Accenture - Academia Oracle - AP

Treinamento Academia de Recrutamento Oracle

Account PayablesConceitos Essenciais para Implementadores

3

AP – Account Payables

Tópicos

Fluxo do processo de informações do AP

Interfaces do AP

Fornecedor

NFFs - Interface Aberta

NFFs - Localizando NFF

NFFs - Aviso de Crédito

NFFs - Adiantamento

Pagamento de Fornecedor

Aplicação de Adiantamento

Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias

Gabarito de Despesas

Fechamento de Contas a Pagar

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Fluxo do Processo de Informações do AP

• Abertura do Período• Entradas Manuais• Recebimentos da

Interface• Conferências, Ajustes e

Formatações• Pagamentos e

Processos Bancários• Transferência para o GL• Fechamento do Período

Entradas deInterface eEntradas manuais

Pagamentos

Conferências,Ajustes e,

Formatações

Transferênciapara o

GL

Abertura/Fechamento

doPeríodo

AP

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Tópicos


Interfaces do AP

Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



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Interfaces do AP

GL

RI

AP

Entrada

Saída

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Tópicos


Interfaces do AP

Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



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• Contas a Pagar > Fornecedor > Entrada– Cadastramento dos fornecedores, filiais e dados

bancários.

Fornecedor

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Nome do FornecedorNome AlternativoRaiz do CNPJ

• Dados Gerais• Classificação• Contabilidade• Controle• Pagamento• Conta Bancária• EDI• Imposto da NFF• Retenção de Imposto na

Fonte• Relatório de Imposto• Compras• Recebendo

Fornecedor - Entrada

10


Tópicos


Interfaces do AP

Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



11

– Entrada de NFFs através da Interface Aberta• A solicitação de Importação da Interface Aberta de Contas a Pagar deverá

ser programada para ser executado diariamente pela manhã, para o tipo de Origem Recebimento Integrado.

• No caso da Origem da Folha de Pagamento de Recursos Humanos, poderemos ter uma interface que disponibilizaria o total de pagamentos da folha.

• O funcionário de Contas a Pagar deverá analisar toda manhã o relatório de importação gerado automaticamente pelo programa para identificar possíveis inconsistências no processo.

• *** Normalmente este processo é programado para ser executado todos os dias pela manhã.

NFFsInterface Aberta

12

• Payables > Other > Requests > Run > OK >Submit


13

• Clicar em “Submeter uma Nova Solicitação”


14

• Escolher “Solicitação Única” e clicar em OK


15

• Informar o nome: Payables Open Interface Import


16

• Definir a Interface: Recebimento Integrado

•Tela de consulta de Solicitações


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Tópicos


Interfaces do AP

Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



18

• Payables > Invoice > Entry > Invoice

NFFsLocalizando NFF

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Clicar na “Lanterna” para efetuar a pesquisa

NFFsLocalizando NFF

20

Preencher os critérios e clicar em “Localizar”

NFFsLocalizando NFF

21

Resultado da Pesquisa

NFFsLocalizando NFF

22

Na aba “2 Retenções”, verifique as retenções que foram aplicadas à NFF. Se for uma retenção manual, ela pode se liberada diretamente pelo Contas a Pagar. Se for uma retenção do sistema, será necessária

alguma ação corretiva por outro módulo.

NFFsLocalizando NFF

23

Na aba “3 Verificar Pagamentos” poderão ser verificados os pagamentos efetuados para a NFF.

NFFsLocalizando NFF

24

Na aba “4 Pagamentos Programados”, verificar a programação de pagamentos para a NFF, baseada nas condições de pagamentos. À

partir desta aba também é possível pagar uma NFF validada, clicando-se o botão “Pagar”.

NFFsLocalizando NFF

25

Na aba “5 Verificar Aplicações de Pagamento Antecipado”, é possível verificar todos os adiantamentos aplicados à NFF tipo “Pagamento Antecipado”,

serão exibidas as NFFS onde o adiantamento foi aplicado.

NFFsLocalizando NFF

26

Clicando o botão “Classificações Contábeis” da janela de NFFS, será exibida a janela de “Classificações Contábeis” para a NFF. Nela

poderão ser verificadas as distribuições contábeis da NFF.

NFFsLocalizando NFF

27

Clicando o botão “Visão Geral” da janela de NFFs, pode verificar o status de uma NFF. Esta janela é útil para a verificação rápida de informações quando um fornecedor liga para

pesquisar sobre o status de uma NFF. Esta janela também atua como uma ponte entre as Bancadas de Pagamentos e de NFFs.

NFFsLocalizando NFF

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Tópicos


Interfaces do AP

Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



29

Na janela “NFFS” escolha “Aviso de Crédito” para o “Tipo de NFF”.

Informe:• O “Fornecedor” ou o “Número do Fornecedor”.• O “Local do Fornecedor” para o qual você criará o Aviso de Crédito • A “Data da NFF” ou aceite o default (padrão) de Contas a Pagar (data

atual) escolhendo [TAB].• Um “Número” para a NFF de Aviso de Crédito ou aceite o default do

Contas a Pagar (a data atual do sistema) escolhendo [TAB].• Uma “Quantia de NFF” negativa e inclua todas as informações básicas

sobre a NFF.• A “Descrição” da sua NFF.• “Imediato” para as “Condições de Pagamento”, se for apropriado.

NFFsAviso de Crédito

30


31

• Clicar o botão “Classif. Contábeis” informar as classificações contábeis e verificar se a “Data GL” foi preenchida automaticamente.

• Informar o valor contábil do Aviso de Crédito no campo Quantia.


32

• Clicar na aba “4 Pagamentos Programados” verificar se o Contas a Pagar programou os vencimentos para o Aviso de Crédito usando a Quantia da NFF, as Condições de Pagamento e a Data de Vencimento.


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Tópicos


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Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



34

Na janela “NFFs” escolha “Pagamento Antecipado” para o “Tipo de NFF”.

Informe:• O “Fornecedor” ou o “Número do Fornecedor”.• O “Local do Fornecedor” para o qual você criará o Pagamento Antecipado

referente ao Adiantamento.• A “Data da NFF” ou aceite o default de Contas a Pagar (data atual) escolhendo

[TAB].• Um “Número” para a NFF de Pagamento Antecipado ou aceite o default de

Contas a Pagar (a data atual do sistema) escolhendo [TAB].• Uma “Quantia de NFF” e inclua todas as informações básicas sobre a NFF.• A “Descrição” da sua NFF.• Informe as “Condições de Pagamento”.

NFFsAdiantamento

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NFFsAdiantamento

36

• Clicar o botão “Classif. Contábeis” ,informar o valor contábil no campo “Quantia e verificar se a “Data GL” e as Classificações Contábeis foram

preenchidas automaticamente.

NFFsAdiantamento

37

• Clicar na aba “4 Pagamentos Programados” verificar se o Contas a Pagar programou os vencimentos para o Adiantamento usando a

Quantia da NFF, as Condições de Pagamento e a Data de Condições.

NFFsAdiantamento

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Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



39

• Payables > Invoice > Entry > Invoice


40

Selecionar a(s) NFF(s), na janela NFFs, selecione a(s) NFF(s) e clique o botão “Ações.”


41

Na janela “Ações de NFF”, selecionar “Pagar Integralmente...” e em seguida o botão “OK”.

Nesta janela poderão ser executadas as seguintes ações principais:

•Validar, que significa tornar a NFF apta para pagamento;

•Cancelar NFFs;

•Aplicar/Desaplicar Pagamento Antecipado, que abrirá a transação de aplicação de adiantamentos à NFF;

•Pagar Integralmente. ATENÇÃO: Pagar Integralmente significa liquidar todos os pagamentos programados para a NFF;

•Criar Entradas Contábeis, que gera a contabilização do AP, que será enviada à Contabilidade.

•Opcionalmente, também poderá ser executada a ação “Liberar Retenções”.


42

Na janela “Pagamentos”, escolher “Rápido” ou “Manual” para o Tipo de pagamento.

Pagamento “Manual” refere-se a um pagamento efetuado fora do Sistema Contas a Pagar, sendo necessário a sua baixa dentro do sistema.

O Pagamento “Rápido” refere-se a um pagamento via cheque.


43

Na janela “Ações de Pagamento”, selecione “Formatar”. O sistema selecionará automaticamente a opção “Imprimir Aviso de Remessa”.


44

• Se desejar acompanhar o processo de pagamento, selecionar no menu principal a opção “Verificar > Solicitações”, que abrirá a janela “Localizar Solicitações”.

• Clique o botão “Localizar” para abrir a janela “Solicitações”.


45

Na janela de “Solicitações” as solicitações que executam a formatação do pagamento são:• Aviso de Remessa em Separado• Formato de Cheque do Payables – Brasil• Gerente de Processamento do Pagamento

•Clicando o botão “Renovar Dados”, será possível ver quando a formatação for encerrada.

•Clicando o botão “Verificar Saída” será possível visualizar os relatórios gerados.


46

Este procedimento (Pagamento de Nota Fiscal) também poderá ser executado clicando o botão “Pagar...” na aba “4 Pagamentos

Programados”.


47

A diferença reside no fato de que, o procedimento descrito anteriormente liquida INTEGRALMENTE a NFF, ou seja, todos os seus pagamentos programados. Quando partimos da aba “4 Pagamentos Programados”,

a liquidação aplica-se somente ao(s) pagamento(s) selecionado(s)


48


Tópicos


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Fornecedor




NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



49

• Consultar pagamento antecipado, na janela NFFs e clicar o botão “Ações”


50

• Navegar até a janela “Ações de NFF”. Selecionar “Aplicar/Desaplicar Pagamento Antecipado” e clicar o botão “OK”


51

• Informe a quantia a ser aplicada a cada NFF. • Opcionalmente, altere a Data GL, que será a data contábil das novas classificações contábeis de

Pagamento Antecipado que o Contas a Pagar criará quando aplicar o pagamento antecipado• Escolha o botão “Aplicar/Desaplicar” para aplicar as quantias de pagamento antecipado

especificadas.


52

• O Adiantamento foi aplicado ao Relatório de Despesas sobrando um saldo a ser reembolsado pelo funcionário “Quantia Disponível”.


53


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Fornecedor




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Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



54

• Este procedimento abrange a elaboração, a impressão, a assinatura e o envio dos pagamentos (eletrônicos / borderô/cheques) no processo de lote.

• Esta atividade é executada diariamente e abrange a estimativa de necessidades de caixa e a geração de pagamentos.

Processando Lotes

55

Na janela Lotes de Pagamentos, informe:• A Conta Bancária.• Selecione um Documento de pagamento.• Informe uma Data de Pagamento.• Defina os seus critérios de seleção de NFF. • (Opcional) Informe o Grupo de Pagamento. • Confirme a opção “Pagar Até a Data”.• (Opcional) Escolha as suas Prioridades de pagamento.

Processando Lotes

56

• Selecione “Selecionar NFFs” e “Criar Pagamentos” para que o Contas a Pagar selecione as NFFs e desenvolva os pagamentos.

• Selecione “Imprimir Registro Preliminar” para que o Contas a Pagar imprima o relatório preliminar com as NFFs selecionada para pagamento. (Opcional)

Processando Lotes

57

• Na janela “Lotes de Pagamentos” clicar o botão “Pagamentos”. • Navegar até a janela “Modificar Lotes de Pagamentos”

Processando Lotes

58

• Na janela “Modificar Lote de Pagamentos”, verifique as NFFs selecionadas para pagamento no lote atual.

• Para remover uma NFF de um lote de pagamentos, consulte o nome do Fornecedor e o Local. O Sistema Contas a Pagar exibirá as NFFs para o local do fornecedor que foram selecionadas para o lote de pagamentos. Para remover uma NFF do lote, selecione “Não” para a opção “Pagamento”.

• Clicar o botão “Elaborar” e desenvolver novamente o lote de pagamentos.

Processando Lotes

59

• Clicar o botão “Ações...” e Navegar até a janela “Ações de Lote de Pagamentos”.• Selecione “Formatar Pagamentos” e clicar o botão “OK”.

Processando Lotes

60

• Clicar o botão “Ações”• Navegar até a janela “Ações de Lote de Pagamentos”.

Processando Lotes

61

• Selecione “Confirmar Lotes de Pagamentos” e “Imprimir Registro Final” e clicar o botão OK”.

Processando Lotes

62

• Na janela “Confirmar Lote de Pagamentos”, informe as faixas de números dos pagamentos formatados com sucesso e selecione o status “Impresso”.

• Clicar o botão “Confirmar”.

Se for Lote de Pagamento Escritural (Eletrônico) formate o arquivo de pagamento eletrônico de acordo como os parâmetros do banco a ser utilizado.

Processando Lotes

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Fornecedor




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Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



64

• Conta a Pagar > Pagamentos Eletrônicos> Formatar Lotes de Pagamentos

Formatando Lotes

65

• Na janela “Formata Lote de Pagamento”, selecionar a conta bancária pagadora.• Para gerar o arquivo para o banco, selecione o lote gerado e clicar no botão

“Concorrente”• Se preferir gerar um único arquivo para o banco, contendo todos os títulos dos vários

lotes de pagamento gerados basta selecioná-los e acionar o botão “Concorrente”.

Formatando Lotes

66

• O arquivo gerado terá como nome o número do banco, a data de processamento (YYMMDD) e a hora de processamento (HH24MISS).

• Se desejar, altere o nome do arquivo.• O diretório onde o arquivo deverá ser gravado também poderá ser modificado.

• Utilize a janela “Solicitações” para acompanhar a execução do programa

concorrente.

Formatando Lotes

67


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NFFs - Adiantamento



Processando Lotes

Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



68

• Este procedimento abrange o processamento dos Arquivos de Retorno Bancário

• Importação do Arquivo de Retorno

*** Utilizar um aplicativo de transferência para copiar o arquivo de retorno para o servidor do Oracle.

Retorno Bancário

69

• No exemplo abaixo, foi utilizado o programa CORE FTP Lite.– - No painel à direita, navegar até o diretório onde deseja gravar o arquivo. No

exemplo, o diretório é /usr/tmp.– - No painel à esquerda, navegar até o diretório onde se encontra o arquivo de

retorno.– - Para transferir, selecionar no painel à esquerda o(s) arquivo(s) desejado(s).

• - Em seguida, clicar o botão . O(s) arquivo(s) selecionado(s) será(ão) transferidos para o diretório do painel à direita

Retorno Bancário

70

• Contas a Pagar > Outro > Solicitações > Executar

Retorno Bancário

71

• Navegar até a janela “Submeter uma Nova Solicitação” e selecionar a opção “Solicitação Única”. Clicar no Botão “OK”.

Retorno Bancário

72

• Informar “Programa - Retorno Bancário do Oracle Payables” como “Nome” da solicitação. Pressionar [TAB].

Retorno Bancário

73

Informar os parâmetros para a importação de NFF’s:• Número do Banco (Obrigatório): • Localização do Arquivo (Obrigatório): <diretório no servidor Oracle onde se

encontra o arquivo>• Nome do Arquivo (Obrigatório)Clicar o botão “OK”

Retorno Bancário

74

• Clicar no botão “Submeter”

Retorno Bancário

75

• Navegar até a solicitação informada anteriormente. Clicar o botão “Verificar Saída”.

• Verificar no relatório o resultado da importação de dados. Se existirem exceções, as mesmas deverão ser encaminhadas para a origem a fim de serem corrigidas.

Retorno Bancário

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Emitir o Relatório de Retorno Bancário de Pagamentos • Contas a Pagar > Outro > Solicitações > Executar ou Verificar (ou

Exibir) > Solicitações

Retorno Bancário

77

• Navegar até a janela “Localizar Solicitações” e clicar o botão “Submeter uma Nova Solicitação”.

Retorno Bancário

78

• Selecionar a opção “Solicitação Única”. Clicar no Botão “OK”.

Retorno Bancário

79

• Informar “Relatório - Retorno Bancário de Pagamentos” como “Nome” da solicitação. Pressionar [TAB].

Retorno Bancário

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Informar os parâmetros para a importação de NFF’s:• Número do Banco: (Obrigatório): • Conta de: (Obrigatório)• Conta Até: (Obrigatório)• Lote: (Opcional)• Status do Lote: (Opcional)• Status do Pagamento: (Opcional)Clicar o botão “OK”

Retorno Bancário

81

• Clicar no botão “Submeter”

Retorno Bancário

82

Processamento do Arquivo de Retorno • Pagamentos Eletrônicos> Retorno bancário > Retorno Bancário de

Pagamento

Retorno Bancário

83

• Na janela “Retorno Bancário” informe o número do Lote de Pagamento para verificar o retorno dos Pagamentos que foram enviados ao banco.

Retorno Bancário

84

• São exibidos todos os pagamentos contidos no Lote informado anteriormente.

Retorno Bancário

85

• Para verificar o Status e Ocorrência de um pagamento, selecione o fornecedor e clique o botão ao lado do “Local”.

Retorno Bancário

86

• Clicar no botão ao lado do “Status” para consultar Informações sobre o Pagamento

Retorno Bancário

87

• Se o Pagamento estiver com “Status de Rejeitado” o mesmo deverá ser cancelado do Lote.

• 4.5.1- Marcar o titulo a ser cancelado e clicar o botão “Cancela Pagamentos” e informar a Data GL “Data Contábil”.

Retorno Bancário

88

• Se tiver mais de um título para o fornecedor clicar o botão “Marcar Rejeitados” e depois o botão “Cancela Pagamentos” e informar a Data GL “Data Contábil”.

Retorno Bancário

89

• Nesta tela pode também verificar qual o motivo da rejeição clicando sobre o campo ‘Ocorrência’ e será disponibilizada uma tela para ser consultada a Ocorrência do pagamento.

Retorno Bancário

90

• Tela de Consulta da Ocorrência do Pagamento.

Retorno Bancário

91


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Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



92

• Este procedimento abrange o acréscimo, alteração e desativação de informações de grupos de pagamentos.

• Esta atividade abrange:– a adição de novo grupo de pagamentos.– a alteração de informações do grupo de pagamentos.– a inativação do grupo de pagamentos.

Grupo de Pagamento

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• Contas a Pagar > Configurar > Pesquisas > Compras

Grupo de Pagamento

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• Localizar os “Grupos de Pagamentos válidos” ou “PAY GROUP” e informar no corpo principal o Código,

Significado e Descrição.

Grupo de Pagamento

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Formatando Lotes

Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



96

• Este procedimento abrange o acréscimo, alteração e desativação de informações bancárias dos bancos e das contas bancárias.

• Esta atividade abrange:– a adição de novas contas bancárias– a alteração de informações das contas bancárias atuais– a inativação de contas bancárias

Contas Bancárias

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• Conta a Pagar > Configurar > Pagamento > Bancos

Contas Bancárias

98

• Localizar o Banco e Agência.(Se o banco e agência existir). Caso contrário, cadastrar o Banco e Agência.

Contas Bancárias

99

• Informar o endereço da agência

Contas Bancárias

100

• Informar o nome da Conta Bancária, este nome servirá de referência à conta bancária. É possível que você queira usar um nome que indique o uso da conta bancária. – Contas Internas são as contas da Empresa do Grupo, que serão

utilizadas nos pagamentos de títulos.– Contas de Fornecedor são as contas dos fornecedores para onde

serão direcionados os pagamentos dos títulos.• Informar as contas contábeis• Se a conta corrente for de fornecedor, atribua a conta bancária ao

fornecedor.

Contas Bancárias

101

Contas Bancárias

102

• Clique o botão “Documentos de Contas a Pagar”.– DOCUMENTOS DE PAGAMENTO são os documentos que poderão ser

usados nos pagamentos que utilizem uma determinada conta interna.

Contas Bancárias

103

• Informe os dados necessários para gerar os números dos pagamentos.

Contas Bancárias

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Retorno Bancário

Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



105

• Contas a Pagar > Configurar > NFF > Gabaritos de Relatórios de Despesas


106

• Criar um Gabarito de Despesas Digitar o “Nome do Gabarito de

Despesas” e a “Descrição”.

Marcar o campo “Ativar para Despesa da Internet”. Se esse campo não for ativado, não será possível utilizar esse Gabarito de Despesa no Módulo iExpense.

Digitar o campo “Item de Despesa” com o nome da despesa.

Observação: Para os campos em que é necessário digitar as informações, utilizar letras maiúsculas e sem uso de sinal (acentuação, vírgula, hífen, etc). Exemplo: RELATORIO DE DESPESAS (Nome do Gabarito) ESTACIONAMENTO (Itens de Despesa)


107

• Selecionar a opção “Diversos” para os campos “Categoria de Despesa” e “Tipo do Item”


108

• Utilizar a barra de rolagem para preencher o campo “Conta GL”.• Clicar o botão do lado direito para visualizar as informações.


109

• Preencher somente os campos “Empresa” e “Conta Contábil”. Os demais campos devem permanecer em branco.

• Clicar o botão do lado direito para selecionar a empresa.


110

• Clicar o botão do lado direito para visualizar as Contas Contábeis.


111

• Selecionar a Conta Contábil e clicar no botão “OK”.


112

• Clicar no botão “OK”.


113

• Após relacionar todos os Itens de Despesas, salvar o Gabarito.


114


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Formatando Lotes

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Grupo de Pagamento

Contas Bancárias



115

• Este procedimento visa evitar acúmulo de correções para o fechamento mensal do Sistema de Contas a Pagar, semanalmente e mensalmente os responsáveis pelo módulo AP, deverão extrair os seguintes relatórios.

• Contas a Pagar > Solicitações > Executar

• Executa as seguintes solicitações para controle do fechamento mensal do Calendário do Sistema de Contas a Pagar:

– Importação da Interface Aberta de Contas a Pagar – Aprovação das Contas a Pagar– Relatório de NFF´s em Retenção– Processo Contábil do Payables– Relatório de Transações não Contabilizadas– Transferência do Payables para o General Ledger


116

• Verificar cada um dos relatórios, checando as transações de lançamentos pendentes do período que se deseja fechar, pois se houver qualquer tipo de erro, não será possível executar o fechamento do período.

• Se houver lançamentos com problemas, você deverá corrigir todos os lançamentos com problemas e re-executar todos os relatórios definidos no Fechamento do Contas a Pagar.

• Se não houver nenhum lançamento com problema, o Contas a Pagar esta pronto para o Fechamento Mensal.


Dúvidas

ObrigadoAccenture do Brasil Ltda.

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