Upload
jona-pongdatu
View
81
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Konsep Tugas Pokok dan Fungsi
Tugas Pokok dan Fungsi secara umum merupakan hal-hal yang harus
bahkan wajib dikerjakan oleh seorang anggota organisasi atau pegawai dalam suatu
instansi secara rutin sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya untuk
menyelesaikan program kerja yang telah dibuat berdasarkan tujuan, visi dan misi
suatu organisasi.
Setiap pegawai seharusnya melaksanakan kegiatan yang lebih rinci yang
dilaksanakan secara jelas dan dalam setiap bagian atau unit. Rincian tugas-tugas
tersebut digolongkan kedalam satuan praktis dan konkrit sesuai dengan kemampuan
dan tuntutan masyarakat.
Tugas Pokok dan fungsi (TUPOKSI) merupakan suatu kesatuan yang saling
terkait antara Tugas Pokok dan Fungsi. Dalam Peraturan Perundang-undangan pun
sering disebutkan bahwa suatu organisasi menyelenggarakan fungsi-fungsi dalam
rangka melaksanakan sebuah tugas pokok.
II.1.1. Tugas Pokok
Tugas pokok dimana pengertian tugas itu sendiri telah dijelaskan
sebelumnya adalah suatu kewajiban yang harus dikerjakan, pekerjaan yang
merupakan tanggung jawab, perintah untuk berbuat atau melakukan sesuatu demi
mencapai suatu tujuan.
9
Adapun definisi tugas menurut para ahli, yaitu Dale Yoder dalam moekijat
(1998:9), “The Term Task is frequently used to describe one portion or element in a
job” (Tugas digunakan untuk mengembangkan satu bagian atau satu unsur dalam
suatu jabatan). Sementara Stone dalam Moekijat (1998:10), mengemukakan bahwa
“A task is a specific work activity carried out to achieve a specific purpose” (Suatu
tugas merupakan suatu kegiatan pekerjaan khusus yang dilakukan untuk mencapai
suatu tujuan tertentu).
Definisi lainnya yang menilai bahwa tugas merupakan suatu kegiatan spesifik
yang dijalankan dalam organisasi yaitu menurut John & Mary Miner dalam Moekijat
(1998:10), menyatakan bahwa “Tugas adalah kegiatan pekerjaan tertentu yang
dilakukan untuk suatu tujuan khusus”. Sedangkan menurut Moekijat (1998:11),
“Tugas adalah suatu bagian atau satu unsur atau satu komponen dari suatu jabatan.
Tugas adalah gabungan dari dua unsur (elemen) atau lebih sehingga menjadi suatu
kegiatan yang lengkap”.
Berdasarkan definisi tugas di atas, dapat kita simpulkan bahwa tugas pokok
adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang paling utama dan rutin dilakukan oleh
para pegawai dalam sebuah organisasi yang memberikan gambaran tentang ruang
lingkup atau kompleksitas jabatan atau organisasi demi mencapai tujuan tertentu.
II.1.2. Fungsi
Pengertian fungsi menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia merupakan
kegunaan suatu hal, daya guna serta pekerjaan yang dilakukan. Adapun menurut
para ahli, definisi fungsi yaitu menurut The Liang Gie dalam Nining Haslinda Zainal
(Skripsi: “Analisis Kesesuaian Tugas Pokok dan Fungsi dengan Kompetensi
10
Pegawai Pada Sekretariat Pemerintah Kota Makassar”,2008), Fungsi merupakan
sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,
pelaksanaan ataupun pertimbangan lainnya. Definisi tersebut memiliki persepsi yang
sama dengan definisi fungsi menurut Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal
(2008:22), yaitu Fungsi adalah rincian tugas yang sejenis atau erat hubungannya
satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pegawai tertentu yang masing-masing
berdasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifat atau pelaksanaannya.
Sedangkan pengertian singkat dari definisi fungsi menurut Moekijat dalam Nining
Haslinda Zainal (2008:22), yaitu fungsi adalah sebagai suatu aspek khusus dari
suatu tugas tertentu.
Berdasarkan pengertian masing-masing dari kata tugas pokok dan fungsi di
atas, maka dapat disimpulkan bahwa definisi tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI)
tersebut adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh para
pegawai yang memiliki aspek khusus serta saling berkaitan satu sama lain menurut
sifat atau pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi.
David F. Smith dalam Gibson, Ivancevich, dan Donelly (1993:37)
menjelaskan mengenai hubungan antara pekerjaan pegawai, yang dalam hal ini
berupa tugas pokok dan fungsi dengan efektivitas pegawai, bahwa :
“Selain masalah praktis dalam hubungan dengan desain pekerjaan, yaitu berkaitan dengan keefektifan dalam istilah ekonomi, politik, dan moneter, akan tetapi pengaruh yang terbesar berkaitan dengan keefektifan sosial dan psikologis pegawai. Pekerjaan dapat menjadi sumber tekanan psikologis dan bahkan gangguan mental dan fisik terhadap seorang pegawai selain sisi positif dari pekerjaan yaitu dapat menghasilkan pendapatan, pengalaman hidup yang berarti, harga diri, penghargaan dari orang lain, hidup yang teratur dan hubungan dengan orang lain”.
11
Penjelasan tersebut di atas dapat kita simpulkan bahwa pekerjaan ataupun
TUPOKSI yang ditetapkan untuk suatu jabatan sangat berpengaruh secara langsung
terhadap efektivitas pegawai. Efektivitas pegawai dapat dinilai melalui pelaksanaan
tugas-tugasnya secara benar dan konsisten. Tugas pokok dan fungsi pegawai
merupakan jabaran langsung dari tugas dan fungsi organisasi kedalam jabatan yang
dianalisis. Oleh karena itu, untuk dapat menghasilkan tugas pokok dan fungsi yang
tepat dan jelas demi meningkatkan efektivitas pegawai dalam upaya pencapaian
tujuan organisasi, upaya awal yang harus dilakukan yaitu melaksanakan proses
analisis pekerjaan, yaitu proses pengumpulan data organisasi mengenai
berhubungan dengan pekerjaan.
II.2. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Analisis pekerjaan sering disebut dengan berbagai istilah seperti analisis
jabatan, analisis tugas, analisis aktivitas ataupun penelitian kerja. Analisis pekerjaan
berfungsi untuk mengumpulkan data secara sistematis dan membuat pertimbangan
mengenai semua informasi penting yang berhubungan pekerjaan tertentu. Hasil
analisis pekerjaan merupakan masukan terhadap banyak aktivitas sumber daya
manusia. Analisis pekerjaan bertujuan untuk menyediakan suatu pemahaman yang
mendalam tentang isi dan persyaratan pekerjaan bagi manajemen.
Analisis pekerjaan merupakan terjemahan dari job analysis, yang terdiri dari
kata Job dan analysis. Job yang memiliki arti pekerjaan, jabatan, tugas, dan kegiatan
pekerjaan. Sedangkan analysis berarti memisah-misahkan pekerjaan ke dalam
bagian atau unsur-unsur yang disebut tugas.
12
Hasil dari proses analisis pekerjaan tersebut berupa desain pekerjaan atau
perancangan pekerjaan dalam suatu jabatan, uraian pekerjaan atau penjabaran
tugas-tugas serta elemen-elemen yang terkait di dalamnya, dan juga spesifikasi
pekerjaan yang mana adalah informasi mengenai kriteria pegawai yang tepat untuk
melaksanakan suatu pekerjaan.
II.2.1. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Analisis pekerjaan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis
informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di
mana pekerjaan dilaksanakan. Adapun definisi atau pengertian menurut para ahli
mengenai Analisis pekerjaan, menurut Bedjo Siswanto (2003:37) adalah “Suatu
kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai unsur-unsur dan
tugas-tugas yang terkandung dalam jabatan”. Selain itu, menurut Gibson,
Ivancevich, dan Donelly (1993:38), “Analisis jabatan adalah proses pengambilan
keputusan yang menerjemahkan faktor tugas, manusia, dan teknologi menjadi
sebuah desain pekerjaan”.
Menurut Rivai (2009:367), ada beberapa pengertian mengenai analisis
pekerjaan, yaitu :
1. Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan
dan proses menetukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya
sistematika rekruitmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau
perusahaannya.
2. Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses dalam menghimpun dan
menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-
13
tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk
mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis suatu perusahaan.
3 Analisis pekerjaan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau
pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan
tersebut.
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan analisis pekerjaan
adalah kegiatan mengumpulkan data yang dilakukan dengan cara menghimpun
serta mengolah data dan kemudian menyajikan hasil berupa informasi secara
sistematis, tepat, dan jelas untuk keperluan pengelolaan pekerjaan, tenaga kerja,
dan teknologi dalam organisasi.
Setiap pegawai harus dapat memperhatikan aspek penting yang ada dalam
pelaksanaan jabatan atau tugasnya yaitu apa yang benar-benar harus dikerjakan
sebagai suatu kewajiban dan apa yang harus dipertanggungjawabkan oleh pegawai
itu kepada atasannya. Maka dari itu, menurut Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:33),
perlunya analisis pekerjaan mencakup beberapa prinsip sebagai berikut :
1. Analisis pekerjaan harus memberikan semua fakta penting yang ada
hubungannya dengan pekerjaan;
2. Analisis pekerjaan harus dapat memberikan fakta yang diperlukan untuk
bermacam-macam tujuan;
3. Analisis pekerjaan harus sering ditinjau, bila perlu dipeberbaiki;
4. Analisis pekerjaan harus dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan yang
paling penting di antara beberapa unsur pekerjaan dalam setiap pekerjaan;
14
5. Analisis pekerjaan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat
dipercaya.
Berdasarkan prinsip tersebut di atas, maka dapat dihubungkan dengan
empat macam informasi pekerjaan yang dikemukakan oleh Dale Yoder dalam
Moekijat (1998:61-62), antara lain apa yang dilakukan, syarat-syarat perseorangan,
tanggung jawab pekerjaan, dan kondisi kerja. Selain itu, menurut Sedarmayanti
(2009:145) menjelaskan pula bahwa informasi karakteristik pekerjaan yang dapat
membedakan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya antara lain aktivitas
dan tingkah laku pekerjaan, interaksi dengan pegawai lainnya, standar kinerja,
pengaruh terhadap keuangan dan penganggaran, mesin dan peralatan yang
digunakan serta kondisi pekerjaan.
II.2.2. Manfaat Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan fakta atau informasi
mengenai seluk-beluk suatu pekerjaan. Hasil dari analisis pekerjaan dapat
digunakan untuk pembuatan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Menurut
Sedarmayanti (2009:151), Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proses
analisis pekerjaan, antara lain :
1. Penarikan, seleksi dan penempatan pegawai;
2. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan
pengembangan.
3. Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja;
4. Memperbaiki cara bekerja pegawai;
15
5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/ memperbaiki struktur
organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan;
6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai;
7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi pegawai;
8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai.
II.2.3. Proses Analisis Pekerjaan
Dalam prosesnya, analisis jabatan pekerjaan harus dilaksanakan secara
terencana, dan berdasar pada tujuan yang dimiliki oleh setiap organisasi. Oleh
karena itu diperlukan suatu prosedur yang benar dalam pelaksanaannya. Adapun
proses analisis pekerjaan tersebut, yaitu :
1. Tahap Persiapan, meliputi :
a. Mempelajari Visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan;
b. Mempelajari struktur organisasi perusahaan, kebijakan, peraturan, dan
berbagai pedoman;
c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang
kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;
d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang
terlibat dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan diadakannya
analisis pekerjaan;
e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta
menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja;
f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya;
g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan.
16
2. Tahap Pengumpulan Data
Dalam proses ini, metode yang digunakan untuk menjaring informasi
pekerjaan ada berbagai macam, antara lain :
a. Wawancara;
b. Daftar pertanyaan;
c. Pengamatan (observasi);
d. Buku catatan harian.
Adapun pendekatan dalam upaya pengumpulan data menurut
Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993:39), antara lain:
1. Analisis Pekerjaan Fungsional (APF), adalah proses klasifikasi kerja
berdasarkan faktor tugas dan teknologi. Analisis ini difokuskan pada apa
yang dikerjakan karyawan metode dan sarana yang dipakai karyawaan,
dan apa yang dihasilkan karyawan.
2. Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ), adalah proses klasifikasi pekerjaan
menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi. Analisis ini berfokus pada
persyaratan informasional dan antarpribadi serta persyaratan fisik dan
kondisi kerja.
Agar dapat memperoleh hasil analisis pekerjaan yang baik, metode yang
paling efektif digunakan yaitu dengan mengkombinasikan semua metode
pengumpulan data yang ada dan kemudian mengadakan diskusi yang diperlukan.
Karena masing-masing metode memiliki kekurangan dan kelebihan sehingga
dapat saling melengkapi informasi yang dibutuhkan.
17
3. Tahap Pengolahan Data
Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya
tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur
organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi
kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli.
4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data
Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan oleh
para penganalisis dengan para penyelia dan pengarah dari masing-masing unit
kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut dapat
digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan (Job
Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification).
II.3. Desain Pekerjaan (Job Design)
Pekerjaan ataupun tugas-tugas merupakan jembatan penghubung antara
pegawai dengan organisasi. Oleh karena itu, pekerjaan tersebut haruslah dapat
didesain dengan tepat guna memperoleh dan memelihara satuan kerja yang
produktif. Desain pekerjaan (Job Design) merupakan fungsi penetapan kegiatan
kerja individu maupun kelompok kerja pegawai secara organisasional. Hal tersebut
bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi,
teknologi dan keperilakuan. Desain kerja sangat mempengaruhi kualitas kehidupan
kerja, yang tercermin pada kepuasan pegawai pemegang jabatan.
18
II.3.1. Pengertian Desain Pekerjaan
Desain pekerjaan adalah cara tugas-tugas digabungkan untuk menciptakan
pekerjaan untuk tiap-tiap pegawai, tingkat fleksibelitas (keluwesan) yang dimiliki
karyawan dalam pekerjaan mereka, dan ada atau tidaknya sistem pendukung
organisasi yang sema itu memiliki pengaruh langsung pada kinerja dan kepuasan
karyawan.
Namun sebelumnya, perlu adanya penetuan mengenai karakteristik dari
tugas-tugas atau pekerjaan itu sendiri yaitu antara lain :
1. Menyerap bagian yang berarti dalam waktu kerja
2. Melaksanakan untuk memperoleh hasil
3. Dilaksanakan dalam memenuhi tanggung jawab pegawai yang dibebani
4. Dilaksanakan menurut standar dan prosedur tertentu, baik yang ditetapkan
sesuai peraturan maupun terjadi dari pengalaman pegawai sendiri
5. Membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang saling berkaitan.
Desain pekerjaan dihubungkan dengan proses dimana manajer
menspesifikasikan isi, metode dan hubungan kerja untuk memiliki kepentingan
organisasi dan pegawai. Pembagian tugas pokok dan fungsi organisasi sangat
berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai serta efektifitas organisasi.
Tujuan dari desain pekerjaan yaitu untuk mengidentifikasi kebutuhan pokok
pegawai dan organisasi, serta menyingkirkan penghalang di lingkungan kerja yang
menghambat kebutuhan tersebut. Adapun hasil desain kerja diharapkan dapat
berupa pekerjaan yang memenuhi kebutuhan utama pegawai serta mendorong
keefektifan individu, kelompok, dan organisasi.
19
Desain pekerjaan berkaitan dengan penentuan strukur hubungan tugas dan
hubungan antarpribadi dari suatu pekerjaan dengan menentukan berapa
keanekaragamannya, tanggung jawab, signifikasi dan otonomi pekerja yang
diberikan dalam pekerjaannya. Desain pekerjaan berpengaruh besar terhadap
efektivitas organisasi.
Desain pekerjaan bersifat luas cakupannya dan mempunyai tujuan
mencocokkan kebutuhan produktivitas organisasi dengan kebutuhan pegawai yang
mengerjakan bermacam tugas. Tujuan utama desain pekerjaan yaitu memberikan
pegawai pekerjaan yang cocok dan efektif dalam gerak organisasi. Fokusnya yaitu
mengubah, menyederhanakan, memperluas, memperkaya maupun membuat
pekerjaan menjadi sedemikian rupa sehingga usaha setiap pegawai lebih sejalan
dengan pekerjaannya.
Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan dapat meningkatkan motivasi
yang merupakan faktor penentu produktivitas dan prestasi kerja seseorang maupun
organisasi. Kepuasan kerja dipengaruhi oleh tuntutan pekerjaan dan sejauhmana
tuntutan tugas tersebut sesuai dengan kemampuan seseorang. Kadangkala
perubahan tugas yang sangat sederhana dapat menyebabkan organisasi perlu
melakukan desain ulang terhadap pekerjaan. Selain itu, reaksi pegawai terhadap
setiap pekerjaan juga berbeda-beda. Terdapat pegawai yang memperoleh kepuasan
positif dari suatu pekerjaan, sedangkan pegawai yang lain tidak sehingga
menghasilkan prestasi kerja yang berbeda. Adapun hubungan antara Desain
pekerjaan dengan prestasi kerja pegawai tercermin melalui gambar berikut.
20
Gambar 1. Hubungan Desain pekerjaan dengan Prestasi kerja
Berdasarkan gambar hubungan desain perkerjaan dengan prestasi kerja di
atas, memberi pemahaman bahwa desain pekerjaan harus dapat dilaksanakan
dengan baik demi meningkatkan prestasi kerja pegawai.
II.3.2. Unsur-Unsur Desain Pekerjaan
Terdapat tiga unsur desain pekerjaan yang perlu dipertimbangkan pada saat
menentukan pekerjaan yang dijelaskan oleh Ardana, Mujiati dan Utama (2012:40),
antara lain :
1. Unsur Organisasional, desain pekerjaan berkaitan dengan efisiensi kerja.
Pekerjaan yang efisien mendorong pegawai yang mampu mencapai output
maksimum. Unsur organisasional dalm desain pekerjaan meliputi :
a. Pendekatan mekanisitik, merupakan upaya untuk mengidentifikasi tugas
yang diatur untuk meminimumkan waktu, tenaga, dan biaya pegawai.
Faktor Tugas
Faktor Manusia
Faktor Teknologis
Analisis Pekerjaan
Desain Pekerjaan
Isi Pekerjaan
Prestasi Kerja
Perbedaan Individu
Perbedaan latar Belakang sosial
21
Pendekatan ini pada umumnya digunakan pada pekerjaan spesialistik
bukan pekerjaan yang menuntut kreativitas dan motivasi.
b. Aliran kerja atau arus pekerjaan, hal ini sangat dipegaruhi oleh sifat output
yang dihasilkan. Artinya output yang dihasilkan memberi petunjuk tentang
urutan dan keseimbangan antara berbagai jenis pekerjaan sehingga proses
produksinya berjalan dengan efisien.
c. Kebiasaan organisasi atau praktik kerja, merupakan cara-cara pelaksanaan
kerja yang ditetapkan, baik terbentuk karena tradisi yang berlaku dalam
organisasi maupun karena kesepakatan bersama. Hal ini dapat
mengurangi fleksibilitas departement SDM dalam mendesain pekerjaan.
2. Unsur Lingkungan, desain pekerjaan tidak lepas dari unsur lingkungan. Kondisi
lingkungan pasti berinteraksi sehingga mempengaruhi organisasi. Unssur
lingkungan yang pokok bagi desain pekerjaan yaitu tersedianya para pegawai
yang berpotensi, dan pengharapan-pengharapan sosial serta ada tidaknya
tekanan memanfaatkan teknologi canggih.
3. Unsur keperilakuan, desain pekerjaan tidak hanya berfokus pada efisiensi kerja
saja, tapi mutu kejidupan pegawainya juga harus diperhatikan sesuai dengan
harkat dan martabat manusia. Desain pekerjaan sangat berkaitan erat dengan
kebutuhan dasar manusia yang harus dipenuhi. Unsur keperilakuan yang perlu
dipertimbangkan antara lain :
a. Otonomi dalam pelaksanaan pekerjaan, yang berarti memiliki tanggung
jawab atas apa yang dilakukan beserta hasilnya. Pegawai diberi kebebasan
22
untuk mengendalikan sendiri pelaksanaan tugasnya berdasarkan uraian dan
spesifikasi pekerjaan yang dibebankan kepadanya.
b. Variasi tugas, yang berarti apabila tugas yang dilaksanakan serang pegawai
sangat monoton, cepat atau lambat pegawai tersebut akan merasa bosan
sehingga mengakibatkan dampak negatif terhadap pelaksanakan tugas-
tugasnya.
c. Identitas kerja, seorang pegawai akan merasa bangga apabila dapat
menunjukkan hasil kerjanya. Pekerjaan yang tidak memiliki identitas
menyebabkan semangat kerja pegawai dan kualitas pekerjaannya
menurun.
d. Umpan balik, merupakan tanggapan atau respon terhadap hasil kerja
pegawai. Pegawai memerlukan umpan balik tentang berbagai aspek
penyesuaian pekerjaannya sehingga dapat meningkatkan motivasi pegawai
agar dapat berprestasi lebih tinggi.
Dalam upaya pembagian tugas, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan yang
menurut Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal (2008:22) antara lain :
1. Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya memiliki rincian aktivitas yang kemuadian
jelas termuat dalam sebuah deskripsi pekerjaan (Job Description).
2. Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang
berkedudukan rendah harus memiliki deskripsi pekerjaan.
3. Jumlah tugas yang dibebankan kepada setiap pegawai sebaiknya berkisar 4-12
jenis. Sebab bila pegawai hanya menjalankan satu tugas saja, suatu saat akan
merasa jemu.
23
4. Variasi tugas diupayakan agar tetap saling berkaitan satu sama lain. Sebab bila
pegawai melaksanakan tugas yang jauh berbeda dari fungsinya maka tugas
tersebut tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
5. Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas pegawai
hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya ketidakseimbangan
dalam menjalankan aktivitas kerjanya.
6. Penempatan pegawai hendaknya dilakukan dengan tepat. Tidak hanya
pengetahuan dan keterampilan semata yang dijadikan acuan, akan tetapi jenis
kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran yang merupakan hal penting
yang perlu diperhatikan.
7. Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan volume
pekerjaan. Apabila jumlah tugas dalam suatu kelompok kerja banyak, maka
diperlukan penambahan pegawai dalam kelompok tersbeut, dan begitupun
sebaliknya.
8. Menghindari “Pengkotakan Pejabat” dalam upaya pembagian kerja para pegawai
dalam suatu organisasi.
Dengan demikian, mendesain pekerjaan merupakan salah satu komponen
penting dalam manajemen sumber daya manusia sehingga harus dilakukan dengan
modal pengetahuan spesialisasi yang tinggi bagi para pejabat dan pengelola sumber
daya manusia dalam setiap organisasi.
Apabila desain perkerjaan telah ditetapkan dengan benar maka perlu
dibuatnya daftar uraian mengenai hasil desain pekerjaan tersebut. Daftar uraian
tersebut dapat berfungsi sebagai pedoman para pegawai agar dapat menjalankan
24
tugasnya secara benar dan konsisten. Daftar uraian tersebut dalam organisasi
disebut deskripsi pekerjaan (Job Description).
II.4. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Job Description atau deskripsi pekerjaan merupakan suatu dokumen singkat
mengenai informasi faktual yang berisi pembagian tugas-tugas yang harus
dilaksanakan dan merupakan tanggung jawab yang dipegang oleh suatu pekerjaan
tertentu. Dokumen penting ini bersifat penggambaran dan terdiri dari catatan-catatan
fakta pekerjaan yang ada dan berhubungan.
Manajemen sangat memerlukan keterangan yang nyata dan teratur
mengenai kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Uraian tersebut
tampak sebagai ikhtisar mengenai fakta penting secara tertulis mengenai pekerjaan
seorang pegawai. Uraian pekerjaan berguna untuk memberi pemahaman kepada
para pegawai tentang tugas, wewenang, serta tanggung jawabnya terhadap jabatan
yang dipegangya. Dengan demikian setiap pegawai mengetahui seluk-beluk
pekerjaan yang dimilikinya sehingga membuat pegawai dapat menjalankan tugasnya
dengan benar dan konsisten.
II.4.1. Pengertian Deskripsi Pekerjaan
Menurut Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:32), menyatakan bahwa
deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang,
tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini baik ke atas maupun ke bawah.
Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan faktual yang menyangkut tugas dan
tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. Sedangkan menurut Sedarmayanti
(2009:150), memberikan penjelasan yaitu Deskripsi pekerjaan adalah catatan
25
sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, didasarkan
pada kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan dan dimana pekerjaan
dilaksanakan, dan kualifikasi orang yang menduduki jabatan tersebut. Selain itu,
menurut Rivai (2009:367), uraian pekerjaan merupakan pernyata tertulis mengenai
apa yang dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan dan bagaimana pekerjaan itu
dilakukan serta mengapa dilakukan.
II.4.2. Kualifikasi dalam Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi ataupun uraian pekerjaan merupakan dokumen penting untuk
memandu proses seleksi yang mana digunakan untuk memberikan perkerjaan
tersebut kepada calon pegawai yang berpotensi. Oleh karena itu, uraian pekerjaan
hendaknya dapat mendeskripsikan dengan tepat isi pekerjaan, lingkungan, dan
kondisi pekerjaan. Menurut Ardana, Mujiati dan Utama (2012:37), terdapat enam
kualifikasi yang harus diperhatikan dalam pembuatan uraian jabatan, antara lain :
1. Sistematis, artinya deskripsi pekerjaan terdiri dari komponen-komponen tertentu
yang mempunyai fungsi dan tersusun dalam tata hubungan yang membentuk
suatu sistem sehingga mudah dipahami.
2. Jelas, artinya deskripsi pekerjaan dapat memberikan pembacanya isi dan
maksud yang jelas, terang, gemilang, dan tidak meragukan.
3. Ringkas, artinya deskripsi pekerjaan perlu menggunakan kata-kata dan kalimat
yang singkat, pendek sehingga pembaca tidak memerlukan waktu yang lama
untuk membaca dan memahaminya.
4. Tepat, artinya deskripsi pekerjaan dapat menyajikan uraian yang memberikan
pengertian yang cocok, sesuai dan tepat seperti apa yang dimaksud oleh isi
26
pekerjaan sehingga pembacanya dapat memperoleh gambaran yang sama
dengan isi yang sebenarnya.
5. Taat azas, artinya deskripsi pekerjaan berisi kata dan kalimat yang isinya
menunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras dan tidak bertentangan
satu sama lain.
6. Akurat, artinya deskripsi pekerjaan disusun secara teliti, dengan memaparkan
keadaan yang lengkap, tidak kurang dan tidak lebih.
II.4.3. Unsur / Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan
Pada sebuah deskripsi pekerjaan, umumnya dicantumkan informasi mengenai
pekerjaan yang ditetapkan oleh seorang pegawai. Menurut Garry Dessler dalam
Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:39), bahwa tidak ada format standar dalam
menulis suatu deskripsi pekerjaan. Namun kebanyakan uraian pekerjaan memuat
bagian-bagian tentang identifikasi jabatan, ikhtisar/ringkasan jabatan, hubungan,
tanggung jawab, dan kewajiban, wewenang pemegang jabatan, standar kerja tugas-
tugas yang dilaksanakan, kondisi kerja, dan spesifikasi jabatan.
Selain itu, menurut Edwin Flippo dalam Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39),
menjelaskan pula bahwa deskripsi pekerjaan meliputi indentitas pekerjaan; uraian
singkat tentang pekerjaan; tugas-tugas yaang dilaksanakan; pengawasan yang
diberikan atau diterima; hubungan dengan pekerjaan lain; mesin, alat dan bahan;
kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan penjelasan yang menambah
dan memperjelas hal-hal di tersebut atas.
Beberapa elemen menurut Mr. Sahala P. Sinurat dan Twela Gunawan
berdasar pada hasil penelitiannya dengan judul “Training of trainers”, antara lain :
27
1. Informasi Pekerjaan (Job Information)
Job Information atau informasi tentang jabatan berisi :
- Judul Jabatan
- Indentitas Jabatan
2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role)
Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan
bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.
3. Dimensi (Dimentions)
Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan
yang berada di bawah pengawasannya.
4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability)
5. Pengukuran Performa (Performance Measurement)
Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama
6. Hubungan Kerjasama (Relationship)
Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola
oleh seorang pemegang jabatan demi kelancaran tugas yang dikerjakannya.
7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship)
Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan
hubungan secara internal.
8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill)
Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja
professional yang diperlukan jabatan tersebut.
9. Pembuatan Keputusan (Decision Making)
28
Hal ini merupakan wewenang untuk menentukan suatu keputusan tanpa
bantuan atasan. Bagaimana seorang pegawai memiliki keluwesannya dalam
menentukan alternatif pemecahan masalah yang terjadi serta mengahadapi
konsekwensi dari alternatif tersebut.
Sesuai dengan penjelasan tersebut, maka pemerintah berupaya membentuk
sebuah konsep mengenai deskripsi pekerjaan secara jelas yang termuat dalam
Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur
Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) yaitu berisi :
1. Nama Jabatan, yaitu tugas-tugas yang telah dikelompokkan diberi nama
yang mana harus mencerminkan isi dari tugasnya.
2. Ringkasan tugas, yaitu ikhtisar dari keseluruhan tugas yang ada dalam suatu
jabatan dan disusun dalam satu kalimat.
3. Hasil kerja, yaitu produk atau luaran (output) pekerjaan yang dapat berupa
benda atau sesuatu yang bersifat fisik; data, informasi, layanan atau
sesuatu yang bersifat non-fisik.
4. Bahan kerja, yaitu sesuatu yang diolah atau diproses dalam pelaksanaan
tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja.
5. Peralatan kerja, yaitu alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas.
6. Rincian tugas, yaitu tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan yang berisi
antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Dalam rincian tugas juga
dijelaskan mengenai gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa
harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya.
29
7. Kondisi tempat kerja, yaitu gambaran tentang kondisi tempat beserta
lingkungan di sekitar tempat kerja yang mempengaruhi pegawai.
8. Upaya Fisik, yaitu gambaran penggunaan anggota tubuh dalam
melaksanakan tugas jabatan. Upaya fisik yang esensi diuraikan adalah
upaya fisik yang dalam pelaksanaan tugas menyerap tenaga berlebihan
atau berdampak negatif bagi pegawai.
9. Resiko bahaya, Resiko baik fisik maupun mental yang mungkin timbul dan
menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya.
10. Syarat jabatan, yaitu rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut
untuk dapat melaksanakan jabatan. Syarat tersebut berupa keahlian,
keterampilan, pengetahuan kerja serta kondisi fisik atau kemampuan
jasmani dan kemampuan mental.
II.4.4. Manfaat Deskripsi Pekerjaan
Sesuai dengan pengertiannya bahwa deskripsi pekerjaan adalah kumpulan
informasi tertulis tentang suatu jabatan, maka menurut Ardana, Mujiati dan Utama
(2012:39), deskripsi pekerjaan tersebut memberikan beberapa manfaat, antara
lain :
1. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan
memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan;
2. Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan
tugas;
3. Memudahkan prosedur rekrutment, seleksi, pelatihan dan berbagai
aktivitas SDM;
30
4. Membantu pegawai dalam merencanakan karier, mengurangi praktik
deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi
pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian
kompensasi;
5. Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan
tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam
pelaksanaan;
6. Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi
dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan;
7. Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan;
8. Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.
Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus
dicapai oleh seorang pegawai yang memegang jabatan tersebut. Pembagian
pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan untuk pegawai yang memegang jabatan tersebut. Penguraian kerja
yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pegawai kurang mengetahui
tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak
beres. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap
perusahaan atau organisasi (Hasibuan, 2007)
31
II.5. Perilaku kerja
Perilaku kerja pegawai tercermin melalui uraian pekerjaan yang dimiliki oleh
tiap-tiap pegawai. Pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun
2011 dijelaskan definisi perilaku kerja adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan
yang dilakukan oleh pegawai atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya
dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-ungangan. Berdasarkan
penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa perilaku kerja akan menjadi tidak
terarah apabila pegawai tersebut tidak memiliki pedoman yang jelas dalam
menjalankan pekerjaannya dalam hal ini adala deskripsi pekerjaan yang jelas dan
lengkap.
Perilaku kerja dapat dinilai berdasarkan beberapa aspek, antara lain :
1. Orientasi pelayanan;
2. Integritas;
3. komitmen;
4. disiplin;
5. kerjasama;
6. kepemimpinan.
32
II.4. Kerangka Pemikiran
Dalam kerangka pemikiran tersebut menjelaskan bahwa dalam sebuah
dekripsi pekerjaan terdapat informasi-informasi penting yang harus disusun secara
jelas berdasarkan kualifikasinya agar dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya
para pegawai dapat menjalankannya secata optimal dan konsisten. Dengan adanya
pemahaman pegawai tentang informasi-informasi pekerjaan, para pegawai akan
melaksanakan tugasnya secara terarah, efisien serta efektif.
Unsur Job Description :
1. Nama Jabatan
2. Ringkasan Tugas
3. Hasil Pekerjaan
4. Bahan & Peralatan kerja
5. Rincian Tugas
6. Kondisi Tempat Kerja
7. Upaya Fisik
8. Resiko bahaya
9. Syarat pekerjaan
(KEP/29/M.PAN/6/2004)
Pelaksanaan Tugas Pokok
& Fungsi Subag Umum &
Kepegawaian Dinas
Pendidikan
Prov. Sulawesi Selatan
yang konsisten