159 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

บทเรยนท 3 โปรแกรมชวยค ำนวณ 3.3 โปรแกรมชวยค านวณ

จดประสงคกำรสอน

3.3 เขาใจทฤษฎโปรแกรมชวยค านวณ 3.3.2 บอกคณสมบตและความสามารถของโปรแกรมชวยค านวณ

160 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

บอกคณสมบตและความสามารถของโปรแกรมชวยค านวณ คณสมบตของโปรแกรม Excel โปรแกรม Excel มคณสมบต ดงตอไปน

1. สรางและแสดงรายงานของขอมล ตวอกษร และตวเลข โดยมความสามารถในการ จดรปแบบใหสวยงามนาอาน เชน การก าหนดสพน การใสแรเงา การก าหนดลกษณะและสของ เสนตาราง การจดวางต าแหนงของตวอกษร การก าหนดรปแบบและสตวอกษร เปนตน

2. อ านวยความสะดวกในดานการค านวณตาง ๆ เชน การบวก ลบ คณ หารตวเลข และยงมฟงกชนทใชในการค านวณอกมากมาย เขน การหาผลรวมของตวเลขจ านวนมาก การหา คาทางสถตและการเงน การหาผลลพธของโจทยทางคณตศาสตร เปนตน

3. สรางแผนภม (Chart) ในรปแบบตาง ๆ เพอใชในการแสดงและการเปรยบเทยบ ขอมลไดหลายรปแบบ เชน แผนภมคอลมน (Column Chart หรอBar Chart) แผนภมเสน (Line Chart) แผนภมวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ

4. มระบบขอความชวยเหลอ (Help) ทจะคอยชวยใหค าแนะน า ชวยใหผใชสามารถ ท างานไดอยางสะดวกและรวดเรว เชน หากเกดปญหาเกยวกบการใชงานโปรแกรม หรอสงสย เกยวกบวธการใชงาน แทนทจะตองเปดหาในหนงสอคมอการใชงานของโปรแกรม กสามารถขอ ความชวยเหลอจากโปรแกรมไดทนท

5. มความสามารถในการคนหาและแทนทขอมล โดยโปรแกรมจะตองม ความสามารถในการคนหาและแทนทขอมล เพอท าการแกไขหรอท าการแทนทขอมลไดสะดวก และรวดเรว

6. มความสามารถในการจดเรยงล าดบขอมล โดยเรยงแบบตามล าดบ จาก A ไป Z หรอจาก 1 ไป 100 และเรยงยอนกลบจาก Z ไปหา A หรอจาก 100 ไปหา 1

7 มความสามารถในการจดการขอมลและฐานขอมล ซงเปนกลมของขอมลขาวสาร ทถกรวบรวมเขาไวดวยกนในตารางทอยใน Worksheet ลกษณะของการเกบขอมลเพอใชเปน ฐานขอมลมนโปรแกรมตารางงานจะเกบขอมลในรปแบบของตาราง โดยแตละแถวของรายการจะ เปนระเบยนหรอเรคอรด (Record) และคอลมนจะเปนฟลด (Field)

161 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

การจดรปแบบของโปรแกรม Excel

ในโปรแกรมชวยค านวณ Excel นนสามารถ สรางและแสดงรายงานของขอมล ตวอกษร และตวเลข โดยมความสามารถในการ จดรปแบบใหสวยงามนาอาน โดยการจดรปแบบนนสามารถกระท าโดยการใชแทปเครองมอตางๆทอยในแทป Ribbon ซงมความสามารถ เชน การก าหนดสพน การใสแรเงา การก าหนดลกษณะและสของ เสนตาราง การจดวางต าแหนงของตวอกษร การก าหนดรปแบบและสตวอกษร เปนตน

รปแสดงแทป Ribbon การค านวณโดยใชการพมพสตรทางคณตศาสตร

การค านวณโดยการพมพสมการทางคณตศาสตรนน ตองมการเรยนรถงหลกการและ การน าไปใช ดงน

1.1 หลกการพมพสตรทางคณตศาสตรในเซลล — ในการพมพสตรสมการทางคณตศาสตรแบบบรรทดเดยวนน มหลกการดงตอไปน 1.1.1 เครองหมายสถานะของสตร

ใหพมพเครองหมายเทากบ (=) หรอคลกเครองหมายเทากบบนแถบสตร จะ มแผนกรอกขอมลใหมา โดยโปรแกรม Excel จะรทนทวาก าลงท างานอยในสถานะสตร

— — — —

— การพมพ = ลงไปโดยตรงในเซลล และการคลก = ทแถบสตร

162 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

1.1.2 ตวเลขและการอางองเซลล เมอพมพ = แลว กเปนการพมพสมการทางคณตศาสตรบรรทดเดยว ซงจะ ใชตวเลขหรอเซลลมาพมพกได ถาเปนตวเลข Excel จะถอวาเปนคาคงท แตถาเปนเซลล จะขนอย กบการอางองเซลล โดยการพมพชอเซลลลงไปโดยตรง หรอใชเมาสคลกเลอกเซลลทอางองนนก ได เชน =1/2 หรอ =6*B3 หรอ =A4+B4 เปนตน

— — 1.1.3 เครองหมายการค านวณและเปรยบเทยบ

เปนการค านวณโดยใชเครองหมาย บวก (+) ลบ (-) คณ (*) หาร (/) เลขยก ก าลง (^) เปอรเซนต (%) และใชเครองหมายวงเลบ () แตเราไมสามารถทจะใสสญลกษณทาง ค ณ ต ศ า ส ต ร ท ซ บ ซ อ น เ ช น (Square root) ลงในสตรของ Excel ได ดงนนจงตองม การน าฟงกชนมาชวยท างาน ตวอยาง 7 จะเขยนเปน SQRT (7) แทน เปนตน ซงการค านวณจาก เครองหมายค านวณน จะมล าดบงานการค านวณกอนหลง ดงตาราง

—

ล าดบงานการค านวณสตรในโปรแกรม Microsoft Excel ล าดบท

เครองหมาย ค าอาน

1 ( ) วงเลบ

2 % เปอรเซนต

3 ^ ยกก าลง

4 * และ / คณ และ หาร

5 + และ - บวก และ ลบ

1.2 หลกการพมพสตรส าเรจหรอฟงกชนในเซลล

ในการพมพสตรส าเรจหรอฟงกชนแบบบรรทดเดยวนน มหลกการดงตอไปน 1.2.1 เครองหมายสถานะของสตร ใหพมพเครองหมายเทากบ (=) หรอคลกเครองหมายเทากบบนแถบสตร จะ ม

แผนกรอกขอมลใหมา โดยโปรแกรม Excel จะรทนทวาขณะนก าลงท างานอยในสถานะสตร

163 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

1.2.2 ชอสตรส าเรจหรอฟงกชน ใหพมพชอสตรส าเรจหรอฟงกชนทรจกตอจากเครองหมายเทากบ (=) ไดแก

SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ฯลฯ 1.2.3 การอางองเซลล หลงจากพมพชอสตรส าเรจหรอฟงกชน จะเปนวงเลบทเปนขอมลการ อางอง

เซลล โดยใชเครองหมายโคลอน (:) คนระหวางเซลล เปนขอมลตอเนองจากเซลลหนงถงอก เซลลหนง และใชเครองหมายจลภาคหรอคอมมา (,) เปนขอมลเวนชวงระยะไปอกเซลลหนงหรอ อกกลมเซลลหนง โดยการพมพชอเซลลลงไปโดยตรง หรอใชเมาสคลกเลอกเซลลทอางองนนกได ถาเปนกลมเซลล การอางองเซลลตดตอกนใหใชเมาสลาก แตถาเปนเซลลหรอกลมเซลลเวนชวง ระยะกน ใหใช Ctrl + เมาสคลกหรอลาก ตามแตกรณ เชน =SUM (A1:A4, A6) เปนตน

การพมพ = สตรและขอมลลงไปโดยตรงในเซลล

164 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

แตถาเปนการคลก = ทแถบสตรแลว จะมแผนขอมลมาใหเรากรอกหรอใช เมาสคลกเลอกเซลลกได ในชองจ านวนชดท1 และ2 (ถาม) แผนนสามารถยายได ในกรณทแผนบง ขอมลดบอย โดยน าเมาสไปลากยายออกมา หรอสามารถทจะยอแผนใหเหลอแตชองทจะกรอก ขอมลกได โดยใหคลกทรป ทายชองนน และคลกทรป ทายชองนนอกครง เพอเปดแบบ เตมแผนขนมาใหม

การคลก = ทแถบสตรและพมพขอมลลงไปในแผนกรอกขอมล

การยอแผนกรอกขอมล ใหเหลอเพยงชองกรอกขอมลทตองการ

165 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

การสรางแผนภม (Chart) อยางงาย หลงจากเราไดสรางตารางขอมลเสรจสนแลว และมความประสงคทจะสรางแผนภม หรอ

กราฟ ใหเลอกคอลมนตงแตหวตารางลงมาถงแถวทตองการ ในกรณทเปนขอมลไมตดกน ให เลอกโดยใช Ctrl + ลากเมาส โดยตองมแถวทตรงกนและเทากน เสรจแลวคลกแทบแทรก ไปท กลมค าสงแผนภม แลวคลกชนดแผนภมทตองการ จะมรายการยอยทเปนรปแบบแผนภมของชนด นนมาใหเลอกอก คลกเลอกใหตรงความตองการและตองสอดคลองกบขอมลทเราตองการน าเสนอ ดวย กจะไดแผนภมขนมาในแผนงานนนเลย

ตารางขอมลทจะน ามาสรางแผนภมและใชคอลมนไมตดกน

ปมสรางแผนภมชนดตาง ๆ ของกลมแผนภมในแทบแทรก

166 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

ไดเลอกชนดแผนภมคอลมนแบบกลม

การใชงานระบบขอความชวยเหลอ(Help)

ระบบขอความชวยเหลอ (Help) ทจะคอยชวยใหค าแนะน า ชวยใหผใชสามารถ ท างานไดอยางสะดวกและรวดเรว เชน หากเกดปญหาเกยวกบการใชงานโปรแกรม หรอสงสย เกยวกบวธการใชงาน แทนทจะตองเปดหาในหนงสอคมอการใชงานของโปรแกรม กสามารถขอ ความชวยเหลอจากโปรแกรมไดทนท

การเรยกใชนนสามารถท าไดโดยการ กด F1 หรอการน าเมาสไปคลกท (ปม Help) โปรแกรมจะเรยกหนาตางHelp ขนมาเพอชวยเหลอในการแกปญหาหรอวธใชงานตางๆ

167 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

หนาตางHelpของโปรแกรม Excel การคนหาและแทนทขอมล

ในการจดท าตารางขอมลนนหากขอมลมจ านวนทมากท าใหยากตอการคนหาเพอท าการแกไข เพราะฉะนน โปรแกรมจะตองม ความสามารถในการคนหาและแทนทขอมล เพอท าการแกไขหรอท าการแทนทขอมลไดสะดวก และรวดเรว

การคนหาและแทนทขอมลสามารถท าไดโดยการกด Ctrl+F หรอใชเมาสคลกทปม เพอเรยกหนาตางของการ คนหาและแทนท

168 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

หนาตางของการ คนหาและแทนท จากนนกจะสามารถใส ขอมล หรอ ขอความทตองการจะคนหาหรอแทนทได การเรยงล าดบขอมล

เมอท าการสรางตารางขอมลโปรแกรมความสามารถในการจดเรยงล าดบขอมล โดยเรยงแบบตามล าดบ จาก A ไป Z หรอจาก 1 ไป 100 และเรยงยอนกลบจาก Z ไปหา A หรอจาก 100 ไปหา 1

วธในการจดเรยงสามารถท าไดโดยการน าเมาสไปคลกทปม แลวท าการเลอกวาจะท าการเรยงขอมลตามล าดบ จาก A ไป Z หรอจาก 1 ไป 100 และเรยงยอนกลบจาก Z ไปหา A หรอจาก 100 ไปหา 1 การจดการฐานขอมล

ฐานขอมล กคอการน าขอมลจ านวนมาก ๆ มาเกบไวดวยกน โดยมรปแบบการจด ขอมลทเปนระบบเพอใหสะดวกในการน าไปใชในภายหลง เชน ทะเบยนบคลากร ยอดขายของ รานคา รายนามลกคา รายการสนคาและขอมลทางบญช ฯลฯ โปรแกรม Excel สามารถชวยใหการ สรางฐานขอมลเปนไปอยางงายได โดยมคณสมบตในการจดเกบขอมล และตรวจสอบประเภทของ ขอมลทเขามาวาถกตองไม ทงยงสามารถจดเรยงขอมล การกรองเฉพาะขอมลทเราสนใจไดงาย และ การสรางรายงาน

169 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

การสรางฐานขอมลดวยโปรแกรม Excel ฐานขอมลใน Excel ถาพดกนงาย ๆ แลวกคอตาราง (Table) นนเอง แตเปนตาราง ทม

แถวเพอจดเกบขอมล และมคอลมนไวเพอแบงประเภทของขอมล ในแตละแถวของขอมล เราจะ เรยกวา ระเบยนหรอเรคอรด (Record) ในขณะทแตละคอลมนของขอมล จะใสขอมลประเภท เดยวกนไว เราจะเรยกวาฟลด (Field) ซงตามปกตแลวฟลดจะมชอของมนเองในแถวแรกหรอท เรยกวาหวคอลมน โดยในตอนเรมแรกทเราจะสรางฐานขอมล เราจะปอนชอฟลดลงในแถวเดยวกน ของเซลลเสยกอน จากนนเมอไดขอมลมา จงน ามากรอกลงในแถวถดไปเรอย ๆ ดงรป

170 สปดาหท 9 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5ชวโมง

จดเดนของ โปรแกรม Microsoft Excel 97/2000/XP/2003/2007

1. จะมแอพพลเคชนครอบคลมพนฐานตางๆเพมขน ประกอบดวย การเรมตนและการออกจากเอกเซล การใชเมน แถบเครองมอ และไดอะลอกบอกซ การคยขอความและตวเลข

2. การสรางสตรแบบงายๆ การแกไขแผนงานและสมดงาน การพมพและการบนทกสมดงาน 3. ปรบปรงแผนงานของคณใหนาสนใจขน การก าหนดรปแบบตางๆบนแผนงาน การเพมและการ

แกไขรปภาพ การวาดรปทรงตางๆ การแทรกค าอธบาย การสรางแผนภมหรอกราฟ และการน าเสนอขอมลดวยแผนท

4. มเทคนคมากขนสกหนอย แตกเปนประโยชนมาก เชนการวเคราะหขอมลในแผนงาน 5. ชวยใหคณปรบแตงการใชงานของเอกเซลไดละเอยดขน ซงจะชวยใหท างานไดมประสทธภาพ

มากขน รวมไปถงการเลอกสภาพแวดลอมการท างานเอง เปลยนมมมองในแผนงานรวมกบเทมเพลต

6. ชวยงานของคณท าไดดยงขน เชน การเชอมโยง การประมวลผลเพอรวมขอมล