Apunte Access - Version 2012

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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ANEXO A4

Santa Fe, 2012


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Introduccin a las bases de datos con Access La finalidad fundamental de este escrito es guiar a los alumnos en la

construccin de una base de datos utilizando una de las herramientas ms sencillas para ello.

Pero antes de empezar a conocer la herramienta debemos mencionar que una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar una Base de Datos para llevar la gestin de fichas de los artculos de un almacn, introduciendo, modificando y actualizando datos, como as tambin sacando informes y realizando consultas a dicha Base. Podemos, por ejemplo, realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms en un mes?, Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia total del mes?, entre otras.

Muchas veces tenemos nuestra agenda telefnica repleta de datos de personas y notas, o una importante cantidad de facturas y tickets de gastos que realizamos a diario y que nos urge darle algn tipo de orden. Para ello, una buena idea consiste en utilizar una sencilla base de datos.

Microsoft Access Access es una de las propuestas de Microsoft para administracin de bases de

datos. Es un programa que permite elaborar bases de datos con la finalidad de contener y administrar cualquier tipo de informacin que sea necesario organizar, desde una agenda personal, una lista de proveedores o clientes de la empresa, un catalogo de productos, un registro de libros, registros de los empleados, etc.

El presente documento no pretende dar un curso intenso a cerca de Access, sino solo mostrar algunas funciones del programa y guiar a los alumnos en el conocimiento de esta herramienta.

A continuacin se describirn los pasos a seguir para la construccin de una

Base de Datos, y para ello utilizaremos el tpico ejemplo de una gestin de libros. Los principales puntos que se desarrollarn son los siguientes:

Tablas para almacenar los datos. Las tablas son unidades en donde se crea el conjunto de datos de la base de datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que se necesita. Es decir, a travs de las consultas es posible definir ciertas preguntas que se formulan a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin que se requiere.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Los formularios son como una especie de fichas que permiten gestionar los datos de una manera ms cmoda y visiblemente ms atractiva.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Por medio de los informes se pueden preparar los registros de la base de datos de forma personalizada.

Para la construccin de una Base de Datos es necesario utilizar tablas

independientes de manera que, posteriormente, sea ms fcil realizar las modificaciones que se requieran. Por otro lado, con la finalidad de reducir al mximo


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los errores en la introduccin de datos a la Base, cuando se introduzca informacin relativa a una clase no se deber cargar informacin sobre otra clase, sino que la misma se extraer de otra lista ya creada para ella. Tomando el ejemplo de la gestin de libros, se crearn tablas independientes para los Libros, Autores y Editoriales. As, no se escribir informacin relativa a Autor y Editorial cuando se introduzcan datos a la de Libros, sino que se extraer de una lista ya creada. En la informacin de los Libros no se guardar directamente la informacin de Autor y Editorial, sino una referencia a ella.

Ingreso al Sistema

Al ingresar al programa el usuario se encontrar con una pantalla similar a la

que se observa en la FIGURA 1, desde la cual es posible abrir una base de datos existente, o bien, crear una nueva.

FIGURA 1

Para crear la base de datos se tomar una base de datos en blanco. Se le debe colocar un nombre y se le otorga la ubicacin que se desee para guardarla en el equipo. En nuestro ejemplo la base de datos se llamar Gestin de Libros, como se observa en la Figura 2.

FIGURA 2


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En esta pantalla se visualizan los diferentes objetos que se pueden incluir, tales como tablas, consultas, formularios, informes, etc.

Las Tablas

Toda la informacin que se guarda en una base de datos esta organizada en tablas. Una tabla esta formada por filas y columnas. Las filas son equivalentes a los registros de un archivo y las columnas son los campos o atributos . El conjunto de valores que puede adoptar un atributo se denomina dominio . En primer lugar, crearemos una tabla en vista diseo. La pantalla que aparecer se observa en la FIGURA 3, en este caso, correspondiente a la primera tabla que debemos crear denominada Editoriales.

FIGURA 3

En la figura se aprecia el nombre de cada una de las columnas o campos que contendr esta tabla y el tipo de datos correspondiente a cada columna. Las principales caractersticas de los tipos de campo en Access son las siguientes:

FIGURA 4


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Texto: Almacenan cualquier carcter, incluyendo letras, nmeros que no requieren realizar operaciones matemticas, smbolos especiales, etc.

Memo: Puede contener texto en formato libre, de longitud variable hasta un mximo de 64,000 caracteres.

Numrico: Dgitos decimales y opcionalmente el punto decimal, comas y el signo menos.

Fecha/Hora: Almacena fechas u horas el formato predeterminado para fechas es DD/MM/YY y para las horas HH:MM:SS.

Moneda: puede contener valores numricos que representen cantidades monetarias con una precisin mxima de 15 dgitos a la izquierda del punto decimal y cuatro dgitos a la derecha.

Autonumrico: Este campo contiene un nmero entero que se incrementa automticamente cada vez que se agrega un registro nuevo a la tabla.

S/no: representa un valor lgico que solo acepta estos dos valores. Objeto OLE: Puede contener un objeto, tal como una hoja de clculo de Excel o

Grafico de MS Draw. Hipervnculo: contiene una direccin de hipervnculo.

Cada tipo de campo cuenta con un conjunto de propiedades que permiten determinar la forma de almacenar, manejar o mostrar los datos. Las propiedades de los campos se muestran en dos fichas: General y Bsqueda. Las propiedades de la ficha general nos permiten, entre otras, definir el tamao del campo, determinar el formato de presentacin de los datos, controlar los datos introducidos para evitar errores, mostrar un valor predeterminado para ser tomado en el momento de inclusin de registros, definir las restricciones o reglas de validacin para aquellos atributos o campos que requieran validar los datos introducidos, definir un campo como ndice o clave.

En nuestro ejemplo, el campo Id Editorial ha sido marcado como llave primaria (observar la llave al lado del primer campo). Ello puede hacerse usando el icono llave de la barra de iconos, o bien, con clic derecho sobre la fila y seleccionando Clave Principal. Si se quiere ser estricto debemos colocar como requerido este campo y no permitir longitud cero, ya que no puede adoptar valores nulos por ser clave principal. Este campo es de tipo carcter de 4 posiciones.

La columna de descripcin es opcional y sirve para documentar la base de datos. Podramos colocar, por ejemplo, en Editorial la descripcin Nombre de la Editorial que public el libro. Para definir el nombre de la tabla, luego de capturada la informacin necesaria, se cierra la ventana de trabajo o se presiona el botn Guardar y aparecer el siguiente cuadro de dialogo, donde se digita el nombre deseado, el cual debe ser consistente con la nomenclatura usada en el sistema:

FIGURA 5


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Los mismos pasos debern realizarse para crear las dos tablas restantes: Libros y Autores. La tabla Autores se deber crear con los siguientes campos y propiedades: Id Autor (autonumrico que identifica al registro) y Autor (texto donde introducir el nombre del autor). La tabla Libros contendr los siguientes campos: Id_Libro (autonumrico que identifica al registro), Titulo (texto donde introducir el ttulo del libro), Autor (numrico donde introducir la referencia al autor), Editorial (texto donde introducir la referencia a la editorial), Comentario (texto donde escribir una nota breve), Precio (numrico donde incluir el importe de venta de cada libro).

La diferencia con las tablas anteriores radica en los campos "Autor" y "Editorial". En esos campos no se guardar el nombre del autor ni el de la editorial, sino que se guardarn los nmeros o cdigos que identifican a los autores y a las editoriales en sus correspondientes tablas, creadas anteriormente.) A esto se lo denomina llaves forneas de la tabla Libros, las cuales se relacionan con las llaves primarias de las otras dos tablas creadas. Es importante tener en cuenta que no es necesario que los campos tengan el mismo nombre, pero si lo es que tengan el mismo tipo de datos y con la misma longitud, cuando se precise definir.

Antes de grabar la tabla Libros hay que "avisarle" que los datos de los campos "Autor" y "Editorial" se debern buscar en las otras dos tablas. Para ello se debe seleccionar cada uno de los campos y abrir debajo la pestaa Bsqueda completando los datos como se observa en la FIGURA 6.

FIGURA 6

Por lo tanto, en Mostrar control se debe seleccionar Cuadro combinado, en Origen de la Fila se selecciona Autores" o Editoriales segn el caso, se completa el Nmero de columnas, Ancho de columnas, Limitar a la lista, en la que se coloca S.

Edicin de una Tabla.

Access dispone de dos modos de visualizacin para las tablas: Vista de diseo: permite crear y modificar la estructura de una tabla. Vista de hoja de datos: muestra los registros en un formato de filas y columnas,

permitiendo visualizar muchos registros a la vez y agregar o editar datos. El Modo de visualizacin se puede seleccionar a travs del primer botn de la

barra de herramientas.


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RELACIN ENTRE TABLAS

La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a las bases de datos planas consiste en que los datos slo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se desee.

Cualquier modificacin slo hay que realizarla una sola vez y automticamente se realizar en todas las dems tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarn actualizados independientemente de la tabla en la que estemos.

Para el caso de las relaciones uno a uno, las mismas se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin. En las relaciones uno a varios, el campo comn de la primera tabla debe estar definido como clave principal. En las relaciones varios a varios las relaciones se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad.

Para crear una relacin entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relacin.

Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botn o se selecciona el men Herramientas | Relaciones. Automticamente se abrir la ventana Relaciones de la FIGURA 7 totalmente vaca.

FIGURA 7

Para aadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botn Mostrar

tabla o se selecciona el men Relaciones | Mostrar Tabla. Aparecer una ventana con el listado de las tablas como se observa en la FIGURA 8.

FIGURA 8


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Se seleccionan aquellas tablas/consultas que van a formar parte de una

relacin y se pulsa Agregar. Despus de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecer la tabla en un recuadro con todos los campos.

FIGURA 9

Cuando ya no se quieran agregar mas tablas/consultas se pulsa el botn Cerrar. Quedar abierta nicamente la ventana Relaciones.

En este caso se van a incluir las tres tablas del ejemplo: Libros, Autores y Editoriales.

FIGURA 10

Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionar primero Autores

con Libros y luego Editoriales con Libros. Para relacionar Autores con Libros el campo en comn es el cdigo del autor.

Este dato est almacenado en la tabla Autores, por tanto, el campo se arrastrar desde autores hasta Libros. Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo Autores de la tabla Libros. Al arrastrar el campo el cursor se convertir en un rectngulo pequeo.

Tras arrastrar el campo se abrir la ventana de la FIGURA 11.


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FIGURA 11

Dentro de la ventana hay dos columnas. En ambas debe haber un campo con

un contenido similar. Como dijimos anteriormente, no importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Autores es la tabla primaria en esta relacin (es la que contiene los datos) y Libros es la tabla secundaria (tomar los datos de los libros a travs del campo comn).

INTEGRIDAD REFERENCIAL

En dicha pantalla existe la opcin Exigir integridad referencial. La integridad referencial son normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:

1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria. 2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es

necesario que:

1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. 2. Los campos contengan el mismo tipo de datos (si es autonumrico-numrico). 3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.

Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya

integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa relacin tenga integridad referencial. As pues, una de las ventajas de la integridad referencial es que no se puede introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducido en la tabla principal. De esta forma se evitan incoherencias y se mantiene la consistencia de la base de datos.

La integridad referencial dispone de dos acciones: Actualizar y Eliminar registros en cascada. Cuando se tilda la casilla de verificacin de Exigir Integridad


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referencial, estas dos opciones que antes se presentaban inhabilitadas se activan, como se observa en la FIGURA 12.

FIGURA 12

Si se tilda la casilla de verificacin de Actualizar en cascada los campos relacionados, se est indicando que si se modifica el valor de un campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. De igual forma, si se tilda la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados, al borrar un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. TIPO DE COMBINACIN

Si se pulsa el botn Tipo de combinacin se abrir una ventana explicando los tres tipos de combinaciones posibles. Por defecto aparece seleccionada la primera combinacin. En este ejemplo se puede dejar as.

FIGURA 13

Cuando ya se han especificado todas las caractersticas de la relacin se pulsa

el botn Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecer una lnea. Esta lnea simboliza la relacin entre las dos tablas. Si la relacin cumple la integridad referencial la lnea ser ms gruesa. (Ver FIGURA 14)

FIGURA 14


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A continuacin debemos proceder a crear la relacin entre Editoriales y Libros de la misma forma.

Si al crear una relacin hemos olvidado optar por alguna propiedad, es posible hacer doble clic sobre la lnea de la relacin y se volver a abrir la ventana de la relacin.

Luego de crear las relaciones entre las tablas se deben guardar, seleccionando el botn guardar o en el men Archivo | Guardar. Si se cierra antes de guardar se abrir un mensaje de aviso.

Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto ser muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones estn presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes.

Para poder entender mejor por qu son necesarias y para qu sirven las relaciones, vamos a continuar con el ejemplo de los libros. Ahora incorporaremos nuevas tablas a nuestra Base de datos para poder llevar un registro de los prstamos que se realizan en la biblioteca. Para ello deberemos crear dos tablas, una correspondiente a los socios que retiran libros y otra en la que se carguen cada uno de los prstamos.

Las tablas que conforman nuestra base de datos, entonces son las siguientes:

FIGURA 15

Y los datos que hay en cada una de las tablas son los siguientes: En la tabla de socios:

FIGURA 16


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En la tabla de libros:

FIGURA 17

En la tabla autor:

FIGURA 18


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En la tabla de prstamos:

FIGURA 19

(Nota: Se debe incorporar una columna que sea clave primaria. En este caso debe

agregarse una columna con nombre ID y los registros sern P1, P2 y P3)

Como se observa en la FIGURA 19, se ha realizado un prstamo del libro con cdigo 1 al socio con DNI 111222111. Para saber cul es el libro que se corresponde con el cdigo 1 debemos recurrir a la tabla libros. En esa tabla el libro con cdigo 1 tiene por ttulo El Atroz Encanto de Ser Argentino y si miramos en la tabla autor veremos que est escrito por Marcos Aguinis. Para saber cual es el nombre del socio con DNI 111222111 debemos buscar en la tabla Socios. En esa tabla el socio con DNI 111222111 tiene el nombre Juan Perez. As podemos saber que se ha prestado el libro El Atroz Encanto de Ser Argentino a Juan Perez el da 20/03/2009. De la misma forma podemos saber qu otros libros se han prestado a los socios.

Ahora supongamos que se introduce un nuevo registro en la tabla Prstamos, tal como se observa en la FIGURA 20

FIGURA 20

El socio con DNI 999888777 es Pablo Rico, como surge de la tabla Socios. Pero, cul es el libro con cdigo 30? Si nos remitimos a la tabla Libros vemos que el libro con cdigo 30 no aparece, entonces, qu libro se ha prestado realmente a Pablo? Como se observa en esta situacin, en la tabla Prstamos aparece el prstamo de un libro que en realidad no existe en la base de datos.

De igual forma puede darse el caso que aparezca un DNI de un socio en la tabla Prstamos que en realidad no exista en la tabla de Socios, como en la FIGURA 21.

FIGURA 21


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Es justamente este tipo de situaciones lo que una base de datos no debera permitir, ya que precisamente uno de los objetivos de las bases de datos es evitar inconsistencias en los datos almacenados y mantener la coherencia en los resultados. Justamente para evitar esto es que se utilizan las relaciones en las bases de datos y la Integridad Referencial.

Preguntas Suponiendo que nuestra base de datos cuenta con las siguientes tablas y relaciones:

FIGURA 22

1. Qu sucede si se han ingresado datos antes de definir las relaciones y exigir integridad referencial, y estos violan esta regla? 2. Se pueden relacionar los campos Cdigo de libro de la tabla Libros y Cdigo de libro de la tabla Prstamos si esos dos campos tienen diferentes tipos de datos? 3. Si al hacer las relaciones hemos marcado en todas la opcin de Exigir integridad referencial, qu ocurre si introducimos en la tabla de Prstamos el DNI de un cliente que no existe en la tabla Socios? 4. Si al hacer las relaciones no hemos marcado la opcin de Exigir integridad referencial, podemos introducir en la tabla de Prstamos el DNI de un cliente que no existe en la tabla Socios? 5. Cuando has hecho las relaciones has marcado en todas ellas la casilla de Actualizar registros en cascada. Si cambiamos el cdigo de libro 1 por el 100, cambiar tambin el cdigo de ese libro en la tabla Prstamos?


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6. Cuando se han hecho las relaciones entre las tablas se han marcado en todas la opcin de Eliminar registros en cascada. Si eliminamos, en la tabla Socios, el socio con DNI 111222111, se eliminaran todos los prstamos realizados a ese socio?

LAS CONSULTAS

Luego de almacenados los datos, los mismos se pueden consultar usando un asistente grafico, o usando consultas SQL, lo cual no ser materia de este documento.

La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.

En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados.

Qu puede hacer una consulta?

Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas.

Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias.

Al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver y se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la misma. Por ejemplo, contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos: campos calculados que contendrn el resultado del clculo. Tipos de consultas

Bsicamente se pueden realizar las siguientes consultas en las bases de datos: 1. Consulta de seleccin: Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, la cual se parece a una tabla, pero en realidad no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden intro ducir datos en las tablas a travs de ella. 2. Consulta de tablas de referencias cruzadas: Presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara. 3. Consulta de acciones: Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir registros, modificarlos, etc. 4. Consulta de unin: Combina campos que coinciden en ms de una tabla. 5. Consultas de parmetros : Permiten seleccionar los registros que cumplen con los valores introducidos como parmetros en el momento de la ejecucin de la consulta. Modos de Presentacin de las consultas


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Las consultas admiten tres modos de presentacin:

1. Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura. 2. Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presntale resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo registros. 3. Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL. Creacin de consultas

Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaa de la ventana de la base de datos. Si no se est en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botn base de datos.

FIGURA 23

Para crear una consulta se debe pulsar el botn Nuevo y aparecer la

siguiente ventana:

FIGURA 24


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Como se observa en la Figura anterior, las opciones que ofrece Access para

crear una consulta son las siguientes:

1. Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. 2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automticamente, segn los campos seleccionados. 3. Asistente para consultas de referencias cruzadas : crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo. 4. Asistente para consultas destinadas a buscar dup licados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. 5. Asistentes para consultas destinados a buscar no -coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla. Creacin de una consulta sin asistentes

Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opcin Vista Diseo y se pulsa Aceptar. Automticamente se abrir la ventana de la consulta y, a su vez, otra ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la consulta. (Figura 25)

FIGURA 25


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Siguiendo el ejemplo de los libros, vamos a elegir la tabla Libros, Autores y Editoriales. Tras seleccionar una tabla se pulsa Agregar y van apareciendo en la ventana de consulta. Se pueden seleccionar varias tablas, e incluso consultas ya realizadas. Una vez que se hayan elegido todos los elementos sobre los que se quiere realizar la consulta se pulsa Cerrar. Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el botn Mostrar Tabla o se selecciona el men Consulta | Mostrar Tabla.

El aspecto de la ventana de una consulta es el que se visualiza en la Figura 26.

FIGURA 26

Una vez seleccionadas las tablas que se utilizarn para realizar la consulta se debern elegir los campos que se incluirn en la misma.

Para ello, en la celda Campo se pueden seleccionar todos los campos de una tabla con el asterisco (*) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. La forma de incluir el nombre de un campo en esta celda es:

1. Arrastrando el nombre del campo desde la seccin superior. 2. Haciendo doble clic en el campo que se desea incluir de la tabla de la

seccin superior. 3. Haciendo clic sobre la celda campo y pulsando sobre la flecha que aparece,

se desplegar una lista de los campos que es posible seleccionar.

En la celda Tabla figura el nombre de la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.

En la celda Orden se puede seleccin la opcin ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicar a los registros que se obtengan en la consulta segn la columna en la que se est indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en funcin del campo que se quiera.


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Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la celda Orden, aparecer una flecha en la zona derecha de la celda. Al hacer clic sobre la flecha aparece un men con los tipos de orden aplicables a la consulta.

La celda Mostrar tiene un pequeo cuadrado, el cual se puede tildar o dejar sin tilde. Al hacer clic dentro de este cuadrado se est indicando al programa que se muestre ese campo en la consulta. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio ms para restringir la bsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la consulta dicho campo.

En la celda Criterios se introduce la/s condicin/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta de la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la celda criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio definido. Los criterios pueden introducirse en uno o ms campos de una consulta, e incluso se pueden introducir varios criterios en un mismo campo.

No es necesario rellenar todas las celdas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa.

Una forma ms sencilla de ver una bsqueda es un ejemplo, para ello realizaremos una consulta sobre aquellos libros cuyo autor sea Marcos Aguinis.

En este ejemplo slo se establece un criterio en un campo: "Autor", y el criterio "Marcos Aguinis". De todos aquellos registros en los cuales el campo Autor sea Marcos Aguinis se le pide que muestre: el ttulo, la editorial y, adems del criterio, que no est oculto. Si no se le aaden ms campos no mostrar ms datos del registro que cumple el criterio.

FIGURA 27

Para ejecutar la consulta se pulsa el botn o se selecciona el men Consulta | Ejecutar.

El programa devolver el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay. Para mostrar los resultados se abrir la Hoja de respuesta dinmica en la Vista Diseo. En esta hoja aparecern nicamente los datos solicitados en la Consulta.


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FIGURA 28

Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseo y en el

campo Criterios se colocan las nuevas condiciones que se requieren.

Criterios Como ya se ha visto anteriormente, los criterios son condiciones que podemos

incluir en las consultas a los efectos de obtener informacin de determinado tipo. Dentro de la celda criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o

numrica con operadores. Si no se incluye ningn operador con la expresin (texto o nmero) el programa acta como si el operador fuera "=", y slo habr resultado en la bsqueda si existe un registro idntico a la expresin del criterio.

Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las bsquedas dentro de los registros.

Nota: A los efectos de estudiar los criterios de consultas que se presentan a continuacin, ser necesario incorporar algunos atributos a las tablas ya creadas.

1. Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos

operadores: Entre...Y.: por ejemplo, si tuvisemos los precios de los libros, podramos seleccionar aquellos cuyo precio sea mayor a $20, pero menor a $50. En la celda Criterios se escribir: Entre 20 Y 50.

FIGURA 29

El resultado de la consulta es el que se observa en la FIGURA 30.


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FIGURA 30

Tambin podemos realizar la consulta con operadores de comparacin:

,>=,


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Si el campo es numrico, utilizaremos el signo =. Por ejemplo, si a la consulta

previamente confeccionada le queremos agregar que muestre los libros cuyo precio es = a 50, en criterio se debe colocar: =50 3. Varios criterios

Es posible definir ms de un criterio, especificando cada uno de ellos. Por

ejemplo, si deseamos consultar los libros de los autores Marcos Aquinis y Julio Verne cuya Editorial sea Planeta Argentina, la redaccin de esta expresin deber ser de la forma que se observa en la Figura 33.

FIGURA 33

De esta forma el programa seleccionar todos aquellos registros que en el campo Autor de la Tabla Autores, sea Marcos Aquinis o Julio Verne y hayan publicado sus libros a travs de la Editorial Planeta Argentina, como se visualiza en la FIGURA 34.


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FIGURA 34

En diferentes campos (criterio Y): cuando se escriben varios criterios en el

mismo rengln, el programa buscar un registro que cumpla todos los criterios. Continuando con el ejemplo anterior, supongamos que adems queremos saber cules son los libros de Aguinis o Verne, de la Editorial Planeta Argentina y que hayan sido publicados durante el ao 2008. Adems de los criterios ya mencionados debemos agregar en el campo Ao: =2008.

El criterio Y se puede utilizar tambin en un mismo campo: >2007 Y


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En este caso utilizaremos la tabla libros, y luego de seleccionar en el men Consulta la opcin Parmetros se abrir la siguiente ventana:

FIGURA 35

Se crean los parmetros deseados, cada parmetro tiene un nombre y un tipo

de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponderse con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.

Luego, debajo del campo por el que se va a buscar, entre corchetes, se debe aadir el criterio. Si queremos que la consulta dinmica sea los libros de un determinado autor, el criterio ser [El autor es:], es decir, el criterio es el nombre del parmetro entre corchetes.

FIGURA 36

Cuando ejecutemos la consulta se desplegar un formulario activo que nos

preguntar el valor que deseamos consultar, es decir, el valor del parmetro.

FIGURA 37

Dentro del recuadro en blanco se escribe un determinado autor sobre el cual se

quiere saber los libros que ha escrito. Despus se pulsa Aceptar. Esta ser la hoja de respuestas dinmica:


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FIGURA 38

Tambin podemos establecer otros tipos de criterios, por ejemplo


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FIGURA 41

6. Campos calculados

Es posible efectuar clculos entre columnas. Por ejemplo, si deseamos saber el valor en stock de los libros, podemos en una columna diferente, hacer ese clculo.

En el ejemplo creamos el campo calculado "Importe". Pasos para crear un campo calculado: 1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo

campo seguido de dos puntos. "Importe:" 2. Se escribe la operacin. Cuando se hace referencia a un campo este debe ir

entre corchetes [ ]. Importe: [Stock]*[Precio]

FIGURA 42

En la FIGURA 43 se puede observar el listado de libros con su valor de stock en la nueva columna.

FIGURA 43


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Tambin se pueden utilizar criterios en esta nueva columna, por ejemplo si

queremos saber el listado de libros cuyo valor en stock sea mayor a 300, en el campo criterio de la nueva columna se deber escribir >300, como en la FIGURA 44.

FIGURA 44

Por lo tanto el resultado que arrojar esta consulta es la que se visualiza en la FIGURA 45, en donde solo se listan aquellos libros cuyo valor en stock es mayor a $300.

FIGURA 45


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7. Agrupar

Cuando existen muchos registros sobre un mismo objeto, podemos realizar consultas agrupando. En este caso se utiliza la funcin agrupar por, a travs del smbolo de sumatoria del men, pudiendo seleccionar diferentes criterios de agrupacin. Cuando se trata de texto, se puede utilizar la opcin cuenta, si son valores numricos, la opcin suma. Por ejemplo, si se desea saber la cantidad de libros por autor, o por editorial, la consulta sera de la siguiente manera:

FIGURA 46

Por lo tanto, el resultado de la consulta sobre la cantidad de libros por autor es

el que se visualiza en la FIGURA 47:

FIGURA 47


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Tambin en este caso se pueden incorporar criterios, por ejemplo, si se desea consultar aquellos autores que hayan escrito ms de 3 libros.

FIGURA 48

El resultado de la consulta es el siguiente:

FIGURA 49

8. Nulo o No Nulo

Cuando se desean conocer todos aquellos registros que en un determinado campo tengan valor, por ejemplo, si deseo consultar el listado de todos los libros que estn en stock en este momento, el criterio ser el de la FIGURA 50.

FIGURA 50


30

El resultado de dicha consulta arrojar todos los libros que se encuentren en stock, y no aquellos que, habiendo sido registrados en la Base de datos, no estn en existencia en este momento.

FIGURA 51

Por el contrario, si se desea conocer aquellos registros que s tienen valores

nulos en un determinado campo, el criterio que se debe colocar es: es nulo. Por ejemplo, si quiero conocer el listado de libros que no estn en stock.

FIGURA 52


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Por lo tanto el resultado de la consulta arroja el listado de libros que no se encuentran en stock. En este caso son 2.

FIGURA 53

Como se observa en la FIGURA 52 es conveniente en estos casos eliminar el

tilde al campo stock, para que el resultado de la consulta no arroje una columna vaca, ya que se trata de un campo sin valores registrados.

LOS FORMULARIOS

Un formulario es un objeto de Access que permite introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder:

Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar grficos Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc. Creacin Formularios.


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Los formularios se pueden crear mediante un asistente, o bien, en blanco y disearlos a opcin de cada usuario. Para crear un formulario se debe estar situado con una base de datos abierta en la pestaa Formularios y pulsar el botn Nuevo. Aparecer una ventana con las diferentes modalidades existentes para crear un formulario, como se observa en la FIGURA 54.

FIGURA 54

Vista Diseo: abre un formulario en blanco en la vista diseo y se deben ir incorporando los distintos objetos que se desea aparezcan en l. Este mtodo no suele ser utilizado, ya que en la mayora de los casos es ms sencillo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus, sobre el formulario creado, realizar las modificaciones de diseo que sean necesarias.

Asistente para formularios: utiliza un asistente que gua al usuario paso por paso en la creacin del formulario.

Autoformulario: crea automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta que se toma como origen. Segn el tipo de formulario que se elija (en columnas , en tabla ,...) el formulario presentar los datos de manera diferente. Al hacer clic en cualquiera de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo quedaran presentados los datos con dicha opcin. Por ejemplo, Autoformulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila.

Para poder utilizar estas opciones se debe completar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los dat os del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido, se selecciona el tipo de autoformulario o el asistente y se pulsa el botn Aceptar. Access se encarga del resto. Asistente para grficos utiliza un asistente que va guiando paso a paso en la

creacin del grfico. Asistente para tablas dinmicas utiliza un asistente que va guiando paso a paso

en la creacin de tablas dinmicas. En este documento se analizar el Asistente para formularios. Asistente para formularios


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El Asistente para formularios, tambin se puede seleccionar desde la ventana Base de datos, con el objeto Formularios abierto , haciendo doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.

FIGURA 55

Se ejecutar un asistente de Access que ir guiando paso a paso en la creacin del formulario. La primera ventana del asistente es la que se visualiza en la FIGURA 56:

FIGURA 56

En el primer paso, en el cuadro Tablas/Consultas se debe seleccionar la tabla o consulta de donde se obtendrn los datos. Ese ser el origen del formulario . Si es necesario obtener datos de varias tablas lo mejor es crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario dicha consulta.


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Posteriormente, se solicita los campos que se desean incluir en el formulario. En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la tabla o consulta y en la parte derecha otra con los campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha, o bien para borrarlos. Tambin se pueden seleccionar los campos haciendo doble clic sobre ellos. Los botones que se observan en el medio de las dos ventanas tienen las siguientes funciones:

Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha

Carga todos los campos a la vez desde la ventana izquierda a la ventana derecha

Borra el campo seleccionado de la ventana derecha

Borra todos los campos a la vez de la ventana derecha

Una vez seleccionados todos los campos que se requieren se pulsa el botn Siguiente> y aparece la ventana que se visualiza a continuacin.

FIGURA 57

En esta pantalla se elige la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. Una vez seleccionada la distribucin que se desea se pulsa el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

FIGURA 58


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En esta pantalla se elige el estilo que se quiere dar al formulario. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con el mismo.

Una vez seleccionado el estilo que elegido se pulsa el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

FIGURA 59


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En esta ventana el asistente solicita el ttulo del formulario , que ser el nombre que se le asignar al formulario.

Antes de pulsar el botn Finalizar se puede elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informaci n: en este caso se observa el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

FIGURA 60

Modificar el diseo del formulario : si se selecciona esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde es posible modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

FIGURA 61

Edicin de un Formulario

Desde el formulario es posible modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los cambios que se realicen en el formulario se


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realizarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarn en el formulario.

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario , se debe abrir el formulario posicionndose en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado y hacer clic en el botn, o bien, simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario en la ventana Base de datos .

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido (la vista Formulario ). Es posible buscar datos, reemplazar valores, modificarlos tal como se estuviera en la vista Hoja de datos de una tabla. Para desplazarse a lo largo de la tabla se utiliza la barra de desplazamiento por los registros que se encuentra en la parte inferior del formulario. Los botones disponibles son:

Para ir al primer registro.

Para ir al registro anterior

Registro siguiente

Ultimo Registro

Crear un nuevo registro al final del archivo Vista diseo de formulario La vista diseo es la que permite definir cmo se deben presentar los datos del origen del formulario, para lo cual se utilizarn diferentes controles. Para entrar en la vista diseo es necesario posicionarse en la ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y luego hacer clic en el botn Diseo. Aparecer la ventana Diseo de formulario de la FIGURA 62

FIGURA 62

El rea de diseo consta de tres secciones :


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Encabezado Detalle Pie

En la seccin Encabezado de formulario se coloca lo que se desea aparezca

al inicio del Formulario. En la seccin Detalle aparecern los registros del origen del formulario, varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, se debe indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. En la seccin Pie de formulario se debe incorporar lo que se quiere que aparezca al final del formulario.

Es posible eliminar el encabezado o el pie ingresando al men Ver y, all, la opcin encabezado o pie de formulario. Alrededor del rea de diseo existen unas reglas que permiten medir las distancias y los controles, tambin se dispone de una cuadrcula que ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar estas reglas o la cuadrcula se debe ingresar al men Ver, en las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente. Barra Diseo de formulario y Controles

Como se mencion anteriormente, existen diferentes elementos que permiten efectuar el diseo que se desee en el formulario. Estos elementos se visualizan en la Barra de Diseo que aparece en la FIGURA 63.

FIGURA 63

Si al entrar en Diseo de formulario no aparece la barra, es posible hacerla

aparecer desde el men Ver, Barras de Herramientas , opcin Diseo de formularios .

A continuacin se describirn algunos de los distintos botones que pertenecen a esta barra.

Permite pasar de una vista a otra. Al desplegar la flecha es posible elegir entre Vista Diseo, Vista Formulario (presenta los datos del origen del formulario tal como estn definidos en la vista diseo) y la Vista Hoja de Datos .

Permite buscar archivos.

Permite insertar un hipervnculo .

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo.

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que se visualizan todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo.

El Botn Autoformato permite cambiar el aspecto del formulario asignndole un diseo de los que Access tiene predefinidos, que son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.

Permite pasar a la ventana Base de datos .


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Permite crear una nueva tabla , consulta, formulario, informe, macro, etc. sin salir del formulario. Al desplegarlo se debe indicar qu tipo de objeto se quiere crear en la base de datos.

Asimismo, a travs del cuadro de herramientas de la Vista Diseo se puede

acceder a los diferentes tipos de controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles tambin son elementos de los informes.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Control Dependiente: est unido a un campo de una tabla o consulta, y se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Ejemplos: cuadros de texto, marcos de objeto. Control Independiente: no tiene su origen en una tabla o consulta, y se pueden utilizar para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes, independientemente de que estos existan en la tabla. Ejemplos: etiquetas, lneas, rectngulos. Control calculado: el origen de los datos es una expresin, no un campo. Una expresin es una combinacin de operadores (=; +; -; * y /), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. La expresin puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario. Algunos de estos controles son:

Cuadro de Texto: Sirve para mostrar o introducir datos.

Etiqueta: Crea una etiqueta

Grupo de Opciones: Formado por un grupo de casillas de verificacin o botones de opcin. Solo permite que se active una opcin

Botn de Opcin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Casilla de verificacin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Botn de Alternar: Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones

Cuadro Combinado: Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente.

Listas Desplegables

Dentro de la opcin Cuadro de Herramientas se encuentra un control especial que permite incorporar listas desplegables en los formularios.

Cuando el contenido de un campo es fijo, es decir, en cada registro se deben incorporar los mismos datos, sera tedioso teclear siempre el contenido de dicho campo cada vez que se introduzca un registro nuevo o se modifique alguno existente. Lo que se puede hacer en estos casos es crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida. Para ello se debe activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente. La lista desplegable se puede realizar de dos formas: con un asistente que gua paso a paso, o bien "a mano". Obsrvese que en la barra de men existe un botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles . Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por lo que si se crea una lista


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desplegable se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control manualmente, se debe desactivar ese botn. Una vez desactivado el botn se debe seleccionar la opcin Cuadro combinado de la misma barra de herramientas y dibujar en la zona de los campos un rectngulo no muy grande, aunque el tamao no debe preocupar ya que es posible realizar cambios posteriormente. Aparecer un campo sin nombre, al cual se le debern determinar las propiedades correspondientes. Para ello, se deber hacer doble clic en un borde del campo, o bien, pulsar el botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin se puede acceder desde el men Ver - Propiedades .

FIGURA 64

La primera pantalla del Asistente para cuadros combinados requiere que se seleccione una opcin sobre cmo se desea que el cuadro combinado obtenga sus valores, como se observa en la FIGURA 64. Posteriormente, el asistente contina realizando consultas para completar el cuadro combinado. La FIGURA 65 muestra el siguiente paso.

FIGURA 65


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En la FIGURA 65 se deben seleccionar las tablas o consultas desde las cuales se obtendrn los datos, y en la FIGURA 66 se muestra la pantalla en la que se deben seleccionar los campos cuyos valores se incluirn en el cuadro combinado.

FIGURA 66

A continuacin se presentan todos los pasos restantes que se deben completar.

FIGURA 67


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FIGURA 68

FIGURA 69

Al finalizar con todos los pasos del Asistente para cuadros combinados obtendremos un formulario como el que se observa en la FIGURA 70.


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FIGURA 70

Desde la ventana de diseo se podrn cambiar las propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc. Entre los datos que se solicitan se encuentran: Nombre: ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo. Origen del control: se puede escoger de la lista desplegable. Esta propiedad

define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente. Tipo de origen de la fila: se puede escoger de la lista desplegable. Esta

propiedad permite definir una lista de valores. Se podra escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma.

Campos Calculados

Es posible incorporar en un formulario campos que resulten de clculos efectuados con diferentes campos de las tablas. Sin embargo estos campos no existen como tales en las tablas de las cuales se extraen los datos, sino que son solo campos calculados.

Con la ventana de formularios a la vista, creamos un nuevo formulario denominado Libros y pulsamos el botn Disear . Una vez incorporados los campos ttulo y precio, vamos a insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total de la factura. Se podran crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, se debera ir al diseo de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. En este caso no los crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo nico que harn ser realizar un clculo matemtico con otros campos.

Con el botn Cuadro de Texto se aadirn dos casillas de texto y se cambiar el nombre de las etiquetas por IVA y TOTAL, alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta se la debe seleccionar y pulsar doble clic para acceder a sus propiedades.


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FIGURA 71

Luego, seleccionando el campo gris de IVA se accede a sus propiedades, ya

sea con doble clic o con el botn derecho y la opcin Propiedades. En el campo Origen del control se deber definir el origen de los datos, los cuales pueden proceder de algn campo de alguna tabla, o bien, pueden ser el fruto de alguna operacin de clculo con campos.

FIGURA 72

Posteriormente, se debe pulsar el cuadro con puntos suspensivos, lo que dar

lugar a una ventana correspondiente al Generador de Expresiones . Aqu es posible definir frmulas o funciones que realizan ciertas operaciones.


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FIGURA 73

De la ventana izquierda se debe escoger las opciones Formularios - Formularios cargados Libros , y en la ventana central Precio. Luego se debe pulsar el botn pegar, o bien, hacer doble clic sobre precio.

En la ventana superior se escribir entre corchetes la opcin elegida, como se observa en la FIGURA 74. All se deber terminar de escribir la frmula que necesitamos. En este caso escribiremos la frmula: [Precio]*21/100 y luego cerramos la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar.

FIGURA 74

Seguidamente, abrimos la lista del campo Formato y escogemos la opcin Moneda, como en la FIGURA 75.


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FIGURA 75

La vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda mostrar la pantalla que se visualiza en la FIGURA 76.

Como se observa en la figura precedente, el campo de IVA aparece ya con el clculo hecho.

Para la configuracin del campo TOTAL se deben seguir los mismos pasos con la frmula: [Precio] + [IVA].

Esto significa que el ltimo campo debe sumar el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimo ser el campo de texto que se cre anteriormente.

Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar y se deber incorporar el nombre del campo que arroj Access, como se ve en la FIGURA 77.


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FIGURA 77

El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de un libro, los dos campos que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA y Total, como se observa en la FIGURA 78.

FIGURA 78

Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales

en la tabla Libros, sino que son slo campos calculados. Los botones de comando

Las acciones con los botones de comando son muchas y variadas, y el Asistente de botones de comando permite gestionarlos con relativa facilidad. A continuacin, se presenta un ejemplo con uno de dichos botones para ilustrar mnimamente las muchas posibilidades que dicha herramienta permite.

Es posible aadir un botn que cierre el formulario sin necesidad de ir a buscar el icono de cierre estndar. Para ello se debe abrir el formulario "Libros por Autor" en modo diseo y cliquear en el cono de herramientas (llave y martillo).

Dentro de las herramientas que se despliegan existe una que se denomina Botn de comando, que es la sexta de la columna de la izquierda, como se observa en la FIGURA 79.


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FIGURA 79

Con la herramienta seleccionada, se debe colocar el botn en el lugar que se desea. Al soltarlo, se abrir el asistente de botones. Se debe seleccionar Operaciones con formularios y dentro de ellas Cerrar formulario .

FIGURA 80

A continuacin, se selecciona Siguiente y se puede dejar la imagen que ofrece Access, cambiarla o poner un texto en lugar de una imagen.


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FIGURA 81

-

El asistente solicitar que se coloque un nombre al botn. En este caso, es mejor poner un nombre ms significativo que el que se ofrece. Despus de cambiar el nombre se cliquea Terminar.

FIGURA 82

Luego se deben guardar las modificaciones, cerrar el formulario, ponerlo en

marcha y probar si el botn aadido funciona correctamente.


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Una vez probado, se realizan las mismas operaciones sobre los otros formularios existentes, de manera que todos ellos se cierren al pulsar el botn que se ha aadido.

FIGURA 83

LOS INFORMES

Una forma muy flexible y sencilla para visualizar la informacin contenida en una tabla o consulta es a travs de la utilizacin de los Informes.

Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o varias tablas para poder efectuar impresiones con el formato que se desee. Los informes permiten agrupar la informacin contenida en todos los registros.

En Access es posible crear dos tipos de informes:

Informe estndar: este informe es diseado con un asistente para informes y permite imprimir los registros en columnas, por grupos de totales o generar etiquetas postales. Informe personal: este informe puede presentar cualquier dato contenido en los campos de la tabla, totales o clculos basados en campos numricos, grficos o cualquier otro elemento o control presente en el cuadro de herramientas. Creacin de un informe con el asistente.

Para que resulten ms sencillas las explicaciones, seguiremos utilizando el

ejemplo de los libros, creando un informe donde se muestren todos los libros, agrupados alfabticamente por autor y stos tambin ordenados alfabticamente.

Para crear un informe utilizando el asistente se debe activar la ventana Base de datos, seleccionar la pestaa Informes y pulsar el botn Nuevo . Luego se debe seleccionar la opcin Asistente para informes .


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FIGURA 84

Una Vez elegida la opcin Asistente para informes se deber seleccionar la tabla a partir de la cual se obtendrn los datos para realizar el informe. En este caso ser Autor", dado que es la que guarda el nombre de los mismos.

En el siguiente paso, el asistente solicita que se seleccionen los campos que se incluirn en el informe. De la tabla Autor se elegir el campo Autor a la derecha, de la tabla Libros se debe pasar el campo Ttulo y de la tabla Editorial el campo Editorial, como se visualiza en las dos figuras siguientes.

FIGURA 85


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FIGURA 86

La configuracin para el informe debe aparecer como se ve en la FIGURA: de cada autor se desean ver agrupados sus libros, acompaados de la editorial.

FIGURA 87


53

En la pantalla siguiente el asistente pregunta si se quiere algn otro nivel de agrupamiento, por ejemplo, clasificar los ttulos por editoriales.

FIGURA 88

A continuacin, se puede otorgar un orden a los registros. En este caso se

ordenarn los ttulos de los libros de cada autor. Luego, se deben continuar los pasos que ofrece el asistente, aceptando la Distribucin en pasos y Formal. Por ltimo se coloca un nombre al Informe.

FIGURA 89


54

Al cliquear en Terminar se abrir el Informe para poder visualizarlo.

FIGURA 90

Puede observarse en el informe que los autores no se encuentran ordenados

alfabticamente. Esto es as porque en ningn momento se ha definido y se absorbe el criterio definido en la tabla de la cual se tom ese campo.

Para solucionarlo se cierra el informe y se ingresa nuevamente pero en modo diseo. A continuacin se selecciona el icono Ordenar y Agrupar de la barra. Se abre el cuadro de dilogo correspondiente, en el que se puede visualizar que la ordenacin no es la que se quera. Por lo tanto, se debe modificar la primera lnea hasta verlo como se presenta en la figura adjunta, es decir, ordenado por el campo "Autor".

FIGURA 91


55

Una vez guardados los cambios, al abrir el informe aparecern los cambios.

FIGURA 92

Ahora s el informe se encuentra preparado para poder imprimirse. Creacin de un informe personal

Para crear un informe personal se debe activar la ventana Base de datos, seleccionar la pestaa Informes y pulsar el botn Nuevo . Luego se debe seleccionar la opcin Vista Diseo como se observa en la FIGURA 93.

FIGURA 93


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Pulsando el botn de flecha de la lista desplegable se selecciona la tabla o consulta de origen para el informe. Si se desea crear un informe independiente se debe dejar este cuadro en blanco. Al pulsar Aceptar Access mostrar la ventana de diseo del formulario de la FIGURA 94.

FIGURA 94

El diseo se debe realizar incluyendo los elementos deseados: campos, controles, grficos, etc. Luego se deben guardar los cambios.

Documents

Apunte Access - Version 2012