بـــرنـامـــج التخطيط في الحديثة المهارات والمتابعة

1

2

3

الصفحة رقم

في المشاركة …………………التخطيط

.………………5

ومكوناته التخطيط عناصر ..………………………………9

الجيد الهدف مواصفات...………………………………28

واالجراءات السياسات ..…….……………………………36

الموازنات …… ……………………………………………

44

الزمني والجدول العمل برنامج ………………………50

4

………………………… عزيزي

وبركاته الله ورحمة عليكم السالمً أهالً بك ومرحبا

التدريب بمركز لقاءنا فيً لنشارك والمتابعة التخطيط برنامج في سويا

أحدث استخدام خالل من األمام إلى لنتقدم للتخطيط األمثل األسلوب فى والعملية العلمية األساليبالمجال هذا في وفعاليتك كفاءتك من لتزيد وذلك

فلنندمج النور نحو األمام نحو لتخطو وً التخطيط برنامج في معا

فالبرنامج والمتابعةومنكم بكم

ولكموبركاته الله ورحمة عليكم والسالم

حسين دياب الفتاح / عبد د المجموعة رئيس

العربية االستشارية

5

فى المشاركةالتخطيط

6

التخطيط في المشاركة

مفهوم علي يرتكز نظام جودة علي التخطيط فاعلية تتوقف في المنفذين اشتراك بمعني ، اعلي إلى أسفل من الخطة إعداد تقاس والتي ، ضوئها علي بالتنفيذ سيقومون التي الخطط وضع

وجود أن الطبيعي ومن ، معاييرها ضوء علي أدائهم نتائج وتقيم استخدام أهمية تجاه اإلدارة فلسفة من ينبع المشاركة نظام

في المنفذين اشتراك بأن واقتناعها اإلدارة في الحديثة األساليب مما بالمنظمة العمل لظروف الكاملة الرؤية يتيح الخطط إعداد

. الموضوعة الواقعية يضيف لتنفيذ المنفذين يدفع التخطيط في االشتراك نظام اتباع أن

لديهم القوي واإلحساس الشعور لتولد ، الموضوعة الخطط أن كما ، الخطة تلك وضعوا الذين هم طالما بها االلتزام بضرورة

عليه يترتب مما طاقاتهم أقصي يبذلون يجعلهم الشعور هذا. النتائج أفضل وتحقيق اإلنتاجية زيادة تتجاوزه بل فقط الحد هذا عند المشاركة أهمية تقف ال

وفي ، عامة بصفة للمنفذين اإلدارية المهارات تنمية لتحقيق األسلوب هذا ان كما ، الخصوص وجه علي التخطيط مجال

يدعم مما والعاملين اإلدارة بين المتبادل الفهم خلق في يساعد كفريق التضامن بروح والعمل ، اإلنسانية العالقات مفهوم. متكامل متعاون للمعلومات متطور نظام توفر يستلزم النظام هذا فاعلية أن االشتراك هذا بأهمية اإلدارة من واقتناع ، لالتصال سليم ونظام

القول يمكن بل ، الوقت نفس في والتنفيذ التخطيط فاعلية في وال شكلية المشاركة عملية يجعل المقومات هذه توافر عدم بأن

. منها المرجوة األهداف تحقق

7

التخطيط في المشاركة أهمية

اآلخرين مع يتشاور ما عادة الحاضر الوقت في المخطط أن من العديد من الحقائق وعلي النصيحة علي يحصل ثم ومن

بما المتعلقة المختلفة األفكار بخصوص اآلراء وعلي المصادر الخطة من أجزاء علي أو كل علي الموافقة وعلي عمله ينبغي

مديرا نجد أن النادر فمن وبالتالي بأعدادها يقوم التي المبدئيةبالكامل. أهميتها لها خطة أي بوضع يقوم

بل فقط الخطط تحسين الي اآلخرين مع التشاور يؤدي وال جانب من اكبر قبوال تلقي الخطط جعل الي أيضا إلى يؤدي

عالقات نحو تساهم التخطيط في الجماعية فالمشاركة اآلخرين واالهتمام المساندة علي الحصول في تساعد فهي أفضل إنسانية هذه مثل أن شك وال الجماعة أعضاء جانب من بالخطة القلبي

. ممتازة نتائج تحقيق إلى ستؤدي بالخطة واالهتمام المساندة

التخطيط في المشاركة كيفية

الخصائص وتعمل التخطيط في بنجاح اللجان استخدمت تفهم لضمان فعالة وسائل تقديم علي اللجان في الموروثة من األفكار والكتساب المختلفين األعضاء بواسطة الخطط وهنا التنظيمية مستوياتها مختلف ومن المنظمة أجزاء مختلف

المعلومات وتجميع االقتراحات واكتشاف األفكار ظهور يمكن يشعر ما وغالبا المبدئية أو الحالية الخطط بخصوص الكاملة هذا الخطة إنجاح علي للعمل شخص بالتزام اللجنة أعضاء

رئيسية كوظيفة بالتخطيط اهتمامهم زيادة الي باإلضافة. التخطيط نشاط في للمشاركة أنفسهم وبتأهيل للمنظمة تتكون للتخطيط أساسية لجنة المنظمات من كثير في توجد

واجبات وتتضمن المديرين كبار ومن اإلدارة مجلس رئيس من الرئيسية والخطط األهداف وتوضيح تحديد اللجنة هذه أعضاء

لتغطية األفراد باقي من لهم المقدمة التوصيات تكامل وتحسين. التخطيطية المنظمة جوانب كل

ومديري والفنيين األخصائيين تشجيع المدير علي وينبغي في بدور أيضا يقوموا أن التشغيلية غير التسهيلية الوظائف

8

إلى المساعدة لتقديم أساسا تكون جهودهم ولكن التخطيطالتشغيليين. المديرين

عادة ينتهي التشغيليين المديرين بدون يتم الذي والتخطيطوالمال. للوقت مضيعة يكون أن إلى

التخطيط عناصر ومكوناته

9

ومكـونـاتـه التخطيـط عنـاصر

التنبــؤ الخطــة التنبــــــؤ

؟ بالتنبــــؤ نعني ماذا

النه التخطيط عملية وجوهر التخطيط أساس التنبؤ يعتبر يتميز أن الطبيعي ومن المحتملة واألحداث بالمستقبل يتعلق

التعرف إمكانية يتيح الذي هو التنبؤ فأن التأكد بعدم المستقبل يكون أن نتخيل أن الصعب من ولذلك المحتملة األحداث عليتنبؤ. بدون تخطيط هناك

بالتنبؤ يقصد

يتميز المستقبل الن ونظرا المستقبل في سيحدث بما التوقع كما التأكد عدم حالة يسبب معروف غير فأن وبالتالي بالغموض

المستقبل في سوف مما بالضرورة تمثل ال الماضية الظروف أن له الوقت نفس وفي ذاتها حد في مشكلة تمثل التنبؤ عملية فأن

المستقبل في يحدث سوف ما تحديد في يساعد النه كبيرة أهمية.

10

؟ التنبؤ عملية إلى يدعونا سوف الذي ما توقع يتم أن يجب ولذلك بالمتغيرات ملئ الخارجي العالم إن معينة أطر وفق تسير والتي المتغيرات هذه لمعرفة منطقي جيد المتغيرات لهذه السلبية اآلراء تفادي يمكن حتى مؤشراتها ولها بصورة منها اإليجابي والستثمار الخطة وضع بعد تحدث قد التي

. فعالة

التنبؤ أهداف

الخطة مدة خالل المتوقع العمل نشاط مستوي هو ما . والقصير والمتوسط الطويل للمدي المجمعة والمعلومات

النشاط؟ هذا لتنفيذ المتاحة المواد هي ما

التنبؤ أهمية في حدوثها المتوقع او المتاحة الفرص استثمار يوفر

. المستقبلقد التي السلبية المتغيرات او القيود بعض تجنب علي يساعد

. المستقبل في حدوثها يتوقع متغيرات وفق هادفة واقعية أهداف تحديد علي يساعد

المستقبل. في متوقعة ومتطلباتالمستقبل. في الخسائر وتجنب المكاسب تحقيق في يساعد

11

التنبؤ علي تؤثر التي العوامل

خارجية : عوامل أوال

السكانية االتجاهات . األسعار مستويات . الحكومية والقيود السياسات . القومي والدخل واإلنتاجية التوظف . التكنولوجية. البيئة السياسي. االستقرار درجة

داخلية ثانيا: عوامل

تتعلق وهي للمنظمة الداخلي العمل بمناخ تربط التي وهي والسياسات للمنظمة المتاحة والبشرية المادية بالموارد

. المنظمة نشاط أداء تحكم التي واألنظمة التنبؤ عمليـة خطـوات

منها المستفاد ودراسة السابقة اإلنجازات وحلل حدد . (.…- اجتماعية – ) مادية الحالية البيئية الظروف حدد . حاليا. للظروف المحركة القوي أو العوامل أهم حدد المستقبل. الي المحركة القوي أو العوامل هذه اثر مدة تحتمل التي الجديدة المحركة القوي او العوامل واختار تخيل

. المستقبل في ظهورها خالل القوي او العوامل جميع من والتفاعالت العالقات قيم

الذي للمستوي تقدير إلى تتوصل ان وحاول التنبؤ مدةالتنبؤ. موضع الظاهرة عليه ستكون

بالواقع جيدة بصورة أساسية مصادر تحتاج التنبؤ عملية إنوالضعف. القوة ونقاط مفروضة وقيود متاحة فرص من الحالي

12

السـابقـة اإلنجـازات وحلل حـددومؤشراتـها منهـا المستفــاد وادرس

الخطوات بهذهمنطقي توقع من اقتربت قد أنت

13

الداخليـة والظـروف المـوارد حـدد(… اجتماعية – مادية – ) بشرية والخارجيـة

المستقبل الي والظروف الموارد هذه أثر مد

المحركة والقوي العوامل واختار تخيلالمستقبل في ظهورها يحتمل التي الجيدة

الموارد هذه جميع بين والتفاعالت العالقات قيمان وحاول ، التنبؤ مدة خالل والقوة والعواملستكون الذي المستوي تقدير إلى تتوصل

التنبؤ موضع الظاهرة عليه

التنبــؤ ق طــر

المشترك الرأي طريقة

مستوي علي خصوصا التنبؤ في الشائعة الطرق من . العليا اإلدارة

أو الخبراء من مجموعة رأي اخذ أساس علي تعتمد في وذلك التخطيط محل بالموقف المرتبطين المديرين

المتوقعة والتغييرات المستقبل اتجاهات عن رأيهم ضوء يتم المرتقب للموقف المحددة المتغيرات سلوك في

. المستقبل في سيحدث بما التوقعاالستعمال بسيطة سهلة طريقة .مما الشخص حكم علي العتمادها بالموضوعية تتسم ال

التقدير. في الخطأ احتماالت من يزيد

14

الـرأي طـريقةالمشترك

الــطــريقةالـتـاريـخـيـة

الـطـريـقـةاالسـتنبـاطـيـة

التاريخية الطريقة

هو ما المستقبل في يحدث ما ان رئيسي افتراض علي تقوم الخبرة علي ترتكز فهي ولذلك الماضية لألحداث امتداد إال

. المستقبل في سيحدث بما التوقع عند الماضية االستعمال وبسيطة سهلة طريقة . تقوم الذي الرئيسي الفرض وان خاصة عليها االعتماد يصعب

عليه. تغيير هناك أن طالما والفعلي العملي الواقع في قبوله يصعب

. مستمر األحداث اتجاهات تحدد أخرى بأساليب االستعانة تتطلب

المستقبل. في الحدوث المتوقعة االستنباطية الطريقة

وجود ضرورة ناحية من التاريخية للطريقة تطور تعتبر علي تقوم ولكنها استخدمها اجل من تاريخية معلومات في يحدث ما فان مستمر تغيير حالة في الظروف ان افتراض في الصورة بنفس يحدث أن بالضرورة ليس الماضي

المستقبل.تحليل تستلزم التنبؤ عملية فأن الطريقة لهذه طبقا

المستقبل. اتجاهات وتحليل والحاضر الماضي ودراسةتحديد عند وبصيرته خبرته علي المخطط يعتمد ما عادة

وسلوك المستقبل ف تأثير لها يكون ان المحتمل العوامل. المرتقبة للمواقف والمحدد المتوقع العوامل هذه

األدوات من المتطورة والرياضية إحصائية األساليب تعتبر مخاطر ومعالجة التنبؤ عملية عند المخطط يد في الفعالة

أنها كما ممكن حد اقل إلى بالمستقبل المرتبطة التأكد عدم من بدال الموضوعية التقديرات في الموضوعية حققت

عليه ترتكز الذي الشخصي والحكم الخبرة علي االرتكاز. السابقة الطرق

15

التنبــؤ أنواع ؟ التـنبـؤ أنـواع هـي مـا

: ومنها فيه يحدث الذي الموضوع بحسب التنبؤ يتنوع

. اجتماعية تنبؤات– 1

. اقتصادية تنبؤات– 2

. سياسية تنبؤات– 3

التخطيط موضوع يخص الذي التنبؤ بنوع يهتم أن يجب كما لها لما التنبؤ أنواع بمختلف االهتمام يجب انه إال خاصة بصورة

مباشرة غير أو مباشرة بصورة البعض بعضها غالبا عالقة من. المتاحة المجاالت بجميع . تنبؤ التخطيط عملية في أثره ولذلك

16

؟ التنبـؤ بعد مـاذا

عمليه أساس هو ودقته التخطيط أساس هو التنبؤ كان وإذا الله إال الغيب يعلم ال انه علي التأكيد من بد فال ، نجاحه

ذلك يعني فال منطقية أسس وفق به التنبؤ تم مهما والمستقبل في هذا يكون أن يجب ولذلك ، بعده يأتي ما كل حدوث صحة

أساسي عنصر هي والتي التنبؤ عملية وتستمر وتتصل االعتبار. التخطيط عملية في جدا

[ المنطقية التوقعات ] واعداد التنبؤ نموذجمالحظا

توأسبا

ب

االستعداد الالزم للتوقع

المنطقيوبدائل

الوضع المحتملة التوقعات من الحالي

قويوعوامل

الموضوع موضوع)

التنبؤ(

ممنطقي متشائم موقع

متفائل

1

17

والتخمين؟ التنبؤ بين الفارق هو مـا

الـتـنبـؤ

سابقة ونتائج وموضوعية إحصائية أسس علي تقوم عملية هو يمكن مؤشرات ذات بمعدالت تناقص أو تزايد وضمن ومؤشرات

. بها المقارنة أو القياس

التخمين

أسس أي الي يستند ال فهو الحدس أو التخمين حالة في أما. وخياالت تهيئات فقط ولكن مؤشرات وال

: أن تذكر

ومؤشرات أسس علي يقوم التنبؤمؤشرات وال أسس علي يقوم ال التخمين

18

الخطـــــة

هي ) او التخطيط عملية في الثاني العنصر هي والخطة التخطيط عملية نواتج أحد أخرى بعبارة ( وهي الثانية الخطوة

: تشمل وهي ، المرحلية الخطة وضع مراحل . الخطة محتويات .

الخطة وضع مراحل

تنفيذها ووسائل األهداف تحديد . واإلحصائيات البيانات جمع .

بينها واالختيار البديلة الخطط من مجموعة وضع . المدة وتحديد فرعية خطط إلى الرئيسية الخطة تقسيم

. التنفيذ أولويات ووضع منها كل لتنفيذ الزمنية عنها واإلعالن المنظمة داخل الخطة إذاعة .

وتقييمها الخطة متابعة .

19

تنفيذها ووسائل األهداف تحديد

من األول فالهدف ، تحقيقها ينبغي محددة أهداف خطة لكل يفترض معينة أغراض او غرض تحقيق محاولة هو تخطيط أي

هناك يكون أن يتصور ال إذ إليها الوصول ويرجي تحديدها، سبق واضحة األهداف هذه تكون أن . ويجب هادف غير تخطيطتحقيقها. باإلمكان يكون وأن ومحددة

ويمكنه ، تحقيقه عليه يجب عما للمدير يكشف الهدف تحديد المخاطر علي التعرف ومن ، الخطة نجاح مدي علي الحكم من

وجود غير ومن ، تلزمها التي الموارد وعلي لها تتعرض قد التي بها يقلع الذي السفينة كربان المدير يكون ومحدد واضح هدف

يتجه. أن يريد أين يعرف أن دون البحر عرض في أقسامها أهداف يحكم الذي هو للمنظمة الكلي والهدف

أهداف تحكم ككل المنظمة فأهداف ذلك وعلي ، ووحداتها بدورها تحكم الرئيسية األقسام هذه واهداف ، الرئيسية أقسامها قاعدة نبلغ حتى وهكذا قسم لكل الفرعية الوحدات أهداف

. المنظمة بالدقة يحدد وقد ، عامة بصورة الخطة هدف يحدد وقد

مدة علي الحال بطبيعة التحديد هذا نوع ويتوقف ، والتفصيل مدي علي ( وكذلك األجل قصيرة أو متوسطة او ) طويلة الخطة. الخطة لتنفيذ الالزمة المختلفة العناصر وثبات توافر

لتنفيذ تلزم التي والطرق الوسائل تحديد التخطيط ويتطلب التطبيق حيز إلى النظر حيز من إخراجها وكيفية المبتغاة األهداف

البشرية والعناصر المالية العناصر تحديد التخطيط يستلزم . لذا يجب فالخطة ، المرسومة األهداف تحقيق عليها او بها يتم التي

. خيالية ال موضوعية تكون أن

20

واإلحصائيات البيانات جمع

أكبر بها القائمين لدي يكون أن خطة وضع بعملية بالقيام يلزم المادية واإلمكانيات بالوسائل المتعلقة واإلحصائيات البيانات من

البيانات هذه تكون ان . ويجب الخطة لتنفيذ الالزمة والبشرية يمكن حتى الفعلي الواقع عن ومعبرة وحديثة دقيقة واإلحصائيات

فأن وإال وفعالية بكفاية الخطة أهداف تحقيق في عليه االعتماد كفيلة قديمة او ناقصة معلومات أو بيانات علي الخطة اعتمادذريعا. فشال بفشلها إحصائية بحث بمراكز االستعانة الضروري من يكون لذلك

يمكن حتى بتحليلها القيام ثم المعلومات جمع في متخصصة تحقيق إمكانية ونضمن الخطة أهداف وضع عند عليها االعتماد

. األهداف هذه

: بينها واالختيار البديلة الخطط من مجموعة وضع

ضوء ففي مستقبلية افتراضات علي يقوم التخطيط أن طالما المستقبل في نفعله سوف ما تحديد يمكن االفتراضات هذه

هذه اختلفت فإذا ، تحقيقها برامج وتعد بدقة، األهداف فتوضع منها كل يستند خطط عدة أعدت جوهريا اختالفا االفتراضات

تضع أن ذلك مثال ، لتنفيذها معينة ووسائل معين افتراض علي علي أخرى ( وخطة الحرب حالة ) أساس علي خطة الدولة

السلم(. حالة ) أساس بحيث ، بالمرونة الخطة تتسم أن يجب سبق ما علي وترتيبا

التي المستقبل متطلبات لمواجهة تغييرها اإلمكان في يكون الوسع في يكن لم التي أو توقعها الخطة واضعي علي سهي

كبيرة خسارة ذلك علي يترتب ان دون الخطة إعداد عند توقعها حتى يخطئ قد التنبؤ أن . ذلك التكاليف في زيادة أو االقتصاد فيالمستقبل. بشئون دراية األخصائيين أكفأ عن در إذا

يعني وانما ، الهدف في التغيير يعني ال الخطة اتجاه وتغيير الذي هو الناجح فالمدير ولذلك ، إليه الموصل الطريق في التغيير

ازاء تقف التي العقبات وتذليل الطارئة الظروف تطوير يستطيع ، والعقبات والظروف لهذه الخطة إخضاع وليس الخطة تحقيق

21

إلى للوصول الفضاء تعبر جوية سفينة وكأنها الخطة تسير بحيث الحسبان في تكن لم جوية بعوامل تفاجأ بها فإذا ، معين بلد مطار

او ، طريقها من فتغير التقدير في توضع لم رملية بعاصفة أو الميناء من تغير أ، دون ولكن ، ارتفاعها من تقلل او سرعتها تهدئ

البديلة الخطط توضع ذلك اجل من إليه وصولها المقرر الجوي األساسية االفتراضات مختلف لمواجهة األصلية الخطط بجوار

واحد هدف لتحقيق خطط مجموعة وضع ذلك ويعني المستقبلية تواجهة الذي ذلك عن مختلفا افتراضا منها خطة كل تواجه ،

ضوء في البديلة الخطط هذه بين االختيار ويكون األخرى الخطط مع وذلك المحدد بالهدف مقابلة منها كل من المتوقعة النتائج

. العلمي واألسلوب بالتحليل االستعانة

المدة وتحديد فرعية خطط الي الرئيسية الخطة تقسيم. التنفيذ أولويات ووضع منها كل لتنفيذ الزمنية

من لكل فرعية خطط إلى الرئيسية الخطة تقسيم ذلك يعني االقتصادية الخطة تقسيم يمكن فمثال ، المختلفة القطاعات

قطاع لكل فرعية خطة تحدد بحيث جزئية خطط إلى العامة الوقت نفس في الفرعية الخطط كل تعكس ان ويجب ، وأهدافها

. الرئيسية العامة الخطة أهداف

علي يجب ، فرعية خطط إلى الرئيسية الخطة تقسيم وبعد من خطة كل لتنفيذ الالزمة الزمنية المدة تحديد الخطة واضعي الوقت نفس في ويتم ، بينها التنسيق يتم حتى الفرعية الخطط. العامة الخطة هدف وهو االم الهدف تحقيق بالنسبة األولويات ترتيب بالخطة القائمين علي يكون كما الخطة تبدأ بحيث الخطة تتضمنها التي المشروعات لتنفيذ

بتحقيق ارتباطا واألكثر وإلحاحا أهمية األكثر بالمشروعات عجز حالة في الحال بطبيعة وذلك ، للخطة األصلية األهداف

واحد. آن في الخطة تتطلبها التي المشروعات بجميع القيام

عنها واإلعالن المنظمة داخل الخطة إذاعة

بقطاع الخطة تنفيذ عن مسئول مدير كل يحاط أن ذلك معني منها يعنيه الذي الجزء وكذلك ، ككل وبأهدافها بالخطة علما معين

22

ان يحدث ما كثيرا انه غير ، الكلية الخطة من الجزء هذا وموقع ، بها القيام منها المطلوب لألعمال مدركة الفرعية الوحدة تكون

ويالحظ ، العامة بالخطة األعمال هذه ارتباط مدي تجهل ولكنها أمر الصغيرة المنظمات في الظاهرة هذه عالج كان إذا انه

أمرا الصغيرة المنظمات انه الخطط إعالن يتم حيث ميسورا المنظمات في يختلف الوضع أن إال ، شفاهي واألهداف ميسورا هذه في يجب إذ والوحدات األقسام فيها تتعدد التي الكبيرة ككل بالخطة العاملين جميع إحاطة – الطاقة قدر – الحالة

بلوغها. وبوسائل وبأهدافها

23

وتقييمها الخطة متابعة

بمقارنة أي الخطة بمتابعة المنظمة في التنفيذية األجهزة تقوم ، الخطة وضع وقت متوقعا كان بما بأول اوال تنفيذه يتم ما

الظروف ضوء في دورية بصفة تقيم وأن تراجع ان يجب فالخطة ، التطبيق من المكتسبة الخبرات ضوء وفي الجديدة والتوقعات

هناك كان ان المناسب الوقت في تغييرها يمكن حتى وذلك. البديلة الخطط أحد الي وااللتجاء التغير هذا لحدوث مقتضى دون الجوهرية بالفروق االهتمام يجب المتابعة عملية وفي األولي الفروق عن التحري يجب إذ ، البسيطة او الثانوية الفروق

وقد ممكن وقت بأسرع عالجها علي العمل ثم أسبابها وعن او ، جديدة أقسام إنشاء او الرقابة كتشديد يسيرا العالج يكون االنحراف كان إذا صعبا العالج هذا يكون وقد ، اإلجراءات تعديل وتحديد الخطة وضع عند متوقعا يكن لم مفاجئ عامل إلى راجعا

. العام الهدف نتيجة الفعلية النتائج مع المتوقعة النتائج تتطابق ان ويندر الكشف هو المهم ، التنفيذ خالل الجوهرية الفروق بعض لظهور

األمر اقتضى ولو فورا ومواجهتها حينها في الفوارق هذه عن الخطط بإحدى الشأن هذا في بها واالستعاضة الخطة مراجعةالبديلة.

تنفذها أثناء الخطة مراحل بمتابعة المسئولين قيام عن وفضالتنفيذها. من االنتهاء بعد بتقييمها تقوم أن أيضا عليهم يكون فانه ،

المحددة لألهداف الخطة تحقيق لمدي شاملة بدراسة وذلك هذه تحقيق في الخطة فشل او نجاح عوامل لنا فيظهر ، لها

الخطط وضع عند سبق ما كل من االستفادة بغية وذلك األهدافالجديدة.

24

الخطة محتويات

يلي: ما علي تحتوي ان الخطة وضع عند بد ال األهداف .

السياسات . اإلجراءات .

الموازنات . الزمني. والجدول العمل برنامج

األهداف

يعد وهو وتحقيقه إليه الوصول يرجي الذي القصد هو الهدف: بأنها عنها ويعبر فعالة خطة لبناء األساسية الركيزة

( المستقبل في الجماعي بالجهد تحقيقها المطلوب النتائج ) هي

االستراتيجي؟ بالهدف نعني ماذا

المستقبل( في الجماعي بالجهد تحقيقها المطلوب النتائج ) هي في ولكن تحقيقها المطلوب النتائج تلك هي االستراتيجي الهدف

البعيد. المستقبل

25

إذا؟ التيكتيكي الهدف هو وماالقريب؟ المستقبل في تحقيقها المطلوب النتائج هو

األهداف أهمية

نعني ماذا تتصور ان فلك الخطة أساس هي األهداف أن؟ أهداف هناك يكن لم إذا الخطة

وتحديد التخطيط عملية وسير ، األساس هي فاألهداف الهدف من ينبع إنما القرارات واتخاذ واإلجراءات السياسات. تحقيقه المطلوب

في وضوح هناك كان إذا إال إصدارها يتم ال التنظيمية فالقرارات؟ المطلوب هو وما ؟ المنظمة تتجه أين إلى األهداف

المطلوب االتجاه ويحدد السؤال عن يجب الهدف تحديد أن الهدف. لبلوغ عليه المنظمة تسير أن

المطلوب وبيان الخطة رسم عليه اإلجابة فيتم الثاني والسؤال؟ الالزم الزمني ( . الوقت الوسائل ؟ يتحقق وكيف تحقيقه

تحديده من بد ال والهدف ، الهدف لتحقيق ضروري والتخطيطالتخطيط. عملية أسس كأحد

األهداف؟ أنواع هي ما

هو المحاور هذه أهم ومن تقسيمها محاور حسب أنواع واألهداف: إلى فيه األهداف وتنقسم ، الزمني محورها

األجل طويلة أهداف .

األجل قصيرة أهداف .

األهداف أحيانا به نعني وهي اآلجل طويلة باألهداف ونقصد ، شاملة عامة أنها منها المواصفات ببعض تتصف وقد االستراتيجية

تجعلها عامة أطر إلى تحتاج فأنها األجل طويلة األهداف حالة وفيفيه. التحرك من تمكنه اإلطار هذا داخل المرونة من بجانب تتم

التي ( وهي التكيكية ) األهداف األجل قصيرة باألهداف ونقصد والتحديد اكثر بالدقة تتسم وهي ، محدد المر قريبة نتائج بها يقصد

( ) مرحلية أهداف تكون ما غالبا وهي والوضوح

؟ والسياسات األهداف بين الفارق هو ما

26

السياسات األهــداف زمنيا عــامـة محددة كمـا إطـار محددة تشكل مـفـصـلة كقنوات تعتبر

الجيد الهدف مواصفات

؟ الفعال الجيد الهدف مواصفات هي ما

27

يتسم أن الضروري فمن التخطيط عملية في الهدف وألهمية المطلوبة. الفعالية تحقق التي المواصفات من بمجموعة الهدف

والتحديد الوضوح

يسهل تماما ومحدد واضح الهدف يكون أن الضروري من انه لذلك يستخدم أن تحقيقه( ويمكن في ) المشاركين للجميع فهمه

واألهداف الخطة لعرض اجتماعات ) واضح( بنفسه يكن لم ان قد انه المفترض ومن تجهيزها بعد منها المقصود وما وشرحها

وضوحها يصبح وبذلك وضعها في شاركوا قد األفراد هؤالء يكون. فاعلية وأكثر أقرب وفهمها

للقياس قابل

مدي تحديد يسهل حتى للقياس قابل يكون ان للهدف بد ال اعتباره يسهل وحتى الخطة وبعد اآلن منه المنظمة وأين تحقيقه

قابل يكون ان ويجب اإلنجاز ومعايير الرقابية المعايير أحد ؟ الزمنية المدة من كم وبعد ؟ يريد ماذا حيث من ومحدد للقياس مواصفات أحد للقياس الهدف قابلية ويعتبر ؟ ماذا من وانطالقاالجيد. الهدف

28

واقعــي

هذه ان أي تحقيقه تريد فيما واقعية األهداف تكون ان بد ال والبشرية المادية اإلمكانات تناسب أي تحقيقها يمكن األهداف الخارجية المحيطة الظروف ظل في ومناسبة المتاحة والزمنية

ضعف او بعدم المنظمة تفاجأ ال حتى وهذا ، للمنظمة والداخلية. الخطة نهاية وفي أثناء األهداف تحقيق في كبير

) محفز( متحدي

طموح يكون أن يجب فأنه واقعي الهدف يكون أن يجب كما جدا زهيدة نتائج إلى يتطلع فال لتحقيقه األفراد يحفز متحدي بقليل تزيد أو مساواته إلى تصل قد او الحالي تقارب جدا وسهلة يسعي أن من بد ال بل واقعية تكون وحتى تطبيقها إمكان بحجة

فيه ولكن اإلمكان في يكون أن بد ال نعم طموح لتحقيق الهدف والعمل بالجهد التحفيز يتم حتى والتحدي الطموح من قدر

لتحقيقه اكبر بصورة والبذل

المالئمــة

جميع علي للمنظمة ومناسب مالئما الهدف يكون ان بد ال مالئم يكون ان بد وال تحقيقه في المشاركة اإلدارية مستوياتها ومالئم مقبول يكون وان ، وإلمكاناتها بالمنظمة الخاصة للظروف

حتى ذلك وكل ، تحقيقه في شاركوا قد كانوا اذا ويفضل لديهم. وتحقيقه به االلتزام يتم

29

بنتيجة( ) مرتبط الموضوعيةوسيلة. او بنشاط يرتبط وال نتيجة بتحديد الهدف يهتم أن

زمـنـيـا محــدد

لتحققه. الالزمة الزمنية المدة الهدف يحدد ان بد ال

الــشـرعـيـــة

شرط وهذا الدين وتعاليم بالشرعية الهدف يتسم ان بد ال والمبادئ بالقيم االلتزام له يكفل وذلك الهدف في أساسي المنظمة نجاح أسس من ذلك إلى وما والعدل

؟ للهدف الفاعلية تحقيق معوقات هي ما الهدف يعوق أحيانا ولكن فعال يكون حتى مواصفات له والهدف

: منها العوامل بعد

المطلوبة المواصفات الحد الهدف افتقاد

يفتقد ان الفعال لألثر أحداثه او الهدف تحقيق معوقات من الهدف في خلل يسبب مما كلها او الجيد الهدف مواصفات أحد

تحقيقه. عملية يعوق

30

تنـاقـض أو تـعـارض

) النتائج( التي األهداف هذه بعض تحقيق محاولة بذلك ويقصد األهداف مع تناقضها او الوقت ذات في كلها إليها الوصول يمكن ال

المبادئ حيث من البعض بعضها مع تناقضها أو للمنظمة األساسية في الكافية الكميات منها يوجد ال أساسية موارد منها كل احتياج او

مادية او بشرية وموارد إمكانات سواء الفترة نفس في المنظمة المشكلة هذه عالج من بد وال ، زمنية او

أهدافها تحقيق نحو استقرار فى المنظمة تسير حتى متحدي

منـاسبة غير متكررة تـعـديـالت

من كثير عليه يحدث ان الهدف تحقيق معوقات ومن فكرة او رأي لمجرد مناسب سبب بدون والتغييرات التعديالت

ارتباك او الحالي الهدف معرفة عدم للبعض يسبب وهذا طارئة الهدف تحقيق في البعض لدياآلن:

( المنظمة ) أهداف أهدافك بتحديد قم للمنظمة العامة أهداف مع تتفق أنها تأكد .قصير( – المدى ) طويل األهداف هذه نوع حددالجيد. الهدف بمواصفات تتسم أنها تأكدالجيد الهدف معوقات تجنبت انك تأكد بالتنفيذ للقائمين تماما معلومة األهداف أن تأكد (………… معلنا – ) مدونة مسجلة أنها تأكد..العمل وواصل واخر حينا بين األهداف علي اطلع .

31

الهدف تقييم نموذجمالح ظات

و اجمال

ي

الهدف لمواصفات استيعابه مديالجيد

في إسهامه مدي مصلحة تحقيق

المنظمة واهداف

اتفاقه مع

األهدا ف

أولويتهالمنظم

ة

الهد

المالئمة التحدى لواقعية ا الوضوحفالزمنى التحديد

-- -- -- -- / نعمال

نعم/ال

ج/ ب/ أ ال/ نعم1 / 2 / 3

األهداف ضع

الهدف تقييم نموذج

مواصفاتالهدف

مديتحقيقه

مع الفعاليةالعام الهدف

أولويته الهدف م

32

النموذج. هذا وفق وضعتها التي األهداف تقيم أن يمكنك واالن

الهدف مواصفات اتفاقه مدي تحقيق في

مستلزماته

اتفاقه مع

الهدفالعام

أولويته

الهدف

م

مالئم

شرعي

محدد

واقعية وضوحه

وتنفيذها تحقيقها علي تعمل التي هي تنجح التي األهداف. لها تعد أن حاول تحقق التي األهداف

الـسيـاسـات

عند والعمل اإلداري الفكر لتوجيه عريضة خطوط السياسة القرارات إطارها في تجيء أن يجب قنوات الي القرار اتخاذ

. الهدف لتحقيق والتنظيمية التنفيذيةآخر: بمعني وهي

القرارات إطارها في تجري أن يجب التي القنواتالنهائي. الهدف الي تصل حتى بالمنظمة التنفيذية

عامة بسياسة تأخذ المؤسسات بعض أن نجد ذلك علي ومثال والتي السكانية الكثافة ذات المدن في اال لها فروع فتح بعدم أكثر سكانها عدد مدينة من أكثر هناك ولكن فرد مليون عن تزيدبه؟ الفروع فتح يتم مدينة فأي فرد مليون من

وتبين االتجاه تحدد أنها واضح دورها هنا السياسة حالة ايه علي العالية السكانية الكثافة ذات المدن في إال يكون ال الفرع فتح أن

ساعدت السياسة أن ذلك معين بعد المدن هنا حددت وقد الكثافة ذات المدن لكل االعتبار بعين األخذ عدم علي المنظمة في القرار اتخاذ ذلك بعد ويتم فرد مليون من األقل السكانية

المتاحة المعلومات وحسب السياسة لتلك العام التوجيه ضوء

33

فرع بفتح فيها المسموح المدن من مدينة انسب وتفضيل. للمنظمة

، المنظمة في القرار صانعي ألفكار األساس هي فالسياسة الذي العام اإلطار تصنع ولكنها القرار اتخاذ كيفية تحدد ال فهي. فيه القرار اتخاذ يتم

34

واإلجراءات السياسات

الفعالة السياسات

الـمـرونـة

والمرونة االستقرار بين التوازن علي تعمل أن للسياسة بد ال تتالءم وان بد فال ، المحيطة البيئية العناصر بعض تغيرت فإذاالسياسات. معها

الـشمـولـية

لتغطي بالشمولية للمنظمة العامة السياسة تتصف وان بد ال ومؤثراتها المنظمة أجزاء كافة في والطوارئ االحتماالت كافة

. والخارجية الداخليةالتنسيق

أجزائها بين التنسيق علي المنظمة سياسة تقوم وان بد ال التداخل او ، والزدواجية التضارب منع علي تعمل وأن ، المختلفة

وحدة كل تتمكن حتى وكذلك المنظمة في األجزاء أنشطة بين

35

العام الهدف إطار في الجزئي هدفها وتحقيق واجباتها أداء من. للمنظمة

األخالقية

تكون وان ، األخالقية بالصفة السياسة تتصف وان بد ال وذلك اإلسالمية الشريعة تعاليم مع تتعارض ال شرعية سياسات

الدول في العامة األخالق مع تتعارض وال اإلسالمية الدول في السليمة الوسائل لنهج التوجيه طريق عن وذلك ، األخرى

. األهداف تحقيق في والمشروعةالوضوح

ومنطقية مكتوبة تكون وأن بالوضوح السياسة تتسم وان بد ال وتبين إليه الوصول المطلوب الهدف تحدد وأن بد ال فهي ،

المسموح اإلطار هو وما للتنفيذ والمناسبة الالزمة الطرق السياسة تكون وان بد ال وبالتالي القرارات التخاذ فيه التحرك

بد ال فهنا الهدف تحقيق علي تعمل لم وإذا الهدف تحقيق بقصدوتصحيحها. مراجعتها من

السياسات أنواع

: يلي كما أساسيين نوعين إلى تقسيمها يمكن السياسات: التنظيمي المستوي حيث من – أ

اإلدارة مجلس بواسطة وتحدد عامة سياسات . المديرون بواسطة وتحدد رئيسية سياسات . األقسام. رؤساء بمعرفة وتحدد فرعية سياسات: الوظيفة حيث من – ب اإلنتاج سياسة . التسويق سياسة . اإلعالن سياسة . العامة العالقات سياسة . التمويل سياسة . والتخزين. الشراء سياسة

36

التطوير. سياسة الضمنية والسياسة الصريحة السياسة هي ما؟

الصحيحة فالسياسة ضمنية أو صريحة تكون قد والسياسات الكثافة ذات المدن في إال فروع فتح عدم – مثل عنها المعلن هي

قد فهي الضمنية السياسة أما – فرد مليون تتعدي التي السكانية المستويات في المنظمة لقادة معينة تصرفات خالل من تأتي

في المنظمة أفراد باقي فيقوم ، متكررة وبصفة العليا اإلدارية الذي واألسلوب النهج نفس باتباع األدنى اإلدارية المستويات

. رؤوسهم يتبعه كل أن " يالحظ للمنظمة ضمنية سياسة تنفيذ ذلك باعتبار

هناك ولكن ، والعمل الفكر وترشد تقود واألهداف السياسات من السياسات بينما للتخطيط النهاية نقاط هي فاألهداف بينها فرق بعبارة أو النهايات هذه نحو القرارات فيه تسير الذي الطريق هي

السياسة أما ، إليه والوصول تحقيقه نريد ما هو الهدف أن أخري تشبيه ويمكن ، الهدف إلى صلنا أو اتبعناه إذ الذي الطريق فهي

المدينة الي تقودنا التي الرئيسية الطرق بمجموعة السياسات. األهداف إلى تقود ( فالسياسات )الهدف

؟ فعالة سياسات رسم يمكن كيف

المنظمة داخل القرارات توجيه في السياسات أثر لنا تبين لقد بد ال فلهذا فعالة وغير فعالة تكون قد والسياسات الهدف لتحقيق

سياسة وضع ، للمنظمة فعالة سياسات وضع كيفية بيان من. السياسة تلك ومقومات أبعاد علي التعرف يتطلب فعالة

37

: اآلنللخطة الالزمة السياسات بتحديد قم

األهداف تحقق أنها تأكد

السياسات هذه نوع حدد

ضمنية ام صريح هي هل حدد . للمنظمة العامة السياسات مع تتعارض ال أنها تأكد .الفعالة السياسة بمواصفات تتسم أنها تأكد .السياسات. بهذه المنفذين إعالم صورة حددأثرها من للتأكد بدورية السياسات هذه علي اطلع .

اإلجــراءات

الفعلي للتنفيذ الالزمة التوجيهات عن عبارة هي اإلجراءات ، الخطط أنواع من نوع أنها علي إليها يشار ما والي المنظمة في

من أقسام في اإلجراءات تستخدم األحيان بعض في ولكن. البيع قسم أو اإلنتاج قسم مثل المنظمة: المبيعات قسم في إجراءات علي ومثال رغب إذا المباعة البضائع باستالم يلتزم المبيعات قسم أن نري الموضوعة اإلجراءات من لعدد وفقا ولكن ، إرجاعها في العميل

: التالية العلمية الخطوات فيقبل من إفسادها يتم ولم سليمة البضائع أن التأكد من بد ال

المشتريالمراد المحل نفس من مشتراة السلعة أن إثبات من بد ال

له. إرجاعها

ط للسلعة باستالمه الصراف يبلغ أن السلعة مستلم علي. علي الشركة او الفرع مدير موافقة يأخذ أن الصراف علي

للعميل. ثمنها رد

38

او العميل إلى السلعة قيمة يسلم أن الصراف علي مشترياته. من يخصمها

أداء تبين محددة خطوات إال هي ما إجراءات أن نري وهكذا. المنظمة أقسام من أي في عمل

؟ فعالة إجراءات تصمم كيف فيما نعرضها الفعالة لإلجراءات كشرط الالزمة العناصر من

يلي: الحسبان في يأخذ أن المدير علي ينبغي اإلجراءات تخطيط عنديلي: منها االعتبارات من عدد

الـبـساطـة

هناك تكون التي اإلجراءات تلك علي االقتصار عليه يجب . المحتملة المكاسب بين يقارن ان وعليه ، لها حقيقية حاجة

الـتـوافـق

تصمم أن فيجب التخطيط من نوع هي اإلجراءات الن نظرا علي نعمل ولكي وسياساتها الشركة أهداف تعكس لكي

. تحقيقها التنسيــق

. والتعارض واالزدواج التداخل لمنع اإلجراءات تحليل ينبغي

39

الــوضـوح

الذين جانب من ومفهومة واضحة اإلجراءات تكون أن يجب . باستخدامها سيقومون

والمرونة الثبات بين التوازن

– ومرونتها اإلجراءات ثبات بين التوازن علي المحافظة ينبغي إجراء عن االمتناع مع المختارة التنفيذ بوسيلة التمسك يجب أي

تؤثر التي العوامل في جوهرية تغييرات حدوث عند اال التعديالت في المتاحة إمكاناته مع تتناسب عديدة إجراءات تشغيل علي

. وكفاءة بفاعلية المنشود الهدف تحقيق سبيل أهم إلى نتعرض المتاحة اإلدارية واألساليب الوسائل ومن

: يلي فيما تتلخص وهي الوسائل العوامل هذه. لألداء العملية اإلجراءات – أ

. لألداء المستخدمة الطرق – ب. التخطيطية األساليب – ج

مجموعة عن عبارة هي إليها اإلشارة سبق كما فاإلجراءات غرض لتحقيق المتتابع المنطقي التسلسل ذات الخطوات من

األفراد بين التنسيق تعمل ذاتها حد في اإلجراءات وهذه ، معين فاإلجراءات وبالتالي بها يقومون التي األعمال أداء في وتوجيههم

او الموظف لرأي يخضع وال معين نظام وفق يتم األداء أن تعني. العمل في الخاص ألسلوبه

لتدفق محددة قنوات عن عبارة اإلجراءات تكون وبذلك علي اإلداري للنشاط والطرق الخطوط وتحديد المعلومات

السياسات عن اإلجراءات وتختلف ، المنظمة مستويات مختلف بد ال اإلجراءات ولكن ، السياسات من وتحديد دقة أكثر أنها في. فلكها في تعمل وأن العامة السياسات من إطار في تكون وأن

اآلن:الالزمة اإلجراءات بتحديد قم .السياسات إطار في األهداف تحقق أنها أكد

الفاعلية مواصفات وفق مصممة أنها تأكد

40

للمنفذين تماما معلومة أنها من تأكد .واآلخر الحين بين فاعليتها من تأكد .

41

الموازنات

42

الموازنات عملية عناصر أهم من وتحديدها الموازنات واعداد الموارداألهداف. تحقيق من كبير جانب يتم أساسها فعلي التخطيط

؟ الموازنة معني ما

. الهدف لتحقيق الالزمة االحتياجات تحديد هو بذلك يقصد.(…… ومادية بشرية موارد ) من

؟ الموازنة تحديد أهمية ما

في مقدما تفكر ولم هدفا حددت الوحدة أن لو يحدث ماذا؟ الهدف هذا لتحقيق الالزمة االحتياجات

: أمرين أحد نتوقع أن الطبيعي من حلما ويبقي الهدف يتحقق ال

ولكن مرتبه غير عملية وتصبح قصد بدون منه جزء يتحقق او فعالة بصورة تسير التخطيطية العملية يجعل الموازنات إعداد

انتبهبعرقلة تفاجئ ال حتى الموازنة العداد كافيا اهتماما أعطىالمستقبل. في الموارد نقص بسبب األهداف تحقق

43

؟ بالتنبؤ الموازنات إعداد عالقة هي ما

أنها كما الموازنات إعداد عملية فأن بينهما وثيقة عالقة هناك وضعف قوة ونقاط وقيود فرص من الحالي الواقع دراسة تتطلب

وهذه المستقبل في المتوقعة األمور هذه مثل دراسة من بد فال للعملية النجاح بأسباب أخذت قد تكون حتى ، التنبؤ عملية هي

. جدا هام أمر وهذا التخطيطية

المفروضة؟ والقيود المتاحة الفرص هي ما

المتاحة الفرص

يتوقع او الحالي الواقع في توجد قد التي العناصر أحد هي تسهم أن يمكن والذي للمنظمة الخارجي المحيط في حدوثها

. للمنظمة مستهدفات تحقيق في باستثمارها

المفروضة القيود

يتوقع او الحالي الواقع في توجد قد التي العناصر أحد هي تسبب ان يمكن والتي للمنظمة الخارجي المحيط في حدوثها. للمنظمة المستهدفات تحقيق عرقلة

44

؟ والضعف القوة نقاط هي ما

القوي نقاط

فعال بدور تقوم أن يمكن التي للمنظمة الداخلية العناصر هي. األهداف تحقيق في

الضعف نقاط

تحقق تعوق ان يمكن والتي للمنظمة الداخلية العناصر هي . األهداف

؟ الموازنات أنواع هي ما

من للخطة بد فال الموازنة موضوع بحسب الموازنات تتنوع: فهناك حدة علي مورد لكل موازنة تعد ثم احتياجاتهم تحديد

البشرية القوة موازنة

حيث من الخطة لتحقيق المطلوبين األفراد معرفة وتعني . .. وهكذا……، إمكانياتهم ، مهارتهم ، أعدادهم

المادية القوة موازنة

لتنفيذ والمطلوبة الالزمة واألموال األدوات معرفة وتعني . االحتياجات سائر .وهكذا واألهداف الخطة ولتحقيق

45

؟ موازنة تضع كيف المطلوبة الموازنة نوع حدد .فرص من النوع هذا من الحالية اإلمكانات وحلل وأدرس حد ،

. وضعف ، قوة ونقاط وقيودالمستقبل في اإلمكانات بهذه تنبأ .والمستقبلة الحالية المتاحة اإلمكانات إجمالي حدد .ام ؟ المتاح يكفي هل ، للخطة الحتياجات وفق المطلوب حدد

. تعديل أو زيادة مطلوب

مالحظات

المطلوب الدعم مدي إسهامه لتحقيق

هدف

النشاط

م

معنوي

مساندة

خبرات

أموال

تدريب قوةبشرية

عليها والتغلب والضعف القوي نقاط نموذجمالحظات التغلب صور

عليهاوعالجها

نقاطالضعف

م مالحظات

صوراستثما

رها

نقاطالقوي

م

46

معها والتعامل والقيود الفرص نموذجمالحظا

ت طرق

التغلب عليها

وإزالتها

القيودالمفروض

ة

م مالحظات

صوراستثمار

ها

الفرصالمتاحة

م

والجدول العمل برنامجالزمنى

47

48

الزمني والجدول العمل برنامج

؟ عمل برنامج معني ما لتحقيق بها القيام الواجب التفصيلية األنشطة مجموعة هو

. الهدف ؟ زمني جدول معني ما

. زمنيا محددة مواعيد علي األنشطة هذه عمل توزيع هو ؟ الزمني الجدول أهمية هي ما

التي الخطة أنشطة بإتمام األفراد التزام الزمني الجدول يحدد ذلك علي ويتم ، زمنيا محدد موعد في األهداف لتحقق تسعي األعمال بإتمام الزمنية االلتزامات هذه علي ومحاسبة متابعة: أنها حيث

النشاط. واتمام العمل علي تحفز التسويف. تمنع

األداء ولتقييم رقابي كمعيار هام جانب تضع .: أن تذكر

مواعيدها في األعمال التمام حافز الزمني الجدول .للخطة الزمني الجدول بتحديد قم

( مرحلي – محفز – ) واقعي أنه تأكدالتنفيذ أثناء الجدول فاعلية من تأكد .

؟ زمنيا جدوال تضع كيف

49

أمور عدة مراعاة من بد ال فعاال زمنيا جدوال تضع لكي : أساسية

الواقعية

وإال تحقيقه يمكن أي ، واقعيا الزمني الجدول يكون وان بد ال حساب علي النشاط إتمام سرعة في مجدية غير بصورة يبالغ

. المطلوبة بالكفاءة اإلتمام وامكانية الواقعية التحفيز

إلى يدعوا ال مناسب موعد في يكون أن ذلك مع أيضا يجب النشاط ولطبيعة األفراد إلمكانات تماما مالئم فيكون التراخي

موعده. في لتحقيقه والسعي والنشاط االجتهاد إلى ويدعوهم المرحلية

التنفيذ في والمرحلية التدرج مراعيا الجدول يكون أن يجب كذلكزمنيا. موزعا

50

الرقــابة تعريـف

: منها كثيرة تعاريف وللرقابة: الـرقـابـة

مسبقا. له خطط لما موافق عمله تم ما أن من التأكد هي

المعايير او بالخطط ومقارنتها النتائج قياس عملية هي أو واتخاذ المرغوبة الفعلية النتائج انحراف أسباب وتشخيص. ضروريا ذلك يكون عندما التصحيح إجراءات

محاولتهم في المديرون بها يضلع التي األنشطة جميع تتضمن العمليات تماثل او تطابق الفعلية العمليات أن من للتأكد

. المخططة

بهدف العاملين أداء وتصحيح بقياس الخاصة الوظيفة هي . المنظمة وضعتها التي والخطط األهداف تحقيق من التأكد: هي الرقابة

والعمل لها أريد لما وفقا تتم أنها من والتأكد األعمال متابعة المستقبل. في يقع انحراف أي تصحيح علي

؟ فوائدها لبعض نعرض الرقابة أهمية ولتأكيد

51

الرقابة؟ فوائد ما: هما أساسيتين بوظيفتين الرقابة تقوم

وقائية وظيفة

الكفاية تنمية وظيفة . أخطار من المنظمة حماية الي :تهدف األولى الوظيفة

أما ، فيها العاملين

السياسات أن من التأكد علي تعمل : فهي الثانية الوظيفة المعمول والخطط الموضوعة اإلدارية والنظم

أجل من انحرافات أية دون تنفيذها يتم بها. ممكنة كفاية بأكبر الهدف تحقيق

الرقابة فوائد ومن

وفعالية بسرعة األهداف تحقيق علي تساعد .بدايتها في او حدوثها قبل واألخطاء االنحرافات تكشف

. بعالجها لإلسراعبأدوارهم للقيام األفراد تشجيع علي تعمل .والعالج للتصحيح الخطأ أسباب بتحليل تقوم .

52

االستراتيجية المعايير أنواع

مادية معايير

نقدية غير مقاييس مع تتعامل التي وهي الموارد استخدام – عمل ساعة لكل المنتجة الوحدات –

. النحاس من طن السلك أمتار عدد( المتانة – التحمل قوة – اللون ) ثبات الجودةوحدة لكل العمل ساعات – العمالة توظيف .

التكلفة معايير

لكل السلعة تكلفة – النقدية المقاييس مع تتعامل التي هي جنية1000 لكل البيع تكلفة وحدة لكل المادة تكلفة – حدة

.. وهكذا…………

اإليرادات معايير

النقل كم لكل اإليراد–( ) الخدمات راتب لكل اإليراد .يباع أسمنت او حديد طن لكل اإليراد – عميل لكل اإليراد –

العراق – الكويت – السعودية – سوق لكل اإليراد

المال رأس معايير

نسبة – الملكية حق إلى االقتراض نسبة – االستثمار علي العائد . المال رأس دوران معرفة – الخصوم الي المشاركة الفصول

53

البرامج معايير

% اإلنجاز ـــــــــــــــــــــ األول الجزء-% اإلنجاز ـــــــــــــــــــــ الثاني الجزء - ــــــــــــــــــــ األخير الجزء -

: ( مثل اإلنسانية ) العالقات ملموسة غير معايير

مدير وقدرة كفاءة تحديد – المبيعات مدير وقدرة كفاءة تحديد الروح رفع ، العامة العالقات ، الحسابات المشتروات

: عنها التعبير ويكون ، األداء مستوي ورفع ، للجنود المعنوية أساسا المعايير هذه وتستخدم مقبول، ، كفء ، جيد ، ممتاز

والخطأ التجربة أسلوب ومتابعة الشخصي الحكم في بهذه الحكم في وتنفيذها الخطة علي يعتمد ولكن ، والتخمين. للخطة الفعلي التنفيذ مدي لبيان ، المعايير

الرقـابـة أهميــة؟ ضرورة الرقابة هل

تحقيق علي تعمل التي اإلدارية الوظائف أهم من الرقابة تعتبر األخطاء في الوقوع لتالفي وذلك وكفاءة بفاعلية ينبغي كما األداء

. بأول أوال االنحرافات تصحيح علي والعمل ألنها وذلك األداء في الزاوية حجر أنها علي الرقابة الي وينظر

مستوياته علي التنظيم في االنحراف نقاط إظهار علي تعمل أجهزة اتسعت ولقد ، تصحيحها سرعة في يساهم بنا المختلفة

الرقابة فشملت كبير بشكل العامة اإلدارة مجال في الرقابة علي والرقابة والخارجي، الداخلي بجانبيها التنفيذية السلطة علي

األخرى اإلدارية بالوظائف ترتبط الحكومية والمؤسسات األجهزة التي والمعوقات المشاكل علي الضوء بإلقاء وذلك كالتخطيط

العمل أو الخطة تعديل في يساهم مما الخطط تنفيذ أمام تقف عالقة لها الرقابة أن كما ، تواجهها التي المشاكل حل علي

مستوياته في التنظيمي الخلل كشف علي تعمل فهي بالتنظيم إلى سلطاته يفوض أن يمكن ال المدى أن كما ، المختلفة لمتابعة فعالة رقابية أنظمة وجود من تأكد إذا إال مرءوسيه

54

تحملوها التي المستويات تجاه أدائهم علي والتدقيق المرؤوسينالتفويض. بموجب

بد ال انه أي العلمي األسلوب تطبق أن يجب كوظيفة والرقابة عن الرقابية العملية زيادة إلى تسعي منتجة وظيفة تكون وان

جهاز وجود من وبالرغم ، المشروع علي عبئا أصبحت وإال تكلفتها تشمل كوظيفة الرقابة أن إال المشروع في متخصص رقابي يستخدم مدير وكل ، بالمشروع اإلداريين مستويات جميع

السياسات تنفيذ إطار في مرءوسيه متابعة في الرقابية األساليب والمالية الزمنية البرامج ضوء ،وفي إلدارته الموضوعة والخطط

له. المحدد تعمل ال وهي اإلدارية المستويات جميع تشمل اإلدارية والعملية

. المنشأة لعمليات والخارجية الداخلية المؤثرات إطار في األفراد وتخويف التفتيش إلى تهدف الرقابة أن البعض ويري

، وتنفيذها العليا السلطات أوامر إلى يستسلموا حتى والعاملين وضفت التي اإلدارية الفكرة من منبثقا األسلوب هذا أن نجد وهنا

وانهم العمل في الرغبة وعدم والكسل بالخمول األفراد جميع وهي للعمل رغبة وليس ، العقاب تجنب اجل من فقط يعملون)×( نظرية عليها يطل نظرية

في الفعال األثر لها الرقابية العملية أن اآلخر البعض ويري اجل من إيجابيا تأثيرا المنظمة في األفراد سلوك علي التأثير متحمل بطبيعته اإلنسان أن باعتبار المرجوة األهداف تحقيق

العمل في رغبة ولكن العقاب من خوف دونما ويعمل للمسئولية الكفاءات وتشجيع ، الهمم لزيادة فقط هنا الرقابية العملية وان ،

الرأي وذلك ممكنة، كفاية بأحسن األهداف تحقيق علي والعمل العملية الي ينظر آخر رأي ( وهناك Y) نظرية علي يعتمد

خطوات علي التركيز إلي تهدف تطبيقية عملية انها علي الرقابية: يلي كما وذلك الرقابة

عليها المتفق الرقابية المعايير وضع .الفعلي األداء قياس .

بالمعايير األداء نتائج بمقارنة االنحراف مدي بيان .االنحراف أسباب تحليل .حسب المتوقعة والنتائج فعال المحققة النتائج بين االختالفات تصحيح

. الخطة

55

سلبية او إيجابية تكون قد الفعلي التنفيذ نتائج ان نجد هنا ومن كان إذا ما ومعرفة بدقة أسبابها تحليل من بد ال سلبية كانت فإذا

أوله في األمر ومعالجة ، التنفيذ في أو التخطيط في أخطاء هناكالمثيلة. او التالية الخطط إعداد في تجنبه علي والعمل

االعتبار بعين األخذ من بد فال ، إيجابية النتائج كانت إذا أما في او صحيحا تقديرها في تقصير هناك كان التي النقاط

والوصول الخطة نجاح في تساهم ان يتوقع لم التي اإلمكانات. مستقبال األمور بهذه االهتمام علي والعمل افضل بطرق للهدف

اإلدارية والوظائف الرقابة بين التكامل :

؟ اإلدارية الوظائف بسائر الرقابة عالقة ما والرقابة والتنظيم التخطيط تشمل اإلدارة الوظائف أن

هامة كوظيفة الرقابة وأن ، والرقابة والقيادة والتوجيه والتنسيق هذه بين تكامل هناك أن اال ، اإلدارية العملية روح اعتبارها يمكن

: يلي فيما بيانها يمكن الرقابة وظيفة وبين الوظائف والتنظيم : الرقابة أوال

بين عالقة هناك أن نري والتنظيم الرقابة عن نتحدث حينما الرقابية العملية علي ذلك وأثر التنظيم في والالمركزية المركزية

ألقسام التنظيمي للوضع ان كما فيها المطلوبة الدقة ودرجة. الرقابية العملية علي هام اثر المنظمة أو المؤسسة

طريق عن المنظمة في القرارات واتخاذ المركزية حالة ففي ان نجد الرئيسي والمركز العامة إدارة او فقط العليا اإلدارة

األداء عن تعبر وأن بد ال هنا استخدامها المراد الرقابية المعايير كل تنفيذ كيفية عن تفصيلي بشكل البيانات تعكس وان بدقة

فأن ولهذا ، المنظمة في فرد كل إنتاجية وبيان حدة علي عملية من للتأكد يوميا. وذلك سريع بشكل يكون القياس تكرار معدل

. األداء في الجودة استمرار صنع في هذا ويظهر بالوسطية تتسم المركزية كانت إذا أما

المشروع في سلفا المعدة والبرامج السياسات ضوء علي القرار العملية علي ينعكس فأنه لألعمال محددة طرق هناك وان

– التكاليف – للمصروفات معدالت هناك ان أساس علي الرقابية إليها اإلشارة يمكن للكفاية ومعدالت العمل لدوران ومعدالت

كل او أسبوعيا – الرقابة – القياس عمليات تكرار خالل من وذلك

56

عليه كانت عما وتتباعد تطول القياس فترات أن نجد وهنا فترة. المركزية حالة في

علي إدارتها في الالمركزي باألسلوب تأخذ المنظمة كانت وإذا او مستقلة وحدات إلى المنظمة او المؤسسة تقسيم أساس تكون وأن بد ال فهنا ربحية مراكز واعتبارها مستقلة صنع أقسام الهدف تحقيق في نجاحه مدي وبيان مركز علي الرقابية العملية

بمعدل أي – نسبيا أطول القياس فترات وتكون منه المطلوبسنويا. ربع او شهر

57

والتخطيط : الرقابة ثانيا

هو والتخطيط التخطيط عن منعزلة تعمل ال الرقابة ان في المستقبلي لألداء شامل كإطار وضعه تم الذي األساس حيز داخل اعتباره يمكن ال أهدافها تحقق حتى األعمال منظمات يبين فعال نظام بوجود إال الصحيح المسار في الفعلي التطبيق

عن إال يتم ال األمر وهذا الموضوعة للخطة وفقا يسير األداء أن. الخطة علي فعال رقابي نظام إيجاد طريق

بين تربط الكبرى المؤسسات في اإلدارات معظم ان ونري وجهان تمثل الوظيفتين كال الن والمتابعة والرقابة التخطيط

. عالية بكفاءة األعمال اإلنجاز هي واحدة لعملة الخطة في الروح يبث لذي األساس هي الرقابية والعملية

شئ بأداء يقوموا أنهم التنفيذ عن المسئولين يشعر ال وبدونها عدم علي يعمل الرقابة في والتراخي اإلهمال أن كما مخطط علي يؤثر مما الهدف الي الوصول عدم وبالتالي الخطة متابعة صحيح .والعكس المنظمة كفاءة

كما الخطط إنجاز في تساهم الواعية الدقيقة الرقابة فأن مواجهة الي وتؤدي الخطة في االنحرافات تصحيح علي تعمل

والموقف يتناسب بما حلها علي والعمل الطارئة المشاكل. الطارئ

والتوجيه : الرقابة ثالثا

وضع في المنظمة أفراد بين مشاركة هناك يكون عندما الرقابة عملية تنمية في كبير حد الي األمر هذا يساهم الخطة شاركوا التي الخطة بأهداف األفراد اقتناع من ناتج وهذا ، الذاتية

هي أدائهم لتقييم إعدادها في ساهموا التي المعايير واعتبار في وتصحيح توجيههم مهمة تسهل وبذلك الدقيقة المعايير

عاتقهم علي الملقاة للواجبات أدائهم علي تطرأ التي االنحرافات يجب األسلوب هذا استخدام وعند عليهم الرقابة مهمة وتسهل: يلي مما الـتأكد

الذاتية الرقابة في بدوره المنظمة في الفرد قيام أن بيان ضمير( ) رقابة

. فردية ومسئولية شخصي واجب يعتبر

58

من رئيسه يعفي ال الشخصي أدائه بمتابعة الشخص قيام أن حدث إذا – أدائه توجيهه مسئولية تحمل عدم او متابعة

به يقوم الذي العمل متابعة من الفرد يتمكن حتي انحراف فهيما ومسئولياته واجباته فهم قد يكون وان بد ال ، بدقة

. األمر تحقيق في – المدير – الرئيس دور يبرز ،وهنا صحيحا المنظمة في للعاملين المشاركة من نوع هناك يكون ان يجب

: تجاهاألهداف تقييم .الداخلية الرقابة .

وسهلة واضحة مرحلية األهداف الخطط بترجمة هذا ويتم األمر هذا ويبرز ، لها المناسبة الرقابية المعايير ووضع القياس

مراكز مثل – مستقلة مراكز الي المنظمة تقسيم يتم عندما الرقابة مهمة من يسهل بما – الخاص القطاع في الربحية

. حدة علي مركز كل واستقالل وهي التخطيط أدوات من كأداة التقديرية الموازنات تستخدم

وبالتالي محددة زمنية فترة خالل في إنجازه المتوقع عن تعتبر ألنها ، ضروريا يعتبر الرقابة معايير من كمعيار استخدامها فأن

. المتوقع األداء ضوء في الفعلي األداء تعكس إنجازه تم ما بين للمقارنة التقديرية الموازنات استخدام ويتم ومعرفة – إنجازه متوقع كان ما او – له خطط وما فعال

في يساهم بما أسبابها ومعرفة تحليلها ثم الفعلية االنحرافات علي والعمل الالحقة الخطة مراحل في األسباب هذه تالفي

. ممكنة كفاية بأكبر المشروع أهداف تحقيق

59

؟ األداء قياس يمكن كيف

المحددة المعايير ضوء في الفعلي األداء قياس مرحلة وهي للعملية المناسبة والمقاييس المعايير تحديد إتمام بعد سلفا

لما الفعلي األداء قياس مرحلة وهي الثانية المرحلة تأتي الرقابيةالمشروع. في إنجازه تم

من الهدف علي يتوقف المشروع في اإلنجاز او األداء وقياس نشاط اوجه لكل كامل قياس يكون ان اما فهو الرقابية العملية او ، عشوائية لعينة مرحلي أو جزئي قياس او ، اإلدارية العملية أهمية علي القياس درجة وتتوقف ، محددة زمنية لفترة قياس

أساليب له وتقييمه األداء وقياس ، القياس محل الفعلي النشاط: يلي ما منها نستعرض متعددة

التقارير باستخدام الفعلي : القياس أوال

لمشروع التنظيمي الهيكل في اإلدارية المستويات لتعدد نظرا العليا اإلدارية والمستويات الرقابية التقارير استخدام ان نجد

من الرقابية التقارير رفع طريق عن وذلك ، مختصر بأسلوب: يلي ما التقرير في مبينا األعلى اإلدارة مستوي

؟ التقرير بنود هي ما الرقابية العملية من الهدف . المتوقعة النتائج . الفعلي األداء . الفعلي األداء عن االنحراف مدي بيان . االنحراف ذلك أسباب . االنحراف لتصحيح المناسب بالحل توصية وإضافة .

؟ التقارير أشكال هي ما

: منها متعددة أشكال لها الرقابية التقارير ان ونجد الشفهي الرقابي التقرير . التحريري. الرقابي التقرير

60

المعلومات نقل سرعة في أهمية الشفهية الرقابية وللتقارير علي العمل حالة في تستخدم أنها كما األعلى المستوي الي

لفترة األداء استمر ما اذا كبير ضرر الي يؤدي قد انحراف تصحيح الشفهي الرقابي التقرير يساهم وبالتالي ، األسلوب بنفس زمنية

عن الناتجة المخاطر تقليل يمكن حتي القرار اتخاذ سرعة في. ممكن حد ادني الي االنحراف

؟ الشفهي الرقابي التقرير عيوب هي ما

من اكثر من شفاهية انتقلت إذا خاصة – المعلومات دقة عدم تغيير الحتمال موثقة تكون ال التقارير هذه مثل أن وكما – فرد

صحيح. بشكل للحالة فهم نقله المراد المعني

؟ التقارير أنواع هي ما: يلي ما الي طبيعتها حيث من الرقابية التقارير تصنيف ويمكن

: العمل طبيعة حيث من تقارير : أوالمالية رقابية تقارير .

المبيعات علي رقابية تقارير . اإلنتاج علي رقابية تقارير .

: الزمنية الفترة حيث من : ثانياأسبوعية تقارير . شهرية نصف تقارير . شهرية تقارير . سنوية ربع تقارير . سنوية تقارير -

الشمول: حيث من : ثالثاشاملة تقارير . مختصرة تقارير . محددة عمليات عن تقارير .

: الرقابية التقارير العداد الالزمة األسس

معبرا

61

العملية في تحقيقه المطلوب الهدف عن معبرا التقرير يكون أن. الرقابية

واضحابوضوح. الفعلي االنحراف يعكس أن موضوعيا . الشخصي والرأي التحيز من خالي موضوعي التقرير يكون أن مختصرا :. إسهاب دون وواضحا مختصرا الوصف يكون أن محددا :. معني من أكثر تحمل ال التقرير عبارات تكون أن :مرتبا يبدأ المحتويات حيث من دقيقا علميا ترتيبا مرتبا يكون أن

األداء وبيان ، الفعلي اإلنجاز ملخص ثم أعداده من بالهدف االنحراف أسباب وبيان ، األداء عن االنحراف إظهار ثم ، المتوقع

التوصيات. ثم ، اقتصاديا :. والجهد الوقت في اقتصاديا التقرير يكون أن :واقعيا المتاحة اإلمكانات حدود وفي واقعية التوصيات تكون أن

للمشروع. :سريعاتأخير دونما المناسب الوقت في التقرير يقدم أن

الشخصية بالمالحظة الفعلي القياس : ثانيا

المباشرة الرقابة طرق من الشخصية بالمالحظة الرقابة تعتبر وتسجيل األداء علي باالطالع بنفسه يقوم المراقب أن تعني وهي

أساسا وتعتبر ، الموضوعة الرقابية المعايير ضوء في مالحاته واللوائح للنظم موافقا األداء كان إذا فيما الشخصي الحكم علي

الشخصي التقرير ذلك علي وبناء رقابية كمعايير المستخدمة هذه اثر وما انحراف هناك كان اذا ما يحدد أن للمراقب يمكن

62

بما مباشرا سريعا تصرفا يتصرف وبالتالي األداء علي االنحراف مزايا األسلوب ولهذا ، بأول أوال االنحراف تصحيح في يساهم: يلي ما منها نستعرض وعيوب

63

الشخصية بالمالحظة الرقابة : مزايا أوال

. االنحراف اكتشاف في السرعة-. االنحراف تصحيح سرعة -. االنحراف أسباب اكتشاف سهولة -. المناسب الوقت في المناسب القرار اتخاذ -. اإلنتاج عجلة تعطيل عدم -

بالمالحظة الرقابة : عيوب ثانيا

األعمال لجميع تصلح ال-. الرقابية العملية في المستخدمة التكاليف زيادة - التنفيذ علي للقائمين إزعاج مصدرا تعتبر - كل متابعة علي المراقب قدرة لعدم النطاق محدودة تعتبر -

. واحد وقت في مختلفة أماكن في األعمال

64