คู่มือการใช งาน้ eMemo - Thai Red Cross Societyedoc.redcross.or.th/iwebflow/eManual/Manual/Flow/eMemo... · 2016. 3. 31. · บริษัท เอ็กซเซล์

คมอการใชงาน eMemo

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

สาหรบผบรหาร

บรษท เอกซเซล ลงค จากด

URL http://edoc.redcross.or.th Face Book : edoc @ The Thai Red Cross

Society Call Center : 096-395-6916 , 02-256-4015 ตอ 204 Manual V.1 : 23/3/2559 Go Live : 19/4/2559

Audit by Sorawee.c IT Redcross

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo) คมอสาหรบผบรหาร

Copyright © 1992-2015 Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. e-form content

สารบญ

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo) ...................................................................................................... 1 1. การเขาสระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo) ............................................................................ 2 2. เมนบรหารจดการสาหรบผบรหาร .............................................................................................................. 3 3. วธการลงนามในหนงสออเลกทรอนกส ....................................................................................................... 4 4. การตรวจสอบหนงสอทถกลงนามแลว ........................................................................................................ 9 5. การตรวจสอบหนงสอทรอลงทะเบยนรบเขาของหนวยงาน ........................................................................ 9 6. การตรวจสอบหนงสอทลงทะเบยนกอนทจะเสนอมาลงนาม .................................................................... 10 7. การตดตามและบนทกสงการ ............................................................................................................. .......11

7.1 การตดตามงานเอกสาร.....................................................................................................................11 7.2 การบนทกสงการ/บนทกงาน............................................................................................................12

8. การคนหา..................................................................................................................................................13 9. การเปลยนรหสการลงนาม........................................................................................................................14 10. การออกจากระบบ.....................................................................................................................................15


Copyright © 1992-2016 Excel Link Co., Ltd. All Rights Reserved. หนา 1

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo)

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส e-Memo หมายถง แบบฟอรมของหนงสอประเภทตางๆ ทพฒนาขน ในรปแบบอเลกทรอนกส สาหรบนาใชในงานหนงสอของสภากาชาดไทย ไดแก หนงสอภายใน หนงสอภายนอก ทรองรบการลงนามอเลกทรอนกส (eSignature) และหนงสอแบบตอบรบ ทพฒนาเพอใชตอบกลบในระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส

การประยกตการใชงานดงกลาวจะกอใหเกดเอกสารอเลกทรอนกส ซงเปนกระบวนการลดการกระดาษ ในองคกร ตงแตการรางแบบฟอรมบนทก, การตรวจราง, การลงนามอเลกทรอนกส (eSignature), การทาสาเนาสงถงหนวยงาน และ การตอบกลบจากหนวยงานผรบ ทงนผใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถตดตามงานเอกสารในระบบฯ ไดอยางมประสทธภาพ

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ไดตดตงใชงานในสภากาชาดไทย ม 4 ประเภทดวยกน ดงน 1.แบบฟอรมหนงสอภายใน 2.แบบฟอรมหนงสอภายนอก 3.แบบฟอรมหนงสอตอบรบ 4.แบบฟอรมหนงสอภายนอก(กช.)

ทงนการใชงานหนงสอแบบฟอรมจะนามาเรมประยกตใชกบ “หนงสอเวยน, หนงสอเชญประชม, หนงสอเชญสมมนา/อบรม, หนงสอเชญเปนกรรมการ” โดยหนวยงานผรบ สามารถตอบกลบโดยใชแบบฟอรมหนงสอตอบรบ แบบฟอรมหนงสอภายใน และแบบฟอรมหนงสอภายนอกสามารถนาไปประยกตใชตามความเหมาะสมของหนวยงาน เพอใหตรงกบวตถประสงคของการลดการใชกระดาษขององคกร หมายเหต : การใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสผาน Tablet หรอ Smart Phone ทใชระบบปฏบตการ IOS, Android และ Windows Phone สามารถใชงานระบบในฟงกชนการทางาน อาท การตดตามงานเอกสาร, การบนทกการทางานและการลงนามเอกสารในระบบ

ขนตอนการใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo)



1. การเขาสระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo)

ขนตอนท 1 ไปท Browser Internet Explore ขนตอนท 2 พมพ http://edoc.redcross.or.th/iwebflow (สาหรบใชงานจรง เรมใชงานตงแตวนท 19 เมษายน 2559) หรอ http://edoc.redcross.or.th/ememo (สาหรบการอบรมหรอทดลองใชงาน)

ขนตอนท 3 ระบบแสดงหนาจอสาหรบเขาใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (eMemo)

หมายเหต : ผใชงาน หมายถง ผบรหาร หรอ ผมอานาจลงนามหนงสออเลกทรอนกส

ขนตอนท 4 ผใชงานปอนขอมล ดงน เลอก ฐานขอมล “ระบบสารบรรณ สภากาชาดไทย eMemo” ปอน ชอผใช ปอน รหสผาน (ในครงแรกตามรหสทมการกาหนดให ทานสามารถเปลยนรหสผานใหม)

ขนตอนท 5 ผใชงาน กดปม ตกลง ขนตอนท 6 ระบบแสดงหนาจอสาหรบผบรหาร ดงรป

เลอกฐานขอมล

ปอนชอผใชงาน

ปอนรหสผานผใชงาน

กดปม ตกลง



2. เมนบรหารจดการสาหรบผบรหาร ในสวนนเปนหนาจอสาหรบผบรหารเขามาตรวจสอบหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกสทรอลงนาม หรอทา

การลงนามหนงสออเลกทรอนกส เพออนมตหนงสอดงกลาวและสงระหวางหนวยงาน โดยมเมนสาหรบแสดงผลขอมลสถานะเอกสาร 4 เมน ดงรป

1. เมนรอลงทะเบยน หมายถง หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ทสงมาจากหนวยงานอน เพอรอลงทะเบยนรบเขา

2. เมนระหวางดาเนนการ หมายถง หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ทลงทะเบยนรบเขาเรยบรอยแลว อยระหวางดาเนนการของหนวยงาน

3. เมนรอลงนาม หมายถง หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ทตรวจรางเรยบรอยแลว เพอใหผบรหารลงนาม

4. เมนลงนามแลว หมายถง หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ทลงนามโดยผบรหารแลว

คาอธบาย สญลกษณหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส (eMemo)

สญลกษณ คาอธบาย

เอกสารราง eMemo (อยระหวางการตรวจสอบแกไข)

เอกสารราง eMemo ตรวจรางเรยบรอยแลวรอลงนาม

เอกสาร eMemo ลงนามลายมอชออเลกทรอนกส

หนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกสทสงมา เพอใหเจาหนาทสารบรรณดาเนนการรบ และเสนอใหหวหนางานรบทราบตามกระบวนการตอไป



3. วธการลงนามในหนงสออเลกทรอนกส

เมอแบบฟอรมหนงสออเลกทรอนกส ไดผานกระบวนการ “ราง” และ “ตรวจราง” จากผตรวจราง (ถาม) เปนทเรยบรอยแลว โดยมขนตอนการทางาน ดงน

ขนตอนท 1 ผใชงาน กดปม ท จานวนตวเลขรอลงนาม (ในวงกลม) ดงรป

ขนตอนท 2 ระบบแสดงหนารายการหนงสอทตองการเขาไปพจารณาเพอลงนาม ดงรป

ขนตอนท 3 หนงสอทผานการตรวจรางเรยบรอยแลวจะปรากฏสญลกษณ (รปกระดาษ

ทมเครองหมายถก) ผใชงาน กดปมทเลขหนงสอ



ขนตอนท 4 ผใชงานทาการตรวจรายละเอยดในหนงสอ กอนลงนาม โดยกดสญลกษณ (รปกระดาษทมเครองหมายถก) ดงรป

ขนตอนท 5 ระบบแสดงหนารายละเอยดหนงสอออกทางหนาจอ



ขนตอนท 6 ผใชงาน กด (x) ปดหนาจอรายละเอยดหนงสอ

ขนตอนท 7 ผใชงานจะเหนหนารายละเอยดหนงสอทรอลงนาม

ขนตอนท 8 ผใชงาน กดปม ลงนาม



ขนตอนท 9 ผใชงาน ปอนรหสผานสาหรบลงนาม และกดปม ตกลง

ขนตอนท 10 ระบบแสดงขอความยนยนการลงนามเอกสารดวยลายเซนอเลกทรอนกส

ขนตอนท 11 ผใชงาน กดปม OK เพอยนยนลงนามลายเซนอเลกทรอนกส (e-Signature) หรอ กดปม Cancel เพอยกเลก

เมอกดปม OK ระบบจะทาการสงผลการลงนามแบบฟอรมหนงสออเลกทรอนกสไปยงอเมลของ

ผลงนาม (option) เพอใหผลงนามทราบวาไดทาการลงนามแบบฟอรมหนงสอฉบบใดบาง โดยมขอความจากระบบสงเขาอเมล ประกอบดวย เลขทเอกสาร, เรอง, วนท, เวลา

ตวอยางขอความจากระบบเขาอเมล

คณไดทาการลงนามทเอกสารเลขท ศท.78/2559 เรอง การทาสญญาซอระบบสารองขอมลสารสนเทศของสภากาชาดไทย เมอวนท 28/03/2559 เวลา 11:50:35

ปอนรหสผานตอนลงนาม



หลงจากทหนงสอถกลงนามเรยบรอยแลวนน ผปฏบตงานสารบรรณของหนวยงานจะทาการออกเลขทหนงสอฉบบดงกลาว และนาสงหนวยงานปลายทางตอไป ดงรป

จากรปขางบน เมอหนงสอถกลงนามจะเหนสญลกษณ (รปกระดาษพรอมกญแจ) และพรอมแสดงใหเหนวาหนงสอดงกลาวมาจากหนงสอรางฉบบใด



4. การตรวจสอบหนงสอทถกลงนามแลว

จากหนาหลกผใชงานสามารถตรวจสอบหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกสทมการลงนามแลว เลขทในชองลงนามจะเพมขนตามหนงสอทไดลงนามแลว และจานวนหนงสอในชองรอลงนามจะลดลง ดงรป หลงจากนนผใชงาน กดปม ท จานวนตวเลขลงนามแลว

ระบบจะแสดงขอมลรายการหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกสทมการลงนามเรยบรอยแลว

5. การตรวจสอบหนงสอทรอลงทะเบยนรบเขาของหนวยงาน

เมอมหนงสอทสงมาจากหนวยงานอนมายงหนวยงานของผใชงาน ผใชงานสามารถตรวจสอบหนงสอทรบเขามา โดยการกดปม ท จานวนตวเลขทรอลงทะเบยน ดงรป



ระบบแสดงจานวนปรมาณของหนงสอแบบฟอรมอเลกทรอนกส ทสงมาจากหนวยงานอนๆได ดงรป

6. การตรวจสอบหนงสอทลงทะเบยนกอนทจะเสนอมาลงนาม

เมอมหนงสอทลงทะเบยนรบเขาเรยบรอยแลว อยระหวางดาเนนการของหวหนางาน นาเสนอใหผบรหารพจารณาสงการตามกระบวนงานตอไป โดยการท จานวนตวเลขทระหวางดาเนนการ ดงรป

ระบบแสดงรายการเอกสารราง eMemo ( ) ดงรป



7. การตดตามและบนทกสงการ

ผใชงานสามารถตดตามเอกสารตางๆ ในระบบได พรอมทงสามารถ “บนทกสงการ” ในระบบงาน สารบรรณอเลกทรอนกสได ดงน

7.1 การตดตามงานเอกสาร ผใชงานสามารถตดตามงานเอกสารตางๆได โดย กดปมทเลขทเอกสาร

ระบบแสดงขอมลเอกสาร ประกอบดวย สถานะเอกสาร, ทะเบยนรบ (หนวยงาน), วนทรบ, หนวยงานผสงเอกสาร, หนวยงานผรบเอกสาร,ฯ



7.2 การบนทกสงการ/บนทกงาน

ขนตอนท 1 ผใชงานเลอก เมน สาหรบบนทกงานหรอบนทกการปฏบตงาน/ คาสงการของผบรหาร

ขนตอนท 2 ผใชงานปอนรายละเอยด ดงน เลอก คาสงพเศษ มทงหมด 5 รปแบบ คอ บนทกงาน/อนมตดาเนนการ/

ไมอนมต/สงการ/ขอรายละเอยด ปอนรายละเอยด บนทกการปฏบตงาน

ขนตอนท 3 กดปม ตกลง เพอบนทกรายละเอยด ระบบจะแจงขอความ “บนทกขอความเรยบรอย” ใหผใชงาน กดปม OK อกครง

ขนตอนท 4 ระบบจะแจงขอความ “บนทกขอความเรยบรอย” ใหผใชงาน กดปม OK อกครง ขนตอนท 5 เมอผใชงานบนทกคาสงการเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงผลของคาสงการ และกากบ

ดวยลายเซนอเลกทรอนกส (e-Signature) เพอใหผปฏบตงานในหนวยงานไดนาไปดาเนนการตามคาสงการตอไป

ปอนขอความบนทกการปฏบตงาน/คาสงการผบรหาร



8. การคนหา ขนตอนท 1 ผใชงานเลอก เมน คนหา

ขนตอนท 2 ระบเงอนไขในการคนหา เชน เลขทเอกสาร, ชอเรอง, รายละเอยดเอกสาร ขนตอนท 3 กดปม ตกลง

ขนตอนท 4 ระบบแสดงผลขอมลเอกสารทคนหา

1. กดเมน คนหา

2. ปอนเลขทหนงสออเลกทรอนกส

3 กดปม ตกลง



9. การเปลยนรหสการลงนาม ขนตอนท 1 ผใชงานเลอกเมนหนาหลก

ขนตอนท 2 กด (ผดแลระบบ) ทหวขอควบคมระบบ ดงรป

ขนตอนท 2 ผใชงาน กดปม ผใช ขนตอนท 3 ผใชงาน คลก แกไข



ขนตอนท 4 ผใชงานปอนรหสใหมในชอง รหสผาน 2 (เพอทาการเปลยนรหส) ระบบสามารถ รองรบไดทงตวอกษรภาษาองกฤษและตวเลขไมเกน 14 ตวอกษร

ขนตอนท 5 ผใชงานกดปม แกไข

10. การออกจากระบบ เมอผใชงานตองการออกจากระบบ สามารถ กดปม ออกจากระบบ

ระบบแสดงขอความใหผใชงานยนยนการออกจากระบบ

ผใชงาน กดปม OK เพอออกจากระบบ หรอ กดปม Cancel เพอยกเลก

Documents

คู่มือการใช งาน้ eMemo - Thai Red Cross Societyedoc.redcross.or.th/iwebflow/eManual/Manual/Flow/eMemo... · 2016. 3. 31. · บริษัท เอ็กซเซล์