Actualizacion MECI.pdf

FORTALECIMIENTO DEL

CONTROL INTERNO

2014

1. Marco legal del Sistema de Control Interno

2. Justificacin de la actualizacin

3. Metodologa utilizada para la actualizacin

4. Estructura general

5. Principales cambios

6. Fases de la actualizacin

7. Roles y Responsabilidades.

Agenda







7. Roles y Responsabilidades

Agenda

2. Marco Legal del Sistema

Constitucin Poltica artculos

209 y 269

Ley 87 de 1993

Decreto 1826 de 1994



Decreto 943 de 2014

Ley 489 de 1998










Agenda

El Gobierno Nacional, en procura del mejoramiento continuo,

consider necesario actualizar el MECI, con el fin de:

Modernizar y adecuar la herramienta de control de la

Administracin Pblica, a las normas y estndares

internacionales, teniendo en cuenta en otros aspectos que el

modelo COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission(referente Internacional) tuvo modificaciones COSO II - 2004 y COSO III -2006.

Adoptar los lineamientos internacionales frente a la revisin y

actualizacin de las normas tcnicas.

Producto de las evaluaciones realizadas a la poltica, y

teniendo en cuenta las inquietudes y sugerencias de las

Entidades con respecto a la implementacin y

fortalecimiento del modelo, se decide actualizar el MECI

Justificacin

Objetivo de la actualizacin

Justificacin





5. Principales cambios.



Agenda

Metodologa Utilizada para la Actualizacin

1. Grupos focales (17) Entidades Nacionales, Territoriales, Organismos de Control y otras Ramas del Poder Pblico (200 recomendaciones)

2. Elaboracin documento propuesta de actualizacin preliminar

3. Validacin (Jefes de Control Interno y prueba piloto 150 recomendaciones)

Metodologa Utilizada para la Actualizacin

4. Revisin de expertos (IIA, Universidad de Antioquia, Alcalda de Medelln, miembros Consejo Asesor)

5. Consulta Pblica (ms de 100 recomendaciones)

6. Consolidacin documento final y aprobacin por parte del Consejo Asesor








Agenda

Estructura del Modelo MECI INICIAL y MECI Actualizado

Cambios estructura








Agenda

Se hicieron transversales:

Componente Informacin

Componente Comunicacin

Estilo de Direccin

Manual de Operacin

Se fusionaron:

Autoevaluacin del Control y

Autoevaluacin de la Gestin

Plan de Mejoramiento Institucional, por

Procesos e individual (Conceptualmente)

Evaluacin Independiente y Auditora Interna

Estn contenidos:

Procedimientos en Modelo de Operacin

por Procesos

Controles en Valoracin del Riesgo

Principales cambios

Se genera un Capitulo de etapas de

transicin cuyo objetivo es mostrar a

las entidades los pasos para adoptar la actualizacin del MECI

Se incluyen Consejos para la Prctica que

facilitarn el fortalecimiento del

Modelo al interior de las entidades, y las definiciones de los

principales conceptos del Modelo.

Se muestra en el desarrollo del documento los

productos mnimos para cada uno de los elementos al igual que observaciones

Principales cambios

ELEMENTO PRODUCTOS MNIMOS OBSERVACIONES

Acuerdos Compromisos y

Protocolos ticos

Documento con los principios

y valores de la entidad.

Carta de valores y polticas

ticas de la entidad, declogo

de tica, cdigo de tica, etc.

Acta de eleccin de valores

por concertacin entre las

diferentes dependencias.

Acto administrativo que adopta

el documento con los

principios y valores de la

entidad.

Resolucin, Acta u otro Acto

Administrativo que permita

evidenciar la adopcin de los

principios y valores de la

entidad

Estrategias de socializacin

permanente de los principios y

valores de la entidad

Instrumentos, herramientas,

eventos de difusin y/o dems

actividades que demuestren la

socializacin y difusin de los

principios y/o valores

adoptados por la entidad.

(Cartillas, Correos

electrnicos, Cartelera de la

entidad, Concursos,

Actividades entre otros.)

Productos mnimos

Consejos para la prctica

Aspectos diferenciadores de la actualizacin MECI

1. MDULO DE CONTROL DE PLANEACIN Y GESTIN

1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Estructura final

Se han realizado actividades de actualizacin del documento tico que involucren a los servidores de la entidad?

Se socializa el documento tico en las actividades de induccin y reinduccin? De que manera se asegura su comprensin?

La oficina de Control Interno ha realizado seguimiento a la vigencia, socializacin y comprensin del documento tico?

Cmo se evidencia que el talento humano se gestiona de manera eficaz y eficiente?

Cmo se obtiene informacin sobre las necesidades con respecto al talento humano

Se tiene actualizada la normatividad sobre talento humano? Cmo se asegura la actualizacin?


1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos.

1.2.2 Modelo de Operacin por Procesos

1.2.3 Estructura Organizacional

1.2.4 Indicadores de Gestin

1.2.5 Polticas de Operacin

Estructura final

Se priorizan las necesidades, expectativas y peticiones de los interesados teniendo en cuenta la razn de ser de la entidad, su misin, visin y objetivos estratgicos?

En la induccin y reinduccin se hace referencia a los procesos de la entidad, socializando su caracterizacin, los procedimientos que los componen y los indicadores que se han definido para cada uno de ellos?

los niveles jerrquicos permiten que se tomen decisiones segn las responsabilidades definidas?

Los indicadores brindan informacin que permita la toma de decisiones?

Se revisan peridicamente las polticas de operacin definidas?


1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

1.3.1 Polticas de Administracin del Riesgo

1.3.2 Identificacin del Riesgo

1.3.3 Anlisis y Valoracin del Riesgo

Estructura final

Cmo se asegura la comprensin de la poltica de riesgos por parte de los servidores pblicos?

Se realiza actualizacin de la poltica de riesgos cuando hay cambios en le entorno o al interior de la entidad?

Los riesgos identificados se revisan peridicamente?

La entidad cuenta con mecanismos para dar a conocer los riesgos identificados?

Se cuenta con tablas de probabilidad e impacto adaptadas para la entidad?

Se revisan los controles con una frecuencia determinada?


2. MDULO DE EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL

2.1.1 Autoevaluacin del control y gestin

2.2 COMPONENTE AUDITORA INTERNA

2.2.1 Auditora Interna

2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

2.3.1 Plan de Mejoramiento

Estructura final

Se fomenta la cultura del autocontrol en la entidad?

Se realizan ejercicios de autoevaluacin con una frecuencia definida?

La Oficina de Control Interno cuenta con recursos suficientes para cumplir con su labor?

Se tienen definidas las competencias para los miembros de la Oficina de Control Interno ?

Se tiene en cuenta que los planes de mejora incluyan acciones correctivas y no correcciones?

Se hace seguimiento a la efectividad de las acciones del plan de mejoramiento?


3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN

Estructura final

La informacin y comunicacin son el soporte de la toma de decisiones de la entidad?

Se cuenta con mecanismos de captura y procesamiento de la informacin?

Se actualizan las tablas de retencin documental?

Se han realizado acciones que permitan conocer la efectividad de los canales de comunicacin?

Cmo se garantiza que se conoce y aplica la poltica de informacin y comunicacin?









Agenda

Las entidades y organismos que cuentan con un Modelo implementado, dentro de

los siete meses siguientes a la publicacin del decreto debern realizar los ajustes

necesarios para adaptar los cambios surtidos en la actualizacin del MECI.

Conocimiento Tiempo: 1 mes Fase I Diagnstico Tiempo: 1 mes Fase II Planeacin de la Actualizacin. Tiempo: 1 mes Fase III Ejecucin y Seguimiento Tiempo: 3 meses Fase IV Cierre. Tiempo: 1 mes Fase V

Fases para la actualizacin

Fase de Cierre

Fase de Ejecucin y Seguimiento

Fase de Planeacin de la

Actualizacin

Fase de Diagnstico

Fase Conocimiento

Revisin lineamientos sobre la actualizacin. Capacitacin a los funcionarios sobre el

proceso a llevar a cabo para la actualizacin.

Identificar los cambios. Autoevaluacin al SCI actual

(Anexo 4).

Plan de trabajo producto del diagnstico realizado.

Seguimiento acorde con el plan de trabajo y la priorizacin de

actividades.

Balance final donde se compara el diagnstico inicial y lo

ejecutado, dando cuenta del

proceso de actualizacin.

Capacitacin a los funcionarios.

Transicin para la

Actualizacin

Entidades creadas dentro del ao anterior a la publicacin del decreto de

actualizacin:

Informacin y Comunicacin Modelo de Operacin por procesos Planes, Programas y Proyectos Polticas de operacin Estructura organizacional Indicadores de Gestin

Fase I

(6 Meses)

Acuerdos, compromisos y protocolos ticos Desarrollo del Talento Humano

Fase II

(3 Meses)

Polticas de Administracin del Riesgo Identificacin del Riesgo Anlisis y Valoracin del Riesgo

Fase III

(6 Meses)

Autoevaluacin Institucional Auditora Interna Planes de Mejoramiento

Fase IV

(3 meses)

Fases para la implementacin

Las entidades que se creen con posterioridad a

la publicacin del decreto debern implementar

el Modelo Actualizado siguiendo las fases

sealadas en el numeral primero; el plazo para

su implementacin se contar 6 meses

despus de la creacin de su planta de

personal.

Fases para la implementacin

1. Objetivos de la sesin








Agenda

Roles y Responsabilidades

Responsable de la implementacin y fortalecimiento Facilitar los recursos necesarios Designar el Representante de la alta Direccin

Alta direccin

Recomendar pautas para la implementacin y fortalecimiento Estudiar el estado del Sistema de Control Interno Aprobar programa de Auditora Velar por la implementacin de Controles

Comit de Coordinacin

de Control Interno

Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementacin y/o fortalecimiento

Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control

la aprobacin de las actividades para el fortalecimiento del MECI,

Representante de la Alta Direccin

Roles y Responsabilidades

Apoyar el proceso de implementacin y fortalecimiento del Modelo. Asesorar a las reas de la entidad en la implementacin y

fortalecimiento

Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas para la implementacin y fortalecimiento

Equipo MECI

Evaluacin del estado de la implementacin y fortalecimiento Seguimiento al cumplimiento y efectividad de los planes de

mejoramiento

Sugerir que se realicen acciones de mejora Asesora permanente

Oficina de Control Interno

Responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo.

Supervisin continua a la eficacia de los controles Autoevaluacin permanente a los resultados de su labor Tomar acciones que permitan el ejercicio del autocontrol en sus

puestos de trabajo

Servidores Pblicos

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP

www.dafp.gov.co E-mail: [email protected]

Documents

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