านกงานเขต

พนทการศกษา หากเปนเงนจ านวนมาก ใหสถานศกษาน าเงนฝากธนาคารของส านกงานเขตพนท

การศกษา ทธนาคารกรงไทย แลวน าส าเนาใบน าฝากไปสงแทนตวเงนสด

4. เมอสนวนใหเกบยอดเงนประกนสญญาไปบนทกในรายงานเงนคงเหลอประจ าวน

ในชองเงนฝากสวนราชการผเบก

ขนตอนการถอนเงนประกนสญญา

1. เมอครบก าหนด ใหโรงเรยนจดท าหนงสอแจง ส านกงานเขตพนทการศกษา ใหโอนเงน

ใหเจาหนหรอผมสทธรบเงน

2. ใชหนงสอทแจง บนทกรายการถอนในสมดคฝากสวนราชการผเบก พรอมทงหมายเหต

8

ในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณประเภทเงนฝาก ชอง “หมายเหต” ดวยเลขทหนงสอแจงส านกงาน

เขตพนทการศกษา

3. เมอไดรบแจงจากส านกงานเขตพนทการศกษา วาโอนเงนใหเจาหนหรอผมสทธรบเงนแลว

ใหบนทกวนทจายในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณประเภทเงนฝาก ชอง “วนทผเบกจายเงนคนผมสทธ”

2.2 เงนภาษหก ณ ทจาย

เงนภาษหก ณ ทจาย คอเงนทเจาหนาทผจายเงนของสวนราชการหกจากผขาย เพอน าสง

กรมสรรพากร

กรณการซอหรอจาง มหลกเกณฑการหกภาษ ณ ทจาย ดงน

1. ซอหรอจางบคคลธรรมดา ตงแต 10,000 บาท ขนไปหกรอยละ 1

2. ซอหรอจางนตบคคล ตงแต 500 บาท ขนไปหกรอยละ 1

กรณสถานศกษาเปนผหกภาษ ณ ทจาย ใหออกหนงสอรบรองการหกภาษ ณ ทจาย

ใหแกผประกอบการรานคา ส าหรบส าเนาใหน ามาบนทกรายการรบในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณ

ประเภทเงนภาษหก ณ ทจาย

การน าสงเงนภาษหก ณ ทจาย ใหน าสงอ าเภอทองทหรอสรรพากร ภายในวนท 7

ของเดอนถดจากเดอนทจายเงน หากไมน าสงภายในก าหนดเวลา ผจายเงนตองรบผดชอบช าระเงนเพมเอง

รอยละ 1.5 ตอเดอนหรอเศษของเดอนของภาษทน าสง และอาจไดรบโทษทางอาญาปรบไมเกน 2,000 บาท

ส าหรบภาษมลคาเพม หากสวนราชการเปนผจายเงนใหแกผขายหรอผรบจาง

การจายเงนคาสนคาหรอบรการทมภาษมลคาเพมจะจายไดเมอ

1. ผขาย/ผรบจาง เปนผประกอบการทจดทะเบยนภาษมลคาเพมในอตรารอยละ 7

2. เปนสนคาหรอบรการทไมไดรบการยกเวนภาษมลคาเพม

3. เปนใบเสรจรบเงนทแสดงราคาสนคาและภาษมลคาเพม และประทบค าวา

ใบก ากบภาษ ถาไมประทบตราใบก ากบภาษตองแนบใบก ากบภาษ (แบบ ภพ. 20) ประกอบดวย เงนอดหนนตามโครงการสนบสนนคาใชจายในการจดการศกษาตงแตระดบอนบาลจนจบการศกษาขนพนฐาน ส าหรบเงนอดหนนทสถานศกษาไดรบตามโครงการสนบสนนคาใชจายในการจดการศกษาตงแตระดบอนบาลจนจบการศกษาขนพนฐาน จ านวน 5 รายการ ไดแก คาจดการเรยนการสอน (เงนอดหนนรายหว/เงนอดหนนปจจยพนฐานส าหรบนกเรยนยากจน) คาหนงสอเรยน คาอปกรณการเรยน คาเครองแบบนกเรยน และคากจกรรมพฒนาคณภาพผเรยน ซงเปนเงนงบประมาณทส านกงานเขตพนทการศกษาโอนให เพอใชส าหรบจดการเรยนการสอนนน การควบคมเงนใหควบคมในลกษณะเงนนอกงบประมาณ การรบเงน เมอรบทราบวามเงนโอนเขาบญชเงนฝากธนาคารของโรงเรยน ใหโรงเรยนออกใบเสรจรบเงนใหกบส านกงานเขตพนทการศกษา

9 การควบคมเงน 1. บนทกรบเงนอดหนน ในทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณประเภทเงนอดหนนตามทไดรบ เชน เงนอดหนนรายหว, คาหนงสอเรยน ฯลฯ 2. การใชจายเงนอดหนน ใหปฏบตตามแนวทางการด าเนนงานโครงการสนบสนนคาใชจายในการจดการศกษาตงแตระดบอนบาลจนจบการศกษาขนพนฐาน ปงบประมาณปจจบน ดอกผลทเกดจากเงนฝากธนาคาร ใหน าสงคลงเปนรายไดแผนดน การจายเงนอดหนน ใหด าเนนการจายใหเสรจสนภายในปงบประมาณ กรณมเงนเหลออยและยงไมสนสดโครงการใหรบด าเนนการใหเสรจสนอยางชาภายในปงบประมาณถดไป กรณสนสดหรอยบเลกโครงการแลวปรากฏวามเงนคงเหลอ ใหน าสงคลงเปนรายไดแผนดน การตรวจสอบการเงนการบญชสถานศกษา

1. วางแผนการตรวจสอบ

1.1 ส ารวจขอมลเบองตนเพอประเมนความเสยงและจดท าแผนการตรวจสอบประจ าป

เสนอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา อนมต สงส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

และส านกงานการตรวจเงนแผนดน ภายในเดอนกนยายน

1.2 จดท าแผนปฏบตการประจ าปเพอขออนมตงบประมาณ

1.3 จดท าแผนการปฏบตงานวาจะตรวจสอบเรองใดทหนวยรบตรวจใด แจงปฏทน

การตรวจสอบภายในใหหนวยรบตรวจทราบ และจดท าเครองมอในการตรวจสอบ (แบบการตรวจสอบ

กระดาษท าการตาง ๆ)

2. ด าเนนการตรวจสอบ

2.1 ประชมเปดการตรวจสอบ เพออธบายวตถประสงคและขอบเขตการตรวจสอบ

2.2 เรมปฏบตงานตรวจสอบ

2.3 สรปผลขอตรวจพบ ขอสงเกตในแตละเรองในกระดาษท าการ

2.4 จดท ารางรายงานผลการปฏบตงานตรวจสอบ

2.5 ประชมปดการตรวจสอบ เพอสรปผลการตรวจสอบ ท าความเขาใจและชแจงประเดน

ทยงสงสย แลกเปลยนความคดเหน และหาขอยตในประเดนทยงมความเหนไมตรงกน แจงก าหนดการ

การออกรายงานผลการปฏบตงาน และขอบคณผเกยวของในการใหความรวมมอ

3. จดท ารายงานผลการตรวจสอบและตดตามผล

3.1 รวบรวมหลกฐานจากการตรวจสอบ ไดแก เอกสาร ขอมลหรอขอเทจจรงทไดจาก

การตรวจสอบดวยวธการตาง ๆ ทงในระหวางทท าการตรวจและขอเพมเตมประกอบการตรวจสอบในภายหลง

10

3.2 รวบรวมกระดาษท าการ ไดแก กระดาษท าการบนทกผลการตรวจสอบโดยละเอยด

ในแตละเรอง

3.3 สรปผลการตรวจสอบ โดยการรวบรวมขอเทจจรง ขอตรวจพบ และขอสงเกต ทได

ระหวางการตรวจสอบ เพอสรปหาขอตรวจพบหรอสงทตรวจพบทงดานดและปญหาขอบกพรอง

3.4 จดท ารายงานผลการตรวจสอบ

- จดท ารายงานผลการตรวจสอบ น าเสนอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา

เพอพจารณาสงการใหหนวยรบตรวจ ด าเนนการตามขอเสนอแนะ และแจงผลการตรวจสอบพรอม

ขอเสนอแนะใหหนวยรบตรวจทราบ พรอมก าชบใหรายงานผลการด าเนนการแกไข ภายในเวลาทก าหนด

และมการตดตามเรงรดหนวยรบตรวจทยงไมรายงานผล

- รายงานผลการตรวจสอบใหส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน และ

ส านกงานการตรวจเงนแผนดน ภายในเดอนกนยายน

3.5 ตดตามผล เพอใหทราบวาผรบการตรวจและผบรหารไดปฏบตตามขอเสนอแนะใน

รายงานการปฏบตงานตรวจสอบหรอไม และขอบกพรองทพบไดรบการแกไขอยางเหมาะสมแลวหรอยง

หรอมปญหาและอปสรรคอยางไร และรายงานผลการตดตามตอผอ านวยการส านกงานเขตพนทการศกษา

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานตามล าดบตอไป

การปฏบตงานตรวจสอบ

การตรวจสอบการเงนการบญชของสถานศกษา เปนการตรวจสอบความถกตอง ครบถวน เปน

ปจจบน และการควบคมทางการเงนมความเพยงพอ เหมาะสมเชอถอไดและมความโปรงใส ซ ง

ประกอบดวย การตรวจสอบเงนคงเหลอและการเกบรกษาเงน ตรวจสอบการรบ-จายเงน การบนทกบญช

และการจดท ารายงาน โดยมวตถประสงคและขอบเขตการตรวจสอบ ดงน

วตถประสงคการตรวจสอบ

1. เพอใหมนใจวาการรบจายเงนมความรดกมและปฏบตถกตองตามระเบยบ

2. เพอใหมนใจวาการจดท าบญชสามารถควบคมการเงนของสถานศกษาได

3. เพอใหมนใจวาสถานศกษามเงนคงเหลอถกตอง และการเกบรกษาเปนไปตามระเบยบก าหนด

ขอบเขตการตรวจสอบ 1. ตรวจสอบเงนคงเหลอ และการเกบรกษาเงน 2. ตรวจสอบการรบ-จายเงน การบนทกบญชและการจดท ารายงาน โดยตรวจสอบหลกฐาน ในปงบประมาณปจจบนและปงบประมาณทผานมา อยางนอย 2 เดอน การด าเนนการตรวจสอบ

11

กอนลงมอตรวจสอบ พบผบรหารสถานศกษา เจาหนาทรบจายเงน เจาหนาทบญช และเจาหนาทฝายพสด พดคยสรางความเปนกนเอง อธบายวตถประสงคและขอบเขตการตรวจสอบ เพอใหการตรวจสอบส าเรจลลวงไปไดดวยดและทนตามก าหนดเวลา และด าเนนการตรวจสอบดงน 1. ตรวจสอบเงนคงเหลอ และการเกบรกษาเงน การตรวจสอบดงกลาวขางตน จะด าเนนการไปพรอม ๆ กน ส าหรบโรงเรยนประถมศกษา ซงทกโรงเรยนในสงกดส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษานครศรธรรมราช เขต 3 ไมมตนรภย จะด าเนนการตรวจสอบ ดงน 1.1 การจดท ารายงานเงนคงเหลอประจ าวน ตรวจสอบการจดท ารายงานเงนคงเหลอ

ประจ าวนของสถานศกษาเปนปจจบนหรอไม โดยสมตรวจสอบรายงานเงนคงเหลอประจ าวนตงแตวนตดยอด

ยอนหลงชวงระยะเวลาหนงวาจดท าสม าเสมอหรอไม

1.2 เงนคงเหลอประจ าวนตามรายงานเงนคงเหลอประจ าวนมอยจรง

1.2.1 ตรวจสอบวาผรบผดชอบไดตรวจสอบตวเงนและเอกสารแทนตวเงน ใหถกตอง

ตรงกบรายงานเงนคงเหลอประจ าวนกอนเกบรกษาหรอไม โดยสอบถามผบรหารสถานศกษาซงเปนผเกบ

รกษาเงน เนองจากไมมตนรภย

1.2.2 ตรวจสอบความมอยจรงของเงนคงเหลอตามรายงานเงนคงเหลอประจ าวน

ณ วนตดยอด (วนท าการสดทายทมการรบจายเงนกอนวนเขาตรวจสอบ) โดย

1) ตรวจนบเงนสดคงเหลอในมอเทยบกบเงนสดคงเหลอในรายงานเงน

คงเหลอประจ าวน

2) ตรวจสอบยอดเงนคงเหลอตามสมดเงนฝากธนาคาร (บญชออมทรพย/

เผอเรยก) ทกบญช เทยบกบรายงานเงนคงเหลอประจ าวน กรณเปนเงนฝากกระแสรายวนตรวจสอบยอดคงเหลอตามทะเบยนคมเงนฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนทไดพสจนยอดเงนฝากธนาคารแลว เปรยบเทยบกบยอดเงนในรายงานเงนคงเหลอประจ าวน 3) ตรวจสอบเงนฝากสวนราชการผ เบก ตามรายงานเงนคงเหลอประจ าวน เทยบกบสมดคฝากและทะเบยนคมเงนนอกงบประมาณประเภทเงนฝาก หรอใหสอบยนยอดกบส านกงานเขตพนทการศกษา (จากบญชยอยเงนรบฝาก) 1.3 วงเงนและระยะเวลาเกบรกษาเปนไปตามระเบยบก าหนดหรอไม 1.3.1 ตรวจสอบ จ านวนเงน และระยะเวลาการเกบรกษาเงนคงเหลอไมเกนอ านาจของสถานศกษา โดย 1) ขณะทตรวจสอบรายงานเงนคงเหลอประจ าวน ใหสงเกตวามการ เกบเงนเกนอ านาจ และระยะเวลาทระเบยบก าหนดหรอไม

12 2) พจารณาจากเงนคงเหลอทตรวจนบ ณ วนเขาตรวจสอบ วาแตละประเภทเงนเกบเปนเงนสด/เงนฝากธนาคารเกนอ านาจ หรอเกนระยะเวลาหรอไม 1.3.2 ตรวจสอบวธการเกบรกษาเงนสดคงเหลอมความปลอดภย และถกตองตามระเบยบหรอไม โดยสอบถามแนวปฏบตในการเกบรกษาเงนจากผเกยวของเพอทราบวามความเขาใจ และปฏบตถกตองหรอไม 2. ตรวจสอบการรบ-จายเงน 2.1 การรบเงนทกประเภทมหลกฐานถกตอง ตามทกระทรวงการคลงก าหนด 2.1.1 ตรวจสอบรายการรบเงนทบนทกบญช มหลกฐานการรบเงนครบถวน และถกตองตามทกระทรวงการคลงก าหนดทกรายการ โดยสมตรวจอยางนอย 2 เดอน 2.1.2 ตรวจสอบวามการรบเงนอนนอกจากทบนทกในบญชหรอไม โดยสอบถามผเกยวของ และตรวจสอบเอกสาร (ถาม) เพอทราบวาเปนเงนอะไร และสถานศกษามการควบคมอยางไร หากควบคมอยนอกระบบ แนะน าใหควบคมไวในระบบใหถกตอง 2.2 การจายเงนมหลกฐานการจายและตนเรองขอเบกทไดรบอนมตจากผมอ านาจ ตรวจสอบรายการจายเงนทบนทกบญช กบหลกฐานประกอบการจาย เพอใหทราบวา 2.2.1 มหลกฐานการจายตามระเบยบกระทรวงการคลงก าหนดครบทกรายการ 2.2.2 มหลกฐานขอเบกทไดรบอนมตจากผมอ านาจ 2.3 มการตรวจสอบการรบจายเงนประจ าวน ตรวจสอบว าม การตรวจสอบการร บ จ าย เง นป ระจ าว น ตามระเบ ยบ กระทรวงการคลง วาดวยการเบกเงนจากคลง การรบเงน การจายเงน การเกบรกษาเงน และการน าเงนสงคลง พ.ศ. 2562 หรอไมโดย 2.3.1 ตรวจสอบค าสงหรอหลกฐานแสดงการมอบหมายผรบผดชอบตรวจสอบการรบจายเงนประจ าวน 2.3.2 ตรวจสอบการปฏบตหนาทของผไดรบมอบหมายโดย 1) สอบถามผไดรบมอบหมายวามการปฏบตหนาทอยางไรเพอทราบวาปฏบตถกตองหรอไม 2) ตรวจสอบการลงลายมอชอรบรองของผไดรบมอบหมาย ในบญช และใบเสรจรบเงน 3. ตรวจสอบการบนทกบญชและการจดท ารายงาน 3.1 ตรวจสอบวามการบนทกบญชถกตองเปนปจจบนหรอไม 3.1.1 ตรวจสอบการจดท าบญชของสถานศกษา ณ วนเขาตรวจสอบ ไดท าเปนปจจบนหรอไม 3.1.2 ตรวจสอบหลกฐานดานรบ ดานจาย กบการบนทกบญชวามการลงรายการ ประเภทเงน จ านวนเงน และวนทรบ-จายเงน ถกตองตรงตามหลกฐาน

13 3.1.3 ตรวจสอบวามการสอบทานความถกตองของการบนทกบญชทกสนวน ทมรายการเคลอนไหวทางบญช โดยสอบถาม เจาหนาทบญชวามการสอบทานอยางไร 3.2 มการจดท ารายงานเสนอตามระยะเวลาก าหนด ตรวจสอบวาสถานศกษา ไดจดท ารายงานการเงนและจดสงใหหนวยงานทเกยวของถกตอง ครบถวน ตามระยะเวลาทระเบยบก าหนด อยางสม าเสมอหรอไม ดงน 3.2.1 รายงานประจ าวน ไดแก รายงานเงนคงเหลอประจ าวน 3.2.2 รายงานประจ าเดอน ทกสนเดอนใหสงส าเนารายงานเงนคงเหลอประจ าวน ณ วนท าการสดทายของเดอนใหสวนราชการผเบกทราบภายในวนท 15 ของเดอนถดไป 3.2.3 รายงานประจ าป กรณมเงนรายไดสถานศกษา ทกสนปงบประมาณ ใหสถานศกษาจดท ารายงานการรบ-จายเงนรายไดสถานศกษา รายงานคณะกรรมการสถานศกษาขนพนฐาน และส านกงานเขตพนทการศกษา ทราบภายใน 30 วน นบแตวนสนปงบประมาณ ตามประกาศส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน วาดวยหลกเกณฑ อตรา และวธการน าเงนรายไดสถานศกษาไปจายเปนคาใชจายในการจดการศกษาของสถานศกษาขนพนฐานท เปนนตบคคลในสงกดเขตพนทการศกษา พ.ศ. 2551

14

บรรณานกรม

กลมงานมาตรฐานดานการตรวจสอบภายใน กรมบญชกลาง กระทรวงการคลง. แนวปฏบต

การตรวจสอบภายใน. 2548.

กลมตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. คมอการตรวจสอบสถานศกษา

ดานการเงนการบญชของสถานศกษาทปฏบตตามระบบการควบคมการเงนของ

หนวยงานยอย พ.ศ. 2544. 2560.

ส านกการคลงและสนทรพย ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน กระทรวงศกษาธการ.

พระราชบญญต การจดซอจดจางและการบรหารพสดภาครฐ พ.ศ. 2560 และระเบยบ

ทเกยวของ. 2560.

ส านกการคลงและสนทรพย ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. คมอการใชจายเงน

อดหนนของสถานศกษาสงกดส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน .

กรงเทพมหานคร : โรงพมพชมนมสหกรณการเกษตรแหงประเทศไทย. 2551.

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. ประกาศส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน

วาดวยหลกเกณฑ อตรา และวธการน าเงนรายไดสถานศกษาไปจายเปน คาใชจายในการ

จดการศกษาของสถานศกษาขนพนฐานทเปนนตบคคลในสงกดเขตพนทการศกษา

พ.ศ. 2551.

ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน กระทรวงศกษาธการ. แนวทางการด าเนนงานตาม

นโยบายการสนบสนนคาใชจายในการจดการศกษาตงแตระดบอนบาลจนจบการศกษา

ขนพนฐาน ปงบประมาณ พ.ศ. 2559.

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. คมอการปฏบตงาน

ส านกงานเขตพนทการศกษา.

หนวยตรวจสอบภายใน ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน. คมอการตรวจสอบภายใน

สถานศกษา การเงนการบญช : ระบบการควบคมการเงนของหนวยงานยอย พ.ศ. 2544.

สงหาคม 2548.

15