Embed Size (px)
Citation preview
1904
การพฒนาระบบการจดการเอกสาร คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย Development of Document Management System
for School of Science, UTCC
อารรตน มเยน1, เจษฎา แกววทย2, คดเคา สนธนะสข3 และประยง มหากตตคณ4 บทคดยอ
ระบบการจดการเอกสาร คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย เปนระบบสารสนเทศจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสสาหรบงานประกนคณภาพการศกษา เพอใหมความสะดวก รวดเรวและเพมประสทธภาพในการจดการเอกสารสาหรบงานประกนคณภาพการศกษาเปนหลก ผวจยไดพฒนาระบบการจดการเอกสารจากการวเคราะหกระบวนการทางานจดการเอกสารในรปแบบเดม การรวบรวมความตองการของผใช การออกแบบระบบงานใหมในรปแบบของเวบไซต ผงงานของระบบ ฐานขอมลของระบบ และการออกแบบหนาจอเพอปฏสมพนธกบผใช ระบบการจดการเอกสารเปดใหมการใชงานจรงโดยเจาหนาทและอาจารยของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย ตงแตป พ.ศ. 2553
งานวจยนมวตถประสงคเพอวเคราะหความพงพอใจของผใชจากการใชงานระบบและความมประสทธภาพของระบบจดการเอกสาร ผวจยออกแบบสารวจการใชงานระบบจดการเอกสาร การเกบขอมลแบบสารวจ การสมภาษณผใช และการวเคราะหขอมล พบวาผใชระบบมความพงพอใจตอระบบการจดการเอกสารอยในระดบมาก (คะแนนเฉลย 4.31 จาก 5) เนองจากระบบมประสทธภาพ สามารถทางานไดตามวตถประสงค การจดเกบ สบคน และตดตามขอมลเอกสารไดสะดวก รวดเรว ผใชระบบมการนาขอมลทสบคนไดไปใชประโยชนในงานดานประกนคณภาพ และงานตางๆ ของคณะ เกนรอยละ 63 แตอยางไรกตามระบบจดการเอกสารยงไมสามารถตอบสนองความตองการของผใชไดทงหมด ผวจยนาขอเสนอแนะจากผใชในการออกแบบความตองการของระบบ และพฒนาระบบการจดการเอกสารใหตอบสนองตอความตองการของผใชงานใหเกดผลสมฤทธตอการดาเนนงานของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยตอไป คาสาคญ: ระบบการจดการเอกสาร ระบบสารสนเทศ เอกสารอเลกทรอนกส
1 คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย, E-mail: [email protected] 2 คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย, E-mail: [email protected] 3 คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย, E-mail: [email protected], 4 คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย, E-mail: [email protected]
1905
Abstract
In this research, the Document Management System (DMS) is an electronic document storage system used to support educational quality assurance tasks. The DMS aims to improve information management efficiency, including ways to provide quick and convenient document storage and retrieval. We developed the DMS based on an analysis of work processes and user requirements. The new system flowchart, database, and user interface were designed as websites. The DMS has been open for use by staff and faculty of the UTCC school of Science and Technology since 2010. This research also looks at user satisfaction from using the system and the overall effectiveness of the DMS. We designed a survey to receive users’ opinions about the system, collected survey data, interviewed users and analyzed the system usage. We found that users were satisfied with the DMS at a high level (Average score 4.31 out of 5). This is because the system is able to store, retrieve and track information efficiently. Users also used the system regularly to assist with educational quality assurance tasks at more than 63 percent of the time. However, the current version of the DMS does not meet the needs of all users yet. We plan to consider users’ suggestions and new requirements to improve the DMS, in order to achieve the goals of the School of Science and Technology. Keywords: Document Management System, Information System, e-Document
1906
ความสาคญและทมาของปญหาวจย
งานสารบรรณทเกยวของกบการบรหารจดการเอกสารตางๆ ของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยหอการคาไทย มความสาคญและมประโยชนในการดาเนนงานอยางยงเนองจากตองใชเปนขอมลสนบสนนการบรหารงานใหมประสทธภาพ ไดแก การบนทกขอมลความทรงจาของหนวยงาน ใชเปนหลกฐานอางอง ใชในการตรวจสอบ ใชสาหรบศกษาคนควา ใชในการตดตอประสาน เปนตน สานกคณบดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ทาหนาทรบผดชอบในการบรหารงานสารบรรณ คอการบรหารเอกสาร ตงแตการรบหนงสอเขา สงหนงสอออก จดเกบหนงสอ ทาลายหนงสอ โดยไดนาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชในการพฒนาสนบสนนการปฏบตงาน มการออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศจดการเอกสาร คอ ระบบจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสสาหรบงานประกนคณภาพการศกษาคณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยหอการคาไทย (อารรตน มเยน, 2553) ซงระบบสามารถเพมประสทธภาพในการจดเกบเอกสารทงงานประกนคณภาพการศกษา และเอกสารทวไปของคณะฯ โดยผใชสามารถจดเกบ สบคน และตดตามขอมลเอกสารไดอยางรวดเรวและมประสทธภาพ จากการทดสอบพบวาระบบสามารถทางานไดครอบคลมตามวตถประสงค และมประสทธภาพแตยงไมสามารถตอบสนองความตองการไดทงหมด จากปญหาดงกลาวจงทาการสารวจความพงพอใจตอการใชระบบการจดการเอกสารเพอนาผลประเมนมาพฒนาระบบใหครอบคลมตอความตองการของผใช วตถประสงคของการวจย
1. เพอวเคราะหประสทธภาพการใชงานระบบการจดการเอกสารของบคลากรคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยมหาวทยาลยหอการคาไทย
2. เพอศกษาวเคราะหปญหาและอปสรรค และขอเสนอแนะในการใชงานระบบระบบการจดการเอกสารของบคลากรคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยมหาวทยาลยหอการคาไทย
3. เพอศกษาแนวทางการพฒนาระบบการจดการเอกสาร ใหสามารถตอบสนองความตองการของผใชระบบเพอใหเกดประโยชนสงสด แนวคด ทฤษฎ งานวจยทเกยวของ
1. งานสารบรรณ ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2), 2548 ไดให
ความหมายของงานสารบรรณวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย
1907
พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน, 2554 ใหความหมายของสารบรรณ คอ หนงสอทเปนหลกฐาน เรยกงานทเกยวกบการบรหารจดการเอกสาร เรมตงแตการจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลายเอกสาร วา งานสารบรรณ
มกดา เชอวฒนา, 2555 ไดกลาวถงประโยชนของงานสารบรรณไว ดงน 1. ทาใหการปฏบตงานเกยวกบหนงสอของทางราชการเปนระบบ มความเปนระเบยบ
เรยบรอย และมมาตรฐานในการดาเนนงานเหมอนกน 2. ทาใหประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจายในการปฏบตงานเอกสาร 3. ทาใหมความสะดวก รวดเรว ในการคนหาเอกสารเพอการอางอง 4. เปนการกาหนดหนาทและความรบผดชอบของผปฏบตงานโดยตรง
2. ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2), 2548 สมควรแกไข
เพมเตมระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เพอใหเหมาะสมกบสภาวการณในปจจบนทมการปฏบตงานสารบรรณดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ซงสอดคลองกบการบรหารงานราชการแนวทางใหมทมงเนนผลสมฤทธ ความคมคา และลดขนตอนการปฏบตงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณใหเปนการดาเนนงานทมระบบ มความรวดเรว มประสทธภาพ และลดความซาซอนในการปฏบตราชการ โดยใหเพมนยามคาวา “อเลกทรอนกส” และคาวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”
ทพวรรณ วอทอง, และคณะ, 2539 ไดกลาวถงการพฒนาระบบการจดการเอกสาร (Document Management System) โดยในปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทในการปฏบตงานขององคกรทงภาครฐและเอกชนเพราะคอมพวเตอรสามารถตอบสนองความตองการในการปฏบตงานหลายๆ ดาน เชน ความรวดเรว ความถกตองแมนยา ฯลฯ อกทงยงสามารถใชคอมพวเตอรเพอการแขงขนทางดานธรกจสาหรบปญหาสวนใหญเกดขนและพยายามหาแนวในการแกไข คอ การจดเกบเอกสาร การสงเอกสาร รวมทงการคนหาเอกสาร ทตองใชเวลานาน เกดความไมสะดวกในการทางาน จงเกดแนวความคดนาคอมพวเตอรเขามาชวยแกปญหาในการจดการเอกสารซงสามารถแกไขปญหาดงกลาวไดในระดบหนง แตประสทธภาพยงไมสมบรณ เพราะพฒนาโดยใชซอฟตแวรทงหมด ซงถาเปรยบเทยบกบผลตภณฑทมวางขายตามทองตลาดมกจะเนนประสทธภาพสงโดยการใชฮารดแวรเขามาประกอบดวย
ปรศนา มชฌมา และคณะ, 2555 ไดกลาวถงความหมายของระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (e-Office) เปนระบบจดเกบสาเนาเอกสารใหเปนดจทล (Digital) และสามารถเรยกดไดจากเครอขายคอมพวเตอรและอนเทอรเนตทกททกเวลา ภายใตระบบรกษาความปลอดภย เพมประสทธภาพในการสอสารภายในองคกรใหคลองตว สะดวก รวดเรว และบรรลวตถประสงคในเรอง
1908
การสอสารนนๆ สามารถตรวจสอบ ตดตามสถานะเอกสาร การดาเนนเรองเอกสารผานระบบสารบรรณโดยใชเวลาสนลง
จฑามาศ ศรคร ธ , 2556 อธบายถงระบบการจดการเอกสาร (Document Management Systems ; DMS) คอ ระบบคอมพวเตอร หรอโปรแกรมคอมพวเตอรทนามาใชในการตดตามและจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส หรอภาพของของเอกสารทสรางขนมาจากเอกสารในรปแบบของกระดาษ
3. การพฒนาซอฟตแวร โอภาส เอยมสรวงศ, 2548 ไดอธบายไวในการวเคราะหและออกแบบระบบ ฉบบ
ปรบปรงเพมเตม โดยกลาวถงวงจรการพฒนาซอฟตแวร (System Development Life Cycles: SDLC) ประกอบดวยกจกรรมระยะตางๆ ดงน ระยะท 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) ระยะท 2 การวเคราะห (Analysis Phase) ระยะท 3 การออกแบบ (Design Phase) ระยะท 4 การนาไปใช (Implementation Phase) ระยะท 5 การบารงรกษา (Maintenance Phase) วธการดาเนนการวจย
1. การออกแบบระบบการจดการเอกสาร 1.1 การสรางแบบจาลองกระบวนการ
สรางแบบจาลองกระบวนการทางานดวย แผนภาพกระแสขอมล (Data Flow Diagram : DFD) เพอใหเหนการโตตอบระหวางกระบวนการกบขอมล โดยเรมจากระดบสงสดเรยกวา คอนเทกซไดอะแกรม (Context Diagram) หรอ DFD ระดบ 0 ซงเปนการแสดงภาพรวมของระบบ ดงรปท 1
1909
รปท 1 แผนภาพกระแสขอมลระดบ 0 (DFD Level 0)
ในการแสดงเหตการณของแตละกระบวนการ ตงแตรบเอกสาร พมพรายงานเสนอคณบด ปรบปรงสถานะ จาแนกเอกสาร และออกรายงาน นาเสนอดวยการเขยนแผนภาพกระแสขอมลในแตละกระบวนการ (DFD Fragments) ดงรปท 2
1910
รปท 2 แผนภาพกระแสขอมลแตละกระบวนการ DFD Level 1 1.2 การสรางแบบจาลองขอมล
ในการสรางแบบจาลองขอมลนน เพอทาความเขาใจกบขอมลสารสนเทศทจาเปนตองใชสนบสนนระบบ โดยเครองมอในการวเคราะหและออกแบบเพอใหเหนถงความสมพนธระหวาง ขอมลในรปแบบของ แผนภาพ ออาร หรอ ER Diagram (Entity Relationship Diagram : ERD) อธบายไดดงแผนภาพรปท 3
1911
รปท 3 แผนภาพจาลองขอมลหรอแผนภาพ ER Diagram
1.3 ฮารดแวรและซอฟตแวรในการพฒนาระบบ
ฮารดแวร ไดแก - คอมพวเตอรแมขาย (Server) - คอมพวเตอรลกขาย (Client) - เครอขายคอมพวเตอร (Network)
ซอฟตแวร ไดแก - ระบบฐานขอมล: MYSQL และ PBXT engine - การจดการฐานขอมล: phpMyAdmin - ระบบปฏบตการ Windows หรอ Linux - Web Server: Apache - Web Application: PHP Version และ OpenSSL
1912
รปท 4 ฮารดแวรและซอฟตแวรในการพฒนาระบบ
1.4 การแสดงผล
ในการออกแบบหนาจอและพฒนาระบบ จะคานงถงผใชงานระบบเปนหลก ดงนนจงไดออกแบบใหหนาจอมรปแบบทผใชทวไปคนเคย สะดวกตอการใชงาน และสามารถเขาใจงาย ซงจะชวยลดความผดพลาดในการทางาน ดงรปท 4 ในสวนนสามารถแบงแตละสวนของระบบออกเปน
Client
Web Server & Database
Client Network
Printer & Scanner
1913
รปท 4 แสดงหนาจอการทางานของระบบ
2. การใชงานระบบการจดการเอกสาร 1) รบเอกสาร สามารถพมพรายละเอยดของเอกสารได โดยใชคาสงเมนรบเอกสาร 2) จาแนกเอกสาร จากการใชคาสงนระบบจะแสดงสวนทหนงคอองคประกอบ 1-9
สวนทสองแสดงรายละเอยดในการจดเกบเอกสาร ทาใหสามารถจดแยกประเภท ระบสถานทในการจดเกบไดอยางถกตอง และสะดวกรวดเรว
3) ออกรายงาน ในการออกรายงานสามารถออกรายงานทางจอภาพได และออกรายงานทางเครองพมพ โดยสามารถสงพมพรายการไดจากระบบ หรอสง Export to Excel เพอจดรปแบบใหเหมาะสมกบการใชงาน
4) สบคนเอกสาร ในการสบคนขอมลมการออกแบบใหสบคนได 3 ระดบ ดงน ระดบท 1 เลอกสบคนจาก วนทรบเอกสาร วนทของเอกสาร แฟมเอกสารทจดเกบ
หรอองคประกอบในงานประกนคณภาพการศกษา ระดบท 2 หลงจากเลอกสบคนในระดบท 1 แลว ระบบสามารถแสดงขอมลได โดย
เรยงลาดบตามเลขทรบเอกสาร เรยงตามอกษรของผสงเอกสาร เรยงตามวนทของเอกสาร เรยงตามตวอกษรของชอเรองเอกสาร เรยงตามวนทไดรบเอกสาร
ระดบท 3 หลงจากเลอกสบคนในระดบท 1 และ 2 สามารถสบคนโดยพมพคาสาคญ วนท เลขทรบ ผสงเอกสาร หรอชอเรอง
1914
จากการใชงานระบบจนถงปจจบน ระบบสามารถจดเกบ สบคน และตดตามขอมลเอกสารไดสะดวก รวดเรว ระบบสามารถทางานไดครอบคลมตามวตถประสงค แตยงไมสามารถตอบสนองความตองการของหนวยงานไดทงหมด มการปรบปรงระบบตามการเปลยนแปลงของเทคโนโลย นอกจากนยงมปจจยทเปนปญหา และอปสรรคทผวจยทาการศกษาวเคราะหเพอนามาสการพฒนาระบบใหมประสทธภาพในการดาเนนงานไดดยงขน
3. การประเมนความพงพอใจการใชงานระบบการจดการเอกสาร 3.1 ประชากร หมายถง บคลากร จานวน 33 คน ทเปนผเคยใชระบบการจดการเอกสาร
ของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลยมหาวทยาลยหอการคาไทย 3.2 เครองมอทใชในการวจย
3.2.1 แบบสารวจการใชงานระบบการจดการเอกสาร ม 5 ตอน ดงน ตอนท 1 สารวจการเขาใชระบบ ตอนท 2 สารวจความพงพอใจตอการใชระบบการจดการเอกสาร ตอนท 3 สารวจความพงพอใจตอขอมลทไดจากระบบการจดการเอกสาร ตอนท 4 สารวจการนาขอมลไปใชประโยชน ตอนท 5 ขอเสนอแนะในการใชงาน
3.2.2 การสมภาษณ และการสงเกตการใชงานเอกสารจากผใชระบบ ไดแก ธรการ และเลขานการ ซงเปนผใชระบบทสามารถปอนขอมล แกไข ปรบปรงสถานะเอกสาร เรยกด ออกรายงานได
3.3 การเกบรวบรวมขอมล เกบรวบรวมขอมลการตอบแบบสอบถาม “การสารวจการใชงานระบบการจดการ
เอกสาร” จากบคลากร ทเคยใชระบบการจดการเอกสารจานวน 33 คน จากการสมภาษณ และการสงเกตการใชงานระบบการจดการเอกสาร เจาหนาทธรการ และ
เลขานการ เพอใหไดขอมลเชงลก 3.4 การวเคราะหขอมล
3.4.1 การวเคราะหขอมลทรวบรวมไดจากแบบสอบถามของบคลากรทเคยใชระบบของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย จานวน 33 คน และนามาวเคราะหหาคาทางสถต ประกอบดวย คาเฉลย (Mean) รอยละ (Percentage) และสวนเบยงเบนมาตรฐาน (Standard Deviation) ดวยโปรแกรม SPSS กาหนดคะแนนคาตอบดงน
ระดบความพงพอใจมากทสด กาหนดให 5 คะแนน ระดบความพงพอใจมาก กาหนดให 4 คะแนน ระดบความพงพอใจปานกลาง กาหนดให 3 คะแนน
1915
ระดบความพงพอใจนอย กาหนดให 2 คะแนน ระดบความพงพอใจนอยทสด กาหนดให 1 คะแนน
3.4.2 นาผลการวเคราะหขอมลทไดมาสรปความพงพอใจ และการวเคราะหขอมลจากการสมภาษณและการสงเกต เกยวกบประเดนปญหาทพบในการใชงานระบบการจดการเอกสารเสนอแนะเปนแนวทางในการพฒนาระบบ
ผลการวจย
1. สรปผลการประเมนจากแบบสอบถาม จากกลมประชากรททาการศกษา จานวน 33 คน เปนผเคยใชระบบการจดการเอกสาร
คดเปนรอยละ 41.77 ของจานวนอาจารยและเจาหนาทของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย พบวาผใชระบบการจดการเอกสารมพงพอใจตอระบบการจดการเอกสารในภาพรวมอยในระดบมาก มคาเฉลย 4.31 ผลการประเมนสรปเปนตารางดงน
ตารางท 1 แสดงความพงพอใจตอการเขาใชระบบการจดการเอกสาร
หวขอการประเมน คาเฉลย คาเบยงเบนมาตรฐาน
ระดบความ พงพอใจ
1. ความสะดวก ใชงานงาย 4.09 0.86 ระดบมาก 2. ระบบชวยใหคนหาขอมลไดในระยะอนสน 4.06 0.78 ระดบมาก 3. ระบบชวยใหการทางานสะดวก รวดเรวขน 4.26 0.66 ระดบมาก
จากตารางท 1 พจารณาความพงพอใจตอการเขาใชระบบการจดการเอกสาร พบวา
ความพงพอใจอยในระดบมากทกหวขอ และความพงพอใจโดยรวมอยทระดบมาก 4.06,
0.76 หวขอขอทมความพงพอใจสงสดคอ ระบบชวยใหการทางานสะดวกรวดเรวขน ระบบมความสะดวกใชงานงาย และระบบชวยใหคนหาขอมลไดในระยะอนสน ตามลาดบ
1916
ตารางท 2 แสดงความพงพอใจตอขอมลทไดจากระบบการจดการเอกสาร
หวขอการประเมน คาเฉลย คาเบยงเบนมาตรฐาน
ระดบความ พงพอใจ
1. ความเปนปจจบนของขอมล 4.35 0.69 ระดบมาก 2. ความครบถวนและความถกตองของขอมล 4.18 0.57 ระดบมาก 3. ดาวนโหลดขอมลไปใชประโยชน 4.47 0.66 ระดบมาก 4. ชวยลดการใชกระดาษ 4.73 0.57 มากทสด
จากตารางท 2 พจารณาความพงพอใจตอขอมลทไดจากระบบการจดการเอกสาร พบวา
ความพงพอใจอยในระดบมากทกหวขอ และความพงพอใจโดยรวมอยทระดบมาก 4.18,
0.62 หวขอขอทพงพอใจสงสดคอ ชวยลดกระดาษ ดาวนโหลดขอมลไปใชประโยชน และความเปนปจจบนของขอมล ตามลาดบ ตารางท 3 แสดงรอยละของการนาขอมลไปใชประโยชน
หวขอการประเมน คดเปนรอยละ 1. ใชสาหรบงานประกนคณภาพการศกษา 81.82 2. ใชเปนหลกฐานในการดาเนนงาน 69.70 3. สาหรบเปนขอมลใน Portfolio 63.64 4. ใชในการตรวจสอบ ตดตามการดาเนนงาน 69.70
จากตารางท 3 พบวามการนาขอมลไปใชประโยชน พบวามการนาขอมลไปใชสาหรบ
งานประกนคณภาพการศกษามากทสดรอยละ 81.82 ใชเปนหลกฐานดาเนนงานรอยละ 69.70 และใชในการตรวจสอบ ตดตามการดาเนนงาน รอยละ 69.70 ตามลาดบ
ขอเสนอแนะจากแบบสอบถาม 1) ขอเสนอแนะเกยวกบคน พบวามปญหาความผดพลาดทเกดจากเจาหนาท ไดแก
การพมพผด การจดเกบผดพลาด 2) ขอเสนอแนะทเกยวของกบระบบ ไดแก การออกแบบเมนสาหรบการคนหาไม
ชดเจน และขอจากดของระบบในการสบคน Key word ทเปนภาษาไทย บางครงสบคนไมพบ
1917
2. สรปผลการประเมนจากการสมภาษณและการสงเกต ประเดนปญหาทพบในการใชงานระบบการจดการเอกสารปญหาในการดาเนนงาน พบ
ทงปญหาทเกดจากคน (Human Error) และเกดจากระบบ (System Error) 1) ปญหาการปอนขอมลมหลากหลายรปแบบไมคงท และพมพผดพลาด 2) การสแกนเอกสารเพอจดเกบการจดเกบเอกสารในรปแบบ Digital File ตองสแกน
เกบหลายครงตามการดาเนนงาน 3) การดงขอมลเอกสารทสแกนเขาระบบมความผดพลาด 4) ธรการ ตองมความเชยวชาญในเรองประกนคณภาพอยางยง แตเนองจากตวบงชม
การเปลยนแปลง และรายละเอยดมากเปนขอจากดททาใหไมสามารถจาแนกได ซงผวจยคนพบวาหากมการจดเกบตามหมวดหมเอกสารแลว ฟงกชนนไมมความจาเปน
5) การเปลยนแปลงของขอมลทสงผลกระทบกบระบบ เชน การเปลยนปการศกษา 6) การเปลยนแปลงของเทคโนโลย
สรปผลการวจย
จากการศกษาขอมลการพฒนาระบบการจดการเอกสารของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย โดยนาผลการสารวจความพงพอใจตอการใชระบบมาสนบสนนความตองการพฒนาระบบ ซงผลการสารวจพบวาผใชมความพงพอใจตอระบบการจดการเอกสารโดยรวมอยในระดบมาก มคะแนนเฉลย 4.31 4.18, 0.69 ซ งถอวาระบบมประโยชนตอผ ใ ชงาน และมประสทธภาพอยในเกณฑด ตามทฤษฎของ มกดา เชอวฒนา (2555) ทไดกลาวถงประโยชนของงานสารบรรณ ซงเปนความรพนฐานในการจดการเอกสาร คอ มความเปนระเบยบเรยบรอยและมมาตรฐานในการดาเนนงานเหมอนกน ชวยประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจายในการปฏบตงานเอกสาร มความสะดวก รวดเรวในการคนหาเอกสาร และทฤษฎของ ปรศนา มชฌมา และคณะ (2555) ทไดกลาวถงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (e-Office) เปนระบบจดเกบสาเนาเอกสารใหเปนดจทล (Digital) และสามารถเรยกดไดจากเครอขายคอมพวเตอรและอนเทอรเนตทกททกเวลา เพมประสทธภาพในการสอสารภายในองคกรใหคลองตว สะดวก รวดเรว และบรรลวตถประสงคในเรองการสอสารนนๆ สามารถตรวจสอบ ตดตามสถานะเอกสาร การดาเนนเรองเอกสารผานระบบสารบรรณโดยใชเวลาสนลง
1918
ขอเสนอแนะ จากผลการสารวจจะพบขอผดพลาดทเกดขนจากผใช และขอจากดของระบบ ผวจยม
แนวคดใหพฒนาระบบการจดการเอกสารใหตอบสนองความตองการของผใชใหครอบคลมมากยงขน และสามารถแจงเตอนไปยงผเกยวของทาง e-mail
เอกสารอางอง จฑามาศ ศรครฑ. (2556). ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส กรณศกษา กลมปฏบตการเดนรถ 1
เขตการเดนรถท 2 องคการขนสงมวลชน. สาระนพนธ. คณะวทยาการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร.
ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณย และบศรนทร จตรอาพน. (2539). พฒนาระบบการจดการเอกสาร, สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ.
ปรศนา มชฌมา และคณะ. (2555). พฤตกรรมและประสทธภาพการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (e-Office) ของมหาวทยาลยราชภฎสวนดสต . รายงานการวจย มหาวทยาลยราชภฎสวนดสต. กรงเทพฯ.
พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน. (2554). สารบรรณ. [ออนไลน]. สบคนจาก : http://www.royin.go.th/dictionary/index.php [2561, 23 พฤษภาคม]
มกดา เชอวฒนา และคณะ. (2555). ค มอการปฏบตงาน เรองระบบการจดเกบเอกสาร . งานบรหารและธรการ สานกงานคณบด คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล. กรงเทพฯ.
สานกนายกรฐมนตร. (2548). ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2). ไฮเอดพบลชชง, บจก. กรงเทพฯ
อารรตน มเยน (2553). ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสในงานประกนคณภาพการศกษา คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยหอการคาไทย. สาระนพนธ. คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย. มหาวทยาลยหอการคาไทย.
โอภาส เอยมสรวงศ. (2548). การวเคราะหและออกแบบระบบ ฉบบปรบปรงเพมเตม. กรงเทพฯ. ซเอดยเคชน.
