Julkaisut ajalta 23.2. - 18.3.2015

#ApottiUusiksi

@Tapsa_Jpaa @AiniMyllari

Apotti-järjestelmän hankinta on koko kansakunnan asia.

Suomen talouden nykyisessä tilanteessa ohjelmistoala on yksi harvoja, johon kohdistetaan realistisia kasvuodotuksia. Se on ala, jossa koulutettu insinööritiheä kansamme voi luoda lisäarvoa ilman riippuvuutta raaka-aineista, suotuisasta ilmastosta tai investoinneista infrastruktuuriin ja tuotantolaitoksiin. Se on ala, joka kasvaa, kun osaamisella vastataan reaalimaailman tarpeisiin.

Apotti edustaa tällaista tarvetta. On tarve ratkaista järjestelmien vanhentumisen ongelmia, tiedon yhdistelyä sekä uusia hoitotyötä tukevia ominaisuuksia. Kokonaisuus on laaja ja hanke tulee vetää läpi ammattitaidolla ja laatu varmistaen - ei pakenemalla vastuuta ja odottamalla avaimet käteen -ratkaisua ylihintaiselta ulkomaiselta pakettitoimittajalta.

Me ICT-alan ammattilaiset ymmärrämme, että alamme on jargon-kuorrutettua, teknistä ja abstraktia. Se on vaikeasti hahmotettavaa myös siksi, että vaikeasti hahmotettavuus on hyvä keino suurentaa hintalappua. Koska ymmärrämme ja koska olemme erittäin huolissamme, olemme purkaneet tärkeimpiä Apottiin liittyviä huolenaiheita kuvallisiksi viesteiksi:

• Huolenaihe 1 - Virheellinen lähtökohta

• Huolenaihe 2 - Aikataulun epärealistisuus

• Huolenaihe 3 - Kohtuuton hinta

• Huolenaihe 4 - Hukattavat mahdollisuudet

Näillä kuvilla ja teksteillä haluamme palvella sekä kansalaisia että päätöksentekijöitä, jotka tulette kantamaan toisaalta vastuuta mutta myös seuraamuksia yhdessä meidän muiden kanssa tästä ICT-poliittisesta päätöksestä. Haluamme, että asia hahmottuisi teille samalla tavalla kuin se meille näyttäytyy. Apotti-päätöksenteossa et päätetä ainoastaan ICT-järjestelmästä, vaan päätetään:

• Tukea tai kampittaa työllisyyttä

• Edistää tai estää Suomen talouskasvun ja viennin kehitystä

• Vaalia SOTE-määrärahoja tai polttaa niitä byrokratiaan ja ohjelmiston ’vuokramaksuihin’

• Kääntää julkis-ICT:n kelkan esimerkiksi myös tuleville hankkeille - tai antaa tuhlaamisen jatkua

Yhteistyöterveisin,

Tapio Järvenpää Aini Mylläri

ICT- ja projektiasiantuntija ICT-konsultti

Olemme tehneet tämän työn täysin vapaaehtoisesti ja irrallaan taloudellisista sitoumuksista tai puoluekannoista. Olemme käytettävissä, mikäli haluat keskustella Apotti-hankkeesta.

Enemmän ei aina ole enemmän!

Vuonna 2011 ilmestyneessä Sitran / Accenturen potilastietojärjestelmätutkimuksessa selvitettiin, että Epic ja Cerner käyttävät vuosittain 200 – 250 M$ kehitystyöhön. Samassa raportissa annettiin ymmärtää, että nykyiset Suomessa käytetyt potilastietojärjestelmät ovat Gartnerin mukaan johtavia järjestelmiä 2 – 3 sukupolvea jäljessä ja että näitä johtavia järjestelmiä käyttävät kaikki maailman HIMSS stage7 sairaalat.

Raportissa esitettiin retorinen kysymys: "olisi tärkeää ymmärtää, kuinka paljon aikaa ja rahaa Suomessa kuluisi nykyjärjestelmien osalta päästä samaan tasoon maailmanluokan potilastietojärjestelmien toiminnallisen kypsyystason kanssa." Kysymys on vastausta vailla. Puhumattakaan kysymyksestä, mitä jos tehtäisiin aivan uusi, kokonaisuudessaan moderni potilastieto- ja terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmä?

Sirius-raportin suositus "jatketaan Epicin ja Cernerin tutkimista" perusteltiin käytännössä sillä, että markkinajohtajat ovat investointijohtajia ja jonkin tämänhetkisen kypsyysarvion vahvimpia.

Jos perustelu olisi pätevä, niin yhdenkään sovelluskehittäjän ei olisi aikanaan kannattanut ryhtyä tekemään iOS-sovelluksia. Applen Apps Store avattiin heinäkuussa 2008. Kyseisenä vuonna Nokia käytti 6 Mrd € tutkimukseen ja tuotekehitykseen (n. 60 % summasta matkapuhelimiin). Samana vuonna Apple käytti kaikkeen tuotekehitykseen 1,1 Mrd $. Matkapuhelinmarkkinaosuudet 2008 olivat vastaavasti Nokia 39.8 % ja Apple 2.3 %.

Kehitys ei ole lineaarista ja kumuloituvaa, vaan hyvää syntyy epäjatkuvuuspisteissä. Onko vanhojen potilastietojärjestelmien aika jo ohi?

Aapo 8 v.: “Musta tulee isona lääkäri.”Vuoden 2012 loppupuolella Apotti-hankkeen suunnitelmia esiteltiin osallistuvien kuntien päätöksentekijöille. Sen aikaisissa esityksissä suunnittelu- ja käyttöönottovaiheen kesto oli 3 (1+2) vuotta. Espoossa ymmärrettiin suunnitelmien realismin puute ja kaupunki vetäytyi hankkeesta. Nykyisessä suunnitelmaversiossa toteutusprojektin kesto on 4 vuotta. Apotin juuri eilen, 18.3., julkaiseman tarjouspyyntömateriaalin mukaan vaihe käynnistyy välittömästi hankintavaiheen päättyessä alkusyksystä 2015. Vastaavasti pilottiprojektin tuotantokäytön suunnitellaan alkavan loppuvuodesta 2017.

Pilottikohde on Peijaksen sairaala: “Näin saadaan tarpeeksi laajasti tuloksia uuden järjestelmän eri toiminnoista sekä terveydenhuollossa

että sosiaalihuollossa” todetaan alkuvuoden uutiskirjeessä. Lausuma toivon mukaan ei tarkoita Peijaksen laajuista kertarysäystä, laajuuden tavoitteleminen pilotoinnin kohdalla kun sotii kaikkia nykyaikaisia IT-projektioppeja vastaan. Pilotointitavasta riippumatta Peijas muodostaa vasta pienen osan HUS’istä ja aikataulun mukaan pilottiin menee täydellisesti onnistuessaankin kaksi vuotta. Tämä on puolet kaikesta käyttöönotolle varatusta ajasta! Ja epäilemättä myös budjetista. Jäljellä on vielä kymmenien toimipisteiden ja yli 40.000 käyttäjän urakka, siis lähes kaikki varsinainen muutosprojektityö.

Kun ensimmäiseen kohteeseen, joka on noin 5 % kokonaisuudesta, kuluu 2 vuotta, on naivia ajatella, että loput 95 % saadaan maaliin samassa ajassa.Ei saada. Käyttöönottovaihe kestää merkittävästi pidempään. Merkittävä pitenemä myös aiheuttaa itseään ruokkivan pitenemiskierteen. Ajan hammas nakertaa palvelimia, käyttöjärjestelmiä ja itse Apotti-sovelluksiakin. Käyttöönottovaihe siis keskeytyy vähintään kerran teknologiapäivitysten vuoksi. Lisäksi oletettavaa on, että sosiaali- ja terveydenhuoltopolitiikassa tapahtuu muutoksia, jotka väistämättä vaikuttavat Apotin suunnitelmiin.

On aivan realistista arvioida käyttöönottovaiheen kestävän 8 - 10 vuotta. Tämäkin nopeus tarkoittaa noin 5000 uuden käyttäjän vuosittaista liittämistä toimintakriittiseen tietojärjestelmään.

Juuri julkaistu tarjouspyyntö on 1800-sivuinen. Se sisältää n. 6000 toiminnallista vaatimusta ja lisäksi tietysti huomattava määrä muita yksilöityjä vaatimuksia.. Jos käyttöönotto kestäisi 4 vuotta, kohtuullinen osa vaatimuksista ehkä olisi käyttöönottovaiheen päättyessä ajantasaisia. Kun horisontti siintää 8 - 10 vuoden päässä, eilispäivän tekniset vaatimukset tulevat olemaan totaalisen vanhanaikaisia ja monin osin myös toiminnalliset vaatimukset ovat toisenlaisia.

Miten se oli, tuleeko meidän pikku-Aaposta lääkäri?

Apotti on “strateginen” projekti.

Aikataulunsa ylittävät suuret käyttöönottoprojektit ylittävät aina myös budjettinsa. Aikataulunsa ja budjettinsa ylittänyt projekti uhraa myös osan toiminnallisuuksistaan yrittäessään estää holtittoman aikataulu- ja kustannusylityksen. Edellisessä viestissä ennustimme Apotin käyttöönottovaiheen kestävän yli kaksi kertaa pidempään kuin voimassaolevissa suunnitelmissa. Apotin kohdalla kustannukset tulevat kuitenkin karkaamaan myös muista kuin aikatauluun liittyvistä syistä. Kustannussuunnitelmissa on ollut puutteita; sekä kokemattomuudesta johtuvaa alimitoitusta että tahallista huomiottajättämistä.

Oman työn osuus on dramaattisesti alimitoitettu. Virallisessa kustannuslaskelmassa esitetty 18,3 M€ ei riitä edes hanketoimistolle sillä huomattava osa tuosta summasta on kulunut jo hankintavaiheen päättymiseen mennessä hanketoimiston operaatioihin ja palveluhankintoihin. Jos kyseinen 18,3 M€ edes olisi kokonaisuudessaan käytettävissä omaan työhön eli ICT-, prosessikehitys-, sote- ja muihin ammattilaisiin, saisi sillä (40 €/t, Apottikalkyylissä käytetyllä arvolla laskien) 65 henkilön tiimin 4 vuodeksi. Verrataan määrää taannoiseen Epic-projektiin Englannissa Cambridge University Hospitals’in sairaaloissa, jossa allokoitiin 100+ asiantuntijaa ja 1000 superuseria 7000 käyttäjää kohden. Epäsuhta on huomattava.

Koulutustarpeeksi on arvioitu vain 0,5 - 1 päivä per käyttäjä ja ‘vähäisyydestä’ johtuen sen kustannus on esitetty sisältyvän edellä mainittuun sisäiseen työhön. Ei varmasti sisälly. Realistisesti koulutus tulee vaatimaan noin 5 työpäivää per käyttäjä. Jokainen monimutkaisia tuhansien käyttäjien järjestelmäuudistuksia tehnyt tietää, että yhdessä päivässä saadaan opetettua korkeintaan käyttöliittymä ja varsinainen sovellusten logiikan ja hyödyntämisen opettelu vaativat oman aikansa. Käyttöönotto aiheuttaa hetkellistä (toivottavasti) toiminnan tehottomuutta. Sen suuruudesta on sekä tutkimus- että kokemusperäistä tietoa ja siksi se pitää huomioida laskelmassa. Uuteen järjestelmään totuttautuminen vie aikansa, taidot syventyvät hiljakseen ja toiminnot palaavat normaalitasolle ajallaan. Varsinaisesti tuotantohäiriöitä on tutkittu ERP-hankkeissa, mutta myös aiemmin mainitusta CUH:in Epic-hankkeesta on olemassa numeerista tietoa. Tässä laskelmassa huomioimme tuotantotaantuman henkilöstökuluna,

10 % lisää palkkapottiin vuosineljänneksen ajan, koska saman työn tekemiseen kuluu enemmän henkilötyötä.

Projektin kesto ja budjettirealismin puute hämää varmasti useimpia lukijoita. Ilman kokemusta saattaa uskoa, että lupaus suuresta, koetellusta tietojärjestelmästä nopeana ja edullisena vanhojen tietojärjestelmien korvaajana ratkaisee kaikenlaiset ongelmat. Siinä uskossa on myös helppo luulotella, että “valmissofta” onkin ainoa toimiva tapa ratkaista nykyiset tietojärjestelmäongelmat. Lisäksi voi (myös) uskotella, että valmisjärjestelmän lisenssointi on kokonaisedullinen ratkaisu. Todellisuudessa lisenssimaksut, lisenssien ylläpitokustannus ja teknisen valmistelun kustannus hyödyttää asiakasta sen aikaa kuin järjestelmä on käytössä. Ainoa vastike sille rahalle on oikeus ja mahdollisuus käyttää järjestelmää. Ikäänkuin olisi muuttamassa kalliiseen vuokra-asuntoon. Asunnon saisi vain maksamalla viiden vuoden vuokraa vastaavaan sopimusmaksun, joka oikeuttaa maksamaan vuokraa. Ennen muuttoa joutuisi vielä teettämään remontin kalliimmalla kuin sopimusmaksu ja viiden vuoden vuokrat; ja tietäen, ettei koskaan saa mitään niistä rahoista takaisin.

Apotin kaltaista tietojärjestelmäprojektia voi hyvin verrata globaalin yrityksen ERP-projektiin. Kompleksisista ERP-projekteista ja niiden aikaansaannoksista löytyy paljon tutkimus- ja kokemusperäistä tietoa. Varsin yleinen havainto on, että ne varsinaisesti tavoitellut liiketoimintahyödyt toteutuvat vasta käyttöönottovaihetta seuraavan pienkehityksen myötä. Peukalosäännöksi onkin muodostunut: “Käytä maksimissaan puolet budjetista ennen käyttöönottoa ja toinen puoli sen jälkeen”. Tämän säännön mukaan emme tohtineet grafiikkaa päivittää, koska jo muutenkin marginaalin ulkopuolelle ajautunut takaisinmaksuaika olisi siirtynyt entistäkin kauemmaksi - tällaisia projekteja kutsutaan “pitkän tähtäimen strategisiksi projekteiksi” eli kun ei tiedetä kannattaako taloudellisesti, niin perustellaan “strategisilla syillä”.

Mitä Apotti-suunnitelmista puuttuu?

Ensimmäisessä #ApottiUusiksi osassa muistutimme Gartner-tutkimusyhtiön harhaanjohtavista väitteistä terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisnopeudesta. Accenture siteerasi Gartneria omassa raportissaan ja esitti yhteenvedossaan, että teknisen huipun saavuttamiseen menisi jopa pari vuosikymmentä. Samassa yhteydessä esitettiin, että isot alan toimijat investoivat jopa neljännes miljardia taalaa vuosittain tutkimus- ja tuotekehitystyöhön. Raportilla on

tarkoitushakuisesti luotu päättäjille mielikuva kehityksen kalleudesta, pitkästä kestosta, vaivalloisuudesta ja riskeistä. Mielikuvaa oman järjestelmän kehittämisen epäedullisuudesta on vahvistettu laatimalla täysin epärealistisia aikataulu- ja budjettiarvioita valmisjärjestelmän käyttöönotolle.

Apottihankkeen lopullinen aikataulu ja budjetti tulevat olemaan jotain ihan muuta kuin mitä kaupunginvaltuustoissa ja hallituksissa on vuonna 2012 hyväksytty. Perustettavan Apotti Oyn pääomatarve tulee olemaan huomattava. Taseessa tulee olemaan tuotekehitysinvestointien kaltaisia eriä, jotka kuitenkin ovat arvottomia ilman Epic tai Millennium/Curam lisenssejä. Apotti Oy ei siis tule käytännössä omistamaan mitään.

Toisinkin voisi olla. Järjestelmän voi teettää niin, että omistus- ja kaupalliset oikeudet tulevat työn teettäjälle. Hyvänä esimerkkinä tästä toimii Iso-Britannian kansallisten terveydenhuoltopalvelujen, NHS:n, järjestelmäuudistus, jossa vanha, Suomen KanTa-palveluiden kaltainen Spine-järjestelmä korvattiin onnistuneesti Spine2-järjestelmällä. Alkuperäinen Spine oli ollut käytössä 10 vuotta. Uudistuksen motivaationa oli kustannustehokkuuden parantaminen (murto-osaan nykytasosta), muutostarpeisiin nopeampi reagointi ja pitkäaikaisesta toimittajaloukusta irtautuminen (10 vuoden sopimuksesta vain 2 vuoden

sopimukseen). Lopputulemana työ tehtiin ‘in-house’, sovellettiin ketteriä kehitysmenetelmiä ja perustettiin järjestelmä avoimeen lähdekoodiin. Kehityshanke kesti 2 vuotta, vaihto suoritettiin viikonlopun yli ja järjestelmällä on 275.000 päivittäistä käyttäjää. Järjestelmä käsittelee n. 3 miljardia tietopyyntöä vuosittainen. Ei hassumpi suoritus hankkeelle, jonka perustamisen yksi lisämotivaatio oli, huhupuheiden mukaan, työllistää kansallisia pieniä ja keskisuuria yrityksiä perinteisten kansainvälisten jättien sijaan.

Kolmannessa #ApottiUusiksi osassa arvioimme tulevia kustannuksia; lisenssi- ylläpito- ja ulkoiset työkustannukset nousevat reiluun 400 miljoonaan euroon. Sen verran siis Apotti Oy on valmis maksamaan saadakseen käyttöönsä valmisohjelmiston ilman, että työn tuloksiin syntyy minkäänlaista myöhemmin hyödynnettävää omistusoikeutta. Ajatus järjestelmän valtakunnallistamisesta vaikuttaa parhaimmillaan vain huonolta vitsiltä.

Neljäsataa miljoonaa on paljon rahaa. Sillä voisi ostaa kovan luokan kotimaista osaamista vuosikausiksi. Ja paljon. Neljälläsadalla miljoonalla saa käyttöönsä esimerkiksi Reaktor Oyn ja Vaadin Oyn koko osaamisen kymmeneksi vuodeksi. Siis satamäärin kokeneita huippuammattilaisia, jotka ovat tottuneet ratkomaan liiketoiminta- prosessi- ja teknologiapulmia; innovoimaan tuotteita, palveluita ja menetelmiä; huolehtimaan laadusta ja koulutuksesta; tuotteistamaan osaamistaan ja viemään sitä kansainvälisille markkinoille. Edellämainitut yritykset vain esimerkinomaisesti, ei tarkoituksena ehdottaa niitä Apotti-tehtäviin. Apotti Oy:llä on siis rahaa ja tilaisuus tehdä omaa kaupallista tuotekehitystä. Apotti Oy:llä on myös suorat kontaktit ensimmäisen asiakkaan, HUS’n sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisiin. Osa alustavasta suunnittelustakin on tehty valmisteltaessa viimeistä tarjouspyyntöä: 1800-sivuinen vaatimusmäärittelydokumentti. Käytettävissä on myös valmiita alan standardeja ja vakiintuneita, hyviä käytäntöjä.

Apotti-suunnitelmista puuttuu perspektiivi.