Automomous ProcurementDas nächste Level in der digitalen Transformation

Thomas DieringerJAGGAER

23. April 2020

© Copyright 2019 JAGGAER – All Rights Reserved

Inhalt

‣ Wie Sie Möglichkeiten finden, noch mehr Arbeitsschritte im Einkauf zu automatisieren

‣ Was ein autonomer Einkauf für Ihren langfristigen Geschäftserfolg bedeutet

‣ Wo funktioniert Automomous Procurement (und wo nicht)

‣ Warum es wichtig ist, JETZT zu beginnen, um auch in zehn Jahren erfolgreich zu sein

‣ Wie JAGGAER Sie auf Ihrem Weg zum autonomen Einkauf unterstützen kann

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Vorstellung

3

Lebenslauf:

▪ 2019: Geschäftsführer JAGGAER Europe

▪ 2017: Übernahme der BravoSolution

▪ 2017: Merger mit JAGGAER USA

▪ 2001: Gründung von POOL4TOOL

▪ 1994 – 2001: Aufbau eines Kunststoffspritz-gussunternehmens für Consumer Electronic und

Automotive (heute Nolato)

▪ 1987 bis 1994: Aufbau des IT-Unternehmens

Ecodata in Osteuropa (heute itelligence)

Thomas Dieringer, President Europe

JAGGAER – der globale Marktführer im Bereich Procurement-Software

4

2,000+ Kunden weltweit400 Kunden in DACH

420 MilliardenSpend pro Jahr

auf der Plattform

4 MioLieferantenim Netzwerk

3 Million User

In den Branchen Manufacturing, Government,Life Sciences and Commercial companies

1,100+ MitarbeiterMit Büros in USA, Südamerika,Europa, Asien und im Mittleren Osten

38 Patente

+250Neue Kunden

in 2019

Im BereicheProcurement

20+ JahreErfahrung im

Bereich Procurement

Globale Best-Practice für unsere Kunden

Agenda

1. Wo stehen wir heute

2. Welche Anforderungen gibt es

3. Die 4 Steps der digitalen Transformation

4. Was heißt „Automomous Procurement“

5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

5

Wo stehen wir heute

6

✓Dedicated Procurement Functions

✓Described Procurement Processes

HistoricProcurement

Klassischer Einkauf ✓Demand-Planning

✓Market analyses

✓ Risk analyses

✓ Category strategies

✓ Supplier development strategies

✓Matrix organizations (Lead buyer vs. Project buyer)

StrategicProcurement

Materialgruppen-strategien

✓ Spend-Analyses

✓ Spend Categorization

✓ Bundling

✓ Arbeitsteilungstrategisch/operativ

StructuredProcurement

Materialgruppen-management

✓ Supplier Management (SRM)

✓ Supplier Development

✓ Sourcing (RFQ)

✓ Contract Management

✓ eProcurement -eCatalogue

✓Quality Management

✓ SCM

✓ Invoicing

✓ Analytics

AutomatedProcurement

IT-Support für dieAutomatisierung

manueller Prozesse

Wo stehen wir heute

7

✓…

✓…

✓…

AutomatedProcurement

IntelligentProcurement

DigitalProcurement

AutonomousProcurement

IT-Support für dieAutomatisierung

manueller Prozesse

Heute verfügbare Datenquellen

8

Wie sieht die Datenlandschaft meistens aus

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Multiple ERP-Systems

Business Warehouse

CAQ-System

BusinessIntelligence

ProcurementDashboard

ForecastData

RiskAnalytics

SourcingAwarding Sheet

SourcingDecision Sheet

MarketAnalyses

CategoryStrategy

ImprovementActions

SupplierProfile

Savings-Tracking(Targets)

Für die Digitalisierung ist es wichtig, alle Daten aus einem zentralen Data Lake abrufenzu können!

Strukturierte Daten Unstrukturierte Daten

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Wir stehen erst am Anfang einer Reise!

Agenda

1. Wo stehen wir heute

2. Welche Anforderungen gibt es

3. Die 4 Steps der digitalen Transformation

4. Was heißt „Automomous Procurement“

5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

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Einkaufsorganisation im Wandel der Zeit

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CPOEinkaufs-

leiter

SCM(Operativer

Einkauf)

Processes & Tools

Lieferanten-entwicklung(Qualität)

Zentral-einkauf

(Indirekter Einkauf)

Lead-Buyer Buyer

Direkter Einkauf

Lead-BuyerBuyer

Business Unit 1

BuyerBusiness

Unit 2

BuyerBusiness

Unit 3

Unternehmen haben heute den Fokus auf... Mehr Effizienz Projekte mit großem Business Impact bessere Entscheidungen unter Einbeziehung sämtlicher relevanter Faktoren

Sourcing-Prozess im RFQ-Tool

Einflussfaktoren Hardfacts

Der Sourcing-Prozess heute

Einflussfaktoren Softfacts

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Bedarfsträger Vergabe-Prozess Bedarfsträger

Strategie

Performance

QualitätSCM

Location

Risiko

KommunikationInternet Know How Biet-

verhalten

Der Sourcing-Prozess in der Zukunft

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Bedarfsträger Bedarfsträger

einfache Vergaben mit

niedrigem Wert

Sourcing-Prozess im RFQ-Tool

‣ Komplett automatisiert

‣ Ohne Einkäufer‣ Nach Einkaufsregeln

‣ Vom Bedarfsträger initiiert

Das Tool soll

automatisch alle relevanten Faktoren für die Vergabe berücksichtigen

Zusammenfassung der Anforderungen

‣ Erhöhung der Effizienz(Kleine Vergaben sollen ohne den Einkauf aber nach Einkaufsrichtlinien erfolgen)

‣ Schnellere Durchlaufzeiten(Vermeidung von „Ping-Pong“ zwischen Einkauf und Bedarfsträger durch eindeutige Kategorisierung der Anforderung)

‣ Bessere Vergaben (Bündelung aller vorhandener Datenquellen für optimale Entscheidungen)

‣ Bessere Umsetzung von (Materialgruppen-) Strategien

‣ Standardisierte, einheitliche Prozesse auf globaler Ebene

‣ Einheitliche Prozessqualität(unter Berücksichtigung neuer Rollen im Einkauf wie zB Datenanalytiker)

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Agenda

1. Wo stehen wir heute

2. Welche Anforderungen gibt es

3. Die 4 Steps der digitalen Transformation

4. Was heißt „Automomous Procurement“

5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

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Entwicklungsschritte im Einkauf

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✓ All spend under control

✓ All processes automated

✓ Full data transparency

AutomatedProcurement

Automatisierung von manuellen Prozessen

✓Machine Learning Predictions

✓ Rule-based recommendations

✓ Smart Assistant

✓Data Integration

DigitalProcurement

Vorhersagen auf Basis gewonnener Daten,

Ableitung von Regeln

✓ Requisition automation

✓ Sourcing rules

✓ Contract compliance automation

✓ Supply-Chain automation

✓ Invoice automation

✓ RPA integration for all kind of recurring tasks

IntelligentProcurement

Intelligente Automatisierung

auf Basis von Daten und Regeln

✓ Artificial neural network for self-learning recommendations

✓ Sourcing Strategy Advisor

✓Negotiation Chatbot

✓ Supplier enablement based on AI

✓ Algorithm trading network, enabled with partners

AutonomousProcurement

Eigenständige, selbst-lernende Systeme

und Netzwerke

Die Vorstufe: der digitale Assistent

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Structured Data

Unstructured Data

ERPSystems

UnstructuredFiles

SocialMedia

Email

CloudApplications

IoTPlatform

ETL/ELT

DigitalAssistant

Algorithmf(x)

Recommendations

Decisions

Actions

Feedback Loop

Strategic Tactical

AnalyticsTracking

Technology Partners

Data SourcesData

IntegrationData Lake AI / ML Foundation JAGGAER Functionalities

Mapping

CentralData Layer

Analytics

Analytics anywhere

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Der digitale Assistent trifft auf

Basis Ihrer Daten und definiertenRegeln die besten Entscheidungen

und setzt diese automatisiert um!

Beispiele für den digitalen Assistenten im

Ausschreibungsprozess:

Überprüfung ob die strategischen Lieferanten der

Warengruppe zur RFQ eingeladen worden sind.

Wenn nicht, werden automatisch Lieferanten eingeladen

Überprüfung ob bei einem Lieferanten oder einer Region ein Risiko vorliegt. Wenn eines vorliegt wird

ein zusätzlicher Genehmigungsschritt gestartet

Überprüfung des gesamten Portfolios eines Lieferanten im Zuge einer Vergabe. Wenn die neue

Vergabe einen signifikanten Anteil am Gesamtportfolio ausmacht sollten das restliche

Portfolio auch verhandelt werden

Laufende Überprüfung von Rohstoffpreisen und Lieferantenrisiken. Wenn Änderungen auftreten

sollten Ausschreibungen initiiert oder Assessments automatisch gestartet werden

Agenda

1. Wo stehen wir heute

2. Welche Anforderungen gibt es

3. Die 4 Steps der digitalen Transformation

4. Was heißt „Automomous Procurement“

5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

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21© Copyright 2018 Jaggaer – All Right Reserved

Autonomous Procurement means we enable our Digital Co-Worker

Autonomous Procurement basiert auf Deep Learning

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Eine Technik um das menschliche Gehirn zu simulieren

Maschinen lernen sich teilweiseselbst zu optimieren

Neurale Netzwerke sind echte selbst-lernende Systeme

Autonomous Procurement in Source2Contract

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Demandcollection

RFQcreation

Supplierselection

RFQdistribution

Negotiation

Awarding

Contracting

Autonomous Procurement bezeichnet ein System, welchesselbstständig ohne menschlichen Eingriff unter Verwendung einer

Vielzahl von Datenpunkten einen Prozess durchläuft, auf veränderteEinflussfaktoren reagieren kann und sich dabei selbst optimiert.

‣ Automatisierte Kategorisierung

des Bedarfs (eClass etc.

werden weniger wichtig da das System „Pattern“

erkennt)

‣ Analyse der

richtigen Material-gruppenstrategie

‣ Auswahl der

relevanten Dokumente und

Verträge (NDA etc.)

‣ Auswahl der richtigen

Lieferanten nach Compliance und

Risiko-Aspekten

‣ Vergabe eines Bonus-Malus-

Systems auf Basis von Erfahrungs-

werten

‣ Check der richtigen Ansprechpartner

beim Lieferanten

‣ Automatische

Zurverfügung-stellung aller relevanten

Dokumente und Informationen

‣ Auswahl der richtigen

Verhandlungs-strategie (mittels

Negotiation-Bot bzw. Auktions-typen)

‣ Vergabe auf Basis mehrerer Faktoren

‣ Automatische Bestell- oder

Vertragsanlage

‣ Einfache Material-gruppenspezifische

Bedarfserfassung

‣ Bedarfsvorhersage

(predictions)

‣ Bedarfsbündelung im Vorfeld einer

Ausschreibung

Agenda

1. Wo stehen wir heute

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5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

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Voraussetzungen für Autonomous Procurement

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Die meisten Informationen sind in Daten-Silos

ZentralerData Lake

AdvancedAnalytics

Market Analyses, Category Strategy

Materialgruppenmanagementbasierend auf aktuellen Daten

Lieferanten-Suche, LieferantensegmentierungPotentialanalyse

Austausch von AnforderungenAnalyse von Kostentreibern und Benchmarks

Ausschreibungen und Auktionen mit TVO (Total Value of Ownership) Analyse unter Einbeziehung der Lieferantenperformance, des Risikos und der Vertrags-Compliance

Strukturierte Qualitätsplanung (zB APQP)und Analyse der Abweichungen und

Fehlerursachen (Reklamationen)

Elektronischer Datenaustausch mit Lieferanten für alle operativen

Prozesse

Lieferantenbewertung auf Basis von Hard- und Softfacts mit entsprechenden

Lieferantenentwicklungsmaßnahmen

Kontinuierliche Lieferantenentwicklunggemäß PDCA

MarktanalyseLieferanten-Onboarding, Lieferanten-Integration

Die Schaffung einer zentralenDatenbasis ist Voraussetzung!

Die Voraussetzungen

‣ Wenige Variablen:Möglichst wenig unbekannte Einflussfaktoren (zB Covid19). Eine Materialgruppenstrategie wird ein System nicht erarbeiten können

‣ Viele Datenpunkte:Umso mehr Datenpunkte vorhanden sind umso besser wird das System arbeiten. Nur der Lieferantenname und der Vergabepreis wird nicht ausreichen.

‣ Ausreichend Erfahrung:Als Erfahrung bezeichnen wir Datensätze, die bereits erfolgreich durchlaufen sind. Umso größer die Anzahl umso besser wird das System funktionieren. 10 Vergaben pro Jahr werden nicht ausreichen - es müssen erst Daten gesammelt werden (Faktor ZEIT)

‣ Wenige Schnittstellen:Umso weniger Schnittstellen das komplette System benötigt umso einfacher und günstiger wird die laufende Maintenance sein. Ein Expertensystem mit einem Spezialisten ist zu vermeiden.

‣ Standards:Spezialprozesse können nur schwer abgedeckt werden

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Der Faktor Zeit!

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Autonomous Procurement basiert auf Machine Learning.Deshalb gilt auch hier:

Man muss mit einfachen Dingen beginnen umErfahrungen zu sammeln

Ein Optimierungs-Zyklus dauert seine Zeit

Es ist wie in der Schule: man muss in der Grundschuleeinsteigen und man kann nicht gleich auf Universitäts-Level starten

Agenda

1. Wo stehen wir heute

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5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

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Einsatzfelder

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Leverage Items“Low price”

Non-Critical Items“Efficiency”

Bottleneck Items“Contracts”

Strategic Items“Form Partnership”

Complexity of Supplymarket

Importance of Purchasing

Low

High

High

© Kraljic Matrix

‣ Nicht kritische Produkte und Dienstleistungen(fast alles im indirekten Einkauf)

‣ Produkte, wo das potentielle Saving gering ist(potentielles Saving < EUR 2.000)

‣ Produkte bis zu einer gewissen Wertgrenze(Produkte bis zu einem Wert von EUR 10.000)

‣ Produkte mit einer klaren Lieferantenbasis(mehrere zertifizierte Lieferanten sind vorhanden)

Umso länger das System in Betrieb ist umso komplexere Aufgaben wird es bewältigen können!

Agenda

1. Wo stehen wir heute

2. Welche Anforderungen gibt es

3. Die 4 Steps der digitalen Transformation

4. Was heißt „Automomous Procurement“

5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

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Innovation = Veränderung

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Was benötigen Sie in Ihrem Unternehmen:

‣ Erfahrene Mitarbeiter, die ihreEntscheidungen auf Basis vonDaten-Lagen beschreiben können

‣ IT-affine Mitarbeiter die verstehen,wie sie die verschiedenen Datenkombinieren müssen

‣ Einen starken Projektleiter, der mit Rückschlägen umgehen kann

‣ Viel interne Kommunikationum die Ziele und Sinn zu vermitteln

Standardisierung reduziert Komplexität

‣ Prozesse müssen standardisiert werden

‣ Komplexität verhindert Innovationen!

‣ Der Prozess-Standard muss sich am Standard einer IT-Lösung orientieren

‣ Die Einführung sollte agil auf Basis von Best Practices erfolgen

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Sonderlösungen vs. Standardisierung

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Standard

SRMLösung

Erweiterung

CR

Erweiterung

CR

ERP

System

CR

CR

Unsere Erfahrung:72% der

kundenspezifischen Erweiterungen werden

nicht genutzt!

Probleme:‣ Know How Transfer‣ IT-Interfaces‣ Maintenance‣ Testaufwand‣ Verfügbarkeit‣ Lieferanten-Rollout

Wie sollte es aussehen

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Standard

SRMLösung

Lieferanten

ExterneDatenquellen

Analytics

ERP

System

Soll-Zustand:‣ Nahtlose Integration diverser Systeme‣ Aufbau einer service-orientierten IT-Architektur‣ Nutzung moderner Kommunikation (REST-APIs)‣ Einbindung innovativer Startups‣ Ein zentraler Data Lake

Wie erreicht man Standardisierung

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JAGGAER Best-Practice:

1. Definition des Business Value der geplanten Optimierung

2. Welche Best Practice gibt es um den geplanten Value schnell zu erreichen

3. Definition von KPIs an denen der Projekterfolg stetig gemessen wird

4. Der Einfluss einer zusätzlichen Anforderung auf die Projekt-KPIs wird gemessen

5. Falls die Projekt-KPIs hiervon nicht maßgeblich verbessert werden, wird die Anforderung abgelehnt

Agenda

1. Wo stehen wir heute

2. Welche Anforderungen gibt es

3. Die 4 Steps der digitalen Transformation

4. Was heißt „Automomous Procurement“

5. Voraussetzungen

6. Einsatzfelder

7. Umsetzung & Change Prozess

8. Take aways

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Key Take-Aways

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Autonomous Procurement ist nicht „ein Projekt“ sondern das Ergebnis einer Vielzahl von Einzelprojekten mit einem Ziel

Ein gemeinsames Ziel

Das Know How des Einkaufs muss systematisch gesammelt und in ein Tool überführt werden. Spezialistentum!

Know How sammeln

In der Digitalisierung gibt es kein richtig oder falsch – wir müssen aus den Fehlern lernen und die Algorithmen anpassen

Aus Fehlern lernen

AI-Systeme brauchen Zeit zu lernen –ähnlich wie Kinder in der Schule. Man kann nicht auf der Hochschule einsteigen!

Faktor Zeit

Nur mit einer durchgängigen Digitalisierung und einem zentralen Data Lake werden Sie Autonomous Procurement-fähig

Durchgängige Digitalisierung

Autonomous Procurement wird nur für standardisierte Prozesse funktionieren. Standards sind der Schlüssel zum Erfolg!

Prozess-Standardisierung

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