Presentacin de PowerPoint

AUDITORIA DE GESTIONCONTROLLos administradores desean tener un sistema adecuado y efectivo de controles que los asistan para asegurarse de que los sucesos se conformen a los planes. En ocasiones no se comprende que los controles utilizados por los administradores deben ser diseados para a tarea y persona especfica a las que se propone servir. Si bien el proceso bsico y los fundamentos del control son universales, el sistema real requiere un diseo especial.Lo controles para que funcionen deben ser adaptados a los planes y posiciones, a los administradores como individuos y sus personalidades, y a las necesidades de eficiencia y efectividad.

ADAPTAR LOS CONTROLES A LOS PLANES Y PUESTOSTodas las tcnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseados. Tambin ser adaptados a los puestos. Lo que ser apropiado para un vicepresidente a cargo de manufactura ciertamente no ser adecuado para un supervisor de taller. Los controles tambin deben reflejar la estructura de la organizacin, mostrando quin es responsable de la ejecucin de los planes y para cualquier desviacin de los mismos.

ADAPTAR LOS CONTROLES A LOS ADMINISTRADORES INDIVIDUALESLos controles se deben adaptar a los administradores individuales. Los sistemas de control y la informacin, por supuesto, tienen el propsito de ayudar a los administradores individuales a desarrollar su funcin de control. Si son del tipo de un gerente no pueda comprender, no sern tiles. Los individuos no confan en los que no pueden comprender. Y no utilizan, en lo que no confan.

DISEAR CONTROLES PARA SEALAR EXCEPCIONES EN PUNOS CRTICOSEl control eficiente requiere que los administradores busquen excepciones en tanto que el control efectivo requiere que presten atencin primaria a las cosas que son ms importantes.

AGILIZAR LA FLEXIBILIDAD DE LOS CONTROLESLos controles deben continuar siendo funcionales ante el cambio de planes, circunstancias imprevistas o fracasos rotundos. Si los controles han de permanecer efectivos a pesar de un fracaso o cambios de planes inesperados, deben ser flexibles.

La necesidad de un control flexible se puede ilustrar con facilidad. Un sistema presupuestal puede proyectar un cierto nivel de gastos y conocer autoridad a los administradores para contratar mano de obra y comprar materiales y servicios a ese nivel.

ESTABLECER CONTROLES QUE LLEVEN A ACCION CORRECTIVAUn sistema adecuado revelar dnde ocurren las fallas y quin es responsable de ellas y garantizar que se tome una accin correctiva. El control slo se justifica si las decisiones de los planes son corregidas mediante planeacin, organizacin, integracin de personal y direccin adecuados.

DEFINICION DE AUDITORIA DE GESTIONEs un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humanos fsicos. William P. Leonard.

Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objetivo de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras. E. Hefferon.

En consecuencia se percibe a la auditoria administrativa en el campo de auditoras independientes de la administracin; se usan trminos que tienen la intencin de connotar el contexto de atestiguacin de la auditoria administrativa.

Atestiguacin. Se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la accin de una tercera: el atestiguador.

NECESIDAD DE LA AUDITORIAEn las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin.Con el desarrollo dela tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar de manera adecuada la informacin administrativa, as como su exactitud. Adems de los registros financieros de un organismo, es necesario auditar tambin los medios de que se vale la direccin superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la informacin que se suministra para la planeacin (estrategia y tctica), la organizacin, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa.En la actualidad es cada vez mayor la necesidad, por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditora administrativa funcional, procesal).La calidad delos procesos mediante los cuales opera un organismo (auditora analtica).

ANALIZAR EL CRITERIO PARA UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVALa auditora debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se defina lo objetivo como desprendido, imparcial y sin prejuicios.

La auditora debe tener relacin con el presente y el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relacin con el futuro, una auditora no puede hacer un pronstico; sin embargo, esto no quiere decir que le futuro se ignore totalmente. La auditora administrativa es constructiva.

ESTABLECER NORMAS DE DESEMPEOPara desarrollar una auditora administrativa, un prerrequisito importante es la formulacin de normas de desempeo admirativo que pueden expresarse en trminos especficos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propsito principal que la direccin superior busca es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administracin establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

Un primer paso para la creacin de medidas de control podr consistir en identificar los diversos factores de control administrativo dentro de la empresa.

FACTORES INTERNOS1. Sistema de planeacin.Planeacin estratgica y tctica.Fijacin de: objetivos planes polticas.Establecimiento de: procedimientos programa presupuestos.

3. Sistema de organizacin.Divisin del trabajo.Jerarquizacin.Departamentalizacin.

4. Sistema de direccin.Mando o autoridad.Motivacin.Comunicacin.Supervisin.

FACTORES INTERNOS

4. Sistema de control.Establecimiento de normas.Comparacin de resultados.Medicin y correccin.

5. Sistemas operacionales.Produccin.Ventas.Compras y abastecimiento.Crdito y cobranza.Recursos humanos.Finanzas.

6. Factor analtico.Sistemas y procedimientos.Actividades.Simplificacin administrativa.FACTORES EXTERNOS

7. Medio ambiente.Funcin social.Mercados.Competencia.

Dentro de los seis factores internos pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administracin y la calidad de los proceso mediante los cuales se opera. El ltimo factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo como el medio ambiente social, econmico y poltico en el cual opera la empresa.

ELABORAR INFORMES DE AUDITORIAEs necesario establecer un mtodo de informes de auditora administrativa con el propsito de que el auditor pueda contar con un medio de informacin estructurado para dar a conocer los resultados de su anlisis.

El informe debe ser elaborado de manera sistemtica, para ello conviene considerar los aspectos siguientes:

Planeacin del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qu se va a escribir, para lo cual se debern determinar dos cosas:Quin lo va a leer?Qu uso va a tener?

Organizacin del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la seccin inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el nmero de secciones o partes depende de su dimensin y su complejidad.

Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe:

A. Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:PortadaCarta de presentacinPrefacioSumario

B. Informe (contenido principal). En esta parte se incluirn breves comentarios sobre el propsito de la auditora, especificacin del alcance, mtodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado.

Para los informes de auditora se recomienda el siguiente contenido:

Deficiencias de las reas funcionalesDeficiencias de la admiracin generalApreciacin de la empresaConclusiones y recomendacionesC. Material complementario. Se incluir la informacin diversa, til a algunos lectores del informe, pero no esencial para la exposicin bsica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los ms comunes estn los siguientes:GrficasCuadrosFormasDiagramas de flujosCuestionariosHojas de trabajoHojas de datos (entrevistas)Programas de trabajo

El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de arlo por terminado.