เอกสารประกอบการอบรม

หลักสูตร โปรแกรมสํานักงาน (Microsoft Office)

หัวขอ การประยุกตใชโปรแกรม Microsoft Word เพื่อสราง Resume และทํางานในสํานักงานอยางมีประสิทธิภาพ

วิทยากรโดย นางสาวพรรณนิภา ดวงใย ตําแหนง นักวิชาการคอมพิวเตอร

สํานักดิจิทัลเพื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม

การประยุกต์ใช ้โปรแกรม Microsoft Word

เพื่อสร้าง Resume และท างานในส านักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สารบัญ การสร้างประวัติย่อ (Resume) ..................................................................................................................... 1

ขั้นตอนการสร้าง Resume ด้วย Microsoft Word .............................................................................. 6

การใช้งาน Microsoft Word เบื้องต้น ......................................................................................................... 8

1) การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ด้วยวิธีลัด ............................................................................. 8 2) การเปลี่ยนหน่วยวัดส าหรับการตั้งค่าหน้ากระดาษ ........................................................................... 9 3) การตั้งกั้นหน้าและกั้นหลัง .............................................................................................................. 10 4) การตั้งแท็บแบบต่างๆ ..................................................................................................................... 12 5) การจัดการข้อความในเอกสาร ........................................................................................................ 14 6) การก าหนดหัวข้อ ............................................................................................................................ 18 7) การแทรกรูปภาพและจัดการรูปภาพ .............................................................................................. 19 8) การแทรกและจัดการรูปทรงอิสระ .................................................................................................. 20 9) การแทรกตารางและจัดการข้อมูลในตาราง ..................................................................................... 21 10) การแทรกแผนภูมิและแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ ................................................................................ 22 11.) การแทรกหมายเลขหน้า .............................................................................................................. 23 12) การฝังฟอนต์ไปกับไฟล์ (กรณีท่ีเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นไม่มีฟอนต์ที่ต้องการ) ................................. 29 13) การตั้งค่าฟอนต์เริ่มต้น.................................................................................................................. 30 14) การดาวน์โหลดฟอนต์จากอินเทอร์เน็ตมาติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล .......................... 31 15) การเพ่ิมข้อมูลอ้างอิงในเอกสารและสร้างบรรณานุกรมอัตโนมัติ ................................................... 34 16) สร้างบรรณานุกรมอัตโนมัติ .......................................................................................................... 35 17) การสร้างสารบัญ Microsoft Word อัพเดทหน้าให้อัตโนมัติ ........................................................ 36

การประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Word ในการท างาน ......................................................................... 39

การท าจดหมายเวียน ........................................................................................................................... 39 การท าแผนพับหรือโบรชัวร์ประชาสัมพันธ์ .......................................................................................... 45

(1)

การอบรมเชิงปฏิบัติการด้านเทคโนโลยีและดจิิทัล เรื่อง การประยุกตใ์ช้งาน Microsoft Word เพื่อสร้าง Resume

และการท างานในส านกังานอย่างมีประสิทธิภาพ

การสร้างประวัติย่อ (Resume)

ประวัติย่อ (Resume) คือ เอกสารที่รวบรวมข้อมูลรวมถึงประวัติย่อของผู้สมัครงาน ที่ใช้แนะน าตัวกับผู้ว่าจ้าง เรซูเม่จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือทางการตลาดที่เราใช้พรีเซนต์ความรู้ความสามารถของตัวเรา เพ่ือแสดงว่า เรามีคุณสมบัติที่เหมาะกับต าแหน่งงานมากแค่ไหน

ท าไมถึงต้องแนะน า? ก็เพราะเรซูเม่คือประตูก้าวแรกที่คนหางานจะต้องท าให้ดีที่สุด เพ่ือเพ่ิมโอกาสในการได้งาน

หรือที่เค้าว่ากันว่า “เรซูเม่ที่ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” โดยเฉพาะนักศึกษาจบใหม่มักจะขาดความรู้ความเข้าใจ โดยเฉพาะขาดการให้ความส าคัญกับการอัพเดทเรซูเม่ของตัวเอง

(2)

และหลายๆ คนยังสงสัยด้วยซ้ าว่า เรซูเม่ (Resume) คืออะไร? นิยามสั้นๆ ของ เรซูเม่ ก็คือ “ประวัติย่อ” หรือ ประวัติส่วนตัวสั้นๆ นั่นเอง

ประวัติสั้นๆ ที่จะท าให้เราได้งานดีๆ มันเขียนอย่างไรกันนะ

ก่อนอ่ืนเราต้องรู้ว่าองค์ประกอบของเรซูเม่ควรมีอย่างน้อย 5 อย่าง ดังนี้

(3)

1. รูปถ่าย (Photograph) ที่ดูน่าเชื่อถือ

2. ข้อมูลส่วนตัว (Personal Information)

3. ข้อมูลทางการศึกษา (Education)

4. ทักษะความสามารถ (Skills) เช่น ภาษา, การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์

(4)

5. ประสบการณ์การท างาน (Working Experiences) เช่น การฝึกงาน, งานโปรเจคท่ีเคยท าในรั้วมหาวิทยาลัย ส่วนจุดมุ่งหมายในการท างาน (Career Objective) และบุคคลอ้างอิงได้ (References) นั้นจะเขียนหรือไม่ก็ได้

แต่ถ้าเขียนก็จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ และความตั้งใจจริงในการสมัครงานของเราให้กับผู้สัมภาษณ์

ต่อไปก็จะเป็นเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่ส าคัญมากส าหรับคนหางาน

(5)

1. ใส่ข้อมูลประวัติให้ชัดเจนและครบถ้วนที่สุด เพราะมันเป็นโอกาสแรก (และอาจเป็นโอกาสเดียว) ที่คุณจะได้

แนะน าตัวให้กับผู้สัมภาษณ์ 2. อย่าลืม!! อัพเดทเรซูเม่ของคุณให้ใหม่อยู่เสมอ เช่น เคยเขียนว่าเป็นนักศึกษาจบใหม่ แต่ได้เข้าท างานแล้ว ก็ควรมาแก้ไขเรซูเม่ว่าคุณก าลังท างานอยู่ท่ีไหน มิฉะนั้นคุณก็จะเป็นนักศึกษาจบใหม่ไปตลอดในสายตาของผู้สัมภาษณ์

(อย่าลืมว่าประสบการณ์ท างานมีผลต่ออัตราเงินเดือน)

3. เพิ่มโอกาสใในการได้ท างานกับบริษัทต่างชาติ หรือโอกาสได้ไปท างานในประเทศแถบ AEC

ด้วยการเขียนเรซูเม่เป็นภาษาอังกฤษ

เว็บไซต์เกี่ยวกับหางาน หรือฝากประวัติย่อ(Resume) สมัครงาน เช่น - https://www.jobthai.com - https://www.jobth.com/ - https://www.jobtopgun.com/

(6)

ขั้นตอนการสร้าง Resume ด้วย Microsoft Word 1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2. คลิกปุ่ม ไฟล์ > ใหม่ 3. จะปรากฏหน้าจอแสดง Template ต่างๆ 4. พิมพ์ค าค้นหา “ประวัติย่อ” จะปรากฏหน้าจอ Template ที่เก่ียวกับประวัติย่อ หรือ Resume 5. เลือกรูปแบบ template ที่ต้องการ 6. เมื่อคลิกเลือก template ที่ต้องการ ให้คลิก สร้าง 7. ท าการแก้ไขข้อมูลให้เป็นข้อมูล เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการศึกษา ให้เป็นข้อมูลของเรา

2

2

3

4

5

(7)

6

7

(8)

การใช้งาน Microsoft Word เบื้องต้น

1) การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ด้วยวิธีลัด

1.2) ปรากฏหน้าต่างการตั้งค่าหน้ากระดาษ

1.1) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่บริเวณแถบบรรทัดของเอกสาร แล้วให้ท าการ แดรกเมาส์ ( Double Click )

แดรกเมาส์ (Double click)

Double click เมาส ์

บริเวณแถบบรรทัด

ปรากฏหน้าต่าง “ ตั้งค่า

หน้ากระดาษ ”

(9)

2) การเปลี่ยนหน่วยวัดส าหรับการตั้งค่าหน้ากระดาษ 2.1) คลิกเลือกเมนู “ไฟล์ (File)”

2.2) ในหน้าต่างข้อมูล ให้คลิกที่ “ตัวเลือก (Option)”

2.3) เมื่อปรากฏหน้าต่าง “ตัวเลือกของ Word (Word Option)” แล้วคลิกเลือกที่เมนู “ขั้นสูง (Advance)”

2.4) เลือกหน่วยวัดเป็น “เซนติเมตร (Centimeter)” จากนั้นคลิกปุ่ม “ตกลง (OK)” เพ่ือปิดหน้าต่าง

คลิกเลือกเมนู

“ ไฟล์ ( Fil e ) ”

คลิกเลือกค าสั่ง

“ ตัวเลือก ( Option ) ”

เลือกหน่วยวัด เป็น

“ เซนติเมตร ( Centimeter) ”

เลือกเมนู “ ขั้นสูง ( Advance) ”

(10)

3) การตั้งกั้นหน้าและกั้นหลัง 3.1) การตั้งกั้นหน้า ในส่วนของกั้นหน้าจะประกอบด้วย “เยื้องบรรทัดแรก” และ “เยื้องซ้าย” ดังนี้

3.1.1) คลิกให้เคอร์เซอร์ (Cursor) อยู่หน้าข้อความบรรทัดแรกของย่อหน้า (Paragraph)

3.1.3) จะพบว่ามีเฉพาะข้อความในบรรทัดแรกของย่อหน้า (Paragraph) ที่ถูกจัดให้มีการย่อหน้า หรือเยื้องไปทางด้านขวาและถ้าหากมีการ Enter ขึ้นบรรทัดใหม่ เคอร์เซอร์ (Cursor) จะอยู่ในต าแหน่งย่อหน้าที่ก าหนดไว้เช่นกัน

เคอร์เซอร์หน้าข้อความ

3.1.2) แดรกเมาส์ที่ปุ่ม “ เยื้องบรรทัดแรก ” แล้วลากไปไว้ระยะท่ีต้องการ

แดรกเมาส์ (คลิกเมาส์ค้าง) ที่ปุ่ม “ เยื้องบรร ทัดแรก ”

เคอร์เซอร์ ( Cursor) ในบรรทัด

ใหม่หลังจากที่มีการ Enter

(11)

3.1.4) คลิกให้เคอร์เซอร์ (Cursor) อยู่ในบริเวณข้อความ จากนั้นแดรกเมาส์ที่ปุ่ม “เยื้องซ้าย” จะพบว่าข้อความทางด้านซ้ายมือของบรรทัดอ่ืนๆ ในย่อหน้า (Paragraph) จะเลื่อนตามต าแหน่งของ “เยื้องซ้าย” ด้วยเช่นกัน

3.2) การตั้งกั้นหลัง 3.2.1) คลิกให้เคอร์เซอร์ (Cursor) อยู่ในบริเวณข้อความ จากนั้นแดรกเมาส์ที่ปุ่ม “เยื้องขวา”

จะพบว่าข้อความทางด้านขวามือในย่อหน้า (Paragraph) จะเลื่อนตามต าแหน่งของ “เยื้อง ขวา” ด้วยเช่นกัน

3.2.2) หากมีการ Enter และพิมพ์ข้อความในบรรทัดใหม่ก็จะพบว่า กั้นหน้าและกั้นหลังจะถูก ก าหนดไว้ในระยะเดียวกับย่อหน้า (Paragraph) ก่อนหน้านั้น

แดรกเมาส์ (คลิกเมาส์ค้าง) ที่ปุ่ม “ เยื้อง ซ้าย ”

แดรกเมาส์ (คลิกเมาส์ค้าง) ที่ปุ่ม “ เยื้อง ขวา ”

(12)

4) การตั้งแท็บแบบต่างๆ 4.1) คลิกท่ีปุ่มก าหนดแท็บ ที่อยู่ทางด้านซ้ายของหน้าเอกสาร

4.2) คลิกก าหนดต าแหน่งของแท็บบนแถบบรรทัดด้านบนของหน้าเอกสาร จากนั้นก็กดปุ่ ม Tab บน

คีย์บอร์ด เพ่ือไปยังต าแหน่งของแท็บและท าการพิมพ์ข้อความลงไป โดยการแสดงผลของแท็บแต่ละแบบจะมีดังนี้

4.1.2) แท็บขวา (Right Tab) ข้อความทางด้ายขวาจะถูกจัดให้ตรงกัน

คลิกปุ่มก าหนดแทบ็

4.1.1) แท็บซ้าย ( Left Tab) ข้อความทางด้ายซ้ายจะถูกจัดให้ตรงกัน

(13)

4.1.6) การยกเลิกแท็บ

(1) Double click ต าแหน่งที่ก าหนดแท็บ บนแถบบรรทัด

(2) เมื่อปรากฏหน้าต่าง“แท็บ” คลิกปุ่ม ล้าง หรือ ล้างท้ังหมด

(3) จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง เพ่ือปิดหน้าต่าง

4.1.3) แท็บกึ่งกลาง ( Center Tab) ข้อความจะถูกจัดให้อยู่กึ่งกลางของแท็บ

4.1.4) แท็บจุดทศนิยม ( Decimal Tab)

4.1.5) แท็บแถบ (Bar Tab)

(14)

5) การจัดการข้อความในเอกสาร 5.1) การจัดวางข้อความ

5.1.1) แดรกเมาส์เลือกข้อความท่ีต้องการจัด โดยการท าไฮไลท์ (ท าแถบสีคลุมข้อความ) 5.1.2) คลิกปุ่มการจัดข้อความบนแถบริบบอน “ย่อหน้า”

5.2) การก าหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้า 5.2.1) แดรกเมาส์เลือกข้อความท่ีต้องการจัด โดยการท าไฮไลท์ (ท าแถบสีคลุมข้อความ) 5.2.2) คลิกปุ่ม การจัดระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า บนแถบริบบอน “ย่อหน้า” 5.2.3) เลือกค าสั่ง ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด 5.2.4) ปรากฏหน้าต่าง “การย่อหน้า” ให้ท าการก าหนดระยะห่างบรรทัด 5.2.5) เมื่อก าหนดเสร็จแล้วคลิกปุ่ม ตกลง (OK)

ปุ่มเครื่องมือการจัดวาง

ข้อความ

ปุ่มเครื่องมือก ารจัด ระยะหา่งบรรทัดและย่อหนา้

จัดข้อความชิดซ้าย

จัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ

จัดข้อความชิดขวา

จัดแนวข้อความให้เต็มบรรทัด (เหมาะส าหรับภาษาอังกฤษ)

จัดแนวข้อความให้เต็มบรรทัด (เหมาะส าหรับภาษาไทย)

ไฮไลท์ข้อความ

คลิกปุ่มค าสั่ง

(15)

5.3) การตกแต่งข้อความ

5.3.1) แดรกเมาส์เลือกข้อความท่ีต้องการตกแต่ง โดยการท าไฮไลท์ (ท าแถบสีคลุมข้อความ) 5.3.2) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “ฟอนต์”

ก าหนดระยะหา่ง

คลิกเลือกค าสั่ง

“ ตัวเลือกระยะห่างบรรทดั.. ”

ปุ่มค าสั่ง “ การจัดระยะห่างบรรทดัและย่อหน้า ..”

(16)

5.4) การใช้ Format Painter

5.4.1) คลิกเมาส์บริเวณข้อความต้นแบบเพ่ือให้เคอร์เซอร์ปรากฏ 5.4.2) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “คลิปบอร์ด” 5.4.3) เลือกปุ่มค าสั่ง ตัวคัดวางรูปแบบ 5.4.4) แดรกเมาส์เลือกข้อความท่ีต้องการเปลี่ยนรูปแบบ โดยการท าไฮไลท์ (ท าแถบสีคลุมข้อความ)

5.3.3) เลือกปุ่มค าสั่งบนแถบรบิบอน

ก าหนด “ ฟอนต์ ” และ

“ ขนาดฟอนต์ ”

ก าหนด “ รูปแบบ ฟอนต์ ” เช่น ตัวหนา ตัวเอียง และ

ขีดเส้นใต้

ก าหนด “ สี ฟอนต์ ”

คลิกให ้ เคอร์ เซอร์ ปรากฏ

บริเวณข้อความต้นแบบ เลือกค าสั่ง

“ ตัวคัดวางรูปแบบ ”

ไฮไลท์ข้อความที่

ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ

รูปแบบข้อความถูกเปลีย่นตาม

แบบของข้อความต้นฉบับ

(17)

5.5) การก าหนดคอลัมน์ (Column)

5.5.1) แดรกเมาส์เลือกข้อความที่ต้องการแบ่งคอลัมน์ โดยการท าไฮไลท์ (ท าแถบสีคลุมข้อความ)

5.5.5) ในหน้าต่าง “คอลัมน์” ให้ท าการก าหนด จำนวนคอลัมน์, ความกว้างของคอลัมน์ 5.5.6) ในกรณีท่ีต้องการให้ปรากฏเส้นคั่นระหว่างคอลัมน์ ให้คลิกท่ีช่อง เส้นคั่นระหว่างคอลัมน์ 5.5.7) เมื่อก าหนดค่าต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม ตกลง (OK) เพ่ือปิดหน้าต่าง

5.5 .2) เลือกเมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ

5.5 .3) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ”

5.5.4) เลือกปุ่มค าสั่ง คอลัมน์

จากนั้นคลิกที่ค าสั่ง คอลัมน์เพิ่มเติม..

ไฮไลท์ข้อความที่

ต้องการแบ่งคอลัมน์ เลือกค าสั่ง

“ คอลัมน์เพิ่มเติม.. ”

ปุ่มค าสั่ง “ คอลัมน์ ”

ก าหนดเส ้นค่ันระหว่างคอลัมน์

เลือกจ านวนคอลัมน ์

ก าหนดความกวา้ง

และระยะห่างคอลัมน ์

(18)

6) การก าหนดหัวข้อ 6.1) คลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์ปรากฏในต าแหน่งที่ต้องการก าหนดหัวข้อ 6.2) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “ย่อหน้า” 6.3) คลิกเลือกปุ่มค าสั่งก าหนดหัวข้อ

6.3.1) ก าหนดหัวข้อแบบล าดับเลข

ข้อความที่ถกูแบ่งคอลัมน ์

ปุ่มค าสั่งก าหนดหวัข้อ

แบบ ลำดับเลข

ปุ่มค าสั่งก าหนดหวัข้อ

แบบ สัญลักษณ ์

(19)

6.3.2) ก าหนดหัวข้อแบบสัญลักษณ์

7) การแทรกรูปภาพและจัดการรูปภาพ 7.1) คลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์ปรากฏในต าแหน่งที่ต้องการวางรูปภาพ 7.2) เลือกเมนู “แทรก (Insert)”

7.3) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “ภาพประกอบ” 7.4) คลิกเลือกปุ่มค าสั่ง รูปภาพ

7.5) เมื่อปรากฏหน้าต่าง แทรกรูปภาพ คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม แทรก

ปุ่มค าสั่ง รูปภาพ

(20)

7.6) ท าการปรับขนาดของรูปภาพ และคลิกปุ่มค าสั่ง ตัดข้อความ เลือกค าสั่งจัดวางให้เหมาะสมกับ

ข้อความ

8) การแทรกและจัดการรูปทรงอิสระ 8.1) เลือกเมนู “แทรก (Insert)”

8.2) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “ภาพประกอบ” 8.3) คลิกเลือกปุ่มค าสั่ง รูปร่าง

ปุ่มค าสั่ง ตัดข้อความ

เลือกค าสั่งส าหรับวาง

ข้อความ

8.4) เมื่อปรากฏหน้าต่าง แทรกรูป ร่าง

คลิกเลือกรูป ร่าง ที่ต้องการ

ปุ่มค าสั่ง รูป ร่าง

คลิกเลือก รูปร่าง ที่ต้อ งการ

(21)

เมนู เค้าโครง

8.5) ท าการปรับขนาดของรูปร่าง และก าหนดการจัดวางรูปร่าง ดังขั้นตอนในข้อ 7.6

9) การแทรกตารางและจัดการข้อมูลในตาราง 9.1) คลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์ปรากฏในต าแหน่งที่ต้องการแทรกตาราง 9.2) เลือกเมนู “แทรก (Insert)” 9.3) คลิกเลือกปุ่มค าสั่ง ตาราง (Table) 9.4) จากนั้นคลิกเลือกช่องตาราง เพ่ือก าหนดจ านวน คอลัมน์ และ แถว ในตาราง

9.5) เมื่อปรากฏภาพตารางในเอกสารให้ท าการพิมพ์หัวคอลัมน์ในตารางและปรับขนาด คอลัมน์ ใน ตารางให้มีขนาดเหมาะสมกับข้อความ โดยไปท่ีเมนู เค้าโครง

9.6) หากต้องการเพ่ิมแถวในตาราง ให้พิมพ์ข้อความไปจนถึงช่องสุดท้ายของตาราง แล้วกดปุ่ม Tab บน คีย์บอร์ด

9. 7) ห ากต้ อ ง ก า ร แ ทร กแ ถว ใ ห้ ค ลิ กที่ เ ส้ น ร ะหว่ า ง แ ถวที่ จ ะ แ ทร ก ดั ง รู ป

9.8) หากต้องการไฮไลท์หรือเลือกพ้ืนที่ตารางทั้งตาราง ให้คลิกท่ีปุ่ม ที่อยู่มุมซ้ายบนของตาราง

ก าหนด คอลัมน์ และ

แถว ในตาราง

(22)

10) การแทรกแผนภูมิและแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ 10.1) คลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์ปรากฏในต าแหน่งที่ต้องการแทรกแผนภูมิ (Graph) 10.2) เลือกเมนู “แทรก (Insert)”

10.3) เลื่อนตัวชี้เมาส์ ไปที่แถบริบบอน “ภาพประกอบ” 10.4) คลิกเลือกปุ่มค าสั่ง แผนภูมิ (Graph)

10.5) เลือกชนิดของแผนภูมิ จากหน้าต่าง แทรกแผนภูมิ

10.6) จากนัน้จะปรากฏรูปแผนภูมิ และตารางส าหรับกรอกข้อมูล

ปุ่มค าสั่ง แผนภูมิ

(23)

11.) การแทรกหมายเลขหน้า 11.1) การแทรกหมายเลขหน้า - เปิดหน้าเอกสารที่ต้องการแทรกหมายเลขหน้า คลิกเลือก แทรก>หมายเลขหน้า > เลือกรูปแบบต าแหน่งหมายเลขหน้าที่ต้องการ

11.2) การแทรกหมายเลขหน้าโดยไม่แสดงหมายเลขหน้าในหน้าแรก - เปิดหน้าเอกสารที่ต้องการแทรกหมายเลขหน้า คลิกเลือก แทรก>หมายเลขหน้า > เลือกรูปแบบต าแหน่งหมายเลขหน้าที่ต้องการ

10.7) หลังจากท่ีท าการแก้ไขข้อมูลในตารางส าหรับแผนภูมิเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ ท าการคลิกปุ่ ม ที่อยู่ มุมขวาบนของตาราง เพื่อปิดตาราง

10.8) คลิกท่ีบริเวณรูปแผนภูมิ แล้วไปที่เมนู ออกแบบ เพ่ือก าหนดส่วนต่าง ๆ ให้กับแผนภูมิ

10.9) ใ นกร ณีท่ีต้องการกลับไปแก้ไขข้อมูล ของแผนภูมิ ให้คลิกเลือกท่ีปุ่มค าสั่ง แก้ไขข้อมูล

10.10) หากต้องการเปลี่ยนชนิดของแผนภูมิ ให้คลิกเลือกปุ่มค าสั่ง เปลี่ยนชนิดแผนภูม ิ

ค าสั่ง แก้ไขข้อมูล

ค าสั่ง เปลี่ยนชนิด แผนภูม ิ

เมนู รูปแบบ

1

2

3

(24)

- คลิกเลือก เค้าโครงหน้ากระดาษ > ลูกศรการตั้งค่าหน้ากระดาษ > เค้าโครง > หน้าแรกต่างกัน >ตกลง

1

2

3

4

5

6

7

(25)

11.3) การแทรกหมายเลขหน้าโดยเริ่มจากหน้าที่ต้องการ แทรกหมายเลขหน้า การสร้างเอกสารวิชาการทั่วไป การแทรกหมายเลขหน้าไม่นิยมแทรกหมายเลขหน้าในหน้าของหน้าปก ค าน า และสารบัญ โดยมีวิธีการจัดการกับเอกสาร ดังนี้ - สร้างหน้าเอกสารขึ้นทั้งหมด 5 หน้า - หน้าที ่1-4 ให้พิมพ์ค าว่า หน้าปก ค าน า สารบัญ บทที่ 1

- น าเคอร์เซอร์ไปไว้บรรทัดสุดท้าย ก่อนหน้าที่ต้องการแทรกหมายเลขหน้า (ตามตัวอย่าง คือ บรรทัดสุดของหน้าสารบัญ)

- คลิกเลือก เค้าโครงหน้ากระดาษ > ตัวแบ่ง > หน้าถัดไป

1

(26)

- แทรก > หมายเลขหน้า > เลือกรูปแบบที่ต้องการ > ลิงก์ไปก่อนหน้า

2

3

4

5 6

7

8

(27)

- แทรก > หมายเลขหน้า > จัดรูปแบบหมายเลขหน้า > เริ่มที่ 1 (เพ่ือเริ่มต้นหมายเลข 1 ในหน้า ที่ 3) > ตกลง

9

11

(28)

10

13

12

(29)

12) การฝังฟอนต์ไปกับไฟล์ (กรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์อื่นไม่มีฟอนต์ที่ต้องการ) กรณีที่ท าไฟล์เอกสารด้วยฟอนต์ที่สวยปรับแต่งจัดหน้าที่พร้อมปริ้น โดยน าไฟล์ไปปริ้นที่อ่ืน หรือที่ร้านพิมพ์เอกสารแต่พอเปิดไฟล์เพ่ือที่จะสั่งพิมพ์ ฟอนต์ไม่มี ท าเอกสารเสียหายแต่หลายคนก็แก้ไขด้วยการ copy ไฟล์ font ไปด้วย แต่ถ้าเป็นเครื่องที่ร้านพิมพ์ User ที่ใช้งานอาจจะไม่สามารถลง font ได ้เอกสารประกอบการอบรมนี้เป็นการบันทึกฟอนต์ลงในไฟล์เอกสาร ซึ่งไม่ว่าจะน าไฟล์ไปเปิดที่คอมพิวเตอร์ เครื่องไหนก็ไม่ต้องห่วงว่าฟอนต์จะเพ้ียน มีขั้นตอนดังนี้ 1. เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการ จากนั้นก็คลิก File

2. เลือกแท็บ บันทึกเป็น แล้วคลิกเลือกบันทึกไฟล์ที่เครื่อง 3. ที่หน้าต่าง ไฟล์ > ตัวเลือก > บักทึก > ฝังฟอนต์ในไฟล์ (เลือก ฝังเฉพาะอักขระที่ใช้ในเอกสาร (เมื่อ

ต้องการลดขนาดไฟล์)) > ตกลง

1

2

(30)

13) การตั้งค่าฟอนต์เริ่มต้น เมื่อต้องการตั้งค่าฟอนต์เริ่มต้นให้เหมือนกันทุกเอกสาร ให้ไปที่เมนู หน้าแรก > คลิกลูกศรจัดการค่าฟอนต์ > จะปรากฏหน้าจอการตั้งค่าฟอนต์ >เลือกรูปแบบฟอนต์ที่ต้องการ > เลือกขนาดฟอนต์ที่ต้องการ > ตกลง

3

4

5

1

4 3

2

5

(31)

14) การดาวน์โหลดฟอนต์จากอินเทอร์เน็ตมาติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล 1. ไปที่เว็บไซต์ www.f0nt.com เพ่ือดาวน์โหลดฟอนต์ในแบบต่างๆ

2. เลือกรูปแบบฟอนต์ที่ต้องการดาวน์โหลด

3. คลิกดาวน์โหลดฟอนต์ที่ต้องการ

(32)

4. เมื่อดาวน์โหลดฟอนต์มาแล้ว ไฟล์ฟอนต์ที่ดาวน์โหลดจะอยู่ใน Floder Download ซึ่งอยู่ใน Drive C

5. คลิกไฟล์ฟอนต์ที่ดาวน์โหลดเพ่ือแตกไฟล์ โดยคลิกขวาที่ไฟล์ฟอนต์ > Extract Here

6. เมื่อแตกไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะปรากฏโฟลเดอร์ฟอนต์ที่ต้องการ

7. ท าการคัดลอก (Ctrl C) ไฟล์ฟอนต์ แล้วน าไปไว้ที่ Drive C> Window >Font >วาง (Ctrl V) ฟอนต์

ที่ คัดลอกมา

(33)

8. ท าการปิดโปรแกรม Microsoft Word แล้วเปิดใช้งานใหม่อีกครั้ง ก็จะมีฟอนต์ที่ดาวน์โหลดจาก

อินเทอร์เน็ตมาใช้งาน

(34)

15) การเพิ่มข้อมูลอ้างอิงในเอกสารและสร้างบรรณานุกรมอัตโนมัติ

เพิ่มข้อมูลอ้างอิงในเอกสาร

1. บนแท็บ การอ้างอิง ในกลุ่ม ปรับปรุงข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก สไตล์

2. คลิกสไตล์ที่คุณต้องการใช้ส าหรับข้อมูลอ้างอิงและแหล่งข้อมูล เช่น เอกสารสังคมศาสตร์มักจะใช้สไตล์ MLA หรือ APA ส าหรบัข้อมูลอ้างอิงและแหล่งข้อมูล

3. คลิกท่ีจุดสิ้นสุดของประโยคหรือวลีที่คุณต้องการอ้างอิง 4. บนแท็บ การอ้างอิง ในกลุ่ม ข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม ให้คลิก แทรกข้อมูลอ้างอิง

5. เลือกท าอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ 6. เมื่อต้องการเพิ่มแหล่งข้อมูล ให้คลิก เพิ่มแหล่งข้อมูลใหม่ แล้วเริ่มกรอกลงในแหล่งข้อมูลโดยการ

คลิกลูกศรถัดจาก ชนิดของแหล่งข้อมูล ตัวอย่างเช่น แหล่งข้อมูลของคุณอาจเป็นสมุด รายงาน หรือเว็บไซต์

7. กรอกข้อมูลบรรณานุกรมส าหรับแหล่งข้อมูล เช่น ข้อมูลผู้เขียน ชื่อเรื่อง ฯลฯ จากนั้นคลิก ตกลง

(35)

16) สร้างบรรณานุกรมอัตโนมัติ จะท าได้ก็ต่อเมื่อกรอกข้อมูลอ้างอิงเรียบร้อยแล้ว จากนั้นเลือกเมนู การอ้างอิง > บรรณนุกรม จะปรากฎหน้าจอดังรูป

(36)

17) การสร้างสารบัญ Microsoft Word อัพเดทหน้าให้อัตโนมัติ วิธีการสร้างสารบัญใน Microsoft word เพราะเอกสารที่เป็นรูปแบบของการท ารายงานต่างๆ ไม่ว่าจะ

รายงานเพื่อส่งอาจารย์ รายงานพนักงาน ก็ต้องมีหน้าสารบัญเพ่ือบอกว่าหัวข้อนั้นๆอยู่ที่ล าดับหน้าที่เท่าไร และช่วยให้ผู้อ่านรายงานนั้นๆ เปิดดูที่หน้านั้นๆตามที่ได้ระบุไว้บนหน้าสารบัญของรายงาน ดังนั้นจึงจะมาแนะน าวิธีท าสารบัญ word กัน

สร้างสารบัญใน Word อัพเดทหน้าให้อัตโนมัติ การท ารายงานแน่นอนว่าต้องมีหน้า สารบัญ เป็นองค์ประกอบ และการท ารายงานบน MS Word นั้น คง

มีหลายๆคนที่ต้องปวดหัวกับการที่ต้องจัดเรียง สารบัญ ให้หัวข้อและหน้าตรงกัน ซึ่งทุกคนอาจเคยประสบกับปัญหากับการจัดสารบัญ โดยใน Microsoft Word นั้นมีฟังก์ชั่นการ ท าสารบัญ ซึ่งเป็นเครื่องที่อยู่ใน word จะเป็นการ “สร้างสารบัญ” ให้แบบอัตโนมัติ โดยการอ้างอิงจากส่วนของหัวข้อเรื่องนั้นๆ และยังสามารถอัพเดทให้อัตโนมัติให้เมื่อมีการปรับเปลี่ยนล าดับหน้าของหัวข้อนั้นๆ

วิธีการท าสารบัญใน Microsoft word

1. เริ่มจากเปิดไฟล์ที่ต้องการสร้างสารบัญขึ้นมาจากนั้นให้เลือก หัวข้อแรกท่ีต้องการสร้างสารบัญในที่นี้คือ บทที่ 1 เลือก Heading 1 (หัวเรื่อง 1)

2. เลือก บทที่ 2 บทที่ 3 ตามล าดับ ท าตามข้อ 1 3. การสร้างหัวข้อย่อย Heading 2 (หัวเรื่อง 2) เลือกหัวข้อที่ต้องการสร้างหัวข้อย่อยในหัวเรื่อง ให้คลิก

เลือกหัวข้อย่อยที่ต้องการ แล้วเลือก Heading 2 (หัวเรื่อง 2)

(37)

4. ท าการเลือกหัวข้อย่อยอ่ืน ๆ ที่ต้องการให้แสดงในสารบัญ รวมทั้งในหัวเรื่องอ่ืน ๆ ตามล าดับ 5. เมื่อเลือกเนื้อหาที่ต้องการสร้างสารบัญเรียบร้อยแล้ว ท าการสร้างสารบัญจากเนื้อหาที่เลือกไว้ 6. การ “เพิ่มสารบัญ” ให้กับเอกสาร โดยการเลือกที่แท็ป References (การอ้างอิง) > สารบัญ >สารบัญ

อัตโนมัติ 1

7. จะปรากฏสารบัญอัตโนมัติที่สร้างขึ้น ดังหน้าจอ

8. สามารถปรับข้อความให้เป็นรูปเอกสารทั่วไปตามต้องการ 9. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขเพ่ิมเติมให้คลิกเลือก อัปเดตสารบัญ > อัปเดตทั้งตาราง > ตกลง

(38)

10. สิ้นสุดขั้นตอนการสร้างสารบัญอัตโนมัติแล้วค่ะ

(39)

การประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Word ในการท างาน

การท าจดหมายเวียน

การสร้างจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Microsoft Word เพ่ือใช้ประโยชน์ในการใส่รายชื่อ หรือข้อมูลในเอกสารที่มีข้อความเหมือนๆกัน ยกตัวอย่างการท าจดหมายเวียน คือการส่งจดหมายที่มีเนื้อหาในจดหมายเหมือนกันแต่ต่างกันแค่รายชื่อหรือที่อยู่ผู้รับจดหมาย ในตัวอย่างการท าจดหมายเวียนนี้ จะประยุกต์ใช้กับหนังสือราชการซึ่งมีข้อความเหมือนกัน แต่ต่างกันที่ต้องใส่ชื่อ และท่ีอยู่ของผู้รับเท่านั้น

ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน 1. สร้างใบประกาศนียบัตร ที่จะท าจดหมายเวียนใน Microsoft Word ขนาดกระดาษ 7 x 8.5 นิ้ว และ

สร้างข้อมูล ชื่อ-นามสกุล ของผู้รับใบประกาศนียบัตร ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel จากนั้นบันทึกไฟล์ ชื่อ data เราจะดึงข้อมูลนั้นมาท าจดหมายเวียนกัน

1

(40)

2. เริ่มต้นให้คลิกที่เมนู การส่งจดหมาย (MAILINGS) ในโปรแกรม Word

3. จากนั้นก็คลิกรายการ เริ่มจดหมายเวียน (Start Mail Merge) แล้วเลือก จดหมาย (Letters)

4. คลิกท่ีรายการ เลือกผู้รับ (Select Recipients) แล้วเลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ (Use an Existing List...)

2

3

1

4

(41)

5. จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เลือกไฟล์ข้อมูล Excel คลิกเลือกแล้วคลิก เปิด (Open)

6. จากนั้นก็คลิกเลือก Sheet ที่ใส่ข้อมูลไว้แล้วคลิก OK

7. แล้วก็คลิกรายการ เริ่มต้นจดหมายเวียน (Start Mail Merge)

8. จะมีหน้าต่างให้เราเลือกว่าจะน าเข้าข้อมูลของใครบ้าง ในที่นี้น าเข้าทุกคนก็คลิก ตกลง ได้เลย

5

6

7

8

(42)

9. คลิกรายการ แทรกเขตข้อมูลผสาน (Insert Merge Field) เราจะเห็นรายชื่อ Field ที่เราสร้างไว้ใน

Excel

10. วิธีการใส่ข้อมูลจาก Excel คือ ให้คลิกที่ต าแหน่งที่จะใส่ข้อมูลแล้วท าข้อ 9 จากนั้นก็เลือก Field ที่

ต้องการ จากภาพตัวอย่างจะเห็นต าแหน่งของการใส่ข้อมูล Field ต่างๆในต าแหน่งที่ต้องการ

11. เมื่อใส่ข้อมูลเสร็จแล้วก็คลิกรายการ แสดงตัวอย่าง (Preview Results) เพ่ือดูผลลัพธ์ เราสามารถคลิกปุ่มสามเหลี่ยมเพ่ือเลื่อนดูข้อมูลในแต่ละ Field ได้

9

10

11

(43)

12. เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยก็คลิกรายการ เสร็จสิ้นและผสานเสร็จสิ้น (Finish & Merge) เลือก พิมพ์เอกสาร (Print Documents. )

13. ก็จะมีหน้าต่างให้เลือกว่าจะพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดหรือเปล่า

14. หลังจากท่ีคลิก ตกลง (OK) จากข้อ 13 ก็จะมีหน้าต่างเตรียมพิมพ์เอกสารปรากฏขึ้นมา เราก็เลือก

เครื่องพิมพ์และด าเนินการพิมพ์เอกสารต่อไป

หมายเหตุ หลังจากท างานเสร็จเป็นที่เรียบร้อยอย่าลืมท าการบันทึกทั้งฐานข้อมูลและจดหมาย เมื่อเปิดใช้งานครั้งต่อไปฐานข้อมูลจะได้ไม่หาย ซึ่งหลักการเปิดใช้งานในครั้งต่อไป ก็ให้เปิดฐานข้อมูล (Excel) ก่อนเป็นอันดับแรก จากนั้นค่อยเปิดจดหมายหรือไฟล์ word ขึ้นมา และจะมีไดล็อกบ๊อกซ์ถามว่า ตามภาพข้างล่างนี้ ก็ให้เราตอบ "ใช่" แค่นี้จดหมายเวียนของเราก็ใช้งานได้แล้ว

12

13

14

(44)

แต่ถ้าหากฐานข้อมูลนั้นไม่ท าการเชื่อม เราก็เชื่อมใหม่ได้ โดยท าตาม ขั้นตอนที่่ 6 , 7, 8 ส่วนเหตุผลที่ให้บันทึกข้อมูลไว้ใน My Documents > My Data Sources เป็นเพราะว่าเครื่องจะท าการบันทึกฐานข้อมูลของเราไว้ โดยที่เราเปิดมาใช้งานอีกครั้งโดยไม่ต้องท าการเชื่อมฐานข้อมูลใหม่ แต่ถ้าหากน าไปเก็บไว้ในไดร์ฟอ่ืน ก็ท าได้เช่นกัน แต่โดยส่วนมากจะต้องท าการเชื่อมต่อฐานข้อมูลใหม่อีกครั้ง

(45)

การท าแผนพับหรือโบรชัวร์ประชาสัมพันธ์

มีขั้นตอนการท าดังนี้ 1. สร้างหน้าเอกสารเปล่าๆ 2 หน้า 2. คลิกไฟล์>เค้าโครงหน้ากระดาษ>ระยะขอบ(บน-ล่าง-ซ้าย-ขวา=0.5) >การวางแนว (แนวนอน)>ตกลง

หมายเหตุ การตั้งค่า เซนติเมตร : นิ้ว (คลิก ไฟล์ >ตัวเลือก > ขั้นสูง > เลื่อนสกอเมาส์ > แสดงการวัดในหน่วยของ นิ้ว หรือ

เซนติเมตร) 3. คลิก ไฟล์ > เค้าโครงหน้ากระดาษ > คอลัมน์เพิ่มเติม ปรากฏไดอลอกบ๊อกซ์ของคอลัมน์ แล้ว คลิ๊ก ค่าท่ีตั้งไว้ เลือกเป็น สาม ระยะห่าง เลือกเป็น 1 อย่าลืมเช็คเครื่องหมายถูกตรงที่ ความกว้างของคอลัมน์เท่ากัน แล้วก็ ตกลง

2

3

(46)

4. ในเรื่องของการลงเนื้อหาของแผ่นพับนั้น หน้าแรกของแผ่นพับนั้นจะต้องไปเริ่มพิมพ์ที่คอลัมน์ที่ 3 (หมายเลข 1) ของแผ่นแรก แล้วก็ใส่เนื้อหาลงไปเรื่อย ๆ จนหมดแผ่นที่สอง พอหมดแผ่นที่สองแล้วให้มาเริ่มพิมพ์ที่แผ่นแรกต่อเลยโดยเริ่มจากคอลัมน์แรกแล้วก็ต่อไปจนถึงคอลัมน์ ที่ 2 คอลัมน์ที่สองของแผ่นแรกนั้นจะเป็นด้านหลังสุดของแผ่นพับ ถ้าใครท าถูก เนื้อหาในส่วนแรกกับส่วนสุดท้ายจะมาอยู่ใกล้กัน ในที่นี้ก็คือ คอลัมน์ 2 (หมายเลข 6) กับ 3 (หมายเลข 1) สามารถดูตามรูปข้างล่าง