19

BAB III PELAKSANAAN KERJA PROFESI

3.1 Bidang Kerja Selama tiga bulan praktikan mendapatkan kesempatan kerja profesi pada

bidang Tata Usaha dan Umum di Kantor Desa pasirdoton Cidahu Sukabumi, di

Bidang tersebut praktikan telah belajar mengenai pelayanan administrasi dan

keuangan.

Kedua bidang tersebut merupakan bagian terpenting dalam pelayanan desa

terhadap warga setempat, juga membantu kinerja kepala desa.

Selain itu praktikan juga dilatih untuk meningkatkan kedisiplinan serta tanggung

jawab dalam melakukan pekerjaan yang diberikan.

Bidang Tata Usaha dan Umum pada umumnya menangani berbagai masalah

mengenai administrasi yang dibutuhkan Warga Desa Pasirdoton dan masalah

Keuangan Desa Pasirdoton.

Adapun bidang kerja yang dilakukan oleh praktikan, antara lain:

3.1.1 Pelayanan Administrasi

a) Melakukan penggandaan dokumen menggunakan mesin fotocopy.

b) Melayani surat menyurat yang diajukan warga ke Desa.

c) Mengumpulkan atau merpikan data kartu keluarga sesuai rt dan rw masing-

masing.

d) Menginput data Kartu Keluarga kedalam situs Prodeskel.

e) Melakukan pencatatan surat masuk dan keluar pada buku agenda dan buku

ekspedisi.

f) Membuat surat keterangan domisili.

20

2. Keuangan

a) Menginput buku catatan pendapatan dana dari berbagai sumber : DDS, ADD,

PBH, DBH, PBP, PBK dan lain-lain.

b) Menginput buku catatan anggaran belanja.

c) Menginput buku catatan realisasi belanja.

d) Menginput buku catatan register spp pengeluaran.

e) Menginput buku catatan kwitansi belanja.

f) Menginput buku pembantu kegiatan segala kegiatan belanja.

g) Menginput buku pembantu bank (Penerimaan, pengambilan, pemindah

bukuan).

h) Menginput buku pembantu pajak.

i) Menginput buku pembantu kas tunai.

j) Menginput buku kas umum (kas tunai + bank).

3.2 Pelaksanaan Kerja Sebelum praktikan melakukan kegiatan kerja profesi di Kantor Desa, praktikan

diperkenalkan dengan beberapa orang pegawai pada divisi Sekretaris. Selain itu

praktikan juga mendapat penjelasan/arahan mengenai deskripsi pekerjaan yang

akan dikerjakan oleh praktikan. Selama pelaksanaannya, praktikan dibimbing

langsung oleh satu orang pegawai pada divisi sekretaris yang menjabat sebagai

sekretaris.

3.2.1 Pelayanan Administrasi

Dalam bidang pelayanan administrasi praktikan telah melakukan beberapa

kegiatan diantara nya membuat surat menyurat, contoh membuatkan surat

keterangan tidak mampu bagi yang mau melanjutkan sekolah, melayani warga

yang ingin membuat surat pernyataan atau keterangan.

1. Melakukan penggandaan surat menggunakan mesin fotocopy. Kegiatan ini dilakukan saat menerima surat atau dokumen dari divisi lain serta

saat sekretaris akan mengirimkan surat atau dokumen ke bidang lain. Hal ini

bertujuan agar bidang pelayanan memiliki arsip dari dokumen yang telah

dikirimkan.

21

Contohnya saat menerima surat dari kasi keuangan mengenai data anggaran

bulanan. Meskipun dokumen tersebut ditujukan untuk kepala desa, sekretaris

harus menggandakan surat tersebut agar dijadikan arsip.

Adapun langkah –langkah praktikan dalam menggandakan surat tersebut dengan

menggunakan mesin photocopy, yaitu:

a. Praktikan memastikan mesin photocopy dalam keadan menyala dan

melatakan dokumen yang akan digandakan di atas mesin photocopy.

b. Selanjutnya praktikan mengatur tata leltak dokumen dan mengatur ukuran

kertas yang diinginkan.

c. Praktikan menekan tombol copy.

d. Yang terakhir praktikan menunggu beberapa detik, hingga hasil penggandaan

dokumen keluar.

2. Melayani surat menyurat yang diajukan warga ke Desa Dalam hal ini praktikan membantu staff tata usaha untuk melayani warga yang

ingin membuat surat, pembuatan surat ini hanyalah sebagai pengantar ke tingkat

atas seperti kecamatan. contoh surat keterangan tidak mampu untuk

mendapatkan bantuan di sekolah, surat pengantar skck, surat izin usaha, dan

lain-lain.

Adapun langkah-langkah membuat surat tersebut sebagai berikut :

1. Warga wajib membawa data pribadi seperti ktp ataupun kartu keluarga.

2. Membuka file format surat yang ingin dibuat, bisa di ms. Word ataupun excel.

3. Membuat data baru dengan mencocokan data pribadi yang ada di ktp ataupun

kartu keluarga.

4. Selanjutnya mencetak data yang sudah rapi tersebut.

5. selesai dicetak, surat di tandatangani kepala desa atau bisa juga atas nama,

dan disertai cap kantor desa.

3. Mengumpulkan atau merpikan data kartu keluarga sesuai rt dan rw masing-masing. Dalam tugas ini, praktikan membantu staff tata usaha untuk merapikan fotocopy

kartu keluarga dengan disusun sesuai rt dan rw masing-masing.

22

4. Menginput data Kartu Keluarga kedalam situs Prodeskel Tugas penginputan ini butuh ketelitian karna data Kartu Keluarga yang telah di

input kedalam situs tersebut akan terlihat oleh pihak kecamatan atau tingkat

lainnya, oleh karena itu praktikan diharuskan lebih teliti, namun hal ini menjadi

lebih ringan karena fotocopy KK sudah tersusun rapi sesuai rt dan rw masing-

masing.

Adapun langkah penginputan data KK sebagai berikut:

1. Membuka halaman web Prodeskel Bina Pemdes.

2. Log in dengan ID username dan password yang telah diberikan oleh pihak

Desa.

3. Setelah log in berhasil lalu klik DDK Kontinyu untuk melihat data Kartu

Keluarga.

4. Klik KK Baru, lalu masukan data KK yang telah disusun.

Gambar 1.4 Situs Prodeskel Sumber : http://prodeskel.binapemdes.kemendagri.go.id/mpublik/

23

Gambar 1.5 Data KK di Prodeskel

Sumber : http://prodeskel.binapemdes.kemendagri.go.id/mpublik/

5. Melakukan pencatatan surat masuk dan keluar pada buku agenda dan buku ekspedisi. Praktikan melakukan pencatatan surat masuk pada buku agenda yang telah

disediakan. Selain itu praktikan juga harus mencatat surat keluar pada buku

ekspedisi. Setelah mencatat pada buku agenda atau ekspedisi kemudian

praktikan menyampaikan surat tersebut kepada pihak yang bersangkutan.

Adapun langkah-langkah pengelolaan surat masuk adalah:

a. Praktikan menerima surat dari petugas ekspedisi dari divisi lain.

b. Kemudian praktikan melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk

yang disediakan yaitu dengan mengisi kolom tanggal terima, nomor buku

agenda, asal surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, tujuan, dan perihal.

c. Setelah itu praktikan memberikan lembar disposisi pada surat tersebut dan

memberikannya kepada kepala divisi PTSP.

Sedangkan langkah-langkah pengelolaan surat keluar adalah:

a. Praktikan telah siap dengan surat keluar yang akan dicatat.

b. Praktikan kemudian melakukan pencatatan tanggal keluar surat, perihal,

tanggal surat, nomor surat, dan lampiran pada buku ekspedisi.

24

c. Setelah itu praktikan mengantarkannya dan mencatat pada buku ekspedisi

intern yang dijadikan sebagai bukti bahwa surat telah diterima oleh divisi yang

dituju.

6. Membuat surat keterangan domisili

Surat ini dibuat untuk warga yang belum memiliki ktp karena terkendala masalah,

pembuatan ini tidak sembarangan karena tidak sedikit warga yang

menyalahgunakan surat keterangan domisili ini.

Langkah Kerja :

1. Menyiapkan alat dan bahan

2. Tekan tombol power pada CPU

3. Membuka Microsoft Word

4. Mengetik surat domisili

5. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan file

6. Print file tersebut

25

Gambar 1.6 Contoh Surat Domisili

26

3.2.2 Keuangan

Gambar 1.7 Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES)

Dalam bagian Keuangan, Praktikan melakukan beberapa tugas yang

sebagaimana bagian keuangan lakukan setiap hari, namun praktikan tidak begitu

mendapatkan keleluasaan dalam bagian ini, karena lebih privasi mengenai

masalah keuangan desa. penginputan laporan keuangan desa melalui halaman

Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).

Adapun tugas yag dikerjakan oleh praktikan sebagai berikut:

1. Menginput buku catatan pendapatan dana dari berbagai sumber : Dana Desa (DDS), Alokasi Dana Desa (ADD), Penerimaan Bagi Hasil (PBH), Dana Bagi Hasil (DBH), Penerimaan Bantuan Keuangan Provinsi (PBP), Penerimaan Bantuan Keuangan Kabupaten (PBK) dan lain-lain.

Penginputan ini sangat penting karena dana yang didapat dari berbagai sumber

diatas harus terus dicatat dan dilaporkan secara rinci, dana ini juga selanjutnya

akan digunakan untuk berbagai keperluan seperti anggaran belanja.

Buku catatan pendapatan ini di input ke situs Sistem Keuangan Desa

(SISKEUDES), penginputan ini bisa harian, mingguan ataupun dalam bulanan

menyesuiakan dengan laporan lainnya.

27

2. Menginput buku catatan anggaran belanja

Catatan anggaran belanja juga harus di input kedalam Sistem Keuangan Desa

(SISKEUDES), oleh karena itu dibutuhkan ketelitian juga untuk laporan belanja,

dana anggaran belanja ini didapat dari pendapatan dana desa dari berbagai

sumber seperti diatas.

3. Menginput buku catatan realisasi belanja

Setelah selesai membuat anggaran belanja, berikutnya kita harus mencatat apa

saja pembelanjaan yang sudah direalisasikan kedalam buku catatan realisasi

belanja untuk di input kedalam Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).

4. Menginput buku catatan register Surat Permintaan Pembayaran (SPP) pengeluaran

SPP merupakan dokumen yang berisi permintaan pembayaran atau pengesahan

belanja yang telah dilakukan oleh pelaksana kegiatan, dokumen diverifikasi oleh

Sekretaris Desa (ordonator), serta dokumen pengesahan belanja oleh Kepala

Desa (otorisator) sekaligus juga perintah bagi Bendahara Desa (Comptable).

SPP yang diajukan oleh pelaksana kegiatan harus dilakukan verifikasi terlabih

dahulu oleh Sekretaris Desa sebelum disetujui oleh Kepala Desa. Verifikasi yang

dilakukan oleh Sekretaris Desa meliputi:

a. Meneliti kelengkapan permintaan pembayaran diajukan oleh pelaksana

kegiatan.

b. Menguji kebenaran perhitungan tagihan atas beban APB Desa yang tercantum

dalam permintaan pembayaran.

c. Menguji ketersediaan dana untuk kegiatan dimaksud.

d. Menolak pengajuan permintaan pembayaran oleh pelaksana kegiatan apabila

tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Saat pengajuan SPP perlu diatur lebih lanjut baik berupa batasan nilai atau

waktu/lamanya pengajuan (dihitung misalnya dari barang yang diterima) agar

frekuensi pengajuan SPP tidak terlalu sering/banyak namun juga tidak terlalu

lama yang menyebabkan SPJ menjadi terlambat.

28

Format Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah sebagai berikut:

Gambar 1.8 Surat Permintaan Pembayaran

5. Menginput buku catatan kwitansi belanja

Setelah pencatatan register Surat Permintaan Pembayaran (SPP) selesai

dilaporkan atau di input, berikutnya praktikan mengumpulkan kwitansi

pembelanjaan yang telah dilakukan, disusun sesuai tanggal pembelian, setelah

tersusun rapi, kwitansi kemudian di catat untuk di input kedalam Sistem

Keuangan Desa (SISKEUDES).

29

6. Menginput buku pembantu kegiatan segala kegiatan belanja

Buku pembantu kegiatan segala kegiatan belanja ini maksudnya adalah

pembukuan/penatausahaan kaur keuangan yang sebelumnya disebut bendahara

untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui

Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Panjar. Pembukuan ini dilakukan setelah

SPP selesai dibuat oleh pelaksana kegiatan, gunanya untuk mengakumulasikan

anggaran belanja.

Jadi, setelah pembelanjaan dilakukan, bendahara atau bagian keuangan harus

mencatatnya kedalam buku pembantu kegiatan. Penginputannya sama melalui

Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).

7. Menginput buku pembantu bank (Penerimaan, pengambilan, pemindah bukuan)

Buku Pembantu Bank adalah salah satu pembukuan/penatausahaan kaur

keuangan (bendahara desa) untuk mencatat semua penerimaan dan

pengeluaran yang terjadi di rekening kas desa (transfer).

8. Menginput buku pembantu pajak

Buku Pembantu Pajak digunakan untuk mencatat pungutan/potongan yang

dilakukan oleh Bendahara Desa serta pencatatan penyetoran ke kas negara

sesuai dengan ketentuan perundangan. Atas pungutan/potongan dan penyetoran

pajak ini tidak dilakukan pencatatan pada Buku Kas Umum, hanya pada Buku

Pembantu Pajak.

9. Menginput buku pembantu kas tunai

Buku Pembantu Kas Tunai digunakan untuk mencatat penerimaan (inflow) Uang

dan juga digunakan untuk mencatat pengeluaran (outflow) atas penerimaan

Uang yang disetorkan ke Kas Umum Negara. Selain kedua transaksi diatas Buku

Pembantu Kas Tunai juga digunakan pada saat penerimaan (inflow) uang dari

Bank.

30

10. Menginput buku kas umum (kas tunai + bank)

Buku Kas Umum digunakan hanya untuk mencatat transaksi yang bersifat tunai.

Pencatatan dalam BKU dilakukan secara kronologis. Kode Rekening digunakan

untuk transaksi yang mempengaruhi pendapatan dan belanja sebagaimana

tertuang dalam APBDesa. Jika tidak mempengaruhi Belanja seperti pengambilan

uang tunai dari bank, pemberian panjar tidak diberi kode rekening.

Nomor Bukti agar diisi dengan pemberian nomor secara intern yang diatur secara

sistematis sehingga mudah untuk ditelusuri. Terkait “jumlah pengeluaran

kumulatif” dicatat sebesar akumulasi khusus pengeluaran kas tanpa

dipengerahui penerimaan, sedangkan saldo menggambarkan akumulasi uang

yang dipengaruhi penerimaan kas dan pengeluaran kas.Setiap akhir bulan BKU

ini ditutup secara tertib dan ditanda tangani oleh Bendahara Desa, serta Kepala

Desa dengan sebelumnya diperiksa dan diparaf/ diverifikasi oleh Sekretaris

Desa.

Gambar 1.9 SISKEUDES menginput lapoan keuangan Desa

Adapun cara menginput laporan keuangan kedalam situs Sistem Keuangan Desa

31

(SISKEUDES) Adalah sebagai berikut:

1. Membuka situs Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES)

2. Login dengan akun dan password yang diberikan bendahara

3. Pilih menu sesuai laporan yang akan di input

4. Upload file excel

5. Masukan tgl, dan keterangan laporan

6. Setelah itu klik print atau cetak, dan hasilnya seperti contoh gambar dibawah

ini.

Gambar 2.0 Bukti Penggunaan Dana

32

Gambar 2.1 Laporan kekayaan desa Sumber : SISKEUDES

33

Gambar 2.2 Laporan kekayaan desa

Sumber : SISKEUDES

34

Penerapan teori:

Teori Diskonto Aliran Kas (Cashflow Discounted Theory)

Teori keuangan ini berangkat dari konsep nilai waktu uang (time value of money).

Teori Diskonto aliran kas ini ingin menunjukkan apakan sebuah investasi

menguntungkan atau tidak bila dikaitkan dengan nilai waktu uang.

Aliran kas perusahaan yang akan diperoleh dimasa mendatang bisa dinilai

sekarang dengan menggunakan faktor diskonto.

Dari teori diatas praktikan menerapkannya saat bertugas di keuangan kantor

desa Pasirdoton, dengan membuat laporan keuangan desa, praktikan mencoba

menerapkan teori tersebut untuk mengetahui apakah keuangan desa mengalami

kenaikan atau penurunan dari tahun sebelumnya dan bisa mengetahui apakah

akan mengalami kenaikan dimasa mendatang.

3.3 Kendala Yang Dihadapi

Pada saat pelaksanaan kerja profesi praktikan menghadapi beberapa kendala

diantaranya sebagai berikut:

3.3.1 Komunikasi

Dalam komunikasi diawal magang, Praktikan mengalami masalah komunikasi

seperti kurang pengarahan. mungkin dikarenakan masih proses perkenalan.

3.3.2 Sistem Penyimpanan arsip yang tidak teratur

Praktikan yang ditugaskan untuk membantu pekerjaan divisi sekretaris sering

mengalami kesulitan dalam melakukan penyimpanan, membuat dan penemuan

arsip. Sekretaris menyerahkan penuh kegiatan penyimpanan arsip kepada

praktikan karena pada dasarnya sekretaris tidak menggunakan system

penyimpanan arsip tertentu. Sehingga dalam penyimpanan arsip masih terlihat

berantakan dan tidak teratur.

35

3.3.3 Kurangnya kesadaran warga setempat terhadap protocol kesehatan

Saat praktikan hendak melaksanakan tugas di bagian pelayanan, tidak jarang

praktikan menemukan warga yang ingin membuat surat namun tidak memakai

masker dan tidak melakukan cuci tangan terlebih dahulu sebelum memasuki

ruang pelayanan.

3.4 Cara Mengatasi Kendala

3.4.1 Komunikasi

Praktikan mengatasi kendala tersebut dengan mencoba lebih dekat dan sering

berkomunikasi dengan para staf desa.

3.4.2 Penyimpanan Arsip

Dalam mengatasi kendala tersebut, praktikan mengaplikasikan teori yang telah

didapat pada perkuliahan yaitu dengan menyusun arsip tersebut menggunakan

system penyimpanan arsip. Pada dasarnya terdapat 5 macam system

penyimpanan arsip, yaitu sistem abjad, sistem pokok soal, sistem wilayah, sistem

nomor, dan sistem tanggal. Dalam melakukan penyimpanan arsip tersebut,

praktikan menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasakan tanggal

(kronologi). Sistem penyimpanan menurut tanggal (chronological Filling) adalah

salah satu metode penyimpanan arsip dengan cara menyusun arsip-arsip

menggunakan urutan tanggal yang tertulis pada naskah atau surat. Dalam

metode ini arsip-arsip disimpan secara berurutan dari tanggal 1 dan seterusnya

pada bulan dan tahun seperti yang tertulis pada surat.

3.4.3 Kesadaran warga terhadap protokol kesehatan

Praktikan selalu menjaga protocol kesehatan dengan selalu memakai masker

dan mencuci tangan baik sebelum memulai kegiatan maupun selesai kegiatan.

Dan selalu membawa hand sanitizer untuk lebih mencegah segala kemungkinan

yang tidak di inginkan.

36

3.5 Pembelajaran Yang Diperoleh dari Kerja Profesi Selama kerja profesi, Praktikan mendapatkan pembelajaran yang sangat berharga, antara lain:

3.5.1 Disiplin Kerja Dalam pekerjaan apapun disiplin itu sangat dibutuhkan, baik disiplin dalam hal waktu, pakaian ataupun lainnya. Praktikan melihat hal disiplin itu ada pada Kepala Desa, dimana beliau selalu datang lebih awal dari yang lainnya, selain itu beliau juga disiplin dalam hal berpakaian.

3.5.2 Kerjasama Tim Selama melaksanakan kerja semua staff saling membantu bila ada yang mengalami kesulitan, mereka tidak terpaku pada pekerjaannya masing-masing namun mereka bisa saling back up ketika ada satu orang yg tidak masuk kerja.

3.5.3 Menambah pengalaman Kerja Profesi merupakan awal mula perjalanan pengalaman. Dalam proses Kerja Profesi, praktikan secara langsung dibimbing oleh pembimbing dari kantor tersebut dan dari sana praktikan belajar tentang pekerjaan yang dijalani, dari sudut pandang yang baru hingga suasana yang belum pernah dirasakan. Kerja Profesi yang dilakukan juga dapat menambah poin pada Curriculum Vitae.

3.5.4 Merasakan Suka dan Duka dunia kerja Pada awal melakukan kerja profesi, pastinya akan ada rasa kaget dengan kesibukan dan tekanan dunia kerja, dari sana praktikan jadi mengerti bagaimana dunia kerja yang sebenarnya, Suka dan duka seperti deadline ataupun perayaan keberhasilan projek akan dilakukan bersama-sama. Pengalaman magang juga menumbuhkan sisi kedewasaan mahasiswa dalam masa transisi dari remaja ke dewasa, kewajiban dan tekanan pekerjaan menjadi alat untuk mahasiswa agar dapat tahan banting di dunia kerja.