ARRANGEMENTSGUIDE LEIE AV KOMMUNALE BYROM

BYMILJØETATEN

2

Innhold

1 Innledning....................................................................................................................... 3

2 Definisjoner/beskrivelse av ulike arrangementer ............................................................ 3

3 Områder som kan leies .................................................................................................. 4

3.1 Biblioteksplassen .................................................................................................... 4

3.2 Bryggens forareal .................................................................................................... 5

3.3 Byfjellene ................................................................................................................ 6

3.4 Festplassen ............................................................................................................. 8

3.5 Musikkpaviljongen ................................................................................................... 9

3.6 Møllendal allmenningen .........................................................................................10

3.7 Nordnesparken .......................................................................................................11

3.8 Nygårdsparken .......................................................................................................12

3.9 Torgallmenningen ..................................................................................................13

3.10 Tårnplass ...............................................................................................................14

3.11 Vågsallmenningen ..................................................................................................15

3.12 Nesttun torg............................................................................................................16

3.13 Fana Amfi ...............................................................................................................16

4 Om søknadsprosessen..................................................................................................17

4.1 Lover og retningslinjer ............................................................................................17

4.2 Beskrivelse av vedlegg til søknaden .......................................................................17

4.2.1 Målsatt kartskisse ............................................................................................18

4.2.2 Bilder av innretninger/utstyr .............................................................................18

4.2.3 Branndokumentasjon ......................................................................................18

4.2.4 Plan for sikkerhet ............................................................................................19

4.3 Informasjon om mat- og alkoholservering ...............................................................20

4.4 Informasjon om muligheter for utleie av Bergen kommunes utstyr ..........................20

4.4.1 Mobil scene .....................................................................................................20

4.4.2 Flagg og banner ..............................................................................................21

5 Sjekkliste for deg som arrangør .....................................................................................22

6 Prisliste .........................................................................................................................23

7 Vedlegg .........................................................................................................................25

3

1 Innledning

Bergen kommune ønsker å legge til rette for aktiviteter i Bergens byrom, som torg, parker og friområder. Dette for å skape positive opplevelser for byens innbyggere gjennom et mangfold av tilbud. Enkeltpersoner og andre juridiske personer (selskaper, foreninger, lag og lignende) kan søke om å leie kommunale byrom til arrangementer og lignende. Vi leier ikke ut byrommene til arrangementer av sterk privat karakter, som feiring av åremålsdager og utdrikningslag. God veiledning er viktig for at sikkerheten til arrangørene og byens brukere blir ivaretatt på en god måte. Bymiljøetaten har derfor utarbeidet en arrangementsguide, som er et hjelpemiddel for deg som ønsker å legge et arrangement til byens uterom. Her får du blant annet oversikt over ulike byrom du kan leie, en beskrivelse av søknadsprosessen og en nyttig sjekkliste.

2 Definisjoner/beskrivelse av ulike arrangementer

I søknaden må du oppgi hvilken type arrangement du søker om. Nedenfor er en liste over de mest typiske arrangementene. Merk at listen ikke er utfyllende.

• Kulturarrangement: Et organisert arrangement med kulturell verdi som fyller hele eller deler av et avgrenset kommunalt område. Arrangementet kan som hovedregel vare i opptil tre dager. Du kan benytte elektrisk forsterket lyd, scene og andre installasjoner.

• Marked: En samling bordselgere med kommersielle interesser hvor bestemte varer blir omsatt. Må ha en definert ansvarlig arrangør.

• Stand: Punktaktivitet på maksimalt 3x3 meter som er enkelt utformet uten vegger. Aktiviteten er normalt i regi av et lag, ideelle organisasjoner eller lignende og er av ikke-kommersiell karakter. Skal gjennomføres uten bruk av elektrisk forsterket lyd, ropert og lignende.

• Markering/demonstrasjon: Flere mennesker som sammen viser sitt standpunkt for en sak, ofte politisk knyttet.

• Profilering: Kommersiell lansering av produkter, begivenheter eller lignende. Dette skjer i regi av kommersielle aktører. Utdeling av vareprøver og stasjonær utdeling av reklame/pamfletter regnes som profilering.

• Kunstinstallasjoner: Kan være en bildeutstilling, en eller flere skulpturer og kan som hovedregel utplasseres i inntil fire uker.

• Kommersielle arrangement: Kommersielle arrangement med kulturell verdi kan tillates etter en konkret vurdering.

• Løp: Kan være gateløp eller motbakkeløp.

4

3 Områder som kan leies Nedenfor følger en oversikt over hvilke byrom du kan leie i Bergen kommune. Den gir en oversikt over hvilke områder som er mest populære for utleie, og er ikke uttømmende. Du kan spesifisere i søknaden om du ønsker et annet sted enn de som er nevnt nedenfor. Da velger du «annet sted» i søknadsskjemaet, og oppgir stedet.

3.1 Biblioteksplassen

Foto: Marius Solberg Arnfinsen/Bergen kommune.

Beskrivelse: Biblioteksplassen ligger sentralt i et av byens travleste gangarealer mellom Hovedbiblioteket, Bergen storsenter, tidligere Lohne Sølvvarefabrikk og brofoten til Nonneseter kloster. Området preges av stor gangtrafikk til og fra busstasjonen, bygarasjen, jernbanestasjonen, bybanestopp og til Bergen storsenter. Bruk av området er derfor svært begrenset. Egnet til: Stand, mindre markeringer og mindre utstillinger. Strøm: Strømuttak i skap på vegg ved Sølvvarefabrikk, enfase 15 amper. Skap er låst. Vann: Ikke tilgang til vann.

5

3.2 Bryggens forareal

Foto: Marius Solberg Arnfinsen/Bergen kommune. Beskrivelse: Bryggen er blant Bergens mest populære attraksjoner, og er inkludert i UNESCOs liste over verdens kulturarv. Arrangementer som tildeles på dette området skal relateres til Bryggens aktiviteter. Store deler av området benyttes til uteservering. Egnet til: Marked og mindre kulturarrangement. Aktivitetene skal som sagt skal kunne relateres til plassen. Strøm: Ikke tilgang til strøm. Vann: Ikke tilgang til vann.

6

3.3 Byfjellene

Foto: Håvard Holme/Bergen kommune. Beskrivelse: Arrangementer på byfjellene holdes gjerne på Fløysletten, ved Skomakerdiket, Tennebekktjørna, Munkebotn eller Kvarven. Informasjon knyttet til Fløyen-området: Skoleklasser, barnehager, speiderpatruljer og andre mindre grupper som vil benytte Fløyen-området til enkle friluftsaktiviteter, må normalt ikke søke. Slike arrangementer er kun søknadspliktige dersom de er utstyrs- og transportkrevende og/eller er i strid med vanlig bruk eller områdets karakter. Større arrangementer (over 100 deltakere) er alltid søknadspliktige. Om du ønsker et arrangement i tilknytning til Åsebu og/eller lysløypen, kreves separat tillatelse fra Idrettsservice. Telting, camping og leirslagning er forbudt i Fløyen-området, med unntak av bestemte områder omkring Skomakerdiket og Fløysletten. I nevnte områder er telting, camping og leirslagning kun tillatt i henhold til innvilget søknad fra Bymiljøetaten. Ønsker du å søke om telting i forbindelse med ditt arrangement, oppgir du dette i søknaden. I nedslagsfelt til drikkevann kreves separat tillatelse fra Vann- og avløpsetaten. Saksbehandler i Bymiljøetaten koordinerer dette arbeidet og svarer ut søknaden med svar fra Vann- og avløpsetaten. Ønsker du å benytte tilgjengelige bålplasser som finnes i byfjellene trenger du ikke melde fra om dette til brannvesenet. Ved bruk av bål/griller skal du som arrangør ta nødvendige forhåndsregler. Gode råd for bålbrenning finner du på Bergen brannvesens nettside. Markedsføring, reklameinnretninger, reklameutstillinger og lignende er ikke tillatt i byfjellene. Bymiljøetaten kan gi tillatelse til at navn/logo/emblem med avgrenset størrelse kan tillates i

7

begrenset omfang. Dette må da være i forbindelse med informasjonstiltak knyttet til Fløyen/byfjellene eller til arrangementer/tiltak som det ellers er gitt tillatelse til.

Salg er ikke tillatt (med unntak fra Brushytten og stasjonsområdet på Fløyen). Salg av forfriskninger eller artikler i tilknytning til arrangementer, kan unntaksvis tillates etter søknad til Bymiljøetaten. Beskriv dette i søknaden under «beskriv innholdet til arrangementet».

All kjøring til Fløyen-området/byfjellene krever kjøretillatelse. Har du behov for kjøretillatelse i forbindelse med ditt arrangement, velger du dette alternativet i søknaden.

Egnet til: Byfjellene er egnet for friluftsarrangementer.

Areal/utstyr som er tilgjengelig på de ulike stedene:

Fløysletten: Godkjent bål- og grillplass, aktivitetsløyper (trollskogen og klatrelek) og rasteplasser (grindabygg og gapahuk). Mulighet for overnatting i telt/lavvo.

Skomakerdiket: Godkjent bål- og grillplass, rasteplass (grindabygg og stor gapahuk), og toalett. Det er mulighet for kanopadling, bading og fisking. Bymiljøetaten og Fløibanen AS har åtte kanoer til utlån for skoleklasser, lag og organisasjoner. Du søker om kanoutlån på denne siden.

På vinterstid er det mulig å gå på skøyter når isen er farbar. Isen kontrolleres/måles av Bymiljøetaten. Se Bymiljøetatens nettside for mer informasjon.

Tennebekktjørna: Friluftsområde/badeplass med mulighet til å fiske. Tilgjengelige rasteplasser (gapahuker, bord og benker) og toalett. Det er turvei rundt vannet. Parkering i Nipedalen, Spelhaugen og Lappeleiren. Hundeluftegård ved Lappeleiren.

Munkebotn: Godkjent bålplass, rasteplasser (gapahuker), bord, benker og fiskebrygge. Mulighet til å bade.

Kvarven: Rasteplasser (bord og benker), toalett, fiskeplasser (sjø) og mulighet for bruk av telt/lavvo.

8

3.4 Festplassen

Foto: Nina Blågestad/ Bergen kommune.

Beskrivelse: Festplassen er en åpen plass i Bergen sentrum ved nordenden av Lille Lungegårdsvann. Siden 1929 har Festplassen vært sentrum for feiringen av 17. mai i Bergen, og den har også vært arena for mange arrangementer som VG-lista topp 20, Festspillene, den tradisjonelle lysfesten i sentrum før jul og nå også julemarked. Egnet til: Festplassen er byens fremste arrangementssted for større utearrangementer i sentrum som konserter, kommersielle arrangement, marked, profilering og foto- og kunstutstillinger. Strøm: Det er fire strømskap på plassen, ett i hvert hjørne, hvor det i to av skapene er en 2x16 amper-stikkontakt og en 3x63 amper-stikkontakt. I de to andre skapene er det en 3x32 amper-stikkontakt, en 3x36 amper-stikkontakt og to dobbel stikk av typen 2x16 amper. Det er også stikkontakt i ett av skapene (ITT-VEAM-Powerlock box). Vann: Mulighet for tilgang til vann. Flaggstangbrønner: 21 stykk. Areal: Ca. 4680 m2.

9

3.5 Musikkpaviljongen

Foto: Ann-Kristin Loodtz/Bergen kommune. Beskrivelse: Musikkpaviljongen befinner seg i midt i Byparken i Bergen sentrum, mellom Ole Bulls plass, Festplassen, Telegrafbygningen og Permanenten. Musikkpaviljongen er ubetjent, og dette medfører at du som leietakere må rigge og rydde selv. Egnet til: Mindre musikalske arrangementer, som opptreden av kor, korps og band. Strøm: Under paviljongens gulv er det lagret stoler, og her finner du også tilgang til strøm i sikringsskap, ett uttak på 16 amper og ett trefaseuttak på 32 amper. Vann: Ikke tilgang til vann.

10

3.6 Møllendal allmenningen

Foto: Anne Kringstad/Bergen kommune. Beskrivelse av allmenningen: Møllendal allmenning er en ny storstue og møteplass med torg og plass for opphold og aktivitet i Møllendel, et område som er i rivende utvikling. Området strekker seg fra Møllendalsveien og ned til store Lungegårdsvann, og blir en forlengelse av Kunstallmenningen foran Kunsthøgskolen. Allmenningen er et sentralt møtepunkt i den sammenhengende gangforbindelsen rundt Store Lungegårdsvann. Allmenningen har en stor og åpen plass med uformelle flater og trapper som besøkende kan sitte, balansere eller leke på. Det finnes også en paviljong som kan benyttes til ulike aktiviteter. Sjøfronten er utformet slik at den kan brukes både som oppholdsplass, aktivitetsplass eller solplass, og tredekket gir muligheter for lune sitteflater. Gresslettene kan benyttes til piknik eller lek. Egnet til: Opptreden, mindre konserter, forestillinger, marked, stand og kunstutstillinger. Strøm: Strømuttak ute på paviljongen: En 32 amper og fire 16 amper. Nøkkel til strømuttakene er i sikringsskapet inne i paviljongen. Vann: Tilgang til vann. Beskrivelse av paviljongen: Paviljongens bruksareal har en størrelse på ca. 45 m2. Nordre hjørne av paviljongen kan benyttes som scenedel, da glassflater kan skyves fra. Paviljongen inneholder toalett med vask, et lite søppelrom, kjøkken med kjøleskap, oppvaskmaskin, stekeovn uten topp, vask, prosjektor, stoler og bord. Kjøkkenet kan ikke benyttes til kommersiell virksomhet.

11

Vask og rydding av paviljong, toalett, og oppvask utføres av deg som leietaker. Om du ønsker dette utført av utleier, vil dette koste kr. 2.500,-.

3.7 Nordnesparken

Foto: Jan Ove Strand/Bergen kommune. Beskrivelse: Nordnesparken ligger ytterst på Nordnespynten, i tilknytning til Akvariet i Bergen, Nordnes sjøbad og Ballastbryggen. Med gangavstand fra Bergen sentrum er Nordnesparken et viktig rekreasjonsområde. I parken finner du også en ti meter høy totempæl (en trepåle med utskårede figurer, som finnes blant annet hos indianerne på vestkysten i Nord-Amerika) som Bergen fikk i gave fra vennskapsbyen Seattle i anledning Bergens 900-årsjubileum i 1970. Egnet til: Kulturarrangement. Strøm: Ikke tilgang til strøm. Vann: Ikke tilgang til vann.

12

3.8 Nygårdsparken

Foto: Kristin Hauge Klemsdal, Bergen kommune.

Beskrivelse: Øvre del av Nygårdsparken er opparbeidet og tilrettelagt for lek og aktivitet, og har gode oppholdsplasser for folk i alle aldre. Barnehager, skoleklasser, studenter, velforeninger, ideelle organisasjoner og andre er velkomne til å ha aktiviteter i løpet av dagen eller hele året. I øvre del av Nygårdsparken finner du en paviljong som omslutter plassen Knutepunktet, og som glir inn i kollen i enden av plassen. Paviljongen er overbygget med sitteplasser, med et sitteamfi i fortsettelsen av paviljongen. Dette kan fungere som scene når det er konserter eller teaterforestillinger på stedet. I Nedre del av parken finner du sangertrappen, og denne kan benyttes som oppstilling av kor blant annet. For større arrangementer har området rundt fontene blitt brukt til å utplassere scene eller andre installasjoner.

13

3.9 Torgallmenningen

Foto: Eivind Senneset/Bergen kommune. Beskrivelse: Torgallmenningen er Bergens storstue og byens naturlige midtpunkt, og ligger mellom Strandgaten og Ole Bulls plass. Begivenheter som Bergen Spillfestival og konserter finner sted her. Den Blå Steinen på Ole Bulls plass er en av de mest kjente møteplassene i Bergen, og organisert aktivitet i dette området tillates som hovedregel ikke. Bruk av telt er heller ikke tillatt på Torgallmenningen. Det skal være fri vei for uttrykning i gateløpene Valkendorfsgaten/Olav Kyrres gate og Markeveien/Starvhusgaten. Innkjøring til Torgallmenningen er kun tillatt mellom kl. 06:00 og kl. 09:00 alle dager. For kjøring utenom dette må det søkes om dispensasjon fra Vest politidistrikt. Egnet til: Mindre kulturarrangement, appeller, markeringer og stand. Det kan også gis tillatelse til et mindre antall større kulturarrangement per år. Strøm: Seks brønner langs hele allmenningen er plassert som følger:

• en brønn nedenfor (øst) sjømannsmonumentet

• tre brønner foran monumentet (vest)

• to brønner på nedre del v/Narvesen Brønnen nedenfor og rett foran sjømannsmonumentet har samme sikring/kurs. I hver brønn finnes et vanlig jordet uttak på 16 amper og et trefaset uttak på 63 amper. Vann: Foran sjømannsmonumentet (vest) ligger vannuttak. Dette er avslått når det er frost. Du må benytte hageslangekobling for å koble deg på her. Flaggstangbrønner: 12 stykk. Areal: Ca. 8265 m2.

14

3.10 Tårnplass

Beskrivelse: Tårnplass ligger ved Bergen tinghus, med Christian Michelsens gate på den ene siden og Fortunen på den andre. Grunnet rettsforhandlinger i Bergen tingrett blir det ikke gitt tillatelse til noen form for lyd/støy fra mandag til fredag i tidsrommet fra kl. 07:00 til kl. 16:00.

Foto: Kari Ingvaldsen, Bergen kommune

Egnet til: Stand, markeringer, mindre kulturarrangement, marked og profilering.

Strøm: Tilgang til ett uttak på trefase 32 amper.

Vann: Ikke tilgang til vann.

Areal: Ca. 1377 m2.

15

3.11 Vågsallmenningen

Foto: Kari Ingvaldsen, Bergen kommune

Beskrivelse: Vi skiller mellom øvre og nedre Vågsallmenningen. Nedre Vågsallmenning, som vender ut mot Fisketorget, er leid ut til torghandel i sommerhalvåret, fra april til september. Området har en viktig funksjon som ferdselsåre for gående, noe som både gir en mulighet og en begrensning på utleie av området. Vågsallmenningen har et noe begrenset areal til bruk for arrangementer. Dette grunnet hensynet til fremkommelighet for uttrykningsveier for brannvesenet, gangtrafikk og varelevering. Egnet til: Mindre kulturarrangement, mindre kommersielle arrangement, profilering, stand og marked. Strøm: På øvre del av Vågsallmenningen er det et strømuttak med 3/63 amper, som er plassert i kum på plassen ved granittmur. På nedre del er det to kummer i belegg hvor hver av kummene inneholder enfase 16 amper og trefase 32 amper. I skap på vegg (bankbygg) er det trefase 80 amper og trefase 60 amper. Vann: Ikke tilgang til vann. Areal: Hele allmenningen er på ca. 6150 m2.

16

3.12 Nesttun torg Beskrivelse: Nesttun torg er en viktig møteplass i Fana. I Nesttun sentrum finner du Nesttun-senteret, Fana kulturhus, detaljhandel, bibliotek og banker, offentlige servicekontorer og helsetjenester. Nesttun sentrum ligger ca. ti kilometer sør for Bergen sentrum. Belegget på bakken på torget er utført i et kvadratisk diagonalmønster med elegante lyspunkter, som har relasjoner til den tradisjonelle knappen i Fana-bunaden. Plassen har vannfontener, sitteplasser og beplantning. Egnet til: Marked, kulturarrangementer, stand og markeringer. Vann: Tilgang til vann.

3.13 Fana Amfi Beskrivelse: Fana Amfi finner du i Fana kulturpark. Kulturparken er en viktig del av kulturlandskapet i Bergen, og ble valg til 1000-årssted for Bergen kommune. Amfiet ligger i en naturlig forsenkning i natur- og kulturområdet langs Fanaelva og er omkranset av jordbruksland. Egnet til: Arrangementer, mindre konserter, forestillinger og vielser. Strøm: Åtte 16 amper, 30mA og to trefase 63 amper, 30 mA. Driftsspenning 400/230v TN-C-S.

Scenehus: Bygningen inneholder toalett, vask, el-skap, garderobe/omkledningsrom, noe lagerplass og brannslukningsapparat (fire stykk). Det er lyskastere på scenen og én stikkontakt (16A) innvendig.

Vask og rydding av scenehus og toalett utføres av leietaker. Om du ønsker at Bymiljøetaten skal stå for dette, medfører det en kostnad på kr. 2.500,- fra mandag til fredag, og kr. 5.000,- for lørdag til søndag.

Scene og amfi: Scenen har en bakvegg i naturstein på 2,2 meters høyde. Sceneflaten er rettskåret skifer i ulike bredder på til sammen 62 m2.

Alternativ adkomst: Gangadkomst til anlegget er via grusveien i Fana kulturpark og gangvei over den gamle steinbroen ved Fana kirke, gjennom alléen og frem til amfiområdet på traktorvei like ved Fana prestegård.

Parkeringsplass/ adkomst: Parkering ved Krokeidevegen. Parkering er tillatt for maks seks timer.

17

4 Om søknadsprosessen

Du søker om leie av offentlige byrom via et elektronisk søknadsskjema. Dette skal gjøre så tidlig som mulig i forkant av arrangementet. Arrangementer kan ikke gjennomføres uten at søknad på forhånd er sendt inn, og du har fått tillatelse fra kommunen. Før det søkes om tillatelse til et arrangement, er det viktig at du definerer hvilken type arrangement du søker tillatelse til. Dette er viktig på grunn av at byrommene har ulike kriterier, og ulike søknadsfrister.

Søknadsfrister for leie av kommunale byrom er:

• for stand og mindre kulturarrangement er søknadsfristen 10 virkedager i forkant av arrangementet

• for marked er søknadsfristen fire uker i forkant av arrangementet

• Planlegger du et stort arrangement som kan samle mange mennesker/skjenking av alkohol/stenging av gater, må du søke om tillatelse seks til åtte uker før arrangementet

Når søknaden er registrert, vil du motta en kvittering på e-post hvor søknaden er vedlagt. Du vil få et saksnummer som fungerer som din referanse. Fullstendige søknader behandles forløpende. Saksbehandlingstid varierer med sesong og noe i forhold til type arrangement. Dersom arrangementet krever politisk behandling og/eller stenging av trafikkarealer, tar saksbehandlingen lengre tid. I slike tilfeller kan det være behov for forhåndsmøter med deg som søker.

4.1 Lover og retningslinjer

Som leietaker/arrangør er det lover og retningslinjer du må forholde deg til. På Bymiljøetatens nettside finner du fullstendig informasjon om lover og retningslinjer for leie av kommunale byrom. Husk at for alle typer arrangement må det også meldes fra til brannvesenet og politiet. Se mer informasjon under «Branndokumentasjon og plan for sikkerhet» i søknadsskjemaet. Skal det serveres mat og/eller alkohol i forbindelse med arrangementet, gjelder bestemmelser fra Mattilsynet og Kontor for skjenkesaker. Se mer informasjon under «Informasjon om mat- og alkoholservering» i søknadsskjemaet. Du som arrangør har ansvar for å innhente tillatelse fra andre myndigheter. Se regelverk for bruk av kommunale parker for mer informasjon.

4.2 Beskrivelse av vedlegg til søknaden I søknaden må du legge ved dokumentasjon. Vi trenger ulik dokumentasjon avhengig av hvilken type arrangement du søker om. Under gis en beskrivelse av de ulike vedleggene.

18

4.2.1 Målsatt kartskisse

For alle søknader gjelder kravet om at du må sende ved en målsatt kartskisse som viser sted og areal det søkes om. Hvis du har krysset av for bruk av ild i søknaden, og har lagt ved branndokumentasjon, er det ikke nødvendig å legge ved en egen kartskisse utover dette. På kartskissen må det komme tydelig frem hvordan du ønsker å plassere de ulike innretninger, boder, telt, scener og annet utstyr på plassen. Dette trenger du ikke å byggemelde. Søker du om et større arrangement hvor det er behov for andre installasjoner (som gjerder, publikumssoner, toaletter og plassering av tilleggsaktiviteter), innganger og utganger, må dette tegnes inn på kartskissen. Søker du om å arrangere et løp på byfjellene, tegner du inn løype/trase med start/målområde i kartet. Kartskisser for byrommene, som er beskrevet ovenfor, finner du som vedlegg fra side 25 i denne arrangementsguiden. Skriv ut den/de kartskissene som er aktuelle for din søknad og tegn inn innretninger og utstyr. Søker du om å leie andre steder enn beskrevet i denne guiden kan du finne egnet kart ved å gå inn på Bergenskart.no.

4.2.2 Bilder av innretninger/utstyr

I søknadsskjemaet kan du legge ved bilder som viser hvordan innretninger og utstyr ser ut. Dette er imidlertid ikke et krav.

4.2.3 Branndokumentasjon

Alle arrangement skal meldes til Bergen Brannvesen. Dette gjør du via søknadskjema på Bergen Brannvesens nettside. Bymiljøetaten er pålagt å innhente branndokumentasjon for alle arrangementer som skal foregå i byrommene. For søknad om stand (størrelse 3x3 meter) er det ikke behov for branndokumentasjon. Du som arrangør har ansvar for at arrangementet meldes i god tid i henhold til gjeldende retningslinjer, og at brannsikkerheten planlegges, gjennomføres og dokumenteres i henhold til arrangementets størrelse, art og risiko. Se hva branndokumentasjonen må inneholde på neste side.

19

Branndokumentasjonen må inneholde:

• Kartskisse med informasjon om brannsikkerhet. Du bruker samme kartskisse som tidligere nevnt og tegner inn:

o type og plassering av slukkeutstyr o rømningsveier (åpninger/merking) o avstander til andre bygg/områder

• Informasjon om maksimalt antall personer som kan være til stede ved arrangementet

• Maksimalt antall personer i lukket område, bygning eller i telt

• Mål og handlingsplaner for hvordan brannsikkerheten er ivaretatt under arrangementet:

o plan for evakuering av personer i telt til et sikkert område og utenfor

arbeidsområde for en eventuell redningsinnsats o ordensregler/egenkontrollrutiner under arrangementet for å sikre at

brannsikkerheten til enhver tid er ivaretatt og fungerer som forutsatt o rutiner og dokumentasjon for brannvernopplæring/øvelser for arrangementet o brannvernopplæring av ansatte/innleid personell o oversikt over oppbevaring og bruk av brannfarlige varer ved arrangementet,

med tilhørende rutiner som beskriver retningslinjer for bruk og oppbevaring o plassering av telt, boder, maskiner eller annet utstyr i forbindelse med

arrangementet slik at fremkommelighet for utrykningskjøretøy i/til området sikres, og at tilgang til brannhydranter og brannkummer er ivaretatt

o ivaretakelse av sikkerhetsavstander til andre bygg/områder

• Beskrivelse av virksomhetens brannvernorganisering, ansvar og oppgaver: o hvem er formelt ansvarlig for arrangementet o hvem er brannansvarlig leder for arrangementet o oppgavefordeling for brannsikkerheten ved arrangementet

Oppbevaring og bruk av brannfarlige varer i særskilte brannobjekter hvor brann kan medføre tap av liv, krever tillatelse fra brannvesenet.

4.2.4 Plan for sikkerhet

Alle arrangementer uavhengig av omfang og størrelse skal meldes til politiet. Se forskrift om politiets vedtekter. Dette gjør du ved å sende melding/søknad til Vest politidistrikt på e-post: post.vest@politiet.no For større arrangementer skal du legge ved en ROS-analyse som inneholder en risikovurdering av uønskede hendelser og hvordan dette skal løses. Denne skal sendes til politiet og Bymiljøetaten. I ROS-analysen skal det komme frem hvordan du som arrangør imøtekommer risikoer og en beskrivelse av hvordan disse skal håndteres. Dette kan for eksempel være en beskrivelse av en beredskapsplan eller en HMS-plan. Det kan også være en beskrivelse av sikkerhetstiltak, opplæring av vaktpersonell, informasjonstiltak, avfallsplan og riggplan. Dersom det er behov for å stenge veier eller endre gjeldende trafikkregulering, skal det

20

utarbeides en skiltplan. Denne skal vise den opprinnelige skiltingen, den midlertidige endringen av skiltene det søkes om og type skilter. Fører endringen til at utrykningsveier blir stengt, skal alternativ rute vises i kartet. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har utarbeidet en veileder for sikkerhet ved store arrangement. Veilederen finner du direktoratets nettside og inneholder mange nytte tips som vi anbefaler at du implementerer om du skal søker om et større arrangement. Bergen Bydrift AS kan være behjelpelig med fjerningen av avfall. Dette må avtales i forkant av hvert arrangement, og medfører en kostnad for deg som leietaker/arrangør. Du tar kontakt med dem på bydrift.no. Installasjoner i byrommene som må fjernes på grunn av sikkerhet til arrangementet og lignende, kan tillates etter en konkret vurdering. Husk at endringer må tegnes inn i kartskissen. Arbeidet skal utføres av Bymiljøetaten og vil medfører en kostnad for leietaker/arrangør.

4.3 Informasjon om mat- og alkoholservering I søknaden til Bymiljøetaten må du opplyse om du skal servere mat eller alkohol i forbindelse med ditt arrangement. Skal det serveres ferdigtilberedt mat (som frukt, kaker og ferdigstekte vafler) ved kortvarige, lokale arrangementer, er du ikke pliktig til å melde fra til Mattilsynet på forhånd. Du må likevel forholde deg til kravene i matloven, og har ansvar for at hensynet til renhold og hygiene er ivaretatt under organisering og gjennomføring. Utover dette må all matservering meldes til Mattilsynet. Se Mattilsynets nettside for mer informasjon. Skal det serveres alkohol i forbindelse med ditt arrangement, må dette opplyses i søknaden. Når du har fått tillatelse fra Bymiljøetaten, må du søke om skjenkebevilgning til Kontor for skjenkesaker.

4.4 Informasjon om muligheter for utleie av Bergen kommunes utstyr

4.4.1 Mobil scene

Bergen kommune har en mobil scene som du kan leie. Når scenen er rigget, er den ca. 7,20 meter dyp og 7,5 meter bred. Ved full rigg vil høyden være ca. 4,20 meter fra scenegulv til oppunder tak. Det medfølger en trapp til scenen. Dersom scenen skal stå oppslått til dagen etter, kreves det vakthold ved scenen i den perioden den står rigget og ikke er i bruk.

Mobil scene til utlån. Foto: Georg Dahl/ Bergen kommune.

21

Tiden det vil ta å rigge scenen avhenger av hvilket utstyr som benyttes i tillegg til scenen. Når du fyller ut søknadsskjema er dette noe du må ta hensyn til når du oppgir riggetid. Dahl, Bergen kommune

Riggetid for mobil scene:

• Kun scene, ingen teknisk produksjon: Tidsbruk to timer før showstart og to timer etter showslutt

• Scene med mindre teknisk produksjon (mindre lydanlegg, tale/appell): Tidsbruk tre timer før showstart og tre timer etter showslutt

• Scene med større teknisk produksjon (større lydanlegg, lys, band, kor og lignende): Tidsbruk fire timer før showstart, eventuelt lydprøve), og fire timer etter showslutt

Pris: Dagleie for 2019 er satt til kr. 11 900,- eks. mva. Den mobile scene er i valgårene reservert for politiske partier tre uker og fire helger før selve valgdagen. Søknad om leie av mobil scene gjelder ikke teknisk produksjon.

4.4.2 Flagg og banner

Du kan søke om å benytte flagg i tilknytning til ditt arrangement. Dette må komme frem i beskrivelsen av arrangementet. Husk å skrive inn perioden du ønsker å ha flagg/bannere synlig og i hvilket byrom. Dersom søknaden innvilges, må arrangør ta kontakt med Bergen Brandkorps Musikkorps, som er ansvarlig for opp- og nedrigging av flagg/banner. Dette vil medføre kostnad. Forespørsel sendes til: bergen.brandkorps.musikkorps@gmail.com

22

5 Sjekkliste for deg som arrangør

HVA SKAL JEG HUSKE JA/NEI

Har du lest og satt deg inn i gjeldene lover og retningslinjer knyttet til arrangement i offentlige byrom, parker og friluftsområder?

Har du husket å innhente og legge ved all relevant informasjon i søknaden?

• kartskisse

• branndokumentasjon

• risikovurdering

Har du husket å sende søknad til Bymiljøetaten?

Har du husket å melde fra til brannvesenet?

Har du husket å melde fra til politiet?

Har du husket å melde fra til Mattilsynet/skjenkekontoret hvis dette er aktuelt?

Har du avklart behov for tunge sperringer?

Trenger du flaggstenger? Husk å søke til Bergen Brandkorps musikkorps

Har du laget en plan for avfallshåndtering? Husk at du må rydde

Har du sjekket ut hvilken type strømtilkobling du trenger?

Har du husket forsvarlig varsling og skjerming ved rigging?

Se statens håndbok for arbeidsvarsling

23

6 Prisliste

Som leietaker betaler du for leie av bruk av kommunal grunn etter bestemmelser vedtatt av byrådet. Leie skal også betales for dager som går med til rigging og demontering. Bymiljøetaten kan ved bruk av skjønn redusere leien i forhold til leiearealet. Dersom arrangementet opptar hele eller nesten hele byrommet skal det faktureres for bruk av hele plassen. I noen tilfeller vil Bymiljøetaten dispensere helt eller delvis fra leie. Dette gjelder større arrangementer for lag og organisasjoner med ideelt formål. Videre skal søknaden bli skrevet og sendt av organisasjonen selv (ikke av et eventbyrå og lignende), og være uten sponsorprofilering. Du som leietaker er selv ansvarlig for å søke om leiefritak. Det må komme tydelig frem i søknaden om du søker om leiefritak, og det skal begrunnes hvorfor. Dette gjør du under «søknaden gjelder» i søknadsskjemaet.

Arealleie indre sone* Torgallmenningen Festplassen Vågsallmenningen Tårnplass

Kulturarrangement 15 000 10 000 8 000 5 000

Kommersielt arrangement Ikke tillatt 25 000 20 000 10 000

Profilering, hele plassen Ikke tillatt 15 000 8 000 5 000

Profilering, stand 3x3 Ikke tillatt 5 000 4 000 2 000

Profilering, halve plass Ikke tillatt 10 000 5 000 2 500

Marked 100 kr per m2 100 kr per m2

100 kr per m2 100 kr per m2

Parker indre sone*

Kulturarrangement 12 000

Kommersielt arrangement 25 000

Marked 100 kr per m2

Arealleie ytre sone*

Kulturarrangement 4 000

Kommersielt arrangement 8 000

Profilering, hele plassen 5 000

Profilering, stand 3x3 1 500

Profilering, halv plass 3 000

Marked 100 kr per m2

Parker ytre sone*

Kulturarrangement 8 000

Kommersielt arrangement 10 000

Marked 100 kr per m2

Møllendal Allmenning

Vask Paviljongen 2 500

Marked 100 kr per m2

24

Fana Amfi

Vask av scenehus mandag-fredag

2 500

Vask av scenehus lørdag – søndag

5 000

Marked 100 kr per m2

Annet

Juletresalg 9.12. – 23.12. 4 000

Torget pop up pr m2 100

Foodtrucks 1.4.-30.9. 15 000

* Se vedlegg 13 for kart over indre og ytre sone.

For områder/arrangementer som ikke er spesifisert i tabellen over, vil Bymiljøetaten sette pris ved bruk av skjønn. Prisen vil aldri overstige prisene som er vist i tabellen.

25

7 Vedlegg

Vedlegg 1: Bryggens forareal

26

Vedlegg 2: Fløyen-området

27

Vedlegg 3: Fana amfi

28

Vedlegg 4: Biblioteksplassen

29

Vedlegg 5: Festplassen

30

Vedlegg 6: Nedre del av Vågsallmenningen

31

Vedlegg 7: Nesttun torg

32

Vedlegg 8: Øvre del av Vågsallmenningen

33

Vedlegg 9: Musikkpaviljongen

34

Vedlegg 10: Møllendal allmenning

35

Vedlegg 11: Torgallmenningen

36

Vedlegg 12: Tårnplass

37

Vedlegg 13: Kart over indre og ytre sone

38

Bymiljøetaten, byrådsavdeling for byutvikling, Bergen kommune

Utgitt 01.11.18

Revidert 21.03.19

Telefon: 55 56 56 90

Adresse: Postboks 7700, N-5020 Bergen

E-post: bymiljoetaten@bergen.kommune.no

39

Foto forside: Ann-Kristin Loodtz/ Bergen kommune.