ASSIGNMENT PENGURUSAN lLATIHAN DALAM ORGANISASI.doc

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

1. PENGENALAN

Pekerja merupakan aset paling berharga dalam sesebuah organisasi. Sumbangan dan

pengorbanan pekerja terhadap organisasi merupakan suatu objektif yang mecorak berjaya

atau tidak sesuabuah organisasi tersebut. Oleh itu, adalah penting bahawa pekerja mempunyai

kemahiran, pengetahuan dan kebolehan (SKA) agar organisasi mencapai matlamat dan kekal

berdaya saing dan berjaya. Pendekatan yang formal bagi organisasi untuk mengemaskini

pekerja "pengambil alihan (SKA) yang berkaitan dengan kerja adalah dengan latihan.

Penyelidikan membuktikan bahawa latihan adalah faktor penting yang boleh membantu

pengembangan firma, membangunkan potensi dan meningkatkan keuntungannya.

Latihan yang sistematik adalah penting untuk mendapat hasil pelaburan Latihan yang

sistematik adalah penting dan terdapat langkah-langkah tertentu yang organisasi perlu

mengambil dalam mengendalikan latihan dan pembangunan pekerja mereka. Langkah-

langkah ini bermula dengan mengenal pasti keperluan latihan, merancang dan

mengembangkan latihan yang sesuai untuk memenuhi keperluan, melaksanakan latihan

mengikut perancangan, dan menilai program latihan untuk menentukan sama ada keperluan

asal telah dicapai. Langkah-langkah ini lebih dikenali sebagai "kitaran latihan" dan banyak

penyelidik bersetuju bahawa langkah-langkah yang perlu bagi memastikan keberkesanan

latihan.

2. ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN

Banyak organisasi gagal untuk mengakui kepentingan langkah TNA dalam amalannya.

Beberapa kajian sebelum ini menunjukkan bahawa pendekatan untuk latihan telah sering

dijalankan secara tidak formal dan tanpa sistem dengan kebanyakan organisasi bergantung

sepenuhnya kepada pertimbangan pengurusan atasan untuk membuat keputusan latihan

seperti jenis latihan untuk melabur dalam dan pekerja yang menerima latihan. Terdapat bukti

juga menunjukkan latihan yang dijalankan dalam organisasi biasanya tidak strategik, sebagai

keperluan latihan telah tidak dinilai untuk menentukan bagaimana keperluan menyumbang

kepada objektif strategik.

218154 1


Antara langkah-langkah dalam kitaran latihan, analisis keperluan latihan (TNA) boleh

dianggap fasa yang paling penting dalam memastikan keberkesanan latihan yang dirancang.

TNA bukan sahaja memastikan bahawa pelaburan dalam latihan oleh organisasi membayar,

tetapi juga sebagai peringkat pertama dalam kitaran latihan, mengurangkan kesilapan

mungkin dibuat dalam program latihan.TNA perlu didekati secara sistematik dan secara

rasmi dengan mengikuti langkah-langkah tertentu dan memerlukan sekurang- kurangnya

peringkat organisasi pertama perlu dianalisis, diikuti dengan operasi kerja dan analisis

individu. Keperluan di setiap peringkat boleh dikenal pasti dengan menjalankan teknik-teknik

tertentu seperti peringkat organisasi, analisis tugas peringkat operasi dan kajian semula

prestasi peringkat individu.

Organisasi telah membelanjakan wang ke atas latihan tanpa analisis yang betul bagaimana

latihan seperti itu boleh membantu keperluan strategik mereka. Terdapat juga bukti latihan

yang dijalankan di organisasi biasanya tidak strategik, sebagai keperluan latihan telah tidak

dinilai untuk menentukan bagaimana keperluan itu menyumbang kepada objektif strategik

keseluruhan organisasi. Individu dianggap kompeten dalam bidang latihan menurut kuasa

mereka latar belakang kelayakan perlu sentiasa mengemas kini pengetahuan mereka untuk

mengelak daripada berpandukan TNA ketinggalan zaman.

Sastera yang sedia ada di TNA menunjukkan bahawa kebanyakan kajian telah dilakukan di

luar negara. Disebabkan oleh pelbagai budaya dan Negara perbezaan, penemuan daripada

kajian di atas mungkin tidak memaparkan penerangan mengenai sama TNA diamalkan di

Tenggara Asia khususnya di kalangan organisasi di Malaysia. Terdapat kajian agak sama

yang dijalankan walaubagaimanapun, skop kajian ini tidak khusus kepada TNA dan bahawa

organisasi yang digunakan dalam kajian mereka telah terhad kepada pembuatan tertentu dan

sektor perkhidmatan. Oleh itu, objektif kajian ini adalah dua kali ganda iaitu untuk

memberikan bukti empirikal mengenai teknik TNA digunakan di peringkat organisasi untuk

memeriksa sama ada wujudnya jurang antara teori dan amalan TNA khususnya di peringkat

organisasi.

Pengimbasan Organisasi juga boleh berlaku di pelbagai peringkat terperinci. Pada tahap-

perintah tinggi, pengimbasan melihat jumlah alam sekitar, dan pada tahap yang rendah-

218154 2


perintah, ia memberi tumpuan kepada bidang-bidang tertentu dan analisis mereka secara

terperinci. Hasil daripada pengimbasan, organisasi boleh disediakan dengan banyak latihan

perlu untuk bertindak balas kepada perubahan dalam persekitaran luaran. Teknik ini

melibatkan mengukur prestasi organisasi berasaskan empat perspektif yang seimbang seperti

kewangan, pelanggan, proses perniagaan dalaman, dan pembelajaran dan pertumbuhan.

Organisasi perlu mengenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman mengenai

organisasi mereka. Contoh kekuatan termasuk nama-nama jenama yang kukuh, paten dan

reputasi yang baik di kalangan pelanggan. Kelemahan-kelemahan, iaitu orang-orang yang

boleh menghalang organisasi daripada mencapai objektif mereka seperti kekurangan akses

kepada sumber-sumber semula jadi terbaik dan struktur kos yang tinggi. Peluang untuk

mengatasi kelemahan ini kemudiannya dikenalpasti dan contoh adalah keperluan pelanggan

tidak dipenuhi atau penyingkiran halangan perdagangan antarabangsa.

Akhir sekali, ancaman kepada sebuah firma boleh wujud dalam bentuk perubahan kepada

persekitaran luar, contohnya, perubahan cita rasa pengguna, kemunculan produk gantian atau

peraturan-peraturan baru. Analisis SWOT membantu syarikat mengenal pasti strategi dan

langkah-langkah untuk menangani keperluan mereka. Faktor politik adalah peraturan-

peraturan kerajaan dan isu-isu undang-undang yang di bawahnya organisasi mesti beroperasi.

Contohnya adalah dasar cukai, undang-undang pekerjaan, pemilikan kerajaan industri dan

sikap monopoli dan persaingan.

Faktor ekonomi menjejaskan kuasa beli pengguna yang berpotensi dan modal. Contohnya

ialah kadar inflasi, kadar faedah dan pertumbuhan ekonomi. Faktor sosial adalah aspek

demografi dan budaya di sebuah firma persekitaran makro luaran. Faktor-faktor ini memberi

kesan kepada keperluan pelanggan dan saiz pasaran berpotensi. Contoh faktor sosial adalah

kadar pertumbuhan penduduk, kesedaran kesihatan dan sikap terhadap kerja dan masa

lapang. Faktor teknologi boleh mengurangkan halangan kepada kemasukan, mengurangkan

tahap pengeluaran kecekapan minimum, dan pengaruh keputusan penyumberan luar.

Contohnya adalah aktiviti R & D, kadar perubahan teknologi, dan paten baru atau produk.

2.1 Dalam menjalankan TNA peringkat organisasi kaedah yang digunakan ialah:-

218154 3


a. Temubual: Saya mengadakan temubual bersama staf serta kru bahagian

pinjaman perumahan.

b. Soal selidik: Borang soal selidik telah diedarkan kepada staf dan pelanggan di

jabatan ini.

c. Laman web: Melayari laman web lebih lanjut

http://bpp.treasury.gov.my/web/index.phpt untuk memperolehi maklumat

terperinci mengenai aktiviti serta info yang dipaparkan.

TNA Kerajaan -Pelan Operasi Latihan- Jabatan Pinjaman Perumahan Malaysia

3. LATAR BELAKANG ORGANISASI

Penubuhan Jabatan Pinjaman Perumahan Malaysia telah pun dipersetujui dan diluluskan

dalam Mesyuarat Jemaah Menteri yang bersidang pada 15 Disember 2014 dengan geran

pelancaran permulaan berjumlah RM 500 juta. Fungsi utama pinjaman perumahan Malaysia

dan menguruskan Pinjaman Perumahan Untuk Penjawat Awam. Pada masa yang sama,

berperanan untuk melahirkan pengamal sosial yang berwibawa di kalangan pegawai dan

kakitangan serta pemimpin professional.Sebagai langkah awal, struktur organisasi, skop

tanggungjawab serta kaedah pelaksanaan program latihan bagi IKLIN telah digariskan untuk

menjadikannya lebih efisyen dan berkesan. Dalam kerangka, pentadbiran IKLIN akan

menumpukan kepada fungsi berikut melalui bahagian:

Bahagian-bahagian tersebut ialah:-

I. Bahagian Pengurusan;

II. Bahagian Kewangan ;

III. Bahagian Pembangunan Latihan.

3.2 MISI ORGANISASI

Melaksanakan dengan cekap dan berkesan semua dasar, strategi dan prosedur serta tindakan

inovatif kea rah perkhidmatan cemerlang.

3.3 VISI

Menjadi Sebuah Agensi Pembiaya Perumahaan Sektor Awam Yang Cekap.

218154 4


3.4 OBJEKTIF

Menguruskan pembiayaan perumahan awam secara professional, berintegriti dan berhemah

selaras dengan hasrat untuk membantu anggota sector awam memiliki rumah sendiri.

3.5 NILAI

Nilai yang dipupuk kepada kakitangan kerajaan adalah jujur, beramanah , berdedikasi dan

integriti dalam menguruskan kewangan awam.

3.6 PERANCANGAN STRATEGI

Perancangan strategi adalah untuk mengunakan sumber yang sedia serta pengurusan

kewangan yang bijak serta kaedah komunikasi yang efektif dalam menyelesaikan masalah.

3.7 PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN

1. Meluluskan permohonan pinjaman pertama yang lengkap dalam tempoh 3 hari

bekerja dari tarikh permohonan diterima.

2. Meluluskan permohonan pinjaman kedua (Pembelian Harta Kedua) yang lengkap

dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.

3. Meluluskan permohonan pinjaman kedua (Ubahsuai) yang lengkap dalam tempoh 21

hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.

4. Meluluskan permohonan pinjaman jenis VI yang lengkap dalam tempoh 21 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.

5. Menyempurnakan penerimaan gadaian/penyerahan hak dalam tempoh 7 hari

bekerja dari tarikh dokumen diterima.

6. Mengembalikan hak milik/penyerahan hak dalam tempoh 10 hari bekerja dari tarikh

fail diterima.

7. Mengeluarkan bayaran pinjaman dalam tempoh 21 hari bekerja dari tarikh

dokumen lengkap diterima dengan syarat harta telah dicagar

8. Memberi maklum balas terhadap aduan pelanggan dalam tempoh 5 hari

bekerja

3.8 FUNGSI UTAMA SEKSYEN PROSES & BAYARAN

218154 5


3.8.1 FUNGSI UNIT PROSES

Mendaftar Borang Permohonan Pinjaman Perumaha

Meluluskan Pinjaman Perumahan Pertama

Meluluskan Pinjaman Perumahan Kedua

Meluluskan Pinjaman Perumahan Kerja-Kerja Ubahsuai Rumah

Membatalkan Kelulusan Pinjaman Perumahan

3.8.2 FUNGSI UNIT BAYARAN

Menyediakan Dan Mengeluarkan Baucer Bayaran dan Baucer Pelbagai Ke atas Pinjaman Perumahan untuk :

I. Harta sekaligus

II. Melepaskan gadaian / Hutang Dari Bank

III. Bayaran peringkat Kesiapan / Kemajuan

IV. Tanah

V. Cek ganti

VI. Pampasan Kebakaran

VII.Premium Gadai Janji Dan Pemilik Rumah

VIII. Baki Kredit

4. STRATEGI LATIHAN

4.1 Perancangan Pelan Operasi Latihan di Bahagian Pembangunan Latihan, IKLIN adalah berdasarkan kepada strategi-strategi yang digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2010 iaitu:

I. Penyediaan peruntukan tahunan sebanyak sekurang-kurangnya (5%) daripada peruntukan emolumen untuk tujuan latihan.

II. Memastikan pegawai dan kakitangan di semua peringkat mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun.

218154 6


4.2 Disamping itu strategi latihan IKLIN juga untuk memberi perubahan positif ke arah budaya kerja cemerlang, berilmu dan berkemahiran.

4.3 Melahirkan masyarakat yang menghayati budaya hidup yang lebih positif dan mengamalkan nilai-nilai murni kehidupan.

4.4 Penyelesaian isu dan pengurusan konflik sosial yang berkesan.

4.5 Mewujudkan sistem jaringan perhubungan sosial (social networking) dan sistem penyampaian yang lebih berkesan.

4.6 Mengukur pencapaian dan pematuhan kepada ‘Star Rating’, NKRA dan KPI.

5. SASARAN STRATEGI

5.1 Melengkapkan pegawai dan kumpulan sokongan dengan pengetahuan, kemahiran dan personaliti yang sentiasa positif dan cemerlang.

5.2 Mempunyai kesedaran dan tanggungjawab sosial kepada masyarakat.

5.3 Melahirkan pegawai, kakitangan yang berwibawa di dalam mengesan isu dan menyelesaikan konflik sosial dengan cekap dan berkesan.

5.4 Melahirkan pegawai, kakitangan yang mempunyai keyakinan tinggi di dalam menjalankan urusan berkaitan dengan jabatan.

6. PELAKSANAAN LATIHAN

Pelaksanaan latihan dijalankan berdasarkan dan mengikut peringkat-peringkat seperti berikut:

6.1 Keperluan Latihan.

6.1.1 Pelaksanaan latihan adalah melalui kaedah Analisa Keperluan Latihan (Training Need Analisis). Kaedah ini digunakan bagi mengkaji keperluan latihan dalam menentukan objektif dan pendekatan latihan yang berkesan, merangka dan membangunkan latihan yang berkesan seterusnya menilai keberkesanan program latihan yang dijalankan dengan lebih sistematik dan berkesan. Pengumpulan data dan maklumat untukmenggunakan kaedah Goal Analysis, Performance Gap Analysis dan Task Analysis. Keseluruhannya kaedah ini membantu meningkatkan kualiti latihan pegawai dan kakitangan Jabatan Pinjaman perumahan dan dapat

218154 7


menilai program latihan yang dijalankan dengan sistematik dan berkesan di samping mencapai objektif iaitu melatih pegawai dan kakitangan jabatan .

7. PENILAIAN LATIHAN.

Penilaian latihan di Bahagian Pinjaman perumahan berdasarkan kepada berikut:

(a) Input yang diberikan oleh peserta melalui Borang Penilaian Kursus yang diedarkan semasa kursus. Aspek yang dinilai adalah merangkumi 6 eleman berikut iaitu:

I. Pencapaian Objektif Kursus

II. Penambahan pengatahuan selepas kursus

III. Isi Kandungan Kursus

IV. Teknik Latihan

V. Pengurusan Kursus

VI. Penilaian Penceramah.

(b) Penilaian fizikal oleh penyelaras kursus terhadap agensi/penceramah/peserta melalui laporan keberkesanan kursus yang dijalankan.

(c) Penilaian sebelum dan selepas program ke atas peserta dilaksanakan meliputi pengetahuan, kemahiran dan sikap melalui penyelia atau pengarah masing-masing bagi tempoh enam (6) bulan.

8. PEMANTAUAN LATIHAN

8.1 Keperluan Latihan Pegawai.

Setiap tahun bahagian sumber manusia perlu menyediakan keperluan latihan anggota masing-masing mengikut formet tertentu bagi memantau keperluan latihan diperingkat pegawai dan kakitangan. Formet tersebut diguna bagi tujuan memantau kehadiran kursus tujuh (7) hari setahun.

8.2 Buku Log latihan.

Kaedah kedua yang digunakan ialah penggunaan Buku Log Latihan. Melalui kaedah ini kehadiran pegawai dan kakitangan ke program tertentu direkod serta disahkan oleh pegawai dan dikira sebagai kehadiran ke kursus. Cara ini memberi peluang pegawai dan kakitangan yang tidak berkesempatan menghadiri kursus-kursus formal, mencukupkan tempoh berkursus masingmasing.

218154 8


8.3 Laporan Kehadiran Kursus

Peserta-peserta yang telah menghadiri kursus anjuran Bahagian akan didaftar dalam buku log latihan.

8.4 Mesyuarat Bahagian Pembangunan Latihan Mesyuarat bahagian akan bertindak bagi memantau pelaksanaan kursus dan kehadiran peserta. Selain itu laporan juga disediakan kepada Jawatankuasa Latihan.

9. KSA YANG DIKENAL PASTI

Berdasarkan analisi organisasi BPP, TNA yang dikenalpasti ialah seperti berikut:-

Pertukaran Staf BPP perumahan- sekiranya bilangan pengrekrutan adalah besar, maka

besarlah kehendak latihan dalam kemahiran bekerja dan latihan pengenalan.

Perubahan dalam teknologi- sistem dan proses baru memerlukan staf yang terlatih

dalam penggunaannya, banyak sistem yang gagal bukan kerana masalah teknikal,

tetapi tiada latihan yang disediakan untuk pekerja menggunakan teknologi.

Perubahan dalam kerja- kerja akan berubah mengikut masa, terutamanya perubahan

dalam organisasi, maka pekerja perlu dilatih untuk menerima perubahan.

Perubahan dalam perundangan- perubahan dalam perundangan atau peraturan

kerajaan bermakna berlakunya perubahan baru dalam sistem dan pendekatan yang

digunakan sebelum ini.

Pembangunan ekonomi – jabatan begitu prihatin dalam pengurangan kos dan

peningkatan keuntungan dimana ia memerlukan pekerja yang terlatih yang mana

mempunyai pelbagai kemahiran supaya mereka dapat digunakan dengan fleksibal dan

sepenuhnya.

Corak kerja yang baru- memberikan kelonggaran kepada organisasi dan pekerja

supaya mereka dapat mempelajari kemahiran yang baru.

Tekanan pasaran- keperluan untuk bertahan dalam pasaran, bermakna organisasi perlu

memastikan pekerja mengetahui teknologi terkini dan mempunyai kemahiran untuk

pembaharuan.

218154 9


Polisi sosial- penswastaan, bermaksud, pihak pekerja awam perlu mempelajari

kemahiran yang komersil.

Aspirasi pekerja- keperluan untuk mengekalkan pekerja dengan menawarkan latihan

dan pembangunan.

Perubahan perlaksanaan- di mana terdapat perubahan yang significant di dalam

bahagian-bahagian yang tertentu dalam organisasi.

Keseimbangan peluang- pihak organisasi perlu menganjurkan program latihan bagi

memastikan sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, wanita tidak

diabaikan terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.

10. ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN DALAM ORGANISASI BPP

10.1 Kesediaan Pekerja BPP

Memastikan peserta bersedia menjalani latihan bermotivasi dan berupaya untuk belajar. Yang

mana pada peringkat ini adalah perlu mengenalpasti peserta ataupun pekerja yang harus

diberikan latihan dan juga memastikan peserta tersebut juga bersedia untuk melalui proses

latihan yang bermotivasi serta berupaya untuk belajar. Contohnya dalam pemilihan peserta

tersebut, salah satu yang harus dikenalpasti pada peserta untuk memastikan peserta tersebut

bermotivasi dan berupaya untuk belajar adalah usia. Ini adalah kerana selalunya peserta yang

sudah lanjut usia akan sukar untuk belajar berikutan ia telah mempunyai satu sistem bekerja

ataupun satu cara bekerja yang sudah diamalkan untuk sekian lamanya yang mana pada

peringkat ini mereka akan sukar untuk melalui proses pembelajaran ataupun latihan berikutan

usia yang sudah lanjut disamping mereka yang lebih berusia selalunya sudah mempunya

tanggungjawab rumahtangga yang dijadikan keutamaan yang mana ini menjadi salah satu

punca dimana motivasi mereka agak berkurangan.

10.2 Persekitaran Pembelajaran

Untuk mewujudkan persekitaran pembelajaran yang sesuai agar objektif program tercapai. Ini

adalah penting kerana dalam satu proses pembelajaran persekitaran memainkan peranan yang

amat penting. Persekitaran yang dapat menarik perhatian peserta akan menyebabkan peserta

melalui proses pembelajaran dengan lebih mudah dan pantas. Contohnya sekiranya

218154 10


pembelajaran yang dijalankan dalam kelas untuk teori, persekitaran yang perludiwujudkan

ialah suatu persekitaran yang memudahkan komunikasi dan interaksi antara pengajar dan

pelajar. Oleh yang demikian bilangan peserta harus dikurangkan keerana ini akan

memudahkan interaksi dan komunikasi dalam kelas tersebut. Selain itu ia juga memudahkan

pengajar mengawal peserta di dalam kelas tersebut. Ini adalah kerana secara logiknya seorang

tenaga pengajar tidak akan mampu memberikan perhatian kepada semua peserta, oleh yang

demikian semakin ramai peserta semakin kurang kemampuan untuk seorang tenaga pengajar

mengawalnya.

10.3 Pemindahan Latihan

Melibatkan pemindahan latihan bagi memastikan peserta berpeluang menggunakan perkara

yang dipelajari dalam program latihan di tempat kerja mereka. Pada peringkat ini selepas

melalui proses latihan samada secara teori mahupun praktikal, peserta atau pun pekerja tadi

diletakkan di posisi yang telah mereka dipersiapkan melalui latihan pada peringkat sebelum

ini, yang mana pada peringkat ini merupakan situasi sebenar yang mana peserta berada dalam

situasi sebenar tanpa ada tenaga pengajar untuk memberi tunjuk ajar.

Dapat dirumuskan pada peringkat ini adalah satu proses pemindahan dimana apa yang

dipelajari samada secara teori mahupun praktikal kepada satu tindakan bersendirian tanpa

tunjuk ajar dari tenaga pengajar lagi. Yang mana apapun tindakan yang dilakukan adalah

berasaskan penilaian atau rasional sendiri dalam menjalankan tugas mahupun perana bagi

mencapai matlamat ataupun objektif organisasi.

10.4 Perancangan Penilaian

Seterusnya penilaian program perlu dirancang untuk mengukur keberkesanannya. Selepas

para peserta atau pekerja menjalankan latihan dan kemudian diletakkan pada satu situasi

sebenar, perancangan penilaian perlu diteliti bagi menguji keberkesanan latihan tersebut

dijalankan. Di sini akan diteliti apa yang telah diajarkan kepada para peserta atau pun pekerja

tadi dapat dipelajari oleh para peserta. Oleh itu satu perancangan untuk menilai kebersanan

latihan itu harus dijalankan. Dalam membuat penelitian ini, haruslah diambil kira apa yang

telah diajarkan ataupun yang telah dilatih kepada para peserta sebelum ini bagi memastikan ia

dapat dinilai.

Secara konklusinya, penilaian harus dirancang berasaskan apa yang telah diajarkan

218154 11


ataupun latihan yang telah diberikan semasa proses latihan sebelum ini bagi menilai

sejauhmana keberkesanan latihan yang telah diberikan.

10.5 Kaedah Latihan

Pemilihan kaedah dan teknik latihan yang sesuai berdasarkan kepada objektif dan

persekitaran pembelajaran. Pada peringkat ini kaedah latihan ataupun teknik latihan itu

dipilih bagi memastikan objetif organisasi dapat dicapai dengan berasaskan objektif latihan

dan persekitaran pembelajaran pada peringkat sebelumnya. Contohnya hasil daripada

temubual bersama staf (mengurus kaunter) Bank Islam, teknik latihan ataupun kaedah latihan

yang dipilih adalah untuk memastikan beliau dapat membantu para pelanggan menjalankan

transaksi di kaunter dengan mengajarkan beliau cara melaksanakan transaksi tersebut dengan

menggunakan sistem komputer yang diguna pakai oleh Bank Islam. Setiap transaksi

mempunya perbezaan kod- kod bagi mengklasifikasikan setiap transaksi dan setiap transaksi

mempunyai debit dan kredit yang tersendiri sama seperti dalam prinsip perakaunan. Antara

contoh transaksi yang dijalankan di kaunter tersebut adalah seperti membuat penyimpanan

wang ke dalam akaun simpana sendiri, simpanan ke dalam akaun semasa, pembayaran bil

astro, pengiriman wang dan lain-lain.

Teknik ataupun kaedah yang digunapakai oleh Bank Islam ialah teknik pengulangan yang

mana saya diajar berulangkali membuat tiap satu transaksi bagi memastikan beliau dapat

mengingati setiap kod transaksi dan prosedur transaksi agar tidak berlaku kesilapan pada

setiap transaksi yang akan

dijalankan oleh pelanggan. Dengan menggunakan teknik ini, para pekerja di bank islam

Berhad dapat mengingati setiap kod dan mengikut setiap langkah yang telah dilatih dengan

lancar kerana ia telah dilakukan berulang kali yang menyebabkan para pekerja dapat

menghafal setiap langkah dan juga setiap kod transaksi.

Boleh dirumuskan kaedah ataupun teknik latihan dapat dipilih berdasarkan objektif

latihan dan juga persekitaran pembelajaran bagi memastikan objektif dapat dicapai.

11. TNA PEKERJAAN

11.1 Pekerjaan 1:-

218154 12


Penerimaan borang permohonan pinjaman, penolakan, kelulusan pinjaman pertama/ kedua / ubahsuai

Berdasarkan analisis terhadap aliran kerja diatas, KSA yang diperuntukan untuk menjalankan tugas penerimaan borang permohonan pinjaman, penolakan, kelulusan pinjaman pertama/ kedua / ubahsuai dengan berkesan ialah:-

a) Pengunaan teknologi canggih serta software yang berkesan adalah amat penting untuk menjalankan tugas ini. Ia berupaya mengemaskini setiap perkembangan terkini seperti biodata peminjam, dan serta merta boleh member pandangan tentang maklumat peminjam dengan terperinci.

b) Memastikan semua proses termasuk meluluskan/penolakan permintaan perlu dijalankan dalam masa yang terpantas walaupun biodata peminjam perlu disemak mengambil masa agak lama. Ini adalah kerana perkara ini mampu boleh meringankan beban peminjam dan beliau boleh meneruskan kaedah lain jika penolakan dibuat keatasnya atau boleh meneruskan pinjaman jika telah diluluskan. Perkara ini juga boleh menjimatkan masa peminjam.

c) Syarat-syarat peminjaman sentiasa dikemaskini dan perlu dipaparkan dilaman web dan juga disebarkan dalam media massa.

11.2 Pekerjaan 2

Penerimaan borang surat setuju terima tawaran pinjaman (LE) dan pengeluaran surat

notis pengembalian (LE).

Berdasarkan analisi terhadap aliran kerja diatas, KSA yang diperuntukan untuk menjalankan

tugas penerimaan borang surat setuju terima tawaran pinjaman (LE) dan pengeluaran

surat notis pengembalian (LE) dengan berkesan ialah:-

a) Memerlukan pegawai yang berupaya merancang,mengorganisasi,mengawal,mengarah dan mengelolakan untuk melakukan tugas ini dengan sempurna

b) Memerlukan nilai ilmu dan kemahiran melalui tunjuk ajar adalah lebih utama. Pengurusan yang bersifat humanistik pasti dihormati di mana para pegawai BPP prhatin pada perbezaan kemampuan setiap pegawai bawahan. Oleh itu sikap mengambil berat dan berkongsi masalah

secara terbuka dapt menjalankan pekerjaan ini dengan berkesan.

11.3 Pekerjaan 3

Kebenaran ambilalih pinjaman peminjam yang melanggar syarat pinjaman berdasarkan

analisi terhadap aliran kerja diatas, KSA yang diperuntukan untuk menjalankan tugas

218154 13


Kebenaran ambilalih pinjaman peminjam yang melanggar syarat pinjaman dengan berkesan

ialah:-

KSA yang diperlukan adalah dapati bahawa tempoh untuk pos surat kepada peminjam

dan penerimaan borang permohonan adalah agak lama.Perkara ini mampu merugikan

masa proses pinjaman. Ia perlu dipendekan tempohnya untuk mempercepatkan proses

pinjaman

11.4 Masalah Dalam TNA Pekerjaan Terdapat beberapa masalah yang wujud untuk

melaksanakan pekerjaan. Antaranya ialah:-

a) Keseluruhan daripada penilaian diri subjek individu melaporkan bahawa mereka

mempunyai minat, pengetahuan dan kemahiran yang tinggi, tetapi mempunyai

masalah mengawal sikap kerana wujud tekanan dari persekitaran, dan ianya berkaitan

dengan ruang pejabat yang sempit, perkakasan pejabat yang tidak mencukupi

menyebabkan pekerja perlu berkongsi serta penyelenggaraan pejabat yang amat teruk

dan tidak selesa dalam menjalankan pekerjaan seharian mereka. Ia boleh diselesaikan

dengan cara menambahbaik persekitaran pejabat, dan latihan maksima pun mungkin

tidak akan membawa kesan jika keadaan persekitaran tidak diperbaiki, kecualilah

kakitangannya dibrain-wash, dan disetkan agar sedia menerima apa jua keadaan

dengan tenang.

b) Mempunyai masalah dalam proses pelupusan fail dan pengendalian dokumen

terperingkat (mendaftar dokumen terperingkat di dalam buku daftar rahsia). TNA

tidak dijalankan dan bagi menyelesaikan masalah, konsultan dalam bidang

pengurusan fail dipanggil bagi membantu. Walaupun latihan diberikan, tetapi

nampaknya selepas latihan dijalankan ia seolah-olah kurang berkesan, Ia berpunca

dari kecuaian pentadbir latihan yang tidak mengenalpasti keperluan sebenar latihan

dan seterusnya menyebabkan pekerja tersebut gagal membangunkan objektif modul

latihan yang benar-benar tepat dan bersesuaian dengan kakitangan beliau. Konsultan

yang berkenaan telah melatih pelatihnya dalam kesemua aspek pengurusan fail,

termasuklah perkara yang sedia diketahui dan dikuasai, dan gagal memberi penekanan

kepada aspek-aspek yang menjadi kelemahan pelatihnya. Sepatutnya, hanya topik

218154 14


pelupusan fail dan pengendalian dokumen terperingkat diberi penekanan dan latihtubi

tetapi apa yang berlaku adalah sebaliknya.

11.5 TNA INDIVIDU

a) Temubual: Saya melakukan proses menemu bual bersama pegawai teknologi

maklumat.

b) Laman web: Melayari laman web lebih lanjut

11.6 Hasil temuramah seorang penyelia Pegawai Teknologi Maklumat di organisasi BPP.

tanggungjawab beliau dalam tugasan ialah:-

I. Melaksanakan dasar, operasi dan sumber kewangan b a g i f u n g s i jawatan yang

disandang

II. Merancang pelaksanaan dan pengawalan sumber

III. Menjalankan tugas-tugas keurusetiaan.

IV. Desk Officer bagi tugas yang dijalankan

V. Penyeliaan staf sokongan di bawah seliaan

VI. Membimbing dan memberi khidmat nasihat.

11.7 TNA yang dikenalpasti

I. Pelaksanaan program mengikut perancangan.

II. Pelaksanaan mesyuarat menepati masa dan peraturan yang ditetapkan

III. Pelaksanaan tugas menepati masa, keberkesanan kos dan mematuhi piawai yang

Ditetapkan.

IV. Pelaksanaan tugas menepati masa, keberkesanan kos dan peraturan yang ditetapkan

V. Banyak kes/ masalah dapat diselesaikan dalam tempoh terdekat

VI. Pengurusan organisasi berjalan lancar

VII. Banyak kajian/ penyelidikan dibuat

218154 15


11.8 Masalah TNA individu

Kebolehan menyediakan/ menulis kertas kerja/minit mesyuarat/laporan.

Asas ICT Komunikasi Berkesan yang memerlukan kepeakaran untuk menyelesaikan

konflik uang susah.

Kebolehan menilai dan menyelesaikan masalah tanpa bergantung pihak lain.

Penyeliaan pengurusan pengawalan Kepintaran emosi yang efektif.

Motivasi dan kepimpinan ke atas pasukan termasuklah kakitangan seliaan.

Kemahiran berkomunikasi, menyoal dan mendengar, membina kepercayaan, empati

dan kesefahaman pasukan bersama kakitangan seliaan.

Mengenalpasti kerja dan memberi arahan, membuat pembahagian tugas dan

penurunan kuasa, mengukur pelaksanaan kerja, menyemak dan mengemaskini status

kerja serta mengurus berdasarkan objektif (management by objective)

Mengendalikan kaunseling, mengurus konflik, mengawal disiplin, membantu dan

membolehkan kakitangan seliaan menghadapi cabaran.

Melatih dan membimbing orang lain, mengenalpasti keperluan latihan.

Perancangan dan pelaksanaan objektif serta sasaran kerja tahunan, untuk diri sendiri

dan kakitangan seliaan.

Mengurus perhubungan, antara-jabatan/unit, rakan sejawat, pengurusan atasan,

kakitangan seliaan, kemahiran mendapatkan kelulusan bagi aktiviti/projek, kemahiran

melakukan perubahan.

11.9 KSA YANG DIKENAL PASTI

Rumusan TNA yang dikenalpastibagi Organisasi BPP (peringkat organisasi, pekerjaan, individu).

a) Pihak organisasi perlu menganjurkan pelbagai program latihan bagi memastikan

sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, dimana tidak diabaikan

terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.Hasil latihan ini

dapat meningkatkan kecekapan pihak tersebut untuk menghasilkan kualiti hasil kerja

yang efektif.

218154 16


b) Mengendalikan kaunseling, mengurus konflik, mengawal disiplin, membantu dan

membolehkan kakitangan seliaan menghadapi cabaran.

c) Memerlukan penguasaan untuk mengaplikasikan penggunaan teknologi yang tinggi

akan meningkatkan kualiti kerja dengan lebih cekap.

d) Perlu menyediakan persekitaran yang bebas daripada gangguan/masalah.

e) Fail meja yang efektif, ringkas dan padat amat dialu alukan untuk meningkatkan hasil

kerja yang berkualiti.

12. KALENDAR LATIHAN

Kalender latihan bagi Jabatan pinjaman perumahan Malaysia

PERANCANGAN LATIHAN TAHUN 2015

Bil Kod Nama Kursus Kumpulan

SasarAN

Bil

Peserta

Tarikh Angaran Kos

1. A001 Kursus

Pembangunan

Sahsiah Diri Bil.1

Kumpulan

Pengurusan &

Profesional

40 1-4 Jun

2015

RM 10,0000

2. A002 Kursus

Pembangunan

Sahsiah Diri Bil.2

Kumpulan

Sokongan

40 27-30

Julai

2015

RM 10,0000

3. A003 Kursus

Pembangunan

Sahsiah Diri Bil.3

Terbuka 40 3-6 Ogos

2015

RM 10,0000

4. B001 Kursus Pengurusan

Masa dan

Penyelesaian

Masalah Bil.1

Pengarah 40 10-13

Ogos 2015

RM 10,0000

5. B002 Kursus Pengurusan

Masa dan

Penyelesaian

Terbuka 40 17-20

Ogos 2015

RM 10,0000

218154 17


Masalah Bil.2

6. C001 Kursus Pengurusan

Stres

Kumpulan S 40 24-27

Ogos 2015

RM 10,0000

7. D001 Kursus Tatacara

Penggunaan

Emel/Internet dan

Keselamatan ICT

Bil.1

Pegawai yang

terlibat

40 7-10 Sept

2015

RM 10,0000

8. D002 Kursus Tatacara

Penggunaan

Emel/Internet

40dan Keselamatan

ICT Bil.2

Terbuka 40 28 Sept – 1

Okt 2015

RM 10,0000

9. E001 Kursus

Transformasi

Pasukan Bil.1

Terbuka 40 5-8 Okt

2015

RM 10,0000

10. E002 Kursus

Transformasi

Pasukan Bil.2

Pegawai yang

terlibat

40 19-22 Okt

2015

RM 10,0000

11. F001 Kursus Pengurusan

Fail dan Rekod

Bil.1

Kump

Pengurusan &

Profesional

dan

Sokongan 1

40 26-29 Okt

2015

RM 10,0000

12. F002 Kursus Pengurusan

Fail dan Rekod

Bil.2

Terbuka 40 2-5 Nov

2015

RM 10,0000

13. F003 Bengkel

Penyediaan Manual

Pegawai yang

terlibat

40 7-10 Dis

2015

RM 10,0000

218154 18


Prosedur Kerja

(MPK)

14. F004 Kursus Penyediaan

Dokumen Rasmi

Bil.1

Kump

Pengurusan &

Profesional

dan

Sokongan 1

40 11-15 Jan

2016

RM 10,0000

15. F005 Kursus Penyediaan

Dokumen Rasmi

Bil.2

Terbuka 40 18-22 Jan

2016

RM 10,0000

16. G001 Kursus Pengurusan

Kewangan Bil.1

pengarah 40 15-19 Feb

2016

RM 10,0000


Kewangan Bil.2

Kump

Pengurusan &

Profesional 1

40 7-10 Mac

2016

RM 10,0000


Kewangan Bil.3

Kump

Pengurusan &

Profesional 2

40 21-24 Mac

2016

RM 10,0000


Kewangan Bil.4

Kump

Pengurusan &

Profesional

dan

Sokongan 1

40 11-14 Apr

2016

RM 10,0000


Kewangan Bil.5

Terbuka 40 9-12 Mei

2016

RM 10,0000

800 RM 200,000

13. KESIMPULAN

218154 19


Kesimpulannya menunjukkan bahawa kajian ini telah melaporkan bahawa "amalan

TNA adalah agak selaras dengan apa yang dirancangkan. Terdapat bukti prosedur sistematik

hadir dalam organisasi untuk memilih peserta latihan dengan penglibatan pelbagai pihak.

Selain itu, organisasi perlus mengamalkan beberapa kaedah pengumpulan data formal dan

teknik untuk menganalisis keperluan latihan organisasi walaupun terdapat pelbagai jadual

yang digunakan kemungkinan kurang canggih dan melibatkan analisis yang minimum. Ini

akan menyebabkan hakikat bahawa lebih daripada separuh daripada responden telah

menghadiri kursus tentang bagaimana untuk menjalankan TNA dan mereka juga mempunyai

kelayakan yang relevan dengan bidang HRM / HRD.

218154 20

Documents

ASSIGNMENT PENGURUSAN lLATIHAN DALAM ORGANISASI.doc