Best Practices และ Lessons Learnedecons.co.th/wp-content/uploads/2017/06/45265.pdf · 2017-06-08 · 3-8 ผังกระบวนการทางธุรกิจการวางแผนการผลิตหลังปรับปรุง_____

Best Practices และ Lessons Learned

การประยกตใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ERP

จดท าโดย

ส านกโลจสตกส กรมอตสาหกรรมพนฐานและการเหมองแร

ชอหนงสอ Best Practices และ Lessons Learned การประยกตใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ERP

ผแตง ผชวยศาสตราจารย ดร.ชชพล มงคลก ภาควชาวศวกรรมขนถายวสดและโลจสตกส คณะวศวกรรมศาสตร

มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ ผจดการโครงการ ฯ จดท าโดย

บรษท ออพตมอลลเอนจเนยรง จ ากด

328 ถนนพชย แขวงถนนนครไชยศร เขตดสต กรงเทพมหานคร 10300 โทรศพท : 08 9128 0001, 08 9079 6000 โทรสาร : 0 2243 1300 E-mail : [email protected], [email protected]

พมพครงท 1 ตลาคม 2559

จ านวน 500 เลม

พมพท บรษท โรงพมพวฒนาพานช จ ากด

ค าน า

การบรหารจดการทรพยากรภายในองคกรให เปนไปอยางมประสทธภาพ ถอเปนสงทสถานประกอบการอตสาหกรรมหลายแหงใหความส าคญกบระบบการวางแผนทรพยากรทางธรกจขององคกรหรอทเรยกวาระบบ ERP (Enterprise Resource Planning System) ซงชวยลดเวลาและขนตอนการท างาน รวมทงเพมความถกตองของขอมลทใชในการวางแผนและการตดสนใจของผบรหารไดอยางมประสทธภาพและประสทธผล หนงสอเลมนไดระบถงขนตอนการน าระบบ ERP มาใชในองคกร การปรบปรงกระบวนการท างานทางธรกจ (Business Process) จากแบบเดมใหเขาสระบบมาตรฐาน รายละเอยดโครงการ TOR (Terms of Reference) รวมทงการประเมนและคดเลอกระบบ ERP โดยใชกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหหรอ AHP (Analytical Hierarchy Process) ทเหมาะสมกบสถานประกอบการ

หวงเปนอยางยงวา หนงสอเลมนจะเปนประโยชนอยางมากส าหรบสถานประกอบการในการเตรยมความพรอมใหแกบคลากรและกระบวนการท างานภายในองคกรในการประยกตใชงานระบบ ERP เพอใหการประยกตใชงานระบบ ERP ประสบผลส าเรจ กลาวคอสามารถใชงานอยางมประสทธภาพและเตมศกยภาพของระบบ และสรางขดความสามารถในการแขงขนใหกบสถานประกอบการอยางยงยนใน ระยะยาว เนองจากระบบการวางแผนทรพยากรทางธรกจขององคกรหรอระบบ ERP เปนเครองมอท มประสทธภาพในการเพมขดความสามารถการแขงขนดวยการรวบรวม เชอมโยง วเคราะห และประมวลผลขอมลระหวางแผนกในองคกรใหเปนหนงเดยว และยงสามารถขยายผลสการเชอมโยงระหวางองคกรและซพพลายเชนตอไป

- ส - 1 -

สารบญ

หนา

สารบญ ส-1 บทท 1 บทบาทและความส าคญของระบบ ERP

1.1 ความหมายของระบบ ERP________________________________________________ 1 1.2 ประโยชนของระบบ ERP_________________________________________________ 2 1.3 สาเหตของความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช _______________________________ 3 1.4 ปจจยในการเลอกลงทนระบบ ERP __________________________________________ 8 1.5 ปญหาของผประกอบการไทย เกยวกบการใชงานระบบ ERP ________________________10 บทท 2 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 1 : ขนตอนการน าระบบ ERP มาใชในองคกร

2.1 การก าหนดกลยทธในการน าระบบ ERP มาใช__________________________________ 13 2.2 การปรบปรงกระบวนการทางธรกจ (Business Process) เขาสระบบ มาตรฐาน_____________________________________________________________ 16 2.3 การจดท าขอก าหนดความตองการ (TOR) ในการพฒนาระบบ ERP ___________________ 17 2.4 การคดเลอกระบบ ERP โดยใชกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (AHP)_______________ 17 2.5 การพจารณารวบรวมขอมลตางๆ ใหเปนระบบ ลดการจดเกบขอมล ทซ าซอนไมจ าเปน ______________________________________________________ 18 2.6 การจดการฝกอบรมใหความรและทดสอบระบบ ERP _____________________________ 19 2.7 การเรมใชงานระบบ ERP และประเมนผล_____________________________________ 20

- ส - 2 -

สารบญ

หนา

บทท 3 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 2 : การปรบปรงกระบวนการทางธรกจเพอเพมประสทธภาพ

3.1 การวเคราะหกระบวนการทางธรกจปจจบน (Business Process As Is)________________ 21 3.2 การวเคราะหจดออนหรอปญหาของระบบสารสนเทศ_____________________________ 28 3.3 การปรบปรงกระบวนการเพอเพมประสทธภาพของระบบสารสนเทศ ภายในองคกร (Business Process To Be)____________________________________ 32

3.4 กรณศกษาการปรบปรงกระบวนการเพอเพมประสทธภาพของระบบ สารสนเทศภายในองคกร_________________________________________________ 37 3.5 การวเคราะหปรบปรงกระบวนการท างานโดยใชผงกระบวนการแสดง การเคลอนทของวสด (Flow Process Chart)__________________________________ 42 บทท 4 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 3 : ขอก าหนดความตองการ (TOR) การน าระบบ ERP

มาใชใหเหมาะสมกบองคกร 4.1 การก าหนดความตองการระบบ ERP (Term of Requirements) ___________________ 52 4.2 การวเคราะหชองวางของระบบ ERP เทยบกบความตองการทระบใน TOR (Gap Analysis)________________________________________________________ 61 บทท 5 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 4 : การคดเลอกระบบ ERP

5.1 การตดสนใจเลอกซอฟตแวร ERP___________________________________________ 64 5.2 การตดสนใจเลอกผใหบรการซอฟตแวร ERP___________________________________ 71 5.3 ขนตอนและวธการตดสนใจเลอกซอซอฟตแวร ERP______________________________ 72 5.4 วธการคดเลอกระบบ ERP โดยใชกระบวนการล าดบขนเชงวเคราะห (AHP)_____________ 75 5.5 โปรแกรมคอมพวเตอร Expert Choice ______________________________________ 79

- ส - 3 -

สารบญ

หนา บทท 6 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 5 : การวเคราะหผลตอบแทนของการน าระบบ ERP มา

ใช 6.1 การประมาณการงบประมาณลงทนระบบ ERP _________________________________ 84 6.2 การวเคราะหความคมคาของระบบ ERP______________________________________ 85 บทท 7 บทเรยนจากประสบการณของสถานประกอบการอตสาหกรรม 7.1 กรณศกษา : ERP กบ อตสาหกรรมผลตชนสวนเครองปรบอากาศ ___________________ 92 7.2 กรณศกษา : อตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP____________________________ 108 7.3 กรณศกษา : ERP กบ อตสาหกรรมผลตชนสวนเครองกรองน า______________________ 116

- ส - 4 -

สารบญตาราง

ตารางท หนา 3-1 ตวอยางกจกรรมยอยหลกในแตละกระบวนการหลกในองคกร_______________________ 23 3-2 สรปผลการปรบปรงกระบวนการทางธรกจในสวนของการวางแผนการผลต _____________ 41 3-3 ผลการปรบปรงกระบวนการท างานโดยใช Flow Process Chart____________________ 50 4-1 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานขาย___________________________________ 54 4-2 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานวางแผนการผลต__________________________ 55 4-3 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานจดซอ__________________________________ 58 4-4 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานบรหารคลงสนคาและสนคาคงคลง_______________ 58 4-5 ตวอยางแบบฟอรมส าหรบการท า Gap Analysis ส าหรบแตละ ERP Package _________________________________________________________ 61

6-1 กระแสเงนสดของโครงการตดตงระบบ ERP ____________________________________ 88 6-2 คาปจจบนของกระแสเงนสดสทธสะสมของโครงการตดตงระบบ ERP__________________ 89 6-3 กระแสเงนสดผลตอบแทนการลงทนของโครงการตดตงระบบ ERP____________________ 90 6-4 คาปจจบนของกระแสเงนสดรบสทธของโครงการตดตงระบบ ERP____________________ 91

7-1 การจดท ากระบวนการการทางธรกจของสถานประกอบการ_________________________ 95 7-2 สรปผลการปรบปรงกระบวนการวางแผนการผลต _______________________________ 99 7-3 สรปผลการปรบปรงกระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคา________________________ 102 7-4 สรปผลการปรบปรงกระบวนการขายอะไหลเปนเงนสด____________________________ 107 7-5 สรปผลการลดขนตอน และเวลาในการปฏบตงาน________________________________ 107 7-6 ผลตอบแทนทคาดวาจะเกดขนจากการลงทน (ROI)_______________________________ 107 7-7 การจดท าสตรการผลต (As Is Process)_______________________________________ 112 7-8 การจดท าสตรการผลต (To Be Process)______________________________________ 113 7-9 การตรวจรบผลผลตและการปดใบสงผลต (As Is Process)_________________________ 114 7-10 การบนทกการใชผลผลต (As Is Process)_____________________________________ 114

- ส - 5 -

สารบญตาราง

ตารางท หนา

7-11 การตรวจรบผลผลตและการปดใบสงผลต (To Be Process)________________________ 115 7-12 การบนทกการใชผลผลต (To Be Process)____________________________________ 115 7-13 กระบวนการการทางธรกจของสถานประกอบการ________________________________ 119 7-14 กระบวนการวางแผนการผลตกอนการปรบปรง (As Is)_____________________________ 120 7-15 กระบวนการวางแผนการผลตหลงการปรบปรง (To Be)____________________________ 122 7-16 สรปผลการปรบปรงกระบวนการวางแผนการผลต________________________________ 122 7-17 กระบวนการจองสนคากอนการปรบปรง (As Is) _________________________________ 123 7-18 กระบวนการจดท าใบก ากบภาษหลงการปรบปรง (To Be)__________________________ 124 7-19 สรปผลการปรบปรงกระบวนการจองสนคา_____________________________________ 124 7-20 กระบวนการจางผลตกอนการปรบปรง (As Is) __________________________________ 125 7-21 กระบวนการจดท าการจางผลตหลงการปรบปรง (To Be) __________________________ 126 7-22 สรปผลการปรบปรง กระบวนการจางผลต ____________________________________ 127 7-23 สรปการลดขนตอน และเวลาในการปฏบตงาน__________________________________ 127 7-24 ผลตอบแทนทคาดวาจะเกดขนจากการลงทน (ROI)_______________________________ 127

- ส - 6 -

สารบญรป

รปท หนา 1-1 การเชอมโยงกจกรรมของแผนกตางๆ ในองคกร_________________________________ 1 1-2 ปจจยแหงความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช________________________________ 3 2-1 ตวอยางผงโครงสรางทมงานตดตงระบบ ERP (ทมา : โครงสรางทมงาน ตดตงระบบ ERP)_______________________________________________________ 15 3-1 ตวอยางโครงสรางการเขยน Process Flow ในแนวตง (Vertical) ____________________ 25 3-2 ตวอยาง Process Flow ของการรบวตถดบเขาคลงวตถดบ_________________________ 27 3-3 ตวอยางกระบวนการท างานทไมมประสทธภาพ_________________________________ 29 3-4 ตวอยางกระบวนการท างานทมจดบกพรอง และเปนสาเหตใหเกดปญหาการใชงานระบบ สารสนเทศ____________________________________________________________ 31 3-5 ตวอยางการปรบปรงกระบวนการท างานเพอเพมประสทธภาพการใชงานระบบ สารสนเทศ____________________________________________________________ 34 3-6 ตวอยางการปรบปรงกระบวนการท างานเพอแกไขปญหาการใชงาน ระบบสารสนเทศ_______________________________________________________ 36 3-7 ผงกระบวนการทางธรกจการวางแผนการผลตในปจจบน___________________________ 39 3-8 ผงกระบวนการทางธรกจการวางแผนการผลตหลงปรบปรง_________________________ 40 3-9 การใชสญลกษณตางๆ แทนขนตอนการท างาน__________________________________ 43 3-10 การอธบายขนตอนการกรอกขอมลในผงกระบวนการการเคลอนทของวสด______________ 45 3-11 ผงกระบวนการเคลอนทของวสดกอนการปรบปรง_______________________________ 46 3-12 แผนภาพการเคลอนทของวสดกอนการปรบปรง_________________________________ 47 3-13 ผงกระบวนการเคลอนทของวสดการหลงปรบปรง________________________________ 48 3-14 แผนภาพการเคลอนทของวสดบรเวณทปฏบตงานหลงการปรบปรง___________________ 49 4-1 ตวอยางการรวบรวมความตองการใหแกไขปรบปรงระบบ ERP เพอจดท า TOR ส าหรบการปรบปรงระบบ_________________________________________________ 60

- ส - 7 -


รปท หนา

4-2 ตวอยางการท า Gap Analysis ของระบบ ERP ทตอเนองจากปญหา การจดจางผผลตภายนอก_________________________________________________ 63

5-1 แบบจ าลองในการตดสนใจเลอกระบบ ERP (Decision Model)_____________________ 78 5-2 ขนตอนของกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหในการเลอกระบบ ERP_________________ 80 5-3 แบบจ าลองในการตดสนใจเลอกระบบ ERP โดยใชโปรแกรม Expert Choice________________________________________________________ 81 5-4 การเปรยบเทยบน าหนกความส าคญของเกณฑ__________________________________ 81 5-5 การเปรยบเทยบทางเลอกทง 4 ทางเลอกเมอพจารณาจากเกณฑ ประวตและความนาเชอถอของบรษทผใหบรการระบบ ERP ________________________ 82 5-6 ผลการเปรยบเทยบระบบ ERP โดยใชซอฟตแวร Expert Choice ___________________ 82 6-1 สดสวนเงนลงทนในโครงการพฒนาระบบ ERP ของสถานประกอบการ

ในประเทศสหรฐอเมรกาและสวเดน___________________________________________ 85 7-1 ตวอยางกรณศกษาอตสาหกรรมผลตชนสวนเครองปรบอากาศ_______________________ 92 7-2 ตวอยางกรณศกษาอตสาหกรรมผลตชนสวนเครองปรบอากาศ_______________________ 93 7-3 ตวอยางกรณศกษาอตสาหกรรมผลตชนสวนเครองปรบอากาศ_______________________ 94 7-4 กระบวนการการซอขายระหวางกนกอนการปรบปรง (As Is) ________________________ 96 7-5 กระบวนการการซอขายระหวางกนกอนการปรบปรง______________________________ 97 7-6 กระบวนการการซอขายระหวางกนหลงการปรบปรง______________________________ 98 7-7 กระบวนการการซอขายระหวางกนหลงการปรบปรง______________________________ 99 7-8 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคากอนการปรบปรง__________________________ 100 7-9 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคากอนการปรบปรง__________________________ 101 7-10 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคาหลงปรบปรง_____________________________ 101 7-11 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคาหลงการปรบปรง__________________________ 102 7-12 กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง______________________________ 103 7-13 กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง______________________________ 104 7-14 กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง______________________________ 105

- ส - 8 -


รปท หนา

7-15 กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดหลงการปรบปรง_______________________________ 106 7-16 อตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP ______________________________________ 108 7-17 อตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP ______________________________________ 109 7-18 ตวอยางปญหาอตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP ___________________________ 113 7-19 ERP กบ อตสาหกรรมผลตชนสวนเครองกรองน า_________________________________ 116 7-20 กระบวนการในอตสาหกรรมผลตชนสวนเครองกรองน า____________________________ 117

-1-

Best Practices และ Lessons Learned การประยกตใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ERP

1.1 ความหมายของระบบ ERP

ในยคทมการแขงขนทางธรกจสงขน ผประกอบการอตสาหกรรมตองสรางความแตกตางใหกบสนคาและผลตภณฑของตน ตลอดจนตองสรางมลคาเพมและลดตนทนการผลต การน าเทคโนโลยเขามาใชเพอชวยบรหารจดการทรพยากรภายในองคกรใหเปนไปอยางมประสทธภาพจงเปนสงทสถานประกอบการอตสาหกรรมตองใหความส าคญโดยเฉพาะระบบการวางแผนทรพยากรทางธรกจขององคกร หรอระบบ ERP (Enterprise Resource Planning : ERP System) ซงเปนระบบการวางแผนและควบคมทรพยากรขององคกร โดยการเชอมโยงระบบงานตางๆ ขององคกรเขาดวยกนตงแตระบบงานทางดานการวางแผนการผลต (Production Planning) การจดการวสด (Materials Management) การจดการคลงสนคา (Warehouse Management) การจดการดานคณภาพ (Quality Management) การจดซอ (Purchasing) การขายและกระจายสนคา (Sales and Distribution) การบญชและการเงน (Financial Accounting) และระบบงานทรพยากรบคคล (Human Resource) เปนตน เพอชวยใหการวางแผนและจดการทรพยากรขององคกรเปนไปอยางมประสทธภาพ ลดเวลาและขนตอนการท างาน และเพมความถกตองของขอมลทใชในการวางแผนและการตดสนใจของผบรหารไดอยางมประสทธผล

จากการทธรกจอตสาหกรรมเปนการประกอบกจกรรมการสงมอบสนคาหรอบรการใหแกลกคา โดยกจกรรมดงกลาวเปนการ “สรางมลคา” ของทรพยากรธรกจใหเกดเปนสนคาหรอบรการและสงมอบ “มลคา” นนใหแกลกคา กระบวนการสรางมลคาจะถกแบงออกเปนสวนๆ โดยแตละสวนจะรบผดชอบงานในสวนของตน และมลคาสดทายจะเกดจากการประสานงานระหวางแตละสวนหรอแผนกยอยๆ ดงนน กจกรรมทสรางมลคาจงประกอบขนดวยการเชอมโยงกจกรรมของแผนกตางๆ ในองคกร

รปท 1-1 การเชอมโยงกจกรรมของแผนกตางๆ ในองคกร

บทท 1 บทบาทและความส าคญของระบบ ERP


-2-

จากรปท 1-1 ไดแบงกจกรรมออกเปน 3 สวนส าคญคอ การจดซอจดหา การผลต และการขาย ระบบ ERP จงประกอบดวยระบบทท าหนาทในงานหลกขององคกร ไดแก การบรหารการขาย การจดการดานการผลต การจดซอจดหา การบญชและการเงน เปนตน แตละระบบตองมการปรบกระบวนการท างานและเชอมโยงขอมลระหวางกน เพอใหสามารถตอบสนองเปาหมายขององคกรในแตละธรกจอตสาหกรรม ระบบ ERP จะประมวลผลขอมลแบบเวลาจรงและบนทกผลลงในฐานขอมลรวม โดยฐานขอมลรวมสามารถ ถกเรยกใชจากทกระบบไดโดยตรงโดยไมจ าเปนตองท าการประมวลผลทกสนวนหรอท าการโอนขอมลระหวางแตละระบบ และระบบ ERP สามารถออกแบบกระบวนการทางธรกจในองคกรไดอยางมประสทธภาพเพอเพมขดความสามารถในการแขงขนดวยการสงมอบสนคาและใหบรการลกคาไดอยางรวดเรวและถกตอง

1.2 ประโยชนของระบบ ERP

1) ระบบ ERP สามารถรวบรวมขอมลทางการเงนของบรษทเพอใหผบรหารระดบสงเขาใจภาพรวมของฐานะทางการเงนและการด าเนนงานของบรษท ซงจะสงผลตอประสทธภาพของการตดสนใจของผบรหาร

2) ระบบ ERP รวบรวมขอมลการสงสนคาของลกคาตงแตการสงซอของลกคาผานตวแทนขายจนกระทงถงขนตอนของการสงสนคาและเกบเงน ท าใหบรษทด าเนนการตางๆ ไดสะดวกรวดเรว รวมถงสอสารภายในระหวางกนไดงายขน และสามารถตรวจสอบสถานะการด าเนนงานไดอยา งมประสทธภาพ ซงเปนการประสานกนระหวางกระบวนงานตงแตการผลต การเกบรกษาสนคาคงคลง จนถงการขนสงสนคาใหลกคาไปยงทหมายปลายทางทตางกนไดตามก าหนดสงมอบสนคาของลกคา

3) สรางมาตรฐานและเพมความรวดเรวในการวางแผนและควบคมการผลต โดยธรกจอตสาหกรรมทใชระบบ ERP สามารถสรางมาตรฐานและเชอมโยงขอมลสารสนเทศในการวางแผนและควบคมการผลตท าใหประหยดเวลาในการด าเนนการ และสามารถท าการวเคราะหขอมลการผลต เพอน าไปสการเพมผลตภาพการผลตและการลดตนทนการผลตไดเปนอยางด

4) ลดตนทนสนคาคงคลง ระบบ ERP ชวยใหการวางแผนและควบคมสนคาคงคลงมประสทธภาพ ตงแตขนตอนการจดตารางการผลตหลก (Master Production Scheduling, MPS) ซงเปนการวางแผนการผลตส าหรบสนคาส าเรจรป การวางแผนความตองการวสด (Material Requirements Planning, MRP) ซงเป น การวางแผน ในส วนของส น ค าระหว างผล ต (WIP) และวตถ ด บ การควบคมส นค าค งคล ง (Inventory Control) และการจดการคลงสนคา (Warehouse Management) ท าใหสามารถวางแผนการสงผลตสนคาส าเรจรป สนคาระหวางผลต และชนสวน รวมทงการสงซอดวยปรมาณการสงซอท เหมาะสม ท าใหชวยลดสนคาคงคลงลงไดทงในสวนของสนคาส าเรจรป สนคาระหวางผลต และวตถดบ และยงชวยในการวางแผนในการขนสงสนคาไปยงลกคาซงจะชวยลดสนคาส าเรจรปไดเปนอยางด


-3-

5) เชอมโยงขอมลทวทงองคกรไดอยางรวดเรว ถกตอง และแมนย า โดยเฉพาะอยางยงบรษททมหลายหนวยธรกจ ซงระบบ ERP จะสามารถลดปญหาการสอสาร การเชอมโยงขอมล การวางแผนรวมกนระหวางแผนกตาง ๆ เชน แผนกขาย ฝายผลต คลงสนคา และแผนกจดซอ ท าใหการจดการโลจสตกสและโซอปทาน (Logistics and Supply Chain Management) มความสอดคลองประสานกน ดวยวตถประสงคเดยวกนทงองคกร สามารถลดตนทนทไมกอใหเกดมลคาเพม สามารถสงมอบสนคาใหลกคาไดตามก าหนดเวลา และสามารถตอบสนองลกคาไดอยางรวดเรว

1.3 ปจจยแหงความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช ปจจยแหงความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช แบงออกเปน 3 ขนตอน ดงน

รปท 1-2 ปจจยแหงความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช

1.3.1 ขนตอนท 1 ปจจยแหงความส าเรจในขนตอนวางแผนของการน าระบบ ERP มาใช มดงตอไปน 1) การเนนการเปลยนแปลงแนวความคดและจตส านก

เนนการเปลยนแปลงแนวความคดและจตส านกภายในบรษทวา จะท าการปรบปรงองคกรกอนการน าระบบ ERP มาใช ผบรหารระดบสงตองเปนผน าในการด าเนนกจกรรมเพอเปลยนแปลงแนวความคดและจตส านกของหนวยงานภายในบรษทแมวาตองใชเวลากตาม หลงจากนนผบรหารสงสดตองประกาศนโยบายภายในบรษทเพอด าเนนการพฒนาปรบปรงองคกรโดยการน าระบบ ERP เขามาใชเปนเครองมอทส าคญในการพฒนาองคกร ผบรหารสงสดตองแสดงใหเหนอยางชดเจนถงการตดสนใจอยางแนวแนในการเปลยนแปลงกระบวนการทางธรกจ (Business Process) ทเกยวของทวทงองคกรโดยใชการตดตงระบบ ERP มาเปนโอกาสในการพฒนาและเปลยนแปลงองคกรโดยไมยดตดกบกระบวนการทางธรกจในอดต ซงรปแบบทเนนการเปลยนแปลงจตส านกเชนนสามารถเหนไดจากตวอยางโรงงานทประสบความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช

ปจจยแหงความส าเรจในขนตอนการวางแผน

ปจจยแหงความส าเรจในขนตอนการพฒนาและตดตง

ปจจยแหงความส าเรจในขนตอนใชงานและ การพฒนาตอยอด

ปจจยแหงความส าเรจในการน า ERP มาใชงาน


-4-

2) การวางแผนการปรบปรงลวงหนา หลงจากการเปลยนแปลงแนวความคดและจตส านกของการปรบปรงองคกรแลว ควรมการด าเนนการวางแผนการเปลยนแปลงวฒนธรรมขององคกร การปรบปรงกระบวนการทางธรกจ และการเปลยนแปลงกระบวนการท างานโดยใหทกฝายทกแผนกภายในบรษทเขามามสวนรวม รวมทงบคลากรทอยในสายการผลต

3) การเลอกระบบ ERP ทเหมาะสม การน าระบบ ERP มาใช จ าเปนตองสรางระบบสารสนเทศขององคกรขนใหม โดย ERP ซอฟตแวรส าเรจรปจะเปนเครองมอในการสรางกระบวนการทางธรกจทมประสทธภาพตามโซอปทาน (Supply Chain) การเลอกระบบ ERP ทเหมาะสมจงหมายถงการเลอกกระบวนการทางธรกจทดทสด (Best Practice) ของระบบ ERP มาใช ดงนนควรเลอกระบบ ERP ทมการพฒนาอยางตอเนองและเหมาะสมกบองคกร รวมทงมฟงกชนการใชงานทมประสทธภาพ

4) การเลอกทปรกษาและผใหบรการระบบ ERP ทเหมาะสม ในการตดตงและใชระบบ ERP เพอออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศขององคกรโดยใชฐานขอมลเดยวกนทงองคกร ท าใหตองเลอกทปรกษาและผใหบรการระบบ ERP ทมประสบการณทงในการตดตงระบบ ERP และประสบความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใช รวมทงมความรเกยวกบรายละเอยดของระบบ ERP ทเลอกอยางละเอยดและมประสทธภาพ ในการเลอกทปรกษาและผใหบรการระบบ ERP ทเหมาะสมนน นอกจากพจารณาความเชยวชาญในระบบ ERP ทเลอกแลว ยงตองมความเชยวชาญและมประสบการณในการตดตงระบบ ERP ในประเภทธรกจอตสาหกรรมทใหค าปรกษาแนะน าการน าระบบ ERP มาใชดวย

5) การก าหนดขอบเขตการน าระบบ ERP มาใชอยางชดเจน ควรก าหนดขอบเขตการน าระบบ ERP มาใชอยางชดเจนพรอม ๆ กบการท าแผนการปรบปรงองคกร ซงอาจก าหนดโดยเลอกวาจะบรณาการระบบงานทงหมดทวทงองคกรเขาดวยกน หรอในขนแรกจะน าระบบ ERP มาใชในขอบเขตของระบบงานในสวนหลกทส าคญกอน แลวจงขยายขอบเขตการน าระบบ ERP ไปใชทวทงองคกรตอไป สงส าคญทตองพจารณาคอ แนวคดของการน าระบบ ERP มาใชเพอปรบปรงการจดการโลจสตกสและโซ อปทาน (Logistics and Supply Chain Management) ใหมประสทธผลสงสดโดยการบ รณาการระบบงานเขาดวยกน เชอมโยงขอมลทวทงองคกรไดอยางรวดเรว ถกตอง และแมนย า ดงนนการจ ากดขอบเขตของการน าระบบ ERP มาใชในขอบเขตทแคบมากเกนไปจะท าใหประสทธผลดานการจดการของการน าระบบ ERP มาใชลดลง นอกจากนน สงทส าคญทสดกคอไมวาจะเลอกขอบเขตของการน าระบบ ERP มาใชอยางไร จะตองรวมฟงกชนการใชงานของระบบ ERP ทเกยวของกบการประเมนและการวดผลดานการจดการ เชน บญชและการเงน การจดการสนคาคงคลง และการจดการวสดในการผลตเขาไวดวยกน เพอชวยในการเชอมโยงระบบ ERP เขากบการพฒนาปรบปรงการบรหารจดการองคกร


-5-

1.3.2 ขนตอนท 2 ปจจยแหงความส าเรจในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ ERP มดงตอไปน 1) การออกแบบกระบวนการทางธรกจ (Business Process Design)

ด าเนนการออกแบบกระบวนการทางธรกจ (Business Process Design) โดยการขจดกระบวนการท างานทไมจ าเปน การรวมกระบวนการท างานทซ าซอนเขาไวดวยกน การปรบล าดบกระบวนการท างานใหสะดวกรวดเรว และการปรบปรงกระบวนการท างานใหงายและมประสทธภาพมากขนตามกระบวนการทางธรกจ (Business Process) ทด (Best Practice)

2) การท าตนแบบ (Prototyping) ของระบบ ERP ขนสดทายของการออกแบบกระบวนการทางธรกจ (Business Process Design) คอ การพฒนาระบบ ERP ทจะน าไปใชงานจรง โดยการก าหนดพารามเตอรของ ERP ซอฟตแวรส าเรจรปใหด าเนนการตามกระบวนการทางธรกจทออกแบบไว

3) การทดสอบและการประเมนกระบวนการทางธรกจ (Business Process) และการออกแบบ กระบวนการทางธรกจทวนซ า

ในหลายกรณ การออกแบบกระบวนการทางธรกจโดยการเลอกจากรปแบบกระบวนการทางธรกจทก าหนดของระบบ ERP แลวน ามาท าการก าหนดพารามเตอรพฒนาใหเปนระบบ ERP นนจะไมส าเรจในครงเดยว สวนใหญจงเปนการพฒนาทตองท าแบบทวนซ า

4) การเลอกการพฒนาโดยใชการสรางระบบภายนอก ในการพฒนากระบวนการทางธรกจทตองการควรเลอกจากกระบวนการทางธรกจมาตรฐานทมใหเลอกใน ERP ซอฟตแวรส าเรจรป อยางไรกตามอาจมกรณทกระบวนการทางธรกจทตองการ ไมสามารถสรางขนดวยกระบวนการทางธรกจทระบบ ERP มอยเดม และบางกรณฟงกชนท ERP ซอฟตแวรส าเรจรปมใหอาจไมพอเพยง ดงนนจงตองด าเนนการพฒนาระบบ ERP โดยใชการสรางระบบภายนอก

5) การสรางระบบภายนอกเสรมระบบ ERP การสรางระบบภายนอกเสรมระบบ ERP เปนการพฒนาโมดลเพมขน โดยขอก าหนดของกระบวนการทางธรกจทมประสทธภาพจ าเปนตองใชซอฟตแวรภายนอกเสรมระบบ ERP ซงไดก าหนดไวในขนตอนการออกแบบกระบวนการทางธรกจรวม และตองพฒนาให ตรงกบความตองการของกระบวนการทางธรกจอยางถกตอง การสรางระบบภายนอกมทงกรณทเปนการพฒนาซอฟตแวรของตนเองและกรณทน าซอฟตแวรภายนอกทมอยแลวมาใช ในกรณทใชซอฟตแวรภายนอกเสรมระบบ ERP จ าเปนตองเลอกซอฟตแวรทเหมาะสมกบระบบ ERP และฟงกชนการใชงานทตองการ

6) การทดสอบ จากการตดตงระบบ ERP ซงมการออกแบบกระบวนการทางธรกจตามทตองการ และเปนการพฒนาระบบสารสนเทศทมขนาดใหญครอบคลมการท างานของทกฝายทกแผนกในองคกร สงส าคญของการทดสอบ


-6-

จงเปนการทดลองวา กระบวนการทางธรกจทพฒนาขนเปนไปตามทคาดหมายหรอไม นอกจากนนการทดสอบยงเปนขนตอนทส าคญในการใหความรเกยวกบการท างานของระบบ ERP แกผใช รวมถงการใหความรเกยวกบกระบวนการทางธรกจและการเตรยมความพรอมการใชงานเพอใหผใชระบบ ERP สามารถใชงานระบบไดอยางมประสทธภาพ

1.3.3 ขนตอนท 3 ปจจยแหงความส าเรจในขนตอนใชงานและขนตอนพฒนาตอยอด 1) การถายทอดความรเกยวกบการท างานและการใชงาน

การถายทอดความรเกยวกบการท างานและการใชระบบ ERP แกผใชระบบเปนสงส าคญ ซงตองด าเนนการกอนใชงานจรง และตองฝกอบรมในขณะทใชระบบ ERP แลว การใหความรเกยวกบกระบวนการทางธรกจตองกระท าไมเฉพาะแตในเรองการท างานและการใชระบบ ERP ในสวนทผใชระบบ ERP ตองใชงานเทานน แตยงตองใหความรเกยวกบรปแบบของธรกจขององคกรโดยรวมและกระบวนการทางธรกจทเกยวของของแผนกอน ๆ ดวย สงทส าคญมากคอ การท าความเขาใจวากระบวนการทางธร กจของแผนกตนเองมความสมพนธอยางไรกบกระบวนการทางธรกจของแผนกอน และมการบรณาการรวมระบบงานทงองคกรอยางไร ซงจะท าใหเขาใจถงแนวคดพนฐานของระบบ ERP และเปนการเพมประสทธภาพของการน าระบบ ERP มาใช

2) การยกระดบความช านาญของผใชระบบ ERP ในการน าระบบ ERP มาใชทประสบความส าเรจนน หลงจากเรมใชงานระบบ ERP จรงแลว จะตองมการยกระดบความช านาญของผใชระบบ ERP ใหสามารถเขาใจและเชอมนในขอมลของระบบ ERP และน าไปใชประโยชนในการบรหารจดการได

สงทตองด าเนนการเพอยกระดบความช านาญของผใชระบบ ERP มดงน

- การใชประโยชนขอมลของผบรหารระดบสง กอนอนตองท าใหผบรหารมความช านาญถงระดบทสามารถเรยกขอขอมลทซบซอนจากระบบ ERP และน าขอมลทไดไปใชในการพจารณาตดสนใจในระดบบรหาร เชน การประชมผบรหารเพอก าหนดนโยบายและกลยทธขององคกร เปนตน

- การใชประโยชนขอมลในระดบผจดการ ผจดการแผนกตาง ๆ จะตองสามารถใชขอมลจากระบบ ERP ในการตดสนใจในเชงการจดการได และสามารถขอขอมลใหม ๆ จากระบบ ERP ไดดวย

- การใชประโยชนขอมลในระดบผใชงานระบบ ERP จ าเปนตองสนบสนนใหพนกงานทใชระบบ ERP สามารถใชประโยชนขอมลของระบบ ERP ในการปฏบตงานประจ าวนได

- การเพมความถกตองแมนย าของขอมล ความพยายามอยางตอเนองในการเพมความถกตองแมนย าของขอมลดวยการก าหนดชวงเวลาในการปอนขอมลเขาไปในระบบ ERP ใหเปนแบบเรยลไทมมความส าคญอยางมาก


-7-

- ความพยายามเพอใหเกดความเชอถอระบบ ERP ตองมความพยายามอยางตอเนองเพอใหเกดความเชอถอระบบ ERP และท าใหพนกงานสามารถใชระบบ ERP ในการปฏบตงานประจ าวนไดอยางมประสทธภาพมากทสด 3) การเพมประสทธผลของการน าระบบ ERP มาใชอยางตอเนอง

การน าระบบ ERP มาใชใหประสบความส าเรจนน ไมใชเพยงแคการแสดงประสทธผลในเชงการบรหารทบรรลตามขนตอนการวางแผนน าระบบ ERP มาใชเทานน แตตองเพมประสทธผลอยางตอเนองหลงจากน าระบบ ERP มาใชดวยการด าเนนโครงการพฒนาปรบปรงการท างานโดยการก าหนดตวชวดประเมนประสทธผลในเชงการจดการอยางชดเจน และเรมท าโครงการพฒนาปรบปรงการท างานเพอใหบรรลผลตามตวชวดดงกลาว เชน โครงการลดตนทนสนคาคงคลง โครงการลดชวงเวลาในการผลตและด าเนนการ (Lead Time) เปนตน เพอวดผลการพฒนาปรบปรงกระบวนการภายในองคกร นอกจากนควรเนนการวดผลการปรบปรงกระบวนการทสงผลตอลกคา เชน โครงการเพมประสทธภาพการสงมอบสนคาส าเรจรปใหลกคาตามก าหนดเวลา และการเพมอตราการสงมอบสนคาทมคณภาพตรงตามความตองการของลกคาและครบจ านวนตามทลกคาสง เปนตน เพอเพมระดบความพงพอใจของลกคา รวมทงการพฒนาปรบปรงตวชวดดานการเงน เชน การปรบปรงกระแสเงนสด (Cash Flow) เปนตน

การด าเนนกจกรรมพฒนาปรบปรงกระบวนการท างานโดยใชระบบ ERP อยางตอเนองท าใหเกดการปรบปรงกระบวนการทางธรกจของระบบ ERP เอง ซงการพฒนาปรบปรงระบบ ERP อยางตอเนองจะสงผลใหเกดการเพมประสทธผลของการน าระบบ ERP มาใชเปนลกโซตอไป

4) การน าระบบ ERP ไปใชทวทงองคกรอยางรวดเรวและมประสทธภาพ

ในตวอยางการน าระบบ ERP มาใชอยางมประสทธภาพและประสบความส าเรจนน พบวา หลงจากประสบความส าเรจในการน าระบบ ERP มาใชในแผนกงานหรอหนวยงานน ารองภายในองคกรทก าหนดแลว ควรน าระบบ ERP ไปใชทวทงองคกรในแผนกอนและหนวยงานอนภายในองคกรอยางรวดเรว เนองจากจะท าใหสามารถเพมประสทธผลในเชงการจดการดานการน าระบบ ERP มาใชทวทงองคกร

5) การพฒนาตอยอดระบบ ERP การน าระบบ ERP มาใช ชวยใหมการบรณาการระบบงานหลกในธรกจเขาดวยกนทงองคกร ท าใหเกดการไหลเวยนของขอมลสารสนเทศอยางรวดเรว มความถกตองและแมนย าสง ผลทไดคอเกดการปรบปรงการบรหารจดการทรวดเรวจากการใชขอมลสารสนเทศทถกตองแมนย าในการวางแผนและตดสนใจ รวมทงเกดการบรหารจดการทเขมแขง มประสทธภาพและประสทธผล ในกรณนจงควรพฒนาตอยอดการน า ERP มาใชโดยเรมจากการพจารณาทบทวนโมเดลทางธรกจ (Business Model) ขององคกรกอน แลวจงออกแบบและ


-8-

พฒนากระบวนการทางธรกจ (Business Process) ทสอดคลองกบ Business Model ดงนนการน าระบบ ERP มาใชจงไมใชเพยงแคส าหรบการพฒนาองคกรในปจจบนเทานน แตควรตองมการวางแผนโดยค านงถงการพฒนาตอยอดระบบ ERP ในอนาคต 1.4 ปจจยในการเลอกลงทนระบบ ERP

1.4.1 การใชระบบ ERP ในลกษณะซอฟตแวรส าเรจรป หรอการพฒนาซอฟตแวรขนมาเอง การใชระบบ ERP ในลกษณะซอฟตแวรส าเรจรปหรอการพฒนาซอฟตแวรขนมาเองตางกมขอดขอเสยแตกตางกนไป จากการศกษาวจยในอดตจนถงปจจบนพบวา การใชซอฟตแวรส าเรจรปเปนทางเลอกทดกวา เนองจากจากสถตทผานมา องคกรทเลอกการพฒนาระบบ ERP ขนมาเองพบกบความลมเหลวในการน าระบบ ERP ไปใชเปนสวนใหญ โดยมสาเหตมาจาก

- ผประกอบการไมใชผทคลกคลอยกบระบบคอมพวเตอรทเกยวของกบธรกจ จงท าใหการออกแบบระบบ ERP ไมครบถวน

- ผประกอบการไมมความรเรองเทคโนโลยสารสนเทศใหม ๆ มากพอ จงท าใหระบบ ERP ทพฒนาขนมาเองไมทนสมยและไมรองรบการเปลยนแปลงในอนาคต

- ใชเวลานานในการพฒนาท าใหงบประมาณบานปลาย สนเปลองทงเวลาและบคลากรตลอดจนคาใชจายทงทางตรงและทางออม ดงนนซอฟตแวรส าเรจรปจงเปนทางเลอกทเรวกวาในการน าระบบ ERP มาใชในองคกรไดอยางเหมาะสมและรวดเรว และเปนทางเลอกทเหมาะสมส าหรบการตดตงระบบ ERP ซงเหนไดจาก การเตบโตอยางรวดเรวของอตสาหกรรมซอฟตแวร ERP ส าเรจรป และความนยมทเกดขนอยางกวางขวางภายในเวลาอนสน

1.4.2 เทคโนโลยและการออกแบบสถาปตยกรรมของระบบ ERP การพจารณาองคประกอบดานเทคโนโลยซอฟตแวรซงหมายถง ระบบปฏบตการ ระบบการจดการฐานขอมล และภาษาทใชในการพฒนาระบบ ERP เปนตน รวมเรยกเปนการพจารณาสถาปตยกรรมของซอฟตแวร เพอก าหนดสภาพแวดลอมในการใชงานของระบบ ERP โดยควรเลอกเปนระบบเปด (Open System) เนองจากแนวโนมของการคาอเลกทรอนกสในปจจบนรวมถงอนาคตตองมการแลกเปลยนขอมลกบคคาทงผสงมอบวตถดบหรอผขาย (Supplier) และลกคา (Customer) มากขน จงควรพจารณาถงระบบทเปดและสามารถเชอมตอกบระบบภายนอกไดสะดวก นอกจากนนตองค านงถงคอสถาปตยกรรมทมเสถยรภาพและความปลอดภยมากพอในการรองรบธรกจไดดวย


-9-

1.4.3 ฟงกชนของระบบ ERP ตองตอบสนองและสรางความส าเรจใหกบธรกจขององคกร ระบบ ERP มกจะมฟงกชนการใชงานมากมาย การน าระบบ ERP ไปใชในองคกรใหประสบความส าเรจไมใชการน าฟงกชนตาง ๆ เหลานนมาใชทงหมด เพราะนอกจากจะเปนการสรางงานสวนเพมใหกบพนกงานแลว ยงเปนการลงทนทไมคมคาอกดวย ผบรหารจงควรมนโยบายทค านงถงเปาหมายหลกของธรกจอยางชดเจน โดยพจารณาจากกระบวนการทางธรกจ ตลอดจนเทคนคการจดการดานการผลตซงเปนทยอมรบโดยคคา และน านโยบายนนมาก าหนดเปนเปาหมายของการตดตงระบบ ERP และมการทบทวนนโยบายดงกลาวอยตลอดเวลาซงถอเปนขนตอนหนงทส าคญในการน าระบบ ERP มาใชในองคกร โดยมสงทตองพจารณาดงน

- ฟงกชนการใชงานของระบบ ERP ตองสอดคลองกบนโยบายและรปแบบการวางแผนและควบคมการผลต สามารถรองรบและแกไขปญหาใหกบองคกรไดอยางมประสทธภาพ เชนระบบ ERP ส าหรบผประกอบการชนสวนรถยนตตองรองรบเทคนค JIT (Just in Time) หรอ Kanban เปนตน

- ระบบ ERP ตองใชงานงาย ลดเวลาในการปฏบตงาน และควรเปนระบบทไมตองใชกระดาษ (Paperless) เพอลดตนทนและเพมประสทธภาพในการท างาน

- ทมงานทปรกษาระบบ ERP ซงเปนผทมสวนรวมในการตดตงระบบ ERP ตองมความรความเขาใจในฟงกชนของระบบ ERP เพอใหสามารถน าระบบ ERP มาใชในการพฒนาองคกรไดอยางมประสทธภาพ การคดเลอกทมงานทปรกษาตองพจารณาจากประวต ผลงานทผานมา และความนาเชอถอ

1.4.4 การแกไขปรบปรงระบบ ERP (Customization) ระบบ ERP ทเปนซอฟตแวร ERP ส าเรจรปไมมกระบวนการท างานและแบบฟอรมรายงานทตรงตาม

ความตองการแบบสมบรณทกประการของทกบรษทซงมกมรปแบบของเอกสารการด าเนนงานตางกน เชน เอกสารค าสงซอ ใบก ากบภาษ รวมถงเอกสารอน ๆ ดงนนจงมความจ าเปนทจะตองแกไขปรบปรงระบบ ERP ใหเขากบองคกรไมมากกนอย เปนสาเหตใหองคกรตองพจารณาความสามารถในการแกไขซอฟตแวรระบบ ERP วามความยากงายเพยงใด ซงระบบERP ทดควรแกไขปรบปรงไดงาย และเมอ Customization แลวกยงคงใชงานระบบ ERP ไดอยางมประสทธภาพ การแกไขปรบปรงอยางมประสทธภาพของระบบ ERP คอ ภายหลงจากการแกไขแลวระบบตองสามารถรองรบการเปลยนแปลงเขาสเวอรชนใหมไดอกดวย

1.4.5 การบ ารงรกษาซอฟตแวร (Software Maintenance)

การบ ารงรกษาซอฟตแวรคอ การแกไขปญหาทเกยวของกบระบบ ERP หลงจากองคกรไดตดตงระบบ ERP เปนทเรยบรอยแลว โดยกอนตดตงระบบ ERP ผบรหารควรค านงถงบคลากรทจะมาท าหนาทบรหารจดการและดแลรกษากระบวนการท างานของซอฟตแวรระบบ ERP และฮารดแวรใหคงประสทธภาพสม าเสมอ นอกจากนนความสะดวกและงายตอการใชงานของเทคโนโลยระบบ ERP ยงเปนสงทผบรหารควรค านง เพราะ


-10-

หากเลอกใชเทคโนโลยทใชงานงายและแพรหลายกจะท าใหหาบคลากรในการบ ารงรกษาไดงายและสามารถทจะพฒนาระบบ ERP ไดตอไปในอนาคต และส าหรบกรณทบคลากรในองคกรไมสามารถแกปญหาเองได จ าเปนตองใชผใหบรการระบบ ERP ท าการแกปญหา องคกรควรเลอกทปรกษาทมประสบการณในการแกปญหา และสามารถแกไขปญหาไดรวดเรวและมประสทธภาพ มการสนบสนนดานเทคนค (Technical Support) หรอการบรการลกคา (Customer Support) และคอยตอบค าถามอยางเปนระบบอยตลอดเวลา

1.4.6 ตนทนคาใชจายของระบบ ERP (ERP System Cost)

ผประกอบการควรเลอกระบบ ERP ทเหมาะสมกบตนเองจากปจจยทง 5 ขอทกลาวมาแลวขางตน ส าหรบการพจารณาตนทนของระบบ ERP ตองพจารณาตนทนทงหมดทเกดขนขององคกร ประกอบดวย ตนทนของระบบ ERP ตนทนคาใชจายในการตดตงระบบ ERP (ERP Implementation Cost) และตนทนการบ ารงรกษาซอฟตแวร (Software Maintenance Cost) หลงจากนนตองวเคราะหถงระยะเวลาทตองใชในการอบรมและพฒนาบคลากร และเมอน าปจจยทงหมดมาวเคราะหเปรยบเทยบกบผลทจะไดรบจากการใชงานระบบ ERP แลว จะท าใหสามารถก าหนดตนทนคาใชจายทงหมดทเหมาะสมในการตดตงระบบ ERP ซงในกรณขององคกร SMEs แตเลอกใชระบบ ERP ทมฟงกชนมากมายเกนความจ าเปน กจะท าใหมตนทนคาใชจายของระบบ ERP สงเกนไปไมเหมาะสม 1.5 ปญหาของผประกอบการไทย เกยวกบการใชงานระบบ ERP

ถงแมวา ระบบ ERP จะเปนระบบสารสนเทศทมความส าคญและมประโยชนอยางยงตอการด าเนนงานขององคกร และสงผลตอศกยภาพในการแขงขนและความอยรอดขององคกรอยางมากกตาม แตทผานมายงพบวาการใชงานระบบ ERP ในสถานประกอบการไทยยงประสบปญหาในหลายๆลกษณะ ซงปญหาการใชงานระบบ ERP ในกลมสถานประกอบการไทยสามารถจ าแนกออกเปน 2 ลกษณะ ดงน

1. สถานประกอบการทยงไมมการใชงานระบบ ERP

ส าหรบประเดนปญหาเกยวกบระบบ ERP ทพบในกลมสถานประกอบการทยงไมมการใชงานระบบ ERP น สามารถจ าแนกลกษณะของปญหาออกเปนทแตกตางกนตามล าดบขนไดดงน

ขนท 1 ผบรหารยงไมตระหนกเหนความส าคญและประโยชนของระบบ ERP ทมตอความอยรอดและศกยภาพในการแขงขนขององคกร

ขนท 2 ผบรหารตระหนกถงความส าคญของระบบ ERP แตสถาน-ประกอบการยงไมพรอมทจะลงทนในระบบ ERP

ขนท 3 สถานประกอบการมขนท 1 และ 2 แตผบรหารพจารณาเหนวา องคกรยงไมมความพรอมทจะใชงานระบบ และเกรงวาจะไมประสบผลส าเรจ เชน ยงขาดระบบการท างาน


-11-

ทเปนมาตรฐาน บคลากรขาดความรความเขาใจเกยวกบระบบ ERP และศกยภาพของบคลากรในการท างานรวมกบระบบ ERP อยในระดบต า เปนตน

ขนท 4 สถานประกอบการมขนท 1, 2 และ 3 แตสถานประกอบการไมทราบแนวทางการเตรยมความพรอมในการน าระบบมาใชงาน แลtไมทราบวาจะตองด าเนนการอยางไร

จากผลการวเคราะหลกษณะของปญหาทกลาวมาท ง 4 ระดบ ในเบองตนพบวาสถานประกอบการไทยซงมขนาดกลางถงขนาดใหญเปนจ านวนมาก ไดผานปญหาในระดบขนท 1 ซงเปนปญหาพนฐานของการน าระบบ ERP มาใชงานในองคกรไปแลว ทงน เนองจากสภาพแวดลอมการด าเนนธรกจทเปลยนแปลงไปโดยมการแขงขนกนมากขน รวมทงทศทางของเศรษฐกจไทยอนเนองมาจากการเปดประชาคมเศรษฐกจอาเซยน ท าใหปจจบน ระดบปญหาของการใชงานระบบ ERP ทพบในผประกอบการกลมน อยในระดบของการเตรยมความพรอมตงแตในขนท 2-4 ซงแตกตางกนออกไปส าหรบแตละองคกร

2. สถานประกอบการทใชงานระบบ ERP อยแลว

ส าหรบประเดนปญหาเกยวกบระบบ ERP ทพบในกลมสถานประกอบการทมการใชงานระบบ ERP อยแลวนน สามารถจ าแนกลกษณะของปญหาออกเปน 2 กลมทแตกตางกนไดดงน

กลมท 1 กลมทใชงานระบบ ERP ไดไมเตมศกยภาพของระบบทมอย ไดแก สถานประกอบการทไมมการเรยกใชงานในบางฟงกชนของระบบ หรอไมเรยกใชประโยชนจากรายงานทระบบมรองรบให เปนตน

กลมท 2 กลมทมการใชงานระบบ ERP อยางไมมประสทธภาพ เชน สถาน-ประกอบการทมการท างานในระบบ ERP ควบคระบบอนๆ หรอควบคกบการท างานบนเอกสารหรอแบบฟอรมตางๆ เนองจากขอมลในระบบไมถกตอง ไมนาเชอถอ ไมทนเวลา หรอไมสอดคลองกบความตองการของผใชงาน เปนตน

ส าหรบปญหาทง 2 ประเภท ทเกดขนกบกลมสถานประกอบการทใชงานระบบ ERP อยแลวน จากผลการศกษาในงานวจยหลายๆ เลม ประกอบกบขอมลทไดรบจากการใหค าปรกษาแกสถานประกอบการตามโครงการตางๆ ทผานมา พบวามสาเหตหลกมาจาก 3 ประการ ไดแก 1) สถานประกอบการขาดการเตรยมความพรอมทดกอนน าระบบ ERP มาใชงาน เชน ขาดระบบการท างานทดและมมาตรฐาน ขาดการพฒนาศกยภาพและการสรางความเขาใจใหแกผปฏบตงาน เปนตน 2) การเลอกซอฟตแวร ทไมเหมาะสมกบกระบวนการทางธรกจขององคกร และ/หรอ ไมสอดคลองกบความตองการของผใชงานระดบตางๆ ขององคกร และ 3) การเลอกผใหบรการซอฟตแวรทขาดประสทธภาพ ขาดความช านาญ และ/หรอ ขาดความรบผดชอบ นนเอง


-12-

จากทกลาวมาทงหมด เกยวกบปญหาของสถานประกอบการไทยในการใชงานระบบ ERP ไมวาจะเปนกลมทยงไมมการใชงาน และกลมทมการใชงานระบบ ERP อยแลวนน สามารถสรปไดวา การเตรยมความพรอมอยางถกวธใหแกสถานประกอบการในการน าระบบ ERP มาใชงานภายในองคกร ถอเปนสงส าคญและความจ าเปนเรงดวนส าหรบผประกอบการไทย ดงนน สวนตางๆ ในคมอเลมน จงเนนไปทแนวทางปฏบตทเปนเลศ (Best Practice) ของการประยกตใชระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ตงแตการวเคราะหระบบสารสนเทศและปญหาระบบสารสนเทศปจจบนขององคกร การปรบปรงกระบวนการท างานใหเปนระบบและมมาตรฐานทด ไปจนถงแนวทางส าหรบองคกรในการเลอกซอฟตแวรและผใหบรการซอฟตแวรทมประสทธภาพและเหมาะสมกบองคกรนนเอง


-13-

จากสภาพการแขงขนทางธรกจทรนแรงขนไดผลกดนใหอตสาหกรรมจ าเปนตองใชทรพยากรทมอยใหเกดประโยชนสงสด เพมขดความสามารถในการท าก าไร และเพมความพงพอใจของลกคาในสนคาและบรการอยางตอเนอง จงมการน าระบบ ERP มาใชมากขนเพอพฒนาปรบปรงการด าเนนงานขององคกร และท าใหสามารถตอบสนองความตองการของลกคาไดดและรวดเรวขน ดวยตนทนทต าลง

การคดเลอกระบบ ERP ทเหมาะสมสอดคลองกบการด าเนนธรกจขององคกรจะชวยใหการตดตงระบบ ERP ด าเนนการไปไดอยางราบรน ลดการปรบเปลยนระบบ (Customization) ซงท าใหลดคาใชจายทไมจ าเปนลงไดมาก การน าระบบ ERP ทไมสอดคลองกบกระบวนการทางธรกจขององคกรมาใช จะสงผลใหงานไมประสบความส าเรจ อยางไรกตามถงแมวาธรกจสามารถคดเลอกระบบ ERP ทเหมาะสมมาใชแลว การวางแผนและการบรหารจดการโครงการตดตงระบบ ERP ทมประสทธภาพกมความส าคญอยางย งยวดเชนเดยวกน ในบทนจงน าเสนอขนตอนในการน าระบบ ERP มาใชในองคกรใหประสบความส าเรจ ดงน

2.1 การก าหนดกลยทธในการน าระบบ ERP มาใช 2.2 การปรบปรงกระบวนการทางธรกจ (Business Process) เขาสระบบมาตรฐาน 2.3 การจดท ารายละเอยดโครงการ (TOR) การพฒนาระบบ ERP 2.4 การคดเลอกระบบ ERP โดยใชกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (AHP)

2.5 การพจารณารวบรวมขอมลตางๆ ใหเปนระบบ ลดการจดเกบขอมลทซ าซอนไมจ าเปน 2.6 การจดการฝกอบรมใหความรและทดสอบระบบ ERP 2.7 การเรมใชงานระบบ ERP และประเมนผล โดยมรายละเอยดในแตละหวขอ ดงน 2.1 การก าหนดกลยทธในการน าระบบ ERP มาใช

แบงเปนขนตอนการด าเนนการ ดงน

- การจดทมงานและก าหนดผงโครงสรางทมงาน

- ตรวจสอบกระบวนการทางธรกจในปจจบนและการสงผานขอมลของหนวยงานตางๆ

- การก าหนดเปาหมายใหชดเจน

- การก าหนดแผนการตดตงระบบ ERP อยางเปนระบบ

บทท 2 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 1 : ขนตอนการน าระบบ ERP มาใชในองคกร


-14-

2.1.1 การจดทมงานและก าหนดผงโครงสรางทมงาน การจดทมงานและการมอบหมายความรบผดชอบใหแกสมาชกของทมมผลตอความส าเรจในการน า

ระบบ ERP มาใชงาน การจดทมงานนตองค านงถงความรความสามารถของพนกงานมากกวาต าแหนงงาน ทมงานควรประกอบขนดวยตวแทนจากทกหนวยงานทเกยวของ ตงแตระดบปฏบตงานขนไปจนถงระดบบรหาร ตองเปนผทรและเขาใจงานในสวนทตนเองรบผดชอบเปนอยางด ตวอยางผงโครงสรางทมงานตดตงระบบ ERP แสดงในรปท 2-1


-15-

รปท 2-1 ตวอยางผงโครงสรางทมงานตดตงระบบ ERP (ทมา : โครงสรางทมงานตดตงระบบ ERP)


-16-

2.1.2 ตรวจสอบกระบวนการทางธรกจในปจจบนและการสงผานขอมลของหนวยงาน การตรวจสอบกระบวนการทางธรกจในปจจบนและการสงผานขอมลของหนวยงานตางๆ ควรมอบหมายใหทมงานทไดจดตงขนแลวเปนผด าเนนการ และควรมอบหมายทมงานใหมสทธในการขอขอมลเพมเตมจากทกหนวยงานในองคกร เพอใหทมงานเขาใจขนตอนการสงงานและการไหลของขอมลทครบถวนถกตอง ประเดนส าคญททมงานจะตองค านงถงในการตรวจสอบกระบวนการทางธรกจเพอพจารณาน าระบบ ERP มาใชคอ ตองมนใจวากระบวนการทางธรกจนนเปนวธการท างานทใชงานอยจรง และเอกสารขอมลตองมการน าไปใชปฏบตงานจรง นอกจากนทมงานควรเปนผพจารณาและน าเสนอดวยวา กระบวนการทางธรกจของงานสวนใดทสามารถปรบปรงหรอยกเลกไดและกระบวนการในขนตอนใดสามารถพฒนาปรบปรงใหมประสทธภาพได

2.1.3 การก าหนดเปาหมายใหชดเจน กอนทจะพจารณาน าระบบ ERP มาใชงาน ผบรหารธรกจควรก าหนดเปาหมายใหชดเจนวาการน า

ระบบ ERP มาใชนนเพอวตถประสงคใด เชน เพอปรบปรงการสงมอบสนคาใหลกคาไดรวดเรวและเปนไปตามก าหนดเวลาสงมอบของลกคา หรอเพอชวยลดการรอคอยและการสญเสยเวลาในกระบวนการผลต หรอเพอชวยลดสนคาคงคลงและการเสยหายจากการจดการเกบสนคาคงคลงมากเกนความจ าเปน เปนตน นอกจากนผบรหารยงเปนผพจารณาก าหนดขอบเขตวาระบบ ERP ทจะน ามาใชนนครอบคลมสวนงานใดบาง โดยก าหนดโมดล (Module) ทน ามาใช ทงนระบบ ERP เปนระบบสารสนเทศทมงเกบขอมลและประมวลผลน าเสนอเพอการวางแผนและการตดสนใจแบบ Real-time ใหแกผเกยวของ อยางไรกตามการก าหนดขอบเขตของการใชงานระบบ ERP ท าใหเกดความชดเจนเพอลดการสบสนของพนกงานในองคกร

2.1.4 การก าหนดแผนการตดตงระบบ ERP อยางเปนระบบ หลงจากททมงานไดพจารณาตรวจสอบขนตอนการท างานทงหมด และรบทราบเปาหมายและ

ขอบเขตของระบบ ERP ทผบรหารระดบสงก าหนด ทมงานควรรวมกนท าแผนการตดตงระบบ ERP อยางเปนระบบ โดยมการก าหนดขนตอนการท างานและเปาหมาย รวมทงการวดผลส าเรจในแตละขนตอน ก าหนดระยะเวลาการท างานในแตละขนตอน การฝกอบรมพนกงานผปฏบตงานทเกยวของ แผนการท างานนควรก าหนดใหชดเจนวาใคร ท าอะไร และท าเมอใด 2.2 การปรบปรงกระบวนการทางธรกจ (Business Process) เขาสระบบมาตรฐาน

แบงเปนขนตอน ดงน

- การวเคราะหกระบวนการทางธรกจกอนปรบปรง

- การวเคราะหกระบวนการทางธรกจหลงปรบปรง


-17-

2.2.1 การวเคราะหกระบวนการทางธรกจกอนปรบปรง ทมงานตองพจารณากระบวนการทางธรกจในปจจบนเพอการวางแผนการน าระบบ ERP มาใชดวย

เครองมอทส าคญ ไดแก ผงกระบวนการทางธรกจ (Business Process Flow Chart) ซงเปนแผนภาพแสดงล าดบขนตอนการท างานของกระบวนการทางธรกจ โดยใชสญลกษณตาง ๆ ในการเขยนผงกระบวนการทางธรกจเพอชวยล าดบแนวความคดในการวเคราะหกระบวนการทางธรกจโดยเปรยบเทยบกระบวนการทางธรกจกอนน าระบบ ERP มาใช และ กระบวนการทางธรกจหลงน าระบบ ERP มาใช เปนวธทนยมใชกนมากเพราะท าใหเหนภาพในการท างานของระบบ ERP ไดงายกวาการใชขอความ ทงนการอธบายรายละเอยดเกยวกบการเขยนผงกระบวนการทางธรกจจะกลาวในบทท 3 ตอไป

2.2.2 การวเคราะหกระบวนการทางธรกจหลงปรบปรง ในการพฒนาปรบปรงกระบวนการทางธรกจ (Business Process) ตองมการจดท าอยางเปนระบบ

และเปนไปตามขนตอนการท างานตามล าดบกอนหลง โดยพจารณาลดขนตอนการท างานทไมจ าเปน (Eliminate) การรวมขนตอนการท างานทซ าซอนเขาไวดวยกน (Combine) การปรบล าดบขนตอนการท างานใหสะดวกขน (Rearrange) และการปรบปรงขนตอนการท างานใหงาย รวดเรว และมประสทธภาพมากขน (Simplify) โดยการอธบายรายละเอยดและยกตวอยางการพฒนาปรบปรงกระบวนการทางธรกจจะอยในบทท 3

2.3 การจดท าขอก าหนดความตองการ (TOR) ในการพฒนาระบบ ERP

การจดท ารายละเอยดโครงการ (Term of Reference : TOR) ในการพฒนาระบบ ERP มวตถประสงคเพอก าหนดระบบ ERP ทตองการ โดยก าหนดใหผใหบรการระบบ ERP ระบวา ระบบ ERP ของตนเองสามารถรองรบความตองการขององคกรไดหรอไม และการวเคราะหสวนทแตกตางกนระหวางความตองการของระบบขององคกรกบลกษณะและคณสมบตของระบบ ERP ทก าลงพจารณา (GAP Analysis) ในกรณทระบบ ERP ไมสามารถรองรบความตองการ ควรก าหนดแนวทางในการแกไขและปองกนปญหาทอาจเกดขน ตวอยางรายละเอยดโครงการ (TOR) การพฒนาระบบ ERP แสดงในบทท 4

2.4 การคดเลอกระบบ ERP โดยใชกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (AHP)

การคดเลอกระบบ ERP ทเหมาะสมสอดคลองกบการด าเนนธรกจขององคกรจะชวยใหการตดตงระบบ ERP ประสบความส าเรจ ลดการปรบเปลยนระบบ ERP (ERP System Customization) การคดเลอกระบบ ERP จงมความส าคญอยางยงในการวางแผนน าระบบ ERP มาใช ซงการประเมนและคดเลอก


-18-

ระบบ ERP มเกณฑทตองพจารณาในลกษณะพหเกณฑ (Multiple Criteria) เชน ตนทนคาใชจายของการตดตงระบบ ERP ฟงกชนการใชงานของระบบ ERP เวลาทใชในการตดตงระบบ ERP และการสนบสนนดานเทคนค เปนตน ลกษณะปญหาการตดสนใจแบบพหเกณฑ (Multiple Criteria Decision Making, MCDM) สามารถน ากระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (Analytical Hierarchy Process : AHP) มาประยกตดวยโปรแกรมในการคดเลอก Expert Choice เพอตรวจสอบคะแนนประเมน (Preference Score) ของระบบ ERP และตดสนใจเลอกระบบ ERP ทมคะแนนประเมนมากทสด ซงรายละเอยดการคดเลอกระบบ ERP โดยใชวธ AHP อธบายในบทท 5 2.5 การพจารณารวบรวมขอมลตางๆ ใหเปนระบบ ลดการจดเกบขอมลทซ าซอนไมจ าเปน การพจารณารวบรวมขอมลเพอใชในระบบ ERP แบงไดเปน 4 ขนตอน ดงน

- การเตรยมการแปลงขอมลเขาสระบบ ERP

- การจดเตรยมขอมลสวนทจ าเปนตองใชในระบบ ERP

- ตรวจสอบความถกตองของขอมลทน าเขาระบบ ERP

- พจารณาปรบปรงฐานขอมลและลบขอมลทลาสมยออก

2.5.1 การเตรยมการแปลงขอมลเขาสระบบ ERP

ในการพจารณาขอมลเพอเตรยมการส าหรบโอนเขาระบบ ERP ตองพจารณาวาขอมลสวนใดมความ

จ าเปนตองโอนเขาระบบ เนองจากขอมลหลายสวนอาจลาสมย และบางขอมลสามารถสรางขนใหมได งาย

กวาการโอนขอมลเดมเขาระบบ ERP

2.5.2 การจดเตรยมขอมลสวนทจ าเปนตองใชในระบบ ERP ตรวจสอบแหลงทมาของขอมลเพอใหแนใจวาเปนขอมลทถกตอง ขอมลสวนนอาจบนทกลงใน

ตารางบนทกขอมล (Spread Sheet) เชน MS Excel ทงนเพราะระบบ ERP สวนใหญสามารถโอนขอมลจาก Spread Sheet เพอน าเขาระบบ ERP ได

2.5.3 ตรวจสอบความถกตองของขอมลทน าเขาระบบ ERP หลงจากการโอนขอมลเขาระบบ ERP ทงจากการแปลงขอมล (Convert Data) และการน าขอมลใหมเขาระบบ จ าเปนตองมขนตอนการตรวจสอบความถกตองของขอมลกอนเรมการท างานของระบบ ทงนเพราะความถกตองของขอมลมความส าคญมากและมผลตอความนาเชอถอของระบบ ERP


-19-

2.5.4 พจารณาปรบปรงฐานขอมลและลบขอมลทลาสมยออก ขอมลตาง ๆ ทงทกอนน าเขาสระบบและเมอน าเขาระบบแลว ควรไดรบการพจารณาทบทวนเพอให

แนใจวาเปนขอมลลาสดทถกตอง เชน ประวตการซอของลกคา ซงบางรายทไมไดตดตอคาขายดวยหลายป หรอบางรายทเลกกจการไปแลว ควรลบออก 2.6 การจดการฝกอบรมใหความรและทดสอบระบบ ERP

แบงขนตอนออกไดเปน 4 สวน ดงน

- ทดสอบฐานขอมลและตรวจสอบความถกตอง

- ทดสอบเบองตนเพอพจารณาวาระบบ ERP สอดคลองกบขนตอนการท างานจรงหรอไม

- จดการฝกอบรมพนกงานเพอเปนผฝกอบรมตอไป

- การทดสอบขนสดทาย

2.6.1 ทดสอบฐานขอมลและตรวจสอบความถกตอง ภายหลงการจดการฐานขอมลในระบบ ERP เรยบรอยแลว ทมงานควรท าการทดสอบระบบโดยใช

ขอมลและวธการท างานจรงดวยการจ าลองเหตการณทกเรองทอาจเกดขนไดจากการท างานจรง (Scenarios Test) และตองใหแนใจวาการท างานของระบบสอดคลองกบการท างานของสวนงานตาง ๆ ทไมไดอยในระบบ ERP ตลอดจนมรายงานและขอมลทเพยงพอกบสวนงานอนทตองท างานรวมกบระบบ ERP

2.6.2 ทดสอบเบองตนเพอพจารณาวาระบบ ERP สอดคลองกบขนตอนการท างานหรอไม การทดสอบเบองตนนเพอใหแนใจวาระบบ ERP สอดคลองกบขนตอนการท างานจรงทไดพจารณา

ไวแลว และมขนตอนการท างานสวนใดบางทตองจดท าซอฟตแวรเพมเตมหรอแกไข (Customization/ Modification)

2.6.3 จดการฝกอบรมพนกงานเพอเปนผฝกอบรมตอไป หลงจากททมงานไดทดสอบระบบ ERP จนแนใจวาระบบมความพรอมทจะท างานไดแลว ทมงาน

ควรพจารณาก าหนดหลกสตรการฝกอบรมพนกงานเพอเปนผฝกสอนพนกงานในระดบปฏบตงานตอไป หลกสตรส าหรบระดบผฝกอบรมควรแยกตามลกษณะงานในแตละหนวยงาน ซงการฝกอบรมวธนจะชวยใหระบบ ERP ท างานตอไปไดในระยะยาว และลดคาใชจายในการฝกอบรมพนกงานเพอใชระบบ ERP ไดมาก


-20-

2.6.4 การทดสอบขนสดทาย เมอพนกงานทเกยวของไดรบการฝกอบรมใหสามารถใชงานระบบ ERP ไดครบถวนแลว ทมงาน

ตองท าการทดสอบทงพนกงานทไดรบการฝกอบรมและระบบ ERP เพอใหแนใจวา ระบบ ERP สามารถท างานไดจรง มสวนงานใดบางทจะตองปรบปรงแกไขเพอใหท างานรวมกบระบบ ERP ได ซงถาหากทกขนตอนสามารถท างานไดอยางถกตองอาจไมจ าเปนตองท างานแบบคขนานระหวางระบบ ERP ใหมกบระบบการท างานแบบเดม (Parallel system) 2.7 การเรมใชงานระบบ ERP และประเมนผล

แบงเปน 2 ขนตอนยอย

- จดท ารายการตรวจสอบการใชงานระบบ ERP

- ประเมนผลการใชงานระบบ ERP

2.7.1 จดท ารายการตรวจสอบการใชงานระบบ ERP ทมงานควรจดท ารายการตรวจสอบ (Checklist) ของการท างานทกขนตอนในสวนงานตาง ๆ ทก

สวน เพอใหการตรวจสอบมความเปนระบบถกตอง ครบถวน มการลงชอทงผตรวจสอบและผท รบการตรวจสอบเพอใหพนกงานมความมนใจในการใชระบบ ERP ส าหรบผบรหารและผใชขอมลหรอรายงานจากระบบกควรอยในรายการตรวจสอบดวยเพอใหแนใจวาสามารถใชประโยชนจากระบบ ERP ไดอยางเตมท

2.7.2 ประเมนผลการใชงานระบบ ERP หลงจากทระบบ ERP เรมท างานจรงแลว ผบรหารควรจดใหมการประเมนผลอยางเปนระบบและ

เปรยบเทยบกบเปาหมายทตงไวแตตน การประเมนผลหลงเรมใชงานระบบ ERP ควรกระท าอยางตอเนอง เชน หลงการเรมท างานจรง 1 สปดาห 3 เดอน และ 6 เดอน เปนตน นอกจากนนควรมการค านวณผลตอบแทนจากการลงทน (Return On Investment : ROI) เปนระยะ ๆ เพอใหทราบวาการลงทนตดตงระบบ ERP คมคาหรอไม


-21-

3.1 การวเคราะหกระบวนการทางธรกจปจจบน (Business Process As IS)

จากทไดเคยกลาวมาแลววา ระบบ ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรทน าแนวคดและวธการบรหารทรพยากรโดยรวมเพอใหเกดประโยชนสงสดแกองคกรมาท าใหเกดเปนระบบเชงปฏบต ดงนน ระบบสารสนเทศ ERP จงไมไดเปนเพยงแคซอฟตแวร แตเปนการผนวกเอาระบบการบนทก การรวบรวม วเคราะห ตลอดจนการเรยกใชขอมลมาผนวกเขากบกระบวนการทางธรกจขององคกร เพอใหขอมลมการเคลอนไหวอยางตอเนองทนเวลา ดงนนการศกษาและจดท ากระบวนการทางธรกจขององคกร ซงประกอบดวยกระบวนการและกจกรรมยอยตางๆ ใหออกมาในรปแบบของแผนภมการไหลของงานหรอ Flow Process Chart เพอใชอธบายถงรายละเอยดขนตอนการด าเนนงานในแตละกจกรรม จงถอเปนขนตอนหนงส าหรบการเตรยมความพรอมของสถานประกอบการทประสงคจะน าระบบสารสนเทศ ERP มาใชงานในองคกร

นอกจากนน การจดท ากระบวนการทางธรกจออกในรปแบบของ Flow Process Chart ยงถอเปนวธการหนงทถกน ามาใชในการปรบปรง หรอแกไขปญหาประสทธภาพการใชงานระบบสารสนเทศ ERP หรอปญหาการใชงานระบบ ERP ไมเตมศกยภาพภายในองคกร ส าหรบสถานประกอบการทมการใชงานระบบ ERP อยแลวไดดวย

กระบวนการทางธรกจ

กระบวนการทางธรกจ (Business Process) คอ ขนตอนในการประกอบธรกจ โดยจะจ าแนกออกเปน สวนงาน แผนกตางๆ และการท างานกรณตางๆ เพอชวยในการวเคราะห และออกแบบปรบปร งกระบวนการท างานใหมประสทธภาพมากขน และสามารถท าการวางแผนการท างานใหสามารถเชอมโยงกจกรรมการท างานขององคกรไดอยางมประสทธภาพ

ส าหรบวตถประสงคและประโยชนในการจดท าและวเคราะหกระบวนการทางธรกจปจจบน หรอ Business Process As IS ทสถานประกอบการจะไดรบ มดงน

1) เพออธบายวธการหรอขนตอนการด าเนนงานในแตละกจกรรมยอยทงหมดขององคกร ใหกบผทเกยวของภายในองคกรไดรบทราบ และใชเปนมาตรฐานรวมกน

2) เพอใหผประกอบการสามารถมองเหนภาพรวมขององคกร และประเมนสถานการณแขงขนทางธรกจได

บทท 3 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 2 : การปรบปรงกระบวนการทางธรกจเพอเพมประสทธภาพ


-22-

3) เพอใชเปนเครองมอ หรอขอมลชวยสนบสนนการวเคราะหปญหาดานสารสนเทศภายในองคกร และสรางแนวทางในการพฒนาหรอปรบปรงกระบวนการท างาน เพอแกไขปญหาหรอเพมประสทธภาพ

4) เพออธบายวธการหรอขนตอนการด าเนนงานในแตละกจกรรมยอยทงหมดขององคกร ใหกบผใหบรการตดตงและด าเนนการระบบ ERP ไดรบทราบ และเขาใจตรงกน ซงจะชวยใหการด าเนนการตดตงและการเรมตนใชงานระบบสามารถท าไดรวดเรวและมประสทธภาพเพมมากขน

5) เพอใหผประกอบการสามารถปรบปรงกระบวนการทางธรกจ ใหมประสทธภาพสงขนและพรอมรบกบความเปลยนแปลง และการแขงขนทางธรกจได

ส าหรบขนตอนในการจดท ากระบวนการทางธรกจออกมาในรปแบบของ Flow Process Chart สามารถด าเนนการไดดงน

ขนตอนท 1 การระบกจกรรมทงหมดทแตละสวนงานหรอแตละกระบวนการภายในองคกรจะตองด าเนนการ

เปนขนตอนของการระบภารกจหรอกจกรรมทแตละสวนงานทรบผดชอบจะตองด าเนนงานออกมาใหหมด โดยกจกรรมแตละกจกรรมทถกระบนน จะถกน าไปอธบายถงขนตอนและวธการด าเนนงานอยางละเอยดดวย Flow Process Chart ตอไป ดงนน กจกรรมทระบมานน ควรเปนกจกรรมหลกซงมขนตอนการด าเนนงานทไมมากหรอซบซอนเกนไป หากพบวา กจกรรมนนมขนตอนการด าเนนงานทมากเกนไป ใหตดแยกสวนออกเปน 2 กจกรรมทด าเนนการตอเนองจากกน

ส าหรบตวอยางของการระบกจกรรมยอย แยกตามสวนงาน สามารถแสดงไดดงตารางท 3-1


-23-

ตารางท 3-1 ตวอยางกจกรรมยอยในแตละกระบวนการหลกในองคกร กระบวนการหลก กจกรรมยอย

การขาย การเสนอราคา การรบ Sales Order การตอบกลบเพอยนยน Sales Order การเปดค าสงขาย การเปดค าสงขายลกคาใหม อนๆ แลวแตสถานประกอบการ

การวางแผนการผลต การรบใบสงจองและตอบกลบก าหนดวนสงมอบ การวางแผนวตถดบ การจดท าใบขอซอวตถดบ การวางแผนการผลตหลก การจดท าใบขอจางผลตภายนอก การจดตารางการผลต อนๆ แลวแตสถานประกอบการ

การจดซอ การตรวจสอบราคา การจดท าใบสงซอวตถดบ การจดท าใบสงซออะไหลและวสดซอมบ ารง การจดท าใบขอซอวสดสนเปลอง อนๆ แลวแตสถานประกอบการ

การบรหารสนคาคงคลง การรบวตถดบเขาคลง การจายวตถดบออกจากคลง การรบสนคาส าเรจรปเขาคลง การจายสนคาส าเรจรปเพอน าสงลกคา การเชคยอดคงเหลอของสนคาเมอสนงวด อนๆ แลวแตสถานประกอบการ

ขนตอนท 2 เขยนแผนภาพอธบายวธการท าแตละกจกรรมยอยในลกษณะของ process flow

การเขยนแผนภาพอธบายวธการด าเนนงานของแตละกจกรรมใหออกมาในลกษณะของ Process Flow นน นยมใชสญลกษณมาตรฐานเดยวกน ดงน


-24-

สญลกษณในการออกแบบกระบวนการทางธรกจ

แบบฟอรม/รายงาน (Form/Report)

จดเรมภายในหนา (On-Page Reference)

จดเชอมระหวางหนา (Off-Page Reference)

ทางเดนของขอมล (Direction of Flow)

จดเรมตน (Start) / จดสนสด (End)

กระบวนการท างาน (Manual Operation)

กระบวนการทจดท าโดยโปรแกรมคอมพวเตอร

การตดสนใจ (Decision)

กระบวนการท างานทเกยวของ (Predefined Process)


-25-

โดยในขนตอนการเขยนน กระบวนการท างานทระบจะตองสามารถสะทอนใหเหนถงการไหลของเอกสารเขา ขนตอนการท างาน และการไหลของเอกสารออก ทมทง Document Process และ Process Flow ดงตวอยางซงแสดงโครงสราง หรอ Template ของการเขยน Process Flow ตามรปดานลาง

รปท 3-1 ตวอยางโครงสรางการเขยน Process Flow ในแนวตง (Vertical)

จากรปท 3-1 เปนตวอยางของรปแบบหรอโครงสรางการเขยน Process Flow ในแนวตง หรอ แนว Vertical ซงนยมใชกนมากในปจจบน เนองจากสามารถเขยนและท าความเขาใจไดงาย โดยสวนประกอบตางๆ ทควรระบลงใน Process Flow จะประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน

สวนท 1 – ล าดบกระบวนงาน

เพอก าหนดล าดบของกระบวนงานตางๆ เพอใชในการเชอมโยงกระบวนงานตามสญลกษณ ของกระบวนงานทเกยวของ ในกระบวนงานอน


-26-

สวนท 2 – ชอกระบวนงาน

เพอก าหนดถง ชอหรอค าอธบายของกระบวนการท างาน เชน กระบวนการขอซอ กระบวนการจดจาง กระบวนการผลต กระบวนการรบสนคาจากการผลต เปนตน

สวนท 3 – แผนกทเกยวของ

ก าหนดแผนกทเกยวของกบกระบวนงาน โดยเมอมการสงเอกสารหรอกระบวนงานขามแผนก จะสามารถเหนไดอยางชดเจน

สวนท 4 – เอกสารเบองตน (Document Input)

เอกสารทเกยวของในกระบวนการ Input Process ของแตละกระบวนงาน จะเปนสวนทไวบงบอกถง การเรมตนของกระบวนงานจากเอกสารทไดรบ และตอเขาไปทสวนท 5 คอ กระบวนการท างาน จากระบบจะสามารถบอกไดวาเอกสารมาจากแผนกใด และจะสงตอไปแผนกใด ดงรปตวอยาง

สวนท 5 – ขนตอนการท างาน (Process Flow)

ในกระบวนการท างาน เราจะท าการเขยนออกมาเปนรปทสามารถสอสารกระบวนการท างาน ไดโดยการใชสญลกษณตางๆ ของการจดท ากระบวนการท างาน ขนตอนการท างานทเขยนออกมาเปนรป จะสามารถสอสารกนภายในองคกรไดอยางมประสทธภาพมากกวาการใชค าพด และสามารถทจะท าการปรบปรงกระบวนการท างานไดอยางมประสทธภาพมากขน โดยการตดกระบวนการท างานซ าซอน หรอขาดประสทธภาพ และหากผประกอบการจดท า Process Flow โดยการใสระยะเวลาของแตละขนตอน จะสามารถท าใหมองเหนถงกระบวนการท างาน ทขาดประสทธภาพ ซงสามารถทจะระดมความคดของคนในองคกรเพอรวมปรบปรงกระบวนการท างานใหดขนได หรอปรบกระบวนการท างานใหเหมาะสมกบการเปลยนแปลงและแขงขนทางธรกจ รวมทงเปนการสรางความเขาใจใหกบแผนกทเกยวของ

สวนท 6 – เอกสาร / รายงาน (Document Output)

ในสวนน ผประกอบการจะสามารถเหนถงความตองการ เชน รายงานหรอเอกสาร ทแตละกระบวนงานตองการและสามารถท าการรวบรวมเอกสารหรอรายงานทจ าเปนตอกระบวนงานและตดเอกสารหรอรายงานทไมไดเกดประโยชนออกเพอลดตนทนในการท างาน เชน เวลา ผจดท า และวสดสนเปลองตางๆ ได เปนตน

ส าหรบตวอยางการเขยน Process Flow ในกระบวนการรบวตถดบเขาคลงวตถดบ สามารถพจารณาไดจากรปท 3-2


-27-

รปท 3-2 ตวอยาง Process Flow ของการรบวตถดบเขาคลงวตถดบ


-28-

3.2 การวเคราะหจดออนหรอปญหาของระบบสารสนเทศ

ในสวนน เปนการวเคราะหจดออน หรอปญหาของระบบสารสนเทศ โดยการวเคราะหจากกระบวนการท างานในปจจบนของแตละกระบวนการ หรอทเรยกวา Process Flow Analysis นนเอง ดงนน สงทจะถกน ามาวเคราะหในสวนนกคอ Process Flow - As Is ทไดจากหวขอท 3.1

การวเคราะหจดออนหรอปญหาของระบบสารสนเทศ โดยการวเคราะหจากกระบวนการท างานปจจบน

นน จะท าใหสามารถวเคราะหถงปญหาของกระบวนการใน 2 สง ดงน

1) กระบวนการท างานทไมมประสทธภาพ

เปนการวเคราะหกระบวนการท างานในปจจบนวา มกจกรรมหรอขนตอนการท างานทไมจ าเปน

หรอซ าซอน หรอการปฏบตอยางไมถกตอง ตลอดจนการจดล าดบขนตอนการท างานไวอยางไมถกตอง

เหมาะสมหรอไม หากผลจากการวเคราะหพบวา ยงมกจกรรมทไมมประสทธภาพนอย ใหพจารณาปรบปรงแกไข

ซงจะกลาวถงตอไปในหวขอท 3.3

ส าหรบตวอยางของกระบวนการท างานทไมมประสทธภาพ กลาวคอ มการท างานทซ าซอน และ

วธการท างานทไมเหมาะสม แสดงไดดงรปท 3-3


-29-

:

WH-001 : /

: : RM-5As Is

/

Planning / MFG

?

planning

(RL)

Y

N

Y

N

1/

1 RM

RM-6

10 min 5 min

3 min

1 hrs10 min

30 min

รปท 3-3 ตวอยางกระบวนการท างานทไมมประสทธภาพ

หมายเหต 1 เกบตนฉบบใบโอนยายและส าเนาใบแจงสงหลงระบเลขทใบโอนยายและ เกบเขาแฟมจายออก RM ไวรอแนบเอกสารใบสงสนคาตนฉบบทไดรบกลบ จากแผนกขนสงและสงตนฉบบใบโอนยายและใบแจงสงสนคาใหแผนกบญช


-30-

จากรปท 3-3 เปนตวอยางกระบวนการท างานปจจบนของกระบวนการจายวตถดบเพอสงผลต ซงจาก Process Flow พบวา มบางขนตอนทสถานประกอบการพจารณาแลวเหนวาไมจ าเปนตองท า ไดแก การจดท าใบเบกวตถดบในระบบ เนองจากเปนการจายภายในเพอใชในการผลต ซงฝายวางแผนการผลตไดท าการแตก Bill of Materials (BOM) และสรางใบเบกในระบบอยกอนแลว ดงนน ขนตอนเหลานจงถอเปนขนตอนการท างานทไมมประสทธภาพของคลงสนคานนเอง

2) จดบกพรองของกระบวนการทเปนตนเหตใหเกดปญหาการใชงานระบบสารสนเทศ เปนการวเคราะหกระบวนการท างานในปจจบน เฉพาะกระบวนการทเกยวของกบปญหาการใช

งานระบบสารสนเทศ ตามทระบไวในแบบส ารวจปญหา การวเคราะหจงมงเนนไปทขนตอนทเปนสาเหตหรอทมาของปญหาเปนหลก ซงผลจากการวเคราะหทได อาจน าไปสขอสรปส าหรบการปรบปรงกระบวนการ หรอการปรบปรงระบบสารสนเทศ (ERP) ซงจะกลาวถงในหวขอท 3.3 และ 3.4 ตามล าดบตอไป

ส าหรบตวอยางของกระบวนการท างานทมจดบกพรอง และเปนสาเหตใหเกดปญหาการใชงาน

ระบบสารสนเทศ แสดงดงรปท 3-4


-31-

:

P002 :

:

/

1/1

1

1

?

list

?

1 2

2

รปท 3-4 ตวอยางกระบวนการท างานทมจดบกพรอง และเปนสาเหตใหเกดปญหาการใชงานระบบสารสนเทศ


-32-

จากรปท 3-4 แสดงตวอยางของกระบวนการจดจางผลตภายนอก ซงจะเหนไดวา ในขนตอนทระบไวเปน และ นน เปนขนตอนทถอเปนจดบกพรองของกระบวนการ กลาวคอ การจางผลตภายนอกโดยการท าเพยงใบเบกสนคาเพอใหฝายผลตท าการเบกสนคามาใหกบผรบจางผลตและไมมการแจงใหฝายวางแผนผลตรบทราบเมอด าเนนการแลวนน เปนสาเหตใหเกดปญหาในการตดตามตรวจสอบยอดรบเขาเทยบกบยอดจายออกของสนคาทถกเบกไปจางผลต และปญหาการวางแผนการผลตกรณทมการจางผลตภายนอกเกดความคลาดเคลอนนนเอง

3.3 การปรบปรงกระบวนการเพอเพมประสทธภาพของระบบสารสนเทศภายในองคกร (Business

Process To Be) จากทกลาวมาแลวในหวขอท 3.2 เกยวกบการวเคราะหจดออนหรอปญหาของระบบสารสนเทศ โดยวเคราะหจากกระบวนการท างานปจจบน หรอ Process Flow – As IS Analysis นน ผลวเคราะหทไดจะน าไปสแนวคดหรอวธการในการปรบปรงกระบวนการท างานในแตละกระบวนการนนๆ เพอเพมประสทธภาพและแกไขปญหาทเปนอย ส าหรบวธการทสามารถน ามาใชเปนแนวทางในการปรบปรงกระบวนการท างาน จ าแนกตามรปแบบของปญหาทง 2 ลกษณะทกลาวมาในหวขอท 3.2 นน สามารถสรปไดดงน

1) การปรบปรงกระบวนการเพอเพมประสทธภาพการใชงานระบบสารสนเทศภายในองคกร จะเนนการปรบปรงกระบวนการโดยการลดและก าจดขนตอนทไมจ าเปน เพอใหกระบวนการ

ท างานมประสทธภาพ มความรวดเรวและทนเวลาไดมากขน โดยหลกการทนยมน ามาใชเพอปรบปรงกระบวนการในลกษณะน ไดแก หลกการ ECRS ซงอธบายไดดงน

หลกการ ECRS เปนหลกการทประกอบดวย การก าจด (Eliminate) การรวมกน (Combine) การจดใหม (Rearrange) และการท าใหงาย (Simplify) ซงเปนหลกการงายๆ ทสามารถใชในการเรมตนลดความสญเปลาไดเปนอยางด ดงน

E มาจาก Eliminate คอ ขจดขนตอนทไมจ าเปน ระบบสารสนเทศหรอเอกสารท ไมจ าเปนออกไปโดยหากลองพจารณาขนตอน หรอเอกสารตางๆ ทใชในกระบวนการท างานปจจบน อาจพบวาขนตอนหรอเอกสารบางอยางอาจไมมความจ าเปนทจะตองท าหรอตองมกเปนได ดงนน เราสามารถก าจดขนตอนหรอเอกสารนนออกไปไดเลย

C มาจาก Combine คอ การรวมขนตอนหรอกจกรรมการท างานตางๆ เขาดวยกน ตลอดจนการรวมเอกสารจากหลายๆ แผน หรอหลายๆ แหลงมาไวในแผนเดยวหรอแหลงเดยวกนได ซงจะท าใหสะดวกส าหรบการท างานและลดปรมาณเอกสารทตองใชและจดเกบลง


-33-

R มาจาก Rearrange หมายถง การจดเรยงล าดบขนตอนการท างาน ตลอดจนล าดบการบนทกหรอเรยกใชขอมลหรอเอกสารใหม เพอเปนการปรบขนตอนการท างานรวมกบเอกสารใหมประสทธภาพมากยงขน

S มาจาก Simplify หมายถง การท าใหงายขน ลดความยงยากซบซอนของงานลง รวมถงการจดรปแบบของระบบสารสนเทศหรอเอกสารใหเขาใจงายและสะดวกเหมาะสมกบการใชงานมากยงขนนนเอง

ส าหรบตวอยางของการปรบปรงกระบวนการเพอเพมประสทธภาพการท างาน จากตวอยางของกระบวนการ จายออกวตถดบเพอสงผลต ในรปท 3-3 แสดงไดดงตวอยางในรปท 3-5


-34-

รปท 3-5 ตวอยางการปรบปรงกระบวนการท างานเพอเพมประสทธภาพการใชงานระบบสารสนเทศ

:

: / : : RM-5

To Be

/

Planning / MFG

(RL)

1/

1 RM / /

RM-6

5 min

3 min

1 hrs 30 min


-35-

จากรปท 3-5 พบวา สามารถลดขนตอนทไมจ าเปนลงตามทไดอธบายใตรปท 3-3 ไดจากเดม จ านวน 10 ขนตอน เหลอ จ านวน 6 ขนตอน ซงคดเปนเวลาทลดลงไดเทากบ 35 นาท ซงสรปไดวา สามารถลดเวลาในกระบวนการจายวตถดบเพอสงผลตภายในไดถงประมาณ 40% นนเอง

2) การปรบปรงกระบวนการ เพอแกไขปญหาการใชงานระบบสารสนเทศภายในองคกร ส าหรบการปรบปรงกระบวนการ โดยมวตถประสงคหลกเพอแกไขปญหาการใชงานระบบ

สารสนเทศภายในองคกรนน ใหเนนไปทการปรบปรงจดออนและจดบกพรองในกระบวนการทเปนสาเหตใหเกดปญหาในแตละประเดน โดยใชเครองมอตางๆ ดงน

• หลกการ ECRS เพอก าจด (E) รวม (C) จดล าดบการท างานหรอระบบสารสนเทศใหม (R) ไปจนถงการท าใหกระบวนการท างานหรอระบบสารสนเทศสามารถท างานหรอใชงานไดงายขน (S) เพอแกไขสาเหตของปญหาการใชงานระบบสารสนเทศทเปนอย

• การเพมศกยภาพการใชงานระบบเทคโนโลยสารสนเทศทมอยใหมศกยภาพมากยงขน เชน การเพมหรอขยายฟงกชนการใชงานระบบ การเพมรายงานจากระบบ เปนตน

• การปรบปรงนโยบายหรอโครงสรางการบรหารงานภายในองคกร เพอสนบสนนกระบวนการท างาน และแกไขปญหาทมอยในปจจบน

ส าหรบตวอยางของการปรบปรงกระบวนการเพอแกไขปญหาดานสารสนเทศภายในองคกร จากตวอยางของกระบวนการสงผลตภายนอกในรปท 3-4 แสดงไดดงตวอยางในรปท 3-6


-36-

:

P002 : (To Be)

:

/

1/1

1

PO

PO

1

?

list

PR

?

2 3

2

PO

PO

PO

?

3

PR

รปท 3-6 ตวอยางการปรบปรงกระบวนการท างานเพอแกไขปญหาการใชงานระบบสารสนเทศ

ปรบหนาท

ปรบกระบวนการ

ปรบสารสนเทศ

พมพ PO เพอ ขออนมต


-37-

จากรปท 3-6 พบวา การแกไขปญหาทเกดขนจากกระบวนการจางผลตภายนอก ซงระบไวในรปท 3-4 สามารถท าไดดวย 1) การปรบปรงกระบวนการ โดยเพมขนตอนใหมการขออนมตและออกใบ PO (Purchase Order) เพอสงผลตภายนอก 2) การปรบปรงระบบสารสนเทศ ซงเพมใหมฟงกชนการใชงานและฐานขอมลซพพลายเออรขององคกรส าหรบการจางผลตภายนอก และ 3) การปรบหนาทความรบผดชอบ โดยใหฝายวางแผนการผลต เปนผรบผดชอบในการจดท า PR (Purchase Requisition) ในการขอจางผลตภายนอก เพอใหสอดคลองกบแผนการผลตรวมนนเอง 3.4 กรณศกษาการปรบปรงกระบวนการเพอเพมประสทธภาพของระบบสารสนเทศภายในองคกร

สถานประกอบการทเปนกรณศกษาเปนโรงงานอตสาหกรรมพลาสตกซงเปนวสาหกจขนาดกลางทมพนกงาน 100 คน ปจจบนบรษทใชระบบบญชควบคไปกบโปรแกรม MS Access ทเขยนขนมาใชเองภายในองคกร โดยใชโปรแกรม MS Access ในการเชอมตอขอมลกนระหวางแผนก เรมตนทใบสงขายจากลกคา เนองจากรปแบบการขายเปนแบบผลตตามค าสงซอของลกคา (Make to Order) โดยผลตภณฑแตละชนดมสตรการผลตแตกตางกนในแตลกคา ดงนนแผนกวางแผนการผลตด าเนนการวางแผนการผลตเมอมค าสงซอมาจากลกคาเทานน เมอแผนกวางแผนไดค าสงซอ (Order) มาจากลกคาแลว จะสงวตถดบทตองการใชงานสรปในวนนน ๆ สงไปใหแผนกจดซอโดยแผนกจดซอดแลคลงวตถดบดวย และท าการตรวจสอบวตถดบและสงซอวตถดบหากไมเพยงพอ เมอไดรบวตถดบมาแลว แผนกวางแผนจะออกเอกสารใหฝายผลตท าการผลตสนคา เมอผลตสนคาเสรจแลวจะท าการชงสนคาส าเรจรป บนตาชงซงมระบบตาชงท าการเกบขอมลของสนคาทท าการชงไว แลวออกมาเปนรายงานเพอใหแผนกคลงสนคาส าเรจรป ท าการรบสนคาเขาคลง โดยควบคม Batch และน าหนกตอชนของสนคาส าเรจรปนน โดยท าการควบคมสนคาในคลงในซอฟตแวร MS Excel และบนทกขอมลการรบสนคาในระบบ Express ตอวนเปนรอบ ๆ เปนน าหนกรวมตอ Batch สนคา ไมละเอยดเทาซอฟตแวร MS Excel ส าหรบรายงานจ านวนสนคาส าเรจรปในคลง ฝายทเกบขอมลตรงน เปนทงแผนกคลงสนคาส าเรจรป และแผนกขาย โดยถอขอมลคนละชดกน เพอน ามาตรวจสอบความถกตองกนทง 2 แผนก ท าใหงานซ าซอน ในสวนของระบบสารสนเทศเดมทใชงานอยนน มการใชงานในบางแผนกดงตอไปน

• งานจดซอ

• งานคลงสนคาและจดสงสนคา

• การวางแผนการผลต


-38-

ปญหาการใชงานระบบขอมลปจจบน 1) ดานกระบวนการท างาน

• งานหลายสวนเปนงานตรวจสอบความถกตองของเอกสาร ทตองใชเวลาของพนกงานมากแตเกดคณคาตอธรกจนอย ซงสามารถน าระบบ ERP มาชวยลดงานสวนนได และใหพนกงานท างานทเกดคณคาตอธรกจมากขน

• ปจจบนคลงวตถดบไมไดท าการตรวจสอบของทออกไปสการผลตทกครงทมการเบกวตถดบ แตท าทกสนวน ท าใหควบคมตนทนและวตถดบล าบาก

2) ดานผปฏบตงาน

• ผปฏบตงานมความใสและความตองการในระบบ ERP แตอาจตองใชเวลาเรยนรกบระบบใหม

3) ดานระบบสารสนเทศ

• ดาน IT มการพฒนาระบบยอย MS Access เขามาใชเพอเชอมขอมลบางสวนกนระหวางแผนก อกทงมโปรแกรมตาชงทไมไดเชอมกบระบบใดแตออกรายงานของดวยตวโปรแกรมเอง ท าใหฐานขอมลกระจายออกจากกน

การวเคราะหกระบวนการทางธรกจปจจบน ในการท างานภาพรวมเชอมตอขอมล สงเอกสาร ระหวางแผนกตางๆ ยงมความซ าซอนอย ใน

กระบวนการผลตยงขาดขอมลเอกสาร ท าใหไมสามารถทราบตนทนทแทจรงของการผลตของสนคาตอ Batch ได ซงแนวทางการแกไขสามารถน าระบบ ERP มาชวยวางแผนการผลตและควบคมการผลต และการวเคราะหหาตนทนสนคาไดอยางถกตอง โดยทางบรษทควรพจารณาระบบ ERP ทรองรบการเชอมตอหลายโรงงานของบรษทเขาดวยกน และรอบรบการเตมโตธรกจในอนาคตภายหนา ตวอยางการวเคราะหกระบวนการทางธรกจปจจบนเนนการวเคราะหกระบวนการวางแผนการผลตซงเปนกระบวนการทส าคญทสดในองคกร ดงแสดงผงกระบวนการทางธรกจปจจบนในหนาถดไป


-39-

(Check Due)

Check Due

Access

Excel

Excel

Check Due Check

Due

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.Spec 8.

Due

Excel

Yes

Yes

No

Check

Due

Check Due

1.

2. Check Due

- Access Order Port Excel

- Excel

รปท 3-7 ผงกระบวนการทางธรกจการวางแผนการผลตในปจจบน


-40-

, , ,

ERP

Start

ERP

Sale Order

ERP

ERP

ERP

Test

ERP

ERP

END

ConFirm

ERP

ERP

Sale Order

Production Order

ERP

รปท 3-8 ผงกระบวนการทางธรกจการวางแผนการผลตหลงปรบปรง


-41-

ตารางท 3-2 สรปผลการปรบปรงกระบวนการทางธรกจในสวนของการวางแผนการผลต

กระบวนการ จ านวนขนตอน

จ านวนเวลา หมายเหต

As Is 31 22 ชวโมง 25 นาท

To Be 6 536 นาท - กรณม Order ขาย จากฝายขาย ระบบจะประมวลผลวา Order นน เหมาะกบก าลงผลตของเครองไหน และสามารถผลตไดทนตามวนทก าหนดสงของฝายขายไดหรอไม โดยระบบจะประมวลผลใชการวางแผนความตองการวสด (Material Requirements Planning, MRP) วามวตถดบเพยงพอหรอไม หากไมเพยงพอ ร ะ บ บ ม ก า ร อ อ ก ใ บ ข อ ซ อ (Purchase Requisition, PR) โด ย อต โน ม ต ส าม ารถดสถานะของเครองจกรไดวามเครองใดเสยหรอไมเสย ทราบสถานะของ Job ทก าลงผลตอยวา Job ใดผล ต แล ว เส ร จ แล ะ Job ใดก าล งด าเนนการผลตอย - หากม Order แทรก สามารถน า Order ใหมมาวางแผนการผลตและวางแผนความตองการวสดในระหวางวนไดเลย ซงชวยใหสามารถตดสนใจวาสามารถรบ Order นนไดหรอไม


-42-

3.5 การวเคราะหปรบปรงกระบวนการท างานโดยใชผงกระบวนการแสดงการเคลอนทของวสด (Flow Process Chart)

ผงกระบวนการแสดงการเคลอนทของวสด (Flow Process Chart) เปนแผนภมทใชบนทกขนตอนการท างานตามล าดบกอนหลง โดยใชสญลกษณแทนขนตอนการท างานแบบตาง ๆ จ านวน 5 กลม ไดแก หมายถง ขนตอนการปฏบตงาน (Operation)

หมายถง ขนตอนการเคลอนทเคลอนยาย (Transportation) หมายถง ขนตอนการรองาน (Delay)

หมายถง ขนตอนการตรวจสอบ (Inspection) และ หมายถง ขนตอนการเกบสนคาหรอวสด


-43-

ตวอยางของขนตอนการท างานทง 5 กลม แสดงดงรปท 3-9

รปท 3-9 การใชสญลกษณตางๆ แทนขนตอนการท างาน


-44-

ขนตอนในการจดท าผงกระบวนการแสดงการเคลอนทของวสด (Flow Process Chart) ขนตอนท 1 ท าการเกบขอมลในการผลตทกขนตอนตงแตเรมตนของการผลตจนจบขนตอนการบรรจหบหอเพอท าการสงมอบ โดยจะแยกการเกบขอมลออกเปน 3 สวน คอ

สวนทหนง การเกบขอมลระยะทางในการเดนทางของวสดในสายผลตของแผนกตาง ๆ วามระยะทางจากเครองจกรหนงถงอกเครองจกรหนงเทาไหร โดยเรมนบระยะทางเมอมการเคลอนท และหยดนบเมอวสดหยด “ใหนบเปนหนงครง” แลวจดบนทกเอาไว ทงนการนบระยะการเดนทางใหท าการนบอยางนอย 3 ครง แลวน ามาหาคาเฉลยของระยะทาง หลงจากนนจงจดขอมลระยะทางเฉลยไว

สวนทสอง การเกบขอมลเวลาทใชในการผลตชนงานในสายผลตของแผนกตางๆ วามเวลาในการผลตของแตละเครองจกรเทาไหร โดยเรมจบเวลาตงแตการจบชนงานเขาเครอง และหยดนบเมอวสดหยด “ใหนบเปนหนงครง” แลวจดบนทกเอาไว ทงนการจบเวลาใหจบเวลาการผลตอยางนอย 3 ครง แลวน ามาหาคาเฉลยของเวลา และจดขอมลเวลาทใชในการผลตโดยเฉลยไว

สวนทสาม การเกบขอมลเวลาในการเดนทางของวสดในสายผลตของแผนกตาง ๆ วาระยะทางจากเครองจกรหนงถงอกเครองจกรหนงใชเวลาเทาไหร โดยเรมจบเวลาเมอมการเคลอนทและหยดจบเวลาเมอวสดหยด “ใหนบเปนหนงครง” แลวจดบนทกเอาไว ทงนการจบเวลาใหจบเวลาในการเดนทางอยางนอย 3 ครง แลวน ามาหาคาเฉลยของเวลา และจดขอมลเวลาทใชในการเคลอนทโดยเฉลยไว ขนตอนท 2 กรอกขอมลเกยวกบขนตอนตางๆ ของแตละแผนกลงใน Flow Process Chart ดงรปท 3-10


-45-

FLOW PROCESS CHART CHART NO. SHEET NO. OF

SUMMARY

ACTIVITY : ขาโตะB-49/ ขาโตะ METHOD : PRESENT / PROPOSES

ACTIVITY PRESENT

PROPOSE

SAVING

OPERATION TRANSPORT

LOCATION : OPERATOR ( s )

DELAY INSPECTION

CHART BY. DATE : APPROVED BY. DATE :

STORAGE DISTRANCE ( ม ) TIME นาท

DESCRIPTION TIME นาท DIST.

เมตร

SYMBOL REM

1. เบกไมจากโกดงเกบไมมาทแผนกเตรยม ผลต

2. ตดไมตามขนาดทก าหนด - น าไมจากพาเลตทเตรยมไว หยบมาครง ละ 5 ทอนวางบนเครองตด

- ท าการตดไมทละทอนจนครบ 5 ทอน - หยบไมทตดเสรจกองไวทโตะขางเครอง ตด

รปท 3-10 การอธบายขนตอนการกรอกขอมลในผงกระบวนการการเคลอนทของวสด

ใสชองาน

ใสจ านวนหนา 1 of 5

ใสรายละเอยดขนตอนในการผลตทกขนตอน

หมายถงการปฏบต

หมายถงการรอคอยงาน

หมายถงการตรวจสอบ

หมายถงการเคลอนท

หมายถงการจดเกบ


-46-

รปท 3-11 ผงกระบวนการเคลอนทของวสดกอนการปรบปรง

25xx


-47-

ขนตอนท 3 เมอไดขอมลครบตามทตองการแลวท าการโยงเสนเพอดเสนทางการด าเนนงาน ดงแสดงในรปท 3-11

รปท 3-12 แผนภาพการเคลอนทของวสดกอนการปรบปรง

แผนภาพกระบวนการแสดงการเคลอนทของวสด (Flow Diagram) ควรใชคกบผงกระบวนการแสดง

การเคลอนทของวสด (Flow Process Chart) ซงเปนแผนภาพทวาดตรงตามสเกล และต าแหนงตาง ๆ ในสถานทปฏบตงานโดยจะใสเสนทางการเคลอนทของวสดหรอผลตภณฑ และมสญลกษณของผงกระบวนการแสดงการเคลอนทของวสดใสก ากบไวดวย ขนตอนท 4 น าขอมลทกรอกในผงกระบวนการเคลอนทของวสดมาท าการวเคราะหวา มขนตอนใดบางทจะสามารถลดไดตามหลกการปรบปรงกระบวนการท างาน ดงน 1) ลดขนตอนการท างานทไมจ าเปน (Eliminate) 2) รวมขนตอนการท างานทซ าซอนเขาไวดวยกน (Combine) 3) จดล าดบขนตอนการท างานเพอใหสะดวกและรวดเรว (Rearrange) 4) ปรบปรงขนตอนการท างานใหงายและมประสทธภาพมากขน (Simplify) เพอใหไดขนตอนทเปนการท างานทมประสทธภาพ และท าการเรยงล าดบขนตอนใหมอกรอบ

25xx


-48-

รปท 3-13 ผงกระบวนการเคลอนทของวสดการหลงปรบปรง

25xx


-49-

รปท 3-14 แผนภาพการเคลอนทของวสดบรเวณทปฏบตงานหลงการปรบปรง

จากแผนภาพการเคลอนทจะเหนวาการ Packing สนคา (กอนปรบปรง) เปนกระบวนการผลตทจะตองท าการบรรจ (Packing) มการยายโซนการท างานจากโซนการท างานโซน G ไปโซน H ซงท าใหเกดปญหาเสนทางการเคลอนยายเพมขนมา แลวยงมการน าชนงานไปวางรอการบรรจ (Packing) ซงสงผลท าใหม WIP เกดขนจงท าใหลดการสญเสยดงกลาวลงได

ขนตอนท 5 ในขนตอนน เปนการน าคาเวลากอนการปรบปรงทงหมดมารวมกน และน าคาเวลาหลงการปรบปรงทงหมดมารวมกน จากนนหาผลตางจากการปรบปรงดงแสดงในตารางท 3-3

25xx


-50-

ตารางท 3-3 ผลการปรบปรงกระบวนการท างานโดยใช Flow Process Chart

กจกรรม ปจจบน หลงปรบปรง ผลลพธ

การปฏบตงาน 9 6 -3

การเคลอนท 5 3 -2 การรอ 1 0 -1

การตรวจสอบ 0 0 0 การจดเกบ 1 1 0

จ านวนงาน(Bat) 1 1 0 ระยะทาง(เมตร) 37 8 -29

เวลา(วนาท) 7,990 3,955 -4,035

ขนตอนท 6 ในขนตอนน เปนการค านวณเปอรเซนตหรอรอยละของการปรบปรง เชนจากตารางท 3-3 สามารถค านวณโดยใชสตร ดงน

1) กจกรรมการปฏบตงาน = จ านวนขนตอน (หลงปรบปรง) – จ านวนขนตอน (ปจจบน) = 6 - 9 = -3 ขนตอน

2) กจกรรมการเคลอนท = จ านวนขนตอน (หลงปรบปรง) – จ านวนขนตอน (ปจจบน) = 3 - 5 = -2 ขนตอน

3) กจกรรมการรอ = จ านวนขนตอน (หลงปรบปรง) – จ านวนขนตอน (ปจจบน) = 0 - 1 = -1 ขนตอน

4) กจกรรมการตรวจสอบ = จ านวนขนตอน (หลงปรบปรง) – จ านวนขนตอน (ปจจบน) = 0 - 0 = 0 ขนตอน


-51-

5) กจกรรมการจดเกบ = จ านวนขนตอน (หลงปรบปรง) – จ านวนขนตอน (ปจจบน) = 1 - 1 = 0 ขนตอน

6) จ านวนงาน (ขนตอน) = จ านวน (หลงปรบปรง) – จ านวน (ปจจบน) = 1 - 1 = 0 ขนตอน

7) ระยะทาง (เมตร) = ระยะทาง (หลงปรบปรง) – ระยะทาง (ปจจบน) = 8 - 37 = -29 เมตร

8) เวลา (วนาท) = เวลา (หลงปรบปรง) – เวลา (ปจจบน) = 3,955 - 7,990 = -4,035 วนาท

ผลทไดคอ

สามารถลดเวลาในการท างานลง 4,035 วนาท จากทงหมด 7,990 วนาท เหลอ 3,955 วนาท คดเปน 50.50% ซงมวธค านวณ ดงน

เปอรเซนตทประหยดได = (เวลาทสามารถลดได ÷ เวลาปจจบน) x 100% = ( 4,035 ÷ 7,990 ) x 100% = 50.50%

และลดระยะทางลง 29 เมตร จากทงหมด 37 เมตร ลง เหลอ 8 เมตร คดเปน 78.38% (ใชสตรค านวณเดยวกน) ทส าคญคอสามารถลดขนตอนการปฏบตงานได 3 ขนตอน การเคลอนทได 2 ขนตอน และการรอคอยไดอก 1 ขนตอน รวมขนตอนทงหมดทสามารถลดไดคอ 6 ขนตอน จาก 16 ขนตอน เหลอเพยง 10 ขนตอนเทานน คดเปน 37.50% (ใชสตรค านวณเดยวกน)


-52-

4.1 การก าหนดความตองการระบบ ERP (Term of Requirements) ความหมายและความส าคญของ TOR

ขอก าหนดความตองการ หรอ Terms of Requirement หรอทเรยกกนทวไปวา TOR ทใชกนในโครงการตดตงและเรมตนใชงานระบบ ERP เปนเอกสารทก าหนดขอบเขตและรายละเอยดของระบบ ERP ทสถานประกอบการทจดท า TOR ตองการใหผรบจางด าเนนการเขยนโปรแกรม ERP หรอผจ าหนายตลอดจนตดตงซอฟตแวร ERP รบทราบ และรบผดชอบด าเนนการใหระบบ ERP สามารถใชงานไดครบถวนตามทระบไว ดงนน TOR จงเทยบไดกบขอก าหนด หรอ Specifications ของระบบ ERP ทสถานประกอบการตองการและจดท าขนส าหรบการจดซอหรอจดจางด าเนนการนนเอง

ส าหรบความส าคญของ TOR ทเกยวของกบระบบ ERP มสองประการ ดงน

1) TOR มความส าคญอยางมากตอประสทธภาพและความส าเรจในการใชงานระบบ ERP ภายในองคกร ส าหรบสถานประกอบการทก าลงจะเรมตนพฒนาระบบ ERP เนองจาก หาก TOR สามารถระบความตองการใชงานระบบ ERP ไดอยางสมบรณและชดเจน รวมทงมการก าหนดประเดนตางๆ ทผใหบรการเขยน หรอตดตงซอฟตแวรจะตองด าเนนการไวอยางชดเจน TOR จะท าใหการคดเลอกซอฟตแวร ผใหบรการตดตงและด าเนนการระบบ หรอการคดเลอกผรบผดชอบพฒนาซอฟตแวร สามารถท าไดงายและมประสทธภาพ กลาวคอ สอดคลองกบความตองการ สภาพการด าเนนงานภายในองคกร และงบประมาณขององคกรมากยงขน ซงจะสงผลตอความส าเรจในการใชงานระบบ ERP ทพฒนาขนในอนาคต

2) TOR ถอเปนเอกสารอางองทใชเปนสวนหนงของสญญาวาจางผจ าหนาย ผพฒนาซอฟตแวร ไปจนถงผใหบรการตดตงและด าเนนการระบบ ดงนน TOR จงตองมความชดเจนเพยงพอตอการประเมนปรมาณและคณภาพงาน

ส าหรบสถานประกอบการทมการตดตงและใชงานระบบ ERP อยแลว TOR ถอเปนเอกสารส าคญทสามารถน ามาใชอางองในการพฒนาปรบปรง ตลอดจนแกไขปญหาการใชงานระบบ ERP ทไมมประสทธภาพ หรอไมเตมศกยภาพของระบบ ERP ทองคกรใชอยปจจบน

บทท 4 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 3 : ขอก าหนดความตองการ (TOR) การน าระบบ ERP มาใชใหเหมาะสมกบองคกร


-53-

การเขยน TOR

ดงทกลาวมาแลววา การเขยน TOR ส าหรบระบบ ERP นน สามารถเปรยบเทยบไดกบการเขยนขอก าหนด หรอ Specifications ของระบบ ERP ทสถานประกอบการมความตองการใชงานนนเอง ดงนน การเขยนขอก าหนดดงกลาว จงสามารถแยกไดเปน 2 กรณ ไดแก

1) การเขยน TOR เพอเตรยมความพรอมส าหรบการเลอกและใชงานระบบ ERP 2) การเขยน TOR เพอปรบปรงประสทธภาพ และพฒนาศกยภาพการใชงานระบบ ERP ทมอย

ส าหรบการเขยน TOR ในแตละกรณ สามารถอธบายรายละเอยดการด าเนนการไดดงน

4.1.1 การเขยน TOR เพอเตรยมความพรอมส าหรบการเลอกและใชงานระบบ ERP

ในการเขยน TOR ส าหรบสถานประกอบการทยงไมมการใชงานระบบ ERP และตองการเตรยมความพรอม หรอเตรยมขอมลส าหรบการคดเลอกซอฟตแวรและผใหบรการซอฟตแวร รวมถงผพฒนาระบบ (ในกรณทไมใช ERP Package) นน สถาน-ประกอบการสามารถด าเนนการไดตามแนวทางดงน

1) จดท า Business Process – As IS ขององคกร พรอมทงท าการวเคราะหปญหา และแนวทางการเพมประสทธภาพระบบสารสนเทศภายในองคกร

2) ปรบปรงและพฒนากระบวนการเพอแกไขปญหาหรอปรบปรงประสทธภาพการท างานและระบบสารสนเทศภายในองคกร โดยค านงถงกระบวนการท างานเมอมการน าระบบ ERP มาใชงาน และเมอไดขอสรปของการปรบปรงกระบวนการ ใหจดท าเปน Business Process – To BE ทแสดงถงกระบวนการท างานใหมขององคกร

3) ศกษา Business Process – To BE ในแตละกระบวนการและกระบวนการยอย พรอมทงใหผใชงานระบบในแตละกระบวนการ ท าการระบความตองการในการใชงานระบบ ERP ในสวนงานและความรบผดชอบของตนโดยละเอยด

4) น ารายการความตองการทรวบรวมไดจากขอ 3 มาท าการทบทวน โดยเปรยบเทยบกบขอก าหนดหรอความสามารถพนฐานของ ERP Package ตางๆ ทมอย เพอท าการปรบปรงรายการความตองการทไดมา ซงจะท าใหไดขอสรปถงความตองการทครบถวนและสมบรณในแตละกระบวนการ

ส าหรบแบบฟอรมและตวอยางของขอก าหนดความตองการระบบ ERP ใน 4 กระบวนการส าคญ ไดแก การขาย การวางแผนการผลต การจดซอ และการจดการคลงสนคาและสนคาคงคลง สามารถพจารณาไดจากตารางท 4-1 ถง 4-4 ตามล าดบ


-54-

ตารางท 4-1 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานขาย

การพยากรณยอดขาย 1 สามารถ Import Sales Forecast เขาระบบได 2 สามารถประเมนไดวา จ านวน Comitted Volume กบลกคาวาสนคาจะมเมอไร และขายครบ

Commited หรอยง 3 สามารถบอกไดวาออเดอรเกนยอดพยากรณหรอไม หรอออเดอรทมา ณ ปจจบน

จะไมเพยงพอกบ Forecast ในชวงสปดาหหรอวนใด โดยตองแจงเตอนลวงหนาเพอปรบ Forecast ไดไมนอยกวา 4 สปดาห

4 สามารถรายงานสรปของสนคาวา ยอดคงเหลอ ยอดขาย และยอดพยากรณของสนคาแตละชนดแตละชวงเวลา

5 สามารถดงรายงาน ยอดสงซอ ยอดสงจรง ยอดตดออเดอร และสตอก FG เปรยบเทยบกนได 6 สามารถเหน Status ของสนคาเมอมการ Key ด เชน สนคานมคางสงเทาไหร เหลอสตอกเทาไหร

การเรยกดรายงานตางๆ 1 สามารถเรยกด Lot สนคาได เมอมการเรยกดสตอก 2 สามารถเรยกดสตอกทลกคา ซงเปนสาขาจ าหนายสนคาได 3 สามารถแสดง Status ของการเปด PO วา ได หรอไมได ถาได จะพรอมสงเมอใด หรอถามการขาดสง

จะไดอกเมอใด 4 สามารถเชคสถานะของการขนสงสนคาไดวา สนคาสงถงลกคาวนทเทาไหร สงสนคาครบจ านวนหรอไม ม

ของคนหรอไม 5 สามารถเรยกดสตอกสนคาส าเรจรปคงเหลอตามรายลกคา และสามารถเรยกดตามหมวดหมของ

สนคาได 6 สามารถดยอดขายเทยบกบเปาหมายทตงไวได

การเรยกดรายงานตางๆ 7 สามารถดงขอมลการขาย ยอดเคลอนไหว แยกตามลกคา ตามเดอน โดยขอมลมทง จ านวนหบ

จ านวนเงน 8 สามารถด Margin ของสนคา / ของลกคา ทง Port 9 สามารถเชคดราคาขายของสนคาทกรายการได ตามแตละ Marketing Price ได 10 ฝายขายสามารถเชคดยอดการท ารบคนสนคาของแตละลกคาได ทงจ านวนหนวย และ จ านวนเงน 11 ฝายขายสามารถดรายละเอยดของลกคาได เชน ด ชอ ทอย วงเงน เครดต เปนตน 12 สามารถเชคสตอกการด และ เชคสตอกแบบยอในหนาเอกสารหรอหนารายงานใดๆ กได (สตอกแบบ


-55-

ยอตองบอกถง รหสสนคา MMK ชอสนคา จ านวนสนคาในแตละคลง ราคาขาย ยอดคางสง) 13 สามารถเชคยอดขายเปรยบเทยบ 12 เดอนของแตละลกคาได แบบเปนจ านวนหนวยและจ านวนเงน

การรบ Sales Order และออกใบสงขาย 1 MKT คย Sales Order ลงในระบบ โดยระบ จ านวน / วนทสงสนคา / เลขท PO. หรอ เลขทใบแจง

ผลต ใน Order ทกตวท Key ลงไป 2 ในการคยใบสงขาย สามารถคยรหสสนคาของลกคา หรอ บารโคดสนคา หรอ รหสสนคากได สามารถ

Link กนไดหมด

ตารางท 4-2 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานวางแผนการผลต

การวางแผนความตองการวสด 1 เมอฝายขายคย Order ลงในระบบแลว ระบบจะค านวณสตอกสนคาส าเรจรปทม เทยบกบ Order ทรบ

มาแลวแจงเตอนในสวนทมสนคาส าเรจรปไมเพยงพอกบความตองการ ระบบสามารถทจะบอกไดวาสนคาจะมเพยงพอในอนาคต เมอไร

2 สนคาส าเรจรปทมความตองการไมเพยงพอ ระบบท าการประมวลผลเปนยอดความตองการวสด (MRP) 3 ยอดความตองการวสด (MRP) ทระบบค านวณออกมา หากมปรมาณมากกวา Order ใหระบบแจงเตอน

โดยจะตองสามารถก าหนดไดวาใหแจงเตอนท Order สงในชวงไหน หรอ เดอนไหน เพอทจะไดท าการเลอนวสด ออกไดตามชวงเวลาทตองการ

4 ยอดความตองการวสดทระบบค านวณออกมา หากมปรมาณนอยกวา Order ใหระบบแจงเตอน โดยจะตองสามารถก าหนดไดวาใหแจงเตอนท Order สงในชวงไหน หรอ เดอนไหน เพอทจะไดท าการเลอนวสด เขามาไดตามชวงเวลาทตองการ และสามารถสงเพมเขามาไดตามชวงเวลา

5 Bill of Materials (BOMs) 5.1 สามารถก าหนดประเภท BOMs อยางนอยดงตอไปน

- Material BOMs - Packaging BOMs

5.2 สามารถดภาพ BOM ของสนคาไดทกระดบตงแตระดบบนสดจนถงลางสด 5.3 สามารถเรยกด BOM เปนรายการสนคาได เชน เรยกดสนคากจะสามารถทราบไดวาสนคานน ประกอบไป

ดวย วตถดบ และบรรจภณฑอะไรบาง แลวบอกไดวาสนคานน มก าหนดสงสนคาวนไหน เปนของ PO. หรอใบแจงผลตเลขทอะไร


-56-

5.4 สามารถเรยกด BOM ทใชวตถดบเดยวกนได เชน เรยกดวตถดบ R1 กจะสามารถทราบไดวาวตถดบ R1 ใชในสนคาอะไรบาง มก าหนดสงสนคาวนไหน เปนของ PO. หรอใบแจงผลตเลขทอะไร

5.5 สามารถเรยกด BOM ทใชบรรจภณฑเดยวกนได เชน เรยกดบรรจภณฑ P1 กจะสามารถทราบไดวาบรรจภณฑ P1 ใชในสนคาอะไรบาง มก าหนดสงสนคาวนไหน เปนของ PO. หรอใบแจงผลตเลขทอะไร

5.6 สามารถก าหนดการคยเงอนไขพเศษ ในการดวตถดบหรอบรรจภณฑใน MRP ได เชน วตถดบ R1 จะตองมการสงตรวจพเศษ กอนมการสงเขามาทบรษท

5.7 สามารถก าหนด Lead Time ในการสงซอวตถดบและบรรจภณฑ แตละตวได 5.8 สามารถก าหนด Pack Size ในการสงซอวตถดบและบรรจภณฑ แตละตวได 5.9 ระบบสามารถค านวณ Safety Stock ไดจากขอมลทมอย แลวก าหนดเปน Safety Stock ของวตถดบและ

บรรจภณฑ แตละตว 5.10 หากตองการก าหนด Safety Stock เอง กสามารถเขาไปเปลยนแปลงได 5.11 ระบบสามารถแจงเตอน แลวท าการเปดใบขอซอไดเลย เมอมวสดมปรมาณต ากวา Safety Stock 5.12 สามารถเรยกดรายงานสนคาไดตามกลมของลกคา 5.13 สามารถเรยกดรายงานวสดไดตามกลมของ Supplier 5.14 เมอมการเปลยนแปลง BOM จากแผนก RD ตองมการแจงเตอน อาจจะแจงเตอนในระบบ หรอ มาท Mail ให

ฝายวางแผนทราบ 5.15 สามารถก าหนดชวงเวลาหรอจ านวน ในการใช BOM หรอแจง Second BOM 5.16 สามารถแจงก าหนดเวลา ในการทบทวน BOM ไดส าหรบ Plant Trial

6 เมอมการเปลยนแปลง Order หรอม Order เพมเขามา ใหระบบท าการแจงเตอนใหฝายวางแผนทราบ 7 ขอมลทกอยางตองเปน Real Time 8 ในหนาจอหนาเดยว สามารถดไดทงรายการสนคาทมสตอกคางสงและยอดคงเหลอหลงหกคางสง 9 ในหนาจอหนาเดยว สามารถดไดทงรายการวตถดบทมสตอก / ความตองการใช / คางรบ และ ยอด

Balance หลงหก ความตองการใช กบสตอกและคางรบ และในสวนของคางรบสามารถบอกไดวาคางรบ ว/ด/ป อะไร

10 ในหนาจอหนาเดยว สามารถดไดทงรายการบรรจภณฑทมสตอก / ความตองการใช / คางรบ และ ยอด Balance หลงหก ความตองการใช กบสตอกและคางรบ และในสวนของคางรบสามารถบอกไดวาคางรบ ว/ด/ป อะไร

การวางแผนการผลตหลก (Master Production Schedule) 1 ระบบสามารถค านวณ Capacity ของ Plant เทยบกบ Order ทรบเขามาได โดยบอกได

ทกชวงเวลาทเรยกด เชน ใน 1 Week หรอ 1 Month 2 ระบบสามารถบอกไดวา ก าลงการผลตจะมากทเครองจกรใด ชวงเวลาไหน โดยบอกได


-57-

ทกชวงเวลาทเรยกด เชน ใน 1 Week หรอ 1 Month 3 ระบบสามารถบอกไดวาก าลงคนทมเพยงพอกบ Order ทรบเขามาหรอไมโดยบอกได

ทกชวงเวลาทเรยกด เชน ใน 1 Week หรอ 1 Month 4 ในการสงผลต เพยงใสจ านวน Order ทตองการ ระบบสามารถค านวณไดวาจะตองผลต

ท Batch Size ก kg โดยตองผลตทเครองจกรเครองใดบาง 5 เอกสารทใชในการสงผลต ตองออกจากระบบ เชน ใบสงผลตสนคา ใบเบกวตถดบ ใบเบกบรรจภณฑ โดย

ระบบจะท าการค านวณออกมาตาม Order ทปอนเขาไป 6 ในการจดท า Batch Processing Record (Batch Card) ใหระบบท าการค านวณออกมา แลวก าหนด

เปน Process การท างานขนมาตามเครองจกรทใช 7 สามารถตรวจสอบ หรอ เชคยอดงานระหวางท าไดแบบ Real Time 8 ระบบสามารถวางแผนการผลตไดตามก าหนดสงสนคา ของ Sales Order 9 เมอมการสงผลต โดยทมบรรจภณฑ หรอ วตถดบมไมเพยงพอ ใหระบบท าการแจงเตอน 10 มระบบการ Simulate ดานตนทนการผลต เมอท าการผลตทเครองจกรหรอสตรผลต

ทไมใชตาม Standard อนๆ

1 สามารถรวบรวมขอมลอยางเปนปจจบน เพอคาดการณความตองการวสดการ วางแผนการผลตและการจดท าแผนก าลงการผลต

2 Approve เอกสารการท างานในระบบไดเลย เชน ใบขอซอ หรอใบสงการผลต 3 รองรบระบบ Barcode 4 Approve PO. By e-mail send to supplier 5 มระบบรองรบการจาง Sub-contactor 6 มระบบรองรบงาน Outsourcing และ Sub-contractor ได 7 มระบบรองรบการสงซอสนคาเพอมาขายตอ 8 มระบบการจองวตถดบส าหรบแผนการผลตตามหมายเลข Sales Order


-58-

ตารางท 4-3 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานจดซอ

1 หนาทเปดใบสงซอสามารถดขอมลไดครบ 1.1 ดชอทอย เบอรโทร วนทตองการ รายละเอยดสนคา 1.2 สนคาทรบเขาและคางรบ 2 เรยกประวตการสงซอ เชน แยกเปนผจดจ าหนาย แยกเปนรหสสนคา แยกเปนวนทรบเขาสนคา 3 เรยกดประวตการสงซอไดทกปทกรายการโดยไมตองเขาเปนป เชน จะเรยกดของป 2555

กสามารถใชในหนาปจจบนไดเลย 4 การเปดใบสงซอ ตองการใหรายละเอยดสนคาออกมาครบโดยไมตองคยเพม 5 สามารถ Export ขอมลจากโปรแกรมลงใน Excel ได 6 การเปดใบสงซอสามารถเรยกดราคาได Update ไดเลยไมตองคนใบเสนอราคาแนบ 7 การอนมตใบสงซอสามารถอนมตในโปรแกรมไดเลยไมตองสงพมพออกมา 8 สามารถสงเอกสารทางหนาจอคอมพวเตอรไปยง Fax ไดเลยโดยไมตองไปสงทเครอง Fax 9 เมอมการ Reject สนคา จดซอไมตองเปดใบสงซอใหมใหทาง Supplier แตสามารถให Supplier สง

สนคาเขามาใน PO ทมการ Reject นนไดเลย

ตารางท 4-4 ตวอยางขอก าหนดความตองการของงานบรหารคลงสนคาและสนคาคงคลง

การจดการสนคาคงคลงวตถดบ บรรจภณฑ และสนคาส าเรจรป 1 สามารถดรหสสนคา ชอสนคา PO. สงซอ ก าหนดวนรบสนคาจากระบบลวงหนาได 2 สามารถด Lot No.และ Expiry Date ของวตถดบแตละรายการจากระบบได 3 ทกแผนกสามารถดไดวาแผนกคลงสนคาเหลอพนทจดเกบกพาเลท ตองการใหระบบแจงไปยงแผนก

วางแผนเพอก าหนดการเรยกสนคาเขาใหเหมาะสมกบการผลต 4 ใหมการรายงาน Inventory คงเหลอและ Aging แบบ Auto ทกสนเดอนเพอก าหนดแนวทางการการ

จดเกบสนคา 5 มการใชบารโคดในการควบคม การรบ การเบก - จายสนคา พรอมระบสถานทเกบ อยางละเอยดได 6 สามารถเรยกดวตถดบและบรรจภณฑไดตามกลมของ Supplier 7 สามารถดรายการวตถดบและบรรจภณฑท Rejected คน Supplier ไดตามรหสสนคาและกลมของ

Supplier 8 ใน Menu หนาเดยว สามารถดไดทง รายการวตถดบและบรรจภณฑ ทมstock และ คางรบ และในสวน

ของคางรบสามารถบอกไดวาคางรบ ว/ด/ป อะไร


-59-

การจดการภายในคลงสนคา 1 ทกแผนกสามารถดไดวาแผนกคลงสนคาเหลอพนทจดเกบสนคากพาเลท 2 สามารถดแผนการรบสนคาจากการผลตประจ าวน ทกรายการ 3 เอกสารการรบ การเบก – จายสนคาและโอนสนคาประจ าวนสามารถดงจากระบบไดเลย 4 มการใชบารโคดในการควบคม การรบ การเบก - จายสนคา พรอมระบสถานทเกบ อยางละเอยดได ระบ

Shelf และ การเบกตาม Lot ระบบจะบอกทเกบวาอยท Shelf ไหน 5 ระบบสามารถรายงาน Lot No. สนคาคงเหลอได และสามารถปรบปรงใหตรงกบสนคาจรงได 6 ระบบแสดง User ทมการบนทกเปลยนแปลง แกไขตวเลขใน Stock 7 สามารถดรายงานสนคาคางรบ – คางสงประจ าวนได 8 เมอคยรหสสนคาส าเรจรป สามารถทราบขนาดกลอง น าหนกสนคา และการจดวางบนพาเลท 9 การรบของเขาจะตองใหระบบสามารถ Generate Lot No. Auto ตามวนทรบเขาได การจดการขนสงสนคา 1 ทกแผนกดในระบบไดวาแผนกขนสงเหลอรถบรการสงสนคากคน ดไดตลอดเวลา 2 สามารถรใบ Sales Order วาอยรถขนสงคนใด และแผนก ทรบผดชอบคาขนสง

ในกรณท ยกเลกการขนสง 3 ดสายการวงรถ แตละจด ระยะเวลาและเสนทางทรถวงถงไดจากระบบ 4 สามารถดขอก าหนดการสงสนคาของลกคาแตละลกคาได และตามสถานทสงของของลกคาได 5 สามารถดไดวาบลเปดขายทกใบทเปดแลวสงถงลกคาเรยบรอยแลว 6 สามารถดรายงานการสงสนคาประจ าวน 7 ระบบสามารถค านวณตนทนการสงสนคา ในแตละเทยว โดยสามารถแยกแตละลกคาได

4.1.2 การเขยน TOR เพอปรบปรงประสทธภาพ และพฒนาศกยภาพการใชงานระบบ ERP ทมอย ส าหรบการเขยน TOR ในกรณทสถานประกอบการมการใชงานระบบ ERP อยแลว แตม

ปญหา กลาวคอ ยงใชงานไดไมมประสทธภาพหรอไมเตมศกยภาพของระบบไมวาจะดวยสาเหตมาจากคนซงหมายถงผปฏบตงานในสวนตางๆ สาเหตจากกระบวนการ สาเหตจากนโยบายหรอโครงสรางการบรหารงานในองคกร ไปจนถง สาเหตจากตวระบบ ERP ทใชงานอยกตาม ในการแกไขปญหาอาจจ าเปนตองมการปรบปรงหรอแกไขระบบ ERP ทใชงานอย ดงนน การเขยน TOR ในกรณน จงเปรยบไดกบการเขยนขอก าหนด เพอรองขอใหมการปรบปรง Specification ของระบบ ERP นนเอง ซงสามารถด าเนนการไดตามแนวทางดงน

1) จากปญหาทเกดขนในแตละกลมปญหาทระบไวในแบบฟอรมส ารวจปญหา ใหพจารณาน ามาวเคราะหหาสาเหต โดยใช Process Flow – As Is


-60-

2) พจารณาปรบปรงกระบวนการท างานเพอแกไขปญหาตามแนวทางทไดกลาวถงในหวขอท 3.3 และตวอยางทแสดงในรปท 3-6 ซงจะไดเปน Process Flow – To Be

3) จาก Process Flow – To Be ทได หากพบวาแนวทางการแกไขมประเดนทจะตองปรบปรงระบบ ERP เชน เพมฐานขอมลและฟงกชนการใชงาน เพมรายงาน หรอปรบเปลยนผใชงานในระบบ เปนตน ใหท าการรวบรวมและสรปประเดนความตองการใหแกไขหรอปรบปรงนนและจดท าเปน TOR เพอการปรบปรงระบบ

ส าหรบตวอยางการจดท า TOR เพอแกไขและปรบปรงระบบนน สามารถพจารณาไดจากรปท 4-1

General and Specific Requirement for Purchasing System

1 หนาทเปดใบสงซอสามารถดขอมลไดครบ

1.1 ดชอทอย เบอรโทร วนทตองการ รายละเอยดสนคา

1.2 สนคาทรบเขาและคางรบ

9 เมอมการ reject สนคา จดซอไมตองเปดใบสงซอใหมใหทาง Sup แตสามารถให Supplier สงสนคาเขามาใน PO ทมการ reject นนไดเลย

อนๆ (เฉพาะขององคกร)

10 สามารถจดท า PO ใบสงผลตภายนอกในระบบได

รปท 4-1 ตวอยางการรวบรวมความตองการใหแกไขปรบปรงระบบ ERP เพอจดท า TOR ส าหรบการปรบปรงระบบ

จากรปท 4-1 พบวา ในการแกไขปญหาทเกดขนจากกระบวนการสงจางผผลตภายนอกทองคกรประสบอยในปจจบนตามรปท 3-4 ซงผลจากการท า Process Flow Analysis ท าใหไดแนวทางในการแกไขปญหาตามรปท 3-6 ทไดอธบายไปแลวในหวขอท 3.3 ซงการแกไขปญหาจะสมฤทธผลไดกตอเมอองคกรตองจดการใหมการปรบปรงแกไขระบบ ERP ทใชงานอย โดยปรบปรงระบบใหสามารถด าเนนการจดท า PR

ใหฝายวางแผนการผลตจดท า PR เพอขอสงผลตภายนอก

จดท า PO สงผลตภายนอกในระบบแทนใบเบกสนคาเพอน าออกไป จางผลตภายนอกใหฝายผลต

ใหมขนตอนการขออนมต PO สงผลตภายนอก

Gap Ana

.

TOR


-61-

และ PO เพอขอด าเนนการจดจางผผลตภายนอกผานระบบได ซงความจ าเปนดงกลาวไดถกน ามาสรปเปน TOR ส าหรบการปรบปรงแกไขระบบดงแสดงในรปนนเอง

4.2 การวเคราะหชองวางของระบบ ERP เทยบกบความตองการทระบใน TOR (Gap Analysis)

จากขอก าหนดความตองการใชงานระบบ ERP ทไดระบไวใน TOR สามารถน าไปใชในการพฒนาระบบ ERP ในองคกรไดใน 2 กรณดงน

1) กรณทสถานประกอบการตองการน า TOR ไปใชในการเลอก ERP Package 2) กรณทสถานประกอบการตองการน า TOR ไปใชในการปรบปรงระบบ ERP ทใชงานอย

ซงในแตละกรณ สามารถอธบายรายละเอยดของการด าเนนการไดดงน

4.2.1 กรณทสถานประกอบการตองการน า TOR ไปใชในการคดเลอก ERP Package

ในกรณน ใหสถานประกอบการน า TOR ทจดท าขนน ไปเปรยบเทยบกบความสามารถหรอฟงกชนการใชงานของ ERP Package แตละ Package วาสามารถรองรบความตองการทระบใน TOR นไดในระดบใด โดยใชแบบฟอรมทแสดงเปนตวอยางตามตารางท 4-5

ตารางท 4-5 ตวอยางแบบฟอรมส าหรบการท า Gap Analysis ส าหรบแตละ ERP Package

Ref. Functional

Requirement

Mandatory or Optional

(M or O)

Response Vendor

Comment No. YES MOD 3RD CST FUT NO

Planning

1 2 3 4 5 6 7


-62-

การท า Gap Analysis โดยใชแบบฟอรมในตารางท 4-5 สามารถอธบายไดดงน

1) ใหสถานประกอบการท าการระบขอก าหนดความตองการทงหมดในแตละกระบวนการทรวบรวมไวใน TOR ใสลงไปในคอลมน ‘Functional Requirement’

2) ใหผจ าหนายซอฟตแวรของแตละ ERP Package ท าการเปรยบเทยบความสามารถและฟงกชนการใชงานของแตละ ERP Package กบความตองการทระบไวในแตละหวขอ โดยการระบความสามารถในการรองรบความตองการในแตละขอสามารถระบไดเปน 6 ระดบ ไดแก

Yes หมายถง ความสามารถปจจบนของ ERP Package น สามารถตอบสนองความ

ตองการนได MOD (Modify) หมายถง ความสามารถปจจบนของ ERP Package น จะสามารถตอบสนองความ

ตองการนได โดยตองมการปรบปรงระบบ 3RD (3rd party) หมายถง ความสามารถปจจบนของ ERP Package น จะสามารถตอบสนองความ

ตองการนได ตองมการจดซอ หรอจางผพฒนาซอฟตแวรเพมเตม เพอน ามาใชงานรวมกบระบบ

CST (Customize) หมายถง ความสามารถปจจบนของ ERP Package น เปดโอกาสใหสามารถตอบสนองความตองการนได โดยตองมการปรบปรงตามความตองการของผใชงาน

FUT (Future) หมายถง ความสามารถปจจบนของ ERP Package น ยงไมสามารถตอบสนองตอความตองการนได แตมการด าเนนการเพอปรบปรงและจะสามารถใชงานไดในอนาคต

No หมายถง ความสามารถปจจบนของ ERP Package น ยงไมสามารถตอบสนองตอความตองการนได แตมการด าเนนการเพอปรบปรงและจะสามารถใชงานไดในอนาคต

ในกรณทการตอบสนองความตองการในหวขอใดๆ ระบวาเปน MOD 3RD หรอ CST ใหผ

จ าหน ายซอฟตแวรระบ ในคอลมน ‘Mandatory or Optional’ ดวยวา สามารถด าเนนการให ได (Mandatory) หรอตองการคาบรการเพมเตม (Optional) โดยเฉพาะอยางยงกรณระบวาเปน Optional ใหระบประมาณการจ านวนวนทตองใชในการด าเนนการใหดวย


-63-

4.2.2 กรณทสถานประกอบการตองการน า TOR ไปใชในการปรบปรงระบบ ERP ทใชงานอย

ส าหรบการท า Gap Analysis ในกรณน เปนการวเคราะหหาชองวางและความเปนไปไดในการปรบปรงระบบ ERP ทใชงานอยใหมประสทธภาพมากยงขน โดยแนวทางการท า จะใชแนวทางเดยวกบในกรณแรก ซงรายการความตองการทถกระบใน ‘Functional Requirement’ จะเปนรายการความตองการใน TOR ทไดจากหวขอท 4.1.2 นนเอง นอกจากนน ในขนตอนของการเปรยบเทยบของระบบ ผทจะท าการประเมนหรอใหค าตอบ อาจเปนเจาหนาทฝาย IT ทรบผดชอบในการดแลและปรบปรงระบบ หรออาจจะเปนบรษทจ าหนายและใหบรการซอฟตแวรททางสถานประกอบการซอบรการรายปไวกได

ส าหรบตวอยางของการท า Gap Analysis ของระบบ ERP ทตอเนองจากปญหาการจดจางผผลตภายนอกตามตวอยางในรปท 3-4, 3-6 และ TOR ตามรปท 4-1 สามารถแสดงไดตามรปท 4-2

รปท 4-2 ตวอยางการท า Gap Analysis ของระบบ ERP ทตอเนองจากปญหา การจดจางผผลตภายนอก


-64-

5.1 การตดสนใจเลอกซอฟตแวร ERP

การเลอกซอฟตแวรทเหมาะสมกบความตองการเปนสงทส าคญ โดยเฉพาะเมอปจจบนเรามทางเลอกทจะลงทนในซอฟตแวร ERP ไดหลายทางเลอก ทงการพฒนาซอฟตแวรเอง ทเรยกวา ERP In-House Development หรอการใชซอฟตแวร ERP ส าเรจรป ท เรยกวา ERP Package ซงมผ ใหบรการและผผลตซอฟตแวรจ านวนมากมาเสนอใหสถานประกอบการเลอกลงทน นบตงแตการใชงบประมาณเพยงหลกแสนบาทไปจนถงระดบหลายรอยลานบาท ดงนนการตดสนใจเลอกซอฟตแวรทผดพลาดอาจน ามาซงความเสยหายอยางมากตอองคกร และอาจถงขนตองมการลงทนเพอรอระบบและวางระบบกนใหมกเปนไปได ดงนน ผประกอบการจงตองใหความส าคญอยางมากในการตดสนใจเลอกซอฟตแวร ERP ทจะน ามาใชในองคกร

ส าหรบขนตอนการตดสนใจเลอกซอฟตแวร ERP นน สามารถก าหนดไดเปน 2 ขนตอนหลก ดงน 1) การตดสนใจเลอก ERP Package หรอ ERP In-House Development 2) การตดสนใจเลอกชนดของ ERP Package โดยรายละเอยดของแตละขนตอนการตดสนใจ สามารถอธบายไดตามดงน

5.1.1 การตดสนใจเลอก ERP Package หรอ ERP In-House Development

เปนขนตอนแรกของการเลอกซอฟตแวร ERP ซงเปนการตดสนใจเลอกระหวางการใชซอฟตแวรส าเรจรปหรอการพฒนาซอฟตแวรขนเอง โดยมรายละเอยดของแตละทางเลอก ดงน

1) ซอฟตแวร ERP ส าเรจรป หรอ ERP Package เปน Application Software Package ซงผลตและจ าหนายโดยบรษทผจ าหนาย ERP

Package (Vendor หรอ Software Vendor) เพอใชเปนเครองมอในการสรางและบรหารงานระบบ ERP โดยจะใช ERP Package ในการสรางระบบงานการจดซอจดจาง การผลต การขาย การบญช และการบรหารบคคล ซงเปนระบบงานหลกขององคกรขนเปนระบบสารสนเทศรวมขององคกร โดยรวมระบบงานทกอยางไวในฐานขอมลเดยวกน

บทท 5 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 4 : การคดเลอกระบบ ERP


-65-

o ขอดของ ERP Package

1. สามารถเลอกระดบการลงทนได ตงแตไมกแสนบาทไปจนถงหลายลานบาท ตามความสามารถของโปรแกรมและความตองการขององคกร ท าใหองคกรมทางเลอกทหลากหลายและเลอกลงทนไดอยางเหมาะสม

2. หากเป น โปรแกรมท ได รบการพฒ นาอย างตอ เน อง จะม การเพ ม เต มความสามารถใหมๆ ตามการเปลยนแปลงของภาวะทางธรกจอยเสมอ

3. มผใชงานหลากหลาย หากเปนโปรแกรมทอยในตลาดมานาน มลกคาเปนจ านวนมาก กจะลดความเสยงกบการเจอ Bug ของโปรแกรมขณะใชงาน

4. สามารถชมและทดสอบความสามารถของโปรแกรม กอนการตดสนใจซอ ท าใหเหนภาพการท างานของโปรแกรมทชดเจนวา เวลาใชงานจรงตองท าอยางไร ตดปญหาอะไร

5. มทางเลอกทหลากหลาย สามารถเลอกทางเลอกทดทสดหรอเหมาะทสด ส าหรบองคกร สามารถสอบถาม Reference จากผใชองคกรอน เพอลดความเสยงในการลงทน

6. มการบรการบ ารงรกษาหรอบรการอนๆ จากผขายหรอผผลตโปรแกรม ซงอาจมหรอไมม คาใชจายใหพจารณาเรยกใชได

7. มกตดตามเทคโนโลยดาน IT และน ามาใชผนวกกบโปรแกรมมาตรฐาน เพราะถกผลกดนจากผผลตและผพฒนารายอนๆ

o ขอเสยของ ERP Package

1. ผใชตองปรบการท างานใหเปนไปตาม Flow หรอความสามารถของโปรแกรม ซงรปแบบการท างานบางอยางขององคกรอาจตองเปลยนแปลงไป และอาจมผลกระทบกบการท างานตามโครงสรางองคกรเดม ซงอาจเกดการตอตานจากพนกงานทยดตดกบวธการท างานแบบเดมๆ

2. ความสามารถบางอยางของโปรแกรมอาจไมตรงกบความตองการขององคกร โปรแกรมมาตรฐานบางตว โดยเฉพาะจากตวแทนขาย ทไมไดสทธในการแกไขโปรแกรมหรอไมม Source Code และโปรแกรมราคาถก มกไมรบแก ไขโปรแกรมให ซงอาจท าใหการใชโปรแกรมมความยงยาก หรออาจใชไมไดอยางสมบรณ

3. การขอแกไขโปรแกรมมาตรฐานทมากเกนไป มกไดรบการปฏเสธจากผขาย หรอหากรบทจะแกไขกจะเสยงกบการเจอ Bug ท าใหโปรแกรมไมเสถยรและประสบ


-66-

ความยงยากในการ Upgrade โปรแกรม ใน Version ถดๆ ไป หากการแกไขนนกระทบกบโครงสรางหลกของโปรแกรมมาตรฐาน

4. กอนการใชงาน หากพจารณาไมรอบคอบพอ เมอซอมาแลวพบวา ความสามารถของโปรแกรม ไมตรงกบทเขาใจในตอนแรก หรอบางประเดนอาจลมพจารณาลงไปในรายละเอยด เมอมาพบขอจ ากดในภายหลง มกจะประสบกบความยงยากกบผขายจนเกดเปนประเดนขอพพาท โดยเฉพาะหากช าระเงนไปหมดแลวไมสามารถคนได

5. โปรแกรมมาตรฐานบางตว ทเพงท าเสรจใหมๆ รบน าออกมาจ าหนาย ซงไมไดรบการทดสอบมาเปนอยางด เมอเวลาน าไปใชงานจรง กลบพบวาผใชตองกลายเปนผท าการทดสอบโปรแกรมแทน หรอเปน Bug Tester ให นอกจากจะท าใหเสยเวลา เสยเงน และเสยก าลงคนไปโดยเปลาประโยชนแลว ยงท าใหเสยโอกาสทางธรกจ ไปอยางนาเสยดาย หากกอนการซอไมไดทดสอบโปรแกรมมาตรฐานนนดพอ

6. กรณซอโปรแกรมมาตรฐานทมราคาแพง ทตองมการ Implement โปรแกรมดวยคาใชจายทสง และคดคาบรการเปนรายวน มกมการแยกสญญา ระหวางคาโปรแกรมมาตรฐานและคา Implement และตองจายคาโปรแกรมไปกอนเมอตอนตดตง ความเสยงจงตกกบผซอ หาก Implement ไมส าเรจกไมอาจเรยกรองอะไรได ผขายอาจเสนอใหซอบรการ Implement เพมเตมไปเรอยๆ แตมกไมไดรบประกนวาจะใชไดหรอไม หรอใชไดเมอไหร หากโครงการลมเหลวกจะเกดความเสยหายกบผซอในปรมาณการลงทนทสงมาก

2) การพฒนาซอฟตแวรขนเอง หรอ ERP In-House Development

เปนแนวทางการพจารณาในการพฒนาซอฟตแวรขนเอง โดยอาจเปนการพฒนาเองจากหนวยงานในองคกร หรอหนวยงานนอกองคกร (Outsource) รปแบบการพฒนาโปรแกรมเองน มกเปนทางเลอกทมลกษณะเฉพาะอยมาก เชน มกเปนระบบทเกยวเนองกบความลบ หรอ Know How ขององคกรทไมตองการเปดเผยใหผอนทราบ หรอตองการความรวดเรวเรงดวนในการพฒนา จากความตองการทเปลยนแปลงอยเสมอ เชน ระบบ Billing ของธรกจใหบรการโทรศพทเคลอนทซงมโปรโมชนใหมทกๆ เดอน หรอระบบการขายแบบทมความซบซอนในการขายและการคดคา Commission เปนตน


-67-

o ขอดของการพฒนาโปรแกรม ERP เอง มดงน 1. ไดระบบตรงตามความตองการ 100% เพราะผพฒนายอมตองท าโปรแกรม

ตามทผใชตองการ โดยไมมเงอนไข 2. สามารถควบคมปจจยตางๆ ในการพฒนาไดมากกวา เชน การเรงเวลา การเพม

บคคลากร การแกไขรายละเอยด (Specification) ของโปรแกรม และการรกษาความลบทางธรกจ เปนตน

o ขอเสยของการพฒนาโปรแกรม ERP เอง มดงน 1. ตนทนในการพฒนาสงและควบคมงบประมาณไดยาก เพราะองคกรตองจาย

เงนเดอนประจ าใหโปรแกรมเมอรในกรณพฒนาเองจากหนวยงานภายใน หรอคาการจางพฒนาในกรณทจาง Outsource จะสงกวาโปรแกรมมาตรฐาน เพราะเปนการท าใหเฉพาะราย และไมเกดการเฉลยของตนทนไปสรายอนๆ

2. เมอความตองการขององคกรเปลยนไปในอนาคตตามสภาพแวดลอมทางธรกจ โปรแกรมทพฒนาไวเดมอาจไมรองรบการเปลยนแปลงหรอไมมความยดหยนพอ เพราะผออกแบบโปรแกรมไมไดเตรยมการไวลวงหนา ซงอาจมสาเหตมาจากความไมมประสบการณ ความมกงาย หรอความไมร หากโชคดกอาจจะพอแกไขกนได แตหากโชครายกตองพฒนากนใหม เสยทงเงนทงเวลาอกครง

3. ซอฟตแวรทไดจะเปนซอฟตแวรทไมไดรบการพฒนาอยางตอเนอง เนองจากโปรแกรมเมอรผ เขยนซอฟตแวรอาจมภารกจ อนๆ หรอในกรณ ท จ าง Outsource กจะตองมการวาจางเพมเตมเปนครงคราวไป

4. องคกรจะตองผกตดอยกบองคกรทรบจางพฒนาซอฟตแวร หรอโปรแกรมเมอรทเปนผเขยนซอฟตแวร โดยไมสามารถหาหนวยงานหรอบคคลอนมาดแลหรอสานงานระบบตอได และเมอผรบจางปดกจการหรอโปรแกรมเมอรลาออกกอาจตองทงโปรแกรมนนตามไปดวย

5. กรณทพฒนาเองจากบคลากรภายในองคกร มกพบวาโปรแกรมเมอรทเปนผเขยนซอฟตแวรมประสบการณ และความเชยวชาญนอยกวาโปรแกรมเมอรจากบรษท Software House หรอจากบรษทผลตซอฟตแวรส าเรจรปตางๆ เนองจากบรษทเหลานนมการถายทอดและแลกเปลยนประสบการณกนระหวาง Senior Programmers และ Junior Programmers ไดอยางทวถง และมการพฒนาโปรแกรมตลอดเวลา เปนระยะเวลานาน ท าใหมความเชยวชาญและเปนมออาชพมากกวา


-68-

การใชซอฟตแวรส าเรจรปหรอการพฒนาซอฟตแวรขนมาเองตางกมขอดขอเสยทแตกตางกนไป ทงนองคกรจะตองพจารณาถงสงตอไปน

1) ขอจ ากดเนองจากกระบวนการทางธรกจขององคกร 2) ขอดและขอเสยส าหรบแตละทางเลอกส าหรบการพฒนาระบบ ERP ในองคกร 3) งบประมาณและคาใชจายส าหรบแตละทางเลอก 4) ระยะเวลาส าหรบการพฒนาและเรมตนการใชงานระบบ ERP ตามแผนขององคกร

เปนตน

อยางไรกตาม จากอดตจนถงปจจบนพบวา ส าหรบองคกรทวไปทไมไดถกจ ากดโดยกระบวนการทางธรกจขององคกร การใชซอฟตแวรส าเรจรปเปนทางเลอกทไดรบความนยมมากกวา โดยจะเหนไดจากการเตบโตอยางรวดเรวของอตสาหกรรมซอฟตแวร ERP ทงในตางประเทศและภายในประเทศไทยเอง รวมทงความนยมของซอฟตแวรแตละชนดทเกดขนอยางกวางขวางภายในเวลาอนรวดเรว ซงสาเหตทเปนเชนน กเนองมาจากเหตผลทส าคญและสามารถสรปมาไดดงน

1) การใชซอฟตแวรส าเรจรปใชเวลาในการด าเนนการนอยกวา การทจะพฒนา ERP Software ขนมาเองนน มกตองใชเวลานานมากในการพฒนา

และจะตองพฒนาทกระบบงานหลกขององคกรไปพรอมๆ กนทงหมดจงจะสามารถรวมระบบงานได ตามแนวคดของ ERP ซงจะกนเวลา 5-10 ป แตในแงของการบรหารองคกร ถาตองการใชระบบ ERP ฝายบรหารไมสามารถจะรอคอยไดเพราะสภาพแวดลอมในการบรหารมการเปลยนแปลงตลอด ระบบทพฒนาขนอาจใชงานไมได ดงนนผบรหารจงไมเลอกวธการพฒนา ERP Software เองในองคกร

2) การใชซอฟตแวรส าเรจรปมคาใชจายในการด าเนนการต ากวา ในการพฒนา ERP Software ทรวมระบบงานตางๆ เขามาอยใน Package เดยวกน

จะมขอบเขตของงานกวางใหญมากครอบคลมทกประเภทงาน ท าใหตองใชเวลานานและเสยคาใชจายกสงมากตามไปดวย

3) การใชซอฟตแวรส าเรจรป มคาดแลและบ ารงรกษาระบบต ากวา เมอพฒนา ERP Software ขนมาใชเอง กตองดแลและบ ารงรกษาและถามการ

เขยนโปรแกรมเพมหรอแกไขโปรแกรม การบ ารงรกษาจะตองท าอยอยางยาวนานตลอดอายการใชงาน เมอรวมคาบ ารงรกษาในระยะยาวตองใชเงนสงมาก อกทงกรณทมการปรบเปลยน Software ไปตาม Platform หรอ Network ระบบตางๆ ทเปลยนไปหรอเกดขนใหม กตองรบภาระคาใชจายในการบ ารงรกษาน พรอมกบรกษาบคลากรดาน IT นไวตลอดดวย


-69-

5.1.2 การตดสนใจเลอกชนดของ ERP Package การทจะเลอก ERP Package ใหมความถกตองหรอเหมาะสมกบองคกรนน กจ าเปนทผเลอก

จะตองมความรหรอการเตรยมความพรอมมาแลวในระดบหนง เพราะ ERP Package แตละประเภท ลวนแตมความแตกตางกนในรายละเอยดคอนขางมาก และบางครงกยากทจะวเคราะหในเชงลกลงไปได หากไมไดลองสมผสหรอใชงานกนจรงๆ ดงนน กอนทจะตดสนใจเลอกใชงานซอฟตแวร ERP ควรทจะท าความเขาใจ ทดสอบคณสมบตและความสามารถของ ERP Package นนเทยบกบ TOR ทจดท าขนตามทอธบายไวในหมวดท 3 หวขอ 3.3 ใหดกอน

ปจจยในการพจารณาตดสนใจเลอก ERP Package มดงน

1. เทคโนโลยและการออกแบบสถาปตยกรรมของ ERP Package

ปจจยดานเทคโนโลยของซอฟตแวร คอ การพจารณาถงองคประกอบของซอฟตแวรอนหมายถง ระบบปฏบตการ ระบบฐานขอมล ภาษาทใชในการพฒนา เปนตน สงตางๆ เหลานเราเรยกวาเปนสถาปตยกรรมของซอฟตแวร ซ งจะเปนตวก าหนดสภาพแวดลอมของการใชงานของระบบ ERP ในการพจารณาเลอกสถาปตยกรรมของซอฟตแวรควรเลอกทเปนระบบเปด (Open System) เนองจากแรงกดดนจากการคาอเลกทรอนกสในปจจบนรวมถงอนาคต ซงจะตองมการแลกเปลยนขอมลกบคคาขององคกรมากขน จงควรพจารณาถงระบบทเปดและสามารถเชอมตอกบระบบภายนอกไดอยางงายๆ อกสวนหนงทตองค านงถงคอ สถาปตยกรรมจะตองมความเสถยรและความปลอดภยมากพอทจะรองรบธรกจขององคกรได

ส าหรบในปจจบนสถาปตยกรรมทไดรบการยอมรบอยางสงคอเทคโนโลยของ Microsoft ดงนน ระบบ ERP Package บนระบบปฏบตการ Windows จงเปนทางเลอกทแพรหลาย เนองจากความงายในการใชงาน การหาบคลากร และทส าคญมกจะมคาใชจายในการลงทนต ากวาระบบปฏบตการอนๆ

2. ฟงกชนของ ERP Package จะตองตอบสนองและสรางความส าเรจใหกบธรกจขององคกร

ปกตแลว ERP Package มกจะมฟงกชนการใชงานมากมาย การน า ERP Package ไปปฏบตใหประสบความส าเรจไมใชการทจะตองน าฟงกชนตางๆ เหลานนมาใชทงหมด เพราะนอกจากจะเปนการสรางงานสวนเพมใหกบพนกงานแลวยงเปนการลงทนทไมคมคาอกดวย ผบรหารควรมนโยบาย โดยค านงถงเปาหมายหลกของธรกจและพจารณาจากกระบวนการทางธรกจทเกยวของ เชน คคาหรอคแขง ตลอดจนเทคนคการบรหารการผลตตางๆ และน านโยบายนนมาก าหนดเปนเปาหมายของการวางระบบ ERP โดยปจจยของการเลอกและน าฟงกชนการใชงานระบบ ERP มาปฏบตทส าคญ ไดแก


-70-

• ฟงกชนการด าเนนงานของ ERP Package นน ตรงหรอใกลเคยงกบนโยบายและกระบวนการทางธรกจ รวมทงสามารถพฒนากระบวนการทางธรกจขององคกรได ความหมายคอ ฟงกชนของ ERP Package นนจะตองมทศทางทรองรบและแกไขปญหาใหกบองคกรไดอย างตรงจดตรงประเดน เชน ERP Package ส าหรบประกอบการชนสวนรถยนตจะตองสามารถรองรบเทคนคการผลตแบบ JIT (Just in Time) หรอ Kanban ได เปนตน

• ERP Package นนจะตองใชงานงาย ลดเวลาในการท างาน และเวลาการปฏบตงานได และควรเปน ERP Package แบบไรกระดาษ (Paperless) เพอลดตนทนการปฏบตทงทางตรงและทางออม

3. การแกไขซอฟตแวรดวยตนเอง (Customization)

ตองยอมรบวาไมม ERP Package ใด ทจะมกระบวนการท างานและสามารถพมพเอกสารทกประเภทตรงกบความตองการใชงานขององคกรได 100 % เตม องคกรตางๆ จะมรปแบบของเอกสารและการด าเนนงานทแตกตางกน เชน เอกสารค าสงซอ ใบก ากบภาษ รวมถงเอกสารอน ๆ ดงนน จงมความจ าเปนทจะตองแกไขโปรแกรมใหเขากบความตองการขององคกรไดไมมากกนอย จงเปนเหตผลทท าใหทกองคกรตองพจารณาความสามารถในการแกไขซอฟตแวรนดวย วามความยากงายส าหรบการแกไขมากเพยงใด โดย ERP Package ทด ควรจะสามารถท าการแกไขไดงาย และยงคงปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ หลงจากแกไขแลวสามารถรองรบการเปลยนแปลงตอเวอรชนใหมไดดวยหรอไม และดงททราบกนในยคปจจบนวาเปนยคของเทคโนโลยแบบ Open Source การแกไขบางอยางจ าเปนตองใช Source Code ดงนน กอนทจะซอ ERP Package ควรจะตองตรวจสอบใหแนใจวา ERP Packageนน ม Source Code มาดวยหรอไม มฉะนนในอนาคตองคกรจะตองประสบปญหาในการแกไขระบบนนเอง

4. การบ ารงรกษาซอฟตแวร (Software Maintenance)

การบ ารงรกษาซอฟตแวร คอ การแกไขปญหาทเกยวของกบระบบ ERP หลงจากทองคกรวางระบบ ERP เปนทเรยบรอยแลว ดงนน กอนทจะตดตงระบบ ERP ผบรหารควรจะตองค านงถงบคลากรทจะท าหนาทรกษากระบวนการท างานของ ERP Package และฮารดแวรใหคงประสทธภาพสม าเสมอ นอกจากนน เทคโนโลยและการออกแบบสถาปตยกรรมของ ERP Package กเปนสงทผบรหารควรค านง เพราะหากเลอกใชเทคโนโลยทงายและแพรหลายกจะหาบคลากรในการบ ารงรกษาระบบไดงาย รวมทงสามารถพฒนาระบบ ERP ตอไปไดในอนาคต

และส าหรบกรณทบคลากรในองคกรไมสามารถแกปญหาระบบ ERP เองได ซ งจ าเปนตองใหบรษททปรกษาท าการแกปญหา องคกรควรเลอกบรษททปรกษาทมประสบการณในการแกปญหา


-71-

และสามารถแกไขปญหาไดรวดเรวและมประสทธภาพม Hot Line หรอบรการ Customer Support คอยตอบค าถามอยางเปนระบบอยตลอดเวลา

5. ตนทนในการเปนเจาของ ERP Package นน (Cost of Ownership) เนองจากคาใชจายส าหรบลงทนใน ERP Package ส าหรบองคกรขนาดใหญและขนาด

เลกมคาทแตกตางและไมเทากน ผประกอบการจงควรค านงถงความเหมาะสมในการเลอก ERP Package โดยพจารณาจากปจจยทง 4 ขอดานบนทกลาวมา นอกจากนน ยงจะตองพจารณาถงตนทนทงหมดทจะตองลงทนในการน าระบบ ERP มาใชงานภายในองคกรทงตนทนในระยะสนและระยะยาวอกดวย ดงนน ตนทนการเปนเจาของระบบ ERP ในทนจงประกอบดวย 1) ตนทนของตวซอฟตแวร 2) ตนทนการน าระบบ ERP ไปปฏบต (Implement) และ 3) ตนทนในการบ ารงรกษาระบบ (System maintenance) ซงพบวา หากองคกรมขนาดทไมใหญมากแตเลอกใช ERP Package ทมฟงกชนมากมายเกนความจ าเปน จะท าใหองคกรม Cost of Ownership สงกวาองคกรอนทเลอกตดตง ERP Package ทมฟงกชนเหมาะสมกบองคกรของตนเอง

5.2 การตดสนใจเลอกผใหบรการซอฟตแวร ERP

การตดสนใจเลอกทปรกษาหรอผใหบรการซอฟตแวรดาน ERP ถอเปนปจจยทส าคญมากอยางหนงตอความส าเรจในการประยกตใชระบบ ERP ในองคกร หากทปรกษาทวาจาง ไมสามารถด าเนนการหรอสนบสนนใหการพฒนา ตลอดจนการตดตงและใชงานระบบ ERP ในองคกรใชงานไดอยางมประสทธภาพ สอดคลองกบกระบวนการทางธรกจและนโยบายขององคกรได จะสงผลใหการประยกตใชระบบ ERP ประสบปญหา และอาจไมบรรลเปาหมายทก าหนดไว ซงถอเปนสาเหตส าคญของความลมเหลวในการใชงานระบบ ERP ภายในองคกรนนเอง

ซงจากทกลาวมา ผประกอบการทจะท าการพฒนาและน าระบบ ERP มาใชในองคกร จะตองใหความส าคญกบการคดเลอกทปรกษา หรอผใหบรการซอฟตแวร ERP อยางมาก ไมวาจะเปนการวาจางเพอพฒนาซอฟตแวร ERP หรอการวาจางเพอตดตงและใชงานระบบ โดยมปจจยทจะตองพจารณา ดงน

1. ประวตและความนาเชอถอของกจการ ซงสามารถพจารณาไดจาก Company Profile และตวอยางผลงานทผานมา (Site Reference) ของกจการ

2. ความรและประสบการณของทมทปรกษา โดยพจารณาจากประวต (CV) ของทมทปรกษา และวธการตงค าถามกบทมทปรกษา เพอสอบถามขอมลรายละเอยด และความสามารถของระบบ ERP เปรยบเทยบกบกระบวนการทางธรกจของกจการ วามความสอดคลองกนหรอไม ซงจะท าใหทราบวาทมทปรกษามความรเกยวกบระบบ ERP นน รวมทงเขาใจกระบวนการทางธรกจในกลมประเภทของกจการของสถานประกอบการในระดบใด


-72-

3. ความสามารถในการแกไขปญหาระบบ ซงสามารถประเมนไดจากแนวทางการแกไขปญหาระบบ กรณทระบบ ERP ไมสอดคลองกบกระบวนการทางธรกจขององคกร หรอระบบไมสามารถตอบสนองความตองการตาม TOR ทจดท าขน วาสามารถด าเนนการแกไขหรอพฒนาระบบสวนเพม (Customize) เพอการใชงานทเหมาะกบธรกจไดหรอไม อยางไร ควรเลอกปรกษาทมประสบการณในการแกปญหา และสามารถแกไขปญหาไดรวดเรวและมประสทธภาพ เชน ม Hot Line หรอบรการ Customer Support คอยตอบค าถามอยางเปนระบบอยตลอดเวลา

4. การวางแผนการท างาน (Implementation Plan) ทปรกษาควรตองวางแผนการด าเนนงานทงหมดใหกบองคกร เพอแสดงถงขนตอน กระบวนการด าเนนงาน การตรวจสอบ โดยเฉพาะอยางยง ขนตอนการทดสอบการใชงานระบบมการก าหนดชวงเวลาและระยะเวลาในการด าเนนการของแตละกจกรรมไวอยางละเอยดหรอไม ทงน องคกรจะตองน าแผนดงกลาวมาพจารณาวาสอดคลองกบความสามารถและทรพยากรของกจการหรอไม และทปรกษาสามารถปรบเปลยนแผนงานดงกลาวใหสอดคลองกบองคกรไดหรอไม

5. การจดเตรยมเอกสารใหกบองคกร โดยพจารณาดวา ทปรกษาสามารถจดเตรยมเอกสารตางๆ ทจ าเปนส าหรบการใชงานระบบตอไปใหกบองคไดหรอไม โดยเอกสารส าคญททมทปรกษาควรจดเตรยมให ประกอบดวย

- ขอก าหนดความตองการของระบบ (Requirement Definition) - กระบวนการทางธรกจขององคกรในรปแบบของ Blueprint - คมอการใชงานระบบ (Manual)

6. ขอตกลงในสญญา (Contract Agreement) ใหพจารณารายละเอยดในสญญาวาไดระบขอตกลงไวครบตามรายการทตกลงกนหรอไม โดยเฉพาะอยางยง รายละเอยดทแสดงถงการดแลหลงจากทองคกรขนระบบแลวหรอไม

5.3 ขนตอนและวธการตดสนใจเลอกซอซอฟตแวร ERP

5.3.1 ขนตอนในการตดสนใจเลอกซอ ERP Package ส าหรบขนตอนทส าคญในการตดสนใจเลอกซอ ERP Package มดงน 1. การแตงตง Steering Committee (เฉพาะองคกรขนาดใหญ) เปนคณะท างานทคอย

เฝาด ก ากบ ใหการคดเลอกซอฟตแวรเปนไปในทศทางทองคกรตองการ ก าหนดงบประมาณในการลงทน และสดทายเปนผตดสนใจในการสรปเลอกซอฟตแวร กรรมการชดน ควรมขนาดตงแต 3-5 คน แตไมควรมเกนกวา 7 คน คณะกรรมการชดนอาจคดเลอกมาจากหวหนางานในแตละฝาย ทมผลกระทบจากการใชซอฟตแวร ERP สวนประธานคณะกรรมการ อาจเปนบคคลทไดรบมอบหมายหรอเปน CEO กได


-73-

2. การแตงตงทมงานหรอคณะท างาน (Working Team) เพอศกษารายละเอยดของการเลอกซอฟตแวร (Software Selection) ซงทมงานนจะประกอบไปดวย ตวแทนจากฝายหรอแผนกตางๆ ทจะมผลกระทบจากการใชงานซอฟตแวร ERP องคกรขนาดเลกอาจมทมงานไมกคน สวนองคกรใหญกจะมจ านวนมากขนตามสดสวน

3. ระบปญหาระบบสารสนเทศปจจบนภายในองคกร ( Identify Problems) เปนการระบวาปจจบนองคกรมปญหาอะไร ควรเปลยนแปลงอะไร ตองการอะไรเพมเตม เมอทมงานวเคราะหปญหาออกมาเปนขอๆ แลว ใหท าการวเคราะหหาทางเลอก หรอแนวทางในการแกปญหาดวา มความจ าเปนตองเปลยนซอฟตแวรหรอไม โดยพจารณาถงความจ าเปน และความคมคาของการลงทนเปนส าคญ หากเปนไปได ควรมการประเมนปญหาทองคกรประสบอยออกมาเปนตวเลขความเสยหาย เพอจะสามารถวเคราะหถงความคมคาในการลงทน และความสมเหตสมผลในการตงงบประมาณ

4. การก าหนดระยะเวลาด าเนนการ และจดเตรยมงบประมาณ เมอทมงานไดวเคราะหถงขอดขอเสย และความคมคาในการใชซอฟตแวรเพอแกปญหาตางๆ และมขอสรปวาจะตองเปลยนหรอจดหาซอฟตแวรใหม และไดน าเสนอ Steering Committee แลว ควรจะไดขอสรปจาก Steering Committee ถงงบประมาณการลงทน อยางคราวๆ และระยะเวลาของแผนงาน เพอทมงานจะไดมนใจวา เมอเลอกซอฟตแวรไดแลว องคกรจะมงบประมาณจดซอจดจางได และมแผนงานการปฏบตงานทชดเจน

5. การวาจางทปรกษาอสระ (แลวแตสถานประกอบการ) ในบางองคกร โดยเฉพาะองคกรขนาดใหญ มกมการวาจางทปรกษา หรอบรษทรบปรกษามาท าการเลอกซอฟตแวร อยางไรกตาม การจางทปรกษาเหลาน โดยเฉพาะในรปนตบคคล มกมคาบรการทคอนขางแพงและมกมความรความเชยวชาญในซอฟตแวรแคบางตวเทานน

6. ก าหนดรายการความตองการ (Requirements Listing) ในขนตอนน ทมงานจะตองท าการ สรปความตองการ หรอ Requirements ขององคกร จากฝายตางๆ แผนกตางๆ หรอหนวยงานตางๆ วาตองการซอฟตแวรทมความสามารถ (Features) อะไรบาง ออกมาเปนขอๆ ดงทอธบายไปแลวในหวขอท 3.4

7. การจดท าค าขอใบเสนอราคา (แลวแตสถานประกอบการ) เมอสรปความตองการไดแลว บางองคกรอาจมการท า RFP (Request For Proposal) ทสรปความตองการทงหมดเปนเอกสาร เพอเตรยมส าหรบผเสนอขายซอฟตแวร (Vendors) ซงใน RFP มกมการอธบายถงองคกรอยางคราวๆ เพอใหผเสนอซอฟตแวร รจกองคกรในบางสวน และ List รายละเอยด Features ของซอฟตแวรทตองการ รวมถงค าถามตางๆ ทองคกรตองการทราบจากผขาย เชน ประวตบรษท ขอเสนอดานเทคนค ราคา แผนการ Implement แผนการตดตง แผนการอบรม แผนการบ ารงรกษา เปนตน

8. ตดตอผจ าหนายซอฟตแวร ใหทมงานหาขอมลจากหลายๆ แหลง เชน นตยสาร สงพมพ หนงสอพมพ อนเตอรเนต หรอจากคคาทใชซอฟตแวรตางๆ เพอรวบรวมรายชอผจ าหนายซอฟตแวร ERP ทคดวาจะตดตอได เพอแจงใหทราบวาองคกรมความตองการระบบ ERP และเรยกใหผจ าหนายเหลานนมารบ Requirements หรอ RFP เพอน าเสนอเปน Proposal ใหสถานประกอบการตอไป


-74-

9. ประเมนขอเสนอจากผจ าหนายซอฟตแวร เมอผขายทงหลายมการเสนอ Proposal ตามเวลานดหมายแลว คณะท างานกจะตองศกษา Proposal ของผขายรายตางๆ วาขอเสนอตรงกบความตองการหรอไม อยางไร โดยอาจท าเปนตารางเปรยบเทยบ เชน เสนอระบบอะไรบาง ราคาเทาไร โดยอาจเปรยบเทยบเฉพาะประเดนทส าคญๆ กอน เชน ราคา เทคโนโลย ระบบหลกทเสนอ ระยะเวลาการ Implement เปนตน

10. ตดผจ าหนายทไมนาสนใจออกไปกอน เมอไดตารางเปรยบเทยบแลว กท าการตดผขายบางรายทนาสนใจนอยออกไปกอนโดยคอยๆ ตดไปทละราย เชน เสนอราคาเกนงบประมาณไปมาก จนคดวาไมนาจะตอรองราคาได หรอเสนอระบบทเปนสาระส าคญไมครบ หรอมเทคโนโลยไมเหมาะสมกบองคกร เปนตน ขนตอนนควรคดเลอกใหเหลอเพยง 3-5 ราย ตามความเหมาะสม

11. พจารณาการสาธตซอฟตแวร เมอเลอกผขายได 3-5 รายแลว จงนดผขายแตละราย มาท าการสาธตซอฟตแวรใหทมงานด ขนตอนนเปนขนตอนทส าคญมากขนตอนหนง เพราะทมงานจะไดมโอกาสเหนถงการท างานของซอฟตแวร และไดมโอกาสซกถามถงรายละเอยดของซอฟตแวรจากผขายโดยตรง ในการดการสาธตของซอฟตแวรควรดไปตามกระบวนการท างาน (Work Flow) จรงขององคกร เพอชวยใหมความเขาใจไดงาย และสามารถเปรยบเทยบกบสภาพการท างานจรง ซงหากมขอสงสยประการใด ควรจะซกถามผสาธตทนท ถาผสาธตตอบไดไมชดเจน ควรจ าลองสถานการณแลวใหผสาธตท าใหด โดยอาจจดใหมการสาธตหลายวนได และขณะดการสาธตควรมการท า Check List ของซอฟตแวรแตละราย เพอปองกนการสบสนเมอผานการดไปหลายๆราย ซง Check List น กคอ List ของ Features ทองคกรตองการ หรอเปน List Features ทดๆ ทซอฟตแวรบางตวมใหและสามารถน ามาใชประโยชนได หากซอฟตแวรตวใดทม Features มากเกนกวาทองคกรจะมโอกาสไดใชภายใน 5 ป กควรสรปเพมเตมเปนหมายเหตไว เพราะการม Features ทมากมายเกนไป นอกจากจะไมไดชวยเพมประสทธภาพในการท างานแลว ยงท าใหการ Implement และเรยนรไดยากตามไปดวย

12. การทดสอบการใชซอฟตแวร (ในบางกรณ) หากตองการเพมความมนใจมากขน นอกจากสาธตการใชซอฟตแวร อาจขอใหผขายท าการทดสอบซอฟตแวร ในสถานการณจ าลองจากการท างานจรง โดยอาจน าขอมลขององคกรยอนหลง 15-30 วน ทดลองปอนขอมลเขาซอฟตแวรมาตรฐาน เพอดความเสถยร ความเรว และความถกตองของซอฟตแวร เพราะในขนตอนการสาธต จะไมสามารถเหนความเสถยร ความเรวขณะใชงานจรง และความถกตองของรายงานได เนองจากผขายอาจหลกเลยงทจะสาธตบาง Features หาก Features นนท างานไดไมดหรอยงม Bug ซงขนตอนการทดสอบน ซอฟตแวรบางตวอาจสามารถท าไดโดยงาย หากเปนซอฟตแวรทสามารถตดตง เรยนรและใชงานไดงาย และไมเปนภาระมากเกนไปทงฝายผซอและผขาย แตซอฟตแวรบางตวอาจท าไดโดยยาก เพราะมคาใชจายในการอบรมและ Implement ทสง นอกเสยจากวาจะสามารถตกลงกบผขายได ในเรองเงอนไขและคาใชจายในการทดสอบนน

13. การไปตรวจเยยมส านกงานผขาย เมอดรายละเอยดและทดสอบการท างานของซอฟตแวรจนเปนทพอใจแลว ควรมการไปเยยมเยยนส านกงานของผขาย เพอดวามสภาพการท างานกนเปนอยางไร มความมนคง นาเชอถอ และมสไตลการท างานทเขากบองคกรของเราไดหรอไม เวลาตองการบรการ


-75-

จะไปตามไดทไหน เปนตน หากตอนชมการสาธตมการไปชมถงสถานทของผขายแลว กควรจะขอชมส านกงานและสภาพการท างานของผขายไปดวย เพอความรวบรดลดขนตอน

14. การสอบถามขอมลจากหนวยงานอางองทเคยใชบรการ จากนนใหขอรายชอลกคาเกา ของผขายแตละรายวามทไหนใชบาง ชอผรบผดชอบ และเบอรโทรศพทเพอตดตอ โดยเฉพาะทมรปแบบธรกจคลายคลงกบองคกรของเรา เมอโทรไปซกถาม ควรถามวาใชซอฟตแวรอะไร จากผขายชออะไร การใชงานเปนอยางไร การบรการเปนอยางไร แตอยาลมวา ขอมลทไดรบอาจจะจรงหรอไมจรงกได เพราะผทเราสนทนาดวยไมไดรจกเราเปนการสวนตว และอาจมเหตผลบางอยางทผตอบจะไมพดความจรงทงหมดกได ดงนนทมงานควรใชวจารณญาณแยกแยะขอเทจจรงประกอบขอมลอนๆ ทมอยเดม

15. การเจรจาตอรอง ขนตอนการเจรจาตอรองเปนขนตอนหลงจากท ไดขอมลเพอประกอบการตดสนใจดานตางๆ ครบถวนแลว จากนนจงน าขอมลทได มาท าการวเคราะห ใหคะแนนดวยวธการ Factor Rating Method ทจะกลาวถงในหวขอตอไป แลวจงเรยงล าดบผขายทไดคะแนนรวมจากสงสดไปต าสด จงเรมขนตอนการเจรจา โดยอาจเรยกมาเพยงรายเดยว คอ รายทมคะแนนสงเปนอนดบ 1 (กรณทคะแนนอนดบ 1 น าอนดบท 2 และ 3 มากๆ) หรอ อาจเจรจามากกวา 1 ราย (กรณทคะแนนใกลเคยงกน) เพอใหไดประโยชนแกองคกรมากทสด แลวจงน าเสนอ Steering Committee เพอตดสนใจขนสดทายอกครง

16. ตดสน ใจเลอก เม อท มงาน น าเสนอทางเลอกต างๆ เข าส ท ป ระชม Steering Committee เพอพจารณาตดสนใจในขนสดทาย หากไดรบความเหนชอบกด าเนนการเตรยมสญญาเพอจดซอจดจางตอไป แตหากมบางประเดนทตองทบทวน กอาจตองเรยกผขายเขามาเพอชแจงหรอเจรจาตอรองกนใหม จนกวาจะไดขอสรปเปนทพอใจกนทง 2 ฝาย

17. การท าสญญาซอขายหรอวางจาง เมอไดขอสรปขอเสนอตางๆ จากผชนะการคดเลอกแลว หากมลคาการลงทนเปนมลคาทคอนขางสงหรอมรายละเอยดขอตกลงปลกยอยคอนขางมาก ควรมการท าสญญาการซอขาย หรอสญญาวาจางไวเปนหลกฐาน เพอปองกนกรณเกดความเขาใจไมตรงกนในภายหลง และจะไดเปนกรอบกตกาและบรรทดฐานในการท างานตอไปหลงจากทไดตกลงซอขายกนเรยบรอยแลว

5.4 วธการการคดเลอกระบบ ERP โดยใชกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (AHP)

การจดหาระบบ ERP ใหเหมาะสมกบธรกจอตสาหกรรมเปนสงททกองคกรตองการการประเมนและ

คดเลอกระบบ ERP ตองอาศยหลกเกณฑหลายอยางในการตดสนใจ (Multiple Criteria Decision Making : MCDM) ซงลกษณะปญหาการตดสนใจแบบพหเกณฑ หรอ MCDM สามารถน ากระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (Analytical Hierarchy Process : AHP) มาประยกตโดยใชโปรแกรมในการคดเลอก Expert


-76-

Choice เพอตรวจสอบคะแนนประเมน (Preference Score) ของแตละระบบ ERP และตดสนใจเลอกระบบ ERP ทมคะแนนประเมนมากทสด

5.4.1 การประยกตใชวธการ Analytical Hierarchy Process (AHP) ในการคดเลอกระบบ ERP

กระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหเปนหนงในเครองมอเพอชวยในการต ดสนใจแบบพหเกณฑ

(Multiple Criteria Decision Making) ประโยชนของกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหคอสามารถใชตวแปรแบบพหเกณฑทเกยวของกบเกณฑการตดสนใจทงแบบรปธรรม (Objective) และนามธรรม (Subjective) ในการประเมนทางเลอกเพอใหไดมาซงการตดสนใจ กระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหเปนกระบวนการทไมสลบซบซอนซงถกออกแบบมาเพอวเคราะหปญหาทซบซอน กระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหสามารถแสดงล าดบความส าคญของเกณฑและทางเลอกซงไดมาจากการเปรยบเทยบเปนค ๆ (Pairwise Relative Comparisons) แทนการใหคะแนนเปนตวเลขตามความพอใจซงมความยากกวา กระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหยงสามารถแสดงวธการวดและแปลผลความสอดคลอง (Consistency) ของการตดสนใจ วธการสงเคราะหแงมมอนหลากหลายของปญหาทซบซอนไปสผลลพธทเปนหนงเดยว และวธการในการคนหากรณทผลลพธจะเปลยนแปลงถาขอมลและการตดสนใจเปลยนไป

กระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหไดรบการพฒนาขนโดย Thomas L. Saaty (1977) เปนเทคนคทใชจดการและรวบรวมขอมลอยางเปนระบบ และวเคราะหหาแนวทางเลอกทเหมาะสมกบการตดสนใจในปญหาทซบซอน โดยการสรางรปแบบปญหาใหเปนโครงสรางล าดบชน และน าขอมลทไดจากความคดเหนของผตดสนใจมาวเคราะหหาบทสรปของแนวทางเลอกทเหมาะสม เปนกระบวนการชวยในการตดสนใจโดยอาศยหลกการของการตดสนใจแบบพหเกณฑ วธท าจะเปนการจดเกณฑของเปาหมายซงตองการศกษาให อยในระดบบน สวนในระดบทต าลงมาจะเปนเกณฑหลก (Criteria) และเกณฑยอย (Sub-Criteria) ตามล าดบ จนถงทางเลอกซงจะเปนระดบต าสดของการจดล าดบชน การวเคราะหจะใชหลกการเปรยบเทยบเกณฑเปนค (Pairwise Comparison) ซงคาความส าคญในการเปรยบเทยบจะอยในชวงตงแต มความส าคญเทากนจนถงมความส าคญมากกวาอยางยง ซงประกอบดวยมความส าคญเทากน มความส าคญมากกวาพอประมาณ มความส าคญมากกวาอยางเดนชด มความส าคญมากกวาอยางเดนชดมาก และมความส าคญมากกวาอยางยง ซงสามารถแปลงมาเปนตวเลขระหวาง 1 ถง 9 ผลจากการเปรยบเทยบในแตละคเมอท าเรยบรอยแลว สามารถค านวณหาน าหนกของแตละเกณฑออกมาเปนตวเลขเพอแสดงใหผบรหารไดเหนถงความส าคญของแตละเกณฑอยางชดเจน


-77-

กระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหเหมาะสมส าหรบการตดสนใจแบบพหเกณฑ เนองจาก

1) สามารถใชกบการตดสนใจคนเดยว และใชไดดกบการตดสนใจทมผตดสนใจเปนกลม เนองจากสามารถชวยอภปรายหาวตถประสงครวมและทางเลอกไดในขณะทสรางโครงสรางการตดสนใจ

2) เปนกระบวนการทใหความส าคญในขนตอนการเปรยบเทยบน าหนกของเกณฑการตดสนใจ 3) สามารถใชงานไดดกบปญหาทมความสลบซบซอน กระบวนการนมขนตอนด าเนนการไมยงยาก

และมความยดหยนสงในการปรบเปลยนน าหนกความส าคญหรอเกณฑการตดสนใจตาง ๆ ได 4) ใชงานไดทงปญหาทประกอบดวยปจจยทตคาเปนเงนได และทตคาเปนเงนไมได 5) การก าหนดปญหาตามโครงสรางกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหจะชวยใหกลมผตดสนใจไมลม

เกณฑการตดสนใจหรอวตถประสงคตลอดจนทางเลอกทจ าเปนในขณะท าการตดสนใจ เนองจากสงตาง ๆ เหลานมจ านวนมาก สลบซบซอน และไมสามารถจ าไดหมดในขณะทมการแลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน

ขนตอนของกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหประกอบดวย 1) ก าหนดวตถประสงคของปญหาทจะท าการตดสนใจ 2) ก าหนดปจจยทใชเปนเกณฑการตดสนใจส าหรบปญหาทก าลงพจารณาอย 3) ก าหนดรปแบบของปญหาเปนโครงสรางล าดบชนของเกณฑหลก เกณฑยอย และทางเลอกท

เกยวของ


-78-

เกณฑ ทางเลอก

ปจจยทมผลกระทบตอการประเมนระบบ ERP

F1: ประวตและความนาเชอถอของบรษทผใหบรการระบบ ERP (Company Background)

F2 : เ ว ล า ท ใ ช ใ น ก า ร ต ด ต ง ร ะ บ บ ERP (ERP System Implementation Timeframe)

F3: แนวทางการพฒนาระบบ ERP (ERP System Development Roadmap)

F4: ฟ ง ก ช น ก า ร ใ ช ง า น ข อ ง ร ะ บ บ ERP (ERP System Functionality)

F5: ตนทนคาใชจายของการตดตงระบบ ERP (ERP System Cost)

A1 : ERP 1 A2 : ERP 2 A3 : ERP 3 A4 : ERP 4

รปท 5-1 แบบจ าลองในการตดสนใจเลอกระบบ ERP (Decision Model)

ประเมนหาระบบ ERP ทเหมาะสม (Goal)

F1 F2

A1 A2 A3 A4

F3 F4 F5


-79-

5.5 โปรแกรมคอมพวเตอร Expert Choice โปรแกรม Expert Choice เปนเครองมอชวยสนบสนนการตดสนใจแบบพหเกณฑทอยบนพนฐานของกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะห (Analytic Hierarchy Process : AHP) ส าหรบ AHP เปนวธการทมความสามารถและเขาใจไดงายส าหรบการตดสนใจทตองใชทงขอมลทวดไดและการตดสนใจจากผตดสนใจ ซงสามารถหาขอมลเพมเตมไดจาก www.expertchoice.com ตวอยางกระบวนการคดเลอกระบบ ERP โดยใชเกณฑในการคดเลอก 5 เกณฑทส าคญ คอ

1) ประวตและความนาเชอถอของบรษทผใหบรการระบบ ERP (Company Background = F1) 2) เวลาทใชในการตดตงระบบ ERP (ERP System Implementation Timeframe = F2) 3) แนวทางการพฒนาระบบ ERP (ERP System Development Roadmap = F3 ) 4) ฟงกชนการใชงานของระบบ ERP (ERP System Functionality = F4 ) 5) ตนทนคาใชจายของการตดตงระบบ ERP (ERP System Cost = F5 )


-80-

ก าหนดวตถประสงคในการตดสนใจ

วเคราะหระบบ ERP ทเหมาะสมเพอเปนทางเลอก

วเคราะหเกณฑตดสนใจทเกยวของในการเลอกระบบ ERP

ท าการเปรยบเทยบเกณฑตดสนใจเลอกระบบ ERP ทละค

หาน าหนกโดยเปรยบเทยบส าหรบเกณฑตดสนใจตางๆ

ค านวณอตราสวนความไมสอดคลองจากการเปรยบเทยบเกณฑตดสนใจตางๆ ทละค

อตราสวนความไมสอดคลอง < 0.10 หรอไม ไม

ใช ท าการเปรยบเทยบระบบ ERP ทละค โดยองเกณฑตดสนใจทละเกณฑ

หาคะแนนเปรยบเทยบของระบบ ERP โดยองเกณฑตดสนใจทละเกณฑ

ค านวณอตราสวนความไมสอดคลองจากการเปรยบเทยบระบบ ERP ทละค

อตราสวนความไมสอดคลอง < 0.10 หรอไม ไม

ใช ระบบ ERP ถกเปรยบเทยบโดยการองเกณฑตดสนใจทกเกณฑหรอยง

ค านวณคะแนนรวมของแตละระบบ ERP และเลอกระบบ ERP ทดทสด

รปท 5-2 ขนตอนของกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหในการเลอกระบบ ERP

เมอน าปจจยท งหมดมาท าการคดเลอกระบบ ERP โดยใชโปรแกรม Expert Choice แลวไดแบบจ าลองแสดงในรปท 5-3 และด าเนนการใหน าหนกความส าคญของเกณฑในการประเมนระบบ ERP ทง 5 เกณฑ โดยใชวธการเปรยบเทยบทละค (Pairwise Comparison) ไดน าหนกความส าคญของเกณฑดงแสดงในรปท 5-4 แลวจงประเมนและเปรยบเทยบทางเลอกทง 4 ทางเลอกหรอ ERP ทง 4 ระบบ โดยพจารณาจากเกณฑการประเมนในแตละเกณฑ เชน เกณฑประวตและความนาเชอถอของบรษทผใหบรการระบบ ERP (Company Background = F1) ดงแสดงในรปท 5-5 ตอไป


-81-

รปท 5-3 แบบจ าลองในการเลอกระบบ ERP โดยใช Expert Choice

รปท 5-4 การเปรยบเทยบน าหนกความส าคญของเกณฑ

เมอพจารณาจากเกณฑการประเมนและคดเลอกระบบ ERP ทง 5 เกณฑ ซงมน าหนกของแตละ

เกณฑเรยงตามล าดบความส าคญ ดงน 1) ตนทนคาใชจายของการตดตงระบบ ERP (ERP System Cost) มน าหนกความส าคญ 0.5 หรอ

50.0% 2) ฟงกชนการใชงานของระบบ ERP (ERP System Functionality) มน าหนกความส าคญ 0.16

หรอ 16.0%


-82-

3) เวลาท ใชในการตดตงระบบ ERP (ERP System Implementation Timeframe) มน าหนกความส าคญ 0.15 หรอ 15.0%

4) แ น วท า งก าร พ ฒ น าร ะบ บ ERP (ERP System Development Roadmap) ม น า ห น กความส าคญ 0.131 หรอ 13.1%

5) ประวตและความนาเชอถอของบรษทผใหบรการระบบ ERP (Company Background) มน าหนกความส าคญ 0.059 หรอ 5.9%

รปท 5-5 การเปรยบเทยบทางเลอกทง 4 ทางเลอกเมอพจารณาจากเกณฑประวต และความนาเชอถอ ของบรษทผใหบรการระบบ ERP

ดงนนจากตวอยางการประเมนและคดเลอกระบบ ERP แบบพห เกณฑ (Multiple Criterial Decision Making : MCDM) โดยใชกระบวนการล าดบชนเชงวเคราะหไดผลดงแสดงในรปท 5-6

รปท 5-6 ผลการเปรยบเทยบระบบ ERP โดยใชซอฟตแวร Expert Choice


-83-

จากน าหนกเกณฑการคดเลอกระบบ ERP พบวา เนองจากตนทนคาใชจายของการตดตงระบบ ERP (ERP System Cost) มน าหนกความส าคญมากทสด โดยมน าหนกความส าคญ 0.50 หรอ 50.0% ท าใหระบบ ERP 1 ทตนทนคาใชจายในการตดตงนอยทสดจากซอฟตแวรและซอรสโคดแจกจายโดยไมคดคาลขสทธภายใตสญญาอนญาต ไดรบการคดเลอกเปนระบบ ERP ทเหมาะสมกบองคกรมากทสดดวยคะแนนประเมนสงสด 46.9%


-84-

6.1 การประมาณการงบประมาณลงทนระบบ ERP

ประเภทของคาใชจายในโครงการลงทนระบบ ERP ประกอบไปดวยคาใชจายประเภทตางๆ ดงน

1. การลงทนในฮารดแวร (Hardware) และระบบโครงขายขอมล (Network) ไดแก - คอมพวเตอรและพรนเตอร (อาจตองซอเพมหรออพเกรดจากทมอย) - ระบบโครงขายขอมลภายในองคกร (Network) ซงอาจตองมการเพมเตมหรอปรบปรง

โครงขายทมอยแลว - เครองแมขาย (Server) พรอมอปกรณส ารองไฟ ซงขนอยกบชนดของซอฟตแวรและขนาด

ฐานขอมลทตองการ โดยเฉพาะขนาดของเครองแมขาย จงควรสอบถามขอมลจากผขาย

2. ดานซอฟตแวร (Software) ประกอบดวย - คาลขสทธ (License) ของซอฟตแวร - คาใชจายในการตดตงและทดลองใชงานระบบ ซงไดแก คาทปรกษา คาทมงานในองคกรและ

คาใชจายอนๆ ในขนตอนของการตดตง - คาใชจายอนๆ เพมเตม เชน คาใชจ ายในการปรบแกหรอเพมเตมระบบ (Add-on,

Customization) เปนตน

3. คาใชจายดานบคคลากร ประกอบดวย - คาจางโปรแกรมเมอร ส าหรบการเขยนระบบตอเชอมหรอการเขยนรายงาน - คาจางผดแลระบบ ซงบางองคกรอาจตงเปนแผนกท าหนาทรบผดชอบดแลและบ ารงรกษา

ระบบโดยตรง - คาจางพนกงานทท างานกบระบบ ERP

4. คาใชจายดานการฝกอบรมการใชงานระบบ ไดแก - คาทปรกษาส าหรบการอบรม - คาใชจายอนๆส าหรบการอบรม เชน คาเอกสาร คาเสยเวลาการปฏบตงาน (ถอเปนคาใชจาย

แฝง ซงองคกรตองจาย) เปนตน

บทท 6 แนวทางการใหค าปรกษาแนะน าครงท 5 : การวเคราะหผลตอบแทนของการน าระบบ ERP มาใช


-85-

5. คาใชจายดานทปรกษาในการบ ารงรกษาระบบ (Maintenance Cost) แบงเปน 2 กรณไดแก - การซอบรการจากผจ าหนายซอฟตแวร หรอ M.A. License

M.A. ยอมาจากค าวา Maintenance Assurance หมายถง สญญารายปเพอรบบรการหรอขอค าปรกษาเกยวกบระบบ ซงจดเปนการใหบรการในลกษณะ Technical Support แกองคกรทจายเงนเพอซอสญญาดงกลาว

- คาจางทปรกษาอสระ ทมความรและประสบการณในการใชงานและแกไขปญหาการใชงานระบบ

ส าหรบ ตวอยางสดสวนเงนลงทนและคาใชจายตางๆ ของการใชงานระบบ ERP ซงจ าแนกออกเปนกลมตางๆ ตามดานบน ทสามารถน ามาใชเปนคาอางองส าหรบสถานประกอบการในประเทศไทย ไดแก ผลส ารวจของสถานประกอบการในประเทศสหรฐอเมรกาและสวเดน ซงแสดงไดดงรปท 6-1

อางอง : ขอมลจาก กตตศกด ธระธญศรกล www.Harward ManageMentor.com

รปท 6-1 สดสวนเงนลงทนในโครงการพฒนาระบบ ERP ของสถานประกอบการ

ในประเทศสหรฐอเมรกาและสวเดน

6.2 การวเคราะหความคมคาของระบบ ERP

การวเคราะหผลตอบแทนเชงเศรษฐศาสตรจากการลงทนในโครงการใดๆ สามารถท าไดหลายวธ และทนยมใชในปจจบนมดงน


-86-

1. มลคาปจจบนสทธของโครงการ (Net Present Value : NPV) 2. อตราผลตอบแทนภายในโครงการ (Internal Rate of Return : IRR) 3. ระยะเวลาคนทนของโครงการ (Payback Period : PP) 4. ผลตอบแทนการลงทนของโครงการ (Return on Investment : ROI)

การทองคกรจะตดสนใจเลอกใชวธการใดวธการหนงจากดานบนน กขนอยกบลกษณะของวตถประสงคในการจดท าโครงการและตวชวดทผบรหารตองการ แตอยางไรกตาม หลกการและวธในการค านวณผลตอบแทนของทง 4 วธนมความคลายคลงกน กลาวคอ จะตองมการประมาณการรายจาย รายรบ และกรอบเวลาทจะพจารณาผลของโครงการนนเอง

ส าหรบคมอน จะน าเสนอแนวทาง พรอมตวอยางเฉพาะวธการวเคราะหความคมคาของระบบ ERP ซงนยมใชกน 2 วธ ไดแก การวเคราะหระยะเวลาคนทน และการวเคราะหผลตอบแทนการลงทนของโครงการ โดยมรายละเอยดดงน

6.2.1 การวเคราะหระยะเวลาคนทนของโครงการ (Payback Period)

การวเคราะหระยะเวลาคนทนของการลงทนในระบบ ERP ในคมอน จะวเคราะหโดยค านงถงมลคาของเงนทเปลยนแปลงตามเวลา ทเรยกวา ระยะเวลาคนทนแบบคดลด หรอ Discounted Payback Period

ระยะเวลาคนทนแบบคดลด (Discounted Payback Period : DPP) หมายถง ระยะเวลาทคาปจจบนของกระแสเงนสดรบเขาจากโครงการมคาเทากบเงนลงทนในโครงการ โดยการวเคราะหผลตอบแทนจากการลงทนดวยการหาระยะเวลาคนทนน มขอดดงน

1) เปนตวชวดถงความเสยงและสภาพคลองของโครงการไดด และ 2) งายแกการค านวณและการท าความเขาใจ

ส าหรบวธการค านวณระยะเวลาคนทนแบบ Discounted Payback Period ของการลงทนระบบ ERP ค านวณไดโดยการบวกคาปจจบนของกระแสเงนสดรบของโครงการกบคาเงนลงทน จนกระทงกระแสเงนสดสะสมของโครงการมคาเทากบศนย ซงสามารถอธบายรายละเอยดไดดงน

1. ประมาณการเงนลงทน และกระแสเงนสดจายซงเปนคาใชจายในการใชระบบ ERP ในองคกร

ในสวนน เปนการประเมนตนทนของการใชระบบ ERP ตามรายละเอยดทกลาวไวในหวขอ 6.1 ซงประกอบไปดวยรายการคาใชจายดงน

1.1 เงนลงทนเรมตนของระบบ ไดแก เงนลงทนในฮารดแวร ระบบโครงขาย และซอฟตแวรของระบบ ERP รวมทงคาจางทปรกษาในการปรบแกและเรมตนใชงานระบบ


-87-

1.2 คาใชจายทเกดขนจากการใชงานระบบ ไดแก คาจางบคลากรดแลระบบ คาจางทปรกษา คาบ ารง รกษาระบบรายป (M.A.)

2. ประมาณการกระแสเงนสดรบ ซงเปนผลตอบแทนจากการใชงานระบบ ERP

เปนการประเมนผลตอบแทนจากการลงทนและใชงานระบบ ERP ภายในองคกร ซงประเภทของผลตอบแทนทองคกรจะไดรบจากระบบ ERP มดงน

2.1 ผลตอบแทนทางตรง ไดแก ลดคาใชจายในการด าเนนงาน ลดเวลาในการปฏบตงาน ลดปรมาณวตถดบและสนคาคงคลงในระบบ ซงผลตอบแทนทางตรงเหลาน สามารถน ามาประมาณเปนคาหรอผลตอบแทนเชงตวเงนไดอยางชดเจน

2.2 ผลตอบแทนทางออม ไดแก การสรางความพงพอใจใหแกลกคา กระบวนการควบคมภายในเปนระบบและตรวจสอบได การพฒนาองคกรและเพมขดความสามารถในการแขงขนขององคกรในดานเวลา ดานตนทน และการออกแบบผลตภณฑทดขน ซงผลตอบแทนทางออมเหลาน น ามาประเมนเปนคาตวเงนไดคอนขางยาก ดงนน ในการค านวณหาระยะเวลาคนทน อาจไมน าผลตอบแทนทางออมมาพจารณาประกอบ แตหากผบรหารพจารณาเหนชดเจนวา องคกรจะไดรบประโยชนเปนผลตอบแทนในลกษณะผลตอบแทนทางออมมาก ใหประมาณการผลตอบแทนทางออมในลกษณะของ % ผลตอบแทนทางออมเทยบกบรายไดตอปของสถานประกอบการ

2.3 ค านวณหาคาปจจบนของกระแสเงนสดจาย และกระแสเงนสดรบของโครงการ

จากกระแสเงนสดรบและกระแสเงนสดจายของการลงทนและใชงานระบบ ERP ใหน ามาค านวณหาคาปจจบนของแตละป โดยใชสตรดงน

t

tt

i

CFPV

)1(

เมอ tPV หมายถง คาปจจบนของกระแสเงนสดในปท t tCF หมายถง กระแสเงนสดรบหรอจายในปท t i หมายถง อตราคดลดของคาเงนตามเวลา (มคาอยระหวาง 0 – 100%)

3. ค านวณหาระยะเวลาคนทนของระบบ ERP

โดยบวกคาปจจบนของกระแสเงนสดรบของโครงการกบคาเงนลงทน จนกระทงกระแสเงนสดสะสมของโครงการมคาเทากบศนย


-88-

ส าหรบตวอยางการค านวณหาระยะเวลาคนทนของการลงทนตดตงและใชงานระบบ ERP แสดงไดดงนสถานประกอบการแหงหนง ก าลงพจารณาลงทนตดตงระบบ ERP เพอใชงานในองคกร โดยเลอก ERP Package หนง ซงสถานประกอบการไดประมาณการคาใชจายและรายไดตางๆ ดงน

1. เงนลงทนและคาใชจาย (กระแสเงนสดจาย) เงนลงทนแรกเรม = 1,200,000 บาท คาใชจายรายปในการใชงานระบบ ERP = 300,000 บาทตอป

2. ผลตอบแทนจากการลงทน (กระแสเงนสดรบ) สามารถประมาณการไดดงน ผลตอบแทนทางตรง = 450,000 บาทตอป ผลตอบแทนทางออมประมาณไดวามคาเทากบ 0.5% ของรายไดตอป (50,000,000 บาทในปปจจบน และมอตราการเตบโตของรายไดเทากบ 10%)

จากขอมลในขอ 1. และ 2. หากก าหนดกรอบเวลาของการประเมนโครงการเทากบ 6 ป จะไดกระแสเงนสดรบ และกระแสเงนสดจาย ดงน

ตารางท 6-1 กระแสเงนสดของโครงการตดตงระบบ ERP

ปท กระแสเงนสดจาย กระแสเงนสดรบ กระแสเงนสดสทธ

0 - 1,200,000 - 1,200,000 1 - 300,000 725,000 425,000 2 - 300,000 752,500 452,500

3 - 300,000 782,750 482,750

4 - 300,000 816,025 516,025

5 - 300,000 852,628 552,628

6 - 300,000 892,890 592,890

จากคากระแสเงนสดสทธทได สามารถน าไปค านวณหาคาปจจบนของกระแสเงนสดสทธไดตอไป

ในขอ 3.

3. ก าหนดอตราคดลดของคาเงนตามเวลาเทากบ 10% สามารถค านวณหาคาปจจบนส าหรบกระแสเงนสดรบจายสทธไดดงตาราง


-89-

ตารางท 6-2 คาปจจบนของกระแสเงนสดสทธสะสมของโครงการตดตงระบบ ERP

ปท กระแสเงนสดสทธ คาปจจบนของกระแส

เงนสดสทธ คาปจจบนของกระแสเงนสดสทธสะสม

0 - 1,200,000 - 1,200,000 - 1,200,000 1 425,000 386,364 - 813,636 2 452,500 373,967 - 439,669 3 482,750 362,697 - 76,972 4 516,025 352,452 275,480 5 552,628 343,138 618,618 6 592,890 334,671 953,289

เนองจากระยะเวลาคนทนแบบคดลด คอระยะเวลาทคาปจจบนของกระแสเงนสดรบเขาจากโครงการมคาเทากบเงนลงทนในโครงการ หรอ คาปจจบนของกระแสเงนสดสทธสะสมของโครงการมคาเทากบศนย ซงผลจากตารางพบวา ปทคาปจจบนสทธของโครงการมคาเปนศนย อยระหวางปท 3 และปท 4 ดงนนสามารถค านวณหาระยะเวลาคนทนไดจากการเทยบบญญตไตรยางศดงน

DPP = 3 ป + (คาปจจบนสทธปของท 3) * 12 เดอน ((คาปจจบนสทธปของท 4) – (คาปจจบนสทธปของท 3))

= 3 ป + 76,972*12 เดอน (275,480-(-76,972)) = 3 ป 2.6 เดอน

6.2.2 การวเคราะหผลตอบแทนการลงทนของโครงการ (Return on Investment)

ผลตอบแทนการลงทน (Return on Investment : ROI) หมายถง ผลตอบแทนการลงทนทค านวณตอหนวยการลงทน โดยคดเปนเปอรเซนต ผลของ ROI จะชวยใหผลงทนสามารถประเมนการลงทนไดวามความคมคาหรอไม โดยการวเคราะหผลตอบแทนจากการลงทน มขอดดงน

1) เปนตวชวดทแสดงถงผลตอบแทนทไดจากการลงทนในแตละหนวยการลงทน และ 2) งายแกการค านวณและการท าความเขาใจ ส าหรบวธการค านวณผลตอบแทนการลงทนระบบ ERP นน สามารถค านวณไดจากกระแส

เงนสดรบและกระแสเงนสดจายตลอดระยะเวลาโครงการ ซงสามารถอธบายรายละเอยดการค านวณไดดงน


-90-

1. ประมาณการเงนลงทน และกระแสเงนสดจายซงเปนคาใชจายในการใชระบบ ERP ในองคกร

อธบายไดเชนเดยวกบขอ 1. ในหวขอ 6.2.1 การวเคราะหระยะเวลาคนทนของโครงการ 2. ประมาณการกระแสเงนสดรบ ซงเปนผลตอบแทนจากการใชงานระบบ ERP

อธบายไดเชนเดยวกบขอ 2. ในหวขอ 6.2.1 การวเคราะหระยะเวลาคนทนของโครงการ 3. ค านวณหาคาปจจบนของกระแสเงนสดจาย และกระแสเงนสดรบของโครงการ

อธบายไดเชนเดยวกบขอ 3. ในหวขอ 6.2.1 การวเคราะหระยะเวลาคนทนของโครงการ

4. ค านวณหาคาผลตอบแทนการลงทนระบบ ERP

โดยใชสตรการค านวณดงน

ROI (%) = (ผลตอบแทนของระบบ ERP – เงนลงทน) * 100 เงนลงทน

โดยท

ผลตอบแทนของระบบ ERP หมายถง กระแสเงนสดรบสทธตลอดระยะเวลาโครงการ

เงนลงทน หมายถง เงนลงทนในระบบ ERP ในปท 0

ส าหรบตวอยางการค านวณหาคาผลตอบแทนการลงทนระบบ ERP แสดงไดดวยตวอยางเดยวกบทแสดงไวในหวขอ 6.2.1 ดงน

จากผลการประมาณคากระแสเงนสดรบ และกระแสเงนสดจายตลอดระยะเวลาของโครงการ ซงก าหนดไวเทากบ 6 ป ไดผลดงน

ตารางท 6-3 กระแสเงนสดผลตอบแทนการลงทนของโครงการตดตงระบบ ERP ปท กระแสเงนสดจาย กระแสเงนสดรบ กระแสเงนสดสทธ 0 - 1,200,000 - 1,200,000 1 - 300,000 725,000 425,000 2 - 300,000 752,500 452,500 3 - 300,000 782,750 482,750 4 - 300,000 816,025 516,025 5 - 300,000 852,628 552,628 6 - 300,000 892,890 592,890


-91-

และเมอก าหนดอตราคดลดของคาเงนตามเวลาเทากบ 10% สามารถค านวณหาคาปจจบนส าหรบกระแสเงนสดรบจายสทธไดดงตาราง

ตารางท 6-4 คาปจจบนของกระแสเงนสดรบสทธของโครงการตดตงระบบ ERP ปท กระแสเงนสดรบสทธ คาปจจบนของกระแสเงนสดรบสทธ

0 - -

1 425,000 386,364

2 452,500 373,967

3 482,750 362,697

4 516,025 352,452

5 552,628 343,138

6 592,890 334,671

รวมกระแสเงนสดรบสทธ 2,153,289

จากตาราง สามารถน าผลทได มาค านวณหาคาผลตอบแทนจากการลงทนระบบ ERP ไดดงน

ROI (%) = (2,153,289-1,200,000)*100 (1,200,000)

= 79.44% จากผลการค านวณ ROI สามารถอธบายไดวา เงนลงทนในระบบ ERP ทตองจายไปจ านวนทก ๆ 100

บาท จะไดผลตอบแทนกลบคนมาเปนจ านวน 79.44 บาทนนเอง

จากทกลาวมาทงหมดเกยวกบการวเคราะหความคมคาของโครงการลงทนระบบ ERP โดยใชวธการวเคราะหจดคมทนและการวเคราะหผลตอบแทนจากโครงการลงทนนน ส าหรบการพจารณาวาจะตดสนใจลงทนระบบ ERP ในองคกรเลยทนทหรอไมนน จะขนอยกบดลยพนจของผบรหารสงสดขององคกรเปนหลก ซงจะตองพจารณาจากปจจยหลาย ๆประการทงทเปนปจจยภายนอก เชน ภาวะการณของการแขงขนในธรกจ สภาพเศรษฐกจของประเทศ และของโลกในขณะนนๆ รวมถงปจจยภายในขององคกร เชน ศกยภาพของผปฏบตงานและบคลากรภายในองคกร แนวโนมและทศทางการพฒนาองคกรตอไปในอนาคต ซงปจจยเหลาน ถอเปนปจจยส าคญอนๆทนอกเหนอจากปจจยเชงเศรษฐศาสตรทผบรหารสงสดขององคกรจ าเปนตองน ามาพจารณาเพอประกอบการตดสนใจอยเสมอนนเอง

%


-92-

7.1 กรณศกษา : ERP กบ อตสาหกรรมผลตชนสวนเครองปรบอากาศ

รปท 7-1 ตวอยางกรณศกษาอตสาหกรรมผลตชนสวนเครองปรบอากาศ

อตสาหกรรมเครองปรบอากาศมการพฒนามาอยางตอเนองนานกวา 40 ป จากการผลตเพอทดแทน

การน าเขา ไปสการผลตเพอสงออกและเปนสนคาสงออกส าคญอนดบ 1 ใน 10 ของไทยดวยมลคาสงออกเฉลย 1.8 ลานลานเหรยญสหรฐ/ป ในชวงป 2546 - 2548 มอตราขยายตวสงเกอบ 20% ตอป เปนสดสวนประมาณ 2% ของมลคาสงออกโดยรวมของประเทศ และมแนวโนมทจะขยายตวอยางตอเนองแตชะลอตวลงในป 2549 โดยเฉพาะในตลาดสงออกหลก เชน สหรฐฯ สหภาพยโรป และญปน เปนตน โดยมแรงกดดนจากการแขงขนสง ทงนแมประเทศไทยจะมความไดเปรยบในการผลต เครองปรบอากาศและศกยภาพในการแขงขนอนดบตนๆ และสงกวาคแขงกตาม แตเมอเปรยบเทยบกบประเทศคแขงทส าคญ อาทจน ซงขนแทนผสงออกรายใหญทสดในตลาดโลก ประกอบกบตนทนการผลตทปรบตวสงขน จงสรางความกงวลตอผผลตไทยพอสมควร

อตสาหกรรมเครองปรบอากาศของไทยม ศกยภาพการแขงขนในตลาดโลกคอนขางสง แตลกษณะของอตสาหกรรมทพงพาการลงทนจากตางประเทศ คอนขางมาก การเคลอนยายฐานการลงทนของผผลตตางชาต เขามาลงทนในไทย จงเปนปจจยส าคญตอทศทางการสงออก อกทงผผลตตางชาตยงไมมแนวโนมยาย

บทท 7 บทเรยนจากประสบการณของสถานประกอบการอตสาหกรรม


-93-

ฐานการผลตออกไปและยงปรมาณการผลตยงขยายตวตอเนอง โดยม โอกาสและขอจ ากดในการลงทน ทงในดานการตลาด การลงทนและการบรหารการจดการ

ในโรงงานผลตเครองปรบอากาศ นนมสวนประกอบมากมายเชน

- สวนทตดตงภายในบาน (Indoor Unit) ท าหนาทดดซบความรอนท าใหอากาศภายในหอง เยนลงหรอเรยกวา คอยลเยน (Evaporator) ประกอบดวยทอ แผงคอยลเยน พดลม และอปกรณวด และควบคมอณหภมหอง


- สวนทตดตงภายนอกบาน (Outdoor Unit) ประกอบดวย 3 สวน คอ สวนทท าหนาทใน

การระบายความรอนหรอทเรยกวา คอยลรอน (Condensing), สวนทท าหนาทควบคมการไหลเวยนของน ายาท าความเยนหรอทเรยกวา คอมเพรสเซอร และน ายาแอร และอกสวนท าหนาทในการลดความดน และอณหภมของน ายาแอรหรอทเรยกวา อปกรณลดความดน (Throttling Device)


-94-


ในดานการแกปญหาในกระบวนการผลตเครองปรบอากาศ มความผดพลาดจากสตรการผลต การวางแผนการผลต ตารางการผลต และแผนการสงมอบสนคา สงเหลานตองถกแสดงผลขนอยางรวดเรว สามารถน าเขาสกระบวนการแกไขไดอยางทนทวงท ในระบบ ERP จะมการก าหนดรหสสนคาทแนนอน และสถานะของสนคา รวมไปถงรายละเอยดทส าคญเชน เลขรหสชนสวนการผลต หรอรอบการผลตตางๆ และเมอมการจ าหนายออก หรอตดยอดสนคาคงคลง ฝายตางๆ ทเกยวของกจะสามารถรบทราบการท าการสบคนได อยางไรกตามความสามารถของระบบทเพมขนยอมหมายถงการลงทนทเพมขนตามการวางระบบ รวมถงมขนตอนในการเรยนรระบบซบซอนมากยงขน อตสาหกรรมผลตเครองปรบอากาศ การผลตสวนใหญเปนการผลตชนสวน และการประกอบชนสวน เขาดวยกน ซงเปนกระบวนการทไมไดซบซอนเทาไรนก แตการปรบเปลยนชนสวนทสามารถใชทดแทนกนได สามารถเกดขนไดตลอดเวลาตามทลกคาตองการ ดงนนการ สราง BOM ตองมความยดหยนและงายตอการใชงานในระบบ ERP


-95-

กรณศกษา การเลอกใช ERP SOFTWARE ในอตสาหกรรมเครองปรบอากาศ 1. แนวทางการด าเนนงาน - ก าหนดเปาหมายในการด าเนนการ - ศกษากระบวนการท างานทมอยในปจจบน - ปรบเปลยนกระบวนการท างานใหเปนมาตรฐานสากล - เลอกซอฟตแวร ERP ทเหมาะสมกบองคกร - วางแผนพฒนาและตดตงระบบ ERP - ฝกอบรมและพฒนาบคลากรใหเขาใจและใชงาน ERP ไดถกตอง 2. เปาหมายและตวชวดในการด าเนนการ - การวเคราะหกระบวนการทางธรกจกอนปรบปรง - กระบวนการทางธรกจหลงปรบปรงตามมาตรฐานสากล - รายละเอยดโครงการ (TOR) การน าระบบ ERP มาใช - ระบบการประเมนซอฟตแวรและผใหบรการตดตง (Implementer) - ปรบปรงขนตอนการท างานมประสทธภาพ มากขน 50% หรอ ลดเวลาการท างาน ในขนตอนใดขนตอนหนง 50% ตวอยางกระบวนการทางธรกจ

การจดท ากระบวนการการทางธรกจของสถานประกอบการ ประกอบดวยกจกรรมดงน

ตารางท 7-1 การจดท ากระบวนการการทางธรกจของสถานประกอบการ

กระบวนการหลก กจกรรมยอย หมายเหต

การซอขายระหวางกน บ.ทาซาก ออก เอกสารใบสงซอ ออกใบสงซอสนคา บ.บสไวส รบเอกสาร แลว ออกใบสงขาย

ATP ATP ส าหรบสนคาประเภท Made to Stock ขายเงนสด ลดขนตอนในการขายอะไหล


-96-

ตวอยาง กระบวนการท างานในปจจบน Business Process

รปท 7-4 กระบวนการการซอขายระหวางกนกอนการปรบปรง (AS IS)


-97-

Flow Process Chart กอนการปรบปรง

รปท 7- 5 กระบวนการการซอขายระหวางกนกอนการปรบปรง


-98-

กระบวนการการซอขายระหวางกนหลงการปรบปรง (TO BE)

รปท 7- 6 กระบวนการการซอขายระหวางกนหลงการปรบปรง


-99-

Flow Process Chart หลงการปรบปรง

รปท 7-7 กระบวนการการซอขายระหวางกนหลงการปรบปรง

ตารางท 7-2 สรปผลการปรบปรงกระบวนการวางแผนการผลต

กจกรรม กอนการปรบปรง หลงการปรบปรง ผลทได

ปฎบตงาน 9 7 2

ทางเดน 0 0 0

รอ 1 1 0

ตรวจสอบ 1 1 0

จดเกบ 0 0 0

รวมเวลา (นาท) 34.51 32.67 1.84

กระบวนการซอขายระหวางกน


-100-

กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคากอนการปรบปรง

รปท 7-8 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคากอนการปรบปรง

มสนคาอยในสตอก

เปดขอผลต


-101-

กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคา Flow Process Chart กอนการปรบปรง

รปท 7-9 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคากอนการปรบปรง

กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคาหลงปรบปรง (TO BE PROCESS)

รปท 7-10 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคาหลงปรบปรง


-102-

Flow Process Chart หลงการปรบปรง กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคาหลงการปรบปรง

รปท 7-11 กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคาหลงการปรบปรง

ตารางท 7- 3 สรปผลการปรบปรงกระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคา




รอ 0 0 0



รวมเวลา (นาท) 4.1 3.3 0.8

กระบวนการตรวจสอบความพรอมสนคา


-103-

กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง (AS IS)

รปท 7-12 กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง


-104-

Flow Process Chart กอนการปรบปรง กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง (AS IS)



-105-

กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดกอนการปรบปรง (AS IS)


มสนคาอยในสตอก

ลกคาอนมต ไมอนมต


-106-

Flow Process Chart หลงการปรบปรง กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดหลงการปรบปรง (TO BE )

รปท 7-15 กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสดหลงการปรบปรง


-107-

ตารางท 7-4 สรปผลการปรบปรงกระบวนการขายอะไหลเปนเงนสด

กระบวนการขายอะไหลเปนเงนสด


ปฎบตงาน 9 6 3 ทางเดน 0 0 0 รอ 3 2 1 ตรวจสอบ 1 0 1 จดเกบ 0 0 0 รวมเวลา (นาท) 33.29 26.28 7.01

สรปผลทไดจากการปรบปรง

1. การลดขนตอน และเวลาในการปฏบตงาน )เฉพาะสวนทมการปรบปรงกระบวนการ(

ตารางท 7-5 สรปผลการลดขนตอน และเวลาในการปฏบตงาน

ผลตอบแทนทคาดวาจะเกดขนจากการลงทน (ROI) สตรค านวณ ROI (%) = ผลตอบแทนจากการลงทน/ตนทนในการลงทน x 100

ตารางท 7-6 ผลตอบแทนทคาดวาจะเกดขนจากการลงทน (ROI) ปท software Implement Total ประหยดได คงเหลอ

1 SAP 500,000 500,000 210,000 290,000 2 210,000 80,000

3 210,000 -130,000

4 210,000 -340,000

5 210,000 -550,000


-108-

หมายเหต : ประมาณมลคาประสทธภาพทเพมขนของการใชระบบขอมลมาจาก 1. มลคาความผดพลาดจากระบบทใชอยในปจจบน 2. การลดขนตอนการด าเนนงานโดยประเมนจากฐานจายจรงป 25XX

7.2 กรณศกษา : อตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP

รปท 7-16 อตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP

อตสาหกรรมอาหารตองใหความส าคญในดานระยะเวลาการจดซอ การผลต การจดเกบและจ าหนายในระยะเวลาทเหมาะสมไมเชนนนแลวอาจกลายเปนภาระตนทนทเพมเทาทวคณ เชนวตถดบทจดซอมาไมตรงกบเวลาการผลตและหมดอายนน นอกจากคาวตถดบแลวยงตองมคาใชจายการท าลายเพมขน หรอแมกระทงผลของสภาวะการเกบรกษายอมสงผลตอผลตภณฑ ทงอณหภม ความชน ทจะสงผลตออายผลตภณฑหรอวตถดบเชนกน ตนทนทางดานการจดเกบวตถดบและผลตภณฑทกลายเปนสงทถกละเลยในอดตนนไดรบความสนใจและใหความส าคญในการบรหารจดการมากขน รวมถงใชเครองมอการจดการ หรอแมกระทงการใชซอฟตแวร ทชวยในการจดล าดบใหเปนไปตามระบบ First Expiration – First Out (FEFO) และทนตอการผลตหรอจดสงใหถงมอลกคาในเวลาทเหมาะสมทสด และเมอระบบ ERP ถกน ามาใชในอตสาหกรรมอาหารจงไมนาแปลกใจวาการจดการสนคาคงคลงไดเปนสวนส าคญอยางยงในการใช ERP กบโรงงานอตสาหกรรมอาหาร ประโยชนของทางระบบ ERP ทไดรบการน าเสนอจากบรษทวางระบบใหกบโรงงานนน สวนใหญจะเกยวของกบการลดตนทน และลดขอผดพลาดในการท างานในทกสวนงานของโรงงาน จนอาจกลาวไดวาระบบ ERP เปรยบเหมอนหลงคาทคลมทงโรงงาน และอดรอยรวตางๆ ทอาจเกดขนได


-109-

ในดานการแกปญหาสนคาคงคลงก เชนกน ความผดพลาดจากวตถดบหรอผลตภณฑตกคางจะถกแสดงผลขนอยางรวดเรว สามารถน าเขาสกระบวนการแกไขไดอยางทนทวงท ในระบบ ERP จะมการก าหนดรหสสนคาทแนนอน และสถานะของสนคา รวมไปถงรายละเอยดทส าคญเชน ปลายทางทจะสงไป หรอรอบการผลตตางๆ และเมอมการจ าหนายออก หรอตดยอดสนคาคงคล ง ฝายตางๆ ทเกยวของกจะสามารถรบทราบการเปลยนแปลงทนท ในบางกรณระบบสามารถค านวณต าแหนงการจดวางสนคาใหเหมาะสมตอการเบกจาย ไดอกดวย จงท าใหการควบคมเปนไปตามหลก FEFO อยางไรกตามความสามารถของระบบทเพมขนยอมหมายถงการลงทนทเพม ขนตามในการวางระบบ รวมถงมขนตอนในการเรยนรระบบซบซอนมากยงขน อตสาหกรรมอาหารมความแตกตางจากอตสาหกรรมประเภทอนอยางเดนชดในประเดนตางๆ ดงตอไปน

รปท 7-17 อตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP

1. วตถดบ (raw material)

วตถดบส าหรบอตสาหกรรมอาหาร เปนวตถดบจากพช และวตถดบจากสตว ซงไดจากภาคการเกษตรกรรม การปศสตว การประมง และบางสวนไดมาจากธรรมชาต ในเชงของความตองการของขอมลวตถดบในอตสาหกรรมอาหารคอ

- การสอบทวนยอยกลบ (Traceability) ของวตถดบทไดมาในแตละครง

- การบนทกประวตการไดมาและแหลงทมา (Source of Origin) ของวตถดบ ในทกๆ รายการ ทได

น าเขามากอนการแปรรป

- การตรวจสอบวตถดบ (Quality Inspection) และการแสดงผลการตรวจวตถดบ

- การจดเกบ และการรกษาสภาพของวตถดบ


-110-

2. กระบวนการผลต (Production Process)

- การวางแผนการผลต อยางรวดเรว แมนย า

- การจดการดานก าลงการผลตของเครองจกร อปกรณเครองมอตางๆ

- การท าการผลตสนคาใหตรงตาม Production Procedure

- การควบคมการผลตใหเปนไปตามมาตรฐานตางๆ เชน GMP และ HACCP เปนตน

- การตรวจสอบคณภาพในกระบานการผลต (Process Inspection) และการตดสนใจ (Usage

Decision)

3. สนคาส าเรจรป (Finish Goods) - การตรวจสอบผลตภณฑ (Quality Inspection) และการก าหนด Lot_No. ใหกบสนคา

- การจดการสนคาคงคลง (Inventory Control) การจดเกบสนคา และการเบกจายสนคา

- การสงมอบสนคา (Delivery Order) - การตดตามสนคาหลงการขาย (After Sales Service)

- การสอบทวนยอยกลบ (Traceability) ของสนคาในแตละ Lot_No.

4. การจดท าขอมลหลกของระบบการผลต

- ขอมลผลตภณฑ (Material Master)

- สตรการผลต ( Bill of Material ,BOM )

- เสนทางการผลต (Production Routing)

กรณศกษา การประยกต ระบบ ERP มาใชในอตสาหกรรมอาหาร 1. แนวทางการด าเนนงาน

- ก าหนดเปาหมายในการด าเนนการ - ศกษากระบวนการท างานทมอยในปจจบน - ปรบเปลยนกระบวนการท างานใหเปนมาตรฐานสากล - เลอกซอฟตแวร ERP ทเหมาะสมกบองคกร - วางแผนพฒนาและตดตงระบบ ERP - ฝกอบรมและพฒนาบคลากรใหเขาใจและใชงาน ERP ไดถกตอง


-111-

2. เปาหมายและตวชวดในการด าเนนการ - การวเคราะหกระบวนการทางธรกจกอนปรบปรง - กระบวนการทางธรกจหลงปรบปรงตามมาตรฐานสากล - รายละเอยดโครงการ (TOR) การน าระบบ ERP มาใช - ระบบการประเมนซอฟตแวรและผใหบรการตดตง (Implementer) - ปรบปรงขนตอนการท างานมประสทธภาพ มากขน 50% หรอ - ลดเวลาการท างาน ในขนตอนใดขนตอนหนง 50%

ในการสรางสตรการผลต (BOM) ดเหมอนวาไมนาจะเปนกระบวนการทมความซบซอนอะไรมาก

เทาใดนก แตในบางกรณ กระบวนการการน า BOM ไปใชงาน กลบมขอยงยาก และ ขอจ ากดอยไมนอยเลย ซงในธรกจอาหารนนกลบมขอจ ากด หรอ ความยงยากอยมากมายในการสรางสตรการผลตส าหรบอาหารทมสวนประกอบมากมาย


-112-

ตวอยาง 1 การจดท าสตรการผลต (As Is Process) ตารางท 7-7 การจดท าสตรการผลต (As Is Process)

ตวอยางสตรการผลต (AS-IS PROCESS )

FG-420001 ขาวผดเปรยวหวานไก จ านวน 1 กลอง

Material Code Description Base_unit Qty Issue_unit

WP-310001 ขาวสวย KG 100 G (กรม)

WP-310002 ผดเปรยวหวานไก KG 50 G (กรม)

PK-210001 กลองใสอาหาร PC 1 PC

PK-210002 ชอนตกอาหาร PC 1 PC

TD-510001 ซอสพรก PC 1 PC

สตรการผลต

WP-310001 ขาวสวย จ านวน 100 กรม


WP-310001 ขาวสารหอมมะล KG 50 G (กรม)

RM-110001 น า KG 70 G (กรม)


WP-320002 ผดเปรยวหวานไก จ านวน 50 กรม


PB-320001 หอมหวใหญหนแวน KG 5 G (กรม)

PB-320002 แครอทหนลกเตา KG 5 G

RM-120002 สปปะรดหนสามเหลยม KG 5 G

RM-130003 มะเขอเทศหนแวน KG 5 G

RM-130004 เนออกไกหนชน KG 25 G

RM-130005 ซอสพรก KG 2.5 G

RM-130006 ซอสถวเหลอง KG 1.5 G

RM-130007 น าตาลทราย KG 1 G

ระบบ ERP ทด ตองสามารถสราง Multiple BOM ไดตามตารางทแสดงใหในตวอยาง การสราง BOM ตองสรางใหครบทกล าดบชน (Level) ซงตามตวอยางทใหไปนน อยางนอยเราจะตอง สราง BOM การผลตขนมาอยางนอย 3 BOM การผลต ประกอบดวย

- BOM การผลต ขาวผดเปรยวหวานไก

- BOM การผลต ผดเปรยวหวานไก

- BOM การผลต ขาวสวยหอมมะล ในการออกแบบ BOM ในธรกจอาหาร จงมกเกดค าถามขนมาวา กรณ ผก ผลไม ตางๆ ทเกดการตด ตกแตงชนสวนตองท าการ สรางสตรการผลตยอยๆ หรอไม


-113-

รปท 7-18 ตวอยางปญหาอตสาหกรรมอาหารกบการใชระบบ ERP

ซงเปนเรองยงยากมากๆในการตดสนใจวา สมควรจะสราง BOM ของ ผก ผลไม ทตองน ามาตดตกแตงกอนการน าไปใชในกระบวนการผลต

ตวอยาง 1 การจดท าสตรการผลต (To Be Process)

ตารางท 7-8 การจดท าสตรการผลต (To Be Process)

)

ตวอยางสตรการผลต (TO-BE PROCESS )

FG-420001 ขาวผดเปรยวหวานไก จ านวน 1 กลอง


WP-310001 ขาวสวย KG 100 G (กรม)

WP-310002 ผดเปรยวหวานไก KG 50 G (กรม)

PK-210001 กลองใสอาหาร PC 1 PC

PK-210002 ชอนตกอาหาร PC 1 PC

TD-510001 ซอสพรก PC 1 PC


WP-310001 ขาวสวย จ านวน 1 กโลกรม


WP-310001 ขาวสารหอมมะล KG 0.5 KG

RM-110001 น า KG 0.7 KG


WP-320002 ผดเปรยวหวานไก จ านวน 1 กโลกรม


PB-320001 หอมหวใหญหนแวน KG 100 G (กรม)

PB-320002 แครอทหนลกเตา KG 100 G

RM-120002 สปปะรดหนสามเหลยม KG 100 G

RM-130003 มะเขอเทศหนแวน KG 100 G

RM-130004 เนออกไกหนชน KG 500 G

RM-130005 ซอสพรก KG 50 G

RM-130006 ซอสถวเหลอง KG 30 G

RM-130007 น าตาลทราย KG 20 G


-114-

ในการสรางสตรการผลตทดนน สมควรจะก าหนดปรมาณการผลตทมสดสวนทใกลเคยงการผลตจรงเพองายตอการชง ตวง วด เชน ผดเปรยวหวานไก เราไมควรก าหนดปรมาณตามสตรตอ 1 จานการผลต แตเราสมควรก าหนดสตรการผลต เปนสตรการผลต ผดเปรยวหวาน 1 กโลกรม เพอใหงายตอการค านวณ และการน าไปใชงานไดแมนย าขน ตวอยาง 2 การตรวจรบผลผลตและการปดใบสงผลต (As Is Process) จากสตรการผลต ผดเปรยวหวานไก ระบบ ERP บางระบบ จะแปลงหนวย จาก ISSUE_UNIT กลบไปเปน BASE_UNIT ตามตารางน

ตารางท 7-9 การตรวจรบผลผลตและการปดใบสงผลต (As Is Process)

ผลต WP-320002 ผดเปรยวหวานไก จ านวน 50 กรม

Material Code Description Base_unit Qty for Base_unit

PB-320001 หอมหวใหญหนแวน KG 0.005

PB-320002 แครอทหนลกเตา KG 0.005

RM-120002 สปปะรดหนสามเหลยม KG 0.005

RM-130003 มะเขอเทศหนแวน KG 0.005

RM-130004 เนออกไกหนชน KG 0.025

RM-130005 ซอสพรก KG 0.003

RM-130006 ซอสถวเหลอง KG 0.002

RM-130007 น าตาลทราย KG 0.001

จะเหนไดวา ซอสพรก และ ซอสถวเหลอง ถกปดทศนยมต าแหนงท 4 ออกไป จากทตองใช ซอสพรก 2.5 กรม พอระบบ ERP ค านวนออกมาเปนกโลกรม ได ซอสพรก 0.0025 กโลกรม ระบบปดทศนยมขนเพราะระบบ ERP บางรายรบ ทศนยม 3 ต าแหนง ปดทศนยม ได ซอสพรกท 0.003 กโลกรม กลายเปนขอจ ากดของ ระบบ ERP บางรายไปท าใหการบนทกการใชผลผลต เกดขอผดพลาดมากมายในระบบดงตวอยางทกลาวมา เชนตองการผลต ผดเปรยวหวานไก 25 กโลกรม ภายใตสตรการผลต ผดเปรยวหวานไก 50 กรม

ตารางท 7-10 การบนทกการใชผลผลต (As Is Process)

ผลต WP-320002 ผดเปรยวหวานไก ตามระบบERP ตามการค านวน

Material Code Description Base_unit Qty for Base_unit จ านวนทขอเบก/25 KG จ านวนทขอเบก/25 KG ผลตาง

PB-320001 หอมหวใหญหนแวน KG 0.005 2.5 2.5 0

PB-320002 แครอทหนลกเตา KG 0.005 2.5 2.5 0

RM-120002 สปปะรดหนสามเหลยม KG 0.005 2.5 2.5 0

RM-130003 มะเขอเทศหนแวน KG 0.005 2.5 2.5 0

RM-130004 เนออกไกหนชน KG 0.025 12.5 12.5 0

RM-130005 ซอสพรก KG 0.003 1.5 1.25 0.25

RM-130006 ซอสถวเหลอง KG 0.002 1 0.75 0.25

RM-130007 น าตาลทราย KG 0.001 0.5 0.5 0

จ านวนตาม BOM


-115-

จะเหนไดวา ถาการสราง BOM ไมไดค านงถงทศนยมของ วตดบตางๆ จะเกดการ บนทกการใช ทรพยากรผดพลาด และ ถาในอตสาหกรรมทมการผลตอาหารตอวนเปนจ านวนมาก การบนทกผลการผลตกผดพลาดมากขน ท าให ตนทนการผลตผดพลาด และ ผลกระทบทเกดขนตามมาอกมากมาย ตวอยาง 3 การตรวจรบผลผลตและการปดใบสงผลต (TO BE Process) ถาเราปรบสตรการผลตใหม ภายใตสตรการผลต ผดเปรยวหวานไก 1 กโลกรม

ตารางท 7-11 การตรวจรบผลผลตและการปดใบสงผลต (TO BE Process)

WP-320002 ผดเปรยวหวานไก จ านวน 1 กโลกรม

Material Code Description Base_unit Qty for Base_unit

PB-320001 หอมหวใหญหนแวน KG 0.1

PB-320002 แครอทหนลกเตา KG 0.1

RM-120002 สปปะรดหนสามเหลยม KG 0.1

RM-130003 มะเขอเทศหนแวน KG 0.1

RM-130004 เนออกไกหนชน KG 0.5

RM-130005 ซอสพรก KG 0.05

RM-130006 ซอสถวเหลอง KG 0.03

RM-130007 น าตาลทราย KG 0.02 เราจะได สตรทไมโดนค านวณแลวตดคา ทศนยมต าแหนงท 4 ออกไปการค านวนตามสตรการผลตจะแมนย าขน ถาเราปรบสตรการผลตใหม โดยใช ฐานการผลตท 1 กโลกรม ท าให การค านวณ ทศนยม ไมผดพลาด แตตองแกไข สตร BOM เดม ทเคยท าไว จะสามารถแกไขปญหา การบนทกผลผลตไดตามตารางขางลาง

ตารางท 7-12 การบนทกการใชผลผลต (To Be Process) WP-320002 ผดเปรยวหวานไก จ านวน 1 กโลกรม ตามระบบERP ตามการค านวน

Material Code Description Base_unit Qty for Base_unit จ านวนทขอเบก/25 KG จ านวนทขอเบก/25 KG ผลตาง

PB-320001 หอมหวใหญหนแวน KG 0.1 2.5 2.5 0

PB-320002 แครอทหนลกเตา KG 0.1 2.5 2.5 0

RM-120002 สปปะรดหนสามเหลยม KG 0.1 2.5 2.5 0

RM-130003 มะเขอเทศหนแวน KG 0.1 2.5 2.5 0

RM-130004 เนออกไกหนชน KG 0.5 12.5 12.5 0

RM-130005 ซอสพรก KG 0.05 1.25 1.25 0

RM-130006 ซอสถวเหลอง KG 0.03 0.75 0.75 0

RM-130007 น าตาลทราย KG 0.02 0.5 0.5 0

ถาเราปรบปรงเปลยนแปลง สตรการใช BOM การค านงถงของเสยทอยในกระบวนการ เชนการเบก หวแครอท มา 1 กโลกรมเมอน ามาตดตกแตงเปนแครอท ลกเตาแลวจะเหลอ แครอทลกเตา กกโลกรม สวนทเปนเปลอกทตดทงไป จะตองประมาณการใหไดวา จะสญเสยจากการท าการตดตกแตงไปเปนปรมาณเทาไร แลวน ามา บนทกปรมาณของเสยในใบสงผลตนนดวย เพอความถกตองในการบนทกปรมาณการใช และตนทนการผลตจะเกดความแมนย าสง


-116-

การตดตามผลและน าขอมลจาก ERP มาใชงาน 1. การใหความรเกยวกบการท างานและใชงาน ERP 2. การยกระดบความช านาญของฝายผใชงาน ERP 3. ก าหนดดชนประเมนประสทธผลอยางชดเจน 4. ปรบปรงขอบกพรองหากไมไดตามเปาหมาย 5. พฒนาตอยอดระบบ ERP เชน Auto Production Confirmation ระบบการบนทกผลผลต

7.3 กรณศกษา : ERP กบ อตสาหกรรมผลตชนสวนเครองกรองน า

รปท 7-19 ERP กบ อตสาหกรรมผลตชนสวนเครองกรองน า

หลายครงทเราซอบาน คอนโด หรอมความประสงคตองการตกแตงบานใหม เรากตองมองหาเฟอรนเจอร และอปกรณอ านวยความสะดวกตางๆ ไวภายในบาน และเครองกรองน ากเปนอปกรณอยางหนงในตวเลอกทตองการ เพยงแตมกจะมการตงขอสงสยกนคอนขางมากวาจ าเปนไหม น าทไดจากเครองกรองน าจะสะอาดกวาน าทเราตมหรอซอน าขวดมาทานหรอเปลา

ถาใหบอกตรงๆ กตองยอมรบวาเครองกรองน านนเปนสงทจ าเปนและควรมตดไวในทกบาน ถงแมน าประปาในปจจบนจะสะอาดแคไหน กยงมสงเจอจนอยมากมายและอาจจะมเพมมากขนขณะเดนทางผานทอน ามาถงเรา ไมวาจะเปนเชอโรคทมาจากซากพชซากสตว สนม ตะกว หนปน เศษหนดนทราย และโลหะหนกอนๆ ถงแมการตมน าจะชวยท าความสะอาดและก าจดเชอโรคไปไดแตไมอาจจะก าจดพวกโลหะหนกทปะปนอยในน าออกไปได ดงนนการกรองน ากเพอเอาโลหะหนกทเปนพษออกกอน จากนนกมาท าความสะอาดฆาเชอโรคตางๆ ดวยการตม จงจะท าใหเราไดรบน าทสะอาดทสดเพอสขภาพรางกายทดของเรา ไมเชอกลองเอาน าทผานการกรองมาตมด เราจะเหนความแตกตางจากตะกรนกนหมออยางชดเจนเมอเทยบกบน าทผาน


-117-

การตมมาเพยงอยางเดยว อยางทเรารกนวาการตมน าทงไวใหเดอดเปนระยะเวลายาวนานจะสงผลใหไอออนของซลเวอรไนเตรททมอยในน าเปลยนเปน ซลเวอรไนไตรท ซงเปนสารทใหโทษแกรางกาย การกรองเอาสารพวกนออกกอนการตมน าจงเปนหนทางทดทสดในการลดปญหาดงกลาว ปจจบนมโรงงานผลตเครองกรองน าอยมากมายทง โรงงานผลตเครองกรองน าเชงอตสาหกรรมและโรงงานผลตเครองกรองน าทใชในครวเรอน ในโรงงานผลตเครองกรองน านนมสวนประกอบมากมายตงแตตวถง ไสกรอง ชนสวนอนๆมากมายท ตองผลตและประกอบชนสวน ประโยชนของระบบ ERP ทไดรบการน าเสนอจากบรษทวางระบบใหกบโรงงานนน สวนใหญจะเกยวของกบการลดตนทน และลดขอผดพลาดในการท างานในทกสวนงานของโรงงาน จนอาจกลาวไดวาระบบ ERP เปรยบเหมอนหลงคาทคลมทงโรงงาน และอดรอยรวตางๆ ทอาจเกดขนได ในดานการแกปญหาในกระบวนการผลตเครองกรองน ากเชนกน มความผดพลาดจากการวางแผนการน าเขาวตถดบ ตารางการผลต และแผนการสงมอบสนคา ถกแสดงผลขนอยางรวดเรว สามารถน าเขาสกระบวนการแกไขไดอยางทนทวงท ในระบบ ERP จะมการก าหนดรหสสนคาทแนนอน และสถานะของสนคา รวมไปถงรายละเอยดทส าคญเชน ปลายทางทจะสงไป หรอรอบการผลตตางๆ และเมอมการจ าหนายออก หรอตดยอดสนคาคงคลง ฝายตางๆ ทเกยวของกจะสามารถรบทราบการเปลยนแปลงทนท ในบางกรณระบบสามารถค านวณต าแหนงการจดวางสนคาใหเหมาะสมตอการเบกจาย ไดอกดวย จงท าใหการควบคมเปนไปตามหลก FIFO อยางไรกตามความสามารถของระบบทเพมขนยอมหมายถงการลงทนทเพมขนตามขนตอนในการวางระบบ รวมถงมขนตอนในการเรยนรระบบซบซอนมากยงขน อตสาหกรรมผลตเครองกรองน า การผลตสวนใหญเปนการผลตชนสวน และ การประกอบชนสวน เขาดวยกน ซงเปนกระบวนการทไมไดซบซอนเทาไรนก

รปท 7-20 กระบวนการในอตสาหกรรมผลตชนสวนเครองกรองน า


-118-

1 การจดการแผนการน าเขาวตถดบ (MRP) การเตรยมความพรอมในดานวตถดบใหเพยงพอตอการผลต และสงมอบในธรกจชนสวน เครองกรองน า

เพอใหสอดคลองและตอบสนองความตองการแบบพอเพยงไมใหเกดวตถดบขาดแคลนระหวางการผลต ระบบการค านวณ MRP ตองสามารถค านวณแผนการผลต และแผนการสงซอได หลายระดบตามขนตอน

ทออกแบบไวในสตรการผลต (BOM) 2 กระบวนการผลต (Production Process)

- การวางแผนการผลตแบบหลายระดบชน

- การจดการดานก าลงการผลตของเครองจกร อปกรณเครองมอตางๆ

- การตรวจสอบคณภาพในกระบานการผลต (Process Inspection) และการตดสนใจ (Usage Decision)

3. กระบวนการจางผลต (Sub Contactor) - การเบกจายวตถดบ - การตรวจรบสนคา - การสงมอบสนคา (Delivery Order) - การตดตามสนคาหลงการขาย (After Sales Service) - การสอบทวนยอยกลบ (Traceability) ของสนคาในแตละ Lot_No. ของสนคา

กรณศกษา การเลอกใช ERP SOFTWARE ในอตสาหกรรมเครองกรองน า 1. แนวทางการด าเนนงาน

- ก าหนดเปาหมายในการด าเนนการ - ศกษากระบวนการท างานทมอยในปจจบน - ปรบเปลยนกระบวนการท างานใหเปนมาตรฐานสากล - เลอกซอฟตแวร ERP ทเหมาะสมกบองคกร - วางแผนพฒนาและตดตงระบบ ERP - ฝกอบรมและพฒนาบคลากรใหเขาใจและใชงาน ERP ไดถกตอง

2. เปาหมายและตวชวดในการด าเนนการ - การวเคราะหกระบวนการทางธรกจกอนปรบปรง - กระบวนการทางธรกจหลงปรบปรงตามมาตรฐานสากล - รายละเอยดโครงการ (TOR) การน าระบบ ERP มาใช - ระบบการประเมนซอฟตแวรและผใหบรการตดตง (Implementer) - ปรบปรงขนตอนการท างานมประสทธภาพ มากขน 50% หรอ ลดเวลาการท างาน ในขนตอนใด

ขนตอนหนง 50%


-119-

ตวอยาง กระบวนการทางธรกจ

การจดท ากระบวนการการทางธรกจของสถานประกอบการ ประกอบดวยกจกรรมดงน

ตารางท 7-13 กระบวนการการทางธรกจของสถานประกอบการ

กระบวนการหลก กจกรรมยอย หมายเหต

การวางแผนการผลต การวางแผนการผลต การวางแผนความตองการวตถดบ

การจองสนคา การจองสนคา

การจางผลต การจาง Subcontract


-120-

ตวอยาง กระบวนการท างานในปจจบน Business Process ตารางท 7-14 กระบวนการวางแผนการผลตกอนการปรบปรง (AS IS)


-121-


-122-

41 15.00

42 0.00

1,677.00

27.95

3 / 3.95

รวมเวลาทใช (นาท)

รวมเวลาทใช (ชวโมง)

รวมเวลาทใช (วน/ชวโมง) ( 1 วน / 8 ชวโมง)

คดลอก Sheet โดยเปดออกมาเปน Sheet ใหม แลวตกการ

เชอมโยง และ Save กลบมาเปน File "04_MRP For PO

2016____ - 2016____" เพอออกเปน PR สงซอ

สง File "04_MRP For PO 2016____ - 2016____" และ

"05_Material Requirement Planning 2016-_____" ใหกบผบรหาร

อนมต

ตารางท 7-15 กระบวนการวางแผนการผลตหลงการปรบปรง (TO BE)

SHEET NO. OF

DATE:

DATE:

1 90.00

2 120.00

3 10.00

4 10.00

5 10.00ตองซอ

เพม

6 10.00

7 0.00

8 10.00

9 0.00

260.00

4.33

0 / 4.33

FLOW PROCESS CHART

CHART NO. SUMMARY

ACTIVITY: การวางแผนผลต-ประจ าเดอน (ใหม) ACTIVITY PRESENT PROPOSE SAVING

METHOD: PRESENT/PROPOSES TRANSPORT

OPERATION

OPERATOR(s) INSPECTION

LOCATION: DELAY

APPROVED BY. DISTANCE (m)

CHART BY STORAGE

DESCRIPTION TIMESYMBOL

REM

ฝายวางแผน ใสจ านวนทตองการจะผลตเขาในระบบ PanetOne

ฝายขายใสจ านวน Forecast ในระบบ PanetOne

TIME (min)

ระบบค านวนวา สนคาส าเรจรปทตองการผลต จะตองใช RM

อะไรบางเมอไรระบบค านวนวา สนคาส าเรจรปทตองการผลต จะตองใช WIP

อะไรบางเมอไร

ระบบค านวนวา WIP ทจะผลต จะตองสงซอ RM เขามาเมอไร

ระบบค านวน ออกมาเปน PR โดย Sum ออกมาเปนกลม รานคา

PR ทออกจากระบบ สามารถใหผบรหารอนมตจากระบบได




PR ทออกจากระบบ สามารถเอาไปท าเปน PO ไดเลย

PO ทออกจากระบบ สามารถใหผบรหารอนมตจากระบบได

ตารางท 7-16 สรปผลการปรบปรงกระบวนการวางแผนการผลต

กจกรรม กอนการปรบปรง หลงการปรบปรง ผลลพธทลดได



รอ 0 1 -1

ตรวจสอบ 0 1 -1


รวมเวลา (นาท) 1677 260 1417

กระบวนการวางแผนการผลต


-123-

ตารางท 7-17 กระบวนการจองสนคากอนการปรบปรง (AS IS)

SHEET NO. OF

DATE:

DATE:

1 5.00

2 1.00

3 5.00

4 60.00

5 20.00

6 10.00

7 0.00

8 30.00

9 60.00

10 5.00

11 5.00

201.00

3.35

0 / 3.35

FLOW PROCESS CHART

CHART NO. SUMMARY

ACTIVITY: การจองสนคา (เดม) ACTIVITY PRESENT PROPOSE SAVING


OPERATION


LOCATION: DELAY


CHART BY STORAGE


REM

ตดตามและตรวจสอบ BackOrder หรอ ใบจองสนคา วาม

เอกสารเลขทอะไรบางทเลยก าหนด ตามทฝายขายแจงมา

เพอทจะแจงกลบฝายขายวา สนคานนๆ เลยก าหนดการจองแลว

TIME (min)

ไดรบ BackOrder หรอ ใบจองสนคา จากฝายขาย

กรณทไดรบ BackOrder จะพจารณากอนวาเปนสนคาผลตปกต

หรอ สนคาสงท า และพจารณาวา ฝายขายตองการสนคา

เมอไร

สนคาสงท า จะไปค านวนความตองการวตถดบกอน วาขาด

วตถดบ/WIP อะไรบาง และสงซอ วตถดบ/WIP นนๆใหเขามา

กอนวนผลต ตามระยะเวลาทฝายขายตองการ

กรณทไดรบ ใบจองสนคา (จะตองเปนสนคาทผลตปกตและเปน

จ านวนท Forecast มา) จะดวาม Stock เพยงพอหรอไม ถา

ม Stock เพยงพอ จะท าการจองตามระยะเวลาทฝายขาย

ตองการ ถามสนคาไมเพยวพอ จะจองตามรอบทมการผลต

ตรวจสอบ BackOrder หรอ ใบจองสนคา วาเอกสารเลขท

อะไรทท าการจองครบแลว เพอแจงฝายขายวา สนคาใน

BackOrder หรอ ใบจองสนคา นนๆ ด าเนนการจองให

เรยบรอยแลว

รอฝายคลงสนคาแจงกลบวาได Move สนคาเขาคลงจอง ตามท

ขอไปแลว

เมอตรวจสอบแลววามสนคา ตามรายการท BackOrder หรอ

ใบจองสนคา จะท าการแจงจองสนคา ไปยงฝายคลงสนคา

เพอเอายอดเขาคลงจอง

BackOrder สนคาปกต จะดวาม Stock เพยงพอหรอไม

ถาม Stock เพยงพอ จะท าการจองตามระยะเวลาทฝายขาย

ตองการ




รอฝายขายแจงกลบ ภายใน 3 วน

ถาฝายขายไมมการแจงกลบ ภายใน 3 วน จะท าการ Move

ออกจากคลงจอง


-124-

ตารางท 7-18 กระบวนการจดท าใบก ากบภาษหลงการปรบปรง (TO BE)

SHEET NO. OF

DATE:

DATE:

1 5.00

2 1.00

3 5.00

4 60.00

5 20.00

6 10.00

7 0.00

8 30.00

9 2.00

Panet

ไมม

function

น

133.00

2.22

0 / 2.22

FLOW PROCESS CHART

CHART NO. SUMMARY

ACTIVITY: การจองสนคา (ใหม) ACTIVITY PRESENT PROPOSE SAVING


OPERATION


LOCATION: DELAY


CHART BY STORAGE


REM

เมอตรวจสอบแลววามสนคา ตามรายการท BackOrder หรอ

ใบจองสนคา จะท าการแจงจองสนคา ไปยงฝายคลงสนคา

เพอเอายอดเขาคลงจอง

TIME (min)

ไดรบ BackOrder หรอ ใบจองสนคา จากฝายขาย

กรณทไดรบ BackOrder จะพจารณากอนวาเปนสนคาผลตปกต

หรอ สนคาสงท า และพจารณาวา ฝายขายตองการสนคา

เมอไร

BackOrder สนคาปกต จะดวาม Stock เพยงพอหรอไม

ถาม Stock เพยงพอ จะท าการจองตามระยะเวลาทฝายขาย

ตองการ

สนคาสงท า จะไปค านวนความตองการวตถดบกอน วาขาด

วตถดบ/WIP อะไรบาง และสงซอ วตถดบ/WIP นนๆใหเขามา

กอนวนผลต ตามระยะเวลาทฝายขายตองการ

กรณทไดรบ ใบจองสนคา (จะตองเปนสนคาทผลตปกตและเปน

จ านวนท Forecast มา) จะดวาม Stock เพยงพอหรอไม ถา

ม Stock เพยงพอ จะท าการจองตามระยะเวลาทฝายขาย

ตองการ ถามสนคาไมเพยวพอ จะจองตามรอบทมการผลต



รอฝายคลงสนคาแจงกลบวาได Move สนคาเขาคลงจอง ตามท

ขอไปแลว

ตรวจสอบ BackOrder หรอ ใบจองสนคา วาเอกสารเลขท

อะไรทท าการจองครบแลว เพอแจงฝายขายวา สนคาใน

BackOrder หรอ ใบจองสนคา นนๆ ด าเนนการจองให

เรยบรอยแลว

ระบบตรวจสอบวา BackOrder หรอ ใบจองสนคา นนๆ

เลยก าหนด ระบบจะท าการ Move สนคา กลบมาทคลง

ปกต (RF)


ตารางท 7-19 สรปผลการปรบปรงกระบวนการจองสนคา




รอ 0 0 0


จดเกบ 0 1 -1

รวมเวลา (นาท) 201 133 68

กระบวนการจางผลตสนคา


-125-

ตารางท 7-20 กระบวนการจางผลตกอนการปรบปรง (AS IS)

SHEET NO. OF

DATE:

DATE:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

จากโรงงาน (สนคาจะโดนตดออกจากระบบ PN1)

ตาม PO ในรหส WIP2

(ตนทน WIP1(DU)+ตนทนงานจาง)

คลงสนคาสง Inventory MAT Received ใหฝายบญชตงหน

ฝายบญชรบ Inventory MAT Received แลวท าการตงหนในระบบ PN1

ฝายบญชท าการก าหนดตนทนสนคา WIP2

(Forecast-(Stockคงเหลอ+จ านวนทสงแลวภายในเดอน))

คลงสนคาท าการตดจายสนคาเพอน าไปใชผลตตามแผนผลต

คลงสนคาท า Inventory MAT Received ณ วนทรบของเขาคลง RF

ฝายวางแผนค านวณจ านวน WIP1 ทตองการใช

ฝายวางแผนเปด PR ตามก าลงการผลตตอวน ใหครบจ านวนทตองการใช WIP1

ฝายวางแผนสงใบสงผลต PR เขาคลง RM กอนวนทผลต 7 วน

คลงสนคา RM เตรยมจด RM ตาม PR (BOM) เพอเตรยมพรอมเขาไลนผลต

คลงสนคา RM สงของเขาไลนผลตกอนวนสงผลต 2 วน

ฝายผลต ผลต WIP1 ตามใบสงผลต

ฝายผลต ผลต WIP1 เสรจ คยเอกสารโอนสนคา ณ วนทตองการโอนสนคา

คลงสนคา Processed โอน WIP1 เขาคลง RF

ฝายวางแผนเปดงานจาง MAT USAGE (DU) รหส WIP1 จากคลง RF

ฝายจดซอน าส าเนา MAT USAGE (DU) เพอเปด PO รหส WIP2

คลงสนคา Processed MAT USAGE (DU) รหส WIP1 ณ วนทจายสนคาออก

DESCRIPTION TIME

SYMBOL

REM

TIME (min)

CHART BY STORAGE


LOCATION: DELAY


OPERATION


FLOW PROCESS CHART

CHART NO. SUMMARY

ACTIVITY: ACTIVITY PRESENT PROPOSE SAVINGกรณงานจาง Sup (Processed เดม)


-126-

ตารางท 7-21 กระบวนการจดท าการจางผลตหลงการปรบปรง (TO BE)

SHEET NO. OF

DATE:

DATE:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14 คลงสนคาสง Inventory MAT Received ใหฝายบญชตงหน

15 ฝายบญชรบ Inventory MAT Received แลวท าการตงหนในระบบ PN1

16 ฝายบญชท าการก าหนดตนทนสนคา WIP2

(ตนทน WIP1(DU)+ตนทนงานจาง)

17 คลงสนคาท าการตดจายสนคาเพอน าไปใชผลตตามแผนผลต

คลงสนคา Processed MAT USAGE (DU) เพอตดสนคา WIP1 ออกจากระบบ

ณ วนทรบสนคา WIP2 กลบเขามา เพอใหมลคาสนคาไมหายไปจากระบบ

และไมบนทกมลคาสนคาซ า (Double)

ออกจากโรงงาน (สนคาจะไมโดนตดออกจากระบบ PN1)

คลงสนคาท า Inventory MAT Received ณ วนทรบของเขาคลง RF

ตาม PO ในรหส WIP2

ฝายผลตโอนสนคาจากคลง NP เขาคลง PU-Sup01 รหส WIP1 วนทจายของ

ฝายวางแผนค านวณจ านวน WIP1 ทตองการใช

(Forecast-(Stockคงเหลอ+จ านวนทสงแลวภายในเดอน))

ฝายวางแผนเปดใบสงผลต PR ตามก าลงการผลตตอวน ใหครบจ านวนทตองการ

ฝายวางแผนสงใบสงผลต PR เขาคลงสนคา RM กอนวนทผลต 7 วน

คลงสนคา RM เตรยมจด RM ตาม PR (BOM) เพอเตรยมพรอมเขาไลนผลต

คลงสนคา RM สงของเขาไลนผลตกอนวนสงผลต 2 วน

ใช WIP1

ฝายผลต ผลต WIP1 ตามใบสงผลต

ฝายผลต ผลต WIP1 เสรจ คยเอกสารโอนสนคา ณ วนทตองการโอนสนคา

คลงสนคา Processed โอน WIP1 เขาคลง RF

ฝายวางแผนเปดงานจาง MAT USAGE (DU) รหส WIP1 จากคลง RF

ฝายจดซอน าส าเนา MAT USAGE (DU) เพอเปด PO รหส WIP2

TIME (min)

DESCRIPTION TIME

SYMBOL

REM

CHART BY STORAGE


LOCATION: DELAY


OPERATION


FLOW PROCESS CHART

CHART NO. SUMMARY

ACTIVITY: กรณงานจาง Sup (Processed ใหม) ACTIVITY PRESENT PROPOSE SAVING


-127-

ตารางท 7-22 สรปผลการปรบปรง กระบวนการจางผลต


ปฎบตงาน 13 14 -1


รอ 0 0 0



รวมเวลา (นาท) 321 123 198

กระบวนการจางผลตสนคา

สรปผลทไดจากการปรบปรง

2. การลดขนตอน และเวลาในการปฏบตงาน )เฉพาะสวนทมการปรบปรงกระบวนการ(

ตารางท 7-23 สรปการลดขนตอน และเวลาในการปฏบตงาน

กระบวนการทมการปรบปรง จ านวนวนทลดไดตอป คาแรงตอวน คดมลคา

กระบวนการวางแผนการผลต 153 500 76,500.00

กระบวนการจองสนคา 44 500 22,000.00

กระบวนการจางผลต 129 500 64,500.00

จ านวนมลคาทลดไดของ 3 กระบวนการน ตอป 163,000.00

ผลตอบแทนทคาดวาจะเกดขนจากการลงทน (ROI) สตรค านวณ ROI (%) = ผลตอบแทนจากการลงทน/ตนทนในการลงทน x 100

ตารางท 7-24 ผลตอบแทนทคาดวาจะเกดขนจากการลงทน (ROI)

ปท Software Implementor Total ประหยดได คงเหลอ

1 - 360,000.00 360,000.00 163000 197,000.00

2 163000 34,000.00

3 163000 (129,000.00)

4 163000 (292,000.00)

5 163000 (455,000.00) หมายเหต : ประมาณมลคาประสทธภาพทเพมขนของการใชระบบขอมลมาจาก 1. มลคาความผดพลาดจากระบบทใชอยในปจจบน 2. การลดขนตอนการด าเนนงานโดยประเมนจากฐานจายจรงป 25XX

บรรณานกรม

Chuck C.H. Law, Eric W.T. Ngai, 2007, ERP system adoption: An exploratory study of the organizational factors and impacts of ERP success, Information & Management, 44: 418-432

Kumar, Maheshwari, Kumar, Enterprise resource planning systems adoption process: A survey of Canadian organizations. International Journal of Production Research, Vol.40: 509–523, 2002

Law, Ngai, ERP systems adoption: An exploratory study of the organizational factors and impacts of ERP success, Information & Management, Vol.44: 418–432, 2007

Magal, Word, Integrated Business Processes with ERP Systems, New York: John Wiley & Sons, 2012 Motwani, Mirchandani, Madan, Gunasekaran, Successful implementation of ERP projects: Evidence from

two case studies. International Journal of Production Economics, Vol.75: 83–96, 2002 Shtub, Karni, ERP: The Dynamics of Supply Chain and Process Management, Springer Science, 2010

คณะกรรมการตรวจรบงาน

ประธานกรรมการ นางดวงกมล สรยฉตร ผอ านวยการส านกโลจสตกส กรรมการ

นายนคร ศรมงคล วศวกรเหมองแรช านาญการพเศษ นายเกยรตพงษ อดมธนะธระ นกวชาการคอมพวเตอรช านาญการ นายเจษฎา ถาวรศกด วศวกรเครองกลช านาญการ

นายวรรธนะ เรองส าเรจ นกวทยาศาสตรช านาญการ นายอนพทย บตรอากาศ เศรษฐกรช านาญการ

คณะทปรกษา ผชวยศาสตราจารย ดร.ชชพล มงคลก ผจดการโครงการ ฯ อาจารยชยณรงค เสรรฐ ทปรกษา อาจารยสนทร เทยนจวง ทปรกษา อาจารยวโรจน เมตตานนท ทปรกษา และคณะทปรกษา

ด าเนนงานโดย บรษท ออพตมอลลเอนจเนยรง จ ากด 328 ถนนพชย แขวงถนนนครไชยศร เขตดสต กรงเทพมหานคร 10300 โทร. 08 9128 0001, 08 9079 6000, 0 2243 1300 โทรสาร 0 2243 1300

Documents

Best Practices และ Lessons Learnedecons.co.th/wp-content/uploads/2017/06/45265.pdf · 2017-06-08 · 3-8 ผังกระบวนการทางธุรกิจการวางแผนการผลิตหลังปรับปรุง_____