BB & Rolling Forecasting

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Rolling Forecasting

Niels Pflaeging, BBRT & MetaManagement Group

Projeo com Rolling Forecasting: Aumentando Flexibilidade e Agilidade do Planejamento e Antecipando RiscosPalestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 1

Agenda

Rolling Forecasting

Diferenas fundamentais entre forecasting e oramento tradicional Como fazer o forecasting funcionar - entender o papel e os desafios da ferramenta Contribuio do rolling forecasting no modelo de gesto Beyond Budgeting Cases brasileiros e internacionais

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

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O processo tradicional oramentrio na prtica

Cpula: Cpula: Metas pouco definidas Metas pouco definidas eepremissas premissas Alto grau de Alto grau de formalizao (planos comformalizao (planos complexos/detalhados) Planejamento plexos/detalhados) Planejamento extenso bottom-up extenso bottom-up Reforamento das Reforamento das metas Top-down metas Top-down

Reviso de plano/ oramento

Rolling Forecasting

Alteraes Alteraes de premissas de premissas

Negociao ou Negociao ou manipulao central manipulao central

Repeties (iteraes)

Consolidao Consolidao Aprovao Aprovao

Fonte: Niels Pflaeging

durao: 4-5 meses3

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

O princpio bsico do plano oramentrio tradicional e dos processos envolvidos: promovendo a hierarquia centralizada e os contratos

fixos de desempenhoViso Metas e guidelines estratgicos Definir metas Alinhar incentivos Concordar sobre aes Alocar recursos Coordenar planos Oramento Controlar desempenho Incentivos (vs oramento)Fonte: BBRT Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 4

Problemas financeiros Demora demais Rapidamente desatualizado Agrega pouco valor Problemas estratgicos600 500 400 300 200 100 0 198419861988199019921994199619982000 Source: Chem Systems Petrochemical Industry Profitability Index in W Europe

ficar no caminho

Rolling Forecasting

Problemas comportamentais

A viso analtica: funes comuns do planejamento oramentrio.

Definio eegesto Definio gesto de metas de metas

Gesto de Custos Gesto de Custos

Projeo ee Projeo planejamento planejamento

Vnculo com aa Vnculo com estratgia estratgia

Rolling Forecasting

Ferramenta Ferramenta multifuncional multifuncional Planejamento Planejamento Oramentrio Oramentrio

Coordenao ee Coordenao alinhamento alinhamento

Motivao ee Motivao remunerao varivel remunerao varivel

Alocao eeliberao Alocao liberao de Recursos de Recursos

Controle eeReporting Controle Reporting

Fonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 5

O plano oramentrio tradicional sofre de graves falncias inerentes e impede a melhoria mesmo em organizaes que implementaram ferramentas avanadas.Sistemas de Informao e Rolling Forecasts Causa distoro Causa distoro da informao da informao Conceitos de Valor ao acionista Promove decises Promove decises aacurto prazo curto prazo

Customer Relationship Management

Manipula metas Manipula metas de vendas de vendas

Oramentos: Oramentos: promovem promovem controle controle central central

Foca em compaFoca em comparaes internas raes internas

Benchmarking

Rolling Forecasting

Foca em deparFoca em departamentos, no tamentos, no em atividades em atividades Activity-Based Management

Contratos oraContratos orament. dominam ment. dominam sobre estratgia sobre estratgia Balanced Scorecard

Oramentos se mantidos - so uma barreiraFonte: BBRT Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 6

O papel das ferramentas: aplicadas para dar suporte ao modelo gerencial e para criar sinergias entre si, sem gerar conflitosBudgetingcentralizado Fornece vises mltiplas do negcio, Fornece vises mltiplas do negcio, atravs de reporting integrado de atravs de reporting integrado de desempenho desempenho Alinha estratgia eeaes em cada Alinha estratgia aes em cada nvel dentro da organizao nvel dentro da organizao Alinha estratgia, definio de metas Alinha estratgia, definio de metas eetomada de decises com aacriao tomada de decises com criao de valores para os acionistas de valores para os acionistas Viso Alinha uso de recursos eetrabalho Alinha uso de recursos trabalho com criao de valor ao cliente com criao de valor ao cliente

Mngmt. Information Systems Mngmt. Information Systems

Beyond Budgetingdescentralizado

Balanced Scorecard Balanced Scorecard

Value Based Management Value Based Management

fixo

Activity Based Management Activity Based Management Rolling Forecasts Rolling Forecasts

adaptativo

Framework de Devoluo

Rolling Forecasting

Plano estratgico Oramento anual ficar no caminho Controle (vs oramento) Incentivos(vs oramento)Fonte: BBRT

Fornece viso contnua do mais Fornece viso contnua do mais provvel futuro desenvolvimento, sem provvel futuro desenvolvimento, sem vnculo com ooatual perodo fiscal vnculo com atual perodo fiscal Compara desempenho eeprticas Compara desempenho prticas com oomelhor de outras organizaes com melhor de outras organizaes

Benchmarking Benchmarking

Processos adaptativos de gerenciamento

Outras: Re-engenharia de processos, CRM, Remunerao,...7

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

Case: Borealis separando a gesto de desempenho das projeesfinanceirasDe: Para: Balanced Scorecard Indicadores financeiros/ Gesto de no-financeiros desempenho mais ampla Oramento financeiro

Rolling Forecasting

Outras funes do planejamento oramentrioFonte: Borealis, 2001

Rolling Forecast 5 trimestres para frente Projees Consolidado, poucos melhores com detalhes menos recursos sem vnculo ao ger. de desempenho

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

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Case: a petroqumica dinamarquesa Borealis iniciou em 1997 o processo de implementao do Beyond Budgeting, substituindo sucessivamente aferramenta oramento.Alinhamento estratgia-aes, medio de Balanced Scorecard Indicadores financeiros/ desempenho no-financeiros Vnculo com estratgia Objetivos fin. relativos ao mercado

Rolling Forecast atualizao trimestral 5 trimestres para frente sem vnculo ao ger. de Forecasting desempenho

Rolling Forecasting

Planejamento: Def. de objetivos Forecast anual fin. & medio Oramento Entendim. limitado Alocao anual de custos de recursos Controlando custo fixo ABM/custeio de produtos Custeio por cliente ou processo Melhoria no entendimento de custo Gerenc. de Investimentos Reporting de tendncias e 5 trim. para frente Decises descentralizadas, case by case Molduras quando necessrio9

Fonte: Borealis, 2001

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

A mudana para realizar a organizao descentralizada Times gerenciam os seus prprios negcios, dentro de definies claras Quais so as nossas metas? Qual a nossa estratgia? Quais so os criadores chaves de valor? Quais so os nossos indicadores chaves de desempenho? Que iniciativas novas devemos iniciar? Quais os recursos que precisamos? Qual a nossa previso atual? Estamos melhorando adequadamente? As nossas iniciativas esto obtendo resultados? Precisamos mudar a capacidade? Os nossos custos esto dentro das margens de tolerncia? Precisamos ajustar os recursos?

Matriz Matriz

Define objetivos Define objetivos estratgicos ee estratgicos metas financeiras; metas financeiras; desafia eemonitora desafia monitora desempenho desempenho

Ciclo estratgico de prazo mdio (reviso anual)

Rolling Forecasting

Sistema de informao Fast Actuals vs. perodos anteriores Benchmarks e tabelas de liga internas Rolling Forecasts Tendncias, e mdias rolling Controles de Indicadores (KPI)

Ciclo operacional de curto prazo (reviso trimestral rolling)

Conceito do management review mensal/trimestral >Voltado ao futuro; focado no aprendizado estratgico; lderes como coach e suporteFonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 10

Exemplo - Aplicao do planejamento como processo trimestral, com 5 trimestres de forecast rolling.

Reporting acompanhando o histrico (realizado)1.Trim. 1.Trim. Actuals Actuals 1 2 3 2.Trim. 2.Trim. Actuals Actuals 4 5 6 3.Trim. 3.Trim. Actuals Actuals 7 8 9 4.Trim. 5.Trim. 4.Trim. 5.Trim. Actuals Actuals Actuals Actuals 10 1112 13 14 15

Previso cenrio mais provvel (aqui: sempre 5 trimestres) Reviso Reviso Reviso Reviso Novo Reviso Reviso Reviso Reviso Novo1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. 1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 13 14 15

Rolling Forecasting

Forecast atual Forecast anterior Visualiza tendncias de indicadores importantes (realizados e futuros!) Oferece imagem atual, objetiva do futuro provvelFonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 11

Elementos do reporting mensal e dos Management Reviews, no caso da BorealisReporting via Scorecard (atualizao mensal) Reporting via Scorecard (atualizao mensal)Aprendizado Processos Finanas Mercado Comentrio Sobre desempenho e concorrncia

Reporting financeiro Reporting financeiro (atualiza