AO moodul 3. Tekstitöötlus. 3. moodul – Tekstitöötlushelinurm.tpt.edu.ee/algope/m3/Moodul3.pdf · AO moodul 3. Tekstitöötlus. A. Helinurm 1 TPT 2004/2005 õ.a 3. moodul –

AO moodul 3. Tekstitöötlus.

A. Helinurm TPT 2004/2005 õ.a 1

3. moodul – Tekstitöötlus

��

�� Moodul AO3 – tekstitöötlus - nõuab, et eksamineeritav näitaks oma oskusi teksti töötlemisel personaalarvutiga.

Eksamineeritav peab mõistma ja suutma sooritada põhioperatsioone, mis on seotud teksti loomise, parandamise, ku-jundamise ja viimistlemisega. Nõutakse ka mõnede keerulisemate operatsioonide, nagu tabelite loomine, piltide ja fotode kasutamine dokumendis, objektide dokumenti sissetoomine, mestimine jne. valdamist.

�� Eksamil tuleb lahendada praktiline ülesanne, mille eest on võimalik saada kokku 30 punkti. Eksam loetakse soori-

tatuks, kui eksamineeritav on kogunud vähemalt 24 punkti. �� 1.1 Esimesed sammud tekstitöötlemisel

1.1.1. Tekstitöötlusprogrammi käivitamine. 1.1.2. Olemasoleva dokumendi avamine, selle muutmine ja salvestamine. 1.1.3. Mitme dokumendi avamine. 1.1.4. Uue dokumendi loomine ja selle salvestamine. 1.1.5. Olemasoleva dokumendi salvestamine arvuti kõvakettale või flopikettale. 1.1.6. Dokumendi sulgemine. 1.1.7. Abiteabe kasutamine (Help). 1.1.8. Tekstitöötlusprogrammi sulgemine.

1.2 Põhiliste seadete (määrangute) muutmine 1.2.1. Erinevate dokumendi vaadete kasutamine. 1.2.2. Lehekülje vaate suurendamine ja vähendamine (Zoom). 1.2.3. Tööriistariba muutmine (Toolbar).

1.3 Dokumendi muutmine 1.3.1. Olemasoleva dokumendi salvestamine teise failiformaati: *.txt, *.rtf, sama rakenduse teine

versioon vms. 1.3.2. Dokumendi salvestamine veebis publitseerimiseks.

2. Põhioperatsioonid 2.1 Andmete sisestamine

2.1.1. Sümboli, sõna, lause ja tekstiosa sisestamine. 2.1.2. Viimasena kasutatud kasu tühistamine (Undo). 2.1.3. Uue lõigu lisamine. 2.1.4. Klaviatuuril mitteleiduvate sümbolite/märkide lisamine (Symbol…). 2.1.5. Leheküljevahetuse lisamine (Page Break).

2.2 Andmete märgistamine 2.2.1. Sümboli, sõna, lause, lõigu või kogu dokumendi märgistamine.

2.3 Kopeerimine, teisaldamine ja kustutamine 2.3.1. Teksti kopeerimine (Copy&Paste) ja teisaldamine (Cut&Paste) dokumendi sees. 2.3.2. Teksti kopeerimine ja teisaldamine mitme avatud dokumendi vahel. 2.3.3. Teksti kustutamine.

2.4 Otsing ja teksti asendamine 2.4.1. Otsimiskasu (Find) kasutamine sõna või lause leidmiseks dokumendi sees. 2.4.2. Asendamiskasu (Replace) kasutamine sõna või fraasi asendamiseks teisega dokumendi

sees. 3. Kujundamine (vormindamine) 3.1 Teksti kujundamise põhivõtted

3.1.1. Kirja stiili (laadi) muutmine: kirja suurus (Size) ja tüüp (Font Style). 3.1.2. Teksti kujundamine (vormindamine): rasvane kiri (Bold), kaldkiri (Italic), allajoonitud kiri

(Underline). 3.1.3. Kirja värvi muutmine (Color). 3.1.4. Teksti joondamine (rajastamine): vasakule, keskele, paremale ja kahepoolselt. 3.1.5. Poolitamine. 3.1.6. Taande muutmine (Indentation). 3.1.7. Reavahe muutmine (Line Spacing). 3.1.8. Vormingupintsli kasutamine (Format Painter).

3.2 Üldine vormindamine



3.2.1. Tabulatsioonipositsioonide paigaldamine: – vasak, parem, keskel, kümnendpunkt. 3.2.2. Dokumendile piirjoonte (raamjoonte) lisamine. 3.2.3. Nummerdatud ja nummerdamata loetelu kasutamine (Bullet and Numbering).

3.3 Mallid 3.3.1. Dokumendi malli kasutamine (Template)

4. Dokumendi viimistlemine 4.1 Stiilid ja leheküljed

4.1.1. Olemasolevate stiilide (Style) kasutamine ja vormindamine. 4.1.2. Leheküljenumbrite lisamine ja vormindamine.

4.2 Päised ja jalused 4.4.1. Päise ja jaluse (Header and Footer) lisamine. 4.4.2. Päisesse ja jalusesse andmete (Insert AutoText), kuupäeva, leheküljenumbri jne. lisamine. 4.4.3. Päise ja jaluse teksti vormindamise põhivõtete kasutamine.

4.3 Õigekiri ja selle kontroll 4.3.1. Õigekirja korrektori (Spelling and Grammar) kasutamine ja teksti parandamine.

4.4 Lehekülje vorming 4.4.1. Lehekülje määrangute (SetUp) muutmine: lehekülje suurus, lehekülje orientatsioon (Portrait

või Landscape). 4.4.2. Dokumendi veeriste (Margins) laiuse muutmine.

5. Printimine 5.1 Ettevalmistus prindiks

5.1.1. Väljatrüki eelvaatlus. 5.1.2. Printimise põhivalikute kasutamine. 5.1.3. Dokumendi printimine varem installeeritud printeriga.

6. Muud oskused 6.1 Tabelid

6.1.1. Tabeli loomine. 6.1.2. Tabeli lahtri kujundamine: teksti kujundus, lahtri suurus, värv jne. 6.1.3. Ridade ja veergude lisamine ning kustutamine. 6.1.4. Tabelile raamjoonte (piirjoonte) lisamine 6.1.5. Tabeli automaatne kujundamine (AutoFormat) 6.1.6. Tabeli sorteerimine

6.2 Pildid 6.2.1. Pildi lisamine dokumendile. 6.2.2. Joonise elementide (Autoshape) lisamine, joonte ja tausta värvi muutmine. 6.2.3. Pildi või graafilise elemendi suuruse muutmine ja teisaldamine dokumendis.

6.3 Objektide lisamine dokumenti 6.3.1. Tabeltöötlusprogrammist tabeli lisamine dokumenti. 6.3.2. Pildifaili, diagrammi või graafiku lisamine dokumenti.

6.4 Hulgipostitus (Mail merge). 6.4.1. Andmefaili (tabeli) koostamine hulgipostituse jaoks. 6.4.2. Põhidokumendi ja andmebaasi ühendamine. Kirjade, teadete jm. ettevalmistamine postita-

miseks.



Programmi sisu. 1.1 Esimesed sammud tekstitöötlemisel 1.1.1. Tekstitöötlusprogrammi

käivitamine. Töö alustamiseks MS Wordiga on mitu võimalust.

Kindlasti kujuneb või on kujunenud igal kasutajal oma käivitusviis, aga on kasulik teada ka teisi võimalusi, vahel aitab see paremini aega kokku hoida. MSWordi käivitamiseks tuleb valida: 1. Start/Programs/MicrosoftWord või 2. Start / NewOfficeDocument

Mõlemail juhul avatakse uus tühi dokument. 1.1.2. Olemasoleva dokumendi

avamine: 1. Start / OpenOfficeDocument avab dokumendikausta

MyDocuments, millest saab valida ja avada olemasolevat dokumenti.

2. Start / Documents menüü sisaldab 15 viimati töö-deldud dokumenti, kust neid saab kiiresti leida ja toimetada.

3. Kui MSWord on arvutis juba avatud, siis on otstarbekam kasutada olemasoleva dokumendi avamiseks menüü-korraldust File / Open ja edasi valida kataloog ja dokument.

Olemasoleva dokumendi muutmine: Teksti sisestamise (väikesed kogused) reeglid: � mitme tühiku asemel tuleb kasutada tabulatsiooniklahvi, taand-

rida või tabulatsioonimarkereid. � Enter klahvi tuleb kasutada ainult tekstilõigu lõpul või tühja rea sisestamiseks. � kirjavahemärgid kuuluvad sellele eelneva sõna juurde. Pealkirjade joondamiseks ja taandridadeks ei tohi tühikuid kasutada.

Teksti asendamiseks võib olla sisselülitatud lisamisrežiim Insert klaviatuuri klahviga (või olekureal OVR kasti-kesel klõpsutades), mille sisselülitamisel (olekureal nähtav OVR) toimub ülekirjutus või asendusrežiim, mil süm-bol kursuse järel asendatakse teise sümboliga. Lisamisrežiimi väljalülitamiseks tuleb testkordselt vajutada Insert klahvile või OVR kastikesele.

Teksti kustutamine toimub Delete klaviatuuri klahviga – kustutab sümboli (Ctrl+Delete –sõna (või sõnaosa)) kursori positsioonilt paremale. Klahv � (Backspace) kustutab sümboli (Ctrl+� –sõna (või sõnaosa)) kursori posit-sioonilt ettepoole.

Dokumendi muutuste salvestamine: Muutuste salvestamiseks kettale tuleb kasutada korraldust – File/Save (või vastav Save nupp).

Teksti salvestamine uue dokumendina toimub menüüst File/ SaveAs, mis avab dialoogi, milles tuleb anda uuele dokumendile nimi.



1.1.3. Mitme dokumendi avamine. Kui vajalik rakendusprogramm juba töötab siis olemasoleva või uue dokumendi käivitamisel avatakse selles ra-

kendusprogrammis ainult uus dokument. Sellisel juhul võib korraga olla avatud mitu dokumenti. Ümberlülitumine ühelt avatud dokumendilt teisele avatud dokumendile võib toimuda menüü Windows alamenüüs loetletud avatud dokumentidest vajalikule hiirega klõpsates.

1.1.4. Uue dokumendi loomine. Start/Programs/ MSWord käivitab MSWord’i uue tühja dokumendi standardmalliga

(normal template). Veel on võimalik luua uus dokument: Start/Programs/NewOfficeDocument või MSOffice nupureal.

Kui MS Word on arvutis juba käivitatud, siis on otstarbekam kasutada uue dokumendi avamiseks menüükorraldust File/Open ja uute dokumentide moodustamiseks korraldust File/New.

1.1.5. Olemasoleva dokumendi salvestamine arvuti kõvakettale või flopikettale Dokumendi salvestamine arvuti kõvakettale või flopikettale on vajalik info säilitamiseks, et seda korduvalt kasuta-

da. Dokumendi kergemaks ülesleidmiseks võib MS Wordis kasutada pikki failinimesid – failinimi võib olla pikk kuni 255 sümbolit, võib kasutada nii suuri ja väikeseid tähti ja tühikuid. Failinimedes aga ei tohi kasutada järgmisi sümboleid (/ < \ > * . ? “ | : ;

Salvestuse korralduseks on Save, mis esmakordsel salvestamisel küsib failinime ja kettaseadet, kuhu fail salvesta-da. Korraldusega Save As on võimalik juba salvestatud fail salvestada teise tööpiirkonda või muuta faili nime.

1.1.6. Dokumendi sulgemine. Dokumendi sulgemiseks valida menüüst File käsk Close. Ka töö käigus tuleb kõik dokumendid, mida parasjagu

vaja pole, sulgeda. Ülearused avatud dokumendid võtavad enda alla arvuti töömälu ja vähendavad töökiirust. Enne sulgemist kontrollitakse kas dokumendi sisu on muutunud pärast viimast salvestamist (avamist), kui on – siis soovitatakse see salvestada.

NB! Kõikide avatud dokumentide korraga sulgemiseks hoia klaviatuuril all Shift klahvi ja vali menüüst File käsk CloseAll.

1.1.7. Abiteabe kasutamine (Help). Menüü Help koosneb järgnevaist korraldustest: Microsoft Word Help – Microsoft Word Abi. Show the Office Assistant – näitab või peidab (Hide) Office’i abilist What’s this? – Mis see on? Valida menüüst “What’s this?” – ja näidata ekraanil

menüüle, tekstile või muule objektile. Office on the Web – abi Office’i veebileheküljelt Detect and Repair – leia ja paranda tekstitöötlusprogrammi vead About Misrosoft Word – Microsoft Word’ist 1.1.8. Tekstitöötlusprogrammi sulgemine.

Töö lõpetamiseks MS Wordiga võib sulgeda tekstitöötlusprogrammi sulgemisnupust X või me-nüüst File korraldusega Exit. Enne tuleb kontrollida, et kõik muudatused on salvestatud.

1.2 Põhiliste seadete (määrangute) muutmine 1.2.1 Erinevate dokumendi vaadete kasutamine. Dokumendi esitlus viisi ekraanil saab juhtida dokumendivaadetega. Dokumendivaateid saab

ümber lülitada View menüü abil või horisontaalse kerimisriba otsas olevate vaatenuppudega. Normal View- lihtvaade. Dokumendist kuvatakse tekst ning teksti kujundus, kuid ilma lehe-

kujunduseta. Lehevahetused on markeeritud punktiirjoonega üle lehekülje. Selles vaates töötab programm oluliselt kiiremini. Lihtvaates on terve rida MS Wordi võimalusi blokeeritud – lisa-tud pilte ja muid objekte tihti ei näidata.

Web Layout View - vaade veebilehena. Microsoft optimiseerib lehekülje ja dokument kuva-takse sellisena nagu see on näha veebis või Internetis. Veebilehe vaates kuvatakse lehekülje foon, AutoShapes ja teised efektid mida kasutatakse veebi dokumentides.

Print Layout View - väljatrüki vaade. Dokument kuvatakse maksimaalselt lõppresultaadi lä-hedasena. Selles vaates on näha lehekülg valmiskujul, koos automaatselt lisatavate päiste ja jalustega, ning saab pilte ja muid objekte lehel paigutada vajalikku positsiooni. Suuremate dokumentide korral muutub töö selles vaates mär-gatavalt aeglasemaks.

Outline View - liigendus vaade. Dokumendi asemel kuvatakse struktuur, mis saadakse dokumendi jaotamisel pealkirjastiilide järgi peatükkideks, alapeatükkideks jne. Liigendusvaates käib töö dokumendi struktuuriga, kui de-tailselt dokumenti näidata, vahetada peatükkide järjestust jne. Pikkade ettekannete ja artiklite koostamist on otstar-bekas alustada liigendusvaates - kava koostamisega.

View / Full Screen - täisekraanvaade. Täisekraanvaates muudetakse dokumendiaken ekraanisuuruseks, menüüd, akna ääred, kerimisribad eemaldatakse. Täisekraanvaates on dokumendist näha maksimaalselt suur osa. Selles vaa-



tes on raskendatud hiire kasutamine, kuna menüüd pole nähtavad. Nende jaoks kes eelistavad tööd klaviatuuriga, ilma menüüd ja nuppe kasutamata, on täisekraanvaade üheks mugavamaks tööviisiks.

1.2.2. Lehekülje vaate suurendamine ja vähendamine (Zoom). Dokumendi kuva on võimalik suurendada ja vähendada.

Selleks kasutatakse suumimist (Zoom). Dokumendi detailseks vaatamiseks võib teda suurendada kuni 500 %, ülevaate saamiseks aga vähendada kuni 10%. Normaalsuurus 100% peaks vastama nn elusuurusele, st vastama prindi suurusele. Reaalselt sõltub normaalsuurus kasutatavast monitorist ja ekraanipildi tihedusest.

Suumi suurust juhitakse suuminupuga või menüüst View / Zoom. Suumi suurust võib valida või toksida otse suumiväljale.

Page Width - lehelaiune suum. Suurendus valitakse selline, et lehekülje laius mahuks aknasse. Kasutatav kõigis vaadetes.

Text Width - tekstilaiune suum. Suurendus valitakse selline, et tekstiosa laius mahuks aknasse.

Whole Page - täislehesuum. Suurendus valitakse selline, et terve lehekülg mahuks aknasse. Kasutatav vaid küljendus vaates ja prindi eelvaatlusel.

Two Pages - kahelehesuum. Suurendus valitakse selline, et kaks naaberlehte oleks korraga nähtavad. Kasutatav vaid küljendus ja prindi eel vaates.

1.2.3. Tööriistariba muutmine (Toolbar). Enamkasutatavate käskude mugavaks kasutamiseks on nupuribad, mille igale nupule

vastab mingi käsk. Kuna käskude kasutussagedus sõltub töö iseloomust, siis on selliseid nupuribasid õige mitu, igal omad käsud. Kui kõik nupuread oleksid pidevalt ekraanil, ei mahuks sinna enam palju muud, sellepärast on ette nähtud võimalus nupuribasid ekraanile paigutada ja sealt eemaldada vastavalt vajadustele.

Nupuribade paigutamist ja eemaldamist juhib dialoog View / Toolbars. Loetelus

Toolbars on toodud kõik kirjeldatud nupuribad. Linnuke nime ees näitab, kas nimetatud nupuriba on ekraanil või ei. Soovi korral saab neid ka ümber kujundada ja ise juurde koostada.



Nupuribade ekraanile toomist ja eemaldamist saab juhtida ka hüpikmenüüst, mis avaneb paremaklõpsuga suvalisel nupureal. Siit saab juhtida ka ribade üldilmet (Customize) - suured või väikesed nupud ja mitmevärvilised või ühe-värvilised nupud.

Nuppude kasutamise hõlbustamiseks on kõigil nuppudel nimi, mis avaneb märkusena ekraanil, kui peatada hiirekur-sor nupu köhal (ilma vajutamata).

Nupuribasid võib paigutada akna suvalisse serva või kohta nupukäsuna. Nupurea teisaldamiseks tuleb hiirekursoriga haarata riba nuppudevahelisest osast (mitte vajutada nuppe) ja lohistada see soovitud kohta.

1.3 Dokumendi muutmine 1.3.1. Olemasoleva dokumendi salvestamine teise failiformaati: *.txt, *.rtf, sama

rakenduse teise versiooni vms. Dokumentide töötlemiseks (koostamiseks, toimetamiseks, trükkimiseks jne) mõeldud programme on lihtsamaid ja

keerukamaid. Faili nimele automaatselt lisatava täiendi järgi püüab süsteem arvata, millisega programm koostati ja millega teda avada (töödelda).

Näiteks MSWord tekstidokumentide laiendiks on *.doc. Ühetaoliste dokumentide (käskkirjad, kutsed, pakkumised jt) koostamiseks on otstarbekas aga MSWord’is kasutada spetsiaalset toorikdokumenti (salvestatakse laiendiga *.dot) malli (template), milles hoitakse dokumendist dokumenti korduvat osa.

*.txt (text) – tekstifail tavaliselt ASCII–tekstiga ja ilma vorminduseta. Kasutatakse erijuhtudel näiteks selliste tekstifailide vaatamiseks, muutmiseks milliseid kasutab operatsioonisüsteem. *.rtf (RichTextFormat) – sisaldab teksti koos kõigi vorminduskäskudega ja on imporditav paljudesse teistesse tekstitoimetitesse või erinevatesse ver-sioonidesse.

Teises formaadis faili avamine toimub menüüst File/Open, mis avab dialoogi, milles tuleb valida avatava faili tüüp ja seejärel valitud tüübile vastav fail. Teises formaadis või sama rakenduse vanemasse versiooni faili salves-tamine toimub menüüst File/ SaveAs, mis avab dialoogi, milles tuleb anda uuele dokumendile nimi ja valida salves-tatava faili tüüp (SaveAsType..).

1.3.2. Dokumendi salvestamine veebis publitseerimiseks. MSWordi dokumendi salvestamine veebis publitseerimiseks toimub menüüst File/SaveAsWebPage. Avanevas

dialoogaknas saab valida millisesse kausta ja mis nimega fail salvestatakse. Faili laiendi *.html lisab faili nimele MSWord.

Mõned vormindused, mida kasutatakse MSWordis ja mida ei toeta veebi brauser muudetakse sellisteks mida toe-tab brauser. Näiteks: varjudega tekst asendatakse pakskirjaga (bold); pildid või objektid mis olid seotud tekstiga, joonduvad dokumendi parema või vasema servaga; jt. 2. Põhioperatsioonid 2.1 Andmete sisestamine

2.1.1. Sümboli, sõna, lause ja tekstiosa sisestamine. Teksti sisestamisel tuleb igal juhul tunda-teada mõningaid olulisi põhitõdesid: Sümbolid, mis asetsevad klaviatuuril sisestatakse klaviatuurilt. Sõnad on tekstiosad, mis on eraldatud tühikutega. MS Word jaotab ise teksti sõnade kaupa ridadesse. Sõnade

juurde kuuluvad kirjavahemärgid, mida murtakse ridadesse koos sõnadega. Lause on tekstiosa, mis lõpeb punkti, hüüumärgi või küsimärgiga. Mõnikord on MS Wordil raskusi lause lõpu ja

lauses olevate lühendite eristamisel. Lõik (paragraph) on tekstiosa, mis lõpetatakse

reavahetusklahviga (Enter). Lõigu siseselt jäetakse veeru murdmine programmi hooleks.

Tühikuid tohib sõnade vahele (ka lausete vahele) paigutada vaid ühekaupa. Pealkirjade joondamised ja taandridadeks ei tohi tühikuid kasutada. Lihtne reegel ütleb, et kunagi ei tohi olla järjest kahte tühikut.

Kirjavahemärgid tuleb teksti paigutada kindlate reeglite järgi. Kõige lihtsam on meeles pidada, et igale poole, kus tohib rida vahetada (sõnade vahel) peab jääma üks tühik, kirjavahemärgid peavad jääma selle sõna “külge”, millega koos neid teisele reale võib viia. Nii peavad alustavad kirjavahemärgid (sulg lahti, jutumärgid lahti jne) olema neile järgneva sõna küljes, lõpetavad kirjavahemärgid (punkt, koma, koolon, semikoolon, lõpetavad sulud jne) aga neile eelneva sõna küljes.

Lehekülgedeks jaotamise teeb programm ise, arvesse võetakse nõutud leheveerised ja lehekülje mõõtmed. Vajadu-se korral võib teksti paigutada sundlehevahetuse korraldus menüüst Insert/Break.

Klaviatuuril mitteleiduvate sümbolite lisamiseks (©, ®, &, �, Ž, š, �, �, �, ��, ��) avatakse menüüst Insert/Symbol, kus on võimalik neid valida terve hulga vajalike märkide hulgast. Samast dialoogist saab sagedami-ni kasutatavate märkidele määrata otseteeklahvid, et neid hiljem juba ilma dialoogita kasutada. Sobivaid märke leiab



Normal text fonti asemel veel kirjatüüpidest Webdings ja Wingdings – neid märke saab suurendada nagu tähtigi FontSize abil.

2.1.2. Viimasena kasutatud käsu tühistamine (Undo). Teksti toimetamisel juhtub sageli, et mõnigi klahvivajutus kustutab ära vajaliku teksti jne. MS Wordiga töötades

pole vaja seda laadi vigu karta. Programm järgib pidevalt kasutaja tööd ja salvestab need omamoodi “videolindile”. Kasutaja saab soovi korral seda linti samm-sammult tagasi või edasi kerides tehtuid toiminguid tühistada.

Menüüst Edit /Undo või UNDO-nupp nupureal võimaldab viimast toimingut (teksti lisamine, kustutamine, muutmine jne) tühistada. UNDO- nupp nupureal sisaldab veel toimingute ripploendi, millest saab valida mitu taga-

sivõetavat korraga. Edit /Redo võimaldab tühistatud toimingu taastamist. Viimati tühista-tud toiming täidetakse uuesti..

2.1.3. Uue lõigu lisamine. Alapeatükis 2.1.1. selgus, et lõik (paragraph) on tekstiosa, mis lõpetatakse reavahetusklahviga (Enter). Lõigu sise-

selt jäetakse ridade veeruks murdmine programmi hooleks. Seega iga Enter-klahvi vajutus tekitab uue lõigu, mis eelnevaga sama kujundusega. On oluline, kas uue lõigu lisamisel paikneb kursor lõigu (viimase rea) lõpus, alguses või keskel.

Kursor lõigu alguses. Tekib uus lõik olemasoleva ette ja on alati järgnevaga sama kujundusega. Kursor lõigu lõpus (vahetult enne reavahetust). Tekib uus lõik eelnevaga sama kujundusega, kui lõigustiiliga pole

määratud teisiti. Kursor lõigu sees. Tekib kaks lõiku, mõlemad sama kujundusega. 2.1.4. Klaviatuuril mitteleiduvate sümbolite/märkide lisamine (Symbol…). �� Kõike sümboleid ja märke ei ole võimalik leida klaviatuurilt. Neid võib aga teksti sisestada menüüst Insert /

Symbol avatavast dialoogiaknast. �� Valitakse sobiv sümbol / erimärk tõstes selle esile (mustaks). �� Esile tõstetud erimärk

lisatakse korraldusega Insert eelnevalt teksti paigutatud kursori positsiooni. �� Erinevate kirjaliikide

erimärke saab valida muutes tekstikastis kirjaliike (Font:). �� Mõnedest kirjaliikidest

(Fontist) “Webdings või Wingdings” saab valida pildilisi sümboleid. �� Erimärke saab valida ja

teksti sisestada menüüst Insert/ Symbol avatavast dialoogiakna teiselt lehelt Special Characters. Näiteks: sõna poolitamist vastavalt vajadusele (Optional Hyphen), poolitamatut tühikut (näiteks numbrite liigendamiseks 3. Kaupa – 20 000), poolitamatut sidekriipsu (näiteks: New-York), mõttekriipse jt. Tavaliselt sisestatakse erimärke kasutades klaviatuuri klahvide kombinatsioone (Shortcut Key).

Tavaliselt sisestatakse erimärke kasutades klaviatuuri klahvide kombinatsioone (Shortcut Key). NB! Eesti ja Ameerika klaviatuurile on osa klahvikombinatsioone erinevad.

2.1.5. Leheküljevahetuse lisamine (Page Break). Kui on vaja, et mingi tekstiosa algaks uuelt lehelt, saab kasutada

sundlehevahetust klahvidega (Ctrl+Enter) või menüüst Insert / Break/NextPage. Sundleheküljevahetus paistab prindi eelvaates tavalise lehevahetusena, PageLayout vaates (kui ¶-nupp on sisselülitatud) markeerib seda punktiirjoon kirjaga PageBreak, mille kustutamisega tühistatakse sundlehevahetus.

Sundreavahetuse kustutamiseks märgistada see (punktiirjoone kirjaga PageBreak) ja kustutada Delete klahvi või Cut nupuga. 2.2 Andmete märgistamine

2.2.1. Sümboli, sõna, lause, lõigu või kogu dokumendi



��Hiirega lohistamine üle sõna, lause, lõigu või dokumendi – kõige lihtsam märgistamisviis. ��Lisavõtted hiirega teksti osas: Topeltklõps sõnal – märgistab terve sõna Kolmik-klõps sõnal – märgistab lõigu (koos järgneva reavahetusega) Ctrl + hiireklõps sõnal – valib terve lause koos kirjavahemärgi ja järgneva tühikuga. Ctrl + vertikaalne hiirega lohistamine – valib lausete kaupa. ��Lisavõtted hiirega teksti ees oleval vasemal serva osal (kursor muutub noolekujuliseks): Hiire klõps dokumendi vasemal serval – valib terve rea Topeltklõps dokumendi vasemal serval – valib terve lõigu Kolmik-klõps dokumendi vasemal serval – valib terve dokumendi sisu Vertikaalne hiirega lohistamine vasemal serval – valib teksti ridade kaupa.

��Hiirega pukseerimine teiseldamisel uude kohta toimub järgnevalt: Plokitakse teiseldatav tekstiosa, haaratakse see hiirega , tõstetakse see uude kohta ja lastakse hiirest lahti. ��Hiirega pukseerimine kopeerimisel uude kohta toimub samuti kui teisaldamisel kuid hiirest lahtilaskmi-se ajal vajutada alla klahv Ctrl (kursori juurde lisandub + tähis)

��1ne samm – on vajaliku tekstiosa märgistamine. ��2ne samm – Viia valitud tekstiosa arvuti mälu vahepuhvrisse:

teiseldamisel menüüst Edit/Cut (klahvidega Ctrl + X) või kopeerimisel menüüst Edit/Copy (klahvidega Ctrl + C)

��3s samm – otsida sihtkoht, asetada sinna tekstikursor ��4s samm – kleepida valitud tekstiosa (vahepuhvri sisu) sihtkohta kasuga

menüüst Edit/Paste (klahvidega Ctrl + V)

märgistamine. Vahel on vaja teha muudatusi tervete sõnade, lausete või pikemate tekstiosadega. Enne teksti kujundamist, kopee-

rimist, kustutamist või teiseldamist märgistatakse (valitakse välja) tekst plokki võtmisega. Väljavalitud osa muutub värvilt negatiiviks (valge tekst mustal taustal).

2.3 Kopeerimine, teisaldamine ja kustutamine

2.3.1. Teksti kopeerimine (Copy&Paste) ja teisaldamine (Cut&Paste) dokumendi sees.

�� Märgistatud teksti teiseldamiseks (viib teksti uude asukohta kustutades selle endisest kohast) ja kopeerimiseks (jääb ka endises kohas alles) saab kasutada kahte erinevat tehnikat – pukseerimist (Drag and Drop) ja lõikamist(kopeerimist) – kleepimist (Cut (Copy) and Paste).

Kui teisaldamise sihtkoht ei ole plokiga samaaegselt aknas nähtaval, tuleb sõita hiirega alumise või ülemise akna äärele, mispeale aken hakkab iseenesest kerima vajalikus suunas. �� Märgistatud teksti teiseldamine, kopeerimine kasutades arvuti mälu vahepuhvrit koosneb neljast iseseisvast

sammust:

2.3.2. Teksti kopeerimine ja teisaldamine mitme avatud dokumendi vahel. Windows keskkond võimaldab kasutades mälu lõikelauda –Clipboard’i (menüüd Edit/Copy(Cut) ja Edit/Paste)

teisaldades või kopeerides märgistatud tekstiosa mitte ühe dokumendi piirides vaid ühe rakenduse erinevate do-kumentide vahel kui ka ühte tüüpi dokumendist (näiteks MSWord dokumendist) hoopis teise rakenduse doku-menti (näit. MSExceli töölehele).

2.3.3. Teksti kustutamine. Märgistatud teksti kustutavad Delete, tagasilükkeklahv või mistahes tekstisisestuse klahvi vajutus. Võib osutuda päris ebamugavaks, kui juhulik näpuvajutus kustutab valitud tekstiosa (jääb küll UNDO-käsk).

2.4 Otsing ja teksti asendamine 2.4.1. Otsimiskäsu (Find) kasutamine sõna või lause leidmiseks dokumendi

sees. Menüüst Edit / Find-Replace otsimisdialoogakna abil leiab tekstis kiiresti üles vajalikke kohti sõnade, sõnaosade

või tervete fraaside järgi. Otsimisega (Find) koos on võimalik kasutada automaatset asendamist (Replace) aknas Edit / Replace. ��Väljale FindWhat tuleb toksida otsitav sõna või selle osa ja käivitada nupuga FindNext. ��Väljale ReplaceWith tuleb toksida sõna(d) millega leitud sõnad kui vaja tulevad asendada ��Dialoogaknas olevate valikute selgitused:



MatchCase – Otsitakse sõnu, mille suur- ja väiketähed langevad otsitavaga kokku. Normaalselt otsitakse sõnu sõl-tumata suur- või väiketähtedest.

FindWholeWordsOnly – Otsitakse terveid sõnu, mitte sõnaosi. Näiteks otsida sõna onn ja asendada sõnaga hurtsik.

UseWildcards – Otsitava sõna ase-mel kirjeldatakse otsimismall kasuta-des erimärke (vaata allpool).

SoundsLike – Otsitakse sõnu (inglis-keelseid) kõlalise sarnasuse järgi.

FindAllWordForms – Otsitakse kü-situd sõna kõik ingliskeelsed gramma-tilised vormid.

Search – Saab määrata otsimissuun-da (All- kogu tekst; Down- tahapoole; Up- ettepoole).

Otsimismall erineb harilikust otsimissõ-nast, selle poolest, et saab erimärkidega määrata muutuvaid sõnaosi.:

2.4.2. Asendamiskäsu (Replace) kasutamine sõna või fraasi asendamiseks teisega dokumendi sees.

Vaata punkti 2.4.1. 3. Kujundamine (vormindamine) 3.1 Teksti kujundamise põhivõtted Teksti kujundamiseks tuleb vajalik tekstiosa märgistada ja seejärel valida vastav soovitud kujundamise vorming.

3.1.1. Kirja stiili (laadi) muutmine: kirja suurus (Size) ja tüüp (Font Style). Kirja suurus (Size). Erineva suurusega kirja saab määrata kirjasuuruse nupuga (Font Size). Nupu akna väljale

tuleb toksida või valida vajalik suurus. Suurust mõõdetakse punktides (USA mõõtühik) – 1punkt = 1/72 tol-li�0,353mm. Näiteks kiri suurusega 12 p (siia arvestakse ka rea vahet) mahub tollile 6 rida, sest 6x12=72pointi.

Kirja tüüp (Font). Kohe kirjasuuruse nupu kõrval on kirja tüübi nupp (Font). Kuigi kirjatüüpe on suur hulk, on soovitav piirduda maksimaalselt ühe-kahe kirjatüübiga dokumendis. Levinud on Arial, Times New Roman jm.

3.1.2. Teksti kujundamine (vormindamine): rasvane kiri (Bold), kaldkiri (Italic), allajoonitud kiri (Underline).

Kõige lihtsamad teksti kujundamise vormingud on: rasvane kiri (Bold), kaldkiri (Italic), allajoonitud kiri (Underline).

- Tähistab suvalist üksikmärki. Näiteks ?all leiab sõnad ball, sall, jne - Tähevahemik. Näiteks sa[b-d]a leiab sõnad saba, saca sada - Sõna algus. Näiteks <juht otsib sõnu, mille alguses on juht - Sõna lõpp. Näiteks >”tühik”@ , Sõna ja koma vahel üks või rohkem tühikut - Avaldissulud – kui vaja korrata rohkem kui üks märk. <(?){2}> Sõnad öö, oo - Tähistab märki mis ei ole sulgudes. s[!õ]da leiab sada ei otsi sõda {n, } vähemalt n või rohkem korda sellele eelnevat märki või avaldist - Üks või mitu korda eelnevat märki. Näiteks tühik@ üks või mitu tühikut. - Tähistab suvalist märgijada. Näiteks ar*us leiab argus, armastus jne



Teksti kujundamiseks tuleb tekst alul märgistada ja siis valida nupurealt vastav vorming. Kõike seda saab ka mää-rata läbi dialoogakna menüüst Format/Font.

Piirjoone ja varjutuse lisamine. Lõike saab varustada raamide, joonte, ja taustadega dialoogist Format / BordersAndShading või nupurba nupult Boders. Lõigule saab määrata 5 erinevat joont: alljoon, ülajoon, vasakjoon, paremjoon, sisehorisontaaljoon. Sisevertikaaljoont saab lisada kasutades joontabulaatorit. Spetsiaalne joonimisviis on varjutus (Shadow), mis loob kolmemõõtmelise mulje.

3.1.3. Kirja värvi muutmine (Color). Värviline kiri omab mõtet ainult tekstide puhul, mis on mõeldud arvutiekraanilt lugemiseks ja/või värviprinteri

olemasolu korral. Lõigu võib varustada lisaks äärisjoontele ka taustaga – viirutus, värv, muster jt. 3.1.4. Teksti joondamine (rajastamine): vasakule, keskele, paremale ja

kahepoolselt. Kõige lihtsamad lõiguvormingu kasud on joondamised. Joondamiskäskudele ei vasta iseseisvaid menüükorraldusi,

nad on kättesaadavad nupurealt, klahvivõtetega ja dialoogist Format/Paragraph. MS Word tunneb nelja joondamis-

viisi: Left – vasakjoondamine, kus ridade ridade algused on kohakuti. Center – keskjoondamine, kus joondatud tekstiridade keskkohad on kohakuti. Right – paremjoondamisel paigutatakse ridade lõpud kohakuti. Justify – rööpjoonduse (kahepoolse) puhul venitatakse kõik lõigu read peale viimase ühepikkusteks. 3.1.5. Poolitamine. Poolitamine tuleks usaldada MS Wordi hoolde, mitte mingil juhul ei tohi ise käsitsi teksti poolitada. Käsitsi pan-

dud poolitusmärgid (miinus) jäävad tekstis samasuguseks ka teksti hilisemal ümberkujundamisel, kui nad satuvad rea keskele. Tekstis saab märkida küll ka poolituskohti, selleks tuleb kasutada klahvikombinatsiooni Ctrl Miinus (NB! Mitte numbriklaviatuurilt). Vaata punkti 2.1.4. Optional Hyphen (valikuline poolitus)

MS Word sisaldab tavaliselt ingliskeelset keeletoe vahendeid, mis poolitavad õigest kohast. Eestis turustatavat MS Office’it müüakse ka koos eestikeelse toega.

Poolituse juhtimiseks on käsk Tools/Hyphenation. Eelnevalt tu-leb muidugi valida menüüst Tools/Language/SetLanguage – Esto-nian ja eemaldada märgistus � Do not Check spelling or grammar.

Avanevas Hyphenation dialoogaknas Poolitusala (Hyphenation Zone) määrab maksimaalse erinevuse reapikkustes (rööpjoondusega lõigus maksimaalse “venituse”), mida lubatakse ilma sõna poolita-mata. Sõna mis algab enne pooltusala ega mahu tervikuna real, kuu-lub poolitamisele. Mida laiem on poolitusala, seda “sakilisem” on teksti parem äär (või seda suuremaks on venitatud tühikud), kitsam poolitusala suurendab aga poolitatud ridade ar-vu.

Lubatud järjestikpoolituste arv (Limit Consecutive Hyphens) piirab poolitatavate naaberridade arvu. Teksti loetavus kahaneb kui hulk ridu järjest on poolitatud.

3.1.6. Taande muutmine (Indentation).

Taandrea moodustamiseks ei tohi ka-sutada tühikute (taanded ei tule ühtla-sed) ega tabulaatorite kasutamist (pole korrektne). Taandrida (First Line Indent) – lõigu esimese rea algus on ülejäänutest paremal. Lõigutaane (Hanging indent) – kõigi lõigu esireale järgnevate ridade taane Realõpu piiraja (Right Indent) –fikseerib lõigu ridade murdejoone – joone, millest kaugemale ükski rida ei ulatu; rööpjoondusega lõigus venitatakse kõik murderead selle jooneni. Piirajad – fikseerivad lõigu ridade algus- või lõpupunkti.

Lisaks on veel neljakandiline liugur – kogutaande piiraja, millel “istub” lõigutaande (Left Indent) piiraja ja mis temaga koos liigub. Seda kasutatakse kahe vasakpoolse piiraja – taandrea (First Line Indent) ja lõigutaande (Left Indent) piiraja – samaaegseks liigutamiseks (kogutaande muutmiseks).

Taandridade määramisel tuleb meeles pidada, et määrang kehtib ainult selle lõigu kohta, milles asub kursor, või nende lõikude kohta, mis on märgistatud. Kord paika pandud taandread aga säilivad kõigil järgnevalt tekkivatel ri-dadel.

Taandlõigu moodustamiseks tuleb haarata lõigutaande piirajast ja nihutada seda. Mõlemat piirajat võib joonlaual vabalt paigutada, keelatud on vaid piirajate viimine “halli tsooni” (veerised (Margin) – tekstilehekülje servadel olev vaba ruum) –joonlaua osasse, mis märgib leheveerist.



3.1.7. Reavahe muutmine (Line Spacing). Teksti paremaks loetavuseks tuleb sageli teksti vahele “õhku” jätta. Sobiva reavahe määramiseks on valik Line

Spacing dialoogis menüüs Format/Paragraph. Reavahe on lõigu vormingu osa, mis tähendab, et ühe lõigu piires on reavahe määratud ühte moodi.

Single line. Ühekordne reavahe arvutatakse kirja suuruse järgi ja vastab suurimale kirjasuurusele reas. Näiteks teksti kirja suurusega 12 mahub ühele tollile 6 rida. Ühekordne reavahe on standardasetuses automaatselt määratud.

1,5 lines. Poolteisekordne reavahe arvutatakse samuti kirja suuruse järgi. Kirja suurusega 12 mahub tollile 4 rida. Double. Kahekordne reavahe arvutatakse analoogiliselt eelnevaga. Multiple. Kordne reavahe võimaldab valida muu suvaline kordaja lisaks 1-, 1,5- ja 2-kordsele reavahele. AtLeast – kui reas juhtub määratust suuremaid tähti, suurendatakse selle rea kõrgust; Exactly – nagu AtLeast kuid

reakõrgust ei suurendata. 3.1.8. Vormingupintsli kasutamine (Format Painter). Tekst liigendatakse lõikudeks (paragraph) parema loetavuse huvides. Lõiguvorming (taandread, tekst veergu-

deks, loendid jt) määrab reeglid, kuidas on kujundatud terve lõik ja see info on salvestatud lõigu lõpu märgis (�). Selleks et samalaadset vormingut kasutada mitmes kohas, ei pea kõiki vormingukäske kordama. Lihtsamatel juhtu-del piisab vormingu kopeerimisest FormatPainter’iga.

Märgivormingu kopeerimiseks tuleb kursor viia vajalikult kujundatud tekstiosale, vajutada Format Painter nup-pu, mille peale hiirekursorile lisandub pintsel. Seejärel tuleb selle “pintsliga” lohistada üle kujundatava tekstiosa (nii nagu värviks pintsliga), mis saab seepeale algselt valituga samasuguse kujunduse. Sel kombel kantakse üle märgi-vorming. 3.2 Üldine vormindamine

3.2.1. Tabulatsioonipositsioonide paigaldamine: – vasak, parem, keskel, kümnendpunkt Lisaks vaikimisi antud tabulatsiooni sammule (Default tab stops = 1,27 cm) saab ka ise määrata tabulatsiooni

sammu. Menüü Format / Tabs avanevasse dialoogaknasse (Tab stop position) saab tippida number (kaugus lehe äärest) või tabulatsiooni asendeid saab määrata ka otse joonlaua (Ruler) peal. Kuni lõigule pole määratud ühtegi ta-bulaatorit, kehtivad vaiketabulaatori märgid.

Uue tabulaatori märgi joonlauale paigutamisel, määrab selle liigi joonlaua vasakotsas paiknev tabulaatorimärk.

Hiireklõps sellel märgil määrab järgmise lisatava tabulaatori liigi. Tabulaatori koha määramisel klõpsatakse hiirega joonlaual, mille tulemusena ilmub sinna uus tabulaatorimärk.

Tabulaatori teisaldamiseks tuleb temast hiirega haarata ja lohistada uude kohta; eemaldamiseks tuleb ta joonlaualt ära lohistada.

Kursori viimiseks tabulaatormärgiga määratud kohale tuleb kasutada klaviatuuri tabulaatori klahvi. 3.2.2. Dokumendile piirjoonte (raamjoonte) lisamine. MS Wordis on olemas võimalus lisada raamjoon kogu lehele. Selline vajadus tekib kui soovitakse kujundada dip-

lomit, aukirja või muud sellist. Äärise lisamiseks kogu lehele tuleb valida menüüst Format käsk Borders and Shading ning valida sobiv ääris

vahekaardil Page Border. Äärisest lahtisaamiseks tuleb valida Page Border leheküljelt äärise eemaldamise nupp No Borders. Peale joonetüüpide on võimalik valida ääristeks mitmesuguseid kujundeid valikuaknast Art

Page Border leheküljel nupuga Option avanevas Border snd Shading Options aknas saab määrata leheraamjoone kaugus kas tekstist või lehe välisservast. NB! File/Print dia-loogist nupuga Properties tuleb kontrollida kas lehekülje formaadiks on valitud ikka A4.

3.2.3. Nummerdatud ja nummerdamata loetelu kasutamine (Bullet and Numbering).

Nummerdatud loetelu Nummerdatud või nummerdamata loendite loomist ja

erinevate loendi eraldussümbolite valimist saab menüüst Format / BulletsAndNumbering valikust Numbered või nupurealt (enne tuleb lõigud märgistada) nupuga Numbering või Bullets. Menüü dialoogist Customize saab määrata kasutatava numbrisüsteemi, numbri ette ja järele lisatava teksti, millisest numbrist alustada, millist tähistus-märki kasutada loeteluks, mitmetasemelise struktuuriga loetelusid jt.



Nummerdamata ehk täpploetelude (Bullet) puhul ei rõhu-tata järjestust vaid samaväärsust. Ka siin saab dialoogist Format / BulletsAndNumbering valikust Bulleted valida sobivama märgi. Suur valik märke asuvad tähistikes Symbols, Windings ja Webdings. 3.3.1. Dokumendi malli kasutamine (Template)

Samatüübiliste dokumentide pideva kasutuse korral on soo-vitav korduvad vormid (kirjad, teatised, lepingud, püsitekstid jm) kord koostada ja kujundada ning salvestada need doku-mendimallina (Template). Dokumendimallidesse sisestada vaid korduvkasutusega tekst ning andmed võimaluse korral väljadena (kuupäev, isikuandmed jne). Salvestamiseks valida dialoogaknas Save As... dokumenditüübiks Document Templates.

Uue dokumendimalli loomisel võib kasutada mõnda Wordi koosseisus olevatest mallidest. Selleks avada uus do-kument korraldusega menüüst File/New, valida dialoogaknast sobiv põhi mallile (tühi dokument, kirja-, faksi- või aruandemall) ning märgistada raadionupp Template. 4. Dokumendi viimistlemine 4.1 Stiilid ja leheküljed

4.1.1. Olemasolevate stiilide (Style) kasutamine ja vormindamine. Lõigustiil. Ilusa väljanägemisega teksti kujundamine võtab kõigi märgi

ja lõiguvorminguid ühekaupa kasutamise korral rohkem aega kui asi väärt seda vaid sellepärast, et ei tunta MS Wordi kujundusvahendit – kir-ja stiil. Kirja stiil on nimeline vormingukomplekt. Esimene lõigustiil do-kumendis kannab nime NORMAL. Väga mugavad on kasutada pealkir-jastiile (Heading1 kuni Heading9) millega (neid võib oma soovi koha-selt ümber kujundada) saab kerge vaevaga koostada korrektsete ja ühe-taoliste pealkirjade ja alapealkirjadega kujundatud dokumente ja auto-maatselt. Arvuti koostab sisukorra Heading–stiili pealkirjadest ja selle võib koostada nii detailse kui vaja.

Olemasolevate lõigustiilide kasutamiseks piisab kui asetada kursor lõi-ku mille lõigustiili soovitakse muuta ja valitakse kirja stiili aknast sobiv stiil (vaata punkt 3.1).

Uusi stiile saab luua menüüst Format/Style dialoogist. Olemasoleva stiili muutmiseks tuleb märgistada stiili lõik, teha vajalikud muudatused vormingus ja seejärel valida stiilinupu loetelust sama nimega stiil. Selle peale avatakse dialoog, mille kaudu programm täpsustab, kas kasutaja soovib: �� muuta stiili kirjeldust ja kasutada kursoriga tähistatud lõiku kui näidist (redefine the style using the selection as

an example?). �� või taastada lõigu kirjeldus sellisena, nagu kirjeldatud stiilis (reapply the formatting of the style to the selection?)

Esimesel juhul salvestatakse kõik tehtud vormimuudatuse. Koos sellega muutuvad kõik sama stiili lõigud. 4.1.2. Leheküljenumbrite lisamine ja vormindamine.

Leheküljenumbrite kiireks lisamiseks tuleb valida menüüst Inset käsk Page Numbers ja valida sobiv variant kas: jalusesse või päisesse ja millisesse positsiooni seal (lehe keskele, paremale või vasemale) ning kas esimesel leheküljel numbrit näidatakse või ei.

Nupuga Format saab määrata ilmuva lehenumbri formaadi. Lehtede nummerdamist alustatakse reeglina ühest. Vajaduse korral võib aga määrata lehekülje stardinumbri. Kui aga on tekkinud kahed lehenumbrid, siis valida menüüst View käsk Header and Footer ning kustuda tarbetu num-ber.



4.2 Päised ja jalused 4.2.1. Päise ja jaluse (Header and Footer) lisamine. Päise ja jaluse lisamine. Enne päise ja jaluse lisamist tuleb vajadusel määrata menüüst File/PageSetup.../Margin

päisealad (Header ja Footer), millesse moodustatakse lehekülgede korduvosad – lehenumbrid, korduvad pealkirjad jt.

Päise kujundamiseks tuleb minna päisevaatesse View / HeaderAndFooter, ilmub täiendav nupurida. Kogu päis-tesse paigutatud tekst ilmub kõigile lehekülgedele. Päisvaatest väljumiseks on ka nupp Close.

4.2.2. Päisesse ja jalusesse andmete (Insert AutoText), kuupäeva, leheküljenumbri jne. lisamine. Kuupäeva, kellaaja, lehekülje numbrite sisestamiseks päisesse või jalusesse tuleb kasutada päisevaates ekraanile

ilmuva täiendavalt nupurealt Header and Footer vastavaid väljade nuppe. Nupuga saab ekraanile tuua lehe-päise või jaluse. Kogu päisesse kirjutatud tekst ilmub kõigile lehekülgedele. Päisesse saab ka paigutada pilte ja muid kujunduselemente, mis samuti lehelt lehele peavad korduma. Objekt ise asub lehel kui objekt on ankurdatud päise-lõiguga – st. objekt on sisse toodud päisevaates. näiteks nii võib sel kombel lehed varustada “vesimärk-pildiga”.

4.2.3. Päise ja jaluse teksti vormindamise põhivõtete kasutamine Päises ja jaluses saab korraga kasutada kolme erinevat joondamist: vasak, keskmine ja parem joondus. Joondamis-

te vahel liikumiseks kasutada klahvi <Tab>. Vastavad tabulatsiooni märkide asukohad tuleb hiirega näidata või kui kasutada stiile Header ja Footer (sisaldavad kahte tabulaatorit – kesktabulaator leheosa keskel ja paremtabulaator paremal äärel. 4.3 Õigekiri ja selle kontroll

4.3.1. Õigekirja korrektori (Spelling and Grammar) kasutamine ja teksti parandamine. MS Office pakett sisaldab tavaliselt ingliskeelset keeletuge kuid Eestis müüakse eesti keele tuge eraldi ja koos MS

Office’iga. Eesti keeletoel on esialgu vaid sõnastik ja poolitus, mis hoolitsevad üksikute sõnade õigekirja ja korrekt-se poolituse eest.

Teksti keele määramine toimub menüüst Tools / SetLanguage avanevast aknast Estonian valikuga ja eemaldada märgistus � Do not Check spelling or grammar. Default nupp teeb vajalikud muudatused põhimalli Normal.dot. Teistes mallides tuleb see muudatus teha käsitsi.

Õigekirja kontrolli võib teostada 2-el viisil – teksti ülevaatusel või paralleelselt teksti sissetoksimisega (vigased sõnad punase alljoonega). Õigekirja kontrollimisviis määratakse dialoogist Tools/Options/Spelling millest tuleb märgistada � Automatic Spell Checking – teksti sisestamise aeg toimub kontroll (kirjavigadele punane laineline joon alla).

Vigadeotsimise üle kogu teksti käivitab korraldus Tools/Spelling (F7) – tavaliselt kontrollib sõnade õige-kirja, kuid mitte kirjavahemärke, sõnade järjekorda ega sõnade käändeid. Esimese vigase koha leidmisel avab

parandusdialoogi millest saab valida asendussõna, ülejäänud kasud on järgmised: Change – asendab vigase sõna valitud sõnaga pakutud loetelust. Ignore – ignoreerib vigast kohta ja eemaldab punase lainelise joone. Add – lisab sõna täiendussõnastikku. Suggest – toob välja soovitatavad asendussõnad (harilikult on sisse lülitatud automaatne soovitus). Olekureal – linnukene raamatu kohal (tekst veatu); punane rist raamatul (vead tekstis).

Samuti tasub proovida, mida kostab soovituste nimistu (Thesaurus) – hiire paremklõps või Shift+F10 vigasel sõnal avab soovitused. Poolituse juhtimiseks on käsk Tools/Hyphenation. 4.4 Lehekülje vorming

4.4.1. Lehekülje määrangute (SetUp) muutmine: lehekülje suurus, lehekülje orientatsioon (Portrait või Landscape).

Lehekülje kujundus määratakse dialoogist File / PageSetup.



Joonte ja kastide kustutamine “ joonestamine

Joone tüüp Joone paksus Värv Tabeli raamimine eri-nevate joontega

Tabeli lahtrite ühendamine

Tabeli lahtri jagamine osadeks

Joondamised tabelis Tabeli automaatne kujundamine

Teksti suund tabelis

Vahelehelt PaperSize määratakse lehe suurus. Meil kasutatakse peamiselt lehekülgi suurusega A4 (21x29,7 cm). Kui lehesuurus ei lange kokku tegelikuga, on lehe paigutuse õigeks seadmine lootusetu. Lehe orientatsioon võib olla püst- (Portrait) või rõhtpaigutusega (Landscape).

4.4.2. Dokumendi veeriste (Margins) laiuse muutmine. Lehekülje kujundus dialoogi File / PageSetup vahelehelt Margin määratakse ääris(veeris)jooned – teksti paigu-

tamisel vabaks jäetavad servad: ülaveeris (Top margins), alaveeris (Bottom margins), vasakveeris (Left margins), paremveeris (Right margins). Kahepoolse trüki tarvis on võimalus – peegelveerised (Mirror margins), kus lehte-del vaheldumisi vahetatakse vasak ja paremveeris. 5. Printimine 5.1 Ettevalmistus prindiks

5.1.1. Väljatrüki eelvaatlus. Dokumendi trükkimiseks on nupp Print nupureal, kuid otstarbekam on alustada korraldusest File/Print (Ctrl+P),

mis avab dialoogi (nupule Pint vajutamisel trükitakse kogu dokument, mingeid lisaandmeid küsimata). Enne printima asumist tuleks dokument üle vaadata prindi eelvaates (korraldus File/PrintPreview), mis lubab

detailsel näha, kuidas dokument peale trükkimist välja näeb (luubiga suurendus, mitu lehekülge korraga). 5.1.2. Printimise põhivalikute kasutamine. Printimisel koopiate arvu määramiseks (Copies) on 2 võimalust: eksemplarhaaval (CollatedCopies – trükitakse

kõik leheküljed ja seejärel alustatakse uut eksemplari) ja lehthaaval (igast lehest vajalik arv koopiaid). Pole mõtet liialdada – odavam kasutada koopiamasinaid.

Kogu dokumentide välja trükkimiseks peab olema märgistatud ring All; ringi CurrentPage märgistamisel ak-tiivne lehekülg; märgistades ringi Pages tuleb kirjutada ka valitud leheküljed; dokumendis märgistatud blokk trükkimiseks on ring Selection.

5.1.3. Dokumendi printimine varem installeeritud printeriga.

Enne dokumendi printimist tuleb kontrollida lehe üldilmet– klõpsates prindi eelvaate nupul PrintPreview . Prindi eelvaatluses võib valida mitu lehekülge korraga eelvaate aknasse paigutada. Dokumendi printimist on ots-

tarbekas alustatakse korraldusest File/Print, mis avab dialoogi valikuteks. Nupureal olev nupp Print aga trükib ko-gu dokumendi vaikimisi määratud printeriga, mingeid lisaandmeid küsimata. Dialoogist saab määrata, millist doku-mendiosa trükkida: All – kogu dokument; Current Page –lehekülg, milles asub kursor; Selection – valitud dokumendiosa, mis võib koosneda mõnest sõnast, lõigust, leheküljest või ka mitmest leheküljest. 6. Muud oskused 6.1 Tabelid

6.1.1. Tabeli loomine. 1. Tabelit moodustatakse menüüst

Table / Insert avanevast dialoogaknast. Ridu ja veerge saab kord juba moodustatud tabelile ka hiljem lisada ja neid kustutada.

2. Teiseks mooduseks uue tabeli moodustamiseks tuleb InsertTable nupuga avatavas tabelis lohistada hiirega üle vajatava tabeli suu-rusele vajalike ridade ja veergude arvu. Need muutuvad siniseks ja alla ilmub: tabeli read x tabeli veerud. Vaata kõrvalolevat

pilti. Hiire klahvi vabastades ilmub eelnevalt teksti paigutatud kursori kohale valitud suurusega tabeli ruudustik. Loodud tabel tekib ruudustikuna. Kui mingit ruudustikku ei teki, siis võib põhjuseks olla, et on välja lülitatud režiim – Tables/Gridlines.



3. Tabelit on võimalik ka ise joonistada menüüst Table/DrawTable. Selleks klõpsata nupul TablesAndBordes , kontrollida, et nupp DrawTable on sisse lülitatud ning joonestada pliiatsiks muutunud hiirekursoriga soovitud suuru-sega ja jaotusega tabel.

6.1.2. Tabeli lahtri kujundamine: teksti kujundus, lahtri suurus, värv jne. Tabeli lahtri sisu võib olla väga mitmekesine, alates üksikust sõnast, mitmest lõigust kuni lehekülgede pikkuse

tekstini. Tabelisse sisestatud teksti saab kujundada nagu tavalist teksti: kirjaliik, kirjasuurus, kirja värv, reavahed, taandread, paiknemine (tabulatsioon). Erinevus on ainult tabelis oleva teksti märgistamisel ja tabulaatorite kasutami-sel. Tabelis saab märgistada teksti ühe lahtri sees või terveid lahtreid.

Kui tekst ei mahu lahtrisse, siis viib programm selle järgmisele reale muutes kõik rea lahtrid laiemaks. Enter klahv viib ka kursori järgmisele reale muutes samuti rea laiust.

Tabeli piires on rõhtjoonlaud jaotatud osadeks, igale veerule oma, püstjoonlauale ilmuvad reakõrguse markerid, mille abil saab muuta tabelirea kõrgust.

Tabelialas kui erikujulises dokumendiosas toimub liikumine ja plokkimine teisiti kui muus tekstialas. Joondamisteks lahtrites tabulaatori märgi (näiteks arvud kümnendkoha koma) järgi tuleb kasutada klahve Ctrl + Tab. Sest

Tab klahvi kasutatakse liikumiseks lahtrist järgmisse lahtrisse. Shift + Tab klahvi koos kasutamisel liigub kursor lahtrist lahtris-se tagaltpoolt ettepoole. �� Kui tabel ei ole korrapärane, siis võib ebakorrapärast tabelit ka ise joonistada selliseks nagu on vajadus menüüst Table korraldusega DrawTable. Avaneb dialoogaken Tables and Borders tööriistade valikuks.

6.1.3. Ridade ja veergude lisamine ning kustutamine. Ridade ja veergude lisamiseks või kustutamiseks tuleb see eelnevalt valida nagu ülal näidatud ja siis hiire paremaklahviga

avatavast menüüst valida Insert (lisamine) või Delete (kustutamine) 6.1.4. Tabelile raamjoonte (piirjoonte) lisamine

Tabeli kujundamise üks tavalisi viise on tabelile raamjoonte lisamine (joonimine),sobivalt valitud jooned muudavad tabeli kergemini haaratavaks.

Märgistatud tabeli raamimine (Borders), kujundamine, toonimine (Shading) toimub korraldusega Format/ /BordersAndShading avaneva dialoogakna või nupurea nupult Boders.

6.1.5. Tabeli automaatne kujundamine (AutoFormat) Koostatud tabeleile saab kiiresti anda kena ilme, ka kord kujundatud tabelit on kerge sel moel muuta. Tabeli automaatse vormingu saab käivitada kohe tabeli moodustamisel (Tabel/Insert dialoogist) või hiljem käsu-

ga Table/TableAutoFormat. Avanev dialoog võimaldab leida ligi neljakümne valmiskujunduse hulgast sobiva. Automaatsel vormindamisel või valida, kas võtta valmis kujundusest kõik vormingud või ainult osa.

6.1.6. Tabeli sorteerimine Tabelis olevaid andmeid saab lihtsalt järjestada suvalises veerus paikneva tunnuse alusel. Korraldusega Ta-

bel/Sort... avatakse dialoog, kuis saab määrata kuni kolm veergu sorteerimiseks ja määrata sorteerimise suund. Va-jadusel korral saab sorteerida vaid valitud veerge.

Sorteerimiseks ei pea tekst ilmtingimata tabelina vormistatud olema, sama kasuga saab sorteerida ka tabeliks vormindamata teksti, kas siis lõikude kaupa, või eraldajatega (samuti nagu tabelis) määratud väljade järgi.

Arvutused tabelis võib lasta teha Word kalkulaatoril menüüst Table / Formula.

Matemaatiliste teheteks arvutil võib kasutada arvutis alljärgnevaid sümboleid:

Liitmine + 1+2 Jagamine / 8/7 Lahutamine - 5–4 Korrutamine * 3*6 Astendamine ^ 24 =2^4 Keerulisemate ja pikemate valemite puhul on õigem konkreetsete

arvude asemel kasutada valemites lahtrite aadresse. Konkreetse arvu muutusel jääb ju lahtri aadress samaks ja tuleb lihtsalt arvutil teha ümberarvutus.

NB! Muutes mõnda arvu millele viitab aadress valemis, tuleb arvutil lasta teha ümberarvutus. Selleks märgistada tabel, hoides kursorit tabelil avade parema hiire nupuga kiirmenüü ja valida sealt Update Field .

6.2 Pildid Dokumendi teksti saab lisada pilte, mis võivad olla tehtud mistahes Windows’i keskkonna rakendusega. Lihtsa-

maid jooniseid, mis koosnevad joontest, kastidest, rõngaist, ellipseist jne saab lehele lisada ka MSWordi enda va-henditega.

Pilt (picture) on kui valmis terviklik illustratsioon, mida MSWordi dokumendis saab vaid suurendada, vähendada, venitada, kokku suruda ja serva taha peita. Pilte ei ole MSWordis võimalik pöörata, teha pildist peegelpilti analoog-selt teksti tähtedega. Pilte töödeldakse üldreeglina selle rakenduse programmiga, milles neid valmistati.

Joonis (drawing) – graafikaelement, mis luuakse–lisatakse dokumenti MSWordi enda vahenditega.Ta ei ole teksti osa, kuid võib olla selle külge ankurdatud (kuna pilt on teksti osa, saab jooniseid ankurdata ka piltide külge).



Ruu

dud

/ ris

tkül

ikud

Iluk

iri W

ordA

rt

Obj

ekti

valim

ine.

Pöör

amin

e hi

ireg

a

Joon

ed

Noo

led

Suur

val

ik m

itmes

ugu-

seid

obj

ekte

Rin

gid

/ Ova

alid

T

ekst

ikas

t

Täi

tevä

rvid

e va

lik

Joon

te v

ärvi

de v

alik

Tek

sti v

ärv

Joon

te tü

übi v

alik

Joon

te p

aksu

se v

alik

Noo

lte tü

üpid

e va

lik

Var

jutu

sed

obje

ktid

ele

Obj

ekti

muu

tmin

e ru

umili

seks

(3-D

)

6.2.1. Pildi lisamine dokumendile. Pilti saab lisada menüüst Insert/Picture / FromFiles.. avaneva dialoogakna kaudu. Aknasse FilesOfTypes: tuleb

valida sobiv graafika filter ja Insert toob selle faili Wordi dokumenti. Üks erinevus, võrreldes tavalise tähega on veel see, et pildile saab tekitada äärejoone (Format/Borders) 6.2.2. Joonise elementide (Autoshape) lisamine, joonte ja tausta värvi muutmine.

Joonise elemente lisatakse dokumenti joonise nupuriba (View/Toolbars/Drawing) nuppudega.

“Drawing” on joonestusvahendite komplekt, mille abil saab joonestada plokkskeeme, struktuurskeeme, dekoreerida tekstidokumente. Valmiv joonis võib koosneda tasapinnalistest või ruumilistest objektidest (joon, ellips, ringjoon, ristkülik, tekstikastid, nooled jm) kokku üle 100 erineva objekti. Neid saab pöörata, nende suurusi muuta, nende sis-se saab tippida tekste jne. “WordArt” võimaldab koostada plakati- ja ilutekste. �� View Normal vaates reeglina jooniseid ei näe, need on nähtavad leheküljevaates (PageLayout). �� Mitme objekti valikuks tuleb Shift-klahv hoida allavajutatuna. �� Valitud objekte võib grupeerida parema hiirenupuga avaneva menüü korraldusega Group �� Üksteise peal paiknevate objektide järjestuse muutmiseks: valida objekt, parema hiirenupuga avanevast me-

nüüst valida Bring to Front (too ette) või Send to Back (saada taha). �� Objekte saab suvalise telje ümber pöörata. �� Mõõtkavas joonestamiseks tuleb menüüst Draw / Grid valida kursori liikumise samm ja märgistada valikuruut

Snap to Grid. 6.2.3. Pildi või graafilise elemendi suuruse muutmine ja teisaldamine dokumendis. Pildi või jooniseelemendi valimine (näiteks teiseldamiseks) – kui hiirekursor liigub pildi või jooniseelemendi ko-

hale, muutub ta harilikuks noolekursoriks millele lisandub neljanoolerist. Sellise kursoriga klõpsates muudetakse jooniseelement aktiivseks (ilmuvad sangad) ja teda saab teisaldada (sõidutada) objektist haarates või suurendada–vähendada.

Sangad (kaheksa ruudukest, neli pildi nurkades, neli servades) tekivad pildile hiirega klõpsutades sellel. Haarates hiirega sangast on võimalik objekti suurendada – vähendada. Nurgasangast sikutamine muudab pildi suurust, pildi proportsioon jääb samaks. Servasangast sikutamine muudab kas laiust või kõrgust.

Kõike seda saab teha ka korraldusega Format/Picture. Crop (kärpimine) –muudab pildi nähtavat osa (lõikab ära servad). Kärbitud pildi suurus ja proportsioon jäävad muutumatuks, aheneb vaid pildi vaateala. 6.3 Objektide lisamine dokumenti

6.3.1. Tabeltöötlusprogrammist tabeli lisamine dokumenti. Tabeltöötlusprogrammist Exceli tabeli lisamiseks Wordi tuleb hiirega valida soovitud osa Exceli tabelist ja valida

kopeerimise korraldus Copy. Seejärel avada programm MSWord, märgistada kursoriga asukoht (vajaduse korral avada olemasolev dokument, kuhu soovitakse tabel tuua) ja kasutada ühte järgnevatest variantidest: �� anda kleepimise korraldus menüüst Edit/Paste või nupp Paste või Ctrl+V abil. Sellisel juhul tuuakse tabel sisse kui Wordi tabel, puudub side Exceliga. �� anda kleepimise korraldus menüüst Edit/Paste Special... /Paste/ MicrosoftExcelWorksheetObject – tabel tuuakse Wordi sisse Exceli objektina, mis võimaldab hiljem algandmeid muuta ja arvutatavad avaldised korrigeeruvad automaatselt. �� Anda kleepimise korraldus menüüst Edit/PasteSpecial.../Paste link:/MicrosoftExcelWorksheetObject – – sel-line kopeerimine tagab nende tabelite omavahelise dünaamilise sideme. Seega tehes nüüd muudatusi Excelis, kajastuvad need koheselt ka Wordi tabelis. Salvestades Exceli tabeli nüüd mõnda teise kohta, kaob side tabelite vahel. 6.3.2. Pildifaili, diagrammi või graafiku lisamine dokumenti. Dokumendi illustreerimiseks võib importida graafikat teistest rakendustest või joonistada ise. Tabelite, diagrammide, piltide importimiseks teistest programmidest ja teksti lisamiseks teistest dokumentidest on võimalik veel kasutada mälu lõi-kelauda –Clipboard’i (menüüd Edit/Copy(Cut) ja Edit/Paste).



�� Lõikepiltide (ClipArt) lisamiseks dokumenti tuleb eelnevalt märkida kursoriga koht, kuhu soovitakse pilt pai-galdada. Menüüst Insert/Picture/ClipArt. Ja edasi valida soovitud pilt. �� Olemasolevat pilti saab tuua dokumenti menüüst Insert/Picture/From File... �� Kui MSExcel pole parajasti kättesaadav saab luua diagramme ka Graph’iga, mis on käideldav MSWordist. Graph’i diagrammi loomiseks MSWordis tuleb märkida kursoriga koht dokumendis,kuhu diagrammi paigutada soo-vitakse. Kui diagramm peaks põhinema tabeli andmetel, valige hiirega tabel. Valida menüüst Insert käsk Object ja klõpsta Microsoft Graph (vaata toodud näidist).

: Teksti lisamine teisest dokumendist. menüüst Insert/File.. avanevas dialoogaknas valida FilesOfTypes:

WordDocuments(*.doc). Edasi otsida vajalik fail *.doc ja Insert toob selle faili Wordi dokumenti. Edasi võib sisestatud teksti redigeerida ja mittevajalik kustuda. 6.4 Hulgipostitus (Mail merge)

Suure hulga kirjade saatmine on parajalt töömahukas ülesanne. Koopiamasinaga tehtud kirjad on kõik ühesugused (“lugupeetud firmajuht”) ja jätavad kohe algusest peale masstoote mulje. Kui aga kiri on isikliku väljanägemisega (“Austatud proua Mets, mul on au teatada, et meil on alati meeldinud koostöö Teie juhitava firmaga “Pudukaubad” ning sellepärast …”) pööratakse sellele suuremat tähelepanu. Hulgipostituse teostamist abistab Wordis nõustaja MailMergeHelper.... menüüst Tools/MailMerge.

6.4.1. Andmefaili (tabeli) koostamine hulgipostituse jaoks �� Hulgipostituse juures tuleb arvestada, et kirjade saatmiseks erinevatele adressaatidele peab olema koostebaas

(andmebaas) — tabel millest arvuti võtab adressaatide andmeid. Koostebaasi võib koostada MSWordi doku-mendina, Exceli tabelina, MSAccess’i või mõne muu süsteemi andmebaasina. MSWord oskab selleks otstar-beks kasutada ka elektronposti aadressraamatut jne.

�� Olgu koostebaasiks MSWord’i dokument, mis koosneb ühest tabelist (ilma pealkirjata). Tabeli esimene rida peab sisaldama väljade nimesid. Nende nimedega saab tabeli lahtreid siduda tüüpkirjaga. Tabeli ülejäänud rida-des asuvad koostekirjed. Kirjete lahtris võib olla suvaline tekstiline info, ühest sõnast kunu mitme lõiguni.

�� Kirjakooste käigus Word võtab lahtri sisu ja kopeerib tervikuna koosteväljaga määratud asukohta. Koostebaasi lahter võib sisaldada automaatselt uuendatavaid välju (arvutusi “Formula” abil) ja muud taolist.

�� Lihtsa tabelikujulise koostebaasi näide: Andmebaasiks võib olla ka dokument, mis pole vormistatud tabelina, vaid:

- koostekirjed asuvad erinevates lõikudes (kirjete eraldajaks on kasutatud Enter klahvi) - andmeväljad eraldatakse üksteisest mingi muu eraldajaga (tavaliselt ta-bulaator) - dokumendi alguses (esime-ne rida) on nn päiskirje, mis koosneb väljade nimedest. - Päise eraldajad peavad olema täpselt samad, mis teistel kirjetel (ridadel) - Kui kirjed on erinevate pik-



kustega (ühes rohkem, teises vähem välju) peab väljaeraldajaid olema vähemalt samapalju, kui on päisekirjes. Lihtsa tekstikujulise koostebaasi näide. ¶-nupp on sisselülitatud tabulaatori (� märk) ja Enter klahvi (¶-märk)

kasutuskoha näitamiseks. 6.4.2. Põhidokumendi ja andmebaasi ühendamine. Kirjade, teadete jm. ettevalmistamine

postitamiseks. Vaatame põhidokumendi ja andmebaasi ühendamist samm sammult. Alustuseks tuleb avada menüüst Tools/Mail Merge koosteabi dialoog MailMergeHelpner Koosteabi dialoog

koosneb kolmest osast. Alguses on dialoogis kättesaadav vaid nupp tüüpkirja moodustamiseks. 1. Esiteks tuleb valida Main Dokument (Tüüpkiri) ja edasi Create. Tüüpkirja vorme on neli: Form Letter (harilik kirjavorm) – hulgipostituskirja koostami-seks. Mailing Lebels (aadressimärgid) – aadresskleepsude koostami-seks ja trükkimiseks. Envelopes (ümbrikud) – aadresside trükkimiseks ümbrikutele. Catalog (kataloog) – aadressraamatute trükkimiseks. Peale Form Letter valikut on kaks võimalust – aktiivse doku-mendi teisendamine tüüpkirjaks või avada uus tühi dokument. Valime aktiivse dokumendi sest selles on kirja põhi juba olemas. 2. Järgmiseks on dialoogist MailMergeHelpner kättesaadav järgmine etapp (Data Source) –andmetabeli koostamine või olemasoleva baasi sidumine tüüpkirjaga. Valime Open DataSource – seob tüüpkirja olemasoleva andmebaasiga. Ava-nevas dialoogis tuleb valida olemasolev andmebaas, mis on alu-seks tüüpkirjale. NB! Nupureale ilmub Mail Merge nupuriba kus on aktiivne InserMergeField nupp. Järgmise sammuna tu-leb vastavatesse kohtadesse tüüpkirja teksti paigutada nupuga InserMergeField avanevast andmebaasi väljade loetelust vaja-likud väljad. Andmebaasi päiseväljad eristatakse ülejäänud tüüpkirja tekstist kahekordsete nurksulgudega (<<Eesnimi>>).

Nupuga saab tüüpkirja kuvada kooste- ja valmisvaates. Lehitsemisnuppudega saab tüüpkirja valmisvaates liikuda kirjalt kirjale ja kontrollida saadud kirjade väljanägemist ja korrektsust. Näide koostekirja koostamisest:

toimub nupule Merge vajutamise järel Labelite. 3. Kui kõik on korras on järgmiseks sammuks automaatne ettevalmistus väljaprindiks. Dialoogist MailMergeHelpner on kättesaadav järgmine etapp (Merge) – kooste ette-valmistamine väljaprindiks. Koostetu-lemus võib olla (Merge to) uus doku-ment (New Document), välund printe-rile (Printer) või otse elektronpostitus (Electronic Mail). Viimast saab kasu-tada kui koostebaasiks on elektronposti aadressraamat.

Kui ei ole vaja kõike kirjeid, võib ette anda vahemiku, milliste numbritega kirjed välja printida. Dialoogist saab ka määrata mida teha tühjade ridadega.