คูมือมาตรฐานกิจกรรม 5 ส ประจําปงบประมาณ 2552

ของ

สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยแมโจ

จัดทําโดย

คณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส สํานักงานอธิการบด ีมหาวิทยาลัยแมโจ

1

คํานํา

คูมือมาตรฐานกิจกรรม 5 ส ประจําปงบประมาณ 2552 ของ สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยแมโจ ฉบับนี้ ไดจัดทําข้ึนมีวัตถุประสงคเพื่อใชเปนมาตรฐานในการดําเนินกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี ซ่ึงมีรายละเอียดของมาตรฐานและขอควรปฏิบัติกิจกรรม 5 ส และไดกําหนดแผนการดําเนินกิจกรรม 5 ส ในปงบประมาณ 2552 ไวในคูมือฉบับนี้ เพื่อใหบุคลากรทุกคนไดยึดถือใชเปนแผนปฏิบัติกิจกรรม 5 ส ใหเปนไปอยางตอเนื่อง การดําเนินกิจกรรม 5 ส เปนพื้นฐานของการประกันคุณภาพในหนวยงานสํานักงานอธิการบดี ประโยชนท่ีจะไดรับจากการดําเนินกิจกรรม 5 ส นอกจากการมุงพัฒนาใหหนวยงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลท่ีดีแลว บุคลากรทุกคนยังมีสวนรวมในการพัฒนาองคกรรวมกัน จึงขอใหทุกคนใชประโยชนจากเอกสารคูมือฉบับนี้ดําเนินกิจกรรม 5 ส ใหตอเนื่องเปนไปตามแผนปฏิบัติการและมาตรการท่ีวางไว

(ผูชวยศาสตราจารย ดร.จําเนียร ยศราช) รองอธิการบดีฝายบริหาร ประธานกรรมการ คณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี

2

สารบัญ

หนา คํานํา 1 สารบัญ 2 แผนการดําเนนิกิจกรรม 5 ส ประจําปงบประมาณ 2552 3 รายละเอียดมาตรฐานกิจกรรม 5 ส ประจําปงบประมาณ 2552 6 ภาคผนวก 8 แบบฟอรมการตรวจใหคะแนน 9 รายช่ือคณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบด ี 11 รายช่ือคณะอนุกรรมการตรวจติดตามกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี 12 กําหนดการประชุมคณะกรรมการดําเนนิการกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบด ี 15 กําหนดการตรวจกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบด ี 16

3

แผนการดําเนินกิจกรรม 5 ส ประจําปงบประมาณ 2552

หลักการและเหตุผล จากการดําเนินกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี ท่ีไดปฏิบัติมาอยางตอเนื่องเปน ปท่ี 7 และประสบความสําเร็จในระดับท่ีเปนท่ีนาพอใจ กลาวคือ หนวยงานภายในสํานักงานอธิการบดีไดรับการพัฒนาและเพ่ิมประสิทธิภาพ บุคลากรปฏิบัติงานอยางเต็มศักยภาพและมีการทํางานแบบทีมงาน และเนื่องจากกิจกรรม 5 ส เปนแนวทางหน่ึงของระบบประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย ดังนั้นเพื่อใหมีการดําเนินกิจกรรม 5 ส อยางตอเนื่อง จึงควรมีการดําเนินกิจกรรม 5 ของสํานักงานอธิการบดีในข้ันบูรณาการ พรอมท้ังจัดใหบุคลากรในสังกัดไดรับความรูเพิ่มเติมในรูปของการอบรม ศึกษาดูงาน และประชาสัมพันธ โดยมีเปาหมายการดําเนินงานมุงใหเปนหนวยงานดีเดนระดับมหาวิทยาลัยดานการดําเนินกิจกรรม 5 ส ซ่ึงประกอบดวย

สะสาง (Seiri) ม่ันใจวาในสถานท่ีทํางานมีเฉพาะของท่ีจําเปนใชงานเทานั้น

Only necessary things remain at the workplace.

สะดวก (Seiton) มีท่ีสําหรับของทุกส่ิงและของทุกส่ิงตองอยูในท่ีของมัน

A place for everything. Everything in its place.

สะอาด (Seiso) การทําความสะอาดคือการตรวจสอบ

Cleaning is inspection.

สุขลักษณะ (Seiketsu) รักษามาตรฐานและปรับปรุงใหดีข้ึน

Maintain present standards and aim at improvement.

สรางนิสัย (Shitsuke) สรางทัศนคติท่ีดีในการทํางาน

Positive work attitude.

4 วัตถุประสงค

1. เพื่อใหมีการประกันคุณภาพของสํานักงานอธิการบดีดวยกิจกรรม 5 ส ท่ีมีการดําเนนิกิจกรรมอยางตอเนื่องและมีแผนท่ีชัดเจน

2. เพื่อมุงใหสํานกังานอธิการบดีเปนหนวยงานดีเดนระดับมหาวิทยาลัยดานกิจกรรม 5 ส ผลผลิต

1. ดําเนินกิจกรรม 5 ส ในข้ันบูรณาการ 2. บุคลากรมีความรูเพิ่มเติมโดยการอบรม ศกึษาดูงาน และประชาสัมพนัธ

ตัวชี้วัดผลผลิต

1. มีการบูรณาการทุกกิจกรรมในกิจกรรม 5 ส 1 ระบบ 2. กิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี ไดรับการพัฒนาและปรับปรุง มีการขับเคล่ือน

ตอเนื่องแบบ PDCA 3. การบริหารจัดการภายในสํานักงานอธิการบดีมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล บุคลากร

ปฏิบัติงานเต็มศักยภาพ และมีการทํางานแบบทีมงาน 4. สํานักงานอธิการบดีเปนหนวยงานดีเดนระดับมหาวทิยาลัยดานการดําเนินกิจกรรม 5 ส 5. บุคลากรสํานักงานอธิการบดี รอยละ 100 ไดรับความรูเพิ่มเติมเกีย่วกบัการดําเนนิกจิกรรม 5 ส และนํากลับมาพัฒนางานของตนเอง 6. บุคลากรสํานักงานอธิการบดีรอยละ 95 มีการปฏิบัติหนาท่ีอยางมีประสิทธิภาพเต็มท่ีตาม

ศักยภาพ

.............................................

5 แผนกิจกรรม 5 ส ประจําป 2552 สํานักงานอธิการบด ี มหาวิทยาลัยแมโจ

ป 2552 กิจกรรม เปาหมาย

ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ผูรับผิดชอบ

1) การแตงตั้งคณะกรรมการดําเนิน - มหาวิทยาลัยแตงตั้ง - เพื่อกําหนดนโยบาย ดูแล ตรวจสอบ และกระตุนใหมีการ การกิจกรรม 5 ส ของสํานักงาน คณะกรรมการดําเนินการ ดําเนินกิจกรรม 5 ส ใหเปนไปอยางตอเนื่อง มีประสิทธิภาพ อธิการบดี

- และบรรลุตามวัตถุประสงค เพื่อทําหนาที่ดําเนินกิจกรรม 5 ส ประจําหนวยงานและ 1.1 แตงตั้งคณะกรรมการ กองกลาง -

ดําเนินการกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี 1.2 แตงตั้งคณะกรรมการ 5 ส ประจําหนวยงาน

ประสานงานรวมกับคณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี

- หนวยงานในสํานักงาน อธิการบดี

2) การประชุมคณะกรรมการดําเนิน - เพื่อพิจารณาโครงการและแผนการดําเนินงาน - ดําเนินการ ติดตาม และประเมินผลการดําเนินการ

การ (ประชุมทุก 2 เดือน)

คณะกรรมการดําเนินการ

3) การจัดงานวันทําความ สะอาดใหญ - เพื่อใหการจัดกิจกรรม 5 ส เปนไปตามวัตถุประสงค บุคลากรสํานักงานอธิการบดี (Big Cleaning Day) 4) ทํากิจกรรม 5ส อยางสม่ําเสมอ

- เพื่อกระตุนใหมีการดําเนินงานที่ตอเนื่อง - บุคลากรสังกัดสํานักงานอธิการบดี ดําเนินกิจกรรม 5 ส ประจําหนวยงานอยางตอเนื่องและสม่ําเสมอ

ทุกหนวยงาน

5) การตรวจกิจกรรม 5 ส - 5.1 แตงตั้งคณะกรรมการตรวจ กําหนดมาตรฐานในการประเมิน

กิจกรรม 5 ส 5.2 การตรวจกิจกรรม 5 ส

- ตรวจกิจกรรม 5 ส ตามแบบประเมินที่กําหนด

22

31

26

21

- มีมติที่ประชุมมอบหมายใหมี คณะกรรมการตรวจกิจกรรม - กรรมการตรวจ 5 ส

6) การประชาสัมพันธ / จัดทําขาว / - เพื่อประชาสัมพันธ / กระตุนความสนใจ / และทุกคนในหนวยงานมีสวนรวม

จัดบอรดกิจกรรม 5 ส

กองกลาง

25

7) การสรุปผลการดําเนินงาน / การประกาศผล / การมอบรางวัล

- เพื่อสรุปผลลัพธจากการดําเนินงานเพื่อนําไปเปนขอมูลใน การประเมินผลและปรับปรุงพัฒนาตอไป - เพื่อสรางขวัญและกําลังใจแกบุคลากร และเปนการสรางการ ทํางานแบบทีมงาน - เพื่อพัฒนามาตรฐานกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดี

กองกลาง / คณะกรรมการดําเนินการ

6 รายละเอียดมาตรฐานกิจกรรม 5 ส สาํนักงานอธิการบดี

ประจําปงบประมาณ 2552

1) โตะทํางาน - ไมมีเอกสารกองสุมอยูบนโตะ - มีอุปกรณเคร่ืองเขียนไมเกินชนิดละ 2 ช้ิน - เอกสาร/แฟมบนโตะวางไวอยางมีระเบียบ มีเฉพาะเทาท่ีจําเปน - ใตกระจกโตะไมมีรูปภาพสวนตัว - ล้ินชักโตะใหมีสวนเก็บของใชสวนตัวได 1 ล้ินชัก - เคร่ืองใชสํานักงานในล้ินชักจัดไวอยางเปนระเบียบ และไมมีมากเกินความจําเปน - ไมมีของใชสวนตัวเกินความจําเปน เชน เส้ือ รองเทา หมวก กระเปา ฯลฯ

2) ตูเก็บเอกสาร - เก็บเอกสารไวอยางมีระบบหรือจัดหมวดหมูใหชัดเจน - จัดทําปายบงช้ีแฟมเอกสาร/ตูเอกสารทุกช้ิน - จัดวางตูเอกสารไวในสถานท่ีสะดวกในการใช - หลังตูเก็บเอกสารไมวางของมากเกินความจําเปน และวางไวเรียบรอย

3) โตะประชุมหรือโตะกลางประจําหนวยงาน - จัดเก็บเกาอ้ีหลังจากการประชุมทุกคร้ัง - ไมวางเอกสารท่ีไมจําเปนบนโตะ

4) อุปกรณงานบานงานครัว - จัดมุมกาแฟใหอยูในบริเวณท่ีเหมาะสม - แยกสวนของการรับประทานอาหารออกจากสวนของสํานักงาน - รักษาความสะดวกเคร่ืองครัว ไมกองสุมเคร่ืองครัว จาน แกวน้ํา - ไมปรุงอาหารในบริเวณสํานักงาน

5) การจัดสถานท่ีโดยรอบสํานักงาน - มีการจัดทําแผนผังและกําหนดการรับผิดชอบบริเวณของบุคลากร - จัดวางโตะ ตู ใหเปนระเบียบ สวยงาม - ไมมีกองเอกสารที่ไมใชอยูในสํานักงาน - ตนไม กระถาง จัดวางไวอยางเหมาะสม ดูแลตนไมใหอยูในสภาพท่ีสวยงามอยูเสมอ - พื้นหองโดยท่ัวไปสะอาด - ติดรูปภาพผนังหองใหอยูในสภาพเรียบรอย

7

- กระจกไมมีการติดรูปภาพและขอความ หากจําเปนตองดูแลใหเปนขอความท่ีเปนปจจุบัน - มีปายชื่อบุคลากรในสํานักงาน

6) อุปกรณเครื่องใชสํานักงาน - เก็บสายไฟ สายโทรศัพท และสายเคร่ืองคอมพิวเตอรใหอยูในสภาพท่ีเรียบรอย ไมปลอยใหระโยงระยาง - ทําความสะอาดเคร่ืองใชสํานักงานใหสะอาดอยูเสมอ ไมมีฝุนเกาะ - ทําความสะอาดแปนพิมพและเมาสอยูเสมอ

7) การมีสวนรวมในกิจกรรม - จัดทํากิจกรรม 5 ส ทุกวัน อยางตอเนื่อง - รวมกิจกรรมตางๆ ท่ีเกี่ยวของกับกิจกรรม 5 ส - มีจิตใจท่ีมุงม่ันและกระตือรือรนในการทํากิจกรรม 5 ส โดยพัฒนาปรับปรุงตามคําแนะนําของ

คณะกรรมการสงเสริมกิจกรรม 5 ส - มีจิตสํานึกวากิจกรรม 5 ส เปนภาระงานหน่ึงท่ีตองรับผิดชอบ

..................................................

8

ภาคผนวก

20

3. ประธานอนกุรรมตรวจติดตาม 5 ส รายงานผลใหประธานคณะกรรมการดําเนนิการกิจกรรม 5 ส (รองอธิการบดีฝายบริหาร) ทราบภายใน 7 วัน หลังวันตรวจ

4. กรรมการและเลขานุการคณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส ดําเนินการสรุปรายงานใหผูบริหาร และทุกกองทราบผลการตรวจภายใน 10 วัน หลังจากวนัตรวจ 5. กรรมการและเลขานุการคณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส สรุปผลการตรวจท้ัง 4 คร้ัง

นําเสนอคะแนนใหกรรมการทราบเพื่อสรุปผลและประกาศผล กําหนดการประชุมคณะกรรมการดําเนินการกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบดปีระจําป 2552

คร้ังท่ี วันท่ี เดือน ป สถานท่ี เวลา 1/2552 25 พฤษภาคม 2552 หองประชุม 2 สํานักงานอธิการบดี 10.00 น. 2/2552 10 กรกฎาคม 2552 หองประชุม 2 สํานักงานอธิการบดี 10.00 น. 3/2552 11 กันยายน 2552 หองประชุม 2 สํานักงานอธิการบดี 10.00 น. 4/2552 13 พฤศจิกายน 2552 หองประชุม 2 สํานักงานอธิการบดี 10.00 น.

หมายเหตุ : 1. ประชุมทุกวนัศุกรท่ี 2 ของทุก 2 เดือน เวลา 10.00 น.

2. สามารถเปล่ียนแปลงไดตามความเหมาะสม

กําหนดวันตรวจกิจกรรม 5 ส ของสํานักงานอธิการบด ีจํานวน 4 ครั้ง ทุกวันจันทรสัปดาหสุดทายของเดือน

คร้ังท่ี 1/2552 วันจนัทรท่ี 22 มิถุนายน 2552 เวลา 13.30 น. คร้ังท่ี 2/2552 วันจนัทรท่ี 31 สิงหาคม 2552 เวลา 13.30 น. คร้ังท่ี 3/2552 วันจนัทรท่ี 26 ตุลาคม 2552 เวลา 13.30 น. คร้ังท่ี 4/2552 วันจนัทรท่ี 21 ธันวาคม 2552 เวลา 13.30 น. กําหนดวนัประกาศผลและมอบรางวัล วันศุกรท่ี 25 ธันวาคม 2552 ชนะเลิศ, รองชนะเลิศอันดบัท่ี 1 รองชนะเลิศอันดับท่ี 2 และรางวัลชมเชย 2 รางวลั