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Eine Dokumentvorlage
für Diplomarbeiten und andere
wissenschaftliche Arbeiten
Diplomarbeit
im Fach Arbeits-, Lern- und Präsentationstechniken
Studiengang Informationsmanagement
der
Fachhochschule Stuttgart –
Hochschule der Medien
Wolf-Fritz Riekert
Erstprüfer: Prof. Dr. Dok U. Ment-Vorlage
Zweitprüferin: Prof. Winnie Word Ph.D.
Bearbeitungszeitraum: tt. Monat Jahr bis tt. Monat Jahr
Stuttgart, Monat Jahr
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 2
Kurzfassung
Gegenstand der hier vorgestellten Arbeit ist eine Dokumentvorlage für Diplomarbeiten
und andere wissenschaftliche Arbeiten (z.B. Masterarbeiten und Bachelorarbeiten) an
der Hochschule der Medien (HdM) Stuttgart. Die Dokumentvorlage basiert auf den
Richtlinien zur Erstellung von Diplomarbeiten im Fachbereich Information und
Kommunikation, sie ist aber ohne weiteres über den Fachbereich hinaus innerhalb und
außerhalb unserer Hochschule nutzbar und kann für eine Vielzahl wissenschaftlicher
Arbeiten und Berichte verwendet werden. Die Dokumentvorlage stellt ein Angebot dar,
das von den Studierenden genutzt werden kann, dessen Verwendung an der HdM
aber nicht verpflichtend ist. Die existierenden Regelungen zu Diplomarbeiten bleiben
dabei unberührt. Diese Dokumentvorlage wurde zur Verwendung im
Textverarbeitungssystem Microsoft Word erstellt. Die hier vorliegende Arbeit ist selbst
mit dieser Dokumentvorlage geschrieben und kann in formaler Hinsicht als Muster für
die Abfassung von Diplomarbeiten verwendet werden. Auf diese Weise lässt sich die
Einhaltung der für Diplomarbeiten geltenden Formatvorgaben weitgehend
automatisieren, wodurch sich die Qualität der Diplomarbeiten hinsichtlich formaler
Kriterien erhöht und sich der Beratungsaufwand verringert.
Schlagwörter: Dokumentvorlage, Diplomarbeit, wissenschaftliche Arbeit, Hochschule,
Textverarbeitungssystem, Microsoft Word
Abstract
A style sheet for diploma theses and other kinds of theses (e.g., master theses, bach-
elor theses) is being presented. This style sheet may be used by any student, its util-
isation, however, is not obligatory in our school. The style sheet is designed for the
Microsoft Word text processing system. This document itself is written by using the
developed style sheet and can be used as a template for the production of diploma
theses. In this way, the fulfilment of the existing formatting guidelines will be automated
to a large extent, thus raising the quality of diploma theses with respect to formal cri -
teria as well as reducing the need for training and consulting.
Keywords: style sheet, thesis, university, text processor, Microsoft Word
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 3
Inhaltsverzeichnis
Kurzfassung...................................................................................................................2
Abstract..........................................................................................................................2
Inhaltsverzeichnis..........................................................................................................3
Abbildungsverzeichnis.................................................................................................5
Tabellenverzeichnis.......................................................................................................5
Abkürzungsverzeichnis................................................................................................6
Vorwort...........................................................................................................................7
1 Überblick.............................................................................................................8
2 Ziele....................................................................................................................10
3 Stand der Technik.............................................................................................11
4 Eingeschlagener Realisierungsweg...............................................................12
4.1 Formatvorlagen für die Teile wissenschaftlicher Arbeiten..................................12
4.2 Muster für die Gliederung wissenschaftlicher Arbeit..........................................12
4.3 Benutzungsfreundliche Bereitstellung als Word-Dokument...............................12
4.4 Bereitstellung einer Anleitung.............................................................................13
5 Ein Muster für die Gliederung einer wissenschaftlichen Arbeit..................14
5.1 Verwendung des bereitgestellten Musters für die Gliederung einer wissenschaftlichen Arbeit...................................................................................14
5.2 Die unnummerierten Teile zu Beginn der Arbeit.................................................15
5.2.1 Das Titelblatt.......................................................................................................15
5.2.2 Kurzfassung und Abstract..................................................................................15
5.2.3 Inhaltsverzeichnis...............................................................................................16
5.2.4 Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis................................................16
5.2.5 Abkürzungsverzeichnis.......................................................................................16
5.2.6 Vorwort...............................................................................................................16
5.3 Die nummerierten Teile in der Mitte der Arbeit...................................................16
5.4 Die Teile am Ende der Arbeit.............................................................................17
5.4.1 Anhänge.............................................................................................................17
5.4.2 Glossar...............................................................................................................17
5.4.3 Das Literaturverzeichnis.....................................................................................17
5.4.4 Erklärung............................................................................................................18
5.4.5 Stichwortverzeichnis...........................................................................................18
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 4
6 Formatvorlagen für die Layout-Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten...19
6.1 Formatvorlagen...................................................................................................19
6.2 Allgemeine Einstellungen...................................................................................19
6.3 Schreiben von normalem Fließtext.....................................................................21
6.4 Fußnoten............................................................................................................22
6.5 Abbildungen........................................................................................................22
6.6 Tabellen..............................................................................................................24
6.7 Zitate...................................................................................................................24
6.7.1 Wörtliche Zitate...................................................................................................25
6.7.2 Sinngemäße Zitate.............................................................................................25
6.7.3 Quellenangaben.................................................................................................25
6.8 Computerprogramme.........................................................................................25
6.9 Nummerierungen, Aufzählungen und Einrückungen..........................................26
6.10 Überschriften......................................................................................................28
6.11 Literaturverzeichnis............................................................................................29
6.12 Verwendung von echten Word-Dokumentvorlagen............................................29
7 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten.........................................................31
7.1 Formatierung von Absätzen...............................................................................31
7.2 Rechtschreibprüfung..........................................................................................31
7.3 Silbentrennung....................................................................................................32
7.4 Nicht druckbare Zeichen eines Word-Dokuments..............................................32
7.5 Keine Panik.........................................................................................................33
7.6 Abspeichern der Arbeit.......................................................................................33
7.7 Abschließende Arbeiten.....................................................................................34
8 Zusammenfassung und Ausblick...................................................................36
Anhang A: Beispiele für die Gliederung von Diplomarbeiten.................................37
A.1 Literaturarbeiten......................................................................................................37
A.2 Systementwicklungen..............................................................................................37
Anhang B: Formatvorlagen........................................................................................38
Glossar.........................................................................................................................39
Literaturverzeichnis.....................................................................................................40
Erklärung......................................................................................................................41
Stichwortverzeichnis...................................................................................................42
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 5
AbbildungsverzeichnisAbbildung 1: Verbinden eines Textteils mit einer Formatvorlage..................................20
Abbildung 2: Verschiedene Schriftarten........................................................................21
Abbildung 3: Einfügen von Beschriftungen....................................................................23
Abbildung 4: Einfügen eines Querverweises auf eine Abbildung..................................23
Abbildung 5: Formatierung von Nummerierungen, Aufzählungen und Einrückungen...26
TabellenverzeichnisTabelle 1: Unterschiede zwischen Abbildungen und Tabellen......................................24
Tabelle 2: Beispiele für Überschriftsebenen..................................................................28
Tabelle 3: Aufstellung der wichtigsten Formatvorlagen der Dokumentvorlage.............38
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 6
Abkürzungsverzeichnis
ALP Arbeits-, Lern- und Präsentationstechniken
HBI Hochschule für Bibliotheks- und Informationswesen
HdM Hochschule der Medien
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 7
Vorwort
Die hier vorgestellte Dokumentvorlage ist an der Hochschule für Bibliotheks- und
Informationswesen (HBI) im Rahmen des ALP-II-Seminars im Sommersemester 1999
entstanden und wurde von mir im Sommersemester 2000 zu ihrer jetzigen Form
weiterentwickelt. Herzlichen Dank an Robert Aird, Andreas Bildstein und Dieter
Rothbächer, die im Jahre 1999 die erste Fassung der Dokumentvorlage erstellt haben
und zugleich mit ihren Diplomarbeiten als erste Testnutzer fungierten.
Ein Ansporn zur hochschulweiten Bereitstellung der Dokumentvorlage waren die
anstehenden Diplomarbeiten der von mir im Seminar Arbeits-, Lern- und
Präsentationstechniken (ALP) II betreuten Studierenden im Sommer 2000, denen die
vorliegende Version der Dokumentvorlage primär gewidmet ist. Aber auch alle anderen
Studierenden in unserer Hochschule und anderswo sind seitdem herzlich eingeladen,
das Ergebnis zu nutzen.
Im Jahr 2001 wurden noch kleinere Überarbeitungen der Dokumentvorlage
vorgenommen, da einige Einschränkungen des alten Merkblattes für Diplomarbeiten
wegfielen. Der ursprünglich sehr breite linke Rand und der sehr großzügige
Zeilendurchschuss konnten reduziert werden, dafür wurde die Schriftgröße um einen
Punkt erhöht. Außerdem ist 2001 das Jahr der Zusammenführung der Hochschule für
Bibliotheks- und Informationswesen mit der Hochschule für Druck und Medien zur
neuen Hochschule der Medien. Deshalb steht nun dieser Name auf dem Titelblatt. Eine
Anpassung an das Corporate Design der neuen Hochschule wurde jedoch entgegen
der ersten Absicht nicht vorgenommen, da zum einen die „Corporate Designer“ hiervon
abrieten, zum andern aber anfänglich auch noch Elemente fehlten wie z.B. eine
praxistaugliche Grafikdatei mit dem Logo der Hochschule.
Über Rückmeldungen (konstruktive Kritik, Verbesserungsvorschläge, Beispiele von
Diplomarbeiten, die mit der Dokumentvorlage erstellt wurden) an meine Emailadresse
([email protected]) freue ich mich. Neue Arbeitsergebnisse werde ich über die
Web-Seite http://v.hdm-stuttgart.de/~riekert/theses/ zugänglich machen.
Mögen mit dieser Dokumentvorlage viele erfolgreiche Diplomarbeiten entstehen!
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 8
1 Überblick
Wenn man den Erstellungsprozess von Diplomarbeiten und anderen
wissenschaftlichen Arbeiten beobachtet, fallen einige Merkwürdigkeiten auf:
Prüfungsordnungen betrachten Diplomarbeiten in technischer Hinsicht noch
weitgehend als eine gebundene Gesamtheit von Schreibmaschinenseiten. Erstellt
werden Diplomarbeiten aber mit Textsystemen auf dem Computer.
Studierende verwenden heutzutage selbstverständlich den Computer als
Schreibwerkzeug. Die Textsysteme scheinen ohne Schulung einfach benutzbar zu
sein. Dennoch sind die Ergebnisse oft von dürftiger Qualität.
Erforderlich sind daher zum einen Anleitungen zur Erstellung von wissenschaftlichen
Arbeiten, die bereits auf das verwendete Werkzeug, das Textverarbeitungssystem, hin
orientiert sind. Zum anderen werden technische Handreichungen und insbesondere
auch computerunterstützte Formatvorlagen benötigt, die den technischen Prozess der
Texterstellung unterstützen. Schließlich wird eine einfache Anleitung benötigt, um alle
gebotenen technischen Mittel auch erfolgreich nutzen zu können.
Diese Überlegungen liegen der hier vorgestellten Arbeit zugrunde. Dabei werden drei
Ziele verfolgt:
1. Bereitstellung einer musterhaften Gliederung für wissenschaftliche Arbeiten mit
beispielhaften Inhalten,
2. Bereitstellung von Formatvorlagen für die wichtigsten Elemente einer
wissenschaftlichen Arbeit, dabei wird davon ausgegangen, dass das Textsystem
Microsoft Word (Office 97 oder höher) verwendet wird, da dies an unserer
Hochschule wie auch an vielen anderen Orten einen sehr hohen
Durchdringungsgrad besitzt,
3. Bereitstellung einer Anleitung zur Nutzung der angebotenen technischen
Möglichkeiten.
Ausgehend von diesen Zielen, die im nachfolgenden Kapitel 2 im Detail aufgeführt
sind, und unter Betrachtung des aktuellen Stands der Technik in Kapitel 3 wird der
eingeschlagene Lösungsansatz in Kapitel 4 beschrieben. Dieser besteht im
wesentlichen in der Erstellung eines einzigen Textdokuments, nämlich der hier
vorgelegten Arbeit. Dieses Textdokument bringt die Formatvorlagen zur Formatierung
von wissenschaftlichen Arbeiten mit, enthält Anleitungen zum Schreiben von
wissenschaftlichen Arbeiten mit dem Textsystem Microsoft Word und ist in formaler
Hinsicht selbst aufgebaut wie eine Diplomarbeit an der Hochschule für Bibliotheks- und
Informationswesen.
Die Hauptteile der Arbeit sind die Beschreibung des vorgeschlagenen Musters für die
Gliederung von wissenschaftlichen Arbeiten in Kapitel 5, die Beschreibung der zur
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 9
Verfügung stehenden Formatvorlagen in Kapitel 6 sowie die Hinweise zur Nutzung von
Funktionalitäten des Textsystems Microsoft Word für die Textgestaltung in Kapitel 7.
Eine Zusammenfassung, die den Nutzen der Arbeit beschreibt und einen Ausblick auf
zukünftige Weiterentwicklungen gibt, schließt die Arbeit ab.
Das Ergebnis ist ein Angebot, das alle Studierenden nutzen können, aber nicht zu
nutzen brauchen. Die existierenden Regelungen (Studien- und Prüfungsordnung,
Merkblatt) für Diplomarbeiten und andere wissenschaftliche Arbeiten werden durch
diese Dokumentvorlage und die darin enthaltenen Anleitungen keinesfalls ersetzt. Sie
gelten selbstverständlich weiterhin und stellen nach wie vor die rechtlich verbindlichen
Quellen dar. Bei vernünftigem Gebrauch kann die Dokumentvorlage aber zur
wirkungsvollen Unterstützung der Einhaltung dieser Regelungen genutzt werden.1
1 Die nichtkommerzielle Nutzung dieser Dokumentvorlage ist frei. Eine kommerzielle Nutzung bedarf einer Vereinbarung mit dem Autor. Eine Gewährleistung für die fehlerfreie Funktion der Dokumentvorlage kann vom Autor nicht übernommen werden.
Autor: Prof. Dr. Wolf-Fritz Riekert, Fachhochschule Stuttgart – Hochschule der Medien, Wolframstr. 32-34, D-70191 Stuttgart, Tel.: (0711)25706-185,Email: [email protected], WWW: http://v.hdm-stuttgart.de/~riekert/
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 10
2 Ziele
Ziel dieser Arbeit ist es, die am Fachbereich Information und Kommunikation der
Fachhochschule Stuttgart – Hochschule der Medien (HdM)2 gängigen formalen
Standards bei der Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten festzuhalten,
weiterzuentwickeln und in Form einer Dokumentvorlage zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus soll diese Arbeit Hinweise geben für die sinnvolle Verwendung des
Textsystems Microsoft Word zum Zweck der Erstellung von Diplomarbeiten und
anderen wissenschaftlichen Arbeiten.
Leitideen der vorliegenden Arbeit betreffen insbesondere die Qualitätssicherung, die
Arbeitserleichterung und die Angebotsorientiertheit.
Ein wesentliches Ziel dieser Arbeit besteht in der Qualitätssicherung
wissenschaftlicher Arbeiten hinsichtlich formaler Kriterien. Dokumentvorlagen
erlauben es, die Einhaltung dieser formalen Kriterien durch den Computer zu
unterstützen.
Ein weiteres Ziel besteht in der Arbeitserleichterung bei der Erstellung
wissenschaftlicher Arbeiten. Die Studierenden brauchen weniger Augenmerk auf
formale Dinge aufzuwenden und haben mehr Zeit für die Erarbeitung von Inhalten.
Die Dozenten haben weniger Beratungsaufwand.
Die Verwendung der Dokumentvorlage soll nicht verpflichtend für die Erstellung von
Diplomarbeiten und anderen wissenschaftlichen Arbeiten an unserer Hochschule
werden. Beabsichtigt ist ein Angebot, das alle Studierenden nutzen können, aber
nicht zu nutzen brauchen.
Alle diese Dokumentvorlage Nutzenden sollten sich freilich bewusst sein, dass die an
der HdM (und gewiss auch die in anderen Hochschulen) geltenden Richtlinien einen
großen Spielraum für die Textgestaltung eröffnen. Die hier vorgelegte
Dokumentvorlage eröffnet hierfür einen möglichen Lösungsansatz, der den
Präferenzen des Autors dieser Arbeit entspricht. Selbstverständlich gibt es unzählige
andere Ansätze, die ebenso brauchbare, wenn nicht noch ansprechendere Ergebnisse
versprechen. Eine sehr empfehlenswerte Art der Verwendung dieser Dokumentvorlage
ist daher auch, diese zum Ausgangspunkt für individuelle Weiterentwicklungen zu
verwenden. In jedem Fall ist es auch sehr sinnvoll, die betreuenden Dozentinnen und
Dozenten in die Gestaltungsentscheidungen einzubeziehen; denn deren Präferenzen
müssen nicht notwendigerweise mit denen des Autors dieser Arbeit übereinstimmen.
2 Bis 31. August 2001: Hochschule für Bibliotheks- und Informationswesen (HBI)
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 11
3 Stand der Technik
Die Idee, eine spezielle Word-Dokumentvorlage zum Schreiben von Diplomarbeiten
und anderen wissenschaftlichen Arbeiten zu entwickeln, ist zwar naheliegend, doch ist
eine Internet-Recherche nach einschlägigen Lösungen wenig ergiebig. Der Stand der
Technik lässt sich folgendermaßen beschreiben:
Relativ häufig sind Anleitungen zum Schreiben von Doktorarbeiten, vor allem im
angelsächsischen Raum (Phillips/Pugh 1994; Wolfe 2000). Diese Anleitungen
beziehen sich jedoch mehr auf die Inhalte als auf die äußere Form einer
wissenschaftlichen Arbeit.
Meist werden die Vorgaben für die Formatierung von Diplomarbeiten in Form von
Richtlinien verbal beschrieben (z.B. HBI 1999). Eine Hilfestellung für die
Umsetzung solcher Vorgaben mit Hilfe des in den meisten Hochschulen gängigen
Textverarbeitungssystems Microsoft Word wird dabei jedoch nicht angeboten.
Die vorhandenen von Microsoft für das Textverarbeitungssystem Word (Lambrich
1999) mitgelieferten Dokumentvorlagen sind nicht für wissenschaftliche Arbeiten
konzipiert. Eine Recherche im Web erbrachte nur wenige Ansätze, eine spezielle
Dokumentvorlage für wissenschaftliche Arbeiten zu entwickeln. So gibt es ein
umfangreiches Projekt „Digitale Dissertationen“ an der Humboldt-Universität zu
Berlin, in dessen Rahmen auch eine Dokumentvorlage („dissertation-97.dot“)
entwickelt wurde, die allerdings in ihrer Komplexität über die hier präsentierte
Lösung hinausgeht (Humboldt Universität zu Berlin 2000). Andere
Dokumentvorlagen beziehen sich auf das Textverarbeitungssystem LaTeX, das an
der HdM wenig gebräuchlich ist (siehe z.B. University of Alberta 2000).
Die durchgeführten Recherchen bestärkten daher den Autor bei seinem Ziel, eine
einfach nutzbare Word-Dokumentvorlage für wissenschaftliche Arbeiten zu entwickeln.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 12
4 Eingeschlagener Realisierungsweg
Die Dokumentvorlage wurde in zwei Varianten erstellt: zum einen als eine echte Word-
Dokumentvorlage mit dem Namen thesis.dot und zum anderen als Word-Dokument
mit dem Namen thesis.doc, das auf bequeme Weise als Kopiervorlage für die
Erstellung von Diplomarbeiten und anderen wissenschaftlichen Arbeiten verwendet
werden kann.
4.1 Formatvorlagen für die Teile wissenschaftlicher Arbeiten
Beide Dateien enthalten sogenannte Formatvorlagen für verschiedene Teile einer
wissenschaftlichen Arbeit wie z.B. Fließtext, Überschriften und Einträge in das
Inhaltsverzeichnis. Diese Formatvorlagen garantieren, dass gleichartige Teile der
Arbeit stets auch gleichartiges Aussehen besitzen. So braucht der Benutzer3 nicht bei
jeder Überschrift den Schrifttyp, die Schriftgröße und die Abstände zum
vorangehenden bzw. nachfolgenden Text festzulegen. Es genügt vielmehr die Auswahl
der für diese Art von Überschrift vorgesehenen Formatvorlage.
4.2 Muster für die Gliederung wissenschaftlicher Arbeit
Die Word-Datei thesis.doc enthält außer den Formatvorlagen bereits beispielhafte
Textinhalte (nämlich den hier vorgelegten Text). Diese Textinhalte dienen als
unverbindliches Muster für die Gliederung der zu schreibenden wissenschaftlichen
Arbeit. Durch Löschen und Überschreiben dieser Inhalte kann das intendierte Ergebnis
erzielt werden.
4.3 Benutzungsfreundliche Bereitstellung als Word-Dokument
Für Benutzer, die sich nicht mit dem Konzept einer Word-Dokumentvorlage
auseinandersetzen möchten, ist die Verwendung des Word-Dokuments thesis.doc
am einfachsten. Hierzu muss lediglich das Dokument thesis.doc kopiert und
umbenannt werden. Anschließend können alle Inhalte, die nicht benötigt werden,
gelöscht bzw. mit den Inhalten der zu erstellenden Diplomarbeit überschrieben werden.
4.4 Bereitstellung einer Anleitung
Der Inhalt des (hier vorliegenden) Word-Dokuments thesis.doc besteht im
wesentlichen aus einer Anleitung zum Gebrauch der bereitstehenden Hilfsmittel,
3 Wenn hier und im Folgenden von einem Benutzer gesprochen wird, soll durch diese Formulierung stets auch der Fall einer Benutzerin mit eingeschlossen sein.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 13
nämlich des Musters für die Gliederung, der bereitgestellten Formatvorlagen sowie
allgemeiner Funktionalitäten des Textsystems Microsoft Word.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 14
5 Ein Muster für die Gliederung einer
wissenschaftlichen Arbeit
In diesem Kapitel werden die Textinhalte der Dokumentvorlage beschrieben, die ein
Muster für die Gliederung einer wissenschaftlichen Arbeit darstellen. Es wird erklärt,
wie dieses Muster für die Erstellung der Textfassung einer wissenschaftlichen Arbeit
genutzt werden kann.
Das Muster ist in der neuen deutschen Rechtschreibung verfasst. Wenn Sie sich noch
an die alte Rechtschreibung halten, sollten Sie die hier angewandten Schreibweisen
(z.B. in der Erklärung) nicht ungeprüft übernehmen. Für Word 97 bietet Microsoft einen
Software-Update an, mit dem sich die Rechtschreibprüfung zwischen der alten und der
neuen Regelung hin- und herschalten lassen kann (Microsoft 2000).
5.1 Verwendung des bereitgestellten Musters für die
Gliederung einer wissenschaftlichen Arbeit
Die Dokumentvorlage liegt in zwei Varianten vor: als eine echte Word-
Dokumentvorlage mit dem Namen thesis.dot und als Word-Dokument mit dem
Namen thesis.doc. Das Muster für die Gliederung einer Diplomarbeit ist nur in dem
Textdokument thesis.doc enthalten. Deshalb wird im Folgenden davon
ausgegangen, dass dieses verwendet wird. Zu diesem Zweck legen Sie sich unter
einem neuen Namen eine Kopie der Datei thesis.doc an und verwenden Sie diese
als Ausgangspunkt für Ihre wissenschaftliche Arbeit. Anschließend löschen Sie alle
Inhalte, die Sie nicht benötigen bzw. überschreiben diese mit den Inhalten Ihrer
Diplomarbeit.
Die Datei thesis.doc enthält den hier vorgelegten Text. Dieser Text ist von der
Struktur her bereits wie eine Diplomarbeit aufgebaut, ist aber vom Umfang her kürzer.
Folgende Gliederung ist bereits vorgesehen (Gliederungselemente in Klammern
können auch weggelassen werden):
Titelblatt
Kurzfassung inkl. Stichwörter
Abstract inkl. Keywords
Inhaltsverzeichnis
(Abbildungsverzeichnis)
(Tabellenverzeichnis)
(Abkürzungsverzeichnis)
(Vorwort)
1 Kapitelüberschrift
2 Kapitelüberschrift
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 15
(weitere Kapitelüberschriften inkl. Untergliederungen usw.)
(Anhänge)
(Glossar)
Literaturverzeichnis
Erklärung
(Stichwortverzeichnis)
Dabei lassen sich die unnummerierten Teile zu Beginn der Arbeit (Titelblatt bis
Vorwort), die nummerierten Teile in der Mitte der Arbeit (die eigentlichen Kapitel) und
die Teile am Ende der Arbeit (Literaturverzeichnis und Erklärung, eventuell auch
Anhänge, Glossar und Stichwortverzeichnis) unterscheiden. Alle diese Teile werden im
Folgenden genauer erklärt.
5.2 Die unnummerierten Teile zu Beginn der Arbeit
5.2.1 Das Titelblatt
Das Titelblatt wurde entsprechend dem am Fachbereich Information und
Kommunikation der HdM gültigen Merkblatt für Diplomarbeiten gestaltet (HBI 2001).
Für Bachelor- und Masterarbeiten muss es sinngemäß abgeändert werden.
Überschreiben Sie Titel, Fach, Studiengang, die Namen und Kalenderdaten mit den in
Ihrem Fall gültigen Angaben.
Die für das Titelblatt verwendete Formatierung ist nur ein erster Vorschlag. Eine
Veränderung der Formatierung als „Einzelanfertigung“ ist durchaus akzeptabel, anders
als in den anderen Teilen der Arbeit, in denen man Formatänderungen im Einzelfall
möglichst vermeiden sollte. Insbesondere kann es auf dem Titelblatt sinnvoll sein, den
Abstand vor einem Absatz4 durch Selektieren des Absatzes und anschließende
Anwendung der Menüfunktion Format – Absatz – Einzüge und Abstände den
Notwendigkeiten anzupassen. Zeilenwechsel, die keinen neuen Absatz beginnen,
können durch die Tastenkombination (Umsch – Entertaste) eingefügt werden.
Silbentrennungen können durch sogenannte bedingte Trennstriche mit Hilfe der
Tastenkombination erzielt werden. Falls die wissenschaftliche Arbeit einen
Titel und einen Untertitel besitzt, so kann der Untertitel mit Hilfe der Formatvorlage
Untertitel in etwas kleinerer Schrift wiedergegeben werden, wobei allerdings der
Abstand vor auf die oben angegebene Weise auf einen kleineren Wert oder ganz auf
Null gesetzt werden sollte.
5.2.2 Kurzfassung und Abstract
Das folgende Blatt trägt die Seitenzahl 2 und enthält die deutsche Kurzfassung und
das englische Abstract, jeweils gefolgt von Schlagwörtern bzw. Keywords in der
jeweiligen Sprache. Laut Merkblatt sind mindestens 5 Schlagwörter gefordert.
4 Zum Begriff des Absatzes siehe den Glossareintrag auf Seite 39.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 16
5.2.3 Inhaltsverzeichnis
Auf der folgenden Seite 3 schließt sich das Inhaltsverzeichnis an. Dieses sollte nicht
bearbeitet werden, da es sich spätestens beim Drucken des Dokuments automatisch
aufbaut. Sie können auch den Neuaufbau des Inhaltsverzeichnisses erzwingen, indem
Sie den Cursor in das Inhaltsverzeichnis setzen und anschließend die Funktionstaste
F9 betätigen.
5.2.4 Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis
Nach dem Inhaltsverzeichnis sind ein Abbildungsverzeichnis und ein
Tabellenverzeichnis eingerichtet. Diese Verzeichnisse bauen sich wie das
Inhaltsverzeichnis automatisch auf und sollten deshalb nicht bearbeitet werden. Wenn
Sie keine solchen Verzeichnisse wünschen, können Sie diese Verzeichnisse samt
Überschriften jedoch auch löschen.
5.2.5 Abkürzungsverzeichnis
Wenn dies erforderlich ist, kann sich hier ein Abkürzungsverzeichnis anschließen. Das
Abkürzungsverzeichnis enthebt Sie jedoch nicht von der Aufgabe, eine Abkürzung bei
deren erstmaliger Verwendung zu erklären. Das Abkürzungsverzeichnis kann auch
weggelassen werden.
5.2.6 Vorwort
Auch das Vorwort gehört nicht zum Pflichtteilen einer wissenschaftlichen Arbeit und
kann weggelassen werden. Es enthält Äußerungen, die nicht Bestandteil der
eigentlichen Arbeit sind, sondern sich auf den Entstehungsprozess der Arbeit
beziehen. Die Überschrift des Vorworts ist wie alle vorangegangenen Überschriften
nicht nummeriert. Die Einrichtung von unnummerierten (und nummerierten)
Überschriften wird im Abschnitt 6.10 ab Seite 28 erklärt.
5.3 Die nummerierten Teile in der Mitte der Arbeit
Der eigentliche Inhalt der Arbeit steht in Kapiteln und Kapiteln untergeordneten
Gliederungseinheiten, die nummerierte Überschriften besitzen. Die Einrichtung von
nummerierten (und unnummerierten) Überschriften wird im Abschnitt 6.10 ab Seite 28
erklärt.
Eine Folienpräsentation zur Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten mit Hinweisen
zur inhaltlichen Gliederung einer Diplomarbeit finden Sie auf der Web-Seite, auf der
auch diese Formatvorlage bereitgestellt ist (Riekert 2001), einige der dort enthaltenen
Informationen sind auch im Anhang A ab Seite 37 wiedergegeben.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 17
5.4 Die Teile am Ende der Arbeit
5.4.1 Anhänge
Anhänge enthalten Informationen zur Arbeit, die aber zu umfangreich sind, um in die
eigentlichen Kapitel aufgenommen zu werden.
Die Nummerierung der Anhänge lässt sich nicht so einfach automatisieren. Deshalb
wird empfohlen, hierfür „unnummerierte“ Überschriften zu verwenden und die
Buchstaben und Nummern für die Untergliederung selbst zu vergeben. Eine
beispielhafte Nummerierung für etwas komplexere Anhänge wird hier aufgeführt:
Anhang A: Anhangkapitelüberschrift
A.1 Anhangabschnittüberschrift
A.1.1 Anhangunterabschnittüberschrift
A.1.2 Anhangunterabschnittüberschrift
A.2 Anhangabschnittüberschrift
Anhang B: Anhangkapitelüberschrift
Wie unnummerierte Überschriften erstellt werden, wird im Abschnitt 6.10 ab Seite 28
erklärt.
5.4.2 Glossar
Ihre Arbeit kann ein Glossar enthalten, erforderlich ist das jedoch nicht. Die Überschrift
des Glossars ist nicht nummeriert. Ein Glossar dient dazu, wichtige Begriffe aus der
Arbeit zu definieren, und bildet so ein kleines Nachschlagewerk für solche Begriffe.
Wenn Sie kein Glossar wünschen, können Sie dieses Kapitel löschen.
5.4.3 Das Literaturverzeichnis
Das Literaturverzeichnis besitzt keine nummerierte Überschrift. Es enthält nur die
verwendeten Quellen. Soll auch nichtverwendete Literatur aufgeführt werden, so sollte
dies unter einer eigenen (ebenfalls unnummerierten) Überschrift („Weiterführende
Literatur“) geschehen.
Für die Eintragung der Literaturquellen gibt es eine eigene Formatvorlage
Literaturverzeichnis, die Abschnitt 6.11 ab Seite 29 erklärt wird.
Man könnte das Literaturverzeichnis auch vor die Anhänge platzieren; dies hat aber
den Nachteil, dass eventuelle Quellen, die für die Anhänge oder das Glossar
verwendet wurden, nicht mehr aufgeführt werden können.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 18
5.4.4 Erklärung
Mit der Erklärung wird versichert, dass die vorliegende Diplomarbeit selbständig
angefertigt wurde und nur die in der Arbeit ausdrücklich benannten Quellen und
Hilfsmittel benutzt wurden. Die Erklärung soll unverändert belassen werden.5
Die Erklärung muss auf den abzuliefernden Exemplaren wahrheitsgemäß von Hand
unterschrieben und mit dem Datum versehen werden.
5.4.5 Stichwortverzeichnis
Ihre Arbeit kann ein Stichwortverzeichnis, auch Index genannt, enthalten; erforderlich
ist das jedoch nicht. Microsoft Word stellt fortgeschritteneren Benutzern
Funktionalitäten zur automatisierten Erstellung eines Index bereit. Einträge im Index
können durch Selektieren des betreffenden Begriffs im Text und anschließendes
Auslösen der Menüfunktion Einfügen – Index und Verzeichnisse – Index – Eintrag
festlegen bewirkt werden. Die Seitennummern der Einträge werden dann bei der
Aktualisierung des Indexes automatisch eingetragen. Diese Funktionalitäten sollen hier
nicht im Detail erklärt werden. Es wird auf das Word-Benutzerhandbuch oder auf die
Online-Hilfe verwiesen.
Auf eine Besonderheit soll hier allerdings hingewiesen werden. Das Festlegen eines
Indexeintrags versetzt Word in einen Modus, in dem Word auch nicht druckbare
Zeichen anzeigt.6 Insbesondere werden die Steuerbefehle für Indexeinträge in
geschweiften Klammern angezeigt; in dieser Form können Sie sogar noch geändert
werden. Nach der Festlegung aller Indexeinträge sollte dieser Modus, in dem die
nichtdruckbaren Zeichen angezeigt werden, verlassen werden. Das geschieht, indem
man das Symbol in der Symbolleiste am Fensterrand anklickt. Erst danach, also
wenn alle nichtdruckbaren Zeichen verborgen sind, sollten die Verzeichnisse,
insbesondere auch der Index aktualisiert werden, was durch Selektieren der
betreffenden Verzeichnisse und anschließendes Auslösen der F9-Taste möglich ist.
Das Stichwortverzeichnis ist das letzte Kapitel des Gliederungsmusters für
Diplomarbeiten. Man könnte die Auffassung vertreten, dass die Erklärung das letzte
Kapitel sein sollte. Es zeigt sich jedoch, dass sich technische Schwierigkeiten mit der
Seitennummerierung ergeben, wenn das Stichwortverzeichnis nicht das letzte Kapitel
darstellt.
Wenn Sie kein Stichwortverzeichnis wünschen, können Sie dieses Kapitel löschen.
5 Falls Sie die alte deutsche Rechtschreibung bevorzugen, sollten Sie allerdings das Wörtchen „dass“ mit „ß“ schreiben.
6 Siehe hierzu auch den Abschnitt 7.4.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 19
6 Formatvorlagen für die Layout-Gestaltung
wissenschaftlicher Arbeiten
In diesem Kapitel werden die einzelnen Funktionalitäten zur Formatierung einer
wissenschaftlichen Arbeit aus Benutzersicht beschrieben. Diese sind im Wesentlichen
gegeben durch die Formatvorlagen, die durch die Dokumentvorlage bereitgestellt sind.
Es wird erklärt, wie diese Formatvorlagen für die Erstellung der verschiedenen
Elemente einer wissenschaftlichen Arbeit genutzt werden können.
6.1 Formatvorlagen
Mit Formatvorlagen in Word kann eine ganze Reihe von Texteigenschaften (z.B.
Schrifttyp, Schriftgröße, Zeilenabstand usw.) auf einmal festgelegt werden (Beispiele
für Formatvorlagen: Standard, Titel, Überschrift 1, Überschrift 2 usw. ... ).
So verbindet man Textteile mit Formatvorlagen (siehe Abbildung 1):
1. Textteil markieren.
2. Formatvorlage über Formatvorlagenfeld auswählen.
Alle wichtigen Formatvorlagen, die für die Diplomarbeit benötigt werden, sind bereits im
Musterdokument thesis.doc sowie in der Word-Dokumentvorlage thesis.dot
definiert. Falls gewünscht, können die Festlegungen dieser Formatvorlagen über das
Menü Format – Formatvorlage – Bearbeiten geändert werden. Änderungen von
Formatvorlagen wirken sich auf alle Textteile aus, die mit der Formatvorlage verbunden
sind. Darüber hinaus können neue Formatvorlagen über das Menü Format –
Formatvorlage – Neu definiert werden.
Die für die Benutzung der Dokumentvorlage wichtigen Formatvorlagen werden in den
nachfolgenden Abschnitten jeweils bei den Funktionalitäten der Formatierung
beschrieben, mit denen sie im Zusammenhang stehen.
6.2 Allgemeine Einstellungen
Die Dokumentvorlage legt eine Reihe allgemeiner Einstellungen fest, um die sich der
Benutzer nicht zu kümmern braucht.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 20
Abbildung 1: Verbinden eines Textteils mit einer Formatvorlage
Durch die Dokumentvorlage wird insbesondere die Seiteneinrichtung festgelegt, die
sich am Merkblatt für Diplomarbeiten orientiert.
Es ist eine Kopfzeile eingerichtet, die automatisch auf allen Seiten außer dem Titelblatt
erscheint. Die Kopfzeile besitzt eine etwas kleinere Schriftgröße (11pt) als der normale
Fließtext (12pt). Die Kopfzeile enthält die aktuell gültige Kapitelüberschrift sowie die
Seitennummerierung. Die Formatierung der Kopfzeile ist durch die Formatvorlage
Kopfzeile festgelegt.
Die Seitennummerierung ist so eingerichtet, dass die zweite Druckseite, welche die
Kurzfassung enthält, die Seitennummer 2 erhält. Die Titelseite besitzt die
Seitennummer 1, welche jedoch nicht angezeigt wird.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 21
6.3 Schreiben von normalem Fließtext
Normaler Fließtext wie in diesem Absatz wird mit der Formatvorlage Standard
geschrieben. Dies ist auch die Voreinstellung des Textverarbeitungssystems, so dass
hierzu nichts Besonderes zu tun ist.
Die Formatvorlage Standard sieht einen 1,2-zeiligen Zeilenabstand vor. Die
Schriftgröße beträgt 12pt. Als Schriftart ist Times New Roman eingestellt. Da die
meisten anderen Formatvorlagen auf der Formatvorlage Standard basieren (d.h. deren
Eigenschaften als Standardeinstellung übernehmen), erscheinen alle mit der
Dokumentvorlage erstellten Textteile mit wenigen Ausnahmen in der Schriftart Times
New Roman als Grundeinstellung. Einzige Ausnahme stellen die Überschriften dar, für
die in der Dokumentvorlage die Schriftart Arial verwendet wird.
Times New Roman ist eine sogenannte Serifenschrift, d.h. die Schrifttypen besitzen
„Füßchen“. Serifenschriften bieten eine gute Zeilenführung und gelten deshalb als
besonders lesefreundlich. Serifenschriften wirken seriös und eher etwas konservativ.
Von manchen Menschen werden Schriften ohne Serifen wie Arial oder Helvetica als
moderner empfunden. Wenn lieber dieser Eindruck gewünscht wird, so lässt sich dies
ändern, indem in der Formatvorlage Standard die Schriftart auf Arial geändert wird. Die
Schrift Arial fällt jedoch sehr groß aus, so dass man dann eventuell in den einzelnen
Formatvorlagen die Schriftgrößen etwas reduzieren sollte. Auch lässt sich dieser
Vorgang nicht mehr so einfach rückgängig machen, weil durch eine Rückänderung
nach Times New Roman auch die Überschriften miterfasst würden, die ursprünglich
bereits auf die Schriftart Arial festgelegt waren.
Abbildung 2 zeigt die Schriften mit und ohne Serifen im Vergleich, außerdem noch die
Schrift Courier New, die wie alte Schreibmaschinen eine feste Zeichenbreite
aufweist. Schriften mit fester Zeichenbreite werden in wissenschaftlichen Texten nur
zur Wiedergabe von Computerprogrammen o.ä. verwendet.
Abbildung 2: Verschiedene Schriftarten
Für die Formatvorlage Standard ist die Rechtschreibprüfung (Deutsch)7 und die
automatische Silbentrennung8 eingeschaltet.
7 Siehe hierzu den Abschnitt 7.28 Siehe hierzu den Abschnitt 7.3
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 22
6.4 Fußnoten
Fußnoten werden mit der Menüfunktion Einfügen – Fußnote in den Text eingefügt. Die
Formatvorlagen für Fußnoten und Fußnotenzeichen werden automatisch verwendet
und sind bereits vordefiniert, so dass hierfür nichts Besonderes getan werden muss9.
6.5 Abbildungen
Die korrekte Behandlung von Abbildungen verursacht etwas Mühe, die sich aber lohnt,
insbesondere weil dabei automatisch ein Abbildungsverzeichnis aufgebaut wird.
Zunächst müssen Sie sich eine Grafik beschaffen und in das Dokument einfügen. Das
kann über die Menüfunktion Einfügen – Grafik geschehen oder aber mit Hilfe der
Menüfunktion Bearbeiten – Inhalte einfügen über die Zwischenablage. Komplette
Bildschirmabzüge (Screenshots) übernehmen Sie mit der Taste Druck, einen Abzug
des aktiven Bildschirmfensters mit der Tastenkombination Alt – Druck in die
Zwischenablage. Beim Einfügen sollte die Option „Über den Text legen“ ausgeschaltet
werden. Man kann dies nachträglich auch mit der Menüfunktion Format – Objekt –
Position bzw. Format – Grafik – Position überprüfen. Die Checkbox „Über den Text
legen“ darf nicht angekreuzt sein.
Es empfiehlt sich, vor dem Einfügen von Grafiken das Dokument zu sichern, da solche
Vorgänge manchmal das Textsystem abstürzen lassen können. In diesem Fall
versucht man die Einfügeoperation mit einem anderen Typ von Grafikdokument
nochmals bzw. man wählt bei der Operation Bearbeiten – Inhalte Einfügen einen
anderen Inhaltstyp.
Vor Abbildungen sollte ein Abstand von ca. 24pt gelassen werden. Außerdem
empfiehlt es sich, Abbildungen zu zentrieren. Schließlich sollen Abbildungen mit der
darunter stehenden Beschriftung eine Einheit bilden, die nicht durch einen
Seitenwechsel getrennt werden kann. All dies lässt sich auf einen Schlag
bewerkstelligen, indem man die Abbildung markiert und die Formatvorlage Abbildung
auswählt.
In die nächste Zeile nach einer Abbildung sollte eine Beschriftung platziert werden.
Dies geschieht über die Menüfunktion Einfügen – Beschriftung. Als Kategorie wird
Abbildung gewählt und die Beschriftung, die bereits das Wort Abbildung und die
zugehörige Nummer enthält, wird mit einem Doppelpunkt und der eigentlichen
Bildunterschrift ergänzt (Abbildung 3).
9 Es sieht etwas schöner aus, wenn wie in dieser Fußnote vor dem eigentlichen Fußnotentext ein Tabulatorzeichen gesetzt wird, weil dadurch der Fußnotentext am linken Rand ausgerichtet erscheint.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 23
Abbildung 3: Einfügen von Beschriftungen
Das Verwenden dieser Funktionalität bringt mehrere Vorteile mit sich:
Abbildungen werden automatisch nummeriert. Wenn Abbildungen gelöscht,
eingefügt oder umgeordnet werden, dann wird eine automatische
Neunummerierung vorgenommen.
Abbildungen mit Beschriftungen werden automatisch ins Abbildungsverzeichnis
übernommen.
Es ist möglich, über die Menüfunktion Einfügen – Querverweis eine
Abbildungsbeschriftung oder Abbildungsnummer in Form sogenannter
Querverweise (Abbildung 4) in den normalen Text zu übernehmen, in denen sich
Änderungen der Beschriftung oder der Nummerierung automatisch aktualisieren.
Abbildung 4: Einfügen eines Querverweises auf eine Abbildung
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 24
6.6 Tabellen
Tabellen können ähnlich behandelt werden wie Abbildungen. Sie können ebenfalls
Beschriftungen mit automatischer Nummerierung tragen und in ein Tabellenverzeichnis
aufgenommen werden. Auch Querverweise auf Tabellennummern können
vorgenommen werden.
Eine Eigenschaft macht den Umgang mit Tabellen etwas ungewohnt, nämlich, dass
Tabellen im Gegensatz zu einer Abbildung mit einer Tabellenüberschrift oberhalb der
Tabelle versehen werden.
Tabelle 1: Unterschiede zwischen Abbildungen und Tabellen
Darstellungsfor
m
Lage der Beschriftung Formatvorlage für Beschriftung
Abbildung unterhalb Beschriftung (automatisch)
Tabelle oberhalb Tabellenüberschrift
Die Beschriftung einer Tabelle sollte also oberhalb der Tabelle platziert werden und es
sollte erzwungen werden, dass die Beschriftung nicht durch einen Seitenumbruch von
der Tabelle getrennt wird. Zu diesem Zweck versieht man die Tabelle zunächst mit
Hilfe der Menüfunktion Einfügen – Beschriftung mit einer Beschriftung in der Zeile
oberhalb der Tabelle, wobei als Kategorie der Typ Tabelle gewählt wird. Anschließend
muss die Tabellenbeschriftung markiert werden und es muss ihr die Formatvorlage
Tabellenüberschrift zugewiesen werden. Wenn kein Tabellenverzeichnis gewünscht ist,
ist die Zuweisung von Beschriftungen zu Tabellen natürlich nicht erforderlich.
Ein Problem bereitet die Festlegung eines größeren Abstands nach einer Tabelle
(vergl. Abschnitt 7.1). Das Vergrößern von „Abstand nach“ einer Tabelle bewirkt nicht
das Gewünschte, da der Abstand dann innerhalb des Tabellenrahmens erzeugt würde.
Man kann jedoch den „Abstand vor“ dem nachfolgenden Textabsatz mit der
Menüfunktion Format – Absatz ausnahmsweise auf 24pt vergrößern. Bei dem diesen
Textabsatz folgenden Absatz muss ggf. diese Einstellung wieder auf den Standardwert
(6pt) zurückgesetzt werden.
6.7 Zitate
Roos (1997) definiert den Begriff Zitat als die „wörtliche oder sinngemäße Übernahme
oder Wiedergabe schriftlicher oder mündlicher Äußerungen anderer“. Man
unterscheidet wörtliche und sinngemäße Zitate.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 25
6.7.1 Wörtliche Zitate
Um wörtliche Zitate handelt es sich, wenn Äußerungen anderer unverändert
übernommen werden. Zu wörtlichen Zitaten schreibt Thissen (1998, S. 65):
Kürzere Zitate schließt man in Anführungszeichen ein. Enthält der zitierte
Text selbst Anführungszeichen, so werden diese in halbe
Anführungszeichen (') gesetzt. Längere Zitate, d.h. etwa ab drei Zeilen
Länge, erhalten einen eigenen Absatz, der etwas eingerückt ist.
Die Wiedergabe der Äußerung von Roos in Abschnitt 6.7 auf Seite 24 ist
dementsprechend ein kurzes wörtliches Zitat, das durch Anführungszeichen markiert
ist. Die vorstehende Äußerung von Thissen ist ein längeres Zitat, das durch eine
entsprechende Einrückung links und rechts (sowie Kursivschrift) gekennzeichnet ist.
Dieser Effekt wird durch Verwendung der Formatvorlage Zitat erreicht, die durch die
hier vorgestellte Dokumentvorlage bereitgestellt wird.
6.7.2 Sinngemäße Zitate
Sinngemäße Zitate werden oft durch indirekte Rede oder äquivalente Formulierungen
gekennzeichnet, wie in nachfolgenden Beispielen:
Roos (1997, S. 8) führt aus, ein Zitat sei eine wörtliche oder sinngemäße
Übernahme oder Wiedergabe schriftlicher oder mündlicher Äußerungen anderer.
Roos (1997, S. 8) versteht unter einen Zitat eine wörtliche oder sinngemäße
Übernahme oder Wiedergabe schriftlicher oder mündlicher Äußerungen anderer.
Laut Roos werden durch Zitate schriftliche oder mündliche Äußerungen anderer
wörtlich oder sinngemäß in eine wissenschaftliche Arbeit übernommen (Roos 1997,
S. 8).
6.7.3 Quellenangaben
In beiden Fällen (wörtliche und sinngemäße Zitate) sind Quellenangaben erforderlich.
Es gibt prinzipiell zwei Arten, Quellen anzugeben:
Angabe der kompletten Fundstelle (z.B. Autor, Buchtitel, Verlag, Jahreszahl,
Seitennummer) in einer Fußnote.
Verweis auf einen Eintrag in einem Literaturverzeichnis, falls erforderlich gefolgt
von einer Seitenzahl, z.B. (Roos 1997, S. 8). Dies wird hier empfohlen. Die
komplette Quellenangabe steht dann im Literaturverzeichnis.
6.8 Computerprogramme
Computerprogramme und andere in formalen Sprachen geschriebene Codeteile wie
z.B. HTML-Quelltexte oder SQL-Anweisungen werden gerne in einer Schrift mit fester
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 26
Zeichenbreite dargestellt. Für diesen Zweck steht die Formatvorlage
Computerprogramm bereit.
Ein Beispiel hierfür ist das nachfolgende Wordmakro zum Löschen doppelter
Leerzeichen in einem Textdokument, das unter Verwendung dieser Formatvorlage
wiedergegeben ist:
Sub DoppelteLeerzeichenLoeschen()
'
' dient zum Loeschen doppelter Leerzeichen in einem Text
' Makro aufgezeichnet am 04.09.00 von Wolf-Fritz Riekert
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = " "
.Replacement.Text = " "
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub
6.9 Nummerierungen, Aufzählungen und Einrückungen
Es ist möglich, Absätze eines Textes zu nummerieren, mit einem Aufzählungszeichen
(z.B. •) zu versehen oder mit einer definierten Einrückung zu versehen. Die
Dokumentvorlage hält hierfür Formatvorlagen bereit, die der Benutzer aber nicht zu
kennen braucht, da es hierfür einfachere Bedienmöglichkeiten gibt. Am besten nutzt
man hierfür die Funktionssymbole am oberen Fensterrand (siehe Abbildung 5).
Abbildung 5: Formatierung von Nummerierungen, Aufzählungen und Einrückungen
Mit diesen Funktionssymbolen kann man bequem eine Reihe von
Formatierungsfunktionen auslösen:
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 27
1. Das Selektieren des linken Funktionssymbols („Nummerierung“) bewirkt, dass die
markierten Absätze durchnummeriert werden wie dieser und die folgenden
Absätze.
2. Das Selektieren des daneben stehenden Funktionssymbols („Aufzählungszeichen“)
bewirkt, dass die markierten Absätze mit einem Aufzählungszeichen versehen
werden, so wie in der Aufzählung auf Seite 23.
3. Das Betätigen der beiden rechten Funktionssymbole („Einzug vergrößern“ bzw.
„Einzug verkleinern“) ermöglicht es,
bei normalem Fließtext den Einzug zu vergrößern, d.h. den Text um eine
Tabulatorbreite10 (6,3 mm) einzurücken und dies auch wieder rückgängig zu
machen,
bei Absätzen, die mit Nummerierung oder Aufzählungszeichen versehen sind,
hierarchische Einrückungen vorzunehmen, so wie in diesem Abschnitt.
Der Einzug kann durch mehrfaches Betätigen der Funktionssymbole auch
mehrfach vergrößert oder verkleinert werden.
Statt der Funktionssymbole „Einzug vergrößern“ und „Einzug verkleinern“ kann in
Nummerierungen und Aufzählungen auch die Tabulatorfunktion bzw. der
Rückwärtstabulator (Umsch -Tab) verwendet werden.
Kompliziertere Formatierwünsche können mit Hilfe der Menüfunktion Format –
Nummerierungen und Aufzählungen realisiert werden. Dabei kann man
1) ein anderes Aufzählungszeichen wählen,
2) die Art der Nummerierung ändern, so wie in diesem Beispiel,
3) oder auch hierarchische Untergliederungen vornehmen,
a) bei denen
i) in jeder Stufe
ii) nach einem anderen Schema
b) nummeriert wird.
Außerdem kann festgelegt werden, dass eine alte Nummerierungsfolge
4) wieder aufgenommen wird so wie in diesem Beispiel,
oder ob eine neue Nummerierung begonnen wird,
1) die mit einem bestimmten Startwert,
2) in der Regel der Zahl 1, beginnt.
10 Die Tabulatorbreite 6,3 mm (¼ Zoll) scheint zum Teil in Word festverdrahtet zu sein. Versuche, die Tabulatorpositionen bei den Einrückungen auf metrische Maße umzustellen, erbrachten zwar Änderungen der Formatierung, aber kein befriedigendes Ergebnis.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 28
6.10 Überschriften
Für Überschriften gibt es besondere Formatvorlagen. Dies hat zum einen den Vorteil,
dass gleichrangige Überschriften im Druckbild stets gleichartig erscheinen. Zum
andern können Überschriften auf diese Weise automatisch ins Inhaltsverzeichnis
aufgenommen werden. Außerdem werden Querverweise auf Überschriftennummern
und -texte möglich.
Überschriften können auf unterschiedlichen Ebenen liegen. Kapitelüberschriften liegen
auf Ebene 1, die in der Hierarchie um eine Stufe tiefer stehenden
Abschnittsüberschriften stehen auf Ebene 2, Unterabschnittsüberschriften stehen auf
Ebene 3 usw. bis zu Ebene 9. Die Dokumentvorlage unterstützt Überschriften bis
Ebene 9, doch wird empfohlen, nicht mehr als drei, in Ausnahmefällen vier
Überschriftebenen zu verwenden.
Tabelle 2: Beispiele für Überschriftebenen
1. Kapitelüberschrift Ebene 1
2. Kapitelüberschrift Ebene 1
3. Kapitelüberschrift Ebene 1
3.1 Abschnittsüberschrift Ebene 2
3.2 Abschnittsüberschrift Ebene 2
3.2.1 Unterabschnittsüberschrift Ebene 3
3.2.2 Unterabschnittsüberschrift Ebene 3
Zur Markierung von Überschriften stehen die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift
2, Überschrift 3 usw. bis Überschrift 9 zur Verfügung, die den Ebenen 1 bis 9
entsprechen. Diese Formatvorlagen bringen folgende Eigenschaften mit:
Bis zur Ebene 3 werden die Überschriften ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen.
Überschriften der Ebene 1 sind so voreingestellt, dass sie einen Seitenwechsel
bewirken.
Überschriften sind linksbündig formatiert, was besser aussieht als der
standardmäßige Blocksatz.
In Überschriften ist die automatische Silbentrennung ausgeschaltet, was in der
Regel ebenfalls besser aussieht. Falls erforderlich, können mit manuelle
Trennungen vorgenommen werden.
Überschriften werden mit dem nachfolgenden Absatz zusammengehalten, was
alleinstehende Überschriften verhindert.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 29
Im Normalfall besitzen Überschriften eine Nummerierung. Für die unnummerierten
Kapitel zu Beginn und am Ende einer wissenschaftlichen Arbeit kann die
Nummerierung sehr einfach durch Anklicken des Funktionssymbols Nummerierung
(siehe links in Abbildung 5) ausgeschaltet werden.
Manchmal ist es auch nicht erwünscht, dass Überschriften der Ebene 1 eine neue
Seite beginnen. Mit Hilfe der Menüfunktion Format – Absatz – Textfluss und durch
anschließendes Ausschalten der Checkbox „Seitenwechsel oberhalb“ kann dieses
Verhalten für eine einzelne Überschrift ausgeschaltet werden. In dem vorliegenden
Muster für die Gliederung einer Diplomarbeit wurde dies u.a. für das Kapitel Abstract
auf Seite 2 so gemacht.
6.11 Literaturverzeichnis
Für die Formatierung des Literaturverzeichnisses steht eine sehr einfache
Formatvorlage mit dem Namen Literaturverzeichnis zur Verfügung. Diese bewirkt
lediglich, dass das Literaturverzeichnis linksbündig und nicht im Blocksatz formatiert
wird.
Bei sehr großen Literaturlisten kann es sinnvoll sein, die Schriftgröße um einen Punkt
auf 11pt zu verringern, um etwas Platz zu sparen.
6.12 Verwendung von echten Word-Dokumentvorlagen
In der bisherigen Beschreibung wurde stets davon ausgegangen, dass das
Musterdokument thesis.doc verwendet wird. Dieses enthält sowohl die
Mustergliederung als auch die Definitionen der bereitstehenden Formatvorlagen. Die
Word-Dokumentvorlage thesis.dot hingegen enthält nur die Formatvorlagen und
nicht die Mustergliederung. Obwohl eine solche Word-Dokumentvorlage scheinbar
weniger leistet als ein Word-Dokument, macht ihre Nutzung häufig Sinn, so z.B.
wenn man eine Diplomarbeit auf der Basis eines älteren Musterdokuments
begonnen hat und gerne auf die neuesten Versionen der Formatvorlagen
übergehen möchte
oder wenn man nur die Formatvorlagen nutzen möchte und nicht die musterhaften
Inhalte.
In beiden Fällen ist es möglich, zu einem existierenden Word-Dokument eine Word-
Dokumentvorlage gewissermaßen hinzuzuladen.
Allerdings erwartet Word seine Dokumentvorlagen im sogenannten Benutzer-Vorlagen-
Verzeichnis oder in einem Unterverzeichnis dieses Verzeichnisses. Typischerweise
liegt dieses Verzeichnis auf C:\Programme\Office97\Vorlagen. Zur Sicherheit sollte
man sich aber mit der Menüfunktion Extras – Optionen -Dateiablage den aktuellen Ort
der Benutzer-Vorlagen anzeigen lassen.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 30
Wenn Sie also die Word-Dokumentvorlage thesis.dot nutzen möchten, sollten Sie
sich diese von der hierfür eingerichteten Web-Seite (Riekert 2001) herunterladen und
diese dabei gleich auf dem Benutzer-Vorlagen-Verzeichnis (oder in einem
Unterverzeichnis dieses Verzeichnisses) abspeichern. Dies geschieht durch Anklicken
des betreffenden Hyperlinks mit der rechten Maustaste und Menüauswahl „Ziel
speichern unter...“ (Internet Explorer) bzw. „Verknüpfung speichern unter...“
(Netscape).
Sie können dann die Formatvorlagen dieser Dokumentvorlage in Ihr aktuelles
Textdokument übernehmen, indem Sie mit Hilfe der Menüfunktion Format –
Formatvorlagen-Katalog den Namen der Dokumentvorlage (also „Thesis“) auswählen.
Im Rahmen einer künftigen Weiterentwicklung der hier vorgestellten Arbeit ist es auch
geplant, neben der standardmäßigen Word-Dokumentvorlage thesis.dot noch
weitere Word-Dokumentvorlagen bereitzustellen, die unterschiedliche Design-Präferen-
zen unterstützen wie z.B. andere oder größere Schriftarten, andere Abstände zwischen
Zeilen und Absätzen usw.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 31
7 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft
Word für die Erstellung wissenschaftlicher
Arbeiten
In diesem Kapitel werden allgemeine Hinweise für die Nutzung des Textsystems
Microsoft Word für das Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten gegeben.
7.1 Formatierung von Absätzen
In Word werden Absätze als Endlostexte ohne Verwendung der Entertaste
eingegeben. Der Zeilenumbruch wird von Word automatisch vorgenommen, und zwar
je nach Wahl bzw. Formatvorlage linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder mit
beidseitigem Randausgleich (Blocksatz). Das Betätigen der Entertaste bewirkt das
Setzen einer Absatzmarke und schließt dadurch den Absatz ab.
Die Formatvorlagen legen oft Abstände zu vorangegangenen bzw. nachfolgenden
Absätzen fest. Diese Abstände sollten im Normalfall ausreichen und brauchen nicht
verändert zu werden.
Niemals sollten solche Abstände durch zweimaliges Einfügen einer Absatzmarke
(d.h. zweimaliges Drücken der Enter-Taste) vergrößert werden. Wenn es – in
Ausnahmefällen, beispielsweise auf dem Titelblatt – je erforderlich sein sollte, den
Abstand zwischen zwei Absätzen zu verändern, so sollte dies mit Hilfe der
Menüfunktion Formatieren – Absatz – Einzüge und Abstände geschehen, indem der
Abstand vor bzw. nach dem selektierten Absatz geändert wird.
Falls Sie einen Zeilenwechsel innerhalb eines Absatzes erzwingen wollen, können Sie
dies durch Eingabe des Tastenakkords (Umsch – Entertaste) bewirken. Bei
linksbündig oder zentriert eingestelltem Text funktioniert dies stets zufriedenstellend.
Bei Texten, die im Blocksatz formatiert sind, bewirkt dies allerdings eine Spreizung des
Texts auf die gesamte Zeilenbreite, was in der Regel nicht gewünscht ist. Durch
Eingeben eines Tabulatorzeichens vor dem Eingeben des Zeilenwechsels mit
kann dieser Effekt verhindert werden.
7.2 Rechtschreibprüfung
Es wird empfohlen, die neue deutsche Rechtschreibung zu verwenden; aufgrund der
geltenden Übergangsfristen ist aber auch die alte deutsche Rechtschreibung
akzeptabel. Wie bereits erwähnt, bietet Microsoft für Office97 einen Software-Update
an, mit dem sich die Rechtschreibprüfung zwischen der alten und der neuen Regelung
hin- und herschalten lassen kann (Microsoft 2000).
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 32
7.3 Silbentrennung
Die Formatvorlage Standard sowie einige weitere Formatvorlagen sehen die
automatische Silbentrennung vor. Falls die automatische Silbentrennung dennoch nicht
wirksam sein sollte, sollte die Aktivierung dieses Hilfsmittels mit der Menüfunktion
Extras – Sprache – Silbentrennung überprüft und gegebenenfalls freigeschaltet
werden.
Die automatische Silbentrennung arbeitet inzwischen sehr gut, in Einzelfällen kann es
jedoch immer zu fehlerhaften Trennungen kommen. Es empfiehlt sich daher, die
Endfassung der Arbeit auf diese Trennungen hin nochmals Korrektur zu lesen, wobei
der endgültige Druckertreiber eingestellt sein sollte. Erforderlichenfalls können Sie
manuelle Silbentrennungen vornehmen, dies geschieht mit Hilfe sogenannter
„bedingter Trennstriche“, die Sie mit der Tastenkombination in das zu
trennende Wort einfügen können. Auf keinen Fall sollte eine Silbentrennung durch
Einfügen eines einfachen Bindestrichs erzwungen werden, weil sich dann bei
kleinen Textänderungen oder bei Verwendung eines anderen Druckertreibers plötzlich
ein unerwünschter Bindestrich mitten in einer Zeile befinden kann.
Ein Problem mit der Silbentrennung kann entstehen, wenn Wortteile im Text
vorkommen, die mit einem Bindestrich beginnen, wie z.B. in „Informationsbereitstellung
und -nutzung“. Um zu verhindern, dass der alleinstehende Bindestrich vom
nachfolgenden Wortteil abgetrennt wird, sollte man einen geschützten Bindestrich
verwenden, den man mit der Menüfunktion Einfügen – Sonderzeichen – Auswahl 2
erreicht. Der eingefügte geschützte Bindestrich wird dann (wie in diesem Beispiel
„Informationsbereitstellung und -nutzung“) korrekt in die neue Zeile übernommen.
7.4 Nicht druckbare Zeichen eines Word-Dokuments
Word-Dokumente enthalten auch nicht druckbare Zeichen (Leerzeichen,
Tabulatorzeichen, Absatzmarken, diverse Steuerzeichen sowie auch Steuerbefehle für
verschiedene Teilfunktionalitäten des Textsystems). Im Normalfall sind alle diese
Zeichen unsichtbar. Manchmal möchte man jedoch bestimmte Texteigenschaften
genauer untersuchen und möchte einige oder alle dieser Spezialzeichen sichtbar
machen. Manchmal gerät man durch irgendeine Aktion in einen Modus, in dem solche
Zeichen sichtbar werden.11 Dann möchte man gerne diesen Modus wieder
ausschalten. Deshalb soll hier kurz auf die Sichtbarkeit von Elementen eines
Worddokuments eingegangen werden.
Die wichtigsten nichtdruckbaren Zeichen können durch Anklicken des Symbols in
der Symbolleiste am Fensterrand sichtbar gemacht werden. Es werden dann u.a.
Leerzeichen als hochgestellte Punkte, Tabulatorzeichen als Pfeile und vor allem
Grenzen zwischen Absätzen als Absatzmarken (¶) angezeigt. Außerdem werden die
Steuerbefehle für Indexeinträge in geschweiften Klammern angezeigt; in dieser Form
11 Dies ist insbesondere beim Festlegen von Indexeinträgen (siehe Abschnitt 5.4.5) der Fall.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 33
können Sie sogar noch geändert werden. Manche Benutzer arbeiten gerne
grundsätzlich in diesem Modus, weil sie dann besser die Dokumentstruktur erkennen.
Eigentlich ist das Symbol ein Umschalter, der zwischen Sichtbarkeit und
Unsichtbarkeit hin- und herschaltet. Bei jedem zweiten Anklicken werden die
nichtdruckbaren Zeichen wieder unsichtbar gemacht.
Weitere Elemente eines Worddokuments können über die Menüfunktion Extras –
Optionen – Ansicht sichtbar bzw. unsichtbar geschaltet werden, doch werden i.d.R. nur
fortgeschrittene Benutzer diese Funktion verwenden.
7.5 Keine Panik
Häufig entstehen beim schnellen Arbeiten kleine Fehler. Zum Beispiel kann das
unbedachte Löschen einer Absatzmarke bewirken, dass der vorangehende Absatz im
nachfolgenden Absatz aufgeht und dadurch dessen Formatierung übernimmt (z.B.
Überschrift 1). In solchen Fällen empfiehlt es sich, als „erste Hilfe“ die Rückgängig-
Funktion von Word zu nutzen, die man mit der Menüfunktion Bearbeiten – Rückgängig
oder ein Symbolfeld am Fensterrand erreicht. Wenn aus Versehen zuviel rückgängig
gemacht wurde, gibt es die Schwesterfunktion Wiederherstellen.
Oft muss auch für bestimmte Formatieraufgaben die richtige Ansicht gewählt werden.
Wenn wie im genannten Beispiel eine Absatzmarke gelöscht werden soll und dies
Probleme bereitet, ist es sinnvoll, sich mit Hilfe des Funktionssymbols die
Absatzmarken anzeigen zu lassen.
Wenn das Online-Layout (Menüfunktion Ansicht – Online-Layout) hektisch zwischen
verschiedenen Layoutvarianten oszilliert (etwa in der guten Absicht, alleinstehende
Zeilen zu vermeiden), empfiehlt es sich, zur Normal-Ansicht (Menüfunktion Ansicht –
Normal) überzugehen. Das empfiehlt sich auch, wenn Text scheinbar verschwunden
ist. Meist taucht er dann wieder auf und wird schließlich irgendwann auch wieder vom
Online-Layout adoptiert.
7.6 Abspeichern der Arbeit
Sie sollten regelmäßig Sicherungen Ihrer Arbeit vornehmen. Dabei sollten Sie sich
auch Zwischenstände aufbewahren, auf die Sie zur Not später zurückgreifen können:
Wenn ein größeres Dokument bearbeitet wird z.B. eine Datei document.doc,
empfiehlt es sich, vor jeder Bearbeitungssitzung eine Kopie des Dokuments
anzufertigen, die einen neuen Namen trägt; z.B. das erste Mal nennt man die Kopie
document-1.doc, das zweite Mal document-2.doc, das dritte Mal document-
3.doc usw. Die aktuelle Version heißt dabei immer document.doc, ältere
Versionen erkennt man an der Nummerierung.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 34
Außerdem empfiehlt es sich, den aktuellen Editierstand regelmäßig zu speichern
(Menüfunktion Datei – Speichern), insbesondere vor größeren und ungewohnten
Aktionen oder wenn man das Word-Fenster zeitweilig verlässt, um z.B. im Internet
zu navigieren oder um ein umfangreiches Grafikprogramm zu starten.
Schließlich sollte man regelmäßig Kopien der Arbeit auf anderen Datenträgern
anlegen, z.B. auf Diskette, CD-ROM oder auf einer Festplatte eines anderen
Computers.
Viele Wordbenutzer haben die Schnellspeicheroption aktiviert (Menüfunktion Extras –
Optionen – Speichern), die ein schnelleres Abspeichern von Worddokumenten
ermöglicht. Nachteil dieser Option ist es, dass dabei mit Speicherplatz großzügig
umgegangen wird und die Dokumentgröße nach mehreren Speichervorgängen stark
anwächst. Man sollte deshalb die Schnellspeicheroption von Zeit zu Zeit ausschalten.
Dadurch sollte die abgespeicherte Datei wieder kleiner werden. Ein erprobtes Mittel zur
Verkleinerung des Speicherbedarfs eines Dokuments ist auch das Abspeichern unter
neuem Namen.
Sehr nützlich ist die von Word bereitgestellte Funktionalität des Auto-
Wiederherstellens. Wenn eine Word-Sitzung durch Stromausfall oder Rechnerabsturz
irregulär beendet wird, ist es möglich zu einem von Word automatisch gesicherten
Zwischenstand zurückzukehren. Mit der Menüfunktion Extras – Optionen – Speichern
kann man die zeitliche Periode festlegen, nach der regelmäßig die sogenannte
AutoWiederherstellen-Info gesichert wird.
Bei einem Neustart von Word nach einem irregulären Abbruch (Stromausfall oder
Rechnerabsturz) stehen die wiederhergestellten Dokumente entweder im Hauptfenster
bereit oder sie können mit der Menüfunktion Fenster angewählt werden. Diese
Dokumente tragen den Namenszusatz „(Wiederhergestellt)“. Man sollte sich alle
wiederhergestellten Dateien unbedingt gleich ansehen und unter einem neuen
Dateinamen abspeichern. Die Verwendung eines neuen Dateinamens empfehlt sich
deswegen, weil u.U. der automatisch gesicherte Zwischenstand älter sein kann als die
letzte manuell vorgenommene Abspeicherung. Schließlich sollte man in Ruhe
entscheiden, ab man mit der weiteren Arbeit auf der letzten manuellen Sicherung oder
auf dem automatisch wiedergestellten Dokument aufsetzen möchte.
7.7 Abschließende Arbeiten
Es wird dringend empfohlen, nach Fertigstellung einer wissenschaftlichen Arbeit noch
ein paar Schritte zur Qualitätssicherung nachzuschalten:
1. Es empfiehlt sich, den Text auf mehrfach auftretende Leerzeichen hin
durchzusehen. Dies kann mit einem einfachen Ersetzungsbefehl (Menüfunktion
Bearbeiten – Ersetzen) automatisiert werden, indem man im ganzen Text so lange
zwei Leerzeichen durch eines ersetzt, bis die Ersetzung keine Änderung mehr
erbringt.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 35
2. Genauso empfiehlt es sich, doppelte Absatzmarken (= überflüssige Leerzeilen)
aufzuspüren. Dies geschieht mit der Menüfunktion Bearbeiten – Suchen –
Erweitern. Nach doppelten Absatzmarken sucht man, indem man unter der
Funktionsfläche Sonstiges zweimal die „Absatzmarke“ auswählt und anschließend
die Schaltfläche Weitersuchen betätigt. Mit Hilfe der Menüfunktion Bearbeiten –
Ersetzen kann man in analoger Weise natürlich auch immer gleich zwei
Absatzmarken durch eine ersetzen.
3. Außerdem sollte das gesamte Dokument auf korrekte Silbentrennung und
Rechtschreibung hin durchgeschaut werden. Die automatische
Rechtschreibprüfung sollte dabei genutzt werden.
Nützlich ist es auch, die sogenannte Datei-Info zu aktualisieren, die man mit der
Menüfunktion Datei – Eigenschaften – Datei-Info erreicht. Sie können dort
Informationen wie Titel, Thema, Autor und Stichwörter eingeben, die dann später
beispielsweise von einem Dokumentenmanagementsystem oder von einer
Suchmaschine ausgewertet werden können.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 36
8 Zusammenfassung und Ausblick
Mit der hier vorgelegten Dokumentvorlage steht ein Werkzeug zur Verfügung, das es
möglich macht, auf relativ einfache Weise die Textgestaltung für Diplomarbeiten und
andere wissenschaftliche Arbeiten zu automatisieren. Dies spart Arbeitszeit,
Beratungsaufwand und erhöht zugleich die Qualität des Ergebnisses hinsichtlich
formaler Kriterien.
Gleichzeitig unterstützt die Dokumentvorlage die Lehre in Fächern wie Arbeits-, Lern-
und Präsentationstechniken und Vorbereitung auf die Bachelor- bzw. Masterarbeit,
Die Dokumentvorlage wurde im Sommer 2000 in der vorliegenden grundlegend
überarbeiteten Version zum ersten Mal hochschulweit benutzt, nachdem bereits die
Vorgängerversion im Jahr 1999 für drei Diplomarbeiten erfolgreich eingesetzt wurde.
Erweiterungen der Dokumentvorlage und der darin enthaltenen Anleitung zur
Erstellung von Diplomarbeiten mit dem Textsystem Microsoft Word sind auch für die
Zukunft geplant. Das Feedback aus der Nutzung der Dokumentvorlage für
Diplomarbeiten an der HdM wird dabei fortgesetzt aufgegriffen und zur Verbesserung
genutzt werden.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 37
Anhang A: Beispiele für die Gliederung von
Diplomarbeiten
Die nachfolgenden Gliederungen stellen lediglich Vorschläge dar, die stets am
konkreten Fall überprüft und in der Regel angepasst werden müssen.
A.1 Literaturarbeiten
1. Überblick (oder: Zusammenfassung, „Executive Summary“, alles Wichtige für den
„Manager“ oder Schnellleser)
2. Fragestellung (oder: Ziele, Ausgangspunkt, Motivation)
3. Übersicht über den Stand der Wissenschaft und Technik (Beschreibung der
Lösungsansätze, Beispiele etc. in einzelnen Abschnitten)
4. Bewertung der einzelnen untersuchten Ansätze, Beispiele etc., Identifikation von
Defiziten
5. Synthese: Erstellung einer Gesamtschau, allgemeine Prinzipien, Beschreibung
einer eigenen Sicht auf das Problem, evtl. auch eigene Vorschläge
6. Zusammenfassung (Erklärung des Nutzens), Ausblick
Anhang: eventuell recherchierte Texte, Produktbeschreibungen, etc.
A.2 Systementwicklungen
1. Überblick (oder: Zusammenfassung, „Executive Summary“, alles Wichtige für den
„Manager“ oder Schnellleser)
2. Problemstellung (oder: Ziele, Ausgangspunkt), Vorgesehener Benutzerkreis,
Bedürfnisse der Benutzer
3. Stand der Technik (Wie wird das Problem bisher gelöst, wo sind die Defizite)
4. Gewählter Lösungsansatz (allgemeines Prinzip, welche Werkzeuge, z.B.
Programmiersprachen werden verwendet)
5. Beschreibung der durchgeführten Arbeiten
6. Ergebnis (z.B. Screenshots mit Erläuterungen)
7. Zusammenfassung (Erklärung des Nutzens), Ausblick
Anhang: evtl. (ausgewählte) Programmbeispiele
Evtl. Diskette/CD-ROM als Beilage
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 38
Anhang B: Formatvorlagen
Nachfolgend sind die für die Benutzer der Dokumentvorlage wichtigsten
Formatvorlagen aufgelistet. Vermerkt ist jeweils auch der Zweck der Formatvorlage
und ob es sich um eine neue oder eine modifizierte Formatvorlage handelt.
Tabelle 3: Aufstellung der wichtigsten Formatvorlagen der Dokumentvorlage
Formatvorlage Zweck neu oder
modifiziert
Abbildung Abbildungen neu definiert
Beschriftung Beschriftung von Abbildungen modifiziert
Computerprogramm Texte von Computerprogrammen u.ä. neu definiert
Fußnotentext Fußnoten modifiziert
Fußnotenzeichen Fußnotenzeichen modifiziert
Fußzeile Fußzeile (normalerweise ausgeschaltet) modifiziert
Kopfzeile Kopfzeile (wird automatisch erstellt) modifiziert
Literaturverzeichnis Literaturangaben im Literaturverzeichnis neu definiert
Standard normaler Fließtext modifiziert
Tabellenüberschrift Beschriftung von Tabellen neu definiert
Titel Titel auf der Titelseite modifiziert
Überschrift 1 Überschrift der Ebene 1 modifiziert
Überschrift 2
usw. bis ...
Überschrift der Ebene 2 modifiziert
Überschrift 9 Überschrift der Ebene 9 modifiziert
Untertitel Text auf der Titelseite modifiziert
Zitat Hervorgehobenes Zitat neu definiert
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 39
Glossar
Absatz (engl. paragraph): Absätze gliedern den Fließtext. In dieser Formatvorlage
sind Absätze untereinander stets durch einen zusätzlichen Zeilenabstand voneinander
getrennt, möglich wären aber auch andere Absatztrennmarkierungen wie z.B.
Einrückungen. In Word werden Absatzgrenzen durch sogenannte Absatzmarken
festgelegt, die durch einmaliges Betätigen der Enter-Taste eingegeben werden. Mit der
Menüfunktion Extras – Optionen – Ansicht können Absatzmarken sichtbar gemacht
werden.
Formatvorlage (engl. style): Formatvorlagen dienen zur Formatierung eines
Textstückes, meist eines Absatzes. In Formatvorlagen können Texteigenschaften wie
Zeicheneigenschaften, Absatzeigenschaften, Tabulatoren, Rahmen, Sprache und
Nummerierungen festgelegt werden und in dieser Kombination einem Textstück
zugewiesen werden
Dokumentvorlage (engl. style sheet): Dokumentvorlagen sind Gesamtheiten von
Formatvorlagen, die erforderlich sind, um einen bestimmten Dokumenttyp (z.B.
Diplomarbeit) zu formatieren. Im Textsystem Microsoft Word stellen Dokumentvorlagen
einen eigenen Dateityp mit der Dateiendung .dot dar. Im Kontext dieser Arbeit wird
der Begriff Dokumentvorlage etwas weiter gefasst und umfasst auch ein Word-
Dokument, das neben einer Definition von Formatvorlagen auch musterhafte Textteile
enthält.
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 40
Literaturverzeichnis
HBI (2001): Merkblatt zur Diplomarbeit. Hochschule für Bibliotheks- und
Informationswesen Stuttgart.
Humboldt Universität zu Berlin (2000): Digitale Dissertationen.
http://dissertationen.hu-berlin.de/epdiss/. (Datum des Zugriffs: 18. August 2000).
Lambrich, S. (1999): Microsoft Word 2000 auf einen Blick. Microsoft Press.
Microsoft (2000): Neue deutsche Rechtschreibung für Microsoft Office 95 und
Microsoft Office 97. Microsoft Office Update.
http://officeupdate.microsoft.com/worldwide/germany/downloaddetails/DE/
spdeu9x.htm(Datum des Zugriffs: 22. August 2000).
Phillips, E.M und Pugh, D.S. (1994): How to Get a PhD: a Handbook for Students and
Their Supervisors. Open University Press, Buckingham, England.
Riekert, W.-F. (2001): Diplomarbeiten u.a. wissenschaftliche Arbeiten / Theses.
Hochschule für Bibliotheks- und Informationswesen Stuttgart. http://v.hdm-
stuttgart.de/~riekert/theses/. (Datum des Zugriffs: 12. Juli 2001).
Roos, A. (1997): Arbeits-, Lern- und Präsentationstechniken, WS 97/98. Foliensatz.
Unveröffentlicht. Hochschule für Bibliotheks- und Informationswesen Stuttgart.
Thissen, F. (1998): Arbeits-, Lern- und Präsentationstechniken. Seminar-Unterlagen.
Unveröffentlicht. Hochschule für Bibliotheks- und Informationswesen Stuttgart.
Wolfe, J. (2000): How to Write a PhD Thesis. School of Physics, The University of New
South Wales, Sydney, Australia. http://www.phys.unsw.edu.au/~jw/thesis.html (Datum
des Zugriffs: 28. Juli 2000).
University of Alberta (2000): Thesis Style Sheet for LaTeX/Scientific Word Users.
http://www.ualberta.ca/dept/chemeng/deptfiles/fpweb/groups/control/stythes.html
(Datum des Zugriffs: 18. August 2000).
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 41
Erklärung
Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Diplomarbeit selbständig angefertigt habe.
Es wurden nur die in der Arbeit ausdrücklich benannten Quellen und Hilfsmittel
benutzt. Wörtlich oder sinngemäß übernommenes Gedankengut habe ich als solches
kenntlich gemacht.
Ort, Datum Unterschrift
77 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Microsoft Word für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten 42
Stichwortverzeichnis
Abbildung 22
Abbildungsverzeichnis 16
Abkürzungsverzeichnis 16
Absatz 31, 39
Absatzmarken 34
Abstand zwischen Absätzen 31
Abstract 15
Angebotsorientiertheit 10
Anhänge 17
Anleitungen 11
Ansicht 33
Arbeitserleichterung 10
Aufzählungen 26
Auto-Wiederherstellen 34
Beschriftung 22
Bildschirmabzüge 22
Bindestrich 32
Computerprogramm 25
Datei-Info 35
Dokumentvorlage 11, 39
Ebenen 28
Einrückungen 26
Erklärung 18
Fehler 33
Fließtext 21
Formatvorlage 12, 19, 39
Formatvorlagen-Katalog 30
Funktionalitäten 19
Fußnoten 22
Glossar 17
Index 18
Inhalt der Arbeit 16
Inhaltsverzeichnis 16
Keywords 15
Kopfzeile 20
Kurzfassung 15
Leerzeichen 34
Literaturverzeichnis 17, 29
Muster 12, 14
nicht druckbare Zeichen 18, 32
Nummerierungen 26
Qualitätssicherung 10
Quellenangabe 25
Rechtschreibprüfung 21
Rechtschreibung 14, 31, 35
Schlagwörter 15
Schnellspeicheroption 34
Schriftart 21
Seiteneinrichtung 20
Serifenschrift 21
Sicherungen 33
Sichtbarkeit 32
Silbentrennung 21, 32, 35
Speichern 33
Standard (Formatvorlage) 21
Stichwortverzeichnis 18
Tabellen 24
Tabellenüberschrift 24
Tabellenverzeichnis 16
Titelblatt 15
Trennstriche 32
Überschriften 28
Untertitel 15
Vorgaben 11
Vorwort 16
Word-Dokument 12
Word-Dokumentvorlage 12, 29
Zitat 24
