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TITULO
AUTORA:
Janeth Erika Rivadeneira Sanmiguel
DIRECTOR:
Mg. Raúl Filiberto Encalada Rojas
Loja – Ecuador
2016
Tesis de grado previa a optar por el
Titulo de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría, CPA.
“AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS PROGRAMAS
IMPLEMENTADOS POR EL SERVICIO
ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN
PROFESIONAL DEL CANTÓN FRANCISCO DE
ORELLANA, PROVINCIA DE ORELLANA DURANTE
EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015”
UNIVERSIDAD DE NACIONAL DE LOJA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ii
CERTIFICACIÓN
Mg.
Raúl Filiberto Encalada Rojas
DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA DE LA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA DEL PLAN DE
CONTINGENCIA Y DIRECTOR DE TESIS.
CERTIFICA:
Que la presente tesis elaborada previa a la obtención del título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Auditor (CPA),
titulado “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROGRAMAS
IMPLEMENTADOS POR EL SERVICIO ECUATORIANO DE
CAPACITACIÓN PROFESIONAL DEL CANTÓN FRANCISCO DE
ORELLANA, PROVINCIA DE ORELLANA DURANTE EL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2015”, realizado por la egresada Janeth Erika
Rivadeneira Sanmiguel, cumple con los requisitos establecidos por las
normas generales para la graduación en la Universidad Nacional de Loja,
tanto en aspectos de forma como de contenido; por lo cual me permito
autorizar su presentación para los fines pertinentes.
Loja, mayo de 2016
….………..….…………………
Mg. Raúl Filiberto Encalada Rojas
DIRECTOR DE TESIS
iii
AUTORÍA
Yo, Janeth Erika Rivadeneira Sanmiguel, declaro ser autora del presente
trabajo de tesis y eximo expresamente a la Universidad Nacional de Loja y
a sus representantes jurídicos de posibles reclamos o acciones legales,
por el contenido de la misma.
Adicionalmente, acepto y autorizo a la Universidad Nacional de Loja la
publicación de mi tesis en el Repositorio Institucional-Biblioteca Virtual.
Nombre: Janeth Erika Rivadeneira Sanmiguel
Firma:………………………………
CI: 1500789738
Fecha: Loja, mayo de 2016
iv
CARTA DE AUTORIZACION DE TESIS POR PARTE DE LA AUTORA, PARA CONSULTA, REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL Y PUBLICACION ELECTRONICA DEL TEXTO COMPLETO
Yo, Janeth Erika Rivadeneira Sanmiguel, declaro ser Autora de la tesis
titulada: “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROGRAMAS IMPLEMENTADOS
POR EL SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL DEL
CANTÓN FRANCISCO DE ORELLANA, PROVINCIA DE ORELLANA
DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015”, como requisito para
optar el Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, CPA; autorizo al
sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional de Loja para que con
fines académicos, muestre al mundo la reproducción intelectual de la
Universidad a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente
manera en el repositorio digital Institucional.
Los usuarios pueden cons ultar el contenido de este trabajo en el RDI, en
las redes de información del país y del exterior, con las cuales tengan
convenio la Universidad.
La Universidad Nacional de Loja, no se responsabiliza por el plagio o
copia de la tesis que realice un tercero.
Para constancia de esta autorización en la Ciudad de Loja a los seis días
del mes de mayo del dos mil dieciséis, firma la Autora.
Firma:………………………….. Autora: Janeth Erika Rivadeneira Sanmiguel Cedula: 1500789738 Dirección: 6 de diciembre y tetetes CORREO ELECTRONICO: [email protected] CELULAR: 0997742070 DIRECTOR DE TESIS: Mg. Raúl Filiberto Encalada Rojas Tribunal de Grado: Presidente: Mg. María del Rocío Delgado Vocal: Mg. Jhodín Patricio Sánchez Vocal: Mg. Yelena Ludeña Rueda
v
DEDICATORIA
Mi tesis de grado, tengo el grato placer de dedicarla primeramente a Dios
por regalarme la vida, a mis queridos Padres Luis y Elsa, ya que por su
gran esfuerzo de vida han logrado educarme, formarme y sobre todo han
sabido brindarme su confianza, comprensión, cariño e inspiración e
inculcarme los buenos principios que poseen las personas de bien.
Dedicar este logro a la persona más importante en mi vida, mi hija Ivis, ya
que es el motor principal por el cual día a día me esmero por el tan
anhelado título.
También a mis hermanos y hermana por darme instintivamente el ejemplo
de perseverancia y trabajo constante y a mi persona por saber aprovechar
lo que me han brindado durante mi formación profesional.
Janeth Rivadeneira
vi
AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento a quienes conforman la Universidad Nacional
de Loja Carrera de Contabilidad y Auditoría, Plan de Contingencia en
especial al Mg. Raúl Filiberto Encalada Rojas, Director de mi tesis, quien
sin escatimar esfuerzo alguno supo guiarme con capacidad y
responsabilidad durante todo este trayecto.
A todo el personal administrativo que conforma el Centro Operativo de
Orellana “SECAP”, por haberme proporcionado la información necesaria
de su Institución que fue la base para llevar a feliz término el objetivo
planteado. Así mismo a mis amigos, que me supieron colaborar
desinteresadamente para la culminación del presente trabajo.
Janeth Rivadeneira
1
a. TÍTULO
“AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS PROGRAMAS IMPLEMENTADOS
POR EL SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN
PROFESIONAL DEL CANTÓN FRANCISCO DE ORELLANA,
PROVINCIA DE ORELLANA DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL
AÑO 2015”.
2
b. RESUMEN EN CASTELLANO Y TRADUCIDO AL INGLÉS
El desarrollo de la tesis: AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS
PROGRAMAS IMPLEMENTADOS POR EL SERVICIO ECUATORIANO
DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL DEL CANTÓN FRANCISCO DE
ORELLANA, PROVINCIA DE ORELLANA DURANTE EL PRIMER
SEMESTRE DEL AÑO 2015 está encaminada al estudio, aplicación y
verificación del cumplimiento de los objetivos planificados por los
representantes de la antes mencionada Institución. Para llevar a cabo el
presente estudio fue necesaria la utilización de indicadores de gestión los
cuales fueron de gran ayuda para determinar el cumplimiento de
actividades que realizan los empleados dentro de los parámetros de
eficiencia, eficacia con que se ha desarrollado los cursos implementados
por el Centro Operativo de Orellana “SECAP”.
Así mismo para llevar adelante el presente trabajo de tesis fue necesario
la utilización de métodos, técnicas y procedimientos, los cuales aportaron
con información relevante para conocer los procesos que están utilizando
en el Centro Operativo de Orellana “SECAP” para ofrecer los cursos de
capacitación.
En el desarrollo del presente trabajo se ejecutó aplicando las respectivas
fases de la Auditoría de Gestión: el conocimiento preliminar, planificación,
ejecución, informe y seguimiento.
De los resultados obtenidos a través de la Auditoria de Gestión se
determinó que la Institución no aplica los indicadores de gestión que son
de vital importancia para medir el grado de eficiencia, eficacia con la que
desarrollan sus actividades diarias, por tal motivo se recomendó al
Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional de Orellana, realizar de
forma periódica las auditorias de gestión con el objeto de que en un nuevo
3
periodo apliquen las acciones correctivas con el fin de que sus actividades
sean cumplidas al 100%. También se pudo verificar que la asistencia del
personal se la realiza mediante firmas sobre un registro que tiene la
Institución, este medio de registro ha conllevado a que el personal
coloque la firma a la hora que creen conveniente lo cual hace que no se
cumpla con el horario establecido, por este motivo se recomendó al
Centro Operativo la instalación de un reloj biométrico el cual ayudara a
verificar el cumplimiento de la hora de entrada y salida del personal. Así
mismo se pudo comprobar que el Centro Operativo de Orellana “SECAP”
no realiza la difusión de los cursos de capacitación en toda la Provincia
de Orellana, la no difusión de los cursos de capacitación ha conllevado
que no tenga los suficientes participantes como requerimiento mínimo en
cada capacitación, por esta situación se ha recomendado a que el Centro
Operativo de Orellana a través de la radio, televisión, se realice la difusión
de los cursos que se ofertan a la ciudadanía.
Al finalizar el presente trabajo investigativo se presentó al Coordinador
del Centro Operativo un informe en el que constan las conclusiones y
recomendaciones validas, razonables y oportunas que ayuden a mejorar
la gestión especialmente a lo relacionado a los programas aplicados por
el personal de la institución.
4
ABSTRACT
The development of the thesis: management audit the programs
implemented by the Ecuadorian SERVICE PROFESSIONAL TRAINING
Francisco de Orellana Canton, Orellana province DURING THE FIRST
HALF OF THE YEAR 2015 is aimed at the study, implementation and
verification of the fulfillment of the planned objectives by representatives of
the aforementioned institution. The use of performance indicators which
were of great help to determine compliance activities performed by
employees within the parameters of efficiency and effectiveness with
which it has developed to carry out the present study was required
courses implemented by the Centre Orellana operation "SECAP".
Also to carry out this thesis the use of methods, techniques and
procedures was needed, which contributed with relevant information to
understand the processes that are used in the Operating Center Orellana
"SECAP" to offer training courses.
In the development of this work was executed using the respective phases
of the audit, ie preliminary knowledge was made up to the final report.
From the results obtained from the performance audit determined that the
institution does not apply management indicators that are vital for
measuring the efficiency, effectiveness with which they develop their daily
activities, for this reason it is recommended that the Service Ecuadorian
Professional Training Orellana, periodically perform management audits in
order that a new period to implement the corrective actions in order that
their activities are met 100%.
It could also ensure that the assistance of staff is done by firms on a
record with the institution, this recording medium has led to staff put the
firm when they see fit which makes noncompliance with the schedule, for
5
this reason recommended the Operations Centre installing a biometric
clock that help verify compliance with the time of entry and exit of
personnel. Also it was found that the Operational Center Orellana
"SECAP" does not make the dissemination of training courses throughout
the province of Orellana, non-dissemination of training courses has led to
the aforementioned institution does not have sufficient participants as a
minimum requirement in each training, this situation has been
recommended to the Operational Center Orellana through radio, television
broadcast of the courses that are offered to the public is made.
Upon completion of this research work was presented to the Coordinator
of the Operations Centre a report which sets out the conclusions and valid,
reasonable and appropriate recommendations to help improve
management especially related to the programs implemented by the staff
of the institution.
6
c. INTRODUCCIÓN
La Auditoria de Gestión tiene mucha importancia porque permite
pronunciarse sobre el cumplimiento de políticas, planes y programas,
leyes y reglamentos que puedan tener un impacto significativo en las
operaciones de las actividades, determinando si la institución está
cumpliendo y respetando con el fin de cumplir los objetivos planteados.
De lo expuesto anteriormente es elemental realizar la Auditoría de
Gestión a los Programas de capacitación implementados por el
Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional del cantón
Francisco de Orellana, provincia de Orellana durante el primer
semestre del año 2015 con el propósito de que sus autoridades
conozcan el desempeño con el que realizan sus actividades los
empleados y de esta manera poder realizar las acciones correctivas y
oportunas que fuesen necesarias para el respectivo mejoramiento de la
institución.
La presente tesis está estructurada de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento de Régimen Académico de la Universidad Nacional de Loja y
contiene las siguientes partes: Titulo, el cual hace referencia al trabajo de
investigación. Resumen en castellano y su traducción al inglés, misma
que representa una síntesis del trabajo realizado. Introducción, se
expone la importancia del tema, el aporte a la institución auditada y la
estructura del trabajo realizado. Revisión de Literatura, que abarca la
fundamentación teórica sustentada en conceptos básicos de Auditoria de
gestión. Materiales y Métodos, se describe los materiales, método y
técnicas que se utilizaron dentro de la investigación realizada.
Resultados, donde se deja constancia de los hallazgos encontrados
durante todo el proceso de la Auditoria de Gestión en sus cinco fases que
se establecen en el nuevo Manual de Auditoria de Gestión. Discusión,
7
donde podemos contrastar como se encontraba inicialmente el centro
operativo y los resultados después de la aplicación y ejecución del
trabajo. Conclusiones, que permiten deducir lo encontrado en el
desarrollo de la investigación. Recomendaciones, que se los realiza con
el objetivo en que su máximo representante pueda controlar y cumplir con
los objetivos trazados. Bibliografía, es el listado de las fuentes de
consulta los cuales hacen referencia al trabajo realizado y que sirve para
sustentar y fundamentar el presente trabajo, y finalmente están los
Anexos, en los cuales están los documentos que respaldan el trabajo de
investigación.
8
d. REVISIÓN DE LITERATURA
AUDITORÍA
Concepto
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones
administrativas o financieras, efectuadas con posterioridad a su ejecución,
con la finalidad de verificarlas, evaluarlas de acuerdo con las normas
legales y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones, orientadas asesorar en la toma de decisiones a la
gerencia.
Importancia
El examen es importante porque:
Se aplica a todas las operaciones que realiza la empresa;
Permite comprobar la veracidad, exactitud y autenticidad de las
operaciones económicas financieras desarrolladas por la
empresa;
Sirve de guía a los administradores porque posibilita el
incremento de la eficacia, la efectividad y la economía en la
utilización de recursos por la empresa;
Busca el mejoramiento en las operaciones y actividades que
cumplen.
9
Objetivos
Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones
asignadas al ente económico;
Generar recomendaciones tendientes al mejoramiento de la
administración a través de un sólido sistema de control interno;
Determinar las desviaciones importantes en las actividades de
una empresa con la finalidad de sugerir las acciones
correctivas;
Garantizar el uso de la información financiera, administrativa o
de cualquier orden, en la toma de decisiones gerenciales;
Determinar si la ejecución de programas y actividades se
realizan de forma eficiente, efectiva y económica; con lo cual se
logrará un mejor aprovechamiento de los recursos;
Obtener evidencias suficientes y componentes con la finalidad
de evitar o eliminar posibles irregularidades;
Procurar el mejoramiento en la administración;
Corregir los errores, desviaciones, deficiencias que se
encuentren en el transcurso del examen;
Realizar un seguimiento de las recomendaciones constantes en
el informe anterior”1.
1UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría Para el Sector Público y Empresas privadas.” Módulo 9. Loja-Ecuador. Año 2010-2011. Págs. 22-23
10
Clasificación
FUENTE: Manual de Auditoría Gubernamental. Contraloría General del Estado. ELABORADO: La autora.
CLA
SIF
ICA
CIO
N
Dependiendo quien lo ejecuta
Dependiendo del tipo de entidad
que se realiza
Dependiendo de las operaciones
que se examinan realiza
Dependiendo del alcance
Interna Externa
Privada Publica o Gubernamental
Auditoría Financiera Auditoria de Gestión Procedimientos
Convenios Revisión de
Información Financiera
Compilación de Información Financiera
Auditoría Ambiental Auditorias de
Ambientes computarizados
Auditoria de Obras Publicas
Auditoria Examen Especial
11
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Definiciones
La auditoría de gestión surge de la necesidad de medir y cuantificar los
logros alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado,
como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa
para lograr un mejor desempeño y productividad.
“La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un
profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la
eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia
como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de
vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación
global de la misma y la actuación de la dirección”2.
“La auditoría de gestión es un examen positivo de recomendaciones para
posibles mejoras en las 5 Es (Eficiencia, efectividad, economía, ética y
ecología)”3.
“Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado
con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el
desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad
gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía
en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por
quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su
responsabilidad ante el público”4.
2BLANCO, L. Yanel, “Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral”, Pág. 403 3 MALDONADO, Milton. Auditoría de Gestión, Tercera Edición, Quito 2006, p. 30 4CUBERO Abril, Teodoro, Manual Específico de Auditoría de Gestión, Unidad de Auditoría Interna, Ilustre Municipio de Cuenca 2009, p. 24
12
En relación a lo a lo anterior puedo definir que la Auditoría de Gestión es
el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el
grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles
y se logran los objetivos previstos por el Ente.
IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
La Auditoría de Gestión es importante porque permite determinar la
situación actual de la Institución, dándonos a conocer con certeza los
resultados obtenidos durante un ejercicio económico, de haber errores
tomar las mejores decisiones y corregirlos en el momento oportuno y
adecuado.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
“Dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se pueden señalar
como objetivos principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad;
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y
realistas;
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de
las mismas;
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles
establecidos;
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados
de operación y la eficiencia de los mismos;
Comprobar la utilización adecuada de los recursos”5.
5BLANCO, L. Yanel, “Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral”, Pág. 403
13
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Propósito
“Evaluar la eficiencia, efectividad y economía con la que se manejan los
recursos de una entidad, el cumplimiento de las normas éticas por el
personal y la protección del medio ambiente.
Alcance
Todas las operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede
limitarse a una operación, actividad o programa específico.
Enfoque
Eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores resultados, con más
eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología (protección ambiental).
Medición
Aplicación de los principios de administración.
Informe de Auditoría
Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo de la
gestión de la entidad.
14
Conclusiones del auditor
Inciden sobre cualquier aspecto de la administración y operación de la
entidad.
Recomendaciones del auditor
Se refiere a mejorar en todo los sistemas administrativos, el sistema de
control interne gerencial y cualquier aspecto de la administración y
operación de la entidad”6.
HERRAMIENTAS
Equipo Multidisciplinario
“Para la ejecución de una auditoría de gestión es necesario la
conformación de un equipo multidisciplinario, que depende de la
naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse, a más de los
auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas en otras
disciplinas como: ingenieros, abogados, economistas médicos, etc.
Auditores
De este grupo entre los dos más experimentados, se designa al jefe del
grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e integra
responsabilidad de la auditoría de gestión. Así mismo, este trabajo debe
realizarse a cargo de una dirección de auditoría y bajo la dirección de su
titular.
6MALDONADO, Milton. Auditoría de Gestión, Primera Edición, Quito 2006, p. 18 y 19
15
Especialistas
Estos profesionales a más de capacidad deben tener la independencia
necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoría, a fin de obtener
mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad.
Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las
direcciones o departamentos de auditoría, los especialistas tendrán que
participar incluso desde la fase de conocimiento preliminar”7.
RIESGOS
Los resultados de la auditoria pueden no estar exentos de errores y
omisiones de importantes significación que influyan en la evaluación a
expresar por el auditor en su informe, por lo que resulta necesario conocer
los riesgos latentes en este proceso, que al igual que la auditoría
financiera son:
Riesgo Inherente
“El riesgo inherente afecta la cantidad de evidencia de auditoria necesaria
para obtener la satisfacción de auditoria suficiente para validar una
afirmación. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el alcance de
cada prueba en particular como en la cantidad de pruebas necesarias”8.
“El auditor debería obtener una comprensión de los procedimientos de
control suficiente para desarrollar el plan de auditoria. Al obtener esta
comprensión el auditor consideraría el conocimiento sobre la presencia o
ausencia de procedimientos de control obtenido de la comprensión del
7CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión. Quito- Ecuador julio 2003. Pág. 20. 8 Maldonado, Milton, “Auditoria de Gestión”, Tercera edición, Quito 2006, p 62
16
ambiente de control y del sistema de contabilidad para determinar si es
necesaria alguna comprensión adicional sobre los procedimientos de
control”9.
Es la susceptibilidad de los procesos a la existencia de errores o
irregularidades importantes generados por las características de las
empresas u organismos.
Riesgo de Control
El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estén
incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativas
en forma oportuna.
Es aquel que afecte a los procesos de control y que evite detectar
irregularidades significativas de importancia relativa.
Riesgo de Detección
“El riesgo de detención es el riesgo de que los procedimientos de
auditoria no detecten errores o irregularidades existentes en los estados
contables”10.
Es aquel que asume por parte de los auditores que en su revisión no
detenten deficiencias en el Sistema de Control Interno. Este riesgo es
totalmente controlable por la labor del auditor y depende exclusivamente
de la forma en que se dicen y lleven a cabo los procedimientos de
auditoria.
9s/a, “Evaluación del Riesgo y Control Interno” Normas Internacionales de Auditoria, p. 45 10 Maldonado, Milton, “Auditoria de Gestión”, Tercera edición, Quito 2006, p 62
17
TÉCNICAS
En la auditoría de gestión es fundamental el criterio profesional del auditor
para la determinación de la utilización y combinación de las técnicas y
prácticas más adecuadas, que le permitan la obtención de la evidencia
suficiente, competente y pertinente, que le den una base objetiva y
profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones
y recomendaciones. Se considera importante a continuación definir las
técnicas y las prácticas que pueden ser más utilizadas en este tipo de
auditorías.
“Las técnicas de Auditoría son los recursos particulares de investigación,
utilizados por el auditor para obtener los datos necesarios para corroborar
la información que ha obtenido o le han suministrado (Evidencia
Primaria). Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el
Contador Público utiliza para lograr la información y comprobación
necesaria para poder emitir su opinión profesional”11.
.
11TECNICAS DE AUDITORIA, (En línea), disponible en, http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse101.html
VERIFICACION
TECNICAS
Ocular
Comparación Observación Rastreo
Verbal
Indagación Entrevista Encuesta
Escrita
Análisis Conciliación Confirmación Tabulación
Documental
Comprobación Calculo Revisión selectiva
Física
Inspección
18
PAPELES DE TRABAJO
“Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas,
documentos y medios magnéticos (tendencia a la auditoría cero papeles)
elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la
aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría,
que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de
auditoría”12.
Son documentos que respaldan en forma suficiente, competente y
pertinente las opiniones, hallazgos y el informe del auditor, los mismos
que son preparados u obtenidos en el transcurso de la auditoría.
Propósitos de los papeles de trabajo
“Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:
Construir el fundamento que dispone el auditor para preparar el
informe de la auditoría.
Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los
comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en
el informe de auditoría.
Construir la evidencia documental del trabajo realizado y de las
decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas”13.
12CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Manual de auditoría de Gestión. Quito, abril del 2002. Pág. 37 13CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Manual de auditoría de Gestión. Quito, abril del 2002. Pág. 38
19
Objetivos
“Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:
Principales:
Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor.
Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría
General.
Secundarias:
Sustentar el desarrollo del trabajo del auditor.
Acumular evidencias.
Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea
revisado por un tercero.
Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre
aspectos relativos a las actividades de control”14.
14CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Manual de auditoría de Gestión. Quito, abril del 2002. Pág. 39
20
HOJA DE ÍNDICES
“Para facilitar el ordenamiento y archivo de l os papeles de trabajo y su
rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno
de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color
denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo, esta clave
recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se
trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo”15.
Formato de hoja de índice
INDICE PAPELES DE TRABAJO
AD ADMINISTRACION DE GESTIÓN
OT/1 Orden de Trabajo
C/2 Comunicación
HM/3 Hoja de Marcas
HI/4 Hoja de Índices
HDT/5 Hoja de Distribución de Trabajo HDT/6 Hoja de Distribución de Tiempo
CP CONOCIMIENTO PRELIMINAR
CP/1 Conocimiento Preliminar
P PLANIFICACIÓN
PP/1 Planificación Preliminar
PE/2 Planificación Específica
EAG EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTION PA Programa de auditoría
CA/3D COMPONENTE: ÁREA DIRECTIVA (Coordinador)
CCI/1 Aplicación del Cuestionario del Control Interno CN/2 Cédulas Narrativas
IFA/3 Identificación de Funciones Asignadas VR/4 Verificación de Requisitos
AIG/5 Aplicación de Indicadores de Gestión Informe Seguimiento
I S
15GUÍA DE ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA, (En línea), disponible en, http://misanotacionescontables.blogspot.com/2009/03/indices-y-marcas-de-los-papeles-de.html
21
Marcas de Auditoría
“Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos
utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se
usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados
por el Auditor con una significación especial”16
Formato de hoja de marcas
16GUÍA DE ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA, (En línea), disponible en, http://misanotacionescontables.blogspot.com/2009/03/indices-y-marcas-de-los-papeles-de.html
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
Comprobado
Analizado
Comparado
Indagado
Observado
Inspeccionado
22
INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito
de un proyecto o una organización, suelen establecerse por los líderes del
proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a
lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados.
Son signos vitales de una empresa u organización, y su continuo
monitoreo son importantes porque permiten identificar diversos síntomas
que derivan el desarrollo normal de las actividades. En la organización se
debe contar con los indicadores más importantes que se pueda garantizar
que la información sea real, precisa, sobre aspectos de los niveles que ha
llegado la institución en niveles de eficiencia, eficacia, economía en la
gestión administrativa, presupuestaria.
“Para la medición de la gestión es necesario la obtención de indicadores
bien sea elaborados por la entidad, por el sector al que pertenece o de
fuentes externas, siendo los objetivos básicos de la auditoría de gestión
es evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión en relación con los
objetivos generales de la entidad”17.
Indicadores de eficacia
“Los indicadores de eficacia evalúan el grado de cumplimiento de los
objetivos planteados, es decir, en qué medida, área o la institución como
un todo, está cumpliendo con su objetivos fundamentales, sin considerar
necesariamente los recursos asignados para ello”18.
17BLANCO, L. Yanel, “Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral”, Pág. 72. 18CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoría de Gestión”, Pág. 107
23
Entre los indicadores de eficacia se encuentran:
Indicador de Eficacia
Misión= Funcionarios con conocimiento
Total Funcionarios
Políticas=
Personal que la conoce
Total Personal
Visión= Funcionarios con conocimiento
Total Funcionarios
Indicadores de eficiencia
“Miden la relación entre dos magnitudes; la producción física de un bien o
servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese
producto, pero de manera óptima”19
Entre los indicadores de eficiencia se encuentran:
Indicador de Eficiencia
CAPACITACIONES= Personal Capacitado
Total Personal
ASISTENCIA= Horas Laboradas
Número de Horas Establecidos
CUMPLIMIENTO DE CURSOS=
Total de Participantes que culminaron
Total de participantes matriculados
19CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoría de Gestión”, Pág. 103
24
Indicadores de economía
“Como elemento de gestión, se define como el uso oportuno de los
recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible, con
relación a los programas de organización y a las condiciones y opciones
que se presentan en el mercado.
El indicador de economía se relaciona con evaluar la capacidad de una
institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros
en el logro de su misión institucional”20
.
Indicador Económicos
Dependencia Financiera=
Total de ingresos por gestión
Total Funcionarios
Índice de Ejecución del Gasto=
Total de Gastos
Total de Presupuestos Asignado
FASES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
El manual establecido por la Contraloría General del Estado, establece las
siguientes fases:
Conocimiento Preliminar
Planificación
Ejecución
Comunicación de resultados, y
Seguimiento
20
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Auditoría de Gestión”, Pág. 95
25
Proceso de la auditoria de gestión
FUENTE: Manual de Auditoría Gubernamental. Contraloría General del Estado. ELABORADO: La autora.
INICIO
FASE I: Conocimiento Preliminar Visita de observación a la institución Revisión de archivos papeles de
trabajo Determinar indicadores Detectar FODA Evaluación estructura control interno Definición de objetivos y estrategia
de objetivos
FASE II: Planificación Análisis información y documentación Evaluación de control interno por
componentes Elaboración plan y programas
FASE III: Ejecución Aplicación de programas Preparación de papeles de trabajo Hojas de resumen hallazgos por
componentes Definición estructura del informe
FASE IV: Comunicación de Resultados Redacción borrador de informe Conferencia final para la lectura del
informe Obtención, criterios, entidad Emisión informe final, síntesis y
memorando de antecedentes
FASE V: Seguimiento De hallazgos y recomendaciones al
término de la auditoria Recopilación después de uno o varios
años
Fin
Formalidades
Memorando de
Planificación
Programas de
Trabajo
Papeles de
trabajo
Archivo
Cte. Archivo
Perm.
Borrador de
informe
Informe final
26
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Concepto
“Comprende un estudio general de la entidad previo a la ejecución de la
auditoría, de esta manera facilitará una adecuada planificación y
ejecución, se podrá conocer aspectos como la estructura organizativa de
la entidad y el sistema de control interno, para lo cual se tomará en cuenta
si los sistemas de información son oportunos, comprobar si se cumplen
los principios de control interno, analizar el comportamiento de los
indicadores económicos de la entidad, examinar los documentos,
operaciones, registros, estados financieros y para determinar su
razonabilidad y el cumplimiento de políticas económicas de la entidad así
como los informes de auditorías anteriores.
Objetivos
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad,
dando mayor énfasis a su actividad principal, esto permitirá una adecuada
planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un
costo y tiempo razonable”21.
Esta fase se caracteriza por el conocimiento y comprensión global de la
entidad, su situación organizacional, revisión de la legislación y
normatividad que debe ser analizada por el auditor para definir la
estrategia de la auditoría, es decir la forma cómo va a ejecutar el examen
de la gestión de la entidad, es una forma de organizar el futuro para que
sucede de acuerdo con una finalidad o propósito.
Actividades
21UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja –Ecuador. Año 2010-2011. Pág. 327
27
“Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las
actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en
conjunto.
Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de
trabajo de auditorías anteriores.
Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que
constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente
compararlos con resultados reales de sus operaciones.
Detectar la fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y
amenazas en el ambiente de la Organización.
Evaluación de la Estructura de Control Interno.
Identificación de los componentes.
Determinar los objetivos y estrategia general de auditoría” 22.
Fase II: Planificación
Concepto
“La planificación es la segunda fase de la auditoría de gestión y de su
concepción dependerá de la eficiencia y efectividad en el logro de los
22UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja –Ecuador. Año 2010-2011. Pág. 328
28
objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios, la
planificación de la auditoría de gestión, comienza con la planificación”23.
Objetivos
“Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los
cuales debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes
fases de las actividades a desarrollar; los resultados de la auditoría
esperados, conociendo de las fortalezas, debilidades y oportunidades de
la entidad.
Para entrar en esta fase el equipo de auditoría debe haber determinado
los componentes; es decir, las áreas, procesos y objetivos, como producto
del análisis organizacional y diagnóstico del entorno, en esta fase el
auditor deberá establecer con precisión los objetivos específicos y el
alcance del trabajo, considerando entre otros elementos, los
indicadores”24..
Fase III: Ejecución
Concepto
En esta etapa se desarrollan los programas de auditoría por
componentes, se obtiene la evidencia necesaria en cantidad y calidad
basada en los criterios de auditoría, los cuales están sustentados y
respaldados en los papeles de trabajo los mismos que deberán ser
debidamente referenciados y archivados.
23UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja –Ecuador. Año 2010-2011. Pág. 329 24UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja –Ecuador. Año 2010-2011. Pág. 330
29
El auditor en la fase de ejecución desarrolla las estrategias planificadas
en la fase anterior y su propósito es cubrir todos los riesgos y lograr los
objetivos con cualquiera de los métodos que se utilice en la auditoría
incluyendo recursos técnicos y financieros.
Objetivos
“En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en
esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia
necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, componente y
relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos
en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de
los informes”25.
Actividades
“Aplicación de los programas detallados y específicos para cada
componente significativo y escogido para examinarse, que
comprende la aplicación de las técnicas de auditoría.
Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la
documentación relativa a la planificación y aplicación de los
programas contienen la evidencia suficiente y relevante.
Parámetros e indicadores de economía, eficiencia y eficacia tanto
real como estándar, que pueden obtenerse de colegios
profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares,
organismos internacionales y otro.
25CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. “Manual de Auditoría de Gestión. 1ra Edición. Quito-Ecuador. Año 2002. Pág. 183
30
Elaborar de las hojas de hallazgos significativos para cada
componente examinado, expresados en los comentarios, los
mismos que deben ser oportunamente comunicados a los
funcionarios y terceros relacionados.
Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria
referencia a los papeles de trabajo y a la hoja de resumen de
comentarios, conclusiones y recomendaciones” 26.
En esta fase, es muy importante tener presente que el trabajo de los
especialistas no auditares, deben realizarse conforme a los objetivos de la
planificación; además, es necesario, que el Jefe de Equipo oriente y
revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los
objetivos previstos, igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado
adecuadamente por parte del auditor más experimentado.
FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Concepto
“En el informe sobre control de gestión se plasman los resultados
obtenidos en cada uno de los parámetros mencionados, con el fin de
entregar un dictamen de la gestión de la administración de un período.
Los documentos justificados presentados posteriores a la lectura del
borrador del informe serán receptados en los 5 días posteriores a la
conferencia final, los cuales serán analizados y considerados por el
equipo de auditoría para la elaboración del informe final.
26CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. “Manual de Auditoría de Gestión. 1ra Edición. Quito-Ecuador. Año 2002. Pág. 184
31
Objetivos
Se preparará un informe final, el mismo que contendrá los
hallazgos positivos en la parte correspondiente a las conclusiones
se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con
su efecto económico, las causas y condiciones para el
cumplimiento de los recursos de la entidad auditada.
El propósito de esta fase es poder comunicar a los directivos de la
entidad los resultados encontrados, y coadyuvar a la implantación
de un plan de acción correctiva, que permita mejoras en la
utilización de los recursos”27.
Actividades
“Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los
auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la
participación de los especialistas no auditores en la parte que se
considere necesario.
Comunicación de resultados, si bien esta se cumple durante todo el
proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de
acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del
informe antes de su emisión, deba ser discutido en una
Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los
funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen; esto le
permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte permitir que
expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.
27UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja-Ecuador. Año 2010-2011. Págs. 332-333
32
Elaboración de borrador de informe o informe preliminar.
Elaboración de informe definitivo de gestión.
Redacción de las conclusiones de acuerdo a los hallazgos y de
las recomendaciones”28.
Se considera a esta como la más significativa de la auditoría de gestión,
ya que una vez comunicados los resultados a los ejecutivos y servidores
de la entidad las recomendaciones deben ser aplicadas con carácter de
urgente y obligatorio.
FASE V: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Concepto
“Es una fase posterior a la auditoría de gestión permite comprobar si los
directivos y demás servidores cumplen o no con las recomendaciones
emitidas en el informe, conforme a los plazos señalados en el cronograma
de cumplimiento de recomendaciones.
Objetivos
Es verificar que los directivos y demás servidores han cumplido con las
recomendaciones emitidas en el informe, conforme a los plazos señalados
en el cronograma de cumplimiento de recomendaciones y confirmar que
28UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja-Ecuador. Año 2010-2011. Págs. 334
33
la entidad haya elevado sus niveles de eficiencia, efectividad y economía
como producto del cumplimiento de las recomendaciones”29.
Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión
realizada, los auditores internos y en ausencia los auditores internos que
ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente.
Actividades
“Los Auditores efectuarán le seguimiento de las recomendaciones,
acciones correcciones y determinación de las responsabilidades
derivadas, en la entidad, en la Contraloría, Ministerio Público y Función
Judicial, con el siguiente propósito:
Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva
sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y
recomendaciones presentadas en el informe, efectúa el
seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría después
de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el
informe aprobado.
De acuerdo al grado de deterioro de la eficacia, eficiencia,
economía, equidad y ética, y de la importancia de los resultados
presentados en el informe de auditoría, debe realizar la
comprobación luego transcurrido un año de haber concluido la
auditoría.
29
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja-Ecuador. Año 2010-2011. Págs. 334-335
34
Determinación de responsabilidades por los daños materiales y
perjuicio económico, y comprobación de su recobro, reparación o
recuperación de los activos.
Principales Formatos de Aplicación de la Fase
Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones.
Encuesta post auditoría de gestión
Constancia del seguimiento realizado
Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados
de la fase de seguimiento”30
30
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja-Ecuador. Año 2010-2011. Págs. 337-337
35
e. MATERIALES Y MÉTODOS
Materiales
Para la realización de la presente tesis se utilizaron diferentes materiales,
y métodos y técnicas que permitieron la redacción y acopio de la
información necesaria para el desarrollo del trabajo investigativo.
Los materiales utilizados en la investigación fueron los siguientes:
Laptop, impresora, calculadora, esferográficos, rapadora, perforadora,
resma de papel A4, flash memory, carpetas, libros, módulos, textos,
internet, lápiz, anillados, empastados.
MÉTODOS
Método Científico.
Este método permitió revelar, demostrar y verificar los conocimientos
científicos de manera lógica y organizada en la revisión de literatura de la
tesis, logrando interpretar la realidad de los hechos y las actividades de la
institución a través de direccionamientos teóricos referentes a Auditoria de
Gestión.
Método Deductivo.
Este método se lo utilizó para el estudio y análisis de Leyes,
Reglamentos, Normas, etc., que regula las actividades que se llevan a
36
cabo dentro del Centro Operativo de Orellana (SECAP), también para
determinar el área problemática partiendo de causas y efectos para
conocer el cumplimiento de los objetivos planteados a través de los
respectivos indicadores de gestión.
Método Inductivo.
Se utilizó en la elaboración del informe de Auditoria, además para poder
establecer las conclusiones y recomendaciones del trabajo de tesis que
se extrajo de los resultados obtenidos, también para saber que el Secap
de Orellana no cuenta con siguientes documento: planificación
estratégica, plan operativo anual ni cedulas presupuestarias.
TÉCNICAS
Observación Directa
Esta técnica se lo utilizo para tener una idea global de la institución
auditada, también para comprobar el desempeño de las actividades y por
ende verificar datos relacionados con la información proporcionada con la
finalidad de que la información que se obtenga sea objetiva, oportuna y
de fácil manejo.
Entrevista
Esta técnica fue aplicada al Coordinador del Servicio Ecuatoriano de
Capacitación Profesional de Orellana, se la utilizo para la recopilación de
información permitiendo conocer aspectos importantes para la elaboración
de la Auditoria; y obtener una perspectiva previa del problema y las
alternativas a seguir.
37
CP/1 1/16
f. RESULTADOS
CONTEXTO INSTITUCIONAL
Antecedentes del Centro Operativo de Orellana “SECAP”
El SECAP es una institución adscrita al Ministerio de Relaciones
Laborales, tiene autonomía administrativa, económica, financiera-
operativa. Es una organización que tiene 25 centros operativos en todas
las provincias del Ecuador siendo el SECAP de Orellana una de ellas.
“El SECAP es una institución que se creó el 3 de octubre de 1966
mediante decreto ejecutivo Nº 1207, surge ante la necesidad de tecnificar
la mano de obra y de disponer de un organismo rector de la formación
profesional, para acelerar el proceso de desarrollo productivo del país”31.
“El 19 de octubre de 1978 se publica en el registro oficial 694 el decreto
Nº
2928, la Ley Constitutiva del SECAP que se halla en vigencia. Su función
básica es formar y capacitar a los trabajadores, mandos medios y otro
personal que está inmerso en las actividades industriales, de comercio y
servicios; desarrollar conocimientos, habilidades, valores y actitudes
positivas de la población marginal para posibilitarle un trabajo
remunerado”32.
31VADEMECUM LEGAL DEL SECAP. Decreto de Creación del SECAP. Reglamento General. Pág. 3 32VADEMECUM LEGAL DEL SECAP. Decreto de Creación del SECAP. Pág. 11
38
CP/1 2/16
En la actualidad los convenios de cooperación internacional que tiene el
SECAP son 4 y también cuenta con 39 convenios nacionales, que son
utilizados en todos aquellos temas que en las partes consideren de
interés común y que están relacionadas con su accionar productivo
Tiene como objetivo principal Formar, Capacitar, Perfeccionar, Certificar y
Titular a la población económicamente activa del país o en capacidad de
integrarse a la misma, para satisfacer con efectividad las expectativas y
exigencias de formación profesional integral para el trabajo.
Las actividades del SECAP se dirigen a la capacitación del personal en
servicio o en aptitud de incorporarse al mismo y se orientan al desarrollo
de habilidades y destrezas para el eficiente desempeño de trabajos
concretos en los sectores anteriormente mencionados.
El Centro Operativo de Orellana “SECAP” constituye el precursor de la
capacitación dentro de la provincia, por lo tanto es la institución más
importante y rectora de la formación profesional, comprende un centro
operativo que atiende a los 4 cantones de la provincia de Orellana.
Brindando este servicio con el único objetivo de poder contar con
trabajadores con competencias laborales, que permitan el desarrollo
sustentable de la institución ecuatoriana.
En el campo técnico, se incrementa y fortalece la oferta de atención que
permitirá atender con mayor eficiencia y eficacia los requerimientos reales
de capacitación que demandan los sectores micro-institucionales y las
comunidades marginales del sector informal, a través de cursos de corta
duración y asistencias técnicas específicas.
Visión
39
CP/1 3/16
Desarrollar competencias, conocimientos, habilidades y destrezas en las y
los trabajadores y servidores ecuatorianos a través de procesos de
perfeccionamiento, capacitación y formación profesional que respondan a
la demanda del sistema laboral, propendiendo al uso del enfoque de
competencias laborales en los procesos formativos e incluyendo en estas
acciones a los grupos de atención prioritaria y actores de la economía
popular y solidaria.
Misión
Ser la Institución oficial líder, en la formación y capacitación profesional
para el Trabajo, que desarrolla su gestión acorde a los cambios
económico-sociales, con infraestructura e innovación tecnológica digna e
inclusiva al servicio de la ciudadanía, en relación directa con el plan de
desarrollo y políticas de empleo nacionales.
Política de calidad
El SECAP con un alto compromiso de atención a las y los servidores y
trabajadores promueve la mejora continua de los servicios de
perfeccionamiento, capacitación y formación con personal altamente
capacitado, dirigido a:
1. Cumplir con la normativa vigente a sus procesos y servicios;
2. Mejorar entornos de trabajo;………………………………………………
3. Fortalecer la inserción del Talento Humano en el Sistema Laboral.
Base legal
40
CP/1 4/16
La vida jurídica y el desarrollo de las actividades del Centro Operativo de
Orellana “SECAP” se fundamentan en las siguientes disposiciones
legales:
Constitución Política de la República del Ecuador (Carta Suprema)
Código del Trabajo (Código)
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
LOTAIP (Ley Orgánica)
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
LOSNCP (Ley Orgánica)
Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP (Ley Orgánica)
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Ley Orgánica)
Reglamento General a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso
a la Información Pública LOTAIP (Reglamentos de Leyes)
Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública LOSNCP (Reglamentos de Leyes)
Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP
(Reglamentos de leyes)
Los Decretos Ejecutivos relacionados con la institución se re
direccionarán al sitio web donde se encuentran alojados (Decreto
Ejecutivo)
Estatuto de Régimen Jurídico de la Administración de la Función
Ejecutiva.
41
CP/1 5/16
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
CONOCIMIENTO PRELIMINAR PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
Información general
Nombre: Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (ORELLANA)
Dirección:
Vía Sacha - Loreto, junto a la Estación Transelectric
Horario de atención:
De 8h30am a 12h30pm y de 14h00pm a 17h30pm
Fecha de creación:
20 de febrero 1999
Sitio web:
http://www.secap.gob.ec
Teléfono:
(06) 2 862659
42
CP/1 6/16
Funcionarios principales
El Centro Operativo de Orellana cuenta con una estructura organizacional
que se encarga de cumplir y hacer cumplir el proceso formativo que se
desarrolla en la institución con el propósito de contribuir al conocimiento
de la ciudadanía en general, siendo su máxima Autoridad el Coordinador
del Centro Operativo de Orellana.
La estructura organizacional está conformada por todos los funcionarios
correspondientes, realizan acciones para la difusión y fomento de la
capacitación de toda la ciudadanía en general.
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
Ing. Marcelo Guzmán Coordinador
Ing. Alexandra Cedeño Secretaria
Srta. Ana Reino Secretaria
Sr. Jonny Pinargote Chofer
43
CP/1 7/16
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL CENTRO OPERATIVO DE
ORELLANA “SECAP”
FUENTE: Centro Operativo de Orellana “SECAP”. ELABORADO: La autora.
COORDINADOR
DEPARTAMENTO
DE PROMOCIÓN DEPARTAMENTO
DE ATENCIÓN
CIUDADANA
SERVICIOS
GENERALES
INSTRUCTORES
PARTICIPANTES
CHOFER
44
CP/1 8/16
Objetivo
El objetivo fundamental del SECAP, es la capacitación profesional
intensiva y acelerada de la mano de obra y de los mandos medios para
las actividades industriales, comerciales y de servicios.
Las actividades del SECAP se dirigirán a la capacitación del personal en
servicio o en aptitud de incorporarse al mismo y, se orientarán al
desarrollo de habilidades y destrezas para el eficiente desempeño de
trabajos concretos en los sectores anteriormente mencionados.
Funciones
Formar aceleradamente mandos medios y mano de obra calificada
para la industria;
Capacitar profesionalmente a los trabajadores activos en las áreas
de su competencia;
Formar instructores que estén en capacidad de actuar en los
diversos centros de capacitación que funcionen en el país;
Colaborar con las empresas que actúan en el área de su
competencia en el planeamiento y ejecución de cursos de
capacitación profesional para los trabajadores;
Reentrenar personal calificado a fin de actualizar sus
conocimientos, de acuerdo con las necesidades de trabajo que se
presenten en las áreas de su competencia;
Cooperar activamente con los Departamentos especializados de
los Ministerios y Entidades Públicas, en todo lo relativo a trabajos
estadísticos, investigaciones y política de empleo y de recursos
humanos, así como en todo lo relacionado con capacitación
profesional;
45
CP/1 9/16
Coordinar con el sector privado en trabajos estadísticos y de
investigación relacionados con la capacitación profesional.
Principios éticos
Bien Común.- Dirigir todas las decisiones y acciones a la
satisfacción de las necesidades institucionales y al bienestar de la
colectividad, por encima de intereses particulares. En tal virtud
ningún/a funcionario/a, servidor/a, trabajador/a, instructor/a, o
personal que preste sus servicios al SECAP, permitirá que el
desempeño de sus funciones influyan intereses que puedan
perjudicar el bienestar institucional; debiendo mantener una actitud
orientada al servicio y caracterizada por la calidad, la calidez,
eficiencia y eficacia en la atención a los/las ciudadanos/as; y, a
los/las compañeros/as de trabajo.
Integridad.- Encaminar a que todas las actuaciones y conductas
de los/las funcionarios/as, servidores/as, trabajadores/as,
instructores/as, o personal que preste sus servicios al SECAP,
sean auténticas y profesionales. No se aprovecharan de los demás,
ni de sus recursos. No solicitarán a terceros prestaciones indebidas
de ningún tipo, en beneficio propio o de terceros. Cumplirán el
trabajo honesto, completo y a tiempo.
Confidencialidad o Reserva.- Mantener la confidencialidad o
reserva de toda la información institucional que fuere calificada
como tal, de conformidad a la normativa legal.
Transparencia.- Ajustar su conducta al derecho que tiene la sociedad de
estar informada sobre la actividad de la administración
46
CP/1 10/16
pública, brindando un acceso oportuno a la ciudadanía de la
información autorizada conforme lo dispuesto en la Ley; además, el
establecer un ambiente de confianza, seguridad y franqueza, tanto
al interior como al exterior de la institución para el cumplimiento
efectivo de sus trabajo, socializando sus proyectos y
documentando sus resultados. La información solicitada a la
entidad, será procesada conforme el procedimiento establecido
para el efecto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
Honestidad.- Actuar siempre con base en la verdad con probidad,
rectitud y justicia.
Innovación.- Contribuir en la institución con su aporte en forma
positiva, fomentando espacios y generando ideas para el
crecimiento institucional, en el marco de la misión, visión y
objetivos del SECAP. De igual forma, consiste en la
implementación de tecnologías que permitan a la institución brindar
un servicio óptimo, de calidad y enmarcando en los avances de la
ciencia y tecnología.
Responsabilidad Ambiental.- Manifestar en sus actuaciones
respecto al medio ambiente y al ecosistema, promoviendo el uso
racional de los medios y herramientas de trabajo, conducta que se
reflejara en las actividades profesionales y personales.
Compromiso.- Mantener en todo momento la actitud de
colaboración con la institución, prestando sus servicios con ahínco
y esmero en cada función encomendada, con sentido del deber,
excelencia y orientación a resultados.
47
CP/1 11/16
Lealtad.- Dar primacía a los intereses y valores del SECAP antes
los propios; esforzarse por crear un clima laboral beneficioso para
todas y todos, dando cumplimiento a las disposiciones
institucionales.
Equidad.- Fomentar la igualdad en el cumplimiento y aplicación de
los deberes, derechos, garantías y obligaciones de los/as
ciudadanos, en un ambiente de justicia.
Respeto.- Propender el establecimiento de relaciones
interpersonales sanas en un marco de tolerancia y observancia a
los derechos y a la dignidad humana, en sus diferentes
manifestaciones, incluido el respeto a la multiculturalidad y
plurinacionalidad.
Trabajo en Equipo.- Tener en todo momento, predisposición para
contribuir de manera en sus relaciones con su equipo de trabajo,
con otras áreas de trabajo, e incluso con personal de otras
entidades públicas, para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Solidaridad.- Reconocer y compartir las mismas obligaciones,
intereses e ideales, procurando el bienestar de toda la institución.
Liderazgo.- Ser un/a promotor/a de valores y principios en la
sociedad partiendo de su ejemplo personal al aplicar este Código
de Ética, cabalmente en el desempeño de su cargo. Este liderazgo
debe ser asumido dentro de la institución, fomentando aquellas
conductas que promuevan una cultura ética y de calidad en el
servicio público.
48
CP/1 12/16
Período cubierto por el último examen
No existen datos de auditorías realizadas anteriormente en el Centro
Operativo de Orellana “SECAP”.
Apreciación de los departamentos sobre su organización y
funcionamiento
De acuerdo a la visita se observó que la institución cuenta con las
oficinas totalmente en orden y que las aulas donde se realizan las
respectivas capacitaciones falta espacio para poder realizar la parte
práctica.
Determinación y clase de ingresos
El Centro Operativo de Orellana cuenta con ingresos provenientes del
cobro de las matriculas son depositados en la única cuenta del Banco
Central del Ecuador cuenta registrada por el SECAP Planta Central a
nivel Nacional.
49
CP/1 13/16
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” MATRIZ FODA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
• Servidores
públicos capacitados.
• Cumplen el plan de capacitación establecido.
• Experiencia de trabajo por parte de los servidores públicos.
• Estabilidad
Laboral.
• Apoyo por parte del gobierno.
• Institución al
servicio de
demandas
sociales de
capacitación
• Convenios con
entidades
públicas y
privadas.
• Falta de difusión
de los cursos de
capacitación
• Falta de entrega oportuna de información.
• Biblioteca
desactualizada.
• Espacios físicos
reducidos para
talleres.
• Competencia de instituciones con
servicios similares.
• Partidas
vacantes
suprimidas.
• Implementación
de programas
por parte de la
zonal 2 alejados
de la realidad
local
50
CP/1 14/16
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
MATRIZ DE RIESGO PRELIMINAR PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
N°
COMPONENTE
RIESGOS DETECTADOS
CALIFICACIÓ
N
ENFOQUE
AUDITORIA
IDENTIFICACIÓN EFECTO POTENCIAL
A M B
1
Planificación Estratégica
El Secap de Orellana no ha desarrollado ningún plan estratégico
Los programas son desarrollados de acuerdo a las necesidades de los participantes
X
Pruebas de cumplimiento, en
base a las normas de
control interno, Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación
Pública.
Estructura Orgánica
Cuenta con una estructura orgánica, pero los servidores desconocen la mitad de sus funciones establecidas a su cargo
Identifican la estructura, se entiende en forma clara las líneas de autoridad y los servidores identifican claramente de quien dependen
X
Pruebas de
cumplimiento, en base al
Reglamento general de
perfeccionamiento, capacitación y certificación de
personas
3
Reglamento interno y manuales de funciones
NO cuenta con reglamento interno ni manuales de funciones
Por no disponer el reglamento interno ni manuales de funciones los servidores desconocen las funciones apropiadas para cada uno de ellos
X
Pruebas de cumplimiento, en
base a las normas de
control interno
4
Sistema de información
No disponen de sistemas de información
La información se tarda en llegar a su destino, por lo que en ciertas ocasiones dificulta en la toma de decisiones
X
Pruebas de cumplimiento, en
base a las normas de
control interno,
5
Monitoreo del rendimiento
No aplican indicadores de gestión por lo que es difícil determinar el grado de cumplimiento de sus actividades
No se puede medir el rendimiento, el coordinador desconoce de esta herramienta
X
Pruebas de cumplimiento, en
base a las normas de
control interno
Elaborado por: J.R.S Fecha: 9/04/2015
Revisado por: L.P.P Fecha:9/04/2015
51
CP/1 15/16
Determinación de los indicadores
Indicadores de Eficacia
Indicadores de Eficiencia
Indicador de Eficiencia
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA=
RECURSOS EJECUTADOS
RECURSOS ASIGNADOS
Indicadores de Economía
Indicador de Economía
INDICE DE EJECUCION DEL GASTO=
Pago honorarios facilitador
Ingresos recaudados por el Centro Operativo de Orellana
Indicador de Eficiencia
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= Cursos Alcanzados
Cursos Programados
PARTICIPANTES= Participantes Alcanzados
Participantes Meta
HORAS PROGRAMADAS=
Horas Alcanzadas
Horas Meta
52
CP/1
16/16
Evaluación de la institución internamente
Producto de la revisión de la estructura internamente se determina las
desviaciones que se describe a continuación.
Área directiva:
Cumplimiento parcial de las actividades establecidas para el logro
de sus metas.
Falta de coordinación y difusión de los cursos en toda la provincia
de Orellana.
Área de Apoyo:
Espacio físico de capacitaciones no están adecuadas para las
maquinas del taller, por lo cual se necesita realizar una ampliación
al taller de capacitación
Biblioteca desactualizada.
53
OT/1
1 /1
ORDEN DE TRABAJO N° 001
Loja, 1 de abril de 2015
Sra.
Janeth Rivadeneira
JEFE DE EQUIPO Ciudad.-
De mi consideración:
Me permito disponer a usted proceda a la realización de la Auditoría de Gestión
a los programas implementados por el Servicio Ecuatoriano de Capacitación
Profesional del Cantón Francisco de Orellana, Provincia de Orellana durante el
primer semestre del año 2015; para lo cual designo a usted como Jefe de
Equipo.
Los objetivos de Auditoria de Gestión estarán dirigidos a:
Evaluar del Sistema de Control Interno de la entidad
Evaluar la eficiencia, eficacia y economía con la que se desarrollan las
actividades y cumplen las metas el Centro Operativo de Orellana
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
Aplicar indicadores de gestión inherentes al normal desempeño y
cumplimiento de los objetivos
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión institucional
El tiempo de duración del presente trabajo es de 90 días calendario y concluido
el mismo se servirá presentar el respectivo informe, el mismo que contendrá
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Atentamente;
Mg. Luis Pineda Pineda
SUPERVISOR
54
C/2 1 /2
COMUNICACIÓN
Francisco de Orellana 3 de Abril del 2015
Ing. Marcelo Guzmán
COORDINADOR DEL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA (SECAP)
Ciudad.-
De mi consideración:
Por medio del presente me dirijo a su autoridad, para poner en
conocimiento que a partir del día miércoles 03 de abril de 2015, se dará
inicio a la Auditoría de Gestión al Centro Operativo de Orellana
“SECAP”, en el primer semestre del año 2015, actividad que se
cumplirá en base a lo dispuesto a la ORDEN DE TRABAJO N° 001 de
fecha 01 de abril del presente año.
Los objetivos de la Auditoría de Gestión estarán dirigidos a:
Evaluar del Sistema de Control Interno de la entidad
Evaluar la eficiencia, efectividad con la que se desarrollan las
actividades y cumplen las metas el Centro Operativo de Orellana
Aplicar indicadores de gestión inherentes al normal desempeño y
cumplimiento de los objetivos
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión
institucional
55
C/2
2 /2
Con el fin de cumplir con los objetivos propuestos, solicitamos se digne
autorizar a quien corresponda nos facilite copias e información de lo
siguiente:
Reseña Histórica y Base Legal
Misión, Visión
Organigrama estructural
Manual de Puestos y Funciones del Personal
Número del Personal que labora en el Centro Operativo de
Orellana “SECAP”.
Leyes, reglamentos, normas con el que se rige la institución
Fuente, financiamiento y utilización de los recursos
Metas
Por su atención, anticipo mi agradecimiento.
Atentamente,
Sra. Janeth Rivadeneira
JEFE DE EQUIPO
56
HM/3
1 /1
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
HOJA DE MARCAS PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
Comprobado
Analizado
Comparado
Indagado
Observado
Inspeccionado
ELABORADO POR: J.R.S FECHA: 1/04/2015
REVISADO POR: L.P.P FECHA: 1/04/2015
57
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
HOJA DE INDICES PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
INDICE
PAPELES DE TRABAJO
AD ADMINISTRACION DE GESTIÓN
OT/1 Orden de Trabajo
C/2 Comunicación
HM/3 Hoja de Marcas
HI/4 Hoja de Índices
HDT/5 Hoja de Distribución de Trabajo HDT/6 Hoja de Distribución de Tiempo
CP CONOCIMIENTO PRELIMINAR
CP/1 Conocimiento Preliminar
P PLANIFICACIÓN
PP/1 Planificación Preliminar
EAG EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTION PA Programa de auditoría
CA/3D COMPONENTE: ÁREA DIRECTIVA (Coordinador)
CCI/1 Aplicación del Cuestionario del Control Interno CN/2 Cédulas Narrativas
IFA/3 Identificación de Funciones Asignadas
AIG/5 Aplicación de Indicadores de Gestión
I Informe S Seguimiento
ELABORADO POR: J.R.S FECHA: 1/04/2015
REVISADO POR: L.P.P FECHA: 1/04/2015
HI/4
1 /1
58
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
HOJA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
NOMBRE
CARGO
SIGLAS
TRABAJO A DESAROLLAR
Mg. Luis Pineda Pineda
Supervisor
L.P.P
Revisar la evaluación de
control interno Supervisar los programas de
auditoría Analizar los procedimientos a
utilizarse. Revisión del Trabajo y emitir
las respectivas indicaciones.
Sra. Janeth Erika Rivadeneira
Jefe de Equipo
J.R.S
Revisar y organizar archivos. Elaborar los papeles de
trabajo y evaluaciones de control interno
Determinar los programas a ejecutarse
Determinar las áreas directivas
Evaluar cada uno de los componentes de las diferentes áreas
Aplicar indicadores para cada componente
Elaborado Por: J.R.S Fecha: 6/04/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 6/04/2015
HDT/5
1 /1
59
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
HOJA DE DISTRIBUCION DE TIEMPO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
NOMBRE
CARGO
SIGLAS
TRABAJO A DESARROLLAR
TIEMPO
Mg. Luis Pineda Pineda
Supervisor
L.P.P
Revisar la evaluación
de control interno Supervisar los
programas de auditoría
Analizar los procedimientos a utilizarse.
Revisión del Trabajo y emitir las respectivas indicaciones.
Sra. Janeth Erika Rivadeneira
Jefe de Equipo
J.R.S
Revisar y organizar
archivos. Elaborar los papeles
de trabajo y evaluaciones de control interno
Determinar los programas a ejecutarse
Determinar las áreas directivas, técnicas y de apoyo.
Evaluar cada uno de los componentes de las diferentes áreas
Aplicar indicadores para cada componente
30
30
30
Elaborado por: J.R.S Fecha: 7/04/2015
Revisado por: L.P.P
Fecha: 7/04/2015
HDT/6
1 /1
60
Programa de Planificación para la Auditoria de Gestión
Se desarrollará el respectivo Memorando de Planificación el mismo que
contendrá:
Datos Generales de la Auditoría.
Requerimientos de la auditoría
Fecha de Intervención
Equipo de Trabajo
Días presupuestados
Recursos materiales
Recursos financieros
Enfoque de la auditoria
Plan de muestreo
Evaluación y calificación del riesgo de la auditoria de gestión
Descripción de las actividades principales
Producto a obtenerse
Calificación de los factores de los riesgos de auditoria
Programas
Otros aspectos: Cuestionario de control interno, evaluación de
riesgos y narrativas
61
PP/1 1/4
REQUERIMIENTO DE AUDITORIA DE GESTIÓN
Emitir un informe de las evidencias encontradas para así determinar el
grado de cumplimiento de las actividades realizadas dentro del Centro
Operativo de Orellana “SECAP”.
FECHA DE INTERVENCIÓN
Está planificado realizarla en el primer semestre entre el 1 de enero al 31
de junio de 2015.
Equipo de trabajo
NOMBRE CARGO
Mg. Luis Pineda Pineda
Supervisor
Janeth Rivadeneira
Jefe de Equipo
Días presupuestados
El tiempo presupuestado para la elaboración de la Auditoría de Gestión
son de 90 días calendario que inicia en el mes de abril a junio del
presente año.
Recursos financieros y materiales
Recursos materiales
1 Resma de papel bond
1 Cuaderno grande espiral
62
PP/1 2/4
4 Carpetas
1 Caja de esferos color azul
1 Flash Memory
1 Laptop
Recursos financieros
Los gastos presentados durante el proceso de Auditoria son:
Gastos de movilización $50,00
Gastos de copias $20,00
Gastos de Suministro de Oficina $35,00
Gastos de impresiones $30,00
TOTAL $135,00
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
La auditoría estuvo orientada a verificar que las metas institucionales
sean cumplido en base a lo dispuesto por la zonal 2.
PLAN DE MUESTREO
Para la verificación de los controles y sus respectivos componentes, se lo
realizara mediante la técnica del muestreo. El universo de los servidores
del Centro Operativo de Orellana “SECAP” corresponde a cuatro (4)
funcionarios, de los cuales solo se lo aplicara a la parte directiva ya que
es la parte encargada de implementar los programas en el Centro
Operativo de Orellana.
63
PP/1 3/4
EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE LA AUDITORÍA DE
GESTIÓN
El riesgo de control y el nivel de confianza son determinados a través de
la evaluación del control interno.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES
Evaluar específicamente el componente área directiva.
Desarrollar los procedimientos que constan en el programa de
auditoría de gestión.
Medir el grado de eficacia, eficiencia del cumplimiento de las
actividades de la institución.
En base a los resultados obtenidos sugerir recomendaciones
PRODUCTO A OBTENERSE
Como resultado de la auditoría se emitirá un informe que contendrá
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
64
PP/1 4/4
Calificación de los factores de los Riesgos de Auditoria
AREA O COMPONENTE
DIRECTIVO
RIESGO
INHERENTE
RIESGO DE CONTROL
ENFOQUE DE AUDITORIA
Falta de coordinación
para la difusión de los
cursos a darse en el
Centro operativo de
Orellana.
No se aplica
indicadores para
evaluación de
actividades realizadas.
MODERADO
No contrata espacios
publicitarios para
ofrecer los cursos a
realizarse
MODERADO
No existe una
aplicación de
indicadores que
permitan verificar las
actividades del
personal
Organizar, coordinar,
planificar la
contratación de los
espacios publicitarios
Verificar las
actividades realizadas
Evaluar las
actividades del
personal,
mediante la
aplicación de
indicadores.
No se realiza,
planificación
estratégica para el
desarrollo de sus
actividades.
MODERADO
No hay una
elaboración de un Plan
Estratégico que
permita mejorar la
programación de
actividades.
Examinar la
planificación de las
actividades a
ejecutarse.
Dejar constancia
del grado de
cumplimiento en
cuanto a
planificación.
Falta de cumplimiento
de algunas actividades
programadas y
planificadas.
BAJO
No se ha realizado
una adecuada
coordinación para la
ejecución de
actividades.
65
CCI/1
2/2
ECCI/D
2/2
CN/2
10/10
AIG/5
8/8
PP/1 5/5
PA/2 1/1
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
PROGRAMAS DE AUDITORIA PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
Objetivos:
Determinar el nivel de cumplimiento de la Normativa Legal Evaluar el sistema de Control Interno de la Institución
N.- PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA
ELABORADO
POR
FECHA
1
2
3
4
Aplicar el cuestionario
de control interno que
permita establecer el
nivel de cumplimiento
de las actividades.
Determinar el nivel de
riesgos
Realizar las cedulas
Narrativas
Aplicación de
indicadores para
cada componente.
J.R.S
J.R.S
J.R.S
J.R.S
20/05/2015
22/05/2015
25/05/2015
10/06/2015
Elaborado por: J.R.S Fecha: 18/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha:18/05/2015
66
CCI/1 1/2
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
N.-
PROCEDIMIENTOS RESPUESTA VALORACIÓN
OBSERVACIÓN
SI NO PT CT
1
2
3
4
5
6
¿Cuenta la institución con un plan de capacitación y evaluación, para el personal? ¿En la institución se encuentran detectadas las fortalezas y debilidades, así como las oportunidades y amenazas? ¿En la institución se encuentra definido metas, objetivos, la visión y misión? ¿La entidad cuenta con un plan estratégico? ¿El personal es contratado de acuerdo al perfil solicitado? ¿Cuentan con algún sistema digital para el control del personal?
X
X
X
X
X
X
10
10
10
10
10
10
10
10
10
0
10 0
No se ha realizado Es seleccionado mediante pruebas de méritos y oposición Solo registro manual, mediante firma en una hoja
67
CCI/1 2/2
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
N.-
PROCEDIMIENTOS RESPUESTA VALORACIÓN
OBSERVACIÓN
SI NO PT CT
7
8
9
10
Existen indicadores para la evaluación de actividades realizadas. Está bien definida la estructura orgánica de la institución. Se logra la difusión de los cursos de capacitación en todos los cantones de Orellana. La Institución cumplió con las metas programadas
X
X
X
X
10
10
10
10
0
10
0
8
No existen indicadores. Si se encuentra bien definida. No se ha hecho la difusión. Se cumple parcialmente
TOTAL 100 58 Elaborado por: J.R.S Fecha: 18/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha:18/05/2015
68
ECCI/D 1/2
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
1.- VALORACIÓN Ponderación Total (PT): 100
Calificación Total (CT): 58
Calificación Porcentual (CP): %
FÓRMULA CT 58 CP= X 100 CP = = 0,58 X 100 PT 100
2.- DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
15% 50%
58% 51% 75%
76% 85%
BAJO MODERADO ALTO
NIVEL DE CONFIANZA
69
ECCI/D 2/2
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
3.- CONCLUSIÓN
Luego de la aplicación del Cuestionario de Control Interno, se determina que
el componente directivo, obtiene una calificación general de un 58%,
corresponde a un nivel de confianza moderada y un nivel de riesgo de control
moderado, observando las siguientes debilidades:
Inexistencia de indicadores para la evaluación de las actividades
No se ha realizado un plan estratégico
No se ha logrado la difusión de los cursos de capacitación en la
provincia de Orellana.
Falta de un control de asistencia y permanencia en el personal
Incumplimiento parcial con los programas metas propuestas
C = COMPROBADO
Elaborado por: J.R.S Fecha: 22/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 22/05/2015
70
CN/2 1/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“LA FALTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES”
Comentario
Al aplicar el Cuestionario de Control Interno en el Centro de Operativo
de Orellana “SECAP se pudo comprobar que no se ha aplicado
indicadores de gestión , infringiendo con la NCI 200-02
ADMINISTRATACIÓN ESTRATÉGICA “Las entidades del sector
público y las personas jurídicas de derecho privado podrán en
funcionamiento y actualizaran el sistema de planificación, así como el
establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión
institucional”. Esta falta de aplicación de indicadores, limita el
conocimiento y desarrollo de las actividades institucionales, en donde el
administrador principal debe cumplir con las disposiciones emitidas para
el efecto.
71
CN/2 2/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“LA FALTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES”
Conclusión
De acuerdo a los resultados obtenidos en la auditoria de gestión, se
pudo constatar que no se pone en práctica la aplicación de indicadores
de gestión para medir la gestión realizada en determinado tiempo.
Recomendación
El Coordinador en forma conjunta con los demás funcionarios, deberán
aplicar indicadores de gestión, que determinen el grado de
cumplimiento de sus actividades, y tomar las medidas oportunas del
caso
C = Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 25/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 25/05/2015
72
CN/2
3/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA EN LA INSTITUCIÓN” Comentario
Luego de realizada la Evaluación del Control Interno se pudo establecer
que el Centro Operativo de Orellana no realiza un planificaciones
estratégicas, incumpliendo a la NCI 406 – 02 PLANIFICACIÓN “Las
entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los
objetivos y necesidades institucionales, formularan Plan Anual de
Contratación con el presupuesto correspondiente”. Esto no ha permitido
tener una mejor planificación, por la falta del cumplimiento de la
respectiva ley por parte de los encargados.
Conclusión
En el Centro Operativo de Orellana “SECAP” no se ha realizado la
planificación estratégica, lo cual hace que las metas propuestas no se
cumplan de manera eficaz.
73
CN/2
4/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA EN LA INSTITUCIÓN”
Recomendación
Al Coordinador del Centro Operativo de Orellana “SECAP”, elaborar un
Plan Estratégico que sirva como apoyo para así concretar los objetivos
a conseguir cada año.
Elaborado por: J.R.S Fecha: 25/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 25/05/2015
74
CN/2
5/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“NO SE HA LOGRADO LA DIFUSIÓN DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN EN TODA LA PROVINCIA DE ORELLANA”
Comentario
Luego de realizar la evaluación de Control Interno se pudo establecer
que el Centro Operativo de Orellana “SECAP” no ha logrado la difusión
de los cursos de capacitación en los cantones de Orellana,
incumpliendo con la NCI 500-02 CANALES DE COMUNICACIÓN
ABIERTOS “Se establecerán canales de comunicación abiertos, que
permitan trasladar la información de manera segura, correcta y
oportuna a los destinatarios, dentro y fuera de la institución”. La falta de
difusión de los cursos de capacitación produce menos captación de
ciudadanos que puedan enriquecer sus conocimientos y por ende
ponerlos en práctica en sus trabajos
Conclusión
Al aplicar la evaluación, como resultado se obtuvo que no se ha logrado
la difusión de los cursos de capacitación en toda la provincia de
Orellana.
75
CN/2
6/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“NO SE HA LOGRADO LA DIFUSIÓN DE LOS CURSOS DE
CAPACITACIÓN EN TODA LA PROVINCIA DE ORELLANA”
Recomendación
Planificar, coordinar para la difusión de las capacitaciones mediante
prensa, radio, tv provincial, para así lograr que los servicios que ofrece
la el Centro Operativo lleguen hacia toda la provincia de Orellana.
C = Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 25/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 25/05/2015
76
CN/2
7/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“FALTA DE UN CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA EN
EL PERSONAL”
Comentario
Como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno y las
correspondientes pruebas de cumplimiento se estableció que en el
periodo analizado el Centro Operativo de Orellana “SECAP” no viene
cumpliendo con el horario correspondiente lo que infringe a la NCI 407
– 09 ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL “La
administración de personal de la entidad establecerá procedimiento y
mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y
permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de trabajo”,
debido a la falta de gestión por parte del Coordinador para adquirir
nuevos mecanismos de control, que aseguren manera más eficiente, la
asistencia y permanencia de los servidores en el Centro Operativo
77
CN/2
8/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“FALTA DE UN CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA EN
EL PERSONAL”
Conclusión
El Centro Operativo no cuenta con un mecanismo de Control adecuado
que permita controlar la asistencia y permanencia de sus funcionarios.
Por lo que existen algunas faltas y atrasos por parte de algunos
funcionarios, que no se encuentran debidamente justificados. Por tanto
existe una despreocupación por parte del Coordinador en realizar la
gestión pertinente que permita adquirir medios de control para asegurar
de una mejor manera la asistencia y permanencia.
Recomendación
Al Coordinador del Centro Operativo de Orellana, realizar la compra de
un reloj biométrico que le permitan mejorar el control de asistencia y
permanencia en los puestos de trabajo de todo el personal que labora
en este centro operativo.
C = Comprobado Elaborado por: J.R.S Fecha: 25/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 25/05/2015
78
CN/2
9/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“INCUMPLIMIENTO CON LAS METAS PROPUESTAS”
Comentario
Las metas determinadas por la Zonal 2 para el periodo comprendido
entre el 1 de enero al 31 de julio de 2015 no se han cumplido al 100%
infringiendo con la NCI 200-02 ADMINISTRATACIÓN ESTRATÉGICA,
“Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho
privado podrán en funcionamiento y actualizaran el sistema de
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que
permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia
de la gestión institucional”. Esto conduce a que el Centro Operativo de
Orellana no este brindando los suficientes programas establecidos para
la ciudadanía en general.
79
CN/2
10/10
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR) NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
“INCUMPLIMIENTO CON LAS METAS PROPUESTAS”
Conclusión
De acuerdo a los resultados obtenidos en la auditoria de gestión, se
pudo constatar que el Centro Operativo no cumple parcialmente con los
programas establecidos por la Zonal 2.
Recomendación
El Coordinador del Centro Operativo de Orellana es el encargado de
cumplir y hacer cumplir las metas que se le han asignado, se le
recomienda que observe las debilidades encontradas y ponga en
práctica las recomendaciones que se le otorga para así cumplir con
todas las metas propuestas
C = Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 25/05/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 25/05/2015
80
AIG/4
1/24
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
INDICADORES DE EFICACIA
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= 89%
Comentario
El indicador representa que de los cursos programados solo el 89% se
ha cumplido durante el primer semestre del año 2015, lo que demuestra
que no se está cumpliendo con el total de metas establecidas por la
zonal 2.
Conclusión
Conocidos los cursos que debe cumplir se puede observar que se está
incumpliendo con la NCI 200-2 ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA.
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= Cursos Alcanzados
Cursos Programados
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= 47
X 100 53
81
AIG/4
2/24
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
INDICADORES DE EFICACIA
Recomendación
Al Coordinador, realizar las gestiones respectivas para la realización de
nuevas aulas ya que las que tenía dos de ellas tuvo que entregarlas al
Ministerio de Trabajo y Red Socio empleo por disposición del de la
zonal 2 y por ese motivo se canceló varios cursos y como consecuencia
trajo el no cumplimiento de las metas programadas.
= Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 10/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 10/06/2015
82
AIG/4
3/24
83
AIG/4
4/24
84
AIG/4
5/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE EFICACIA
PARTICIPANTES= 88%
Comentario
El indicador representa que solo el 88% de participantes se ha
alcanzado, lo que demuestra que no se está cumpliendo con el total de
los participantes establecidos por la zonal 2.
Conclusión
Conocido el porcentaje alcanzado se puede observar que cumple de
manera parcial con las metas de participantes encomendados.
PARTICIPANTES= Participantes alcanzados
Participantes meta
PARTICIPANTES= 668
X 100 760
85
AIG/4
6/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE EFICIENCIA
Recomendación
Al Coordinador, realizar las debidas actividades de difusión de los
cursos que oferta el Centro Operativo en toda la provincia de Orellana ,
ya que así podrá obtener más participantes en cada curso
implementado.
= Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 10/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 10/06/2015
86
AIG/4
7/24
87
AIG/4
8/24
88
AIG/4
9/24
89
AIG/4
10/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE EFICACIA
HORAS PROGRAMADAS= 89%
Comentario
El indicador representa que de las horas programadas se alcanzó el
89% durante el primer semestre del año 2015, lo que demuestra que
se está cumpliendo parcialmente con las metas establecidas por la
zonal 2.
Conclusión
Conocido el porcentaje alcanzado se puede observar que cumple de
manera parcial con las metas de participantes encomendados.
HORAS PROGRAMADAS= Horas Alcanzadas
Horas meta
HORAS PROGRAMADAS= 2.107
X 100 2.377
90
AIG/4
11/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE EFICACIA
Recomendación
Al Coordinador, prever las situaciones que pueden suscitarse y realizar
una planificación donde esas horas que se han perdido puedan
recuperarse, y de esta manera poder lograr con las horas metas que se
han trazado durante el primer semestre del año 2015.
= Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 10/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 10/06/2015
91
AIG/4
12/24
AIG/4
12/24
92
AIG/4
13/24
93
AIG/4
14/24
94
AIG/4
15/24
95
AIG/4
16/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE EFICIENCIA
Comentario
El indicador representa que de los recursos que se han asignado para
el curso de capacitación ayudante en soldadura se ha ocupado el 21%,
lo que demuestra que hay un gran porcentaje de recursos que se han
optimizado de manera eficiente.
Conclusión
Conocido el porcentaje alcanzado se puede observar que se ha
optimizado de manera eficiente los recursos asignados.
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA=
RECURSOS EJECUTADOS
RECURSOS ASIGNADOS
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA= 780
X 100 3756
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA= 21%
96
AIG/4
17/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE EFICIENCIA
Recomendación
Que sigan utilizando el recurso de la manera que lo han hecho ya que
lo han manejado de manera eficiente
C = Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 10/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 10/06/2015
97
AIG/4
18/24
c
98
AIG/4
19/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE ECONOMIA
Comentario
El indicador representa que de los ingresos recaudados por matriculas
se ha otorgado el 55,32% para pago a los facilitadores, lo que
demuestra que hay un gran porcentaje de recursos que queda
disponible para el beneficio del Secap.
Conclusión
Conocido el porcentaje de pagos a facilitadores se puede concluir que
aun queda recursos disponibles para el beneficio del Secap.
INDICE DE EJECUCION DEL GASTO=
Pago honorarios facilitador
Ingresos recaudados por el Centro Operativo de Orellana
INDICE DE EJECUCIÓN DEL GASTODADURA= 25.021,00
X 100 45.228,99
INDICE DE EJECUCIÓN DEL GASTO= 55,32%
99
AIG/4
20/24
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
INDICADORES DE ECONOMIA
Recomendación
Se recomienda que sigan programando más cursos para obtener más
beneficio económico con el cual puedan solventar a la Institución en
general.
C = Comprobado
Elaborado por: J.R.S Fecha: 10/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 10/06/2015
100
AIG/4
21/24
101
AIG/4 22/24
AUDITORIA DE GESTION AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” NARRATIVA COMPONENTE AREA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE JUNIO
Comentario
De acuerdo a las observaciones y constatado se evidencia que el
Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional de Orellana no
aplica indicadores de gestión al área operativa y financiera porque no
tiene autonomía administrativa y financiera.
Conclusión
Una vez analizado esta evidencia se concluye que no es posible la
aplicación de indicadores a las áreas operativa y financiera.
Recomendación
Se recomienda que el Servicio de Capacitación Profesional de Orellana
que tenga su autonomía administrativa y financiera para poder aplicar
los indicadores de gestión y así medir el logro de sus metas.
C = Comprobado Elaborado por: J.R.S Fecha: 10/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 10/06/2015
102
AIG/4 23/24
103
AIG/4 24/24
104
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA
PLAN DE CONTINGENCIA
PERIODO
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE JUNIO 2015
AUTORA
JANETH ERIKA RIVADENEIRA SANMIGUEL
ECUADOR
2015
CENTRO OPERATIVO
DE ORELLANA “SECAP”
105
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Dentro de la fase de comunicación de resultados de la auditoria de
gestión se realizarán las siguientes actividades:
Se redactará el borrador del informe de la auditoría realizada.
Siglas utilizadas
Índice
La carta de presentación
Los capítulos del informe que contienen los siguientes:
Capítulo I:
Motivo de la auditoria
Objetivos
Alcance Enfoque
Componentes auditados
Indicadores utilizados
Capítulo II: Información de la entidad:
Misión y Visión.
Base legal.
Objetivos y políticas.
Funcionarios principales
Estructura Orgánica.
Financiamiento.
106
CAPITULO III: Resultados Generales
Luego de haber aplicado los diferentes métodos y técnicas se ha llegado
a establecer hallazgos, para los cuales aportamos, comentarios,
conclusiones y recomendaciones, generando posibles soluciones a los
inconvenientes.
CAPITULO IV: Resultados específicos
Luego de haber analizado y aplicado los respectivos procedimientos
determinamos falencias por medio de la aplicación de los indicadores.
107
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
UNL
SECAP
CP
ESCI
NCI
SISECAP
Universidad Nacional de Loja
Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional Centro Operativo Evaluación del Sistema de Control Interno Normas de Control Interno Sistema Integrado del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional
Elaborado por: J.R.S Fecha: 15/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 15/06/2015
108
INDICE
CONTENIDO
PÁGINA
Carátula
104
Siglas y Abreviaturas
107
Índice
108
Carta de Presentación
109
Capítulo I
Enfoque de la Auditoria
110
Capitulo II
Información de la Institución
113
Capitulo III
Resultados Generales
119
Capitulo IV
Resultados Específicos
129
Elaborado por: J.R.S Fecha: 20/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 20/06/2015
109
CARTA DE PRESENTACIÓN
Orellana, 28 de julio del 2015
Ing. Marcelo Guzmán
COORDINADOR DEL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA “SECAP”
Presente.-
Hemos efectuado una Auditoria de Gestión al Centro Operativo de
Orellana “SECAP”, por el período del 1 de enero al 31 de junio de 2015.
Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con las Normas Ecuatorianas
de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del
Estado. Estas Normas requieren que la auditoria sea planificada y
ejecutada para obtener certeza razonable de que la información y
documentación auditada no contengan exposiciones erróneas de carácter
significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden,
se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos
aplicables.
Debido a la naturaleza especial de la auditoria, los resultados se
encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y
recomendaciones constantes en el presente informe.
Atentamente,
Mg. Sc. Luis Oswaldo Pineda Pineda
SUPERVISOR
110
CAPITULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La auditoría de gestión al Centro Operativo de Orellana “SECAP”, se
realizó en cumplimiento a lo dispuesto en el Reglamento de Régimen
Académico y conforme a la orden de trabajo No. 001 del 01 de abril del
2015.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Aplicar el proceso de Auditoría de Gestión, mediante las fases de
conocimiento preliminar, planificación, ejecución, comunicación de
resultados.
Medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad con que realiza los
procesos y procedimientos para lograr cumplir los objetivos planteados
por el SECAP de Orellana a través de indicadores de gestión.
Elaborar un informe de Auditoria de Gestión del trabajo realizado, el
mismo que contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones.
ALCANCE
La Auditoría de Gestión cubrirá el periodo comprendido entre el 01 de
Enero al 31 de junio del 2015. Se analizará el área directiva ya que es
donde se maneja toda la parte ejecutoria de las actividades.
111
ENFOQUE
La auditoría está orientada a verificar si las metas y objetivos
institucionales se han cumplido en base a lo dispuesto por la Zonal 2 del
SECAP.
COMPONENTES AUDITADOS
En el desarrollo de la Auditoría de Gestión el componente que fue
auditado es:
Área Directiva
INDICADORES UTILIZADOS
En la ejecución de la auditoria se utilizó los factores de medición; dentro
de estos factores se aplicó entre otros los siguientes indicadores de
gestión.
Indicador de Eficacia
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= Cursos Alcanzados
Cursos Programados
PARTICIPANTES= Participantes Alcanzados
Participantes Meta
HORAS PROGRAMADAS=
Horas Alcanzadas
Horas Meta
112
Indicadores de Eficacia
Indicador de Eficiencia
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA=
RECURSOS EJECUTADOS
RECURSOS ASIGNADOS
Indicadores de Economía
Indicador de Economía
INDICE DE EJECUCION DEL GASTO=
Pago honorarios facilitador
Ingresos recaudados por el Centro Operativo de Orellana
113
CAPITULO II
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
Misión
Ser la Institución oficial líder, en la formación y capacitación profesional
para el Trabajo, que desarrolla su gestión acorde a los cambios
económico-sociales, con infraestructura e innovación tecnológica digna e
inclusiva al servicio de la ciudadanía, en relación directa con el plan de
desarrollo y políticas de empleo nacionales.
Visión
Desarrollar competencias, conocimientos, habilidades y destrezas en las y
los trabajadores y servidores ecuatorianos a través de procesos de
perfeccionamiento, capacitación y formación profesional que respondan a
la demanda del sistema laboral, propendiendo al uso del enfoque de
competencias laborales en los procesos formativos e incluyendo en estas
acciones a los grupos de atención prioritaria y actores de la economía
popular y solidaria.
Base Legal
El SECAP es una institución que se creó el 3 de octubre de 1966
mediante decreto ejecutivo Nº 1207, surge ante la necesidad de tecnificar
la mano de obra y de disponer de un organismo rector de la formación
profesional, para acelerar el proceso de desarrollo productivo del país.
El 19 de octubre de 1978 se publica en el registro oficial 694 el decreto Nº
114
2928, la Ley Constitutiva del SECAP que se halla en vigencia. Su función
básica es formar y capacitar a los trabajadores, mandos medios y otro
personal que está inmerso en las actividades industriales, de comercio y
servicios; desarrollar conocimientos, habilidades, valores y actitudes
positivas de la población marginal para posibilitarle un trabajo
remunerado.
En la actualidad los convenios de cooperación internacional que tiene el
SECAP son 4 y también cuenta con 39 convenios nacionales, que son
utilizados en todos aquellos temas que en las partes consideren de
interés común y que están relacionadas con su accionar productivo
Tiene como objetivo principal Formar, Capacitar, Perfeccionar, Certificar y
Titular a la población económicamente activa del país o en capacidad de
integrarse a la misma, para satisfacer con efectividad las expectativas y
exigencias de formación profesional integral para el trabajo.
Las actividades del SECAP se dirigen a la capacitación del personal en
servicio o en aptitud de incorporarse al mismo y se orientan al desarrollo
de habilidades y destrezas para el eficiente desempeño de trabajos
concretos en los sectores anteriormente mencionados.
El Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional SECAP-Orellana
constituye el precursor de la capacitación dentro de la provincia, por lo
tanto es la institución más importante y rectora de la formación
profesional, comprende un centro operativo que atiende a los 4 cantones
de la provincia de Orellana.
Brindando este servicio con el único objetivo de poder contar con
trabajadores con competencias laborales, que permitan el desarrollo
sustentable de la institución ecuatoriana.
115
La vida jurídica y el desarrollo de las actividades del Centro Operativo de
Orellana “SECAP” se fundamentan en las siguientes disposiciones
legales:
Constitución Política de la República del Ecuador (Carta Suprema)
Código del Trabajo (Código)
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
LOTAIP (Ley Orgánica)
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
LOSNCP (Ley Orgánica)
Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP (Ley Orgánica)
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Ley Orgánica)
Reglamento General a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso
a la Información Pública LOTAIP (Reglamentos de Leyes)
Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública LOSNCP (Reglamentos de Leyes)
Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP
(Reglamentos de leyes)
Los Decretos Ejecutivos relacionados con la institución se re
direccionarán al sitio web donde se encuentran alojados (Decreto
Ejecutivo)
Estatuto de Régimen Jurídico de la Administración de la Función
Ejecutiva.
Objetivo
El objetivo fundamental del SECAP, es la capacitación profesional
intensiva y acelerada de la mano de obra y de los mandos medios
para las actividades industriales, comerciales y de servicios.
116
Política de calidad
El SECAP con un alto compromiso de atención a las y los servidores y
trabajadores promueve la mejora continua de los servicios de
perfeccionamiento, capacitación y formación con personal altamente
capacitado, dirigido a:
1. Cumplir con la normativa vigente a sus procesos y servicios;
2. Mejorar entornos de trabajo;………………………………………………
3. Fortalecer la inserción del Talento Humano en el Sistema Laboral.
Funcionarios Principales
Estructura orgánica
La estructura organizacional está conformada por el Coordinador,
funcionarios, instructores y participantes.
Coordinador
Administrativo Financiero
Analista de Promoción
Instructores
Participantes
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
Ing. Marcelo Guzmán Coordinador
Ing. Alexandra Cedeño Secretaria
Srta. Ana Reino Secretaria
Sr. Jonny Pinargote Chofer
117
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
La zonal 2 es la encargada de proveer al centro operativo de Orellana
para que pueda cumplir con el objetivo nacional que es la capacitación
profesional intensiva y acelerada de la mano de obra y de los mandos
medios para las actividades industriales, comerciales y de servicios.
Ingresos
Los ingresos que se recaudaron por los cursos impartidos en el Centro
Operativo de Orellana “SECAP” en el primer semestre del año 2015
ascienden a $ 45228,90 por concepto de matrículas.
Gastos
Los gastos que se realizan en el Centro Operativo son de pagos por
conceptos de energía eléctrica, teléfono e internet, correos del Ecuador,
combustible, gastos que se presentan durante el periodo.
FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y
AMENAZAS “FODA”
En la realización de la Auditoría se elaboró las Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas. A continuación pasamos a describirlas.
Fortalezas
Servidores públicos capacitados.
Realizan actividades de autogestión.
Experiencia de trabajo por parte de los servidores públicos.
Estabilidad Laboral.
118
Oportunidades
Apoyo por parte del gobierno.
Institución flexible frente a nuevas demandas sociales
Convenios con entidades públicas y privadas.
Debilidades
Ausencia de un plan de capacitación para los instructores que se
contratan para la enseñanza de los participantes.
Falta de difusión de los cursos de capacitación
Falta de entrega oportuna de información.
Biblioteca desactualizada.
Espacios físicos reducidos para taller
Amenazas
Competencia de instituciones con servicios similares.
Supresión de partidas para funcionarios.
Implementación de programas por parte de la zonal 2 alejados de
la realidad local
119
CAPITULO III
RESULTADOS GENERALES
COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
HALLAZGO N° 1: LA FALTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES
Condición:
No aplican los indicadores de gestión en el Centro Operativo de Orellana.
Criterio:
El Centro Operativo de Orellana incumple con la Norma de Control Interno
200-02 Administración Estratégica.
Causa:
Debido a la falta de conocimiento sobre los indicadores de gestión que
miden el desempeño de las actividades que realizan.
Efecto:
Afecta a la garantía de la información real sobre la institución en niveles
de eficacia, eficiencia, economía en la gestión de sus actividades.
Comentario:
Al aplicar el Cuestionario de Control Interno en el Centro de Operativo de
Orellana “SECAP se pudo comprobar que no se ha aplicado indicadores
de gestión , infringiendo con la NCI 200-02 ADMINISTRATACIÓN
ESTRATÉGICA “Las entidades del sector público y las personas jurídicas
de derecho privado podrán en funcionamiento y actualizaran el sistema de
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que
permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de
120
la gestión institucional”. Esta falta de aplicación de indicadores, limita el
conocimiento y desarrollo de las actividades institucionales, en donde el
administrador principal debe cumplir con las disposiciones emitidas para
el efecto.
Conclusión:
De acuerdo a los resultados obtenidos en la auditoria de gestión, se pudo
constatar que no se pone en práctica la aplicación de indicadores para
medir la gestión realizada en un determinado periodo.
Recomendación:
El Coordinador en forma conjunta con los demás funcionarios, deberán
aplicar indicadores de gestión, que determinen el grado de cumplimiento
de sus actividades, y tomar las medidas oportunas del caso
121
HALLAZGO N° 2 FALTA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN EL
CENTRO OPERATIVO
Condición:
No realizan planificaciones estratégicas en el Centro Operativo de
Orellana.
Criterio:
El Centro Operativo de Orellana incumple con la Norma de Control Interno
406-02 Panificación.
Causa:
Debido a la falta de conocimiento de que las planificaciones estratégicas
ayudan alcanzar los propósitos u objetivos que se hayan trazado.
Efecto:
Afecta en gran magnitud de alcanzar sus metas que se hayan propuesto
durante en el Centro Operativo.
Comentario:
Luego de realizada la Evaluación del Control Interno se pudo establecer
que el Centro Operativo de Orellana no realiza un planificaciones
estratégicas, incumpliendo a la NCI 406 – 02 PLANIFICACIÓN “Las
entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los
objetivos y necesidades institucionales, formularan Plan Anual de
Contratación con el presupuesto correspondiente”. Esto no ha permitido
tener una mejor planificación, por la falta del cumplimiento de la respectiva
ley por parte de los encargados.
122
Conclusión
En el Centro Operativo de Orellana “SECAP” no se ha realizado la
planificación estratégica, lo cual hace que las metas propuestas no se
cumplan de manera eficaz.
Recomendación
Al Coordinador del Centro Operativo de Orellana “SECAP”, elaborar un
Plan Estratégico que sirva como apoyo para así concretar los objetivos a
conseguir cada año.
123
HALLAZGO N° 3 NO SE HA LOGRADO LA DIFUSIÓN DE LOS
CURSOS DE CAPACITACIÓN EN LOS CANTONES DE ORELLANA
Condición:
No realizan difusión de los cursos de capacitación en toda la provincia de
Orellana.
Criterio:
El Centro Operativo de Orellana incumple con la Norma de Control Interno
NCI 500-02 Canales de Comunicación Abiertos.
Causa:
Debido al costo que implica la contratación de prensa para la difusión de
los cursos.
Efecto:
Afecta en gran magnitud ya que la no difusión de los cursos hace que se
capten menos participantes en el Centro Operativo y por ende menos
ingresos a la institución.
Comentario
Luego de realizar la evaluación de Control Interno se pudo establecer que
el Centro Operativo de Orellana “SECAP” no ha logrado la difusión de los
cursos de capacitación en los cantones de Orellana, incumpliendo con la
NCI 500-02 CANALES DE COMUNICACIÓN ABIERTOS “Se
establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la
información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios,
dentro y fuera de la institución”. La falta de difusión de los cursos de
capacitación produce menos captación de ciudadanos que puedan
124
enriquecer sus conocimientos y por ende ponerlos en práctica en sus
trabajos.
Conclusión:
Al aplicar la evaluación, como resultado se obtuvo que no se ha logrado la
difusión de los cursos de capacitación en los cantones de Orellana.
Recomendación:
Planificar, coordinar para la difusión de las capacitaciones mediante
prensa, radio, tv provincial, para así lograr que los servicios que ofrece la
el Centro Operativo lleguen hacia toda la provincia de Orellana.
125
HALLAZGO N° 4 FALTA DE UN CONTROL DE ASISTENCIA Y
PERMANENCIA EN EL PERSONAL
Condición:
El control de asistencia es deficiente en el Centro Operativo de Orellana,
lo realizan mediante firma en una hoja de control.
Criterio:
El Centro Operativo de Orellana incumple con la Norma de Control Interno
NCI 407-09 Asistencia y Permanencia del Personal.
Causa:
Debido al costo que implica la compra de reloj biométrico para el control
del personal.
Efecto:
Afecta en las actividades programadas diariamente ya que no cumplen
con el horario establecido.
Comentario:
Como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno y las
correspondientes pruebas de cumplimiento se estableció que en el
periodo analizado el Centro Operativo de Orellana “SECAP” no viene
cumpliendo con el horario correspondiente lo que infringe a la NCI 407 –
09 “La administración de personal de la entidad establecerá
procedimiento y mecanismos apropiados que permitan controlar la
asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de
trabajo”, el incumplimiento de asistencia por parte de los servidores
perjudica notablemente las actividades programas diariamente.
126
Conclusión:
El Centro Operativo no cuenta con un mecanismo de Control adecuado
que permita controlar la asistencia y permanencia de sus funcionarios. Por
lo que existen algunas faltas y atrasos por parte de algunos funcionarios,
que no se encuentran debidamente justificados. Por tanto existe una
despreocupación por parte del Coordinador en realizar la gestión
pertinente que permita adquirir medios de control para asegurar de una
mejor manera la asistencia y permanencia.
Recomendación:
Al Coordinador del Centro Operativo de Orellana, realizar la compra de un
reloj biométrico que le permitan mejorar el control de asistencia y
permanencia en los puestos de trabajo de todo el personal que labora en
este centro operativo.
127
HALLAZGO N° 5 CUMPLIMIENTO PARCIAL CON LAS METAS
PROPUESTAS
Condición:
No se está brindando en el Centro Operativo los cursos establecidos
durante el primer semestre del año.
Criterio:
El Centro Operativo de Orellana incumple con la Norma de Control Interno
NCI 200-02 Administración Estratégica.
Causa:
En el mes de marzo se otorgó 6 aulas a la Red socio empleo y al
Ministerio de relaciones laborales, esto afecto a que 6 cursos se
eliminaran.
Efecto:
Afecta en la imagen de la institución, en las actividades programadas en
el Centro Operativo.
Comentario:
Las metas determinadas por la Zonal 2 para el periodo comprendido entre
el 1 de enero al 31 de julio de 2015 no se han cumplido al 100%
infringiendo con la NCI 200-02 ADMINISTRATACIÓN ESTRATÉGICA,
“Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho
privado podrán en funcionamiento y actualizaran el sistema de
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que
permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de
la gestión institucional”. Esto conduce a que el Centro Operativo de
128
Orellana no este brindando los suficientes programas establecidos para la
ciudadanía en general.
Conclusión:
De acuerdo a los resultados obtenidos en la auditoria de gestión, se pudo
constatar que el Centro Operativo no cumple al 100% con los programas
establecidos por la Zonal 2.
Recomendación:
El Coordinador del Centro Operativo de Orellana es el encargado de
cumplir y hacer cumplir las metas que se le han asignado, se le
recomienda que observe las debilidades encontradas y ponga en práctica
las recomendaciones que se le otorga para así cumplir con todas las
metas propuestas
129
CAPÍTULO IV
RESULTADOS ESPECÍFICOS COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
APLICACIÓN DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICACIA
Cumplimiento de
cursos
Comentario
El indicador revela que de los cursos programados solo el 89% se ha
cumplido durante el primer semestre del año 2015, lo que demuestra que
no se está cumpliendo con las metas establecidas por la zonal 2.
Conclusión
Conocidos los cursos que debe cumplir se puede observar que se
cumple de manera parcial.
Recomendación
Al Coordinador, realizar las gestiones respectivas para la realización de
nuevas aulas ya que las que tenía dos de ellas tuvo que entregarlas al
Ministerio de Trabajo y Red Socio empleo por disposición del Gobierno y
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= Cursos Alcanzados
Cursos Programados
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= 47
X 100 53
CUMPLIMIENTO DE CURSOS= 89%
130
por ese motivo se canceló varios cursos y como consecuencia trajo el no
cumplimiento de las metas programadas.
INDICADORES DE EFICACIA
Participantes
Comentario
El indicador representa que solo el 88% de participantes se ha alcanzado,
lo que demuestra que no se está cumpliendo con las metas establecidas
por la zonal 2.
Conclusión
Conocido el porcentaje alcanzado se puede observar que cumple de
manera parcial con las metas de participantes encomendados.
Recomendación
Al Coordinador, realizar las debidas actividades de difusión de los cursos
que oferta el Centro Operativo en toda la provincia de Orellana , ya que
así podrá obtener más participantes en cada curso implementado
PARTICIPANTES= Participantes alcanzados
Participantes meta
PARTICIPANTES= 668
X 100 760
PARTICIPANTES= 88%
131
INDICADORES DE EFICACIA
Horas Programadas
X 100
Comentario
El indicador representa que de las horas programadas solo el 89% se ha
logrado alcanzar durante el primer semestre del año 2015, lo que
demuestra que se cumple parcialmente con las metas establecidas por la
zonal 2.
Conclusión
Conocido el porcentaje alcanzado se puede observar que cumple de
manera parcial con las metas de horas programadas por la zonal 2.
Recomendación
Al Coordinador, prever las situaciones que pueden suscitarse y realizar
una planificación donde esas horas que se han perdido puedan
recuperarse, y de esta manera poder lograr con las horas metas que se
han trazado durante el primer semestre del año 2015.
HORAS PROGRAMADAS= 2.107
2.377
HORAS PROGRAMADAS= 89%
HORAS PROGRAMADAS= Horas Alcanzadas
Horas meta
132
INDICADORES DE EFICIENCIA
Comentario
El indicador representa que de los recursos que se han asignado para el
curso de capacitación ayudante en soldadura se ha ocupado el 21%, lo
que demuestra que hay un gran porcentaje de recursos que se han
optimizado de manera eficiente.
Conclusión
Conocido el porcentaje alcanzado se puede observar que se ha
optimizado de manera eficiente los recursos asignados.
Recomendación
Que sigan utilizando el recurso de la manera que lo ha hecho ya que lo
han manejado de manera eficien
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA=
RECURSOS EJECUTADOS
RECURSOS ASIGNADOS
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA= 780
X 100 3756
CURSO DE AYUDANTE EN SOLDADURA= 21%
133
INDICADORES DE ECONOMIA
Comentario
El indicador representa que de los ingresos recaudados por matriculas se
ha otorgado el 55,32% para pago a los facilitadores, lo que demuestra
que hay un gran porcentaje de recursos que queda disponible para el
beneficio del Secap.
Conclusión
Conocido el porcentaje de pagos a facilitadores se puede concluir que
aún queda recursos disponibles para el beneficio del Secap.
Recomendación
Se recomienda que sigan programando más cursos para obtener más
beneficio económico con el cual puedan solventar a la Institución en
general.
INDICE DE EJECUCION DEL GASTO=
Pago honorarios facilitador
Ingresos recaudados por el Centro Operativo de Orellana
INDICE DE EJECUCIÓN DEL GASTODADURA= 25.021,00
X 100 45.228,99
INDICE DE EJECUCIÓN DEL GASTO= 55,32%
134
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA DE
GESTIÓN
Dentro de esta fase en la auditoria de gestión se realizarán las siguientes
actividades:
Una vez facilitado el informe al Coordinador del Centro Operativo
de Orellana “SECAP” se efectuará el seguimiento de las
recomendaciones, acciones correctivas y determinación de
responsabilidades en base a la Orden de Trabajo durante el
desarrollo de la Auditoria de Gestión.
Se realizará el cronograma para la implementación de las
respectivas recomendaciones dirigidas al Coordinador con el fin
de que se mejore la gestión en todos los ámbitos dentro de la
institución.
135
AUDITORIA DE GESTIÓN AL CENTRO OPERATIVO DE ORELLANA
“SECAP” COMPONENTE AREA DIRECTIVA (COORDINADOR)
SEGUIMIENTO PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2015
DESCRIPCION
RESPONSABLE
TIEMPO
Aplicar indicadores de
gestión que les
permitirá identificar el
grado de eficiencia,
eficacia en la
formulación y ejecución
de sus actividades.
Solicitar el
cumplimiento de la
elaboración de un Plan
Estratégico para así
concretar los objetivos
a conseguir cada
trimestre.
Realizar la difusión de
los cursos que están
Coordinador
Coordinador
3 meses
3 meses
136
por realizarse para así
lograr que los servicios
que ofrece el Centro
Operativo lleguen hacia
todos los cantones de
Orellana.
Disponer medidas que
le permitan mejorar el
control de asistencia y
permanencia en los
puestos de trabajo de
todo el personal que
labora en este centro
operativo.
Realizar las gestiones
necesarias para que se
dé el cumplimiento de
las metas propuestas
ya que el Centro
Operativo depende de
esta actividad para que
siga funcionando y
brindando este servicio
a toda la ciudadanía de
la provincia de
Orellana.
Coordinador
Coordinador
Coordinador
1 mes
1 mes
3 meses
Elaborado por: J.R.S Fecha: 30/06/2015
Revisado por: L.P.P Fecha: 30/06/2015
137
g. DISCUSIÓN
El Centro Operativo de Orellana “SECAP”, inicia sus actividades en el año
1999 en la ciudad del Coca, provincia de Orellana, siendo su objetivo
fundamental la capacitación profesional intensiva y acelerada de la mano
de obra y de los mandos medios para las actividades industriales,
comerciales y de servicios.
Su falta de organización en la parte directiva ha impedido al Coordinador
cumplir con las metas propuestas, al no existir control interno se han
suscitado varios inconvenientes que afectan al desarrollo del Centro
Operativo, que al momento de ser intervenida carecía de herramientas de
gestión tales como: métodos de evaluación, indicadores de gestión.
El desarrollo de la Auditoria de Gestión al Centro Operativo de Orellana
“SECAP” entrega los siguientes aportes:
Evaluación de los sistemas de control interno del área directiva,
para reconocer debilidades y fortalezas.
Identificación de hallazgos que determinaron los niveles de
eficiencia, eficacia y economía.
Herramientas de control tales como los indicadores en la práctica
para medición de resultados.
Informe de Auditoria de Gestión con comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
Al finalizar el trabajo de investigación, se ha cumplido con las expectativas
ofrecidas al Centro Operativo de Orellana “SECAP”, quienes tomaran los
correctivos necesarios para brindar a la ciudadanía en general un mejor
servicio de capacitación.
138
h. CONCLUSIONES
En la Presente Auditoría de Gestión en el Centro Operativo de Orellana
“SECAP” se llegó a establecer las siguientes conclusiones:
Se realizó la Auditoria a los programas implementados por el
Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional del Cantón
Francisco de Orellana, Provincia de Orellana durante el primer
semestre del año 2015 aplicando las fases de la auditoria y se
determinó deficiencias en la aplicación de indicadores de gestión.
Se midió el grado de eficiencia, eficacia y economía de las
actividades desarrolladas en el Centro Operativo de Orellana,
donde se logró determinar el grado de cumplimiento de las metas,
uso productivo de recursos y presupuestos asignados y ejecutados.
Se elaboró el informe de Auditoria en base a los hallazgos
encontrados considerando los atributos condición, criterio, causa y
efecto así como comentarios, conclusiones y recomendaciones
para el mejoramiento del Centro Operativo.
139
I. RECOMENDACIONES
En la Presente Auditoría de Gestión en el Centro Operativo de Orellana
“SECAP” se llegó a establecer las siguientes recomendaciones:
Promover la realización de auditoria de gestión, con la finalidad de
evaluar la gestión realizada y de esta manera establecer el
cumplimiento de metas, que permitan tomar decisiones más
acertadas en el manejo y control de sus actividades.
Disponer la aplicación de los indicadores de gestión que
establezcan niveles de eficiencia, eficacia, economía alcanzados
en la institución.
Considerar las recomendaciones planteadas en el informe de
auditoría de gestión para mejorar el nivel de cumplimiento de sus
actividades y así alcanzar crecimiento institucional.
140
J. BIBLIOGRAFÍA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Normas Técnicas de
Control Interno. Normas Generales de Control Interno. Indicadores
de Gestión.
CUBERO Teodoro, Manual Específico de Auditoría de Gestión,
primera edición. Cuenca-Ecuador. Año 2009
ESPARZA, Fernando; Manual de Auditoria de Gestión, Riobamba,
ESPOCH; 2010
MALDONADO, Milton. Auditoría de Gestión, Tercera Edición, Quito
2006, p. 30
Oña, Alfonso; Auditoria de Gestión II, ESPOCH-EICA, Riobamba,
2010.
RAY WHITTINGTON, Kurt Pany; Auditoria un enfoque Integral,
McGraw-Hill, 12 ed., 2009
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. “Guía de Auditoría para el
Sector Público y Empresas Privadas”. Módulo 9. Loja-Ecuador. Año
2010-2011.
Linkografía
WKIPEDIA. (en línea). AUDITOR GUBERNAMENTAL. Disponible
en: http://es.wkipedia.org/wiki/AuditorGubernamental.htm.
http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1460/2/CAPITULO%
201.pdf
https://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/5663/4/Capi
tulo%20%23%203.doc
http://es.slideshare.net/DIANAARIZA1990/auditoria-de-gestion-
17084625
141
K. ANEXOS
a. Tema
AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS PROGRAMAS IMPLEMENTADOS
POR EL SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACIÓN
PROFESIONAL DEL CANTÓN FRANCISCO DE ORELLANA,
PROVINCIA DE ORELLANA DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL
AÑO 2015.
b. Problemática
Actualmente las instituciones se están enfrentando a cambios continuos
debido al avance vertiginoso de la ciencia y tecnología lo que obliga a
mantener un proceso de revisión continuo tanto en sus funciones como en
su estructura y así tomar las acciones que les permitan lograr el objetivo
para la cual fueron creadas. A este proceso de cambio no está exento
nuestro país, ni mucho menos el sector público, el cual está enfrentando
grandes desafíos.
La formación profesional es un aspecto fundamental en la operación de
un mercado de trabajo dinámico, en el que se requiere que instituciones
públicas como el SECAP, dirijan, orienten y administren políticas para
mejorar las relaciones de oferta y demanda del talento humano
perfeccionando, contribuyendo efectivamente a la consecución de los
objetivos en las políticas de empleo y desarrollo de los recursos humanos
del país.
142
En la actualidad es necesario para el SECAP realizar un examen para
evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
previstos por la institución, como también comprobar la observancia y
cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes a fin de verificar la
utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades
desarrolladas.
Desde su creación hasta la actualidad el SECAP de Orellana no ha sido
objeto de una Auditoria de Gestión razón por la cual sus directivos
desconocen si los programas de capacitación han sido cumplidos por los
responsables de llevarlos a cabo así mismo otro de los grandes
problemas encontrados es que el desarrollo de las actividades en la
institución son ejecutadas, pero que sin embargo no son realizadas a
cabalidad de manera oportuna; es decir dentro de los plazos señalados.
Así mismo cabe indicar que los principales problemas que afectan al
desarrollo de las actividades de los programas implementados por el
SECAP de Orellana son: falta de apoyo por parte del Gobierno central, en
cuanto a los equipos que se utilizan para las diferentes capacitaciones,
otro de los problemas que se suscitan es que no cuentan con suficiente
personal de apoyo tanto para las capacitaciones como para las labores
diarias de la institución, además los programas implementados por el
SECAP de Orellana no están funcionando de la manera que se esperaba.
Los programas que se implementan en el SECAP son con el propósito de
dar el cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional del buen vivir las
cuales están financiadas por las asignaciones del Presupuesto General
del Estado, por los fondos propios de la institución, por los prestamos
internos y externos concedidos a la institución y el 0.5 por ciento sobre el
valor de los roles de pago por sueldos provenientes de las empresas
143
públicas y privadas que realizan actividades comerciales, industriales y de
servicio.
Los programas formativos que son implementados en el SECAP a nivel
nacional, regional y local son procesos deben de cumplirse como está
estipulado en el reglamento para su buen funcionamiento.
El SECAP de Orellana, a pesar de que es los últimos años ha mejorado
en su infraestructura, talento humano e inclusive en la implementación de
los programas de capacitación, tiene una deficiencia en el cumplimiento
de los procesos formativos que se han implementado, este es el caso de
la inscripción en línea que en vez de agilitar el proceso lo demora, motivo
por el cual no están llegando a cumplir con las metas propuestas, esto
está conllevando a que el SECAP de Orellana se quede sin los
aspirantes necesarios para los cursos de capacitación y por ende a no
cumplir al 100 % con el porcentaje estimado para el programa
implementado son retirados los recursos afectando notablemente a la
población y a la institución.
Bajo todos estos preceptos se trata a través del presente trabajo de
carácter investigativo analizar el siguiente problema: La falta de una
Auditoria de Gestión a los programas implementados por el SECAP de
Orellana ha conllevando a que no se cumplan con las metas u objetivos
propuestos, lo cual ha impedido el crecimiento de la institución y la baja
capacitación de los habitantes.
c. Justificación
Justificación Académica
144
El presente trabajo de investigación a realizarse al SECAP de Orellana
permitirá poner en práctica todos los conocimientos adquiridos durante los
años de estudio en la carrera de contabilidad y auditoría de la Universidad
Nacional de Loja; así como también la elaboración del presente trabajo de
carácter investigativo constituye ser un requisito indispensable para la
obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría; es por ello
que se realizará una Auditoria de Gestión a los programas implementados
al Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional de Orellana.
Justificación Institucional
Con el presente trabajo investigativo a realizarse en el Servicio
Ecuatoriano de Capacitación Profesional de Orellana, dará a conocer a
sus directivos conocer si se está cumpliendo o no con las metas
propuestas en cuanto a la implementación de los programas informativos
de capacitación; con la finalidad que la máxima autoridad del Servicio
Ecuatoriano de Capacitación Profesional de Orellana y el personal
encargado del proceso informativo de capacitación, conozca que
métodos o estrategias podría tomar con la finalidad de realizar las
respectivas correcciones para llevar a cabo un correcto proceso que vaya
acorde al reglamento de la institución.
Justificación Económica
Con el presente estudio se pretende transmitir al Servicio Ecuatoriano de
Capacitación Profesional de Orellana una adecuada información que le
permita mejorar el programa informativo de capacitación, para que de
esta manera puedan obtener más aspirantes a capacitarse lo cual
conllevara a obtener más ingresos económicos que beneficiaran a la
institución.
145
d. Objetivos
Objetivo general
Realizar una Auditoría de Gestión a los programas implementados por el
Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional de Orellana durante
primer semestre de año 2015, con el fin de verificar si se han cumplido o
no lo objetivos planteados.
Objetivos específicos
Aplicar el proceso de Auditoría de Gestión, mediante las fases de
conocimiento preliminar, planificación, ejecución, comunicación de
resultados.
Medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad con que realiza los
procesos y procedimientos para lograr cumplir los objetivos
planteados por el SECAP de Orellana a través de indicadores de
gestión.
Elaborar un informe de Auditoria de Gestión del trabajo realizado,
el mismo que contendrá comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
146
147
INDICE
PORTADA................................................................................................... i
CERTIFICACIÓN ........................................................................................ ii
AUTORÍA ................................................................................................... iii
CARTA DE AUTORIZACION…………………………………. ..................... iv
DEDICATORIA .......................................................................................... v
b. RESUMEN EN CASTELLANO Y TRADUCIDO AL INGLÉS ................. 2
ABSTRACT ................................................................................................ 4
c. INTRODUCCIÓN ................................................................................... 6
d. REVISIÓN DE LITERATURA ................................................................. 8
e. MATERIALES Y MÉTODOS ................................................................ 35
I. RECOMENDACIONES ....................................................................... 139
J. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 140
K. ANEXOS............................................................................................ 141
INDICE ................................................................................................... 147
