Administrativno i Kanc.poslovanje-skripta

ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO

POSLOVANJE

Docent dr Slavica Lukić

Literatura

• Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje – udžbenik

• Zakonski i podzakonski propisi iz oblasti administrativnog i kancelarijskog poslovanja

Sadržaj predmeta• Prvo poglavlje - Kancelarijsko poslovanje• Drugo poglavlje – Organizacija prijema stranaka• Treće poglavlje – Upravni postupak i upravni spor• Četvrto poglavlje – Pečati• Peto poglavlje – Arhivska djelatnost• Šesto poglavlje - Kulturna dobra• Sedmo poglavlje – Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa• Osmo poglavlje – Elektronsko poslovanje• Deveto poglavlje – Takseno poslovanje• Deseto poglavlje – Povremeni poslovi • Jedanaesto poglavlje – Odgovornosti u kancelarijskom

poslovanju

Istorijat kancelarijskog poslovanja

• Razvoj kancelarijskog poslovanja tekao sa razvojem društva

• Postojalo je i prije donošenja propisa• Prvi propis – 1931.g. – Poslovnik za opšte

upravne vlasti – regulisan je cjelokupan postupak sa aktima

• Drugi svjetski rat je prekinuo kontinuitet razvoja


• Uputstvo o uvođenju jednoobraznog djelovodnika za poslove opšte administracije – 1950.g. – regulisao samo način vođenja djelovodnog protokola

• Elaborat “Organizacija kancelarijskog poslovanja u državnoj administraciji” – 1955.g. – regulisao obavezu vođenja pored djelovodnika i predmetnog registra, interne dostavne knjige, kurirske knjige i ekspedicione knjige


• Prva Uredba o kancelarijskom poslovanju i uputstva za njeno izvršenje – 1957.g. koje se usavršava razvojem društva

Kancelarijsko poslovanje danas

• Najvažnija pomoćna djelatnost organa i organizacija

• Kancelarijsko poslovanje obuhvata:- evidentiranje - čuvanje - klasifikovanje i arhiviranje materijala primljenog

i nastalog u radu organa ili organizacija- kao i druge radnje, vezane za njihovo

poslovanje


• Za rad u državnim organima Vlada je donijela:

- Uredbu o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave

- Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave


• Kancelarijsko poslovanje je uređeno i drugim:

• Nearhivskim • Arhivskim i• Međunarodnim propisima


• Nearhivski propisi u Republici Srpskoj su:

• Uredba o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave

• Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave

• Zakon o administrativnoj službi u upravi RS• Zakon o opštem upravnom postupku


• Zakon o republičkoj upravi• Zakon o pečatima• Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i

prepisa• Zakon o administrativnim taksama• Zakon o posebnim republičkim taksama• Zakon o sudskim taksama


• Nearhivski propisi na nivou BiH:• Zakon o upravi• Odluka o kancelarijskom poslovanju• Zakon o upravnim sporovima BiH• Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskih

poslova ministarstava, službi, institucija i tijela Vijeća ministara BiH

• Zakon o pečatu institucija BiH


• Arhivski propisi na nivou RS:• Zakon o arhivskoj djelatnosti• Zakon o kulturnim dobrima• Pravilnik o opštim uslovima čuvanja

dokumentarne građe u digitalnom obliku i posebnim uslovima čuvanja specifične dokumentarne građe

• Pravilnik o uslovima i načinu primopredaje javne arhivske građe između imaoca i Arhiva RS


• Pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe

• Pravilnik o prostornim, kadrovskim i finansijskim uslovima za osnivanje i početak rada arhiva

• Pravilnik o opštim i posebnim uslovima čuvanja javne arhivske građe


• Arhivski propisi na nivou BiH:• Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe

u Arhivu BiH i registraturske građe u institucijama BiH


• Međunarodni propisi o zaštiti kulturnih dobara:

• UNIDROIT-ova konvencija o ukradenim ili nezakonito izvezenim kulturnim dobrima

• Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba

Organizacija kancelarijskog poslovanja

• Kancelarijsko poslovanje vodi se po načelima:• Obaveznosti• Sveobuhvatnosti• Urednosti• Ekonomičnosti• Jednostavnosti• Tačnosti• Ekspeditivnosti• Racionalnosti• Čuvanja vitalne dokumentacije


• U užem smislu kancelarijsko poslovanje obuhvata:• Primanje akata - pošte• Otvaranje akata – pošte• Pregledanje i raspoređivanje akata – pošte• Zavođenje akata – pošte• Združivanje akata i dostavljanje u rad• Administrativno-tehničko obrađivanje akata• Otpremanje pošte• Razvođenje akata• Arhiviranje i čuvanje akata


• Primanje akata• Na jednom mjestu – pisarnica• U toku cijelog radnog vremena• Putem knjige primljene i dostavljene pošte


Knjiga primljene pošte

r/br Datum upisa

Broj Pošiljalac - primalac

Potvrda prijema

Akta Preporuke

Prezime i ime - naziv

Mjesto Datum Potpis


• Pošta može da se prima:• Neposredno od stranke• Putem poštanske službe• Putem dostavljača


Službeniku je najjednostavnije primiti poštu neposredno od

stranke, jer može odmah uvidjeti eventualne

nedostatke, upoznati stranku s njima i uputiti stranku kako da otkloni

nedostake.

Ako organ ili organizacija prima poštu putem

dostavljača, službenik je dužan potvrditi prijem na dostavnici ili povratnici, dostavnoj knjizi, ili kopiji podneska čiji se original

prima upisivanjem datuma i tačnog vremena prijema

podneska. Ukoliko službenik za prijem pošte nije

ovlašten za otvaranje pošte prijem će potvrditi na koverti takve pošte.

Prijem pošte putem poštanske službe vrši se po propisima za rad poštansko-

telegrafskog saobraćaja. Prilikom primanja odnosno

podizanja pošte iz poštanskog pregratka,

ovlašćeni službenik pisarnice ne smije podići

vrijednosnu ili preporučenu pošiljku ako utvrdi da je ona oštećena. U tom slučaju on

će od odgovornih poštanskih službenika

zahtijevati da se obim i vrsta oštećenja komisijski utvrde i tek poslije toga će preuzeti

pošiljku.


Primjer obavještenja______________________________(Naziv organizacije)_____________________________(Broj i datum)

OBAVJEŠTENJE O POMJERANJU ROKA ZA RJEŠEVANJE ZAHTJEVA

Vaš zahtjev broj: __________________________ od _________________g. radi ____________________________________________________________________

(Sadržaj zahtjeva)Neće biti riješen u roku označenom na potvrdi koju ste dobili prilikom predaje zahtjeva, već

najduže do ______________ iz slijedećih razloga ________________________________________________________________________________________________

Ako rješenje ne dobijete do ovog roka, imate pravo podnijeti žalbu drugostepenom organu _____________________________ putem ovog organa – organizacije.

Ovlašteni službenik:

_________________________


• Otvaranje pošte• Paziti da se ne ošteti sadržaj, ne pomiješaju

prilozi i slično• Provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na

koverti slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta

• Da li su priloženi prilozi naznačeni na aktu• Da li se može utvrditi pošiljalacZa sve nedostatke sačiniti službenu zabilješku


ZABILJEŠKAPrilikom otvaranja koverte upućene od _________________

utvrđeno je da se u koverti sa oznakom broj ______________ nalaze samo akti broj __________, a da nema akta broj _____.

Koverta se prilaže ovoj zabilješci.

_____________ (mjesto), datum ___________g.

Ovlašteni službenik pisarnice:_______________________


Otvaranje pošte• Poštu otvara službenik nadležan za otvaranje pošte• Povjerljivu i strogo povjerljivu poštu otvara starješina organa ili

organizacije ili službenik koji je za to ovlašćen• Vrijednosne pošiljke otvara službenik odgovoran za materijalno-

finansijsko poslovanje ili posebno ovlašćen službenik• Pošta u vezi sa licitacijama, konkursima i sl. otvara se na mjestu,

u vremenu i na način utvrđen posebnim propisom ili odlukom• Pošta naslovljena na ličnost neotvorena se upućuje licu kojem je

upućena (ako se radi o službenom aktu vraća se u pisarnicu radi evidentiranja)

• Elektronsku poštu otvara službenik ovlašćen za pristup elektronske adrese organa ili organizacije


Pregled i raspoređivanje pošteAkti se razvrstavaju na:• Akte upravnog postupka• Ostale akte – akte neupravnog postupka


Pošta se razvrstava na:• Ličnu poštu• Neslužbenu i službenu poštu• Redovnu i hitnu poštu• Običnu i povjerljivu poštu• Predmete upravnog i predmete

neupravnog postupka


• Nakon razvrstavanje vrši se signiranje• Signiranje vrši rukovodilac organa ili organizacije• Na svaki akt u gornjeg desnom uglu prve

stranice akta upisuje se oznaka organizacione jedinice ili radnog mjesta kojem će se akt dostaviti

• Organizaciona jedinica ili radno mjesto označavaju se arapskim brojevima od 01 na dalje koji su posebnim rješenjem označeni


Zavođenje akata• Akti se zavode istog dana kada su primljeni• Ako nisu zavedeni istog dana onda najkasnije prvog

narednog radnog dana, prije zavođenja nove pošte• Na akt se stavlja otisak prijemnog štambilja u gornjem

desnom uglu prve stranice akta, ako nema mjesta na drugo slobodno mjesto da ne prekrije tekst

• Ako nigdje na prvoj stranici nema mjesta stavlja se na poleđini akta u lijevom gornjem uglu

• Ako ni na poleđini nema mjesta na posebnom komadu papira – format A5 i pričvršćuje za akt

• Prijemni štambilj se ne stavlja na priloge• Prijemni štambilj se stavlja i na primljene račune


Formati Formati Dimenzije u mm

A0 841 x 1188

A1 594 x 841

A2 420 x 594

A3 297 x 420

A4 210 x 297

A5 148 x 210

A6 105 x 148

A7 74 x 105

A8 52 x 74

A9 37 x 52

A10 26 x 37



Raspored zavođenja• Prvi se zavode hitni akti i akti sa rokovima

rješavanja• Odmah po zavođenju dostavljaju se u rad• Ostali akti se upisuju po redosledu

primljenih akata


Knjige evidencije• Djelovodnik predmeta i akata• Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu• Upisnik prvostepenih predmeta upravnog

postupka• Upisnik drugostepenih predmeta upravnog

postupka• Arhivska knjigaSve knjige se zaključuju na kraju kalendarske godine


Pomoćne knjige evidencije• Baza podataka• Knjiga primljene i dostavljene pošte• Knjiga računa• Karton za dostavu službenih listova i časopisa• Imenički registar• Rokovnik• Interna dostavna knjiga• Knjiga otpreme pošte• Knjiga reversa


Djelovodnik Broj Predmet Podbroj Datum

prijemaPošiljalac Broj i

datumOrgani-zaciona jedinica

Razvod

Prenos Prezime i ime – naziv i mjesto

Datum Oznaka

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Prenos


• Ukoliko ima manje od 2000 predmeta godišnje vodi se skraćeni djelovodnik

Broj Organ.jedinica

i datum upisa

PošiljalacKratka sadržina

predmeta

Kretanje predmeta Primjedba


Kartoteka • Kartice su poprečnog formata A6 u pet boja• Bijela za akte koji nemaju svojstvo upravnog akta• Zelena za prvostepene upravne predmete po

zahtjevu stranke• Žuta za prvostepene upravne predmete po

službenoj dužnosti• Crvena za drugostepene upravne predmete• Plava za prvostepene i drugostepene upravne

predmete u kojima su uložena vanredna pravna sredstva


Karton predmetaKlasifikaciona ozaka Veza brojeva________________ __________Broj i godina Ime i prezime (naziva) Mjesto__________ ____________________ ______

Kratka sadržina predmeta____________________________________

Podaci o kretanju predmeta


Klasifikaciona oznaka označava:• Sadržaj• Mjesto• Oblik i• Vrijeme nastanka aktaKlasifikaciona oznaka može biti izražena:• Numeričkim• Alfabetskim i• Kombinovanim numeričko-alfabetskim znakom


Kao numerički sistem koristi se:• Niz prirodnih arapskih brojeva od 0 do 9 – u

računovodstvu, matičnim knjigama i sl.• Sistem univerzalne decimalne klasifikacije – u

bibliotekarstvu• Sistem obavezne decimalne klasifikacije –

propisan Uredbom o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave

• Proizvoljni numerički sistem klasifikacije – u preduzećima i ustanovama


• Alfabetski sistem je zasnovan na azbučnom ili abecednom redosledu – kod imenika, pregleda, registara i sl.

• Kombinovani numeričko-alfabetski sistem – kod telefonskih imenika i u pravosuđu


• Pregradni karton služi za razdvajanje kartica različitih klasifikacionih onaka

• Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se poseban pregradni karton

• Pregradni karton je formata A6


Pregradni karton


• Brojčani karton služi za označavanje rednih brojeva pod kojima su na kartici evidentirani predmeti u okviru kalendarske godine – format A6


Brojčani karton1 11 21 31 41 51 61 71 81 91

2 12 22 32 42 52 62 72 82 92

3 13 23 33 43 53 63 73 83 93

4 14 24 34 44 54 64 74 84 94

5 15 25 35 45 55 65 75 85 95

6 16 26 36 46 56 66 76 86 96

7 17 27 37 47 57 67 77 87 97

8 18 28 38 48 58 68 78 88 98

9 19 29 39 49 59 69 79 89 99

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100


Združivanje i spajanje akata• Poslije prijema akata u pisarnici i zavođenja u osnovne

evidencije, službenik pisarnice združuje akte sa predmetom u vezi sa kojim je i zaprimljen

• Na osnovu podataka iz kartoteke utvrđuje se gdje se predmet nalazi

• Dostavljanje novog akta OJ gdje se predmet nalazi vrši se putem interne dostavne knjige

• Ako je u pitanju arhivirani predmet, prvo se izuzima arhivirani predmet iz arhive, njemu se prilaže akt kojim se ponovo pokreće postupak, a kartica se vraća u aktivnu kartoteku


• Dostavljanje predmeta i akata u rad vrši se istog, a najkasnije narednog radnog dana po njihovom zavođenju i združivanju

• Dostavljanje se vrši putem interne dostavne knjige


Interna dostavna knjigaRedni broj

Datum upisa

Broj akta

Referent Vraćeno pisarnici Primjedba

Datum Potpis Datum Potpis

1 2 3 4 5 6 7 8


Administrativno-tehnička obrada akata• Rješava se hronološkim redom• Upoznavanje sa predmetom• Prikupljanje podataka i dokaza• Sačiniti zabilješku o prikupljenim podacima – ime i

prezime osobe od koje su podaci dobijeni, opis podataka, datum kada je sačinjena zabilješka, potpis službenika koji je sačinio zabilješku

• Pismeno obavijestiti stranku o nepotpunim podacima – rok dostavljanja potrebnih podataka

• Donošenje odgovarajućeg rješenja


Razvođenje predmeta i akata• Nakon donošenja rješenja akt se vraća pisarnici• Označiti akt ili predmet sa:- a/a i datum – kada su akti završeni i odlažu se u arhivu- R i datum – kada se akti upisuju u rokovnik i nastupom roka dostavljaju u rad- Brojčana oznaka OJ i datum – ako se akt ustupa drugoj OJ- I i datum – kada je riječ o izvornom rješenju

• Vraćaju se takođe putem interne dostavne knjige• Ispod sadržaja teksta sa lijeve strane službenik koji

je akt obrađivao unosi način otpreme – preporučeno, hitno, avionom i td.


Rokovnik predmeta• U rokovniku se vode nezaključeni predmeti prema

datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se riješi• Na dan roka predmeti se dostavljaju u rad• Ako je dan roka neradni dan dostavlja se jedan dan

ranije• Ako se akt koji pripada predmetu u rokovniku primi prije

isteka roka, združuje se sa predmetom i odmah dostavlja u rad

• Rokovnik može da bude fascikla ili orman sa označenim brojevima od 1 do 31 i “ostali rokovi”


Vraćanje predmeta pisarnici i otpremanje• Vraćanje predmeta pisarnici se vrši:- Putem knjige za otpremu pošte putem dostavljača- Putem knjige za otpremu pošte putem poštanske službe• Otprema povjerljive i strogo povjerljive pošte vrši se

zapečaćena sa rastopljenim pečatnim voskom i suvim žigom

• Ukoliko se traži potvrda o prijemu pošte dostavlja se dostavnica zajedno sa poštom

• Predmeti ili akti koji se istog dana otpremaju na istu adresu stavljaju se u istu kovertu


Knjiga otpremljene pošteRedni broj Broj i

datum otpreme

PRIMALAC Iznos poštarine

Potvrda prijemaIme i

prezime - naziv

Mjesto

1 2 3 4 5 6


Arhiviranje i čuvanje akata• Akti i predmeti čuvaju se u OJ ili kod referenta• Zaštita akata od oštećenja, nestanka ili neovlaštenog uvida• Organ je obavezan obezbijediti odgovarajuću prostoriju i

opremu za smještaj i čuvanje dokumentacije• Završeni predmeti odlažu se u priručnu arhivu, a

pripadajuća kartica u pasivnu kartoteku• Arhivirani predmeti sređuju se hronološkim redom njihovog

nastanka• Povjerljivi i strogo povjerljivi predmeti čuvaju se odvojeno od

obične dokumentacije

Načela kancelarijskog poslovanja

• Načelo tačnosti• Načelo ekspeditivnosti• Načelo jednostavnosti• Načelo preglednosti i urednosti• Načelo ekonomičnosti• Načelo budnosti

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

• Akt• Podnesak• Predmet• Prilog• Dosije• Fascikl• Omot• Pošta• Arhivska građa• Registraturski materijal• Arhiv• Arhiva• Arhivski depo• Pisarnica• Rokovnik predmeta• Rješenje• Djelovodni broj• Klasifikacioni znak


Akt• Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće,

dopunjava, mijenja, prekida ili završava neka radnja

• Razlikujemo: primljene i vlastite akte, itne i redovne akte

• Prema vrsti tajnosti podataka akti mogu biti označeni kao povjerljivi i strogo povjerljivi akti


Akt mora da sadrži:• Zaglavlje – naziv organa ili organizacije, broj akta, mjesto i

datum• Naziv i adresu primaoca• Kratak sadržaj predmeta• Sadržaj akta• Otisak službenog pečata• Potpis ovlaštenog licaPored obaveznih dijelova akt može da sadrži:• Vezu na broj ranijeg akta• Broj ili naziv priloga• Način otpreme akta• Kome se dostavlja akt


Forme službenog akta• Francuska ili evropska forma – koristi se

pri pisanju rješenja i zaključaka• Američka blok forma – koristi se pri

službenoj prepici


Francuska forma službenog akta__________________________________ zaglavljeRazmak 1 – 1,5 cmBroj: _____________Datum: ___________Razmak 6 – 8 cm______________ adresa primaoca______________ mjestoRazmak od 2,5 – 3 cmPREDMET: ________________VEZA: ________________________________________________________________________________________________________________

____________ sadržaj teksta službenog aktaPRILOGA: _______ navesti broj_______________ navesti način otpreme (preporučeno)

(M.P.) Funkcija i potpis:______________

Dostavljeno:1.________2.________3.________


Američka blok forma__________________________________ zaglavljeRazmak 1 – 1,5 cmBroj: _____________Datum: ___________ ______________ adresa primaoca______________ mjesto PREDMET: ________________VEZA: ____________________Rastojanje 3 – 4 cm_______________________________________________________________________________________________

sadržaj teksta službenog aktaPRILOGA: _______ navesti broj_______________ navesti način otpreme (preporučeno)

(M.P.) Funkcija i potpis:______________

Dostavljeno:1.________2.________3.________


Pod podnescima se podrazumijevaju:• Zahtjevi• Obrasci za automatsku obradu podataka• Prijedlozi• Prijave• Molbe• Žalbe• Prigovori


Podnesak mora da sadrži:• Organ kome se upućuje• Predmet na koji se odnosi• Zahtjev odnosno prijedlog• Ko je zastupnik ili punomoćnik• Ime, prezime i adresu podnosioca

podneska, zastupnika ili punomoćnika


Potvrda o prijemu podneska na zahtjev stranke

NAZIV ORGANA ILI ORGANIZACIJE

POTVRDAPotvrđuje se da je ____________________________ (ime i prezime –

naziv) dana __________g. podnio ovom organu – organizaciji ponesak ________________ (naziv i sadržaj podneska).

Datum, _____________g.Izdao:

__________________(potpis službenog lica)


• Predmet je skup akata i priloga koji se odnose na pitanje ili zadatak i čine jednu cjelinu

• Prvostepeni predmeti upravnog postupka – po službenoj dužnosti – omot označen plavom bojom

• Prvostepeni predmeti upravnog postupka – na zahtjev stranke – omot označen zelenom bojom

• Drugostepeni upravni predmeti – omot označen crvenom bojom

• Neupravni predmeti – omot označen bijelom bojom


• Prilog je dokument, tabela grafikon, crtež, fizički predmet i slično koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta


• Dosije je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fizičko lice i koji se čuvaju na istom mjestu

• Fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i slično u koje je složeno više predmeta ili više dosijea koji se čuvaju u tim fasciklima

• Omot služi da se predmeti i akti sačuvaju od oštećenja i čuvaju na jednom mjestu – košuljica ili papirni omot sa ivicom u boji kartice


• Arhivska građa je sav izvorni i reproducirani, pisani, crtani, štampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježen materijal od značaja za istoriju, kulturu i ostale društvene potrebe

• Registraturski materijali su spisi, stenografski i fonografski snimci, knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni ili nastali u organu ili organizaciji, dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok se iz njega ne odabere arhivska građa


Pisarnica je OJ ili radno mjesto gdje se vrši djelatnost:• Prijema, otvaranja, pregledanja i raspoređivanja pošte• Evidentiranja i združivanja akata• Dostavljanja akata u rad• Otpremanja pošte• Razvođenja akata• Arhiviranja i čuvanja akataPisarnica treba da bude u blizini ulaznih vrataStranke u pisarnici se primaju svakodnevno u toku cijelog

radnog vremena


• Pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u organu i organizaciji

• Pošta se može zaprimiti: lično od stranke, putem dostavljača i putem poštanske službe

• Pod poštom se podrazumijevaju i službeni glasnici ili časopisi, koji se zavode u karton sl.glasnika ili časopisa


Karton za dostavu sl.glasnika i časopisa____________ ____________

(naziv organa) (glasnik – časopis) ___________________(organizaciona jedinica)

Broj primjeraka ______________________________

(godina)

Broj glasnika - časopisa

Potvrda prijema Broj glasnika - časopisa

Potvrda prijema

Datum Potpis Datum Potpis


• Arhiva je dio pisarnice gdje se čuvaju arhivirani predmeti i akti do njihove predaje nadležnom arhivu na čuvanje ili do uništenja

• Arhiv je ustanova u kojoj se prikuplja, čuva, štiti, obrađuje, evidentira i izdaje na korištenje arhivska građa

• Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka

• Arhivski depo ne smije biti u blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova

• Uslovi za čuvanje arhivske građe u depoima i arhivama ropisani su propisima o arhivskoj djelatnosti


Forma rješenja________________________________________ zaglavlje Broj: ________/____Datum: __________g.____________________________________________________________uvod

RJEŠENJE________________________________________________________ dispozitiv

OBRAZLOŽENJE______________________________________________________________________________

___________________________________tekst obrazloženja

___________________________________________ uputstvo o pravnom lijeku MP (funkcija i potpis)

______________________

Djelovodni broj

• Djelovodni broj je numerička oznaka koja označava broj i godinu nastanka predmeta

Sastoji se iz:• Klasifikacione oznake• Rednog broja• Dvije poslednje cifre godine nastanka

predmete

Organizacija prostora i radnog vremena

• Jasno definisati radno vrijeme• Prijem stranaka svakodnevno u toku cijelog radnog dan• Stranke treba da budu obavještene o radnom vremenu i

prijemu stranaka• Riješen pristup invalidnim licima• Prostorije gdje stranke najčešće dolaze – bliže ulaznim vratima• Službe iste OJ treba da su povezane radi lakše komunikacije• Spratovi se obilježavaju rimskim brojevima• Radne prostorije se obilježavaju rednim brojevima• Na vratima se čitko ističe: naziv organa ili organizacije, oznaka

radnog mjesta, ime, prezime i funkcija radnika, radno vrijeme i vrijeme prijema stranke, vrijeme pauze

• Na oglasnoj ploči istaknuti osnovna obavještenja

Sekretarski poslovi

• Sekretar po funkciji• Sekretar – radno mjesto, najbliži saradnik

rukovodioca koji obavlja administrativne poslove

• Posao sekretara/sekretarice je raznovrstan

Sekretarski poslovi

Lične osobine sekretarice:• Sposobnost za saradnju• Sposobnost brzog i lakog prilagođavanja novonastalim situacijama• Sposobnost lakog navikavanja na promjene• Sposobnost da prihvati dobronamjerne kritike• Smisao za organizaciju• Sposobnost da istovremeno izvršava više poslova• Zainteresovanost za rad organa ili organizacije• Sposobnost za razlikovanje bitnog od nebitnog• Sposobnost da pravilno i na vrijeme reaguje• Urednost• Efikasnost i ekspeditivnost• Sposobnost čuvanja službene i poslovne tajne

Sekretarski poslovi

• Sekretarica:• Obavještava rukovodioca o svim primljenim porukama• Upoznaje rukovodioca o zakazanim sastancima• Predočava rukovodiocu novine, časopise, primljenu poštu• Izvještava rukovodioca o svim obavljenim poslovima koje je

prethodnog dana uradila• Prima od rukovodioca radne zadatke• Vodi zabilješke sa sastanaka• Povezuje telefonske razgovore• Prima telefonske pozive u odsustvu rukovodioca• Predočava rukovodiocu na potpis urađene akte

Sekretarski poslovi

Obrazac o primljenim pozivima

Datum: ____________________ g. TELEFONSKA PORUKA ZA ________________________Poruka primljena u _____________ časovaOd _____________________ (ime, prezime i funkcija lica koje ostavlja poruku)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (tekst poruke)

Poruku primio:___________________

Upravni postupak

• Upravni postupak je regulisan Zakonom o opštem upravnom postupku iz 2002., 2007. i 2010.g.

Razlikujemo:• Opšti upravni postupak – to su jedinstvena opšta

pravila ili skup pravila postupanja koja se tiču rješavanja upravnih stvari, koja se mogu primjeniti za rad organa uprave i drugih republičkih organa

• Posebni upravni postupak obuhvata posebna procesnopravna pravila kojima se reguliše rad nekog organa ili materija u određenoj upravnoj oblasti

Upravni postupak

• Upravni postupak može se pokrenuti pismenim putem po zahtjevu stranke ili se pokreće po službenoj dužnosti

• Ako organ po zahtjevu strnke utvrdi da nema uslova za pokretanje upravnog postupka donijeće zaključak o odbacivanju zahtjeva

• Protiv rješenja donesenog u prvom stepenu stranka ima pravo žalbe• Prvostepeno rješenje u upravnom postupku postaje pravosnažno

istekom roka za žalbu, ako žalba nije izjavljena• Ako se na rješenje ne može izjaviti žalba niti pokrenuti upravni spor,

ono postaje pravosnažno izdavanjem rješenja• Stranka u postupku ima pravo da se služi svojim jezikom/putem

prevodioca• Protiv rješenja domova Parlamentarne skupštine BiH, Vijeća

ministara BiH, Vlade, Narodne skupštine, Skupštine grada ili opština u prvom stepenu žalba se ne može izjaviti

Upravni postupak

• U žalbi se mora navesti rješenje na koje se žali, označavajući naziv organa koji ga je donio, broj i datum. Žalba se ne mora obrazlagati, već samo izjaviti na koji dio rješenja se žali iznoseći činjenice i dokaze i obrazloženje zašto ih nije u prvom stepenu iznio

• Žalba se prilaže u onoliko primjeraka koliko je stranaka u postupku

• Svakoj stranci u postupku se dostavlja primjerak žalbe uz rok u kojem se trebaju izjasniti – ne kraći od 8 i duži od 15 dana

• Žalba se predaje organu koji ga je donio

Rješenje drugostepenog organa po žalbi

Drugostepeni organ će žalbu:• Odbiti• Poništiti prvostepeno rješenje u cjelosti ili djelimično• Izmjeniti rješenjeŽalba će se odbiti ako drugostepeni organ utvrdi da je

prvostepeno rješenje zasnovano na zakonu, a žalba neosnovana

Ako drugostepeni organ utvrdi da je prvostepeno rješenje nepotpuno, da je dispozitiv nejasan ili u proturješnosti sa obrazloženjem, on će upotuniti postupak i otkloniti nedostatke ili vratiti prvostepenom organu na ponovni postupak

Drugostepeni organ koji je riješio upravnu stvar, svoje rješenje sa spisima predmeta vraća prvostepenom organu radi dostave stranci

Žalba kad prvostepeno rješenje nije doneseno

• Drugostepeni organ će tražiti obrazloženje zašto rješenje nije doneseno

• Ako rješenje nije doneseno iz opravdanih razloga odrediće rok prvostepenom organu, ne duži od 30 dana

• Ako prvostepeni organ nije donio rješenje iz neopravdanih razloga može se naložiti prvostepenom organu da donese rješenje ili tražiti spis predmeta i sam donijeti rješenje

Upravni spor

• Pokretanje spora pred nadležnim sudom – stranka i organ koji je donio rješenje

• Spor se pokreće protiv konačnog rješenja u upravnom postupku

• Sud rješava upravni spor rješenjem ili presudom• Presudom tužba se uvažava ili odbija kao

neosnovana (presuda je obavezujuća i konačna)• Rješenjem tužba se odbacuje kao neblagovremena• Ako tužilac odustane od spora u toku postupka sud

će rješenjem obustaviti postupak

Pečati, štambilji, faksimili

• Pečatom se potvrđuje autentičnost javne isprave i služi za ovjeru vjerodostojnosti službenog akta

• Pečati, žigovi i štambilji su pomoćna sredstva u kancelarijskom poslovanju• Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa ovlaštenog lica• Ako organ ili organizacija imaju više pečata, oni moraju biti istovjetni a

svaki primjerak označen arapskim brojem• Čuvanje pečata – onemogućiti nezakonitu upotrebu• O pečatu se stara rukovodilac organa ili organizacije ili ovlašteno lice

(zapisnik)• Nestanak se prijavljuje nadležnom organu unutrašnjih poslova i oglasiti u

Službenom glasniku• U slučaju kasnijeg pronalaska uništava se• Novi pečat mora biti posebno označen• Izrada pečata – ovlaštena pečatoreznica – na osnovu potrebne

dokumentacije• Oblik i tekst pečata – definisan osnivačkim aktom (statut)


• Štambilji se koriste za otiskivanje teksta, potvrde, kratke zabilješke i sl.

• Najčešće je u upotrebi prijemni štambilj – dimenzija 60x20 mm

Naziv organa ili organizacije

Primljeno:

Organizaciona jedinica

Broj Prilog Vrijednost


• Daktilografi koriste daktilografski štambiljPrimljeno

Datum Potpis Prepisano

Sravnjeno

Otpremljeno


Otisak štambilja kod ovjere potpisa ili rukopisa___________________________(Organ nadležan za ovjeravanje)Ov. broj ____________ datum ___________________________________________ (prezime i ime)__________________________________ (adresa)Svojeručno je potpisao-la ovu ispravu – priznao-la je za svoj potpis – rukopis na ovoj

ispravi. Identitet je utvrđen na osnovu _________________________________________________________.

Napomena: _______________________________Taksa: ___________________________________

(M.P.) Ovjeravanje izvršio:_________________________


Otisak štambilja kod ovjere prepisa___________________________(Organ nadležan za ovjeravanje) Ov. broj ____________ datum _________Ovaj prepis istovjetan je sa njegovim ______________ napisanim ___________

koji se sastoji od _______ stranica, a nalazi se kod _______________________.

Napomena: _______________________________Taksa: ___________________________________ (M.P.)

Ovjeravanje izvršio: _________________________


• Faksimil je poseban pečat sa potpisom i koristi se potpisivanje akata u većem broju

• Faksimil ne može zamijeniti svojručan potpis lica

Pečati sa grbom ili amblemom Republike Srpske

• Republika Srpska• Predsjedništvo, Narodna skupština, Vlada RS• Republički organi, izvršni organi, opštinski

organi i upravne organizacije• Sudovi, javna tužilaštva, javna

pravobranilaštva i sudovi za prekršaje• Drugi organi i organizacije kada vrše poslove

državne uprave koje im povjerava RS


• Tekst pečata sa grbom ili amblemom RS ispisuje se ćirilicom i latinicom, srpskim jezikom ijekavskog ili ekavskog izgovora

• Tekst se ispisuje u koncentričnim krugovima oko grba RS – spoljni krug RS, sledeći unutrašnji krug naziv organa, sjedište se ispisuje u dnu pečata

• Pečat RS se utiskuje na zakone i druge akte koje odredi zakon

• Oblik kruga prečnika 50 mm, u sredini grb RS• Pečat RS čuva se u Narodnoj skupštini RS –

odgovoran sekretar Narodne skupštine


• Pečat predsjednika, narodne skupštine i Vlade RS – oblik kruga prečnika 50 mm

• Pečat ostalih organa i organizacija prečnika 35 mm

• MUP vodi evidenciju o izradi pečata sa grbom ili amblemom RS

Pečati institucija BiH

• Regulisan Zakonom o pečatu institucija BiH• Oblik kruga sa tekstom: BiH, naziv

institucije napisan latiničnim pismom ijekavskog izgovora i ćiriličnim pismom ekavskog izgovora u koncentričnim krugovima oko grba BiH, prečnika 50 i 30 mm

• Može biti i prečnika 20 mm

Pečati institucija BiH

• Odgovorno je Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija BiH

Pečat institucija BiH koristi se u službenoj prepisci članova:• Predsjedništva• Vijeća ministara i ministarstava• Parlamentarne skupštine BiH• Ustavnog suda BiH• Stalnog komiteta za vojna pitanja• Komisije za ljudska prava• Centralne banke• Stalne izborne komisije• Ministara pojedinačno i zamjenika ministara• Ostalih službenih lica koji su pod upravom institucija BiH

Istorijat arhivske djelatnosti u BiH

• Arhivska djelatnost u BiH ustrojena je nakon Drugog svjetskog rata

• Državni arhiv BiH osnovan je 1947.g.• Gradski arhivi – Sarajevo - 1948., Banja

Luka - 1953., Mostar, Tuzla, Doboj i Travnik – 1954., Bihać – 1982. – Foča – 1983.g.

Istorijat arhivske djelatnosti u BiH

• Arhiv grada Banja Luka prerasta u Sreski arhiv BL, nadležan za BL i Prijedor

• 1963.g. prerasta u Arhiv Bosanske Krajine nadležan za srezove BL i Bihać

• U zgradu u kojoj se danas nalazi smješten je 1973.g.

• 1992. prerasta u Arhiv Srpske Republike BiH• Danas nosi naziv Arhiv Republike Srpske i u

nadležnosti je Ministarstva prosvete i kulture

Osnovni pojmovi arhivske djelatnosti

• Arhivske prostorije: pisarnica i arhivski depo

• Arhivska oprema: fascikle, registratori, registraturske jedinice čuvanja, metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci, termometri, protivpožarni aparati

Čuvanje dokumentarne i arhivske građe

• Čuva se u prostorijama sa klimatskim, hemijsko-biološkim i fizičko-tehničkim uslovima čuvanja

• Uslovi čuvanja propisani su Pravilnikom o uslovima čuvanja dokumentarne građe

• Arhivski depoi u kojima se čuva građa moraju biti: suvi i zračni, zaštićeni od sunčane svjetlosti, odvojeni od ostalih prostorija, udaljeni od izvora otvorenog plamena i lako zapaljivih materija, opremljeni sistemom za automatsku dojavu požara, obezbjeđeni opremom za gašenje požara, zaštićeni od neovlaštenog pristupa, vlage, zračenja, prašine, mikroorganizama, glodara, insekata itd.

Čuvanje dokumentarne i arhivske građe

• Osvjetljene običnom sijalicom snage 60W ili neonskom rasvjetom (obična sijalica manje UV zračenje)

• Temperatura vazduha od 13 do 18 stepeni C (u Arhivu BiH od 10 do 15 stepeni C)

• Vlažnost od 55 do 65% (u Arhivu BiH od 50 do 60%)

• U elektronskom obliku građa se čuva u najmanje dva primjerka, a presnimavanje se vrši najmanje svake pete godine

Rukovanje arhiviranim predmetima

• Ovlašteni službenik – arhivar• Predmeti iz arhiva se izdaju na revers,

osim ako im se treba pridružiti akt primljen poslije njihovog arhiviranja

• Arhivirani predmeti mogu da se iudaju na korištenje drugim organima

Javna arhivska građa

• To je građa koja je nastala radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave, privrednih društava i drugih pravnih i fizikih lica koja vrše javna ovlaštenja

• JAG je vlasništvo Republike• JAG koja je u nadležnosti arhiva jedinica lokalne samouprave je

vlasništvo jedinica lokalne samouprave• JAG predaje se nadležnom arhivu u roku ne dužem od 30 godina od

njihovog nastanka• JAG predaje se u originalu, sređena, popisana, tehnički obrađena• JAG ne može se otuđiti, ali se može privremeno iznijeti u

inostranstvo po odobrenju Arhiva Republike• JAG od izuzetnog značaja može se privremeno iznijeti u

inostranstvo uz saglasnost ministra, na prijedlog Arhiva Republike

Privatna arhivska građa

• Privatna dokumentarna i arhivska građa nastala djelovanjem pravnih i fizičkih lica, ali nije nastala obavljanjem javne službe i nije u državnom vlasništvuvlasnik PAG dužan je da obavijesti nadležni arhiv o posjedovanju građe, preduzme mjere zaštite, čuvanja, sređivanja, evidentiranja, konzervacije i restauracije i o svim promjenama u vezi sa tom građom

• Vlasnik PAG može da pohrani, pokloni, zavješta ili proda građu nadležnom arhivu

• Vlasnik PAG može da je privremeno ili trajno izveze, ali na osnovu odobrenja Arhiva Republike

• U slučaju trajnog izvoza dužan je nadležnom arhivu omogućiti njihovo kopiranje

• Arhiv Republike ima pravo preče kupovine PAG• U slučaju prodaje PAG nadležnom arhivu vlasnici su oslobođeni plaćanja

poreza

Način odabiranja arhivske građe i izlučivanja bezvrijedne registraturske građe

• Iz registraturskog materijala vrši se odabir arhivske građe na osnovu liste kategorija registraturske građe sa rokovima čuvanja

• Listakategoriia dijeli se na opšte, resorske i pojedinačneRazlikujemo:• Pozitivnu listu – arhivska građa koja podliježe trajnom čuvanju• Opštu listu – utvrđuju se rokovi čuvanja• Jedinstvenu listu – cjelokupan registraturski materijal koji se trajno

čuva ili je ograničen rok čuvanjaGodinu dana nakon isteka roka čuvanja izlučuje se bezrijedna

registraturska građaKomisija sastavlja popis bezvrijedne građe i predaje je nadležnom

arhivuGrađa koja podliježe arhiviranju predaje se najkasnije 50 godina od

njenog natanka

Vođenje evidencija i knjiga

• Evidencije o arhivskoj građi čuvaju se trajno

Knjiga ulaznog inventaraZapisnik o prijemu Naziv

fondaRaspon godina

Od koga je primljen

Smještaj do preuzimanja

Red.broj Broj Datum

1 2 3 4 5 6 7

Količina Stepen sređenosti

Otkup - poklon

Smještaj Kategorija Primjedba

8 i 9 10 11 12 13 14


Karton fondaBroj i

datum zapisnika o prijemu

Od koga je fond preuzet

Sadržaj i količina

Granične godine od -do

Sređenost Oznaka kategorije

Smještaj Primjedba

1 2 3 4 5 6 7 8


Azbučni indeksRedni broj Naziv fonda / zbirke Raspon godina (od-do)

1 2 3


Knjiga depozitaRed. broj

Broj zapisnika o

deponovanju

Prezime, ime – naziv deponenta

Zanimanjedjelatnost – adresa

deponenta

Naziv i sjedište

stvaraoca

Sadržaj depozitagranične godine količina

Smještaj Datum deponovanja

Vrijeme

čuvanja

Bilješke

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


Knjiga otkupljene i poklonjene građeRedni broj Zapisnik Naziv fonda

ili zbirkePrimljeno – otkupljeno

od

Raniji smještajBroj Datum

1 2 3 4 5 6

Količina Vrsta Stepen Otkupna vrijednost

Smještaj Primjedbe

7 8 9 10 11 12


Arhivska knjigaRedni broj

Datum upisa

Godina nastanka (od-do)

Registraturski materijal Primjedba

Klasifikacioni znak

Sadržaj Količina Smještaj

1 2 3 4 5 6 7 8


Knjiga evidencije arhivske i registraturske građe

Naziv i sjedište imaoca

Naziv fonda

Granične godine fonda

Ime, prezime i

zvanje zaduženog

lica

Osnovne serije građe

Stanje sređenosti

Izlučivanje BRG

Kontrolni pregledi

Primjedbe

1 2 3 4 5 6 7 8 9


Knjiga registra arhivaRedni broj

upisa

Naziv i sjedište arhiva

Naziv i sjedište osnivača

Prijava upisa Rješenje upisa Osnivački akt

Broj Datum Broj Datum Broj Datum

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Područje Registarski organ

Broj i datum akta o

registraciji

Zadaci i namjena

arhiva

Broj fondova

Članovi organa

upravljanja

Zaposleni radnici Pravni status

Primjedbe

Broj Klasifikaciona struktura

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Rokovi čuvanja dokumentacije

• Organ ili organizacija utvrđuje rok čuvanja za svaku jedinicu dokumentacije

• Ako se čuva više primjeraka, za pojedine primjerke može da se utvrdi kraći rok čuvanja

• Izlučivanje dokumentacije čiji je rok istekao vrši se jednom godišnje

• Izlučivanje se vrši komisijski• O izlučivanju se sačinjava zapisnik• Uništavanje izlučenog materijala vrši se na način

kojim se obezbjeđuje zaštita tajnih podataka

Primopredaja arhivske građe nadležnom arhivu

• Obavlja se komisijski – 3 predstavnika imaoca građe i 2 predstavnika Arhiva

• Građa se predaje sređena, popisana, kompletna i tehnički opremljena

• Popis građe vrši se po godinama, vrsti i količini

• O primopredaji sačinjava se zapisnik

Korištenje arhivske građe

• Pristup javnoj arhivskoj građi je slobodan i besplatan

• Daje se na korištenje u službene, naučne, kulturne, obrazovne i druge svrhe

• Odobrenje o korištenju izdaje se na osnovu pisanog zahtjeva

• Ako bi moglo doći do oštećenja građe na korištenje će se izdati kopija

• Arhiv vodi evidenciju o korisnicima građe


Knjiga evidencije o korisnicima i korištenoj arhivskoj građi

Redni broj

Datum podnošenja

zahtjeva

Odobrenje Ime i prezime korisnika

Broj identifik.dokumenta

Adresa Državljanstvo Profesija i zanimanje

Broj Datum

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Svrha istraživanja

Naziv teme Signatura Broj arhivske jedinice

Datum korištenja

Datum vraćanja

Naručene usluge

Prijem štampanog

teksta

10 11 12 13 14 15 16 17


• JAG koja od svog nastanka nije bila namjenjena javnosti postaje dostupna po isteku roka od 30 g. po nastanku

• JAG koja sadrži podatke koja se odnose na odbrambena i međunarodna pitanja, državne i javne bezbjednosti, čije je javno objavljivanje protivno interesima Republike, postaje dostupna po isteku roka od 50 godina od njenog nastanka

• JAG koja sadrži osjetljive lične podatke pojednica postaje dostupna nakon 70 godina ili 10 godina po smrti lica na koje se ti podaci odnose


Građa se izdaje na revers

REVERSPotvrđujem da sam iz arhive _________________________________ (naziv organa) Preuzeo akt – predmet – dosije, evidencioni broj ___________ /______ Preuzeti akt – predmet – dosije vratiću do _______________________

___________________ (datum izdavanja)

Izdao: Primio:_____________ _____________

Kulturna dobra

• Regulisano zakonom o kulturnim dobrima RS• Kulturna dobra su stvari i tvorvine materijalne i

duhovne kulture od interesa za državu i uživaju posebnu zaštitu

• Kulturnim dobrima se smatraju pokretna i nepokretna dobra – spomenici kulture, umjetnosti ili istorije, arheološka mjesta, građevine od istorijskog ili umjetničkog značaja, rukopisi, knjige, objekti u kojima se čuvaju pokretna kulturna dobra – muzeji, biblioteke, arheološka skladišta

Kulturna dobra

• Nepokretna kulturna dobra – spomenici kulture, objekti, freske i ikone, vajarska djela, prostor gdje se nalazi više nepokretnih dobara, arheološka nalazišta

• Pokretna kulturna dobra – umjetnička djela i istorijski predmeti, arhivska građa, filmska građa, stare i rijetke knjige

Kulturna dobra

Ralikujemo:• Kulturna dobra od izuzetnog značaja –

koja imaju poseban značaj za istoriju i kulturni razvoj naroda i manjina

• Kulturna dobra od velikog značaja – koja su značajna za jedno područje ili jedan period

• Ostala kulturna dobra

Institucije zaštite kulturnih dobara

• Zavod i Arhiv Republike Srpske• Muzej RS• Muzej savremene umjetnosti RS• JU Kinoteka RS• Narodna i univerzitetska biblioteka RS

Međunarodni dokumenti koji se odnose na zaštitu kulturnih dobara

• UNIDROIT-konvencija o ukradenim i nezakonito izvezenim kulturnim dobrima

• Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba

Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa

• Regulisano Zakonom o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa

• Vrši se u prostorijama jedinice lokalne samouprave• Ovjeravanje potpisa i rukopisa podrazumijeva

potvrđivanje autentičnosti potpisa i rukopisa• Ovjeravanje prepisa podrazumijeva potvrđivanje

istovjetnosti prepisa sa originalom ili ovjerenom kopijom, ali se ne potvrđuje istinitost sadržaja

• Autentičnost potpisa i rukopisa vrši se potvrđivanjem pred službenim licem da je potpis ili rukopis autentičan


• Ovjera isprave na stranom jeziku vrši se uz prevod ovjeren od strane sudskog tumača

• Ovlašteno lice vrši identitet osobe, osim ako ga lično poznaje, uvidom u neki identifikacioni dokument ili svjedočenjem dva punoljetna svjedoka

• U potvrdi o ovjeri unosi se način identifikacije• Ovjera prepisa vrši se upoređivanjem dokumenta

sa izvornim dokumentom• Ako prepis ima više listova oni moraju biti povezani• Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za

upotrebu u inostranstvu vrše osnovni sudovi


Upisnik za ovjeravanjeBroj Predmet

ovjeravanjaNaziv isprave

na kojoj se vrši

ovjeravanje, imalac

isprave, broj i datum

Ime, prezime i adresa lica čiji

se potpis ili rukopis

ovjerava, svojeručni

potpis tog lica

Način na koji je

utvrđen identitet

lica, čiji se potpis ili rukopis

ovjerava

Napomena Iznos takse ili razlog

oslobađanja takse

Potpis ovlaštenog

radnika

1 2 3 4 5 6 7 8

Takseno poslovanje

• Regulisano Zakonom o administrativnim taksama, Zakonom o posebnim republičkim taksama i Zakonom o sudskim taksama

• Za spise i radnje u postupku pred organima uprave plaćaju se takse po tarifi republičkih administrativnih taksi – prihod budžeta RS

• Za spise i radnje u postupku kod jedinica lokalne samouprave taksa se plaća po tarifi administrativne takse skupštine jedinice lokalne samouprave – prihod budžeta jedinice lokalne samouprave

• Službeno lice koje prima taksiran podnesak dužno je poništiti taksenu markicu

Takseno poslovanje

• Za rješenje za koje je taksa plaćena navodi se iznos i tarifni broj po kojem je taksa plaćena

• Ako je isprava koja se izdaje oslobođena plaćanja takse mora se označiti na osnovu kojeg propisa se oslobađa plaćanja takse i u koje svrhe

• Posebnu republičku taksu plaćaju pravna lica RS, predstavništva pravnih lica čije je sjedište izvan RS i domaća i strana fizička lica koja u RS obavljaju preduzetničku djelatnost

• Sudska taksa se plaća za spise i radnje pred sudovima• Konzularna taksa se plaća za spise i radnje pred

konzularnim predstavništvima

Način plaćanja administrativne takse

• Taksenim markicama u apoenima od 1,2,5,10 i 50 KM

• Nalogom na račun• Nadležnost – Ministarstvo finansija• Taksena tarifa je sastavni dio zakona i

sastoji se od taksenih brojeva

Takseni obveznik

• Lice po čijem se zahtjevu pokreće postupak

• Ako postoji 2 ili više taksenih obveznika njihova obaveza je solidarna

• Na jedan zahtjev bez obzira koliko je lica podnijelo zahtjev plaća se jedna taksa

Kada se plaća administrativna taksa?

• U trenutku nastanka taksene obaveze:- za pismene podneske u trenutku predaje podneska, - na usmeno saopštenje datu u zapisnik u trenutku

sastavljanja zapisnika, - za rješenja, dozvole i druge isprave u trenutku

podnošenja zahtjeva, - za upravne radnje u trenutku podnošenja zahtjeva za

izvršenje tih radnji• Ako se isprava za koju se plaća taksa po zahtjevu

stranke izdaje u dva ili više primjeraka za drugi i svaki sledeći primjerak plaća se taksa kao za prepis ili ovjeru prepisa

Oslobađanje od plaćanja administrativne takse

Taksa se ne plaća za:• spise i radnje u postupcima koji se vode po službenoj dužnosti,• podneske upućene organima za prestavke i pritužbe,• molbe za pomilovanja i rješenja po tim molbama,• spise i radnje u postupku za povrat nepravilno naplaćenih dažbina,• spise i radnje u postupku usvojenja i u postupku za postavljanje staraoca,• spise i radnje u postupku za ostvarivanje zakonom priznatih poreskih olakšica,• spise i radnje za dodjelu socijalne pomoći i za ostvarivanje drugih oblika socijalne

zaštite,• spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava boraca,• spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava porodica poginulih boraca, a u svrhu

rješavanja socijalnih, zdravstvenih, stambenih i potreba prekvalifikacije, dokvalifikacije i ostalog školovanja,

• spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava invalida,• spise i radnje u postupku ostvarivanja prava na penziju i prava iz zdravstvene zaštite,• spise i radnje u postupku osnivanja vatrogasnih društava i njihovih jedinica,• spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava nosilac odlikovanja,• spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na dodatak za djecu,


• spise i radnje u vezi sa prijemom poklon-paketa od dobrotvornih organizacija iz inostranstva, ako su upućeni dobrotvornim organizacijama u Republici Srpskoj,

• spise i radnje u vezi sa vojnim evidencijama,• spise i radnje u vezi sa priznavanjem prava na povlašćenu vožnju građanima

kojima to pravo pripada po važećim propisima,• spise i radnje u postupku podržavljenja nekretnina po osnovu nacionalizacije,

eksproprijacije, arondacije, komasacije i drugih vidova podržavljenja,• spise i radnje u postupku ostvarivanja prava preče kupovine nepokretnosti u

korist Republike Srpske,• originale diploma, svjedočanstava i drugih isprava o završenom školovanju ili

klasifikaciji, osim njihovih duplikata i prevoda,• spise i radnje u vezi sa zaštitom spomenika kulture,• spise i radnje u postupku za sahranu umrlih,• spise i radnje u postupku za ispravljanje grešaka u upravnim i drugim aktima,• sve vrste prijava i uvjerenja o registraciji i odjavi registracije obveznika kod

poreskog organa i• spise i radnje u postupku usklađivanja evidencija poreskih obveznika kod

Poreske uprave.


Pravna lica oslobođena plaćanja takse:• Republika Srpska i jedinice lokalne samouprave; • fondovi ustanove u oblasti obrazovanja, nauke, kulture, fizičke kulture i socijalne

zaštite za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti; • pravna lica u oblasti fizičke kulture, osim sportskih organizacija u kojima su

učlanjeni profesionalni sportisti; • organizacije Crvenog krsta; • pravna lica osnovana radi borbe protiv alkoholizma, narkomanije i drugih oblika

zavisnosti, raka i distrofije za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;

• pravna lica osnovana za zaštitu lica sa fizičkim i psihiškim nedostacima i poremećajima za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;

• savezi gluvih i savezi slijepih i njihove organizacije u poslovima u vezi sa rehabilitacijom gluvih i slijepih;

• invalidske organizacije, osim u poslovima u vezi sa vršenjem privredne djelatnosti; • vatrogasna društva i vatrogasne jedinice; • strana diplomatska i konzularna predstavništva u vezi sa obavljanjem

diplomatskim i konzularnim poslovima, pod uslovom reciprociteta.


Fizička lica oslobođena plaćanja takse:• invalidi rata, invalidi rada i civilne žrtve rata za spise i radnje u vezi

sa školovanjem u svim školama; • invalidi koji su oslobođeni plaćanja godišnjih naknada za upotrebu

motornih vozila, u postupku stručnog pregleda tih vozila radi registracije;

• lica koja nisu u radnom odnosu za prijavu na konkurs za zasnivanje radnog odnosa;

• građani za spise i radnje u vezi sa ostvarivanjem i zaštitom prava iz radnog odnosa;

• učenici i studenti za sve spise i radnje u vezi sa školovanjem do navršenih 26 godina života;

• radioamateri učlanjeni u Savez radioamatera Repubike Srpske;• građani koji poklanjaju svoju imovinu u korist Republike Srpske ili

se odriču prava vlasništva, kao i za prenos vlasništva.

Zastarjevanje plaćanja takse i povrat viška uplaćene takse

• Pravo na naplatu takse zastarjeva u roku od dvije godine od roka kada je taksu trebalo platiti

• Ako je plaćeno više takse ili ako je lice platilo taksu a nije bilo dužno ima pravo povrata

• Zahtjev za povrat podnosi se Poreskoj upravi• Pravo na povrat zastarjeva u roku od dvije

godine od dana kada je taksa plaćena

Posebne republičke takse

• PRT za pravna lica i poslovne jedinice plaća se u godišnjem iznosu

PRT se plaća:• Za djelatnost bankarstva, elektroprivrede, poštanske i

telekomunikacione usluge, osiguranje imovine i lica i drugo finansijsko posredovanje – 5.000 KM

• Za djelatnost trgovine, osim trgovine na malo prehrambenim proizvodima – 2.500 KM

• Za ostale djelatnosti i predstavništva – 500 KM• Za preduzetnike – advokatska, apotekarska,

ugostiteljska i trgovinska djelatnost – 250 KM, a ostale djelatnosti 50 KM

Posebne republičke takse

PRT ne plaćaju:• Republički organi uprave i organizacije• Jedinice lokalne samouprave• Ustanove koje se finansiraju iz budžeta i

doprinosa za obavezno socijalno osiguranje• Organizacije crvenog krsta i druge organizacije

koje se bave pružanjem humanitarne pomoći• Udruženja i fondacije, osim onih koji se bave

djelatnošću radi sticanja dobiti

Sudske takse

Sudsku taksu plaćaju:• lica po čijem zahtjevu ili u čijem interesu se preduzimaju

radnje u sudskom postupku,• lica na čiji zahtjev se sastavlja zapisnik za podneske i

zapisnike koji zamjenjuju podneske,• tužilac, odnosno predlagač za odluku prvostepenog suda,

a za sudsko poravnanje taksu su dužne da plate obje stranke, ukoliko sudskim poravnanjem nije drugačije ugovoreno,

• podnosilac žalbe, odnosno lice u čijem interesu je pokrenut postupak po vanrednom pravnom sredstvu za odluku drugostepenog suda i za odluku po vanrednom pravnom sredstvu.

Sudske takse

Taksena obaveza nastaje:• za tužbu i podneske danom podnošenja tužbe, odnosno podnesaka,• za sudske odluke danom donošenja sudske odluke, a ukoliko jedna

od stranaka nije prisustvovala glavnoj raspravi, od dana dostavljanja pisanog obavještenja o datumu donošenja odluke, odnosno danom dostavljanja odluke,

• za sudsko poravnanje kada se sudsko poravnanje zaključi,• za paušalnu taksu u postupku raspravljanja zaostavštine danom

donošenja rješenja o nasljeđivanju,• u postupsku stečaja danom donošenja rješenja o glavnoj diobi u

postupku stečaja,• u postupku likvidacije danom donošenja rješenja o zaključenju

likvidacionog postupka,• za sudske prepise kada se zatraži od suda i• za ostale radnje kada se zatraži njihovo preduzimanje.

Oslobađanje od plaćanja sudske takse

Od plaćanja sudske takse oslobođeni su:• Republika Srpska i njeni organi koji se finansiraju iz

budžeta Republike Srpske i nisu upisani u sudski registar,• Jedinice lokalne samouprave,• Izdržavana lica u postupcima utvrđivanja i ostvarivanja

prava po osnovu zakonskog izdržavanja,• Lica koja poklanjaju svoju imovinu organima koja se

finansiraju iz budžeta Republike Srpske i jedinicama lokalne samouprave, socijalno-humanitarnim, naučnim ili kulturnim organizacijama, ustanovama ili fondacijama, za podneske i radnje vezane za poklanjanje imovine i

• Lica u sporovima u vezi sa ostvarivanjem njihovih prava iz radnog odnosa.

Oslobađanje od plaćanja sudske takse

Sudska taksa se ne plaća:• Na podneske i odluke suda u svim sudskim postupcima u

ostvarivanju prava i statusa porodica poginulih boraca Vojske Republike Srpske, kao i porodica, civilnih žrtava rata,

• Na podneske i odluke suda kojim ratni vojni invalidi vode postupak za ostvarivanje prava iz boračko-invalidske zaštite i

• Na podneske kojim se traži izdavanje uvjerenja i na uvjerenje radi ostvarivanja prava iz zdravstvenog i penzijsko-invalidskog osiguranja i uvjerenja potrebnog za zasnivanje radnog odnosa.

Povrat sudske takse i zastarjevanje

• Pravo na naplatu sudske takse zastarjeva u roku od dvije godine od nastanka taksene obaveze

• Zahtjev za povrat takse pokreće se u roku od 30 dana od plaćanja takse, a najkasnije u roku od dvije godine

Povremeni kancelarijski poslovi

• Organizovanje sastanaka• Vođenje zapisnika na sastancima

Sastanci

• Formalni – propisani aktima – donose se zaključci ili odluke

• Neformalni –neformalni skupovi – svečanosti, proslave, sportska takmičenja, izleti

Sastanci

• Prema cilju organizovanja sastanke dijelimo na:

• Diskusione• Informativne• Radne• Anketne

Faze organizacije sastanka

• Pripremna faza – pozivanje učesnika na sastanak, priprema potrebne dokumentacije, priprema prostorije u kojoj će se sastanak održati

• Vođenje sastanka

Poziv na sastanak

• Pismeno – usmeno• 3 dana – 7-8 danaPoziv treba da sadrži:• Naziv organa i organizacije koji poziva na sastanak,• Ime, prezime i zvanje lica koje se poziva na sastanak,• Mjesto i vrijeme održavanja sastanka, sa tačnim

nazivom adrese (po potrebi broj sale, sprat na kome se nalazi sala itd.),

• Prijedlog dnevnog reda,• Ime, prezime i funkciju lica koje saziva sastanak i• Po potrebi obavijest o putnim troškovima, smještaju,

dnevnicama i slično.

Poziv na sastanak(Naziv organa – organizacije)• Broj: _________• Datum: ___________

Za __________________________________

Na osnovu člana ____ stav ___ Statuta ______ i člana ___, stav ___ Pravilnika ______ sazivam __ sjednicu ________Za sjednicu predlažem sljedeći:

DNEVNI RED

1. Usvajanje zapisnika sa prethodne sjednice2. _______________________________3. Razno

Sastanak će se održati dana _______ sa početkom u ___ časova. Sastanak će se održati u prostorijama ___________, ulica ___________________, broj ___.

Prsustvo sastanku je obavezno. Eventualno odsustvo sa sastanka dužni ste javiti ______________ na telefon _______ ili e-mail adresu ____________.

Uz poziv se dostavljaju materijali za predložene tačke dnevnog reda.Priloga: _____Na osnovu Pravilnika ____________, član ___ imate pravo na putne troškove u iznosu od ________ KM i plaćeni smještaj u

hotelu ____________, adresa _____________________, u vremenu od ________ do ___________.

Predsjedavajući:Ime, prezime i funkcija osobe koja sazaiva sastanak

________________

Vođenje sastanka

• Sastankom rukovodi predsjedavajući• Tri faze – otvaranje sastanka, diskusija i

rasprava i donošenje zaključaka• Uvodni dio – utvrđivanje kvoruma, imenovanje

zapisničara, uvrđivanje dnevnog reda• Rasprava i diskusija – upoznavanje sa

tačkama dnevnog reda• Donošenje zaključaka – glasanjem – javo ili

tajno – završetak sastanka

Vođenje zapisnika na sastanku

ZAPISNIK

Sa ________ (broj) sjednice ______________________ (naziv organa odnosno tijela) iz ___________ (mjesto) održane __________ (datum i vrijeme) u prostorijama _________________________ (navesti prostorije u kojima se održava sjednica)

Prisutni članovi: __________________________ (naziv tijela, imena i prezimena prisutnih članova)

Opravdano odsutni članovi: __________________________ (naziv tijela, imena i prezimena članova koji su opravdali svoje odsustvo i navesti njihove razloge)


Neopravdano odsutni članovi: ___________________________ (naziv tijela, imena i prezimena članova koji nisu najavili svoje odsustvo)

Pored članova _____________________ (naziv tijela) sjednici prisustvuju ___________________________ (navesti imena i prezimena ostalih prisutnih lica i u kom svojstvu)

Sjednicom predsjedava: ______________________________ (navesti ime i prezime lica koje predsjedava sjednicom i u kom svojstvu)

Zapisnik sa sjednice vodi: _____________________________(navesti ime lica koje vodi zapisnik)

Sjednica je počela sa radom u ___________ časova.


Predsjedavajući konstatuje da sjednici prisustvuje dovoljan broj članova za rad (kvorum) te predlaže sledeći:

DNEVNI RED1. Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne ____ sjednice _____ održane

_________2. __________________3. __________________(navesti tačke dnevnog reda koje je predložio predsjedavajući)

Dnevni red je jednoglasno prihvaćen bez dopuna i izmjena.Tačka 1.

Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne sjednice ____________________ (navesti naziv tijela) održane ___________g. predsjedavajući obavještava prisutne da je zapisnik sa prethodne _________ (navesti broj) sjednice __________ (navesti naziv tijela) održane _________g. dostavljen svim članovima uz poziv za sjednicu te poziva članove da stave eventualne primjedbe na zapisnik. Predsjedavajući konstatuje da nije bilo primjedbi i da je zapisnik sa _____ sjednice ________________ jednoglasno prihvaćen.


Tačka 2.Predsjedavaći obavještava prisutne članove da su uz poziv za sjednicu primili i

informaciju o __________________ (navesti koje vrste je informacija i ko ju je pripremio.

Uvodno izlaganje je podnio ________ (navesti ime i prezime i funkciju)

Poslije podnesenog uvodnog izlaganja predsjedavajući postavlja pitanje članovima da li neko želi uputiti neko pitanje podnosiocu uvodnog izlaganja.

Pošto pitanja nije bilo (ili jeste na koje je dobijen odgovor) predsjedavajući otvara raspravu o informaciji.

U raspravi učestvuju: _____________________ (navesti ime i prezime učesnika u raspravi i kratak

sadržaj diskusije)____________________ ____________________


Poslije završene rasprave predsjedavajući stavlja informaciju o ____________ na glasanje a zatim konstatuje da je informacija o _______________ jednoglasno (ili sa koliko glasova) prihvaćena pa je donesena sledeća

ODLUKAUsvaja se informacija o _______________ koju je pripremio _____________ sa

svim predloženim mjerama sadržanim u informaciji.

Zadužuje se _______________ da pristupi provođenju mjera sadržnih u informaciji i o tome obavijesti __________ najkasnije do ___________ .

Tačka 3. (odnosno poslednja tačka)Pošto je dnevni red iscrpljen, predsjedavajući konstatuje da je rad sjednice završen.Sjednica je završila sa radom u __________ časova.

ZAPISNIČAR: _____________ PREDSJEDAVAJUĆI: ______________

Odgovornost u kancelarijskom poslovanju

Odgovornost u kancelarijskom poslovanju može biti:

• Krivična odgovornost,• Prekršajna odgovornost i• Disciplinska odgovornost.

Disciplinska odgovornost

Reguliše se Pravilnikom o disciplinskoj odgovornosti zaposlenih za:

• Neizvršavanje, nesavjesno izvršavanje ili neblagovremeno izvršavanje radnih dužnosti,

• Nedostojno, uvredljivo ili neprimjereno ponašanje prema strankama,

• Nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima,• Zloupotrebu službenog položaja ili prekoračenja

ovlaštenja,• Dolazak na rad u pijanom stanju ili konzumiranje alkohola

ili drugih opojnih sredstava na radnom mjestu itd.


Disciplinske mjere mogu biti:• Usmena opomena,• Pismena opomena,• Udaljavanje sa posla od dva dana do šest

mjeseci,• Obustavljanje plate u iznosu do 50%,• Prestanak radnog odnosa ili otkaz.


Povrede radnih dužnosti službenika u državnoj upravi su:• neizvršavanje, nesavjesno, odnosno neblagovremeno izvršavanje radnih dužnosti;• izražavanje ili zastupanje političkih opredjeljenja u izvršavanju zadataka i poslova u

organu državne uprave;• nedostojno, uvredljivo ili na drugi način neprimjereno ponašanje prema građanima,

pravnim i fizičkim licima i drugim strankama u postupku pred organom državne uprave;• odbijanje davanja podataka ili davanje netačnih podataka organima državne uprave,

pravnim i fizičkim licima, ako je davanje podataka propisano zakonom ili propisom donesenim na osnovu zakona;

• zloupotreba službenog položaja ili prekoračenje ovlaštenja;• nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima;• radnje koje ometaju građane, pravna lica i druge stranke u ostvarivanju njihovih prava i

interesa u postupku kod organa državne uprave;• odbijanje poslova radnog mjesta na koje je zaposleni raspoređen ili odbijanje naloga

funkcionera koji rukovodi organom državne uprave;• neopravdano izostajanje sa posla pet radnih dana u toku šest mjeseci ili neopravdano

izostajanje s posla tri dana uzastopno;• dolazak na rad u pijanom stanju ili uživanje alkohola ili drugih opojnih sredstava koji

smanjuju radnu sposobnost u toku radnog vremena.


Za povrede radnih dužnosti državni službenik može biti disciplinski kažnjen:• pismenim ukorom;• suspenzijom prava učešća u javnim konkurencijama u državnoj službi u

period od dvije godine;• obustavljanjem isplate plate u iznosu od 20% u trajanju do 6 mjeseci, i• prestanak radnog odnosa.

U sledećim slučajevima starješina donosi odluku o suspenziji sa posla:• ako je protiv njega pokrenut krivični postupak za djelo učinjeno u vršenju

njegovih zadataka i poslova;• ako se državni službenik nalazi u pritvoru;• ako je protiv državnog službenika pokrenut krivični postupak za teže

krivično djelo.

Documents

Administrativno i Kanc.poslovanje-skripta